Протокол собрания как писать: Образец составления протокола собрания, заседания, совещания в 2021 году

Образцы протоколов и заявлений

ОБРАЗЦЫ ПРОТОКОЛОВ

Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам проведения капитального ремонта (очная форма) — загрузить

Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам проведения капитального ремонта (очно-заочная форма) — загрузить

Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по выбору способа формирования фонда капитального ремонта на специальном счете — загрузить

Рекомендации по документальному оформлению проведения работ по капитальному ремонту при формировании фонда капитального ремонта на специальном счёте, владельцем которого выступает региональный оператор — загрузить

Поручение на оформление платёжных документов для списания денежных средств со специального счёта — загрузить

Форма протокола по размещению денежных средств на специальный депозит в соответстви со ст 175.

1 ЖК РФ — загрузить

 

 

ОБРАЗЦЫ ЗАЯВЛЕНИЙ

Заявление на возврат ошибочно оплаченой суммы — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на изменение адреса доставки — скачать бланк

Заявление на перенос переплаты по взносам на пени — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на перенос переплаты по пени на взносы — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на разделение лицевого счёта — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на соглашение о рассрочке — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на списание пени — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление о добровольном погашении задолженности по судебному приказу — скачать бланк

Протоколы заседаний — Студенческий совет — Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

2021

ПРОТОКОЛ_No_20211217_ЗАСЕДАНИЯ_СТУДЕНЧЕСКОГО_СОВЕТА_от_17_12_2021 (PDF, 140 Кб) 

ПРОТОКОЛ_No_20211125_ЗАСЕДАНИЯ_СТУДЕНЧЕСКОГО_СОВЕТА_от_25_11_2021 (PDF, 113 Кб)

ПРОТОКОЛ_No_20211026_ЗАСЕДАНИЯ_СТУДЕНЧЕСКОГО_СОВЕТА_от_26_10_2021 (PDF, 179 Кб) 

ПРОТОКОЛ_No_20210923_ЗАСЕДАНИЯ_СТУДЕНЧЕСКОГО_СОВЕТА_от_23_09_2021 (PDF, 153 Кб) 

ПРОТОКОЛ_No_20210617_ЗАСЕДАНИЯ_СТУДЕНЧЕСКОГО_СОВЕТА_от_17_06_2021 (PDF, 215 Кб) 

ПРОТОКОЛ_No_20210521_ЗАСЕДАНИЯ_СТУДЕНЧЕСКОГО_СОВЕТА_от_21_05_2021 (PDF, 248 Кб) 

ПРОТОКОЛ_No_20210414_ЗАСЕДАНИЯ_СТУДЕНЧЕСКОГО_СОВЕТА_от_14. 04.2021 (PDF, 202 Кб) 

ПРОТОКОЛ No 20210319 ЗАСЕДАНИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО СОВЕТА от 19.03.2021 (PDF, 206 Кб) 

ПРОТОКОЛ No 20210217 ЗАСЕДАНИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО СОВЕТА от 17.02.2021 (PDF, 217 Кб) 

ПРОТОКОЛ No 20210120 ЗАСЕДАНИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО СОВЕТА от 20.01.2021 (PDF, 211 Кб) 

2020

Протокол № 81 заседания от 17 января 2019

2019

Протокол № 80 заседания от 17 октября 2019

Протокол №79 заседания от 10 сентября 2019

Протокол №78 заседания от 24 мая 2019

Протокол №77 заседания от 14 мая 2019

Протокол №76 заседания от 9 апреля 2019

2017

 

Протокол № 60 заседания от 23 ноября 2017.docx 

2016

 Протокол №31 заседания от 30 декабря 2016 (PDF, 123 Кб)

 Выписка из протокола №29 заседания от 22 декабря 2016 (PDF, 109 Кб)

 Протокол №28 заседания от 11 декабря 2016 (PDF, 130 Кб)

 Протокол №27 заседания от 9 декабря 2016 (PDF, 130 Кб)

 Протокол №25 заседания от 11 ноября 2016 (PDF, 114 Кб) 

 Протокол №24 заседания от 29 октября 2016 (PDF, 118 Кб)

 Протокол №23 заседания от 17 октября 2016 (PDF, 102 Кб)

 Протокол №22 заседания от 13 сентября 2016 (PDF, 265 Кб)

 Протокол №21 заседания от 9 сентября 2016 (PDF, 191 Кб)

 Протокол №20 заседания от 4 сентября 2016 (PDF, 200 Кб)

 Протокол №19 заседания от 3 августа 2016 (PDF, 190 Кб)

 Протокол №18 заседания от 9 июля 2016 (PDF, 193 Кб)

 Протокол №17 заседания от 4 июля 2016 (PDF, 199 Кб)

 Протокол №16 заседания от 2 июля 2016 (PDF, 189 Кб)

 Протокол №15 заседания от 23 июня 2016 (PDF, 192 Кб)

 Протокол №14 заседания от 22 июня 2016 (PDF, 190 Кб)

 Протокол №13 заседания от 15 июня 2016 (PDF, 378 Кб)

 Приложение 1.

Отчёт о работе за январь-июнь 2016 (PDF, 505 Кб)

 Приложение 2. План работы на июль-декабрь 2016 (PDF, 157 Кб)

 Протокол №12 заседания от 5 июня 2016 (PDF, 203 Кб)

 Протокол №11 заседания от 2 июня 2016 (PDF, 192 Кб)

 Протокол №10 заседания от 24 мая 2016 (PDF, 358 Кб)

 Приложение. Концепция информационной политики Студенческого совета ФСН (PDF, 188 Кб)

 Протокол №9 заседания от 13 апреля 2016 (PDF, 343 Кб)

 Протокол №8 заседания от 27 марта 2016 (PDF, 201 Кб)

 Приложение (PDF, 124 Кб)

 Протокол №7 заседания от 16 марта 2016 (PDF, 363 Кб)

 Приложение 1. Регламент работы студсовета ФСН (PDF, 305 Кб)

 Приложение 2. Заключение Правового комитета Студсовета НИУ ВШЭ (PDF, 104 Кб)

 Протокол №6 заседания от 17 февраля 2016 (PDF, 236 Кб)

 Протокол №5 совместного заседания с администрацией от 10 февраля 2016 (PDF, 359 Кб)

 Протокол №4 заседания от 29 января 2016 (PDF, 245 Кб)

2015

 Протокол №3 заседания от 26 декабря 2015 (PDF, 279 Кб)

 Протокол №2 заседания от 15 декабря 2015 (PDF, 141 Кб)

 Протокол №1 заседания от 9 декабря 2015 (PDF, 270 Кб)

 

 

Протокол собрания учредителей в 2022 году

Создать документы для ООО бесплатно

Общее собрание участников ООО – это высший орган управления обществом. Решения собрания оформляются в виде протокола, который должен соответствовать требованиям закона.

При создании ООО партнеры имеют статус учредителей, а после государственной регистрации переходят в статус участников. И хотя статья 181.2ГК РФ регулирует только порядок проведения собраний участников, протокол общего собрания учредителей составляется по тем же правилам, за некоторыми исключениями.

Как оформить протокол собрания учредителей

Первое собрание партнеров ООО имеет особое значение, ведь здесь решаются основные вопросы создания коммерческой организации.

С учетом этого, протокол о создании общества с ограниченной ответственностью обязательно должен включать вопросы, перечисленные в статье 11 закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ:

• намерение учредить хозяйственное общество;
• определение фирменного наименования ООО;
• утверждение устава или того факта, что общество будет действовать на основании типового устава;
• согласование размера уставного капитала и его распределения по долям между учредителями;
• назначение руководителя юридического лица.

В протоколе фиксируют также вопросы, необходимые для заполнения заявления Р11001, в частности, местонахождение и полный юридический адрес ООО.

В протоколе о создании юридического лица также стоит прописать порядок совместной деятельности учредителей по учреждению общества: назначить ответственного за подготовку документов и согласовать распределение регистрационных расходов. Каждый вопрос повестки дня собрания учредителей о создании ООО выносится на голосование.

Обратите внимание: все вопросы, рассмотренные на первом собрании учредителей, должны быть решены единогласно. Этим протокол об учреждении общества с ограниченной ответственностью отличается от протокола общего собрания участников ООО. В последнем случае допускается разное количество голосов: простое большинство; две трети; иная пропорция, установленная законом или уставом.

Кроме того, в протокол о создании ООО, как официальный документ, вносят дату, место проведения и сведения о присутствующих. Если учредители – физические лица, то указывают их паспортные данные. Для учредителей-юрлиц вписывают регистрационные данные, юридический адрес, имя руководителя.

Образец протокола общего собрания для ООО с двумя учредителями 2022 год

Как оформляется протокол общего собрания участников ООО

Давайте теперь рассмотрим требования статьи 181.2 ГК РФ, которые предъявляются к протоколам общих собраний для уже зарегистрированных юрлиц. Напомним, что собрание участников является высшим органом управления в ООО.

В статье 32 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» прямо перечислены вопросы, решение которых находится в компетенции собственников компании. Но даже если подобные вопросы в деятельности ООО какое-то время не будут возникать, ежегодные очередные собрания обязательны по закону. Так что минимум раз в год партнеры должны участвовать в собрании, проведение которого оформляется протоколом.

Статья 181.2 ГК РФ определяет, что решение считается принятым, если за него проголосовало большинство, а в собрании участвовало не менее половины участников общества.

Однако надо учитывать, что для некоторых вопросов закон «Об ООО» устанавливает другой кворум.

Что касается формы проведения собрания, то оно может быть очным, заочным либо совмещать оба формата, то есть некоторые участники присутствуют на заседании лично, а другие голосуют заочно.

В протоколе надо указать следующие сведения:

• дата, время и место проведения собрания;
• способ участия: очный или дистанционный;
• для заочного голосования – дата, до которой от участников принимались голоса, и способ отправки этих документов;
• сведения о присутствующих на собрании, а также тех, кто направил документы о заочном голосовании;
• итоги голосования по каждому вопросу, вынесенному на повестку;
• сведения о лицах, которым было поручено подсчитывать голоса;
• сведения о лицах, которые голосовали против принятия решения;
• сведения о проведении заседания или о голосовании, если участник ООО требует их внесения в протокол;
• сведения о подписантах.

Протоколы общих собраний хранятся у руководителя, но к ним должен быть обеспечен доступ по требованию участников. В случае ликвидации ООО протоколы сдаются в архив для постоянного хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 N 236).

Самостоятельное создание протокола собрания учредителей не рекомендуется. С помощью бесплатного онлайн-сервиса на нашем сайте вы сможете легко, с учетом всех правил, подготовить не только протокол общего собрания учредителей, но и весь перечень необходимых документов на регистрацию ООО.

Надо ли заверять у нотариуса протоколы общих собраний

Поскольку на общих собраниях рассматриваются юридически значимые вопросы, необходимо обеспечить достоверность протоколов. Раньше участники ООО сами решали, каким способом будут заверять официальные документы. Обычно это подписание протокола всеми участниками, или запись собрания в аудио- или видеоформате.

Но позже в ГК РФ внесли статью 67.1, из которой следует, что по умолчанию применяется нотариальное заверение протоколов общего собрания участников ООО. И отказаться от нотариуса можно, только если в уставе или в решении участников прямо прописан другой, то есть альтернативный способ заверения.

Что касается первого протокола общего собрания учредителей при создании юрлица, то ФНС все-таки признала, что на него обязательное нотариальное удостоверение не распространяется. Тем не менее, на практике можно столкнуться с необоснованным отказом в регистрации ООО, которые выносят региональные ИФНС. Отказ по этому основанию можно и нужно оспаривать.

Для снижения рисков стоит внести в протокол общего собрания при создании ООО фразу о том, что нотариальное заверение подписей учредителей в настоящем решении не требуется.

Образец протокола общего собрания участников ООО 2022

Образец протокола общего собрания учредителей – первая страница Образец протокола общего собрания учредителей – вторая страница Образец протокола общего собрания учредителей – третья страница

Пожалуйста, оцените информацию, если она была вам полезна:

Остались вопросы?

На этом сайте вы можете бесплатно задать свой вопрос нашему специалисту в разделе вопросов и ответов.

Собрания в Microsoft Teams — Microsoft Teams

Требования и рекомендации для собраний

• Осталось 47 мин

Лицензирование

Хотя для проведения собраний не требуются дополнительные лицензии (достаточно лицензии на Microsoft Teams), для некоторых сценариев необходимо дополнительное лицензирование.

Дополнительная лицензия требуется для использования аудиоконференций, позволяющих присоединяться к собраниям Teams по обычному телефону. Этот вопрос будет рассмотрен в отдельном обучающем курсе по аудиоконференциям.

Дополнительные сведения см. в статье Описание службы Microsoft Teams.

Пропускная способность и поток медиаданных

В Teams существует два способа начать сеанс связи в режиме реального времени:

• Один пользователь может напрямую позвонить другому
• Пользователь может создать собрание (запланированное или незапланированное) В звонках медиаданные (звук, видео, демонстрируемые приложения или рабочий стол) передаются по самому прямому из возможных путей. Если, например, между пользователями нет брандмауэра (скажем, в случае, когда пользователи находятся в одной сети), медиатрафик будет передаваться напрямую от одного пользователя к другому. Если прямому подключению между пользователями препятствует брандмауэр, то трафик будет передаваться через ретранслятор.

В собраниях весь трафик сначала отправляется в службу конференц-связи, размещенную в Office 365. Эта служба собирает трафик аудиоданных, микширует его и отправляет обратно; трафик видео и демонстрации рабочего стола и приложений принимается и передается участникам.

Важно! Во время вспышки COVID-19 мы рекомендуем пользователям присоединяться к собраниям, нажимая кнопку Присоединиться к собранию Teams, а не звонить по телефонным номерам PSTN или по телефону Позвоните мне в. В основном это связано с нагрузкой на телефонную инфраструктуру в странах, пострадавших от эпидемии COVID-19. Избегая звонков по ТСОП, вы повысите качество звука.

В этом обучающем курсе не рассматривается планирование пропускной способности, но оно имеет решающее значение для комфортной работы пользователей.

Дополнительные сведения см. в статье Подготовка сети организации к использованию Teams.

Зависимости для Exchange

При использовании локального сервера Exchange Server возможен ряд ограничений (в зависимости от версии Exchange Server), связанных с созданием и просмотром собраний из клиента Teams, а также с соответствием требованиям. Сведения о возможных ограничениях см. в статье Взаимодействие Exchange и Microsoft Teams (примерное время чтения: 3 минуты).

Завершение собраний для всех участников

Организаторы собрания могут завершить собрание для всех участников, нажав Завершить собрание в элементах управления собрания. Это может быть полезно в таких сценариях:

• Преподаватели могут гарантировать, что учащиеся не останутся на собрании без присмотра после завершения занятия.
• Для собраний, которые записываются, например вебинаров, организаторы могут гарантировать, что запись завершится одновременно с собранием.

Дополнительные сведения см. в статье Завершение собрания Teams для всех участников.

Изменение параметров участников для собрания

Организаторы собрания могут изменить параметры участников по умолчанию для определенного собрания в параметрах собрания. Это можно сделать тремя способами:

• Перейдите в Календарь в Teams, выберите собрание и нажмите Параметры собрания.
• В приглашении на собрание выберите Параметры собрания.
• Выберите Показать участников, чтобы открыть область Люди, а затем выберите Управление разрешениями.

Дополнительные сведения см. в статье Изменение параметров участников для собраний Teams.

ПРОТОКОЛ собрания (конференции) регионального отделения политической партии

ПРОТОКОЛ

собрания (конференции) регионального отделения политической партии

____________________________________________________________________________________                                                                                                        (наименование политической партии)

о выдвижении кандидатуры в состав __________________________участковый избирательной комиссии №___

Установленное число делегатов (участников):______________

Количество присутствующих:___________________________

Место  проведения:_______________________________

Дата проведения: ________________________________

 

ПОВЕСТКА ДНЯ

О выдвижении кандидатуры в состав участковый избирательной комиссии

Слушали:

Предложение____________________________________________________________________________________________

(ф. и.о. выступающего)

о том, что на основании Закона Кыргызской Республики «Об избирательных комиссиях по проведению выборов и
референдумов Кыргызской Республики» выдвинуть кандидатуру________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________                                          .                                                                                     (Ф.И.О. полностью)

в состав _____________________________________________участковый избирательной комиссии № _________

( наименование участковый избирательной комиссии)

Голосовали:         «За»__________,        «Против»__________,           «Воздержались__________

В соответствии с Законом Кыргызской Республики «Об избирательных комиссиях по проведению выборов и референдумов Кыргызской Республики» собрание (конференция) регионального отделения политической

партии__________________________________________________________________________________________________

(наименование партии)

РЕШИЛО (А):

1.       Выдвинуть_________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

(Ф.И.О., год рождения, образование, место работы, занимаемая должность, адрес места жительства)

в члены участковый избирательной комиссии __________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

(наименование участковый избирательной комиссии).

Направить данный протокол в __________________________________________территориальную збирательную комиссию

(наименование территориальной избирательной комиссии).

 

К протоколу прилагаются:

•      Заявление гражданина о согласии работать в составе участковый избирательной комиссии с обязательством о соблюдении Закона Кыргызской Республики «Об избирательных комиссиях по проведению выборов и референдумов Кыргызской Республики».

•      Копия паспорта.

        Биографические данные (личный листок по учету кадров, резюме) с указанием места работы, учебы, образования, сведений о работе ранее в составе избирательных комиссий, адреса места жительства, номеров телефонов,

 

Председатель собрания (конференции):   ______________________                ______________________________                                                                              (подпись)                                                (фамилия инициалы.)

 

Секретарь собрания (конференции):________________________                               ______________________________                                                                                   (подпись)                                               (фамилия инициалы.)

МП 

Какие сведения о собственниках следует использовать при оформлении документов общего собрания собственников и кто эти сведения должен предоставить?

Требования к сведениям о собственниках, которые следует использовать при оформлении документов общего собрания собственников содержаться в ряде нормативных документах, а также в пояснениях Минстроя России.

В части 5.1 ст. 48 ЖК РФ определено, что при проведении общего собрания посредством очного, очно-заочного или заочного голосования в решении собственника по вопросам, поставленным на голосование, которое включается в протокол общего собрания, должны быть указаны сведения о лице, участвующем в голосовании. При этом Жилищный кодекс РФ  не определяет, какие это сведения и кто их должен заполнять. По мнению Минстроя России к сведениям, позволяющим идентифицировать лицо, принимающее участие в общем собрании собственников помещений, относятся, в том числе фамилия, имя и отчество собственника помещений, написанные полностью (при наличии). (Письмо Минстроя России от 5 октября 2017 г. № 35851-ЕС/04).  Аналогичным образом решается вопрос идентификации участников собрания в Методических рекомендаций по порядку организации и проведению общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах (далее – Методические рекомендации), утвержденных приказом Минстроя России от 31.07.2014 № 411/пр. В Требованиях к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах (далее – Требования), утвержденных приказом Минстроя РФ от 25 декабря 2015 г. № 937/пр определено, что сведения о лицах, присутствующих на общем собрании, указываются после слова «Присутствующие» и включают в себя для физических лиц — фамилию, имя, отчество (при наличии) собственника помещения в многоквартирном доме и (или) его представителя (в случае участия в общем собрании), указываемые в соответствии с документом, удостоверяющим личность гражданина. При этом реквизиты самого документа (например, паспортные данные) приводить не следует.

В части 5.1 ст. 48 ЖК РФ говорится о необходимости представления  сведений о документе, подтверждающем право собственности лица, участвующего в голосовании, на помещение в соответствующем многоквартирном доме. Такими документами могут быть не только свидетельство о праве собственности. Это могут быть договоры о приватизации, или, например, свидетельства о праве на наследство. Следует иметь в виду, что с  лета 2016 свидетельства о праве собственности не выдается, а право собственности подтверждается выпиской из  ЕГРН.

Согласно Требованиям в протоколе общего собрания указывается номер помещения в многоквартирном доме, собственником которого является физическое лицо, реквизиты документов, подтверждающих права собственности на помещения, количество голосов, которыми владеет соответствующее лицо, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя собственника помещения в многоквартирном доме (в случае участия в общем собрании).

В Методических рекомендациях предлагается в бланке решения собственника помещения в многоквартирном доме по вопросам, поставленным на голосование в повестку дня на общем собрании собственников, проводимом в форме заочного голосования указывать номер помещения собственника, а также его долю в праве собственности на помещение, вид  документа,   подтверждающего   право   собственности   на   помещение, реквизиты  документа,  подтверждающего  право  собственности  на  помещение.      

Инициаторы общего собрания собственников  имеют право получать от управляющей организацией сведения о собственниках и использовать их для оформления документов  общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме (ч. 3.1 ст. 45 ЖК РФ).

В число таких сведений входит: сведения, позволяющие идентифицировать собственников помещений в данном многоквартирном доме (фамилия, имя, отчество (при наличии) собственника помещения в многоквартирном доме, полное наименование и основной государственный регистрационный номер юридического лица, если собственником помещения в многоквартирном доме является юридическое лицо, номер помещения в многоквартирном доме, собственником которого является физическое или юридическое лицо, а также сведения о размерах принадлежащих им долей в праве общей собственности на общее имущество собственников помещений в многоквартирном доме.

Как составить протокол встречи

1. Карьерный рост
2. Как составить протокол встречи

Автор: редакционная группа Indeed

22 февраля 2021 г.

На собраниях компании часто обсуждается множество важных деталей и действий. Когда участники уходят или если кто-либо из сотрудников отсутствует, им может потребоваться напоминание о любых принятых решениях и действиях. Вот почему выгодно, чтобы сотрудник вел протокол собрания, чтобы задокументировать важные вопросы для своих сотрудников.

В этой статье мы объясним, что такое протокол собрания, как составить протокол собрания, а также приведем советы о том, как составить эффективный протокол собрания.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметки, в которых указывается, что произошло во время собрания компании. Как правило, сотрудник делает заметки во время встречи, пока обсуждаются важные вопросы. После того, как заметки будут завершены, они внесут их в протокол официальных совещаний, получат одобрение от кого-то из руководства, а затем отправят протоколы нужным сотрудникам.

Протокол собрания часто служит записью того, какие действия происходили во время собрания, включая назначенные проекты, кому эти проекты были назначены, и другие важные решения на рабочем месте. Это помогает сотрудникам, присутствовавшим на собрании, запомнить, что обсуждалось. Это также помогает сотрудникам, которые не смогли присутствовать на собрании, узнать, что обсуждалось, чтобы они не упустили какую-либо важную информацию.

Что включить в протокол собрания

При документировании протокола собрания вы должны включить определенные детали, которые могут быть полезны сотрудникам, которым потребуется ссылаться на них в будущем.Вот элементы, которые необходимо включить в протокол собрания:

• Почему было проведено собрание

• Имена и фамилии участников

• Дата и время проведения собрания

• они были назначены и сроки

• Решения сотрудников и руководства, принятые во время собрания

• Любые исправления к протоколу предыдущего собрания

• Предложения, которые были приняты или не приняты

Дата, время следующего собрания

и 9000 если применимо

Как составить протокол собрания

В приведенных ниже шагах описано, как составить протокол собрания и как передать его сотрудникам.

1. Перед началом собрания подготовьте шаблон.

2. Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и ​​обсуждениях.

3. Собирайте копии любых отчетов и презентаций.

4. Просмотрите свои записи и задайте последние вопросы.

5. Введите свои заметки о встрече в легко понятных абзацах.

6. Запросить одобрение у руководства.

7. Отправьте протокол в свой список сотрудников.

1. Подготовьте шаблон до начала собрания

Чтобы убедиться, что вы готовы к собранию, вы можете сделать шаблон с необходимой информацией, заполненной либо до собрания, либо сразу после того, как вы сядете за стол. зона встречи. Вы можете заранее создать шаблон с заполнителями для конкретных элементов собрания и информации.

Этот шаблон может быть проще создать, если вы обсудите с руководителем собрания, какая информация важна для вас и должна быть включена в протокол. Вы также можете запросить просмотр прошлых собраний, чтобы изучить предыдущее форматирование, чтобы лучше понять, что включить. Как только вы узнаете, что включить в протокол, вы можете сделать свой шаблон и начать заполнять пробелы.

Вот обычные заполнители, найденные в шаблоне, который можно использовать:

• 4

  1. Организация Название

  2. Назначение Начало

  3. Начало и конец

  4. Дата и расположение

  5. Список участников и отсутствующие, при необходимости

  6. Место для важной информации, такой как принятые предложения или установленные сроки

  7. Место для вашей подписи и подписи руководителя собрания

  8. Повестка дня, если руководитель собрания предоставил ее вам

  9. Возможно, будет проще прибыть на встречу пораньше, чтобы заполнить как можно больше шаблона до начала встречи.

     2. Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и ​​обсуждениях

     После начала собрания вы можете начать делать важные заметки. Возможно, будет проще отметить только важные факторы встречи, чем пытаться задокументировать все, что упоминают участники. Если участники попытаются передать какие-либо предложения, задокументируйте это, написав, кто просил внести предложение, что это было за предложение и было ли оно принято. Вы также должны документировать каждый раз, когда проводится голосование.

     Записывайте любые имена или важные моменты людей, которые предоставляют отчеты или презентации. Вы также можете отметить любые обновления назначений или новые задания, которые менеджер дал сотруднику. Обратите внимание на имя, важные детали задания и точную дату выполнения. Менеджеры и руководство редко требуют, чтобы вы записывали обсуждения или разговоры. Если это так, вы должны объективно записывать их и стараться избегать прилагательных для описания людей, их действий или вашего личного мнения.

     3.Соберите копии любых отчетов или презентаций

     Если во время встречи были сделаны какие-либо отчеты или презентации, вы должны запросить эти документы после встречи у докладчика. Если они не могут предоставить вам физическую копию, вы можете попросить их отправить ее вам по электронной почте. Когда вы отправляете протокол нужным сотрудникам, вы можете прикрепить эти отчеты или презентации к документу. Это помогает освежить воспоминания участников собрания. Это также поможет отсутствующим лучше усвоить важную информацию, которую они пропустили на собрании.

     4. Просмотрите свои записи и задайте заключительные вопросы

     После окончания собрания запишите время перерыва. Быстро просмотрите свои заметки, чтобы увидеть, не была ли пропущена какая-либо важная информация, пока вы делали заметки. Если человек, от которого вам нужна дополнительная информация, все еще находится в комнате, вы можете запросить эту информацию, если он не занят.

     Если вы не можете получить дополнительную информацию от кого-то лично, вы можете отправить профессиональное электронное письмо с просьбой предоставить эти данные вскоре после встречи.

     5. Печатайте свои заметки о совещании в виде понятных абзацев

     Как только вы закончите писать свои заметки и собрание будет прервано, вы должны напечатать свои заметки, пока они еще свежи в вашей памяти. Запишите каждое важное решение или действие в необходимых деталях в отдельных абзацах. Ведите протокол встречи в одном и том же настоящем времени на протяжении всего документа. Убедитесь, что формулировка объективна и понятна участникам. Вы хотите сосредоточиться на том, что было сделано на собрании.

     После того, как вы ввели свои протоколы, вы можете пронумеровать страницы, если их несколько. Прикрепите любые важные подтверждающие документы и откорректируйте их для ясности, орфографических и грамматических ошибок.

     6. Запросить одобрение у руководства

     После того, как вы напечатаете свои заметки, вы можете отправить этот документ руководителю собрания на утверждение. Спросите их, нужно ли кому-то еще просмотреть и утвердить этот документ. Отправьте протокол собрания всем необходимым людям и получите их подпись об одобрении.Если они прочитают протокол и потребуют каких-либо исправлений, быстро примените их и отметьте в протоколах, что они были исправлены и утверждены, прежде чем отправлять их.

     7. Отправьте протокол своим сотрудникам

     Когда вы будете готовы поделиться своим протоколом, спросите руководителя собрания, как вам следует распространять этот документ. Обычно основным способом отправки протокола встречи может быть электронная почта. Узнайте, какой метод предпочитает руководство, и отправьте его с приложением всех необходимых документов.

     Убедитесь, что вы отправили этот документ всем необходимым участникам и отсутствующим в вашем списке.Вы также должны проверить этот список у руководителя собрания и спросить, не хотят ли они, чтобы вы отправили протокол собрания любым дополнительным сотрудникам.

     Связано: Написание дополнительного электронного письма: советы, шаблон и пример

     Советы по написанию протокола собрания

     Написание протокола собрания должно быть тщательно завершено, чтобы обеспечить включение всей необходимой информации для справки сотрудников. Вы можете следовать приведенным ниже советам, чтобы научиться правильно составлять протокол собрания.

     • При необходимости раздайте лист посещаемости.

     • Записывайте только важные элементы встречи.

     • Используйте сокращения, чтобы писать быстрее.

     • При желании возьмите записывающее устройство.

     • Найдите готовый шаблон.

     При необходимости раздайте лист посещаемости

     Поскольку вам часто требуется знать участников каждого собрания, чтобы потом отправить им документ, вы должны знать каждого участника собрания.Если вы не знаете всех присутствующих и не имеете их контактной информации, вы можете раздать список участников сразу после начала собрания. Это соберет их имя и контактную информацию, чтобы помочь вам легко отправить документ нужным сотрудникам.

     Записывайте только важные элементы собрания

     Многие менеджеры или ведущие собрания редко требуют, чтобы вы документировали все, что было сказано или сделано на собрании. Вы можете заранее проверить, какие элементы они хотели бы записать. Как только вы узнаете, что нужно задокументировать, вы можете придерживаться только записи важных элементов встречи, таких как предпринятые действия или принятые решения.Это убережет вас от чрезмерного ведения заметок и позволит вам быть готовым, когда вам нужно задокументировать важные действия.

     Используйте стенографию, чтобы писать быстрее

     Если сразу говорится о многих важных вещах, может быть трудно все быстро записать. Поэтому вы можете разработать стенографию, которая поможет вам эффективно документировать информацию. Вы можете использовать такие методы, как написание инициалов участников собрания, а не их полных имен, или создание сокращений, которые вы легко понимаете, чтобы представить общие фразы, регулярно используемые во время собраний.Это может помочь вам оставаться в темпе встречи.

     См. также: Как делать заметки

     Если необходимо, возьмите с собой записывающее устройство

     Чтобы вам было удобнее записывать собрание, особенно если руководитель собрания запрашивает больше информации, чем обычно, вы можете принести записывающее устройство. Вы можете обратиться к этому устройству позже при вводе протокола встречи, чтобы убедиться, что ничего важного не пропущено. Убедитесь, что это одобрено руководителем собрания заранее, и сообщите участникам собрания, что они будут записаны, и получите их согласие, если это необходимо.

     Найдите готовый шаблон

     Если вы никогда раньше не вели протоколы совещаний и не можете получить протоколы предыдущих совещаний, вы можете найти в Интернете готовый шаблон для работы. Вы можете найти его в Интернете, сохранить и отредактировать в соответствии с желаемым форматом. Создав шаблон протокола собрания, вы можете регулярно использовать его для каждого собрания, чтобы сохранять согласованность и помогать участникам легко получать информацию с каждого собрания.

     Как правильно составить протокол встречи (с шаблонами и образцами)

     Новичок в написании протоколов собраний?

     Если вам поручили вести заметки для комитета или вы были назначены секретарем совета вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам приступить к написанию и подготовке эффективного протокола собрания, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

     Это руководство о том, как составлять протоколы собраний, было подготовлено WildApricot, чтобы помочь волонтерам и/или сотрудникам небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в ведении и подготовке протоколов собраний для комитетов или советов директоров.

     Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов собраний различаются в зависимости от организации и типа комитета или Совета, в этой статье представлены только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

     
     

     Что такое протокол собрания?

     Протокол собрания или мама (для протокола собрания) можно определить как письменный отчет обо всем, что произошло во время собрания. Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, какие решения были приняты во время собрания, чтобы вы могли вернуться к нему и использовать его для информирования будущих решений.

     Что вы должны включить в протокол собрания?

     Вы должны включить следующие пять шагов: 

     1. Предварительное планирование
     2. Запись — на собрании
     3. Минуты записи или расшифровки
     4. Распространение или совместное использование протоколов собраний
     5. Оформление или хранение протоколов для дальнейшего использования

     Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

     Или, если вы просто ищете список шаблонов протоколов собраний, ознакомьтесь с этим постом.

     Какова цель протокола собрания?

     Вас не должен пугать термин «минуты», так как он на самом деле немного вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутных протоколах заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как: 

     • принятые решения (предложения, голоса и т. д.) 
     • запланированы следующие шаги
     • идентификация и отслеживание действий

     Протокол – это осязаемая запись собрания для его участников и источник информации для участников, которые не смогли присутствовать. В некоторых случаях в качестве ориентира может выступать протокол собрания, например:

     • когда результаты собрания влияют на другие совместные действия или проекты в организации
     • минуты могут служить для уведомления (или напоминания) отдельных лиц о порученных им задачах и/или сроках

     Загрузите наш контрольный список протоколов собраний для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше вести протокол.

     Почему они называются протоколами собрания?

     Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» в «протоколах собраний» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время собраний.

     Что связано с протоколом собрания?

     Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти шагов:

     1. Предварительное планирование
     2. Запись — на собрании
     3. Минуты записи или расшифровки
     4. Распространение или совместное использование протоколов собраний
     5. Оформление или хранение протоколов для дальнейшего использования

     1.

     Протокол совещания по предварительному планированию:

     Хорошо спланированная встреча помогает вести эффективный протокол встречи.Если Председатель и Секретарь или ведущий протокол работают вместе, чтобы гарантировать, что повестка дня и собрание хорошо продуманы, это значительно упрощает протоколирование. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, ведущий протокол может работать с председателем над созданием формата документа, который также работает как повестка дня и схема протокола.

     Какова повестка дня собрания?

     Повестка дня собрания = план:

     По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протокола — с порядком и нумерацией пунктов в протоколе. собрание, соответствующее повестке дня.

     Кроме того, повестка дня и/или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

     • имена всех участников собрания, включая гостей или докладчиков
     • документы, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании – копии (цифровые или печатные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). по решению председателя собрания).

     Прояснение ожиданий:

     Когда вы берете на себя новую роль ведущего протоколов или секретаря, обязательно спросите у председателя комитета или правления, что они ожидают от вашей роли во время собрания, а также о том, каких подробностей он/она ожидает от минут. Например, если ваш Совет или комитет будут рассматривать предложения или голосовать по пунктам/вопросам, четко определите, нужно ли вам предлагать имена тех, кто вносит предложения, поддерживает и т. д. Если вы будете иметь дело с такого рода процедурами, вы (и ваш председатель) можете обратиться к Правилам порядка Роберта.

     2. Что должно быть включено в протокол собрания?

     Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понять, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, в вашей организации может быть необходимый контент и определенный формат мамы, которому вам нужно будет следовать, но в целом протокол собрания обычно включает следующее:

     • Дата и время встречи
     • Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (т. г., «сожаления»)
     • Принятие или исправления/поправки к протоколу предыдущего собрания
     • Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
       • Предпринятые или согласованные действия
       • Следующие шаги
       • Итоги голосования – например, (при необходимости подробности о том, кто вносил предложения, кто поддержал и утвердил или поднятием руки и т. д.)
       • Предложения приняты или отклонены
       • Предметы, подлежащие хранению свыше
       • Новый бизнес
       • Дата и время следующей встречи

     Дополнительные шаблоны и сведения о форматировании протоколов собраний можно найти здесь.

     Советы, которые могут помочь вам делать заметки:

     • Создайте план – как обсуждалось ранее, наличие плана (или шаблона), основанного на повестке дня, позволяет вам просто записывать примечания, решения и т. д. по каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым пунктом плана для рукописных заметок, а затем распечатайте их и используйте для записи минут.
     • Отмечать участников, когда они входят в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отмечать их, когда они прибывают, если они не представляются в начале собрания или распространяют список участников, они могут проверить- от себя.
     • Записывайте решения или примечания по пунктам действий в свой план, как только они появляются, чтобы убедиться, что они записаны точно
     • При необходимости запросите разъяснения – например, если группа продолжает работу, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснить решение и/или последующие шаги.
     • Не пытайтесь зафиксировать все – вы не сможете успеть, если попытаетесь записать разговор дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия , так далее.
     • Запишите это – буквально, если вы беспокоитесь о том, чтобы не отставать от ведения заметок, рассмотрите возможность записи встречи (например, на свой смартфон, iPad, записывающее устройство и т. д.), но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для создания дословной стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны разъяснения.

     Загрузите наш контрольный список протоколов собраний для ассоциаций и некоммерческих организаций с образцами протоколов собраний и узнайте, как вести протокол лучше.

     Шаблон протокола собрания: 

     Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится вести протокол собрания.

     Здесь вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний для Microsoft Word.

     Образец протокола собрания:

     Все еще сомневаетесь, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как может выглядеть протокол заседания правления.

     3. Процесс написания протокола

     Когда собрание закончено, пришло время собрать воедино свои заметки и написать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

     4. Нужно ли утверждать протокол собрания?

     Перед тем, как поделиться протоколом собрания, убедитесь, что председатель рассмотрел и либо откорректировал, либо утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если только она не состоялась. В зависимости от вашего Правления протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

     5. Распространение или совместное использование протоколов собраний

     В качестве официального ведущего протоколов или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

     Онлайн-обмен

     Способ совместного использования или распространения будет зависеть от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут создать кучу бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете инструмент для обработки текстов (например, Microsoft Word), который не предлагает общий доступ в Интернете, вы можете создать документ в формате PDF и отправить это и другие вложения или документацию по собранию по электронной почте. В качестве альтернативы, если вы все используете документы Google — для приглашений на встречи, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен.Члены комитета или правления могут просто прочитать документы онлайн и спасти несколько деревьев!

     Совместное использование в облаке?

     Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, WildApricot), вы можете опубликовать протокол в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или Правления, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную интрасеть в Интернете для своего Совета и комитетов.

     Инструменты специально для протоколов совещаний:

     Если вас интересуют типы инструментов, которые вы могли бы использовать специально для протоколов совещаний, вот некоторые инструменты, которые организации, с которыми мы работали, сочли полезными: 

     • Документы Google:  Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов протоколов собраний в документах Google. Если вы отправляете приглашение на собрание с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить схему повестки дня в формате документа Google. После того, как протокол составлен (используя план), вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
     • OneNote:  (если вы являетесь пользователем Microsoft) — очень быстро и позволяет организовывать заметки. Также поддерживайте аудиозапись с соответствующей отметкой времени заметки.
     • Lucid Meetings: Фантастический инструмент для проведения совещаний для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
     • Evernote:  Отличный инструмент для создания заметок.
     • Agreedo : поддерживает создание протоколов собраний и отслеживание результатов.
     • minute.io:  позволяет быстро вести протоколы совещаний с помощью горячих клавиш и возможности работать онлайн или офлайн.

     6. Оформление/хранение протоколов собраний

     Большинство комитетов и советов просматривают и либо утверждают, либо вносят поправки в протокол в начале следующего собрания.После того, как вы внесли необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать их резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может понадобиться распечатать и хранить печатные копии или предоставить их сотруднику или председателю для регистрации.

     И… Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета и членами

     Если вы представляете некоммерческую организацию с регулярными собраниями совета директоров и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию WildApricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволит вам:

     • Легко планируйте онлайн-мероприятия с мгновенной обработкой онлайн-платежей и автоматическим выставлением счетов.
     • Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-приложениями для участников.
     • Доступ к удобной для поиска и фильтрации базе данных контактов.
     • Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
     • и многое другое.

     Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения WildApricot для управления членством здесь.

     WildApricot также является программным обеспечением № 1 для управления членством, которым ежедневно пользуются более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас.

     В заключение… Наслаждайтесь своей новой ролью

     Протокол встречи важен — в конце концов, в нем содержится основная информация о встрече. Но ведение и подготовка протоколов не должны быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в протоколах совещаний приступить к созданию эффективных протоколов совещаний для вашей организации.

     Спасибо, что прочитали наше руководство о том, как писать протоколы собраний!

     Протокол собрания — определение, порядок записи, шаблон

     Что такое протокол собрания?

     Протокол собрания — это заметки, которые записываются во время собрания. Они освещают ключевые вопросы, которые обсуждаются, предложения, предложенные или по которым проводится голосование, и действия, которые необходимо предпринять. Протокол собрания обычно ведет назначенный член группы. Их задача состоит в том, чтобы обеспечить точную запись того, что произошло во время встречи.

      

      

     Этапы записи протокола собрания

     Существует пять основных этапов записи протокола собрания. Они:

     • Предварительное планирование
     • Record-Priend
     • Написание или транскрибирующие минуты
     • Сообщение о совместном использовании протокол
     • Минуты
     • Подача или хранение протокол протокола для ссылки в будущем

     Предварительное планирование

     , если встреча хорошо спланирована заранее, вести протокол будет намного проще.Тем не менее, председатель CEOA, сокращенно от главного исполнительного директора, является самым высокопоставленным лицом в компании или организации. Генеральный директор отвечает за общий успех организации и за принятие управленческих решений на высшем уровне. Прочитайте должностную инструкцию, и секретарь или протоколист должны работать вместе, чтобы заранее определить повестку дня собрания. Например, человек, ведущий протокол, может работать с председателем над проектом документа, который будет служить повесткой дня и определять формат собрания.

      

     Повестка дня собрания

     Если председатель и секретарь не могут встретиться и выработать проект, секретарь должен получить копию повестки дня до начала собрания. Повестка дня собрания будет служить руководством для того, как делать заметки и готовить протокол. Кроме того, повестка дня включает и другие детали, которые необходимо отразить в протоколе. Они включают:

     • Имена всех присутствующих членов, включая гостей и докладчиков
     • Документы, которые могут быть выданы в ходе собрания, например, копии списка предложений, по которым будет проведено голосование

      

     Ожидания

     Когда человека выбирают вести протокол, важно, чтобы он знал, что от него ожидается. Поэтому человек должен подойти к председателю комитета и спросить, какова будет его роль на собрании. Например, если собрание будет включать предложение предложений Голосование по доверенностиГолосование по доверенности — это делегирование права голоса представителю от имени первоначального обладателя голоса. Сторона, которая получает право голоса, известна как Доверенное лицо, а первоначальный обладатель голоса известен как Принципал. Эта концепция важна для финансовых рынков и, в частности, для публичных компаний, назначенный член должен выяснить, следует ли ему включать имена тех, кто предлагает предложения, и тех, кто их поддерживает.

      

     Что включать в протокол собрания

     Прежде чем записывать какие-либо подробности, назначенный регистратор протоколов должен ознакомиться с типом информации, которую он должен записывать. Группа может использовать определенный формат для записи заметок, но в целом протокол собрания обычно включает следующие данные:

     • Дата и время проведения собрания
     • Имена присутствующих, а также отсутствующих участников
     • Принятие или изменения, внесенные в протокол предыдущего собрания
     • Решения, принятые по каждому вопросу повестки дня, такие как:
       • Действия, предпринятые или согласованные
       • Следующие шаги
       • Итоги выборовПрямое голосованиеПрямое голосование, широко известное как установленное законом голосование, корпоративная система голосования, которая может использоваться для избрания директоров или голосования по важным вопросам
       • Предложения приняты или отклонены
       • Новое дело
       • Дата и время следующего собрания

      

     Процесс написания протокола собрания

     Когда собрание заканчивается, человек, которому поручено писать протокол, должен получить все необходимые ему ресурсы. составить протокол в ясной, презентабельной форме.Вот несколько советов, которые следует учитывать:

     • После завершения собрания не откладывайте написание протокола слишком долго. Таким образом, все, что произошло на встрече, все еще свежо в вашей памяти.
     • Просмотрите ранее созданный план и внесите необходимые изменения. Это может включать добавление дополнительной информации или уточнение некоторых поднятых вопросов. Также проверьте, чтобы все приговоры, действия и ходатайства были четко записаны.
     • Пересмотреть протоколы и убедиться, что они краткие, но четкие.

      

     Распространение протокола собрания

     Как только секретарь закончит написание протокола, он должен поделиться им с членами группы. Ими можно поделиться в Интернете или через облако. Учитывая, что протоколы и другие типы документов могут повлечь за собой большое количество бумажной работы, может быть предпочтительнее использовать безбумажный подход к совместному использованию.

     Например, если регистратор протоколов документировал протоколы с помощью Microsoft Word, который не предлагает общий доступ в Интернете, он может рассмотреть возможность использования документов Google, которые предлагают способ обмена документами в Интернете с другими пользователями.

     Регистратор также должен сохранять копию протокола собрания для дальнейшего использования. Большинство компаний хранят свои минуты в Интернете — либо в Google Docs, либо в OneDrive.

      

     Ключевой вывод

     Протоколы совещаний важны, поскольку они используются для документирования ключевых вопросов, поднятых во время совещания. Например, в эффективном протоколе могут быть указаны подходы, которые были предложены для решения конкретной проблемы, и основная причина, по которой участники предпочитают один метод другому.

     Протокол встречи можно записать вручную или на электронном устройстве, таком как ноутбук или iPad. После собрания секретарь просматривает протокол и вносит необходимые поправки. Затем протокол встречи передается участникам группы. Помимо распределения, протоколы также сохраняются для дальнейшего использования.

      

     Template

      

      

     Дополнительные ресурсы

     CFI является официальным поставщиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ™ стать сертифицированным финансовым моделированием и оценкой Сертификация Analyst (FMVA)® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере.Зарегистрируйтесь сегодня! программа сертификации, призванная превратить любого человека в финансового аналитика мирового класса.

     Чтобы продолжать учиться и расширять свои знания в области финансового анализа, мы настоятельно рекомендуем дополнительные ресурсы CFI, указанные ниже:

     • Обучение действиемОбучение действиемОбучение действием — это процесс разработки творческих решений для решения сложных проблем отдельных лиц, групп людей и корпораций
     • Корпоративная стратегияКорпоративная стратегияКорпоративная стратегия фокусируется на том, как управлять ресурсами, рисками и прибылью в рамках фирмы, в отличие от рассмотрения конкурентных преимуществ в бизнес-стратегии.
     для выполнения определенных задач в
     • Публичное выступлениеПубличные выступленияПубличные выступления, также называемые ораторским искусством или речью, представляют собой процесс передачи информации живой аудитории.Тип передаваемой информации намеренно структурирован таким образом, чтобы информировать, убеждать и развлекать. Хорошее публичное выступление состоит из трех компонентов: Стиль: Мастерски построенный с использованием слов для создания

     9 шагов, чтобы научиться писать протокол собрания и делиться им

     Во время собрания:
     Начало собрания

     Первый , всегда начинайте вовремя : он уважает тех, кто приходит вовремя, и напоминает опоздавшим, что расписание серьезное.Не забудьте поприветствовать участников и поблагодарить их за уделенное время.
     Начните с обзора повестки дня: это хороший способ дать участникам возможность понять все заранее определенные темы, их цель и желаемые результаты.
     Уточните желаемый тип участия и взаимодействия.
     Назначьте ведущего, если это не вы.

     Проведение совещания

     Эффективный протокол совещания играет огромную роль в успешном проведении совещания. Но их нужно правильно написать и вовремя распространить.Основная проблема с заметками заключается в том, что на их правильное написание уходит много времени, и их нужно быстро отправлять после собраний, чтобы все знали о своих следующих действиях.

     Вы должны  создавать свои заметки по ходу встречи : хороший способ организовать свои заметки – отделить действия от замечаний, а также отмечать различные действия для каждого человека с указанием крайнего срока. Периодически резюмировать ключевые моменты и запрашивать согласие, чтобы убедиться, что план действий понятен всем участникам.В противном случае вы можете оказаться в кулуарах встречи, слишком занятыми заметками.
     Управляйте временем собрания: самая большая трудность на собрании — уложиться в отведенное для собрания время. Потратьте время, чтобы рассказать и услышать истории, и спросите разные точки зрения, но сосредоточьтесь на идеях и целях , чтобы не отставать от времени. Следуйте своей повестке дня, не теряя цель, установленную для каждой темы.

     Закрытие собрания

     В заключение подведите итоги достижений группы, действий и решений и спланируйте следующий шаг.
     Искренне благодарим участников группы за их участие и вклад. Вы также можете запросить отзыв.

     Как составить протокол собрания [шаблон протокола собрания]

     Сколько раз вы сидели на одном и том же совещании только потому, что все забыли, что произошло за неделю до этого? Просто подумай об этом. Я уверен, что в повестке дня есть как минимум один пункт, который тянется уже почти месяц. И это сводит тебя с ума.

     Дополнительный материал: Шаблон протокола собрания

     Что, если я скажу вам, что всего этого можно избежать, выполнив несколько простых шагов, чтобы лучше составить протокол встречи? Вот шаги: 

     • Предварительное строгание
     • Написание протокола собрания
     • Делитесь ими со своей командой

     Начнем с определения протокола собрания

     Само название немного вводит в заблуждение, так как на самом деле вы не ведете протокол. Честно говоря, никто не захочет их читать, и это не то, чего мы пытаемся достичь. Вот почему нам необходимо сообщать три важные сведения: принятые решения, запланированные следующие шаги и систему отслеживания.

     Так сказать, протокол собрания — это ощутимый результат, который мы получаем после окончания собрания.

     Что должно быть включено в протокол собрания?

     • Дата и время встречи
     • Имена участников и тех, кто не смог присутствовать
     • Решения по каждому пункту повестки дня, например, предпринятые или согласованные действия, следующие шаги
     • Пункты повестки дня приняты или отклонены
     • Дата и время следующей встречи

     Предварительное планирование протокола встречи

     Тщательный план значительно облегчит вашу работу.И все начинается с повестки дня. Сильная повестка дня сделает половину вашей работы уже сделанной. Почему? Он может служить планом встречи. Есть несколько советов по повестке дня, перечисленных в другой нашей статье.

     Как только у вас появится представление о том, о чем пойдет речь, создайте план, который вы можете использовать, чтобы легко делать заметки. Если вы делаете заметки от руки, этот план будет особенно полезен. Убедитесь, что решения, заметки, действия записаны правильно. Записывайте их, как только они появляются, это обеспечит максимальную точность.Однако не пытайтесь запечатлеть все происходящее. Это только создаст беспорядок, и вы не сможете отличить важные вещи от светской беседы.

     Если что-то непонятно, запросите дополнительные разъяснения. Есть шанс, что и другие не получат его. Честно говоря, это может быть спасением — неправильные заметки могут привести к неправильным следующим шагам, чего вы точно не хотите.

     Также не забывайте отмечать участников, когда они прибывают на собрание. Если вы не знаете имен всех, просто дождитесь начала встречи, когда они представятся.

     И последнее, что нужно знать о быстрых заметках. Вы медленно пишете? Часто ли вы теряетесь в словах? Просто запишите встречу на случай, если что-то ускользнет из ваших заметок. Ты не умеешь читать за собой? Ну, вытащите запись и посмотрите, чего не хватает.

     Составление протокола собрания

     После того, как вы закончили совещание, пришло время собрать ваши записи воедино и привести их в более красивую форму. Вы должны постараться написать их как можно скорее, пока все еще свежо. Убедитесь, что вы включили достаточно релевантной информации, но также следите за тем, чтобы не писать слишком много.Например, если была жаркая дискуссия, обязательно напишите об этом подробнее. В чем была проблема и что такое соглашение? Я уверен, что это снова всплывет в конце концов.

     Что касается стиля письма, пишите короткие, четкие предложения. Они должны легко и быстро читаться, без сложных слов или объемных абзацев.

     Обмен заметками с вашей командой

     Существует множество способов обмена заметками. Обязательно раздайте их как можно скорее. Это позволит всем немедленно приступить к работе над задачами.

     Самый простой способ? Просто создайте документ Google Docs и поделитесь им с остальной частью команды. Если вы не большой поклонник Документов, для этого есть много простых и приятных альтернатив. Будучи любителем делать заметки, я должен сказать, что пробовал несколько из них. Когда-то Evernote был моей вещью, он действительно удобен. Однако есть кое-что помягче — Notion. Notion очень прост в использовании и предлагает множество различных опций. Определенно вещь, которую вы должны попробовать.

     Готовы ли вы начать продуктивные встречи?

     Вот и все.Грамотная повестка дня встречи и заметки о встрече — это первые и наиболее продуктивные шаги для проведения продуктивной встречи. Не забывайте брать черновик и записывать самое важное. Вам все равно придется их переписывать. Хотите узнать больше о проведении эффективных совещаний? Мы вас прикрыли.

     Дополнительный материал: Шаблон протокола собрания

      

     Как составить отчет о протоколе собрания | Work

     Автор: Lainie Petersen Обновлено 29 марта 2018 г.

     Протокол собрания отражает действия, предпринятые во время деловой или организационной встречи. Протоколы обычно записываются секретарем организации и становятся неотъемлемой частью документации организации. По сути, протокол собрания может считаться юридическим документом судов и государственных органов.

     Цель протокола собрания

     Цель протокола собрания — описать действия, предпринятые участниками собрания. Вопреки тому, что думают некоторые люди, запись протоколов совещаний — это не вопрос «ведения заметок» или расшифровки того, что люди говорят во время собрания.Как отмечает Бетани Прикуцки, инструктор школы повышения квалификации Мичиганского государственного университета, в протоколах собраний должно быть описано то, что было сделано на собрании, а не слова, сказанные отдельными участниками.

     Хотя заметки о собрании могут быть очень полезны для внутреннего использования, также важно понимать, что некоторые протоколы собраний, например, заседания совета директоров или собрания руководителей публичной компании, являются юридическими документами. Это означает, что они могут быть использованы юристами, судьями и государственными органами в судебных делах, спорах о налоговом статусе вашей организации и в различных деловых и юридических процессах.Когда вы составляете протокол встречи, учитывайте, что кто-то за пределами вашей организации может однажды прочитать его. Понимание этим человеком того, что вы написали, может оказать глубокое влияние на вашу организацию.

     Подготовка к собранию

     Если вы впервые ведете протокол предстоящего собрания, поговорите со своим руководителем о ее ожиданиях. Возможно, в вашей организации есть стандартный формат протоколов совещаний, такой как Правила порядка Роберта, которые она хочет, чтобы вы использовали.Если это не так, ознакомьтесь с некоторыми шаблонами протоколов собраний, которые доступны в некоторых приложениях и пакетах программного обеспечения для управления офисом. Работа с шаблоном может облегчить вам работу, а также обеспечить профессиональный макет.

     Когда вы прибудете в помещение для собраний, убедитесь, что вы сидите так, чтобы вам было хорошо видно и слышно участников собрания. Помните, что вы должны записывать то, что происходит во время собрания: вам нужно уметь узнавать присутствующих, чтобы вы могли описать их действия в своем протоколе.

     Основные компоненты протокола собрания

     В зависимости от политики вашей организации у вас может быть некоторая гибкость при выборе формата протокола собрания. Тем не менее, протоколы могут служить юридическими документами, поэтому они должны включать информацию, которая может помочь читателю определить, когда и где состоялась встреча, кто присутствовал на ней, цель встречи и что на ней было достигнуто.

     • Проект протокола собрания должен включать название вашей организации, тип состоявшегося собрания, дату собрания, место собрания и время его начала.
     • Протокол собрания должен также включать имена членов правления, руководителей или участников собрания. Этот список будет зависеть от типа встречи, которую вы записываете.
     • В начале протокола отметьте, когда протокол предыдущего собрания был представлен и утвержден правлением или другими лицами, наделенными полномочиями в организации.
     • Если собрание хорошо организовано, оно обычно проводится по повестке дня, в ходе которой различные члены правления, руководители и другие стороны представляют информацию или предпринимают конкретные действия.Ваши протоколы должны отражать и документировать эти действия.
     • При описании действия также укажите его разрешение, если оно есть. Если член правления предлагает провести голосование, отметьте, было ли оно поддержано, и если предложение в конечном итоге принимается или не принимается.

     Протокол заседания совета директоров
     Ежеквартальное деловое собрание HR Brown Enterprises Протокол заседания совета директоров во втором квартале: 1 апреля 2018 г.)
     (9:00, Great Lakes Marriott Hotel, Чикаго, Иллинойс)

     
     Присутствующие члены совета директоров:
     

     8031 Дженнифер Браун, Джон Харви, Кэрол Кук
     Отсутствуют: Боб Люс, Дэвид Кейн
     Кворум присутствует? Да

     Другие Присутствующие:
     Адвокат-консультант: Мэри Баттл

     Слушания:
     Собрание назначено на 9 час. м. Генеральным директором Дженнифер Браун
     Протокол собрания за первый квартал 2018 года был представлен и одобрен

     Отчет генерального директора:
     — Отмечается, что текущий договор аренды компании будет продлен в 2020 году. Рекомендует компании создать поисковый комитет для поиска нового средство.
     — сообщает, что недавний визит в Китай для обсуждения производства новой линии ювелирных изделий компании прошел с большим успехом. Браун принял поздравления от других участников встречи.

     Другое дело:
     — Адвокат Мэри Баттл сообщила о продолжающемся патентном иске против Taylor, Ltd.Пока Баттл готовится предстать перед судом, судье дважды приходилось откладывать его из-за проблем со здоровьем. Бэттл пытается передать дело другому судье.
     — Кэрол Кук упомянула, что дочь Дэвида Кейна недавно сломала ногу, катаясь на лыжах. Кейн и его жена в это время находятся в Колорадо, ожидая, пока их дочь выпишут из больницы, чтобы они могли забрать ее домой. ПРЕДЛОЖЕНИЕ послать дочери Кане букет с пожеланиями скорейшего выздоровления. Прикомандирован. Одобренный.

     Заседание прерывается на 14:30.

     Протокол представлен Летицией Кэннон, секретарем Совета.

     После собрания

     После собрания подготовьте черновик протокола и проверьте его. В дополнение к проверке на грамматические и орфографические ошибки, особенно в именах участников встречи, также важно удалить любые формулировки, которые:

     • Указывают, что на встрече что-то не произошло, например, ожидаемый гость не появился или ожидаемое обсуждение важного вопроса.
       
     • Отражает ваши собственные предубеждения или чувства по поводу обсуждаемых вопросов.
       

     Следуйте протоколу вашей организации или компании по распространению проекта протокола. Например, вам может потребоваться отправить протокол по электронной почте всем членам совета директоров, руководителям компании или участникам собрания. Это позволяет этим лицам просмотреть протокол и представить любые вопросы или исправления до того, как проект будет представлен на следующем собрании.

     Пример черновика протокола электронной почты:

     К письму прилагается черновик ежемесячной деловой встречи от 8 августа 2018 года, которая состоялась в ресторане Washington’s.Пожалуйста, просмотрите этот протокол и сообщите мне о любых вопросах или исправлениях до 15 августа. У меня будет обновленный проект для утверждения на собрании 7 сентября.

     Спасибо за внимание к этому вопросу.

     Подсказка

     Протокол собрания не должен быть подписан или завершен до тех пор, пока он не будет представлен на следующем собрании и не одобрен сторонами, ответственными за собрание, такими как совет директоров или руководители, ведущие собрание.

     Как написать лучшие заметки о встрече за 5 шагов (с помощью бесплатного шаблона заметок о встрече!)

     Джори Маккей

     Джори — писатель, контент-стратег и отмеченный наградами редактор книги Unsplash. Он участвует в Inc., Fast Company, Quartz и других компаниях.

     06 августа 2020 г. · 11 мин чтения

     🎁 Бонусный материал: Бесплатный шаблон заметок о встрече

     
     
     

     Посидите на достаточном количестве встреч, и вы начнете думать, что их единственная цель — назначить еще одну встречу.

     В то время как ваша главная обязанность состоит в том, чтобы всегда быть уверенным, что вы планируете (и посещаете) эффективные собрания, важно то, что вы делаете после собрания. Но не всегда понятно, что это такое. Без четкого процесса ведения заметок о встречах и последующих действий, встречи сливаются друг с другом без реального прогресса.

     Перейти к разделу

     Завершение проектов в срок и в рамках бюджета. С Планио.

     Если вы когда-нибудь пробовали делать заметки о встречах, вы знаете, в чем проблема.Вы входите, желая записать и проанализировать сказанное, но в итоге получаете расплывчатые каракули и стрелки, которые имели смысл в то время, но теперь вам кажется, что вы расшифровываете какой-то древний язык.

     Либо так, либо ты проведешь все собрание, пытаясь все записать, только чтобы понять, что ты ничего не понял из этого. В любом случае результат один: потраченное время и еще одна встреча, чтобы действительно продвинуть проект вперед.

     Но так быть не должно.

     В этом руководстве мы познакомим вас с простым процессом подготовки, написания и обмена заметками к собраниям, которые действительно помогают добиться цели.

     Получите бесплатный шаблон и структурируйте заметки о встрече как профессионал

     Мы разработали простой в использовании шаблон, который вы можете использовать бесплатно.

     Заметки о совещании

     — это не протоколы совещаний (но они могут включать много одинаковой информации!)

     В целом, совещания имеют плохую репутацию. Многие считают их пустой тратой времени. Однако правда в том, что лучшее, что вы можете сделать, это собрать группу умных людей в одной комнате, чтобы обменивались информацией.

     Однако именно здесь большинство людей ошибаются. Недостаточно собрать людей в одной комнате, нужно знать, что делать дальше.

     Существует два инструмента для сбора информации о собрании: протокол и заметки. И хотя в некоторых отношениях они похожи, они служат разным целям для разных людей. Давайте начнем с того, что проясним это.

     Последний инструмент управления проектами, который вам когда-либо понадобится.

     Заметки о собрании — это ваши личные рекомендации с собрания, включая идеи, цели, сроки, данные, следующие шаги и все остальное, что вы нашли интересным и полезным .

     Каждый человек ведет свои собственные заметки о встрече, и их сила заключается в синтезе вашего собственного контекста и знаний с тем, что обсуждалось на встрече.

     С другой стороны, собрание минут представляет собой официальную запись того, что происходило во время собрания и включает:

     • Полный список участников и отсутствующих
     • Время начала и окончания собрания
     • Ключевые темы, которые были включено
     • Любые действия или решения, принятые во время встречи, и кто за них отвечает

     Отличие от протоколов собраний заключается в том, что за их ведение отвечает один человек, и они следуют строго структурированному процессу. (Протокол собрания является юридическим документом и должен быть составлен очень особым образом).

     Чего не хватает в протоколе собрания, так это вашего контекста . Несмотря на то, что вы можете получить базовую информацию о собрании в протоколе, они не фиксируют те спонтанные идеи и прорывы, которые продвигают проект вперед.

     Как делать заметки о встречах, которые действительно работают? Сделайте ваши встречи более значимыми, выполнив 5 шагов.

     Итак, , как вы делаете заметки о встречах, которые действительно работают?

     Это тот же процесс, что и совещание: планирование, структура и выполнение.

     Хотя заметки о собрании не так структурированы, как протоколы, вам все равно нужно установить некоторые ограничения. Самый простой способ сделать это — использовать шаблон для заметок о собрании — просто отформатированный документ, который поможет вам в процессе ведения заметок.

     Лучшие заметки о собраниях начинаются с лучших собраний.

     Мы собрали загружаемый шаблон, который вы можете использовать на следующей встрече.

     Присоединяйтесь ♥ к управлению проектами. Попробуйте Планио.

     Но сначала давайте рассмотрим, что вы на самом деле будете делать заметки и как наилучшим образом использовать шаблон заметок о встрече:

     1.Отрабатывайте повестку дня встречи

     В нашем Руководстве по проведению эффективной встречи мы разобрали правило номер один для встреч, на которых не тратится время:

     «Не назначайте встречу и не надейтесь, их. Вам нужно управлять кораблем. Это начинается с понимания того, что именно вы хотите получить от встречи. Если нет четкой цели, никто не будет знать, чего от них ждут».

     Эта четкая цель приходит в форме повестки дня. Повестка дня встречи не только объединяет всех, но и является идеальным планом для ваших заметок о встрече.

     Вместо того, чтобы отчаянно вырисовывать ключевые моменты, заранее настройте шаблон заметок к встрече из повестки дня. Запишите каждый пункт и оставьте место для записи краткого резюме и любых результатов, идей и заметок. Ограничьте каждый ключевой момент несколькими предложениями.

     Однако не у каждой встречи есть повестка дня (особенно у неофициальных или импровизированных, которые больше всего нуждаются в заметках!) В этом случае оставьте пустое место в шаблоне и заполняйте его по мере продвижения.

     2. Сосредоточьтесь на форматировании

     Даже при наличии повестки встречи редко проходят точно по плану.Однако вы можете компенсировать это отсутствие структуры с помощью четко отформатированного шаблона заметок о собрании.

     
     
     

     Вот несколько пунктов, которые вы должны указать

     • Имя, дата и время встречи (или ссылка на видеочат, который вы используете)
     • Какова цель встречи?
     • Кто там должен быть? (Вы можете обновить это, если ключевые люди отсутствуют, и вам необходимо связаться с ними)
     • Ключевые моменты из вашей повестки дня
     • Ваши вопросы, на которые необходимо ответить
     • Принятые решения
     • Действия, включая ответственного, срок и следующие шаги

     Преуспейте в управлении проектами и будьте любимы своими товарищами по команде.

     Правильный формат заметок о встрече гарантирует, что они будут действенными, удобными и контекстуальными. Более того, это дает вам пространство и структуру, чтобы обдумать встречу еще до того, как вы придете на . Это как превратить чистый холст в раскраску по номерам. Все, что вам нужно сделать, это оставаться в пределах линий.

     3. Убедитесь, что у вас есть четкие задачи (т. е. организация действий)

     Цель встречи — создать действие. Вы приходите с вопросами, а выходите с решениями (или, по крайней мере, с идеей о том, что делать дальше).

     В бизнес-терминах это называется действий , и они являются важной частью ваших заметок о встрече.

     Легко давать обещания на собрании, а затем выйти и сказать «Что я должен был делать, опять же?»

     Действие — это отдельная задача, отвечающая на три вопроса:

     • Кто? Дело не только в том, кто отвечает за задачу (т.е. вы). А также, с кем вы будете работать или от других людей, от которых вы зависите в выполнении этой задачи.
     • Что? Это краткое описание задачи. Сократите его до одного-двух предложений и сосредоточьтесь на глаголах действия (например, « Просмотрите список невыполненных работ по продукту и подготовьте идеи для совещания по определению приоритетов функций». )
     • Когда? Это когда элемент действия необходимо выполнить или продолжить. Используйте конкретную дату и время, чтобы оставаться подотчетными.

     Действия — это то, что делает заметки о встрече важными и гарантирует, что вы действительно получите рентабельность инвестиций во время встречи.Убедитесь, что вы знаете точно того, что ожидается от вас дальше.

     4. Оставьте место для идей и творческих мыслей

     Заметки о совещании — это не только фиксация фактов (для этого и нужны ваши протоколы совещаний!)

     Все на одной странице. С Планио.

     Вы должны использовать свои заметки как возможность зафиксировать все идеи и мысли, которые возникают у вас в голове на протяжении всей встречи. Есть два способа отформатировать это в заметках о собрании:

     1. Оставьте специальное место внизу для идей. Это позволяет быстро записывать мысли по мере их появления и знать, где их искать позже. Недостатком этого является то, что иногда вы теряете контекст о , почему вы думали, что это была хорошая идея в первую очередь.
     2. Разделите шаблон заметок о собрании на две части. Нарисуйте линию посередине шаблона документа (или немного сбоку). Левая сторона предназначена для ваших более официальных заметок. В то время как право для идей, которые приходят в голову. Это дает вам контекст и помогает удерживать идеи рядом с их ключевыми точками.Тем не менее, это также может сделать ваш шаблон заметок о встрече немного грязным.

     Не существует «правильного» способа зафиксировать идеи в заметках о встрече. Попробуйте оба метода и посмотрите, какой из них лучше всего подходит для вас.

     5. Относитесь к своим заметкам о собраниях как к управлению знаниями (включите протоколы собраний, если они есть)

     Ваши заметки о собраниях являются частью знаний вашей команды. Чем больше вы сможете поделиться ими с другими, тем лучше для вас будет.

     Убедитесь, что вы используете систему, позволяющую хранить заметки о встрече в общедоступном месте и делиться ими с заинтересованными сторонами или другими соответствующими людьми в вашей команде, которые пропустили встречу.

     Лучший способ поделиться заметками о совещании, убедиться, что у вас всегда есть чистый и структурированный шаблон, готовый к работе, и превратить ваши идеи и решения в конкретные действия — использовать такой инструмент управления проектами, как Planio.

     Программное обеспечение для управления проектами, которое понравится каждому члену вашей команды.

     Planio — это место, где вы храните все, что будете обсуждать во время встречи, включая проблемы, задачи, незавершенные проекты, планирование спринта и многое другое. Это делает его идеальным местом для хранения ваших заметок о встречах, поскольку вы сможете ссылаться на предыдущие проблемы и ссылаться на них, добавлять контекст и даже назначать и отслеживать действия.

     Давайте кратко рассмотрим несколько способов использования Planio для ведения заметок к собраниям.

     Во-первых, Planio Wikis — идеальное место для хранения заметок о встречах.

     Вики полностью настраиваются с помощью расширенного текста и форматирования, внутренних ссылок вики (а также ссылок на задачи, проекты, файлы репозитория и т. д.), поддержки изображений и т. д.

     Это отличное место для отслеживания хода выполнения ваших действий. Каждое действие из ваших заметок о встрече можно переместить в отдельную проблему, назначить члену команды и указать крайний срок.Вы даже можете ссылаться на заметки о собрании, чтобы добавить контекст к задаче.

     
     
     

     Наконец, все эти заметки о встречах хранятся в безопасном и организованном пространстве с полной историей версий и разрешениями. Это означает, что если вам когда-нибудь понадобится вернуться и посмотреть, что было решено на совещании, оно ждет вас там.

     
     
     

     Бесплатный шаблон для заметок о встрече, который поможет вам быть организованным

     В этом посте мы много говорили о важности использования шаблона заметок о встрече. И хорошая новость в том, что вам не нужно создавать его с нуля!

     Загрузите эту уцененную версию нашего шаблона заметок к собраниям, чтобы использовать его в Planio или просто как есть.

     10 лучших способов написания заметок к собраниям, которые вдохновляют на действия

     Лучшие заметки к собраниям начинаются с лучших совещаний. И мы уже подробно писали о том, как правильно объединить вашу команду. Однако, как только вы освоите основы (и ваш шаблон заметок к собранию будет готов), вы должны знать несколько вещей.

     Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Планио.

     1. Начните с ручки и бумаги (но сразу после этого перенесите на цифровой инструмент)

     Существует наука о том, как лучше делать заметки. И хотя мы считаем, что ваши заметки о встречах всегда должны заканчиваться в инструменте управления проектами, таком как Planio, они не обязательно должны начинаться там.

     Исследования показывают, что лучший инструмент для заметок — это простая ручка и бумага. Есть несколько причин, почему это имеет смысл.

     Ведение протоколов совещаний вручную заставляет вас быть экономными.Вы должны быть целеустремленными в том, что вы записываете, и сосредоточиться только на том, что важно.

     Во-первых, когда мы печатаем заметки, мы стараемся фиксировать все дословно. Но либо вы не можете печатать достаточно быстро и теряете ход мыслей. Или вы можете не отставать, но не участвовать в собрании. (Не говоря уже обо всех отвлекающих факторах, таких как электронная почта и чат, которые ждут вас на вашем компьютере).

     Написание от руки заставляет вас экономить на ведении заметок.Вы должны быть целеустремленными в том, что вы записываете, и сосредоточиться только на том, что важно. Кроме того, это значительно упрощает перенос ваших заметок в такой инструмент, как Planio.

     Если вы хотите зафиксировать все для протоколов совещаний, используйте цифровые технологии. Если ваша цель состоит в том, чтобы быть активным на собрании и делать заметки, которые действительно будут вдохновлять на действия и иметь смысл, используйте аналог.

     2. Выберите правильный метод для правильной встречи

     Так как же убедиться, что ваши рукописные заметки имеют смысл? Вам нужно выбрать правильный метод для ведения заметок в данный момент.

     
     
     

     Во-первых, вы должны отразить приведенный выше шаблон заметок о собрании, чтобы убедиться, что вы охватываете все свои основы. Затем выберите простой метод, который позволит вам оставаться на связи с тем, что на самом деле происходит на собрании. Вот несколько вариантов:

     Метод Корнелла

     Система ведения заметок Корнелла включает в себя разделение вашей страницы на основные заметки справа и ключевые моменты и выводы слева. Нижняя часть страницы предназначена для краткого изложения ваших заметок.

     Не отвлекайтесь, приведите свои проекты в порядок.

     Подробнее: 9119	Название, дата, время и цель	Notes
     ключевой пункт 1:
     ключевой пункт 2:
     ключевой пункт 3:
     Ключевой момент 4:
     Резюме заметок Принятые решения Действия

     Это простая структура. не имеют повестки дня.

     Квадранты

     Метод квадрантов — еще более простой способ делать заметки от руки (им пользуются такие люди, как Билл Гейтс).

     Возьмите лист бумаги и разделите его на четыре части:

     1. Вопросы: Все, что возникнет во время встречи и на что вы получите ответ.
     2. Примечания: Мысли, идеи и вопросы для обсуждения.
     3. Личные действия: Что вы несете ответственность за доставку.
     4. Поручить другим: Что нужно сделать другим или информацию, которую вы должны передать заинтересованным сторонам.

     Это немного сложнее и сложнее вписать в приведенный выше шаблон, но ему все же удается быстро собрать нужную информацию. Используйте его, когда вас затянуло на встречу и у вас нет времени на подготовку.

     Есть наука о том, как лучше делать заметки. Убедитесь, что вы используете лучший метод для вас.

     3. Не пытайтесь все записывать!

     Если есть одна лучшая практика, которую вы вынесете из всего этого, то это должна быть краткая запись встречи.

     Нет смысла пытаться записывать каждое слово. Сосредоточьтесь на своих ключевых моментах, выводах, вопросах и идеях, а остальное оставьте на протоколе встречи.

     Никогда не пропустите еще один крайний срок. Попробуйте Планио.

     В конце концов, краткость — лучший друг блокнота.

     4. Сделайте ваши заметки сканируемыми

     Структура и форматирование — вот что превращает заметки о встречах из скучных в восхитительные.

     Убедитесь, что в заметках о встрече используются четкие заголовки и структура, чтобы вы могли быстро найти то, что вам нужно.Как минимум, используйте заголовки из шаблона выше. Однако для более интенсивных стратегических встреч или встреч с большим количеством ключевых моментов вы можете использовать подзаголовки или другие способы разбить свои категории.

     Например:

     Например:

     Ключевой пункт: Функция Планирование на 2020	Примечания
     Q1:	— Ключевой пункт 1: — Ключевой пункт 2:	— — —
     Q2: — ключевой момент 1:	— ключей 2:	—	— —
     Q3: — ключевой пункт 1:	— — —
     Q4: — Ключевая точка 1: — Ключевая точка 2:	— — —

     5.

     Используйте коды, чтобы выделить важные моменты

     Когда вы записываете свои заметки о встречах с ручкой и бумагой, вам нужно быстро отметить самое важное. Вместо того, чтобы запутаться в своих заметках, попробуйте использовать некоторые коды:

     • Добавляйте «⭐» перед ключевыми темами или проблемами, которым уделяется много внимания
     • Пронумеруйте свои 3 основные обязанности в порядке важности
     • Используйте « ❓» перед вопросами, на которые вам еще нужен ответ
     • Сократите как можно больше (не теряя смысла)

     6.Контекст имеет значение (но используйте его с осторожностью)

     В какой-то момент своей жизни вы, вероятно, просматривали сделанные вами заметки и нет представления о том, о чем вы думали. Контекст помогает нам понять, почему было принято решение и как мы к нему пришли. И хотя ваши заметки о встречах могут выиграть от контекста, слишком много его затянет их.

     Остановите хаос электронной почты, загромождающий ваш почтовый ящик.

     Используйте верхнюю часть шаблона заметок к собранию — цель и цель — чтобы предоставить немного контекста, чтобы вы знали, о чем вы думали перед встречей.Сократите это до максимум одного или двух предложений.

     Например:

     Совещание по планированию второго квартала контент-маркетинга

     • Цели и задачи: Убедившись в успешном выполнении нашего плана контента в прошлом квартале, на этом собрании мы обсудим, как мы можем продолжать расти и внедрять инновации в наш текущий контент. календарь. Ключевыми темами будут график публикаций, стратегия в социальных сетях и работа с влиятельными лицами.

     7. Ответьте на несколько простых вопросов

     перед встречей

     Многие встречи, вероятно, можно было бы заменить электронной почтой (или лучшим управлением задачами) всего несколькими вопросами (в основном «В чем смысл этой встречи?»)

     Когда дело доходит до эффективных протоколов совещаний, стоит задать некоторые из этих вопросов заранее. Посмотрите на свою повестку дня и уделите несколько минут каждому ключевому пункту. Какие вопросы у вас есть? Как вы можете подготовиться, чтобы встреча прошла быстрее?

     8. Сосредоточьтесь на том, что будет дальше

     Пока заметки делают запись прошлого, ваши мысли должны быть прямо о будущем.

     Ничего страшного, если вы пропустите заметки по некоторым вопросам обсуждения. Что не нормально, так это то, что вы пропустите пункт действия или дату выполнения. Убедитесь, что вы записываете вопросы по мере их поступления, а затем потратьте несколько минут после встречи, подытоживая свои обязанности своим собственным голосом.

     Это поможет закрепить их в вашей памяти, а также поможет другим заметить, если у вас что-то не так.

     9. Четко принимайте решения и действия

     Все, что требует ваших действий, записывайте как можно четче. Если вы не можете, это довольно четкий сигнал о том, что вам нужно обсудить ситуацию со своей командой.

     Завершение проектов в срок и в соответствии с бюджетом. С Планио.

     
     
     

     Записывая действия, вы хотите убедиться, что следуете 3C:

     1. Ясно: Сразу видно, что нужно сделать? Вы отвечаете, кто, что и когда?
     2. Кратко: Это одно или два предложения? Если нет, достаточно ли вы его понимаете, чтобы сделать его короче?
     3. Непротиворечивый: Используете ли вы тот же формат, чтобы упростить сканирование ваших заметок?

     (Узнайте больше о том, как писать полезные статьи и заметки, в нашем Руководстве по написанию статей в базу знаний!)

     10.Делитесь заметками о собраниях с заинтересованными сторонами

     Заметки о собраниях вам очень пригодятся. Но они даже лучше для людей, которые не смогли прийти на встречу, но все же должны знать, что происходит.

     Если у вас есть план коммуникации по проекту, обратитесь к нему, чтобы узнать, кому нужно знать о результатах собрания. Затем отправьте им ссылку на ваши заметки о встрече Planio или назначьте им задачу с их действиями.