Как часто надо составлять штатное расписание: Штатное расписание в вопросах и ответах.

Надо ли утверждать штатное расписание каждый год приказом

Наступил Новый год 2018. Надо ли утверждать штатное расписание каждый год приказом? Такой вопрос зачастую возникает у кадровиков. Сразу и не сообразишь, требуется ли обновлять этот документ, или же он в повторном утверждении не нуждается. В любом случае, все хочется сделать, как надо. Ведь действующее законодательство нарушать никому не хочется. О том, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений, поговорим в статье.

Перечень должностей

Что из себя представляет штатное расписание? Это документ, представляющий собой перечень структурных подразделений компании, название должностей, специальностей, с указанием квалификации, а также сведений о соответствующем количестве штатных единиц. Помимо этого в штатном расписании содержится информация о должностных окладах, надбавках и ежемесячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.

01.2004 № 1).

Несмотря на то, что трудовое законодательство не содержит конкретного требования для всех работодателей оформлять штатное расписание, этот документ лучше составить. Ведь имея в своем распоряжении штатку, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. В связи с этим у кадровых специалистов может возникнуть вопрос, как часто нужно утверждать штатное расписание.

Для штатного расписания предусмотрена унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако в настоящее время применение унифицированных форм обязательно только для бюджетных организаций. Все остальные компании могут применять как унифицированные формы, так и бланки, разработанные самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Правильность данных выводов подтверждают чиновники Минфина (письмо Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Новая штатка не нужна

В большинстве российских организаций есть штатка. Поэтому среди кадровиков довольно популярен вопрос: нужно ли ежегодно утверждать новое штатное расписание? Сразу скажем, что штатное расписание срока действия не имеет. Если никаких изменений по данному направлению в компании не происходит, то и переутверждать действующий документ не требуется.

Другое дело, когда в компании произошли организационные изменения, например:

• организация расширяется и создает новые рабочие места;
• в фирме происходит сокращение штата или численности.

В такой ситуации штатное расписание претерпевает изменения, и нужно утвердить его новую редакцию (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Анализируя вышесказанное, получается, что утверждать штатное расписание каждый год, если оно не менялось не нужно.

При внесении изменений в штатку нужно внести корректировки и в трудовые договоры с работниками организации, чьи должности затронуты нововведениями. Например, поменялось название должности или отдела, в котором работает сотрудник.

Объясняется это тем, что наименование должности, название структурного подразделения относятся к существенным условиям договора.

Таким образом, закон не устанавливает, когда утверждать штатное расписание на следующий год. Вносить изменения нужно, только по мере корректировки самого документа.

Срок утверждения штатного расписания на 2020 год

Каковы сроки утверждения штатного расписания на 2020 год?  «Штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. Зачастую у кадровиков возникает вопрос про сроки утверждения штатного расписания. Остановимся на этом вопросе подробно.

Обязательно ли утверждать?

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то каковы сроки утверждения штатного расписания 2020?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Этот вопрос интересует кадровиков, как уже функционирующих компаний, так и вновь созданных. Какие сроки утверждения штатного расписания новой организации?

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Другим насущным вопросом является внесение изменений в «штатку» при сокращении численности или штата. Каким документом установлены сроки утверждения штатного расписания при сокращении?

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

На усмотрение работодателя

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание, то и вопрос про сроки утверждения штатного расписания: как правильно соблюсти процедуру, теряет смысл.

Работодатель имеет полное право принять решение самостоятельно. На практике переутверждение «штатки» в случае внесения в нее изменений происходит на будущий год, когда у ответственных работников появится для этого время.

Однако в крупных организациях, где документооборот запротоколирован, внутренними локальными документами могут быть предусмотрены конкретные сроки утверждения штатного расписания на будущий год.

Действующее законодательство содержит унифицированную форму штатного расписания. Однако применять именно ее коммерческие организации не должны. По выбору работодателя можно:

• использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
• применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец штатного расписания на 2020 год.

Штатное расписание ИП: образец 📅

Все ИП с сотрудниками по трудовым договорам должны вести штатное расписание, ИП без сотрудников — не должны.

Что за расписание такое

На самом деле, штатное расписание — обезличенный документ. В нём вы показываете сколько должностей предусмотрено в вашем ИП и с какими окладами. А какие сотрудники реально трудятся из штатного расписания не понятно. 

Например, сейчас для нормальной работы в кофейне вам нужны: 1 управляющий, 2 бариста, 2 кассира и 1 уборщица. Это вы и показываете в штатном расписании + у кого какой оклад с надбавками.

Вот пример:  

А на деле у вас могут трудиться только 1 бариста Вася и 1 кассирша Маша — остальных вы ищете. 

Самого ИП в штатном расписании не показываете.

И ещё, штатное расписание всегда утверждают приказом. Подписи ставят бухгалтер, кадровик и руководитель. Но если вы как ИП отвечаете за кадровый и бухгалтерский учёт сами, то утверждаете только своей подписью.  

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

Как штатное расписание делает сотрудников равными 

По-честному людей с одной и той же должностью нужно вознаграждать одинаково. В Трудовом Кодексе это называется принципом равной оплаты за труд равной ценности. Поэтому бариста из примера нужно установить одинаковый оклад в штатном расписании. Ну а если кто-то из них покажет себя, наберётся опыта больше, чем другой, то лучше перевести его на другую должность — «старший бариста», например. Тогда и зарплату можно установить выше, чем у простого бариста. 

Какую форму штатного расписания выбрать

Разработайте форму сами или используйте унифицированную Т-3. В своей форме можно не указывать разряды и надбавки, если у вас их нет.

Как изменить штатное расписание 

Менять штатное расписание можно в любое время, какого-либо срока действия у него тоже нет. Поэтому внесите изменения тогда, когда это нужно вам. Например, когда увеличите штат или повысите зарплаты. Изменения в штатном расписании нужно закрепить приказом. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.

Где найти штатное расписание в Эльбе

В Эльбе можно скачать только бланк штатного расписания по форме Т-3 в разделе Сотрудники справа.

Эльба подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников. Сервис сформирует всю необходимую отчётность за сотрудников для ИП и ООО. Попробуйте 30 дней бесплатно.

порядок действий при увеличении оклада, переименовании, сокращении и введении новых должностей, образцы приказов

Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание. Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства. В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.

Штатное расписание — основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников — эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

1. Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
2. Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
3. Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
4. Повышение или понижение фонда заработной платы.
5. Реорганизационные процессы на предприятии.
6. Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Стандартная форма штатного расписания применяется как на частных, так и на государственных предприятиях

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все. Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

1. Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
2. Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
3. Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

Изменения в оплате труда вносятся в штатное расписание посредством приказа

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами. Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением. Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд. Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия. С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие — среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

1. Список сокращаемых должностей.
2. Точная дата сокращения.

Сокращению могут подвергаться как отдельные должности, так и целые отделы

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

1. Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
2. Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Если контроль за исполнением приказа возлагается на конкретных сотрудников, они расписываются в том, что ознакомлены с ним

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует. Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Иногда переименование должности входит в целую группу измениений штатного расписания, все их можно ввести одним приказом

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть — законное основание и причина, вторая — конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Если изменения в штатном расписание глобальные, проще упразднить старый и составить новый документ

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Форма составления и заполнения служебной записки произвольная

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника. Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки. В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы. Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг — подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

Специалист в области маркетинга, финансов и трудового права. Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Как составить штатное расписание для кафе

Итак, вы готовитесь к запуску. К открытию у вас должна быть команда — обученная, готовая к работе. Рассказываем, за какой период до открытия пора нанимать персонал, и чем предстоит заниматься команде до запуска.

Когда и кого нанимать

Всегда следует помнить одну простую вещь — от людей в команде зависит успех вашего бизнеса, именно они будут или не будут приносить деньги. Поэтому нанимать персонал нужно заранее — у вас должно быть время обучить людей, наладить рабочие процессы.

Сроки найма зависят от того, какой формат кафе вы открываете: полный цикл с готовкой или кафе как точка продажи, но в целом, можно говорить о примерных сроках.

1. Управляющий

Минимум за три месяца до запуска

В идеальном случае, управляющий — в основе команды открытия. Он отвечает и за найм людей, и за выбор концепции и за все, что будет происходить с кафе еще на этапе планирования. Но на практике часто бывает по-другому. Если это первое кафе с собственными скромными инвестициями, владелец часто совмещает и роль генерального директора, и управляющего, и хорошо, если не шеф-повара. Поэтому тут важно оценивать, какие у вас есть возможности, когда управляющий вам реально понадобится и понадобится ли — возможно, вы готовы взять эту роль на себя. 

2. Шеф-повар

За три месяца до запуска

Шеф-повара зачастую берут, если не вместе с управляющим, то сразу после него. Важная задача, над которой будет работать шеф-повар до запуска — проработка меню. Но кроме этого, вместе с ним вам предстоит сделать планировку кухни. Конечно, есть компании, которые помогут с этой задачей, но я рекомендую все-таки делать это с шеф-поваром, а не сторонними специалистами. По итогу, когда вы найдете шефа, именно ему работать на этой кухне и налаживать все процессы.

Это же касается закупки оборудования, посуды, кухонной утвари, рабочих инструментов, выбора поставщиков по продуктам — тоже лучше делать вместе с шефом.

3. Технолог

За три месяца (одновременно с шеф-поваром)

Если задача шеф-повара — творчество, то задача технолога — ходить за шеф-поваром, калькулировать все, что он создает, оптимизировать и забивать это все в программное обеспечение, просчитывать сырье.

В больших ресторанах технолог есть всегда, но в маленьких кафе на постоянной основе эту работу часто выполняет шеф-повар, а технолога нанимают только на время запуска. 

4. Повара-универсалы

За две недели до запуска

Отработка меню не в плане креатива новых блюд, а в плане слаженности работы команды, скорости отдачи блюд и их внешнего вида и вкусовых качеств.

5. Официанты

За две-четыре недели, обязательно, когда ремонт ресторана уже практически закончен

Наступает отработка сервиса с официантами, изучение меню, тест-тейбл, когда они пробуют меню и также с шеф-поваром обсуждается, какие ингредиенты туда входят, особенности блюда.

Важно!

Эти сроки значат, когда персонал должен начать работать. Начинать процесс поиска нужно еще раньше: разместить вакансии, собрать отклики, провести собеседования. Закладывайте на это еще пару недель. 

Конечно, искать нужного человека можно и месяц, но тут есть тонкая грань. Если вы нашли человека, который вам нравится, но не готовы нанять его сразу, не каждый согласится ждать начала работы. Потому что работа и деньги нужны всем здесь и сейчас. А платить зарплату за простой — тоже не вариант.  

Штатное расписание

Перед тем, как заняться наймом персонала, нужно составить штатное расписание. Это документ, который отражает состав и численность организации с указанием размера заработной платы и обязанностей.

Я советую иметь два варианта штатного расписания: на первоначальное время и дальше на расширение.

Штатное расписание нужно, чтобы: Рассчитать бюджет кафе — вы должны понимать, каким будет фонд оплаты труда Понимать, сколько людей необходимо нанять и какие есть вакансии Четко понимать структуру компании. Рекомендую обязательно прописать структуру — и у вас, и у все сотрудников должно быть понимание, кто кому подчиняется, кто за что отвечает

Шаблон штатного расписания

Скачать шаблон штатного расписания

По ссылке вы можете открыть шаблон штатного расписания, создать копию (вкладка «Файл») и адаптировать его под свой бизнес. 

---

Примечание

Такой вариант штатного расписания в гугл-таблице удобен для работы: считаются формулы, можно вносить изменения и делать расчеты. 

Распечатанное штатное расписание

Вообще штатное расписание — внутренний документ компании, нет законов, где сказано, что такой документ обязателен. Но:

1. В трудовом договоре часто используют пункт о том, что сотрудник должен выполнять обязанности «в соответствии со штатным расписанием». Логично, что такое расписание должно быть в качестве официального документа. Оно может пригодиться для разрешения трудовых и других споров.

2. Штатное расписание упоминается в инструкции по заполнению трудовых книжек. Название должности должно вносится в трудовую в соответствии со штатным расписанием.

Поэтому для официальных случаев стоит иметь распечатанное штатное расписание, подписанное руководителями. После завершения работы наш штатным расписанием и всеми расчетами в гугл-таблице, перенесите данные данные на официальный бланк и в таком виде распечатайте и подпишите. Форму бланка вы найдете ниже.

Форма бланка штатного расписания

Нюансы при работе со штатным расписанием:

1. Образец выше — унифицированная форма Т-3. Но вы не обязаны использовать именно ее. Руководитель компании может разработать собственную форму и образец, понятные и удобные именно ему.

2. Если у вас используются только оклады, то разделы «надбавки» и «компенсации» можно оставить пустыми.

3. Штатное расписание утверждает руководитель своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в штатное расписание также вносятся приказами.

Как убрать из штатного расписания ненужные должности

На чтение8 мин. Просмотров1994 Обновлено 04.12.2020

Содержание статьи (кликните, чтобы посмотреть)

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст.

57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Если все же составлять «штатку», то как производится исключение должности из штатного расписания и введение другой?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Как оформить исключение должности из штатного расписания? Пошаговая инструкция помогла бы не ошибиться при проведении данной процедуры.

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Отметим, что изменения в штатное расписание вносятся не только при включении в «штатку» новых должностей, но и при исключении должности из штатного расписания после увольнения сотрудника. На дворе кризис, и компании сокращают штат, пытаясь хоть как-то сократить расходы на персонал.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

к содержанию ↑

Готовим приказ

Понятно, что исключение должности из штатного расписания в 2018г оформляется приказом руководителя организации, вносящим изменения в штатное расписание компании. Так следует поступить и при уменьшении размеров штата путем аннулирования одной должности, и при ликвидации целого структурного подразделения компании, и при исключении должности из штатного расписания и предложения новой.

• использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
• применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Отметим, что исключение должности из штатного расписания при сокращении нужно производить только на следующий день после увольнения работника. Дело в том, что нельзя убирать из штатного расписания занятые должности.

Напомним, что день увольнения является последним рабочим днем. Значит, вводить в действие новую редакцию штатного расписания можно только на следующий день после освобождения должности работником.

Таким образом, исключение должности из штатного расписания при сокращении штата возможно только на следующий день после увольнения.

Единой унифицированной формы дополнения к штатному расписанию нет, поэтому приказ может быть составлен в произвольной форме.

Специально для читателей наши специалисты разработали приказ об исключении должности из «штатки». Образец можно бесплатно по прямой ссылке.

Штатное расписание – основной документ, определяющий организационную структуру предприятия.

Однако бывают ситуации, когда необходимо внести в расписание изменения – в частности, вывести или наоборот ввести новую конкретную должность. В статье рассмотрим, как правильно произвести сокращение должности и убрать ее из ШР, и о чём следует помнить руководству организации при этом.

к содержанию ↑

Почему требуется исключить ненужные единицы?

Причины, по которым конкретная должность должна быть исключена из штатного расписания предприятия, многообразны:

• По результатам анализа производственной деятельности предприятия должность оказывается лишней.
• Если сотрудник уволился и должность долгое время была вакантной, а желающих занять её не нашлось – руководство организации пришло к выводу о том, что нет необходимости держать её в расписании.
• Происходит сокращение численности или штата у работодателя – и применяются нормы, предусмотренные ст. 81 ТК РФ.

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Причины для того, чтобы конкретная должность в штатном расписании оказалась лишней, могут быть многообразны. Главное при этом – то, что в расписание необходимо вносить изменения.

к содержанию ↑

Нужно ли вводить новый документ?

Однозначного ответа на этот вопрос трудовое право не даёт. Можно лишь сделать вывод на основании анализа практики:

1. Если изменения существенны настолько, что пользоваться старым документом больше нельзя – следует ввести новое расписание. То же самое касается и случаев, когда и раньше вводились изменения, которые, накопившись, мешают использованию расписания.
2. Если перемены касаются лишь одной должности (особенно если она вакантна, и изменения никак не затронут тех людей, что уже трудятся на предприятии) – проще составить приложение или дополнение к имеющемуся расписанию. Далее можно отталкиваться от нового документа.

к содержанию ↑

Оформление несущественных изменений

Для того, чтобы привести штатное расписание в соответствие с текущей ситуацией, и документально закрепить вносимые изменения, в организации необходимо предпринять ряд шагов.

1. Подготовить служебную записку. Её составляет руководитель отдела кадров, экономист или другой специалист, к чьей компетенции относится решение таких вопросов. Именно на основании записки руководство предприятия принимает решение о том, что необходимо предпринять шаги по оптимизации штатного расписания. В небольших фирмах этот шаг не обязателен – руководитель там может самостоятельно придти к выводу, что нужно сократить должность из расписания.
2. Подготовить приказ об оформлении изменений. В нём руководитель компании указывает, какие должности и на каком основании выводятся из штата, в какие сроки должны быть приняты меры, кто отвечает за оформление документации.
3. Составить дополнение к штатному расписанию или подготовить новый экземпляр этого документа с уже изменённым содержанием.
4. Подготовить приказ об утверждении изменений. Штатное расписание вступает в силу лишь после того, как оно утверждено руководителем организации.

Кроме случаев сокращения штата и изъятия из расписания вакантных должностей бывают ситуации, когда должность освобождается в связи с уходом сотрудницы в «декретный» отпуск (то есть по беременности и родам, а затем – по уходу за ребёнком).

ТК РФ гарантирует беременным женщинам и родителям, ухаживающим за новорожденными детьми сохранение за ними рабочего места – поэтому в случае ухода в декрет на место ушедшей работницы обычно принимают другого человека по срочному трудовому договору. Но можно ли «декретные должности» вообще изъять из расписания?

Необходимо помнить: единственный способ уволить беременную работницу – это ликвидировать компанию целиком, а уволить находящуюся в отпуске по уходу за ребёнком можно только за грубое нарушение дисциплины, предоставление подложных документов и другие виновные действия (ст. ст. 256 и 261 ТК РФ).

Поэтому с любой оптимизацией и ликвидацией «декретной должности» нужно подождать до тех пор, пока работница не выйдет из отпуска, но и в этом случае есть определенный дополнительный порядок действий для сокращения:

Уведомить сотрудницу о планирующемся сокращении штата или численности сотрудников в организации.

Предложить другую вакансию в компании.

Увольнение при этом должно происходить в порядке, предусмотренном ст. ст. 81, 82 и 180 ТК РФ.

Однако и в этом случае выводить «декретную должность» из штатного расписания нельзя.

к содержанию ↑

Документы для фиксирования нововведений

Для того, чтобы изменения в штатном расписании, связанные с исключением из него отдельных должностей, вступили в силу, необходимы следующие документы:

• Служебная записка от заинтересованного специалиста организации.
• Приказ начальника о подготовке изменений.
• Собственно изменения в штатном расписании.
• Приказ об утверждении изменений.

Служебная записка и приказы готовятся либо в произвольной форме, либо в соответствии с правилами делопроизводства, утверждёнными в организации.

А вот для изменений штатного расписания существуют отдельные нормы. Дело в том, что до недавнего времени существовали обязательные бланки для оформления таких документов, утверждённые постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года.

Однако с 2011 года, когда вступил в действие ФЗ «О бухгалтерском учёте», компании вправе сами разрабатывать формы для первичной документации, если эти формы не введены уполномоченными государственными органами.

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Таким образом, для того, чтобы составить дополнение к расписанию или новое штатное расписание, может использоваться как действовавшая ранее форма № Т-3, так и оригинальный бланк, разработанный в организации.

Приказ и его содержание

Для того, чтобы изменения в штатном расписании, связанные с выведением из него должности, вступили в силу, необходим приказ руководителя организации.

Приказ включает в себя следующие моменты:

1. Номер, присваиваемый согласно правилам делопроизводства в организации.
2. Дата подписания.
3. Название («О внесении изменении в штатное расписание» или аналогичное).
4. Указание на основания, по которым вносятся изменения (хотя бы кратко).
5. Распоряжение об утверждении нового штатного расписания или же приложения к нему. Здесь же должно быть указано, с какого момента изменения вступают в силу.
6. Подпись лица, издавшего приказ.

• Скачать бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание
• Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
• Скачать бланк приказа об утверждении штатного расписания
• Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания

Автор статьи

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Следующая

ДругоеКак правильно составить жалобу: образец 2021 года

Отличная статья 0

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2021 год в 2020 году

Зачем нужен этот документ

Штатное расписание (или «штатка») составляется с момента создания организации и изменяется исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя. Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации и информацию о количестве сотрудников. Чтобы документ имел юридическую силу, требуется знать, как правильно составить приказ на утверждение штатного расписания, какими документами руководствоваться. Все правила и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

«Штатка», являясь одним из основных документов работодателя, включает сведения о структуре, количестве работников, фонде зарплаты. Необходимость изменения любого из этих элементов связана с разработкой и изданием обновленного формата, который утверждается новым распорядительным документом.

Когда составляют распоряжение на утверждение ШР

Это отправная точка, позволяющая использовать документ в учреждении. Бумагу необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция в соответствии со штатным расписанием, и размер дохода, определенный в «штатке».

В процессе осуществления планирования оформляют локальный распорядительный акт о введении в действие штатного расписания, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же документом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.

Как составить

Единая унифицированная форма приказа об утверждении штатного расписания отсутствует, поэтому работодатели формируют его в свободном формате.

Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.), так как главная цель — определить структуру, численность и размер заработной платы. Распорядительный акт подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.

Документ оформляется на стандартном бланке предприятия, утверждается работодателем и включает следующую информацию:

• количество работников;
• фонд оплаты труда;
• дата, с которой новое вводится в действие, а прежнее отменяется.

Уставом разрешено определить и другой порядок, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола). А вот на сайте организации, как правило, не размещается и через почтовые ресурсы (mail, др.) не рассылается.

Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров. Форма не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» ИНН 123456789, КПП 123456789, ОКПО 123456789 полное наименование организации ПРИКАЗ № об утверждении штатного расписания г. Москва 12.01.2021 В целях закрепления организационно-штатной структуры, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить штатное расписание ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» согласно приложению к данному приказу. 2. Ввести в действие штатное расписание ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» с 12.01.2021. З. Функцию по контролю за исполнением возложить на главного бухгалтера С.С. Сидорову. Приложение: штатное расписание. Директор Иванов И.И. Иванов С приказом ознакомлены Александрова Начальник отдела кадров А.А. Александрова Сидорова Гл. бухгалтер С.С. Сидорова

Когда составляют на изменение

Такое распоряжение издается, когда требуется закрепить нововведения:

• исключить вакансии или структурные подразделения из-за организационных перемен в деятельности учреждения;
• ввести новые вакантные единицы в случае расширения производств или увеличения числа услуг;
• сократить единицы;
• поменять оклады;
• изменить названия должностей или целых подразделений.

Оформить подобные изменения можно:

• разработав приказ об утверждении нового штатного расписания и отмене старого, указав дату введения в действие;
• утвердив новое.

Руководитель предприятия сам решает, какой способ выбрать.

Проводя процедуру сокращения штата или численности, работодатель не обязан вводить в действие новое штатное. Он вправе внести изменения в имеющееся. Это означает, что организация в процессе деятельности имеет одну «штатку» и приказами регулирует ее изменения.

Как составить распоряжение об изменении

Единый формат документа не утвержден. Работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную форму. В проект следует включить:

• дату введения изменений;
• названия новых подразделений или должностей;
• новое количество штатных единиц;
• размер оклада, доплаты и надбавки.

Изменения вводят:

• с даты издания приказа;
• с даты, обозначенной в приказе для введения в действие изменений.

Это значит, что изменения вводятся позже: к примеру, дата издания приказа — 10.06.2019, а изменения — с 01.07.2019.

Приказ подписывает руководитель.

Что делать после подписания

У работодателя нет обязанности знакомить работников с самим расписанием или с приказом о его утверждении, поскольку оно не является локальным нормативным актом, связанным с трудовой деятельностью. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность предусмотрена коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Как часто требуется утверждать новое расписание

Закон не требует ежегодно издавать приказ об утверждении. Но если в течение года в документ вносились изменения в виде дополнений, то в начале календарного года вводится новый вариант «штатки» — так удобнее в работе. Для бюджетных и некоммерческих организаций период, на который он утверждается, определяется собственником имущества и зависит от выделенного бюджета.

При введении нового варианта старый выводится из употребления. Требуется ли его хранить? Обязательно! В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) по месту разработки и утверждения, они имеют постоянный срок хранения.

В каких случаях утверждается новое штатное расписание. Как часто утверждается штатное расписание

Этот документ не требуется по закону. И все же это есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье мы разбираем важные вопросы: как заполнить штатное расписание, кто его должен утверждать и можно ли без него работать.

Из статьи вы узнаете:

Какое штатное расписание и зачем оно нужно

«Кадры решают все», — говорили в советское время, но не утратили своей актуальности в современном деловом мире.Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то кадровое обеспечение будет выполнять в ней роль скелета — структуры, на которой «строится» персонал: рабочие, менеджеры и менеджеры разных уровней.

Сколько компаний нужно всем сотрудникам? Сколько из них должны занять руководящие должности? Сколько требуется единиц? Каковы перспективы роста? Сколько должны платить все эти люди? Если вы задаете такие вопросы наугад, вести бизнес будет непросто.Но когда в организации есть штатное расписание, картина становится намного яснее. Итак, первая причина составления «штаба» — практическая, помогает:

• Сформировать четкую структуру предприятия.
• Набираем эффективную команду и всегда вовремя реагируем на появление вакансий.
• Управлять расчетом заработной платы и контролировать заработную плату.

Указание конкретных имен сотрудников необязательно. Штатное расписание — это структурный документ, на основании которого служба занятости пополняет штат сотрудников.При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

Как правильно оформить штат

Несмотря на то, что обязательных норм и моделей для составления СР нет, каждый, кто отвечает за этот документ, хотел бы увидеть конкретный пример правильного заполнения.

За основу уместно взять единую форму, утвержденную Госкомстатом России 05.01.2004. С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендуемые.То есть при необходимости любая компания может внести изменения в шаблон в соответствии с внутренними потребностями организации. Однако безопаснее и проще придерживаться ранее разработанных стандартов.

При разработке индивидуальной формы СР необходимо контролировать соответствие части второй статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.

Составление штатного расписания можно разделить на три основных раздела: заголовочная, основная и заключительная части. Рассмотрим подробно каждый раздел.

Шляпа

Вне зависимости от формата (в форме Т-3 или без) заголовок начинается с названия документа. В нашем случае это «Список сотрудников». Также необходимо указать все реквизиты компании:

• Наименование, в том числе организационно-правовая форма (ООО, ЗАО или другое).
• Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь также должны быть указаны даты: составление, утверждение, вступление в силу, истечение срока. Также стоит учесть штамп одобрения.

Обратите внимание: единая форма не предусматривает строгого формата согласования, поэтому следует руководствоваться действующими государственными стандартами заполнения штампа согласования. Подробнее об утверждении СР читайте в статье ниже. Чтобы разобраться со всеми нюансами составления на практике, скачайте образец документа.

Пример заполнения штатного расписания

Основная часть

По единой форме данный раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:

• Графа 1 : Название единицы (с заглавной буквы).
• Колонка 2 : Код объекта (должен быть взят из документа организационной структуры).
• Колонка 3 : Заголовок и код должности. Если в отделе несколько специалистов, лучше указать их в нисходящей иерархии — от менеджеров до рядовых работников. Если есть требования к квалификации или званию — укажите.
• Колонка 4 : Количество вакансий по каждой позиции. Суммирующие ставки и ставки на неполный рабочий день суммируются в этом столбце.Например, если в отделе 3 сотрудника, занятых неполный рабочий день, и один сотрудник, работающий полный рабочий день, значение столбца будет 2,5.
• Графа 5 : Тариф нетто или заработная плата.
• Пункты 6–8 : Данные о страховых взносах и типах финансовой мотивации, если таковые имеются.
• Столбец 9 : Окончательная ведомость заработной платы. Для расчета умножьте число из столбца 4 на сумму значений из столбцов 6,7 и 8. Этот столбец необходимо заполнить, даже если вознаграждение смешанное или нетарифное.
• Графа 10 : Примечания и примечания, если таковые имеются.

Заключительная часть

Здесь, как правило, находятся подписи ответственных за подготовку и выполнение «штаба». Например, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. В официальном виде нет места для печати, поэтому ставится на усмотрение руководителя.

Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить СР колонкой «Сроки выполнения работ.Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с указанными в государственных классификаторах и других нормативных актах. Если штатное расписание составлено и утверждено, наименования должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.

Кто составляет штат в организации

Вопрос о том, кто должен разрабатывать СР, — один из самых частых на кадровых форумах. И это неудивительно, ведь законодательно утвержденных нормативов в отношении государства нет.Важно то, что здесь кадровые вопросы сочетаются с финансовыми проблемами. Поэтому логично, что кадровый состав организации и наименования должностей прописывают специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры должны заниматься графиками, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов. В небольших компаниях главный бухгалтер часто берет на себя все задачи по составлению СР.

Когда будет сформировано штатное расписание

Оптимальный вариант — оформить и утвердить сразу после основания компании.Если по каким-то причинам этого не было сделано, составить такой график никогда не поздно.

Не существует установленной законом частоты для составления SR. По усмотрению руководства это можно делать раз в год, а также чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляется ежегодно, на этапе планирования следующего года. В этот период при необходимости в него вносятся изменения, подтверждая их соответствующими заказами.

Специалисты рекомендуют закрепить форму СР, а также порядок и периодичность ее обновления отдельным локальным нормативным актом.

Как утвердить

Штатное расписание утверждает руководитель компании или сотрудник, имеющий такие полномочия (это должно быть указано в учредительных документах). Необходимо оформить соответствующий приказ, а в документе в штампе согласования проставить информацию о заказе: его номер и дату вступления в силу.

Срок хранения

Как и другие организационно-распорядительные документы компании, ШР имеет определенный срок хранения. Чтобы определить, как долго следует хранить этот документ, обращаемся к приказу Минкультуры №558 от 25.08.2010. Имеет несколько позиций:

• Хранится постоянно, если разработана на том же предприятии. Если на стороне, то срок хранения всего 3 года.
• Проекты и рабочая документация по оформлению такой документации — 5 лет.
• Внутренняя корреспонденция, связанная с изменениями в СР, должна поддерживаться в течение 3 лет после принятия этих изменений.
• Смежный документ (штатное расписание) должен храниться 75 лет.

Чтобы узнать, какие профессии существуют и сколько сотрудников получают нанятые ими, нужно посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии; в нем фиксируется не только заработная плата, но и количество сотрудников, необходимое для деятельности. Учитывая важность документа, мы заполняем штатное расписание на 2019 год по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 является локальным нормативным актом, закрепляющим его организационную структуру на предприятии.

А также список профессий, которые существуют в компании, с указанием количества людей, необходимых для деятельности. Фактически, документ полностью состоит из таблицы, в которой данные сгруппированы по отделам.

В нем отражается заработная плата за календарный месяц с разбивкой по составным частям. На основании этих показателей определяются затраты компании на наем рабочей силы, составляются различные планы и принимаются важнейшие решения в области управления компанией.

Руководствуются штатным расписанием при вводе данных о сотрудниках — в этом соглашении должно быть указано название профессии сотрудника, соответствующей строго утвержденному штатному расписанию, а также определенная заработная плата.

На основании этого документа специалист по кадрам также может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сравнить информацию из штатного расписания с фактическим количеством нанятых сотрудников. Если есть необходимость на предприятии, инспектор по кадрам подает заявление в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет этот локальный акт как часть обязательных стандартов, которые должны быть в каждой компании. Однако, если компания решит проводить процедуры, установленные государством (например, увольнение с целью сокращения штата), то штатное расписание должно существовать.

Кроме того, другими локальными актами компании может быть предусмотрено ее обязательное присутствие в компании. Это в первую очередь относится к ним. А также необходимость наличия штатного расписания на предприятии может быть установлена ​​путем ссылки на него в трудовом договоре с работником.

При этом каждый руководитель должен помнить, что его компания может нести ответственность не за нехватку кадров, а за неправильное ее оформление.

ООО и ИП — кто должен составлять штат?

Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия профессии, указанной в договоре, и соответствующей заработной платы штатному расписанию хозяйствующего субъекта.

Из этого можно сделать вывод, что штатное расписание должно быть в компании или у предпринимателя, если у них есть трудовые договоры.

Таким образом, если индивидуальный предприниматель работает самостоятельно, не нанимая сотрудников, он не должен составлять штатное расписание. Привлечение к ним исполнителей по гражданско-правовым договорам также не потребует исполнения этого локального акта.

ООО и другие организационные формы юридического лица, имеющие как минимум договоренность с директором компании, должны уже разработать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях в основном возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые выполняют ряд мероприятий по определению затрат на рабочую силу для каждой профессии, указанной в этом законе.На основании полученных исследований определяется необходимое количество сотрудников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если количество работников на предприятии невелико, эта обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил относительно штатного расписания, за исключением того, что указанная в нем должность или профессия должны соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель прописывает в трудовых договорах, составляемых с каждым сотрудником.

• Рекомендуется придерживаться штатной формы, установленной Росстатом (форма Т-3).
• Утверждение местного акта осуществляется по распоряжению руководителя.
• Допускается оформление штатного расписания на нескольких листах, при этом не обязательно их зашнуровать и скрепить подписью и печатью. Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях отраженные в штатном расписании профессии обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а в документах помимо наименования должны быть отражены их коды (например, наличие профессий с опасные и вредные факторы).
• Наличие на штатном расписании корпоративной типографии необязательно.
• При изменении штатного расписания, если они незначительны, можно просто оформить приказ на эти корректировки, а штатное расписание оставить без изменений.

Далее идет номер текущего штатного расписания. Его необходимо назначить исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Далее следует дата составления этого расписания.

Далее записывается дата, с которой документ вступает в силу.Он может быть похож на дату составления или появиться позже. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день составления документа.

Справа от этого поля находятся графики, в которых записывается информация о заказе, которым утвержден документ (его номер и дата), а также общее количество сотрудников в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Таблицы структурных единиц счетчика должны содержать наименование подразделения в соответствии с разработанной организационной структурой.В том случае, если наряду с письменным обозначением отделения вводится еще и цифровое, его следует указать в следующем столбце.

Как правило, код формируется из цифр или первых букв названия отдела. Однако, если компания имеет несколько филиалов или обособленных подразделений, то код города, код региона и т. Д. Также могут быть включены в код отдела.

В столбце «Должность» необходимо записать название постов, которые есть в компании.Очень важно организовать структуру документа таким образом, чтобы после указания названия объекта в предыдущем столбце в столбце указывались его позиции.

Рекомендуется в названиях постов руководствоваться справочником OKKDTR. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным. При этом бюджетные учреждения обязаны заполнять штатное расписание должностей только из этого справочника, а также дополнительно указывать категорию или класс сотрудника.

buffprofi

Важно! Коммерческая компания обязана указать ранг и класс тех должностей, которые вредны или опасны. Этот факт важен при установлении льготного стажа работы и времени для досрочного выхода на пенсию.

В столбце «Количество штатных единиц» вводится количество сотрудников, которые будут приняты на эту должность. Если также предусматривается прием на работу по совместительству, то их количество записывается дробными числами, соответствующими размеру оплачиваемой ставки — например, 0.5.

IN в графе «Размер заработной платы» фиксируется заработная плата, которую работник будет получать за время работы на данной должности. Необходимо помнить, что точно такая же заработная плата фиксируется в трудовом договоре с работником.

Также следует учесть:

• Если на предприятии или применительно к данной должности принята сдельная форма оплаты, то сумма выручки, полученная путем умножения тарифной ставки на объем произведенной продукции за месяц, составляет записано в этой колонке.
• Если для этой должности введена почасовая оплата, то в этом столбце можно записать размер заработной платы за один час. После этого в той же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать — «Почасовая оплата», а также сделать ссылку на административный документ, устанавливающий данную функцию.

Ниже приведены несколько столбцов, объединенных одним подзаголовком «Премиум». Здесь нужно записывать информацию о различных поощрительных выплатах, если таковые имеются, которые установлены Положением о заработной плате, Положением о бонусах или другими внутренними актами.Размер премии может фиксироваться не только фиксированной суммой, но и в виде процента, коэффициента и т. Д.

В столбце «Итого» указывается общий фонд оплаты труда по данной должности. Он рассчитывается как произведение заработной платы на количество штатных единиц.

IN в столбце «Примечание» необходимо ввести различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания на какую-либо должность есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в этой графе.

Документ дорабатывается путем подсчета и указания общей численности персонала и общей заработной платы.

После этого полностью подготовленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и сотрудником отдела кадров, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработайте документ

В первую очередь необходимо определить все потребности организации в штатных единицах для составления предлагаемого штатного расписания.

Если компания согласилась с тем, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается заново, то нумерация штатного расписания может проводиться по тому же принципу. Более того, это будет наиболее уместно, если изменения в штатном расписании будут массовыми каждый год — это позволит сэкономить на большом количестве документов в будущем.

Внимание! Если вводится новое штатное расписание, то желательно включить в него пункт об отмене старого, которым до этого времени руководствовалась кадровая служба.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все сотрудники, принятые в компанию, должны быть ознакомлены с содержащимися в ней локальными нормативными актами, влияющими на трудовую деятельность. Этот документ не влияет напрямую на трудовую деятельность и, по словам Роструда, знакомить сотрудников с ним не нужно.

Внимание! Если в трудовом или коллективном договоре заработная плата сотрудников устанавливается на основании штатного расписания, утвержденного компанией, то с ним должны быть ознакомлены все сотрудники.Для этого можно подать заявку.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Этот документ должен оставаться актуальным всегда. Поскольку штат периодически запрашивается при проверках государственными органами, необходимо своевременно вносить в него изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет напрямую зависеть от того, сколько изменений необходимо отразить в документе:

• Если их много, то проще полностью отменить старое штатное расписание и ввести новый документ, в котором учтены все необходимые изменения.
• Если количество правок, которые нужно внести в штатное расписание, невелико, то ответственному сотруднику лучше всего оформить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно вы можете выделить следующие ситуации, в которых вы хотите внести изменения в документ:

• Создание новых отделов или отделов;
• Организация новых должностей;
• Изменить название существующих постов;
• Изменение заработной платы или ставок сотрудников;
• Закройное отделение, блок, штатный аппарат.

Если изменение штатного расписания влечет за собой изменение условий работы сотрудника (изменение заработной платы, должности и т. Д.), Необходимо сначала получить от него письменное согласие. А после введения нового документа в действие с сотрудником составляется дополнительное соглашение к договору, в котором учитываются все внесенные изменения.

Новый порядок нужно ввести всем тем сотрудникам, которые в дальнейшем будут заниматься подготовкой необходимых документов.Вы также можете добавить в список ознакомления тех сотрудников, на которых непосредственно повлияют внесенные изменения.

Если в приказе вводятся новые должности, то необходимо указать их наименование, а также количество организованных единиц персонала. Этот документ принимается немедленно, если он не затрагивает интересы кого-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе необходимо записать наименование, количество отображаемых единиц штата и дату введения приказа в действие.Следует помнить, что процесс сокращения — длительный процесс, в котором необходимо своевременно уведомлять как самих сотрудников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых лиц. Также закон определяет типы работников, которые не могут быть сокращены.

Периодичность составления документа и срок хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действует на протяжении всего этого периода.Однако, если организация небольшая, а движение государства в ней очень редкое, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После внесения изменений в штатное расписание предыдущий документ теряет силу и становится недействительным. Однако какое-то время его следует хранить на предприятии, потому что проверки, как правило, затрагивают несколько предыдущих периодов. И это обычно до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, согласно которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве не менее 3 лет с момента завершения мероприятия.Это же правило распространяется и на документы, по которым были внесены изменения в штатное расписание.

Персонал — нормативный документ , предназначенный для планирования производственных процессов и регламентирования кадровых изменений. Как часто нужно его составлять, чтобы регулятор труда не терял своей актуальности?

Подробные разъяснения по существу составления штатного расписания, его целевому назначению, форме и способам содержания прописаны в ТК РФ, в частности, в 57 ст.

В рамках данного документа указывается, что должность сотрудника или его профессия по определенному профессиональному показателю в двустороннем соглашении о труде и укомплектовании персоналом должна быть точно такой же .

Подобные правила и требования отражены в Письме Роструда, рекомендованном к применению с 2014 года. В нем говорится, что график должен составляться с интервалами, определяемыми потребностями конкретной организации .

Чем грозит отсутствие

Документ обычно проверяют налоговые инспекторы и инспекторы труда.Его отсутствие регулируется ТК РФ как административное правонарушение, влечет наложение штрафов в размере от до 5000 рублей, физических лиц и до 50 000 рублей, юридических.

Без его наличия будет невозможно представить доказательную базу обоснованности увольнений, юридическое обоснование сокращения штата и других спорных вопросов, решаемых в суде.

Разработка, порядок согласования и сроки

Что касается разработки проекта и лиц, уполномоченных им заниматься, закон однозначного определения не дает .Это может сделать сам руководитель, который также может поручить разработку бухгалтеру или другим уполномоченным сотрудникам, компетентным в этом вопросе.

В рамках своих обязанностей они могут участвовать в процессе. HR и юридические отделы .

Алгоритм составления в соответствии с утвержденными графами:

1. Заголовок — прописывается название структурного подразделения внутри внутренней иерархии.
2. Код объекта — назначается директором.
3. Профессия работника в рамках единого тарифного классификатора.
4. Количество сотрудников . Если есть вакантные должности, эту информацию тоже нужно отразить в коде.
5. Заработная плата — тарифная ставка должностного оклада, надбавок, надбавок, надбавок и компенсаций с указанием общей денежной суммы выплат в рублях.
6. Записки заполняются на внутреннее усмотрение с учетом специфики предприятия.

Подписывает документ исполнительный директор , но подтверждает свое распоряжение исполнительный директор . Печать возможна, но не обязательна.

Срок действия документа не имеет ограничений по времени, пока этого не потребуют текущие кадровые изменения. Срок действия хранилища истек, на 3 года в архиве компании.

Как часто делать

Штатная численность учреждения — , основной показатель , характеризующий временной период его действия в исходной версии.

Обычно каждая новая версия выпускается с интервалом календарного года . Если предполагаются преждевременные кадровые перестановки, характер и количество единиц изменяются, вы можете в любое удобное для этого время вносить дополнения.

Сроки внесения поправок регулируются любой отчетный период , цикл в 12 месяцев или на время, приходящееся на первый день нового периода, например, на 6 месяцев или квартал.

Из этого следует, что при смене профессии работника размер оплаты труда может быть неограниченное количество раз — такие действия не запрещены законом .Но необходимость оставить новый штат на фоне событий — мера обязательная и принудительная.

Если в кадровой политике ничего не изменилось, кадровый код можно оставить без изменений. При этом внесение изменений после кадровых перестановок считается серьезным нарушением и влечет административную ответственность.

Что делать после утверждения проекта

После утверждения документа проект, по сути, должен стать основным рычагом регулирования всех кадровых вопросов на производстве .

При правильной доработке его наличие сделает учетный процесс более оптимизированным и мобильным.

С момента утверждения и запуска механизма действия любые изменения должны четко отображаться в исходной версии кода путем внесения изменений, дополнений и дополнений.

Это касается:

• реорганизационная деятельность;
• оптимизация штатного расписания подразделения;
• сокращение или, наоборот, расширение штата;
• обновлений нормативно-правовой базы.

Все нюансы продублированы в других источниках кадрового учета:

• личные трудовые книжки работников;
• кадровых карт.

При этом коллективный договор обязателен (в письменном подтверждении данного решения).

Иногда необходимые записи вносятся в трудовой договор как дополнительное соглашение к основной форме, например, сведения о новой должности, заработной плате.

Если о таких нововведениях сотрудник должен быть уведомлен заранее — по закону на это отводится 60 дней , то эта информация вносится в график и все сопутствующие документы на стадии его официального утверждения руководителем.Главное требование в этом случае — своевременность записи .

Процедура модификации

Все дополнения и поправки к ранее существовавшему кодексу персонала должны сопровождаться внутренним распоряжением или приказом .

Изменить алгоритм после :

1. Полностью обновлено все штатное расписание. Новый документ имеет иную номенклатурную регистрацию, присвоенную приказом по основным видам деятельности предприятия.
2. Поправки слишком малы. При этом содержание кодекса остается прежним, а все нововведения прописаны во внутреннем приказе о функционировании учреждения. Важно, чтобы его название отражало суть его миссии, например, «О внесении дополнений в штатное расписание».

Особенности для ООО

ООО «

» — наиболее распространенный вид деятельности. Принцип составления штатного расписания практически не имеет существенных отличий от его типового исполнения.

Желательно применять типовой бланк формы Т-3 . Более того, каждый директор такой организации уполномочен разработать такой вид документа, с которым ему будет удобно работать.

Основное правило — правильно заполнить заголовок штатного кода, подробно прописать наименование, составной пакет бумаг, на основании которого осуществляется деятельность, а также код ОКПО.

Если у ООО филиалов , они работают по общему графику, лично для каждого его подразделения документ составлять не нужно.Достаточно просто предоставить им копии и довести содержание до заинтересованных должностных лиц.

Административная ответственность за такие формы деятельности распространяется в той же степени, что и за другие организации.

Вся информация о штатном расписании представлена ​​в данном руководстве.

Штатное расписание — это штатный план. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № Т-3, которая используется для его составления, носит рекомендательный характер.Однако на практике укомплектование персоналом необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с контролирующими органами. Сегодня мы разбираемся во всех аспектах его подготовки и управления.

Чем грозит нехватка кадров?

Штатным сотрудникам обычно предлагается проводить трудовые и налоговые проверки во время проверок. Его отсутствие трактуется как нарушение трудового законодательства и охраны труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуется от 1 до 5 тысяч рублей, а организация — от 30 до 50 тысяч рублей (ст.27 КоАП).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать обоснованность увольнения. Также будет невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно было бы предложить уволенным работникам (работодатель обязан предложить другие рабочие места по сокращению по ст. 179 ТК РФ. ).

Кто и как должен формировать и поддерживать штат?

По большому счету, составление штатного расписания является священной обязанностью экономиста по труду отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России №

). 37 от 21 августа 1998 г.). Однако на самом деле штатное расписание составляют бухгалтеры, кадровики и юристы.Официально ответственными за штатное расписание несут руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание можно составлять на любой период, но обычно это делается на год. Чтобы эта процедура каждый раз проходила гладко, стоит описать ее в Руководстве по ведению документации:

№

• указать условия и правила разработки и внесения изменений;
• форма приказа об утверждении штатного расписания;
• отвечает за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых составляется штатное расписание;
• сотрудников, с которыми необходимо согласовать проект штатного расписания и изменения в него.

В какой форме оформлять штатное расписание?

Персонал — это локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал. График составлен по форме № Т-3 (Постановление Госкомстата РФ № 1 «Об утверждении единых форм первичных учетных документов по учету и оплате труда» от 5 января 2004 г.) , который носит рекомендательный характер. Его можно адаптировать к потребностям компании.Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму № Т-3, так как она содержит все необходимые данные.

Как заполнить форму № Т-3?

Заполняем реквизиты формы следующим образом:

Название компании должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и название на иностранном языке. Если есть сокращенное название, оно указывается в скобках, а за ним следует полное название.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Дата подготовки в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Срок действия. Указывается, как долго будет действовать штатное расписание и с какой даты оно вступает в силу.

Заполните столбцы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем.Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания количества сотрудников подразделения.

Если предоставление льгот зависит от наименования единицы, необходимо указать наименование единицы в соответствии с отраслевыми классификаторами опасных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения. Также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной значимости.При отсутствии классификатора коды могут быть присвоены единицам, расположенным в алфавитном порядке или по другому принципу.

Должность (специальность, профессия), звание, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная с заголовка, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих есть профессия, у служащих есть работа (п. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество сотрудников Указывается для каждой должности или профессии.Если предусмотрена работа по совместительству, это указывается соответствующими долями (например, 0,5; 2,75 и т. Д.).

Ставка тарифа, заработная плата указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и др.). Размер заработной платы должен быть указан в рублях. или в процентах, соотношениях и т. д. От практики указания зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено; ТК РФ касается только обязанности работодателя выплачивать заработную плату в рублях.То есть зарплата просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика свидетельствует о наличии нарушения.

ТК РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю устанавливать размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), поскольку в ч. 1 ст. 131 ТК РФ касается выплаты заработной платы только наличными деньгами в валюте Российской Федерации (в рублях). Но согласно части 3 статьи 129 ТК РФ тарифная ставка и заработная плата имеют фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора.А поскольку размер зарплаты всегда учитывается по текущему курсу, падение доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В столбцах 6-8 указаны поощрительные и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

На графике Итого показывает общую сумму столбцов 5-8 (заработная плата и надбавки), умноженная на количество единиц персонала.

Примечание заполняется, если информация в столбцах формы неоднозначна и требует пояснения.

Подписи на проекте штатного расписания ставятся руководителем и главным бухгалтером.

Не забудьте указать номер документа в соответствующем столбце формы.

Проект штатного расписания готов, что дальше?

Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основным видам деятельности. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общая штатная численность и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации заказов на основную деятельность.Регистрационный номер прикреплен к заказу. Далее заказ и кадры отправляются на неограниченное хранение, как правило, вместе с другими заказами по профильной деятельности.

Как внести изменения?

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то в него также вносятся изменения приказом. Дата выдачи распоряжения на изменение и дата вступления в силу изменения обычно не совпадают. Если изменения незначительны, оформляются поправки в расписание, а если масштабные, составляется новое штатное расписание с новым приказом для его утверждения.

Изменения в штатном расписании обычно затрагивают сотрудников, поэтому следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их использования требуется согласие сотрудников, соблюдение сроков оповещения персонала и т. Д.

Внимание: ознакомление работника с приказом об изменении штатного расписания не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Давайте посмотрим, как отразить изменение заработной платы сотрудников. Работодатель обязан в течение двух месяцев известить персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание.В приказе указываются должности, новые заработные платы и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовой договор, знакомятся с приказом под подписью.

Затем заключают дополнительные соглашения с сотрудниками. Недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения заработной платы — нужно указать причины (согласно статьям 22 и 132 ТК РФ заработная плата сотрудника зависит от квалификации, сложности выполненных работ, количество и качество затраченного труда).В противном случае от работника, например, могут потребовать доплату за предыдущие периоды, в которых он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Внимание: уменьшить размер заработной платы в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ возможно только при изменении организационных или технологических условий труда. Например, при принятии новой политики управления персоналом, при модернизации производства, сокращении объемов выпуска и реорганизации производства.

Однако для такого маневра положение и квалификация работника не должны изменяться, работодатель должен доказать, что условия, определенные трудовым договором, не могут быть соблюдены, а непринятие решения о снижении заработной платы приведет к массовому сокращение штата.Аргументов в виде снижения спроса на услуги или товары или падения прибыли недостаточно.

— необходимая часть процедуры введения нового документа, регулирующего структуру и персонал предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Этот приказ относится к административной документации компании и должен выполняться по определенным правилам.

ФАЙЛОВ

В документе четко прописано:

• структурных единиц,
• должностей
• количество сотрудников,
• своих условий труда (график, заработная плата и т. Д.).).

При этом, что касается коммерческих организаций, они вправе присвоить должности любые наименования, но государственные учреждения обязаны руководствоваться специальными классификаторами при определении должности.

В документе указываются как занятые, так и вакантные доли, учитываются работники, работающие по совместительству, и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается сотрудников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда, то в документе они обычно не упоминаются.

Исходя из штатного расписания, внутри организации решаются не только кадровые вопросы, но и в определенной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила его составления, утверждения и действительности. Не забывайте, что в некоторых случаях кадры могут стать доказательством при рассмотрении дел в инспекции труда и в судах.

Порядок утверждения штатного расписания

1. Перед составлением и утверждением данного документа руководство компании анализирует и принимает во внимание имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
2. Затем пишется заказ на составление штатного расписания, составляется документ (основная его часть обычно оформляется в виде таблицы).
3. Утверждено по специальному заказу.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание становится окончательным.

Можно ли поменять штатное расписание

Штатное расписание обычно составляется на достаточно длительный срок — чаще всего на год и даже больше. Обычно он формируется в конце или начале календарного года, в зависимости от потребностей или планов предприятия.Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением / сокращением штата, переименованием должностей и т. Д.) В него в любое время могут быть внесены различные исправления, для чего, например, также составляются соответствующие приказы. Более того, если изменения серьезные, например, идет полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением изменений в текущий документ, а создать новый.

Кто делает заказ

Обычно на предприятиях за написание приказов от имени руководства отвечает один из рядовых сотрудников, обладающих определенными знаниями и навыками в создании таких документов.

Обычно это юрисконсульт, специалист по кадрам или секретарь.

Но, независимо от того, кто выполняет эту функцию, приказ должен быть одобрен директором компании.

Внедрена разработка приказа об утверждении штатного расписания

Сегодня приказ об утверждении штатного расписания не имеет единого образца, поэтому может быть написан в произвольной форме или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике.При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делом для таких документов. В частности, заказ обязательно должен содержать:

• номер и дата составления,
• название компании,
• ссылка на фундамент,
• суть приказа (указать четко и лаконично, используя формулировку вида «штатное расписание утверждаю»),
• номер и дата этого расписания,
• день его вступления в силу.

При желании вы можете дополнить информационную часть приказа информацией о прописанной в нем численности штатных единиц и фонде оплаты труда.

В заключение нужно установить лиц, ответственных за исполнение заказа (обычно это штатный сотрудник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание должно быть включено в текст в качестве приложения к настоящему документу.

Правила исполнения заказа

Заказ также можно оформить максимально удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

В этом случае форма должна быть подписана руководителем компании.

Печать на документе не требуется, так как это относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать штампы и штампы в своей деятельности.

Приказ обычно выдается в единственном экземпляре , который в течение срока действия содержится в одном месте с другими нормативными правовыми актами и распорядительными документами.После утраты актуальности оно передается на хранение в архив организации, где лежит установленный законом срок, после чего распоряжение может быть ликвидировано.

Как часто может меняться штатное расписание. Приказ об изменении штатного расписания

В любой организации существует сводный локальный акт, характеризующий текущую структуру наемного персонала — штатное расписание. Хотя этот документ упоминается в статьях Трудового кодекса, и Министерство труда считает его наличие необходимым, законодательством не устанавливается периодичность обновления штатного расписания.

Как часто делают кадровые

Впервые данный внутренний документ готовится компанией при организации деятельности и найме первых сотрудников. При необходимости создайте или создайте новый документ. Периодичность замены такого локального нормативного акта зависит от нескольких причин:

• изменения законодательства;
• финансовое положение компании;
• планирование деятельности;
• размер компании;
• количество внесенных изменений;
• результатов;
• ошибок компиляции;
• комментариев контролирующих органов.

В локальных нормативных актах общества, регулирующих трудовые отношения, можно указать, как часто следует утверждать новое штатное расписание, обоснование внеплановой замены этого документа и порядок создания и введения в действие нового штатного расписания.

При незначительных изменениях штатное расписание нельзя заменить новым документом, а оформить приказ о замене отдельных должностей в нем.

Например, переименование одной группы должностей или изменение компонента заработной платы двух сотрудников не будет служить причиной незапланированной замены одного графика на другой.В такой ситуации достаточно приказа о внесении изменений в текущий документ.

В то же время, если были внесены некоторые незначительные изменения, а нынешняя структура наемного персонала уже немного похожа на утвержденное штатное расписание, необходимо заменить его новым локальным законом.

Периодичность утверждения штатного расписания также зависит от размера компании. В небольших фирмах с количеством сотрудников в пределах 10-15 человек структура штата не меняется годами.Поэтому в малом бизнесе достаточно на два-три года утвердить этот локальный акт, а затем заменить его новым.

Крупные корпорации с большим количеством сотрудников чаще подвержены изменениям в структуре персонала, слиянию или выделению новых сфер деятельности, а также расширению рынков товаров и услуг. Поэтому штатное расписание утверждается ежегодно.

Как часто утверждается штат при изменении законодательства

В этом случае все также зависит от значимости изменений.Изменение названия одной или нескольких должностей в связи с введением нового национального классификатора профессий не влечет за собой необходимости утверждения нового штатного расписания. И это может стать поводом для создания новой штатной структуры, в том случае, если большое количество сотрудников в организации имеют базовую (официальную) заработную плату в размере минимальной заработной платы.

Причиной замены старого штатного расписания могут быть результаты специальной оценки рабочих мест.

Например, согласно отчету комиссии SUTE, компания определила рабочие места с высоким влиянием негативных факторов на организм человека.

В таких случаях, помимо обязательных мер по защите работников, для персонала устанавливаются также специальные надбавки, что является изменением структуры оплаты труда. В этом случае необходимо заменить действующее штатное расписание и добавить информацию об изменении заработной платы отдельным сотрудникам в новый документ.

Другие причины утверждения нового штата

Влияет на изменение структуры наемного персонала и финансовых показателей компании.Резкое ухудшение экономического положения компании становится поводом для оптимизации количества сотрудников, объединения нескольких подразделений в одно или сокращения количества нанятых сотрудников. При таких изменениях не обойтись без обновления текущего штатного расписания; необходимо составить и утвердить новый локальный нормативный акт.

Штатное расписание, отражающее текущую структуру штата и обосновывающее сокращение количества сотрудников, является необходимым документом для аргументации законности изменений в случае возникновения конфликтных ситуаций и жалоб.

Уволенные сотрудники могут отстаивать свои права и оспаривать законность сокращения в различных случаях. При рассмотрении жалоб нехватка персонала, наличие устаревшей информации или ошибки в ней могут повлечь за собой штрафные санкции для работодателя.

Еще одна причина для замены текущего графика — расширение компании, увеличение объема предоставляемых продуктов или услуг и выход на новые рынки. В этом случае данный локальный нормативный акт может изменяться как в плановом порядке, так и вне утвержденной периодичности его замены.Если о таких изменениях в деятельности компании известно заранее, то новые должности и подразделения могут быть добавлены в штатное расписание при ежегодной подготовке этого документа. Более того, при появлении возможностей для развития компании в течение года у руководства бизнеса появляется возможность оперативно заменить устаревший документ на новое штатное расписание.

При планировании мероприятий и составлении штатного расписания на новый период в него вводятся не только существующие должности, но и сметные вакансии с указанием сроков увеличения количества сотрудников.

Причиной внепланового утверждения штатного расписания также являются обнаруженные в нем ошибки и комментарии контролирующих органов. В большинстве случаев дождаться начала нового календарного или учебного года и составить штатное расписание с учетом этих факторов не представляется возможным. Если в ходе аудита компании выявляются ошибки и недостатки, то на их устранение дается определенный срок, как правило, до 1 — 2 месяцев. Если новое штатное расписание не будет принято, на компанию могут быть наложены штрафы за несоблюдение требований трудового законодательства.

Штатное расписание должно отражать текущую структуру наемного персонала. С небольшими изменениями этот документ нельзя утвердить новым, но можно сделать заказ на замену отдельных пунктов в нем на новые. В этом случае лучше запланировать периодическую замену текущего расписания на новое. Однако по каким-то причинам может возникнуть необходимость внеплановой разработки и утверждения нового штатного расписания. Такие основания для замены существующего документа могут варьироваться от принятия нового законодательства до результатов проверок или СПК.

Предприятие — живой организм, поэтому график и график работы необходимо корректировать. Такой документ, как штатное расписание, не исключение. Необходимость его изменения (переименование должности, добавление или сокращение) обусловлена ​​рядом причин: реорганизация структуры, изменение фонда оплаты труда, модернизация или спад производства. У этого есть свой собственный порядок действий и типичные схемы приказов.

Кадровое обеспечение — основа предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для проведения конкретных преобразований на предприятии.Речь идет не только об изменении графика работы, ведь при любых изменениях в системе очень важно учитывать продуктивность и продуктивность сотрудников — эти показатели не должны быть ниже предыдущих за тот же период.

Избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий контролирующих органов, руководство компании сможет, если ответственно отнесется к процессу обработки изменений в состоянии.

При изменении штатного расписания выдается соответствующий приказ.

На основании каких кадровых изменений

Изменения в штатное расписание вносятся в следующих случаях:

1. Преобразование (модификация) компании, требующая исключения определенных должностей или введения новых.
2. Сокращение объемов деятельности при необходимости сокращения количества штатных сотрудников.
3. Развитие бизнеса, которое влечет за собой набор новых сотрудников.
4. Увеличение или уменьшение фонда заработной платы.
5. Реорганизационные процессы на предприятии.
6. Исправление названий должностей.

Этот список не ограничивается представленными случаями, но именно они наиболее часто встречаются на практике.

Существуют ли исключения и ограничения из закона?

Нормативные требования, представленные Трудовым кодексом, касаются причин, по которым качество и численность персонала могут быть изменены.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (вид деятельности, производство товаров или услуг, технология производства и т. Д.)), каждая компания имеет право вносить любые корректировки и изменения в условиях ситуации.

Кто должен формировать штат и вносить изменения

В законодательстве четко не указано, кто должен быть вовлечен в укомплектование кадрами. Так или иначе, каждый может участвовать в укомплектовании кадрами. Даже рядовые сотрудники имеют право ходатайствовать о необходимости отмены и введения ставок, перевода на другую должность. Технически штатное расписание — это то, на кого руководство возложило такое обязательство. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. На малых предприятиях кадровым составом занимается сам учредитель.

Как внести изменения в штатное расписание

Порядок и выполнение заказа будет незначительно отличаться в зависимости от того, почему внесены изменения.

Повышение и понижение заработной платы

Первичным основанием для внесения заработной платы сотрудников компании в правовое поле является публикация соответствующего приказа, в котором должно быть указано:

1. Перечень должностей, по которым будет производиться повышение заработной платы.
2. Размер новой зарплаты (конкретно по каждой должности).
3. Точная дата изменения.

Обе стороны трудовых отношений подписывают к трудовому договору соглашение о повышении заработной платы, на основании которого выдается приказ. Многие руководители используют единую форму, но трудовое законодательство позволяет оформить этот документ в приемлемой для предприятия свободной форме с учетом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты труда, являются одной из основ трудовых отношений.Работодатель должен придавать этому большое значение, особенно с точки зрения соблюдения требований законодательства. Исходя из этого, после документального подтверждения увеличения заработной платы сотрудников следует внести соответствующие корректировки в трудовой договор. Те, кого коснется изменение, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

В случае снижения заработной платы, конечно, отношения субъектов существенно усложняются. Уменьшение оплаты труда без согласия работника в случаях, вызванных определенными технологическими или экономическими причинами, может считаться законным.Хотя сокращение этого фактора не утешает сотрудника.

Нередки случаи, когда руководитель ведет себя некорректно, предлагая принудительно заключить дополнительный трудовой договор о снижении заработной платы. И делает он это, превышая свои полномочия и пользуясь своим служебным положением. Если сотрудник не согласен, руководитель позволяет себе пригрозить ухудшением условий труда или даже увольнением. Такие дела однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, конечно же, являются поводом для подачи иска.Такие моменты обостряют трудовые споры и доводят их до такого уровня, когда по-другому разобраться с ними невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация персонала: трудоустройство, увольнение и замена

В период реорганизации в штатное расписание вводятся новые должности, а те, которые не представляют интереса для предприятия, исключаются. С новыми постами вопрос ясен, потому что сейчас достаточно людей, которые хотят их взять. Но с сокращенными или уволенными работниками все намного сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить памятку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному сотруднику выплачивается выходное пособие — среднемесячный заработок за два месяца с момента увольнения.

В целях сокращения количества сотрудников необходимо указать следующие данные:

1. Список сокращенных должностей.
2. Точная дата сокращения.

Очень важный момент, который работодатели должны учитывать, — это категория работников, которую нельзя сокращать.

При переименовании должностей руководитель также должен письменно уведомить сотрудника за 2 месяца до внесения изменений (ст. 74 ТК РФ).

Наличие вакансий — самый безболезненный выход при сокращении, потому что работодателю не придется испытывать ненужные негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы.Если вакансии попадают под сокращение, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Видео: консультации юриста по увольнению; категории лиц, которые не могут быть сокращены

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит следующую информацию:

1. Должность. Если представлен целый отдел, указывается его название и список должностей.
2. Точная дата вступления изменений в силу.

В этом случае момент публикации заказа совпадает с временем регулярных нововведений. Это возможно, потому что данные изменения не влияют на судьбу сотрудников. Нововведения коснутся в первую очередь кадровиков, которые будут задействованы в разработке должностных инструкций.

Порядок переименования должности

Новое название должности часто встречается в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. Например, мы можем вспомнить, что в недавнем прошлом позиция мерчендайзера была очень распространена в торговле.Теперь такая трактовка вряд ли сохранится, ее заменило понятие «менеджер».

Так, при переименовании поста смена происходит, как говорится, без лишних движений. Приказ издается по тому же принципу, что и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно быть указано прежнее наименование должности, а затем новое.

В ситуации, когда сотрудник находится на должности, смена фамилии осуществляется с его ведома и согласия.Опытный руководитель всегда найдет общий язык со своими подчиненными, сможет внятно объяснить причину изменений и обстоятельно спорить. Если преобразования вызваны серьезными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе вносить изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение об изменении названия должности. После этого издается соответствующий приказ.Сотрудник по кадрам вносит информацию в личную карточку и рабочую книжку сотрудника.

Методика внесения изменений в штатное расписание

Перед внесением изменений руководитель отдела или другого структурного подразделения составляет меморандум на имя руководителя компании с подробным обоснованием и экономическими расчетами.

Правила оформления приказа

Приказ оформлен на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «Частично»… ». Констатирующая часть заполнена аргументацией на уровне предприятия, указаны нюансы изменений.

На фирменном бланке глава выдает приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: заявления и приказ. Первая часть — это правовая основа и причина, вторая — конкретные изменения с указанием условий и лиц, ответственных за выполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Следовательно, В приказе необходимо указать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление для сотрудников

Содержание заказа в документе должно быть доведено до сведения всех сотрудников, которых коснется нововведение. Они должны внимательно его прочитать, принять к сведению и поставить свою подпись на обратной стороне.

Если сотруднику нужна выписка из графика, она выдается на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит информацию о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь статьей 88 ТК РФ, информация о заработной плате оставшихся сотрудников в ведомости не указывается.

Когда необходимо утвердить новое расписание

С частичными, незначительными исправлениями, изменения вносятся в отдельные столбцы текущего документа. Со значительными изменениями необходимо разработать новое штатное расписание.

Обычно штатное расписание составляется сроком на один год. При необходимости переименовать должность или ввести новую в середине года в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменений законом не ограничено.Новый штат будет доступен в следующем году.

Обоснование изменений: памятка

Руководство предприятия готовит служебное письмо в адрес сотрудников. Он содержит уважительное отношение и подробное объяснение необходимости изменений, особенно когда речь идет о сокращении. В записке предлагаются пути выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую позицию.

Если предстоящее сокращение вызвано серьезными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия работника.Однако этот факт не исключает требования к руководителю написать служебную записку. В этом случае он должен проявлять уважение и такт, особенно по отношению к сотрудникам, добросовестно выполняющим свои обязанности. Есть человеческий фактор, когда сотрудник получает травму из-за потери работы. Это проявление деликатности, которое не даст возможности усугубить и без того тяжелое положение человека, а потому не вызовет у него протеста и не заставит пойти на крайний шаг — подать иск.

Изменения в штатном расписании должны быть в первую очередь обоснованы. Информация должна быть доведена до сведения сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность по мониторингу, должно отчитываться о результатах проделанной работы. Работодатель должен знать основы правовой грамотности и не допускать ненужных трудовых споров, потому что есть более уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в сокращенный список.

Персонал — нормативный документ , предназначенный для планирования производственных процессов и регламентирования кадровых изменений.Как часто нужно его составлять, чтобы регулятор труда не терял своей актуальности?

Подробные разъяснения по существу составления штатного расписания, его целевому назначению, форме и способам содержания прописаны в ТК РФ, в частности, в 57 ст.

В рамках данного документа указывается, что должность сотрудника или его профессия по определенному профессиональному показателю в двустороннем соглашении о труде и укомплектовании персоналом должна быть точно такой же .

Подобные правила и требования отражены в Письме Роструда, рекомендованном к применению с 2014 года. В нем говорится, что график должен составляться с интервалами, определяемыми потребностями конкретной организации .

Чем грозит отсутствие

Документ обычно проверяют налоговые инспекторы и инспекторы труда. Его отсутствие регулируется ТК РФ как административное правонарушение, влечет наложение штрафов в размере от до 5000 рублей физических лиц и до 50 000 рублей юридических.

Без его наличия будет невозможно представить доказательную базу обоснованности увольнений, юридическое обоснование сокращения штата и других спорных вопросов, решаемых в суде.

Разработка, порядок согласования и сроки

Что касается разработки проекта и лиц, уполномоченных им заниматься, закон однозначного определения не дает . Это может сделать сам руководитель, который также может поручить разработку бухгалтеру или другим уполномоченным сотрудникам, компетентным в этом вопросе.

В рамках своих обязанностей они могут участвовать в процессе. HR и юридические отделы .

Алгоритм составления в соответствии с утвержденными графами:

1. Заголовок — прописывается название структурного подразделения внутри внутренней иерархии.
2. Код объекта — назначается директором.
3. Профессия работника в рамках единого тарифного классификатора.
4. Количество сотрудников .Если есть вакантные должности, эту информацию тоже нужно отразить в коде.
5. Заработная плата — тарифная ставка должностного оклада, надбавок, надбавок, надбавок и компенсаций с указанием общей денежной суммы выплат в рублях.
6. Записки заполняются на внутреннее усмотрение с учетом специфики предприятия.

Подписывает документ исполнительный директор , но подтверждает свое распоряжение исполнительный директор .Печать возможна, но не обязательна.

Срок действия документа не имеет ограничений по времени, пока этого не потребуют текущие кадровые изменения. Срок действия хранилища истек, на 3 года в архиве компании.

Как часто делать

Штатная численность учреждения — , основной показатель , характеризующий временной период его действия в исходной версии.

Обычно каждая новая версия выпускается с интервалом календарного года .Если предполагаются преждевременные кадровые перестановки, характер и количество единиц изменяются, вы можете в любое удобное для этого время вносить дополнения.

Сроки внесения поправок регулируются любой отчетный период , цикл в 12 месяцев или на время, приходящееся на первый день нового периода, например, на 6 месяцев или квартал.

Из этого следует, что при смене профессии работника размер оплаты труда может быть неограниченное количество раз — такие действия не запрещены законом .Но необходимость оставить новый штат на фоне событий — мера обязательная и принудительная.

Если в кадровой политике ничего не изменилось, кадровый код можно оставить без изменений. При этом внесение изменений после кадровых перестановок считается серьезным нарушением и влечет административную ответственность.

Что делать после утверждения проекта

После утверждения документа проект, по сути, должен стать основным рычагом регулирования всех кадровых вопросов на производстве .

При правильной доработке его наличие сделает учетный процесс более оптимизированным и мобильным.

С момента утверждения и запуска механизма действия любые изменения должны четко отображаться в исходной версии кода путем внесения изменений, дополнений и дополнений.

Это касается:

• реорганизационная деятельность;
• оптимизация штатного расписания подразделения;
• сокращение или, наоборот, расширение штата;
• обновлений нормативно-правовой базы.

Все нюансы продублированы в других источниках кадрового учета:

• личные трудовые книжки работников;
• кадровых карт.

При этом коллективный договор обязателен (в письменном подтверждении данного решения).

Иногда необходимые записи вносятся в трудовой договор как дополнительное соглашение к основной форме, например, сведения о новой должности, заработной плате.

Если о таких нововведениях сотрудник должен быть уведомлен заранее — по закону на это отводится 60 дней , то эта информация вносится в график и все сопутствующие документы на стадии его официального утверждения руководителем.Главное требование в этом случае — своевременность записи .

Процедура модификации

Все дополнения и поправки к ранее существовавшему кодексу персонала должны сопровождаться внутренним распоряжением или приказом .

Изменить алгоритм после :

1. Полностью обновлено все штатное расписание. Новый документ имеет иную номенклатурную регистрацию, присвоенную приказом по основным видам деятельности предприятия.
2. Поправки слишком малы. При этом содержание кодекса остается прежним, а все нововведения прописаны во внутреннем приказе о функционировании учреждения. Важно, чтобы его название отражало суть его миссии, например, «О внесении дополнений в штатное расписание».

Особенности для ООО

ООО «

» — наиболее распространенный вид деятельности. Принцип составления штатного расписания практически не имеет существенных отличий от его типового исполнения.

Желательно применять типовой бланк формы Т-3 . Более того, каждый директор такой организации уполномочен разработать такой вид документа, с которым ему будет удобно работать.

Основное правило — правильно заполнить заголовок штатного кода, подробно прописать наименование, составной пакет бумаг, на основании которого осуществляется деятельность, а также код ОКПО.

Если у ООО филиалов , они работают по общему графику, лично для каждого его подразделения документ составлять не нужно.Достаточно просто предоставить им копии и довести содержание до заинтересованных должностных лиц.

Административная ответственность за такие формы деятельности распространяется в той же степени, что и за другие организации.

Вся информация о штатном расписании представлена ​​в данном руководстве.

Чтобы узнать, какие профессии существуют и сколько сотрудников получают нанятые ими, нужно посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии; в нем фиксируется не только заработная плата, но и количество сотрудников, необходимое для деятельности.Учитывая важность документа, мы заполняем штатное расписание на 2019 год по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 является локальным нормативным актом, закрепляющим его организационную структуру на предприятии.

А также список профессий, которые существуют в компании, с указанием количества людей, необходимых для деятельности. Фактически, документ полностью состоит из таблицы, в которой данные сгруппированы по отделам.

В нем отражается заработная плата за календарный месяц с разбивкой по составным частям.На основании этих показателей определяются затраты компании на наем рабочей силы, составляются различные планы и принимаются важнейшие решения в области управления компанией.

Руководствуются штатным расписанием при вводе данных о сотрудниках — в этом соглашении должно быть указано название профессии сотрудника, соответствующей строго утвержденному штатному расписанию, а также определенная заработная плата.

На основании этого документа специалист по кадрам также может определить наличие вакансий.Для этого им необходимо сравнить информацию из штатного расписания с фактическим количеством нанятых сотрудников. Если есть необходимость на предприятии, инспектор по кадрам подает заявление в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет этот локальный акт как часть обязательных стандартов, которые должны быть в каждой компании. Однако, если компания решит проводить процедуры, установленные государством (например, увольнение с целью сокращения штата), то штатное расписание должно существовать.

Кроме того, другими локальными актами компании может быть предусмотрено ее обязательное присутствие в компании. Это в первую очередь относится к ним. А также необходимость наличия штатного расписания на предприятии может быть установлена ​​путем ссылки на него в трудовом договоре с работником.

При этом каждый руководитель должен помнить, что его компания может нести ответственность не за нехватку кадров, а за неправильное ее оформление.

ООО и ИП — кто должен составлять штат?

Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия профессии, указанной в договоре, и соответствующей заработной платы штатному расписанию хозяйствующего субъекта.

Из этого можно сделать вывод, что штатное расписание должно быть в компании или у предпринимателя, если у них есть трудовые договоры.

Таким образом, если индивидуальный предприниматель работает самостоятельно, не нанимая сотрудников, он не должен составлять штатное расписание. Привлечение к ним исполнителей по гражданско-правовым договорам также не потребует исполнения этого локального акта.

ООО и другие организационные формы юридического лица, имеющие как минимум договоренность с директором компании, должны уже разработать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях в основном возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые выполняют ряд мероприятий по определению затрат на рабочую силу для каждой профессии, указанной в этом законе. На основании полученных исследований определяется необходимое количество сотрудников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если количество работников на предприятии невелико, эта обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил относительно штатного расписания, за исключением того, что указанная в нем должность или профессия должны соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель прописывает в трудовых договорах, составляемых с каждым сотрудником.

• Рекомендуется придерживаться штатной формы, установленной Росстатом (форма Т-3).
• Утверждение местного акта осуществляется по распоряжению руководителя.
• Допускается оформление штатного расписания на нескольких листах, при этом не обязательно их зашнуровать и скрепить подписью и печатью.Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях отраженные в штатном расписании профессии обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а в документах помимо наименования должны быть отражены их коды (например, наличие профессий с опасные и вредные факторы).
• Наличие на штатном расписании корпоративной типографии необязательно.
• При изменении штатного расписания, если они незначительны, можно просто оформить приказ на эти корректировки, а штатное расписание оставить без изменений.

Далее идет номер текущего штатного расписания. Его необходимо назначить исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Далее следует дата составления этого расписания.

Далее записывается дата, с которой документ вступает в силу. Он может быть похож на дату составления или появиться позже. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Справа от этого поля находятся графики, в которых записывается информация о заказе, которым утвержден документ (его номер и дата), а также общее количество сотрудников в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Таблицы структурных единиц счетчика должны содержать наименование подразделения в соответствии с разработанной организационной структурой. В том случае, если наряду с письменным обозначением отделения вводится еще и цифровое, его следует указать в следующем столбце.

Как правило, код формируется из цифр или первых букв названия отдела. Однако если у компании несколько филиалов или обособленных подразделений, то код города, код региона и т. Д.также может быть включен в код отдела.

В столбце «Должность» необходимо записать название постов, которые есть в компании. Очень важно организовать структуру документа таким образом, чтобы после указания названия объекта в предыдущем столбце в столбце указывались его позиции.

Рекомендуется в названиях постов руководствоваться справочником OKKDTR. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным. При этом бюджетные учреждения обязаны заполнять штатное расписание должностей только из этого справочника, а также дополнительно указывать категорию или класс сотрудника.

buffprofi

Важно! Коммерческая компания обязана указать ранг и класс тех должностей, которые вредны или опасны. Этот факт важен при установлении льготного стажа работы и времени для досрочного выхода на пенсию.

В столбце «Количество штатных единиц» вводится количество сотрудников, которые будут приняты на эту должность. Если также предусматривается прием на работу по совместительству, то их количество записывается дробными числами, соответствующими размеру оплачиваемой ставки — например, 0.5.

IN в графе «Размер заработной платы» фиксируется заработная плата, которую работник будет получать за время работы на данной должности. Необходимо помнить, что точно такая же заработная плата фиксируется в трудовом договоре с работником.

Также следует учесть:

• Если на предприятии или применительно к данной должности принята сдельная форма оплаты, то сумма выручки, полученная путем умножения тарифной ставки на объем произведенной продукции за месяц, составляет записано в этой колонке.
• Если для этой должности введена почасовая оплата, то в этом столбце можно записать размер заработной платы за один час. После этого в той же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать — «Почасовая оплата», а также сделать ссылку на административный документ, устанавливающий данную функцию.

Ниже приведены несколько столбцов, объединенных одним подзаголовком «Премиум». Здесь нужно записывать информацию о различных поощрительных выплатах, если таковые имеются, которые установлены Положением о заработной плате, Положением о бонусах или другими внутренними актами.Размер премии может фиксироваться не только фиксированной суммой, но и в виде процента, коэффициента и т. Д.

В столбце «Итого» указывается общий фонд оплаты труда по данной должности. Он рассчитывается как произведение заработной платы на количество штатных единиц.

IN в столбце «Примечание» необходимо ввести различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания на какую-либо должность есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в этой графе.

Документ дорабатывается путем подсчета и указания общей численности персонала и общей заработной платы.

После этого полностью подготовленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и сотрудником отдела кадров, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработайте документ

В первую очередь необходимо определить все потребности организации в штатных единицах для составления предлагаемого штатного расписания.

Если компания согласилась с тем, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается заново, то нумерация штатного расписания может проводиться по тому же принципу. Более того, это будет наиболее уместно, если изменения в штатном расписании будут массовыми каждый год — это позволит сэкономить на большом количестве документов в будущем.

Внимание! Если вводится новое штатное расписание, то желательно включить в него пункт об отмене старого, которым до этого времени руководствовалась кадровая служба.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все сотрудники, принятые в компанию, должны быть ознакомлены с содержащимися в ней локальными нормативными актами, влияющими на трудовую деятельность. Этот документ не влияет напрямую на трудовую деятельность и, по словам Роструда, знакомить сотрудников с ним не нужно.

Внимание! Если в трудовом или коллективном договоре заработная плата сотрудников установлена ​​на основании штатного расписания, утвержденного компанией, то необходимо ознакомить с ним всех сотрудников.Для этого можно подать заявку.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Этот документ должен оставаться актуальным всегда. Поскольку штат периодически запрашивается при проверках государственными органами, необходимо своевременно вносить в него изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет напрямую зависеть от того, сколько изменений необходимо отразить в документе:

• Если их много, то проще полностью отменить старое штатное расписание и ввести новый документ, в котором учтены все необходимые изменения.
• Если количество правок, которые нужно внести в штатное расписание, невелико, то ответственному сотруднику лучше всего оформить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно вы можете выделить следующие ситуации, в которых вы хотите внести изменения в документ:

• Создание новых отделов или отделов;
• Организация новых должностей;
• Изменить название существующих постов;
• Изменение заработной платы или ставок сотрудников;
• Закройное отделение, блок, штатный аппарат.

Если изменение штатного расписания влечет за собой изменение условий работы сотрудника (изменение заработной платы, должности и т. Д.), Необходимо сначала получить от него письменное согласие. А после введения нового документа в действие с сотрудником составляется дополнительное соглашение к договору, в котором учитываются все внесенные изменения.

Новый порядок нужно ввести всем тем сотрудникам, которые в дальнейшем будут заниматься подготовкой необходимых документов.Вы также можете добавить в список ознакомления тех сотрудников, на которых непосредственно повлияют внесенные изменения.

Если в приказе вводятся новые должности, то необходимо указать их наименование, а также количество организованных единиц персонала. Этот документ принимается немедленно, если он не затрагивает интересы кого-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе необходимо записать наименование, количество отображаемых единиц штата и дату введения приказа в действие.Следует помнить, что процесс сокращения — длительный процесс, в котором необходимо своевременно уведомлять как самих сотрудников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых лиц. Также закон определяет типы работников, которые не могут быть сокращены.

Периодичность составления документа и срок хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действует на протяжении всего этого периода.Однако, если организация небольшая, а движение государства в ней очень редкое, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После внесения изменений в штатное расписание предыдущий документ теряет силу и становится недействительным. Однако какое-то время его следует хранить на предприятии, потому что проверки, как правило, затрагивают несколько предыдущих периодов. И это обычно до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, согласно которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве не менее 3 лет с момента завершения мероприятия.Это же правило распространяется и на документы, по которым были внесены изменения в штатное расписание.

Что нужно знать руководителю и бухгалтеру при составлении штатного расписания. Какие требования необходимо выполнить при заполнении единой формы Т-3.

Документооборот необходим для отслеживания различных показателей деятельности компании в динамике. Без него организация процессов будет довольно хаотичной. Поскольку в современном мире персонал — это главный актив каждой компании, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны храниться максимально точно и правильно.

Кадровое обеспечение — позволяет задавать штатное расписание подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему расчета заработной платы, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ? Это обязательно?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуацию увольнения сотрудников в связи с сокращением штата в случае обращения в суд. Также это может служить основанием для отказа в приеме на работу (из-за отсутствия определенной должности).Поэтому грамотная подготовка этого документа — основа для законной защиты интересов компании.

Кроме того, часто инспекционные компании (в частности, инспекция труда) требуют его присутствия при проверках. Отсутствие документа является нарушением законодательства РФ об охране труда. Соответственно, в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (статья 5.27) организации, не предоставляющей график, грозит штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.Кроме того, чиновник будет оштрафован (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания невозможно доказать, что на момент сокращения компания не могла предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и теоретически решение налоговой или трудовой инспекции о наложении штрафа может быть обжаловано в суд.Однако на практике документ должен храниться в любой компании во избежание возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законом.

Требования к нему

Поскольку штатное расписание — это так называемый локальный нормативный акт, особых требований к нему не так много:

• Одним из основных является то, что компания обязана оформить этот документ по единой форме Т-3, установленной федеральным законом.Его нельзя сокращать (все необходимые элементы должны быть в наличии), а можно ввести дополнительные данные
• График должен действовать с первого числа месяца
• Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
• Документ должен быть прошит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за оформление

Кто участвует в составлении проекта?

На данный момент в законодательстве четко не определено, кто должен участвовать в разработке документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой ответственность за составление данных может лежать на сотрудниках следующих отделов:

• кадровая служба
• бухгалтерия
• Юридический отдел (наименее распространенная ситуация)

В небольших фирмах это может сделать руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае заказ оформляется на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с данным документом. Еще один вариант определения ответственного лица — указание этого факта в должностной инструкции или трудовом договоре.

Для упрощения процедуры составления необходимо записать его нюансы в инструкции по оформлению документов:

• Условия и основные правила разработки / изменения
• форма приказа об утверждении графика и внесения изменений
• ответственных за формирование документа и подписание приказов
• сотрудников, с которыми необходимо согласовать проект расписания или его изменения
• Состав нормативных актов, регулирующих все вопросы, связанные с ним

Что заявлено?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить.Перед тем, как окончательная форма для подписания будет готова, необходимо согласовать ее с персоналом, указанным в инструкции.

После этого должно быть сделано согласование с использованием специального приказа или инструкции, которые должны быть подписаны либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно должны быть указаны даты подготовки, утверждения и вступления в силу — они могут совпадать или отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше даты подготовки или утверждения.

Состав и порядок заполнения

Прежде всего, унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они необходимы для каждого бухгалтерского документа):

• наименование и номер документа
• дата составления
• название компании
• подтверждение факта деятельности и выражение стоимости в натуральном или денежном выражении
• ФИО и подпись лица, ответственного за правильность оформления

В таблице (слева направо) должна быть указана следующая информация:

• структурное подразделение
• код отдела
• должность, звание, квалификационный класс (например, инженер 1 разряда)
• количество сотрудников
Заработная плата
• (указывается в рублях, единицы указаны только в заголовке таблицы — например, 20000.00)
• надбавок (в рублях) — например, на ученую степень. Для них отведено 3 столбца.
Всего
• руб — в этом столбце указана общая сумма заработной платы
• примечание

После заполнения всех столбцов таблицы необходимо заполнить строку «Итого». Необходимо в столбцах просуммировать все значения (сумма окладов, сколько будет штатных единиц и т. Д.). После этого ставятся необходимые подписи и печати.

Как внести изменения?

На момент 2017 года есть 2 основных способа внести изменения в штатное расписание:

1. Итак, вы можете напрямую изменить этот документ, создав новый, который будет иметь следующий регистрационный номер. В этом случае новый вариант должен быть утвержден приказом по основному виду деятельности.
2. Однако чаще всего вносимые изменения весьма незначительны. В этом случае достаточно оформить изменения в соответствующем порядке.Приказ может называться: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

Однако для этой процедуры необходимо обоснование. Это могут быть следующие причины:

• необходимость административной оптимизации
• совершенствование организационной структуры компании
• реорганизация
• Устранение дублирования функций и формирование центров ответственности
• Изменения в законодательстве РФ
• Необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности отдела в компании
• сокращение основного бизнеса, его расширение или диверсификация

В случае переименования должности сотрудника перед внесением изменений необходимо получить его письменное согласие.

Срок годности и частота приготовления

В законодательстве РФ нет правил, регулирующих периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучести кадров, желательно составлять ее раз в месяц. Однако чаще всего делают это каждые 6 или 12 месяцев, при необходимости только внося изменения. Это связано с тем, что такой график является так называемым плановым документом.

Также возможно оформление формы Т-3 на несколько лет — но это можно сделать только для тех компаний, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Таким образом, данный вариант нельзя считать целесообразным во время 2017 года — кризисные условия вынуждают организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, то на данный момент документ должен храниться в компании 3 года. Причем этот период отсчитывается со следующего года после того, в котором график утратил силу. Штатное расписание (которое может служить легкой альтернативой рассматриваемой статье) должно сохраняться в течение 75 лет.

Требуются ли у предпринимателей кадры?

Штатное расписание — это обязательный локальный акт, который используется для формализации структуры, штатного расписания и штатного расписания организации (статья 8 ТК РФ). Нужно ли иметь штат ИС, как его составить, утвердить и заполнить.

Иметь или не иметь

Штатное расписание упоминается только в статье 57 ТК РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретной трудовой функцией работник.

Отсюда следует, что если трудовой договор определяет должность, специальность или профессию (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, должен иметь штатное расписание.

И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключаемых с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую работник обязан выполнять), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, в статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации прямо говорится о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя.Однако должностные лица федеральной инспекции труда могут расценить нехватку персонала как ИП как нарушение трудового законодательства и быть оштрафованы по ст. 5.27 КоАП РФ.

• количество ваших сотрудников превышает 3-4 человека
• обязанности сотрудников относятся к стандартным функциям определенной должности, специальности или профессии
• Вам необходимо четко структурировать свой персонал, распределив обязанности между сотрудниками

Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, закрепляющее наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.

В данном случае недостаток кадров не может помешать работнику реализовать свои трудовые права. А трудовой договор нельзя признать недействительным только на том основании, что у работодателя нет штатного расписания.

Иногда сотрудников нанимают на должности, не предусмотренные существующим штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором следует разрешить в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ).Работник считается принятым по должности, специальности или профессии, установленным в трудовом договоре.

Нехватка персонала может привести к некоторым проблемам. Работодатель, не имеющий штатного расписания, лишается возможности сократить количество или штат сотрудников. Точнее, работодатель может уменьшить количество или штат сотрудников, но он не сможет документально подтвердить обоснованность своих действий в случае возникновения спора.

Как разглядеть

Штатная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УВ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, они могут использовать другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?

Немного истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм бухгалтерского учета. первичная бухгалтерская документация. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут быть составлены в любой форме, но обязательно должны содержать все детали, указанные в ст.9 Закона «О бухгалтерском учете». А разработку и утверждение альбомов унифицированных форм первичных записей Правительство поручило Госкомстату России. Отсюда был сделан вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо единую форму, то ее нужно применять.

Но штатного расписания тогда не было и не является сейчас первичным бухгалтерским документом. В конце концов, он не оформляет никаких бизнес-операций для отражения в бухгалтерском учете. На основании штатного расписания никаких бухгалтерских проводок не производится (даже заработная плата временным работникам рассчитывается не на основе штатного расписания, а на основе табеля рабочего времени).

А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но использование этих форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ должно быть утверждено либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Итак, работодатели вправе не применять единую форму кадрового обеспечения, а развивать свою.

Названия должностей, профессий и специальностей, фигурирующих в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если выполнение работы по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением каких-либо льгот или ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ)

В настоящее время существуют следующие каталоги:

• ЕТКС — Единый тарифно-квалификационный справочник должностей и профессий рабочих
• CEN — Единое квалификационное руководство для должностей руководителей, специалистов и сотрудников
• ОКПДТР — Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей работников и тарифных категорий

Если в справочниках таких профессий и должностей нет, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) должны быть указаны наименования профессий и должностей в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или устанавливающим ограничения.Трудовое законодательство Российской Федерации содержит достаточно большое количество нормативных правовых актов, предусматривающих льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Рассмотрим, как правильно заполнить СР на примере заполнения унифицированной формы Т-3.

Графа 4 (количество сотрудников)

В случае, если предусматривается обслуживание неполной единицы полной занятости, количество неполных единиц полной занятости указывается в соответствующих долях, например 0.25 (см. Правила использования и заполнения первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Ящики 6-8 (припуски)

Если работодатель не может заполнить данные графы в рублях, например, из-за того, что надбавки работника установлены в процентах или коэффициентах, то допускается указание процентов или соотношений в соответствующих графах.

Если размер процентов и коэффициентов изменится, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить тире в соответствующих столбцах, а в столбце 10 сделать ссылку на документ, регулирующий изменение этих процентов и соотношений.Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера варьируется в зависимости от продолжительности «северного» стажа работы. Поэтому при заполнении граф 6-8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативно-правовой акт, регулирующий установление процентных надбавок к заработной плате для работников Крайнего Севера. .

Поощрения, кроме бонусов, не показаны. То есть нет необходимости отражать премии и другие поощрительные выплаты, не являющиеся надбавками, в единой форме штатного расписания.Непонятно, за что именно надбавки заработали право присутствовать в единой форме штатного расписания. Более того, в трудовом законодательстве нет официального определения надбавки.

Коробка 9. (всего)

Расчет общей заработной платы возможен только в том случае, если тарифные ставки и надбавки установлены в одних и тех же единицах за один и тот же период времени. Если в соответствующих столбцах, помимо рублей, используются проценты и коэффициенты, а организация использует не только повременную, но и сдельную систему оплаты труда, то вывести всего столбцов 5 — невозможно. 9 единой формы штатного расписания.

Как утвердить

Штатное расписание утверждает работодатель самостоятельно. Трудовое законодательство не предусматривает учета мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или индивидуального предпринимателя. В этом порядке, в отличие от стандартной формы приказа по основному виду деятельности, нет констатирующей части, и приказ может начинаться сразу со слов «ЗАКАЗЫВАЮ», поскольку никаких дополнительных пояснений для введения СР не требуется.Хотя можно указать причины (если есть), по которым утверждается новое штатное расписание.

Вопрос о проставлении печатью штатного расписания законодателем не решен. Единая форма штатного расписания не предусматривает обязательной полиграфии.

Работодатель также самостоятельно принимает решение об изменениях и дополнениях в СР. Изменения в штатное расписание работодатель может вносить сколь угодно часто. В случае возникновения спора об увольнении сотрудников для сокращения штата, возможность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Образец заполнения

Как сделать?

В штатном расписании должны быть указаны следующие данные:

• Полное наименование организации, согласно учредительным документам
• ОКПО организации
• Штатный номер (можно использовать любой метод нумерации)
• Фактическая дата
• Необходимо указать срок действия штатного расписания (обычно эта дата составляет 1 год)
• В правом верхнем углу стоит штамп «Утверждено» и указаны реквизиты порядка утверждения и вступления в силу штатного расписания.
• ФИО сотрудника в соответствии с ТК РФ
• Количество сотрудников на каждую позицию
• Размер тарифных ставок (окладов) сотрудников
• Постоянные надбавки и надбавки
• В случае изменения в компании штатного расписания, количества сотрудников, заработной платы и премий, эти изменения должны быть внесены в штатное расписание

Если этого не сделать, то могут возникнуть проблемы с контролирующими органами.

Приказ об утверждении

Штатное расписание утверждается руководителями всех структурных подразделений или отдельными работниками руководящих должностей. После этого штатное расписание отправляется на рассмотрение главному бухгалтеру и руководителю отдела кадров. После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем отдела кадров, руководитель издает приказ об утверждении нового штатного расписания. При оформлении приказа дата и номер заносятся в штатное расписание.

Кто несет ответственность?

Обычно штатное расписание составляет кадровик или бухгалтер. Но его составление можно поручить любому сотруднику предприятия. Ознакомление Штатное расписание не является локальным нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним сотрудников.

Приказ о внесении изменений

Распоряжение о внесении изменений оформляется в произвольной форме и в нем должны быть указаны следующие реквизиты:

• Название организации
• Тип документа
• Дата и регистрационный номер
• Утвержденный гриф
• Представительские визы
• Приказ согласован с главным бухгалтером и менеджером

Изменение в связи с удалением записи

Исключение должности из штатного расписания возможно только с сокращением штата.Для этого издается приказ о внесении изменений, должность снимается и утверждается новое штатное расписание.

Определенная позиция может быть исключена только при возникновении определенных условий, например:

• Кризис
• Изменение условий труда и др.

В случае сокращения штата уволенный сотрудник получает предупреждение за два месяца до сокращения.

Порядок сокращения и смены штатного расписания:

• Составление заказа (указывается причина его публикации, название сообщения исключено)
• Документ сертифицирован
• В текущее штатное расписание внесены изменения без удаления кодов должностей и структурных единиц
• Оформляется приказ о сокращении штата.Заказ сертифицирован и с ним ознакомлены сокращения штата

Для введения новой должности в штатное расписание необходимо:

• Оформить заявку на изменение графика
• Внести изменения в штат
• Составить должностную инструкцию для нового сотрудника

Срок годности

Штат должен сохраняться на предприятии в течение трех лет, начиная с года, когда ситуация перестала действовать.

Штрафы за неправильное укомплектование штатов

Согласно ст.5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано в размере от 2 000 до 5 000 рублей; для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица — от 2 000 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 50 000 до 80 000 руб.

По материалам: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Персонал для работы в областях флеботомии: прямые усилия

Майк Байш • 1 марта 2018 г.

В предыдущей серии статей, посвященных укомплектованию персоналом и рабочей нагрузке, мы обсудили детали того, как выполнить анализ соотношения кадров и рабочей нагрузки, используя общий фон небольшой лаборатории амбулаторной клиники.Назначение этих должностей состояло в том, чтобы получить базовые знания о трех компонентах плана соотношения кадров к рабочей нагрузке, о том, как собирать информацию, необходимую для расчета кадровых потребностей каждого компонента, и о том, как отображать эту информацию.

В следующей серии статей будут рассмотрены сценарии, которые не всегда могут подпадать под «стандартную модель» расчета кадрового плана. Первый из этих сценариев касается одной из областей лабораторных услуг, имеющих прямой контакт с пациентом: флеботомии.

Прямое усилие

При проведении флеботомии прямое усилие определяется временем, проведенным с пациентом или образцом пациента. Эти задачи обычно включают в себя забор крови, раздачу контейнеров для сбора, размещение пациентов для проведения процедур, сбор анализов мочи на наркотики и обработку образцов. Как всегда, непосредственное наблюдение за областью флеботомии и обсуждение с персоналом флеботомии четко определят эти задачи. Определив задачи прямого действия, теперь нам нужно знать, сколько времени занимает каждый раз, когда мы выполняем задачу, и как часто мы их выполняем.

Объем прямого усилия

В то время как испытательные лаборатории обычно работают с «объемом анализов» или «объемом для образцов», основной единицей объема флеботомии являются пациенты. Кроме того, поскольку при флеботомии происходит прямой контакт с пациентом, также существует разница в ожиданиях персонала в отношении сроков выполнения операции. Каково максимальное время ожидания пациентов в амбулаторных условиях после их обращения за услугой флеботомии? В условиях стационара, каково максимальное время ожидания сбора данных после того, как врач запросил его (при условии, что это не сбор данных по времени или сбор статистики — оба эти вопроса будут рассмотрены позже)? Это дополнительное требование меняет способ сбора и организации томов пациентов.Например, если мы предполагаем, что ожидание пациента в амбулаторных условиях составляет максимум 15 минут, то мы должны собирать и отображать наши данные с 15-минутными интервалами.

Следующий шаг — поиск данных пациента. Для получения этой информации можно запросить некоторые из программных систем, используемых при выполнении сборов флеботомии. Отчет, созданный с помощью системы флеботомии, состоит из трех идеальных компонентов:

• Дата / время службы — ключ к пониманию того, в какой момент определенной задачи отображается метка даты / времени.Когда пациенты присутствуют, когда их рисуют или когда их отпускают? Это понимание понадобится позже при расчете прямого усилия.
• Тип услуги, полученной пациентом (забор крови, выдача контейнеров, ночлег для других услуг и т. Д.). Эта информация представляет собой версию тестовой смеси для флеботомии. Некоторое программное обеспечение даже записывает тип выполненного сбора (линия PIC, артериальный, детский и т. Д.) Или тип предоставленного контейнера (моча, стул, мокрота и т. Д.)).
• Размер службы будет полезен позже при выполнении задач. Это помогает нам составить утвержденный временной план, чтобы гарантировать, что мы снимаем рисунки пациентов, охватывающие весь диапазон, уделяя особое внимание коллекциям, которые попадают в наш диапазон наиболее распространенного количества контейнеров, таким образом, не допуская чрезмерного веса больших или малых рисунков. наши тайминги и расчеты прямого усилия.

В таблице ниже приведен пример отчета системы флеботомии:

Таблица 1: Отчет с исходными данными.

Наиболее важным компонентом отчета является отметка даты и времени службы пациента. Он предоставляет нам нашу фактическую схему прибытия пациентов, которая является основным фактором, определяющим уровни непосредственного укомплектования кадрами для служб флеботомии. Тип услуги и размер розыгрыша могут быть получены путем наблюдения за процессом, если они недоступны из системы флеботомии.

После создания отчета с необработанными данными его необходимо свести в таблицу, в которой отображаются схемы прибытия пациентов по дням недели и времени суток.В таблице ниже показан пример того, как может выглядеть сводка данных. Он показывает, как в среднем будет выглядеть вторник для амбулаторной зоны с 8 до 10 часов (с 8 до 8:14 пришли три пациента. Между 8:15 и 8:29 пришли 5 пациентов).

Таблица 2: Пункт выдачи амбулаторного отделения вторника.

Я должен отметить, что вы захотите основывать свои средние значения на информации по крайней мере за шесть недель, хотя больше всегда лучше. Не забывайте следить за праздниками, так как они могут существенно повлиять на средние значения в день праздника, а также на дни до и после праздника.

Сроки прямого действия

Начните с наблюдения за несколькими флеботомистами, выполняющими рассматриваемую задачу, чтобы получить полное представление о том, когда флеботомист приступит к выполнению задачи и в какой момент он / она будет готов приступить к выполнению задачи снова. Это позволяет одному событию определять как начало, так и конец процесса. Выбор отдельных событий для определения начала и конца задачи сопряжен с риском потери усилий персонала и недооценки кадровых потребностей.

Чтобы продемонстрировать эту логику, давайте сосредоточимся на задаче проведения флеботомии в амбулаторных условиях. На диаграмме ниже определены три различных продолжительности задач:

• Синий определяет продолжительность от момента, когда флеботомист приветствует пациента за столом, до тех пор, пока флеботомист не сможет поприветствовать другого пациента за столом.
• Серый определяет продолжительность от момента, когда флеботомист приветствует пациента за столом, до момента выписки пациента из комнаты для рисования.
• Красный определяет продолжительность с момента помещения пациента флеботомом до его выписки.

Флеботомист представлен зеленой фигурой, а пациент — фиолетовой.

Рисунок 1: Альтернативные сроки проведения розыгрыша в амбулаторных условиях.

Итак, что все это значит? Если мы решим установить продолжительность задачи рисования с использованием красного определения, каждый флеботомист сможет осмотреть до 15 пациентов за один час. Если мы выберем синее определение, каждый флеботомист сможет осмотреть до 10 пациентов за один час.

Таблица 3: Наборы пациентов по Таблице преобразования

флеботомиста Разница между двумя продолжительностью составляет 5 пациентов в час или от 30 до 40 пациентов на одного флеботомиста каждый день. Это означает, что наши пациенты будут ждать дольше, чем мы хотим, а наш персонал будет в спешке и в стрессе. Используя единую точку для определения начала и конца процесса, флеботомист готов приветствовать пациента, и мы можем зафиксировать все время, затраченное на забор крови в амбулаторных условиях.

Прямые расчеты

Теперь нам нужно объединить наш отчет об объемах и сроки выполнения задач, чтобы рассчитать потребности в персонале для прямых усилий.Например, предположим, что амбулаторная служба флеботомии выполняет три прямые задачи:

• Забор крови для каждого пациента занимает 6 минут.
• Выдача контейнера, занимающая 4 минуты на пациента (включая инструкции по сбору).
• Возврат контейнера, который занимает 2 минуты на пациента.

В таблице ниже показан средний вторник для амбулаторной зоны флеботомии, где слева показан объем пациента, а в правой части показаны усилия по флеботомии, необходимые для выполнения задач объема пациента (объем × время).Если общее время прямых усилий за 15-минутный период превышает 15 минут, это означает, что требуется более одного флеботомиста. Чтобы преобразовать общее время прямых усилий в потребности персонала, разделите общее время прямых усилий на 15, так как каждый сегмент разбивается на 15-минутные интервалы.

Таблица 4: Прямое вмешательство при амбулаторной флеботомии во вторник.

Для лучшей наглядности численность персонала отображается ниже на линейной диаграмме. Это помогает нам понять пики и спады в запросах на услуги флеботомии:

Рисунок 2: Линия прямого усилия при амбулаторной флеботомии во вторник.

Эти вычисления затем будут повторяться для оставшихся дней недели.

Сводка

При проведении флеботомии потребности в персонале, требующие прямого вмешательства, определяются по прибытии пациентов для оказания услуг по флеботомии. Поскольку ожидания в отношении уровня обслуживания флеботомии требуют быстрого изменения, мы видим много пиков и спадов в потребностях на уровне персонала. Это приводит к кадровому вопросу о подборе персонала на вершины, спады или где-то посередине. Однако, прежде чем принимать эти решения, мы должны рассмотреть, какие будут усилия по косвенным задачам и каковы будут другие операционные потребности.Эти компоненты анализа соотношения кадров и рабочей нагрузки могут помочь нам заполнить пробелы в плане прямых усилий и лучше информировать решение о соответствующем уровне укомплектования персоналом. В следующем сообщении в блоге мы продолжим анализ, описав задачи непрямого действия в рабочей единице флеботомии.

2.1 Стратегическое планирование — Управление человеческими ресурсами

Цели обучения

1. Объясните разницу HRM и управления персоналом.
2. Уметь определять этапы стратегического планирования HRM.

Раньше управление персоналом (HRM) называлось отделом персонала. В прошлом отдел кадров нанимал людей и занимался оформлением документов и процессов найма. Считается, что первый отдел кадров был создан в 1901 году Национальной кассовой компанией (NCR). Компания столкнулась с крупной забастовкой, но в конце концов победила профсоюз после локаута. (Мы обращаемся к профсоюзам в главе 12 «Работа с профсоюзами».) После этой тяжелой битвы президент компании решил улучшить отношения с рабочими, организовав отдел кадров для рассмотрения жалоб, увольнений, вопросов безопасности и других вопросов сотрудников.Департамент также следил за новым законодательством, касающимся законов, влияющих на организацию. Многие другие компании приходили к тому же осознанию того, что отдел необходим для удовлетворения сотрудников, что привело к повышению производительности. В 1913 году Генри Форд увидел текучесть кадров на уровне 380 процентов и попытался уменьшить текучесть кадров, увеличив заработную плату с 2,50 до 5 долларов, хотя в этот период 2,50 доллара были справедливыми (Losey, 2011). Конечно, этот подход не работал долго, и эти крупные компании начали понимать, что им нужно делать больше, чем нанимать и увольнять, если они собираются удовлетворить потребительский спрос.

Однако совсем недавно отдел кадров разделился на управление человеческими ресурсами и развитие человеческих ресурсов, поскольку эти функции развивались на протяжении столетия. Управление человеческими ресурсами не только имеет решающее значение для успеха организации, но и должно быть частью общего стратегического плана компании, потому что сегодня многие предприятия зависят от людей в получении прибыли. Стратегическое планирование играет важную роль в том, насколько продуктивна организация.

Таблица 2.1 Примеры различий между управлением персоналом и HRM

Управление персоналом	HRM Фокус
Администрирование политик	Помощь в достижении стратегических целей через людей
Автономные программы, например обучение	учебные программы по управлению персоналом, интегрированные с миссией и ценностями компании
Отдел кадров, ответственный за управление персоналом	Линейные руководители разделяют совместную ответственность во всех областях найма и управления людьми
Создает стоимость внутри организации	Способствует достижению целей организации по прибыли

Большинство людей согласны с тем, что следующие обязанности обычно относятся к HRM.Каждый из этих аспектов имеет свою часть в общем стратегическом плане организации:

1. Персонал. Персонал включает разработку стратегического плана, чтобы определить, сколько людей вам может понадобиться нанять. Затем на основе стратегического плана HRM выполняет процесс найма, чтобы нанять и выбрать правильных людей для правильной работы. Мы более подробно обсуждаем вопросы кадрового обеспечения в Главе 4 «Набор персонала», Главе 5 «Отбор» и Главе 6 «Компенсация и льготы».
2. Основные политики на рабочем месте. Разработка политики для достижения целей стратегического плана — это задача HRM. После разработки политик отдел кадров должен разработать информацию об этих политиках, касающихся безопасности, защиты, расписания, времени отпусков и гибкого графика. Конечно, менеджеры по персоналу работают в тесном сотрудничестве с руководителями в организациях, чтобы разработать эту политику. Политика на рабочем месте будет рассматриваться на протяжении всей книги.
3. Компенсации и льготы. В дополнение к зарплате, планами 401 (k), медицинскими льготами и другими льготами обычно отвечает менеджер по персоналу. Компенсация и льготы обсуждаются в главе 6 «Компенсация и льготы» и в главе 7 «Удержание и мотивация».
4. Удержание. Оценка сотрудников и выработка стратегии удержания лучших сотрудников — это задача, которую контролируют менеджеры по персоналу, но другие менеджеры в организации также вносят свой вклад. В главе 9 «Успешное общение с сотрудниками», в главе 10 «Управление эффективностью сотрудников» и в главе 11 «Оценка сотрудников» рассматриваются различные типы стратегий удержания, от обучения до оценки.
5. Обучение и развитие. Помощь новым сотрудникам в развитии навыков, необходимых для их работы, и помощь нынешним сотрудникам в повышении их квалификации — это также задачи, за которые отвечает отдел HRM. Определение потребностей в обучении, а также разработка и внедрение программ обучения являются важными задачами в любой организации. Обучение подробно обсуждается в главе 9 «Успешное общение с сотрудниками», включая планирование преемственности. Планирование преемственности включает в себя обработку ухода менеджеров и подготовку нынешних сотрудников к тому, чтобы взять на себя управленческие роли, когда менеджер действительно уйдет.
6. Нормативные вопросы и безопасность работников. Как правило, ответственность за своевременное обновление новых положений, касающихся занятости, здравоохранения и других вопросов, возлагается на отдел управления персоналом. В то время как различные законы обсуждаются на протяжении всей книги, профсоюзы и законы о безопасности и гигиене труда на рабочем месте рассматриваются в главе 12 «Работа с профсоюзами» и главе 13 «Безопасность и здоровье на рабочем месте».

В небольших организациях менеджер или владелец, скорее всего, выполняет функции HRM (de Kok & Uhlaner, 2001).Они нанимают людей, обучают их и определяют, сколько им следует платить. Более крупные компании в конечном итоге выполняют те же задачи, но, поскольку у них больше сотрудников, они могут позволить себе нанять специалистов или менеджеров по персоналу для управления этими областями бизнеса. В результате высока вероятность того, что вы, как менеджер или предприниматель, будете выполнять задачи управления человеческими ресурсами, отсюда и ценность понимания стратегических компонентов управления человеческими ресурсами.

HRM против управления персоналом

Кадровая стратегия — это тщательно продуманный и систематический план действий, разработанный отделом кадров.Это определение говорит нам, что стратегия управления персоналом включает подробные пути реализации стратегических планов управления персоналом и планов управления персоналом. Думайте о стратегическом плане управления персоналом как об основных целях, которые организация хочет достичь, а о плане управления персоналом — как о конкретных действиях, выполняемых для достижения стратегического плана. Другими словами, стратегический план может включать долгосрочные цели, а план управления персоналом может включать краткосрочные цели, связанные с общим стратегическим планом. Как упоминалось в начале этой главы, в прошлом отделы кадров назывались отделами кадров.Этот термин означает, что отдел оказывал «поддержку» остальной части организации. Компании теперь понимают, что человеческая сторона бизнеса — самый важный актив в любом бизнесе (особенно в этой глобальной экономике), и поэтому HR имеет гораздо большее значение, чем двадцать лет назад. В то время как управление персоналом в основном включает действия, связанные с процессом найма и соблюдением требований законодательства, человеческие ресурсы включают гораздо больше, в том числе стратегическое планирование, которому посвящена эта глава.Модель Ульриха HR, распространенный способ взглянуть на стратегическое планирование HRM, дает общее представление о роли HRM в организации. Говорят, что его модель положила начало движению, которое изменило взгляд на HR; HR больше не является просто функциональной областью, он стал скорее партнерством внутри организации. Хотя его модель с годами изменилась, текущая модель рассматривает согласование кадровой деятельности с общей глобальной бизнес-стратегией для формирования стратегического партнерства (Ulrich & Brockbank, 2005).Его недавно пересмотренная модель рассматривает пять основных областей HR:

1. Стратегический партнер. Партнерство со всей организацией для обеспечения соответствия функции управления персоналом потребностям организации.
2. Сменный агент. Умение предвидеть изменения и реагировать на них в рамках HR-функции, но в компании в целом.
3. Административный эксперт и функциональный эксперт. Способность понимать и внедрять политики, процедуры и процессы, относящиеся к стратегическому плану управления персоналом.
4. Разработчик человеческого капитала. Средства для развития талантов, которые, по прогнозам, понадобятся в будущем.
5. Адвокат сотрудников . Работает для сотрудников в настоящее время в организации.

Согласно Ульриху (Ulrich, 2011), реализация этой модели должна происходить с пониманием общих целей, проблем, проблем и возможностей компании. Например, специалист по персоналу должен понимать динамичный характер среды управления персоналом, такой как изменения на рынках труда, корпоративной культуре и ценностях, клиентах, акционерах и экономике.Как только это произойдет, HR может определить, как лучше всего удовлетворить потребности организации в этих пяти основных областях.

Рисунок 2.1

Чтобы успешно написать стратегический план управления человеческими ресурсами, нужно понимать динамическую внешнюю среду.

УЧР как стратегическая составляющая бизнеса

(нажмите, чтобы посмотреть видео)

Дэвид Ульрих обсуждает важность включения HR в стратегическое планирование.

Помня о модели Ульриха, при создании хорошего стратегического плана управления человеческими ресурсами следует учитывать следующие четыре аспекта:

1. Сделайте это применимо. Часто люди тратят чрезмерное количество времени на разработку планов, но планы хранятся где-то в файле и на самом деле никогда не используются. Хороший стратегический план должен быть руководящими принципами для функции управления человеческими ресурсами. Его следует пересматривать и изменять по мере изменения аспектов бизнеса. Вовлечение всех сотрудников в отдел кадров (если это более крупный отдел) и общение между всеми в отделе улучшат план.
2. Будьте стратегическим партнером. Согласование корпоративных ценностей в стратегическом плане HRM должно быть основной целью плана.Кроме того, стратегический план УЧР должен быть согласован с миссией и целями организации в целом. Например, если миссия организации состоит в продвижении социальной ответственности, то в стратегическом плане HRM это должно быть учтено в критериях приема на работу.
3. Привлекайте людей. Стратегический план УЧР не может быть написан в одиночку. План должен вовлекать всех в организации. Например, по мере разработки плана менеджер по персоналу должен встретиться с разными людьми в отделах и выяснить, какими навыками обладают лучшие сотрудники.Затем менеджер по персоналу может убедиться, что нанятые и опрошенные люди обладают такими же качествами, как и лучшие люди, уже выполняющие свою работу. Кроме того, менеджер по персоналу, вероятно, захочет встретиться с финансовым отделом и руководителями, которые составляют бюджет, чтобы они могли определить потребности в человеческих ресурсах и нанять нужное количество людей в нужное время. Кроме того, как только отдел кадров определит, что необходимо, сообщение плана может получить положительную обратную связь, которая обеспечит соответствие плана бизнес-целям.
4. Узнайте, как можно использовать технологии. У организаций часто нет денег или желания исследовать программное обеспечение и найти недорогие варианты его внедрения. Люди иногда нервничают по поводу новых технологий. Однако лучшие организации — это те, которые используют технологии и находят подходящие способы их использования для своего бизнеса. Существуют тысячи вариантов программного обеспечения HRM, которые могут сделать процессы HRM быстрее, проще и эффективнее. Хорошие стратегические планы обращаются к этому аспекту.

Менеджеры по персоналу знают бизнес и, следовательно, знают потребности бизнеса и могут разработать план для удовлетворения этих потребностей. Они также следят за текущими событиями, поэтому знают, что происходит в мире, что может повлиять на их стратегический план. Например, если они узнают, что надвигается экономический спад, они скорректируют свой стратегический план. Другими словами, стратегический план должен быть живым документом, который меняется по мере изменения бизнеса и мира.

Рисунок 2.2

Хороший стратегический план HRM признает и рассматривает использование программного обеспечения в операциях HRM.

Отзыв персонала

Вы когда-нибудь смотрели на стратегический план своей организации? Какие области затрагивает план?

Шаги к созданию стратегического плана

Как мы уже говорили в Разделе 2.1.2 «Шаги к созданию стратегического плана», стратегические планы управления человеческими ресурсами должны иметь несколько элементов, чтобы быть успешными. Здесь следует различать: стратегический план управления персоналом отличается от плана управления персоналом.Думайте о стратегическом плане HRM как об основных целях, которые организация хочет достичь, в то время как HR-план состоит из подробных планов, обеспечивающих выполнение стратегического плана. Часто стратегический план рассматривается как еще один отчет, который необходимо написать. Вместо того, чтобы бросаться вперед и писать его, не задумываясь, лучше тщательно обдумать план.

Цель Раздела 2 «Проведение стратегического анализа» — предоставить вам некоторые основные элементы, которые следует учитывать и исследовать, прежде чем писать какие-либо планы управления человеческими ресурсами.

Проведите стратегический анализ

Стратегический анализ рассматривает три аспекта отдельного отдела HRM:

1. Понимание миссии и ценностей компании. Невозможно планировать HRM, если не знаешь ценностей и миссий организации. Как мы уже говорили в этой главе, менеджеру по персоналу необходимо согласовать цели отдела с целями организации. Стоит поговорить с руководителями, менеджментом и руководителями компании, чтобы убедиться, что вы хорошо понимаете миссию и ценности компании.

   Другой важный аспект — понимание жизненного цикла организации. Возможно, вы узнали о жизненном цикле на занятиях по маркетингу или другим бизнес-классам, и это относится и к HRM. Жизненный цикл организации относится к появлению, росту, зрелости и упадку организации, которые могут меняться со временем. Например, когда организация только начинает свою деятельность, она находится на этапе внедрения, и для согласования управления человеческими ресурсами с целями организации может потребоваться другая стратегия укомплектования персоналом, компенсацией, обучением и трудовыми отношениями с сотрудниками.Это может быть противоположностью организации, которая изо всех сил пытается остаться в бизнесе и находится в фазе упадка. Однако та же самая организация может создать новый продукт, например, что может снова поставить организацию в фазу роста. Таблица 2.2 «Этапы жизненного цикла и стратегия управления персоналом» объясняет некоторые стратегии, которые могут отличаться в зависимости от жизненного цикла организации.

2. Понимание миссии и ценностей HRM. HRM-отделы должны разработать свою собственную ведомственную миссию и ценности.Эти руководящие принципы для отдела будут меняться по мере изменения общей миссии и ценностей компании. Часто заявление о миссии представляет собой список того, чем занимается отдел, что в меньшей степени относится к стратегическому подходу. Мозговой штурм о целях, ценностях и приоритетах HR — хороший способ начать. Заявление о миссии должно отражать, как человеческие ресурсы организации помогают этой организации достичь бизнес-целей. Плохое заявление о миссии может выглядеть следующим образом: «Отдел кадров Techno, Inc.предоставляет ресурсы для менеджеров по найму и разрабатывает планы вознаграждения и другие услуги, чтобы помочь сотрудникам нашей компании ».

   Стратегическое заявление, которое выражает то, как человеческие ресурсы помогают организации, может выглядеть следующим образом: «HR отвечает за то, чтобы наши человеческие ресурсы были более талантливыми и мотивированными, чем у наших конкурентов, что дает нам конкурентное преимущество. Это будет достигнуто путем мониторинга показателей текучести кадров, компенсаций и продаж компании и сравнения этих данных с данными наших конкурентов »(Kaufman, 2011).Когда формулировка миссии написана таким образом, легче использовать стратегический подход к процессу планирования персонала.

3. Понимание задач, стоящих перед отделом. HRM-менеджеры не могут быстро справиться с изменениями, если они не могут их предсказать. В результате, менеджер по управлению персоналом должен знать, с какими предстоящими проблемами могут столкнуться, чтобы составить планы по более эффективному решению этих проблем, когда они появятся. Это делает стратегический план и план управления персоналом гораздо более удобными.

Таблица 2.2 Этапы жизненного цикла и стратегия управления персоналом

Стадия жизненного цикла	Персонал	Компенсация	Обучение и развитие	Трудовые отношения с сотрудниками
Введение	Привлекайте лучшие технические и профессиональные таланты.	Достичь или превзойти ставки на рынке труда для привлечения необходимых талантов.	Определите будущие требования к навыкам и начните строить карьерные лестницы.	Установить базовую философию взаимоотношений между сотрудниками в организации.
Рост	Нанять достаточное количество и состав квалифицированных рабочих. Планируйте преемственность управления. Управляйте быстрыми движениями на внутреннем рынке труда.	Соответствует требованиям внешнего рынка, но учитывает влияние внутреннего капитала. Создать официальные компенсационные структуры.	Формируйте эффективную управленческую команду посредством развития менеджмента и организационного развития.	Поддерживайте трудовой мир, мотивацию и моральный дух сотрудников.
Срок погашения	Поощрение достаточной текучести кадров для минимизации увольнений и открытия новых вакансий. Поощряйте мобильность, поскольку реорганизация меняет рабочие места.	Контроль компенсационных расходов.	Поддерживайте гибкость и навыки стареющей рабочей силы.	Контроль затрат на рабочую силу и поддержание трудового спокойствия. Повышайте продуктивность.
Снижение	Планирование и реализация сокращения и перераспределения персонала; На этом этапе может произойти сокращение и замена.	Ввести более жесткий контроль над расходами.	Оказание услуг по переподготовке и карьерному консультированию.	Повысьте производительность и добейтесь гибкости в правилах работы. Согласование политики обеспечения занятости и корректировки занятости

Определите стратегические проблемы с персоналом

На этом этапе специалисты HRM проанализируют задачи, решаемые на первом этапе. Например, отдел может увидеть, что он стратегически не соответствует миссии и ценностям компании, и на основании этой информации решить внести изменения в миссию и ценности своего отдела.

Многие организации и отделы будут использовать инструмент стратегического планирования, который определяет сильные и слабые стороны, возможности и угрозы (SWOT-анализ) для определения некоторых проблем, с которыми они сталкиваются. После того, как этот анализ будет выполнен для бизнеса, HR может приспособиться к потребностям бизнеса, понимая бизнес-стратегию. См. Таблицу 2.3 «Пример SWOT-анализа отдела кадров компании Techno, Inc.» в качестве примера того, как SWOT-анализ компании можно использовать для разработки SWOT-анализа для отдела кадров.

После завершения согласования SWOT-анализа компании HR может разработать собственный SWOT-анализ, чтобы определить расхождения между стратегическим планом HR и стратегическим планом компании. Например, если менеджер по персоналу считает, что сильной стороной отдела являются его многочисленные программы обучения, организации следует продолжать этим заниматься. Если слабым местом является отсутствие в организации постоянной компенсации по всем должностям, тогда появляется возможность пересмотреть и пересмотреть политику компенсации.Другими словами, SWOT-анализ компании дает основу для решения некоторых проблем в организации, но его можно сократить, чтобы также решить проблемы внутри отдела.

Таблица 2.3 Пример SWOT-анализа отдела кадров для Techno, Inc.

Сильные стороны	Наем талантливых людей
	Рост компании
	Внедрение технологий в бизнес-процессы
	Отличные отношения между HRM и менеджментом / руководителями
Слабые стороны	Нет стратегического плана для HRM
	Без планирования циклов вверх / вниз
	Нет формального обучения
	Отсутствие программного обеспечения, необходимого для управления бизнес-процессами, включая кадровые стратегии вывода на рынок
Возможности	Разработка кадрового плана управления персоналом с учетом роста отрасли
	Покупка программного обеспечения HRM для управления обучением, укомплектованием персоналом и оценкой потребностей в непредсказуемом бизнес-цикле
	Продолжить развитие взаимоотношений HRM и руководителей путем присутствия и участия в ключевых встречах и процессах принятия решений
	Разработка программ обучения и возможностей внешнего развития для продолжения развития внутреннего маркетингового опыта
Угрозы	Экономика
	Техника замены

Расставьте приоритеты и действия

На основе данных, собранных на последнем этапе, менеджер по управлению персоналом должен расставить приоритеты для целей, а затем составить планы действий для решения этих проблем.Например, если организация обнаруживает, что у нее отсутствует комплексная программа обучения, следует разработать планы, учитывающие эту потребность. (Потребности в обучении обсуждаются в главе 8 «Обучение и развитие».) Важным аспектом этого шага является участие руководства и руководителей в организации. После того, как у вас будет список проблем, которые вы будете решать, обсудите их с руководством и руководителями, поскольку они могут видеть другие проблемы или другие приоритеты иначе, чем вы. Помните, чтобы быть эффективным, HRM должно работать с организацией и помогать организации в достижении целей.Это следует учитывать во всех аспектах планирования управления человеческими ресурсами.

Составление плана управления персоналом

После того, как менеджер по управлению персоналом встретился с руководителями и руководством и приоритеты были согласованы, планы готовы к разработке. Подробная разработка этих планов будет обсуждаться в Разделе 2.2 «Написание плана управления человеческими ресурсами». Иногда у компаний есть отличные стратегические планы, но когда происходит разработка деталей, может быть трудно согласовать стратегический план с более подробными планами.Менеджер по управлению персоналом всегда должен обращаться к общему стратегическому плану перед разработкой стратегического плана управления персоналом и планов управления персоналом.

Даже если в компании нет отдела кадров, стратегические планы управления персоналом и планы управления персоналом все равно должны разрабатываться руководством. Разрабатывая и отслеживая эти планы, организация может обеспечить внедрение правильных процессов, отвечающих постоянно меняющимся потребностям организации. Стратегический план рассматривает организацию в целом, стратегический план управления персоналом рассматривает отдел в целом, а план управления персоналом рассматривает конкретные вопросы в отделе кадров.

Основные выводы

• Управление персоналом и HRM — это разные взгляды на должностные обязанности персонала. Двадцать лет назад управление персоналом было сосредоточено на административных аспектах. HRM сегодня включает в себя стратегический процесс, который требует, чтобы работа с другими отделами, менеджерами и руководителями была эффективной и соответствовала потребностям организации.
• В целом, HRM фокусируется на нескольких основных областях, которые включают укомплектование персоналом, разработку политики, компенсацию и льготы, вопросы удержания, обучение и развитие, а также вопросы регулирования и защиту работников.
• Чтобы быть эффективным, менеджеру по персоналу необходимо использовать технологии и привлекать других.
• В рамках стратегического планирования HRM должно проводить стратегический анализ, выявлять кадровые проблемы, определять и приоритизировать действия, а затем составлять план HRM.

Упражнения

1. В чем разница между планами управления персоналом и стратегическими планами управления персоналом? Как они такие же? Насколько они разные?
2. Какая из сфер деятельности HRM, по вашему мнению, является наиболее важной? Оцените их и обсудите причины вашего рейтинга.

Список литературы

де Кок, Дж. И Лоррейн М. Уланер, «Контекст организации и управление человеческими ресурсами в небольшой фирме» (Документы для обсуждения Института Тинбергена 01-038 / 3, Институт Тинбергена, 2001 г.), по состоянию на 13 августа 2011 г., http: / /ideas.repec.org/s/dgr/uvatin.html.

Кауфман, Г., «Как исправить HR», Harvard Business Review , сентябрь 2006 г., по состоянию на 11 июля 2011 г., http://hbr.org/2006/09/how-to-fix-hr/ar/ 1.

Лоузи, М., «HR достигает совершеннолетия», HR Magazine , 15 марта 1998 г., по состоянию на 11 июля 2011 г., http: // findarticles.ru / p / article / mi_m3495 / is_n3_v43 / ai_20514399.

Ульрих, Д., «Оценка модели Ульриха», Acerta, 2011 г., по состоянию на 11 июля 2011 г., http://www.goingforhr.be/extras/web-specials/hr-according-to-dave-ulrich#ppt_2135261 .

Ульрих Д. и Уэйн Брокбанк, Предложение ценности HR (Бостон: Harvard Business Press, 2005), 9–14.

Увольнение и сокращение — Отдел кадров

Увольнение и сокращение

Увольнения могут быть одной из самых сложных задач, с которыми вы сталкиваетесь как руководитель.Понимание того, как работает этот процесс, подготовит вас к любым увольнениям, которые ваше подразделение должно инициировать. Адекватное планирование и коммуникация окажут значительное влияние на увольняемых сотрудников, оставшийся персонал и клиентов, которые работают с вашими сотрудниками.

Планирование и реализация

Термин «увольнение» имеет следующие значения:

1. Для штатных сотрудников, не входящих в профсоюзы и работающих по контракту, увольнение — это ликвидация должности, сокращение процентной ставки FTE на должности или сокращение количества месяцев, в течение которых должность работает ежегодно из-за отсутствия работы, отсутствия денежных средств и / или в связи с реорганизацией.
2. Для штатных сотрудников категории специалистов увольнение — это ликвидация должности из-за недостатка работы, недостатка средств и / или из-за реорганизации. Сокращение процентной доли рабочего времени или месяцев, отработанных у сотрудников категории специалистов в год, не подлежит увольнению.

( ПРИМЕЧАНИЕ только для сотрудников подразделения по ведению переговоров SEIU 925 : увеличение процентной ставки FTE сотрудника может дать сотруднику право на увольнение. Перед увеличением процента рабочего времени сотрудника в подразделении по переговорам SEIU 925, пожалуйста, обратитесь к консультанту по персоналу вашего подразделения чтобы просмотреть процесс, которому необходимо следовать.)

Обзор процесса

Ниже приведены основные этапы процесса увольнения как для подразделения-работодателя, так и для его консультанта по персоналу.

Обязанности штатного подразделения:

1. Сообщите отделу кадров о необходимости администрирования одного или нескольких увольнений (см. «Инициирование увольнения» ниже).
2. Убедитесь, что сотрудники, которым запланировано увольнение, а также весь другой персонал и клиенты получают надлежащую и своевременную информацию об увольнениях.
3. Примите любые меры после увольнения, которые необходимы либо для завершения встреч, либо для обеспечения точного отражения сокращенных должностей в Workday.

Обязанности консультанта по персоналу:

1. Оцените причины увольнения, чтобы убедиться, что они соответствуют программе найма или условиям заключения договора.
2. Помогает отделу в планировании и управлении сложными увольнениями.
3. Определите список повторного найма и / или варианты повышения для классифицированного персонала, не входящего в профсоюз, и сотрудников, имеющих контракт.
4. Убедитесь, что уведомление об увольнении должным образом подготовлено и подписано должностным лицом, наделенным делегированными полномочиями на это (обычно деканом, вице-президентом или аналогичным должностным лицом, или назначенным лицом).
5. Убедитесь, что подписанное уведомление об увольнении должным образом доставлено сотруднику.
6. Определить для классифицированного персонала, что выбор варианта увольнения сотрудника должным образом зарегистрирован, и в соответствии с ним принимаются меры.

Стажеры

Штатные сотрудники, отбывающие испытательный срок, не имеют прав на увольнение и повторное трудоустройство, как у штатных сотрудников. Если сотрудник, находящийся на испытательном сроке, должен быть уволен по причинам, связанным с финансированием или реструктуризацией отдела, отдел кадров готовит специальное уведомление, информирующее сотрудника о том, что его должность сокращается, поскольку отдел больше не может ее поддерживать.Работник может иметь право на получение компенсации по безработице и продолжающегося страхового возмещения.

Регулярные увольнения

Поскольку исследовательское учреждение в значительной степени финансируется грантами и контрактами и имеет множество самоподдерживающихся программ, увольнения из-за сокращения финансирования или изменений в исследовательских программах необходимы. Такие увольнения обычно связаны с небольшим количеством сотрудников, которые часто знают о возможности увольнения задолго до того, как увольнение станет необходимым.Примеры включают ситуации, когда:

• Грант, контракт или сокращение финансирования на основе самоокупаемости затрагивают трех или менее сотрудников.
• Изменившиеся цели исследовательского проекта или завершение фазы исследования означают, что должность, которая выполняет специализированные, специализированные задачи, больше не нужна.
• Должность вспомогательного персонала факультета больше не нужна, потому что преподаватель покидает университет.

Комплексные увольнения

Сложные увольнения характеризуются одним или несколькими из следующего:

• Вовлечение значительного числа сотрудников, которые часто занимают разные должности и / или участвуют в разных программах трудоустройства (например,г., классифицированный персонал и профессиональный персонал)
• Требуется тщательное планирование и оценка потребностей для определения того, какие должности будут сокращены, а какие сотрудники будут затронуты в наибольшей степени из-за выслуги лет в отделе переговоров по увольнению
• Передача части работы остающимся сотрудникам, что может потребовать разработки новых описаний должностей и оценки реорганизованных должностей
• Работа с трудовыми отношениями для информирования соответствующих профсоюзов о причинах увольнений, о том, как были выявлены затронутые должности, какие альтернативы увольнениям, если таковые были, рассматривались и т. Д.Возможно, потребуется ответить на эти вопросы до завершения процесса увольнения (хотя их нельзя использовать просто для задержки администрирования процесса увольнения)

Начало увольнения

При планировании регулярно происходящих увольнений, например, из-за сокращения финансирования гранта или контракта, введите запрос в инструмент запроса на увольнение не менее чем за 8 недель, чтобы гарантировать, что действие увольнения состоится в запрошенную дату вступления в силу. Используйте netid \ yourUWNetID с паролем NetID для входа в систему.Ваш консультант по персоналу свяжется с вами, чтобы рассмотреть процесс увольнения.

Вернуться к началу

Управление сложными увольнениями

Сложные увольнения требуют предварительного обсуждения с отделом кадров и детального планирования. Изучите этапы подготовки, инициирования и управления сложными увольнениями.

Обратитесь в отдел кадров

Когда вам нужно справиться со сложной ситуацией с увольнением, первым делом нужно обратиться к консультанту по персоналу. Они позаботятся о том, чтобы:

• У вас есть информация и поддержка, необходимые для разработки и реализации эффективного плана сокращения персонала.
• Работа вспомогательных служб, таких как UW CareLink и / или консультантов по удалению, организована и скоординирована.
• У вас есть план коммуникаций, который предоставит сотрудникам своевременную информацию, соответствующую их потребностям и чувствительную к динамике рабочего места.
• Стаж увольнения и профессиональные навыки сотрудников учитываются должным образом, чтобы гарантировать правильное определение должностей, которые необходимо уволить.
• Вы можете оценить влияние на организацию, понимая, где может произойти столкновение.
• У сотрудников есть необходимая информация о доступных им вариантах и ​​ресурсах.
• Процесс увольнения администрирован надлежащим образом.

Разработайте план увольнения или сокращения вашего подразделения

Ваш план должен будет учитывать некоторые или все следующие элементы. Планируя и сообщая об увольнениях, с которыми сталкивается ваше подразделение, ведите учет действий, которые вы предпринимаете, и того, когда вы их предпринимаете. Приведенные ниже элементы планирования увольнений разделены на три части:

• Предварительное планирование увольнения
• Планирование уведомления об увольнении
• Планирование уведомления после увольнения

Предварительное планирование увольнения

Элемент планирования	Цель планирования
Связь	Убедитесь, что все члены организации в подходящее для их должности время получили сообщение о сокращениях и степени, в которой эти сокращения повлияют на них.Удовлетворяйте любые особые потребности, такие как наличие информации в альтернативных форматах или языковых переводчиков. Включите ресурсы, предназначенные для помощи сотрудникам в вашем коммуникационном плане; см. раздел «Планирование коммуникации» ниже.
Сохранение функций, необходимых для поддержки вашей основной миссии	Определите и расставьте по приоритетам функции, необходимые вам и вашему отделу для выполнения своей основной миссии, работу, необходимую для поддержки этих функций, и должности, которые выполняют эту работу.
Должности, рассматриваемые для исключения или сокращения, включая временные должности	Для каждой должности укажите причину (ы) выбора должности (например, работа на этой должности больше не будет выполняться; финансирование ограничивает количество людей, которые могут быть приняты на работу, а работа менее старшего сотрудника распределяется между сотрудниками на аналогичных должностях с большим стажем и т. д.). Ожидайте, что должности / сотрудники, первоначально определенные для увольнения, могут измениться по завершении оценки профессиональных навыков и стажа увольнения сотрудников.
План распределения работы после увольнения	Укажите отдельные должности и работу, которая будет им поручена. При необходимости разработайте пересмотренные должностные инструкции.
Возможная классификация должностей или изменения класса, которые могут возникнуть в результате перераспределения работы и / или изменения должностных обязанностей	Определите действия, которые вам необходимо предпринять, чтобы увидеть, как эти изменения были реализованы (необходимость в классификации должностей или изменении уровня заработной платы будет определена после того, как Отдел вознаграждения рассмотрит новые или пересмотренные описания должностей).Оцените бюджетные последствия ожидаемых изменений классификации или классов.
Возможные изменения организационной структуры	Определите изменившиеся отношения отчетности на основе количества или типа должностей, которые вам придется исключить или сократить, консолидации функций и т. Д.
Планируемый отпуск или другой отпуск	Сделайте запись о запланированных отпусках или других известных отпусках. Эта информация понадобится вашему консультанту по кадрам, чтобы сотрудники получили надлежащее уведомление об увольнении.
Предметы, требующие особого внимания	Выявить / записать необходимость ограничения доступа к конфиденциальной информации и информационным системам и / или необходимость получения отзывов клиентов о планируемых изменениях услуг.
Особые рекомендации для сотрудников	Если какие-либо сотрудники, подлежащие увольнению, проявили интерес к выходу на пенсию, убедитесь, что у них есть достаточное уведомление, чтобы они могли спланировать время выхода на пенсию так, чтобы оно совпало с датой увольнения, если это возможно. Определите всех сотрудников категории специалистов, у которых накопилось более 240 часов отпуска, и убедитесь, что они понимают ограничения на выплату отпуска за отпуск, предусмотренные Программой профессионального персонала.

Планирование уведомления об увольнении

Элемент планирования	Цель планирования
Письменные ресурсы для сотрудников	Работайте с отделом кадров, чтобы убедиться, что все письменные ресурсы, которые получают сотрудники, собраны, проверены на точность и готовы к отправке.
Ресурсы поддержки	Обеспечьте доступность и обеспечьте наличие любых специальных ресурсов поддержки, например UW CareLink. Просмотрите раздел «Ресурсы в помощь сотрудникам» ниже.
Среда уведомления об увольнении	Предусмотреть личные встречи с сотрудниками, должности которых будут сокращены, сокращены или реструктурированы.
Сотрудники, которые особенно расстраиваются	Некоторые сотрудники могут особенно расстроиться после уведомления об увольнении.Предвидьте такую ​​возможность и обсудите ее со своим консультантом по персоналу, особенно если предыдущее поведение сотрудника указывает на то, что беспокойство может быть оправданным.

Планирование уведомления после увольнения

Вернуться к началу

Коммуникационное планирование

Столкнувшись с необходимостью упразднить или сократить должности, некоторые руководители могут неохотно делиться информацией из-за опасений, что сотрудники уйдут на другую работу до того, как подразделение будет готово, или что они расстроятся и станут непродуктивными.Напротив, почти всегда сотрудники лучше всего реагируют, когда получают точную и своевременную информацию об обстоятельствах, с которыми сталкивается подразделение. Консультант по кадрам вашего подразделения может помочь вам подготовиться к удовлетворению потребностей вашего подразделения в общении.

Если сотрудники, оставшиеся в подразделении после увольнений, считают, что руководство пренебрегает их потребностями, слишком долго скрывая важную информацию, они могут не доверять руководству, могут не поддерживать изменения в работе и могут искать другие возможности трудоустройства именно тогда, когда их вклад наиболее велик. нужный.

Ваше общение с сотрудниками должно быть:

• Честно: Это точно, полно и прямо. Он передает информацию, которую сотрудники должны слышать, даже если она неприятна. Он не пытается приукрасить или минимизировать сложную ситуацию.
• Авторитетный: Он исходит от человека, которому сотрудники доверяют предоставлять точную информацию.
• Включено: В план коммуникаций включены все уровни организации.Важно, чтобы отдельные лица или группы не чувствовали себя обделенными, когда доставляется важная информация.
• Своевременно: Информация передается свежей, а не запоздалой. Сотрудники должны получить известие от своего руководства, прежде чем они узнают о возможных увольнениях клиентов.
• Адаптивный: Сотрудники должны иметь возможность комментировать, задавать вопросы и предоставлять информацию лицам, принимающим решения. Если планируются изменения в услугах, предоставьте сотрудникам информацию, которой они могут поделиться с клиентами.И сотрудников, и клиентов может огорчить, когда у сотрудников нет возможности предоставить полезную информацию в ответ на вопросы клиентов.

Настройте свой план коммуникации

Адаптируйте коммуникацию к обстоятельствам увольнения и динамике рабочего места. Например, если один или два сотрудника должны быть уволены из-за потери гранта, в сообщении сотрудника должно быть указано, что:

• Пострадавшие сотрудники, скорее всего, узнают о ситуации от главного следователя.
• Сотрудники обычно понимают причину увольнения и сосредоточены на поиске работы и получении информации о медицинском страховании, а не на изучении причин или обоснований увольнения.
• Коммуникация и планирование направлены на то, чтобы помочь сотрудникам понять и использовать ресурсы, которые могут помочь с вопросами о покрытии льгот, поиске работы и т. Д.

Когда ожидается значительное сокращение финансирования или реструктуризация отдела, сотрудники будут беспокоиться о своей безопасности и обращаться к руководству за информацией, которая поможет им понять, чего ожидать.Если это ваша ситуация, поделитесь как можно большим объемом информации о процессе оценки и планирования, чтобы сотрудники не чувствовали себя оставленными в неведении. В отсутствие реальной информации слухи могут распространяться и мешать работе.

Если сотрудники не знают о ситуации, определите, как скоро вы сможете сообщить им об этом.

Предположите, что сотрудники, должности которых сокращаются или сокращаются, захотят знать, как были приняты решения о том, какие должности должны быть сокращены.

Групповая динамика

Групповые встречи могут быть эффективными, если затронутые сотрудники ладят и доверяют друг другу. Однако, если группа не очень сплоченная или если в прошлом есть конфликты, подумайте о том, чтобы встретиться индивидуально, чтобы сотрудники могли свободно высказывать любые опасения, которые могут у них возникнуть.

Подготовьтесь к проблемам с рабочей нагрузкой

Сотрудники захотят узнать, как будут скорректированы ожидания в отношении услуг или производительности после значительного сокращения штата. Будьте готовы рассказать сотрудникам, как вы планируете внести коррективы в стандарты обслуживания и / или ожидания.Обязательно поделитесь этой информацией с затронутыми клиентами.

Если сотрудники не видят, что руководство признает, что «все по-другому» и что ожидания от них разные, они, вероятно, почувствуют, что бремя сокращений ложится на их плечи и что руководство не разработало всеобъемлющего плана.

План ответа сотрудника

Все мы по-разному реагируем на информацию, которая отрицательно влияет на нашу занятость. Некоторые немедленно начнут мобилизовывать финансовые ресурсы и разрабатывать план действий по смене работы.Другие могут быть напуганы проблемами, с которыми они столкнутся, и испытывать страх, шок, гнев, горе, чувство беспомощности, депрессии или трудности с концентрацией внимания на задачах.

Сотрудникам, остающимся после сокращения штата, также может потребоваться поддержка. Они могут испытывать чувство вины, если близкие друзья потеряли работу. Если руководство не уделило должного внимания пересмотренным планам обслуживания, сотрудники могут рассердиться и расстроиться. Они могут не предоставлять услуги эффективно и делиться своим разочарованием с клиентами и сотрудниками других подразделений.

Вернуться к началу

Контрольный список для планирования

Контрольный список ниже содержит различные элементы, которые необходимо учитывать, и необходимые действия для планирования и реализации сокращения персонала. Из-за уникального характера каждой отдельной ситуации некоторые элементы могут появляться одновременно, в другом порядке, чем в списке ниже, или не появляться вовсе. Обязательно прочтите их и определите, какие из них применимы.

Подготовка к увольнению

• Для менее сложных увольнений: как только вы узнаете, что увольнения потребуются, введите запрос на увольнение для каждого затронутого сотрудника в инструменте запроса на увольнение.
• Сообщите своему консультанту по персоналу, как только вы узнаете, что столкнетесь со сложной ситуацией с увольнением.
• Определите все позиции, которые могут быть затронуты. Просмотрите описание должности и определите необходимый опыт, навыки и / или знания, необходимые для каждой должности.
• Оцените, как структурированы рабочие задания, и оцените, соответствует ли текущая структура наиболее эффективным целям и задачам подразделения, включая циклические периоды более интенсивных рабочих требований.
• Разработать новые или пересмотренные должностные инструкции, отражающие реструктуризацию, требуемую сокращениями. Включите необходимые знания, опыт и обучение.
• Воспользуйтесь услугами вашей службы кадровой службы и отдела вознаграждения, чтобы определить должность / классификацию для любой новой или измененной должности. Убедитесь, что ваш измененный план конфигурации работы соответствует вашему бюджету.

Коммуникационное планирование

• Составьте список всех лиц, которым необходимо знать о планируемых сокращениях персонала, и составьте график сообщений / уведомлений.Включите высшее руководство, деловых партнеров или клиентов, напрямую затронутых сотрудников и других сотрудников в подразделение.
• Обеспечьте своевременное общение с каждой затронутой группой.
• Предвидьте любые проблемы или проблемы, связанные с общением, и обсудите их со своим консультантом по кадрам и / или UW CareLink.
• Обеспечьте наличие соответствующих лиц, принимающих решения, которые могут объяснить причины сокращений и которые могут авторитетно ответить на вопросы или проблемы сотрудников.

Безопасность

• Определите любые информационные системы или другие проблемы безопасности, связанные с сокращениями, и проконсультируйтесь с соответствующими технологиями или другими подразделениями поддержки, чтобы смягчить их.

Реализация

• Обсудите любые ожидаемые вами требования к поддержке, например помощь от UW CareLink, со своим консультантом по персоналу.
• Напомните классифицированным сотрудникам, которым назначено увольнение, чтобы предоставить вашему консультанту по кадрам актуальное резюме. Это поможет консультанту по персоналу определить, какие варианты трудоустройства могут быть доступны.Сотрудники, прошедшие действительную военную службу или являющиеся не состоящими в браке вдовой или вдовцом ветерана, прошедшего действительную службу, должны предоставить своему консультанту по кадрам копию своих официальных документов о увольнении из армии, чтобы соответствующая действительная служба могла быть засчитана при увольнении.

Вернуться к началу

Ресурсы для помощи сотрудникам

Ниже вы найдете дополнительную информацию, которую мы рекомендуем вам обсудить с любым сотрудником, у которого запланировано увольнение.

Остатки выходных дней

Сообщите сотрудникам, каковы их текущие остатки свободного времени и каковы их предполагаемые остатки на дату вступления в силу увольнения. Убедитесь, что сотрудники знают, что произойдет с их отпуском и / или накоплением компенсационного времени (например, профессиональному персоналу не платят за более чем 240 часов отпуска, независимо от окончательного остатка отпускного времени).

Льготы

Сводка льгот для сотрудников при увольнении может помочь сотрудникам решить вопросы о страховом покрытии после увольнения, включая медицинское / стоматологическое страхование и страхование жизни, пенсионные планы и другие льготы.Сотрудники также могут отправлять вопросы в Интегрированный сервисный центр.

Уволенные сотрудники, которые работают в UW не менее восьми часов в месяц, будут продолжать получать оплачиваемую работодателем часть медицинских и стоматологических льгот в течение до двадцати четырех (24) месяцев после даты увольнения. Возможность такой работы основана на потребности в рабочих и не гарантируется. Чтобы пособия оставались актуальными, сотрудники, которые работают в качестве временных сотрудников после увольнения, должны уведомить Центр интегрированного обслуживания.

UW CareLink

UW CareLink, программа помощи преподавателям и персоналу Вашингтонского университета, может предоставить ресурсы, которые помогут сотрудникам справиться с личными и финансовыми проблемами, связанными с потерей работы. UW CareLink доступна уволенным сотрудникам в течение 30 дней после даты увольнения.

Ресурсы занятости UW

Поощряйте сотрудников просматривать списки вакансий UW.

Сотрудники, планирующие увольнение, также могут рассмотреть возможность временного трудоустройства в университете через UTemp Staffing.

Департамент безопасности занятости штата Вашингтон

Вернуться к началу

Полное руководство по найму и управлению персоналом ресторана — на линии

Это руководство по управлению персоналом ресторана научит вас — владельцев, операторов и менеджеров ресторанов — всему, как находить, нанимать, обучать, привлекать и удерживать команду своей мечты. Пришло время пересмотреть то, как мы управляем командами ресторанов.В следующих девяти главах мы опишем процесс укомплектования персоналом ресторана от начала до конца, включая передовые методы o учитывать каждый этап.

Что происходит с работниками ресторана?

Ресторанная индустрия находится на перепутье, когда дело доходит до найма и удержания персонала.

Рестораторы знают, что высокая текучесть кадров больше не может считаться реальностью отрасли — это слишком дорого и создает серьезные проблемы для ресторанных команд. Согласно данным Бюро статистики труда , годовая текучесть кадров в ресторанной индустрии в 2018 году составила почти 75%, что является самым высоким показателем за пять лет.

Они также знают, что их персонал является источником жизненной силы ресторана. Они знают, что им нужно создать прекрасную рабочую среду с достойной оплатой и льготами, чтобы сохранить своих лучших сотрудников. От наполнения кухни и заказа инвентаря до еды и создания восхитительных впечатлений для гостей — персонал — это сердцебиение ресторана.Тщательно подобранная и высокопроизводительная команда — один из ключевых факторов успеха ресторана.

Но хотя владельцы ресторанов, операторы и менеджеры знают об этом, им все еще трудно найти хороших кандидатов, нанять их, обучить и удержать на долгие годы.

Это руководство предназначено для помощи. Пришло время пересмотреть то, как мы управляем командами ресторанов. В следующих девяти главах вы найдете рекомендации по использованию на каждом этапе пути.

РЕСТОРАН РЕСУРС

Шаблон справочника сотрудника

Изложите политику в отношении персонала вашего ресторана в этом настраиваемом документе Word, чтобы помочь руководству ресторана и персоналу прийти к единому мнению.

Скачать

У вас должен быть включен Javascript, чтобы отправлять формы на нашем веб-сайте. Если вы хотите связаться с Toast, позвоните нам по телефону:

(857) 301-6002.

Просто чтобы вы знали, мы будем обрабатывать вашу информацию в соответствии с нашим заявлением о конфиденциальности.

Тщательно подобранная и высокопроизводительная команда — один из ключевых факторов успеха ресторана.

ГЛАВА ПЕРВАЯ:

Как нанять первого сотрудника

В следующем разделе представлен обзор документов, с которыми вы можете столкнуться как владелец ресторана или человек, который управляет рестораном. Он предоставляется только в информационных целях, а не для предоставления юридических, бухгалтерских, налоговых, карьерных или иных профессиональных советов.Трудовое законодательство, платежная ведомость, налоговые документы и связанные с этим процессы. будет варьироваться от штата к штату, поэтому для получения подробных инструкций и советов о том, как подойти к соблюдению трудового законодательства, оформлению документов и налогам в вашем районе, проконсультируйтесь с Министерством труда, бухгалтером или налоговой службой (IRS) напрямую. точная информация.

Итак, вы подписали все лицензии и разрешения на местонахождение вашего ресторана, вы спланировали свое меню, украсили пространство и определились с ценностями компании.Пришло время нанять вашего первого сотрудника и внедрить процессы каждый раз, когда вы нанимаете нового.

Перед тем, как вы начнете искать своего звездного повара или официанта, необходимо решить некоторые юридические задачи.

Вот они, согласно Nolo.com:

1. Получите идентификационный номер работодателя (EIN): EIN — это идентификационный номер налогоплательщика для предприятий. Они должны использоваться для любых деловых документов, связанных с IRS и социальным обеспечением.Используйте свой EIN только для деловых документов (и никогда вместо номера социального страхования). Вы можете подать заявку на получение EIN онлайн здесь. Форма, используемая для запроса или подачи заявки на EIN, называется формой SS-4.
2. Зарегистрируйтесь в отделе труда: Зарегистрируйте свой ресторан в качестве работодателя в государственном отделе труда. Это сделано для того, чтобы вы могли платить обязательные государственные налоги на пособие по безработице.
3. Страхование компенсации работнику: Также известное как компенсационное страхование работника, страхование компенсации работника существует для защиты работников в случае их травм на работе.Здесь вы можете найти дополнительную информацию о вознаграждении работника, в том числе о том, является ли он обязательным в вашем штате.
4. Настройка системы заработной платы и удержаний: Вам нужно будет удерживать процентную долю дохода каждого сотрудника для выплаты в фонд социального обеспечения, Medicate и FICA, а также для уплаты федеральных налогов (а иногда и налогов штата). Для получения дополнительной информации прочтите публикацию 15 документа IRS или проконсультируйтесь с бухгалтером.
5. Узнайте, как платить налоги в качестве работодателя. Чтобы просмотреть полный список налоговых форм IRS, щелкните здесь.

Nolo.com также сообщает, что следующие шаги необходимо будет предпринимать каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника.

W4s: Все новые сотрудники должны заполнить W4. W4 помогают рассчитать, сколько федерального налога вам придется удерживать с заработной платы каждого сотрудника. Вам понадобится номер социального страхования и полное имя каждого сотрудника, чтобы заполнить форму W4.

I-9s: Каждому новому сотруднику также необходимо будет заполнить форму I-9, которая подается в Службу гражданства и иммиграции США (USCIS), чтобы убедиться, что им законно разрешено работать в Соединенных Штатах.

Сообщите о сотруднике в реестры нового найма вашего штата: Новые реестры найма штата существуют, чтобы помочь найти родителей, которые должны выплатить алименты. Вы можете найти свой государственный реестр новых сотрудников здесь.

Законы о труде

Законы о труде обеспечивают безопасную рабочую среду для всех сотрудников и защищают их от эксплуатации. Их должны соблюдать все работодатели. Вы как владелец бизнеса обязаны убедиться, что ваш ресторан соответствует стандартам, изложенным ниже, а также тем, которые применяются в вашем регионе.Если возможно, повесьте плакаты с описанием прав сотрудников в общем пространстве в задней части ресторана. Также рекомендуется указать права сотрудников в справочнике для сотрудников вашей компании.

Согласно DOL (Министерство труда), некоторые из наиболее часто упоминаемых трудовых законов включают:

• OSHA (Закон о безопасности и гигиене труда), который требует от работодателей обеспечивать рабочую среду, свободную от признанных опасностей. . Это относится ко всем ресторанам, но дополнительные правила могут варьироваться от штата к штату.

• FMLA (Закон о семейных и медицинских отпусках), который требует, чтобы компании с более чем 50 сотрудниками (в радиусе 75 миль от рабочего места), помимо прочего, предоставляли всем сотрудникам в в случае их болезни или болезни супруга, ребенка или родителя.

• FLSA (Закон о справедливых трудовых стандартах), который обеспечивает соблюдение законов о минимальной заработной плате и сверхурочной работы, которые варьируются в зависимости от штата. Это относится ко всем ресторанам, и мы поговорим об этом подробнее в разделе о расписании персонала.

• ERISA (Закон о пенсионном обеспечении сотрудников), который регулирует требования работодателей, предоставляющих пенсионные пособия сотрудникам.

Трудовое законодательство защищает работников от эксплуатации и плохих условий труда, и их должны соблюдать все работодатели.

ГЛАВА ВТОРАЯ: Какие позиции в ресторанах наиболее распространены?

В зависимости от вашей концепции вашему ресторану может потребоваться нанять 10, 30 или многие другие сотрудники.Прежде чем вы начнете публиковать объявления о вакансиях, важно составить план приема на работу всех необходимых вам должностей в ресторанах в порядке приоритета.

В этом разделе мы поделимся идеальными чертами и опытом для каждой позиции в ресторане — в передней и задней части дома, а также о том, сколько обычно зарабатывает каждая позиция.

Три типа работы в ресторане

Работа в ресторане обычно делится на три категории: перед домом, за домом и менеджмент.

FOH (Front of House)

Front of house, или FOH, относится к общественным зонам ресторана, включая столовые, бары, зоны ожидания и туалеты. Сотрудники FOH работают вне кухни и обращены к клиентам. В число этих должностей в ресторане входят официанты, хозяева, бармены, барбэки, автобусы, продавцы еды, менеджеры по этажам и кассиры.

BOH (Back of House)

Back of house, или BOH, относится к тем частям ресторана, которые не видны посетителям.BOH обычно включает кухню, подготовительные зоны, бэк-офис, складские помещения и проходы. Персонал BOH включает всех, кто работает на кухне — шеф-повара, су-шеф-повара, готовящего повара, экспедитора, линейных поваров и посудомоечных машин.

Менеджмент (бэк-офис)

Менеджмент обычно работает в бэк-офисе, анализируя показатели ресторана, заказывая запасы и разрабатывая стратегии новых рекламных акций. Они также слоняются между передней и задней частью дома, способствуя лучшему общению между ними, а также проверяют гостей, чтобы убедиться, что у них все хорошо.Типичные должности в сфере управления рестораном включают владельца, менеджера бара, сменного менеджера, помощника генерального директора, генерального менеджера и бухгалтера или бухгалтера.

Список типичных должностей в ресторанах

В этом разделе вы найдете список от А до Я типичных должностей в ресторанах, а также необходимый опыт работы, идеальные качества и среднюю зарплату в соответствии с Payscale.

Помощник менеджера ресторана

Помощник менеджера — дублер генерального менеджера; думайте о них как о менеджере по обучению.Обычно помощник менеджера берет на себя те задачи, которые у менеджера ресторана не хватает времени, например, утверждение смены смены, вывод средств и определение серверных секций. Эффективный помощник заведующего рестораном сможет без проблем выступить в роли дежурного менеджера.

Сколько зарабатывает помощник менеджера ресторана?

• Средняя зарплата помощника менеджера ресторана: 37728 долларов в год, 11,95 долларов в час
• Опыт работы по смежной профессии: 3-5 лет
• Идеальные черты: Обширные отраслевые знания, опыт работы в ресторан, опыт управления сотрудниками, сильные организаторские способности, сильные навыки межличностного общения.

Бармен

Бармены являются экспертами в миксологии, искусстве приготовления коктейлей. Если в вашем ресторане есть бар, вам необходимы квалифицированные бармены. Когда очередь растет, они должны продолжать подавать напитки с точностью и чутьем. Вам также понадобится кто-то очень представительный за этой стойкой; это может быть стрессовое положение, поэтому вам понадобится кто-то, кто сможет выполнить свою работу и при этом весело провести время с вашими гостями.

Сколько зарабатывает бармен?

• Средняя зарплата бармена: 35 005 долларов в год, или 8 долларов.05 в час, плюс чаевые
• Опыт работы по смежной специальности: 1 год
• I Дело Черты: Опытный за стойкой, представительный и быстрый.

Бармен

Ваш менеджер бара будет отвечать за планирование всего, что связано с барами и предложениями бара в вашем ресторане. В его обязанности входит управление запасами в баре, создание меню напитков и специальных предложений, найм и управление персоналом бара, а также составление отчетов о производительности бара.На эту должность в ресторане должен работать человек, имеющий большой опыт работы в баре. Квалифицированный кандидат будет следить за национальными тенденциями в области пива и коктейлей, сможет делать информированные предложения по напиткам с учетом их предпочтений и иметь сильную команду за стойкой бара.

Сколько зарабатывает бармен?

• Средняя зарплата менеджера бара: 38 338 долларов в год, 11,46 долларов в час
• Опыт работы по смежной профессии: 2-5 лет
• Идеальные черты: Страсть к напиткам, представительный, творческий , опыт управления сотрудниками.

Barback

Barback — ученик бармена; эту должность обычно занимает человек, который учится на бармена. В их обязанности входит разлив пива и вина для гостей (смешивание сложных коктейлей предназначено только для барменов), получение льда, пополнение запасов гарнира и стеклянной посуды, а также обеспечение того, чтобы в баре было все необходимое для работы.

Сколько зарабатывает барбэк?

• Средняя барбэк-зарплата: 30 000 долларов в год, 9 долларов.25 в час или минимальная заработная плата штата (плюс еженощные чаевые от персонала бара)
• Опыт работы, необходимый для родственной профессии: 0–1 год
• Идеальные черты: Стремление стать барменом, хорошо под давление, решительность, терпение, готовность учиться.

Busser

Busser отвечает за очистку таблиц и их повторную настройку для дальнейшего использования. Они должны быть внимательны во время подачи пищи, осматривая комнату, чтобы увидеть, есть ли у гостей чашки, тарелки или столовые приборы, которые нужно очистить.Автобусы также несут ответственность за снабжение серверных станций дополнительными принадлежностями, салфетками и другими принадлежностями.

Сколько зарабатывает автобус?

• Средняя зарплата басиста: 18 434 доллара в год, 8,48 доллара в час или минимальная заработная плата штата (плюс еженощные чаевые от официантов и барменов)
• Опыт работы, необходимый для родственной профессии: 0-1 лет
• Идеальные качества: Самостоятельный работник, умеющий предугадывать потребности гостей, носить много посуды и работать в быстро меняющейся обстановке.

Кассир

Будьте очень внимательны, чтобы хорошо выполнять эту роль. Даже подростки, ищущие работу на неполный рабочий день или студентов колледжа, должны быть вежливыми, эффективными и аккуратными. В некоторых концепциях ресторанов кассир — единственный человек, с которым взаимодействует клиент. Кассиру также необходимо поддерживать движение линии в часы пик без ущерба для точности заказов или качества обслуживания.

Сколько зарабатывает кассир?

• Средняя зарплата кассира: 21 189 долларов в год, 9 долларов.35 в час, или минимальная заработная плата
• Опыт работы, необходимый для родственной профессии: 0–1 год
• Идеальные черты: Добрый, целеустремленный и обладающий измеримым уровнем интереса к отрасли.

Посудомоечная машина

Во всех ресторанах используется посуда, тарелки, кастрюли и сковороды, столовое серебро и кухонные принадлежности. Посудомоечная машина помогает ускорить процесс очистки, чтобы весь запас вилок не попал в цикл стирки. Убедитесь, что посудомоечные машины ориентированы на детали; одно пропущенное место может привести к потере покупателя.Они также должны быть надежными, потому что, если они не появятся в запланированное время, весь ресторан не сможет работать.

Сколько зарабатывает посудомоечная машина?

• Средняя зарплата посудомоечной машины: 19515 долларов в год, 9,66 долларов в час или минимальная заработная плата
• Опыт работы, необходимый для родственной профессии: 0–1 год
• Идеальные качества: Внимательность к деталям, быстрая , сосредоточенный и надежный.

Expeditor

Экспедитор по продуктам питания отвечает за сборку заказов на линии, а иногда также за доставку выполненного заказа к столу в ресторане с полным спектром услуг.Человек, занимающий эту должность в ресторане, должен быть спокойным под давлением и уметь организовывать множество движущихся частей, так как у него будет много билетов, которые нужно согласовать в любой момент времени. Они похожи на кондукторов на кухне, поэтому иногда шеф-повара помогают. Между ними и гостем может быть короткий момент взаимодействия, поэтому они тоже должны быть представительными.

Сколько зарабатывает Expeditor (Expo)?

• Средняя зарплата на выставке: 20000 долларов в год, 9 долларов.12 часов в час или минимальная заработная плата
• Опыт работы, необходимый для родственной профессии: 2-5 лет
• Идеальные черты: Хорошая память, организованность, аналитический подход, быстрота и привлекательность.

Генеральный директор

По данным Национальной ассоциации ресторанов, «нанять и обучить нового сотрудника ресторанному бизнесу стоит примерно 2000 долларов». Для менеджеров: «Это около 15 000 долларов». Большинство людей можно обучить работе в ресторане, но очевидно, что для управления рестораном нужен уникальный человек.Прежде чем нанимать или повышать кого-то до менеджера, убедитесь, что он предан как ресторанной индустрии, так и работает в вашем ресторане. Этот человек должен внести позитивный вклад в вашу культуру, поскольку он будет взаимодействовать, обучать и управлять каждым вашим сотрудником. Этот человек также должен иметь квалификацию для найма, увольнения и выговора сотрудников, когда это необходимо, а также для продолжения работы владельца ресторана.

Сколько зарабатывает генеральный директор?

• Средняя зарплата генерального директора: 45 362 доллара в год, 12 долларов.28 в час
• Опыт работы по смежной специальности: 5+ лет
• Идеальные черты: Стремление улучшить ваш ресторан, опыт в FOH и BOH, фантастические лидерские качества.

Шеф-повар

Кто такой шеф-повар? Шеф-повар — или шеф-повар — концептуализирует и создает меню вашего ресторана, наблюдает за ежедневным приготовлением еды и руководит кухонным персоналом. Эту должность должен занять кулинарный гений, так как он несет полную ответственность за вкусы на тарелках ваших гостей.Шеф-повар должен иметь многолетний опыт работы на кухне, глубокое понимание того, как ингредиенты соотносятся друг с другом, и способность создавать не только вкусные рецепты, но и контролировать ваш операционный бюджет.

Сколько зарабатывает шеф-повар?

• Средняя зарплата шеф-повара: 59 743 доллара в год, 17,17 доллара в час
• Опыт работы, необходимый для родственной профессии: 5+ лет
• Идеальные черты: Знакомство с вкусами и ингредиентами страстный, изобретательный, хорошо умеющий управлять людьми и ориентированный на данные.

Хозяин / хозяйка

В ресторанах с полным спектром услуг хозяин или хозяйка, как правило, являются первым контактным лицом для ваших гостей. При всех посещениях, особенно при первом посещении, очень важно, чтобы человек на стенде хозяина оставил у гостей наилучшее возможное первое впечатление. Ваш хозяин или хозяйка должны быть доступными и представительными, уметь следовать организационной структуре вашей системы бронирования, понимать вашу стратегию рассадки гостей, быть внимательными к сторонам в зоне ожидания и уметь координировать заказы на вынос.

Сколько зарабатывает хозяин / хозяйка?

• Средняя зарплата хозяина: 20578 долларов в год, 9,21 доллара в час
• Опыт работы по смежной профессии: 0-1 лет
• Идеальные качества: Вежливый, спокойный, внимательный, и хорошо под давлением.

Менеджер кухни

Менеджеры вашей кухни помогают управлять внутренними операциями. Они должны уметь добиваться эффективности на кухне и мотивировать готовых к работе поваров.Менеджер кухни также должен быть организован, внимательно отслеживая инвентарь, чтобы делать заказы надлежащего размера поставщикам

Сколько зарабатывает руководитель кухни?

• Средняя зарплата руководителя кухни: 43 234 доллара в год, 12,32 доллара в час
• Опыт работы, необходимый для родственной профессии: 3-5 лет
• Идеальные черты: Командный, уважительный, организованный , и авторитетный.

Линейный повар

Что такое линейный повар? На кухне линейным поварам предоставляется место для работы на время подачи пищи — например, макароны, гриль или фритюрница — и им нужно будет сосредоточиться на одной и той же задаче в течение нескольких часов за раз. При приеме на работу поваров ищите кандидатов, которые прошли обучение основным универсальным методам приготовления, которые они могут применить на каждой из ваших кулинарных станций (они могут быть на пасте однажды вечером, а на следующий вечер переключиться на гриль). Повара-повара обычно стремятся стать шеф-поваром, поэтому ищите кандидатов, которые хотят узнать все, что они могут, для развития своей карьеры.

Сколько готовит линейный повар?

• Средняя зарплата повара: 29 048 долларов в год, 11,81 долларов в час
• Опыт работы по смежной профессии: 0-2 года
• Идеальные качества: Внимательный, энергичный подвижный, аккуратный и отличный повар.

Prep Cook

Prep означает приготовление, поэтому очевидно, что повара готовят многие ингредиенты, которые входят в различные блюда.Повара часто оказываются первыми. Основные обязанности готовящего повара включают измельчение овощей, нарезку или измельчение мяса, взвешивание и смешивание ингредиентов, мытье и подготовку овощей, хранение продуктов, приготовление соусов и многое другое. В чем разница между линейным поваром и подготовительным поваром? Проще говоря, подготовительный повар начинает процесс приготовления, а линейный повар завершает его, фактически собирая и готовя блюда.

Сколько готовит готовый повар?

• Средняя зарплата подготовительного повара: 29 067 долларов в год, 10 долларов.88 в час
• Опыт работы по смежной специальности: 0–1 год
• Идеальные качества: Внимательный, энергичный, подвижный, умеющий выполнять однообразную работу, аккуратный и хороший повар.

Владелец ресторана

Владелец ресторана выполняет все обязанности по ведению ресторанного бизнеса, включая набор, обучение и контроль персонала, управление бюджетами, планирование меню, обеспечение соблюдения гигиены и безопасности, продвижение и маркетинг бизнеса, заказ расходных материалов. , разработка бизнес-стратегии, управление финансами, контроль запасов и многое другое.Часто владелец ресторана выполняет в ресторане несколько ролей; мы наблюдаем рост числа поваров / владельцев, которые следят за операциями и разработкой меню.

Сколько зарабатывает владелец ресторана?

• Средняя зарплата владельца ресторана : 66 135 долларов в год, 14,74 доллара в час
• Опыт работы по смежной профессии: 5-10 лет
• Идеальные качества: Внимательный, энергичный подвижный, аккуратный и хороший повар.

Сервер

Рестораны с полным спектром услуг во многом обязаны своим серверам. Гости больше всего взаимодействуют с серверами, поэтому в обязанности сервера входит прием заказов, подача еды и напитков, удаление посуды, ответы на вопросы о меню и обработка любых отзывов от гостей. Лучше не нанимать на эту должность кого-либо; вам нужно будет искать кандидатов, которые обладают сильными навыками работы с серверами, необходимыми для обеспечения первоклассного ужина для каждого гостя.Ищите кандидатов, которые искренне хотят работать в вашем ресторане, питают страсть к гостеприимству и рады взаимодействию с вашей клиентурой. Вам понадобится кто-то, кто не боится общаться, но не теряет из виду важность своей работы.

Сколько зарабатывает сервер?

• Средняя зарплата на сервере: 24 703 доллара в год и выше (варьируется в зависимости от чаевых), 6,04 доллара в час плюс чаевые
• Опыт работы, необходимый для родственной профессии: 0-2 года
• Идеальные качества: Страстный, разговорчивый, с отличной памятью.

Су-шеф

Су-шеф — второй на кухне после главного шеф-повара. В обязанности су-шеф-повара входит помощь в приготовлении и разработке меню еды и напитков, приготовление высококачественных блюд и обеспечение своевременной работы кухни в соответствии со стандартами качества. Им также необходимо знать рецепты и при необходимости спокойно брать на себя руководящую роль. Многие су-шеф-повара стремятся стать исполнительными поварами, поэтому убедитесь, что эту должность займет кто-то, кого вы увидите, когда-нибудь возглавит вашу кухню.

Сколько зарабатывает су-шеф?

• Средняя зарплата су-шеф: 43 211 долларов в год, 14,96 долларов в час
• Опыт работы по родственной профессии: 3-5 лет
• Идеальные черты: Обладает лидерским потенциалом, кулинарией , и отличное отношение.

РЕСТОРАН РЕСУРС

Шаблон учебного руководства

Используйте этот шаблон руководства по обучению в ресторане, настраиваемый документ Word, чтобы предоставить своим сотрудникам правила, рекомендации и ясность, которые им необходимы для эффективного выполнения своей работы.

Скачать

У вас должен быть включен Javascript, чтобы отправлять формы на нашем веб-сайте. Если вы хотите связаться с Toast, позвоните нам по телефону:

(857) 301-6002.

Просто чтобы вы знали, мы будем обрабатывать вашу информацию в соответствии с нашим заявлением о конфиденциальности.

ГЛАВА ТРЕТЬЯ: Как найти хороших людей для работы в вашем ресторане

Как бы заманчиво это ни было, никогда не нанимайте сотрудников только для того, чтобы заполнить свободное место.Если вы поторопитесь с процессом найма — что является понятным импульсом, потому что нехватка персонала в ресторане может стать кошмаром — вы можете случайно привлечь кого-то, кто может навредить репутации вашего ресторана или разрушить динамику команды. Если вы хотите нанять лучших людей для своего ресторана, вам необходимо убедиться, что каждый член команды воплощает основные ценности вашей команды.

Как написать отличное описание работы в ресторане

Первый шаг к привлечению высококвалифицированных сотрудников — это составление эффективного описания вакансии в ресторане.Описание вашей должности должно быть интересным и привлекать внимание кандидата. Не нужно быть формальным ради формальности.

Glassdoor в опросе 2016 года обнаружила, что «76% соискателей хотят получить подробную информацию о том, что делает компанию привлекательным местом для работы». Что привлекательного в день из жизни в вашем ресторане? Нарисуйте картину повседневной жизни ваших кандидатов.

Каковы составляющие сильного описания работы в ресторане?

Вот компоненты описания должности в ресторане, которые будут эффективно привлекать качественных кандидатов:

• Должность: На какую роль претендует этот человек?

• День из жизни / Ежедневные обязанности: Дайте 3-7 баллов о том, как будет выглядеть обычная смена должности, чего от них ожидать и каковы будут их основные обязанности.

• Квалификация: Какими навыками должен обладать кандидат? Если вы ищете более молодого сотрудника, который будет работать неполный рабочий день автобусом и, возможно, доработать до сервера, квалификация не должна быть такой жесткой. Попробуйте что-нибудь вроде «Настойчивость, трудолюбие, отличное отношение, умение хорошо работать в команде и стремление узнать о работе в ресторанной индустрии». Кандидатам на должности более высокого уровня, такие как менеджер и су-шеф, потребуется более конкретный опыт.Дайте понять, сколько лет опыта требуется для этой должности, и, при необходимости, посмотрите, какой у них опыт работы в ресторане. Четкое перечисление опыта, необходимого для этой роли, позволяет потенциальному клиенту заранее точно знать, что его ждет во время собеседования и, в конечном итоге, в свой первый день.

• Компенсация и льготы: Есть плюсы и минусы перечисления денежной компенсации в ваших должностных инструкциях. Если вы чувствуете себя обязанным указать зарплату, укажите установленную сумму, если она не подлежит обсуждению, и диапазон зарплат, подлежащих обсуждению.Но в этом разделе есть нечто большее, чем просто деньги: рассмотрите также возможность включения политики отпуска, медицинской информации (если применимо) и льгот, таких как скидки на питание.

• О ресторане: Здесь вы перечисляете основные ценности вашего ресторана. Вы также можете написать краткую историю своей компании и включить отзывы или цитаты нынешних сотрудников об их опыте работы в вашей компании. Помните: если вы не потратите время и силы, чтобы привлечь самых лучших кандидатов, вы их не привлечете.

Лучшие места для размещения объявлений о вакансиях в ресторане

Теперь, когда вы написали эффективное описание должности, где вы разместите вакансию? Начните с того, что разместите табличку «Требуется помощь» в своем окне и разместите вакансию в разделе «Карьера» на вашем веб-сайте. Как только вы это сделаете, вот несколько дополнительных возможностей поделиться вакансиями в вашем ресторане.

Советы по вакансиям в ресторанной индустрии:

• Poached — Только работники ресторана, 49 долларов США / должность

• Snagajob — Только почасовые рабочие, 89 долларов США / должность

• Culintro — Только сотрудники, работающие с продуктами питания и напитками, 50 долларов США / должность

• Ресторанная зона — Только сотрудники сферы гостеприимства, 159 долларов США / пост

• HCareers — Только работа в сфере гостеприимства, 489 долларов США / должность

• Только работа в ресторане — Только работа в ресторане, бесплатно

• Карьера в ресторане — Только сотрудники ресторана , 35 долларов США / должность

• Кулинарные агенты — только профессионалы в сфере продуктов питания, напитков и гостеприимства, 49 долларов США / должность

• Sirvo — Работа только в сфере услуг, 40 долларов США / должность

Другие советы по трудоустройству:

Публикуйте объявления о вакансиях в социальных сетях: Публикуйте объявления о вакансиях в LinkedIn и Facebook Careers.Кроме того, органично делитесь списками вакансий через свои личные каналы в социальных сетях. Некоторые рестораны добились успеха благодаря размещению рекламы в Instagram или Facebook, которая предупреждает публику об открытых должностях в их ресторане. Затем предложите членам вашей команды поделиться публикацией и любой информацией о роли со своими друзьями в социальных сетях. На таких сайтах, как Facebook и LinkedIn, также есть множество групп в социальных сетях для сотрудников ресторанов, которые ищут работу, которую вы можете использовать.

РЕСУРС

Руководство по социальным сетям для ресторанов

Продвигайте свой ресторан в социальных сетях, общайтесь с гостями и увеличивайте повторный бизнес.

Скачать

У вас должен быть включен Javascript, чтобы отправлять формы на нашем веб-сайте. Если вы хотите связаться с Toast, позвоните нам по телефону:

(857) 301-6002.

Просто чтобы вы знали, мы будем обрабатывать вашу информацию в соответствии с нашим заявлением о конфиденциальности.

Как создать реферальную программу для сотрудников ресторана

Реферальные программы для сотрудников ресторана — это очень эффективная стратегия найма.Во-первых, они могут сэкономить деньги вашего ресторана на подборе персонала, помогая вам быстрее находить нужных сотрудников. Фактически, новые сотрудники, привлеченные через реферальные программы, приносят своим компаниям на 25% больше прибыли, чем новые сотрудники, привлеченные другими способами. Ваши сотрудники также будут счастливее, если они будут работать с людьми, с которыми они хотят работать и знают, что они хорошо соответствуют культуре.

Многие рестораны предлагают сотрудникам бонус за направление, что является отличным способом вдохновить вашу команду делиться качественными кандидатами.Когда дело доходит до вознаграждения за бонусы, главное — деньги, но не бойтесь проявлять творческий подход. Если вам нужны идеи, подумайте о своих сотрудниках и о том, какие награды действительно будут их мотивировать. Вот несколько идей, которые помогут вам заработать:

• Выходные

• Дополнительные дни отпуска

• Бесплатное питание — кто не любит бесплатную еду?

• Настройки смен на неделю или месяц

• Подарочные карты

• Новейшие технологии — например, iPad, GoPros или умные часы

• Билеты на большое спортивное мероприятие, концерт, комедийное шоу, или фильмы

• Бесплатный обед из трех блюд для них и друга

Вы также не обязаны предлагать свою реферальную программу только сотрудникам.Расскажите своим постоянным клиентам, и они передадут это в свои сети. Объявите об этом в своих личных каналах в социальных сетях. Вы будете поражены тем охватом, который получит ваша реферальная программа для сотрудников.

Когда дело доходит до рефералов, важно помнить, что вам не нужно нанимать каждого кандидата, которого к вам направили. Обратитесь к юрисконсульту вашего ресторана, чтобы разработать условия программы, в которых четко прописаны условия выплаты рефералов и что от вас не требуется нанимать рефералов.Одна идея: привлеченный сотрудник должен проработать в вашем ресторане 90 дней, прежде чем бонус будет предоставлен сотруднику, который направил нового сотрудника.

Как эффективно читать резюме и заявки в ресторане

После того, как вы привлекли качественных кандидатов на вашу открытую должность в ресторане, первое впечатление, которое вы о них сложите, скорее всего, будет исходить из их резюме.

Когда вы читаете резюме или заполненные заявки на вакансию в вашей команде, важно помнить, что резюме и люди, стоящие за ними, могут не соответствовать тому, что вы искали.

Например, предположим, что у кандидата нет опыта работы в оживленном ресторане, но он был вожатым лагеря и курировал группу из двенадцати детей в возрасте от шести до семи лет. Этот опыт может означать, что они мастерски справляются с несколькими задачами, которые могут одновременно поддерживать улыбку детей, не сбиваясь с повседневной повестки дня. Такие навыки хорошо подходят для обслуживающей роли, и при некотором наставничестве они, вероятно, в кратчайшие сроки станут активным членом вашей команды.Вы можете научить навыкам, но не можете научить амбициям и драйву.

Чтобы лучше понять, как выглядит идеальный кандидат, вам сначала нужно определить, какие навыки вы надеетесь воплотить в этом новом сотруднике. Это должно занять некоторое время, самоанализ и тщательный анализ вашего нынешнего персонала, чтобы действительно точно определить, что делает их замечательными сотрудниками. Узнайте, почему они отлично справляются со своей работой и что в них вы надеетесь найти в этом новом сотруднике. Может быть, это их способность запоминать любимый заказ постоянного клиента или их умение поддерживать членов команды в сорняках, не вспотев.

Когда у вас есть список качеств, вы можете составить резюме своей мечты для этой должности. Создайте имитацию резюме для той должности, которую вы не только хотели бы получить, но и для той, владельца которой вы, скорее всего, наняли бы. Держите это «резюме мечты» под рукой в ​​качестве справочника, когда вы начнете сортировать материалы, которые вы получили в ответ на объявление о вакансии. Создайте папки или стопки для резюме, которые содержат 90% качеств, которые вы ищете, 80% качеств и так далее. Такой уровень организации поможет вам легко определить, кто может подходить для этой роли, а кто определенно нет, и чьи резюме или приложения вы, возможно, захотите сохранить, если в команде откроется другая должность.

ГЛАВА ЧЕТВЕРТАЯ: Как проводить собеседование в ресторане

Резюме — это пруд пруди, и иногда они не являются лучшим представлением кандидата. Лучший способ узнать о ком-то — вызвать его на собеседование. Здесь вы можете погрузиться в поведение и ценности кандидата и выяснить, как он может справиться с различными ситуациями.

Подготовка к собеседованию с работником ресторана включает в себя гораздо больше, чем просто выяснение того, какие вопросы задать и какие ответы вы надеетесь получить.Прежде чем вы даже свяжетесь с кандидатами, чтобы запланировать собеседование, сядьте со своей управленческой командой и решите, кто ваш идеальный кандидат на эту роль, какими качествами обладает идеальный кандидат и почему эти качества важны для вас.

Как сделать интервью с сотрудниками ресторана более эффективными

Люди, работающие в ресторанном бизнесе, знают, насколько ценно время. Вот почему так важно сделать собеседование с кандидатом максимально эффективным. Вот четыре способа сделать это:

1. Сведите светские разговоры к минимуму. Чтобы по-настоящему узнать кого-то поближе, нужно время, поэтому крайне важно использовать время, которое у вас есть, с кандидатом с умом. Когда вы начинаете, легкая болтовня является стандартной, но старайтесь, чтобы она длилась меньше минуты. Задайте вопросы, которые вам больше всего подходят, чтобы определить, подходит ли кандидат на эту роль. Это поможет вам принять обоснованное решение о следующих шагах, если у вас не хватит времени.

2. Будьте готовы. Изучите резюме кандидата заранее. У вас и так не хватает времени, поэтому вы не хотите тратить драгоценное время на то, чтобы расспрашивать кандидата об истории его профессиональной жизни, когда вы могли бы услышать примеры его навыков многозадачности.Если у вас есть представление об общей биографии кандидата заранее, вы можете более эффективно использовать свое время, задавая более конкретные вопросы об их опыте.

3. Сначала ответьте на логистические вопросы. Это те, которые включают требования к заработной плате, расписание, доступность и другую логистику. Задавая эти вопросы на раннем этапе, полезно определить направление остальной части интервью. Если ожидания не совпадают, скажите об этом с самого начала.

4. Рассмотрим телефонное интервью. Если у вас особенно мало времени, проведите короткое собеседование по телефону со многими кандидатами, чтобы сузить его до тех, на кого вы хотите найти время лично. Перед личной встречей убедитесь, что их требования совпадают с вашими.

Красные флажки, на которые следует обратить внимание при интервьюировании персонала ресторана

Не каждое интервью будет идеальным. Люди обязательно будут нервничать и немного споткнуться, но есть несколько явных предупреждающих знаков, которые нельзя игнорировать.

• Высокомерие: Грань между высокомерием и уверенностью может быть тонкой, но если кандидаты выходят из ворот как всезнайки, они могут не открыться для обучения или получения информации.

• Явное неуважение: Это само собой разумеющееся и недопустимое.

• Rambling: Затеряться в ответе может быть признаком нервозности, но если кандидаты слишком повторяются или занимают много времени, они могут уклоняться от вашего вопроса.

• Позднее прибытие без оправдания: Если кандидат действительно увлечен своей должностью, он сделает все возможное, чтобы прийти вовремя.

• Оскорбление предыдущих работодателей: Каким бы ужасным ни был опыт работы, кандидат, пренебрегающий прошлым работодателем, непрофессионален.

• Не задавая вопросов: Те, кто заинтересован в должности, потратят время на изучение вашего ресторана и должности.Если у них нет вопросов, скорее всего, они не проводили исследования и не проявляют сильного интереса к работе.

• Плохие рекомендации: Всегда уточняйте рекомендации кандидатов. Спросите рекомендации, готовы ли они нанять или повторно нанять этого человека, если бы у них была такая возможность. Если они ответят «нет», вы тоже должны это сделать.

• Отсутствие интереса к ресторанной индустрии: Частично текучесть кадров в ресторанной индустрии изобилует тем, что сотрудники рассматривают работу в ресторане как работу, а не как карьеру.Если вы нанимаете людей, которые не увлечены индустрией, гостеприимством, едой или напитками, они, вероятно, не задержатся надолго, и вы, вероятно, не будете довольны качеством обслуживания, которое они могут предоставить.

Всегда обращайтесь к кандидатам. Спросите рекомендации, готовы ли они нанять или повторно нанять этого человека, если бы у них была такая возможность. Если они ответят «нет», вы тоже должны это сделать.

Вопросы, которые следует задать на собеседовании в ресторане

Хотя это не единственное, что вам следует делать при подготовке к собеседованию с кандидатом, изучение общих вопросов на собеседовании и отработка ответов — хорошее место для начала.Хотя наилучшие ответы на эти вопросы будут зависеть от конкретных потребностей вашего бизнеса, они помогут вам лучше понять кандидата, которого вы не сможете получить из резюме.

Вот шесть вопросов на собеседовании в ресторане, которые вы должны задать кандидатам.

1. Почему вы хотите работать в ресторанном бизнесе? Лучшие сотрудники ресторана гордятся своей способностью подарить гостям прекрасные впечатления: желание сделать людей счастливыми — необходимость.У ваших кандидатов возникают проблемы с ответом? Или они рады рассказать вам, почему они хотят быть частью этой сложной индустрии? Надеюсь, последнее.

2. Что для вас «гостеприимство»? Словарь определяет гостеприимство как «дружелюбный и щедрый прием и развлечение гостей, посетителей или незнакомцев». Хороший кандидат резюмирует это своими словами. Бонусные баллы, если они дадут вам пример.

3. Расскажите о своем самом незабываемом опыте гостеприимства в качестве закусочной. Прикрепите это к вопросу №2 интервью в ресторане и посмотрите, как это связано. Считаете ли вы, что кандидат искренен в своем ответе? Детализируют ли они? Это должно дать вам представление о том, какие услуги они будут предоставлять вашим гостям. Обдуманный и подробный ответ показывает, что вы интервьюируете человека, который много думает о своей работе.

4. Как бы вы отреагировали, если бы клиент написал что-то негативное о вашей услуге в Интернете, которое, как вы знаете, было неточным, а вы позже увидели его в ресторане? Иногда лучший способ сгладить трудную ситуацию — это оставить позади эго.Вы знаете, что у вас есть отличный потенциальный член команды, когда в центре внимания их ответа находится понимание того, что произошло с точки зрения клиента, или понимание того, как они могли бы лучше справиться с ситуацией в будущем, чтобы снова исправить ситуацию. Если у кого-то есть опыт работы в сфере гостеприимства, вы можете получить более подробный ответ с некоторыми примерами того, как они справлялись с проблемами в прошлом. Обратите внимание на то, соответствует ли ответ тому, как вы хотите, чтобы сотрудники справлялись с разрешением конфликтов.

5. Расскажите мне о конфликте, с которым вам пришлось столкнуться с участием ваших коллег, и о том, как вы его разрешили. Легко сосредоточиться на удовлетворении гостей, но умение работать в команде не менее важно. С помощью этого вопроса вы можете судить об уровне зрелости человека и его способности преодолевать сложные ситуации в команде. Покровители очень любят, когда о них заботятся сотрудники, которые явно веселятся и наслаждаются временем, проведенным со своими коллегами.

6. Что ваши отзывы говорят о вас? Если вы нанимаете кого-то нового, вы, вероятно, попросите несколько рекомендаций.Посмотрите, как ответ кандидата совпадает с беседой, которую вы ведете со ссылкой. Не забудьте замкнуть петлю на этой очень важной части процесса найма.

В конце собеседования вы должны хорошо понимать человека, сидящего перед вами, надеясь, что его примут в вашу команду ресторана. Пришло время действовать интуитивно. Вы лучше всех знаете свою концепцию и ценности, а также то, что нужно, чтобы хорошо взаимодействовать с вашей командой и клиентами.

Как написать письмо с предложением о работе в ресторане

Вы провели собеседование с кандидатами и нашли идеального человека для работы.Пришло время главного события: письма с предложением о работе.

Письмо с предложением — это больше, чем просто официальное приглашение на работу — это дополнительный шанс продемонстрировать свой ресторанный бренд будущему сотруднику и начать открыто, открыто рассказывать о своих целях, миссии ресторана и ценностях. В вашем письме с предложением должны быть указаны некоторые основные сведения, включая название ресторана, дату предложения, ожидаемую дату начала и подпись соглашения.

Затем письмо должно кратко охватывать основы роли, ее обязанностей и ваших ожиданий, а также добавить некоторые подробности о любых льготах и ​​преимуществах на рабочем месте, которые делают роль и работу в вашем ресторане еще более увлекательной.Попробуйте подключить их:

• Краткое приветственное сообщение от вас и команды

• Миссия, видение, цель и ценности вашего ресторана

• Информация о льготах и ​​времени отдыха

• Ставка заработной платы

• Поощрение к прочтению дополнительной информации в справочнике для сотрудников вашего ресторана

Предоставьте кандидату всю информацию, которая ему понадобится для принятия осознанного решения о должности и вашем ресторане, и оставьте свою контактную информацию для любых вопросов, которые могут у него возникнуть.

Если ваше письмо-предложение отличное, у кандидата не должно возникнуть проблем с его подписанием, печатью и доставкой немедленно. Включите крайний срок принятия решения — обычно через неделю после продления предложения, — а также предпочтительный способ доставки письма с предложением. После того, как кандидат подписал контракт, ваша задача — выполнить установленные вами ожидания в отношении часов, оплаты, льгот и культуры на рабочем месте.

ГЛАВА ПЯТАЯ: Как привлечь новых сотрудников

При приеме на работу новых сотрудников важно соблюдать баланс между предоставлением им как можно большего количества информации и предоставлением им времени для интеграции в команду и обучения на практике.

В первый день работника вам нужно познакомить его с командой и познакомить с другом. Приятель — это человек, который вызвался взять на себя нового члена команды в течение их первой недели (или дольше). Убедитесь, что ваш новый член команды понимает, что в вашем ресторане нет глупых вопросов и что всегда лучше задавать кучу вопросов сейчас, чтобы они могли быстро освоить основы.

Эти первые несколько дней имеют решающее значение для демонстрации культуры и миссии вашей компании в действии.

Справочник сотрудника

Быстро развивающийся характер работы в ресторане может означать, что нового сотрудника засыпают информацией часами, поэтому важно иметь отличное руководство для сотрудников, на которое они могут ссылаться. Не составляйте просто список правил и положений.

• Начните со своей миссии.

• Изложите правила поведения на рабочем месте в отношении одежды, домогательств, мобильных телефонов, употребления алкоголя и всего остального, что, по вашему мнению, является важным.

• Составьте план «недели из жизни», в котором вы обсудите требования к работе, правила смены, расписание и политику отпусков / дней болезни, стандарты здоровья и безопасности, а также вашу политику в отношении таких вещей, как аллергия и комплимент.

• Изложите свою политику расчета заработной платы и компенсации, а также информацию о перерывах, питании сотрудников, льготах, отпусках по болезни, семейных отпусках и многом другом.

• Ответьте на некоторые часто задаваемые вопросы в разделе часто задаваемых вопросов.

Вы также можете использовать наш бесплатный шаблон справочника для сотрудников, чтобы создать свое идеальное руководство для сотрудников.

Настройка льгот для сотрудников

Если вы предлагаете льготы в своем ресторане, часть вашего процесса адаптации будет включать помощь вашим сотрудникам в настройке. Если на вашем предприятии работает 50 или более сотрудников, вы обязаны предоставить медицинское страхование в соответствии с Законом о доступном медицинском обслуживании. Рассмотрите возможность использования платформы, такой как Health Care HQ, или другой подобной платформы, предназначенной для ресторанов.У них есть планы на небольшие рестораны, большие рестораны и частные лица.

Другие льготы, такие как участие в прибылях, бонусы, оплачиваемый отпуск или стипендии на транспортировку, должны быть описаны и назначены в первую неделю работы.

Установите график регистрации

Это может показаться немного корпоративным, но установка графика, когда вы сядете со своим новым сотрудником в течение первых нескольких месяцев, — отличный способ отслеживать, как они » как они себя чувствуют в новой роли и, что более важно, как они себя чувствуют.

Если во время 30-дневной регистрации вы замечаете, что сотрудник кажется немного измученным или ошеломленным, вы можете устранить проблему до того, как она развернется и приведет к его уходу.

Даже если у вас есть всего 15 минут для быстрой проверки во время перерыва, сделайте это в первую очередь. Это покажет, что вы заботитесь об успехе, счастье и росте сотрудника.

Наконец, хорошей практикой является создание файла (физического и цифрового) на каждого сотрудника, где вы можете хранить все их налоговые формы в одном месте, а также любые сертификаты об обучении или другие документы.

ГЛАВА ШЕСТАЯ: Какое обучение должен проводить ваш ресторан?

Обучение сотрудников имеет важное значение в ресторанной индустрии, но многие профессионалы ресторанного бизнеса до сих пор не взломали код, позволяющий лучше всего вовлечь свою команду в изучение новых навыков. Что лучше: бросить новых поваров в огонь — буквально — в первый день их пребывания на кухне или отправить их домой с видеороликами и домашними заданиями?

Уровень текучести кадров в ресторанном бизнесе составляет 74%, по данным U.S. Bureau of Labor, и затраты на привлечение нового сотрудника составляют 2171 доллар на переднего сотрудника, 2809 долларов за спину и 15 521 доллар за менеджера, согласно TDn2K. Со временем эти цифры могут напрямую повлиять на прибыль вашего ресторана.

Успешное обучение персонала может предотвратить текучесть кадров. Вместо «быстрого отказа» подхода к обучению сотрудников, когда сотрудники часто делают ошибки, но быстро учатся, рестораны должны опробовать новые методы обучения.

Ресторанные стратегии обучения

Современный ученик нетерпелив и легко отвлекается.Они разблокируют свои смартфоны девять раз в час и не будут смотреть видео дольше четырех минут. У вас есть всего несколько секунд, чтобы привлечь их внимание — даже когда дело доходит до обучения персонала ресторана — так как же вы можете донести всю важную информацию и убедиться, что ваш персонал экипирован и готов взять на себя обслуживание еды?

Перекус информации — это метод, который делает информацию более привлекательной. Он включает создание более компактного, более удобоваримого обучающего контента, который будет точным и легкодоступным.Разрабатывая учебные курсы или документацию для ваших сотрудников, подумайте о том, чтобы разделить их по темам, а не превращать каждый учебный курс в глубокое погружение. Обеспечьте доступ к информации в любое время по запросу, например, онлайн на веб-сайте, защищенном паролем.

Вот пять методов, которые вы можете использовать для обращения к современным учащимся:

• Видео: Обеспечьте микрообучение с помощью видеоролики продолжительностью менее четырех минут, чтобы привлечь внимание ваших сотрудников. Видео можно загружать на YouTube (по приватной ссылке) бесплатно.

• Обучение работе с мобильными устройствами и планшетами: Сделайте обучение мобильным, а не запрещайте телефоны. Проверка телефона — это принуждение, от которого трудно избавиться, поэтому примите его: откажитесь от бумажного обучения и сделайте обучение и информацию доступными на телефоне или планшете. QR-коды, которые открываются для интерактивного учебного курса, — отличный способ сделать это. Предоставьте доступ к платформе электронного обучения, ориентированной на гостеприимство, такой как Typsy или Toast University, помогая вашим сотрудникам учиться, расширять свои навыки и оттачивать свое мастерство, помогая вашему ресторану добиться успеха в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

• Одноранговое наставничество: Сертифицируйте инструкторов, которые могут наставлять новых сотрудников. В паре с коллегой новые сотрудники чувствуют себя более комфортно.

• Геймификация: Создавайте командные соревнования или ежедневные таблицы лидеров на основе результатов викторины или прогресса в обучении. Выдавайте значки, баллы или призы, чтобы мотивировать своих сотрудников. По словам Аверо, ресторан Райта в отеле Arizona Biltmore увидел, что «серверы очень хорошо отреагировали на дружеское соревнование и увидели, кто кого превосходит каждый день».Обучите своих сотрудников новым предложениям вин, а затем создайте ежедневную таблицу лидеров по продажам вин, чтобы мотивировать их. Wright’s добился этого и увеличил выручку на 45 000 долларов по сравнению с прошлым годом только от продаж вина.

Типы обучения сотрудников ресторана

Чему конкретно и когда следует обучать персонал вашего ресторана? Новым сотрудникам следует пройти ориентацию и прочитать руководство для сотрудников ресторана, но после этого подумайте о том, чтобы вести регулярный календарь обучения навыкам на рабочем месте.Обучение каждые три-шесть месяцев поможет вам сохранить низкий уровень текучести кадров за счет повышения лояльности и оставит вас с сотрудниками, готовыми эффективно выполнять свою работу

Вы можете потребовать от сотрудников индивидуально участвовать в обучении в разные периоды их пребывания в должности ( например, 60 дней на работе, шесть месяцев на работе, девять месяцев на работе и так далее), или вы можете собрать всю команду вместе для обучения, которое, по вашему мнению, принесет пользу группе в целом.

Есть некоторые курсы обучения персонала ресторанов, которые часто являются обязательными, например:

• ServSafe (Обработка пищевых продуктов): ServSafe находится в ведении Национальной ассоциации ресторанов и предлагает ряд курсов для обслуживающего персонала, менеджеров и официантов. , уделяя особое внимание безопасности пищевых продуктов, аллергенам и многому другому.Важно, чтобы в вашем ресторане можно было обрабатывать, готовить и хранить пищу таким образом, чтобы предотвратить пищевые заболевания. Соображения безопасности пищевых продуктов включают методы, касающиеся маркировки пищевых продуктов, гигиены пищевых продуктов, пищевых добавок и остатков пестицидов. Во многих штатах от сотрудников требуется получение сертификата ServSafe; здесь вы найдете нормативные требования для вашего региона.

• Alcohol Server Training : В большинстве штатов США требуется лицензия, прежде чем человек сможет продавать или подавать алкоголь.Безопасность алкоголя имеет первостепенное значение, поэтому требуйте, чтобы у ваших барменов и барбэнов был сертификат ServSafe Alcohol — и не забудьте проверить, не истек ли он. BarSmarts от Pernod Ricard — еще один отличный ресурс для сотрудников бара, желающих пополнить свой арсенал навыков бара.

Для серверов обучение также должно включать

• Обновления меню: При каждом изменении в меню — будь то цена, предмет или даже ингредиент в рецепте — ваши серверы должны знать.Они всегда на передовой с вашими клиентами, отвечая на вопросы об определенных блюдах каждый день. Обучайте их во время семейной трапезы и задавайте вопросы в конце смены, чтобы убедиться, что они усвоили информацию.

• Этапы обслуживания: В каждом ресторане могут быть разные этапы обслуживания. Обычно они начинают с приветствия гостей, принятия их заказов на напитки, демонстрации функций или специальных предложений, принятия заказов на еду, доставки еды и проверки того, что все в порядке после двух укусов, уборки стола и опускания счета.Какими бы ни были ваши шаги, научите своих сотрудников следовать им.

• Обучение преследованию на рабочем месте: Преследование в ресторанном бизнесе является широко распространенной проблемой. Серверы могут подвергаться преследованиям со стороны клиентов, а также других сотрудников. Чтобы справиться с этой проблемой, подумайте о создании программы обучения преследованию всех сотрудников, как это сделала Эрин Уэйд, владелица Homeroom.

Обучение на дому должно включать

• Затенение: В задней части дома затенение имеет важное значение.Очное обучение с другими поварами на линии может помочь персоналу понять, как именно готовится каждое блюдо. Подумайте о том, чтобы повара были в тени перед входом в дом, чтобы они полностью понимали, что такое гости, от супа до орехов.

• Обучение поваров: На разных участках кухни действуют разные правила, и важно, чтобы вы передавали различные нюансы во время обучения. Новый шеф-повар может начать с подготовки, содержания станции в чистоте, пополнения мизинца во время обслуживания и приготовления дополнительных блюд.Через несколько дней шеф-повар на линии может поменяться местами, так что новый шеф-повар готовит основные блюда, пока существующий шеф-повар наблюдает. Через неделю новый шеф-повар сможет без проблем вытащить станцию ​​в напряженный день.

• Безопасность на кухне: Повара в задней части дома должны изучить несколько основ безопасности на кухне: мыть руки после мытья сырого мяса, хранить скоропортящиеся продукты в холодильнике, держать приготовленную пищу подальше от нарезки доски, на которых было сырое мясо, научиться тушить огонь, научиться пользоваться подходящими ножами, носить безопасную одежду (включая обувь с закрытыми носками) и как обращаться с ожогами.Подумайте о том, чтобы персонал прошел сертификацию ServSafe Food Handler.

• Обучение преследованию на рабочем месте: , хотя они не взаимодействуют с клиентами, внутренние домогательства, к сожалению, также представляют собой огромную проблему в ресторанах. Обучите своих сотрудников тому, что является притеснением и что им следует делать, если они столкнутся с ним или увидят, как это происходит.

Дополнительные тренинги по ресторанным навыкам, которые следует учитывать

Некоторые рестораны могут также «открыть книги», чтобы все сотрудники могли видеть финансовые показатели ресторана.Это называется открытой книгой. Однако, если вы решите открыть свои книги, важно обучить сотрудников, чтобы они понимали показатели, на которые они смотрят:

• Доход по сменам, дням, неделям и месяцам

• Доход по пунктам меню, включая специальные

• Себестоимость проданных товаров

• Стоимость персонала (но не индивидуальная заработная плата или ставки заработной платы)

• Стоимость льгот, предоставляемых персоналу (медицинское страхование, комплексное питание)

• Стоимость аренды имущества , коммунальные услуги и любые услуги поставщиков

• Убыток от инвентарных отходов или оплаченных билетов

• Задолженность по займам, авансам или выплатам инвесторам

Не каждый официант или повар имеет стремление вести свой бизнес , но для тех, кто это делает, наблюдение за вашими успехами и неудачами из первых рядов дает им то, к чему часто не имеют доступа даже студенты бизнес-школ.

ГЛАВА СЕДЬМАЯ: Как составить расписание для персонала ресторана

Составление расписания, которое уравновешивает доступность сотрудников, поддерживает соблюдение трудового законодательства, предотвращает «закрытие» (когда сотрудник ресторана закрывает ресторан, а затем открывает его на следующее утро) , и гарантирует, что ваши лучшие исполнители работают над вашими самыми популярными сменами, может вызвать у вас желание выдернуть волосы.

Прежде чем вы будете готовы составить расписание для своих сотрудников, важно, чтобы вы знали и понимали законы и правила, связанные с расписанием работы ресторанов, такие как законы о справедливом расписании и законы о сверхурочной работе.Несоблюдение требований может иметь дорогостоящие последствия.

Как настоящие рестораны преодолевают последствия повышения минимальной заработной платы

Что такое справедливое планирование?

Законы о справедливом расписании — иногда называемые законами о прогнозирующем расписании, законами о безопасном расписании, законами о предсказуемом расписании или ограничивающими законами о расписании — определяют законные права почасовых работников и юридические обязанности их работодателей в отношении расписания.Хотя специфика законов о справедливом расписании будет отличаться от штата к штату, они, как правило, включают в себя следующие положения:

• Насколько заранее график должен быть передан почасовому сотруднику

• Сколько раз график может быть изменен после распределения сотруднику

• Требования к компенсации для почасовых сотрудников по вызову

• Установленное законом время перерыва между сменами

• Установленное законом время перерыва во время смены

• Как долго работодатель, работающий с почасовой оплатой, должен вести записи расписания

Чтобы узнать о законах о прогнозировании расписания в вашем штате, обратитесь в офис комиссара по вопросам труда вашего штата.

Полтора времени и как сверхурочная работа в ресторанах

Закон о справедливом труде и стандартах [FLSA] гласит, что работодатели ресторанов по закону обязаны платить любому почасовому или не освобожденному от налога наемному персоналу надбавку за сверхурочную работу — обычно в 1,5 раза превышающую их обычная почасовая оплата — при превышении указанного сотрудником 40-часовой рабочей недели. Рабочая неделя в основном определяется как семь последовательных 24-часовых периодов.

Полтора времени — это термин, который мы обычно используем для обозначения вышеупомянутых «надбавок за сверхурочную работу».«Менеджеры ресторана обычно используют фразы« полтора времени »и« сверхурочные »как синонимы.

Сколько времени?

Как составить расписание для ресторанов

Теперь, когда вы знакомы с юридическими требованиями, связанными с расписанием работы ресторана, давайте разберемся, как составить расписание для персонала ресторана, которое проверяет все флажки.

Составление расписания ресторана будет зависеть от:

• Вашей концепции (полное обслуживание, быстрое обслуживание / fast casual, фургон с едой и т. Д.)

• Часы работы и количество смен в день

• Независимо от того, составляете ли вы расписание для передней или задней части дома

Когда дело доходит до физического составления расписания для вашего ресторана персонал, у вас есть несколько вариантов инструментов.

Шаблоны и приложения для планирования работы ресторанов

В последние годы мир технологий планирования для сотрудников ресторанов значительно продвинулся вперед. Долгое время рестораны либо составляли расписание вручную, либо использовали распечатанные таблицы Excel.В современной версии этого простого метода планирования используется бесплатный онлайн-шаблон расписания ресторана для создания расписания, к которому сотрудники могут получить доступ со своих телефонов или компьютеров.

Скачать: бесплатный настраиваемый онлайн-шаблон расписания ресторанов Toast

Другой вариант — Платить за программное обеспечение для планирования работы сотрудников ресторана, которое собирает все ваши ценные данные о расписании — например, открытые места в смену, доступность сотрудников и отработанные часы — в одном месте и помогает руководству ресторана составлять расписания с учетом этих соображений, одновременно поддерживая FLSA согласие.

Более надежные поставщики программного обеспечения для планирования работы сотрудников ресторана интегрируются непосредственно с вашей торговой точкой, предоставляя руководству ресторана единое место для получения информации о трудовых ресурсах и учета рабочего времени.

Вот шесть цифровых решений для планирования работы сотрудников ресторана, которые стоит рассмотреть:

Теперь, когда мы рассмотрели инструменты, которые помогут вам составить расписание, давайте подробно рассмотрим процесс составления расписания для передней и задней части дома. концепции ресторанов с обслуживанием и концепции ресторанов быстрого и повседневного обслуживания.

Как составить график для персонала ресторана с полным обслуживанием

Составление графика работы для обслуживающего персонала

Шаг 1: Разделите часы работы на восьмичасовые смены. Модель смены обеда / ужина — отличное место для начала, но она никоим образом не применима к каждому ресторану. если в вашем ресторане также подают завтрак или он работает допоздна, добавьте смены; Если в вашем ресторане только обед или ужин, уберите смены. Во многих ресторанах обеденная смена короче, а ужин — длиннее.Важно точно знать, сколько длится обеденная смена, сколько длится обеденная смена и сколько длится двойная смена, чтобы ваши графики не нарушали трудовое законодательство и вы могли знать, когда сотрудник достигает порога сверхурочной работы.

Шаг 2: Разбейте план этажа на разделы . Дайте каждому столику в ресторане номер. Рекомендуется давать таблицам порядковые номера в строке, столбце или определенной области. Пример: ряд высоких вершин рядом с баром — это 200; будки на левой стене — 300, а будки у задней стены — 400.

Затем рассчитайте среднее время очереди стола для различных вариантов рассадки в ресторане. Время поворота ваших двух столов, вероятно, будет отличаться от времени поворота стола с шестью столами; Ваши четыре вершины, вероятно, будут иметь другое время поворота, чем ваши восьмерки. Теперь вы готовы разбить план этажа на разделы. Распечатайте изображение своего плана этажа и напишите соответствующее время поворота на каждом типе таблиц. Вы хотите убедиться, что типы таблиц со значительно более быстрым временем поворота стола сбалансированы с теми, которые работают медленнее; вы также хотите сбалансировать столы с меньшим количеством мест со столами с большим количеством мест.Секции также должны состоять из столов в замкнутом пространстве.

Это все тактики, которые обеспечивают бесперебойную работу вашей стратегии рассадки в ресторане. Вы сможете организовывать группы разного размера, не беспокоясь о перегрузке серверов слишком большим количеством гостей; он также должен предотвращать двойную или тройную посадку на стойке хоста (рассадка сторон спина к спине или спина к спине в секции) сервера, что потенциально может перегрузить их и поставить под угрозу качество обслуживания, которое они могут предоставлять.

Например, вы никогда не создадите секцию с четырьмя шестью вершинами и никогда не создадите секцию с пятью двумя вершинами: в первом случае сервер был бы перегружен 24 гостями, за которыми нужно было ухаживать одновременно, в последнем случае ваш сервер может быть перегружен столами, которые быстро меняются, что может привести к двойной или тройной рассадке. Все дело в балансе.

Этот шаг потребует времени, анализа, обратной связи с вашим персоналом, а также проб и ошибок.

Шаг 3: Проконсультируйтесь с доступностью вашего сотрудника, а затем запланируйте столько штатных сотрудников, сколько у вас есть разделов для этой смены. Не планируйте сотрудников вне их рабочего времени. Секции серверов для обеденной смены часто выглядят совершенно иначе, чем для обеденной смены. Это в основном связано с тем, что в обеденную смену объем меньше, а столы вращаются медленнее, поэтому сервер может справиться с большей частью без перегрузки.Во время обеда, когда объемы обслуживания значительно выше и время смены столов сокращается, на серверах есть секции, которые позволяют им обеспечивать высокое качество обслуживания гостей без перегрузки. По мере того, как смены продвигаются, и вы сокращаете сотрудников с места, разделы могут быть распределены между оставшимся персоналом.

Шаг 4: Выберите несколько сотрудников, которые будут работать как в обеденную, так и в вечернюю смены. В ресторанах часто не хватает сотрудников, чтобы обедать с другой командой.обед; вот почему существует двойник. Если ваш ресторан работает по модели, основанной на чаевых, двойные смены обычно приводят к удвоению чаевых, поэтому серверы финансово мотивированы работать вдвое. Планируйте дублирование в зависимости от доступности ваших сотрудников и их близости к вступающим в силу законам о сверхурочной работе. Опять же, назначайте сотрудников на двойные должности только в том случае, если позволяет их наличие.

Шаг 5: Выберите два доводчика из числа сотрудников, которые будут работать с вами в обеденную смену. Доводчики несут ответственность за закрытие ресторана. Они остаются до тех пор, пока не загорится свет, чтобы ресторан выглядел в отличной форме и был готов к обеду на следующий день. В некоторые обязанности входит закрытие точек продаж, мытье полов, опорожнение ведер для уборки серверных станций, проверка выполнения контрольного списка работ на стороне сервера и т. Д.

Шаг 6: Раздайте расписание своим сотрудникам по адресу минимум за две недели. Большинство законов о прогнозном расписании содержат положения, в которых указывается, насколько заблаговременно почасовые работники имеют право получить свое расписание; во многих штатах установлен минимум две недели. Две недели — это минимальное время, необходимое почасовому работнику для планирования ухода за ребенком, организации транспортировки или обмена / прекращения смены с другим сотрудником.

Составление расписания для персонала бара

Шаг 1: Разделите часы работы на восьмичасовые смены. Как указано выше в разделе, посвященном фасаду здания, модель смены обеда / ужина — отличное место для начала, но она никоим образом не применима к каждому ресторану. Сдвиги столбцов могут быть уникальными или такими же, как смещения серверов — решать вам. Если вы обнаружите, что во время обеда у вас нет крепких алкогольных напитков, возможно, назначьте встречу только одному или двум людям; Если у вас есть отличное меню «счастливого часа», которое начинается в 15:00 (а ужин начинается в 4), потребуйте, чтобы обеденная смена приходила раньше, чтобы справиться с толпой «счастливого часа».

Шаг 2: Разбейте панель на секции. Добавьте одного или двух дополнительных сотрудников для обслуживания панели обслуживания. Добавьте от одной до двух барных спинок, чтобы поддержать вашу команду бара во время обслуживания. Сиденья в баре имеют одинаковое время поворота стола, поэтому описанный выше подход к разделению секций здесь не сработает. Вы можете создать миллионы различных способов: вы можете основывать их на сиденьях (места 1-6 — это секции; 6-12 — это секции), базируя их на общих областях (вы возьмете эту половину, я возьму это. наполовину) основывайте их на форме стержня (если ваша перекладина представляет собой отдельно стоящий прямоугольник, поместите двух барменов на каждой длинной стороне, по одному на каждом коротком конце) или просто сделайте свободный для всех (хотя это не рекомендуется ).Вы также должны назначить одного или двух барменов для работы в баре обслуживания. Сервисная панель — это часть бара, предназначенная для выполнения заказов на напитки, вводимых серверами; это не заказы на напитки от посетителей бара. Было бы неплохо, чтобы персонал вашего бара обслуживания был старше, так как они должны будут иметь возможность очень быстро вспоминать конкретные рецепты напитков из вашего списка напитков. Вы также должны запланировать одну, две или три полоски назад, в зависимости от громкости во время смены.

Шаг 3: Выберите 2-3 доводчика из числа сотрудников бара, которые будут присоединяться к вам в последнюю смену дня. Многие бары и рестораны также оставляют одну стойку позади, чтобы закрыть бар. Вместе ваш закрывающийся персонал позаботится о том, чтобы бар был чистым, организованным и готовым к завтрашнему обслуживанию.

Шаг 4: Раздайте это расписание своим сотрудникам как минимум за две недели.

Составление расписания для обслуживающего персонала

Обычно вы хотите, чтобы ваш повар был первым, так как он будет готовить ингредиенты для обеих смен.Некоторые готовящие повара работают с 9:00 до 18:00, а затем уходят, потому что все ингредиенты для обеденной смены годятся; другие работают вдвоем и обслуживают на кухне во время службы. Повара часто подписываются на посылки, которые приходят в течение дня, поэтому убедитесь, что они запланированы в те сроки, которые обычно прибывают.

Следующими входят менеджер кухни (или генеральный менеджер), шеф-повар и су-шеф, а затем также появляются повара для всех различных станций на линии, большинство из которых прибывают как минимум за час до обслуживания, если не больше.

Чтобы не было сверхурочной работы, запланируйте приход поваров в разное время в течение недели. Нет необходимости держать всех на палубе каждый день за несколько часов до начала обслуживания.

Посудомоечная машина обычно приходит последней, как раз во время обслуживания или непосредственно перед ним, потому что они остаются последней уборкой после смены.

По окончании обеда тот, кто не работает вдвоем, должен убедиться, что его рабочее место чистое и готово к тому, что следующий повар придет на его место.

Когда обеденное обслуживание закончено, весь обслуживающий персонал обычно должен убираться в течение как минимум часа, в зависимости от масштабов операции, так что кухня готова к работе на завтра — поэтому обязательно включите это время в расписании. Смена не заканчивается, когда заканчивается служба.

Шаг 1: Разделите часы работы на две смены: обеденную и обеденную, если применимо. Выберите несколько поваров для рабочего обеда и еще одного или двух на рабочий ужин.Убедитесь, что у вас есть посудомоечная машина на каждую смену. Часто су-повара и шеф-повара работают дважды за два, вот почему они получают зарплату: их почасовая оплата значительно превышает сверхурочную работу.

Шаг 2: Выберите повара, которые на каких станциях будут работать в каждую смену. Различные комбинации поваров, в зависимости от наличия, будут в ресторане каждую неделю — и каждый повар будет иметь разные предпочтения в отношении очередей. Но повар на всех станциях нужен в каждую смену.В зависимости от того, кто работает в смену, у вас может быть два человека, которые предпочитают гриль, но один из них должен будет взять салатную станцию. При построении своего штатного расписания четко определите, кто и на какой станции будет работать в каждую смену.

Шаг 3: Составьте свое расписание и распространите его за две недели вперед.

Как составить расписание для быстрого повседневного или быстрого обслуживания персонала ресторана

Шаг 1 : Разделите часы работы на восьмичасовые смены. Концепции быстрого обслуживания и быстрого повседневного питания обычно не относятся к модели «обеденная смена / обеденная смена»; многие из них открыты рано на завтрак, поздно вечером или круглосуточно.

Шаг 2: Определите, сколько отдельных ролей существует на линии и на кухне. Если ваш QSR или FSR выполняет заказы в очереди перед покупателями, потратьте некоторое время на размышления о том, сколько уникальных ролей существует на этой линии, и создайте «станции» (например, один человек создает основу для обеда, второй добавляет белки, третий добавляет начинку и т. д.Если вашему QSR или FSR требуется кухонная поддержка для выполнения заказов, потратьте время на анализ времени выполнения вашего билета, чтобы лучше понять, сколько поточных поваров следует запланировать в смену.

Шаг 3: Проконсультируйтесь о доступности ваших сотрудников, затем запланируйте столько людей на линии и на кухне, сколько у вас есть доступных ролей . Вам также необходимо запланировать работу кассиров, и, если в ваш ресторан есть проезд, проехать через кассиров и кулинаров.

Шаг 4 : Раздайте этот график своим сотрудникам как минимум за две недели.

ГЛАВА ВОСЬМАЯ: Как вести расчет заработной платы в ресторане

Это руководство носит чисто информационный характер. Для получения наиболее точных и надежных рекомендаций по расчету заработной платы и налогообложению заработной платы проконсультируйтесь с бухгалтером или обратитесь непосредственно в налоговую службу (IRS).

Чтобы получить очень подробное руководство по всему, что вы когда-либо хотели знать о начислении заработной платы, ознакомьтесь с руководством Toast How to Do Payroll Guide.

Порядок расчета заработной платы в ресторанах

Как и когда платить своим сотрудникам

Существует несколько вариантов того, как вы можете платить своим сотрудникам, но наиболее распространенными методами являются прямой депозит, то есть когда сотрудники депонируют деньги с банковского счета работодателя прямо на свой, и они получают бумажную квитанцию ​​о заработной плате — и традиционную оплату через чеки — где сотрудники должны идти в банк или использовать свое приложение онлайн-банкинга для внесения платежа в каждый платежный период.

Чтобы настроить прямой перевод, вам потребуется платежная информация ACH вашего сотрудника, которая включает номер его счета и номер для маршрутизации проводов. И то, и другое можно легко найти на портале онлайн-банкинга или внизу чека, поэтому многие работодатели просят аннулировать чек при настройке прямого депозита.

Некоторые владельцы ресторанов открывают банковский счет для заработной платы, который используется исключительно для оплаты труда сотрудников. Почему? Потому что вы никогда не хотите дойти до зарплаты и понять, что денег для оплаты ваших сотрудников не хватает.Если у вас есть только один большой банковский счет для всех деловых расходов, непредвиденные расходы, такие как ремонт оборудования, могут привести к сокращению средств для выплаты заработной платы.

Большинство сотрудников в ресторане получают почасовую оплату с чаевыми или без них, за исключением менеджеров, поваров и су-поваров, которые обычно получают зарплату. Вот почему так важно тщательно отслеживать часы работы каждого сотрудника, потому что большинство зарплат будет колебаться в каждом платежном периоде в зависимости от графика недели.

Чаевые

Если сотрудник зарабатывает чаевые более 30 долларов в месяц, он квалифицируется как сотрудник, получающий чаевые.Работники, получающие чаевые, обычно перед домом, получают небольшой чек каждый платежный период, но они также обычно берут домой чаевые в конце каждой смены, часто наличными. Минимальная заработная плата с чаевыми намного ниже стандартной минимальной заработной платы, но она формируется за счет чаевых — и если сервер работает медленно, и они не дают никаких чаевых, работодатель должен выплатить разницу, чтобы соответствовать полному стандартному минимуму. заработная плата за эти часы.

Согласно IRS, работодатель должен гарантировать, что минимальный общий доход на чаевые, сообщаемый сотрудниками в течение любого периода оплаты, равен 8% от общих доходов вашего ресторана за этот период.Отчетность осуществляется ежеквартально, посредством расчета заработной платы, с использованием формы 941.

Министерство труда разработало инструкции по выплате чаевых сотрудникам:

• Текущая минимальная заработная плата составляет 7,25 доллара в час.

• Работодатели должны информировать сотрудников, получающих чаевые, о размере их прямой заработной платы — минимально необходимая заработная плата для сотрудников, получающих чаевые, составляет 2,13 доллара в час.

• Максимальный размер чаевых, на который работодатель может претендовать, составляет 5,12 доллара в час.

• Требуемые чаевые не могут быть больше суммы чаевых, которые зарабатывает сотрудник.

• Работодатели должны иметь возможность подтвердить, что общая заработная плата соответствует всем требованиям к минимальной заработной плате.

• Если чаевых недостаточно для удовлетворения требований к минимальной заработной плате, работодатель должен компенсировать разницу.

• Вычеты за забастовки, поломку или недостачу кассового аппарата являются незаконными.

• Сверхурочные рассчитываются на основе полной минимальной заработной платы, а не денежной выплаты за вычетом чаевых.

Если ваши сотрудники объединяют чаевые, все служащие передают свои чаевые в один большой пул, который затем делится поровну между участвующим персоналом. На некоторых рабочих местах также действует система чаевых, согласно которой они должны делиться частью своих чаевых с обслуживающим персоналом, таким как бармены, автобусы, а иногда и даже на дому. Если серверу платили только чаевые по транзакциям по кредитной карте, а не наличными, иногда рестораны выплачивали чаевые серверам наличными в конце смены.

Все работники, получающие чаевые, обязаны сообщать о своих чаевых, чтобы их можно было обложить налогом. Для получения дополнительной информации о советах по налогообложению щелкните здесь.

Как рассчитывать и платить налоги на заработную плату

В следующем разделе представлен обзор налогов, связанных с заработной платой, с которыми вы можете ожидать столкнуться как владелец ресторана или лицо, которое ведет расчет заработной платы для ресторана. Он предоставляется только для информационных целей, а не для предоставления юридических, бухгалтерских, налоговых, карьерных или иных профессиональных советов.Налоги на заработную плату и связанные с ними процессы будут отличаться от штата к штату, поэтому для получения подробных инструкций и советов о том, как подойти к налогам на заработную плату в вашем регионе, проконсультируйтесь с бухгалтером или непосредственно в налоговой службе (IRS) для получения наиболее точной информации.

Налог на заработную плату — это налог, связанный с заработной платой, который компания уплачивает в IRS при выплате своим сотрудникам. Согласно IRS, «ваши налоговые обязанности включают удержание, внесение депозитов, отчетность и уплату налогов на трудоустройство.Вы также должны предоставить определенные формы своим сотрудникам, они должны предоставить определенные формы вам, и вы должны отправить определенные формы в IRS и SSA ».

Существуют различные сроки выполнения, которые соответствуют разным формам (дополнительную информацию от IRS о том, что и когда отправлять, можно найти здесь). Как работодатель, вы должны платить налог на социальное обеспечение и налог на бесплатную медицинскую помощь (которые в совокупности известны как FICA) и федеральный налог по безработице (известный как FUTA), а также подавать любую из форм, перечисленных здесь IRS, соответствующую вашему бизнесу.

Сумма, которую вам нужно удержать из зарплаты сотрудника по федеральному подоходному налогу, зависит от его годовой валовой заработной платы и ставки страхования от безработицы в вашем штате. Чтобы рассчитать ваши удержания, вам понадобится W-4 сотрудника, самые последние таблицы удержаний из IRA (известная как Публикация 15-A), текущие проценты удержания FICA, текущая максимальная сумма удержания социального обеспечения и валовая прибыль сотрудника. платить.

Для получения подробного руководства по налогам на заработную плату щелкните здесь.

Расчет валовой заработной платы и чистой заработной платы

Валовая заработная плата — это все деньги, которые вы платите наемному или почасовому сотруднику, включая бонусы и сверхурочные, в течение определенного периода оплаты.

Чистая заработная плата — это все деньги, полученные наемным или почасовым сотрудником, включая премии и сверхурочные, в течение определенного периода оплаты, за вычетом федеральных налогов и налогов штата, а также любых других удержаний.

Что такое процент затрат на рабочую силу?

Стоимость рабочей силы — это то, сколько вы платите всем своим сотрудникам, чтобы ваш ресторан работал.Обычно это одни из самых больших эксплуатационных расходов, не считая арендной платы и расходов на питание. Это включает в себя всю заработную плату (окладную, почасовую и сверхурочную), налоги и льготы сотрудникам, такие как премии и медицинское обслуживание.

Есть два важных вычисления, когда дело доходит до процента затрат на рабочую силу:

Затраты на рабочую силу в процентах от продаж, которые представляют собой ваши затраты на рабочую силу, разделенные на общий доход и умноженные на 100 для получения процента.

Затраты на рабочую силу в процентах от общих эксплуатационных затрат, которые представляют собой ваши затраты на рабочую силу, разделенные на ваши общие эксплуатационные расходы и умноженные на 100 для получения процента.

Ведение учетных записей о заработной плате

Как долго вы по закону обязаны хранить свои платежные ведомости, зависит от того, как следующие заявления применимы к вашему ресторану:

1. Храните учетные записи в течение шести лет, если вы не сообщаете о доходах, которые вы должны сообщать и это более 25% от валового дохода, указанного в вашем доходе.

2. Храните записи бессрочно, если вы не подадите декларацию.

3. Храните записи бессрочно, если вы подаете мошенническую декларацию.

Если ничего из вышеперечисленного не относится к вам, храните свои платежные ведомости в течение трех лет. Существует множество различных сценариев, которые требуют от вас более длительного хранения записей, поэтому обратитесь к этому полному списку IRS для получения дополнительной информации и поговорите с бухгалтером, если у вас есть какие-либо сомнения.

Остались вопросы? См. Эту страницу на веб-сайте налоговой службы.

ГЛАВА ДЕВЯТАЯ: Как удержать персонал ресторана

Что такое текучесть кадров?

Оборот — это термин, используемый для определения явления, когда одно предприятие заменяется другим.Что касается занятости, текучесть кадров — иногда называемая оттоком сотрудников — это действие, когда один работник прекращает свою работу, а затем заменяется другим.

Годовой оборот применительно к занятости означает скорость, с которой сотрудники покидают бизнес и заменяются.

В ресторанном бизнесе есть хорошо задокументированная проблема с удержанием сотрудников. Согласно обзору вакансий и текучести кадров Бюро статистики труда за 2019 год [JOLTS], в ресторанной индустрии было 74 балла.Годовая текучесть кадров составляет 9%, это самый высокий зарегистрированный показатель текучести кадров в отрасли за последние пять лет.

Для сравнения, предположим, что в вашем ресторане в начале 2018 года было 100 сотрудников. Если годовая текучесть кадров в вашем ресторане составляет 74,9%, то примерно 75 из 100 сотрудников, которые начали год работы в вашем бизнесе, ушли к концу декабря 2018 года и были заменены кем-то новым.

Средний срок пребывания в должности сотрудника ресторана составляет один месяц и 26 дней, у менеджеров — в среднем четыре месяца и четыре дня, а у хозяев — только в среднем один месяц и девять дней.

Почему текучесть кадров в ресторанном бизнесе такая высокая? Рестораны заработали репутацию рабочей среды с высоким уровнем стресса и низким вознаграждением; часы длинные, работа требует физических усилий, оплата непредсказуема, а преимущества и возможности карьерного роста немногочисленны. Соискатели работы в ресторане также имеют преимущество: ресторанная индустрия сейчас растет вдвое быстрее, чем население, а это означает, что профессионал ресторанной индустрии может оставить неприятную рабочую среду и на многих рынках найти для себя широкие возможности в ресторанах.

Текучка кадров — это не только неудобство для работы, это денежная яма: в среднем, замена уволенного сотрудника обходится в 33% от заработной платы. Вложение времени, энергии и усилий в удержание сотрудников не только полезно для вашей культуры на рабочем месте, но и очень полезно для вашей прибыли: сокращение текучести персонала в ресторанах на 25% может сэкономить ресторанам более 60 000 долларов.

Как удержать сотрудников ресторана

Когда дело доходит до удержания сотрудников, не существует универсального подхода, хотя есть общие черты между предприятиями с высокими показателями удержания сотрудников, в том числе:

• Культура рабочего места основаны на сильных основных ценностях
• Акцент на счастье сотрудников
• Льготы сотрудникам
• Возможности карьерного роста и роста
• Акцент на баланс между работой и личной жизнью — баланс между работой и личной жизнью — это термин, используемый для описания гармоничного баланса между работой сотрудника жизни и личной жизни, не отнимая слишком много времени и энергии по сравнению с другим.
• Руководство, которое ценит личное благополучие не меньше (если не больше) профессионального благополучия своих сотрудников

Сегодняшние соискатели хотят работать в компаниях, которые относятся к ним как к людям, а не как к винтикам в колесе. Помощь вашим сотрудникам в их жизни вне работы поможет им работать более продуктивно и эффективно.

Как сделать сотрудников ресторана счастливыми

Один из наиболее эффективных способов повысить уровень счастья на рабочем месте — это запросить отзывы сотрудников.Информация о том, что для них наиболее важно на рабочем месте, напрямую от людей, которые работают в вашем ресторане, поможет вам найти конкретные способы сделать ваших сотрудников счастливыми.

Задайте своим сотрудникам подобные вопросы, чтобы оценить, насколько они довольны работой в вашем ресторане.

• Насколько вы счастливы на своей нынешней должности (официант, бармен, линейный повар и т. Д.)?
• Вы бы порекомендовали наш бизнес как отличное место для работы? Почему? Почему нет?
• Насколько эффективны выплаты нашим сотрудникам по шкале от 1 до 10? Какие льготы для сотрудников окажут наибольшее влияние на вашу жизнь?
• Считаете ли вы, что руководство заботится о ваших интересах? Почему? Почему нет?
• Считаете ли вы, что руководство способствует достижению баланса между работой и личной жизнью?

После сбора отзывов от существующих сотрудников, потратьте некоторое время на то, чтобы ваша команда менеджеров ресторана прочитала, проанализировала и решила, как вы включите эти отзывы в свою стратегию управления сотрудниками.Если вы слышите, что баланс между работой и личной жизнью является проблемой для многих сотрудников, возможно, стоит переоценить свой подход к составлению расписания сотрудников, предложить оплачиваемый отпуск (PTO) или обязать сотрудников сделать перерыв после работы в шесть или более смен в течение рабочего дня. строка.

Узнайте о том, как SuViche Restaurant Group ставит во главу угла счастье сотрудников, что ведет к удовлетворению потребностей клиентов, послушав наше интервью с Райаном Эгози , приведенным ниже.

Как удержать сотрудников от увольнения

Имея более 660 000 ресторанов (и их количество растет) в Соединенных Штатах, ищущие работу в ресторанах не испытывают недостатка в доступных им рабочих местах.Чтобы снизить текучесть кадров и увеличить количество претендентов на открытые места в вашем ресторане, вам необходимо сделать его привлекательным местом для работы.

Вот несколько конкретных способов удержать сотрудников от поиска работы в другом месте:

• Запустите программу мотивации сотрудников в своем ресторане. Стимулирование тяжелой работы финансовым и нефинансовым вознаграждением оказалось эффективным способом поднять моральный дух сотрудников, добиться прогресса в достижении поставленных целей и повысить уровень счастья сотрудников на рабочем месте.

• Обеспечьте возможности карьерного роста. — Никто не хочет оставаться в одном положении до конца жизни. Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники работали надолго, дайте им повод для карьерного роста и возможности роста в форме обучения навыкам и продвижения по службе. Наем изнутри, то есть когда у вас есть вакансии в штате, глядя на существующую базу сотрудников, чтобы найти подходящих кандидатов, поощряет лояльность сотрудников и дает вашему ресторану новое поколение лидеров с опытом и глубокими знаниями о вашем ресторане.У крупных брендов, таких как Costco и Nordstrom, есть строгая политика найма изнутри: каждый член их корпоративной команды должен был сначала начать работу на площадке.

• Поощряйте обучение навыкам гостеприимства с помощью бесплатных курсов, семинаров и лекторов. Помогать вашим сотрудникам стать опытными профессионалами в сфере гостеприимства посредством последовательного обучения навыкам — это беспроигрышный вариант: ваши сотрудники получают выгоду от возможности оттачивать свое мастерство, совершенствовать свою игру и зарабатывать больше денег, в то время как ваш ресторан получает выгоду от улучшенного обеда, который только хорошо образованные, опытные профессионалы могут предоставить.Typsy и BarSmarts от Pernod Ricard великолепны.

• Предоставляйте сотрудникам льготы, которые облегчат жизнь вашим сотрудникам. Бесплатное питание на работе, стипендия на транспортировку, стипендии, премии сотрудникам, взносы на оплату ухода за детьми, оплачиваемый отпуск, оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком — это лишь несколько нетрадиционных льгот, которые вы могли бы предложить своим сотрудникам ресторана. Сегодняшние соискатели хотят работать в компаниях, которые относятся к ним как к людям, а не как к винтикам в колесе.Помощь вашим сотрудникам в их жизни вне работы поможет им работать более продуктивно и эффективно.

• Регулярно планируйте личные встречи с каждым членом персонала вашего ресторана. — Регулярное общение с каждым сотрудником является важной частью повышения уровня удержания сотрудников в вашем ресторане. Встречи один на один — это личная встреча между менеджером и лицом, которым он управляет. Во время этих чатов сотрудника поощряют рассказывать, как идут дела на работе, просить помощи в преодолении препятствий, ставить цели профессионального развития и выслушивать отзывы своего руководителя.Когда вы работаете в ресторане, времени никогда не бывает достаточно, но планирование индивидуальных встреч с вашим персоналом поможет вам на ранней стадии определить, если сотрудник недоволен или испытывает трудности, а затем составить план, чтобы изменить его опыт и предотвратить их от поиска работы в другом месте.

Иди и найди своих людей

Ресторанная индустрия постоянно меняется, и кажется, что каждый год перед владельцами ресторанов бросается новый вызов.Но с правильными людьми в вашей команде вы сможете преодолеть эти проблемы и продолжать заниматься любимым делом: радовать своих гостей восхитительной едой и обслуживанием, которые заставят их возвращаться.

Стоит ли платить сотрудникам под столом?

Стоит ли платить сотрудникам под столом?

Давайте посмотрим правде в глаза, это может запутать управление финансами бизнеса. Один только расчет заработной платы включает в себя необходимость выяснения таких вещей, как определение налоговых льгот, ведение записей, отчетность о доходах сотрудников и т. Д. И т. Д.Хорошая новость в том, что есть способ избежать всего этого. Вы можете просто платить своим сотрудникам под столом. Для тех, кто не знаком с этим термином, оплата сотруднику из-под стола означает, что им платят неофициально. Вы даете им деньги за их время вместо официальной зарплаты. Никаких налогов, никакой отчетности и никакой путаницы. Это чаще встречается в небольших компаниях. Однако есть одна загвоздка: если вас поймают на том, что вы платите своим сотрудникам под столом, целый мир стресса окажется на ваших плечах.

Почему мы платим налоги? Потому что налоги похожи на арендную плату, которую мы должны платить, чтобы жить в этой стране. Они платят за нашу инфраструктуру, наши школы, наши государственные программы и многое другое. Не всем нравится их платить, но, проще говоря, налоги держат нашу страну в движении. Когда вы не платите налоги, вы не вносите свой вклад в продвижение Америки вперед. Если эта воодушевляющая речь не убедила вас в том, что оплата труда сотрудников под столом не стоит риска, следующая часть наверняка поможет.

Штрафы за неуплату налогов

На вас полагаются налоги на заработную плату, которые должны уплачиваться за ваших сотрудников. Их невозможно обойтись. Если вы платите сотруднику обычную зарплату, налоги вычитаются из того, что он зарабатывает. Если вы платите сотруднику под столом, и IRS узнает об этом, вам придется заплатить все эти деньги самому, а потом еще немного. Плохо звучит, правда? Что ж, это только начало. Это может быть намного хуже, чем просто платить налоги собственными деньгами.Существует также тот факт, что оплата труда сотрудников под столом является незаконной и сопряжена с теми же рисками, что и любая незаконная деятельность.

Неужели вас могут посадить в тюрьму за то, что вы платите сотрудникам под столом? Абсолютно, на самом деле это не редкость, когда работодатели сталкиваются с тюремным заключением за это, а также платят за это штрафы, помимо налогов, которые они должны. Иногда тюремное заключение также может быть длительным, в зависимости от того, как долго вы платили сотрудникам из-под стола, и сколько налоговых денег не было уплачено из-за этого.В Массачусетсе, например, группам, которые платят своим сотрудникам, грозит 57 лет тюрьмы.

Что происходит с сотрудниками

Хуже того, что случается с вами, является то, что может случиться с вашими сотрудниками. Они знают, что им платят незаметно, но при этом не сообщают об этом в IRS. Это как быть виновным по ассоциации. Если они когда-нибудь пройдут одитинг, ситуация станет более серьезной. Если IRS обнаружит, что им заплатили больше, чем они сообщают при подаче налоговых деклараций, им грозит штраф по налогам, а также возможное тюремное заключение.Само собой разумеется, что если одного поймают, поймают и другого. Так что, если вы платите сотрудникам из-под стола и вас поймают, сотрудники, скорее всего, пойдут вниз вместе с вами.

Даже если вам это сойдет с рук, вы все равно причините своим сотрудникам больше вреда, чем помогаете им. Поскольку они получают выплаты неофициально, когда они подают заявку на ссуду на дом, машину или просто в целом, не будет никаких записей о квитанциях о выплате заработной платы, на что обращают внимание многие кредитные компании. Когда приходит время выходить на пенсию, все время, в течение которого они получали зарплату, не будет отражаться в их выплатах по социальному обеспечению, а это означает, что они могут в конечном итоге получить меньшие пенсионные выплаты.