Форма журнала входящей корреспонденции: Как вести журнал входящей и исходящей документации
Кадровый портал — Error
Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом
Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде
Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда
Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика
Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных
Привлечение иностранцевОформление иностранцев
Оформление приема на работуТрудовой договор
График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск
График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплиныЗаработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника
Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам
Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров
Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению
Перейти в telegram-чат
Кадровый портал — Error
Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом
Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде
Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда
Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровикаХранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных
Привлечение иностранцевОформление иностранцев
Оформление приема на работуТрудовой договор
График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск
График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины
Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника
Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам
Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров
Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению
Перейти в telegram-чат
Кадровый портал — Error
Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом
Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде
Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика
Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных
Привлечение иностранцевОформление иностранцев
Оформление приема на работуТрудовой договор
График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск
График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины
Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника
Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам
Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров
Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению
Перейти в telegram-чат
Журнал регистрации входящих документов | Делопроизводство
О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.
Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.
Бумажный журнал регистрации входящих документов
Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.
Исходят обычно из следующих соображений:
- в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
- обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
- регистрация проводится в одном месте,
- допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.
Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):
Номер | Дата | От кого получен (корреспондент) | Исходящий номер | Исходящая дата | Краткое содержание | Роспись в получении |
236 | 24. 04.2014 | ООО «Клин» | 04-12/102 | 23.04.2014 | о заключении договора | |
Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.
Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.
Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:
- документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
- регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
- для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).
Электронный журнал регистрации входящих документов
Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.
Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».
Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.
Регистрационные карточки в СЭД
Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.
О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.
Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др. ).
В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.
Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.
Евгения Полоса
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 152 комментария
Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2022
Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc
Значение
Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.
Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.
Требования к заполнению
Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:
- Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
- Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
- Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
- Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.
Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.
Какие данные указывать при заполнении
Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:
- Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
- Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
- Адресат.
- Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
- Кем подписана исходящая бумага.
- Исполнитель.
- Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
- Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.
Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.
Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).
Вариации
Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.
Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.
Виды пересылаемых документов
Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:
- справки;
- акты;
- запросы;
- телеграммы;
- переводы;
- заявки и пр.
Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.
Сколько хранить
Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.
Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.
Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.
правила учета внешней корреспонденции.
Как вести учет исходящей корреспонденцииКаждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.
Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.
Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в .
Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации , которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно , поэтому необходимо вести два отдельных журнала.
Для чего нужен?
Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:
Виды журнала: их преимущества и недостатки
Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.
В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.
Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).
Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.
Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.
Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.
К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.
Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК , но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.
Как компромисс можно вести два журнала одновременно , используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.
Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.
Существует большой ассортимент демо-версий , которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).
Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.
Документы, не подлежащие обязательной регистрации
Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).
Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности , а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным ) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации , а какие нет.
Согласно, общим правилам можно не регистрировать :
- Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
- Прессу и периодику.
- Корреспонденцию анонимную , не подтвержденного происхождения ( без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
- Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы .
- Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
- Формы и бланки , кроме строгой .
- Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо .
Кто ведет?
Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел , то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника , назначенного руководителем.
Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или .
Оформление
Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать не нужно так, как это не документ строгой .
На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.
Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет.
Заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.
Заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.
Основные графы
Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.
Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код , состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.
При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).
Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.
Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.
В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение , например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..
Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.
Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа .
Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.
Дополнительные графы
В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.
В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю . Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».
В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.
Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений , если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22. 07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.
В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала , для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).
Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.
Правила заполнения
Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила :
- Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.
- Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз . В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
- Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
- В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый .
Особенности ведения
В фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления , соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.
В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).
Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов , кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.
Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО. , организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.
В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).
Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.
Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности , продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.
Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.
Он позволяет :
- учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
- своевременно исполнять решения руководства;
- контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
- проводить продуктивную справочную работу по документам.
Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.
В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала.
Руководство определяет самостоятельно:
- в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
- какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.
Бумажная форма журнала регистрации входящих документов
Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.
Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.
Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.
Электронная форма журнала
Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.
Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.
Система электронного документооборота
Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.
Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.
В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.
Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.
Основные графы журнала регистрации входящих документов
Существуют основные графы журнала:
- регистрационный номер
- дата документа
- вид документа
- корреспондент
- содержание
- исполнитель.
Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.
- первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
- вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
- третья цифра – порядковый номер документа.
Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.
Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:
- 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
- 100-25/02
- 100-25/03 и т.д.
Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.
Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :
- письма
- телеграммы
- заявления
- служебные записки
- объяснительные записки
- распоряжения
- справки.
Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.
Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов
Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:
- резолюция
- отметка об исполнении.
После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.
Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.
Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:
- Иванову П.П. Для ознакомления
- Иванову П.П. Собрать информацию
- Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
- Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.
Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.
Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014.
Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».
Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).
В журнал также допускается включение граф
- в дело №
- примечание
- способ доставки документа
- количество листов документа.
В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.
Основные правила заполнения журнала
До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.
Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.
На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:
- Ф.И.О.
- должность
- документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
- период работы
- подпись.
С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.
Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:
- Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
- Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
- Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
- Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.
В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.
Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.
Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.
Основные правила регистрации корреспонденции
Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов
Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.
Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).
Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!
Своевременность фиксации
Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.
Однократность регистрации
Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз . Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.
Уникальность регистрационного номера документа
Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.
После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.
Виды журналов регистрации
Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.
Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.
Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.
Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.
При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы . Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.
Основные правила заполнения и хранения
По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.
В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).
На последующих страницах размещается информация о лицах , ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.
Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.
На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.
Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:
Содержание и характеристика граф
Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.
Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:
- Регистрационный номер.
- Дата получения.
- Отправитель (корреспондент).
- Получатель (адресат).
- Вид документа.
- Содержание.
- Исполнитель.
Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).
Дата получения : день, месяц, год вхождения или отправления документа.
Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).
Вид документа означает его функциональную принадлежность.
Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.
Дополнительными графами могут быть:
- количество листов документа;
- метод его доставки;
- приложения;
- примечания;
- отметка об исполнении;
- резолюция.
В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.). Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.
Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.
Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.
Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.
Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.
Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь .
В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.
Виды журналов
- журнал регистрации входящих документов;
- журнал регистрации исходящих документов;
- журнал регистрации внутренних документов;
Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.
Форма ведения журнала
Форма ведения журнала определяется руководством:
Бумажная, журнальная или карточная
За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.
Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.
Журнал существует в единственном экземпляре , поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.
Электронная
Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.
На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.
Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.
Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.
Плюсы электронного учета :
- минимум опечаток,
- удобный поиск и чтение,
- проверка программой на корректность вводимых данных,
- возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.
Графы журнала регистрации входящих документов
- Дата регистрации только текущая (фактическая).
- Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года. - Вид документа : приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, и т.д..
- Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
- Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
- Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
- Содержание . Краткое изложение целевого назначения документа.
- Количество листов , в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
- Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
- Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш. - Срок выполнения . Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
- Номер дела , в которое помещен документ, вписывают после исполнения.
Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.
Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.
Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.
В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.
Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.
Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.
Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения.
К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер.
Для чего нужен данный документ на предприятии
Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:
- Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола. При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг.
- Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.
- Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.
- Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.
- Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.
Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел», т.е. дифференцировать входящие документы по степени значимости.
Кто занимается его ведением
Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации. В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную. Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции. В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении.
Иногда столь ответственное дело поручается конкретному человеку, который должен фиксировать входящие документы, распределять по отделам и в тот же день относить письма тому, кто смог бы решить ту или иную проблему.
Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность. То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не должно. Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован, только через дробь «1» (например, №256/1) .
Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках. В конце книги, в отличие от , не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов. На обложке достаточно указать лишь даты первой и последней записи.
Правила и порядок его заполнения
В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:
- Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.
- Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.
- Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается.
- Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.
В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения. Однако обязательными должны быть следующие графы:
- Дата получения.
- Регистрационный номер.
- От кого.
- О чём.
- Кому.
- Ответственный.
Произвольная форма подразумевает наличие или отсутствие какой-либо графы, и каждое предприятие вносит свои дополнения в зависимости от своей специфики. С началом нового года нумерация в журнале вновь начинается с №1, даже если листы в нем практически заканчиваются.
В электронном виде он ведётся в формате XLS, DOC и DOCX, и тогда в бумажном виде фиксация не производится. На многих предприятиях существует автоматизированная система, позволяющая регистрировать входящую документацию в разных местах, объединяя всё в единую централизованную базу. Компьютерная программа автоматически присваивает зарегистрированному документу порядковый номер, и любой сотрудник организации сможет на своём рабочем месте найти необходимый документ.
Помимо стандартных граф, в электронной версии имеются графы «название структурного подразделения», «количество листов в документе и приложении», «вид документа».
Ведение фиксации документов в одной из специальных программ вы можете посмотреть на видео:
Срок хранения
Указом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утверждён Типовой перечень управленческих архивных документов, в котором указываются сроки их хранения. Под архивными документами понимаются все документы, которые образуются в ходе функционирования учреждения или организации любой формы собственности.
Согласно статьям 258, 538 и 683-А данного перечня, данный журнал хранится 5 лет . Решением Коллегии Росархива от 6.02.2002 г., статья 3.5 журнал, сдаваемый в архив, не прошивается и не нумеруется .
Подписаться на еженедельную рассылку eduction.ru
Журнал регистрации входящих документов — Энциклопедия по экономике
В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов (рис. 10.1). [c.256]Рис. 10.1. Форма журнала регистрации входящих документов |
Порядок регистрации входящих документов рассмотрен в разделе 6.4, журнал регистрации входящих документов приведен в п. S.8.2. [c.152]
С помощью СУБД можно относительно просто создавать базу данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. СУБД позволяют хранить данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме. Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Например, в файле БД, созданном для регистрации входящих документов, полями будут графы Журнала регистрации входящих документов , а записями — сведения о документах, внесенные построчно в графы журнала. [c.199]
Порядок регистрации входящих документов рассмотрен в разделе 2.4., журнал регистрации входящих документов приведен на рис. 35. [c.85]
Рассмотрите структуру таблицы Входящие (рис. 18.43). Она соответствует форме журнала регистрации входящих документов, описанной в теоретическом курсе. В ней содержится поле Фамилия, которое является полем подстановки из запроса Исполнитель. [c.399]
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ [c.170]
Приложение 54 Образцы регистрационных журналов ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ [c. 111]
Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов. [c.47]
Осуществить регистрацию письма делового партнера как входящего, записать в Журнал регистрации входящих писем, наложить резолюцию, заполнить регистрационно-контрольную карточку (РКК), отметить постановку документа на контроль, отметить за исполнителя факт исполнения документа, направить его в соответствующее Дело. [c.201]
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела (1-3), в которое подшивается документ. [c.131]
В ведении регистратора находились журнал и четыре регистрационных книги. В журнал в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело) он же вел регистрационные книги ( регистратуры ) А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов -реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат книга В — для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались. [c.11]
Входящие документы являются в основном письмами, которые поступают в организацию по почте, то есть в бумажном виде, а не в виде электронного документа. Входящие документы подлежат регистрации в специальном журнале. Такой журнал можно создать в среде баз данных. [c.399]
Определяются правила учета и хранения органами Федерального казначейства документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства федерального бюджета по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений. Порядок распространяется на организацию указанных работ в отношении документов по исполнению исполнительных листов и судебных приказов об обращении взыскания на средства бюджетов бюджетной системы РФ по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, лицевые счета которых открыты в органах Федерального казначейства. Учет и хранение указанных документов обеспечиваются путем ведения в электронном виде Журнала учета и регистрации исполнительных документов. Поступивший на исполнение в орган Федерального казначейства исполнительный документ подлежит регистрации в Журнале не позднее следующего дня после его поступления. Дата, зафиксированная при регистрации исполнительного документа в качестве входящей корреспонденции, указывается в Журнале датой [c.52]
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ» (рис. 9.2). При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф КТ . Все листы журналов, учитывающих документы КТ, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью). [c.166]
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем » или «чего «, например «Приказ… о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол заседания Совета директоров», «Договор аренды». [c.45]
Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Учреждение (организация, предприятие) по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПК осуществляется последовательным просмотром ( пролисты-ванием ) журнала или по разным ключам (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.). [c.155]
Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.). [c.107]
Порядок обработки входящей корреспонденции для целей делопроизводства и архивирования
Виды корреспонденции
Сотрудники архива должны быстро и точно обрабатывать самые разные виды корреспонденции. Входящая корреспонденция будет поступать в архив различными путями. Кто-то придет по традиционной почте, кто-то лично, а кто-то по телексу, факсу или электронной почте. Также будут различия в способах рассмотрения предметов.Некоторые из них будут адресованы министерству, департаменту или агентству, а некоторые — отдельным лицам по имени или по должности. Другие пункты могут быть неадекватно или неразборчиво адресованы. На меньшее количество отправлений будет нанесена маркировка безопасности или конфиденциальности, например, «конфиденциально» или «лично». Некоторая почта может содержать чеки, деньги или другие ценности, которые необходимо будет тщательно регистрировать и учитывать в архиве.
Открытие почты
Почта которая:
- С пометкой «личное или конфиденциальное» или адресованное сотруднику министерства/ведомства по личному имени, а не по званию или должности, следует оставить невскрытым и немедленно передать адресату.
Почта которая:
- Очевидный счет, квитанция, выписка или счет-фактура
- Помеченный возврат отправителю в случаях, когда имя отправителя четко идентифицируется
- Предназначен для неадминистративного отдела
остается невскрытым и помещается в соответствующий лоток/лоток для дальнейшей сортировки и доставки. Во всех отделениях должен быть предусмотрен по крайней мере один лоток для входящей почты, в который помещается нераспечатанная обычная внешняя почта.
Необходимо всегда соблюдать правила обращения с «конфиденциальными» и «личными» письмами и секретными документами. (См. также: Работа с секретными документами и файлами). Вся остальная почта должна быть вскрыта и проштампована с указанием даты, как только она будет получена отделом архивов. Во время этого процесса письма должны храниться в папке или другом подходящем контейнере.
Вскройте конверты сверху. Необходимо следить за тем, чтобы содержимое писем не было повреждено при вскрытии конвертов.Многие вложения доставляются отдельно или отдельно от сопроводительных документов. Приложите такие вложения к соответствующим документам, стараясь не повредить чеки, сертификаты или подобные предметы. Все вложения должны быть отмечены в сопроводительных документах. Это особенно важно, когда вложения являются ценными или личными документами.
Сертификаты, акты и другие юридические документы требуют особого внимания. Поместите такие документы в отдельные конверты, отметив содержимое и референсный номер файла на внешней стороне.Запишите их в регистр или книгу ценностей и храните в надежном месте. Перекрестная ссылка на файл.
Заказное письмо
- Входящая заказная почта забирается в почтовом отделении курьером архива в установленное время. Мессенджер требуется для подписки на заказное письмо.
- Заказная почта доставляется вместе с обычной входящей почтой на почтовый стол в архиве. Процедуры для заказной почты аналогичны обычной почте, описанной выше.
- После обработки заказной корреспонденции или незарегистрированной корреспонденции с наличными она доставляется лично адресату служащим почтового отделения, который следит за тем, чтобы адресат расписался в Книге ценностей в качестве доказательства того, что почта была получена.
- После получения всех подписей Книга ценностей возвращается кассиру Казначейства, который сверяет подписи с полученными деньгами
Регистр внутренней корреспонденции и папка для почты
После вскрытия почты и учета всех вложений каждое письмо или меморандум должны быть зарегистрированы назначенным должностным лицом в Реестре входящей корреспонденции.Все графы Реестра должны быть заполнены. Детали, которые необходимо ввести изначально:
- Серийный номер (следующий номер по порядку)
- Дата письма
- Дата получения письма
- От кого пришло письмо
- Ссылка, данная автором письма
- Тема письма
Начальник отдела архивов или назначенный офицер решат, как обращаться с предметами. Например:‐
- Отметьте обычные документы инструкциями по хранению и передайте сотруднику, ответственному за хранение.
- Нестандартные письма помещать в почтовые папки для рассылки. Список будет варьироваться от агентства к агентству, но важно, чтобы он был как можно короче, чтобы почтовая папка была быстро возвращена в архив.
Офицеры, включенные в список рассылки, должны незамедлительно заняться документами в почтовой папке.Они должны отметить те письма, с которыми они хотели бы иметь дело лично или которые они хотели бы передать своим сотрудникам, указав, кому они должны быть отправлены. Все такие распоряжения должны быть подписаны и датированы должностным лицом, составившим их. Письма нельзя удалять из почтовой папки. Все они должны быть возвращены в архив для регистрации.
При наличии более одного почтового отправления каждый день, корреспонденция, доставленная после отправки отправления, должна быть отложена и включена в последующую партию, за исключением тех, которые помечены как «срочные», которые должны быть доставлены немедленно. Отделы документации, получающие почту только один раз в день, могут счесть необходимым иметь второй тираж для работы с почтой, доставляемой вручную.
Когда почтовая папка возвращается в архив, документы должны быть немедленно помещены в соответствующие файлы. Прежде чем файлы будут переданы назначенным координаторам, сотрудники архива должны указать в соответствующем Листе передачи файлов имя или должность ответственного лица и дату передачи (см. ‐ Раздел 7). В Журнале входящей корреспонденции должны быть внесены следующие сведения:
- Имя или должность офицера, которому было передано дело, и дата подачи письма
- Номер файла, на который было помещено письмо
Файл должен быть доставлен соответствующим оперативным офицерам без промедления.
Почта с ценностями
Почта, содержащая или способная содержать чеки, банковские чеки, денежные переводы или другие ценные предметы, должна тщательно охраняться с момента ее получения.
Должна быть составлена письменная запись обо всех почтовых переводах, полученных каждый день (в дополнение к Журналу входящей корреспонденции) и подписана открывателем почты. Для этой цели используется Книга ценностей или Реестр денежных переводов.Сотрудникам регистрационного отдела следует внести в реестр денежных переводов следующую информацию:
.
- Серийный номер
- Дата получения
- Имя лица, отправляющего денежный перевод
- Сумма
- Детали денежного перевода
- Номер чека/Код банка (только чеки)
- Имя и подпись сотрудника, открывающего денежный перевод
Каждый лист реестра должен быть пронумерован. Полученные денежные средства должны быть пересчитаны и отмечены в реестре, а также в сопроводительном документе почтово-вскрывателем.В журнале нельзя делать подчистки и карандашные записи. Неверная запись может быть аннулирована только путем исправления ее и исправления новой записью, которая оставляет первоначальную запись разборчивой. Все такие изменения должны быть парафированы совместно пост-вскрывателем и надзирающим офицером.
Проверить все подлежащие оплате документы (чеки, денежные переводы, почтовые переводы, банковские тратты и т. д.), чтобы убедиться, что: —
- сумма соответствует сумме, указанной в квитанции о денежном переводе или другом сопроводительном документе
- суммы прописью и цифрами совпадают
- дата и данные получателя указаны правильно
- переводы подписаны (кроме почтовых и платных переводов)
Если невозможно определить цель отправления денежного перевода, включите его в ежедневное банковское обслуживание и примите меры для скорейшего получения необходимой информации.
В тех случаях, когда деньги явно опущены или отличаются по сумме от суммы, указанной в документах, полученных по почте, на документе должна быть сделана отметка совместно почтовым вскрывателем и надзирающим должностным лицом. Затем лицо, отправившее денежный перевод, сразу же уведомляется об ошибке. Тем временем чек может быть отправлен в банк.
Телеграммы и факсы
- Поместите телеграммы в папки с пометкой «СРОЧНО» сразу после их регистрации.Затем эти папки должны быть без промедления переданы старшему офицеру для получения указаний о том, как с ними обращаться.
- Растет количество почты, получаемой по факсу. Поскольку «мусорная» почта иногда отправляется по факсу, убедитесь, что полученные факсы относятся к действительно офисным делам. Ненужное использование факса не должно поощряться, и следует принять решение о том, следует ли рассматривать факсы как срочные. Обычная несрочная корреспонденция не должна отправляться по факсу. Начальнику архива следует проконсультироваться с соответствующим ответственным лицом, если есть сомнения.
- Материал, отправленный по факсу, имеет тенденцию к выцветанию при печати на термобумаге. Как только будет установлено, что факс относится к служебным делам, факс должен быть фотокопирован, а копия помещена в почтовую папку или в соответствующий файл, если это необходимо. Полученный факс следует поместить в файл, хранящийся для исходных факсов.
- Все входящие факсы в файле факсов должны быть уничтожены через шесть месяцев в обычном порядке. Если оригинал документа, отправленного по факсу, позднее получен в архиве, он также должен быть помещен в соответствующий файл.И ксерокопия факса, и оригинал документа должны быть сохранены в файле, поскольку на фотокопии могли быть комментарии оперативных сотрудников.
Электронная почта
- Все больше сообщений поступает по электронной почте на настольные компьютеры оперативных офицеров. Однако многие сообщения электронной почты являются рутинными или не имеют отношения к официальным делам, и их не нужно сохранять после того, как они будут прочитаны.
- Должностные лица, отправляющие или получающие электронную почту, должны решить, относится ли каждое полученное или отправленное электронное письмо к служебным делам и должно ли оно быть распечатано, чтобы копия помещалась в дело.
- Во всех случаях, когда входящая электронная почта распечатывается для хранения, любой исходящий ответ также должен быть распечатан и по возможности сохранен вместе с входящим сообщением.
- Сообщения электронной почты должны относиться только к одной теме, чтобы облегчить регистрацию. Если электронное письмо относится к нескольким темам, необходимо будет сделать копии и поместить их в соответствующие файлы.((Правила подачи и хранения электронной почты постоянно пересматриваются и дорабатываются)
Секретные документы и файлы
Обращение «секретных» документов должно быть строго ограничено теми офицерами, которые нуждаются в них для эффективного выполнения своих обязанностей. Они должны иметь соответствующие разрешения.
Входящая почта (форма USPS) | Почтовые услуги
ВАШ ОФИЦИАЛЬНЫЙ ПОЧТОВЫЙ АДРЕС: USPS постоянно совершенствует автоматизацию сортировки почты, основанную на точной адресации. Чтобы максимизировать своевременную доставку USPS, ВСЯ входящая почта USPS, включая любые обычные подписки или списки рассылки, в которых вы находитесь, должны быть адресованы следующим образом:
ГЛАВНЫЙ КАМПУС: независимо от адреса здания, в котором вы находитесь, ваш официальный Почтовый адрес USPS: : ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ поля :
ВАШЕ ПОЛНОЕ ИМЯ , ( При желании можно добавить ваше название)
Название вашего отдела при желании; MSC# ___ (Должен отображаться код остановки почты над строкой адреса)
SUNY DOWNSTATE ( DHSU, UHB или название вашей дочерней компании приемлемо)
450 CLARKSON AVE (отделы UHB могут использовать почтовый адрес 445 Lenox Rd )
БРУКЛИН, Нью-Йорк 11203-2098
НЕ используйте термин «ящик №» – с 2013 года это приводит к задержкам обработки вашей входящей почты USPS. (подробнее по ссылке). Поместите свой «MSC» рядом с именем получателя или названием отдела. Форматы подписки различаются широко вам может понадобиться указать MSC__ в поле «Room/Ste»
Ваш адрес доставки в нижнем штате отличается! — Входящий адрес «Доставка» (ссылка)
Бэй-Ридж:
* Форматы подписки сильно различаются, возможно, вам потребуется указать свой MSC__ в поле для «Room/Ste» — НЕ размещайте свой MSC в одной строке с почтовым адресом. НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ термин «Ящик №». – С 2013 года это приводит к задержкам обработки вашей входящей почты USPS. (подробнее по ссылке).
Отсутствие этой информации в этом формате на этикетке с адресом приведет к либо задержки доставки USPS или Downstate Mail Services, либо открытие почтовыми службами DMC для определения пункта назначения.
Главный кампус Входящая почта :
- Задержка почты USPS? это часто вызвано неправильной адресацией — Используйте вышеуказанный стандарт.
- ОБНОВИТЕ СВОЙ файл автоподписи Downstate Outlook до этого официального формата адреса USPS!
- Почта главного кампуса сортируется по MailStop# (ранее назывался Box#) для внутренних Доставка; Имя получателя НЕ экранируется.
- Почта, имеющая MailStop#, будет сортироваться и доставляться быстрее, чем те, кому это необходимо. искать в списках каталогов.
- Вся входящая почта с правильным адресом сортируется по номеру MailStop кампуса в день его поступления в почтовые службы.
- Если вы получаете нежелательные рассылки, подписки с неправильным адресом или адресованное лицам, которых больше нет, необходимо связаться с отправителем. В противном случае это будет постоянно повторяться.Отмена или изменения адреса подписки отправляются часто через 1-2 месяца подействует. Если вы пометите почтовое отправление «Возврат отправителю», то Почта Службы обработают его обратно через USPS.
- Ваш почтовый адрес USPS ОТЛИЧАЕТСЯ от адреса «Доставка». См. раздел «Требования к доставке входящих пакетов для нижнего состояния». Посылки принимаются/обрабатываются через Центр Приема.
Форматы межофисной почты
Акроним | Определение |
АС | Код действия |
СКД | Автоматизированная система сбора |
АКСС | Поддержка автоматизированной системы сбора |
АДП | Автоматизированная обработка данных |
АИМС | Автоматизированные системы управления информацией |
AM | Управление счетами |
АМРХ | Возврат средств за обслуживание счетов |
АМС | Система управления счетами |
АПО | Армейское почтовое отделение |
АСЭД | Дата истечения срока действия закона об оценке |
ASFR | Автоматическая замена возврата |
АУР | Автоматизированный заниженный отчет |
БМФ | Деловой мастер-файл |
БПК | Операционный отдел |
БУР | Ведущий деловой мастер-файл |
КАФ | Файл централизованной авторизации |
КАУ | Внимание при контакте |
КАВР | Объединенная годовая отчетность по заработной плате |
СС | Код команды |
КПК | Централизованная обработка дел |
CDP | Надлежащая процедура инкассации |
CFOL | Корпоративные файлы онлайн |
ДИ | Уголовные расследования |
СНГ | Система отображения корреспонденции |
КОМПАСЫ | Составная система обработки почты |
КП | Уведомление о компьютерном параграфе |
CRX | Система письма Correspondex |
CSCO | Операция сбора служб соответствия |
CSR | Представитель службы поддержки клиентов |
DCF | Функция проверки Dishonored |
DDIA | Соглашение о рассрочке по прямому дебету |
ДЛН | Номер локатора документа |
ДПР | Запросы на совершенствование документов |
EEFAX | Корпоративный электронный факс |
EFTPS | Электронная система уплаты федеральных налогов |
ИНН | Идентификационный номер работодателя |
ЭО | Освобожденная организация |
ЕР | Планы сотрудников |
ЭПМФ | Основной файл планов сотрудников |
ERS | Система разрешения ошибок |
ФА | Полевая помощь |
ФК | Полевая коллекция |
ФДК | Центр обнаружения мошенничества |
ФИКА | Федеральный закон о страховых компенсациях |
ФМСС | Управление объектами и службы безопасности |
Закон о свободе информации | Закон о свободе информации |
ФПО | Почтовое отделение флота |
ФОРТ | Консультативная группа полевого офиса |
ФТД | Федеральный налоговый депозит |
ФТФ | Непредставление штрафа |
FTP | Неуплата штрафа |
ИАТ | Интегрированное средство автоматизации |
МСКЭ | Интегрированная среда взаимодействия с клиентами |
ДВС | Подразделение экспертизы заявлений осведомителей |
ПИК | Запросы на сбор информации |
ИДРС | Интегрированная система поиска данных |
IDT | Кража личных данных |
ИДТВА | Помощь жертвам кражи личных данных |
МВФ | Индивидуальный мастер-файл |
IPSU | Специализированное подразделение по защите личных данных |
ИРА | Индивидуальный пенсионный счет |
IRC | Налоговый кодекс |
ИРМ | Руководство налоговой службы |
ИРП | Обработка возврата информации |
ИТ | Информационные и технологические услуги |
ИТАР | Запрос помощи при краже личных данных |
КИА/КИТА | Погиб в бою/Погиб в террористической акции |
ЛКИ | Индикатор крупной корпорации |
МАРТА | Отчет о действиях руководства |
МФ | Мастер-файл |
MMIA | Соглашение о рассрочке с ручным контролем |
НПД | Профиль национального счета |
НФТЛ | Уведомление об аресте федеральных налогов |
НМФ | Не мастер-файл |
НУ | Обнулено Не подлежит публикации |
ОИК | Компромиссное предложение |
ОМБ | Управление управления и бюджета |
ФДТ | Потенциально опасный налогоплательщик |
ИН | Личная информация |
Доверенность | Доверенность |
ПСП | Планирование и специальные программы |
РАФ | Файл агента отчетов |
RCA | Помощник по уважительной причине |
РИ | Справочный отдел возврата средств |
РИВО | Возврат операций проверки целостности |
РЖ | Открыть Отклонить |
RO | Налоговый инспектор |
об/мин | Неправомерное поведение лица, подготовившего возврат |
СБСЕ | Малый бизнес и самозанятые организации |
СК | Сервисный центр |
СКАМПС | Сервисный центр Автоматизированная система обработки почты |
ШКД | Центр разработки схем |
Сентябрь | Упрощенный план для сотрудников |
SERP | Программа электронных исследований Servicewide |
швейцарских франков | Заменитель возврата |
Соглашение об уровне обслуживания | Соглашение об уровне обслуживания |
СНиП | Информационная программа уведомлений для всей службы |
СП | Обработка отправки |
SSA | Администрация социального обеспечения |
SSN | Номер социального страхования |
ТАС | Центр помощи налогоплательщикам |
ТАС | Адвокатская служба налогоплательщиков |
ТБОР | Билль о правах налогоплательщика |
ТК | Код транзакции |
ТДА | Просроченный счет налогоплательщика |
ТДИ | Расследование правонарушений налогоплательщиков |
ТЭГЭ | Освобожденные от налогов и государственные организации |
TFRP | Штраф за восстановление целевого фонда |
ТИА | Разрешение на предоставление налоговой информации |
ТИГТА | Генеральный инспектор казначейства по налоговой администрации |
ИНН | ИНН |
ТП | Налогоплательщик |
USPS | Почтовая служба США |
ПВ | Организация заработной платы и инвестиций |
Какие шаги необходимо предпринять для обработки входящей почты в офисе?
Служебная корреспонденция означает общение в письменной форме на предмет взаимного интереса как внутри организации, так и за ее пределами, и принимает форму письма, циркуляра и уведомления. Письменное сообщение, отправляемое через почтовое отделение или курьера, называется «дак» или почта. Когда «дак» поступает в офис из разных источников, это называется входящей почтой. Обработке такой входящей почты придается первостепенное значение, поскольку неправильная обработка данных создает различные проблемы. Следовательно, почта должна обрабатываться быстро и аккуратно.
Эффективная обработка почты требует установления определенной процедуры, называемой этапами обработки почты.Эти шаги:
Получение почты.
Сортировка почты.
Открытие почты.
Проверка содержимого.
Штамповка даты.
Запись почты.
Рассылка почты.
Последующее действие.
Получение почты
Обычно письма доставляются почтальоном один или два раза в день. Когда объем корреспонденции большой, в почтовом отделении арендуется почтовый ящик или почтовый мешок, и требуется офисный работник для сбора почты из почтового отделения. Иногда письма приходят через мессенджеров других контор.
Сортировка почты
Под сортировкой писем понимается группировка писем в определенном порядке. Письма группируются либо по их характеру, либо по назначению, либо по содержанию. Сортировка писем может производиться до открытия писем или после открытия писем.Когда это делается перед открытием, личные и конфиденциальные письма отделяются от обычных писем.
Открытие почты
В мелких организациях письма вскрывает офицер или старшина. Когда объем писем большой, их открывает mail-opener. В крупной организации почтой занимается отдел рассылки, а вскрытием писем занимается клерк. До регистрации даты получения письма конверты, оторванные от писем, следует сохранять. Когда письма помечены как частные, их открывает заинтересованное лицо.
Проверка содержания
После того, как письма вскрыты, содержимое извлекается из конвертов и тщательно изучается. Целью проверки является установление ведомства, к которому относится письмо. Любые приложения содержания должны быть должным образом проверены и отмечены.
Штамповка почты
После надлежащей проверки дата ставится на письме.Иногда на письме ставится штамп о дате и времени получения. Для штемпелевания писем изготавливается штемпель, на котором указывается порядковый номер, дата получения и время получения при необходимости. Референс-штамп прилагается, если буквы относятся к количеству отделов.
Запись торгового центра
После штамповки полученные письма регистрируются в журнале входящей почты или книге приема писем. Перед записью писем в реестр их содержание тщательно проверяется, чтобы убедиться в том, к какому отделу оно принадлежит.Журнал входящей почты содержит порядковый номер, дату получения, имя и адрес отправителя, характер содержания, краткую тему письма, примечания и инициалы должностного лица с указанием даты.
Доставка почты
Это последний шаг процедуры входящей рассылки. На этом этапе письма передаются в соответствующий отдел. Письма распространяются через курьеров или иногда с помощью механических устройств, таких как конвейерная лента или пневматическая труба.
Последующее действие
Последующие действия очень важны, поскольку они связаны с отслеживанием почты. На этом этапе делается запрос, ответили на письмо или нет.
Входящая почта для почтовых ящиков SMC — Почтовые службы — Управление объектами и услуги кампуса
Обратите внимание, что неправильный адрес вашей входящей почты/посылки приведет к тому, что почта/посылки будут возвращены отправителю. Почтовая служба Университета Карнеги-Меллона не несет ответственности за какие-либо почтовые отправления/посылки, задержанные, возвращенные или утерянные из-за неправильного адреса отправления.
Почтовые службымогут получать посылки только с 6:30 до 16:00 с понедельника по пятницу (кроме праздничных дней). Почтовые службы не могут осуществлять доставку в тот же день и на следующий день, если перевозчик прибывает в нерабочее время. USPS, включая Priority Mail Express, не доставляет в кампус по субботам. Любые товары, которые должны быть доставлены USPS в субботу, будут отложены до следующего рабочего дня (обычно в понедельник, если это не выходной день).
Протокол адресации
Адрес почтового ящика SMC:
. Полное имя5032 Forbes Avenue
SMC ####
Pittsburgh, PA 15289
Почтовый индекс 15289 используется исключительно для почтовых ящиков SMC Университета Карнеги-Меллона.
Если в адресной этикетке нет полного имени и номера SMC, отправление будет возвращено отправителю.Обязательно укажите полное имя и номер SMC.
Назначение и хранение
Всем первокурсникам, проживающим в кампусе в районе Питтсбурга, присваивается студенческий почтовый код (SMC), который соответствует почтовому ящику в почтовом отделении кампуса, расположенном на нижнем уровне Университетского центра Кохон (CUC). Чтобы ускорить обработку почты и улучшить доставку кампуса жителям, почтовое отделение направляет почту студентов через этот SMC.Этот почтовый ящик будет использоваться для всего кампуса, почты США и посылок.
Студенты сохраняют назначенный SMC до тех пор, пока они: зачислены на бакалавриат или аспирантуру в текущем или предстоящем семестре в кампусе Питтсбурга (студенты, обучающиеся в настоящее время по программе обучения за границей, соответствуют этому требованию) И в настоящее время проживает в районе Питтсбурга, в кампусе, принадлежащем университету. После того, как студент покинет общежитие кампуса, принадлежащее университету, или у него изменится статус зачисления, его SMC будет освобожден для назначения новому студенту-первокурснику.Аспиранты не получают SMC, если они не проживают в университетском городке.
Студенты, не имеющие права на получение SMC, могут арендовать почтовый ящик в кампусе, если таковой имеется, в почтовом отделении Университета Карнеги-Меллона. Стоимость составляет 35 долларов каждые четыре месяца или 60 долларов в год. Информацию об аренде почтовых ящиков SMC можно найти в разделе «Продукты».
Пересылка почты
Возвращающиеся студенты
Если вы уезжаете из кампуса на несколько недель, на лето, чтобы учиться за границей, взять отпуск или просто покидаете кампус на длительный период времени по какой-либо причине и планируете вернуться, вы можете переслать свою почту. Мы будем пересылать все соответствующие требованиям первоклассные, приоритетные и экспресс-почты USPS, журналы и посылки. Чтобы воспользоваться этой услугой, заполните форму переадресации почты SMC. Форварды на летний семестр заканчиваются 1 августа. Все другие переадресации действуют до тех пор, пока вы не сообщите почтовому отделению о своем возвращении в кампус или пока не потеряете свой почтовый ящик.
Выпускники
После окончания обучения ваш почтовый ящик будет освобожден через тридцать (30) дней после начала обучения или изменения статуса регистрации.Если вы хотите, чтобы ваша почта переадресовывалась, заполните Форму пересылки почты SMC. Форварды для выпускников вступают в силу в течение тридцати (30) дней после начала или изменения статуса зачисления. Мы будем пересылать все соответствующие требованиям почтовые отправления, журналы и посылки Почтовой службы США первого класса, Priority и Priority Express. По истечении тридцати (30) дней вся почта, полученная почтовой службой Университета Карнеги-Меллона, будет возвращена отправителю. Вы несете ответственность за изменение своего адреса у друзей, родственников, операторов сотовой связи, компаний, выпускающих кредитные карты, банков и других учреждений, от которых вы регулярно получаете почту.
Невозвращающиеся студенты и студенты, переезжающие в общежития за пределами кампуса
Мы не можем пересылать почту после освобождения вашего SMC. Обязательно обновите всю адресную информацию со всеми своими контактами до того, как ваш SMC будет выпущен через тридцать (30) дней после вашего зачисления или изменения статуса проживания в кампусе.
Можно пересылать только соответствующие требованиям Почтовые службы США почтовые отправления, журналы и посылки первого класса, Priority и Priority Express. Пожалуйста, свяжитесь с DHL, FedEx и UPS, чтобы переслать посылки от них.Кроме того, мы не можем пересылать почту за границу.
Ограничения
Любая посылка, полученная для студента в общежитии кампуса, содержащая предмет, запрещенный Жилищной политикой Университета Карнеги-Меллона, будет возвращена отправителю.
Использование адреса вашего почтового ящика для управления предприятием любого рода или для получения почты для кого-либо, кроме назначенного владельца почтового ящика, строго запрещено.
Обязательно забирайте скоропортящиеся посылки как можно быстрее. У нас нет холодильников. Пожалуйста, не отправляйте и не заказывайте продукты, требующие охлаждения.
Пожалуйста, не отправляйте предметы, которые могут издавать шум и/или звуковой сигнал, так как это может стать проблемой безопасности.
Поскольку мы работаем по контракту, мы не можем принимать посылки весом более 70 фунтов. Мы также не можем принимать поставки, для которых требуются поддоны или тележки для поддонов.Если что-то прибывает, подпадающее под эти условия, мы оставляем за собой право отказать в этом. Мы просим вас заранее принять необходимые меры для доставки в другое место, чтобы избежать каких-либо задержек или возврата товара (ов).
Невостребованная почта
В соответствии с правилами Почтовой службы США, вся почта и посылки, невостребованные через 30 (тридцать) дней после доставки, могут быть возвращены отправителю по усмотрению Почтовой службы. Наш процесс выглядит следующим образом:
По мере необходимости сотрудники Почтовых служб проверяют почтовые ящики.
По нашему усмотрению почта старше 30 (тридцати) дней будет удаляться из почтовых ящиков.
Удаленная почта будет зарегистрирована в программе отслеживания посылок почтового отделения.
Электронное письмо будет отправлено владельцу невостребованной почты.
Почту необходимо забрать из окна получения посылок в течение тридцати (30) дней.
По истечении тридцати (30) дней любая почта, не забранная из окна получения посылки, будет возвращена отправителю как невостребованная.
Обратите внимание, что если есть уважительная причина, по которой почту или посылки нельзя забрать в течение тридцати (30) дней, вы должны уведомить об этом почтовое отделение. Затем могут быть приняты дополнительные меры для обработки почты или посылок. Вы можете назначить доверенное лицо для получения пакета (пакетов) от вашего имени, если вы не можете потребовать пакет (пакеты) в течение тридцати (30) дней. Если вы хотите сделать это, заполните Форму назначения доверенного лица.
Входящая и исходящая почта | HDRBS
Входящая почта
Почта США доставляется почтовым отделением Оксфорда, обрабатывается нашими сотрудниками, а затем сортируется и доставляется по отделам и местам не позднее 13:00. ежедневно.
Чтобы помочь нам быстрее связаться с вами, пожалуйста, сообщайте название вашего офиса/отдела и код остановки почты (MSC) всем корреспондентам при отправке деловой корреспонденции в Университет Майами.
Исходящая почта
Мы собираем, проверяем и подготавливаем всю исходящую почту, поступающую из отделов, для получения и обработки перевозчиками. Исходящая почта может быть помещена в контейнеры для сбора, чтобы ее можно было забрать во время доставки почты, или опустить в окно обслуживания клиентов Центра почты и пакетов.
Помогите нам обеспечить доставку вашей почты и посылок туда, где они должны быть, следуя следующим рекомендациям:
- Почта должна быть разделена и упакована в каждом отделении перед отправкой.
- Предпочтительные категории разделения включают:
- Студенческая почта.
- Исходящая почта США с уже проставленной почтой/штампом.
- Добавлена почта формата Letter, требующая почтовых расходов.
- Другая почта, превышающая размер письма, требующая почтовых расходов.
- Международная почта, в том числе в Канаду и Мексику.
- Посылки FedEx и UPS с прикрепленными соответствующими этикетками.
- Международная почта должна быть отделена от других пакетов и отмечена как таковая.Обычно на пачке используется почтовая записка или штамп «Авиапочта». Международная почта весом более 13 унций также должна иметь заполненную онлайн-таможенную форму, прикрепленную к почтовому отправлению.
- Экспресс-почта должна быть помещена поверх исходящей письменной корреспонденции США с соответствующей формой отправки, приклеенной к лицевой стороне почтового отправления, чтобы предупредить перевозчика почтовых услуг о том, что экспресс-почта присутствует и требует специальной обработки.
- Запрещается пересылать личную корреспонденцию или материалы без предоплаченных почтовых расходов через кампусную почту.Личные рассылки можно обрабатывать в обычные рабочие часы через окно USPS, расположенное в Shriver Center. В качестве любезности наши почтальоны будут забирать личную исходящую почту США, предварительно проштампованную для доставки в почтовое отделение Оксфорда.
К почтовым отправлениям, требующим почтовых расходов, должен быть приложен бланк счета со штрих-кодом для возврата платежа. Пожалуйста, надежно прикрепите квитанцию, чтобы обеспечить точный учет. Штрих-код должен быть прикреплен к каждой пачке, тюбику, коробке и т. д., которые должны быть отправлены по почте.Прокрутите дальше, чтобы узнать, как создать штрих-код для своей учетной записи.
В целях сокращения времени обработки почты, точности учета и устранения ошибок при ручном вводе все отделы должны иметь бланки со штрих-кодом с индексным кодом баннера для исходящей почты.
- Каждый чек со штрих-кодом должен включать индексный код баннера для счета, с которого будет взиматься плата за почтовые расходы.
- Если вы используете код активности, у вас также должен быть отдельный бланк со штрих-кодом для кода активности – см. пример ниже.
- Бланки со штрих-кодом как с индексным кодом, так и с кодом активности должны быть упакованы или прикреплены к исходящей почте.
- Вам не нужно класть квитанцию на каждое почтовое отправление – вы можете положить одну квитанцию сверху для оплаты всех отправлений.
- Если в вашей почте нет бланка со штрих-кодом, персонал почтового центра получит указание вернуть его в ваш офис.
Инструкции по созданию индексного кода и/или кода активности приведены ниже. Для учетных записей, которые используют код активности на регулярной основе, мы рекомендуем размещать их на одном листе, например:
.Инструкции по созданию штрих-кода для индексного кода вашего баннера и/или кода активности:
- Откройте пустой документ Word и подготовьте его для копирования штрих-кода.
- Используйте генератор штрих-кода.
- В поле «СОЗДАТЬ БЕСПЛАТНО:» выбрать из выпадающего списка — Код 128 (Стандартный).
- В следующем поле введите 4- или 6-буквенно-цифровой индексный код баннера.
- Нажмите СОЗДАТЬ ШТРИХКОД.
- Нажмите «СКАЧАТЬ».
- В нижней части экрана компьютера нажмите на файл (barcode.png).
- Щелкните правой кнопкой мыши штрих-код и выберите «Копировать».
- Перейдите к документу Word, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить».
- Используйте текстовый документ в качестве основного листа для штрих-кодов.
Во избежание проблем убедитесь, что формат адресации соответствует требованиям USPS. Ошибки с почтовыми сортировочными машинами возникают, когда обратный адрес и адрес назначения слишком малы, что приводит к конфликту почтовых индексов.
Исходящая почта, для которой требуется оплата по счетчику, не может отображать предварительно напечатанные разрешения на отправку почты на почтовом отправлении в соответствии с почтовыми правилами США. Может отображаться только одна форма оплаты почтовых расходов, оттиск счетчика.
Полезные советы
- Воспользуйтесь поиском по почтовому индексу , чтобы найти правильный почтовый индекс.
- Проверьте размер и форму почтового отправления, чтобы получить минимальные тарифы на отправку. Руководство по требованиям к размерам и физическим стандартам.
- Для почтовых отправлений, содержащих более 5 страниц, сложите их пополам и поместите в конверт размером 6 X 9. Сэкономьте в среднем 0,49 цента.
- Не используйте конверты с застежкой; USPS требует дополнительную плату за обработку.
- Вкладыши с двух сторон, чтобы уменьшить вес почтового отправления.
- Оцените магазин по лучшим ценам от всех перевозчиков, используя eShipGlobal. Используя требуемый уровень обслуживания (ночь, 2-й день, наземный) и адрес, сайт оценит магазин всех перевозчиков, чтобы предоставить вам варианты доставки и цены. Для получения дополнительной информации перейдите в раздел Ведомственные поставки.
- Проверьте свой список рассылки на наличие ненужных имен, дубликатов и неполных адресов.
- Не перестраховываться. Оплачивается только фактическая стоимость замены товара, а не заявленная стоимость.
- Используйте открытки для коротких сообщений или объявлений. Стоимость на треть меньше, чем при использовании конверта.
- По возможности используйте заказную почту вместо заказной. Это стоит дешевле и предоставляет отправителю квитанцию об отправке вместе с подтверждением доставки.
- Объединяйте почтовые отправления, идущие на один и тот же адрес (например, в другие университеты или компании), в конверт большего размера для распространения в центральном почтовом отделении.
- Используйте некоммерческую/стандартную почту вместо почты первого класса для значительной экономии, когда почтовые отправления соответствуют определенным критериям и не зависят от времени.Позвоните нашему почтовому партнеру United Mail по телефону 513-242-5100, чтобы получить дополнительную информацию и смету расходов.
Входящая почта | Почтовые услуги
Общая политика
Использование Stony Brook Mail Services ограничено ведением университетской деятельности. Личная почта не должна отправляться через Campus Mail.
Кампус ZIP+4
Почтовый индекс 11794 используется исключительно университетом Стони Брук и является единственным информация, необходимая почтовому отделению США, чтобы направить письмо в университет. Четырехзначный добавочный номер Zip+4, назначенный каждому отделу, является основным средством связи. сортировка почты по почтовым сервисам и есть абсолютно необходим для эффективной обработки вашей почты. Это расширение, также известное как ваш Почтовый код следует указывать всякий раз, когда используются адреса кампуса (конверты, фирменные бланки, деловые письма). карты, веб-сайты и т. д.)
Формат адреса кампуса
При указании адреса придерживайтесь стандартного формата адреса кампуса.Мы нашли что во многих случаях пользователи включают больше информации, чем необходимо в их адрес для правильной маршрутизации почты в отделы, часто исключая почтовый код, что жизненно важно для точной маршрутизации почты.
Ваш почтовый адресВместо того, чтобы использовать уличные адреса, полученные из системы дорог кампуса, мы используем более конкретный «виртуальный» почтовый адрес, полученный из уникальной почты каждого отдела. Код.В качестве почтового адреса вы должны использовать свой почтовый код (т. е. расширение Zip+4). за которым следует аббревиатура SUNY. Обратите внимание, что порядок адресных строк очень важно. Основной формат следующий:
Формат | Пример |
---|---|
Имя отправителя (если применимо) | Джон Доу |
Название отдела | Почтовые услуги |
Адрес | 6999 СУНИ |
Стоуни-Брук, Нью-Йорк 11794-(Почтовый индекс) | Стоуни-Брук, Нью-Йорк 11794-6999 |
В некоторых случаях получатели могут захотеть добавить дополнительную информацию к своему адресу. (например, номера комнат и названия зданий, когда товар может быть отправлен частный перевозчик, такой как United Parcel или FedEx.) В таком случае вся остальная информация должен быть включен выше почтовый адрес; две нижние строки вашего адреса всегда должны содержать адрес и город, состояние и Zip+4 .
Формат | Пример |
---|---|
Имя отправителя (если применимо) | Джон Доу, председатель Поискового центра. |
Любая другая необязательная информация | Центральный СВЦ. |
0 thoughts on “Форма журнала входящей корреспонденции: Как вести журнал входящей и исходящей документации”