Правила оформления писем: как вести переписку с парнёрами
Правила оформления электронных писем
Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.
Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.
Время реакции на входящие письма
Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.
Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.
На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).
Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.
Оформление темы письма
Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах.
Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:«.
Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:«.
Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.
Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.
Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».
Использование бэкграундов и оформительских скинов
Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.
Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.
Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)
Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.
Например:
Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]
Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.
Приветствие
В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:
Добрый день, Иван Иванович!
Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.
Подпись
Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.
Подпись должна быть:
-
компактной;
-
содержать ФИО или псевдоним автора;
-
содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)
В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.
Пример правильной подписи:
[ пустая строка ]
—
С наилучшими пожеланиями,
Сергей Сизых, Sizykh.S@ляляля.ru
664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309
Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86
Цитирование исходного письма
При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.
Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.
Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.
Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.
Например:
ИИ> Сколько стоит разработка сайта?
Разработка сайта стоит 3 рубля.
ИИ> Срок?
2 часа
Ошибки в тексте
Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.
Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.
Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»
Правильное оформление писем | Служба поддержки управляющих советов
Правильно оформленное письмо — показатель компетентности и серьезности Вашей организации, поэтому при оформлении писем важно соблюдать следующие правила:
- письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать полное наименование организации и справочные данные об организации для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ. Если у организации есть бланк, это повышает ее статус в глазах адресата;
- необходимо помнить о стандартных полях: (левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм) и не допускать «забегания» букв на поля или даже за поля, которые нужны для резолюций, удобства чтения и архивирования;
- в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации;
- необходимо придерживаться определенного стиля письма. Это может быть абзацное или блочное письмо. Главное – придерживаться единого стиля во всем тексте. Более современным является блочный стиль;
- рекомендуемый шрифт для оформления писем – Times New Roman Cyr, кегль № 12-14, межстрочный интервал – 1-2. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении, т.е. шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой;
- важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. В зависимости от этого могут применяться различные стили оформления адресата (см. Приложение). Главное – правильно указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение;
- в письме не должно содержаться более четырех адресатов, слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится;
- в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, «Об уплотненной застройке в Ленинском районе…»), для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма;
- текст письма должен начинаться с обращения к адресату. При абзацном типе письма – обращение располагается по центру, при блочном — пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству («Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии («Уважаемый г-н Иванов!»). В органах государственной власти принято после обращения ставить восклицательный знак, но допускается также после обращения ставить запятую;
- текст письма состоит из трех частей: первая – причины, основания для обращения; вторая – выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья – заключительная фраза, формулировка вежливости («С уважением», «С благодарностью» и т. п.). Не забывайте четко написать о том, чего именно Вы хотите, не забывайте и о третьей части;
- при наличии приложений до подписи пишется слово «Приложения» и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность;
- при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи;
- внизу листа, как правило, указывается исполнитель, чтобы адресату можно было непосредственно с ним связаться, обычно – фамилия и телефон;
- документы, оформленные с помощью компьютера, могут содержать отметку об автоматическом поиске документа, то есть название файла в компьютере;
- при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа. Но, чем меньше страниц, тем лучше;
- печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.
После подготовки, регистрации и подписания письма, при отправке почтой, оно упаковывается в конверт (необходимо аккуратно и внимательно заполнить соответствующие графы, относящиеся к данным получателя и отправителя) и относится на почту, где может быть отправлено обычным письмом, заказным письмом (в т. ч. с уведомлением о вручении адресату), отправлением 1 класса, экспресс-почтой и т.п. (в зависимости от ситуации).
Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем
Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.
Бланк письма
Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.
Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.
Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.
Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.
Правила деловой переписки
Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.
Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.
Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.
Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.
Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.
Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:
- «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
- «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
- «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.
Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:
- сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
- затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
- завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).
Как излагается деловое письмо:
- Просим предоставить данные о…, подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
- Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:
- «С уважением,» «Искренне Ваш»
или в более позитивном ключе –
- «С наилучшими пожеланиями»,
- «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
- «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
- «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.
Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.
Евгения Полоса
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 337 комментариев
Правила оформления и шаблон официального письма на английском языке
Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.
Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.
Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:
Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.
Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.
Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:
- весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
- красная строка не используется;
- пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
- выравнивание делается по левому краю.
Правило №2: Пишите простым и понятным языком.
Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.
Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.
Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Пример:
Online-school of foreign languages «LINGVISTER»
121 Suvorov St
Kaluga 248000
Russia
Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.
Правило №4: Обратите внимание на формат даты.
Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.
Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.
Пример:
16 December 2014
В США и Канаде последовательность другая — месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.
Пример:
December 16, 2014
Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.
Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:
- полное имя
- должность
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Пример:
Mr Christopher Nolan
Executive Producer
Syncopy Films Inc.
4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203
Burbank, CA 91522
USA
Правило №6: Выберите приветствие и обращение.
Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.
В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:
Dear Mr Vice President:
Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:
Dear Mr Nolan,
Dear Christopher,
В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:
Dear Sirs,
Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:
Dear Sir or Madam,
Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.
Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.
Пример:
Dear Mr Nolan,
SAN DIEGO COMIC CON 2014
Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».
В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:
- I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
- I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
- I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- I appreciate any feedback you may have.
Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.
Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:
Kind regards,
Best regards,
Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:
Dear Mr Nolan…Yours sincerely,
В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:
Dear Sir or Madam…Yours faithfully,
Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!
Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.
Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).
Пример:
Yours sincerely,
GREGORY PECK
CEO
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Project Manager
Правило №10: Упомяните вложения в письме.
Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.
Пример:
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Project Manager
Enc
Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.
Правила оформления писем | WEBNAMES
Внимание! Прием писем на смену Регистратора и Администратора доменов по факсовым копиям не осуществляется.
Для юридических лиц:
Письма, представленные от имени организации (юридического лица), должны быть оформлены на фирменном бланке организации, подписаны Руководителем и заверены печатью организации. Если письма подписывает лицо, не имеющее полномочий в соответствии с Уставом организации (полномочия имеют Директор, Генеральный директор, Ректор), то в письме должна быть дана ссылка на документ, подтверждающий его полномочия (Приказ или Доверенность на право подписи). Простая копия Доверенности или Приказа должна быть приложена к письму.
Для физических лиц :
Заявление можно направить почтой или курьерской службой в центральный офис ООО «Регтайм» по адресу: 443013, г.Самара, Московское шоссе, д.17, офис 2103, ООО «Регтайм»
В случае отправки почтой подпись физического лица на документе должна быть заверена нотариально. Для юридических лиц нотариальное заверение не требуется.
При отправке Почтой России рекомендуем использовать заказные отправления без объявленной ценности. Письма с объявленной ценностью идут очень долго.
Также подписанное заявление может быть доставлено лично заявителем в один из офисов. При визите в офис обязательно иметь при себе паспорт. Адреса наших офисов:
Центральный офис Webnames.ru
Адрес офиса: г. Самара, Московское шоссе, д.17, оф.2103 (ТOЦ «Вертикаль», 21 этаж)
Время работы: ПН — ПТ 9:00 — 18:00
Перерыв: 13:00 — 14:00
Телефон: +7 (846) 373-30-47
Почтовый адрес: 443013, г. Самара, Московское шоссе, д.17, офис 2103 ООО «Регтайм»
В этом офисе можно:- оплатить услуги;
- заключить договор;
- передать корреспонденцию.
Описание проезда: Высокое 27 этажное здание в центре города. Добраться к нам можно как на автомобиле так и на общественном транспорте. Рядом станция метро «Московская» и ТОЦ «Скала».
Офисы в других городах Внимание!В офисах осуществляется прием заявлений от физических и юридических лиц по вопросам заключения и исполнения договоров.
Запросы от правоохранительных органов, судебные, адвокатские в указанных офисах НЕ принимаются!
Такие запросы следует направлять на почтовый адрес в
г. Самара.
Webnames.ru Самара — +7 (846) 3733047
Адрес офиса: Московское шоссе, д.17, оф.2103 (ТOЦ «Вертикаль», 21 этаж)
Время работы: ПН — ПТ 9:00 — 18:00
Перерыв: 13:00 — 14:00
Телефон: +7 (846) 3733047
Почтовый адрес: 443013, г. Самара, Московское шоссе, д.17, офис 2103 ООО «Регтайм»
В этом офисе можно:- оплатить услуги;
- заключить договор;
- передать корреспонденцию.
Описание проезда: Высокое 27 этажное здание в центре города. Добраться к нам можно как на автомобиле так и на общественном транспорте. Рядом станция метро «Московская» и ТОЦ «Скала».
QR код
По Вашему сообщению создан тикет [regtime #]. Пожалуйста, указывайте этот номер в теме писем при дальнейших обращениях по этому же вопросу.
Требования к оформлению служебных и деловых писем
Основные требования
Что должно содержать деловое письмо?
О реквизитах письма подробно
Служебное или деловое письмо – документ, выполняющий функцию связи между различными подразделениями организации либо между компаниями в процессе их деятельности.
Основные требования
- Оформление письма выполняется на фирменном бланке (формат А4 либо А5).
- Письмо должно подписываться руководителем организации либо его заместителями.
- Обязательные требования – грамотность текста, аккуратность, отсутствие исправлений, помарок.
- Стиль письма – официально-деловой, содержание – с включением объективных сведений о произошедших или будущих событиях, при необходимости – дополнение в виде соответствующих материалов (приложение).
- Письмо составляется в 2-х экземплярах. 1 вариант оформляется на бланке компании, копия – на обычном листе без подписи, с заверением секретарем.
Что должно содержать?
- Дату, номер, данные адресата и отправителя;
- Указание на дату, номер ранее полученного письма;
- Заголовок о сути письма и текст;
- Пометка о наличии приложений;
- Подпись и при необходимости печать;
- Отметка о сотруднике-исполнителе.
Перечисленные реквизиты обязательны для указания в служебном/деловом письме.
Допустимо изображение эмблемы компании, которое располагается в верхней части документа. В письме может присутствовать общепринятое изображение герба (российского или регионального). В этом случае эмблема в письме не воспроизводится.
Данные отправителя – полное либо сокращенное наименование компании, отправляющей письмо.
Номер часто состоит из нескольких частей, при этом каждая имеет свое значение. Пример — №3/17-3055.
Заголовок должен быть кратким, отображающим суть письма. Место расположения – перед текстом.
Пометка о том, что имеется приложение, проставляется в случае, если прилагаются какие-то материалы, документы. Место расположения – нижний угол письма.
Подпись – слева под текстом. Содержание: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись, ее расшифровка.
ВАЖНО! При отсутствии подписи письмо официальным не является, оно не имеет юридической силы.
Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:
- Написание делового письма
- 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
- Как ответить на агрессивное письмо клиента
- Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
- Требования к письму. О времени ответа на письмо
- Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
- Составление делового письма. Обращение и приветствие
- Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
- Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
- Правила электронной деловой переписки О теме письма
- Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
- Простые правила русского языка
- Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
- Этика электронной деловой переписки
- Как грамотно написать письмо-отказ
- Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
- Этика делового общения в электронной переписке
- Имидж делового человека в электронной деловой переписке
- Продающее письмо или «Фишки убедительности»
- Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:
E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
Деловая переписка. Имидж и деловые интересы
Поделиться в соц. сетях
Оформление email писем: Правила и лучшие практики
Email является одной из популярнейших форм общения между представителями организаций, фирм, компаний, частными лицами по самым разным вопросам. Каждый день отправляется множество писем, но не все задумываются, как составить письмо для рассылки по правилам, соответствует ли содержание и оформление email-рассылки ожиданиям получателя? А ведь это влияет на восприятие сообщения и его эффективность. Чтобы у вас не возникало трудностей с тем, как правильно составить емейл, читайте наши рекомендации.
12 правил эффективного составления писем
Перед тем как написать емейл, определитесь с целевой аудиторией, которой хотите что-то сообщить или предложить. Если есть сомнения хотя бы по одному из кандидатов, не включайте его в рассылку. Задумайтесь о своей репутации, напрасно потраченном бюджете и времени.
Что нужно сделать перед составлением письма для рассылки:
- Четко сформулируйте цель отправки.
- Определитесь с вашей целевой аудиторией: рассылка будет по всей базе или определенному сегменту?
- Каким будет письмо для рассылки: рекламным или информационным?
- Выделите основную мысль, которую хотите донести в тексте.
- Не бойтесь показаться смешным. Лучше быть творческим и интересным, чем стандартным и скучным.
Чем больше деталей вы продумаете вначале, тем проще для вас будет оформление письма.
Теперь предлагаем подробнее ознакомиться с 12 правилами того, как правильно делать email-рассылку.
1. Отправитель должен быть узнаваем
Определитесь с полем «От кого», не обезличивайте его. Намного приятнее получать письмо от человека, нежели от какой-то организации, а еще хуже – просто от неизвестного адреса. Выбрав адрес отправителя однажды, не меняйте его часто. Ваш адрес и имя – визитка компании! Они должны соответствовать бренду, легко узнаваться и запоминаться.
2. В поле «Тема» четко отображайте основную идею письма
Читатель не должен быть обманут. Именно поле «Тема» влияет на решение получателя: читать письмо полностью или удалить, даже не просматривая. Постарайтесь заинтересовать читателя, но не раскрывать всю идею сообщения сразу. Одного короткого предложения вполне достаточно: откажитесь от длинных фраз, рекламных текстов и штампов. Также не стоит указывать в теме письма имя отправителя.
Оформление email-рассылок не должно быть однообразным, тем более постоянно повторяющимся. Если вы ранее делали рассылки, проследите, какие из тем получали больше всего откликов. Придерживайтесь подобного стиля, но избегайте повторений. Тема должна быть такой, чтобы из десятка полученных писем, подписчика заинтересовало именно ваше. Для этого вынесите в тему сообщения его пользу для получателя. Если уместно, то используйте эмодзи, с которыми оформление рассылки выглядит более неформально.
Например, тема письма о конференции выделяется на фоне остальных:
Хотите бесплатный шаблон письма?
Получить!3. Не игнорируйте прехедер
Добавьте прехедер, который поможет подробнее раскрыть суть сообщения. Особенно важно использовать его, если тема письма короткая. Тогда в предзаголовок можно добавить уточняющую информацию. Если не прописать этот элемент, то почтовик может отобразить за темой текст из письма, в т. ч. и служебный.
4. Начните письмо с приветствия
Пишите адресату, как другу: тепло, искренне и уважительно, избегая при этом фамильярности. Обращаться нужно персонально к каждому подписчику, предоставляя нужную ему информацию, и только так, как он сам того пожелал: по имени, по имени-отчеству, по прозвищу☺. Внимательно просмотрите базу контактов перед тем, как написать письмо для рассылки и использовать ее в подстановке имен. Наверняка вы встретите досадные опечатки, которые лучше исправить ДО отправки. В системе eSputnik есть функция автоматической проверки имен адресатов, которая сэкономит вам время.
Имена, прошедшие проверку, будут добавлены в емейлы при рассылке, а с ошибками – нет.
Избегайте обращений вроде: «Доброго времени суток, Дорогой (-ая), Уважаемый (-ая)».
Лучше использовать подстановку персонализации, которая доступна в редакторе любого сервиса рассылок.
5. Убедите читателя, что письмо адресовано ему
Составьте письмо так, чтобы получалось доверительное общение с клиентом. Используйте в нем знания, полученные о человеке ранее. Подавая информацию, постарайтесь учитывать все, что вы знаете о клиенте, опыт предыдущих рассылок и его поведение на сайте или в приложении. В приветственной рассылке предложите подписчику самостоятельно выбрать, какие темы/товары его интересуют, чтобы присылать ему соответствующие подборки. Для этого можно, например, создать опрос в Гугл форме.
Например, с помощью товарных рекомендаций в письме можно выводить товары, услуги, статьи, которые могут понравиться конкретному человеку. Они автоматически подбираются, исходя из предыдущих действий клиента на сайте или в мобильном приложении: просмотров, покупок, добавления в избранное и т. д.
6. Минимум воды
Не загружайте текст ненужными деталями, описаниями. В то же время сделайте его емким и интересным. Лучше создать красивый призыв к действию, чтобы заинтересовать подписчика перейти на сайт и прочитать там полную информацию.
Если вы отправляете сообщение с подборкой товаров, то уместно использование нескольких видов кнопок: для карточек и остальных задач. Кроме того, несколько призывов будут хорошо смотреться в длинном письме, разбитом на тематические блоки. Это визуально облегчит восприятие текста, и пользователю не придется искать СТА по всей простыне сообщения. Разным типам кнопок нужен свой дизайн, чтобы их можно было отличить.
7. Следите за целостностью письма
Это одна из важнейших рекомендаций о том, как правильно составить письмо для рассылки. Придерживайтесь одной темы, не теряйте основную мысль. Если вы и хотите что-то добавить, пусть этот текст существенно не отличается от основного, а еще лучше будет отправить отдельное сообщение. Излагайте мысли последовательно:
8. Избавьтесь от терминов
Не используйте понятные только вам слова и сокращения. Текст должен легко читаться и восприниматься.
Например, сравните два текста:
- Обувь с металлическими подносками защитит пальцы от ударов с энергией до 200 Дж. Проколозащитная прокладка должна уберечь от проколов и порезов, согласно ГОСТ 28507. Подошва из полиуретана обладает износостойкими свойствами — ГОСТ 12.4.137.
- Полиуретановая подошва прослужит долго, а также защитит обувь от проколов и порезов.
Согласитесь, хоть информация и важная для читателя, но второй текст будет читаться куда проще.
9. Не текстом единым
Картинки были и остаются must have для привлекательной структуры письма. Они разнообразят макет, делают его более наглядным и помогают вашим письмам запоминаться. Но и баланс нужно соблюдать: не делать сообщение сплошной картинкой и придерживаться соотношения 60%/40% в пользу текста, чтобы не иметь проблем с почтовиками. Читайте подробнее, как грамотно работать с изображениями для емейлов, в этой статье.
Кроме того, в трендах держатся анимация и видео, AMP-элементы. С ними рассылки не будут приедаться подписчикам и получат больший отклик, чем стандартные. Все это есть редакторе eSputnik:
10. Обязательно «прощайтесь» в футере
Можно не использовать стандартные фразы, а просто указать:
- от кого адресовано письмо,
- контактные данные,
- ссылки на социальные сети,
- адреса магазинов и т.д.
Клиент должен знать, что у него есть возможность в любой момент связаться с вами или заглянуть к вам в гости, даже если сейчас нет такой необходимости.
Оформление email-рассылок требует добавления в футер ссылки на отписку – это обязательное условие почтовых служб. Ссылка должна быть хорошо видна пользователям. Некоторые компании дополнительно объясняют клиенту, почему его адрес оказался в рассылке. Другие – просто ограничиваются лаконичным словом “Отписаться” в конце емейла. А можно проявить фантазию и оформить это предложение в короткую фразу с ноткой юмора.
11. Проверяйте письмо перед отправкой
Оформление email-писем не терпит халатности. Просматривайте дизайн и общую композицию рассылки, вносите правки, делайте его таким, чтобы вы сами хотели его получить. Проверьте все ссылки, просмотрите изображения, есть ли альтернативный текст. Alt-текст появляется на месте картинки, если в почте не отображается фото. Это напомнит пользователю включить в почтовике отображение картинок, если они отключены, и даст общее понимание, что на них.
Отправьте себе тест и откройте письмо в разных браузерах, на десктопе и на мобильных устройствах, отследите, сохранилась ли структура письма. С ростом популярности темного режима в почтовых сервисах в чек-листе каждого емейл-маркетолога должен появиться дополнительный пункт – проверить, корректно ли отображается письмо при активированном Dark Mode. Перед запуском, обратите внимание на то, хорошо ли читается текст и видны картинки в темном режиме.
Текст не должен содержать технических и грамматических ошибок. На привлекательное, грамотное, интересное сообщение читатели откликнутся более охотно.
12. Экспериментируйте
Не забывайте, что даже незначительная мелочь сможет повлиять на результат. Изменяйте содержимое писем, проследите, какие факторы склоняют подписчиков читать их и реагировать.
Проверьте эффективность вашего емейла на мелочах. Например, сменив цвет кнопки «Купить» с синего на красный (или наоборот), вы можете повлиять на продажи. Также можете попробовать изменить ее расположение в письме, шрифт, размер. Но чтобы тест был точным, меняйте только один параметр за раз. Разделите базу клиентов на равные сегменты и разошлите им сообщения с разным вариантами использования кнопки. После этого сравните результаты и выберите оптимальный вариант.
Удобный редактор писем
ПопробоватьСмело пишите письма, дополняйте емейл-кампанию Viber-рассылкой, пуш-уведомлениями или СМС в омниканальных сценариях. Так ваши электронные кампании будут ещё эффективнее.
Формат официального письма— Как написать официальное письмо
Соблюдайте официальный формат письма при написании официальных писем
В английском языке существует ряд официальных форматов букв, которые следует использовать при оформлении официального или делового письма. Кроме того, вы стараетесь писать так же просто и ясно, как по возможности, и не делать письмо длиннее, чем необходимо. Помните, что нельзя использовать неформальный язык, например сокращения.
1) Укажите свое имя и контактную информацию
Обратный адрес должен быть указан в правом верхнем углу официального письма.Обычно это ваш адрес, но может быть и любой другой адрес, на который должен быть отправлен ответ.
2) Укажите имя и адрес получателя
Добавьте адрес человека, которому вы пишете. Адрес получателя должен быть написано слева, часто начиная с вашего адреса. Если вы собираетесь распечатать и отправить письмо используя конверт с окошком, убедитесь, что вы выровняли этот адрес с прозрачным пластиковым окошком.
3) Включите дату
Разные люди ставят дату на разных сторонах страницы.Вы можете написать это на справа или слева на строке после адреса, на который вы пишете. Напишите месяц словом.
4) Используйте правильное приветствие
Чтобы начать официальное письмо на английском языке, рекомендуется приветствовать человека, которому вы пишете, на правильный путь. Это известно как Приветствие . Если вы знаете имя человека вы пишете, а затем используйте здесь «сэр» или «мадам», в противном случае напишите их полное имя, включая их заглавие. Помните, старайтесь не быть слишком неформальным или случайным.
Примеры:
а) Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, используйте следующий вид (всегда желательно попытаться узнать имя):
Уважаемая госпожа,
Уважаемый господин,
Уважаемый господин или госпожа,
b) Если вы знаете имя , используйте титул (господин, госпожа, мисс или госпожа, доктор, и т. д.) и только фамилия . Если вы пишете женщине и не знаете, употребляет ли она миссис или мисс , вы можете использовать мисс , которая подходит для обоих замужние и одинокие женщины.
Уважаемый г-н Дженкинс,
Уважаемая г-жа Хамерс,
Уважаемая г-жа Хатчинс,
Уважаемая мисс Дэвис,
Уважаемый д-р Грин,
И т. д.
5) Создайте текст вашего официального письма
Напишите основную часть письма официальным языком. Будьте прямолинейны и старайтесь быть краткими насколько это возможно, часто между тремя или четырьмя абзацами.
Первый абзац должен быть коротким и предназначен для того, чтобы представить вас и указать цель письмо — сделать запрос, пожаловаться, попросить что-то и т.д.
Абзац или абзацы в середине письма должны содержать соответствующую информацию позади написание письма. Большинство букв в английском языке не очень длинные, поэтому держите информацию в уме. необходимого и сконцентрируйтесь на его организации в ясной и логичной манере, а не на расширении много.
В последнем абзаце официального письма должно быть указано, каких действий вы ожидаете от получателя. возмещение, отправка вам информации и т. д.
Если вам нужна дополнительная помощь в написании официальных или неофициальных писем, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать нас на нашем форуме по написанию писем.Наши преподаватели смогут помочь ответить на любые ваши вопросы. Задайте нам вопрос
Как написать официальное письмо на английском языке
Вам необходимо составить официальное письмо на английском языке для бизнеса, общеобразовательной школы и университета, что доказывает, что искусство составления официального письма все еще процветает!
Поэтому важно понимать, как написать официальное письмо на английском языке. Не знаете, как это написать? Я проведу вас через процесс шаг за шагом — это просто, обещаю.
Готовы научиться писать официальное письмо? Давайте углубимся в это.
Общие правила, которым необходимо следовать при написании официального письма на английском языке
Может показаться, что англоязычная культура включает в себя множество неформальных практик, но люди, имеющие дело с заявлениями или запросами, будут слушать хорошо написанное, правильно отформатированное официальное письмо, которое следует правила для неформальной, тусклой онлайн-заметки. Какие общие правила нужно соблюдать? Давайте посмотрим, как написать письмо:
1.Избегайте сленга, повседневного языка и сокращений
Когда вы используете сленговые слова и сокращения в официальном письме, получатель не будет воспринимать вас так серьезно. Вот несколько примеров сокращений:
Я, это, не могу, буду, ты бы, я бы, ты бы
Что можно использовать вместо этого?
Я, это, не могу, будет, ты бы, я бы, ты будешь
Засорение письма сленговыми словами и повседневным общеупотребительным языком, например сокращениями, может сделать ваше письмо более неформальным, чем формальным.Крайне важно избегать использования таких слов, как хороший, приятный, отличный, милый, законный, крутой, свежий, плохой, отстойный .
По сути, если ваше письмо похоже на разговор с другом, возможно, вам придется его переписать. В ближайшее время я расскажу подробности и логистику!
2. Используйте соответствующие приветствия
Старайтесь не начинать официальное письмо со слов «Как дела?» или классика Джоуи-Триббиани «Как дела?» Получатель, скорее всего, выбросит ваше письмо в корзину. Вместо этого вы можете выбрать одно из нескольких приветствий.
Если вы не знаете имя получателя, вы можете начать свое письмо с:
Кого это может касаться:
Однако, если вы знаете адресата, избегайте использования этого приветствия!
Если вы знаете пол, но не знаете имени, вы можете написать:
Уважаемый господин или уважаемая госпожа,
Если вы знаете имя и пол, вы можете указать:
Уважаемая мисс Джонс или Уважаемый мистер Джонс.Джонс,
Важно отметить, что американцы добавляют точку после Mr., Mrs., Ms., Dr., , в то время как британцы, говорящие на английском, не добавляют точку после.
Если вы пишете врачу, включая профессоров с докторской степенью, вы можете сказать:
Уважаемый доктор Джонс,
Если вы не знаете пол, вы можете написать полное имя получателя:
Дорогая Райли Джонс,
Вы заметили, что после каждого приветствия стоит запятая? Но двоеточие после Кого это может касаться ? Обязательно помните об этой крошечной, незначительной детали.
3. Вежливо подпишитесь
Подписание письма фразой «Мир, чувак!» не будет так хорошо работать в официальном письме. Ваше письмо может состоять из достойного тона голоса и красиво связанных предложений, но плохая подпись побудит получателя отбросить ваше письмо в сторону. Так как же вежливо подписать письмо так, чтобы это понравилось получателю?
The Balance Careers утверждает, что вы можете выбирать из множества вариантов!
Если вы не знаете получателя, вы можете выбрать одно из этих общих, но формальных окончаний:
С уважением, С уважением, С уважением, С уважением, Спасибо за ваше время, С уважением
Если в какой-то момент вы обменялись электронными письмами или ненадолго встретились, вы можете использовать следующие окончания:
Сердечно, С уважением, С уважением, С уважением, С наилучшими пожеланиями
Окончания, которых следует избегать:
Береги себя, Ура, До встречи, Мир
Когда вы подписываете письмо, первое слово начинается с заглавной буквы, а второе слово — со строчной. И не забудьте поставить запятую в конце второго слова!
4. Напишите только одну страницу
Проще говоря: получатель не захочет читать тринадцать страниц о вас. Поэтому, как правило, очень важно уместить ваше письмо на одной странице, если только он или она не попросит больше.
Письмо на одну страницу заставляет вас излагать свою точку зрения простым и понятным способом. Прежде чем писать, я советую вам составить список всего, что вы хотите сообщить, чтобы убедиться, что вы донесли свою точку зрения!
5.Обратите внимание на техническую структуру
При форматировании письма необходимо использовать простой шрифт, например Times New Roman или Ariel. Рекомендуется писать шрифтом 10 или 12 размера!
Также важно использовать одинарный интервал.
Когда вы закончите абзац, вы можете один раз нажать Enter на клавиатуре. У вас также должен быть пробел между датой, вашим адресом, обратным адресом, приветствием и практически каждой новой идеей — вы увидите, как это выглядит в формате письма ниже!
Давайте напишем письмо по-английски
Прежде чем мы перейдем к общей схеме письма, я хочу показать вам пример официального письма.
Вот сценарий:
Кара Кинг, 28 лет, из Канады, хочет подать заявку на преподавание английского языка студентам ESL в Америке! Она работала онлайн-учителем английского языка, няней, инструктором по футболу и писателем-фрилансером. (Я мог или не мог позаимствовать фрагменты своих предыдущих мест работы для этого «фальшивого» сопроводительного письма.)
Хорошо, давайте посмотрим, как написать официальное письмо. И не волнуйтесь, позже мы займемся логистикой!
Сопроводительное письмо Кары Кинг
3 сентября 2019 г.
Кара Кинг
123 Cool Street
Beautiful City AB 607 10th Ave SE
Канада
karak@email.ком
ESL Teaching Company
456 Teaching Avenue
New York, NY 10011, USA
Кого это может касаться:
Меня зовут Кара Кинг, мне 28 лет. Два года назад я окончил The Best University со степенью бакалавра гуманитарных наук: английский язык, где я узнал о важности правильной грамматики, творчества и выразительности.
Я увлечен обучением детей всех возрастов и уже очень давно. У меня есть опыт работы няней, онлайн-преподавателем английского языка и инструктором по футболу.Работа инструктором по футболу позволила мне понять важность составления планов уроков футбола с учетом возраста и стадии развития каждого класса. В результате я теперь понимаю, как строить свои планы уроков, чтобы они соответствовали младшим возрастным группам.
Последние три года я работал писателем-фрилансером и онлайн-преподавателем английского языка. Обе позиции помогли повысить уровень моих знаний в области грамматики. Когда я сочиняю статьи, я стараюсь, чтобы каждое предложение, каждая деталь, каждое слово плавно перетекали друг в друга.Моя способность связывать предложения в сочетании с моим пониманием сложных грамматических деталей, несомненно, принесет пользу студентам, изучающим ESL.
Я считаю, что мощное сочетание моей степени по английскому языку, моего писательского опыта и моего предыдущего опыта преподавания и коучинга поможет улучшить общую среду обучения и общий опыт изучения английского языка для каждого учащегося в вашей программе Young ESL Learners.
Я очень заинтересован в том, чтобы преподавать для вас неполный рабочий день.
С уважением,
Кара Кинг
План официального письма на английском языке
Письмо Кары содержало все эти важные особенности:
- Она написала дату в верхнем левом углу
- Она написала свой адрес и адрес компании под датой .
- Она начала свое письмо с официального приветствия
- Она представила себя и свои способности
- Она более подробно объяснила свой опыт во втором и третьем параграфах
- Она связала свой опыт воедино в заключительном абзаце — вы также можете найти время, чтобы поблагодарить работодателя за прочтение вашего письма в заключении
- Она закрыла письмо соответствующим формальным окончанием
Как вы думаете, теперь вы можете узнать, как написать официальное письмо на английском языке? Это не слишком сложно, правда? Тем не менее, есть еще одна вещь, которую вам нужно сделать, прежде чем отправить письмо — вычитать!
Общие советы по корректуре
Очень важно вычитывать письмо перед тем, как запечатать письмо или закончить письмо и отправить его. Мысль о корректуре того, на что вы потратили так много времени, может показаться скучной, но это на 100% необходимо. И когда я говорю вычитать, я не имею в виду быстро просмотреть ваше письмо. Я имею в виду чтение вслух слово в слово, что подводит меня к первому совету!
1. Прочтите письмо вслух
Быстрое сканирование вашего письма не принесет вам никакой пользы. Вы можете пропустить крошечные, неловкие ошибки, такие как случайное написание и дважды подряд или неправильное написание общего слова.Когда вы будете читать свое письмо вслух слово в слово, вы поймаете легко исправимые ошибки!
2. Отложите письмо на пару часов
Как только вы закончите писать, у вас может возникнуть соблазн отправить письмо сразу же, но я предлагаю отложить его на несколько часов. Это помогает дать вашему мозгу немного подышать, чтобы вы могли вернуться к письму со свежими мыслями.
3. Позвольте кому-нибудь прочесть ваше письмо
Вы можете ненавидеть мысль о том, что кто-то прочитает ваше письмо, но кто-то другой может заметить ошибки, которые вы могли пропустить. Вы даже можете посоветовать своему другу или родственнику прочитать письмо вслух, чтобы убедиться в отсутствии ошибок.
Боитесь, что ваши навыки письма не будут соответствовать стандартам работодателя? Не стесняйтесь проверить нашу информативную статью о простых методах письма!
В заключение
Вот оно! Теперь вы знаете, как написать официальное письмо на английском языке. Может показаться, что вы должны следовать множеству правил, но, в конце концов, внимательное следование пошаговому процессу может помочь вам найти работу своей мечты.
Как написать письмо
Наши дедушки и прабабушки постоянно писали письма: своим друзьям и родственникам, управляющему банка, чтобы выразить соболезнование, пожаловаться, пригласить кого-то в гости, принять приглашение и поблагодарить людей за гостеприимство или подарки.
В настоящее время нам не нужно писать письма очень часто, и это стало умирающим искусством. Электронная почта, Facebook, Twitter и обмен мгновенными сообщениями позволяют нам оставаться на связи все время. Тем не менее, бывают случаи, когда написать письмо уместно, и хорошо бы знать, когда и как его написать.
На этой странице объясняются различные типы писем, от неофициальных до официальных, и рассказывается, как писать каждое из них. На этой странице мы говорим о написании писем, которые будут отправлены обычной почтой, а не электронной почтой. Большинство писем, описанных на этой странице, никогда не следует отправлять по электронной почте. Единственным исключением является заявление о приеме на работу, когда к сопроводительному электронному письму следует приложить официальное письмо.
Общая структура письма
Официальное письмо имеет стандартную структуру, а именно:
Ваш полный адрес Дата письма | ||||||
Имя человека, которому вы пишете Его полный почтовый адрес | ||||||
Уважаемый [Имя получателя], Тема письма Текст письма | ||||||
С уважением, [Войдите в этом поле] [Ваше полное имя] ([ваше обращение: Mr, Mrs, Ms]) |
Если вы пишете неофициальное письмо , вы можете опустить имя и адрес получателя, а также можете подписать его более неформально: « С любовью » или « С наилучшими пожеланиями », а не «Искренне Ваш» и подпишитесь только своим именем, опуская фамилию и должность.
Формы для подписания письма различаются в зависимости от того, как вы его адресовали. Правило состоит в том, что если вы обратились к нему « Уважаемый сэр », то вы подписываетесь «С уважением», а если вы обращались к человеку по имени, то вы подписываетесь «Искренне ваш».
Что делать, если вы не знаете имени человека, которому пишете?
Это может произойти, например, если вы хотите отправить письмо или жалобу в компанию, и вам сказали «, просто отправьте его в отдел обслуживания клиентов ».
Ваши варианты:
Начните письмо с « Кого это может касаться ». Это не выглядит очень личным, но соответствует тому, что вам сказали делать.
Отправьте письмо «Главе отдела обслуживания клиентов» по адресу компании, затем используйте « Уважаемый господин ». « Уважаемый господин » технически является правильной формой, когда вы не знаете имени человека, но многие люди предпочитают « Уважаемый господин или госпожа ».
Введите в Google имя человека, который возглавляет этот отдел, и используйте его имя. Если вы пишете в крупную компанию, эта информация должна быть общедоступной, и нет никаких оправданий тому, что вы ее не найдете и не используете. Если компания скрывает имя лица, ответственного за обслуживание клиентов, то представляется вполне разумным направить жалобу непосредственно генеральному директору.
Почему это важно? Потому что письма, адресованные лично вам, скорее всего, дойдут быстрее, а также получат больше личного внимания.
Единственным исключением является случай, когда вы пишете редактору газеты , и в этом случае вы всегда пишете «Уважаемый господин». Форма для использования на конверте: «Редактор», затем название и адрес газеты.
Предупреждение о необычных заголовках
Титулы «сэр» и «дама» идут вместе с именем. Поэтому вы адресуете письма рыцарям и дамам «Уважаемый сэр Джон/дама Нелли», а не «Уважаемый сэр Смит/дама Мельба».
К сверстникам, однако, обращаются по титулу и фамилии: «Дорогой лорд Дженкинс».
Если вы сомневаетесь, посетите веб-сайт или позвоните в офис человека, которому вы пишете, и спросите, как к нему следует обращаться.
Как правило, деловые письма следует набирать и печатать, а личные писать от руки. Если вы пишете от руки, используйте синие или черные чернила.
Если вы считаете, что можете отправить электронное письмо вместо письма, не используйте полную формальную структуру. Просто начните свое электронное письмо «Уважаемый господин [имя]», затем текст, который вы хотите отправить, а затем «С уважением, [ваше полное имя]».
Особые типы писем: особые случаи
Официальные приглашения
Свадебные приглашения или приглашения на очень официальные мероприятия, такие как вечеринка в саду в Букингемском дворце или Белом доме, пишутся от третьего лица:
Мистер и миссис Джон Смит просят насладиться компанией Мисс Далила Грин + гость на свадьбе их дочери Марии с мистером Джорджем Джонсом Дом, Танбридж-Уэллс, Кент. Ответить. |
RSVP расшифровывается как «Respondez, s’il vous plait», что в переводе с французского означает «Пожалуйста, ответьте». Не делать этого возмутительно грубо, даже если вы не можете присутствовать. Правильный способ ответа — рукописное письмо в той же форме от третьего лица:
.Мисс Далила Грин благодарит мистера и миссис Джон Смит за их любезное приглашение на свадьбу их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса в субботу, 25 июля, в 12 часов дня в доме Джейкоби, Танбридж-Уэллс, Кент.Она будет рада принять участие. Г-жу Грин будет сопровождать г-н Джеймс Уайт.
Скопируйте форму приглашения, чтобы ваши хозяева знали, что вы правильно поняли, где вам быть и когда. Если в вашем приглашении написано «+ гость», вашим хозяевам будет полезно, если вы закончите свой ответ, назвав им имя вашего гостя, чтобы они могли включить его в план стола, если захотят.
Если вы не можете присутствовать, скажите что-то вроде:
‘ Она сожалеет, что не сможет присутствовать, так как у нее есть предыдущая помолвка ’.
Поблагодарить кого-то за гостеприимство или за подарок
На самом деле не имеет значения, будете ли вы и ваши друзья «приходить» для формальной благодарности. Известно, что никто никогда не был оскорблен письмом с благодарностью за то, что они приняли вас на выходные, или на свадьбу, или за подарок.
Многие люди обижаются на отсутствие формальной благодарности, и это может повлиять на ваши шансы на получение дальнейших приглашений. Просто отправьте одну, даже если это всего лишь открытка. И не пишите по электронной почте и не отправляйте текстовые сообщения, это не то же самое, и ваш хозяин может обидеться.
Никогда напишите личное благодарственное письмо. Это должно быть написано от руки, каким бы ужасным ни был ваш почерк. Условно благодарность за гостеприимство всегда адресовалась хозяйке. Однако в настоящее время принимающая сторона, вероятно, приняла такое же большое участие в организации, поэтому многие люди предпочитают писать обоим.
Форма письма:
Ваш адрес Текущая дата | ||
Дорогой [Имя], Большое спасибо за то, что пригласили нас остаться в прошлые выходные/пригласили нас на свадьбу Джемаймы/ваш щедрый подарок. | ||
Включите одно или два предложения личного характера, объясняющие, насколько событие или подарок значат для вас. Для такого случая, как свадьба или вечеринка, вы также можете выразить надежду, что ваши хозяева тоже получили удовольствие и что они оправились от стресса, связанного с его организацией. | ||
[С уважением/С любовью] [Ваше имя] |
Если вы плохо знаете людей и написали «мистеру и миссис [имя]», что вполне может быть в случае свадьбы друга, вы должны закончить «С уважением, [ваше полное имя] «, или, если вы хотите быть менее формальным, с чем-то вроде «С новой благодарностью и наилучшими пожеланиями, [ваше имя]».
Однако, если вы пишете близкому другу, вы можете подписать по своему усмотрению: «С большой любовью» или «С любовью ко всем вам», например, указав только свое имя.
Вам не нужно отвечать на письмо с выражением благодарности.
Поблагодарить кого-то на работе
Иногда вам может понадобиться поблагодарить людей за что-то на работе.
Например, если вы организовали конференцию или семинар, вы всегда должны писать, чтобы поблагодарить спикеров за потраченное время.Если вы потратили некоторое время на слежку за кем-то, было бы неплохо написать, чтобы поблагодарить их за уделенное время, а не просто отправить электронное письмо.
В таких случаях печатное письмо вполне приемлемо, хотя вы всегда должны подписывать его от руки. Если вы являетесь младшим сотрудником в организации, обычно письмо подписывает старший человек, ответственный за конференцию: директор или генеральный директор, если это необходимо.
Зачем вы отправляете почтовое письмо? Это показывает, что вы готовы потратить время и деньги, чтобы поблагодарить кого-то, так что это больше похоже на жест, чем на электронное письмо.
То, как вы обращаетесь к человеку, зависит от того, обращались ли вы к нему официально или неофициально, когда вы ранее связывались с ним и когда вы встречались с ним в тот же день. Если вы обращались к ним по имени, вы должны сделать то же самое.
Форма таких писем:
Полный служебный адрес вашей организации Текущая дата | ||
Дата Полное имя вашего контактного лица Полный служебный адрес вашего контактного лица Уважаемый г-н Джонс/Алан, Большое спасибо за то, что уделили время для выступления на нашем мероприятии «Развитие отличного стиля речи» в прошлую пятницу.Зрителям очень понравилось ваше выступление, и мы надеемся, что скоро снова будем иметь удовольствие видеть вас. | ||
Вы можете вставить здесь рукописный комментарий, особенно если сессия была особенно хорошей, или если вы знаете получателя лично, а также написать от руки «Искренне Ваш». Личное внимание будет оценено. | ||
С уважением, [Ваше имя] [Ваше имя] |
Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу — это особый случай, который рассматривается на нашей странице Составление сопроводительного письма.
Практические правила написания писем
Если вы сомневаетесь, нужно ли вам написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то, или ответить на приглашение, то у вас есть два вопроса:
- Мне нужно отправить какое-то сообщение? Если ответ положительный, например, на приглашение, то вам нужно выбрать между письмом или электронной почтой.
- Не обидится ли (не)получатель, если я не отправлю письмо?
Помните, что вежливое благодарственное письмо еще никого не обидело.Многие люди прекратили все контакты с бывшими друзьями из-за отсутствия благодарственного письма после гостеприимства.
Вы можете подумать, что это глупо, но не тратить время на отправку короткой записки!
Основное деловое письмо // Purdue Writing Lab
Написание простого делового письма
Части делового письма
Этот ресурс организован в порядке написания делового письма, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.
Адрес отправителя
Адрес отправителя обычно указывается на бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку выше даты. Не пишите имя или должность отправителя, так как они указаны в конце письма. Укажите только адрес, город и почтовый индекс.
Дата
Строка даты используется для указания даты написания письма. Однако, если ваше письмо было завершено в течение нескольких дней, используйте дату его завершения в строке даты.При написании писем компаниям в США используйте американский формат даты. (Соглашение о форматировании даты, принятое в США, ставит месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Запишите месяц, день и год в двух дюймах от верхней части страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, либо выровняйте дату по левому краю, либо вставьте табуляцию в центральную точку и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя на фирменном бланке, а не по левому краю.
Внутренний адрес
Внутренний адрес — это адрес получателя.Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени человека, проведите исследование, позвонив в компанию или поговорив с ее сотрудниками. Включите личный титул, такой как «мисс», «миссис», «мистер» или «доктор». Следуйте предпочтениям женщины в обращении «мисс», «миссис» или «мисс». Если вы не уверены в предпочтениях женщины при обращении, используйте «мисс». Если есть вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет какой-либо другой титул, используйте этот титул.Обычно люди не возражают против того, чтобы к ним обращались с более высоким титулом, чем они есть на самом деле. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует оставить по ширине, независимо от того, какой формат вы используете.
Приветствие
Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личное звание. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, допустимо использовать только имя в приветствии (например: Дорогая Люси:).Однако во всех других случаях используйте личное звание и фамилию/фамилию, после которых следует двоеточие. Оставьте одну строку пустой после приветствия.
Если вы не знаете пол читателя, используйте приветствие, не связанное с сексом, например, название его должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в поле Криса.
Корпус
Для блочных и модифицированных блочных форматов одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Оставьте пустую строку между каждым абзацем. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце подумайте о дружеском начале, а затем о главном. Следующий абзац должен начинаться с обоснования важности основного момента. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование с помощью справочной информации и вспомогательных деталей. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, запросить какие-либо действия.
Закрытие
Закрытие начинается с той же точки по вертикали, что и ваша дата, и через одну строку после последнего абзаца основного текста. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: Спасибо) и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если двоеточие следует за приветствием, запятая должна следовать за закрытием; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.
Корпуса
Если вы приложили к письму какие-либо документы, такие как резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы включаете в конверт. Например, если вы включили много документов и должны убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.
Инициалы машинистки
Инициалы машинистки используются для обозначения лица, напечатавшего письмо. Если вы печатали письмо самостоятельно, не вводите инициалы машинистки.
Примечание о формате и шрифте
Формат блока
При написании деловых писем необходимо уделять особое внимание формату и используемому шрифту.Наиболее распространенный макет делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю с одинарным интервалом, за исключением двойного интервала между абзацами.
Модифицированный блок
Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и через один интервал. Однако для даты и закрытия переместите табуляцию в центральную точку и начните печатать.
Полублок
Последний и наименее используемый стиль — полублок. Он очень похож на модифицированный блочный стиль, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.
Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату своего профессионального общения. В то время как примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как фирменные бланки и шаблоны.Наши примеры являются лишь ориентирами.
Если на вашем компьютере установлен пакет Microsoft Office 2000, можно использовать мастер писем, чтобы упростить форматирование деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранном формате. Мастер письма следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые знания о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не во всех условиях. Поэтому вам следует обратиться к справочнику по деловому письму, если у вас есть какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.
Шрифт
Еще одним важным фактором читабельности письма является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас немного больше свободы при выборе шрифтов.
Пунктуация
Знаки препинания после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не используйте запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. Для этого стиля исключаются знаки препинания после приветствия и закрытия.
Как написать (и отформатировать) официальное письмо
Автор: Скрибенди
Советы по написанию официального письма
В современном обществе, управляемом электронной почтой, необходимость написать официальное письмо возникает редко.Тем не менее, иногда необходимо представить официальное письмо, чтобы получить информацию, подать заявку на академическую программу или работу, написать письмо-жалобу или просто высказать свое мнение эффективным и последовательным образом.
1. Будьте лаконичны
Укажите цель вашего официального письма в первом абзаце и не отклоняйтесь от темы. Старайтесь избегать цветистого языка или длинных слов. Пишите коротко и по делу. Этот отрывок из книги Странка и Уайта «Элементы стиля » (издание 4 th ) дает идеальное эмпирическое правило:
Энергичный текст лаконичен. В предложении не должно быть ненужных слов, в абзаце — ненужных предложений по той же причине, по которой в чертеже не должно быть ненужных линий, а в машине — ненужных частей. Это требует не того, чтобы писатель делал все предложения короткими или избегал всех подробностей и рассматривал предметы только в общих чертах, но чтобы каждое слово говорило.
Короче говоря, это означает, что каждое написанное вами слово должно служить цели. Подумайте, какие слова нужны, а какие нет.
2.Используйте соответствующий тон
Деловое или официальное письмо должно быть написано немного более официальным тоном, чем ваш повседневный язык. Избегайте следующего: сленга или жаргона; сокращения, такие как я , не могу , это ; и расплывчатые слова, такие как хороший и хороший . Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на наш пример официального письма, чтобы увидеть, какой тон подходит.
3.
ВычиткаВычитка очень важна.После того, как вы написали официальное письмо, внимательно проверьте грамматику и орфографию. Воспользуйтесь проверкой орфографии на своем компьютере, а затем сами перечитайте письмо, так как проверка орфографии не отловит каждую ошибку . Используйте словарь, если это необходимо. Проверьте грамматику и пунктуацию на правильность и убедитесь, что предложения завершены.
Это хорошая идея, чтобы кто-то еще вычитал ваше официальное письмо, даже после того, как вы сделали это, так как легко не заметить ошибки в том, что вы читали много раз.Если это официальное письмо достаточно важно для вас, чтобы потратить время на его написание, не торопитесь с его завершением. Ошибки уменьшат влияние заявления или впечатления, которое вы пытаетесь произвести.
4. Используйте правильный формат и презентацию
Помните, что первое впечатление остается. Используйте высококачественную бумагу и соответствующий конверт для официального письма. Убедитесь, что к получателю адресовано правильно и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо! Ознакомьтесь с нашей электронной книгой по написанию писем, в которой есть несколько примеров официальных писем.Вы также можете поискать бесплатные шаблоны в Интернете.
Как оформить официальное письмо
Соблюдение стандартных правил составления хороших формальных писем и привлекательное представление вашего письма помогут гарантировать, что получатель серьезно обдумает ваши мысли и уделит им внимание и внимание, которых они заслуживают. Вот несколько советов по форматированию:
Товарная позиция
Заголовок состоит из вашего адреса (но не вашего имени) и даты. Номера телефонов и адреса электронной почты обычно здесь не указываются, но допустимы.При использовании блочного формата заголовок помещается в верхний левый угол страницы.
123 Elm Ave.
Treesville, ON M1N 2P3
23 ноября 2008 г.
Внутренний адрес
Внутренний адрес состоит из имени и адреса человека, которому вы пишете. Вы должны попытаться адресовать официальное письмо конкретному человеку, но если вы не знаете его или ее имени, постарайтесь хотя бы указать его или ее должность. Этот адрес обычно размещается на четыре строки ниже заголовка, если используется текстовый процессор, или на одну строку ниже заголовка, если письмо написано от руки.
Мистер М. Лиф (имя)
Начальник производства сиропа (должность)
Компания Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0
Приветствие
Пропустите одну строку после внутреннего адреса и введите приветствие. Ваш выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы предполагаемого получателя официального письма. Самое обычное приветствие
Уважаемый
, за которым следует имя человека и разделяется двоеточием. Если вы не знаете, является ли человек, к которому вы обращаетесь, мужчиной или женщиной, вы можете начать с
.Уважаемый господин или госпожа:
снова с двоеточием.
г-жа
можно использовать, если вы не знаете семейного положения женщины. Кроме того, если у человека есть определенный титул, например,
Доктор
убедитесь, что вы его используете. Вот несколько примеров каждого приветствия:
- Уважаемый господин Транк:
- Уважаемая мисс Рут:
- Уважаемая госпожа Бранч:
- Уважаемый доктор Желудь:
Корпус
Пропустите одну строку после приветствия и начните основную часть официального письма.Это основная часть письма. Помните об изложенных выше правилах относительно краткости и последовательности. Лучше всего использовать короткие, четкие, логичные абзацы, чтобы изложить свой бизнес.
Закрытие и подпись
Это конец письма. Пропустите одну строку после последнего абзаца тела письма и напечатайте закрытие. Только первое слово в конце должно быть с большой буквы. Оно выделяется запятой. Оставьте несколько строк после закрытия и введите (или напечатайте) свое имя.Ваша собственноручная подпись должна быть вставлена между этими двумя печатными строками, написанными чернилами.
С уважением,
Эзра Твиг
Ваша машинописная подпись означает конец вашего письма, и хотя вы можете написать постскриптум (P.S.), содержащий дополнительную информацию, лучше включить все соответствующие детали в текст самого письма, чтобы ничего случайно не упустить.
Заключение
Теперь, когда официальное письмо написано, прочтите его полностью, чтобы убедиться, что вы изложили свою точку зрения тщательно и точно.После этого он готов к отправке получателю!
Источник изображения: halfpoint/ envato.elements.com
Сделайте каждое слово важным. Наймите профессионального корректора.
Об авторе
Штатные редакторы Scribendi работают с писателями со всего мира над совершенствованием их текстов. Они знают, что ни один текст не может быть завершен без профессионального редактирования, и им нравится видеть, как хороший текст превращается в отличный. Штатные редакторы Scribendi не имеют себе равных как по опыту, так и по образованию, они совместно отредактировали миллионы слов и получили около 20 степеней. Они любят пить напитки с кофеином, читать книги разных жанров и отдыхать в тихих, тускло освещенных местах.
Как написать письмо
Хотя электронная почта и текстовые сообщения стали стандартной формой письменного общения в современном быстро меняющемся цифровом мире, все еще есть место для старомодных обычных писем.
Физический вес письма придает общению психологический вес, которого просто нет у электронной почты и текстовых сообщений. Цифровая коммуникация бесплотна и эфемерна и, следовательно, поддается импульсивным и легкомысленным передачам. Письмо, с другой стороны, является осязаемым свидетельством того, что кто-то вложил в свое письмо какую-то мысль. Они наметили, отредактировали и придерживались структурированной деловой формы при создании послания. Чтобы отправить это письмо, его автору пришлось потратить время на получение конверта и марки. Затем они должны были проверить правильность написания адреса, чтобы обеспечить его безопасное прибытие. Короче говоря, физическое письмо показывает, что кто-то потратил время, чтобы наплевать. И получателю трудно это проигнорировать.
Хотите избавиться от бесконечного количества заявок, которые получают работодатели? Вместо того, чтобы отправлять еще одно резюме через онлайн-фабрику, отправьте свое по почте.
Хотите, чтобы ваш избранный представитель знал ваше мнение по проблеме? Вместо того, чтобы подписывать петицию, напишите им письмо.
Хотите показать другу, что вы действительно думаете о нем? Вместо паршивого «Что происходит?» текст, напишите им записку.
Всякий раз, когда вы хотите, чтобы к вашему сообщению относились серьезно, выбирайте серьезность физического письма, а не хлипкость цифровых сообщений.
Но что, если вы никогда не писали письма? Во-первых, не чувствовать себя плохо. Если вы выросли во времена, когда интернет существовал всегда, возможно, вы просто никогда не думали о его написании. Но почему бы не попробовать? К тому времени, когда вы закончите эту статью, вы будете готовы написать свою самую первую.
Два типа писем: официальные и неофициальные
Есть два типа писем: официальные и неофициальные.
Официальные письма имеют определенные форматы и протоколы, которым вы должны следовать, и используются, когда вы общаетесь с предприятиями, государственными чиновниками или людьми, которых вы не очень хорошо знаете.
В неофициальных письмах меньше правил, и они используются, когда вы пишете близким родственникам и друзьям.
Официальные письма имеют больше правил, касающихся структуры и протокола, поэтому давайте сначала рассмотрим этот тип.
Как написать официальное письмо1. Официальные письма должны быть напечатаны на машинке
Хотя нет ничего более красивого, чем письмо, написанное впечатляющим почерком, рукописные письма слишком личные (и, возможно, неряшливые) для официальных ситуаций. Поскольку при обсуждении бизнеса используются официальные письма, вы должны убедиться, что ваш текст разборчив и профессионален. Сохраните свои рукописные письма, когда будете писать своей бабушке или лучшей девочке; напечатайте свое письмо, если вы пишете конгрессмену или потенциальному работодателю.
2. Какой тип бумаги использовать
Для большинства официальных писем можно использовать стандартную белую бумагу для принтера. Если вы хотите добавить немного щегольства в свое общение, замените его на красивую бумагу для резюме кремового цвета. Он больше похож на ткань и восходит к аристократическим временам, когда люди писали на овчине.
В США стандартным размером бумаги является 8.5″ х 11″. В других странах он помечен как «A4».
3. Выберите правильный шрифт
Официальное письмо — не время для того, чтобы демонстрировать свою сумасбродную творческую сторону. Нет комикса (кто-нибудь когда-нибудь использовал комик-санс?). Держите это строго деловым.
Для печатных букв лучше всего подходят шрифты с засечками. Они просто выглядят четкими, и их легко читать на бумаге. Шрифты без засечек придают вашему письму немного воздушности и неформальности. Для официальных писем вы не ошибетесь с Times New Roman или Georgia.
4. Выберите форму: блочная или с отступом
Официальные письма следуют, ну, форме. Цель этой формы — облегчить чтение письма и указать читателю, где искать важную информацию.
В блочной форме весь текст набирается вровень с левым краем с однодюймовыми полями по периметру.
В форме с отступом вы делаете отступ первой строки абзаца на один дюйм. Вы также указываете свой адрес и дату, чтобы они были правильно обоснованы.Чуть позже мы покажем вам, что это значит. Форма с отступом использовалась большинством людей для написания деловых писем до распространения компьютеров.
Блочная форма проще всего форматируется и читается. Формат с отступом добавляет немного визуального интереса и стиля старой школы. Любой из них приемлем для официальных писем.
5. Введите свой адрес и текущую дату
Первая информация, которую вы указываете в официальном письме, — это ваше имя и адрес. Затем пропустите строку и введите дату, когда вы пишете письмо.
Если вы используете блочную форму, она будет напечатана вверху по левому краю. Это будет выглядеть так:
Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес вверху, совместив левый край адреса с центром страницы, например:
Если вы повторно печатая письмо на бланке с вашим именем и адресом, вам не нужно вводить свое имя и адрес. Подойдет только дата.
6. Введите адрес получателя
После даты пропустите строку и введите имя и адрес получателя, выровняв по левому краю как для блочной формы, так и для формы с отступом.Если письмо отправляется в компанию, где работает получатель, то сначала идет имя получателя, а затем название компании.
Блочная форма
При вводе имени получателя используйте его полное имя, включая должность. Если она врач, то это «Доктор. Лора Дункан». Если он представитель штата, это «Респ. Майк Уоллс». Профессор? «Проф. Боится. » Вы поняли идею.
7. Введите приветствие
Форма с отступом
Пропустите строку и введите приветствие.Вы не ошибетесь с «Уважаемый [Имя получателя]». Если вы хорошо знаете получателя, используйте его имя. Если вы плохо их знаете или отношения носят формальный характер, используйте их титул и фамилию, например, «Уважаемый мистер Фергюсон», «Уважаемый профессор Слейтер» и т. д. Убедитесь, что вы правильно написали имя получателя!
Если вы пишете письмо, которое не адресовано никому в организации, укажите «Кому это может касаться». В идеале, прежде чем написать письмо, вы проведете исследование, чтобы оно было адресовано кому-то конкретному.Используйте «Кому это может касаться» только после того, как вы внимательно изучили, к кому обращаться, и убедились, что конкретное имя недоступно.
При приветствии в официальных письмах после имени можно поставить запятую или двоеточие. Раньше это было строго двоеточие, поскольку оно означает больше формальности, чем мягкая, легкая запятая. Большинство приверженцев делового этикета согласны с тем, что запятые сегодня в порядке вещей. Если вы хотите добавить своему письму военной серьезности, используйте двоеточие.
8.Введите текст
Для блочных форм используйте один пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма. Оставьте пустую строку между каждым абзацем.
Для форм с отступом, одиночный пробел и отступ первой строки каждого абзаца на один дюйм. Оставьте пустую строку между каждым абзацем.
Официальные письма должны быть краткими и по существу. Официальное письмо не должно занимать более одной страницы, за исключением случаев крайней необходимости.
Используйте первый абзац для короткой шутки: «Надеюсь, у вас все хорошо.— а затем сразу перейти к делу — «Я пишу по поводу…».
Используйте оставшуюся часть письма, чтобы обосновать важность вашего основного пункта, предоставив справочную информацию и вспомогательные детали. Используйте смелый, четкий язык. По возможности избегайте пассивного залога.
В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, запросить какие-либо действия или последующие действия. Если у вас есть вопрос или просьба, сделайте ответ или выполнение его как конкретным и под ключ насколько это возможно.Не будь расплывчатым! Спросите что-нибудь, на что получатель может ответить «да» или «нет», или что ему будет легко направить вас к нужному ресурсу. Ваш получатель, скорее всего, занятой человек, и чем проще вы сделаете для него ответ на ваше письмо, тем больше вероятность, что вы получите ответ.
Завершите еще одной любезностью, такой как «Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время» или «Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной по телефону, если вы хотите обсудить подробности». Во многих случаях уместно и вежливо добавить: «Спасибо за уделенное время и внимание.
9. Введите прощание
После заключительного абзаца пропустите две строки и введите прощание — также известное как «приветственное завершение».
Если вы пишете кому-то, кого вы плохо знаете или состоите в официальных отношениях, вы не ошибетесь, выбрав «С уважением» для прощания. Что-то вроде «С уважением» также может сработать, если «С уважением» кажется неправильным.
Если у вас более близкие отношения, не стесняйтесь использовать более неформальные окончания, такие как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или просто «С наилучшими пожеланиями».”
Блочная форма
В блочных форматах комплиментарное закрытие позиционируется заподлицо слева; в письмах с отступом бесплатное закрытие начинается в центре, на одном уровне с вашим адресом и датой.
Форма с отступом
После приветственного закрытия пропустите три строки и введите свое полное имя. Не стесняйтесь указывать здесь любые учетные данные, такие как CPA, Ph.D. или Esq.
Подпишите свое имя, написанное от руки, между прощальным словом и напечатанным именем.
10. Дополнительная информация
Корпуса. Если вы прилагаете к письму дополнительные элементы (например, резюме), пропустите одну строку под блоком подписи и введите «Приложения» или «Приложение». Вы также можете указать количество дополнительных документов, указав количество в круглых скобках. Итак, если бы у вас было два корпуса, вы бы набрали «Корпуса (2)».
Отдельная рассылка. Если вы отправляете дополнительный документ, которого нет в этом почтовом отправлении, укажите «Отдельное почтовое отправление» или «Под отдельной обложкой», а затем название отправления.Например, «Отдельная рассылка: отчет TPS за май».
Вы бы поместили одну пропущенную строку под блоком подписи.
Бесплатные копии. Если вы отправляете это же письмо другим людям, сообщите получателю с помощью «Копия:» или «Копировать в:», а затем имена других получателей. Перечислите имена в алфавитном порядке по фамилии. Это поместит одну пропущенную строку под блоком подписи или одну пропущенную строку под вашим приложением или отдельной почтовой записью.
Инициалы машинистки. Если кто-то еще напечатал письмо, пока вы диктовали, попросите его добавить свои инициалы строчными буквами на две строки ниже блока подписи. Если у вас есть вложения или отдельные рассылки, поместите их на одну пропущенную строку под ними.
11. Как сложить официальное письмо
Если вы вкладываете письмо в почтовый конверт стандартного размера, сложите его втрое, используя «C-образный сгиб». Поднимите нижнюю часть листа так, чтобы он был на две трети высоты страницы, и согните.Затем согните верхнюю часть так, чтобы сгиб совпал с нижней частью бумаги.
Как написать неофициальное письмоНеофициальные письма предназначены для друзей, членов семьи или других лиц, с которыми у вас близкие отношения, и, в отличие от официальных писем, они не имеют строгой формы или протокола.
Не стесняйтесь писать неофициальные письма от руки. На самом деле, мы рекомендуем вам сделать это, поскольку это добавит характер и индивидуальность вашему письму. Ваш почерк уникален. Чтение чьего-то почерка передает его личность и присутствие получателю — создается ощущение, что часть человека находится там, даже если он на самом деле находится за сотни или тысячи миль.
Вы можете использовать любой тип бумаги — бумагу для блокнота, бумагу для копирования и т. д. Я обнаружил, что писать с помощью хороших канцелярских принадлежностей делает процесс письма более приятным. (Если вам нужны мужские канцелярские принадлежности, ознакомьтесь с нашим ассортиментом в магазине AoM.)
Нет необходимости указывать свой адрес или адрес получателя вверху.Просто дата в правом верхнем углу.
Для приветствия «Уважаемый [имя получателя]» подходит. Вы также можете опустить «Уважаемый» и просто написать их имя. Вы даже можете использовать милое прозвище, такое как «Knucklehead» или «Goomba-head».
Нет протоколов по оформлению абзацев тела. Не стесняйтесь использовать блок или отступ. И будьте настолько ясны или лаконичны в своем письме, насколько хотите.
Что следует писать в неофициальных письмах? Для общего письма корреспонденции вы должны поделиться тем, что происходит в вашей жизни, спросить, что происходит в жизни получателя, и ответить на любые вопросы, которые они задали вам в своем последнем письме.
Конечно, есть и личные письма, написанные для разных целей (благодарности, поздравления, соболезнования и т.д.). Чтобы узнать, какие типы писем вы можете писать, прочитайте нашу статью о 7 письмах, которые каждый должен написать до того, как ему исполнится 70 лет. «С любовью», «С благодарностью» (если это благодарственное письмо) и т. д.
Как адресовать конверт
Первое правило адресации на конверте: пишите разборчиво! Естественно, если не написать адрес получателя разборчиво, почтовая служба не сможет доставить его на дом или в офис.И если ты не напишешь свой обратный адрес разборчиво, то даже если они и получат твоё письмо, они не смогут тебе ответить!
Это звучит очень просто, но я не могу сосчитать, сколько раз я не мог ответить на письмо читателя, потому что я не мог прочитать их обратный адрес, который они нарисовали цыплячьей каракули. У вас может возникнуть соблазн сделать этот шаг быстро и небрежно, потому что вы так хорошо знаете свой адрес; но помните, что получатель никогда не видел ваш адрес и должен иметь возможность точно скопировать его, чтобы отправить ответ, который вы действительно получите.
Итак, если вы пишете адрес на конверте от руки, делайте это разборчиво! (Это вдвойне верно, если вы отправляете почту за границу, так как получатель может быть не знаком с форматом адреса или языком вашей улицы/города.)
В этом формате адрес получателя указывается в середине конверта. :
Имя
Улица Адрес
Номер этажа, кв. Номер, номер подразделения и т. д.
Город, штат Почтовый индекс
Страна
Для международных адресов все будет иначе.Формат варьируется между странами и даже в пределах одной страны. Это может сбивать с толку. Независимо от того, являетесь ли вы американцем, отправляющим почту за границу, или отправляете почту за границу в Штаты, Почтовая служба США рекомендует использовать этот формат.
Ваш адрес (обратный адрес) указан в верхнем левом углу. Напишите свое имя и адрес в верхнем левом углу, чтобы почта знала, куда вернуть письмо, если оно не будет доставлено. Обратный адрес также важен для неофициальных писем, в которых вы не указали свой адрес в самом письме.Это то, что ваш получатель будет использовать, чтобы написать вам в ответ.
И убедитесь, что он идет в левый угол. Я получаю письма от людей, которые пишут обратный адрес на обратной стороне конверта, вдоль шва его закрытия. Когда я открываю письмо, я в конце концов продираюсь через адрес, и мне приходится собирать его по кусочкам, чтобы попытаться понять, куда отправить мой ответ (да, я мог бы получить открывалку для писем, но я предпочитаю открывать конверты своим мужественным лапы).
Ну вот. Как написать письмо.Это утерянное искусство, но его стоит сохранить.
Теги: НаписаниеНаписание официальных писем: правила
В этой статье мы рассмотрим основные правила написания официальных писем. Что такое официальное письмо? Как следует из названия, официальное письмо — это письмо, написанное по официальным причинам. Эти письма написаны людям, с которыми писатель не близок или не знаком или не имеет дружеских отношений. Официальные письма — это письма, написанные фирмам, компаниям, СМИ и т. д.
Правила написания официальных писем
Ниже приведены правила, которым писатели должны неукоснительно следовать при написании официального письма:
- Официальные письма не должны содержать любезностей. Что такое любезности? Приятности — это такие вещи, как приветствия, которыми люди, которые знают друг друга, обмениваются. Это также может означать легкую шутку, которой делятся очень близкие люди. А поскольку официальные письма пишутся людям, с которыми мы не очень близки, или людям, которые находятся на другом уровне, чем мы, то нам нужно избегать любых форм любезностей.
- Не следует использовать сокращенные версии слов в официальных письмах. Здесь абсолютно нет места для сокращенной формы слов. Например, вы должны написать «у меня есть» вместо «у меня есть» и «не делать» вместо «не надо». Никогда не используйте сокращенные версии слов в своем сочинении.
- Поскольку это официальный документ, вам следует избегать использования неформальных выражений. Не используя неформальный язык, вы должны держаться подальше от сокращенных форм слов и других неформальных вещей, таких как сленг.Никогда не используйте сленг в официальном письме! Помните, что большое внимание уделяется формальному языку или словам в официальном письме.
- Все официальные письма имеют два адреса: адрес отправителя и адрес получателя. Адрес отправителя или отправителя — это адрес лица, написавшего письмо. Этот адрес должен быть написан в верхней правой части листа. Затем вы должны оставить строку, а затем написать свою дату. С другой стороны, адрес получателя указывается в левой части бумаги под адресом автора.Написав адрес получателя, следует оставить строку прямо под ним, где должно быть написано приветствие. Поскольку это официальное письмо, приветствие в письме должно быть в следующих формах: « Уважаемый господин» или « Уважаемая госпожа ». Если вы пишете очень известному человеку, такому как президент страны или посол, ваше приветствие должно быть « Ваше Превосходительство ».
- Все официальные письма нуждаются в заголовках. Вы не можете написать официальное письмо без заголовка.Название письма всегда должно относиться к содержанию письма. Так, например, если вы пишете письмо в компанию, подающую заявление о приеме на работу, в своем письме с заявлением вам нужно будет написать такой заголовок: « ЗАЯВЛЕНИЕ НА ДОЛЖНОСТЬ БУХГАЛТЕРА» . Ваш заголовок всегда должен быть коротким и простым. Название всегда должно быть написано ЗАГЛАВНЫМИ буквами.
- Начальный абзац или первый абзац письма не должны содержать никаких любезностей. Вместо того, чтобы писать любезности, просто начните прямо и скажите, почему вы пишете письмо. Ваш первый абзац всегда должен быть простым и прямолинейным. Например, вы пишете письмо члену парламента вашего района о проблемах санитарии, с которыми сталкиваются люди в вашем сообществе, вы можете написать вступительный абзац следующим образом: «Я хотел бы обратить ваше внимание на проблемы санитарии, которые решаются. с которыми сталкиваются люди моего сообщества».
- В последнем абзаце вашего официального письма вы указываете, какие действия вы хотите, чтобы получатель предпринял в отношении основного содержания вашего письма.Затем вы можете закончить, поблагодарив получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать ваше письмо.
- Закрытие или подписка, которая является заключительной частью письма, должна быть написана в правом нижнем углу страницы. Должно быть так:
С уважением,
ПОДПИСЬ
Ваше полное имя
0 thoughts on “Правила оформления писем: как вести переписку с парнёрами”