Форма ответа на запрос о предоставлении информации: Что-то пошло не так

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

• Положительный ответ должен быть максимально подробным,
• а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

• как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
• так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Ответ на запрос о предоставлении персональных данных работника

Ответ на запрос органов о предоставлении ПДн работников

Ответ на запрос о предоставлении персональных данных представляет собой документ свободной формы, в котором указываются запрошенные данные, либо указывается причина отказа в предоставлении этих данных.

Перед тем, как отправить ответ на запрос о предоставлении персональных данных работника сотруднику, обрабатывающему запрос, необходимо выполнить следующие действия.

После получения запроса на предоставление информации о персональных данных

1. Убедиться, что запрос составлен верно. Запрос должен содержать: ФИО субъекта персональных данных или его законного представителя, номер основного документа, удостоверяющего личность (паспорт), информацию о том, кем и когда выдан указанный документ. В тексте запроса должно быть указано, какие сведения просит предоставить субъект персональных данных или его законный представитель. Запрос должен содержать дату и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его законного представителя.
2. Убедиться, что запрос не противоречит законодательству Российской Федерации. Запрос не должен содержать требование о предоставлении персональных данных, относящихся к другим субъектам персональных данных согласно пункту 2 статьи 14 главы 3 Закона.

Лишь после данных действий составляется ответ. Если запрос составлен неверно, или указанные требования противоречат законодательству Российской Федерации, заполняется соответствующий бланк отказа, где подробно указывается причина отказа в предоставлении информации. При необходимости (если требуется подробно описать причину отказа, или же если при составлении запроса допущено сразу несколько ошибок) вместе с бланком отказа составляется разъяснение.

Составление ответа

Если запрос составлен верно и не противоречит законодательству Российской Федерации, заполняется соответствующий бланк предоставления сведений. Если ответ должен содержать персональные данные субъекта персональных данных, бланк заполняется оператором или уполномоченным лицом, ответственным за обработку персональных данных.

В случае если запрос кроме требования предоставить общие сведения, связанные с обработкой персональных данных, содержит также требование предоставить персональные данные и/или иные сведения, оператором или уполномоченным лицом заполняется более подробный бланк предоставления сведений.

В случае если запрос содержит требование предоставить только общие сведения, связанные с обработкой персональных данных (цели и способы обработки, лица, имеющие доступ, перечень обрабатываемых персональных данных, сроки и юридические последствия обработки), заполняется отличный от других бланк предоставления сведений.

При необходимости вместе с бланком предоставления сведений составляется разъяснение.

При составлении и отправке ответа не должна нарушаться конфиденциальность персональных данных. Бланк, содержащий персональные данные субъекта, заполняется и отправляется только оператором или уполномоченным лицом.

Содержание ответа

В Ответе на запрос о предоставлении персональных данных работника обычно указываются следующие данные:

• Наименование органа, запросившего информацию.
• Данные об операторе: наименование оператора, юридический адрес/адрес регистрации, ИНН юридического лица, ОГРН и т.п.
• Гражданство работника-субъекта ПДн. В случае если субъектом ПДн является иностранный гражданин, то дополнительно указывается наименование иностранного государства и документ, подтверждающий право пребывания иностранного гражданина в РФ.
• ФИО субъекта ПДн и паспортные данные субъекта ПДн (серия, номер, дата выдачи, кем выдан, ИНН).
• Адрес регистрации субъекта ПДн.
• Дата начала и окончания трудовой деятельности с указанием соответствующих номеров приказов.
• Должность (профессия).

Помимо вышеперечисленных сведений могут указываться иные сведения с указанием реквизитов документов, это подтверждающих.

Кроме того, указывается должность, ФИО и подпись уполномоченного лица, выдавший данный ответ на запрос о предоставлении персональных данных работника.

После отправки ответа на запрос о предоставлении персональных данных работника вносятся необходимые сведения в «Журнал учета обращений субъектов ПДн. Лицо, ответственное за обработку обращений субъектов ПДн, или же лица, составляющие ответ на запрос, заносят необходимые сведения об обработке запроса в журнал.

Ответ на запрос о предоставлении персональных данных

Подборка наиболее важных документов по запросу Ответ на запрос о предоставлении персональных данных (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Порядок запроса информации

Письмо – запрос. Примеры и бланки

Для чего нужен письменный запрос

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4. Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.
При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации. Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3. Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании. Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз. Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

Ответ на запросы

Обработка запросов | Сроки | Поиск записей | Исключения и исключения

Министерство юстиции США состоит из 37 отдельных бюро, отделов, офисов и советов, вместе называемых «компонентами». Министерство юстиции имеет децентрализованную систему FOIA, поскольку каждый компонент ведет и обрабатывает свои собственные записи в ответ на запросы FOIA. Справочное руководство FOIA Министерства юстиции содержит описания типов записей, которые ведутся компонентами Министерства юстиции, включая контактную информацию для каждого компонента Центра обслуживания запросов FOIA и его представителей по связям с общественностью FOIA.Организационная структура Департамента размещена по адресу http://www.justice.gov/agencies/index-org.html.

При подаче запросов в Министерство юстиции запрашивающие получат максимально быстрый ответ, если они направят свой запрос непосредственно в тот компонент Департамента, который, как считается, имеет соответствующие записи. Если запрашивающие не уверены, в каком компоненте будут храниться требуемые ими записи, они могут направить свои запросы в Отдел почтовых отправлений FOIA / Закона о конфиденциальности Отдела управления правосудием Департамента.Персонал этого подразделения затем направит запрос в компонент (ы) Министерства юстиции, который, скорее всего, будет вести запрошенные записи. Список компонентов Министерства юстиции и их сотрудников по закону о свободе информации можно найти на веб-сайте Управления информационной политики (OIP) или на сайте FOIA.gov.

Министерство юстиции получило 70 081 запрос по закону о свободе информации в 2013 финансовом году и нанял в общей сложности 501 человека, занимающегося обработкой этих запросов и реагированием на них. Этот персонал состоял из 422 штатных сотрудников по закону о свободе информации, а также еще около 80 человек, которые посвящали часть своего времени работе по закону о свободе информации.Персонал FOIA включает юристов, специалистов FOIA, аналитиков документов, управленческих аналитиков и сотрудников по раскрытию информации, которым помогает технический персонал.

FOIA выполняет все обязанности, связанные с обработкой запросов FOIA, включая регистрацию и отслеживание запросов, поиск соответствующих записей, анализ ответных записей для раскрытия в соответствии с положениями FOIA, применение исключений к документам, если это необходимо, и общение с Запрашивающий FOIA.

Компонентами Департамента, которые получили наибольшее количество запросов в 2013 финансовом году, были Управление иммиграционной проверки (EOIR) с 25 336 запросами, Федеральное бюро тюрем (BOP) с 15 843 запросами и Федеральное бюро расследований (ФБР). ) с 12,463.Аналогичным образом, EOIR (25 245 запросов), BOP (15 489 запросов) и ФБР (11 579 запросов) также обработали большинство запросов в 2013 финансовом году. Эти три компонента в совокупности получили и обработали более 76% запросов FOIA Департамента в 2013 финансовом году. Ежегодный отчет Министерства юстиции по закону о свободе информации за 2013 финансовый год содержит исчерпывающую статистическую информацию, относящуюся к рассмотрению запросов по закону о свободе информации по всем компонентам Департамента, а также статистические данные, относящиеся к персоналу и расходам согласно закону о свободе информации.Эту информацию также можно найти на FOIA.gov.

Обработка запросов

Как только запрос получен соответствующим компонентом Министерства юстиции, он обычно регистрируется в системе, чтобы его можно было отслеживать и идентифицировать по мере его обработки. Поскольку у Департамента есть децентрализованная система обработки запросов FOIA, каждый компонент имеет свою собственную систему или процесс для регистрации и отслеживания запросов. Хотя Департамент не требует от подателей запроса специальной формы при подаче запросов по закону о свободе информации, запросы должны подаваться в письменной форме.Все компоненты принимают запросы FOIA, отправленные в электронном виде, в том числе через веб-форму, электронную почту и / или факс. Веб-сайт Управления информационной политики и FOIA.gov предоставляет всю информацию, которая потребуется запрашивающему для подачи запроса FOIA в электронном виде.

Когда компонент «Отдел» получает запрос, он обычно отправляет письмо запрашивающей стороне, подтверждая запрос и присваивая ему номер отслеживания. Если компоненту требуется дополнительная информация от запрашивающей стороны, чтобы можно было начать обработку, он свяжется с запрашивающей напрямую.

Справочное руководство FOIA Министерства юстиции содержит подробную информацию о том, как Департамент обрабатывает запросы от первоначального получения до окончательного ответа. В это Справочное руководство включены разделы, касающиеся того, где и как делать запросы; объяснение компонентных ответов; описание процедурных требований FOIA, включая подробную информацию об ускоренной обработке и требованиях для оценки сборов и требований об освобождении от уплаты сборов; описание содержания исходных определений; а также подробности об административных апелляциях и разрешении споров.

Сроки

Согласно закону, все федеральные агентства обязаны ответить на запрос FOIA в течение 20 рабочих дней, за исключением «необычных обстоятельств». Этот период времени обычно начинается, когда запрос получен офисом FOIA компонента Министерства юстиции, который ведет запрошенные записи.

Если запрос направлен неверно внутри Департамента, компонент Департамента, получающий запрос, имеет 10 рабочих дней, чтобы направить его соответствующему компоненту Департамента, прежде чем он будет считаться полученным.Запрашивающие ускорят обработку своего запроса, если они направят свой запрос соответствующему компоненту в первую очередь.

Некоторые компоненты Департамента, такие как ФБР, получают тысячи запросов каждый год, многие из которых требуют построчного просмотра сотен или даже тысяч страниц. Хотя Министерство юстиции прилагает все усилия, чтобы как можно быстрее ответить на запросы FOIA, в некоторых случаях оно просто не может сделать это в течение указанного периода времени. Это может быть связано либо с объемом записей, о которых идет речь в данном запросе, либо с накоплением ранее полученных запросов, ожидающих обработки.

Большинство компонентов используют «многодорожечные» очереди обработки для управления своими рабочими нагрузками FOIA; Описание компонентов их систем многодорожечной обработки содержится в справочном руководстве FOIA Reference Guide .

Согласно FOIA, компонент может продлить 20-дневное время ответа, когда существуют «необычные обстоятельства». Необычные обстоятельства существуют в одной из следующих трех ситуаций:

1. компонент должен искать и собирать ответные записи из полевого офиса или другого объекта, отдельного от офиса, обрабатывающего запрос;
2. запрос включает в себя «объемное» количество записей, которые необходимо найти, скомпилировать и просмотреть; или
3. Компоненту необходимо проконсультироваться с другим федеральным агентством или двумя или более компонентами Министерства юстиции, которые имеют существенный интерес к ответной информации.

Когда необходимо продление времени сверх 10 дополнительных дней, компонент уведомит об этом в письменной форме и предложит возможность изменить или ограничить объем его или ее запроса, или договориться об альтернативных временных рамках для завершения компонентная обработка. Компонент также предоставит своего представителя по связям с общественностью по закону FOIA для оказания помощи в этом процессе.

FOIA могут в любое время связаться с центром обслуживания запросов FOIA компонента, чтобы проверить статус своих запросов FOIA.Министерство юстиции создало такой центр для каждого из своих компонентов. Для каждого сервисного центра также назначается представитель по связям с общественностью FOIA, который выполняет функции надзорного должностного лица для компонента FOIA Requester Service Center . Департамент рекомендует лицам, запрашивающим FOIA, пользоваться этими услугами всякий раз, когда у них есть вопросы или опасения по поводу их запроса.

Поиск записей

Как только запросы получены и подтверждены компонентами, начинается поиск записей.Компоненты Министерства юстиции обычно используют дату начала поиска записей в качестве «конечной» даты для определения записей, отвечающих на запрос FOIA, хотя запрашивающие могут указать другой диапазон дат для запрашиваемых записей.

После обнаружения записей, отвечающих на запрос, они проверяются, чтобы определить, какие части могут быть раскрыты запрашивающей стороне. В рамках этого обзора компонент сначала определит, были ли какие-либо записи созданы другим компонентом или агентством или содержат информацию, представляющую интерес для другого компонента или агентства.В таком случае компонент, обрабатывающий запрос, может консультироваться или координировать свои действия с этим другим компонентом или агентством, чтобы определить возможность раскрытия материала; или он может передать записи исходному компоненту или агентству, чтобы он ответил непосредственно запрашивающей стороне.

Этот процесс консультаций, координации и направления FOIA устанавливает основу для взаимной обработки между всеми федеральными агентствами на этапе анализа и проверки обработки. Управление информационной политики выпустило руководство по этим типам взаимной обработки, чтобы обеспечить единообразную обработку записей во всем правительстве.

Когда компонент завершит обработку записей, он обычно отправляет запрашивающей стороне письменное определение. Обычно компоненты Департамента включают все документы, которые могут быть раскрыты вместе с письмом о решении, хотя в некоторых случаях сами документы могут быть отправлены запрашивающим отдельно. Запрашивающие FOIA могут запросить выпуск записей в формате, отличном от бумажного, и, как правило, если записи «легко воспроизводимы» в этом другом формате, компонент предоставит записи в запрошенном формате.

Исключения и исключения

FOIA обеспечивает доступ ко всем записям федерального агентства или частям этих записей, за исключением случаев, когда записи защищены любым из девяти исключений FOIA или трех исключений правоохранительных органов. Письмо с определением сообщает запрашивающим, не раскрывается ли какая-либо информация в соответствии с одним или несколькими исключениями, и дает оценку объема удерживаемого материала. Для любых записей, выпущенных частично, компонент обычно помечает удерживаемые части применимыми исключениями в том месте документа, где сделано исключение.

Девять исключений FOIA разрешают федеральным агентствам скрывать информацию, охватывающую:

1. секретная информация о национальной обороне и международных отношениях;
2. внутренних кадровых правил и практик агентства;
3. информация, разглашение которой запрещено другим федеральным законом;
4. коммерческая тайна и конфиденциальная коммерческая или финансовая информация;
5. межведомственных или внутриведомственных коммуникаций, защищенных правовыми привилегиями;
6. информация, которая может вызвать явно необоснованное вторжение в личную жизнь;
7. записей или информации, собранных для правоохранительных целей, в той степени, в которой раскрытие этих записей:
   (A) можно было разумно ожидать, чтобы помешать исполнительному производству,
   (B) лишило бы человека права на справедливое судебное разбирательство или беспристрастное судебное решение, можно разумно ожидать, что
   (C) представляет собой необоснованное вторжение в личную жизнь, можно разумно ожидать, что
   (D) раскроет личность и / или информацию, предоставленную конфиденциальным источником,
   (E) раскроет методы и процедуры для правоохранительных расследований или судебного преследования, или будут раскрывать руководящие принципы для правоохранительных расследований или судебного преследования, если такое раскрытие может разумно ожидать риска обхода закона, или
   (F) может разумно ожидать, что может поставить под угрозу жизнь или физическую безопасность любого человека;
8. информации, относящейся к надзору за финансовыми учреждениями; и
9. геологической информации по скважинам.

В течение 2013 финансового года Департамент опубликовал информацию по 38 211 из 41 057 запросов, по которым Департамент обработал записи для потенциального выпуска, в результате чего показатель выпуска составил 93,1%. Действительно, Департамент полностью опубликовал записи по 75,2% всех обработанных запросов на раскрытие информации.

В некоторых из этих случаев Департамент предоставил по своему усмотрению информацию, которая в противном случае могла бы быть скрыта. Чаще всего по собственному усмотрению выпускалась информация, которая в противном случае была бы защищена привилегией совещательного процесса, предусмотренной Исключением 5.

Три исключения относятся к особо чувствительным вопросам правоохранительной деятельности и национальной безопасности. В частности, Конгресс исключил из требований Закона о свободе информации очень узкую категорию записей, касающихся текущих судебных разбирательств по уголовным делам; определенные записи, которые ведутся правоохранительными органами в отношении конфиденциальных информаторов; а также некоторые секретные записи ФБР, касающиеся внешней разведки, контрразведки или международного терроризма.

Записи, которые могут быть исключены, по закону не подпадают под действие требований Закона о свободе информации.Потребность в использовании исключения у Департамента возникает нечасто. В течение 2013 финансового года Департамент использовал исключение 123 раза, что составляет 0,18% от всех запросов, обработанных Департаментом в этом году.

7 шагов для ответа на запросы информации о лекарствах

1. Обеспечьте защиту демографических данных отправителя запроса.

Важно знать свою аудиторию, так как ваша техника ответа может различаться в зависимости от того, исходит ли вопрос медицинский работник или пациент.Например, вы могли бы использовать слово «почечный» для фармацевта и «почка» для пациента. Всегда лучше узнать, как запрашивающий хотел бы получить информацию (например, по телефону или факсу), поскольку это поможет обеспечить адекватные последующие действия.

2. Получите справочную информацию.

Исторически это самый сложный шаг, потому что вы должны действовать как детектив. Определите, общий ли это вопрос или вопрос конкретного пациента, а затем определите ресурсы, с которыми запрашивающий уже консультировался, чтобы облегчить процесс.При ответе на вопросы, относящиеся к конкретному пациенту, важно узнать о беременности, весе и функции почек.

3. Определите и классифицируйте вопрос.

Если фармацевт запрашивает информацию о том, может ли кормящая пациентка принимать амоксициллин, это будет классифицироваться как вопрос о кормлении грудью. Различные категории могут включать беременность, взаимодействие с лекарствами, закон об аптеках или идентификацию таблеток.

4. Разработайте стратегию и проведите поиск.

Во-первых, начнем с литературы высшего образования, которая представляет собой сборник первичной литературы.Сюда могут входить учебники, такие как Лекарства для беременных и кормящих мам , или базы данных информации о лекарствах, такие как Clinical Pharmacology или Lexicomp . Затем обратитесь к своим вторичным литературным ресурсам, что является путем к первичной литературе. Дополнительные ресурсы включают PubMed и EMBASE, которые позволят вам найти основную литературу или оригинальные исследования. При проведении исследований важно использовать авторитетные ресурсы. При использовании веб-сайтов обязательно обращайтесь к тем, которые заканчиваются на.gov или .org.

5. Выполните оценку, анализ и синтез.

Объективно критикуйте всю информацию, которую вы извлекаете из своего всеобъемлющего литературного поиска. Также обратите внимание на справочную информацию вашего вопроса. Проконсультируйтесь с фармацевтами и другими медицинскими работниками, имеющими опыт решения вашего конкретного вопроса с информацией о лекарстве.

6. Сформулируйте и предоставьте ответ.

Сообщите запрашивающей, когда более желателен один вариант действий.Представьте конкурирующие точки зрения и соображения. Также опишите вашу оценку исследования. Письменные ответы всегда должны быть краткими и содержать полную ссылку.

7. Выполните последующие действия и документируйте.

Дальнейшие действия важны для обеспечения того, чтобы информация была получена. Всегда документируйте свои вопросы с информацией о наркотиках, чтобы к ним можно было вернуться. Скорее всего, вы столкнетесь с тем же вопросом в будущем, и это хорошо послужит ориентиром.

Когда я руководил информационным центром по наркотикам, я всегда повторял эти 7 шагов вместе со студентами по ротации.Эти советы позволят вам с уверенностью отвечать на вопросы, связанные с информацией о лекарствах, и подготовить вас к карьере в аптеке.

Запрашивайте записи в соответствии с Законом о свободе информации или Законом о конфиденциальности

В соответствии с Законом о свободе информации (FOIA) и Законом о конфиденциальности (PA) вы можете запросить:

• Иммиграционные записи, ваши собственные или чужие с их разрешения; и

• Политика агентства, данные, сообщения и другие записи.

Шаг 1: Прочтите эту страницу полностью, чтобы убедиться, что вы запрашиваете записи правильным образом, в нужном агентстве.

Шаг 2: Подтвердите, что мы еще не разместили необходимые вам записи в Электронном читальном зале USCIS.

Шаг 3: Запланируйте запрос только тех документов, которые вам нужны. Мы можем вернуть точные запросов намного быстрее, чем весь файл.

Шаг 4: Отправьте запрос FOIA в режиме онлайн, чтобы обойти рассылку, бумажную обработку и возвращенную почту, которые могут значительно увеличить время вашего запроса. Вы также можете использовать эту службу для получения записей в Интернете, если вы уже сделали запрос по почте. См. ниже.

Шаг 5: Проверьте статус вашего запроса в Интернете. Мы отправим вам электронное письмо, чтобы проверить вашу учетную запись, как только ваши файлы будут готовы к загрузке.

Управление информационной практики | Формы

Формы

1. ЗАКОН О СОЛНЦЕ:

OIP разработало следующие типовые формы, которые могут использоваться советами директоров в соответствии с требованиями Закона о солнечном свете для публичных собраний.

Формы для советов директоров (Закон о солнечном свете):

2. UIPA:

OIP создало следующие типовые формы, которые могут использоваться общественностью для запроса доступа к правительственной документации или государственными учреждениями для ответа запрашивающей стороне.Кроме того, в разделе «Другие формы» OIP создал журнал запросов на запись UIPA, который агентства могут использовать для отслеживания запросов на запись и представления отчетов.

Формы для общественности (UIPA):

Формы для государственных учреждений (UIPA):

• Уведомление для запрашивающего (ред. 12/1/15) (MS Word) — заполняемая форма (чтобы ввести информацию в пустую строку, дважды щелкните, чтобы выделить строку, а затем введите информацию).
• Уведомление для запрашивающего (ред. 12/1/15) (pdf)
• Подтверждение отправителю запроса (версия 5/8/14) (MS Word) — заполняемая форма (чтобы ввести информацию в пустую строку, дважды щелкните, чтобы выделить строку, а затем введите информацию).
• Подтверждение отправителю запроса (версия 5/8/14) (pdf) Примечание. Форму подтверждения следует использовать только в том случае, если агентство не может заполнить уведомление отправителю запроса в течение десяти рабочих дней из-за смягчающих обстоятельств и ему необходимо продлить срок еще до десяти рабочих дней. Уведомление запрашивающей стороне должно быть отправлено до конца расширенного периода ответа.

Другие формы (UIPA):

• ФОРМА журнала запросов на запись UIPA (Excel) — начните использовать этот журнал 1 июля каждого финансового года для отслеживания запросов на запись, полученных с 1 по 30 июня этого финансового года.Не используйте образец журнала для отслеживания ваших запросов.
  Примечание : Чтобы настроить вид электронной таблицы журнала, измените масштаб на 65% или 100% или какой-либо другой вид (нажмите «Просмотр», затем «Масштаб» и выберите уровень масштабирования). (Примечание : эту форму журнала также следует использовать для FY 2018 и далее.) Чтобы просмотреть другие материалы журнала, перейдите на страницу журнала запросов на запись UIPA.

Фонд Содружества — Как подать запрос на получение информации в Пенсильвании

Ким де Бурбон, исполнительный директор, Пенсильванская коалиция за свободу информации.

Как мне получить документы в местном правительстве или государственном учреждении? Начните с получения копии стандартной формы запроса о праве на информацию. Вы можете скачать его с веб-сайта Управления открытых записей штата.

Местные агентства и агентства по делам содружества могут иметь свои собственные формы, но они должны принять стандартную форму штата, если вы решите ее использовать.

Законодательные и судебные органы могут потребовать от вас использовать их собственные формы. Определите, какое агентство, скорее всего, будет иметь записи, и отправьте форму в это агентство.

Нужно ли мне использовать форму? Нет, подойдет письмо или электронная почта. Но форма простая и короткая, и если вы ее воспользуетесь, не может быть никаких сомнений в том, что вы запрашиваете записи в соответствии с Законом штата о праве на информацию.

Какую личную информацию я должен предоставить? Требуются только ваше имя и почтовый адрес. Номер телефона указывать необязательно.

Как мне сказать, что я ищу? Вы должны описать нужные вам записи как можно подробнее, чтобы агентство могло идентифицировать те записи, которые вы ищете.

Всегда помните: Закон о праве на информацию предоставляет доступ к записям или документам, так что это то, что вы должны запрашивать. Не просите агентство отвечать за вас на вопросы . Агентства обязаны предоставлять записи. От них не требуется отвечать на ваши вопросы.

Какую еще информацию мне нужно предоставить? Вы должны указать, хотите ли вы сделать копии записей, хотите ли вы электронные копии или просто хотите прийти в офис агентства и проверить записи.Если вы хотите сделать заверенные копии, также укажите это.

могут взимать с вас постраничную плату за изготовление копий, которая может быстро увеличиваться (вы можете запросить уведомление, если комиссия превышает 100 долларов США). Таким образом, вы можете сначала изучить записи лично, а затем попросить копии только тех страниц, которые, по вашему мнению, содержат нужную вам информацию.

Как мне отправить запрос? Вы можете сделать запрос четырьмя способами: по почте, по факсу, по электронной почте или лично. Независимо от того, как вы его отправляете, всегда сохраняйте копию запроса при себе.Он понадобится вам, если вы хотите подать апелляцию.

Значит, я могу попросить записи лично? Да. Однако, если вы хотите воспользоваться процессом апелляции в случае отказа, запрос должен быть оформлен в письменной форме. Поэтому вы всегда должны использовать форму, если только вы не делаете очень рутинный запрос, который, как вы ожидаете, будет выполнен, пока вы ждете.

Значит, я могу отправить запрос по электронной почте? Да. Закон требует, чтобы государственные учреждения принимали запросы, отправленные по электронной почте. Просто убедитесь, что вы отправили запрос на правильный адрес электронной почты.Всегда хорошо получить подтверждение того, что ваш запрос получен.

Куда отправить запрос? Запрос следует направить ответственному за открытый архив агентства. В каждом агентстве должен быть назначен человек на эту должность. По закону эта информация должна быть размещена в офисе агентства и размещена на сайте агентства, если таковой имеется. Также должна быть контактная информация для ответственного за открытый архив.

Что делать, если я не могу найти имя или адрес сотрудника открытого архива агентства? Проконсультируйтесь с веб-сайтом Office of Open Records, который ведет реестр сотрудников открытых архивов по всему штату с указанием имени, адреса, телефона, факса и адреса электронной почты.

Обратите внимание, что эти списки могут быть неполными или обновленными, так как каждое агентство должно предоставить информацию о своей открытой документации в OOR.

Должен ли я объяснить, зачем мне нужна информация? Нет. Закон запрещает агентству требовать от кого-либо «раскрывать цель или мотив запроса доступа к записям». Однако агентству может потребоваться задать вам несколько вопросов, чтобы точно понять, что вы ищете, чтобы оно могло выполнить ваш запрос. Но агентство не может заставить вас сказать им, почему вам нужны записи в качестве условия предоставления доступа.

Может ли государственный орган ограничить количество запросов, которые я могу направить? Нет. Закон гласит, что государственное или местное агентство не может ограничивать количество записей, которые могут быть запрошены или предоставлены для проверки или копирования. Однако будьте благоразумны и постарайтесь уточнить свой запрос как можно точнее. «Рыболовные экспедиции» не рекомендуется. Не используйте этот закон для преследования или перегрузки агентства в выполнении его работы. Кроме того, государственный орган может отклонить повторные запросы одних и тех же записей одним и тем же запрашивающим лицом.

Можно ли отклонить запрос, потому что я не гражданин Пенсильвании? Нет. Любой законный житель США может запросить запись, в том числе лицо с грин-картой.

Как долго агентство должно ответить? У всех агентств теперь есть всего пять рабочих дней, чтобы ответить на ваш запрос. (Первый из этих дней — это первый рабочий день после того, как получен ваш запрос.)

При определенных обстоятельствах, например, когда необходимы юридическая проверка или исправление, или когда запрос является обширным, агентству может потребоваться до 30 дополнительных дней, чтобы дать вам полный ответ.Но он все равно должен ответить в течение первых пяти рабочих дней, уведомив вас о продлении времени.

Что делать, если я не получу ответа в отведенное время? Сначала убедитесь, что агентство получило ваш запрос. После отправки запроса рекомендуется выполнить его, чтобы убедиться, что он был получен.

Во-вторых, убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы ответ пришел к вам по почте. (Первоначальный ответ должен быть отправлен к пятому рабочему дню, а не получен вами к этой дате.). Если вы действительно не получили ответа, ваш запрос считается отклоненным, и вы можете подать апелляцию. Важно, чтобы вы подали запрос в письменной форме, чтобы у вас была документация о том, когда запрос был сделан.

Что еще мне нужно знать? Новый Закон Пенсильвании о праве на информацию, принятый в 2009 году, очень сложен, и доступ к некоторым видам документов все еще является предметом споров. В законе есть «исключения», которые позволяют агентствам, например, удерживать определенные записи, и некоторые из них до сих пор интерпретируются в судах.

Вы должны знать гораздо больше о законе, прежде чем подавать свой первый запрос. Вы должны знать, как закон определяет «публичный архив», и вы должны знать четыре типа агентств, подпадающих под действие закона. Вы должны быть знакомы со списком исключений и знать, какие записи могут быть скрыты. Вы должны знать, какие сборы могут взиматься, и каков процесс апелляции, если ваш запрос отклонен.

Куда мне обратиться за помощью? Коалиция за свободу информации Пенсильвании — это некоммерческая беспартийная организация, цель которой — помочь людям понять и использовать закон штата об открытых архивах и открытых собраниях.PaFOIC имеет бесплатный онлайн-форум, где каждый может задавать вопросы и получать ответы на вопросы, связанные с правом знать.

Вы также найдете последние новости и информацию о вопросах права на информацию, полный текст закона и другие ресурсы, которые помогут вам понять и использовать закон.

ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ:

FOIA — Деревня речного леса

Запрос Закона о свободе информации

Любое лицо, запрашивающее доступ к информации в соответствии с Законом о свободе информации (Законопроект 234 Палаты представителей, стр.A. 83-1013) следует выполнить следующие шаги:

1. Отправьте форму запроса, указав, насколько это возможно, конкретную информацию, которую вы ищете:

2. Верните заполненную форму в Деревенский совет по почте, электронной почте или лично, с понедельника по пятницу с 8:00 до 16:30.

3. В течение 5 рабочих дней с момента получения запроса (21 день для коммерческих запросов) Village сообщит в письменной форме свой ответ на запрос.The Village ответит одним из четырех способов:

   • Сообщите вам, когда можно просмотреть информацию или как получить копию

   • Укажите, что для выполнения запроса требуется дополнительное время, факторы, вызывающие задержку, и время получения ответа.

   • Отклонить запрос с указанием причин отказа

   • Отсутствие ответа от Village в течение 10 дней считается отказом.

4. Вы имеете право обжаловать любое решение об отказе в доступе к записям.Апелляции должны подаваться в письменной форме по адресу: Village Administrator, 400 Park Avenue, River Forest, IL 60305

   .

5. Если администратор деревни оставит в силе решение об отказе в доступе или не ответит в течение 5 дней, вы можете подать иск в окружной суд о судебном запрете или декларативном судебном запрете.

Копии запрашиваемых общедоступных отчетов в черно-белом формате, в формате Legal или Letter предоставляются бесплатно для первых 50 страниц. За 50 страниц Village будет взимать 0 долларов.10 за страницу для письма и 0,25 доллара за страницу для других размеров. Запросы коммерческих FOIA облагаются теми же сборами за воспроизведение, что и публичные запрашивающие.

Вы также можете отправить запрос о свободе информации по электронной почте. Для общих запросов нажмите здесь, а для запросов, связанных с полицией, нажмите здесь.

Закон о свободе информации (FOIA) — округ Иония

Закон о свободе информации (FOIA) регулирует и устанавливает требования к раскрытию публичных записей государственными органами в штате Мичиган.Публичный отчет — это письменный документ, подготовленный, принадлежащий, используемый, находящийся во владении или сохраненный государственным органом при выполнении официальных функций с момента его создания. В общем, все записи, кроме тех, которые указаны как исключения, подпадают под действие Закона о свободе информации.

Совет уполномоченных графства Иония утвердил процедуры и рекомендации по закону о свободе информации, определяющие порядок обработки запросов по закону о свободе информации в графстве. Также для общественности предоставляется Публичное краткое изложение процедур и руководящих принципов FOIA, которое представляет собой более короткую, обобщенную версию полного документа о процедурах и руководящих принципах.

Отправка запроса FOIA

FOIA могут быть отправлены по почте, факсу, электронной почте или с доставкой вручную. Чтобы помочь вам с вашим запросом и обеспечить эффективное время ответа, используйте эту форму запроса информации FOIA.

Запросы центральной отправки

Для запросов документации, хранящейся в Центральной диспетчерской округа Иония, отправьте запрос одним из следующих способов:

• Почтовый адрес : Центральная диспетчерская округа Иония, координатор FOIA, 545 Apple Tree Drive, Ionia, MI 48846
• Факс : 616.522,1368
• Эл. Почта : [email protected]

Шериф FOIA Запросы

Чтобы получить копию отчета полиции (не включая отчеты о несчастном случае), вы можете прийти в офис шерифа округа Иония и заполнить форму запроса о свободе информации. Для запросов о записях, находящихся в ведении шерифа графства Иония, отправьте запрос одним из следующих способов:

Чтобы помочь найти запрошенную информацию, человеку необходимо знать одно или несколько из следующего:

• Дата, местонахождение или имя и фамилия одного из вовлеченных лиц.Также было бы полезно знать, какой тип сообщения мы ищем (например, о воровстве, B & E, нападении и т. Д.). Инцидент должен быть «закрытым отчетом»… либо нет подозреваемых, либо преступник был осужден, и время истекло время подачи апелляции. Отчет не становится «общедоступным» до тех пор, пока все судебные разбирательства не будут завершены.
• Пожалуйста, укажите контактную информацию в вашем запросе на случай, если потребуется какое-то разъяснение.
• В соответствии с Законом о свободе информации запрос будет удовлетворен или отклонен в течение пяти дней с даты запроса.
• Для запросов FOIA применяются специальные тарифы в зависимости от времени, потраченного на поиски дела. Подробный счет затрат будет включен в удовлетворенные запросы.

Для всех других запросов FOIA

По всем остальным запросам о записях отправляйте запрос одним из следующих способов:

• Почтовый адрес : Администрация округа Иония, координатор FOIA, 3-й этаж здания суда, 100 W. Main Street, Ionia, MI 48846
• Факс : 616.