Какие необходимы документы для приема на работу: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс

Какие документы нужны для трудоустройства?

Какие документы имеет право требовать работодатель при трудоустройстве? Полный список — в статье Superjob!

Паспорт

В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия необходим другой документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что по закону не любой документ является документом, удостоверяющим личность. Так, если говорить о «стандартной» ситуации, документом, удостоверяющим личность, может быть или паспорт гражданина РФ, или, в случае его отсутствия, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ (форма такого удостоверения установлена Приказом МВД России от 16.11.2020 N 773).

Для иностранных граждан такими документами являются:
— Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
— Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином РФ или о приеме в гражданство РФ.
— Удостоверение беженца (соответственно для беженцев).
— Иные документы, в зависимости от статуса иностранного гражданина.

Регистрация по месту пребывания

Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.

Трудовая книжка

Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное).

Исключение составляет случай, когда по прежнему месту работы вы отказались от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе или устраиваетесь на работу впервые (после 1 января 2021 года).

В случае, если по прежнему месту работы вы подавали заявление об отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе (т.е. перешли на так называемую «электронную трудовую книжку»), для трудоустройства к новому работодателю вы должны предоставить сведения о трудовой деятельности. Эти сведения, заверенные надлежащим образом, предыдущий работодатель должен выдать вам при увольнении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Также эти данные можно получить:
• В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
• В Пенсионном фонде Российской Федерации — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• На едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ведется только электронная трудовая книжка).

Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в организацию вы устраиваетесь по совместительству.

ИНН и пенсионное свидетельство

Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас все же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства.

Также при приеме на работу необходимо предоставить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, выданная до 01. 04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.

Если вы устраиваетесь на работу впервые, сведения для регистрации вас в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальный орган ПФР подает работодатель.

Документы воинского учета

Документы воинского учета являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Дипломы и свидетельства

Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.

Медицинская книжка

Медицинская книжка нужна только работникам определенных сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

Дополнительные документы

С учетом специфики работы в отдельных случаях Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (к примеру, справки об отсутствии судимости, справки об отсутствии факта привлечения к административной ответственности за потребление наркотических средств, медицинских заключений об отсутствии противопоказаний к работе и другие документы).

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплен в Трудовом кодексе (статья 65), а также (для отдельных случаев), в иных федеральных законах, указах Президента РФ и в постановлениях правительства. Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Удачного трудоустройства!

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Необходимые документы для работы в Германии, трудовой договор, трудовая книжка

В данной статье предоставлена информация о том, какие документы или данные требуются от человека при устройстве на работу в Германии, а также информация о содержании трудового договора. Сведения о том, как оформить резюме и другие документы для поиска работы в Германии, содержится на отдельной странице сайта. О том, какие документы нужны для получения визы и разрешения на работу в Германии для граждан России, Казахстана и других русскоязычных стран, можно узнать на отдельной странице нашего сайта.

§ Перечень документов и данных о человеке, необходимых для устройства на работу в Германии

При устройстве на работу в Германии, новый сотрудник должен предоставить следующие документы и сведения о себе:

Указанные в списке документы, за исключением справок, не остаются у работодателя, они нужны для проверки и получения точной информации. Обычно работодатель делает себе копии данных документов и отдает их новому работнику назад.

Разрешение на пребывание и работу в Германии (Aufenthaltserlaubnis & Arbeitsgenehmigung)

При приеме на работу иностранца, предприятие в Германии должно убедиться, что данный человек имеет право вести трудовую деятельность в Германии. Поэтому, если у нового работника нет гражданства Германии, ему нужно предъявить разрешение на работу. Подробнее о том, кому и как нужно получить разрешение на работу в Германии читайте на отдельной странице нашего сайта.

Карточка социального страхования (Sozialversicherungsausweis)

Важнейший документ в Германии, который требуется при официальном устройстве на работу — это карточка социального страхования, он не менее важен в Германии, чем паспорт. Этот документ выдается Пенсионным фондом Германии, в нем содержится страховой номер человека в системе государственного пенсионного страхования. Этот номер используется для отчисления сборов в пенсионное страхование с зарплаты работника.

Если новый работник еще не имеет карточки социального страхования, работодатель обычно сам запрашивает для него данный документ или это можно сделать самому, обратившись в свою медицинскую страховку.

Идентификационный номер налогоплательщика (Steueridentifikationsnummer)

Чтобы работодатель мог отчислять за работника подоходный налог в налоговую инспекцию, работник должен сообщить ему свой идентификационный номер налогоплательщика и дату рождения. Тогда работодатель уведомит налоговую инспекцию о получении работником заработной платы и сумме удержанного и оплаченного налога.

Данный номер можно узнать из справки об оплате подоходного налога (Lohnsteuerbescheinigung), которая выдается работнику при увольнении, а также в письмах и решениях, полученных ранее от налоговой инспекции.

Данный номер сообщается человеку первый раз по почте после его первой прописки в паспортном столе в Германии. Данный номер можно запросить в налоговой инспекции по месту прописки. Контактные данные налоговой инспекции по месту прописки можно узнать на сайте Федеральной налоговой службы на странице поиска налоговой инспекции, указав свой города или почтовый индекс.

Карточка медицинского страхования (Versichertenkarte или Mitgliedsbescheinigung)

В качестве подтверждения наличия медицинского страхования, а также для получения информации, какой медицинской страховой компании нужно перечислять страховые взносы с заработной платы работника, работодатель может потребовать справку о принадлежности к страховой компании (Mitgliedsbescheinigung, Bestätigung der Mitgliedschaft). Эту справку можно запросить в своей медицинской страховке, в некоторых страховках это можно сделать и через Интернет. Однако не всегда работодатель требует предоставление такой справки, часто достаточно просто предъявить свою карточку медицинского страхования.

Справка об отпуске с прежнего места работы (Urlaubsbescheinigung)

При смене рабочего места, прежний работодатель должен предоставить работнику справку об использованном отпуске в текущем году. Данная справка используется новым работодателем для определения, сколько отпускных дней должно быть предоставлено работнику в текущем году. Однако лишь не многие работодатели требуют такую справку от нового работника.

Другие документы (по потребности)

Кроме того, в некоторых случаях работнику может потребоваться предоставить еще и другие документы, если это требуется по законодательству или при необходимости в особых случаях. Далее следует перечень таких документов:

Schwerbehindertennachweis	подтверждение инвалидности, для инвалидов
Gesundheitsbescheinigung	справка о состоянии здоровья, для молодежи при первом устройстве на работу
Gesundheitscheck	свидетельство о проверке здоровья, в некоторых профессиях: в медицине, при работе с продуктами и др.
Kindergeldbescheinigung	справка о получении пособия на ребенка, только для государственных служащих
Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen(VL)	документы о накопительных платежах, например, если открыт счет LBS-Bausparkonto
Различные сертификаты и разрешения	при выполнении работ, для которых требуется данное разрешение

§ Трудовая книжка в Германии

Пожалуйста, обратите внимание, что в Германии нет такого понятия как трудовая книжка. Данным документом пользуются в других странах, например, в России, но в Германии такой документ не используется, поэтому предъявлять его при устройстве на работу не нужно. Трудовая книжка с записями из другой страны может быть полезна при поиске работы, так как подтверждает квалификацию и опыт работы соискателя, но она не требуется для официального устройства на работу. В Германии при увольнении с работы человеку выдается Рекомендация с места работы, которая служит подтверждением опыта работы, но она нужна только при поиске работы.

В Германии не ведутся трудовые книжки для работающих по найму, вместо этого используются рекомендации с места работы.

§ Трудовой договор в Германии: содержание, основные пункты

Трудовой договор в Германии обычно заключается в письменной форме, хотя это и не является абсолютно необходимым. Трудовой договор может быть составлен не обязательно на немецком языке, хотя в случае судебного разбирательства, будет необходим перевод на немецкий язык.

Далее следуют основные пункты трудового договора в Германии, на которые обязательно следует обратить внимание перед его подписанием. Конечно не все они могут быть внесены в договор, также могут быть и другие важные пункты, в зависимости от вида трудовой деятельности или сферы деятельности.

• Описание трудовой деятельности,
• место работы,
• дата начала работы, а в случае срочного контракта, и срок действия,
• ежедневное и еженедельное время работы,
• длительность испытательного срока,
• размер заработной платы, брутто,
• возмещение за сверхурочную работу,
• количество дней оплачиваемого отпуска в году,
• срок расторжения договора, условия увольнения,
• сообщение о неразглашении тайны,
• возможности работы по совместительству,
• неустойки, штрафы и премии.

Дополнительно к трудовому договору с работником могут быть подписаны соглашения о неразглашении данных, о работе с персональными данными и т.д. Также ему могут быть предоставлены для ознакомления другие документы, действующие на предприятии.

Для примера можно просмотреть образец трудового договора на немецком языке, от IHK Frankfurt am Main, в формате DOC — MS Word.

Комментарии посетителей:

Документы для трудоустройства

Документы, необходимые при приеме на работу

Не секрет, что сегодня проблема трудоустройства довольно актуальна. Любого из нас непременно интересует размер заработной платы, как производятся выплаты при отпуске и больничном, на что влияет стаж работы и т.д. Но в первую очередь каждого волнует, какие нужны документы для трудоустройства. Ведь любая рабочая деятельность начинается именно с них.

Абсолютно все документы для трудоустройства на работу являются важными, и поэтому отсутствие какой-либо бумаги – еще не повод ее не предоставить. Исключением будут лишь те, которых у вас ранее не было (трудовая книжка, ИНН и страховое свидетельство).

По сути дела, точно ответить на вопрос, какие документы необходимо предъявить при трудоустройстве на работу, невозможно. Разные организации – разные требования. Но, если вы устраиваетесь в государственное предприятие, то это именно те документы, которые вам необходимы.

На первый взгляд может показаться, что их сбор займет много времени, но просмотрев список, вы поймете, это не так. Перечень документов для приема на работу не так сложен, как кажется.

 

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка. Не требуется предъявлять в следующих случаях:

 

• соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
• трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
• в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

 

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.

Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.

6. Справка о наличии либо отсутствии судимости. Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.

7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером).

При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях

Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.

 

Работодатель может потребовать.

 

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

 

1. Заявление о приеме на работу. Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт. ). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т. п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия

муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.

 

• о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
• о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Какие документы нужны при приеме (устройстве) на работу?

Документы при приеме на работу требуются любому человеку. Перечень требующихся при приеме на работу документов установлен Трудовым кодексом, и работодатель не вправе требовать от соискателя никаких других сверх этого списка. Разберемся, что в таком перечне соответствует требованиям закона, а что можно назвать только «местной самодеятельностью» кадровиков конкретной фирмы.

Список документов, необходимых для устройства на работу по ТК РФ

Трудовое законодательство определяет, какие документы нужны при устройстве на работу в общем случае. К ним относятся:

1. Документ, подтверждающий личность работника. Как правило, таким документом является внутренний паспорт гражданина России. Допускается также трудоустройство граждан РФ по загранпаспортам (это возможно, если работник постоянно проживает за пределами страны).
2. Трудовая книжка (в определенных случаях, которые приведем чуть ниже).
3. Страховое свидетельство (СНИЛС).
4. Документы, подтверждающие квалификацию, если таковая требуется, либо разрешение на занятие соответствующей деятельностью.

Трудовая книжка не нужна только в 2 случаях:

1. Если работник впервые заключает трудовой контракт (СНИЛС в такой ситуации работодатель также оформляет сам).
2. Если он трудоустраивается по совместительству.

В том случае, если трудовой на руках у работника нет, он может подать заявление о ее восстановлении. В этом случае на предприятии на имя работника оформляется новая книжка.

Перечень предъявляемых дополнительно документов для отдельных категорий работников

Главным из таких документов является военный билет — обязательный по ТК РФ документ при приеме на работу военнообязанных, которыми в России являются практически все мужчины в возрасте от 18 до 27 лет.

Кроме того, некоторые женщины также имеют ВУС и подлежат призыву в случае начала военных действий (например, медработники).

Для работников, занимающихся педагогической деятельностью, в списке документов при приеме на работу числится справка о том, что они не были осуждены за совершение преступлений. Также эта справка может встретиться в перечне документов при приеме на работу на государственную службу или для выполнения других видов работ, требующих по закону отсутствия судимости.

В том случае, если работник будет занят в пищевой промышленности, в торговле продуктами питания или в некоторых других подобных видах работ, среди необходимых при приеме на работу документов будет числиться санитарная книжка. Ее оформляют отдельно в местном отделении Санэпиднадзора (см.: Зачем нужна санитарная книжка и сколько стоит ее сделать?). Кроме того, раз уж речь зашла о медицинской документации, то для некоторых видов работ может потребоваться и медсправка установленной формы, без которой работодатель не вправе допустить нового сотрудника к работе.

Наконец, для иностранцев из большинства стран (кроме Белоруссии и других государств, с которыми есть соответствующие договоры) при приеме на работу обязательным документом в 2019–2020 годах будет патент или иное разрешение на работу в России.

Какие документы нужны при приеме на работу несовершеннолетнего

В России трудовой договор может заключаться и с гражданами, не достигшими совершеннолетия, однако для них существуют свои ограничения. В частности, лица в возрасте до 16 лет могут работать только с согласия одного из родителей или лиц, которые их заменяют. Это согласие дается в письменном виде и обязательно прикладывается к остальным предъявляемым при приеме на работу документам.

Отсутствие этих документов при приеме на работу несовершеннолетнего означает, что трудоустройство было незаконным. В этом случае работодатель может быть привлечен к ответственности. Кроме того, он обязан будет возместить вред, причиненный здоровью подростка при выполнении тем трудовых обязанностей.

Необязательные для устройства на работу документы

В ст. 65 ТК РФ четко оговорено, какие документы необходимы при приеме на работу, и работодатель не вправе требовать от работника при трудоустройстве документы сверх указанного перечня. Однако на практике это условие нередко нарушается, и некоторые руководители предпочитают самостоятельно определять, какие документы нужны при приеме на их предприятие. В большинстве случаев таким дополнительным документом при приеме на работу называется свидетельство о присвоении ИНН. На самом же деле предъявлять его работник не обязан, т. к. все необходимые сведения работодатель может получить сам в налоговой инспекции.

Тем не менее все же рекомендуется иметь данное свидетельство при себе. Хотя закон этого и не требует, его представление будет отчетливым жестом доброй воли и показателем лояльности работника по отношению к работодателю.

А вот требование представить в числе документов при приеме на работу подтверждение прописки абсолютно незаконно — и здесь идти на поводу у работодателя не следует. Закон прямо запрещает дискриминацию по месту жительства, т. к. трудоустройство никак с ним не связано.

Принимаем на работу: новые правила «игры». Оплата труда, № 17, Сентябрь, 2021

Не будем останавливаться на этапе, который предшествует приему нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и других процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в профессиональных способностях кандидата. Когда же достойный кандидат на вакансию уже отобран, дело переходит на новый этап — оформление его на работу. Обычно процесс приема на работу начинается с заявления работника. Его оформляют в произвольном виде, поскольку его форма нормативными актами не утверждена.

Кроме заявления, работник также подает другие необходимые документы. Их перечень указан в ст. 24 КЗоТ.

ЦИТАТА

Такой перечень не является исчерпывающим. Поэтому для определенных категорий лиц могут предусматриваться и другие документы при приеме на работу (например, для иностранных граждан). Однако, напоминаю, что от лиц, которые трудоустраиваются, запрещено требовать, в частности, сведения об их партийной и национальной принадлежности, происхождении, регистрации местожительства или пребывания.

На первый взгляд, кажется, что особых изменений в этой части не произошло. Но новый ДСТУ 4163:2020*, переход на электронный учет трудовой деятельности, уравнение е-паспорта с его бумажным вариантом заставляют держать руку на пульсе.

Заявление по новому ДСТУ

Обязательно ли оформлять заявление о приеме на работу собственноручно или же можно его напечатать? Изменилось ли что-то с принятием нового ДСТУ?

Действительно, с 1 сентября 2021 года действует новый национальный стандарт ДСТУ 4163:2020. Руководствоваться им должны все — и государственные органы, и ОМС, и любые юридические лица. Он пришел на замену ДСТУ 4163-2003, по которому составляли документы с 2003 года. Некоторые правила остались неизменными, наряду с этим были введены и некоторые новации. Так, из старого в новый ДСТУ перекочевало общее правило:

ЦИТАТА

Проще говоря, все осталось как и раньше: заявление можно оформлять как от руки, так и печатным способом.

Среди новаций — изменение правил указания такого реквизита, как «подпись». Раньше реквизит «подпись» состоял из названия должности лица, которое подписывает документ, личной подписи, инициала(-ов) и фамилии. По новым требованиям подпись должна выглядеть так: наименование должности лица, которое подписывает документ, личная подпись (кроме электронных документов), собственное имя и фамилия.

ВАЖНО!

Такое же правило действует и для написания шапки заявления. Так, по требованиям нового ДСТУ в случае адресования документа руководителю юрлица или его заместителю наименование юрлица должно быть составной частью наименования должности адресата, которое указывают в дательном падеже. Например, директору УНИИАДД Павлу ПЕТРЕНКО.

Хотя в действительности такое правило было и раньше в Типовой Инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти (постановление КМУ от 17.01.2018 г. № 55). Однако, она имела ограниченную сферу действия, поэтому с 1 сентября 2021 года благодаря ДСТУ 4163:2020 такое правило будет касаться всех.

Более того, новым ДСТУ четко указано, как именно нужно изготовлять печатные тексты документов. Кстати, предыдущий ДСТУ не содержал этих требований. Так, когда печатаете текст, выбирайте гарнитуру Times New Roman, и как основной размер можно использовать шрифт 12 — 14 печатных пунктов, а отдельные реквизиты можете печатать и меньшим или большим размером. Например, реквизит «Название вида документа» печатается БОЛЬШИМИ буквами и можно использовать разреженный шрифт размером 14 — 16 печатных пунктов. Также допустимо использовать полужирный прямой шрифт.

Кстати, текст документов на листах бумаги формата А4 рекомендовано печатать через 1 — 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 — через 1 межстрочный интервал. Но для реквизита «Адресат» используют 1,5 межстрочный интервал.

Это те нововведения, которые касаются написания заявления. Однако, новый ДСТУ 4163:2020 содержит еще много правил касательно оформления разных реквизитов документов. И хотя штрафных санкций за их несоблюдение не установлено, все же советуем придерживаться этих правил для сохранения юридической силы документов.

Е-паспорт

Можно ли принимать на работу работника по е-паспорту?

С 23.08.2021 г. цифровой паспорт, или е-паспорт, стал полным юридическим аналогом обычного бумажного документа. Соответствующие изменения были введены Законом Украины «О внесении изменений в Закон Украины «О Едином государственном демографическом реестре и документах, подтверждающих гражданство Украины, удостоверяющих личность либо ее специальный статус» от 30.03.2021 г. № 1368-ІХ.

Что такое е-паспорт? Ответ находим в том же Законе:

ЦИТАТА

Е-паспорт — это паспорт гражданина Украины в форме электронного отражения информации, которая содержится в паспорте гражданина Украины в форме карточки, оформленном средствами Реестра, вместе с уникальным электронным идентификатором (QR-кодом, штрих-кодом, цифровым кодом), а также информации о месте жительства (при наличии).

То есть в е-паспорте содержатся те же данные, что и в ID-карточке. При этом четко указано, что е-паспорт предъявляется лицом вместо и без дополнительного предъявления паспорта гражданина Украины, документов (сведений, данных) о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика, о месте жительства. Причем такие цифровые паспорта можно предъявлять на территории Украины для удостоверения личности и подтверждения гражданства, кроме определенных исключений, например, въезда на временно оккупированную территорию Украины и выезда с нее.

Внимание!

Использовать е-паспорт вы сможете только в том случае, если имеете биометрический загранпаспорт или паспорт в виде ID-карточки, потому что данные из обычного паспорта-книжечки образца 1994 года в приложении не отображаются, а загрузить отдельно информацию о паспорте нет возможности.

Как эти изменения коснутся кадровой деятельности? Объясняю. При заключении трудового договора гражданин обязан, в частности, подать паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (ч. 2 ст. 24 КЗоТ). А поскольку е-паспорт = обычный паспорт, то, на первый взгляд, вопросов быть не должно. Но не все так просто. На практике возникает несколько проблем.

1. Проверка подлинности документа. Технически это продумано. В приложении «Дія» есть считыватель, которым можно просканировать QR-код другого пользователя. Для этого нужно нажать на иконку считывателя в правом верхнем углу и навести камеру смартфона на QR. Документ автоматически будет проверен, а результаты можно будет сразу увидеть в приложении.

Как видите, для этого нужны Интернет, сканирующее устройство или смартфон, на котором установили приложение «Дія» или же соответствующее программное обеспечение. А с этим на практике, скорее всего, будут проблемы. Обойти это можно лишь одним путем. Для того чтобы проверить подлинность документа, вам нужно удостовериться в том, что перед вами не фото и не скриншот. Для этого нажмите на документ, и там должен появиться QR-код или штрих-код на другой стороне.

2. Получение копии такого документа. Вот этот уже вопрос не из легких. Ведь к личным делам, которые формируются на протяжении всего времени работы работника, приобщают копию паспорта, копию учетной карточки налогоплательщика (п. 12 гл. 2 разд. IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5).

И опять же технически это продумано. Предусматривается, что вся процедура будет занимать несколько секунд. Работнику достаточно открыть документ, удостоверяющий личность, в приложении «Дія» на собственном смартфоне и назвать сгенерированный номер штрихкода или же просто предоставить штрихкод для сканирования. Работник отдела кадров вводит этот номер в систему и направляет запрос на получение копии цифрового документа. Работник подтверждает запрос — копия документа оказывается в системе.

Как вы понимаете, для этого нужно программное обеспечение и/или специальное оборудование.

Решить эту проблему предлагают следующим образом: учреждение может через свой компьютер войти в свой электронный кабинет в «Дії» и считать цифровой паспорт человека, введя штрих-код. Кроме этого, в Минцифре предусмотрели возможность использования «обратного QR-кода». Например, учреждение регистрируется на портале «Дія» в своем электронном кабинете и формирует QR-код. Работники сканируют этот код, и работодателю в электронный кабинет поступает копия документа работника.

Посмотрим, как это будет работать на практике. Пока понятно только одно — отказывать в приеме на работу из-за непредоставления бумажного варианта паспорта не стоит. Однако, можно осторожно объяснить работнику, что пока что нет технической возможности для его полноценного считывания.

Трудовая книжка или сведения из Реестра?

Что делать, если работник не желает предоставлять трудовую книжку при приеме на работу?

Он имеет на это право. Ведь с 10.06.2021 г. работник, устраиваясь на новое место работы, имеет право предоставить работодателю либо бумажную трудовую книжку (при ее наличии), либо сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц. Однако, сейчас нельзя получить из Реестра застрахованных лиц сведения о трудовой деятельности работника.

Во-вторых, информация в Реестр попадает из квартального объединенного отчета. Поэтому может быть устаревшей.

Поэтому советуем объяснить работнику, что, поскольку это вопрос не урегулирован, он должен:

• предоставить трудовую книжку

или

• обратиться в Пенсионный фонд (именно этот фонд ведет реестр застрахованных лиц) для получения сведений о трудовой деятельности.

Уведомление о приеме на работу

В связи с переходом на электронный учет трудовой деятельности обязательно ли нужно подавать уведомление о приеме на работу работника?

Внимание!

работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом (распоряжением), и уведомления налогового органа о принятии работника на работу.

Однако, заполнять форму уведомления нужно с учетом новых законодательных реалий. Так, в реквизите 4 «Категория лица» категорию «1» теперь ставим не только для тех лиц, которые предоставили трудовую книжку, но и для тех, кто определил в заявлении свое место работы как основное. Категория «2» предназначена для отражения трудоустройства совместителей.

Перечень документов при приеме на работу — КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовую книжку,  за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

—  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

—  документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

—  документ об образовании, квалификации или наличии спецмальных знаний или специальной подготовки;

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ , иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Кроме того, в статье 65 ТК РФ , установлен запрет требовать от лица, поступающего на работу , документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Однако, как правило, документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ, не всегда достаточно для оформления работника на работу, и работодателю требуется дополнительно некоторые другие документы, например свидетельство о постановке на налоговый учет с присвоением ИНН; в некоторых организациях предпочитают вклеивать в личную карточку фотографию работника; для бухгалтерии как правило, требуется справка о доходах работника 2-НДФЛ,  с предыдущего места работы. Как быть в таком случае?

Один из вариантов решения указанной ситуации может быть следующий: закон запрещает требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо вышеназванных, но при этом нигде не установлен запрет на то,  чтобы предложить работнику представить дополнительные сведения или документы. Как правило, получив такое предложение, лицо, поступающее на работу, вряд ли будет ему противоречить.

В случае заключения трудового договора впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Кроме того, в соответствии с частью 5 ст. 65 ТК РФ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Дополнительные документы, при поступлении на работу, требуются также, если работник принимается на работу в порядке перевода из другой организации. В этом случае, для того чтобы оформить такой перевод от организации, принимающей работника на работу, требуется направить письмо в организацию, где работает работник, с просьбой уволить указанного работника в порядке перевода. В случае согласия организация, получившая указанное письмо, направляет ответ о том, что не возражает против увольнения указанного сотрудника в порядке перевода в данную организацию. Копии  таких писем, могут храниться в личном деле сотрудника, для подтверждения оснований его приема на работу в порчядке перевода из другой организации.

 

Пользовательского поиска

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта. 

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Внимание! Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, передумать и вернуться к бумажному формату он уже не может (письмо Минтруда России от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054).

Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.

В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.

Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.

Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.

Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.

Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.

В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.

Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2020 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2020 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.

Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2020 года.

Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.

Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.

Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.

Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.

Отправить

Запинить

Твитнуть

Поделиться

Форма I-9 Приемлемые документы | USCIS

Сотрудники должны предоставить документы своим работодателям, подтверждающие их личность и разрешение на работу.

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Документы из списка А удостоверяют личность и разрешение на трудоустройство. Сотрудников, представляющих приемлемый документ List A, не следует просить представить какой-либо другой документ. Некоторые документы списка А на самом деле являются комбинацией двух или более документов.В этих случаях документы, представленные вместе, считаются одним документом Списка А.

Паспорт США или карта паспорта США

Форма I-551, карта постоянного резидента или регистрационная карта иностранца

1 мая 2017 г. Служба гражданства и иммиграции США начала выдавать карты с измененным дизайном, на которых больше не отображается подпись человека. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 г. , могут по-прежнему отображать предыдущий формат. Как предыдущая, так и новая карты будут действительны до истечения срока действия, указанного на карте.Эти карты также известны как «Зеленые карты».

Карта постоянного жителя:

Предыдущая версия карт выпущена после 30 апреля 2010 года и может содержать или не содержать подпись. Подпись не требуется, чтобы карта была действительна для формы I-9 «Подтверждение права на трудоустройство».

Предыдущая карта постоянного жителя с подписью:

Карточка постоянного жителя с пометкой «Signature Waived»:

Кроме того, карта постоянного жителя с наклейкой, выданной Службой гражданства и иммиграции США (USCIS), продлевающей срок ее действия, является документом из списка А и подходит для формы I-9.

Форма I-766, Карточка документа о разрешении на работу

USCIS начала выпуск текущей карты 1 мая 2017 г. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 г. , могут по-прежнему отображать предыдущий формат. Как предыдущая, так и новая карты будут действительны до истечения срока действия, указанного на карте.

Документ о разрешении на работу:

Заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A с записью о прибытии-убытии и с отметкой о приеме на работу

К заграничному паспорту должна быть приложена форма I-94/94A «Запись о прибытии-убытии» с тем же именем, что и в паспорте, и содержащая подтверждение неиммиграционного статуса лица и разрешение на работу у конкретного работодателя на основании этого статуса.

Этот документ можно использовать только в том случае, если период подтверждения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, перечисленным в Форме I-94 или I-94A, Отчет о прибытии-убытии. Примечание. Некоторые лица, которые представляют этот документ из списка А, например, некоторые студенты-неиммигранты и посетители по обмену, должны предоставить дополнительные документы, чтобы подтвердить свое разрешение на работу в США

.

В апреле 2013 года форма I-94 была автоматизирована в аэропортах и ​​морских портах.Таможенная и пограничная служба США больше не предоставляет путешественникам автоматически бумажную копию формы I-94. Путешественники могут получить доступ к информации формы I-94 через веб-сайт таможенной и пограничной службы США или могут запросить бумажную форму I-94 в процессе проверки.

Паспорт Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или формой I-94A

Паспорт должен быть представлен с формой I-94 или формой I-94A, подтверждающей допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США.S. и FSM или RMI.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заграничный паспорт со штампом формы I-551 или печатной отметкой формы I-551

Паспорт должен содержать временный штамп формы I-551 или временную печатную отметку формы I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV).

Этот документ подлежит повторной проверке.

 

Документы, удостоверяющие личность

Документы из списка Б устанавливают только личность.Сотрудники, решившие представить документ из списка B, также должны представить документ из списка C для раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих документов из списка B с неистекшим сроком действия:

.

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

• Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными государственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
• Школьный билет с фотографией
• Учетная карточка избирателя
• У. С.военный билет или военкомат
• Удостоверение личности военного иждивенца
• Карта документа торгового моряка береговой охраны США (MMD)
• Документ индейского племени
• Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Приемлемые документы списка B для лиц моложе 18 лет, которые не могут предъявить документ, указанный выше:

• Школьная книжка или табель успеваемости
• Запись клиники, врача или больницы
• Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какой-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документа из списка B могут использоваться специальные обозначения.

Документы в списке С подтверждают только разрешение на работу.

Сотрудники, решившие представить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B, удостоверяющий личность, для Раздела 2.

Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов Списка C:

Карточка номера счета социального обеспечения США

Карта с номером счета социального обеспечения США, на которую не распространяются ограничения. Можно использовать ламинированную карту. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

.

• НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ DHS

Форма FS-240, Консульский отчет о рождении за границей

Форма FS-545, Свидетельство о рождении за границей, выданное U.С. Государственный департамент

Форма DS-1350, Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или отдаленной территории США, с официальной печатью

Документ индейского племени

Форма I-197, удостоверение личности гражданина США

Форма I-179, удостоверение личности для использования гражданином-резидентом в США

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии/убытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или неиммигрантам с разрешением на работу (например, неиммигрантам с визой H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, форму I-571, Проездной документ беженца (PDF), форма I-327 с неистекшим сроком действия, разрешение на повторный въезд, форма N-560, сертификат U. S. Гражданство или форма N-561, заменяющее свидетельство о гражданстве (PDF, 40,3 КБ), или форма N-550, свидетельство о натурализации, или форма N-570, заменяющее свидетельство о натурализации (PDF, 176,3 КБ). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Контактный центр формы I-9 может помочь с вопросами о документах, выданных DHS.

Документы списка Б

Документы, удостоверяющие личность

Документы из списка Б устанавливают только личность.Сотрудники, решившие представить документ из списка B, также должны представить документ из списка C для раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих документов из списка B с неистекшим сроком действия:

.

Водительские права

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

• Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными государственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес Школьное удостоверение личности с фотографией Регистрационная карта избирателя U.S.военный билет или военный билет Удостоверение личности военного иждивенца
• Карта документа торгового моряка береговой охраны США (MMD)
• Документ индейского племени
• Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Приемлемые документы списка B для лиц моложе 18 лет, которые не могут предъявить документ, указанный выше:

• Школьная книжка или табель успеваемости
• Запись клиники, врача или больницы
• Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какой-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документа из списка B могут использоваться специальные обозначения.

 

Список документов C

Документы в списке С подтверждают только разрешение на работу.

Сотрудники, решившие представить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B для раздела 2.

Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов Списка C:

Карта с номером счета социального обеспечения США, на которую не распространяются ограничения

Карта с номером счета социального обеспечения США, на которую не распространяются ограничения. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

.

• НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ DHS

Консульский отчет о рождении за границей (форма FS-240)

Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент (форма FS-545)

Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (форма DS-1350)

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или отдаленной территории США, с официальной печатью

Документ индейского племени

Удостоверение личности гражданина США (форма I-197)

Удостоверение личности для использования гражданином-резидентом в США (форма I-179)

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Отчет о прибытии-убытии», выдаваемую просителям убежища или неиммигрантам с разрешением на работу (например, неиммигрантам с визой H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, неистекшее разрешение на повторный въезд ( Форма I-327), Свидетельство У. S. Гражданство (форма N-560) или заменяющее свидетельство о гражданстве (форма N-561) (PDF, 40,3 КБ) или свидетельство о натурализации (форма N-550) или N-570 (PDF). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Для получения дополнительной информации о документах, выданных DHS, обратитесь в службу поддержки пользователей.

Изучение документов | USCIS

.

Предоставляет документы, которые обоснованно кажутся подлинными, относятся к сотруднику и входят в Списки допустимых документов	Принять документацию.
Предоставляет документ, который на разумных основаниях не представляется подлинным или не имеет отношения к сотруднику или не входит в Списки допустимых документов	Отклоните документ и попросите вашего сотрудника предоставить другие документы, которые удовлетворяют требованиям формы I-9.	Стандарт — разумность. От вас не ожидают, что вы будете экспертом по документам.
Пишет более одной фамилии в Разделе 1, но представляет документ из Списка допустимых документов, в котором есть только одна из этих фамилий	Спросите у сотрудника причину разницы в именах.Если документ обоснованно кажется подлинным и имеет отношение к конкретному лицу, вы можете его принять.	Приложите к форме I-9 служебную записку с объяснением несоответствия.
Представляет документ из Списка допустимых документов, в котором его или ее имя написано немного иначе, чем имя, которое он или она написали в Разделе 1	Спросите у сотрудника причину разницы в написании. Если он обоснованно кажется подлинным и имеет отношение к конкретному лицу, вы можете принять документ.	Попросите вашего сотрудника использовать свое полное юридическое имя в Разделе 1. Попросите его или ее сделать одно из следующих действий: исправить форму I-9 и поставить подпись на изменении; предоставить другой документ с правильным написанием; предоставить вам исправленный документ.
Предоставляет документ, в котором имя, указанное сотрудником в Разделе 1, полностью или существенно отличается от имени в документе	Узнать у сотрудника причину смены имени Если ваш сотрудник утверждает, что имя в Разделе 1 является его или ее официальным именем, и вы удовлетворены тем, что документ имеет разумное отношение к сотруднику, вы можете принять этот документ.	Приложите записку к форме I-9, объясняющую несоответствие. Если сотрудник добровольно предоставит подтверждение смены имени, вы можете сохранить его копию вместе с запиской.
Предоставляет документ, который на разумных основаниях не представляется подлинным и/или не имеет отношения к физическому лицу, или если он или она не может представить другие документы для удовлетворения требований формы I-9	Вы можете уволиться.

Квитанции | USCIS

Иногда сотрудники представляют «квитанцию» вместо документа из списка A, B или C . Приемлемая квитанция действительна в течение короткого периода времени, поэтому вы можете заполнить раздел 2 или раздел 3 (повторное подтверждение) формы I-9 «Подтверждение права на трудоустройство». Вы не можете принимать квитанции, если занятость продлится менее 3 дней.

Вы можете принимать только 3 типа чеков:

• Квитанция, подтверждающая, что ваш сотрудник подал заявку на замену утраченного, украденного или поврежденного документа списка A, B или C.

Эта квитанция действительна в течение 90 дней с даты приема на работу (имеется в виду первый день оплачиваемой работы) или, в случае повторной проверки, 90 дней с даты истечения срока действия разрешения на работу.В течение 90 дней сотрудник должен показать вам замещающий документ, за который была выдана расписка. Однако это не всегда возможно из-за задержки документов, изменения статуса или других факторов. Если сотрудник не представляет оригинал документа, в отношении которого была выдана ранее предоставленная квитанция, но представляет в течение 90-дневного периода другую действительно действительную и разумно связанную документацию, подтверждающую его или ее личность, и / или разрешение на работу, в зависимости от обстоятельств, вы может принять такую ​​документацию. В таких случаях вам следует заполнить новый раздел 2 и приложить его к исходной форме I-9. Кроме того, вы должны предоставить объяснение либо в поле «Дополнительная информация» на странице 2 формы I-9, либо в виде отдельного приложения. Сотрудник должен предоставить один документ из Списка A или по одному документу из Списка B и Списка C. Если квитанция относится к документу из Списка A, но сотрудник не может представить фактический заменяющий документ из Списка A, для которого была выдана квитанция, к концу 90-дневного периода получения, то сотрудник может выбрать другой документ из Списка A или по одному документу из Списка B и Списка C, чтобы удовлетворить требования формы I-9.Если квитанция предназначена для документа из списка B, но сотрудник не может представить фактический документ к концу 90-дневного периода получения, тогда сотрудник может вместо этого представить документ из списка A или другой документ из списка B, чтобы удовлетворить требования формы I-9. (Аналогичным образом, если квитанция предназначена для документа из списка C, а сотрудник не предоставляет фактический документ, сотрудник может вместо этого представить документ из списка A или другой документ из списка C. )

• Часть прибытия Форма I-94/I-94A (Запись о прибытии-убытии) с временной печатью формы I-551 и фотографией физического лица                                     

Законные постоянные жители могут предъявить эту квитанцию ​​List A вместо формы I-551, карточки постоянного жителя, чтобы предъявить удостоверение личности и разрешение на работу.Эта квитанция действительна до истечения срока действия штампа или 1 года после даты выдачи, если штамп не содержит срока годности. По истечении этого срока ваш сотрудник должен предоставить свою карту постоянного жителя.

• Отъездная часть формы I-94/I-94A с отметкой о приеме беженца или компьютерная распечатка формы I-94 с кодом допуска «RE»

Беженец может предъявить этот Список Квитанция, подтверждающая личность и разрешение на работу.Эта квитанция действительна в течение 90 дней с даты приема на работу или, в случае повторной проверки, 90 дней с даты истечения срока действия разрешения на работу. По истечении срока действия квитанции ваш сотрудник должен предъявить работодателю либо форму I-766, либо документ о разрешении на работу, либо комбинацию документа из списка B и карты социального обеспечения без ограничений.

Когда ваш сотрудник предоставит приемлемую квитанцию ​​для первоначальной проверки, вы должны:

• Запишите название документа в разделе 2 списка A, B или C, в зависимости от обстоятельств.
• Введите слово «квитанция», название и номер документа, а также последний день действия квитанции.

По истечении срока действия квитанции необходимо:

• Вычеркнуть слово «квитанция» и любой номер сопроводительного документа;
• Запишите информацию о документе из представленного(ых) документа(ов); и
• Инициал и дата изменения.

Если сотрудник представил другую, но приемлемую документацию, как описано выше, вам следует заполнить новый раздел 2 и приложить его к исходной форме I-9. Кроме того, вы должны предоставить объяснение либо в поле «Дополнительная информация» на странице 2 формы I-9, либо в виде отдельного приложения.

комбинированных документов | USCIS

Некоторые неиммигранты и посетители по обмену, которые представляют документ из списка А, также должны предоставить дополнительные документы, подтверждающие их разрешение на работу в Соединенных Штатах.

Иностранные студенты с неиммиграционным статусом F-1, проходящие учебную практику

Учебная практика (CPT) позволяет учащимся F-1 соглашаться на оплачиваемую альтернативную работу/учебу, стажировки, совместное обучение или любой другой тип обязательной стажировки или практики, которые работодатели предлагают в соответствии с соглашениями о сотрудничестве со школой учащегося.Обучение должно быть связано с основной областью обучения студента. Учащийся может начать CPT после того, как назначенное должностное лицо школы (DSO) разрешит CPT в форме I-20 учащегося, Свидетельство о праве на получение статуса неиммиграционного учащегося. Утвержденная DSO форма I-20 с формой I-94 учащегося, записью о прибытии/убытии, в которой указывается неиммиграционный статус F-1, является свидетельством разрешения на работу.

Список документов

Для целей формы I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» сочетание следующих документов считается списком. Документ, подтверждающий личность и разрешение на работу:

• Заграничный паспорт с неистекшим сроком действия;
• Форма I-94, запись о прибытии/отбытии, с указанием неиммиграционного статуса F-1; и
• Форма I-20 с одобрением DSO для трудоустройства.
  В разделе 2 формы I-9 необходимо указать информацию от сотрудника:
• Недействительный заграничный паспорт;
• Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса F-1; и
• Форма I-20 с одобрением DSO для трудоустройства.

Перечень документов B и C

Учащийся, участвующий в CPT, может выбрать представление документов из списка B и списка C вместо документа из списка A. Например, водительское удостоверение штата (документ списка B и, согласно списку C №7, форма I-94, указывающая неиммиграционный статус F-1, с должным образом подтвержденной формой I-20.

Посетители обмена J-1

Посетитель по обмену J-1 (например, учителя, профессора, вожатые летнего лагеря, летние командированные и помощницы по хозяйству) могут легально работать в Соединенных Штатах, если эта работа является частью их утвержденной программы или если они получили разрешение на работу от официальный спонсор программы.

Список документов

Посетители обмена J-1 получают несколько документов, связанных с их программой. Для целей Формы I-9 следующие документы считаются документом Списка А, удостоверяющим личность и разрешение на трудоустройство: 

.

• Заграничный паспорт с неистекшим сроком действия;
• Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса J-1; и
Форма
• DS-2019 с подписью ответственного сотрудника.Посетитель по обмену J-1 не может работать после даты окончания программы, указанной в этой форме.

Студенты J-1 могут представить вышеуказанные документы, если у них также есть письмо от ответственного сотрудника, разрешающее трудоустройство.

В разделе 2 формы I-9 работодатель должен ввести информацию от работника:

• Недействительный заграничный паспорт;
• Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса J-1;
• Форма DS-2019 одобрена для приема на работу; и
• Обратите внимание на документацию ответственного офицера в поле «Дополнительная информация».

Перечень документов B и C

Для выполнения требований к документам списка B и C, студент J-1 может предъявить водительское удостоверение государственного образца (список B) и форму I-94 в сочетании с формой DS-2019 и письмо от ответственного сотрудника (список C #7 ).

В формах DS-2019 для посетителей по обмену J-1, которые переходят на другую программу или меняют своих спонсоров, необходимо указать новую программу или спонсора.

Что вам нужно для работы в США?

Когда новый сотрудник приступает к работе, работодатель обязан принять его на работу. Некоторые из этих обязанностей включают обучение, объяснение операций компании и заполнение сотрудником надлежащих документов. Узнайте, какие документы должны заполнить ваши новые сотрудники, чтобы легально работать в США.

Введение в рабочие документы

При приеме на работу нового сотрудника есть несколько документов, которые работодатели должны обработать и хранить в файле. Вот рабочие документы, которые необходимо собрать у новых сотрудников:

 

• Удостоверение личности
• Форма И-9
• Форма W-4
• Прямой депозит

Связанный:  Как нанять первого сотрудника

 

Удостоверение личности

В Соединенных Штатах сотрудники должны удостоверить свою личность и подтвердить, что они имеют законное право работать в округе. Они могут сделать это, представив своему работодателю определенные документы. Эти документы разделены на три списка: список A, список B и список C. 

Наличие у сотрудников одного документа из списка А является достаточным подтверждением личности и допуском к работе. В противном случае сотрудники должны предоставить два документа: один из списка Б и один из списка С. Обратите внимание, что сотрудники должны предоставить вам оригиналы документов, а не копии. Убедитесь, что все документы актуальны и актуальны.

Вот документы, которые включает каждый список:

 

Список A: Эти документы подтверждают личность и право на трудоустройство

 

• Неистекший U.С. паспорт
• Недействительный заграничный паспорт (со штампом I-551)
• Разрешение на работу с истекшим сроком действия
• Квитанция о регистрации иностранца или карта постоянного жителя
• Разрешение на работу с истекшим сроком действия, содержащее фотографию (выданное USCIS)
• Заграничный паспорт с неистекшим сроком действия (с формой I-94, содержащей отметку о неиммиграционном статусе)

 

Список B: Эти документы подтверждают личность

 

• Действ. S. или канадские водительские права или удостоверение личности с фотографией или описанием личных характеристик
• Удостоверение личности, выданное местными, государственными или федеральными органами с фотографией на нем
• Учетная карточка избирателя
• Военный билет США или военный билет
• Удостоверение личности военного иждивенца
• Карта торгового моряка береговой охраны США
• Документ племени коренных американцев
• Школьный билет с фотографией (для сотрудников моложе 18 лет)
• Больница, поликлиника или врачебная карта (работники моложе 18 лет)
• Записи о дневном уходе или детском саду (сотрудники моложе 18 лет)

 

Список C: Эти документы подтверждают право на работу

 

• Карточка социального страхования
• У. S. или свидетельство о рождении за границей
• Документ индейского племени
• Удостоверение личности гражданина США
• Удостоверение личности резидента
• Разрешение на работу с истекшим сроком действия (выданное DHS)

 

Форма И-9

Наряду с документами, удостоверяющими личность, сотрудники должны заполнить форму I-9, чтобы подтвердить свое право на работу.После того, как сотрудник сдаст форму I-9, вы должны сохранить ее в файле отдельно от других документов сотрудника.

Возможно, вашей компании потребуется использовать E-Verify — систему, используемую для сравнения информации в форме I-9 с федеральными базами данных для обеспечения точности.

 

Форма W-4

Сотрудники должны заполнить форму W-4, чтобы сообщить вашей компании о своей налоговой ситуации. Эта форма сообщает вашему предприятию, сколько налога нужно удержать из зарплаты сотрудника.Убедитесь, что у новых сотрудников установлена ​​самая последняя версия этой формы, и предложите существующим сотрудникам обновить свою предыдущую форму W-4 до самой последней версии.

 

Прямой депозит

Если ваша компания предоставляет прямой депозит, важно, чтобы новые сотрудники предоставили свою банковскую информацию вскоре после начала работы, чтобы они могли получить оплату в следующем платежном периоде.

 

Краткие советы по документам о трудоустройстве

Когда новый сотрудник приступает к работе, вы как его работодатель несете ответственность за информирование его обо всех документах, которые ему необходимо будет заполнить.Чтобы процесс адаптации сотрудника прошел гладко, следуйте этим советам:

 

• Храните документацию в безопасности: Существуют законы, требующие от работодателей хранить документы работника в течение определенного периода времени. Ознакомьтесь с этими законами. Точно так же работа работодателя заключается в обеспечении безопасности и надлежащего хранения документации. Сотрудники доверяют вам сохранение их личной информации в тайне.
• Предоставьте ресурсы для сотрудников:  Большинство людей не являются налоговыми экспертами, поэтому предоставьте сотрудникам ресурсы для правильного заполнения форм.Сотрудники начального уровня особенно оценят это руководство, поскольку у них может не быть опыта в этом раньше.
• Соблюдайте сроки:  Многие из этих форм имеют сроки. Не забудьте забрать их у сотрудников в первый рабочий день.

Связанный:  Объявление о новом сотруднике

 

Рабочие документы Часто задаваемые вопросы

Работодатель должен помнить о многих аспектах процесса адаптации.Вот несколько часто задаваемых вопросов о рабочих документах: 

 

Какие еще важные документы необходимо получить от сотрудников?

После того, как вы соберете все налоговые формы и формы подтверждения занятости, вам также могут потребоваться дополнительные формы. К ним могут относиться:

 

• Оформление льгот:  Сотрудникам необходимо заполнить документы для получения льгот, таких как пенсионный план вашей компании, страхование здоровья и жизни, а также страхование по инвалидности.
• Соглашения о согласии на тестирование на наркотики: Если на вашем рабочем месте требуется тестирование на наркотики и/или алкоголь, вам потребуется, чтобы сотрудники заполнили форму согласия перед проведением тестов.
• Контактная информация для экстренных случаев: В случае чрезвычайной ситуации попросите сотрудников предоставить контактные данные для экстренных случаев, краткую историю болезни и любые пищевые аллергии или непереносимость.
• Форма целей сотрудников: Начните время сотрудников в вашей компании правильно, изучив их цели.Используйте рабочий лист, который поможет им создавать цели SMART (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные, ограниченные по времени). Вы также можете попросить их менеджера или супервайзера регулярно проверять их, чтобы убедиться, что они успешно продвигаются к своим целям.
• Справочник сотрудника: Чтобы гарантировать, что новый сотрудник полностью понимает ваш справочник сотрудника, попросите его подписать подтверждение о принятии руководства. Особенно эффективно требовать подписи по всему справочнику, чтобы убедиться, что они прочитали все.
• Трудовой договор: В трудовом договоре укажите информацию о должности работника, включая должность работника, обязанности, стаж работы, компенсацию, преимущества условий занятости.
• Соглашения о неразглашении: Если вы работаете с конфиденциальной информацией, попросите сотрудника подписать соглашение о неразглашении, чтобы гарантировать, что эта информация останется внутри компании.

 

Какой отдел отвечает за документы сотрудников?

На многих предприятиях отдел кадров занимается рабочими документами нового сотрудника. Однако в небольших компаниях руководитель или менеджер может отвечать за сбор и сортировку новых рабочих документов.

 

Подтверждение права на трудоустройство (I-9) — Приемлемые документы | Человеческие ресурсы

Списки допустимых документов для формы I-9

Примечание. Все документы должны быть НЕИСТЕЧЕННЫМИ

При подготовке к заполнению оставшейся части формы I-9 соберите необходимые документы для заполнения формы I-9 в первый день или ранее.Для получения дополнительных указаний, пожалуйста, обратитесь к быстрой ссылке USCIS в правом верхнем углу этой веб-страницы, чтобы помочь с выбором надлежащей документации. Документы должны быть оригинальными и не просроченными.

Сотрудники могут представить один выбор из списка A или комбинацию одного выбора из списка B и одного выбора из списка C.

Список А

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

1. Паспорт США или карта паспорта США
2. Карта постоянного жителя или регистрационная карта иностранца (форма I-551)
3. Заграничный паспорт, содержащий временный штамп I-551 или временную печатную отметку I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе.
4. Разрешение на работу Документ с фотографией (форма I-766)
5. Для иностранца-неиммигранта, имеющего право работать у конкретного работодателя в силу его или ее статуса:
   
   1. Заграничный паспорт; и
   2. Форма I-94 или Форма I-94A со следующими характеристиками;
      
      1. То же имя, что и в паспорте; и
      2. Подтверждение неиммиграционного статуса иностранца, если этот период подтверждения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, указанным в форме.
      3. Для некоторых типов VISA документ о разрешении на работу должен быть зарегистрирован как третий документ. Дополнительную информацию см. в столбце E Матрицы документов I-9.
6. Паспорт Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или формой I-94A, указывающей неиммиграционный допуск в соответствии с Договором о свободной ассоциации между Соединенными Штатами и FSM или RMI

Список Б

Документы, удостоверяющие личность

1. Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
2. Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными государственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
3. Школьный билет с фотографией
4. Учетная карточка избирателя
5. У. S. Военный билет или военный билет
6. Удостоверение личности военного иждивенца
7. Морская карточка береговой охраны США
8. Документ индейского племени
9. Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Для лиц моложе 18 лет, которые не могут предъявить документ, указанный выше:

1. Школьная книжка или табель успеваемости
2. История клиники, врача или больницы
3. Запись в детский сад или детский сад

Список С

Документы, подтверждающие разрешение на работу

1. Карта с номером счета социального страхования, если на карте не предусмотрено одно из следующих ограничений:
   • НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ
   • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
   • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ DHS
2. Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом (формы DS-1350, FS-545, FS-240)
3. Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного штатом, округом, муниципалитетом или территорией США, с официальной печатью
4. Документ индейского племени
5. У. S. Удостоверение личности гражданина (форма INS I-197)
6. Удостоверение личности для использования гражданином-резидентом в США (форма I-179)
7. Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности

Примеры многих из этих документов приведены в Части 13 Справочника для работодателей (M-274).

Для получения дополнительной информации см. Справочник USCIS для работодателей: руководство по заполнению формы I-9 или посетите I-9 Central на веб-сайте USCIS.

Контрольный список документов для нового найма | Рабочий

Несколько вещей, о которых следует помнить:

• Ознакомьтесь с местными трудовыми нормами, чтобы убедиться, что вы всегда соблюдаете закон.
• После того, как вы соберете подписанные соглашения от новых сотрудников, надежно сохраните эти документы (в цифровой или физической форме), поскольку они содержат конфиденциальные данные.

Используйте этот новый контрольный список документов для найма в качестве руководства при приеме на работу новых сотрудников:

• Подготовить трудовой договор и получить подписанный, если применимо. Вы можете отправить этот договор вместе с электронным письмом или письмом с предложением о работе. Трудовой договор должен содержать:
  • Информация о работе (должность, отдел)
  • График работы
  • Стаж работы
  • Компенсации и льготы
  • Обязанности сотрудников
  • Условия завершения
• Убедитесь, что вы и новые сотрудники заполнили формы трудоустройства, требуемые по закону. Эти формы предоставят вам новые данные о найме, чтобы вы могли правильно классифицировать и компенсировать сотрудников. Законодательство может различаться в зависимости от вашего штата или страны, поэтому убедитесь, что вы заполнили все необходимые формы в установленные сроки. Наиболее распространенными типами форм занятости для заполнения являются:
• Подготовка и получение подписей на внутренних формах. Не забудьте поставить подписи на формах, которые ваша компания использует для установления отношений с сотрудниками. Сюда могут входить:
  • Соглашения о неконкуренции
  • Соглашения о неразглашении
  • Формы изобретений сотрудников
  • Формы подтверждения справочника сотрудников
  • Согласие на тестирование на наркотики и/или алкоголь
  • Формы анализа работы (обязанности, цели и критерии оценки эффективности)
  • Инвентарные списки оборудования сотрудников
  • Соглашения о конфиденциальности и безопасности
• Подготовьте документы о вознаграждениях работникам. Если вы предлагаете льготы для сотрудников, вам необходимо предоставить новым сотрудникам документы с описанием условий и, в некоторых случаях, получить их подписанными. Наиболее распространенные льготы для сотрудников:
  • Страхование жизни и здоровья
  • Мобильный тариф
  • Служебный автомобиль
  • Опционы на акции
  • Пенсионный план
  • Страхование по инвалидности
  • Политика в отношении оплачиваемых отгулов/отпусков (включая любой оплачиваемый отпуск)
  • Больничный
  • Оздоровительные льготы для сотрудников (например,грамм.