Кассовый ордер приходный расходный: образец заполнения — «Моё дело».

By alexxlab Posted on 20.10.198129.03.2022 Category :

Разное

Содержание

образец заполнения — «Моё дело».

Оглавление Скрыть

Как заполнить приходный и расходный кассовые ордера?

Для учета документов и кассовых операций на предприятии используют приходные и расходные кассовые ордера.

ПКО (форма № КО-1, код формы по ОКУД 0402008) — документ, используемый для оформления поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.
РКО (форма № КО-2, код формы по ОКУД 0310002) — документ, с помощью которого оформляют все перемещения денежных средств из кассы (выдача заработной платы, денег под отчет сотрудникам, сдача наличности в банк, выплаты поставщикам или учредителям и т. д.).

Скачать бланк РКО Скачать бланк ПКО

Указывая цели расхода, обычно используют следующие корреспондирующие счета:

51-й — расчетный счет организации;
60-й — расчеты с поставщиками, подрядчиками;
70-й — оплата труда персонала;
71-й — расчеты с подотчетными лицами.

Сервис «Моё дело» позволяет за пару кликов и без ошибок составлять расходные и приходные кассовые ордера.

Как заполнить приходный и расходный кассовые ордера?

В бланках приходно-кассовых ордеров, при заполнении вручную, разборчиво указывают следующее:

реквизиты предприятия, филиала, коды по ОКПО;
регистрационный номер, дата заполнения приходного или расходного кассового ордера;
номера корреспондирующего счета и субсчета;
сумма наличности, поступившая в кассу или изъятая из нее, в том числе НДС;
ФИО работника организации, который передал денежную наличность;

основание для выдачи кассового ордера;
номер и дата заполнения документов, которые прилагаются к ордеру.

Аналогичные сведения необходимо указать также в квитанциях к ПКО и к бланкам РКО. Исправления в документах не допускаются.

На квитанции к расходному или приходному кассовому ордеру предприниматель или кассир ставит свою подпись, печать (чтобы захватывала часть кассового ордера) и указывает дату приема наличных. «Приходники» (ПКО) и «расходники» (РКО) необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Как видим, заполнение ордеров отнимает немало времени. В сервисе «Моё дело» вы можете не только ознакомиться с образцами заполнения приходных и расходных кассовых ордеров, но и оптимизировать этот процесс. Сервис позволяет автоматически создать и оформить любые документы

(см., например, образец заполнения РКО). Все, что вам нужно — просто скачать бланк расходного ордера или бланк приходно-кассового ордера, сохранить и распечатать готовые документы!

Получить бесплатный доступ

При возникновении сложностей вы можете бесплатно задать вопрос в консалтинговую службу сервиса.

Расходный кассовый ордер — Энциклопедия по экономике

Денежные суммы, выданные работникам предприятия на предстоящие расходы (командировки, оплату услуг и др.

). Деньги выдаются под отчет только в случае необходимости расходов и могут расходоваться только по назначению. Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером. [c.376]
Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам установленном формы, выдача из кассы — по расходным кассовым ордерам или по другим заменяющим их документам (платежным ведомостям, счетам и т. п.), оформленным надлежащим образом. Документы на выдачу денег должны быть подписаны директором предприятия и главным (старшим) бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. [c.249]

В приходных кассовых ордерах указывается, кем и для чего вносятся деньги, а в расходных — кому и для чего они выдаются. И в приходных, и в расходных кассовых ордерах указывается основание их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Кассовые ордера должны быть написаны чернилами четко и ясно, без подчисток, помарок и исправлений, хотя бы и оговоренных. Сумма операции — приема или выдачи денег—пишется цифрами и обязательно повторяется прописью.

[c.249]

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии до передачи их в кассу в специальном журнале. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств заносятся в кассовую книгу, которая должна быть соответствующим образом оформлена. [c.466]

Из кассы предприятия наличные деньги выдаются под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем предприятия. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий осуществляются по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. [c.241]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в специальном журнале до передачи их в кассу, а оформленные на платежных ведомостях расходные кассовые ордера регистрируются после их выдачи. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия отражают в кассовой книге. [c.242]

Распорядительные документы — это документы, которые содержат распоряжения, задания, приказ руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций.

К ним относятся приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, расходные кассовые ордера на выдачу наличных денег из кассы, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др. [c.148]

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и содержит корреспондирующий счет с кредитом счета Касса . [c.148]

Депонированная заработная плата из кассы организации выдается, как правило, по расходным кассовым ордерам. При этом производится запись [c.267]

Ответы 1. 2. 3. 4. Расходным кассовым ордером. Лимитной картой, требованием. Лимитной картой, требованием, накладной на отпуск материалов. Требованием, счетом-фактурой, накладной на отпуск материалов.

[c.323]

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении [c.342]

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы. [c.343]

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) Получено или Оплачено . При выдаче заработной платы, стипендий, премий и т.д. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя расходный кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп Депонировано и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер. [c.343]

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами. [c.344]

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером. [c.345]

Ответы 1. 2. 3. 4. Приходным кассовым ордером и выпиской из кассовой книги. Приходным кассовым ордером. Расходным кассовым ордером и квитанцией о приеме денег. Квитанцией к приходному кассовому ордеру. [c.362]

Ответы 1. 2. 3. 4. Приходные кассовые ордера, объявления о взносе денег, платежные требования, чеки и аккредитивы. Объявления о взносе денег, платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, чеки и аккредитивы. Приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования, платежные поручения, чеки и аккредитивы. Платежные требования, платежные поручения, платежные требования-поручения. [c.363]

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным суммам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера. [c.378]

Первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей. Они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада, расходные кассовые ордера — для выплаты из кассы наличных денег, счета на отгруженные поставщиками товары — для перечисления денежных средств с расчетных счетов покупателей и т. д. [c.437]

Наименование документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др. ) указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу. [c.439]

На предприятиях используется множество документов, различных по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни. Например, одним документом нельзя оформить такие неоднородные факты, как выдача денег из кассы и отпуск товарно-материальных ценностей. Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, а отпуск сырья, материалов и товаров со склада — накладной. [c.440]

По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы классифицируются на разовые и накопительные. Разовые документы служат для оформления одного факта хозяйственной жизни (приходные и расходные кассовые ордера, требования на выдачу материалов и др.). Накопительные документы применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся ФХЖ, например в течение недели, декады, месяца (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца материалов со склада в цех, и др. ). [c.445]

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР [c.447]

Заработная плата выдается в течение трех рабочих дней, считая день получения денег в банке. Не выданная в течение трех дней заработная плата депонируется и сдается в банк. Кассир по истечении трех дней закрывает платежные ведомости. Порядок закрытия платежных ведомостей заключается в том, что кассир ставит в ведомости против фамилии не получившего заработной платы штамп Депонировано , затем переносит в реестр депонированных сумм данные по каждой отмеченной фамилии, а на основании реестра — в книгу учета депонированной заработной платы (типовая форма № 8). Выплата депонированной заработной платы в последующие дни производится по расходным кассовым ордерам, на основании которых в книге учета депонированной заработной платы делаются записи о ее выдаче. [c.201]

Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2), платежным ведомостям, заявлениям и счетам на получение денег. Документы на выдачу денег оформляются в таком же порядке, как и при оприходовании денег. При выдаче денег кассир должен требовать предъявления паспорта или другого документа, подтверждающего личность получателя. При выдаче денег по доверенности бухгалтер проставляет в ордере фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег. Доверенность кассир прилагает к расходному кассовому ордеру или ведомости. [c.344]

На расчетный счет банк принимает наличные деньги на основании письменного приказа владельца счета, представленного в виде объявления. Объявление заполняется в одном экземпляре, в котором указывается характер вносимых денег (выручка за реализацию товаров, за услуги, депонированная заработная плата и др.). На сумму принятых денег банк выдает квитанцию, на основании которой выписывается расходный кассовый ордер. [c.353]

Документом на получение подотчетным лицом аванса из кассы служит расходный кассовый ордер. [c.415]

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок — это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с реализацией, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т. д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими. [c.501]

Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются кассовая книга отчеты кассира приходные кассовые ордера расходные кассовые ордера журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров журнал (книга) регистрации выданных доверенностей журнал (книга) регистрации депонентов журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей оправдательные документы к кассовым документам авансовые отчеты. [c.501]

Ведется ли на предприятии Нет журнал регистрации расходных кассовых ордеров [c.506]

В нарушение п. 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ расходные кассовые ордера подписываются параллельно с руководителем предприятия лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя предприятия. [c.512]

Касса 1.2.1 — проверки наличия на приходных и расходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица [c.515]

Касса 1.2.4 — устный опрос лиц, получивших деньги по расходным кассовым ордерам, но не подтвердившим этот факт своей распиской. [c.515]

Касса 3.3.1 — проверки совпадения расходных кассовых ордеров с информацией о них, содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров [c.516]

Касса 4.1.4 — проверки соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов [c.517]

Сидоров С.С. Выписки банка расходные кассовые ордера накладные [c.601]

Комбинированные сочетают в себе разные виды документов. Например, распорядительных и оправдательных (расчетно-пла-тежная ведомость на выдачу заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет) (рис. 16.4), рас- v порядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер) (рис. 16. 5). В последнем документе сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распорядителя), оправдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и указание корреспондирующего счета для записи операции. На практике, как правило, используются комбинированные документы, что упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на них. [c.445]

Невыданная в установленный срок оплата, как и денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег в кассе, сдается в банк по специальному объявлению на взнос наличных денег. Банк, приняв деньги, выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для оформления расходного кассового ордера. Расходные кассовые ордера также подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью оплачено . [c.345]

Имеются ли письменные рас- Нет поряжения предприятия о назначении уполномоченного лица ставить подписи на при- Да ходных и расходных кассовых ордерах в качестве главного бухгалтера [c. 504]

Имеются ли письменные рас- Нет поряжения руководителя предприятия о назначении уполномоченного лица ставить подписи на расходных кассовых ордерах и оправдательных документах в качестве руководителя предприятия [c.505]

Журнал регист- Касса 3.3.1 рации расходных кассовых ордеров [c.506]

Как создать приходный и расходный кассовые ордера?

Типовое согласие на обработку персональных данных

Пользователь, регистрируясь, оставляя заявку на обратный звонок или заполняя любую другую форму на интернет-сайте http://www.prostoy.ru и его поддоменах (продающих страницах, лендингах и т.д.), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее – Согласие). Принятием (акцептом) оферты Согласия является регистрация на интернет-сайте, заполнение формы заявки на обратный звонок или любой другой формы. Пользователь дает свое согласие ООО «1Т», которому принадлежит сайт http://www.prostoy. ru и которое расположено по адресу 115093 г. Москва, ул. Большая Серпуховская д. 44, пом. I, ком. 20, на обработку своих персональных данных со следующими условиями:

Данное Согласие дается на обработку персональных данных, как без использования средств автоматизации, так и с их использованием.
Согласие дается на обработку следующих персональных данных: фамилия, имя, отчество; номера контактных телефонов; адреса электронной почты.
Следующие персональные данные являются общедоступными: фамилия, имя, отчество; номера контактных телефонов; адреса электронной почты.
Цель обработки персональных данных: соблюдение требований Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативно-правовых актов, внутренних актов ООО «1Т».
Основанием для обработки персональных данных являются: Ст. 24 Конституции Российской Федерации; ст.6 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных»; Устав ООО «1Т».
В ходе обработки с персональными данными будут совершены следующие действия: сбор и систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), удаление.
Передача персональных данных третьим лицам осуществляется на основании законодательства Российской Федерации, договора с участием субъекта персональных данных или с согласия субъекта персональных данных.
Персональные данные обрабатываются до прекращения договорных отношений. Также обработка персональных данных может быть прекращена по запросу субъекта персональных данных. Хранение персональных данных, зафиксированных на бумажных носителях, осуществляется согласно Федеральному закону №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и иным нормативно правовым актам в области архивного дела и архивного хранения.
Согласие дается, в том числе, на возможную трансграничную передачу персональных данных и информационные (рекламные) оповещения.
Согласие может быть отозвано субъектом персональных данных или его представителем путем направления письменного заявления ООО «1Т» или его представителю по адресу, указанному в начале данного Согласия.
В случае отзыва субъектом персональных данных или его представителем согласия на обработку персональных данных ООО «1Т» вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» от 26.06.2006 г.
Настоящее согласие действует все время до момента прекращения обработки персональных данных, указанных в п.8 данного Согласия.

Бланк приходный кассовый ордер КО-1.

Приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1) — по нему оформляются операции по поступлению денежных средств в кассу организации.

Бухгалтер выписывает или оформляет на компьтере один экземпляр приходного кассового ордера, отрывную часть (квитанцию) заверенную печатью выдает лицу, внесшему деньги в кассу.

Деньги, поступающие в кассу как выручка за товары, работы, или услуги нужно оформлять с применением кассового аппарата, т.е. помимо квитанции к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение дня таких операций совершается несколько (например, работа магазина), то покупателю выдается только чек, а в конце дня оформляется один приходный ордер на сумму общей выручки.

Выписанный приходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Скачать бесплатно бланк форма КО-1 в формате Word и Excel :

Скачать &nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp &nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp Скачать

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему :

в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;

в строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»;

в строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Скачать другие бланки на нашем сайте :

Не нашли то что хотели — используйте карту сайта

Как создать и обновить

Работает ли ваш малый бизнес с наличными? Скорее всего, да. А когда у вас есть денежные расходы, вы должны зафиксировать их в журнале расходования денежных средств.

Создание записей в журнале для транзакций малого бизнеса должно быть второй натурой. Но с таким количеством типов входа может быть трудно не отставать. Читайте дальше, чтобы поближе познакомиться с регистрацией выплат наличными в ваших книгах.

Что такое выдача наличных?

Выплата наличных — это платеж, который предприятие производит наличными или их эквивалентом.Выплаты наличными показывают, сколько денег утекает из бизнеса. Вы можете сравнить выплаты вашей компании с деньгами, поступающими в ваш бизнес, чтобы определить, есть ли у вас положительный или отрицательный денежный поток.

Итак, что считается наличным платежом? Это просто наличные? Оказывается, нет. Денежные платежи включают:

Покупка товарно-материальных запасов или канцелярских принадлежностей, выплата дивидендов или осуществление платежей по бизнес-кредитам денежными средствами или их эквивалентами являются примерами выплат.

Ваш журнал выплат наличных может содержать актуальную информацию об этих выплатах наличными за определенный период времени (например, квартал или год). Отсутствие записи в журнале может нарушить ваш текущий баланс и заставить вас неправильно оценить свое финансовое состояние.

Имейте в виду, что выплаты наличными — это только половина монеты. Вы также должны регистрировать кассовые чеки, когда вы получаете деньги от своих клиентов. Входящие платежи наличными регистрировать в отдельном журнале кассовых поступлений.

Создание журнала выплат наличных

В вашем журнале выплат наличных средств фиксируются все оттоки денежных средств вашего предприятия.Расписывая все наличные платежи, этот журнал помогает предприятиям систематизировать свои исходящие кассовые записи.

Перед созданием журнала расходов необходимо знать:

Когда их создавать
Какую информацию включать
Как они должны выглядеть
Куда ведут записи журнала

Узнайте больше о создании журнала выплат наличных средств ниже.

Когда вы создаете журнал?

Создавайте и обновляйте журнал выдачи наличных всякий раз, когда вы покупаете что-либо за наличные или их эквивалент.

Допустим, вы выписываете чек на 320 долларов за новый принтер. Вы должны создать новую строку в своем журнале для покупки.

Какую информацию вы должны включить?

Когда дело доходит до регистрации денежных выплат, будьте как можно конкретнее. Не указывайте только сумму денег, которую вы потратили на транзакцию.

Журналы выдачи наличных должны включать:

Дата
Имя получателя платежа
Сумма дебета или кредита
Задействованные счета (e.ж., способ оплаты)
Цель транзакции

В зависимости от способа оплаты вы также можете записать дополнительную информацию, например, номер чека.

При записи журнала расходов извлекайте информацию из квитанций о покупках, корешек чековой книжки или счетов-фактур.

Как выглядит журнал кассовых расходов?

Поскольку вы тратите денежные средства или их эквиваленты, вам необходимо уменьшить счет денежных средств или их эквивалентов. Вы можете сделать это, зачислив его.Вы также должны дебетовать соответствующий расходный счет.

Вот пример того, как могут выглядеть ваши записи в журнале.

Дата	Счет	Примечания	Дебет	Кредит
XX / XX / XXXX	Расходы	Расходы от компании ABC	X
	Денежные средства			X

После создания записей в журнале добавьте их в журнал кассовых расходов.Ваш журнал выдачи наличных должен выглядеть так:

Куда идет журнал кассовых расходов?

После создания журнала расхода наличных ваша работа не закончена. Используйте информацию из журнала выдачи наличных для обновления других записей.

Внесите информацию из журнала выплат в главную бухгалтерскую книгу вашего малого бизнеса. Перенесите суммы дебета и кредита, дату и описание транзакции в свою бухгалтерскую книгу.

После публикации информации в бухгалтерской книге рассчитайте новые остатки для каждой учетной записи.

Помимо переноса информации из журнала выплат наличными в главную книгу, вы также можете использовать ее для сверки банковских выписок. Таким образом, вы можете убедиться, что записи в журнале выдачи наличных денег соответствуют вашим банковским выпискам.

Пример журнала выдачи наличных

Допустим, вы осуществляете следующие платежи наличными или их эквивалентом:

Выплата кредита в размере 250 долларов США
Покупка запасов на сумму 500 долларов США
Выплата дивидендов в размере 2500 долларов США

Сначала создайте записи в журнале, которые кредитуют ваши кассовые счета и дебетуют соответствующие счета.

Дата	счета	заметки	DEBIT	Credit


XX / XX / XXXX	Кредитные счета, подлежащие оплате	Кредит № 1 договор о кредиторе ABC	250
	Денежные средства			250

Дата	данные	Notes	дебет	Кредит
XX / XX / XXXX	Inventory	Дерево и клей приобрести у компании XYZ	500
	Денежные средства			500

Дата	данные	Notes	дебет	Кредит
XX /XX/XXXX	Дивиденды Кредиторская задолженность	Выплата дивидендов s сделано для акционеров	2,500
	Денежные средства			2,500

Устали вручную обрабатывать книги? Программное обеспечение Patriot для онлайн-бухгалтерии может упростить отслеживание входящих и исходящих денег. Начните бесплатную пробную версию сегодня!

Это не юридическая консультация; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Надлежащее ведение бухгалтерского учета: как записывать квитанции о транзакциях

По существу квитанция является письменным доказательством любого вида транзакции. Счета-фактуры являются наиболее распространенным видом квитанций. В основном они служат для документирования спроса на плату или услугу. Однако существует множество различных типов квитанций, каждая из которых относится к разным видам деловых операций, как между компанией и внешними агентами, так и к внутренним повседневным операциям внутри компании.Вот почему важно различать внутреннюю финансовую отчетность и внешнюю финансовую отчетность .

Внешняя финансовая отчетность включает в себя все квитанции, полученные из внешних источников, такие как:

счета на покупку

банковских выступлений

банкноты накладные и коммерческие буквы

расходы отчеты

налоговые оценки

коммерческих поступлений

Внутренние финансовые отчеты , с другой стороны, обрабатываются внутри компании. К ним относятся:

Уровень заработной платы и заработной платы

Снятия материала накладки

Стенограммы исходящих счетов

копии поступлений, коммерческие буквы, чеки и т. Д.

Доказательство отмены и передачи

, где документ возникла с является решающим фактором в том, что представляет собой внешний финансовый отчет и что такое внутренний финансовый отчет. Например, с выписками онлайн-банкинга, даже если компания сама распечатывает выписку, это все равно внешний документ, поскольку он был создан и предоставлен внешней стороной.Кроме того, счет, отправленный по почте, также считается внешним документом, даже если он напечатан отдельно.

Помимо внутренних и внешних документов, еще одним важным видом квитанции является корректирующая накладная , , которая используется в качестве заменяющего документа при необходимости переоформления накладной или квитанции. Здесь также можно создать собственные подтверждающие документы.

Однако для того, чтобы они были официально признаны, переоформленные квитанции на крупные суммы денег должны быть исключениями и не должны появляться слишком часто, чтобы они вызывали доверие.Тем не менее, сравнительно часто для проверки небольших сумм сдачи используются переоформленные квитанции — например, чаевые, почтовые расходы, плата за парковку и т. д. Поскольку переоформленные квитанции обрабатываются внутри компании, они не считаются внутренним документом, поскольку имеют особый статус как третий вид расписки.

Расчетно-кассовое обслуживание и депозиты ведомств
Как кассир UO, вы несете ответственность за надлежащее обращение со средствами UO. Каждый кассир UO обязан знать о надлежащих политиках и процедурах обработки наличности и обеспечивать их интеграцию в повседневную деятельность каждого отдела.Это обеспечивает сохранность и своевременное и точное зачисление средств, а также защищает сотрудников от рисков, следуя политикам и процедурам. Полную политику см. в разделе «Обязанности и процедуры внутреннего контроля UO по обработке наличных».
Получение наличных денег и чеков

Ежедневные денежные поступления и чеки должны сдаваться в целости и сохранности в кассу. Возвраты или расходы НЕ должны производиться из денежных поступлений.
Денежные средства должны регистрироваться сразу после их получения.Первоначальная запись о полученных наличных деньгах может быть квитанцией с предварительным номером, кассовой лентой, журналом почтового отделения или списком полученных чеков или каким-либо другим извещением о денежном переводе.
Предварительно пронумерованные квитанции следует использовать там, где не существует другой записи (например, кассового аппарата).

Книги квитанций можно приобрести через службы печати. Вы можете связаться с главным офисом по телефону 346-3794. Вы также можете заказать книги квитанций через веб-сайт Служб печати по адресу http://print.uoregon.edu/ , выбрав ссылку для пользовательских заказов на печать и создав учетную запись.

Квитанции составляются в трех экземплярах и распределяются следующим образом:

Белая копия Оригинал — предоставляется лицу, от которого были получены денежные средства.

Голубая копия — передается в кассу вместе с ведомственным депозитом для поддержки полученных денежных средств, равных депонированным денежным средствам.

Желтая копия — хранится в отделе для поддержания нумерации квитанций (сохраняется не менее 3 лет).

Все предварительно пронумерованные квитанции должны учитываться, включая аннулированные оригиналы, и должны храниться в отделе.Недействительные или аннулированные квитанции должны быть четко помечены, чтобы их нельзя было использовать повторно, а синяя копия должна быть представлена в кассу вместе с ведомственными депозитами.
Полученные чеки/наличные должны быть указаны в кассовом отчете или журнале. Депозит отдела BANNER TWADEPO является приемлемым протоколом отдела. Должна быть включена следующая подробная информация о чеке:

Контрольный номер

Плательщик

Сумма

Обо всех полученных подарках, будь то наличные деньги, чеки или материальное личное имущество, необходимо сообщать в BAO Financial Services в форме UO Report of Gift. Не используйте эту форму для сообщения о подарках в UO Foundation. По вопросам, касающимся этой формы, обращайтесь в BAO Financial Services по телефону (6-3163).

Для отделов, использующих кассовые аппараты:
Все регистрационные ленты должны учитываться путем обеспечения того, чтобы первый номер транзакции на каждой ленте следовал за последним номером на предыдущей ленте. Лицо, не являющееся кассиром, должно ежедневно просматривать кассовую ленту на наличие частых или крупных недействительных операций.

Чеки, выписанные в иностранных банках, должны оплачиваться Орегонскому университету в валюте страны, в которой выписывается чек.Банковские сборы зависят от типа валюты и будут взиматься с депозитного отдела. Такие чеки должны быть зарегистрированы в отдельной форме депозита отдела BANNER TWADEPO и депонированы в соответствии с требованиями депозита, указанными в этом разделе.

Денежные переводы должны обрабатываться точно так же, как чеки.

Все чеки должны быть должным образом и четко подписаны при получении, в идеале, когда чек доставлен и/или почта открыта. Свяжитесь с менеджером отдела по деловым вопросам по телефону 346-4340, чтобы получить информацию о заказе штампа подтверждения.

Область чека, доступная для индоссамента, ограничена первыми 1,5 дюймами от корешка чека. Важно, чтобы департаменты индоссировали чеки в пределах этой области, поскольку остальная часть оборотной стороны чека зарезервирована для банковских индоссаментов. Эти требования установлены Федеральной резервной системой. Несоблюдение этих правил может привести к задержкам в обработке и ухудшению работы по сбору возвращенных чеков.

Если принимается двусторонний чек, лицо, предъявившее чек, должно индоссировать чек на оборотной стороне точно так, как это указано на лицевой стороне чека.Ограничительный штамп индоссамента проставляется непосредственно под индоссаментом подписи и заполняется в соответствии с указанными выше инструкциями.

Денежные квитанции должны быть сданы на хранение в кассу с использованием формы BANNER TWADEPO Department Deposit. Чтобы получить БАННЕР-доступ к этой форме и запланировать посещение учебного класса, обратитесь к координатору планирования деловых вопросов по телефону 346-2387. Учебный класс

Денежные квитанции [включая валюту и чеки] должны сдаваться в кассу не реже одного раза в неделю.Однако, когда на руках есть 1000 долларов или более, их необходимо внести в течение следующего рабочего дня. Все наличные деньги и чеки, которые не были депонированы немедленно, должны храниться в сейфе или запираемом картотечном шкафу. Депозиты следует вносить немедленно, если в отделе отсутствует надежное хранилище для хранения средств.

Все ведомственные депозиты должны быть доставлены в кассы БАО лично. Депозитные конверты должны быть помещены в защищенный почтовый ящик в вестибюле первого этажа Университетского центра Томпсона.Депозиты должны включать две заполненные копии формы Депозита отдела BANNER TWADEPO. Один экземпляр будет немедленно возвращен в отдел в качестве подтверждения депозита. Департаментам следует пересмотреть свои внутренние процессы, включив в них проверку того, что копия отчета Департамента о депозите была возвращена с указанием, что депозит был получен в кассе.

Ведомственные депозиты должны транспортироваться в защищенных от несанкционированного доступа самозакрывающихся полиэтиленовых пакетах. Эти сумки можно приобрести через кассу (6-3154).Каждая сумка имеет индивидуальный номер и отрывной чек. Рекомендуется, чтобы составитель депозита сохранил отрывную квитанцию и приложил к отделу копию проверенного отчета отдела о депозите для целей отслеживания.

О недостаче наличности > 20 долларов необходимо немедленно сообщить в кассу (6-3154).

Депозиты должны быть внесены до 15:30.

Никто не должен вести операцию с наличными от начала до конца.

Если количество чеков, полученных по почте, велико, почту должны вскрывать два человека.

Для обеспечения надлежащего разделения обязанностей могут потребоваться дополнительные процедуры контроля. Дополнительные процедуры контроля включают, но не ограничиваются:

Адекватный надзор.

Проверка квитанций и депозитов.

Периодическое перераспределение обязанностей.

Администратор подразделения проверяет транзакции, сверки и отчеты.

Функции работы с наличностью и учета должны быть разделены. Сотрудник, который ведет журнал кассовых поступлений, должен быть кем-то другим, а не лицом, работающим с наличными деньгами.

Ежедневная сверка полученных денежных средств должна производиться незамедлительно и должна выполняться лицом, не ответственным за работу с наличными. Начальник отдела или другое уполномоченное лицо, которое административно выше тех, кто занимается обработкой наличности, должны проверять ежедневную сверку на предмет полноты и точности, а также должным образом датировать и ставить инициалы сверки в качестве доказательства своей проверки.

Если сотрудник, который ведет журнал кассовых чеков, совпадает с тем, кто принимает кассовые чеки или открывает почту, ответственный сотрудник, независимый как от функций кассы, так и от функций учета (обычно начальник отдела или административно старший сотрудник), должен быть назначен для проверить подробные зарегистрированные документы против депозитов. Делать это нужно ежедневно, но не реже одного раза в неделю.

Ежемесячно следует проводить сверку между общей суммой депозитов и общей суммой зарегистрированных поступлений.Сверка может быть подготовлена либо кассиром, либо специалистом по учету кассовых чеков, но должна быть проверена кем-то, не связанным с кассовой службой (как правило, начальником отдела или административным старшим сотрудником). Проверка должна быть задокументирована с указанием даты и инициалов лица, проводившего проверку.

Для отделов, использующих кассовые аппараты:

Кто-то, кроме кассира отдела, должен (в присутствии кассира) пересчитать наличные деньги и извлечь кассовую ленту.

Собранная сумма должна быть сбалансирована с общей суммой кассовой ленты кем-то, кроме кассира кассы.

Должен вестись учет избытка и недостачи наличности по каждому сотруднику с объяснением всех различий.

Правила приема наличных | Финансы и управление

Университет Лихай

Финансы и управление

ПОЛИТИКА ПРИЕМА НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ

Назначение:

Определить общую основополагающую философию в отношении приема наличных в различных форматах, включая электронные платежные переводы (банковские переводы и ACH), чеки, платежи по картам и валюту («Наличные»). В идеале сбор наличных должен быть централизованным; однако, учитывая сложность Университета Лихай, это не всегда возможно или практично. Этот документ предназначен для руководства по обеспечению надлежащего обращения с денежными средствами Университета.

Политика:

Общая цель этой политики — защитить операционные средства Lehigh, получая и перечисляя наличные платежи в университет наиболее безопасным из возможных способов. Lehigh University сталкивается с многочисленными рисками, связанными с денежными средствами, получаемыми отделами и подразделениями, наибольшим из которых является потеря или кража средств.Лучший способ снизить этот риск — как можно быстрее перевести средства на банковский счет университета. Университет понимает, что некоторые отделы (например, Zoellner Arts and Athletics) устраивают внешние мероприятия, на которых присутствует публика, и политика запрета валюты не может быть введена. Однако, имея в виду вышеуказанную цель, университет настоятельно не рекомендует получать платежи в валюте и настоятельно поощряет получение платежей с помощью электронных платежных переводов, когда это возможно.

Требуется авторизация для сбора денег
Прежде чем приступать к какой-либо новой операции или деятельности по обработке наличных, необходимо получить разрешение на эту деятельность от Казначейства. После создания учетных записей отдел должен связаться с офисом контролера, чтобы продемонстрировать, как будет учитываться эта новая операция или деятельность и как будут вноситься депозиты.

Предпочтительный метод получения наличных: электронные платежные переводы
Предпочтительный метод получения наличных — электронные платежные переводы либо банковским переводом, либо через ACH.Этот метод позволяет сразу же вносить средства непосредственно на счет университета, устраняя время ожидания депозита и сокращая количество лиц, имеющих доступ к средствам. Поступления посредством электронных платежных переводов происходят ежедневно, и продавцам рекомендуется осуществлять платежи таким образом. В университете используется банковский сервис, в котором основной номер расчетного счета защищен, а подразделениям присваиваются специальные «замаскированные» номера счетов для распределения при настройке платежей поставщикам. Эти присвоенные замаскированные номера счетов также помогают Управлению казначейства идентифицировать поступающие средства в соответствующий отдел.

Приемлемый метод получения наличных: чеки

Если плательщик не хочет или не может отправить платеж с помощью электронного платежного перевода, приемлемым способом получения наличных средств являются чеки. Существует несколько способов депонирования чеков на банковский счет университета. Управление казначейства работает с отделами, чтобы помочь определить наиболее подходящий(е) метод(ы) депозита для удовлетворения депозитарных потребностей каждого отдела, которые могут включать использование локальной технологии удаленного ввода депозита (RDC) для депонирования чеков в электронном виде с помощью сканера или телефона или путем отправки чеков в Офис казначея для депозита.Объем поступлений является основным определяющим фактором. По мере того, как все больше отделов настроены на дистанционное хранение чеков, меньше чеков отправляется в офис финансового казначея для хранения.

Принятие чеков требует дополнительных ведомственных процедур для защиты вкладов. Эффективная система внутреннего контроля предназначена для обеспечения разумной уверенности в том, что ошибки будут обнаружены и исправлены в ходе обычной деятельности. Области, которые получают большие объемы чеков, имеют формализованные процессы для решения проблемы разделения обязанностей, связанных с получением, регистрацией и депонированием входящих физических чеков.Ниже описан ряд высокоуровневых этапов процесса для установления ведомственного контроля за управлением денежными средствами в рамках трех основных операций по обработке наличности: получение средств; Внесение средств; и учет и выверка.

Получение средств

а. Определить, кто уполномочен получать средства, и обеспечить надлежащее обучение персонала

б. Убедитесь, что деньги подсчитаны и проверены

с. Обеспечение безопасности средств и информации

Внесение средств

а. Определите, кто уполномочен вносить средства, и обеспечьте надлежащее обучение персонала

б. Своевременно вносить все средства на утвержденный Казначейством банковский счет университета

с. Обеспечьте постоянную защиту средств и информации

Учет и сверка

а. Убедитесь, что депозиты размещаются на соответствующем индексе/счете с кодом
.
б. Согласовать поступления/депозиты с отчетом о деятельности

Нерекомендуемый метод получения наличных: Валюта

Поскольку прием наличных является самым рискованным методом получения наличных, принимать его крайне не рекомендуется.Все средства, собранные любым отделом университета, должны быть переведены на уполномоченный банковский счет университета как можно скорее, как правило, в день сбора. Если это нецелесообразно и общая сумма депозита составляет менее 750 долларов США, депозит можно внести в течение одного рабочего дня с момента получения. Эта политика защитит университетские фонды, а также облегчит надлежащее управление денежными средствами. Все валютные депозиты должны быть в долларах США. Казначейство должно одобрить использование всех банковских счетов университета, а также любые исключения из этой политики.Внесение депозитов в назначенное отделение банка-депозитария университета лично (требуется предварительная договоренность / одобрение Казначейства).

Поступления иностранных денежных средств

Lehigh University не принимает наличную иностранную валюту или чеки, выданные иностранными банками, расположенными за пределами США или Канады. Сюда входят платежи от студентов, поставщиков и других аффилированных лиц, независимо от того, выдаются ли чеки в долларах США (USD) или в иностранной валюте.

Прием чеков, выписанных иностранными банками (кроме U.S./non-Canadian) создает уникальные проблемы при сборе средств. В отличие от внутренних чеков, которые оплачиваются через Федеральную резервную систему США, чеки, выпущенные за границей, должны предъявляться и оплачиваться по различным каналам в зависимости от банковской системы, связанной со страной происхождения. Потенциальные последствия из-за более сложного процесса клиринга иностранных чеков включают значительные задержки; дополнительные уровни сборов, которые могут быть значительными; административное время и затраты высшего университета; и валютный риск, который может привести к неполной оплате после конвертации в доллары США.

Университет чутко относится к стратегическому партнерству с поставщиками и академическими организациями за рубежом, а также к разнообразному контингенту студентов. Соответственно, офис стипендиата может помочь студентам, а офис казначея может помочь преподавателям и сотрудникам в определении экономичных альтернатив оплаты, включая международные электронные переводы через платежную сеть SWIFT. Университет также настроен на получение платежей от иностранных студентов через Flywire — международную платежную систему.

Любой, кому требуется помощь с альтернативными способами оплаты за границей, может обратиться в Казначейство за дополнительной информацией.

VISA/MASTERCARD/AMERICAN EXPRESS/GOLDPLUS

Для клиентов, желающих платить кредитной или дебетовой картой, авторизованные подразделения могут принимать платежи Visa/MasterCard/Gold Plus и/или American Express. Этот процесс совместим с другими процедурами обработки наличных, хотя и требует некоторых дополнительных шагов. Как правило, только уполномоченные отделы могут запрашивать разрешение на то, чтобы стать продавцом карт.Пожалуйста, свяжитесь с отделом казначейства для получения более подробной информации.

Пошаговое руководство для бухгалтеров

Это четвертая глава серии сообщений в блоге о кассовой выверке для бухгалтеров. Ниже приведены все темы, включенные в эту серию:

Руководство бухгалтера по распоряжению наличными

Введение в выверку денежных средств

4 причины, по которым группам бухгалтеров нужна сверка денежных средств

Как выполнить кассовую выверку: пошаговое руководство для бухгалтеров

Как выполнить выверку денежных средств: пример из реальной жизни

5 Наиболее распространенные проблемы при выполнении кассовой выверки

В предыдущих главах вы в общих чертах узнали, что такое сверка денежных средств и почему она важна для бухгалтерии. В следующих двух главах вы узнаете, как выполнять каждый шаг сверки денежных средств, и примените полученные знания на примере компании.

Целью выверки наличности является учет всех различий между 4 системами

Комплексная выверка денежных средств должна включать четырехстороннее сопоставление по следующим финансовым системам. Мы подробно описали эти системы в Главе 2: Введение в кассовую выверку.

Биллинговая система

Система признания доходов

Платежный процессор

Банк

Как выполнить кассовую выверку

Шаг 1. Определите учетный период, для которого проводится сверка

Примеры: период с 01.05.2020 по 31.05.2020, с 01.01.2019 по 31.12.2019 или даже с 15.04.2020 по 15.05.2020.

Шаг 2. Загрузка отчетов из финансовых систем

Биллинговая система (Кассовый отчет): Все операции по продажам, совершенные в течение отчетного периода.

Система учета выручки (кассовый отчет): Все сделки купли-продажи, обработанные через систему в течение отчетного периода. Скачать все продажи операции (например, наличные), а не все выручка , которая была признана в отчетном периоде.Это связано с тем, что выручка также будет включать продажи за предыдущий период.

Платежный процессор (Отчет о выплатах): Все выплаты от платежного процессора в течение отчетного периода. Выплаты — это переводы денежных средств из платежной системы компании на банковский счет компании. Платежные процессоры обычно генерируют выплаты в пакетном количестве. Это означает, что транзакции продаж за несколько дней могут быть объединены в одну выплату (например, продажи от 15 февраля и 16 февраля объединяются в одну выплату 16 февраля).Нам понадобятся 2 версии отчета о выплатах:

Выплаты за вычетом комиссий, удержанных обработчиком платежей

Выплаты без учета комиссий, удержанных обработчиком платежей

Банк (Банковская выписка): Банковские выписки могут включать приход и расход денежных средств, связанных с другой коммерческой деятельностью. Банковскую выписку необходимо будет отфильтровать, чтобы включить только транзакции по продажам.

Если вам нравится этот пост в блоге и вы хотите получать информацию о выпуске следующей главы, подпишитесь здесь.
Шаг 3. Расчет денежных средств в каждом отчете

В следующем примере показано, как рассчитать общую сумму денежных средств в каждой системе.

Пример: В марте компания заработала 2000 долларов с продаж и взимала налоги в размере 6%. Платежная система взимает комиссию за обработку в размере 3%.

Для большинства организаций, работающих по подписке, выручка признается за вычетом любых комиссий, понесенных в связи с продажей (например, комиссий платежной системы), и за вычетом любых собранных налогов.

Шаг 4. Определите элементы согласования в отчете

Сравнение денежных средств в биллинговой системе и системе RevRec
При просмотре одного и того же отчетного периода они должны совпадать.

Сравните выплаты наличными между биллинговой системой/системой RevRec и обработчиком платежей
Обычно мы видим здесь различия. Как упоминалось ранее, выплаты группируются и могут включать в себя транзакции продаж за более чем 1 день (например, продажи от 15 февраля и 16 февраля). Для сверки нам необходимо определить выплаты, которые включают транзакции за пределами рассматриваемого отчетного периода (например, выплата 1 марта, которая включает транзакции от 28 февраля). Как только эти выплаты определены, нам необходимо исключить определенные транзакции за пределами отчетного периода из общей суммы выплат.Эти исключенные проводки являются элементами согласования выявленных различий.

Сравните выплаты платежного процессора и банковские наличные
Как правило, здесь мы также видим различия. Это связано с платежами от платежной системы, которые находятся в пути. Эти транзитные платежи будут согласовывать выявленные расхождения.

Пример. Платежная система создает и отправляет в банк выплату в размере 100 долларов США 31 марта в 23:50 по восточному поясному времени.Банк получает и регистрирует кассовый чек 1 апреля в 7:00 по восточному поясному времени. За отчетный период с 01.03 по 31.03 наличные в платежной системе будут включать выплату в размере 100 долларов США, а в выписке по счету – получение 100 долларов США.

Примечания к платежному процессору Cash
Платежные системы
обычно удерживают процент от каждой транзакции в качестве комиссии. Эта плата является расходом и отражается как себестоимость в отчете о прибылях и убытках. Платежные процессоры будут иметь отчеты, которые позволят компаниям просматривать транзакции и выплаты за вычетом комиссий.

При сравнении наличных средств платежной системы с наличными в биллинговой системе/системе RevRec наличные для выплаты должны оцениваться без учета комиссий.

При сравнении наличных средств платежной системы с банковской выпиской наличные выплаты должны оцениваться за вычетом комиссий, поскольку комиссии будут удерживаться платежной системой и не будут переведены на банковский счет.

Ниже приведен пример записи в журнале для сбора сборов. Поскольку платежный процессор будет удерживать наличные, дебиторская задолженность должна быть уменьшена.
$ 500

месяц Счета DR CR

1 января Обработка платежей (расходы) $ 500

Задолженность по счету

$ 500

в следующей главе, мы пройдем каждый из этих шагов для примера подписной компании. Он будет включать образцы скриншотов отчетов, подробные расчеты и многое другое.

Читать дальше: Как выполнить выверку денежных средств: пример из реальной жизни

Если выверка денежных средств является сложной задачей для вашей команды, щелкните здесь, чтобы просмотреть демонстрацию Leapfin и узнать, как мы можем помочь!
Выверка платежей с помощью автоматического приложения — Business Central

Статья

04. 03.2022

8 минут на чтение

4 участника

Полезна ли эта страница?

да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

На странице Журнал выверки платежей указаны платежи, входящие или исходящие, которые были зарегистрированы как транзакции на вашем онлайн-банковском счете или в платежной службе и которые вы можете применить к соответствующим открытым записям книги клиентов, поставщиков и банковских счетов. .Строки в журнале можно заполнить, импортировав банковскую выписку в виде банковского канала или файла или вручную введя транзакции, которые вы совершаете в своем платежном сервисе.

Примечание

Страница предлагает функцию автоматического сопоставления, которая применяет платежи к связанным с ними открытым записям на основе сопоставления данных в строке банковской выписки (строке журнала) с данными об одной или нескольких открытых записях. Обратите внимание, что вы можете перезаписать предлагаемые автоматические приложения, а также можете вообще не использовать автоматическое приложение.Для получения дополнительной информации см. шаг 7.

Журнал выверки платежей связан с одним банковским счетом в Business Central, который отражает счет в онлайн-банке, где регистрируются платежные операции. Любые записи книги открытых банковских счетов, связанные с примененными записями книги клиентов или поставщиков, будут закрыты, когда вы выберете действие «Провести платежи и выверить банковский счет ». Это означает, что банковский счет автоматически согласовывается для платежей, которые вы проводите в журнале.

Вы можете импортировать банковские транзакции в виде банковских файлов . csv или другого формата, предоставляемого вашим банком. Если вы хотите импортировать банковские выписки в качестве банковских каналов, вы должны сначала включить специальную службу банковской интеграции, а затем связать банковский счет с соответствующим онлайн-банковским счетом. Затем журнал сверки платежей автоматически обнаружит банковские каналы, когда вы выберете действие Импорт банковских транзакций . Кроме того, вы можете настроить банковский счет для автоматического импорта новых банковских выписок каждый час.Транзакции для платежей, которые уже были учтены как примененные и/или сверенные, не будут импортированы. Для этого можно использовать службу Envestnet Yodlee Bank Feeds, которая предустановлена в версиях Business Central для некоторых стран. Для получения дополнительной информации см. раздел «Настройка службы банковских фидов Envestnet Yodlee». Кроме того, обратитесь к своему партнеру Microsoft за помощью в соответствии с требованиями вашего бизнеса или страны.

Действие Сопоставить текст со счетом позволяет настроить сопоставление между текстом платежей и конкретными дебетовыми, кредитовыми и балансирующими счетами, чтобы такие платежи разносились по указанным счетам при разноске журнала сверки платежей.Это полезно, например, для повторяющихся денежных поступлений или расходов, таких как частые покупки автомобильного топлива или банковских сборов и процентов, которые регулярно появляются в выписке по счету и не требуют соответствующего бизнес-документа. (См. шаг 10 ниже.) Дополнительные сведения см. в разделе Сопоставление текста регулярных платежей со счетами для автоматической сверки.

Строки журнала могут не иметь рекомендуемого применения. Это может быть по разным причинам, например, из-за отсутствия документа или из-за того, что клиент переплатил, так что избыточная сумма существует после применения платежа в другой строке журнала.В таких случаях можно использовать действие «Перенести разницу на счет », чтобы создать и разнести отсутствующую запись главной книги, например, для возмещения, необходимого для применения платежа. (См. шаг 11 ниже) Для получения дополнительной информации см. раздел Выверка платежей, которые не могут быть применены..

Вы используете функцию Применить автоматически либо автоматически, когда вы импортируете банковский файл или кормите платежными транзакциями, либо когда вы ее активируете, чтобы применять платежи к их связанным открытым записям на основе совпадения текста в строке банковской выписки (строка журнала ) с текстом на одной или нескольких открытых записях.Эта автоматизация основана на правилах, которые вы определяете на странице «Правила платежного приложения» , где вы также указываете, требует ли рассмотрение предложения приложения. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка правил автоматического применения платежей.

В строках журнала, где платеж был применен автоматически к одной или нескольким открытым записям, поле Match Confidence имеет значение Low , Medium или High для указания качества данных, соответствующих тому, что предлагаемая оплата заявка основана на.

Некоторые платежные приложения требуют проверки в соответствии с используемым правилом сопоставления, например, строки с Низкая достоверность соответствия. Другие строки требуют вашего просмотра и внесения изменений вручную, поскольку в поле Difference есть значение. Чтобы просмотреть одно или несколько платежных приложений, выберите поле Lines to Review или Lines with Difference внизу. Откроется страница Проверка платежного приложения , на которой будет показана вся необходимая информация о клиенте или поставщике, к которому применяется платеж, сведения о сопоставлении и действия по обработке строки, например действие Принять приложение .(См. шаги 7 и 8 ниже.)

Для каждой строки журнала на странице Журнал выверки платежей можно открыть страницу Платежное приложение , чтобы просмотреть все открытые записи-кандидаты для платежа и просмотреть подробную информацию для каждой записи о сопоставлении данных, на которых основано платежное приложение. . Здесь вы можете вручную применить платежи или повторно применить платежи, которые были применены автоматически к неправильной записи. (См. шаг 10 ниже.) Дополнительные сведения см. в разделе Проверка или применение платежей после автоматического применения.

Примечание

Вы можете начать импорт банковских транзакций одновременно с открытием страницы Журнал сверки платежей для существующего журнала. Следующая процедура описывает, как импортировать банковские операции на страницу Журнал выверки платежей после создания нового журнала.

Для сверки платежей с помощью автоматического приложения
1. Выберите значок, введите Журналы выверки платежей и выберите соответствующую ссылку.
2. Для работы с новым журналом сверки платежей выберите действие Новый журнал .
3. На странице Список платежных банковских счетов выберите банковский счет, для которого требуется согласовать платежи, а затем нажмите кнопку OK . Откроется страница Журнал сверки платежей , подготовленная для выбранного банковского счета.
4. Выберите действие Импорт банковских операций .Если банковский счет для выбранного журнала не настроен для импорта банковских транзакций, откроется диалоговое окно, которое поможет вам заполнить соответствующие поля.
5. На странице Выберите файл для импорта выберите файл, содержащий банковские транзакции для платежей, которые вы хотите согласовать, а затем нажмите кнопку Открыть .
6. Если служба Envestnet Yodlee Bank Feeds включена, на странице Фильтр банковских выписок , которая открывается автоматически, укажите интервал дат для импортируемых банковских выписок.
  
  Страница Журнал выверки платежей заполнена строками для платежей, представляющих банковские операции в импортированной выписке по счету.
  
  В строках для платежей, которые были автоматически применены к их связанным открытым записям, поле Match Confidence имеет значение между Low и High , чтобы указать качество сопоставления данных, на котором основано предлагаемое платежное приложение. Кроме того, Имя учетной записи , Тип учетной записи и Номер учетной записи.Поля заполняются информацией о покупателе или поставщике, к которому применяется платеж.
  
  Автоматические приложения, качество сопоставления и необходимость проверки строк определяются правилами, которые можно редактировать для корректировки результатов. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка правил автоматического применения платежей.
7. Чтобы просмотреть, принять/удалить или вручную изменить несколько платежных приложений со значением в поле Разница , выберите действие Строки с разницей внизу.
  
  Открывается страница Проверка платежного приложения , на которой отображается первое приложение для проверки. Следующая заявка на рассмотрение будет отображаться на странице по мере обработки предыдущей. Вся соответствующая информация о клиенте или поставщике, к которому применяется платеж, сведения о сопоставлении и действия по обработке строки, такие как действия Принять заявку и Применить вручную .
8. Чтобы просмотреть, принять/удалить или вручную изменить несколько платежных приложений, которые должны быть проверены в соответствии с правилом платежного приложения, выберите действие Lines to Review внизу.Представлен тот же опыт, что и для шага 8
9. Чтобы изменить автоматическое приложение, выберите строку журнала, а затем выберите действие Применить вручную для повторного применения или применения платежа вручную на странице Платежное приложение . Дополнительные сведения см. в разделе Проверка или применение платежей после автоматического применения.
10. Выберите непримененную строку журнала для повторяющихся денежных поступлений или расходов, таких как покупка автомобильного бензина, а затем выберите действие Сопоставить текст со счетом .Для получения дополнительной информации см. Сопоставление текста регулярных платежей со счетами для автоматической сверки.
  
  Когда вы закончите сопоставление текста платежа со счетами, выберите действие Применить вручную .
  
  Когда сопоставление текста и счета настроено, результирующее приложение для автоматических платежей будет содержать High — Сопоставление текста со счетом в поле Match Confidence .
11. Для строки журнала нет предложенного применения, так как не существует записи книги, к которой ее можно было бы применить, выберите действие Перенести разницу на счет , чтобы создать и разнести отсутствующую запись главной книги, необходимую для применения платежа.Для получения дополнительной информации см. раздел Выверка платежей, которые не могут быть применены.
12. Если больше нет строк, требующих просмотра, и поле Разница пусто во всех строках, выберите действие Опубликовать , а затем выберите один из следующих вариантов:
  - Разноска платежей и сверка банковских счетов — Разноска платежей по мере применения, а также закрытие соответствующих проводок бухгалтерской книги банковских счетов после сверки.
  - Только проводка платежей — только проводка платежей в том виде, в котором они были применены, но оставить открытыми соответствующие записи книги банковских счетов.Требуется отдельная сверка банковского счета, например: Для получения дополнительной информации см. раздел Согласование банковских счетов.
  - Отчет о тестировании — для просмотра результатов публикации перед публикацией. Откроется отчет Выписка по банковскому счету , в котором будут показаны те же поля, что и внизу страницы Журнал выверки платежей .
При проводке журнала выверки платежей примененные авизо об открытых проводках закрываются, а связанные счета клиентов, поставщиков или счета главной книги обновляются.Для платежей по строкам журнала на основе сопоставления текста со счетом указанные счета клиента, поставщика и главной книги обновляются. Для всех строк журнала создаются записи книги банковских счетов. Если вы выберете действие «Проведение платежей и согласование банковского счета », все открытые записи книги банковских счетов, связанные с примененными записями книги клиентов или поставщиков, будут закрыты. Это означает, что банковский счет автоматически согласовывается для платежей, которые вы проводите в журнале.

Можно сравнить значение в поле Остаток на банковском счете после проводки со значением в поле Конечный баланс выписки , чтобы отслеживать, когда банковский счет сверяется на основе разноски платежей.

Примечание

Если вы не хотите сверять банковский счет со страницы Журнал сверки платежей , вы должны использовать Банковский счет. Сверка стр. Дополнительные сведения см. в разделе Согласование банковских счетов.

См. также

Управление дебиторской задолженностью
Продажи
Работа с Business Central

Business Central в Microsoft Learn

Какие условия оплаты подходят для вашего бизнеса?

Создание стабильного денежного потока — одна из самых сложных задач, с которыми сталкивается новый бизнес. Балансирование входящих и исходящих платежей требует тщательного планирования, тщательного контроля и контроля. Выбор условий платежа является важным решением для владельцев малого бизнеса, поскольку он оказывает непосредственное влияние на финансы и способность бизнеса своевременно оплачивать счета и кредиты. Владельцы бизнеса, которые ознакомились с основными условиями оплаты, могут лучше определить лучший вариант выставления счетов для своего бизнеса.

Частичная предоплата
В зависимости от продукта или услуги компании может оказаться целесообразным включить депозитную политику в условия оплаты.Частичные платежи могут принимать форму процента, уплачиваемого при подписании контракта, с дополнительными платежами, производимыми в ходе контрольных мероприятий, или единовременной выплатой по завершении работы или поставки продукта.

Частичное выставление счетов-фактур приносит пользу компаниям, увеличивая количество случаев поступления денежных средств в бизнес, снижая вероятность нехватки наличных средств во время платежного цикла.

При получении
Предприятия, которые запрашивают платежи «при получении», ожидают, что клиенты или заказчики оплатят счет при его предъявлении или сразу после этого.Это сокращает время, необходимое для получения оплаты.

Несмотря на то, что это хорошо работает для организаций с постоянной клиентурой, совершающей покупки в течение платежного цикла, платежи по факту получения могут вызвать проблемы с денежными потоками, если все клиенты обычно покупают товары или услуги в одно и то же время каждый месяц. В этом случае, поскольку в одно время может быть большой приток наличных денег, важно выделить средства для покрытия предстоящих исходящих платежей, которые бизнес должен произвести до следующей партии дебиторской задолженности.

Причитается к определенной дате
Еще одним вариантом условий оплаты для предприятий является выставление счетов клиентам в одну или несколько определенных дат в течение месяца. Обычно используются две даты: первый и пятнадцатый или пятнадцатый и последний день месяца. Предприятия, которые выбирают этот вариант, обычно предоставляют клиентам непрерывные услуги. Преимущество такого срока оплаты в том, что вы точно знаете, когда произойдет поступление денежных средств, что позволяет бухгалтерии организовать отток денежных средств на расходы и т. д.

Нетто 30/60/90
Эти распространенные условия оплаты относятся к соглашениям, по которым чистая сумма задолженности должна быть выплачена через тридцать, шестьдесят или девяносто дней с момента получения товаров или выполнения услуг. В некоторых случаях при оплате в указанные сроки могут быть получены небольшие процентные скидки. Использование этого механизма дает клиентам время для сбора денег, необходимых для оплаты их счета, но означает, что бизнес, выставляющий счет, должен дольше ждать, чтобы получить причитающиеся средства.

Если деньги не поступают для покрытия исходящих платежей, это может привести к тому, что бизнес не сможет выполнить финансовые обязательства.