Оформление сопроводительного письма к документам: Сопроводительное письмо к документам. Бланк и образец 2021 года

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Приложения:

1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Сопроводительное письмо к документам 2021

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Материалы по теме

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно

Материалы по теме

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Образец сопроводительного письма о направлении документов

Бланк сопроводительного письма к документам

Правовые документы

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Как оформить сопроводительное письмо — Образец правильного оформления

Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

1. Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
2. список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
3. получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления

• Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
• Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
• Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

• сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
• текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
• текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

• Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
• Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
• Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.

При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

• В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
• Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
• После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
• Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
• В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
• Затем следуют отметки о приложениях;
• Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.

Образец оформления сопроводительного письма

Должность
Название фирмы
ФИО
Дата исх.N

Уважаемый(ая)________________!

Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.

Приложения:

В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.

Должность отправителя ________

Подпись ________________

Инициалы, фамилия _______________

Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец

В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

• В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
• Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
• Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
• Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
• Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
• В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

Образец написания сопроводительного письма к резюме

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!

На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.

Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.

Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.

Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).

Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.

С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).

Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению

В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

• Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
• Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
• Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

Образец сопроводительного письма к торговому предложению

Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!

Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.

Наше предложение:

• Перечисление основных характеристик предложения.
• В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
• Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

С уважением,
Должность отправителя
Фамилия, имя

Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.01.2021)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01.01.2021)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

Внимание!

1. Цель составления

Сопроводительное  письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

• кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
• определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
• указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
• при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
• довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один.  Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

• канала отправки сообщения;
• получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

• написанные вручную;
• электронные;
• передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и  оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Исключение

Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить  ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

• верхнюю часть с реквизитами организации;
• поле с исходящим номером и датой;
• блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
• поле для текста письма и приложений;
• контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______                                         Данные о получателе______________________________

(название организации,  адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

Тема____________________________________________________

Уважаемый(-ая)_______________________________!

Основной текст

Приложения:

1. Документ 1.
2. Документ 2.
3. Документ 3.

С уважением,
Должность______________________  Подпись ___________________  ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма,  выделяется 4части:

• тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
• обращение к получателю;
• основная часть;
• перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
2. О подготовке годового отчета.
3. Предоставление статистических данных.
4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

• информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
• действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
• сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

• наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
• чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые  получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать  сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

• некорректность содержания;
• стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели –  используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

Исх. №5 от 14.12.2018г.                                                                                              ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

д.7, офис403

Коммерческому директору

«ООО Росток» Степанову И.А.

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

Приложения:

1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

С уважением,

Коммерческий директор  ООО «Край»                   Иванов                       Иванов М.А.

Исполнитель:

Секретарь департамента продаж

Светлова Т.А.

8(495) 111-11-11
e-mail: [email protected]

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

Скачать пустой бланк

Скачать готовый образец

Сопроводительное письмо к документам | Делопроизводство

Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один.

Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».

Как написать сопроводительное письмо

1. Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.

2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.

3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.

Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».

Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».

Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».

4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.

При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.
 

 
Посмотреть или скачать сопроводительное письмо к договору.doc

Сопроводительное письмо в налоговую – другой пример.doc

Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 80 комментариев

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Что это такое

Сопроводительным называется служебное письмо, которое прикладывается к документам, направляемым кому-либо по работе. Типовое сопроводительное письмо к документам содержит сведения по содержанию отправленных бумаг или по необходимым действиям с ними. Если документы сложны по формулировкам и значительны по объему, у профильных специалистов отнимает много времени полностью вникать в суть дела. Важно четко, ясно и корректно изложить в тексте смысл обращения, чтобы первое лицо компании смогло понять цель пересылаемых бумаг и направить их в нужное подразделение для рассмотрения и принятия решения.

В каких случаях и когда пишут

Письмо обязательно прикрепляется при отправке:

• резюме для приема на работу, поступления в вуз;
• документов контрагентам, подразделениям, госслужбам;
• коммерческого предложения.

Во всех случаях текст содержит краткое содержание направляемой информации. Сопроводительный текст коммерческого предложения указывает на выгоду предлагаемых условий, сроки, готовность к переговорам по какому-либо пункту, просьбу обратить внимание на что-либо, направить ответ или подтвердить получение. Нет установленной законом формы, как написать сопроводительное письмо к документам, но необходимо соблюдать общие правила делового общения.

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

• адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
• обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
• тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
• подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
• данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Кто подписывает

Бумагу вправе подписать тот, кто ее направляет: менеджер, бухгалтер, руководитель организации. Необходимо соблюдать официально-деловой стиль обращения и иерархию в компании.

Главное правило: если текст адресован начальнику организации, то подписывает его начальник. В тексте указываются и контакты лица, ответственного за сбор документов и составление обращения.

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ подписывается непосредственно руководителем организации. Подписать его вправе и уполномоченный представитель, если на его имя оформлена доверенность на осуществление этого действия.

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Пример пояснительной записки к коммерческому предложению

Образец сопроводительного письма о направлении документов

Как отформатировать сопроводительное письмо (с примерами)

Когда вы подаете заявление о приеме на работу, важно, как вы форматируете сопроводительное письмо, потому что это письмо — одно из первых впечатлений, которые вы произведете на работодателя. Фактически, то, как вы форматируете свое письмо, почти так же важно, как и то, что вы в нем пишете.

Неправильно отформатированное или сложное для чтения сопроводительное письмо может быстро исключить вас из числа кандидатов, поэтому важно уделять не меньше внимания форматированию вашего письма, чем его содержанию.

Здесь вы найдете информацию о правилах форматирования сопроводительного письма, включая настройку полей страницы, выбор стиля и размера шрифта, интервала между абзацами и разделами, а также другие советы о том, как форматировать сопроводительные письма для работы.

Правила формата сопроводительного письма

Форматирование включает такие факторы, как поля страницы, тип и размер шрифта, расстояние между строками, абзацами и разделами, а также тип документа. Например, буква без правильного интервала между абзацами или со слишком большим количеством текста на странице будет выглядеть загроможденным, или буква, сохраненная как тип файла, не предназначенный для текстового документа (например, файл.jpg или .png) может помешать читателю открыть и просмотреть его.

Соблюдение типичных стандартов форматирования особенно важно, учитывая, что коммуникативные навыки важны почти во всех областях, и отсутствие читабельного сопроводительного письма, безусловно, не вселит уверенности в ваших способностях.

С другой стороны, правильно сохраненное сопроводительное письмо с достаточным количеством пробелов, простым шрифтом разумного размера, соответствующим приветствием и закрытием произведет положительное впечатление на ваших потенциальных работодателей.

Самый простой способ отформатировать сопроводительное письмо

Самый простой способ отформатировать письмо — сначала написать письмо, а затем отформатировать его. Как только у вас будет весь контент (контактная информация, почему вы подаете заявку и квалифицированы, подпись и т. Д.) На странице, вы можете легко настроить поля, шрифт и выравнивание. Вот обзор каждого раздела.

• Контактный раздел: То, как вы указываете свою контактную информацию, зависит от того, как вы отправляете сопроводительное письмо.Если вы загружаете или отправляете письмо по почте, поместите информацию вверху страницы.

В сопроводительном письме по электронной почте ваша контактная информация должна быть ниже вашей подписи.

• Адрес работодателя : Как вы будете адресовать сопроводительное письмо, будет зависеть от того, сколько у вас информации о работодателе.
• Приветствие: Приветствие — это приветствие, которое вы включаете в начало сопроводительного письма. Вот как написать приветствие, включая то, что использовать, если у вас нет имени контактного лица, которое нужно указать.
• Тело: Тело сопроводительного письма включает разделы, в которых вы объясняете, почему вы заинтересованы и имеете квалификацию для работы, на которую вы претендуете. Вот что нужно включить в каждый раздел или ваше письмо.
• Абзацы и маркированные списки: Более традиционное сопроводительное письмо содержит письменные абзацы с описанием вашей квалификации.
• Closings: Когда вы пишете сопроводительное письмо или отправляете электронное письмо с просьбой о приеме на работу, важно профессионально закрыть сопроводительное письмо.Вот как завершить письмо классом.

Что включать в каждый раздел

Вот подробные сведения о том, что включить в каждый раздел вашего сопроводительного письма.

Пример формата сопроводительного письма

Ваша контактная информация
Имя
Адрес
Город, Штат Почтовый индекс
Номер телефона
Адрес электронной почты

Дата

Контактная информация работодателя (если она у вас есть)
Имя
Должность
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие
Уважаемый г-н./РС. Фамилия,

Примеры приветствия в сопроводительном письме: Примечание: Если у вас нет имени контакта, вы можете полностью пропустить приветствие. Или вы можете использовать «Уважаемый менеджер по найму», «Кого это может касаться» или один из других примеров, перечисленных по ссылке. В идеале вы сможете адресовать сопроводительное письмо конкретному человеку. Проведение исследования может помочь вам выяснить, кто наиболее подходящий человек для получения письма. Примечание. Если вы не знаете пол вашего контакта, вы можете написать его полное имя, e.g., «Дорогой Кори Смит» или «Дорогой Джордан Пэриш».

Тело сопроводительного письма
Тело сопроводительного письма позволяет работодателю узнать, на какую должность вы претендуете, почему работодатель должен выбрать вас для собеседования и как вы будете действовать в дальнейшем. Разделите текст сопроводительного письма на следующие абзацы:

• Первый абзац
  Первый абзац вашего письма должен включать информацию о том, почему вы пишете. Укажите должность, на которую вы претендуете, и где вы нашли список вакансий.Включите имя общего контакта, если он у вас есть.
• Средний абзац
  Следующий раздел вашего сопроводительного письма должен описать, что вы можете предложить работодателю. Особо укажите, насколько ваша квалификация соответствует работе, на которую вы претендуете. Думайте об этом разделе сопроводительного письма как о том, где вы делаете шаг для своей пригодности в качестве сотрудника и показываете, что делает вас отличным кандидатом. Сделайте четкую связь между вашей квалификацией и требованиями к работе.Используйте этот раздел, чтобы интерпретировать свое резюме — не повторяйте его дословно.
• Заключительный абзац
  Завершите свое сопроводительное письмо, поблагодарив работодателя за то, что он рассматривает вас на эту должность. Включите информацию о том, как вы будете следить за этим. При желании вы можете вкратце повторить, почему вы подходите на эту должность.

Бесплатное закрытие
С уважением,

Подпись

Рукописная подпись (для письма на бумажном носителе)

Машинная подпись

Советы по форматированию сопроводительных писем

Вот несколько советов по форматированию, о которых следует помнить при написании письма:

• Выбор шрифта: Когда дело доходит до сопроводительных писем, важны детали, поэтому выбирайте профессиональный шрифт размером 10 или 12 пунктов.Сейчас не время выделять смайлики или эмодзи.
• Электронная почта по сравнению с письмами на бумажном носителе: Образец письма ниже отформатирован для распечатанной бумажной копии. Если вы отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, вам нужно обратить особое внимание на тему письма. См. Дополнительные советы по форматированию сопроводительного письма электронной почты.
• Расстояние между буквами: Ваше письмо должно быть одинарным. Включайте пробел между каждым абзацем и вообще пробел между каждым разделом письма.(То есть между адресом и датой должен быть пробел, а затем снова между датой и приветствием.)
• Интервал электронной почты: В сопроводительном письме электронной почты, где многие разделы опущены, вы захотите включить пробел между приветствием и между каждым абзацем, а также еще один пробел перед вашим приветственным завершением.
• Вычитка: Помните примечание о подсчете деталей в сопроводительных письмах? Не допускайте ошибок, внимательно вычитывая свое письмо.Вот рекомендации по вычитке вашего сопроводительного письма.

Используйте проверку орфографии в текстовом редакторе, чтобы выявить распространенные ошибки, а затем подумайте о том, чтобы прочитать письмо вслух или попросить друга просмотреть его, чтобы выявить дополнительные ошибки.

Шаблон сопроводительного письма

Загрузите шаблон сопроводительного письма (совместимый с Google Docs или Word Online) или прочтите приведенный ниже пример.

@ Баланс 2020

Образец сопроводительного письма (текстовая версия)

Молли Смит
21 Spring Street
Anycity, NY 12000
555-122-3333
msmith @ email.com

11 декабря 2020

Джон Браун
Менеджер по продажам
Acme Corp.
321 Main Street
Anycity, NY 12000

Уважаемый мистер Браун,

Я хочу подать заявку на позицию, рекламируемую на Monster.com. Терри Джонсон посоветовал мне связаться с вами напрямую, поскольку мы работали вместе, и он чувствовал, что я хорошо подхожу для вашей команды.

Последние два года я работал в отделе продаж в Goodman & Co. Я постоянно превышал свои цели, и в прошлом квартале меня признали за выдающийся сервис.Как заядлый велосипедист и пользователь многих ваших продуктов, я знаю, что Acme Corp. — это компания с огромным потенциалом. Я уверен, что мой опыт, коммуникативные навыки и способность эффективно рассказывать о преимуществах продукта позволят мне преуспеть в продажах.

Я был бы рад обсудить с вами, как я могу быть активом для отдела продаж Acme Corp. Спасибо за внимание; С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Подпись (письмо на бумажном носителе)

Молли Смит

Дополнительные примеры сопроводительных писем и советы по написанию

Также просмотрите больше шаблонов сопроводительных писем и примеров сопроводительных писем для различных типов вакансий, типов соискателей и типов заявлений о приеме на работу.

Затем начните писать собственное сопроводительное письмо за пять простых шагов.

Подтверждающие документы для подачи заявления о приеме на работу

Когда вы подаете заявление о приеме на работу, работодателю может потребоваться дополнительная информация, чем просто копия вашего резюме и сопроводительное письмо. Компания может запросить так называемую «подтверждающую документацию» для заполнения вашего заявления. Знание того, что и как включать, поможет вам оставаться в борьбе за эту роль.

Что такое подтверждающие документы?

Вспомогательная документация для заявления о приеме на работу может включать резюме, сопроводительное письмо, стенограммы об образовании, образцы письменных работ, документы о предпочтениях ветеранов, портфолио, сертификаты, список литературы, рекомендательные письма и другую документацию, как указано в объявлении о вакансии.Требуемая информация зависит от должности и требований работодателя к найму.

Как правило, работодатели указывают, какие документы они хотели бы, чтобы вы включили в свое заявление.

Если нет, не стесняйтесь спросить менеджера по найму или представителя отдела кадров, какую подтверждающую документацию отправить. Обязательно следуйте всем их инструкциям о том, что и как отправлять. (Например, официальные стенограммы обычно отправляются непосредственно из соответствующей школы или учреждения.)

Почему работодатели запрашивают подтверждающую документацию?

Получение подтверждающей документации от кандидатов помогает компаниям оценивать заявки. Для многих работодателей резюме (или резюме и сопроводительное письмо) предоставляет всю необходимую информацию. Однако другим работодателям может потребоваться дополнительная информация, чтобы определить, с какими кандидатами они будут проводить собеседование и в конечном итоге нанять.

Причина запроса информации — получить полное представление о вас как о кандидате или подтвердить данные, указанные в вашем резюме или заявлении о приеме на работу.

Например, требование транскрипта в качестве подтверждающей документации позволяет работодателям подтвердить, что вы закончили учебу, а также ваш средний балл.

Запрос документации также может быть проверкой того, могут ли соискатели следовать инструкциям. Например, если в объявлении о вакансии указано, что кандидаты должны предоставить список рекомендаций вместе со своим заявлением, менеджеры по найму могут немедленно исключить всех кандидатов, которые не представили рекомендации.

Список подтверждающих документов

Ниже приведен список подтверждающих документов, которые вам может потребоваться подать вместе с заявлением о приеме на работу:

• Резюме
• Сопроводительное письмо
• Справочный лист
• Рекомендательные письма
• Выписка
• Портфолио
• Образец письма (эссе, статьи или другие образцы письма)
• Свидетельство о трудоустройстве
• Сертификаты (например, сертификаты обучения или компьютера)

При приеме на работу вам понадобятся дополнительные документы.Вам нужно будет подтвердить свое право на работу в Соединенных Штатах, и в процессе приема на работу может потребоваться другая документация.

Как получить копии документов

Работодатель может запросить оригиналы некоторых документов, например, стенограммы. В этом случае запросите их заранее в учреждении, где вы их получили.

Чтобы запросить копию стенограммы в образовательном учреждении, отправьте письменный запрос регистратору или руководящему офису и попросите, чтобы ваша стенограмма была отправлена ​​непосредственно работодателю.Некоторые школы могут разрешить вам запросить стенограмму в электронном виде, в то время как в других может потребоваться официальное письмо.

Школы обычно взимают номинальную плату за стенограммы, часто в диапазоне от 5 до 30 долларов. Для получения информации о сборах и других требованиях посетите веб-сайт вашей школы или позвоните в офис напрямую.

Как отправить подтверждающую документацию

Одновременный сбор всей этой информации, будь то во время процесса подачи заявки или после первоначального собеседования, очень помогает работодателям.Это позволяет менеджеру по найму иметь под рукой всю необходимую информацию о кандидатах и ​​сокращает последующие электронные письма и телефонные звонки для запроса дополнительных документов.

Кандидатам может показаться, что сбор и подача документов менее удобны, а создают больше хлопот. Чтобы найти некоторые документы, может потребоваться немного покопаться. Например, где ваш профессиональный сертификат по управлению проектами и кому вы можете позвонить, чтобы получить копию, если вы не можете найти свою?

Для сборки другой документации может потребоваться небольшая работа.Например, если вы отправляете список отзывов, вам нужно спросить разрешения использовать их в качестве справочника и сообщить им, что кто-то из компании может вскоре связаться с вами. Вы также должны проинформировать их об описании должности и напомнить им о ваших соответствующих навыках и квалификации для этой должности, чтобы они могли представить вам веские аргументы.

Наклейте на документы свое имя

Тщательно пометьте и назовите все файлы, включая ваше имя и сведения о том, что находится в документе.Ваш файл ссылок, например, может называться «Сара-Вонг — Ссылки» или «Ссылки Сары Вонг».

Не называйте их просто «Ссылки», поскольку менеджеры по найму, как правило, имеют много файлов и не смогут легко идентифицировать вашу документацию.

Следуйте единому шаблону именования во всех документах. Это упростит работу рекрутеров и менеджеров по найму и создаст более профессиональное первое впечатление.

Следуйте инструкциям в объявлении о вакансии

Собрав всю подтверждающую документацию, следуйте инструкциям работодателя о том, как ее подать.Работодатели могут попросить вас загрузить файлы или прикрепить их к электронному письму.

Если работодатели запрашивают файлы определенных форматов (например, PDF), обязательно следуйте этим инструкциям.

Подайте сразу все документы вместе с резюме или заявлением. Если вам чего-то не хватает, попробуйте получить копию перед подачей заявки. Более того, сэкономьте себе немного времени и получите копии всего, что вам может понадобиться в связи с поиском работы на вашем компьютере, готовых к компиляции и отправке.

Принесение документации на собеседование

Если компания просит принести подтверждающую документацию на собеседование, принесите с собой фотокопию каждого из запрошенных документов, чтобы передать ее менеджеру по найму.

Также убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы взять с собой на собеседование.

Как оформить сопроводительное письмо (с советами и примерами)

Когда вы подаете заявление о приеме на работу, работодатели обычно запрашивают и резюме, и сопроводительное письмо.Примерно в трех абзацах сопроводительное письмо должно указывать на то, что делает вас наиболее подходящим для этой работы, и мотивировать менеджера по найму назначить собеседование.

Ниже мы разбили все, что вам нужно знать о форматировании сопроводительного письма-победителя, а также примеры сопроводительных писем, которые помогут вам создать собственное.

Нужна помощь с резюме? Получите индивидуальный профессиональный отзыв о своем резюме с помощью нашей анкеты обратной связи с резюме .

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо — это одностраничный документ, который вы можете отправить работодателям вместе со своим резюме для подачи заявления о приеме на работу.Обычно формат сопроводительного письма состоит из трех абзацев и включает такую ​​информацию, как, например, почему вы претендуете на должность, краткий обзор вашего профессионального опыта и то, что делает вас уникально подходящим для этой должности. В то время как некоторые работодатели могут потребовать сопроводительное письмо для подачи заявки, другие могут сделать его необязательным или полностью исключить из вашего приложения.

Подробнее: Что такое сопроводительное письмо?

Формат сопроводительного письма

1. Дата и контактная информация
2. Приветствие или приветствие
3. Начальный параграф
4. Средний параграф (ы)
5. Заключительный параграф
6. Окончание письма и подпись

Формат сопроводительного письма по разделу

Дата и контактная информация

Есть два способа указать контактную информацию в сопроводительном письме, в зависимости от того, предоставляете ли вы цифровую или бумажную копию.

Если вы отправляете цифровую копию онлайн, не стесняйтесь не указывать свой конкретный адрес и просто используйте свой город и штат, номер телефона и адрес электронной почты — и вообще не указывайте контактную информацию компании и менеджера по найму:

Дата
Ваш Имя
Город, штат
Номер телефона
Адрес электронной почты

Хотя это становится все реже, может быть время, когда вам потребуется отправить бумажную копию сопроводительного письма. В этом случае верхняя левая часть вашего письма должна включать следующие элементы:

Дата

Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат, почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Имя менеджера по найму
Название компании
Адрес компании
Город, штат, почтовый индекс

Связано: Как отправить сопроводительное письмо по электронной почте (с примером)

Приветствие / приветствие

Начните свое сопроводительное письмо с правой ноги обращаясь к менеджеру по найму.Если можете, узнайте имя менеджера по найму на должность, на которую вы претендуете. Перечитайте описание вакансии, чтобы увидеть, есть ли оно там, или посетите веб-сайт компании. Вы также можете позвонить в компанию и узнать имя менеджера по найму. Объясните, что вы подаете заявление о приеме на работу и хотели бы адресовать сопроводительное письмо правильному человеку. Нет необходимости добавлять мистера, миссис или мисс, поскольку это может потребовать некоторых предположений о поле и семейном положении с вашей стороны — просто используйте их имя и фамилию: «Уважаемый Алекс Джонсон.»

Если вы не можете найти имя менеджера по найму, выберите» Уважаемый менеджер по найму «. Избегайте устаревших приветствий, таких как «Уважаемый господин / госпожа» или «Кого это может касаться».

«Для кого это может касаться» Альтернативы
«Приветствую», «Здравствуйте», «Привет», «Уважаемый [команда или отдел]», «Уважаемый [Должность]», «Уважаемый [Имя] ], или «Уважаемый [г-н / миссис / доктор / профессор] [Фамилия]»

Вступительный абзац

Первый абзац — это ваш шанс привлечь внимание менеджера по найму, представиться и с энтузиазмом расскажите работодателю, почему вы претендуете на работу.Вы должны сделать этот абзац конкретным для каждой вакансии, на которую вы претендуете. Включите, почему вам нравится работа и компания, и как работа соответствует вашим карьерным целям. Не делайте этот абзац шаблонным, добавляя ключевые слова из объявления о вакансии и соотнося свои навыки с требованиями работодателя.

Если вас направил на эту работу кто-то, кто знает менеджера по найму или уже работает в этой компании, вы можете упомянуть это направление в своем первом абзаце.

Подробнее: 7 эффективных способов начать сопроводительное письмо

Средние абзацы

Теперь, когда вы представились и проявили энтузиазм, пришло время углубиться в ваш самый важный опыт и поговорить о конкретной квалификации и навыки, которые сделают вас идеальным кандидатом. В одном или двух абзацах укажите связь между вашими предыдущими достижениями и вашей готовностью к этой новой роли. Думайте об этих абзацах как о способе представить себя идеальным кандидатом на эту роль.Работодатели, скорее всего, уже прочитали ваше резюме, поэтому не повторяйте пункты списка. Вместо этого включите детали, которые более подробно иллюстрируют эти основные моменты.

Заключительный абзац

Основная цель вашего заключительного абзаца — поблагодарить работодателя за их время и внимание. У вас также есть возможность внести какие-либо пояснения. Например, вы можете обосновать любые серьезные пробелы в своей трудовой книжке. Вы также можете использовать это поле, чтобы подвести итоги своей квалификации для должности и выразить заинтересованность в переходе к следующему этапу процесса приема на работу.

Бесплатное закрытие и подпись

Выберите дружеское, но формальное приветственное закрытие, после которого укажите свое имя и фамилию. Вы можете рассмотреть следующие варианты закрытия:

• С уважением
• С уважением
• Лучшее
• С уважением
• Спасибо
• Спасибо за ваше внимание

Избегайте закрытий, таких как приветствия, теплые пожелания, большое спасибо или ваше искреннее может считаться слишком случайным или нежным.

Если вы предоставляете бумажную копию сопроводительного письма, обязательно подпишите от руки свою подпись и свое полное имя.

Связано: Создание идеального сопроводительного письма (с шаблоном и примером)

Шрифт сопроводительного письма

Когда дело доходит до шрифта, делайте его простым и профессиональным. Выберите простой, четкий шрифт, например Arial, Calibri, Verdana или что-то подобное. Избегайте использования причудливых или декоративных шрифтов.

Многие работодатели используют системы отслеживания кандидатов — программное обеспечение, которое позволяет автоматически сортировать заявки на вакансии на основе определенных ключевых слов, навыков, должностей или других полей.Сложные шрифты могут затруднить чтение вашего письма программному обеспечению, что может помешать развитию вашего приложения.

Используйте размер 10 и 12 пунктов для удобного чтения. Все, что меньше, заставит менеджера по найму сощуриться, а все, что больше, сделает ваше письмо непрофессиональным. В общем, вы должны использовать тот же шрифт и размер шрифта, который вы использовали в своем резюме.

Подробнее: Как выбрать шрифт сопроводительного письма и размер шрифта

Интервал в сопроводительном письме

Хороший интервал важен для сопроводительного письма — пробелы в нужных местах помогут менеджеру по найму читать быстро.Следуйте этим рекомендациям:

• Сделайте сопроводительное письмо одинарным интервалом
• Добавьте пробел между каждым разделом: контактная информация, приветствие, начальный абзац, средний абзац, закрывающий абзац и приветственное закрытие. (Нет необходимости делать отступы ни в одном из абзацев.)

Рекомендации по длине

Сопроводительное письмо должно быть на одной странице, состоящей из трех абзацев. При необходимости вы можете добавить дополнительный абзац в середине. Однако перед этим всегда спрашивайте себя, можете ли вы передать важную информацию меньшим количеством слов.

Подробнее: Q&A: Какова идеальная длина сопроводительного письма?

Поля и выравнивание

Выровняйте текст по левому краю и используйте стандартные 1-дюймовые поля по всему периметру. Если ваше письмо выливается на вторую страницу, сначала перечитайте его и посмотрите, можно ли что-нибудь вырезать. Если вы ничего не можете вырезать, вы можете уменьшить поля до или ½ дюйма, но не делайте этого меньше, чтобы сопроводительное письмо не выглядело сжатым на странице.

Формат файла

Поскольку система отслеживания кандидатов может анализировать ваше сопроводительное письмо, убедитесь, что вы сохранили документ в совместимом формате файла — в формате .doc или PDF. Также неплохо было бы переименовать файл в какое-нибудь конкретное, тем более что менеджеры по найму могут видеть имя файла вашей онлайн-заявки. Следуйте формату Имя-Фамилия-Сопроводительное-Письмо (например, Jade-Young-cover-letter.doc), чтобы сделать его более удобным для человека, загружающего его.

Подробнее: Как назвать файлы резюме и сопроводительного письма

Пример формата сопроводительного письма

Наконец, вот пример формата сопроводительного письма:

Anne Galindo
123-456-7890
[email protected]

23 января 2021 г.

Уважаемый менеджер по найму,

Я рад подать заявку на должность веб-разработчика в [Название компании]. Я занимаюсь программированием веб-сайтов и использую CSS для создания удобного интерфейса с тех пор, как учился в средней школе, так что это всегда было моей страстью. Меня также заинтриговала ваша компания с тех пор, как два года назад она получила награду за самые инновации на Национальной премии в области веб-разработки. Я стараюсь оставаться в авангарде веб-дизайна и разработки, поэтому, когда я увидел эту вакансию, я понял, что должен подать заявку.

Во время моей предыдущей работы в [Название компании] я создал веб-сайт полностью с нуля для недавно переименованного бизнеса, как с опережением графика, так и в рамках бюджета. Я начал со сбора требований моих клиентов и проведения фокус-группы для исследования пользователей. Моя любимая часть веб-дизайна — это создание решения, которое впечатляет клиента и удовлетворяет потребности пользователей и клиентов. Мой новый веб-сайт был отзывчивым, молниеносным и включал новейшие функции электронной коммерции.После запуска я продолжил работу по оптимизации. Благодаря A / B-тестированию я улучшил рейтинг кликов на 10% и снизил показатель отказов на целевой странице веб-сайта на 35%. Как ваш веб-разработчик, я использую эти навыки для разработки веб-сайтов, которые превосходят ожидания клиентов и заказчиков и приносят реальные результаты в бизнесе.

Одним из факторов, которые действительно привлекли меня к этой должности, является то, что [Название компании] ценит отдачу сообществу. В свободное время я провожу бесплатные семинары по веб-разработке для молодежи из групп риска.На этих семинарах я обучаю их основам HTML / CSS и JavaScript и выступаю в роли наставника. По мере того, как я расту в своей карьере, применение моих навыков, чтобы помогать другим и оказывать влияние на мир, становится все более важным — я считаю, что эта роль даст мне такую ​​возможность.

Спасибо за внимание и время. Я с нетерпением жду возможности узнать больше о должности и компании.

С уважением,

Anne Galindo

Образцы сопроводительных писем для общих должностей

Вот список сопроводительных писем для общих должностей:

Советы по форматированию сопроводительного письма

Выполните следующие действия, чтобы быстро создать эффективное сопроводительное письмо:

1. Начните с включения даты и вашей контактной информации в верхнем левом углу вашего письма.
2. Направьте письмо вниманию менеджера по найму.
3. Начните свое сопроводительное письмо с обычного приветствия, например «Дорогой Алекс Джонсон».
4. Представьтесь и покажите, как эта роль соответствует вашим карьерным целям.
5. Назовите всех действующих сотрудников, которые направили вас на эту должность.
6. Соедините требуемые навыки с вашими предыдущими достижениями.
7. Поблагодарите работодателя за время и внимание.
8. Закройте письмо дружеской, но формальной подписью, например «С уважением.”

Продолжайте обучение:

Электронные сопроводительные письма — CDO

Сопроводительные электронные письма

Помимо резюме, сопроводительное письмо или электронное письмо (сопроводительное письмо, отправленное в электронном виде) является наиболее важным документом, который повлияет на то, чтобы вас выбрали для этого важного собеседования. Как и в случае с резюме, электронное письмо должно содержать самые важные факты о вас, которые ценится потенциальным работодателем. Правильно составленное письмо будет охватывать, по крайней мере, следующее: в нем должна быть указана должность, на которую вы претендуете, указаны ваши навыки и квалификация, а также показано, насколько вы соответствуете потребностям работодателя.

Электронное сопроводительное письмо должно быть кратким и точным. Делайте это просто и по цели. Ваше письмо должно быть в стандартном деловом формате. Для получения дополнительной информации о написании сопроводительных писем, обратитесь к Руководству по карьере: указатели на сопроводительное письмо ; Сопроводительное письмо, наброски ; и Написание писем о поиске работы раздаточных материалов, а также к книгам о написании сопроводительных писем на полках с информацией о поиске работы в CDO.

Электронные письма отправляются по электронной почте и обычно бывают очень краткими.Важно указать вакансию, которую вы ищете, в ТЕМЕ вашего электронного письма. Затем в ТЕЛЕ своего письма продайте два-три очка о себе, которые продемонстрируют, что у вас есть то, что ищет работодатель. Постарайтесь сделать свое сопроводительное письмо конкретным для работодателя. Чем более адресным будет ваше письмо для отдельной организации, тем оно будет более эффективным. Не забудьте изучить организацию, в которую вы подаете заявку, чтобы вы могли включить соответствующие факты.

Обязательно включите сопроводительное письмо в верхней части электронного письма с электронным резюме, указанным ниже.Эти документы объединяются в одно электронное письмо, а затем отправляются потенциальному работодателю.

Советы по электронному сопроводительному письму

НЕЛЬЗЯ:

• Полужирный, подчеркнутый или курсивный
• Использовать графику или штриховку
• Табуляция, отступ или центральный текст
• Вставьте символы или используйте столбцы
• Используйте шрифт, отличный от 12 пунктов
• Используйте любой шрифт, кроме Times New Roman (если необходимо использовать другой шрифт, используйте Sans Serif)

DO:

• Включить название должности в строку SUBJECT сообщения электронной почты
• Выровнять весь текст по левому краю
• Используйте пробелы для разделения абзацев
• Используйте шрифт Times New Roman размером 12 пунктов
• Контрольное письмо перед отправкой работодателям по почте себе или другу
• Отправьте копию вашим ведущим работодателям

Образец электронного сопроводительного письма

Ваш текущий адрес
Город, штат Почтовый индекс
Дата письма

Имя, должность
Название организации
Почтовый адрес
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемая госпожаили г-н [фамилия]:

Вступительный абзац — Расскажите, зачем вы пишете; назовите должность, сферу или вид работы, на которую вы претендуете; упомяните, как вы узнали об открытии или организации. Постарайтесь привлечь внимание читателя.

Средний абзац (или два) — опишите ваши наиболее важные квалификации в отношении должности, области или организации, в которой вы хотите, чтобы вас рассматривали. Объясните, почему вы хотите работать у этого работодателя, и укажите причины, по которым вы хотите работать именно у этого работодателя.Подчеркните имеющиеся у вас навыки или способности, связанные с работой, на которую вы претендуете.

Направьте читателя к вашему резюме ниже, но не просто повторяйте факты из резюме. Вместо этого интерпретируйте факты в резюме с точки зрения работодателя. Помогите читателю увидеть между строк и сделать выводы. Будьте представительны и полны энтузиазма, но также кратко и конкретно. Помните, что читатель будет рассматривать ваше письмо как пример ваших навыков письма.

Заключительный абзац — используйте этот абзац, чтобы обсудить, что будет дальше.Если были запрошены ссылки, и CDO уже получил или отправит ваш файл, укажите этот факт. Вы можете запросить заявку или явиться на собеседование. Вы также можете сделать конкретный запрос на собеседование и указать, что вы позвоните через определенное время, чтобы узнать, можно ли организовать собеседование. Какой бы подход вы ни использовали, убедитесь, что любое действие, которое вы запрашиваете у читателя, понятно. Наконец, поблагодарите читателя за внимание.

С уважением,
Ваше машинописное имя

Определение сопроводительного письма

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо — это письменный документ, который обычно подается вместе с заявлением о приеме на работу, в котором указываются учетные данные кандидата и его интерес к открытой вакансии.Поскольку сопроводительное письмо часто является одним из двух документов, отправляемых потенциальному работодателю, хорошо или плохо написанное письмо может повлиять на то, будет ли заявитель вызван на собеседование.

Ключевые выводы

• Сопроводительное письмо обычно подается вместе с заявлением о приеме на работу, в котором объясняются полномочия соискателя и интерес к должности.
• Хорошее сопроводительное письмо дополняет резюме и объясняет, почему кандидат является идеальным человеком для работы.
• Распространенные ошибки в сопроводительном письме могут лишить соискателя работы.

Сопроводительные письма

Большинство объявлений о вакансиях размещаются в Интернете и больше не требуют физического заявления. Вместо этого кандидаты отправляют компаниям копию своего резюме вместе с сопроводительным письмом либо по электронной почте, либо с бумажной копией по почте. Резюме дает представление о профессиональном и академическом опыте потенциального сотрудника. Сопроводительное письмо, с другой стороны, действует как введение, написанное кандидатом, чтобы выразить его интерес к должности и то, что делает его наиболее подходящим для этой работы.

Хорошее сопроводительное письмо дополняет резюме, расширяя элементы, относящиеся к работе. По сути, это коммерческое предложение, объясняющее, почему кандидат — лучший человек на эту должность. Карьерные эксперты советуют соискателям тратить время на настройку каждого сопроводительного письма для конкретной должности, а не на использование общего письма. Хотя это требует дополнительных усилий, это может быть очень полезным, позволяя кандидату выделиться среди конкурентов.

В сопроводительном письме работодателю предоставляется информация о кандидате в качестве профессионала и человека.Сюда входят области их интересов, профессиональные цели, знания, навыки, которые они приобрели за годы, их достижения, увлечения и стремления. Сопроводительное письмо должно быть одностраничным документом, который дает четкое и краткое представление о том, почему кандидат является лучшим человеком для работы. Следует также подчеркнуть культурное соответствие.

Особые соображения

Написание сопроводительного письма не должно быть утомительным, даже если может показаться, что это утомительно. Вот несколько простых советов, которые вы можете учесть при составлении сопроводительного письма:

• Персонализируйте свое письмо для каждой роли. Никогда не используйте общее сопроводительное письмо. Это означает, что вам нужно написать новый для каждой позиции. Обязательно укажите свои сильные стороны и навыки и объясните, почему вы идеальный кандидат.
• Включите контактную информацию. Если в сообщении не указано имя менеджера по найму, позвоните в компанию или посетите ее веб-сайт. Если указать имя этого человека, ваше письмо станет правильным приветствием, а также продемонстрирует вашу инициативу. И не забудьте добавить свою контактную информацию.Это важно, если ваше резюме отделяется от сопроводительного письма.
• Упростите письмо. Общайтесь четко и кратко. Использование сложных слов и предложений наверняка не сможет передать ваши намерения компании, а человек, читающий письмо, вероятно, не будет беспокоиться об остальной части вашего приложения.
• При необходимости будьте конкретны. Не перефразируйте свое резюме, поэтому обязательно оцените свои достижения. Например, расширите свой маркетинговый опыт в сопроводительном письме, сказав, что вы привлекали 200 дополнительных клиентов каждый месяц и увеличили доход до 10 000 долларов.Это может выделить вас среди кандидатов с неопределенными личными данными.
• Корректура. После того, как вы написали письмо, просмотрите его несколько раз, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Затем попросите кого-нибудь еще осмотреться и порекомендовать любые изменения, которые вам могут потребоваться.

Простое, сфокусированное сопроводительное письмо без опечаток или грамматических ошибок привлечет внимание потенциальных работодателей.

Идеальное резюме часто может быть испорчено плохо продуманным сопроводительным письмом или письмом, содержащим ошибки.Независимо от того, включаете ли вы письмо в соответствии с необходимыми правилами подачи документов или просто хотите подчеркнуть свой интерес к работе, убедитесь, что вы не допускаете этих грубых ошибок.

• Имена имеют значение. Это включает в себя имя менеджера по найму, компанию и, да, даже ваше. Убедитесь, что у вас правильные имена и правильное написание. И не забудьте изменить имена, если вы используете одно и то же сопроводительное письмо для нескольких вакансий.
• Повторное резюме. Поскольку сопроводительное письмо используется для определения ваших навыков и объяснения, как ваш предыдущий опыт применим к желаемой должности, не пересказывайте материал в своем резюме. Помните, что сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме, а не просто резюмировать его.
• Держите письмо плотно. Рекрутеры часто просматривают сотни заявок и не успевают прочитать трехстраничное письмо. Абсолютная максимальная длина сопроводительного письма должна составлять одну страницу с несколькими краткими абзацами.
• Не указывайте ненужные данные. Продолжайте тему. Нет необходимости упоминать о ваших навыках графического дизайна, если вы претендуете на должность бухгалтера. Хорошая идея — опустить личные вещи, такие как ваш IQ, рекреационные достижения, интересы и хобби. Это если только они не связаны с работой или компанией.
• Избегайте высокомерия. Убедитесь, что в сопроводительном письме вы не выглядите высокомерным. Хотя сопроводительное письмо посвящено вам и вашим достижениям, найдите способ сказать «Я лучший», не говоря этого на самом деле.Избегайте чрезмерного употребления таких слов, как «я», «я» или «мой».
• Помните, что орфография имеет значение. Опечатки и грамматические ошибки могут свидетельствовать о том, что вы не потрудились вычитать собственное письмо. И будьте последовательны — не переносите тире с «-» в одном месте и «-» в другом.
• Дизайн имеет значение : с распространением публикаций, тенденций в области дизайна и программного обеспечения кандидаты стали творчески выделять свое сопроводительное письмо с точки зрения дизайна. Убедитесь, что ваше сопроводительное письмо отражает вашу индивидуальность с точки зрения дизайна, оставаясь при этом профессиональным.Это личная подпись и брендинг.

электронных резюме: как включить сопроводительное письмо | Работа

Андра Пичинку Обновлено 12 марта 2021 г.

Некоторые работодатели требуют, чтобы соискатели вакансии представляли сопроводительное письмо и резюме в одном документе. Другие требуют отдельных документов и имеют особые правила форматирования; например, вам может потребоваться ограничить сопроводительное письмо тремя абзацами. Тем не менее, вы можете подать эти документы в электронном виде и превзойти системы отслеживания заявителей.

Совет

Как правило, не рекомендуется подавать сопроводительное письмо и резюме в одном документе, если не требуется иное. Отправьте их отдельными файлами или напишите профессиональное электронное письмо в том же формате, что и сопроводительное письмо, и прикрепите свое резюме.

Формат и макет сопроводительного письма

Большинство кадровых агентств используют системы отслеживания кандидатов (ATS) для фильтрации резюме и сопроводительных писем. Если ваше приложение не пройдет проверку ATS, реальный человек может его никогда не увидеть. Вот почему при приеме на работу важно строго следовать инструкциям работодателя.Некоторым компаниям требуется определенный формат сопроводительного письма или количество страниц.

В идеале, при написании сопроводительного письма старайтесь не превышать одну страницу. Придерживайтесь трех-четырех коротких, сжатых абзацев, рекомендует Массачусетский технологический институт. Используйте первый абзац, чтобы представиться и указать должность, на которую вы претендуете. Сообщите работодателю, почему вы заинтересованы в этой конкретной работе.

В следующих абзацах следует описать ваши навыки и компетенции, а также то, как они позволяют вам претендовать на эту конкретную роль.Не просто копируйте свое резюме; вместо этого попытайтесь предоставить новые идеи, демонстрирующие ваш опыт. Завершите сопроводительное письмо благодарственной запиской и призывом к действию. Вы также можете включить одно или два предложения, в которых суммируете свои сильные стороны.

Оптимизируйте свое приложение

Колумбийский университет сообщает, что 75 процентов кандидатов автоматически отклоняются системами отслеживания кандидатов. Ключом к прохождению ATS является настройка вашего резюме и сопроводительного письма для должности, на которую вы претендуете.Сначала внимательно прочтите описание должности и запишите ключевые слова, используемые менеджером по найму. Затем используйте эти ключевые слова в своем резюме и сопроводительном письме.

Например, ваша заявка может быть отклонена, если в описании должности упоминается «Microsoft Office», но в вашем резюме есть «Microsoft Excel». То же самое и с названиями должностей. Если вы претендуете на роль стратега по социальным сетям, но ваше резюме включает немного другое название должности (например, «менеджер социальных сетей»), вы можете не пройти процесс отбора.Точно так же вы должны сокращать только те термины, которые также сокращены в списке вакансий.

Избегайте использования линий, символов и специальных символов в резюме и сопроводительном письме. Если заявление о приеме на работу включает онлайн-форму, заполните все поля, чтобы убедиться, что оно прошло ATS. Вы также можете использовать интеллектуальный автоматический конструктор резюме, такой как Jobscan или Resunate, чтобы создать удобное для ATS резюме. Обратите внимание, что некоторые системы также могут сканировать ваше сопроводительное письмо, поэтому применяются те же правила.

Отправка электронного сопроводительного письма

Электронные резюме и сопроводительные письма можно отправлять по электронной почте или через доски объявлений.Вы также можете подать заявку прямо на сайте компании. Независимо от того, какой путь вы выберете, убедитесь, что ваше приложение может сканироваться программами ATS. Выполните следующие действия, прежде чем отправлять свое резюме и сопроводительное письмо потенциальным работодателям:

• Удалите визуальные элементы.
• Преобразование маркеров в дефисы или звездочки.
• Используйте основной шрифт из 12 пунктов, например Arial или Times New Roman.
• Отправляйте документы в формате .doc (некоторые системы не могут читать файлы PDF).
• Избегайте переполнения ключевыми словами.
• Включите в резюме стандартные заголовки разделов (например, опыт работы, образование).
• Вычитайте свое резюме и сопроводительное письмо.

Обратите внимание, что некоторые работодатели запрашивают документы в формате ASCII (обычный текст). Если у вас есть резюме и сопроводительное письмо в формате .doc, откройте файлы в Microsoft Word, нажмите «Сохранить как» и выберите «Обычный текст». Сохраните новую версию на своем компьютере и отправьте ее работодателю.

Если вы собираетесь подавать заявку по электронной почте, укажите название должности в строке темы.Hampshire College рекомендует заранее просканировать ваши документы, чтобы убедиться, что они не содержат вредоносных программ. Отправляйте свое резюме и сопроводительное письмо отдельными приложениями, если работодатель не требует объединить их в один документ. Другой вариант — включить сопроводительное письмо в тело письма и приложить резюме.

Руководство по регистрации пестицидов: образец письма для регистрации или заявки на внесение поправок

Этот пример письма можно использовать при подаче заявок на регистрацию или внесение поправок в пестициды.

Рассылка информации

Адрес курьера:

Служба обработки документов (код распространения)
Attn: (укажите контактное лицо EPA, если известно), Управление программ по пестицидам (почтовый код)
Агентство по охране окружающей среды США
Rm S-4900, One Potomac Yard
2777 South Crystal Drive
Arlington, VA 22202-4501

Почтовая служба США

Служба обработки документов (код распространения)
Attn: (укажите контактное лицо в EPA, если известно),
Office of Pesticide Programs (Mail Code)
U.S. Агентство по охране окружающей среды
1200 Pennsylvania Avenue, N.W.
Вашингтон, округ Колумбия 20460

Образец письма

Дамы и господа:

Тема:

Заявка на регистрацию нового продукта или поправку к продукту
(Название продукта)
EPA Reg. № — (введите номер компании — если номер отсутствует, см. Инструкции, чтобы получить номер)
(Название компании и полный адрес)

Приложение для регистрации пестицидной продукции (название компании) (название продукта).Этот продукт содержит активные ингредиенты (xxx). Это заявка на регистрацию нового продукта или внесение поправок. ( Если это приложение, связанное с PRIA, укажите предлагаемый код PRIA и плату, связанную с этим кодом .)

Это приложение включает следующие прилагаемые документы ( включают только формы, необходимые для вашего заявления / изменения ):

• Форма заявки (EPA Form 8570-1).
• Передаточный документ.
• Пять (5) копий этикетки продукта.
• Два (2) подписанных оригинала Основного конфиденциального заявления о формуле (форма EPA 8570-4).
Форма освобождения от ответственности разработчика рецептур
• (EPA Form 8570-27).
• Форма цитирования данных (форма EPA 8570-34).
Таблица матрицы данных
• (форма EPA 8570-35).
• Список лиц, отправляющих данные, получающих письма с предложением об оплате
• Краткое изложение физических / химических свойств (форма EPA 8570-36)
• Заявление о самосертификации физических / химических свойств (форма EPA 8570-37)
• Три (3) копии каждого исследования, указанного в матрице данных и сопроводительных документах.

Вы можете указать цель вашей заявки / поправки в сопроводительном письме, включая определение некоторых уникальных характеристик вашего приложения. Это может включать идентификацию регистрационного номера продукта, по существу аналогичного или идентичного вашему предложенному продукту, нормы использования, новые применения, изменения pH или один или несколько из следующих примеров, перечисленных ниже.

Связь с любой предыдущей отправкой (ями):
(Опишите связь с другими, более ранними отправками.Включите исходный продукт, который вы цитируете в этой заявке, включая регистрационный номер EPA и название продукта.)

Конфиденциальное заявление о формуле:
(Опишите любые необычные источники, сырье или процентные числа на CSF. Информация о красителе поясняется позже в этом письме.)

Альтернативные наименования исследуемых материалов:
(Введите все альтернативные образцы или торговые марки, перечисленные в прилагаемых исследованиях или сопроводительной информации, которые имеют тот же состав, что и фирменное наименование.Пример: Материал для испытания эффективности RLD 523 и материал для испытания химического состава продукта ABC 234 совпадают с названием продукта.)

Химический состав продукта:
(Опишите метод подтверждения требований к химическому составу продукта, включая представление исследования производственного процесса с использованием формы EPA 8570-36 + 37 для определения физических / химических свойств. Регистрант должен проводить исследования стабильности при хранении и стабильности тары согласно GLP, такие исследования, используемые для поддержки продуктов, не связанных с общественным здравоохранением, обычно не нужно подавать, если только этого не потребует EPA.)

Острая токсичность:
(Укажите, что вы цитируете существующие исследования острой токсикологии и что письма с предложением об оплате были отправлены владельцам данных, указанным для активных ингредиентов. Включите список компаний, которые получили предложение об оплате заказным письмом. Просмотреть список владельцы данных.)

Эффективность:
(Опишите методы тестирования эффективности, по которым тестировался ваш продукт, для целей общественного здравоохранения. Исследования эффективности для микроорганизмов, не относящихся к общественному здравоохранению, не нужно отправлять, если только этого не потребует EPA.)

Идентификация микроорганизмов:
(Опишите протестированные микроорганизмы общественного здравоохранения, включая их идентификационные номера ATCC.)

Общая маркировка:
(Опишите примеры этикеток, формулировка которых была ранее одобрена Агентством по охране окружающей среды (EPA) — укажите исходную регистрацию, на которой основан этот продукт. Обсудите необычные утверждения и причины их приемлемости.

Ароматы на CSF:
(Если применимо, укажите все ранее утвержденные регистрации с использованием того же аромата, укажите регистрационный номер EPA.Если новый, попросите поставщика ароматизаторов предоставить EPA полный список ингредиентов и процентное содержание либо отдельно, либо в запечатанном конверте вместе с заявкой. Отдельная подача должна быть согласована с поставщиком ароматизаторов, чтобы регистрационные пакеты и пакеты ароматических ингредиентов были доставлены в ЕРА вплотную друг к другу.)

Пожалуйста, позвоните мне по номеру (код города) xxx-xxxx, если у вас есть какие-либо вопросы относительно этой заявки.

С уважением,

Имя, Должность
Компания
Номер телефона
Номер факса
Адрес электронной почты