Требования к делопроизводителю при приеме на работу – Профессия делопроизводитель (чем занимается, функции, навыки) | должностные обязанности делопроизводителя, требования

By Category :

Содержание

Должностная инструкция делопроизводителя: обязанности, функции и требования

Делопроизводитель – это очень важная и ответственная профессия, приобретающая все большую популярность. Ведь от работы данного специалиста напрямую зависит оборот всей документации в организации, что оказывает существенное влияние абсолютно на все аспекты деятельности предприятия.

К специалисту, занимающему должность делопроизводителя, наниматель предъявляет определенный перечень требований относительно навыков, умений и личных качеств, только соответствуя которым, можно занять вышеупомянутую должность.

Все требования, предъявляемые к сотруднику, функции, которые он будет исполнять в организации, кому он будет подчиняться и чьи поручения исполнять, его права и обязанности – все эти немаловажные аспекты отражены в должностной инструкции.

Именно поэтому, прежде чем отдать предпочтение определенной профессии очень важно ознакомиться с ключевыми моментами ее должностной инструкции.

В каких организациях можно работать делопроизводителем?

В условиях современной действительности значительно возрос уровень оборота документации во всех видах организаций и ведомств. Большое количество как внутренних, так и внешних документов в различном формате, от традиционного — на бумажном носителе до электронного, требует строгой регламентации, грамотной организации и правильного хранения. То есть, возникает необходимость привлечения отдельного специалиста, отвечающего за оборот документов в той или иной организации.

Любая крупная фирма, государственная организация или иное предприятие больших размеров нуждается в услугах профессионального делопроизводителя.

В небольших организациях чаще всего служебные обязанности делопроизводителя выполняет секретарь, совмещая работу по документообороту со своими прямыми обязанностями – обработку корреспонденции, исполнение личных поручений руководителя, ответы на звонки и прочее.

Еще совсем недавно делопроизводством фактически  занимались архивариусы и писари, а сама профессия не относилась к числу распространенных и перспективных. Однако, на сегодняшний день ситуация коренным образом изменилась – крупнейшие ВУЗы страны выпускают дипломированных и квалифицированных специалистов в данной сфере. А сама профессия приобретает все большую популярность.

 

Что входит в обязанности делопроизводителя?

Достаточно сложно привести полный перечень должностных обязанностей специалиста по делопроизводству. Ведь во многом они специфичны и напрямую зависят от отрасли, в которой ведет работу та или иная организация или ведомство. Но, не смотря на это, можно выделить целый ряд основных функций, выполняемых делопроизводителем:

  • Регистрация и обработка всей входящей и исходящей корреспонденции компании. Все входящие письма, служебные записки, приказы, поступающие в организацию, должны быть приняты и надлежащим образом обработаны. Процесс обработки корреспонденции происходит в несколько этапов. На первом этапе необходимо принять корреспонденцию. Независимо от способа получения корреспонденции (почтовое отправление, служба доставки или же электронная почта) любой входящий документ необходимо принять соответствующим образом.  На следующем этапе входящую корреспонденцию сортируют по различным основаниям (в зависимости от отправителя, по содержанию, по срочности и пр.). Далее следует регистрация входящей корреспонденции. В процессе регистрации любой входящий документ вносится в электронную базу  и в журнал учета входящих документов, ему присваивается соответствующий входящий номер и ставится дата его получения;

  • Надзор за строгим соблюдением сроков исполнения документов. В зависимости от категории документа (жалоба, запрос, служебная записка, приказ и т.д.) его исполнение обязано произойти за отведенный законодательством срок.

Делопроизводитель обязан строго следить за соблюдением всех сроков входящих и внутренних документов, ведь нарушение установленного срока является прямым нарушением законов.

  • Ведение всего документооборота организации. Ведение документооборота подразумевает под собой не только работу с входящей корреспонденцией, но и с внутренними и исходящими документами. Этот процесс включает в себя внесение документов в реестры, распределение по отделам и при необходимости по конкретным специалистам, отправку исходящей корреспонденции в другие фирмы, организации, министерства и архивирование документации;
  • Архивирование документации. В соответствии с нормами законодательства определенные виды документов должны архивироваться и храниться в специализированном помещении – архиве определенный промежуток времени. Перед непосредственным помещением документации в архив, она должна быть приведена в установленный порядок – рассортирована, пронумерована, подписана (при необходимости уполномоченным лицом), внесена в реестры и соответствующие журналы хранения архивных документов на электронном и/или бумажном носителе. В зависимости от типа самого документа, сроки его хранения могут быть различными. При необходимости, документы могут изыматься из архива, о чем составляется акт, установленного образца. После проведенных работ с архивным документом, он возвращается на хранение в архив до истечения срока хранения. По истечении срока хранения документа в архиве, его изымают (о чем составляется соответствующий акт) и уничтожают;

  • Знание основных законодательных норм в сфере делопроизводства и некоторых других отраслях права (в зависимости от сферы деятельности организации/ведомства). Вся деятельность специалиста по делопроизводству ведется в строгом соответствии с нормами Единой государственной системы делопроизводства, нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность организации, а также внутренним регламентом (уставом) и распорядком предприятия;

Зачастую прямые обязанности делопроизводителя могут быть дополнены не совсем привычными для данного специалиста функциями, более свойственными секретарю:

  • Ведение телефонных переговоров и прием звонков. Очень часто в небольших организациях с малочисленным штатом, делопроизводителю приходится отвечать на входящие звонки, обзванивать клиентов, поставщиков, другие организации;
  • Работа с клиентами. Общение с посетителями, представителями различных организаций и ведомств также может быть возложено на плечи делопроизводителя;
  • Перевод документов. В ряде компаний в обязанности специалиста по делопроизводству может быть включен перевод корреспонденции и иных документов с иностранных языков;
  • Иные обязанности. Привести полный перечень обязанностей делопроизводителя крайне сложно, не зная специфики организации, поэтому приведенные выше, основные должностные обязанности могут быть дополнены некоторыми функциями и иными обязанностями;
  • Требования, предъявляемые к специалисту по делопроизводству.

Как и к любому другому специалисту, к делопроизводителю работодатель предъявляет определенные требования. Есть ряд основных критериев, закрепленных трудовым законодательством, которым должен соответствовать специалист:

  • Соответствующее образование. Естественно, что работодатели отдают предпочтение кандидатам, имеющим законченное высшее образование. В приоритете специалисты, имеющие диплом экономиста, юриста, архивариуса и делопроизводителя. Однако далеко не все организации требуют от будущих сотрудников диплом о высшем образовании и могут быть удовлетворены дипломом из техникума;

  • Высокий уровень навыков владения персональным компьютером, офисной техникой и знания основных офисных программ. В своей работе делопроизводителю достаточно много времени придется проводить за компьютером, создавая и распечатывая документы различного формата, снимать копии, сканировать документы, пользоваться электронной почтой и многое другое.

Также специалист по делопроизводству должен без труда работать в стандартных офисных программах, а иногда и иметь навыки работы в специфических программах, таких как 1С.

  • Умение вести работу с документацией. Зачастую работодатели хотят видеть у себя в компании специалиста, который уже умеет надлежащим образом составлять и оформлять все виды документов, вносить их в реестры, журналы, электронные базы, направлять документацию адресатам (в самой организации и за ее пределами) осуществлять архивирование и знать еще некоторые нюансы;
  • Знание делового этикета и умение общаться с клиентами. Каждый сотрудник организации должен быть знаком с основами делового этикета, уметь грамотно вести переговоры и встречи с клиентами и заказчиками, а также строго соблюдать субординацию;
  • Опыт работы в данной сфере, хотя трудовое законодательство не требует от кандидата на должность делопроизводителя наличие определенного трудового стажа, работодатель может его требовать. В различных компаниях требования к наличию опыта работы в сфере делопроизводства либо в схожей деятельности различны и могут варьироваться в пределах 1 – 5 лет. Бывают случаи, когда нанимают сотрудника без опыта работы, опираясь, например, на рекомендации с места прохождения практики во время учебы или иные факторы;
  • Знание иностранных языков. В зависимости от сферы деятельности самой компании, работодатель может требовать знание одного или нескольких иностранных языков. Самым распространенным, конечно же, является английский язык;
  • Помимо профессиональных качеств, обычно уделяется достаточно большое внимание личным качествам будущего работника:
  • Грамотность. При постоянной работе с документами, необходимо иметь достаточно высокий уровень грамотности, чтобы составленные документы не содержали грамматических, орфографических, пунктуационных, синтаксических и смысловых ошибок;
  • Внимательность. Делопроизводитель должен быть крайне внимательным и не упускать из вида все детали, чтобы исключить возможность возникновения ошибок в работе;
  • Знание терминологии и делового языка. Делопроизводитель должен хорошо разбираться в терминологии, используемой в организации, а также знать обороты и термины, которыми пользуются при составлении документов;
  • Пунктуальность, исполнительность, усидчивость, стрессоустойчивость, коммуникабельность – стандартный список требований, предъявляемый к любому офисному сотруднику;
  • Данные пункты могут быть изменены и дополнены по усмотрению работодателя.

 

Основные положения должностной инструкции специалиста по делопроизводству

Сама должностная инструкция разрабатывается руководителем организации или иным лицом, на которое руководитель возложит подобного рода обязанности (например, сотрудником отдела кадров). В инструкции подробно изложены все функции и обязанности делопроизводителя. Такое подробное описание необходимо для того, чтобы сам делопроизводитель четко знал, в чем заключается его работа и чтобы руководство не перекладывало на работника не свойственные его должности обязанности. Таким образом, должностная инструкция служит своего рода перечнем обязанностей, а также защищает делопроизводителя от лишней нагрузки.

После  того как в инструкцию внесены все необходимые пункты она должна быть заверена руководителем организации/ведомства и подписана им, а также лицом, принимаемым на должность специалиста по делопроизводству.

Пункты должностной инструкции могут быть различными, в зависимости от направления деятельности организации. Однако существует ряд основных положений, которые традиционно включают в инструкцию:

  • Общие положения. В данном пункте обычно указывают основные требования к сотруднику, такие как наличие необходимого образования, требуемый опыт работы в данной области, знания нормативной базы, уровень знания компьютера и офисных программ, владение иностранными языками, другие личные и профессиональные качества работника;
  • Профессиональные обязанности. В данном пункте, максимально подробно расписываются все обязанности сотрудника, что позволяет избегать сложных или спорных ситуаций в процессе работы;
  • Права сотрудника. В данном положении инструкции оговариваются все права, которыми обладает делопроизводитель, такие как уровень доступа, к определенной информации, право самостоятельно подписывать какую-либо документацию, принятие самостоятельных решений в определенных ситуациях и прочее;
  • Подчиненность. В указанном пункте указываются сотрудники, поручения которых обязан исполнять специалист по делопроизводству, а также лицо, которому обязан подчиняться работник, то есть непосредственный руководитель. Традиционно, непосредственным руководителем делопроизводителя является руководитель организации/директор фирмы/начальник отдела;
  • Ответственность. Еще один немаловажный пункт инструкции – это ответственность, предусмотренная за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, традиционно это дисциплинарная ответственность – выговор, например, и материальная – депремирование и штрафы;
  • Вышеперечисленные пункты могут быть дополнены  еще целым рядом отдельных, специфических положений, ориентированных на специфику деятельности организации.

Возможности карьерного роста и уровень оплаты

Профессию делопроизводителя нельзя отнести к профессиям с возможностью быстрого и высокого карьерного роста.

При добросовестном и качественном выполнении своих должностных обязанностей сотрудник может рассчитывать на всевозможные поощрения – премии, благодарности.

Зарекомендовав себя добросовестным и исполнительным специалистом и проработав необходимое количество времени, делопроизводитель имеет возможность получить должность начальника отдела делопроизводства или канцелярии.

Размер заработной платы специалиста по делопроизводству находится на среднем уровне. Размер зарплаты будет увеличиваться с выслугой лет, наработкой стажа, а также может быть увеличен работодателем.

 

Особенности профессии

Не смотря на то, что на первый взгляд, может показаться, что в делопроизводстве нет ничего сложного, это далеко не так. Во-первых, следует отметить, что большую часть времени работник находится в сидячем положении, что вызывает определенные неудобства. И для людей, страдающих от проблем со спиной, такая деятельность может быть противопоказана.

Высокий уровень напряженности в рабочем процессе. Долгая и продолжительная работа за компьютером требует усидчивости и концентрации. Также будущий должен быть стрессоустойчив и выполнять поставленную задачу, не смотря ни на что.

Высокий уровень знаний в различных областях. Делопроизводитель должен хорошо знать не только документооборот, виды документов и особенности их составления, а также обладать базовыми знаниями законодательства в сфере деятельности организации.

Долгая работа за компьютером, составление отчетов, проектов документов и другая бумажная работа откладывают свой отпечаток. Не опытному специалисту первое время будет достаточно сложно справляться с поставленными задачами. Поэтому, будущему специалисту очень важно подготовиться к большой нагрузке и суметь настроить себя на рабочий лад.

Специалист по  делопроизводству должен быть исполнительным – качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи. А также строго соблюдать субординацию и уважительно относиться к коллегам по работе, клиентам фирмы, посетителям, заказчикам, поставщикам и представителям других организаций и ведомств.

Понять и прочувствовать все тонкости, нюансы и сложности данной профессии можно только проработав определенный промежуток времени в данной сфере.

Это далеко неполный список особенностей данной профессии, поэтому, прежде чем отдать предпочтение работе делопроизводителя, необходимо взвесить все «за» и «против» и реально оценить собственные возможности и только после это принимать какое-либо решение.

www.finanbi.ru

Профессия делопроизводитель: специфика, требования, перспективы

Профессия делопроизводитель — описание

Делопроизводитель — это офисный служащий, в сфере ответственности которого ведение документации той или иной организации, предприятия, суда и т.д. Представитель этой профессии должен быть знаком с основами налогового, финансового, судебного и иного законодательства, с которым имеет дело по специальности.

 

В небольших фирмах делопроизводитель и секретарь зачастую является одним лицом. В серьезных организациях с крупным оборотом на должностях делопроизводителя трудятся люди, получившие профильное образование.

По обязанностям представитель данной профессии занимается работой с документами, принимает и отправляет письма, сортирует деловые бумаги по степени их важности. Делопроизводитель также занимается ведением учета и контроля документации в специальных журналах. Зачастую он готовит материалы для руководителя организации, в которой работает.

Какие качества нужны делопроизводителю

Если говорить о личностных качествах, то делопроизводителю, в первую очередь, необходимы способности к долгой концентрации внимания, отличная память, спокойствие и эмоциональная устойчивость, навыки делового общения, а также нормальное восприятие конструктивной критики в собственный адрес.

Квалификационные требования к делопроизводителю также весьма серьезны. Например, представитель этой профессии должен получить высшее образование, в редких случаях для работы по специальности хватит среднего профильного образования, опыт работы, как правило, необязателен. Делопроизводитель обязан знать основы ведения деловой переписки, а также составления грамотных деловых писем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводитель

Если говорить о плюсах данной профессии, то следует отметить, что специалист в данной сфере может получить работу в крупных организациях и государственных учреждениях, которые ведут прием посетителей и имеют крупный документооборот. Здесь открываются перспективы для карьерного роста, которые во многом зависят от профессиональных качеств делопроизводителя и успешности его деятельности.

Что касается минусов, то тут можно отметить сидячий характер работы с присущей ей профессиональными заболеваниями, а также средний или ниже среднего уровень оплаты труда в начальный период карьеры.

Возможно Вас заинтересуют:

www.proprof.ru

Должностная инструкция делопроизводителя 2019 года

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

 

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

 

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

 

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

Должностная инструкция делопроизводителя — образец 2019 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

 

hr-portal.info

Должностная инструкция делопроизводителя

Должность делопроизводителя является одной из основных на каждом предприятии. Грамотность работы данного должностного звена оказывает воздействие на скорость документооборота как внутри компании, так и за её пределами. Этот фактор также влияет на результативность работы внутренних отделов компании и скорость решения проблем, возникающих в ходе хозяйственной деятельности. Давайте узнаем, чем занимается делопроизводитель, и ознакомимся с его функциональными обязанностями.

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — кто это и в чем его функции? Данный вопрос имеет высокую актуальность, поскольку многие люди даже не подозревают о существовании данной профессии. Несмотря на этот факт, рассматриваемая должностная позиция имеется в каждой организации. Как правило, делопроизводитель работает с большим количеством различных документов. В его обязанности входит регистрация всех документов в журналах учета, их сортировка и архивация. Информация о каждом документе вносится в специальные регистрационные журналы с целью систематизации документооборота и упрощения поиска нужной информации.

Рассматривать вопрос о том, в чем заключается работа делопроизводителя лучше всего на практических примерах. Давайте представим себе крупную компанию, где трудится более нескольких сотен человек. В кадровом отделе такой компании содержатся личные документы всех работников. Данные документы должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Далее, сведения из этих журналов переносятся в электронную базу данных. Именно эта задача выполняется делопроизводителем.

Как показывает практика, представители данной профессии имеют высокую востребованность в судебных органах. В подобных учреждениях размер документооборота может достигать невероятных размеров. Также данная должностная позиция имеется во многих справочных службах, юридических агентствах, нотариальных конторах, промышленных предприятиях и других учреждениях.

Отличие от секретаря

Если рассматривать данный вопрос поверхностно, то найти отличие практически невозможно. Дело в том, что на небольших предприятиях данные должности совмещаются в одну позицию. Должностная инструкция секретаря делопроизводителя включает в себя функции как кадрового работника, так и представителя секретариата. Рассматривать различия между секретарем и делопроизводителем следует на примере крупных компаний.

Важно обратить внимание на то, что в крупных организациях может быть предусмотрено несколько вакансий на каждую из позиций.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера

Для начала давайте разберем обязанности секретаря. Данное должностное лицо максимально приближенно к руководящему звену компании. В сферу обязанностей представителей данной профессии входят различные функции. К ним можно отнести обработку входящих звонков и корреспонденции. Помимо этого, секретарь занимается приемом посетителей и составляет рабочий график руководства компании. Этому должностному лицу может быть поручено исполнение различных просьб руководства и доверены функции контроля выполнения трудовых обязательств других работников.

Говоря простым языком, секретарь является «правой рукой» генерального директора. Нужно понимать, что представители этой должности имеют множество различных функций. В отличие от секретарей, делопроизводители занимаются исключительно работой с документами. В сферу их полномочий не входит общение с людьми или прием звонков. Как показывает практика, некоторые руководители поручают секретарям ведение деловой переписки и контроль за корреспонденцией. Однако эти обязанности являются прямой функцией делопроизводителя.

Деятельность делопроизводителя

Многие предприниматели, желая сэкономить определенную сумму финансовых средств, нанимают одного работника, который берет на себя функции делопроизводителя и секретаря. Данный подход является в корне неправильным, поскольку ведет к снижению результативности трудовой деятельности работника. Подобные шаги допускаются только для субъектов малого бизнеса, где штат персонала составляет менее тридцати человек.

Итак, давайте разберем, чем занимается рассматриваемое должностное лицо в организации крупного размера. Первоочередной обязанностью делопроизводителя является контроль документооборота. Телефонная работа и исполнение поручений руководителя может стать препятствием для выполнения вышеперечисленных функций. Нужно отметить, что данные сотрудники занимаются не только контролем документооборота, но и формированием архива компании.

Должностные обязанности

Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции. Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо. Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

Делопроизводитель — должностные обязанности:

  1. Формирование электронной базы документов.
  2. Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
  3. Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
  4. Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

Права

Как и каждый человек, ведущий трудовую деятельность, данное должностное лицо имеет права, охраняемые государством. Каждый представитель рассматриваемой профессии имеет право на ознакомление с распорядительными актами, касающихся трудовой деятельности. Помимо этого, сотрудникам предоставляется право подавать заявку на рассмотрение проектов, направленных на систематизацию рабочего процесса. Очень важно, чтобы подобные проекты не противоречили правилам, изложенным в должностной инструкции.

Сотрудники, занимающие данный пост, имеют полное право требовать от других работников документы, содержащие информацию, необходимую для исполнения поручений руководства или прямых должностных функций. Руководитель каждой организации должен оказывать непосредственное содействие данным работникам и своевременно отвечать на все заявки, поступающие из отдела делопроизводства.

Ответственность

Разбирая вопрос о том, что делает делопроизводитель, следует уделить особое внимание уровню ответственности данного должностного лица. Ненадлежащее исполнение трудовых обязательств может стать причиной штрафных санкций от руководства. Также следует сказать о том, что представители рассматриваемой профессии несут ответственность за соблюдение правил, установленных внутри компании, охраны труда и дисциплины. Нарушение данных правил может повлечь за собой не только лишение премиальных выплат, но и увольнение.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с распространением конфиденциальных сведений и коммерческой тайны. В этом случае, работодатель имеет законное право обратиться к правоохранительным органам или в суд для защиты своих интересов.

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя

Требования к работнику в данной должности

Как показывает практика, для того чтобы получить данную вакансию соискателю, необходимо иметь высокий уровень профессиональной квалификации. Большинство работодателей предпочитают зачислять в штат только тех работников, что имеют высшее образование. Особое внимание при поиске кандидатов уделяется уровню профессиональных навыков и теоретических знаний. Нужно сделать акцент, что помимо профессиональных качеств, особое внимание уделяется и личным качествам. Человек, претендующий на данную должность, должен иметь великолепную память, хорошее терпение и самообладание.

Работа в сфере делопроизводства требует соблюдения дисциплины, аккуратности, эмоциональной устойчивости и педантичности.

Ниже представлен примерный список квалификационных запросов, что предъявляются к претендентам на данную должность:

  1. Наличие высшего образования. Крупные компании предпочитают брать на данную должность специалистов в области архивоведения и документоведения.
  2. Наличие профессиональных знаний. Главным требованием к кандидатам является знание порядка оформления и регистрации актов, свидетельств и других документов, навыки формирования реестров и архивирования бланков.
  3. Умение создавать грамотную связь между несколькими отделами компании.
  4. Практический опыт в рассматриваемой сфере.
  5. Умение общаться на иностранных языках. Подобные требования выдвигают организации, взаимодействующие с иностранными контрагентами.

Каждый человек, занимающий рассматриваемую должность, должен уметь применять в своей трудовой деятельности различные нормы, регламентирующие порядок документооборота внутри компании. Ведение подобной трудовой деятельности подразумевает четкое исполнение правил, установленных государственными инстанциями и контролирующими органами.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым

Выводы (+ видео)

В данной статье была рассмотрена должностная инструкция делопроизводителя. По мнению специалистов, сотрудники, представляющие данную профессию, имеют широкую востребованность на рынке труда. На сегодняшний день во многих образовательных учреждениях, введены курсы «Документоведения и архивоведения». Наличие практического опыта и высокой квалификации позволяет представителям данной профессии зарабатывать крупные суммы денежных средств.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

ktovbiznese.ru

Делопроизводитель: обязанности и характеристика профессии

Делопроизводство – это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации. От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и обработки информации, а это приводит к своевременному принятию эффективных решений. Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота. Что входит в обязанности делопроизводителя?

Характеристика профессии

Делопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда. Он может работать в любой компании, где есть документооборот. На сегодня по законодательству каждое предприятие, независимо от сферы и формы собственности, обязано иметь правильно оформленные подтверждающие документы о деятельности и финансах, а их ведение входит в обязанности делопроизводителя. Приходят в эту профессию из родственных должностей: диспетчер-оператор, секретарь-референт, офис-менеджер или сотрудник справочной службы. Хороший канцелярский сотрудник – незаменимый специалист и надежный помощник руководителя. Делопроизводитель, обязанности которого давно уже переросли банальное оформление документации, может стать личным помощником руководителя. Специалист данной профессии – это в первую очередь служащий, который ответственен за организацию и хранение документации компании. Чаще всего он трудится в канцелярии и руководствуется налоговым, гражданским, судебным законодательством. В малых фирмах делопроизводитель, обязанности которого распространяются лишь на заполнение бумаг, выполняет свои обязанности в одиночку. Возможно, что он и секретарь – это одно лицо. В крупных компаниях и корпорациях в штате имеется несколько сотрудников данной направленности, которые обрабатывают бумаги по конкретному кругу вопросов.

Функциональные обязанности делопроизводителя

Основная его обязанность – ведение документооборота компании, он:

  • принимает, корреспондирует, сортирует, отправляет все деловые бумаги и письма;
  • ведет деловую переписку;
  • ведет их учет в специальных журналах и осуществляет контроль за неразглашением особо важной информации, а также контролирует своевременное и правильное исполнение документов;
  • подготавливает все необходимые материалы для руководителя и бизнес-встреч;
  • организует работу архива.

Предъявляемые требования

Делопроизводитель должен иметь диплом о высшем образовании (экономическом, юридическом), бывают случаи, когда достаточно и среднего образования. Кандидат должен грамотно владеть языком, знать ключевые правила ведения деловых бумаг. Данная профессия требует от специалиста не только профессионализма и интеллектуальных способностей, но и таких персональных особенностей, как аккуратность, организованность, пунктуальность, доброжелательность. Человеку, желающему работать на должности делопроизводителя, должны быть свойственны способность к длительной концентрации внимания, отличная память, психологическая устойчивость, коммуникативные навыки и конструктивное восприятие критики. Чаще всего помимо личных качеств и диплома об образовании к кандидату предъявляют и другие требования, например знание иностранных языков. Сегодня многие компании сотрудничают с зарубежными предприятиями, и во избежание недоразумений делопроизводитель должен владеть иностранным языком, чаще всего это английский.

fb.ru

Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря? :: BusinessMan.ru

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

  • ведение деловых переписок управляющего звена;
  • формирование структурированной документационной базы;
  • контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей. В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя. Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, — это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

  1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
  2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
  3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
  4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
  5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы «на потом», потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

businessman.ru



 

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. 

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности — архивное дело. Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

 

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для сотрудников небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.

 

Делопроизводитель – специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.

 

Основная обязанность делопроизводителя – ведение документооборота компании. Делопроизводитель занимается ведением деловой переписки, базы документов, архивом документов, контролем за исполнением документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. Также в обязанности делопроизводителя входит работа с оргтехникой, мини АТС.

 

Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь. 

 

Делопроизводитель должен знать: 

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

 

Получить необходимые практические навыки по организации и ведению делопроизводства в достаточно короткий срок и без отрыва от основной работы или учебы можно в нашем Учебном центре, пройдя профессиональную подготовку по специальности «Делопроизводитель».

 

ПРИГЛАШАЕМ

всех желающих 

 пройти обучение на курсах 

 «Делопроизводитель»

в нашем Учебном центре!


Курс обучения ориентирован на:

  • выпускников школ, желающих связать свою будущую профессию со сферой секретариата и управления персоналом;
  • начинающих секретарей и делопроизводителей, желающих повысить свои знания и усовершенствовать имеющиеся компетенции;
  • и всех тех, кто желает повысить свою грамотность.

 

Цель изучения курса: привитие практических навыков по организации делопроизводства на предприятии с использованием информационных технологий. 

 

Набор на курсы «Делопроизводитель» проводится постоянно – число желающих получить практические навыки ведения документооборота растет, и учебные группы формируются быстро. Занятия проводятся в небольших группах от 5 до 12 человек преподавателями с большим педагогическим и практическим опытом работы. Все без исключения преподаватели являются специалистами-практиками в области документоведения и делопроизводства. Большинство занятий на курсах — практические, проходят в приятной и непринужденной обстановке. 

 

Учебный материал на курсах построен четко и доступен для понимания каждому слушателю, решившему освоить эту важную профессию. Обучение предельно наглядно и построено по принципу объединения лекций с практическими занятиями, которые проходят в оборудованных учебных классах Учебного центра в удобное для слушателей время (утро, день, вечер). Занятия длятся 3-4 академических часа и проходят 2-3 раза в неделю по рабочим и/или выходным дням.

 

Форма обучения – групповая.

 

Время занятий групп на курсах***:

  • утренние — с 9-00 до 12-00;
  • дневные — с 12-00 до 15-00, с 15-00 до 18-00;
  • вечерние — с 18-00 до 21-00;
  • группы выходного дня: суббота и/или воскресенье — c 10-00 до 13-00, с 15-00 до 18-00.

 *** В отдельных случаях время занятий может быть изменено.

 

Продолжительность обучения:

Ближайшие даты начала занятий: см. раздел «Расписание занятий» и/или уточните у менеджера Учебного центра.

 

Место проведения занятий: ул. Сталинградская, 4 или ул. Советская, 13.

 

Программа обучения разработана с учетом квалификационных требований, предъявляемых к специальности «Делопроизводитель».  (подробнее…)

 

Программа по курсу «Делопроизводитель» включает в себя следующие темы:


1. Делопроизводство

 

  • Документоведение. Понятие о документе.
  • Виды документов и их оформление:
        организационные;
        распорядительные;
        справочно-информационные.
  • Группы документов (входящие, исходящие и внутренние).
  • Организация документооборота.
  • Подготовка документов к архивному хранению. Сроки хранения документов.
  • Формирование документов в дела. Номенклатура дел.
  • Работа с конфиденциальной информацией.

 

2. Кадровое делопроизводство

  • Документы по личному составу.
  • Виды договоров, контрактов, трудовых соглашений (основные понятия).
  • Оформление трудовых книжек.
  • Формирование личного дела.

 

3. Зачет

На курсах делопроизводства в нашем Учебном центре Вы приобретете знания, практические навыки и умения, которые позволят Вам самостоятельно организовывать и вести делопроизводство предприятия с ипользованием современных информационных технологий и помогут в дальнейшем стать настоящим профессионалом. 

По окончании обучения и успешной сдачи квалификационного экзамена выпускникам Учебного центра согласно Государственной лицензии выдается Свидетельство установленного образца о профессиональной подготовке по специальности «Делопроизводитель».

Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства.

 

В последнее время руководители, стараются доверить документационное обеспечение своей организации только подготовленному специалисту, не просто обладающему необходимыми теоретическими и практическими навыками, но и имеющему документы о прохождении соответствующего профессионального обучения на курсах повышения квалификации.

 

Теоретические знания и практические навыки, которые Вы получите в процессе обучения, а также наличие Свидетельства об окончании наших курсов, дадут Вам хорошие преимущества при поиске работы.

 Качественные профессиональные знания

по специальности «Делопроизводитель»,

 полученные в нашем Учебном центре —

гарантия Вашего трудоустройства!

 

Профессиональное знание современного делопроизводства требуется сотрудникам канцелярии, секретариата, кадровой службы, архивариусам, делопроизводителям, менеджерам по персоналу, табельщикам и др.

 

Первая ступень карьеры специалиста в сфере документационного обеспечения управления — это делопроизводитель, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор или архивариус.

 

Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Преимущества нашего Учебного Центра: Курсы по делопроизводству в Учебном центре Волжской ТПП по праву стали самыми популярными в г. Волжском. Более 40% новых слушателей приходят обучаться по рекомендациям наших выпускников, друзей, знакомых и коллег, которые уже смогли оценить полученные знания! Слушателей нашего Учебного Центра привлекают не только высокое качество обучения, доступные цены, актуальные учебно-методические пособия, а также опыт и глубокие профессиональные знания наших преподавателей, индивидуальный подход и внимательное отношение  к каждому обучаемому. См. «Отзывы»

 

Необходимая предварительная подготовка к курсу: знание компьютера на уровне уверенного пользователя.

 

На занятиях необходимо иметь: тетрадь, ручку.

 

Записаться на курсы и получить дополнительную информацию можно по телефонам:

 

 (8443)27-04-43
 (8443)27-48-91
 8-904-770-00-83

 

 Отправить заявку на обучение

 

 

 

 

 

center.volzhsky.ru

0 thoughts on “Требования к делопроизводителю при приеме на работу – Профессия делопроизводитель (чем занимается, функции, навыки) | должностные обязанности делопроизводителя, требования”

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *