Как правильно писать письмо образец: Как правильно написать письмо | Делопроизводство

Деловое письмо на бланке>>

Пример формата письма и советы по написанию

Сегодня печатное письмо обычно зарезервировано для важных профессиональных сообщений, таких как рекомендательные письма, сопроводительные письма о вакансиях, письма об увольнении, юридическая переписка и сообщения компании. Поскольку письмо — это формальный способ общения, вы захотите научиться писать профессионально.

Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете получателю бумажную копию, а не электронное письмо, потому что письмо должно соответствовать странице и хорошо выглядеть.

В следующем образце формата письма показана информация, которую необходимо включить при написании письма, а также советы по выбору шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Образец формата письма

Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает ее.)
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактная информация (Человек или компания, которой вы пишете)
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие ( Примеры приветствия)

Уважаемый господин./РС. Фамилия:
Используйте формальное приветствие , а не имя, если вы не знаете человека хорошо. Если вы не знаете пол человека, вы можете написать его полное имя. Например, «Дорогой Пэт Кроуди» вместо «Дорогой мистер Кроди» или «Дорогая мисс Кроуди». Если вы не знаете имени получателя, по-прежнему можно использовать старомодное выражение «Кого это может касаться».

Тело письма

• Первый абзац вашего письма должен дать представление о том, почему вы пишете, чтобы причина вашего обращения к этому человеку была очевидна с самого начала.
• Затем в , следующем за параграфами , укажите конкретные детали вашего запроса или информации, которую вы предоставляете.
• Последний абзац вашего письма должен повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за просмотр вашего запроса. При необходимости, он также должен вежливо попросить письменный ответ или возможность договориться о встрече для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

Закрытие

С уважением , ( Примеры закрытия )

Подпись

Рукописная подпись (Для бумажной копии письма используйте черные или синие чернила, чтобы подписать письмо.)

Машинная подпись

Шаблон письма для загрузки

Вот образец письма, которое вы можете скачать (совместимое с Google Docs и Word Online), или вы можете увидеть текст ниже. Обратите внимание, что в этом примере Николь знает Джейсона Эндрюса достаточно хорошо, чтобы использовать его имя в приветствии.

Пример профессионального письма

Николь Томас
35 Chestnut Street
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
nicole @ thomas.com

3 августа 2020

Джейсон Эндрюс
Менеджер
Компания LMK
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101

Уважаемый Джейсон,

Я пишу об отставке с должности представителя службы поддержки клиентов с 14 августа 2020 г.

Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезной для вас в переходный период.

Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными членами нашей команды в LMK.Редко можно найти должность по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую ​​позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться.

Я особенно благодарен за ваше руководство, пока я думал о дальнейшем обучении. Ваша поддержка так много значила для меня.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь вам найти и обучить замену.

Спасибо и наилучшие пожелания,

Николь Томас (подпись на бумажном носителе)

Николь Томас

Советы по форматированию письма

Чтобы ваше письмо выглядело профессионально, следуйте этим советам:

• Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным; проясните цель вашего письма.
• Выровняйте букву по левому краю.
• Одиночный интервал между буквами и пробел между абзацами.
• Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен быть 10 или 12 пунктов.
• Оставьте пустую строку после приветствия и перед закрытием.
• Деловые письма всегда следует печатать на белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или личных канцелярских принадлежностях.
• Если вы отправляете электронное письмо, вот что нужно включить и как отформатировать подпись.

Проверка на ошибки форматирования и опечатки

После того, как вы написали свое деловое письмо, вычитайте его и проверьте правописание на экране. Затем распечатайте его и прочтите хотя бы еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. Это важно, поскольку часто легче обнаружить ошибки на бумажном носителе.

Прочитать его вслух — хороший способ поймать ошибку.

Следите за ошибками форматирования, такими как два абзаца без пробелов между ними или строки с неправильным отступом.Затем, прежде чем положить письмо в конверт, подпишите напечатанное имя черными или синими чернилами над напечатанным именем.

Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый редактор для написания письма, существуют шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

Другие примеры формата букв

Вот еще несколько примеров писем и форматов сообщений электронной почты, которые вы можете использовать в качестве отправной точки для собственной переписки:

Советы и советы по написанию писем

Умение писать деловые письма — важный навык, поэтому вот несколько дополнительных статей, чтобы вы могли узнать больше:

Начните с основ

Начните с основ того, как написать деловое письмо в общем формате, и просмотрите различные шаблоны деловых писем.Кроме того, вы можете ознакомиться с этими примерами деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о форматировании и взгляните на еще один пример формата делового письма.

Примеры обзора

Если вам нравится учиться на примерах, вы можете выбрать из множества типов деловых писем, таких как сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, дополнительные письма, письма о принятии или отказе от работы, письма об увольнении и письма с благодарностью. Вы найдете все это вместе с образцами деловых писем и писем, связанных с работой, в этом обзоре образцов писем.

Отправить деловое сообщение по электронной почте

Не все деловые письма распечатываются и отправляются по почте. Если вы планируете отправить электронное письмо, ознакомьтесь с этими рекомендациями для профессиональной электронной почты и написания писем.

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой. Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо написано в течение нескольких дней, укажите дату его написания в строке даты.При письме в компании в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или перейдите к центру табуляции и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя в бланке, а не по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя.Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает, чтобы к вам обращались, используйте мисс. есть вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание.Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию с последующим двоеточием. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несуществующее приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в половой принадлежности Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. Заключительный абзац должен повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы вкладываете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набрали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать Мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас возникнут какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности буквы является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Пунктуация после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. Для этого стиля знаки препинания исключены после приветствия и закрытия.

Как написать официальное письмо с шаблоном и примером

Лучший способ выразить мнение или предоставить важную информацию другим — это написать официальное письмо.Это профессиональный способ объяснить себя, используя простые и лаконичные предложения, чтобы не отнимать время читателя. Официальные письма имеют определенную структуру или формат, которые необходимо поддерживать на протяжении всего документа.

В этой статье мы объясняем, что такое официальное письмо, как написать официальное письмо, а также предоставляем шаблон и пример официального письма.

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо, также известное как «официальное письмо», — это документ, профессионально написанный для другой компании или бизнес-специалиста.Их можно использовать при приеме на работу, подаче жалобы, выражении интереса к должности или благодарности. Официальные письма часто пишутся простыми и прямыми предложениями с официальным приветствием и подписью. Написание официального письма обычно требует использования очень структурированного и конкретного формата.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма

Как написать официальное письмо

Создание краткого и ясного официального письма может помочь объяснить ваши намерения и цель так, чтобы ваша аудитория могла легко понять.Следуйте инструкциям ниже, чтобы узнать, как написать официальное письмо.

1. Настройте шрифт и поля.
2. Создайте заголовок.
3. Напишите свое приветствие.
4. Используйте абзацы в основном тексте, чтобы указать причины написания.
5. Добавьте заключительный абзац основного текста и подпись.
6. Укажите и добавьте свои вложения.
7. Вычитайте и отправьте письмо.

1. Настройте шрифт и поля

Прежде чем начать, убедитесь, что ваше письмо не только просто для понимания, но и легко читается.Чтобы ваше письмо было чистым и профессиональным, вы должны установить поля размером один дюйм с каждой стороны документа. Использование простых шрифтов, таких как Verdana, Arial, Calibri или Times New Roman с размером 12 пунктов, также придаст вашему официальному письму чистый вид.

2. Создайте заголовок

После того, как ваши шрифты настроены, вы можете приступить к адресации вашего письма. Сначала напишите свое имя в верхнем левом углу страницы. Включите свое имя, адрес и текущую дату. Вы также можете указать свой номер телефона и адрес электронной почты, если вам требуется дальнейший контакт.

Теперь вы можете ввести адресную информацию получателя прямо под вашим. Напишите их имя, название организации, если они ее представляют, после чего укажите адрес. Проверьте имя и адрес получателя более одного раза, чтобы убедиться, что вы написали правильный адрес и правильно написали его имя.

3. Напишите приветствие

Теперь вы можете профессионально поприветствовать своего читателя. Обычное приветствие, используемое в официальных письмах: « Уважаемая госпожа.или мистер Фамилия «. Если вы знаете и их имя, и фамилию, вы можете указать это в приветствии. Например, вы можете написать:« Dear Alex Smith ». Если вы знаете их пол, вы можете напишите: « Dear Mr. Alex Smith » или « Dear Ms. Alex Smith ». Если вам неизвестно имя получателя, вы можете написать: « Dear Sir or Madam ».

4. Используйте основные абзацы, чтобы указать причины, по которым вы написали.

В основных абзацах вы можете зафиксировать свои основные мысли и профессионально объяснить свои проблемы, мнения или другую информацию получателю.Вы можете кратко представиться и начать с объяснения причины, по которой вы написали это письмо. Вы можете использовать многословие, например: « Я пишу вам сегодня, потому что … »

После того, как вы объяснили, что прочитает получатель, вы можете продолжить в следующем абзаце. Включите детали, подтверждающие ваше первое утверждение. Например, если вы писали рекомендательное письмо, вы могли бы расширить навыки человека, которого вы рекомендуете, сказав: « Эйвери тайм-менеджмент и организационные навыки повысили эффективность моего бизнеса на 12% с начала квартала. . «

Вы можете продолжать приводить примеры до тех пор, пока не убедитесь, что ваша точка зрения была ясно понята читателем. Ваши предложения должны быть короткими, простыми и легкими для понимания читателем.

По теме: запрос рекомендательного письма

5. Добавьте заключительный основной абзац и подпись

Чтобы завершить свое письмо, вы можете написать свой заключительный абзац. Этот абзац может быть коротким и завершит документ, повторяя основную мысль, объясняя любые возможные следующие шаги или поблагодарив получателя за то, что нашли время прочитать ваше письмо.

Закрыв письмо, вы можете поставить свою заключительную подпись в конце документа. Примеры распространенных подписей писем:

• С уважением
• С уважением
• С признательностью
• Спасибо
• С уважением
• С уважением
• С уважением

Выберите заключительную подпись и напишите свое имя внизу письмо.

6. Упомяните и добавьте свои приложения

Приложения — это дополнительные материалы, добавленные к вашему письму для поддержки вашего документа, аналогично тому, как вы прикрепляете файл к электронному письму.Если вы прилагаете документ к письму, вы должны упомянуть его в конце письма. Чтобы проинформировать читателя о том, что прилагается дополнительный документ, вы можете включить слово «, приложение » в конце буквы после вашего имени. Вы также можете сократить слово, написав «encl».

7. Вычитайте и отправьте письмо

После того, как вы закончите писать, вы можете прочитать письмо, чтобы выявить грамматические или орфографические ошибки. Вы также можете просмотреть его, чтобы убедиться, что он имеет смысл и достаточно ясен для понимания получателя.После проверки вы можете отправить письмо получателю. Выберите простой белый, квадратный или прямоугольный конверт. Правильно сложите письмо, чтобы оно поместилось в конверте.

Напишите свое имя и адрес в верхнем левом углу конверта, а в середине укажите имя и адрес получателя. Поставьте штамп в правом углу и отправьте письмо желаемому адресату.

Официальное письмо и неофициальное письмо

Поскольку официальные и неофициальные письма являются письменными документами, используемыми для отправки сообщений другим, их может быть легко спутать.

Официальными письмами часто являются:

• Печатные и никогда не написанные от руки
• Соблюдение строгой стандартной грамматики и правил английского языка
• Содержит короткие и сжатые предложения
• Использование специальной профессиональной структуры

Неофициальные письма не имеют структуры так же строго, как официальные письма. Вместо этого официальные письма содержат:

• Менее профессиональный и более непринужденный язык
• Слова, написанные от руки или напечатанные
• Нет определенного типа форматирования или структуры, которым они должны следовать

Типы официальных писем

Люди могут писать официальные письма письма по разным причинам, предполагающие профессиональное выражение своих интересов, опасений или разногласий.Обычные типы официальных писем могут включать:

Письма об увольнении

Когда сотрудник покидает свою текущую должность, он может отправить краткое письмо об увольнении своему работодателю или руководителю по найму, чтобы объяснить причину своего ухода и разработать план своего перехода. процесс.

Сопроводительные письма

Написание сопроводительного письма — одно из наиболее распространенных способов использования официальных писем. Кандидаты могут написать сопроводительные письма при подаче заявления на новую работу, грантовые программы или образовательные программы.

Письма с жалобами

Многие люди или компании могут использовать официальную структуру письма, чтобы выразить жалобу на продукт или услугу. Сотрудника могут попросить написать письмо с жалобой от имени компании, которая недовольна продуктом, используемым ее сотрудниками.

Профессиональные благодарственные письма

После собеседования соискатель может написать профессиональную благодарственную записку, чтобы выразить свою благодарность работодателю за встречу с ним и рассмотрение их на эту должность.

Письмо о заинтересованности

Если кандидат заинтересован в работе в компании, но не видит никаких объявлений о вакансиях для желаемой должности, он может написать письмо о заинтересованности, в котором говорится, что он хотел бы продолжить работу в компании. компания, если есть возможность.

Рекомендательное письмо

Когда кандидат подает заявление на вакансию или образовательную программу, учреждение может запросить рекомендательное письмо.Человек, пишущий письмо, часто является человеком, который работал в тесном сотрудничестве с кандидатом и ручается за его квалификацию для этой должности.

Деловое объявление

Компании, ожидающие значительных изменений, напишут деловое объявление, которое будет опубликовано. Это может быть объявление о выпуске нового продукта, назначение на руководящую должность или объяснение предстоящего мероприятия, которое они проводят или посещают.

Что включать в официальное письмо

Официальные письма часто пишутся профессиональным тоном и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма.Чтобы поддерживать надлежащий этикет официального письма, вы должны включить следующие элементы:

• Заголовок, в котором указан ваш адрес и адрес получателя
• Официальное приветствие
• Один абзац с указанием причин написания письма
• Другой абзац расширяется дальше вводный абзац
• Заключительный абзац, завершающий письмо
• Заключительное письмо подпись
• Необходимые приложения для поддержки документа

Что не следует включать в официальное письмо

По мере создания официального письма для желаемой аудитории, профессиональное словоблудие и тон должны быть единообразными во всем документе.Для этого вам следует избегать следующих элементов при написании официального письма:

• Фраза « Мисс » в вашем приветствии
• Слишком формальная, чтобы ваше письмо звучало нечетко, безлично и трудно для понимания
• Схватки
• Неполные предложения
• Цветной шрифт или канцелярские принадлежности
• Длинные предложения или абзацы

Шаблон официального письма

Шаблон ниже покажет, как правильно написать официальное письмо.

[Ваше имя]
[Название и номер вашей улицы]
[Город, почтовый индекс штата]

[Название компании]
[Название и номер улицы компании]
[Город, почтовый индекс штата]

[Текущая дата]

[Имя получателя]
[Должность получателя]

Уважаемый [имя получателя],

[Первое предложение вашего первого абзаца является введением и объясняет, почему вы написали письмо получателю. Вы можете использовать следующие два-три предложения, чтобы подробнее объяснить тему вашего письма.Постарайтесь не приводить подробности или примеры до второго абзаца.]

[Этот второй абзац подробно описывает вашу точку зрения. Вы можете использовать примеры или другие детали, чтобы сообщить читателю свое мнение или важную информацию. Второй абзац должен состоять из трех-четырех предложений, то есть ваше письмо должно быть коротким, лаконичным и прямым.]

[Этот последний абзац должен завершать письмо. Вы можете поблагодарить их за то, что они прочитали это время, и посоветовать необходимые дальнейшие действия.]

[Заключительная подпись],
[Ваше имя]
[Подпись]

Приложение: [подтверждающий документ, который вы приложили]

Пример официального письма

Ниже приведен пример официального письма. Вы можете использовать это как ссылку при написании собственного официального письма.

Avery May
123 Kansas Ln
Kansas City, MO 64105

Roberts Media Group
334 Sunflower Ln
Kansas CIty, MO 64105

17 декабря 2019 г.

Кэмерон Джонс
Менеджер по работе с клиентами

Уважаемая госпожаКэмерон Джонс,

Пишу, чтобы сообщить вам о моем уходе из Roberts Media Group с должности координатора по работе с клиентами через две недели с текущей даты.

Я ценю всю поддержку, воодушевление и мотивацию, которые я получил за время пребывания на этой должности. Я решил занять позицию, где я смогу применить больше своих навыков командообразования и лидерства. В течение следующих двух недель я продолжу посвящать свое время завершению остальных моих проектов и проведу необходимое обучение, чтобы облегчить процесс перехода.

Еще раз спасибо за поддержку, которую вы мне оказали, и спасибо, что нашли время прочитать это. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения этого вопроса, я буду рад поговорить, когда вы будете свободны.

С уважением,

Эйвери Май

Прилагается:
Список моих текущих проектов
График их выполнения

Как написать письмо: что включить, правильный формат и Типы (пример включен)

Поскольку сегодня большинство писем отправляется по электронной почте, важно знать, как написать профессиональное письмо, которое оставит у получателя положительное впечатление о вас и вашей компании.Использование правильного формата особенно важно при отправке письма по почте, поскольку вы хотите, чтобы оно умещалось на одной странице, было легко читаемым и хорошо выглядело. Следуя правильным шагам, вы легко сможете создать впечатляющее письмо, которое создаст или укрепит профессиональные отношения или приведет к продажам. В этой статье мы обсудим, почему так важно знать, как написать письмо, шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать письмо, и пример письма, которое поможет вам составить собственное.

Почему важно уметь писать письмо?

Печатное письмо сегодня обычно подается для профессионального или делового общения, поэтому важно знать, как написать письмо для профессиональных целей.Правильное написание письма особенно важно, если вы планируете отправить получателю бумажную копию, а не электронное письмо.

Как написать письмо

Вот общие правила, которым вы должны следовать, чтобы написать письмо:

1. Выберите правильный тип бумаги.
2. Используйте правильное форматирование.
3. Выберите между блочной формой или формой с отступом.
4. Включите адреса и дату.
5. Включите приветствие.
6. Напишите основной текст письма.
7. Включите бесплатное закрытие.
8. Список дополнительной информации.

1. Выберите правильный тип бумаги

Ваше письмо должно быть напечатано и напечатано на стандартной белой бумаге. В зависимости от обстоятельств — таких как отправка рекомендательного письма или сопроводительного письма с резюме — вы можете распечатать его на хорошей бумаге для резюме. Если вы отправляете деловое письмо для своей компании, вы можете распечатать его на фирменном бланке.

2.Используйте правильное форматирование

Затем вам нужно будет выбрать подходящий шрифт. Используйте шрифты, которые кажутся чистыми и легко читаемыми, вместо стилистических шрифтов. Вот несколько примеров профессиональных шрифтов, которые вы можете использовать:

• Times New Roman
• Roboto
• Arial
• Calibri
• Georgia
• Open Sans
• Helvetica

Используйте шрифт от 10 до 12 пунктов так что это легко читается.

Связанные: Формат делового письма и пример

3.Выберите между блочной формой или формой с отступом

Несмотря на то, что существует множество различных стилей форматирования, вы, как правило, захотите выбрать между блочным или форматным форматом. В формате блока все элементы и разделы выровнены по левой стороне страницы. Первое предложение каждого абзаца без отступа.

Формат с отступом часто используется для более простых документов. В форме с отступом вы делаете отступ в первой строке каждого абзаца на один дюйм. Если вы используете формат с отступом, вы выровняете свой адрес и дату по правому краю.

Хотя блочная форма часто легче читается и является наиболее широко используемым форматом, формат с отступом добавляет некоторый визуальный интерес. Для официальных писем допустима любая форма.

4. Включите адреса и дату

Адреса отправителя и получателя, а также дата — это первые элементы информации, которые вы включите в письмо. Вы включите свой адрес и контактную информацию вверху, затем пропустите строку, затем укажите дату, пропустите другую строку и затем укажите адрес получателя.

Если вы выбрали формат с отступом, вы разместите свой адрес и дату в верхнем правом углу, а затем выровняйте адрес получателя по левому краю. Если вы выбрали формат блока, вы выровняете все адреса по левому краю.

5. Включите приветствие

Если вы знаете, кому вы пишете, самым простым и часто наиболее подходящим приветствием будет просто «Уважаемый [имя получателя]». Если вы плохо знаете этого человека или у вас официальные отношения, используйте его титул и фамилию.Если вы пишете письмо кому-то в компании, но не знаете его имени, найдите время, чтобы выяснить это. Часто, если вы знаете название, вы можете найти их имя в LinkedIn. Вы также можете позвонить в компанию и спросить имя человека, который занимает эту должность.

Если вы не можете найти информацию или пишете письмо, не адресованное кому-то конкретному, используйте «Для кого это может касаться». После приветствия можно поставить двоеточие или запятую.

6. Напишите текст письма

Если у вас есть письмо блочной формы, выровняйте каждый абзац в письме по левому краю, оставляя пустую строку между абзацами, чтобы облегчить чтение. Для форм с отступом вам потребуется отступ первой строки каждого абзаца на один дюйм.

Ваше письмо должно быть прямым и по существу, при этом все письмо должно занимать не более одной страницы. Хотя уместно начинать с короткой любезности, например: «Я надеюсь, что это письмо вас хорошо», вам следует быстро перейти к тому, почему вы пишете.Вы можете перейти прямо к этому, набрав: «Я пишу по поводу …»

Используйте активный голос как можно чаще по всему тексту письма. Заключительный абзац должен повторно указать цель вашего письма и требовать дальнейших действий. Завершите письмо любезностями, например «спасибо за ваше время и внимание» или «пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите обсудить подробности по телефону».

7. Включите бесплатное закрытие

Если вы пишете кому-то, с кем имеете официальные отношения или плохо знаете, вы можете использовать слово «искренне» для своего близкого.Другие варианты — «наилучшие пожелания», «наилучшие пожелания» или «наилучшие пожелания». «С уважением» — тоже еще один вариант, который стоит рассмотреть.

Связано: Как закончить письмо, чтобы произвести неизгладимое впечатление (с примерами)

8. Перечислите дополнительную информацию

В некоторых случаях вы можете включить дополнительную информацию под приветствием. Вы захотите перечислить их в каждой строке. Некоторая возможная дополнительная информация может включать:

• Отдельные рассылки: Это позволяет получателю знать, что от вас следует ожидать другого сообщения и что это будет.
• Приложения: Это позволит им узнать, что вы включили в письмо другие документы. Вы можете указать количество дополнительных документов в круглых скобках для удобства использования.
• Предоставленные копии: Это позволяет получателю узнать, что вы также отправляли копии этого письма другим людям. Вы можете указать это, написав «Копия» или «Копии для» с именами других получателей.

Типы писем

Есть два типа писем, которые пишут люди:

• Официальные письма: Эти письма обычно используются в деловых целях или для письма людям, которых вы плохо знаете.Официальные письма имеют правила для структуры и протокола.
• Неофициальные письма: Это типы писем, которые вы обычно отправляете другу или члену семьи.

Связано: Рекомендательное письмо: Обзор и примеры

Пример письма

Вот пример профессионального делового письма, которое вы можете использовать, чтобы помочь вам составить собственное. В этом примере вы увидите формат блока:

Chris Myers
Директор по продажам
Armwood Business Solutions
555 Peachtree Lane
Norfolk, VA
(555) 222-3333

1 декабря 2019 г.

Адам Уэст
Офис-менеджер
Norfolk Medical Group
110 Orange Grove Drive
Norfolk, VA

Уважаемый господинWest,

Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует. Я пишу в связи с недавним запросом, который вы сделали для получения дополнительной информации о технологическом решении для вашей медицинской группы. Я являюсь директором по продажам в Armwood Business Solutions и считаю, что наши продукты могут хорошо подойти вашей медицинской группе.

Мы предлагаем самые современные технологические решения и обслуживаем как крупные, так и небольшие организации. В конечном итоге наша цель — выявить неэффективные рабочие процессы каждой компании, с которой мы работаем, и предоставить технологические решения, которые сделают их более эффективными, сотрудников — более продуктивными, а организацию — более прибыльной.

Мы понимаем, что безопасность сегодня является главной заботой компаний, поэтому у нас есть несколько продуктов, специально разработанных для повышения безопасности. У нас есть несколько продуктов, специально разработанных для медицинских групп, подобных вашей, которые позволяют поставщикам услуг отправлять и получать электронные письма или получать доступ к картам пациентов из любого места, оставаясь при этом совместимыми с HIPAA.

Если вам нужна дополнительная информация о том, что мы можем предложить, свяжитесь со мной напрямую по телефону (555) 222-3333.Спасибо за ваше время и внимание.

С уважением,

Крис Майерс
Директор по продажам

Как написать отличное письмо — идеи грамотности

Общие черты неформального письма:

При написании неформального письма нужно соблюдать гораздо меньше правил письмо, но есть еще несколько полезных рекомендаций, которые могут оказаться полезными для студентов, которые пишут неформально.

Как и в случае с любым письмом, важно в первую очередь учитывать аудиторию и причину написания.В частности, это поможет выбрать тон и регистр языка. Чем более близки отношения, тем более неформальным может быть язык.

Письмо хоть и будет неформальным, но все же будет иметь цель. Информация по-прежнему должна быть разбита на абзацы, как это делается в формальном, более «официальном» письме. Студенты иногда борются с этим аспектом, поскольку они часто объединяют «неформальный» с «неорганизованным». Если спланировать свое неформальное письмо до написания, это поможет обеспечить его достаточную организацию.

Как начать НЕОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО

Неофициальные письма будут начинаться с приветствия, соответствующего тому, насколько близки отношения. Для знакомых это может быть от «Дорогой Том» (с использованием имени вместо фамилии) до очень неформального «Привет, Джейн». Не забывайте запятую после имени!

После приветствия следует общее вступительное предложение. Обычно это будет что-то вроде «Как дела?» Или «Как дела?». Если получатель женат или имеет детей, вы можете спросить, как поживают его супруга или дети.Затем студенты должны указать причину написания. Язык должен быть открытым и дружелюбным по тону, и, в отличие от формального письма, разговорный язык, идиоматические выражения и сокращения вполне допустимы и даже желательны.

Так же, как вступительное приветствие к неформальному письму гораздо более расслабленно, так и заключительное приветствие. У студентов есть множество возможностей выбора, и их решение будет зависеть от того, кому они пишут, и их личных предпочтений.Вот некоторые примеры возможных закрытий: «С любовью», «С уважением», «Всего наилучшего» и «Спасибо».

3 способа написать письмо

Об этой статье

Соавторы:

Тренер по этикету

Соавторы: 334

Информация обновлена: 18 марта 2021 г.

Просмотры: 14,665,286

Чтобы написать официальное письмо, сначала укажите свой адрес и дату в верхнем левом углу страницы, а затем укажите имя и адрес получателя. Затем откройте свое письмо формальным приветствием, например: «Уважаемый доктор Браун» или «Для кого это может касаться».«Когда вы пишете текст письма, старайтесь избегать сокращений, таких как« не »или« не было », поскольку они могут сделать ваше письмо неформальным. Кроме того, делайте текст письма коротким и прямым, чтобы оно не длиннее страницы. Когда вы закончите, закончите приветственным словом, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Чтобы узнать, как написать обычное неформальное письмо, прокрутите вниз!

• Печать
• Отправить письмо поклонника авторам

Как написать (и отформатировать) официальное письмо

Написано Scribendi

Советы по написанию официального письма

В современном обществе, основанном на электронной почте, необходимость писать официальное письмо возникает редко. Тем не менее, иногда по-прежнему необходимо представить официальное письмо для получения информации, подачи заявки на академическую программу или работу, написать письмо с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом.

1.Будьте лаконичны

Укажите цель вашего официального письма в первом абзаце и не отклоняйтесь от темы. Старайтесь избегать цветистого языка или длинных слов. Письмо должно быть кратким и по существу. Этот отрывок из книги Странка и Уайта «Элементы стиля » (4, ^{, издание} ) дает идеальное практическое правило:

Энергичное письмо лаконично. Предложение не должно содержать ненужных слов, абзац — ненужных предложений по той же причине, по которой рисунок не должен содержать ненужных линий, а машина — ненужных частей.Это требует не того, чтобы писатель делал все предложения короткими или избегал всех деталей и рассматривал темы только в общих чертах, но чтобы каждое слово говорило.

Короче говоря, это означает, что каждое написанное вами слово должно служить определенной цели. Подумайте, какие слова необходимы, а какие нет.

2. Используйте подходящий тон

Деловое или официальное письмо должно быть написано немного более формальным тоном, чем ваш повседневный язык. Избегайте следующего: сленга и жаргона; сокращения, такие как Я , не могу , это ; и расплывчатые слова, такие как хорошо и хорошо .Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на наш пример официального письма, чтобы увидеть, какой тон подходит.

3. Корректура

Корректура так важна. Написав официальное письмо, внимательно проверьте грамматику и орфографию. Воспользуйтесь средством проверки правописания на своем компьютере, а затем перечитайте письмо самостоятельно, поскольку средство проверки орфографии не улавливает каждую ошибку . При необходимости используйте словарь. Проверьте грамматику и пунктуацию на правильность, а также убедитесь, что предложения полны.

Хорошая идея — попросить кого-нибудь еще вычитать ваше официальное письмо, даже после того, как вы это сделали, , поскольку легко не заметить ошибки в том, что вы читали много раз. Если это официальное письмо достаточно важно для вас, чтобы написать его, не торопитесь с его заполнением. Ошибки уменьшат влияние утверждения или впечатления, которое вы пытаетесь произвести.

4. Используйте правильный формат и представление

Помните, что первые впечатления остаются на потом.Для официального письма используйте высококачественную бумагу и подходящий конверт. Убедитесь, что к получателю правильно обращаются и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо! Ознакомьтесь с нашей электронной книгой по написанию писем, в которой есть несколько примеров официальных писем. Вы также можете найти бесплатные шаблоны в Интернете.

Как отформатировать официальное письмо

Соблюдение стандартных правил составления хорошего официального письма и его привлекательное представление поможет убедиться, что получатель серьезно отнесется к вашим мыслям и уделит им внимание и внимание, которых они заслуживают.Вот несколько советов по форматированию:

Товарная позиция

Заголовок состоит из вашего адреса (но не имени) и даты. Номера телефонов и адреса электронной почты здесь обычно не указываются, но они допустимы. При использовании блочного формата заголовок располагается в верхнем левом углу страницы.

123 Elm Ave.
Treesville, ON M1N 2P3
23 ноября 2008 г.

Внутренний адрес

Внутренний адрес состоит из имени и адреса человека, которому вы пишете.Вам следует попытаться адресовать официальное письмо конкретному человеку, но если вы не знаете его или ее имени, постарайтесь хотя бы указать его или ее титул. Этот адрес обычно помещается на четыре строки ниже заголовка, если используется текстовый редактор, или на одну строку под заголовком, если письмо написано от руки.

Г-н М. Лиф (имя)
Начальник производства сиропа (титул)
Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0

Приветствие

Пропустите одну строку после внутреннего адреса и введите приветствие.Ваш выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы предполагаемого получателя официального письма. Самое обычное приветствие —

Уважаемый

, за которым следует имя человека, разделенное двоеточием. Если вы не знаете, к кому обращаетесь, к мужчине или к женщине, вы можете начать с

Уважаемый господин или госпожа:

снова с двоеточием.

г-жа

можно использовать, если вы не знаете семейное положение женщины. Кроме того, если у человека есть особый титул, например

Доктор.

убедитесь, что вы его используете. Вот несколько примеров каждого приветствия:

• Уважаемый господин Багажник:
• Уважаемая госпожа Рут:
• Уважаемая госпожа Бранч:
• Уважаемый доктор Желудь:

Кузов

Пропустить одну строку после приветствия и начать текст официального письма. Это основная часть письма. Помните о правилах, изложенных выше, относительно краткости и последовательности. Лучше всего использовать короткие, четкие и логичные абзацы, чтобы описать свой бизнес.

Закрытие и подпись

Это конец письма. Пропустите одну строку после последнего абзаца текста письма и введите закрытие. Только первое слово закрытия должно быть написано с заглавной буквы. Он разделен запятой. Оставьте несколько строк после закрытия и введите (или распечатайте) свое имя. Ваша настоящая собственноручная подпись должна быть вставлена ​​между этими двумя печатными строками, сделанными чернилами.

С уважением,

Эзра Твиг

Ваша напечатанная подпись знаменует конец вашего письма, и пока вы можете написать приписку (P.S.), содержащую дополнительную информацию, все относящиеся к делу подробности лучше включить в текст самого письма, чтобы ничего случайно не упустить.

Заключение

Теперь, когда ваше официальное письмо написано, прочтите его полностью, чтобы убедиться, что вы изложили свои соображения полностью и точно. Затем он готов к отправке получателю!

Источник изображения: halfpoint / envato.elements.com

Считайте каждое слово.Нанять профессионального корректора.

Об авторе

Штатные редакторы Scribendi работают с писателями со всего мира, чтобы улучшить свои тексты. Они знают, что ни одно произведение не обходится без профессионального редактирования, и им нравится видеть, как хороший текст превращается в отличный. Штатные редакторы Scribendi не имеют себе равных как по опыту, так и по образованию, коллективно отредактировав миллионы слов и получив почти 20 ученых степеней.Они любят пить напитки с кофеином, читать книги разных жанров и отдыхать в тихих, тускло освещенных помещениях.