Журнал входящих документов – Журнал регистрации входящих документов образец и формы ведения

rushbiz.ru

образец, структура и порядок заполнения на предриятиии

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

• Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
• Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
• Приведение в действие решений руководства в указанное время.
• Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

• Количеству граф в журналах.
• Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения  возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте в этой статье.

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

• С указанием на исполнителя.
• Содержательной части
• Корреспондентских данных
• Разновидности деловых бумаг
• Даты
• Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
2. Второй символ изображает номер самого журнала.
3. Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

• Текст справок и распоряжений.
• Записки с объяснениями.
• Записки служебного вида
• Заявления, телеграммы
• Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации.

Что на счёт дополнительных граф?

• Исполнительной отметки.
• Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено». В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

1. Сколько листов входит в документ?
2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
3. Что можно сказать в примечаниях?
4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

• В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
• Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
• Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
• Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

1. Материалы информационного характера.
2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
7. Письма с рекламным содержанием.
8. Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда  информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Автоматизированная и карточная формы

С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.

Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны – читайте в новой юридической статье.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур. Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости.

Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов. Или же изменение внешнего вида.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

fbm.ru

Журнал регистрации входящих документов | Делопроизводство

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

• в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
• обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
• регистрация проводится в одном месте,
• допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

• документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
• регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
• для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Электронный журнал регистрации входящих документов

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.
 

 
Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.).

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 146 комментариев

delo-ved.ru

Журнал регистрации входящей и исходящей документации: правила заполнения

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Для чего нужен?

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

• облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
• сокращает сроки исполнения поручений руководства;
• помогает контролировать работу подчиненных;
• повышает продуктивность работы.

Виды журнала: их преимущества и недостатки

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Документы, не подлежащие обязательной регистрации

Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

1. Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
2. Прессу и периодику.
3. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
4. Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
5. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
6. Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
7. Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

Кто ведет?

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.

Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.

Оформление

Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет.

Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

Основные графы

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Дополнительные графы

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

Правила заполнения

Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

1. Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.
2. Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
3. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
4. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.

Особенности ведения

В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).

Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.

Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.

В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).

Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.

Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

101million.com

Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2019

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

• Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
• Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
• Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
• Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

• Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
• Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
• Адресат.
• Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
• Кем подписана исходящая бумага.
• Исполнитель.
• Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
• Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

• справки;
• акты;
• запросы;
• телеграммы;
• переводы;
• заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

assistentus.ru

Как вести журнал входящей корреспонденции

В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.

Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале. Данная процедура – неотъемлемая часть системы управления любого предприятия.

Журнал входящей корреспонденции

Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную. Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.

Справка

Основными функциями данной книги являются:

1. Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции;
2. Оперативная реакция на требования руководства;
3. Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации;
4. Выдача справок по входящей документации.

В зависимости от формы организации делопроизводства на предприятии ведением журнала занимается либо секретарь, либо специальный работник канцелярии. Бывают ситуации, когда в организации нет указанных сотрудников, тогда учетом входящей корреспонденции должен заниматься специально назначенный руководителем работник.

Иногда считают, журнал учета входящей корреспонденции должен соответствовать некоему единому образцу или шаблону. На самом деле, это не так. Ни законодательством, ни ГОСТом не предусмотрено стандартной формы ведения этой книги. Руководство организации может включать в данный вид учета любые дополнительные графы.

Читайте по теме в электронном журнале

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Традиционный бумажный журнал регистрации входящей корреспонденции выглядит как изготовленная в типографии книга формата А4. Страницы книги имеют вид таблицы. Журнал такой формы удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями своего делопроизводства,

Данные о входящем письме вносятся либо с левой, либо с правой стороны страницы. Можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелевых ручек не рекомендовано, поскольку они не обеспечивают сохранность информации. Лучше использовать обычную шариковую ручку.

Сложившаяся практика убедительно доказывает, что бумажная форма книги является наиболее удобной в использовании и надежной в хранении. Единственный недостаток – отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения.

Что представляет собой электронный журнал учета входящей корреспонденции? По сути, это просто отдельный файл формата Microsoft Excel или Word в форме таблицы, содержащий все те же графы, что и бумажный вариант. Существуют готовые электронные шаблоны, доступные для скачивания.

Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои несомненные преимущества и дает дополнительные возможности. В первую очередь, это, конечно, поиск по ключевым словам, дате, адресату, отправителю и т.д. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье преимущество – возможность хранения данных на сервере и одновременна работа с книгой нескольких человек, у которых есть к ней доступ.

Преимуществ можно найти множество, но есть и недостатки и опасности. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак. Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации. Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции.

Читайте также:

Журнал учета входящей корреспонденции: образец

Какую бы форму ведения журнала вы ни избрали, он должен содержать несколько обязательных граф, без которых его наличие становится бессмысленным.

Итак, к основным графам относятся:

Корреспондент, т.е. отправитель;

Содержание, т.е. тема письма;

Вид документа;

Дата получения;

Регистрационный номер.

Регистрационный номер состоит из цифр и букв, которые присваиваются документу. Данная комбинация является кодовым обозначением документа.

Традиционно на большинстве предприятий применяются код, состоящий из трех цифр. Первая используется для обозначения кода структурного подразделения, вторая обозначает код самого журнала (он присваивается ему в номенклатуре дел либо всей организации, либо одного отдела), а третья цифра обозначает порядковый номер входящего документа. Например: 02-01-32 или 02/01/32. Как видим, цифры могут разделяться либо дефисом, либо косой чертой.

Обратите внимание, что дата документа – это дата его поступления в секретариат или канцелярию.

Когда документ получен, нужно последовательно сделать две вещи – сначала занести в журнал всю информацию, касающуюся документа, а затем уже на самом письме, в правом нижнем углу, проставить дату поступления и регистрационный номер, который должен совпадать с номер, занесенным в книгу.

Вся входящая корреспонденция бывает двух видов – внутренняя и внешняя.

Как правило, и внутренняя, и внешняя корреспонденция поступает в виде следующих документов:

распоряжения;

Сотрудник, который назначается руководством ответственным за решения вопроса, поставленного в письме, называется «исполнителем». Отправитель или автор письма называется «корреспондентом». Корреспондентом может быть физическое лицо, в этом случае фиксируется его фамилия и инициалы, или юридическое, в этом случае фиксируется его полное название. Эти сведения являются обязательными.

Руководитель организации или подразделения может добавить в книгу любое количество дополнительных граф. Наиболее распространёнными из них являются графы «Отметка об исполнении» и «Резолюция». Последняя ставится руководителем организации на входящем документе и содержит указание, что нужно сделать с ним в дальнейшем. Потом эта резолюция переписывается в книгу.

Она используется для дальнейшего контроля исполнения поручения руководителя организации. Отметка об исполнении – это итоговый результат действий, совершенных по данному документу. Чаще всего ограничиваются надписью «Выполнено», но мы рекомендуем делать расшифровку этого слова: кем и когда выполнено, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений. Также рекомендуется рядом с резолюцией проставить дату ее наложения на письмо. Это облегчит в дальнейшем контроль за сроком выполнения данного резолюции.

Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний.

Образец заполнения журнала представлен ниже:

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

До того как вы начнете вносить в книгу информацию о входящей корреспонденции, вам нужно правильно оформить сам этот документ. На титульном листе следует указать название организации и дату его создания. Далее, на следующих страницах, нужно разместить информацию о сотрудниках, которые несут ответственность за ведение учета. Информация содержит следующие сведения: фамилия, имя, отечество, занимаемая должность, период работы, личная подпись.

Следует иметь в виду, что сама регистрация входящей корреспонденции должна начаться только с четвертой страницы книги. Разумеется, что данный документ следует пронумеровать еще до начала работы с ним. Нумерация сквозная, начинается каждый год. На каждый календарный год не имеет смысла заводить новый документ, можно продолжать делать записи в старом. После закрытия книги ее хранят не более пяти лет. Документ не прошивают.

Книга регистрации входящей документации не является документом строгой отчётности. Единственное, что нужно сделать – в день ее создания, книгу нужно зарегистрировать и присвоить ей регистрационный номер. Как уже отмечалось выше, количество столбцов в книге, а также их названия никак не регламентируется законодательством. Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

образец и правила заполнения по предприятию

Основные правила ведения журнала регистрации исходящих документов.

Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.

Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.

Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.

Для регистрации документов используют специальные журналы. Они продаются в  канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.

Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.

Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить здесь.

О некоторых важных понятиях

• На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
• Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
• На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
• В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
• Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
• Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.

Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте. Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.

Способов отправки корреспонденции 8:

1. Курьером.
2. Телефонограммой.
3. Факсом.
4. Электронной почтой.
5. Почтой.

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.

Срок хранения и некоторые правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ. Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и интересные материалы на наш интернет-журнал ФБМ, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Вот некоторые  отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

1. Бухгалтерские.
2. Пригласительные билеты на мероприятия.
3. Открытки, поздравительные письма.
4. Материалы и проспекты рекламного содержания.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.

Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.

Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.

Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:

Журнал регистрации исходящей корреспонденции ОАО Автодорстрой.Образец заполнения журнала регистрации исходящих документов ЗАО Спектр.

Исходящие письма. Подготовка. Для всех ли обязательна регистрация?

Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:

1. Проект письма готовят исполнители.
2. Согласуются бумаги только в случае необходимости
3. Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
4. Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
5. Отправка письма.
6. Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

Какие группы бумаг не требуют регистрации?

• Поздравления.
• Приглашения на мероприятия.
• Прайс-листы.
• Материалы с рекламным содержанием.
• Коммерческие предложения.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

Что на счёт дат и номеров?

Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера. Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.

Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать по следующей ссылке.

Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки?

И высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.

Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.

В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.

Появилась  двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.

Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.

Рекомендации для составителей исходящей документации

1. Письма в исходящих бумагах – ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу.
2. На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров. Оформление «шапки» требует внимания.
3. Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.
4. Справа – стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет.
5. В первой части обращение к адресату и описания причины, по которой требуется обращение.
6. Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.
7. Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители.
8. Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции.

 

Как действовать делопроизводителям?

1. Исходящие письма принимаются от составителей. Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи. Отдельное внимание уделяется приложениям.
2. В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме. Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.
3. Набор требований предъявляется к исходящим номерам. Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся. Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире.
4. Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах.

Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка – следующий рабочий день. Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников.

Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей новой статье вы можете узнать, как это сделать!

Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. 1 января каждого года обнуляется нумерация документов. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.

Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.

Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.

Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления – тут.

Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается. Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации. Это помогает наладить и документооборот между подразделениями. Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс. Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.

В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео:

fbm.ru