Комиссия в составе образец – Образец приказа о создании комиссии 2019 года
Что означает комиссионный акт, образец документа, оформление
Для вступления в юридическую силу комиссионного акта образец должен соответствовать установленной законодательством форме, а также быть подписан ответственными лицами. В зависимости от планируемых работ, формируется документ, подтверждающий факт выполнения действий. Существует ряд требований к его составлению, которые являются обязательными к соблюдению.
Что это такое
Чтобы грамотно сдать завершенный объект в эксплуатацию после постройки, проведения капитальных ремонтных работ, заключения договора аренды, составляется специальный документ – комиссионный акт.
Важно принять во внимание, что независимо от проведенных работ, в акте отображается информация о состоянии объекта при его передаче и варианты исправления дефектов, которые могут быть найдены в процессе проверки. Документ может быть составлен в отношении любого вида имущества: движимого/недвижимого типа.
На практике процесс обследования происходит визуально. Однако при необходимости некоторые части объекта могут быть подвергнуты более тщательному исследованию.
Кто занимается составлением
Составление документа производится специально отобранной комиссией. Она должна быть независимой от каждой стороны участников процесса. Первоначальной задачей исполнителя является организация комиссии, состав которой не может быть менее двух человек.
В первую очередь каждый участник должен иметь достаточную профессиональную квалификацию, чтобы осуществить свою роль на должном уровне. Как правило, это специалисты, которые профессионально занимаются данным видом деятельности.
Некоторые участники во избежание серьезных нарушений стараются прибегнуть к услугам независимых компаний, которые выполнят всю работу на должном уровне. Информация о каждом члене комиссии должна быть зафиксирована при составлении документа.
Когда может понадобиться
Акт является неотъемлемой частью общего пакета документов, когда строительство или ремонтные работы объекта подходят к концу. Он закрепляет факт сдачи заказчику, в котором должны стоять визы обеих сторон.
Кроме того, в нем обязательно должны быть установлены способы устранения ошибок, если они будут найдены в процессе проверки.
Комиссионный акт проверки
При завершении строительных или ремонтных работ собирается приемная комиссия, осуществляющая проверку объекта: выявление нарушений по ГОСТу, наличие ошибок, подлежащих к исправлению. Документ необходим для подтверждения факта проведенной проверки в целях безопасного использования объекта в будущем.
Важно принять во внимание, что в документе отображается не только факт проведенного мероприятия, а также нарушения, если они присутствуют и подлежат немедленному исправлению. Обязательно фиксируются даты начала и завершения мероприятия.
Акт осмотра
Фиксирует состояние объекта в настоящем времени, на момент сдачи здания в эксплуатацию. Как правило, осмотр осуществляется без дополнительного технического оборудования. Но при нахождении серьезных нарушений или деформаций может быть назначена лабораторная экспертиза.
Акт приемки
Составляется при передаче предмета договора заказчику. Это может быть не только строительный объект, но и денежные средства, аренда помещения, передача в пользование спецтехники. Основным назначением документа является фиксация передачи движимого/недвижимого имущества в пользование или дальнейшее владение, в зависимости от специфики.
В нем также предоставляется информация о текущем состоянии предмета договора, чтобы в дальнейшем не возникало спорных ситуаций. В документе отображают следующую информацию:
- Полное название документа без сокращения.
- Дата, когда был сформирован акт и место подписания.
- Если передается товар в пользование, то полный перечень и окончательную сумму.
- Юридическая информация о каждой стороне и банковские реквизиты для перечисления денежных средств.
- На каком основании осуществляется передача товара и иных объектов, прописанных в договоре.
- Визы и печати каждого предприятия.
Акт выполненных работ
Относится к первичной документации, служащей подтверждением завершения всех необходимых работ. Он вступает в силу только после его визирования с обеих сторон (между исполнителем и заказчиком). Документ выступает официальным и юридическим подтверждением осуществления договорных обязательств, и участники процесса не имеют друг к другу взаимных претензий.
Акт комиссионного обследования
Является официальным подтверждением проведенного обследования объекта перед его принятием в эксплуатацию. В нем отображаются все проведенные мероприятия и результаты: какие недочеты были выявлены.
Правила составления
Акт является официальным юридическим документом, поэтому правильность его составления является обязательным условием. Вне зависимости от вида документа, он должен соответствовать следующим аспектам:
- Формирование происходит посредством специально созванной комиссии. Она должна составлять минимум 2 человека. Ее собирают заблаговременно по такому случаю, либо в случае выявления нарушения зафиксированных норм. Комиссия может быть временной (состав участников меняется), либо постоянной на усмотрение обеих сторон. Акт должен быть завизирован каждым членом комиссии.
- Существует разработанная специальная форма, в соответствии с которой оформляется акт. Рекомендуется составлять на официальном бланке предприятия при наличии.
- Отображение даты, когда составлялся документ. При необходимости проведения дополнительных исследований и проверок все даты мероприятий также отображаются в документальном виде.
- В первой части документа обязательно фиксируется основание для составления.
- Поименно состав комиссии, занимающейся принятием и составлением акта.
- Основная часть развернутая и должна содержать перечень всех проведенных мероприятий и промежуточный итог в виде указания состояния, в котором находится объект на сегодняшний день.
- Заключительная часть состоит из завершающих выводов по факту проведенных проверочных мероприятий, подведение итогов, формирующихся комиссией.
- Все умозаключения могут быть представлены в виде таблиц, списков и других графических форматов.
- Количество экземпляров должно быть изготовлено в соответствии с количеством участвующих сторон. Дополнительное условие может быть прописано в заключенном договоре.
- С содержанием договора и акта должна ознакомиться каждая сторона во избежание последующих претензий и разбирательств.
- В обязательном порядке акт визируется с каждой стороны, что будет служить доказательством ознакомления с документом.
- В заключении документ скрепляется печатью исполняющей организации.
Важно принять во внимание, что после подписания документа, при возникновении претензий и разбирательств в судебном порядке, акт может выступать в качестве документального подтверждения правоты одной из сторон.
Образец
На практике составление акта является прерогативой исполнителя и направляется заказчику для проверки и взаимного подписания. В документе обязательно фиксируется весь перечень проделанных работ и итоговая стоимость. Допускается составление в произвольной форме, если не произведены монтажные работы. В нем должны отображаться следующие сведения:
- Полное название документа без сокращений.
- Присвоенный номер и когда был создан.
- Определение документа, выступающего в виде основания для составления (договор и его номер).
- Перечень проделанных работ.
- Полная стоимость с включением НДС.
- Банковские реквизиты каждой стороны.
- Визы и печать обоих предприятий.
Рекомендуется обращать внимание на составленный договор. Иногда одна из сторон прописывает составление акта в качестве обязательного условия заключения сделки.
Для составления документа без ошибок рекомендуется обратить внимание на готовую составленную форму в качестве примера. Его можно скачать ниже.
Составление комиссионного акта является обязательным условием для грамотного завершения работ. Он выступает подтверждением отсутствия взаимных претензий у участников, правильность принятия объекта в эксплуатацию, и фиксирует недочеты, надлежащие к исправлению.
Некоторые компании или заказчики фиксируют в договоре в качестве обязательного требования заключение акт приемки или сдачи, отображающие полную информацию о проделанной работе, а также возникновение иных претензий по отношению к исполнителю.
Подписание документа означает соглашение и отсутствие претензий с какой-либо стороны. В случае судебного разбирательства документ можно использовать в качестве доказательства правоты одного из участников.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
pravodeneg.net
Как правильно составить акт – образец
Прочитайте эту статью, чтобы узнать, как правильно составить акт и посмотреть образец заполнения акта. Ведь в различных сферах деятельности может возникнуть необходимость зафиксировать события или факты с целью установления реального положения дел. Именно с этой целью и составляется акт.
На практике применяется большущее разнообразие актов. Например, приема-сдачи работ или документов, обследования различных объектов или направлений деятельности, приема-передачи дел или ценностей, инвентаризации и др. Невозможно перечислить все. При этом некоторые акты имеют установленную нормативными документами форму или существуют строгие специфические требования, которые необходимо соблюдать при их оформлении. Часть актов допускается составлять в свободной форме.
Поэтому если возникла необходимость в составлении определенного акта, то всегда полезно иметь его образец. Но, тем не менее, независимо от вида акта существуют единые правила, которые необходимо знать и соблюдать, чтобы составить правильно документ подобного рода.
Общие требования для составления акта
- Любой акт составляется и подписывается несколькими лицами (два и более). Часто для этого приказом создают комиссию (смотрите образец). Состав комиссии можно назначить специально для составления определенного акта (например, в случае расследования конкретного несчетного случая, проведения инвентаризации и т.п.). Если же предполагается периодическое появление актов по одному и тому же направлению деятельности, то комиссия может быть и постоянно действующей.
- Если для акта предусмотрена унифицированная форма, то естественно следует его оформлять с ее помощью. Во всех остальных случаях акты следует оформлять на общем бланке организации, который должен включать весь необходимый состав обязательных элементов документа. Образец акта приведен в статье. Поэтому для восприятия информации как правильно составить акт легче будет посмотреть пример, чем просто читать подробное описание.
- Датой акта считается дата его составления. Если перед составлением акта понадобилось предварительное проведение работ (характерно для длительных процессов – инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то в тексте требуется указать этот период.
- Текст акта начинают с указания основания его составления. Это может быть с проставленной датой и номером ссылка на договор, приказ или какой-либо нормативный документ. Например,
Основание: приказ директора ООО «Торпеда» от 04.09.2014 № 137 «О проведении…».
- Также в начале акта следует перечисление членов комиссии, председателя всегда выделяют. При этом необходимо указывать должности. Фамилии членов комиссии выстраивают в алфавитном порядке, а не по убыванию значимости должностей (наглядно продемонстрировано на образце акта).
- Затем в тексте акта должно быть отражено фактическое развитие ситуации или произошедшие факты, ради которых и составляется акт. В конце можно включить выводы и предложения комиссии.
- Допускается материал излагать в табличной форме, текст разбивать на абзацы и пункты. В процессе оформления акта стремитесь избегать устаревших оборотов таких как «мы, нижеподписавшиеся», а также «составили настоящий акт в том, что …».
- Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных сторон или это прописано в нормативном документе. Если требуется указать местонахождение экземпляров, то это делают после основного текста. Например,
Составлен в 2 экземплярах:
1 экземпляр – в ОАО «Буран»,
2 экземпляр – в дело 08-12.
- Если к акту предусмотрены приложения (т.е. далеко не всегда они бывают), то отметка об этом (аналогично отметке о наличии приложений в деловом письме) делается после указания на местонахождение экземпляров акта, перед подписями.
- Акт должны подписать все члены комиссии или все принимавшие участие в его составлении. Не нужно указывать должности членов комиссии при оформлении подписей, сами подписи имеют ту же последовательности как в начале акта. Если кто-то не согласен с его содержанием, то по правилам ему все-таки следует подписать акт. В этом случае он имеет право поставить подпись с пометкой о наличии замечаний, которые излагаются в произвольной форме на отдельном листе и прилагаются к акту.
- Следует ознакомить с актом всех, чья деятельность отражена в нем (затрагивает интересы). Ниже подписей проставляется отметка «С актом ознакомлены:» и оформляют непосредственно сами подписи заинтересованных лиц.
- Некоторые виды актов согласно существующим нормативным документам еще требуется утвердить руководителю. Согласно нормам делопроизводства гриф утверждения оформляют в правом верхнем углу первого листа акта. Например,
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Покрышка»
А.О. Колотушка
22.05.2014
С теорией покончено. Наконец, будет пример составления – наглядная схема для оформления любого акта (за исключением унифицированных форм).
Образец акта
Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Отвал» Генеральный директор ЗАО «Отвал» АКТ О.Т. Мармышкин 12.09.2014 № 8 12.09.2014 г. Санк-Петербург
проведения проверки …
Основание: приказ ЗАО «Отвал» от 06.09.2014 № 175 «О проведении проверки …».
Составлен комиссией:
Председатель — и.о. заместителя генерального директора С.П. Богданец
Члены комиссии: менеджер управления сбыта Р.С. Алтыпов,
начальник управления делами Б.Г. Стопочкина
С 07.09.2014 по 12.09.2014 комиссия провела проверку состояния ….
Плюс еще много (или немного) связного текста. Может быть несколько абзацев, даже пункты. Если есть необходимость, то используйте таблицы.
Председатель комиссии С.П. Богданец
Члены комиссии Р.С. Алтыпов
Б.Г. Стопочкина
Думаю, что теперь вы готовы составить требующийся акт. На данном сайте можно будет посмотреть еще некоторые конкретные примеры актов.
Евгения Полоса
*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 73 комментария
delo-ved.ru
Акта обследования объекта. Образец и бланк 2019 года
Акт обследования объекта – документ, который может составляться по самым разным поводам, таким как предстоящая передача в аренду, капитальный ремонт здания, передача объекта под охрану, снятие с учета, ввод в эксплуатацию, купля-продажа и т.д. Независимо от того, что именно послужило причинно написания акта, в нем обязательно фиксируется состояние объекта на момент проведения обследования, а также описываются меры, которые могут быть приняты к устранению найденных дефектов, повреждения и поломок.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта обследования объекта .docСкачать образец заполнения акта обследования объекта .doc
Акт может составляться в отношении объектов совершенно различного назначения, в том числе жилых и нежилых зданий и сооружений, движимого и недвижимого имущества и т.д.
Обычно обследование носит визуальный характер, но при необходимости, некоторые элементы и детали объекта могут быть подвергнуты более тщательному (а том числе лабораторному) исследованию.
Кто пишет акт обследования объекта
Составлением данного акта занимается специальная независимая комиссия, поэтому, первое, что следует сделать для обследования объекта – назначить членов комиссии, в составе не менее двух человек. Эти люди должны обладать достаточной квалификацией, чтобы произвести обследование и оценку на требуемом уровне, при этом, по возможности к работе следует привлечь специалиста из организации, профессионально занимающейся экспертизой состояния подобных объектов. Кроме того, в комиссии желательно включить представителя заинтересованной стороны.
Фамилии всех членов комиссии должны быть вписаны в документ, с указанием выбранного председателя.
Как правильно составить акт: основные моменты
Унифицированного образца акта нет, поэтому составлять его можно в свободном виде. Во многом форма акта диктуется целью создания документа и его содержанием. Однако для того, чтобы акт обследования объекта обрел законную силу, при его оформлении следует придерживаться некоторых стандартов.
Документ обязательно должен содержать
- дату составления,
- наименование и адрес местоположения проверяемого объекта,
- его состояние (по необходимости),
- цели, которые преследует обследование,
- действия, производимые в его рамках,
- а также результат.
Если в процессе обследования выявляются какие-то повреждения, поломки, дефекты (неважно, внешние или внутренние), их тоже надо отразить в документе (по возможности, с указанием причин, приведших к их появлению). В тех случаях, когда речь при обследовании ведется об объектах капитального строительства, особое внимание следует уделить несущим конструкциям. В заключение акта нужно прописать рекомендации, данные комиссией для устранения обнаруженных недочетов.
Если кто-то из членов комиссии не согласен с внесенными в акт сведениями или выводами, он должен написать свое аргументированное, обоснованное мнение в этом же документе отдельным пунктом.
При необходимости к акту могут прикладываться различные подтверждающие его содержание документы (в т.ч. фотографии, ссылки на видео, свидетельства независимых источников), которые оформляются в виде приложений и обязательно регистрируются в самом акте.
Акт обследования объекта составляется на бумажном носителе не менее чем в двух, а, как правило, даже в нескольких экземплярах (в зависимости от количества заинтересованных сторон). Он может быть заполнен как от руки, так и напечатан на компьютере, но независимо от того, какой способ оформления будет выбран, каждая его копия должна быть заверена оригиналами подписей членов комиссии. Удостоверять печатями заполненный бланк не нужно.
Образец составления акта обследования объекта
В начале документа заполняем его наименование, затем в строке ниже указывается населенный пункт, в котором производилось обследование, а также дата составления акта.
Основная часть акта
Основная часть акта открывается описанием цели проведения обследования (капитальный ремонт, снятие с учета, передача в аренду и т.п.), со ссылкой на основание (заявление, приказ, распоряжение, судебное постановление и т.п.), потом сюда же вписывается состав комиссии. Каждый ее член должен быть внесен в акт с наименованием должности и указанием организации, которую он представляет.
Далее в документ включается адрес объекта и подробные действия, которые были произведены при его обследовании (желательно отдельными пунктами). После того, как описательная часть акта будет составлена, нужно резюмировать проведенную процедуру. Если в ходе обследования не было выявлено никаких повреждения, объект находится в удовлетворительном состоянии и соответствует всем необходимым нормативам, в акте достаточно ограничится фиксацией этого факта.
При обнаружении недостатков, их нужно тщательно описать и дать рекомендации к их устранению.
В заключении все члены комиссии должны поставить под документом свои подписи.
assistentus.ru
Акт проверки, образец и пример оформления акта
Фиксация проведения проверочного мероприятия означает составление и утверждение такого документа, как акт проверки. Причем если проверка проводится органом государственной власти (МВД, Роспотребнадзор и т.п.), акт имеет строго утвержденную форму и порядок заполнения. Нарушения в процедуре проведения проверочного мероприятия могут привести к отмене санкций посредством подачи административного иска.
В той статье мы расскажем о том, как самостоятельно оформить акт проверки в целях внутреннего контроля. Например, в отношении обособленного подразделения, работы отдела и т.п. Здесь же можно узнать о нюансах документа и узнать, где найти порядок проведения проверочных мероприятий.
Скачать образец:
Акт проверки
Пример акта проверки
Общество с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры»
ИНН 495396164 ОГРН 64125414645,
юр. адрес: 628424, Россия, г. Сургут, пер. Магистральный, 18, оф. 16
Акт проверки
15 апреля 2017 г. город Сургут
Время составления акта: 12 час. 30 мин. (местное время)
Время начала проверки: 11 час. 15 мин. (местное время)
Время окончания проверки: 12 час. 25 мин. (местное время)
15 апреля 2017 года комиссией в составе:
Председатель комиссии: заместитель Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры» (далее – Общество) Параманов Александр Дмитриевич
Члены комиссии: начальник отдела кадров Общества Усманова Вероника Аркадьевна, специалист финансового отдела Общества Дьякова Ольга Валерьевна,
на основании приказа Генерального директора Общества от 10.04.2017 г. № 168
проведена проверка работы обособленного подразделения Общества по адресу: Россия, г. Сургут, ул. Привокзальная, 49 (ТЦ «Магистраль»).
Присутствовали: руководитель обособленного подразделения Зиновьев Константин Сергеевич, продавец Криворученко Валентина Васильевна.
На момент проведения проверки установлено:
- В соответствии с требованиями Роспотребнадзора в обособленном подразделении оформлен уголок потребителя, ценники, проведена маркировка товаров
- Трудовая дисциплина соблюдается всеми работниками в полном объеме, медицинские книжки в наличии на каждого работника
- В соответствии с приказом Генерального директора № 48 от 09.01.2017 г. и доверенностью на подписание документов № 49 от 09.01.2017 г. оформлен договор аренды помещения, соответствует санитарным требованиям.
- Работа с кассовым аппаратом соответствует требованиям законодательства РФ.
По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.
Акт составлен в 2 экз., 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз. вручен руководителю обособленного подразделения.
Председатель комиссии Параманов Александр Дмитриевич
Члены комиссии:
Усманова Вероника Аркадьевна
Дьякова Ольга Валерьевна
Когда составляется акт проверки
Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению административного иска об оспаривании решения органа власти размещены на нашем сайте.
Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец Акта об отсутствии на рабочем месте, об отказе от подписи, от получения и др.
Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.
Содержание акта проверки
Акт – документ, который составляется комиссией. Она может быть утверждена приказом руководителя, может быть образована на месте. Основанием проверки чаще всего служит распорядительный акт руководителя, который и указывается в основании.
Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.
Основное содержание документа представляет собой указание на ф.и.о. и должности членов комиссии, основание проведения проверки, присутствующие лица, что установлено, выводы комиссии и подписи.
Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.
iskiplus.ru
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
- в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
- в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Состав экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
Задачи и функции ЭК
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
- организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1];
- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).
Отбор документов на хранение
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Отбор документов к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?
Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
ПРИМЕР 1
Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«САЛЮТ»
ПРИКАЗ
01.08.2008 № 35
Москва
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества
Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества
Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии
Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров
Попова Е.В. – заместитель начальника
отдела бухгалтерского учета и отчетности
2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.
Генеральный директор Минаев С.И. Минаев
ПРИМЕР 2
Протокол заседания экспертной комиссии
Общество с ограниченной
ответственностью «Русский текстиль»
ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
08.08.2008 № 2
Москва
Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора
Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.
Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер
Гусев С.И. – старший менеджер
Петухова И.С. – ответственный за архив
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.
Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.
2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.
Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.
1. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.
РЕШИЛИ:
Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.
2. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.
РЕШИЛИ:
Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.
Председатель Попов И.В. Попов
Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина
[1]В случае если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.
Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»
www.profiz.ru
Образец протокола заседания комиссии | Делопроизводство
Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.
Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК»
(ОАО «Маленький бублик»)
ПРОТОКОЛ
заседания (его вид)
«_____» __________ 20___ г. № _________
г. Омск
Председательствующий – И.М. Загорулько Секретарь – М.П. Ягодкина Присутствовали: 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- 1. Об исполнении сметы расходов за 2014 год.
Доклад заместителя главного бухгалтера Вольской М.С.
2. О …
Доклад начальника отдела информатизации Залихватского Р.Ю.
1. СЛУШАЛИ:
Вольскую М.С. – текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Андреянко И.О. – подчеркнула важность…
Вопрос: экономия средств по статье …?
Ответ: да, 3%.
Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается
РЕШИЛИ:
1.1.
1.2.
2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …
РЕШИЛИ:
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …
2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.
2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.
Председательствующий И.М. Загорулько
Секретарь М.П. Ягодкина
Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.
Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).
Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.
Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».
Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».
После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.
Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.
Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.
Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.
Евгения Полоса
*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 29 комментариев
delo-ved.ru
состав, полномочия, образцы приказа о создании, положений о работе и акта
Согласно действующему законодательству о государственных закупках, в обязанности заказчика входит обязательная приемка выполненных по контракту работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Для этого заказчик может создать специальную приемочную комиссию. В состав такой комиссии должно входить не менее 5 человек.
Приемочная комиссия: функции и обязанности
Приемка товаров и работ является достаточно важным этапом, особенно если оказанная услуга или поставленные товары не соответствовали условиям заключенного контракта. От того, насколько мотивирован будет отказ от приемки работ, во многом будет зависеть возможность грамотной защиты интересов заказчика при возникновении разногласий.
Приемочная комиссия создается в целях приемки выполненных подрядчиком работ или поставленных по контракту товаров. В число базовых обязанностей приемочной комиссии входит:
Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:
- Обеспечение приемки результатов работ совместно с управляющим или контрактной службой.
- При проведении экспертизы учитывать экспертную оценку или провести экспертизу самостоятельно.
Участники комиссии делают выводы относительно соответствия продукции заявленным в составе контракта характеристикам. Решения комиссии должны быть прозрачны и объективны.
Члены комиссии могут требовать от подрядчика предоставления дополнительной документации, сведений о поставляемой продукции и вызывать представителей подрядчика.
Приемочная комиссия также может заниматься организацией экспертиз, получением экспертных заключений и предложений.
Создание приемочной комиссии 44-ФЗ
Приемочная комиссия создается по решению заказчика в рамках 44-ФЗ. Для этого издается специальный приказ о создании комиссии, в котором указываются такие обязанности комиссии или управляющего:
- Состав комиссии: поименный перечень, должен включать в свой состав не менее 5 человек (согласно ч. 6 ст. 94 №44-ФЗ).
- Указать на необходимость доведения положений приказа до членов приемной комиссии и обеспечить приемку результатов контракта.
- Оформить документацию.
- Организовать проведение экспертизы.
- Наделение приемочной комиссии правом принятия результатов при своевременном устранении подрядчиком существенных недостатков.
Помимо приказа о создании приемочной комиссии, заказчик должен определить основные правила ее работы. Они прописываются в отдельном документе: положении о работе приемочной комиссии. В указанном документе стоит определить сроки работы комиссии, место проведения заседаний и порядок рассмотрения заявок, права и обязанности комиссии, а также ответственность членов комиссии за результаты работы.
Образцы документов: приказ о создании приемочной комиссии и положения о работе приемочной комиссии.Состав
В состав комиссии должно входить не менее 5 человек: это председатель и ее участники. Председатель комиссии выступает руководителем деятельности комиссии, проводит встречи и заседания, а также оформляет акты приема передачи.
Согласно ст. 39 ФЗ-44, в составе комиссии должны числиться лица, которые обладают определенными знаниями в области поставляемых товаров и услуг или имеющие должный уровень подготовки в этой сфере.
К членам приемочной комиссии могут быть предъявлены определенные требования с точки зрения их образования, стажа работы по специальности, опыта проведения экспертиз, знания законодательства и пр. Перечень таких требований в ФЗ-44 не прописан.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:
Желательно, чтобы численность специалистов, обладающих необходимой профессиональной компетенцией, была не менее 50% от совокупного количества участников комиссии.
Место работы участника комиссии может быть любым, но главное, чтобы это не была заинтересованная в результатах приемки работ организация.
В частности, не допускается привлекать к работе в комиссии лиц, которые организуют и проводят государственные закупки, могут повлиять на результаты приемки, наделены полномочиями по контролю в сфере госзаказов и соответствуют иным критериями по нормам ч. 6 ст. 39 ФЗ-44.
Экспертиза приемки товара по 44-ФЗ
До принятия ФЗ-44 экспертизу необходимо было проводить по всем контрактам, сейчас это правило убрали. Сейчас приемочная комиссия обязана привлекать экспертов при закупке у единственного поставщика, кроме ряда исключений, предусмотренных законодательством. Исключениями являются, например, случаи закупки услуг экспертных организаций или разработки проектной документации объекта капитального строительства.
Она может проводить экспертизу самостоятельно или с привлечением экспертов. Этот вопрос остается на усмотрение приемочной комиссии. При привлечении внешних экспертов нужно подписать договор с экспертной организацией. Он должен содержать указание на функции и полномочия эксперта, условия о правах эксперта, ответственность эксперта за результаты работы и ее размер, сроки проведения экспертизы, утвержденные формы используемых документов (например, рекламации, акта приема-передачи и пр.).
Цель проведения экспертизы – проверка соответствия поставленных товаров или оказанных услуг требованиям контракта с точки зрения объема и качества, соответствия требованиям технического регламента, ГОСТов и ТУ.
Проверка может быть сплошная (когда проводится экспертиза всей продукции), так и выборочная (когда анализируется только определенная часть товаров, а полученные выводы распространяются на все товары и работы).
Для проведения экспертизы у поставщика запрашиваются все необходимые документы, включая накладные, счета, сертификаты, акты и пр. Некоторые товары и услуги можно оценить только в ходе их потребления (это бензин, продукты питания, проведенный ремонт оборудования и пр.). В этом случае при экспертизе оценивается мнение и оценка конечных потребителей.
Если в ходе проведения экспертизы были выявлены разногласия, то составляется протокол разногласий и подрядчику дается разумный срок на устранение недостатков.
Метод проведения экспертизы заказчик определяет самостоятельно. Привлечение сторонних экспертов допускается только через заключение контракта по ФЗ-44. Результаты экспертного заключения оформляются в письменном виде, они должны быть учтены комиссией при приемке результатов работ.
При самостоятельном проведении экспертизы приемочной комиссией создается отдельная экспертная комиссия из 5 и более человек. В документе, который оформляется по результатам работы экспертной комиссии, указывается перечень поставляемой продукции и претензии к ее характеристикам.
Стоит отметить, что не все лица допускаются к проведению экспертизы. Так, по ст. 41 ФЗ-44 не могут быть допущены до нее работники заказчика или поставщика (даже бывшие), близкие родственники, управляющие по контракту.
Данные внутренней экспертизы допускается оформить как в виде отдельного документа, так и включить полученные результаты в акт приема-передачи выполненных работ.
Акт о приемке товара, работ или услуг
По результатам выполненных работ комиссия заказчика должна составить документацию о приемке товаров или услуг. Она имеет форму акта о приемке товаров, работ или услуг или иного документа (но в большинстве случаев в практике заключения контрактов фигурируют именно передаточные акты). Его подписывают все члены приемочной комиссии, после чего акт утверждается заказчиком.
Акт должен быть составлен в те сроки, которые содержит контракт (например, в течение 3 дней после отгрузки товара). В течение этого времени исполнитель получает подписанный образец акта выполненных работ или отказ от его подписания с указанием причин.Заказчик вправе самостоятельно определить форму и состав акта выполненных работ, так как этот документ не регламентирован законодательно. Акт приемки товаров (работ или услуг) несмотря на отсутствие утвержденной формы должен содержать такую информацию, как:
- Номер контракта, по которому осуществляется приемка.
- Наименование поставляемой продукции.
- Подтверждение соответствия результатов работ (поставляемых товаров) перечню требований.
- Стоимость поставленной продукции по контракту.
- Заключение экспертной комиссии (если такая проводилась).
- Подписи председателя приемочной комиссии и ее участников.
Отдельно стоит остановиться на такой распространенной форме акта, как КС-14, который составляется по результатам выполненных строительных работ. Его целью является ввод зданий и сооружений в эксплуатацию.
На основании подписанного акта выполненных работ заказчик производит окончательную оплату по условиям контракта. Приемка результатов строительных работ производится на основании проверки, обследований, контрольных испытаний, переданных исполнителем документов о соответствии объекта проектной документации, нормам и стандартам.
Стоит отметить, что с 2013 года форма КС-14 не является обязательной к применению. Но она стала привычной для заказчиков и исполнителей на рынке строительных услуг, поэтому часто применяется на практике. Образец акта по форме КС-14 можно скачать по ссылке.При несогласии принять результаты работ в адрес исполнителя направляется документ в произвольной форме, который содержит перечень недостатков с точки зрения количества, комплектности, качества товаров и услуг, несоответствия их требованиям контракта. Он содержит в качестве приложения заключение приемочной комиссии, выводы экспертизы и должен содержать подписи всех членов приемочной комиссии.
Также в данном документе нужно указать требование о поставке товара надлежащего качества (или исправления результатов работ) в те сроки, которые предусмотрены контрактом. Если указанные требования заказчика не будут выполнены, то он имеет право на односторонний отказ от контракта (если подобная возможность была в нем прописана).
Решение об одностороннем отказе в течение трех дней должно быть опубликовано в ЕИС. Также заказчик должен направить уведомление подрядчику или исполнителю об этом факте почтой заказным письмом, телеграммой, по электронной почте и пр.По истечении 10 дней после отправки уведомления поставщику контракт считается расторгнутым. Но если за 10 дней подрядчик исправит все недочеты, то заказчик должен отозвать свое решение.
За некорректное проведение приемки работ должностным лицам грозит ответственность по нормам ст. 8-10 КоАП. Так, за непредставление документов о приемке поставленных товаров или выполненной работы или ненаправление мотивированного отказа от подписания подобных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере 20 тыс. р.
Аналогичные штрафные санкции грозят должностным лицам за несоблюдение требований о проведении экспертизы товаров и услуг.
Приемка товара, который не соответствует требованиям контракта и при наличии несоответствий, которые своевременно не были устранены, что привело к несанкционированному перерасходу бюджетных средств, грозит наложением штрафа от 20 до 50 тыс. р. на должностных лиц.
Срок давности для привлечения к административной ответственности по указанным статьям КоАП составляет 1 год.
Таким образом, приемка результатов выполненных работ – один из обязательных этапов государственного контракта. В ходе приемки выполненных работ заказчик может создать специальную приемочную комиссию для организации процедуры. В ее задачи входит организация приемки работ, а также проведение экспертизы (при необходимости). Для начала работы комиссии издается приказ, а затем – постановление, регламентирующее перечень ее обязанностей. По результатам приемки работ составляется акт выполненных работ в произвольной форме.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
Автор статьи
Юрист
zakonguru.com
0 thoughts on “Комиссия в составе образец – Образец приказа о создании комиссии 2019 года”