Письмо информативное – Виды служебных писем

Виды писем — классификация писем в делопроизводстве (образцы с пояснениями)

Передача информации посредством текстового сообщения издавна была популярна и необходима.

В современном мире существует несколько видов писем.

Рассмотрим специфику создания и содержания базовых типов посланий.

Виды писем делового назначения

Одно из ключевых мест применения переписки – деловая среда. Компании регулярно обмениваются сообщениями друг с другом и внутри фирмы.

К базовым критериям классификации деловых писем относятся:

1. Территориальный признак – в рамках города, страны или пары государств.
2. Способ доставки – бумажная корреспонденция, факс и использование электронной почты.
3. Статус субъектов – общение между юридическими и физическими лицами.
4. Количество получателей – один объект или группа лиц.
5. Предмет общения – вопросы руководства, судебные разбирательства, личный обмен сведениями и другие.
6. Уровень регламентации – формальные (со строгой структурой) и неформальные послания.

Допустимо выделение и иных критериев классификации. Они базируются на проблемах, целях и иерархии решаемых вопросов.

Письма информационной направленности

Если единственной задачей сообщения является необходимость передать определенные сведения, то послание называет информационным. В зависимости от типа данных, тексты бывают нескольких разновидностей. Рассмотрим ключевые виды информационных писем.

Письмо-извещение

Извещение направлено на то, чтобы сообщить важные сведения группе лиц.

Например, всех сотрудников информируют о том, что состоится корпоратив и на него приглашены все работники с супругами. Иногда извещение бывает повторным, оно носит характер нарочного исправленного текста.

Письмо-реклама

Рекламные сообщения на русском языке – это краткое описание преимуществ товара или услуги, побуждающее совершить покупку.

Иногда уставные послания информируют исключительно об акциях и скидках.

Письмо-сообщение

Подобного рода послания в большинстве случаев содержат официальную информацию, предназначенную для широкого круга получателей.

В качестве примеров допустимо отметить разъяснение новых нормативных актов, сведения о графике работы.

Письмо-уведомление

Уведомление предполагает необходимость оповестить о важной официальной информации широкую аудиторию.

Нередко сведения печатаются в СМИ или внутри корпоративных изданий.

Письмо-напоминание

В материале содержатся сведения об определенном обязательстве человека или о договоренности.

Пример – всем участникам конференции за день до мероприятия пришло сообщение о том, что начало сессии в двенадцать часов. Они знали об этом и раньше, это было лишь напоминанием.

Сопроводительное или письмо-разъяснение

Сопроводительное сообщение является дополнением к конкретному пакету материалов или файлу.

Например, человек отправляет руководству годовой отчет, состоящий из десяти файлов. Чтобы проверяющему лицу было проще, сотрудник дополняет отправку посланием, в котором кратко зафиксирована суть каждой части отчета.

Другие

Остальные виды информационных писем так или иначе связаны с описанными текстами. Они отражают сведения и не предполагают получение ответа на него, например, циркулярное письмо о передаче документов.

Письма-прошений и предложений

В отличие от информационных сообщений письма-просьбы и предложения предполагают получение ответа. Они, как правило, заканчиваются призывом к конкретному действию. Рассмотрим ключевые типы подобных текстов.

Письмо-заявка

Желание участвовать в чем-либо или запросить конкретный товар или услугу формируется в виде заявки. Например, организация планирует быть членом экспо выставки и отправляет соответствующее текст в организационный комитет.

Иным вариантом является заказ продуктов у поставщика. Письмо иногда предполагает ответ, иногда нет – зависит от договоренностей между сторонами и существующего регламента.

Письмо-заказ

Сообщение заказ чаще выступает как ответ на предложение. Наряду с этим может быть и инициативным.

Пример – организация нашла нового поставщика ресурсов и сформировала заказ на несколько наименований.

Письмо-приглашение

При необходимости осуществить явку людей на мероприятие рассылаются пригласительные. Они бывают общего характера и персонализированные.

Зачастую используются официальные бланки. Например, представителей филиалов приглашают на встречу в головном офисе посредством электронного текстового файла.

Письмо-просьба

Прошение о чем-либо формируется посредством сообщения-просьбы.

Призыв к действию – шаг или письменный ответ. Пример – просьба о прохождении собеседования на более высокую должность.

Письмо-предложение

Форма инициативного послания, в котором формируется конструктивное предложение от одного человека другому.

В качестве примера отметим вариант, при котором отдел маркетинга предлагает проведение акции в новогоднюю ночь для привлечения новых клиентов.

Письмо с запросом

В деловой среде часто применяется подобный текстовый формат.

Идея в том, что в ответном письме описывается конкретный ответ на заявку. Например, руководитель отдела делает запрос в кадровое подразделение, с целью выявить дату устройства сотрудника на работу.

Письмо с претензиями или требованиями

В случае несоблюдения одной стороной установленных обязательств, другая, как субъект переписки, вправе направить либо претензию – выражение недовольства, либо требование – запрос на выполнение условий сделки. Разрешение конфликтов связано с урегулированием подобных вопросов.

Письмо-требование

В требовании указывается призыв к ранее оговоренному действию, которое не было выполнено в установленный срок. В конце послания указываются возможные санкции.

В качестве примера допустимо отметить сообщение из банка своему кредитору, не внесшему оплату по договору.

Письмо-претензия

Данный формат – это своего рода жалоба на нарушение условий и указание на необходимость возмещения ущерба.

Например, недовольный клиент, который столкнулся с бракованной продукцией, просит компенсировать ему затраты и моральный ущерб.

Служебные ответные письма

Так как ряд отправляемых текстов предполагает ответ от получателя, в деловой среде были введены формы писем с согласием и отказом. Они применяются для запросов, предложений, просьб и ряда других текстов.

Письмо-отказ

Несогласие предполагает отказ от того, что указано в послании.

Пример – руководство компании решило не принимать предложение маркетингового отдела и отказало в разработке рекламной компании.

Письмо-согласие

Если организация заинтересована в участии в мероприятии или внедрении какой-либо технологии, она отвечает согласием.

Например, администрация фирмы поддержала идею присутствия на экономическом форуме и согласилась на приглашение.

Служебные письма с подтверждением, гарантией, обязательством

В крупных компаниях принят оборот корреспонденцией. В большинстве случаев бланки имеют стандартную форму. Рассмотрим ключевые примеры служебных записок.

Письмо-рекомендация

Рекомендации применяются в корпоративном мире для оценки характеристик физических и юридических лиц.

Это своего рода пиар объекта для других. В качестве примера можно отметить рекомендательное письмо сотруднику при увольнении.

Письмо-подтверждение

Подтверждение направляется в случае, когда требуется подтвердить получение каких-либо данных.

Например, компания отправила запрос на участие, оргкомитет ответил, что принял их заявку, и она находится на рассмотрении. Переписка — залог того, что обращение не потеряется. Часто такие сообщения отправляются автоматически при получении письма.

Письмо-гарантия

Формат предполагает предоставление сведений о наличии обязательств компании перед третьими лицами. Направляется как партнерам, так и потребителям товаров и услуг.

Пример – фирма-производитель отправляет гарантийные послания клиентам о том, что в случае брака они обязуются компенсировать затраты в двойном размере и запрос о согласовании условий.

Этикетные письма

Этикетные письма, как правило, также имеют стандартизированную форму и используются многократно для типовых ситуаций. В образец вставляются персональные данные получателя и дата. Они не так формализованы, как распорядительное, но тоже обладают структурой.

Благодарность

На особые заслуги перед компанией допустимо использование разных позитивных санкций. Самая простая – благодарственное письмо.

Например, за высокие показатели по обороту сотруднику отправили электронный текст, выразив словами признательность и обоснование благодарности.

Поздравление

Небольшого формата текстовый файл, включающий добрые слова и пожелания лицу, у которого торжественное событие.

Пример – секретарь руководителя регулярно рассылает поздравления с днем рождения сотрудникам предприятия от имени директора.

Извинение

Подобный вариант часто применяется в отношении клиентов руководством компании.

Пример – потребитель не удовлетворен качеством оказанных услуг и сообщил об этом отделу по работе с клиентами. В ответ на это уполномоченные сотрудники отправили извинение в письменной форме.

Соболезнование

Когда в семье человека случается несчастье, принято направлять тексты, выражающие соболезнование.

Применяется в случае смерти работника или кого-то из его родных.

Какие бывают письма на почте

Почтовая система существует несколько столетий. С ростом населения возрастало и количество направляемых сообщений. Сегодня большая часть корреспонденции переходит в открытую онлайн среду. Но по-прежнему актуальны разновидности текстовых посылов.

Простое

Стандартный вариант предполагает использование конверта, марок и фиксации сведений об отправителе и получателе.

Недостаток – шанс утери послания, поэтому не рекомендуется применять для отправки важных документов.

Заказное

Преимущество заказного письма в том, что отправитель получит извещение о том, когда объект его получит.

Формат более надежен, особенно, если бланк с информативным приложением.

Заказное с вручением

Самые важные материалы стоит передавать с заказным письмом с вручением.

Сотрудник будет обязан проконтролировать, что сообщение в конверте получил именно тот, кто должен, и не будет нарушен процесс делопроизводства.

Заказное с описью вложения

Если есть необходимость проконтролировать, чтобы ничто из сведений не потерялось, используется пояснительный текст с описью.

Сотрудник почты вместе с отправителем составляет два экземпляра, каждый из участников забирает себе по бланку.

Письмо как вид речевой деятельности

В двадцать первом веке письмо приобретает все большую роль в общении между людьми, вытесняя даже живое взаимодействие, в том числе и в бизнесе. Социальные сети служат одним из главных инструментов коммуникации.

Современные компании не могут работать без электронного обмена сведениями. Исходящее сообщение направляется и партнерам, и клиентам, и ведомствам.

Письмо Деду Морозу

Одной из традиционных форм текста является послание Деду Морозу, которое пишут дети. Особенность в отсутствии четкой структуры сообщения.

Содержание, как правило, связано с желаниями подарков. Особенностью является то, что оно не носит договорный характер и не привязано к конкретному стилю и пишется в свободной форме.

Сегодня существует множество разновидностей текстов. Ключевые отличия связаны с содержанием и структурой текстовых сообщений. В корпоративном мире все большую популярность набирает оборот электронными письмами с приложениями.

1001student.ru

Рассылка информационных писем: вовлекаем подписчиков

Email — гибкий инструмент, что позволяет использовать его не только для стандартных проморассылок. Существует несколько видов email рассылок, грамотное применение которых позволит получить максимальный эффект. В их числе:

Поскольку далеко не все знают о том, что такое информационные письма, мы решили вам о них рассказать подробнее. Это сообщения, целью которых не является непосредственно продажа товара или услуги компании. Они содержат полезную для получателя информацию, а значит, их будут открывать! Что в этом случае происходит? Увеличивается доля активных читателей, а значит, улучшается качество контактной базы.

Вашему бизнесу нужны такие письма не только по описанной выше причине. Пусть это не очевидно на первый взгляд, но цель их использования — увеличение конверсии от email канала.

У некоторых компаний стратегия маркетинга целиком выстроена на информационных письмах. Но чаще их используют комплексно, вместе с проморассылками. В таком случае удается сделать продажи менее агрессивными, получатели писем успевают отдохнуть от коммерческих предложений, но при этом не забывают о существовании компании. Несмотря на то, что информационные письма обычно не содержат call to action типа “купи здесь и сейчас”, из них тоже приходят на сайт пользователи, которые становятся реальными клиентами.

Как информационные письма превращают подписчика в клиента

Что нужно, чтобы у получателя email письма возникло непреодолимое желание приобрести товар или воспользоваться услугами компании? Эксклюзивный товар или лучшая цена. Но сделать предложение от которого трудно отказаться, возможно не всегда, так как конкуренты тоже не сидят, сложа руки, изучают рынок и в любой момент могут снизить цену или расширить ассортимент. Чтобы купили именно у вас, необходимо завоевывать доверие аудитории, и для решения этой задачи стоит использовать емейл рассылки информационных писем. Поскольку общаясь с подписчиками на интересные им темы вы тем самым зарабатываете авторитет и лояльность.

О чем писать в информационных письмах

Письма такого рода должны содержать полезный и интересный для пользователя контент. Повод для отправки информационного письма можно найти всегда. Это может быть:

Пример дайджеста:

• Сообщение с презентацией новых материалов вашего блога, если такой имеется у вас на сайте (если нет — нужно срочно завести):

• Полезные рекомендации из серии “how to”, руководство пользователя. В таких письмах полезной будет gif анимация. Как говорится, лучше 1 раз увидеть, чем 100 раз услышать. Кроме того, показывая на анимированной картинке как выполнить ту или иную операцию, вы не только донесете мысль до адресата, но и избавите себя от необходимости использования пошаговых пространных описаний всего процесса:

Например, мы отправляли письмо-приглашение на email conference с составом спикеров и программой конференции. В футер этого сообщения добавили блок со ссылкой на документ с аргументами “почему стоит посетить эту конференцию”, который получателям оставалось только скачать, внести название своей компании / имя руководителя/ свои данные и показать лицу, принимающему решение:

Информационные письма, приведенные выше в пример, показывают, что спектр применения данного инструмента достаточно широк.

В каком бизнесе работают информационные письма

Практически все компании, независимо от того, работают они в сфере В2В или В2С могут использовать информационные письма, адаптировав их контент в зависимости от особенностей продукта.

Основным видом коммуникации данный вид писем является для таких сфер деятельности как:

• Новостные и развлекательные порталы. В данном случае такие письма работают на удержание аудитории, подогревают интерес и не дают подписчику о вас забыть.

• Компании, работающие в сфере образования. Для этого бизнеса информационные письма значат очень много. Делясь знаниями с подписчиками, вы поддерживаете интерес к вашему проекту и привлекаете аудиторию на ваши платные мероприятия, курсы, семинары, проводимые как онлайн так и офлайн.

• Консалтинговые компании. Ситуация кажется парадоксальной, но несмотря на то, что за свою экспертизу сотрудники таких компаний планируют получать деньги, существенный объем полезного контента нужно отдавать бесплатно. Почему? Во-первых, подписчики при желании смогут найти то, что им нужно на просторах интернета, так лучше пусть они находят его именно в ваших емейл рассылках, а во-вторых, когда им нужно решить конкретную задачу и потребуется ваш уникальный опыт, то обратятся именно к вам.

• Для медицины и фармацевтики. Информационные письма — хороший инструмент для продвижения новых медикаментов. В частности, сообщения с описанием нового препарата, его эффективности и особенностей применения можно отправить на группу врачей соответствующего профиля. В примере, приведенном ниже, в письмо добавлены три кнопки CTA: эффективность, безопасность, удобство. Второе информационное письмо об этом препарате будет посвящено той характеристике, которую выбрал пользователь в предыдущем сообщении, кликнув по кнопке.

Во всех этих сферах общение с подписчиками создает компании репутацию эксперта и формирует доверие аудитории. В дальнейшем, когда подписчик видит коммерческое предложение от компании, с письмами которой он хорошо знаком, ему легче принять решение о покупке. И если возникает необходимость воспользоваться товаром или услугой определенного рода, то за покупкой обратятся с большей долей вероятности к продавцу, которому доверяют.

Информационные письма отправляют даже компании, работающие в сфере онлайн и оффлайн ритейла. Письма интернет-магазинов привлекают броским дизайном и анимацией:

Интернет магазин Zlato.ua сообщил своим подписчикам о розыгрыше и попросил поддержки:

У этой компании есть и другие информационные письма, теперь уже с интересными сведениями, которые помогут подписчикам при выборе ювелирных изделий:

На самом деле задачей этого конкретного письма была все-таки продажа: в его конце, уже после интересных и вдохновляющих фактов о бриллиантах, можно увидеть карточки товара. Но на первый план выступает информационная составляющая, и письмо получатели открыли именно из любопытства и желания узнать больше о бриллиантах и украшениях с ними.

Особенности создания информационных писем

Если сделать шаблон оформления информационных писем в нашем адаптивном редакторе заранее и сохранить блоки в личной библиотеке, в дальнейшем создание емейл сообщения не будет занимать у вас много времени. Все, что вам потребуется — это подготовить релевантный контент и красиво его преподнести.

Адаптивность письма нельзя недооценивать. По данным исследований портала Blue Hornet 70% потребителей сразу удаляют те сообщения электронной почты, которые некорректно отображаются на мобильном устройстве. Поэтому готовое письмо стоит протестировать, и только когда вы убедитесь, что оно выглядит хорошо, можно отправлять его через сервис рассылок

У нас есть профессиональные секреты, как оформить письмо, чтобы оно достигло цели, и мы готовы поделиться с вами этой информацией, чтобы ваши рассылки стали еще более эффективными.

Элементы информационного письма и актуальные варианты их оформления

Отправитель. Это первое, что увидят ваши подписчики, и во многом имя отправителя повлияет на готовность открыть письмо. Информационные письма можно отправлять от имени компании, как и проморассылки, или же можно подобрать для них другой адрес, например, личный емейл менеджера по работе с клиентами, с корпоративным доменом, разумеется. Последний трюк используют также и для триггерных писем, чтобы получатель почувствовал особое к себе отношение.

. Всего несколько слов, которые адресат увидит еще до открытия письма, и по ним будет определена целесообразность прочтения вашего сообщения. Поэтому над формулировкой темы стоит хорошенько подумать. Есть несколько рекомендаций, которые могут пригодиться для ее составления:

• Вам наверняка есть что рассказать получателям, но парадокс заключается в том, что тема должна быть краткой. Сформулируйте основную мысль лаконично.

• Первые 3 слова должны быть самыми емкими и информативными, так как именно их увидят получатели, просматривая письма в папке «Входящие».

• Подчеркните ценность информации для получателя.

• Если контекст позволяет, упомяните название компании.

Ниже приведены в качестве примеров темы информационных писем:

• Полезные обучающие статьи, мероприятия и новости от Solomoto;

• 5 советов о еде, которых вы не знали;

• Бесплатные вебинары по защите бухгалтера и экономии на налогах;

• Digital Digest #12-13-14. Главные цифровые новости весны;

• Приглашение на Friend’s Day и новое в блоге;

Шапка. В ней должен содержаться ваш логотип, чтобы письма были узнаваемыми. Добавьте в верхней части письма меню, чтобы сделать удобным переход в нужный раздел сайта прямо из письма. Можно использовать сразу под шапкой узнаваемый основной баннер, по которому получатели смогут безошибочно идентифицировать вашу новостную рассылку:

Контент. Выделяйте заголовки и делайте отступы. Чтобы представленный в емейл сообщении текст (а его в информационном письме больше, чем в промо) воспринимался легко, важно расставить визуальные и смысловые акценты.

Футер. Хотите получить эффект вирусной рассылки? Добавьте в информационное письмо кнопки «Поделиться с другом» или «Переслать». Не исключено, что подписчики ими воспользуются, особенно если контент был действительно интересным для вашей аудитории.

Если вы решили отправлять информационное письмо от лица представителя компании, а еще лучше, если автором письма является признанный эксперт в обсуждаемой теме, в футере можно разместить блок с его фотографией и контактной информацией. Такая подача привлечет внимание и повысит доверие к вашей компании. Например, вот футер письма от кулинарного портала:

Эти простые советы относительно того, как оформить информационное письмо, сделают ваше сообщение стильным и запоминающимся, оно будет выделяться на общем фоне и не останется незамеченным.

Не письмами едиными … можно информировать

Информационными могут быть не только письма. Программы для email рассылки предлагают своим пользователям и другие каналы коммуникации, например, СМС, Вайбер и web push. Поэтому смело можно экспериментировать. В частности, для информационных рассылок хорошо подходят Push notifications. Этот канал позволит достучаться даже до той части аудитории, которая не слишком активно читает почту или вовсе не подписана на емейл сообщения. Ниже приводится пример информационного Push уведомления:

Одно из преимуществ пуш сообщений — доступность данного канала. А еще — простота создания и отправки рассылки. Даже неподготовленный пользователь системы eSputnik легко справится с созданием пушей после ознакомления с инструкцией.

Дополняя емейл другими каналами, вы тем самым увеличиваете охват своей целевой аудитории. А вероятность того, что подписчик получит ваше сообщение и прочитает его, существенно увеличивается, так как вы предлагаете ему информацию именно в той форме и в том канале, где ему удобно с ней ознакомиться.

Наш сервис для емейл рассылки предоставляет возможность создания мультиканальных сценариев и комплексного использования сообщений разных типов для отправки информационных и промо уведомлений. Если вы еще не используете eSputnik на полную мощность, пришло время это сделать и получить максимум пользы для вашего бизнеса.

esputnik.com

Письмо-сообщение

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. ¹

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений. ²

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам, что…», «Доводим до Вашего сведения, что…», «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…». ³

Письмо-сообщение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Дополнительная информация:

• пример оформления письма-сообщения;

• служебное письмо;

• информационно-справочные документы;

• почтовый адрес.

_____ ¹ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с. ² Там же. ³ Там же.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. ¹

Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, не­обходимо назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)». ²

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-подтверждение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-подтверждения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Дополнительная информация:

• пример оформления письма-подтверждения;

• служебное письмо;

• информационно-справочные документы;

• почтовый адрес.

_____ ¹ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с. ² Там же.

Информационное письмо

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. ¹

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.²

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.³

Информационное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

studfiles.net

Информационное письмо

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

• письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
• письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;
• письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;
• письмо-напоминание – о выполнении обязательств;
• рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

Исх. № 201112-1 от «20» ноября 2012 г.

Директору ООО «Имидж» А.В. Сухаревой

 

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2012 г. С 23.11.2012 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

С уважением, Директор ООО «Мишель»

Литвинова

Т. В. Литвинова

 

Образец информационного письма о выставке

Уважаемые участники!

Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней.

1. Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Гоголевском бульваре в здании «Фотоцентра» Союза журналистов России.
2. Минимальный размер изображения по короткой стороне — 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне – 45см (напр. отпечаток 30х45).
3. Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
4. Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
5. Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес [email protected] для предварительного ознакомления их мини-изображения (preview 800х600 точек) с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 февраля.
6. Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля.

C уважением, оргкомитет

Приложение. Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).

Скачать информационное письмо образец

hr-portal.ru

Как оформить информационное письмо

Каждая организация должна уделять особое внимание официальной переписке. Ведь она является частью имиджа и поддерживает деловую репутацию. Информационное письмо – пример одного из видов такой переписки, и ниже речь пойдет именно о правилах его оформления.

Как правило, такие письма носят официальный характер, составляются по типовому шаблону и имеют обобщенного адресата (рассылка осуществляется по списку). Кстати, сразу следует оговориться, что использование местоимения «Вы», написанного с большой буквы, допустимо при конкретном обращении только к одному человеку. Во всех остальных случаях следует использовать строчную букву: ваше, вам.

Предназначается информационное письмо действующим или потенциальным партнерам организации. Сведения, которые следует сообщить адресату, должны быть максимально информативными. Не исключено, что такой документ может содержать различные приложения к сообщаемой информации. Письмо должно составляться в соответствии с общепринятыми правилами делопроизводства.

Слева, в верхнем углу письма, обязательно должны быть указаны реквизиты и контактная информация организации, являющейся автором. В случае наличия в организации углового штампа, следует его проставить, так как он является носителем необходимой информации. Если информационное письмо инициировано вами, укажите дату и исходящий номер. В ответах на запрос необходимо указывать дату и номер входящего документа. Верхний же правый угол предназначается для обозначения адресата. Причем, неплохо бы было узнать персональные данные руководителя организации – получателя письма, и перечислить его должность, название компании и полный адрес местоположения.

Теперь немного о самом тексте. Продумайте и укажите тему сообщения. К примеру, о проведении выставки или о рассмотрении предложений. Начните вступительную часть со слов: «Сообщаем вам…», «Доводим до вашего сведения…» и тому подобное. Вступление напрямую зависит от вида информационного письма и его целей. Далее, как можно подробнее попытайтесь донести основную мысль послания. При необходимости добавьте приложения и не забывайте перечислить их названия в конце письма, а также впишите количество прилагаемых листов. Завершать информационное письмо следует заверениями в уважении, а также указанием должности и личных данных автора-составителя. Обязательна подпись и контактный телефон исполнителя.

Существует несколько разновидностей информационных посланий, краткое описание которых дается ниже.

Рекламно-информационное письмо (коммерческое, презентационное) заостряет внимание публики на товарах, событиях, услугах. Оно не предполагает прямого обращения к конкретному адресату, поэтому готовить ответ на него не требуется. Цель такого послания – указать какие-либо преимущества или побудить к действию.

Письмо-сообщение отражает события, взаимно интересные для обеих сторон, в отличие от письма-уведомления, ценного только для получателя.

Основной целью письма-извещения является информирование адресата о проведении публичного мероприятия, например, выставки, совещания, конференции. Такое информационное письмо имеет обязательный атрибут – конкретные детали об условиях, месте и времени проведения.

Пример информационного письма:

Учебный бизнес-центр «Стелла» сообщает о проведении обучающего семинара по теме «Налогообложение индивидуальных предпринимателей», и предлагает Вам принять в нем участие. Программа обучающего семинара прилагается. Проведение семинара назначено в большом актовом зале административного здания ЗАО «Агрегат» на 12 января 2013 года. Регистрация участников будет проводиться с 9-00, начало проведения семинара в 10-30. Адрес: г.Можайск, ул.Ленина, 54. В случае Вашего согласия убедительно просим подтвердить участие до 11 января 2013 года. На все интересующие вопросы Вам ответят в нашем офисе или по телефону: 45-16-28.

Приложение: на 3 л., в 1 экз.

fb.ru

Информационное письмо

Информационные письма – это группа писем, различных по жанру: посьмо-сообщение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, рекламное письмо и др. Для связи частей информационного письма использубтся стереотипные формулы-присоединения, формулы-противопоставления, формулы-обобщения.

Формула-присоединение:

• Во-первых…

• Прежде всего …

• Во-вторых…

• Затем…

• В заключение…

• В соответсвии с …

• В силу этого …

• Как указывалось…

Дополнительно В дополнение Одновременно с этим Переходя к следующему вопросу Кроме того, Также При этом В связи с …		сообщаем … информируем …
	(к тому же) (кроме того) (также) (еще)		добавить… дополнить…

Формула-противопоставление:

(мы) вынуждены (нам) приходится (мы) должны

отметить… сказать…

Формула-обобщение, итог:

Исходя из На основании	вышеизложенного вышесказанного	следует … (мы) хотим… (нам) хотелось бы… (нам) необходимо…
Таким образом, Итак, Подводя итоги, В заключение
Заключая Суммируя Учитывая	все сказанное все вышеизложенное	мы считаем…

Письмо-извещение

Обычно такое письмо является ответом на запрос. Ключевые слова: сообщаем, извещаем, ставим Вас в известность, доворим до Вашего сведения и др.

Извещаем Уведомляем Информируем	(Вас) о том, что…
Нам приятно сообщить Имеем честь сообщить С радостью сообщаем С сожалением сообщаем Сообщаем Ставим Вас в известность Ссчитаем необходимым поставить Вас в известность Сообщаем к Вашему сведению Доводим до Вашего сведения, Примите, пожалуйста, к сведению,	(Вам) , что
	сообщить Вам… уведомить Вас… поставить Вас в известность… довести до Вашего сведения…

При ссылках:

Ссылаясь на телефонный разговор Ссылаясь на Ваш запрос В ответ на Ваше письмо Согласно Вашей просьбе В дополнение к нашему письму

сообщаем, извещаем, уведомляем, информируем, ставим Вас в известность,

что…

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ:

Композиция письма, как правило, двухчастная: в персой части напоминается о задолженности, об истечени сроков, о невыполнении и т.п.; во второй части следует предупреждение о мерах, которые будут приняты с случае невыполнения взятых на себя другой стороной обязательств.

Стандартные выражения письма-напоминания:

• Позвольте Вам напомнить…

• Напоминая о сроках…

• Напоминаем, что…

• Напоминая о …, просим …

• Вторично ставим Вас в известность…

• Вторично посылаем сведения (заявку, извещение) и напоминаем, что…

• Несмотря на неоднократные напоминания,…

• Еще раз прошу (просим)…

• Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание…

• По истечении.. срока наше предложение теряет силу…

• В противном случае (мы) будем вынуждены обратиться в …

• В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.

studfiles.net