Что такое деловое письмо определение: Деловое письмо. Стили и язык написания.

Деловое письмо. Стили и язык написания.

Версия для печати

Деловое письмо – это неотъемлемая часть деловой документации, один из ее подвидов. Это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Деловое письмо, являясь инструментом для создания имиджа и взаимодействия с партнерами, применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации, для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии. 

Деловое письмо обычно пишут на одном из официально принятых языков. На государственном уровне используют государственный язык. Если речь идет о международной переписке, то применяется язык международного общения (чаще всего английский или русский).

Есть много поводов для написания делового письма.

Среди них: необходимость получения информации или побуждения к действию другой стороны; совершение заказа; выявление совершенных ошибок; ответ на просьбу; принесение извинений; просто напоминание о себе и т.д. В современном мире деловые письма по-прежнему очень полезны, потому что они позволяют документировать общение, являются конфиденциальными, формальными, убедительными, продуманными сообщениями.

Стиль делового письма

Для написания деловых писем используется официально-деловой стиль языка, для которого характерно стремление к точности, стандартизированность, неличный и долженствующе-предписывающий характер изложения.

	-	Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше! Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. write.business-letter.ru	-	-
	-

---

Деловое письмо | Образец — бланк — форма

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке». Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

• название организации;
• физический адрес организации;
• телефон и факс;
• web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является.

Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.

К.

Деловая переписка

Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

Адресность

Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

Структурность

Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

Аббревиатуры, сокращения и смайлики

Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

Оперативность

Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

Менталитет

За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

Финал

Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

Как написать деловое письмо, на которое захотят ответить

Андрей Батурин, 04 октября, 2018

«Современное деловое письмо — это махровая фальшь, копеечные манипуляции и плохо скрываемое обоюдное презрение».

Андрей Батурин

Так предваряют издатели книгу М. Ильяхова и Л. Сарычевой «Новые правила деловой переписки». К сожалению, они правы. Деловая переписка демонстрирует засилье штампов, вымученной вежливости и корявых конструкций, которые возникают из навязанных стереотипов. «Используйте официально-деловой стиль, и будет вам счастье». Но заштампованный язык не доносит до адресата точный смысл послания. Поэтому эффективной бизнес-переписке нужно учиться.

Книги, которые подскажут, как писать классные деловые письма, мы порекомендуем в конце статьи. Но сначала дадим практичные советы тем, кому некогда читать книги, а писать уже пора.

Основное о деловых письмах

Их форма и структура напрямую зависит от того, какое именно пишется послание. Недавно мы вспоминали о коммерческом предложении . Но в бизнесе применяется так много эпистолярных жанров, что только классификаций набирается не меньше 5.

Письма бывают с вопросами и ответами, просьбами и предложениями, обещаниями и гарантиями, обращением, претензией и т. д. Стоит рассмотреть каждый жанр. Мы, вполне возможно, так и поступим, но позднее. Пока выделим то общее, что поможет составить и письмо-напоминание, и досудебное уведомление, и обычное сообщение.

Особняком стоят те письма, правила составления которых регламентированы законом. Чтобы написать письмо-претензию, лучше воспользоваться образцом, предлагаемым справочно-правовыми системами. Хотя иногда можно отступить от обязательных норм.

Стоит ли им вообще следовать? Да, хотя бы потому, что знакомые формы требуют меньше времени на восприятие. А в бизнесе принято расходовать время, свое и чужое, экономно. Самое важное в любом письме — максимально кратко и эффективно донести до адресата суть обращения.

Говоря о строгой последовательности элементов нужно понимать, что письма бывают:

• Одноаспектными, когда задается или обсуждается один вопрос;
• Многоаспектными. Может обсуждаться несколько тем, острых вопросов. Каждую стоит вынести в свой раздел или блок, а тезисы представить по пунктам.

Чем сложнее послание по содержанию, тем четче должна соблюдаться и точнее прорабатываться его структура. Тогда последовательность рассуждений будет проще восприниматься.

Структура

Что обязательно входит в классическое строение делового письма:

• Информация об отправителе и получателе. В электронной переписке это не всегда уместно. Но если направляете «бумажный» вариант, будьте добры, обозначьте адресанта и адресата. Реквизиты отправителя обычно присутствуют на фирменном бланке. Если он по каким-то причинам не используется, то укажите наименование компании, официальные реквизиты — ИНН, ОГРН, адрес, контакты. Место расположения этих сведений — верх левой стороны страницы. Непременно надо указать, кому адресовано письмо. Корректно вписать должность адресата, наименование компании, полностью ФИО, адрес. Эти сведения указываются сверху справа, в дательном падеже.
• Если принята нумерация, письму присваивается порядковый номер. Обязательно проставляется дата написания.
• Текст письма начинают либо с обращения («уважаемый Петр Иванович!»), либо с заголовка (Претензия о ненадлежащем исполнении обязательств). Далее следует информативное вступление. Наличие этих элементов определяется жанром делового общения. Если есть обращение, то обычно отсутствует заголовок, и наоборот. Заголовок, как и в статьях, выполняет функцию привлечения внимания и анонса содержания. А вступление присутствует всегда и обязано быть максимально информативным. Это своего рода лид-абзац в продающем тексте.

• Вступительный абзац необходимо отличать от преамбулы. Если вступление — это подводка, то основной смысл заключается в преамбуле. Выражается цель сообщения, факты, которые привели к необходимости написать письмо, аргументы, суть предмета разговора.
• Далее следует то, что часто называют «телом письма». По большому счету, это последовательная расшифровка преамбулы.
• Завершается послание подведением итогов или заключением. В этом разделе полагается отразить требование, просьбу или действия, поведение, которые ожидаются от адресата в ответ. После выводов ставят подпись с расшифровкой и при необходимости печать.

Эта формула представляет собой ту общепринятую структуру, по которой строится любое официально-деловое письмо. Теперь перейдем к деталям.

Как расположить логико-смысловые блоки

Мы уже вспоминали лид-абзац, а теперь припомним его основное правило! Он должен пообещать читателю выгоду, показать ту пользу, которую человек приобретет, познакомившись с содержанием.

Кто-то подумает — зачем это в деловой переписке? Ведь если пишем претензию или гарантийное письмо, его и так прочитают, деваться-то некуда! Это отчасти правда, но надо понимать, что с помощью письменной коммуникации с читателем можно выстраивать взаимодействие. А оно может быть эффективным или неэффективным. Если предпочтителен первый случай, пользу в письмо стоит все-таки добавить.

Когда вам нечего пообещать, не выдумывайте небылицы и не высасывайте выгоду из пальца. Промолчите и сэкономьте время себе и другим. Если выгода для адресата имеется, именно с нее лучше начинать.

Обязательно скажите все самое важное в начале. Идеально, если это будут 2 первых абзаца — вступление и преамбула. В них же надо постараться вложить основные аргументы. Если их нужно расшифровывать подробно, то во вступительной части хотя бы упомяните о них. Далее приступайте к пояснениям.

Содержание каждого последующего абзаца должно быть логически связано или вытекать из предыдущего. Действие обязано быть динамичным — так письмо будет интереснее и приятнее читать.

Как оформляется деловое письмо?

Строго!

• Применяйте классические шрифты, избегайте крайностей и нелепиц. Допустим, не стоит применять в деловой переписке Comic Sans. Этот шрифт не предполагает серьезности.
• Избегайте двусмысленностей: трудночитаемые, специфичные, экзотические шрифты в бизнес-письмах не приветствуются. Если только не выступают органичной составляющей вашего фирменного стиля.
• Особо значимые предложения или отдельные слова можно выделять курсивом, жирным или подчеркиванием. Но делать это стоит тогда, когда действительно необходимо указать на важность. Без крайностей!
• Не надо выделять фразы цветом или играть со шрифтами. Лучше уберите из текста воду и сократите письмо до смысла. Тогда необходимость подчеркивать требование красным отпадет.
• Не стоит пользоваться клавишей Caps Lock, чтобы привлечь внимание к предложению. По тем же причинам.

В целом, при оформлении делового письма соблюдайте умеренность. Лаконичность в тренде.

Стиль и манипуляции

Не забывайте, что вы пишите человеку. Не важно, есть ли между вами спор или конфликт. Написать деловое письмо с угрозами или оскорблениями может каждый, но это моветон. Попробуйте создать письмо для людей, а не для роботов, чиновников или оппонентов.

Что это значит:

• Оно должно легко читаться и восприниматься однозначно.
• Если нельзя обойтись без сложных терминов, их надо расшифровать.
• Предложения не должны занимать пол-страницы. Помните, что идеальная длина от точки до точки — 2 строки.
• В равной мере избегайте чрезмерной сухости и эмоциональности.
• Не используйте штампы и канцеляриты.
• Пишите просто и понятно, но не примитивно.

Не все письма, которые мы пишем, имеют оптимистичное или положительное содержание. Иногда приходится отказывать людям в работе, сотрудничестве, просьбе. Как сделать это корректно? Допустим, попросили заем, но предоставить его вы не можете.

Лучше поступить так:

1. Показать свое знакомство с ситуацией. Продемонстрировать, что помните, при каких обстоятельствах поступила просьба, как произошла встреча с просителем.
2. Выразить понимание, если уместно — сочувствие.
3. Кратко обозначить основные аргументы, из-за которых вопрос нельзя решить положительно. Оптимальное число доводов —3.
4. Добавить «лучик добра». Можно отметить положительные качества адресата, указать благоприятные моменты в ситуации, выразить благодарность за доверие.
5. Предложить компромисс.

Суть заключается в том, что отказ, как и многое другое, можно преподнести по-человечески.

Об обращениях

Отдельно поговорим об обращениях, поскольку с ними часто возникают сложности. Можно невольно оскорбить человека, неверно или некорректно назвав его. Или заранее расположить собеседника к себе.

• Беспроигрышный вариант — обращение «уважаемый».
• Вторая нейтральная норма — следующие за «уважаемым» имя и отчество адресата.
• Этикетные формы «господин» или «госпожа» надо использовать, лишь когда это уместно. И ни в коем случае не сокращать.
• Иногда необходимо указать должность или звание. Но сначала надо проверить, нужно ли это.
• Если письмо адресовано нескольким людям или неограниченному кругу, надо подыскать корректное обращение ко всем сразу. К примеру, коллеги, сотрудники, партнеры.
• Обращаться на «вы». При этом «Вы» пишется при уважительном обращении к конкретному лицу. Когда адресатов несколько, «вы» пишем с маленькой буквы.

Что может дополнять деловое письмо

Подавать информацию нужно максимально емко, насколько это возможно. Но сведения, на которые нужно сослаться в письме, могут быть обширными. В этом случае можно использовать дополнительные элементы:

• Ссылки. К примеру, к предшествующей переписке, протоколу встречи и т. д.
• Примечания или комментарии. Их можно использовать, когда общение происходит в электронной форме.
• Приложения. К примеру, к оферте можно сразу прикрепить типовую форму договора.

— Окончательный итог в этой теме подвести не получится. Поэтому мы посоветуем, что почитать тем, кто всерьез решил прокачать свои навыки написания деловых писем. Намеренно берем только русскоязычных авторов, хотя есть немало достойных руководств у зарубежных гуру. Но они же не владеют великим и могучим! Итак, почитайте:

— «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Автор — Саша Карепина.

— «Контент, маркетинг и рок-н-ролл» и «Бизнес-копирайтинг» Дениса Каплунова.

— «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха» Т. Воротынцевой.

— И уже упомянутые «Новые правила деловой переписки» Ильяхова, Сарычевой.

Понравилась статья? Сохраните у себя в соцсетях и поделитесь с другими!

Обсудить

Другие статьи по тегам

контент-маркетинг копирайтинг бизнес

Понравилось

0

на эту тему

Основы контент-аудита Ремаркетинг и его сильные стороны Коммерческое предложение как жанр делового письма Инструменты контент-маркетинга на все случаи жизни Опечатки помогают SEO-оптимизации: миф, блеф или реальность? Что такое Agile-маркетинг 15 лайфхаков для контент-маркетолога Как мотивировать клиентов оставлять отзывы Лид-абзац, его тайны и секреты успеха SEO-копирайтинг: основные понятия, правила, запреты

Правила деловой переписки: как написать письмо клиенту, партнёру или коллеге

Знаете, как бесит неграмотно составленное деловое письмо? Если не знаете, вам обязательно надо прочитать эти правила: возможно, вы что-то делаете не так и не замечаете этого у других. Ну, а если вас тоже раздражают ошибки, фамильярности и другие шероховатости в деловой переписке, все равно прочитайте эту статью, чтобы случайно не насмешить и не раздосадовать своих партнеров и клиентов.

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в иных случаях — и срывом сделки, особенно если ваш визави — убежденный «граммар-наци» и поборник делового этикета. Поэтому давайте начнем с матчасти.

Итак, существуют правила деловой переписки, актуальные, к слову, не только в России:

• Адрес вашей электронной почты, которую вы используете в работе, должен носить деловое имя. Лучше, чтобы у вас был корпоративный адрес, а логин содержал ваше фамилию, имя либо должность. Например, если ваша компания называется «Рога и копыта», то в идеале электронный адрес должен выглядеть так:  Ivan.Sidorov @rogakopyta.ru. Либо же office @rogakopyta.ru, если это общий корпоративный адрес. Логины типа Ladyinred, Malyshka1992 или Superman оставьте для личных переписок.
• Никогда не обращайтесь к своему адресату на «ты», если у вас не было четких договоренностей по этому поводу. Даже если вам кажется, что вы уже вполне можете перейти на «ты» и вам так комфортнее, вы должны предложить это человеку и получить от него согласие. Поверьте, комфортно далеко не всем, и необходимо по умолчанию обращаться на «вы» ко всем без исключения, даже если адресат вас вдвое младше.
• Не пользуйтесь уменьшительной формой имени адресата. Саша, Маша, Катя — это все уместно только в том случае, если человек сам так представился или если вы, опять же, перешли на «ты». Но даже в этом случае дистанция не помешает. Так что по умолчанию — Александр, Мария, Екатерина.
• Вопрос, обращаться на «вы» или «Вы» с прописной — дискуссионный. Артемий Лебедев, например, считает подобострастной манеру обращаться к каждому на «Вы». В целом в деловой среде допускаются оба варианта, за исключением моментов, когда вы пишете очень статусному человеку. За всю жизнь у каждого таких адресатов найдется человека три. Поверьте, никто вас не упрекнет за корректное письмо с ровным обращением на «вы».
• Пожалуйста, старайтесь быть грамотными! Если сомневаетесь, дайте почитать перед отправкой письмо человеку, в чей грамотности у вас нет сомнений, либо воспользуйтесь одним из многочисленных ресурсов, где вам автоматически исправят все ошибки и проставят запятые. Вы даже не представляете, для скольких людей неграмотность делового партнера является важным «звоночком».
• Не пишите «доброго времени суток», поверьте, это всех раздражает. Привет — это такое же сокращение дистанции, как «ты» или уменьшительная форма имени. Если вы не уверены, что дистанция сократилась до степени неформального общения, напишите «Здравствуйте» и не ошибетесь.
• Всегда указывайте тему письма, чтобы оно не потерялось и не улетело в спам. Прочитав тему письма, человек уже должен знать о его содержании. Например, «Заключение договора с ООО «Рога и Копыта» 10. 12».
• Разделяйте поля «кому» и «копия». В поле «кому» указывайте адресата, в копию ставьте тех, кому следует ознакомиться с этим письмом — например, вашего коллегу. Есть еще поле «скрытая копия», и в этом случае получатель не узнает, кто еще прочитает это письмо. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде.
• Краткость — сестра не только таланта, но и делового этикета. Письмо не должно быть длинным, по правилам деловой переписки его объем не должен превышать 3000 знаков. Чем короче — тем лучше. Не увлекайтесь сложными предложениями, деепричастными оборотами и тонкими метафорами.
• Завершаться письмо должно вашими ФИО, должностью и контактными данными. Например, «С уважением, Иван Сидоров, генеральный директор ООО «Рога и Копыта». Можно также дать ссылку на сайт компании.

Давайте представим, что вам нужно написать клиенту письмо, в котором вы пригласите его на деловую встречу. Например, для заключения контракта или для того, чтобы обсудить детали сделки.

Сначала приветствие, после чего вы должны либо представиться, либо напомнить, кто вы: «Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта».

Далее необходимо обозначить причину, по которой вы пишете клиенту. Например, «Предлагаю вам встретиться для заключения контракта в нашем офисе 10 декабря 2019 года в 14:00». 

А дальше — все пояснения. Например, «Если вас не устраивает время или дата, мы готовы перенести нашу встречу на удобное для вас время. Мы также можем встретиться в вашем офисе. Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру «номер» или написать на мою электронную почту «адрес» (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта», плюс все ваши контактные данные».

Если всё прошло удачно — состоялась встреча и заключение контракта, то деловая переписка по этому вопросу не завершена. Многие игнорируют этот момент, однако завершающее письмо — важный момент делового этикета. Он формален и не обязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом. Напишите письмо, в котором благодарите клиента за уделенное время и успешное продолжение сотрудничества.

Такое письмо тоже имеет стандартную структуру:

«Уважаемый, Иван Иванович! Хочу выразить благодарность за выделенное время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для всех нас. С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта».

Вот и все. Эти простые, но очень важные правила помогут вам подать сигнал вашим деловым партнерам о том, что с вами можно иметь дело.

Правила написания деловых писем

Современная жизнь диктует свои правила, и обмен электронными письмами — это уже давно часть ежедневной рутины для большинства. Впечатление о нас складывается с первых строчек нашего e-mail, поэтому важно помнить, кому мы пишем и как именно следует составлять письмо. Особенно это важно, когда мы говорим о формальных имейлах на английском, которые нам писать немного сложнее, чем на нашем родном языке. Друзьям и знакомым мы обычно пишем в дружественном, неформальном стиле, который допускает легкий, иногда полушутливый тон.

При составлении делового письма нужно быть максимально корректным и исключать моменты, где адресату нужно будет о чем-то догадываться самостоятельно. Деловые письма сейчас почти никто не пишет в устаревшем formal style, его заменяют на более мягкий neutral, правилам составления которого посвящена эта статья.

Что же отличает деловое письмо от неформального и дружественного?

1. Сomplete sentences: subject + verb — полные предложения, с подлежащим и сказуемым.
   I saw your last e-mail, а не Saw your last e-mail (Подлежащее I опущено).
2. No contractions — без сокращений.
   I am Julie and I have finished your course, а не I’m Julie & I’ve finished your course.
3. Conjunctions (but, if, and) — союзы. Использование корректных союзов, а не запятых или тире в каждом предложении.
   I have already been to all the presentations you have mentioned, but if you insist, I am ready to watch them again online.
4. Fully spelled words — полностью прописанные слова, без сокращений. Ur  — это недопустимо, допустимо your.
5. Transition words (before, besides, however) — переходные слова, такие как до, кроме того, однако и т.д. Это то, что нужно добавлять в ваше формальное письмо для плавных переходов от одной мысли к другой.
6. Paragraphs – абзацы. Разбивайте ваше письмо на абзацы, чтобы его было легче читать.
7. Punctuation – пунктуация. Пунктуация — это та специя, без которой деловое письмо не подают. При написании деловых писем следует придерживаться «правил открытой пунктуации», то есть не использовать те знаки препинания, без которых можно обойтись.

   Например:
   — в приветствии и концовке письма можно опускать запятые:
   Dear John (вместо Dear John,)  
   Sincerely (вместо Sincerely,)
   — не ставить точки в адресах (опущены запятые после слов Towers, Avenue):
   #04-67 Hilton Towers
   358 Green Avenue
   New York 6455
   — писать сокращения без точки в конце:
   Mr Dr вместо Mr. Dr.

   Подробнее о правилах пунктуации можно прочитать по этой ссылке:
   https://grammarway.com/ru/punctuation
    

8. Special greetings and sign-offs — специальные приветствия и фразы для прощания. Приветствия и прощания в формальных и неформальных письмах отличаются. И дальше мы поговорим о них более подробно.
9. No Slang /Emoticons and emojis /Profanity /Jokes — нет сленгу, эмоджи, смайлам , брани, шуткам. Иначе говоря — ваши личные эмоции просто неуместны в деловом письме.

А теперь давайте рассмотрим структуру формального или нейтрального e-mail.

Subject Line
Это тема письма, которая суммирует в паре слов, о чем письмо, но не описывает его. Делайте тему лаконичной и понятной.

Хороший пример темы:

• Important — need you to choose the best option
• To all — confirm your presence…
• Black Friday Discounts
• Answer needed ASAP
• Useful links for teachers

Так писать не стоит:

• Re Re Re Re — UNGENT!! REAd And Answer! — не пересылайте цепочки писем таким образом, лучше убрать лишние слова из темы и подкорректировать сам e-mail.
• Quick Question… — все письма так или иначе содержат в себе вопрос.
• for you only — человек может пропустить такие «личные» письма как спам.
• Meeting is rescheduled to 5th of May, 5th floor, room 18 — коротко и емко, но в теме письма уже написана вся нужная информация, открывать его не будут.

Более подробно о самых популярных темах e-mails можно прочитать по этой ссылке — www.digitalmarketer.com

Salutation
Приветствие того, кому адресовано письмо.
Примеры формальных приветствий:

• Good afternoon! — универсальный вариант, подходящий во всех случаях.
• To whom it may concern  — (дословно: тому, кого это может касаться) не пишите так, если вы в поиске работы, лучше потратить пару минут и выяснить имя менеджера или HR, который будет рассматривать ваше резюме.
• Dear First name Last name (ставьте запятую или двоеточие после этой фразы).
• Dear First name (если мы знаем имя, кому пишем).
• Dear Mr./Ms. Last name
• Dear Dr. Last name — обращение как к профессионалу, письмо по рабочим вопросам.
• Dear Human Resources Manager /Dear Hiring Manager — если нужно обратиться конкретно к человеку определенной должности.
• Dear All / Dear team — обращение к нескольким людям/команде.

Intro/Purpose
Введение или описание цели письма.
Без кучи деталей, они буду в самом теле письма. Дайте понять адресату, кто вы и по какому поводу вы пишите. Прочитав эти пару строк, адресат должен понять, от кого и о чем будет сам e-mail.

Примеры:

• I am writing with the regard to your recent email… — я пишу в ответ на ваше письмо…
• I am writing with reference to our order number…- я пишу по поводу номера заказа…
• Concerning your request… — по поводу вашей просьбы…
• Could you give me some more information…. — могли бы вы дать больше информации по поводу…
• I am writing to enquire about… — я пишу узнать о…
• To follow up on our meeting — в продолжение нашей встречи. ..
• I am writing back to you about… — я пишу вам в ответ на ..
• As promised I am…— как и я обещал я..
• As we discussed in our call… — как мы обсудили во время нашего звонка…

Detail-Body  
Основная часть.
В данной части вы раскрываете детали: описываете проблемы, делитесь информацией или выражаете просьбу. What? When? Where? How? Why? —  вопросы, на которые отвечает эта часть письма. Учтите, если ваш e-mail превращается в статью на пару страниц, то следует подумать о личной встрече. Будьте лаконичны и профессиональны и излагайте мысли ясно, чужой человек может не понять того, что для вас очевидно.

Фразы и вопросы из основной часты письма:

• What is the final cost of your services and where can I find some legal information about your company?
  (Какая финальная стоимость ваших услуг и где я могу найти правовую информацию о вашей компании?)
• Where are you planning to have your experiment  carried out? ​
  (Где вы планируете проводить ваш эксперимент?)
• Why are the expenses given without any detailed information?​
  (Почему расходы даны без детальной информаци?)
• I would like to inform you, that the experiment is to be carried out next week. We will let you know the exact time later this week and provide you with the detailed report. (Я бы хотел сообщить, что эксперимент проводится на следующей неделе. Мы сообщим вам точное время позже на этой неделе и дадим детальный отчет.)
• I have decided that I am not able to join your expediction, due to the fact, that my sponsors are not willing to cover the expenses. (Я принял решение, что не смогу присоединиться к вашей экспедиции, так как мои спонсоры не желают брать на себя расходы.)
• We have decided to relocate closer to the city center and this is the main reason, why we are looking for a new office. (Мы решили перебраться ближе к центру города, и это основная причина, почему мы ищем новый офис.)

Ask/Action
Самая важная часть e-mail. которую многие, к сожалению, могут вообще опускать. Здесь вы пишите, что конкретно вы ждете от адресата, в какие сроки и т.д. Будь то ответ на письмо, обратный звонок или конкретные действия.

Например:

• Could you resend the information about the participants once more and give us a a call after?
  (Могли бы вы переслать информацию об участниках и перезвонить после?)
• Will you be so kind and look though my plan before the presentation?
  (Будете ли вы столь любезны пересмотреть мой план перед презентацией?)
• Would appreciate your honest opinion on the looks I have chosen for the show. What would you change?
  (Я буду благодарен за честное мнение о луках, которые я подобрал для шоу. Что бы вы изменили?)

Closing/Sign-off
Вежливое завершение письма, где вы указываете ваши контактные данные и пожелания, обычно выглядит следующим образом:

Sincerely,(вежливое прощение, обратите внимание на запятую в конце, которую можно опустить)
John Black (полное имя)
Sales manager, CBM group (должность и название компании)
[email protected] (электронная почта)
555-127349 (контактный телефон)

Возможные фразы для завершения вашего письма:

• Regards / Best Regards — с наилучшими пожеланиями
• Sincerely yours, David / Yours sincerely — искренне Ваш Дэвид /Ваш искренне. .
• Respectfully — с уважением…
• Cordially/Cordially yours — сердечно ваш
• With sincere appreciation — с искренней благодарностью
• Looking forward to hearing from / meeting with you/ seeing you soon — жду с нетерпением ответа от вас/встречи с вами
• Looking forward to your reply / response on this matter — жду с нетерпением вашего ответа по данному вопросу
• We look forward to your continued participation / support / assistance on this matter / situation — мы ждем вашего участия/поддержки/помощи в данном вопросе/ситуации
• Thank you for your patience and cooperation — спасибо за ваше терпение и сотрудничество
• Thank you for your consideration — спасибо за ваше внимание
• If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know — если у вас есть вопросы или беспокойство, не сомневайтесь и дайте мне знать

Если вам нужно приложить документ или фото к вашему e-mail, сообщите об этом подобной фразой:

• Attaching a copy of my resume and portfolio — прикрепляю свое резюме/портфолио
• You will find my resume attached below — ниже вы найдете мое резюме

Не забывайте перед отправкой письма proofread — перечитать его на наличие опечаток.  

Теперь давайте рассмотрим пример формального письма.

• Subject line: Regarding your interview (тема письма)
• Greeting: Dear,Elma! (официальное обращение к человеку, имя которого известно)
• Intro: I am writing with the regard to your resume and the call we had last Saturday. (Intro — вводная часть, дать понять, о чем будет письмо)
• Body: Unfortunately, at the moment we are not hiring for a position of the main HR manager..​ But, taking into account the skills your have and your experience in this sphere, our company may have another interesting offer for you. We would like to invite you for a meeting at our main office. (основная часть письма)​ Possible days are Friday and Saturday, 12-15 p. m.
• Action: Please, let us know your decision and contact us to confirm the date. (action part  — какие действия мы ждем в ответ на письмо)
• Goodbye: (прощание)​
  Best Regards,​
  Steve Black​
  HR dept.   

Еще один пример. Мистер Блек пишет Мисс Грин и благодарит за приглашение на работу.

• Subject line: Position of the Assistance Editor
• Greeting: Dear Mrs Green,
• Intro:Thank you very much for offering me the position of Assistance Editor in your magazine. I have for a long time admired the high level of professionalism that your magazine displays, and therefore I consider it the privilege to work with you.
• Body: I intend to demonstrate your that you made no mistake by hiring me by performing my job the best way I can. I have already contacted the HR department and they provided me with the details I need to start the project right away.
• Action: Look forward to cooperating with you in the nearest time.
• Goodbye: 
  Yours sincerely,​
  John Black

А чтобы написать жалобу, при этом грамотно сформулировать свои претензии и подобрать тон сообщения — проходи краткий курс от Booyya, в котором есть все на тему How to complain — https://bit. ly/3bwsJZ9

И, в завершение статьи, полезные ссылки, для тех, кто будет писать formal e-mails.

1. По данной ссылке grammar.yourdictionary.com вы можете пополнить свой запас transitive words​. 
2. Здесь www.yesware.com вы найдете примеры формальных писем с разбором.
3. Книга — «Email English» Emmerson Paul— содержит много примеров деловых писем, с разбором конкретных кейсов, оттуда можно брать и копировать прямо себе в письмо.
4. Готовые примеры деловых писем — www.examples.com.

Деловое письмо на английском языке

Блочная структура с открытой пунктуацией

В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.

Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.

Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

Образец делового письма на английском языке

15 October 2008

Mr James Hilton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР

Dear James

2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

This intensive, practical conference for businessmen aims to:

• increase your business productivity
• enable networking with business partners

The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

Yours sincerely

John Smith
Conference Secretary

Составные части делового письма

Дата

Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

Пример

12 June 2005

В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

Пример

June 12, 2005

Адрес

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Пример

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Специальные пометки

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Пример

CONFIDENTIAL

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Приветствие

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

Пример

Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.

Пример

Dear Sirs

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

Пример

Dear Sir or Madam

Заголовок

Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

Пример

Dear Mr Jackson

INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006

Концовка

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

Примеры

Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam

Yours faithfully

Dear Mr Jackson Dear Mrs Tang Dear Jane Dear Tom

Yours sincerely

Имя отправителя и должность

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).

Пример

Yours faithfully PATRICK CLARK Director

Yours sincerely CAROLINE JAFFERSON (Mrs) General Manager

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Пример

Yours faithfully

Martha Jason

for PATRICK CLARK
Chairman

Вложения

Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

Пример

Yours sincerely

JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager

for PATRICK CLARK
Chairman

Enc

Копии

Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc. Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc (copy circulated или courtesy copy) или слова Copy, за которым следует имя и должность получателя копии. Если копии нужно отправить двум или более получателям, то обычно их перечисляют в алфавитном порядке.

Пример

Copy Edgar Mason, Managing Director
Joanna Yung, secretary
Andrew Wilson, Accountant

Если автор письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что данное письмо получит также третье лицо, то используйте аббревиатуру bcc (blind courtesy copy). Конечно, это не следует указывать на оригинале письма, а только на копиях.

Пример

bcc Mr Jeffrey Dowson, CEO

деловых писем: определение, типы, формат и советы!

Что приходит вам на ум, когда вы слышите термин «деловые письма»?

Давайте угадаем!

Вся концепция деловых писем может показаться вам совершенно древней.

Вы можете задаться вопросом, посылают ли люди вообще эти белые конверты с причудливыми фирменными бланками.

Или если это просто устаревшая концепция, замененная электронной почтой и сообщениями.

По правде говоря, в деловом мире печатные письма являются важной и важной частью любой коммуникационной стратегии.

Согласно исследованию, офисный работник получает в среднем 121 электронное письмо в день.

Это означает, что у вашего письма больше шансов быть прочитанным, если оно доставлено через ваш почтовый ящик, а не в папку «Входящие».

Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или передать благодарственное письмо —  хорошо написанное деловое письмо может выделиться.

 

Что такое деловое письмо? (Определение)

Деловое письмо — это профессиональное официальное письмо, которое одна компания отправляет другой.Эти письма могут использоваться для профессиональной переписки между бизнес-клиентами, сотрудниками, заинтересованными сторонами, а также отдельными лицами.

Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или передать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может выделиться. Деловые письма демонстрируют уровень профессионализма и класса, однако их написание становится утомительной задачей, когда вы не знакомы с концепцией.

Какую информацию вы должны включить и насколько официальной она должна быть?

Есть ли ограничение на количество абзацев, которое вы можете написать?

Как обратиться к кому-то и как закрыть заметку?

Если у вас нет ответов на эти вопросы, вы попали по адресу.

Мы составили руководство, чтобы вы могли овладеть искусством написания деловых писем .

Но перед этим давайте кратко рассмотрим различные типы деловых писем, которые вам могут понадобиться в какой-то момент вашей жизни.

Подробнее: Деловые документы: определение, типы, преимущества и шаги по их созданию!

 

Типы деловых писем

1. Сопроводительные письма

Во-первых, сопроводительное письмо представляет собой одностраничный документ, который кандидаты представляют вместе со своим резюме. Он отправляет работодателя в путешествие с гидом по его величайшим карьерным и жизненным достижениям.

Независимо от того, являетесь ли вы студентом или опытным специалистом, сопроводительное письмо является важным документом, демонстрирующим ваши навыки, опыт и то, почему вы подходите для должности, на которую претендуете.

Советы:

• Не пытайтесь вместить всю свою карьеру в сопроводительное письмо. В нем должен быть тщательно подобранный сборник историй.
• Не указывайте навык, которого у вас нет на самом деле. Вы определенно пожалеете, когда вас попросят использовать этот навык на собеседовании.
• Говорите кратко и по делу. У работодателя нет времени, чтобы сесть и прочитать мемуары целиком.

 

2. Деловые приглашения

Эти письма являются официальным способом связаться с компанией или частным лицом и пригласить их посетить мероприятие, организованное вашей компанией.

Поскольку деловые мероприятия, как правило, носят официальный характер, письмо-приглашение, скорее всего, также будет формальным. Но если вы организуете случайное мероприятие, это должно быть отражено в вашем приглашении и тоне.

Советы:

• Напишите письмо таким образом, чтобы создать предвкушение события.
• Четко укажите дату, время и место проведения.
• Установите дружеское продолжение, чтобы напомнить им о событии.

Подробнее: Письмо-предложение: что это такое и как его написать?

 

3.Письмо-жалоба

Это письмо — способ официально выразить свое разочарование. Вы можете сообщить о плохом опыте, плохом обслуживании клиентов или сообщить компании, что их продукты не оправдали ваших ожиданий.

Суть этого письма в том, что оно не должно звучать так, будто вы придираетесь, но и не должно терять своей важности, если вы хотите, чтобы вас воспринимали всерьез.

Советы:

• Не становитесь слишком эмоциональным или чрезмерно злым. Просто констатируйте факты.
• Будьте сердечны и профессиональны. Расскажите им всю историю и расскажите, как бы вы хотели, чтобы они исправили свои ошибки.

 

4. Заявление об увольнении

Заявление об увольнении — это документ, уведомляющий вашего работодателя о том, что вы уходите с работы. Независимо от того, работаете ли вы в кофейне или крупной компании, перед уходом необходимо подать заявление об увольнении.

Так же, если у вас есть желание написать зажигательное заявление об увольнении, не поддавайтесь! Возможно, вы снова встретитесь с этими людьми.

Советы:

• Будьте проще, придерживайтесь фактов и не начинайте жаловаться. Письма об отставке — неподходящее место для жалоб и критики.
• Поблагодарите своего начальника и/или компанию за предоставленные возможности и расскажите о ключевых вещах, которым вы научились на работе.
• Если вы занимаете высокое положение, тщательно обдумайте свои слова, потому что ваше письмо, скорее всего, будет обнародовано.

 

5.Письма с заказами

Эти письма, также известные как «заказы на покупку», используются для заказа вещей или покупки материалов. Они действуют как юридическая запись, документируя сделку между покупателем и продавцом.

Эти письма обычно пишутся одним предприятием другому предприятию, чтобы сделать заказ или изменить его.

Советы:

• Будьте кратки и ясны, чтобы избежать недопонимания или путаницы.
• Включите все, что нужно продавцу для доставки заказа и получения оплаты.
• Предоставьте контактную информацию для будущих разговоров или последующих действий.

 

6. Рекомендательное письмо

Эти письма предназначены для рекомендации кого-то для стажировки, работы, стипендии или других подобных возможностей.

Многие работодатели перед приемом на работу требуют такие письма. В нем рассказывается, почему человек, о котором идет речь в письме, является хорошим кандидатом на работу, и описываются его сильные стороны и способности.

Советы:

• Будьте честны и не соглашайтесь писать письма незнакомым людям.
• Используйте конкретные примеры, чтобы подчеркнуть сильные стороны, навыки и способности человека.
• Укажите, почему вы считаете, что кандидат преуспеет в этой роли.

Часто люди упускают из виду важность написания убедительных деловых писем, потому что сама концепция их просто не интересует. В результате люди не умеют писать деловое письмо.

Что ж, если вы в одной лодке, мы вас поддержим.

Написать четкое и лаконичное деловое письмо не составит большого труда, если вы следуете установленным правилам оформления и языка.

Подробнее: Как написать рекомендательное письмо?

Давайте научимся составлять безупречное, профессиональное деловое письмо, потому что мы знаем, что вы не хотите ошибиться в формате и выглядеть неряшливо и непрофессионально!

 

Как написать деловое письмо за 9 простых шагов? (Формат или структура)

Шаг 1: Информация об отправителе

Если вы хотите получить ответ, вам нужно понять, как правильно адресовать деловое письмо.

В этом разделе вы должны указать свой адрес, контактный номер и адрес электронной почты.

Многие люди также указывают свое полное имя вверху. Однако другие считают, что в этом нет необходимости, потому что вы все равно собираетесь подписать письмо своим именем.

Хотите сэкономить время?

Хорошо, если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать всю информацию.

 

Шаг 2: Дата

Вместо того, чтобы сокращать числа, напишите дату целиком.

Когда вы пишете американским компаниям, используйте американский формат даты, т. е. ставьте месяц перед днем.

Пример: 20 октября 2016 г.

Если вы отправляете письмо в Великобританию или Австралию, укажите дату перед месяцем.

Пример: 20 октября 2016 г.

 

Шаг 3: Адрес получателя 

Это адрес, по которому ваше письмо будет доставлено.

Напишите имя получателя, его должность (г./Mrs./Mr./Dr), и их адрес. Убедитесь, что вы как можно конкретнее, чтобы он достиг нужного места назначения.

Если вы не знаете имени человека, небольшое исследование вам не повредит! Позвоните в компанию или поговорите с сотрудниками компании, чтобы узнать название.

Пример:

г-н Майк Браун

исполнительный директор

XYZ, Inc.

602 Melrose Avenue

Los Angeles, California

Советы:

• На случай, если вы не уверены предпочтение женщины в обращении, используйте «Ms».
• Если вы считаете, что ваш получатель использует «Доктор» или какой-либо другой титул, используйте его. (Обычно люди не возражают, если к ним обращаются с более высоким титулом, чем они есть на самом деле, но они не хотят, чтобы к ним обращались с более низким.)

 

Шаг 4: Приветствие Это не просто приветствие, это показатель уважения. Вы можете выбрать приветствие в зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека и контекст вашего письма.

Если вы знаете человека, которому отправляете письмо, и в основном обращаетесь к нему по имени, можно использовать его имя в приветствии. (Например, Дорогой Майк)

Однако и в этом случае есть исключения.

Возьмем пример.

Деканом колледжа XYZ может быть ваш дядя, но если вы пишете ему по официальному вопросу, лучше всего использовать приветствие « Декан (фамилия)»  или « доктор (фамилия)». Имя) », потому что есть шанс, что другие люди обработают его письма и электронные письма.

Если вы кого-то не знаете, всегда используйте личное имя и фамилию.

Если вы не уверены в чьем-то поле, вы можете использовать его полное имя. (Например, Dear Taylor Brown)

Если вы не знаете, кому именно вы отправляете письмо, используйте «кому оно может касаться».

В любой ситуации обязательно заканчивайте приветствие двоеточием. (Без запятой!)

 

Шаг 5: Тело

Это самая важная часть вашего письма. Основная часть должна содержать несколько (в основном три) кратких абзаца, каждый из которых имеет четкую цель.

Если вы хотите, чтобы ваш читатель произвел наилучшее впечатление, сделайте свое сообщение кристально ясным.

В первом абзаце представьтесь и поясните суть вашего письма. Вы также можете указать здесь взаимные связи, если получатель не знает, кто вы.

Не знаете, с чего начать?

В начале можно написать «Я пишу вам по поводу…».

В следующем абзаце подробно изложите основную мысль.

В заключительном абзаце кратко подведите итоги, еще раз сформулируйте цель письма и расскажите о запланированном плане действий.

Совет: Старайтесь избегать длинных, бессвязных предложений и сразу переходите к делу.

 

Шаг 6: Закрытие

Здесь вы упомяните, что получатель может связаться с вами или вашей командой, если у него возникнут какие-либо проблемы или вопросы. Вы также можете поблагодарить его или ее за чтение письма.

Убедитесь, что заключительная часть не длиннее двух предложений!

Например, вы можете написать:

• Пожалуйста, напишите мне на (ваш адрес электронной почты), чтобы назначить встречу. Спасибо!
• Если у вас есть вопросы, звоните мне по телефону (ваш контактный номер).

 

Шаг 7: Бесплатное закрытие

Это короткое замечание, которым заканчивается ваше письмо. У вас есть много вариантов, но выберите тот, который отражает формальность ваших отношений.

Рекомендуемые официальные окончания включают «Искренне ваш», «С уважением» или «Искренне ваш».

Если ваше письмо менее официальное, вы можете написать «Всего наилучшего», «Спасибо», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».

Независимо от того, что вы выберете, добавьте запятую в конце.

 

Шаг 8: Подпись

Под комплиментарным закрытием подпишите письмо.

Убедитесь, что вы пропустили как минимум четыре строки, чтобы было достаточно места для вашей подписи. После этого введите имя, которое должно быть подписано.

Вы также можете указать название своей должности под своим полным именем.

Вот формат:

Ваша подпись

Введенное полное имя

Должность

 

Шаг 9: Приложения (если применимо, вы можете отправить вместе с вашим бизнес-планом2)

укажите это, просто написав Приложения после подписи.

Считайте это печатной версией «пожалуйста, найдите прикрепленным » для электронных писем.

Если вы приложили много документов, составьте список, в котором получателю будет указано, что ему нужно искать в конверте.

Например:

Приложения (5): 2 брошюры и 3 листовки

Когда дело доходит до делового письма, использование правильного обоснования и точной структуры недостаточно.

Вам нужно выбрать правильный тон.

Вы должны убедиться, что получатель понимает цель вашего письма.

Давайте раскроем секреты написания делового письма, которое выделяется!

Подробнее: Письмо-уведомление за две недели: что это такое и как его написать? (с примерами)

 

Советы по написанию деловых писем

1. Будьте краткими и простыми

Выбор слов может повлиять на эффективность вашего делового письма.Избегайте цветистых описаний и жаргона, если вы не уверены, что получатель поймет, о чем вы говорите.

Как однажды сказал Бенджамин Франклин: «Время — деньги».

Письмо должно быть четким и лаконичным. Доберитесь до сути как можно быстрее.

 

2. Right Tone

Говорите разговорчиво, но профессионально. Вы же не хотите показаться высокомерным или хвастливым, не так ли?

Придерживайтесь обычного языка для электронных писем и сообщений — ваши печатные деловые письма должны быть немного профессиональными.

Сказав это, убедитесь, что вы говорите, как вы сами. Вы же не хотите, чтобы ваше письмо выглядело как написанное машиной!

Совет: Используйте глаголы с действительным залогом вместо пассивного. Активный голос показывает, что вам не все равно и что вы несете ответственность за свои действия. (Пример: «Мы доставим его вам к 15 декабря». Не… «Ваш товар будет доставлен к 15 декабря».)

 

3. Вычитывать, вычитывать и вычитывать!

Как вы уже поняли, деловое письмо не место для небрежности.Трижды проверьте его на наличие орфографических и грамматических ошибок.

Также не забудьте проверить написание имени получателя. Если вы напишете его неправильно, это повысит вероятность того, что ваше письмо попадет в корзину.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они говорят о том, что вам не хватает профессионализма и внимания к деталям. Не забудьте также выполнить проверку орфографии, пока вы это делаете.

 

Bit.ai — лучший инструмент для создания деловых писем

Да, деловые письма должны быть официальными и отформатированы определенным образом, но как только вы освоитесь, вы поймете, что их написание в конце концов, не такая уж это боль, особенно если у вас есть такой инструмент, как бит . ай с вами!

Благодаря своим интуитивно понятным и интегрированным инструментам Bit.ai упростил часто сложный и длительный процесс написания делового письма.

Используя Bit.ai, вы можете создать «живое» деловое письмо, которое выделяет ваш текст, имеет идеальный формат, приятно для глаз и на него приятно смотреть! Вы можете легко поделиться этим письмом с получателем, внутренними командами и заинтересованными сторонами.

Лучшая часть? Вы можете работать со своей командой в режиме совместного редактирования в режиме реального времени и использовать встроенные комментарии, чтобы собрать своих коллег в одном месте для обсуждения работы и принятия решений, связанных с вашими деловыми письмами.

Рабочие пространства Bit — это разумный способ хранить все свои знания и работать в одном пространстве для доступа вашей команды. Вы можете создать множество рабочих пространств. Будь то для личного использования, для команд, отделов, клиентов или всей компании.

Использование bit.ai принесет немного счастья в ваш рабочий день, а также поможет вашему деловому письму стать более эффективным!

 

Final Words

Знаете ли вы, что бумажное общение лучше запоминается и обогащает, чем общение через экраны?

Еще одна причина отправить печатное деловое письмо!

Да, электронная почта может быть самым быстрым и удобным способом для деловых переговоров, но печатное деловое письмо никогда не потеряет своего очарования и эффективности.

Кроме того, теперь, когда вы знаете, что делаете, написание деловых писем станет для вас легкой прогулкой.

Разве это не проще, чем вы себе представляли?

Готовы написать деловое письмо с помощью bit.ai? Дайте нам знать, как идут дела, написав нам в Твиттере @bit_docs.

Дополнительная информация:

Официальное письмо: что это такое и как его составить?

Бизнес-отчет: что это такое и как его написать? (Шаги и формат)

Письмо-приглашение: что это такое и как написать!

Документ бизнес-требований (BRD): что, зачем и как писать?

Как написать бизнес-обоснование: пошаговое руководство

10 типов деловых писем | Work

By Hannah Wickford Обновлено 29 июня 2018 г.

Термин «деловые письма» относится к любому письменному сообщению, которое начинается с приветствия, заканчивается подписью и содержание которого носит профессиональный характер.Исторически деловые письма отправлялись обычной почтой или курьером, хотя Интернет быстро меняет способ общения в бизнесе. Существует множество стандартных типов деловых писем, и каждое из них имеет определенную направленность.

Рекламные письма

Типичные коммерческие письма начинаются с очень сильного заявления, чтобы заинтересовать читателя. Поскольку цель состоит в том, чтобы заставить читателя что-то сделать, эти письма содержат решительные призывы к действию, подробно описывают выгоду для читателя от совершения действия и включают информацию, которая поможет читателю действовать, например, включая номер телефона или ссылку на веб-сайт.

Письма-заказы

Письма-заказы отправляются потребителями или предприятиями производителю, розничному или оптовому продавцу для заказа товаров или услуг. Эти письма должны содержать конкретную информацию, такую ​​как номер модели, название продукта, желаемое количество и ожидаемая цена. Оплата иногда включается в письмо.

Письма с жалобами

Слова и тон, которые вы выбрали для письма с жалобой в компанию, могут стать решающим фактором в удовлетворении вашей жалобы.Будьте прямолинейны, но тактичны и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы компания вас слушала.

Письма о корректировке

Письмо о корректировке обычно отправляется в ответ на претензию или жалобу. Если корректировка в пользу клиента, начните письмо с этой новости. Если нет, сохраняйте фактологический тон и дайте покупателю понять, что вы понимаете его жалобу.

Письма-запросы

Письма-запросы задают вопрос или запрашивают информацию у получателя.Составляя такое письмо, старайтесь быть четким и кратким и перечисляйте именно ту информацию, которая вам нужна. Не забудьте указать свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Последующие письма

Последующие письма обычно отправляются после первоначального сообщения. Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за заказ, бизнесмен, анализирующий итоги встречи, или соискатель, интересующийся статусом своего заявления.Во многих случаях эти письма представляют собой комбинацию благодарственного письма и коммерческого письма.

Рекомендательные письма

Потенциальные работодатели часто просят соискателей рекомендательных писем перед тем, как принять их на работу. Письмо такого типа обычно исходит от предыдущего работодателя или профессора, и в нем описываются отношения отправителя с соискателем работы и его мнение.

Письма-подтверждения

Письма-подтверждения действуют как простые квитанции. Предприятия отправляют их, чтобы сообщить другим, что они получили предварительное сообщение, но действия могут быть предприняты, а могут и не быть.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма обычно сопровождают посылку, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что вложено, почему это отправляется и что получатель должен делать с этим, если есть какие-либо действия, которые необходимо предпринять. Эти типы писем, как правило, очень короткие и лаконичные.

Заявления об увольнении

Когда сотрудник планирует уйти с работы, его непосредственному руководителю обычно направляется заявление об увольнении, в котором он уведомляется и сообщает, когда будет последний рабочий день.Во многих случаях сотрудник также подробно описывает причину ухода из компании.

Деловое письмо – значение, цель и составные части

Письмо – это цена разговора по почте. Это самое важное средство письменного общения. Каждая организация должна поддерживать контакты со своими клиентами, поставщиками, государственными ведомствами и так далее. Организация также должна обмениваться информацией с различными сторонами. Размещение заказов, получение запросов, выполнение заказов и т. д. требуют общения.Для такого вида коммуникации средством, используемым организацией, является письмо. Это письмо известно как деловое письмо.

• По словам Х. А. Мерфи и других, «средством, которое чаще всего используется для письменных сообщений лицам за пределами вашей организации, является деловое письмо».
• У. Дж. Уэстон сказал: «Деловое письмо — это процесс выполнения деловой операции в письменной форме».

Цели делового письма

Деловые люди должны общаться с поставщиками, дебиторами, кредиторами, клиентами и другими заинтересованными сторонами для обмена информацией.Деловые письма в основном используются для общения с вышеперечисленными сторонами.

Согласно Риксу и Гоу, «Основные цели деловых писем — информировать, инструктировать, запрашивать, запрашивать, переводить, приказывать, советовать, исправлять и задавать вопросы».

Основными целями делового письма являются;

• Передать информацию: Основная цель любого бизнес-письма — передавать информацию о предпринимательской деятельности. Информация может быть передана через деловое письмо клиентам, поставщикам, должникам, государственным органам, финансовым учреждениям, банкам и страховым компаниям, а также любым другим сторонам, связанным с бизнесом.
• Завершить транзакцию: Это одна из конкретных целей делового письма. Для заключения завершенных сделок часто используются деловые письма.
• Создание спроса: Деловые письма, особенно циркулярные письма, используемые для создания спроса на новые продукты. Циркулярные письма могут общаться со многими людьми одновременно.
• Создание деловой репутации: В эту электронную эпоху сообщения можно отправить за несколько секунд через электронные носители, но хорошо оформленное деловое письмо имеет свое значение в создании положительного имиджа компании.
• Расширение бизнеса: С помощью сообщений доброй воли и циркулярных писем можно расширить существующий рынок.
• Установление отношений: Еще одной важной целью делового письма является то, что оно помогает установить взаимоотношения с клиентами, поставщиками и другими заинтересованными сторонами.
• Доказательства: Деловые письма также используются для хранения документальных доказательств. Письма можно сохранить для дальнейшего использования.
• Для запроса: Предприятие не только отправляет сообщения, но и получает информацию извне. Для ведения бизнеса любой фирме необходима разного рода информация извне. Через деловые письма фирмы могут запрашивать необходимые вопросы.
• Размещение заказа: Это очень распространенная цель использования делового письма. И торговые, и производственные предприятия должны размещать заказы на готовую продукцию или сырье для ведения бизнеса.
• Решение проблем: В процессе работы могут возникнуть споры и недоразумения.Деловые письма играют жизненно важную роль в разрешении таких недоразумений.

Основы хорошего делового письма

Деловые письма являются важной частью любого бизнеса или профессии. Они написаны разным людям с разными мотивами. Написание писем — это, по сути, искусство. Писатель может выработать хороший стиль написания различных деловых писем путем постоянной и регулярной практики. Ниже перечислены некоторые важные особенности, которым должен внимательно следовать составитель письма:

• Ясность: Письмо должно быть ясным.Цель общения должна быть четко сформулирована. Будь то информирование, приглашение, повторение, подчеркивание, напоминание, объявление, стремление к участию или ясность и исправление более раннего сообщения, цель должна быть четко сформулирована. Отсутствие ясности влияет на предполагаемую цель письма.
• Воздействие: Письмо должно произвести необходимое воздействие. За каждым письмом стоит цель, и письмо должно иметь четкую цель. Цель написания письма состоит не только в том, чтобы достучаться до клиента.Каждая буква имеет предполагаемое воздействие, которое необходимо почувствовать.
• Для создания желаемого эффекта: Часто необходимо расставлять акценты. Акценты можно делать разными способами. Этого можно добиться путем правильного позиционирования — размещения их на важном месте. Это можно сделать повторением.
• Соответствующая информация: В письме должны быть указаны соответствующие детали, являющиеся частью сообщения. Факты, цифры, иллюстрации и другая подобная информация, которая является точной и надежной, а также имеет отношение к контексту сообщения, должна быть включена в письмо.
• Краткость: Любое хорошее общение — устное или письменное — обязательно должно включать эту важную функцию. Краткость — очень важный атрибут любого делового письма. Для всех, кто связан с бизнесом, время имеет существенное значение.
• Кратко: Время, которое можно выделить на чтение деловых писем, безусловно, ограничено. У получателя нет неограниченного времени для чтения и перечитывания письма и извлечения сообщения целиком.
• Простота: Простота является отличительной чертой любого хорошего общения. Простота означает простоту понимания. Простое письмо противоположно сложному и запутанному письму. Искусство простого письма осваивается посредством сознательных усилий и практики. Письмо, написанное простым, легким, неформальным стилем с использованием понятных слов, привлекает внимание и производит впечатление.
• Своевременность: Деловые письма, чтобы быть эффективными, должны быть отправлены вовремя.Письма должны быть написаны и отправлены вовремя. Некоторые сообщения носят срочный характер. Они призывают к действию, которое является «немедленным» или «срочным», или в течение определенного периода времени. Письма, содержащие такие сообщения, должны отражать соответствующую срочность.
• Язык: Язык является чрезвычайно важным аспектом делового общения. Прежде всего необходимо убедиться, что используемый язык является подходящим, т. е. языком, с которым читатель непринужденен. Помимо английского и хинди, на предприятиях в разных частях страны широко используются различные региональные языки.Организации государственного сектора, такие как банки, следуют формуле трех языков.
• Обращение: Хорошее письмо должно взывать к чувствам читателя. Оно должно выходить за рамки сообщения, которое оно передает, и производить хорошее впечатление. В нем должна быть элегантность, а значит вкус, красота и порядочность.
• Стиль: Стиль относится к манере письма. Он составляет коллективные характеристики письма, впечатления или способа представления вещей. У каждого человека индивидуальный стиль.Стиль письма, чтобы произвести впечатление, снова требует сознательных усилий на постоянной основе.
• Позитивный подход: Хорошее деловое письмо, в конечном счете, это то, которое имеет позитивный подход. Это создает дружескую атмосферу. Избегает негативных чувств. Нужно быть в правильном настроении, чтобы написать действительно хорошее письмо.

Компоненты делового письма

Компоненты письма составляют различные части письма.Следующие части обычно составляют структуру делового письма.

1. Заголовок: Заголовок, также известный как «главный адрес» или «официальный бланк», содержит информацию, касающуюся названия организации и ее адреса. Обычно он дается вверху по центру или вверху с правой стороны листа. В заголовке приведена следующая информация. Название фирмы, адрес, товарный знак, номер телефона, номер телекса, адрес электронной почты по этике и т. д.
2. Ссылочный номер: Номер, на который получатель ссылается во всей будущей корреспонденции, называется ссылочным номером. Обычно он печатается под строкой даты или на той же строке, где дата написана на правом поле. Ссылочный номер предназначен для того, чтобы ответы можно было связать с предыдущей корреспонденцией и направить ответы на эти письма соответствующему должностному лицу или в отдел.
3. Дата: Дата состоит из дня, месяца и года. Дата находится либо в начале левого поля, либо в конце правого поля в зависимости от принятого стиля. Дата обеспечивает быстрые ссылки в будущем и помогает в быстрых действиях и упорядоченной регистрации.
4. Внутренний адрес: Внутренний адрес содержит название и адрес организации или лица, которому адресовано письмо. Оно пишется под эталонным временем, начиная с левого поля. Внутренний адрес делает запись на копии, которая помогает в идентификации для целей заполнения.
5. Строка внимания: Строка внимания расположена ниже времени внимания и над приветствиями и подчеркнута. В нем указывается имя тех, кому предназначена буква.
6. Приветствие: Приветствие означает приветствие адресата. Это дополнительное приветствие, с которого писатель начинает свое письмо. это написано под внутренним адресом или строкой внимания, оставляя место. Он начинается с левого поля. Это может заканчиваться или не заканчиваться запятой в зависимости от стиля письма.
7. Строка темы: Строка темы сообщает, о чем идет речь. Он размещается чуть ниже строки приветствия. Обычно он начинается с левого поля, а также может начинаться с центра.Оно может содержать помимо темы любой конкретный идентификационный материал, т. е. дату предыдущего письма, номер счета и т. д.
8. Тело письма: Это та часть письма, которая содержит сообщение, подлежащее сведению. Это самая важная часть письма и обычно состоит из трех-четырех абзацев.
   1. Первый (или начальный абзац) начинает письмо и строит отношения с читателем.
   2. Второй абзац содержит правильную тему.Это основной абзац письма.
   3. Третий абзац является продолжением второго абзаца.
   4. Четвертый (или заключительный абзац) завершает письмо. Оно должно быть естественным и логичным, должно быть окончательным и полным.
   5. Завершение важным заявлением, вопросом, предложением или просьбой оставляет дверь открытой для дальнейшего общения.
9. Официальное закрытие: Это также известно как подписка. Это просто вежливый способ закончить письмо.Он пишется под последним абзацем тела письма либо с левой, либо с правой стороны, в зависимости от стиля письма. Подписка должна соответствовать приветствию.
10. Блок/гнездо для подписи: Подпись является согласием автора на содержание письма и является практической необходимостью. Обычно он пишется от руки и содержит имя автора, статус, отдел, фирму и т. д. Подпись ставится сразу под дополнительным закрытием.
11. Вложения: Иногда к письму прилагаются некоторые документы, такие как прайс-лист, каталог и т. д. В приложении указываются документы, которые прилагаются или прилагаются к письму. Вложения обычно располагаются в левом нижнем углу.
12. Постскриптум: Общеизвестно как что-то написанное после закрытия письма. Обычно это делается, когда автор забывает вставить какую-то информацию или сообщение в основную часть. Это должно быть очень точно и по делу.
13. «Копия» или пометка под копирку: Когда копии письма предназначены для отправки более чем одному лицу, это упоминается в графе «Копия» или пометка под копирку.
14. Инициал ссылки: Когда набраны инициалы, это относится к инициалам ссылки. Они полезны для проверки офиса. Они печатаются рядом с левым полем.

Различия между деловым письмом и другими письмами

• Характер: Деловое письмо или коммерческое письмо носит обезличенный и универсальный характер.Но другие письма могут носить полностью или частично личный характер.
• Цель: Деловое письмо для обмена различными деловыми вопросами и информацией. Но в других письмах в основном обмениваются личными или семейными делами и информацией.
• Объем: Объем делового письма широк и содержит различные виды деловой информации. А вот объем других писем ограничен и содержит только личную информацию.
• Структура: Деловое письмо следует официально признанной структуре.Но другие буквы могут следовать или не следовать какой-либо признанной структуре.
• Официальность: Деловое письмо поддерживает формальные правила и процедуры. Но другие письма могут быть неофициальными.
• Размер: Деловое письмо, как правило, лаконичное по размеру и не содержит ненужных материалов. Но другие буквы могут быть лаконичными или большими по размеру.
• Типы: Деловое письмо можно классифицировать по-разному. Но другие письма вообще не могут быть классифицированы.
• Язык: Язык делового письма должен быть легким и простым.Но язык других букв может быть легким, поэтичным, эмоциональным и т. д.
• Копия: Деловое письмо Копия делового письма сохраняется. Но копии других писем могут быть сохранены, а могут и не быть.
• Метод: Деловое письмо использует прямой и убедительный метод. Но другие письма могут использовать только прямой метод.

Деловое общениеОбщение в бизнесе, методы общения

Из каких разделов состоит деловое письмо?

Если вы владеете или управляете малым бизнесом достаточно долго, скорее всего, вам придется писать настоящие деловые письма, чтобы продемонстрировать свою серьезность, будь то подача официальной жалобы или искренняя благодарность.В отличие от электронной почты, формат по-прежнему важен, когда дело доходит до передачи профессионализма, и это включает в себя знание частей делового письма, которые вам необходимо включить.

На самом деле есть много вещей, о которых вам нужно помнить, когда дело доходит до умения писать деловое письмо. Понимание форматов деловых писем имеет решающее значение. Вам нужно не только понимать более стандартные форматы деловых писем, но также вам может понадобиться выяснить что-то менее известное, например, формат служебной записки.

Эта статья посвящена частям делового письма. Каковы основные части? Что важно? Что необязательно? И как форматировать части?

Каковы семь основных частей делового письма?

Эксперты в целом согласны с тем, что деловое письмо состоит из семи основных частей:

1. Адрес отправителя. Оптимально, если вам нужен печатный бланк компании. Фирменный бланк, как и веб-сайт компании, свидетельствует о том, что ваш бизнес является законным.Но даже если адрес просто напечатан вверху, включение вашего адреса играет практическую роль, потому что вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы отправить ответ.
2. Дата. Тот, кто получит письмо, должен знать, когда оно было написано. Лучше всего использовать стандартный формат США. (Вот пример: 20 сентября 2018 г.)
3. Адрес получателя. Укажите адрес получателя, чтобы информация была легко доступна для распечатки конверта.Полный адрес получателя также помогает гарантировать, что письмо не потеряется в офисной перетасовке, куда бы вы его ни отправляли. В первой строке должно быть имя, включая любые почетные знаки, такие как мистер, мисс, доктор и т. д. Вторая строка — это должность получателя. Название их компании идет на третьей строке. Остальные строки включают почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.
4. Приветствие. «Кого это может касаться» или «Уважаемый господин или госпожа» — хороший способ гарантировать, что ваше письмо никуда не дойдет.Узнайте имя человека, который должен получить письмо, даже если вам придется поискать в Google или LinkedIn или позвонить в компанию.
5. Корпус. Время – деньги в деловом мире, поэтому приступайте к делу и быстро излагайте свои доводы или сообщайте свое сообщение. Будьте профессиональны, будьте ясны и лаконичны и быстро донесите суть письма.
6. Закрытие/подпись. Используйте более формальное завершение, например, «С уважением» или «Спасибо». Вы должны использовать только первое слово закрытия.Не забудьте после закрытия оставить четыре строки, чтобы освободить место для вашей подписи, которая демонстрирует вашу личную печать одобрения содержания письма.
7. Корпуса. Если к письму нужно приложить дополнительные предметы, лучше перечислить их, чтобы получатель запомнил, что было вложено в письмо. Включите приложения на три строки ниже вашей подписи или на одну строку ниже инициалов машинистки. Используйте этот стиль, если, например, вы хотите указать, что есть два корпуса: Корпуса (2).Если вы хотите перечислить каждый отдельный элемент, используйте следующий стиль: Приложение: брошюры о продуктах (2), фотографии продуктов (3).

Основные части делового письма

Из всех частей делового письма есть две вещи о том, как написать деловое письмо, которое может повысить или понизить эффективность письма: оно должно иметь имя человека в адресе получателя и приветствии, и тело письма должно быстро добраться до сути и убедить читателя.

Используйте первый абзац письма, чтобы быстро и четко указать цель письма. Во втором абзаце приведите эмпирические доказательства или убеждения, подтверждающие точку зрения, изложенную в первом абзаце. К третьему или четвертому абзацу повторите основную мысль письма, а затем завершите призывом к действию.

Каковы необязательные части делового письма?

В деловом письме есть несколько необязательных частей, которые могут оказаться полезными. В том числе:

• Внимание! Если письмо направляется в крупную компанию, линия внимания может обеспечить необходимый акцент, необходимый для того, чтобы письмо попало туда, куда нужно. Напишите «Внимание:», а затем имя получателя (например, «Внимание: отдел кадров»). Строка внимания должна идти на две строки ниже адреса получателя.
• Тема или ссылка. Эта часть может акцентировать внимание получателя на действительной цели письма.Начните с «Тема:» или «Re:» или напишите все заглавными буквами.

Каков формат делового письма?

Теперь, когда мы рассмотрели части делового письма, давайте посмотрим, как они складываются. «Блочный стиль» — один из наиболее широко используемых форматов. Отступов нет, все выровнено по левому краю. Если вы задаетесь вопросом, насколько официальным должно быть деловое письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат. Вот пример формата блока деловых писем.

Сколько существует типов букв?

То, как различные части делового письма сочетаются друг с другом, зависит от типа отправляемого письма. И есть много типов деловых писем: они включают сопроводительные письма, письма с благодарностью, письма с жалобами, письма с корректировками, письма с плохими новостями, письма-подтверждения, заметки и многое другое.

Независимо от того, какой тип делового письма вы пишете, правильное форматирование необходимых частей делового письма поможет вам достичь начального порога предоставления профессионально выглядящего документа, к которому получатель отнесется серьезно.

Будучи владельцем малого бизнеса, вы также являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам и вашим коллегам из SBO, поделившись комментарием ниже.

15 типов деловых писем и когда их использовать

1. Карьерный справочник
2. Развитие карьеры
3. 15 типов деловых писем и когда их использовать

Автор: редакция Indeed

8 марта 2021 г. средство общения в профессиональных условиях.Вероятно, вам понадобится знать, как писать различные типы деловых и электронных писем на протяжении всей вашей карьеры, от убедительного сопроводительного письма при подаче заявления на должность до убедительного коммерческого письма или официального письма об увольнении. В этой статье мы обсудим основные типы деловых писем, когда использовать каждое из них, а также советы по эффективному написанию собственных писем.

Изображение Описание

Бизнес-Письмо Формат

1. Дата

Название и адрес

2. Приветствие

3. Открытие пункта

Открытие пункта

4. Закрытие пункта

5. Бесплатный Закрыть и подписи

Типы деловых писем

Вот некоторые из наиболее распространенных типов деловых писем и способы их использования:

1. Сопроводительные письма

2. Рекомендательные письма

3. Письма-предложения после интервью

3

Письма

5. Продажи буквы

9

Обладателя

0

6. Письма отставки

7. Спасибо Письма

Письма жалоб

8. Извинение буквы

9. Офисный меморандум

10. Приветственные письма

11. Письма-запросы

12. Письма-объявления

13. Письма о расторжении договора

1.

Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо — это деловое письмо, которое обычно отправляется вместе с вашим резюме при приеме на работу. Хотя не все работодатели требуют сопроводительного письма, это отличная возможность рассказать о своем профессиональном опыте, квалификации и интересе к компании и работе.

Сопроводительное письмо должно включать следующие разделы:

Контактная информация

В верхней части сопроводительного письма укажите свое имя, номер телефона и адрес электронной почты, чтобы читатель знал, как связаться с вами после просмотра вашего заявления.

Приветствие

Начните письмо с обращения к человеку, которому вы пишете письмо. Этим лицом может быть менеджер по найму, начальник отдела или другой представитель компании, указанный в списке вакансий. Используйте гендерно-нейтральное приветствие, например «Дорогой Чарли Вашингтон».

Если вы не уверены в их имени, используйте наиболее подходящее название должности, например «Уважаемый менеджер по найму», «Уважаемый рекрутер» или «Уважаемый руководитель группы XYZ». Избегайте использования фразы «Для кого это может касаться», так как она может показаться устаревшей или безличной.

Цель письма

Во введении обсудите, почему вы пишете письмо, упомянув название должности, название компании и место, где вы нашли список вакансий. Продемонстрируйте свое исследование работы и компании, выразив особый интерес к обоим, объяснив, почему вас привлекла эта вакансия и что вас интересует в их организации.

Квалификационные навыки

В тексте письма укажите конкретные навыки, которые делают вас сильным кандидатом на вакансию.Ваше сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме, поэтому используйте информацию в вашем резюме, чтобы предоставить более конкретные сведения о вашем профессиональном опыте. Если возможно, включите краткий анекдот, который представляет ваши соответствующие навыки, опыт и качества из описания работы работодателя.

Заключение

Завершите сопроводительное письмо памятным заявлением о том, почему вы подходите для этой открытой позиции. Включите призыв к действию, который побуждает читателя следить за вашей заявкой, если он захочет взять у вас интервью и узнать больше о том, как вы могли бы вписаться в их компанию.

Другие типы сопроводительных писем включают:

Связанные: Как оформить сопроводительное письмо (с примерами)

2. Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо пишется от имени другого специалиста для проверки его квалификации и трудовой этики . Рекомендательное письмо может усилить заявку на работу, высшее образование или другую профессиональную возможность.

Рекомендательное письмо должно включать следующие разделы:

Связь с рекомендацией

В письме должны быть указаны отношения с лицом, дающим рекомендацию, чтобы читатель знал, что дает автору право выступать от имени заявителя.Рекомендательные письма часто пишут коллеги, руководители, наставники или учителя.

Оценка квалификации кандидата

Рекомендация часто является основной частью письма и напрямую говорит о навыках кандидата, чертах характера, профессиональных целях и его потенциале в программе или должности. Квалификации в этом разделе должны иметь отношение к программе или работе, для которой автор рекомендует профессионала.

Примеры

Автор должен включить конкретные примеры того, как кандидат продемонстрировал свои навыки во время совместной работы.Эта информация может помочь потенциальным работодателям понять, как именно кандидат положительно влияет на их коллег и работодателей.

Заключительное заявление

Рекомендательное письмо должно заканчиваться окончательным подтверждением квалификации кандидата с контактной информацией автора, если читатель захочет узнать больше.

Другие типы деловых рекомендательных писем включают:

Связанные: Как написать рекомендательное письмо (с примерами)

3.Последующие письма после собеседования

Вы можете отправить последующее письмо после собеседования на открытую вакансию, чтобы поблагодарить интервьюера за уделенное время и продемонстрировать свой интерес к работе.

Последующее письмо должно включать следующие разделы:

Обзор собеседования: Включите ключевые темы, обсуждавшиеся во время собеседования, например, конкретные рабочие задачи или тему для обсуждения, которая вас заинтересовала. Обязательно укажите название должности. Эти детали демонстрируют активное слушание, выражая ваш постоянный интерес к открытой позиции.

Навыки, связанные с вакансией: Последующее письмо — хороший момент, чтобы повторить предлагаемые вами навыки, связанные с открытой вакансией.

Благодарность. Вы также можете использовать дополнительное письмо, чтобы поблагодарить менеджера по найму за то, что он нашел время встретиться с вами. Этот шаг демонстрирует профессиональную вежливость, которая может произвести хорошее впечатление на вашего потенциального работодателя.

Связано: Примеры электронных писем после собеседования

4. Письма с предложениями

Письмо с предложением — это официальное предложение о приеме на работу, в котором описываются конкретные условия должности.Если вы согласны с условиями, предложенными в письме, вы подпишете письмо с предложением и согласитесь на работу.

Письмо с предложением должно включать следующее:

• Описание работы: В этом пункте описываются конкретные рабочие задачи и требования к должности.

• Должность: Письмо с официальным названием должности может гарантировать, что вас наняли на правильную должность.

• Запрашиваемая дата начала работы: это дата, когда вы начнете работать.Вы можете обсудить с вашим работодателем необходимость корректировки даты.

• Зарплата и льготы: эта информация включает предлагаемую зарплату, бонусы и льготы, связанные с должностью. Некоторые работодатели могут указать, когда они распределяют бонусы и когда начинаются льготы, такие как медицинское обслуживание.

• Срок принятия: это дата, до которой вы должны ответить на письмо с предложением.

Связанный: Как принять предложение о работе

5. Рекламные письма

Целью продающего письма является представление услуги или продукта клиенту или покупателю.Специалисты по продажам часто используют эти письма при установлении новых контактов с потенциальными покупателями или укреплении отношений с давними клиентами.

Рекламное письмо часто включает следующее:

Описание продукта или услуги

Включите конкретные сведения о товаре или услуге, которые вы предлагаете. Рассмотрите возможность определения возможного решения, которое этот продукт или услуга предоставляет получателю, чтобы наилучшим образом продемонстрировать свою ценность.

Стоимость

Некоторые письма содержат информацию о цене продукта или услуги, особенно если покупатель является постоянным клиентом.Она может быть включена, если стоимость уже обсуждалась на предыдущей встрече.

Призыв к действию

Включите указания читателю, объясняющие, как им следует действовать, если они хотят купить. Вы можете указать свою контактную информацию, лучшее время для связи с вами и дату, до которой они должны ответить, чтобы воспользоваться вашим предложением.

Связанный: 15 высокооплачиваемых профессий в сфере продаж

6. Благодарственные письма

Благодарственные письма — это форма благодарности сотрудникам, и компании рассылают их всему персоналу, чтобы поздравить сотрудника с хорошо выполненной работой. Они могут включать следующее:

• Цель: Начать благодарственное письмо, определяя, кто получает похвалу и по какой причине.

• Подробная информация о поощрении: Включите подробную информацию о конкретных задачах, достижениях или наградах, за которые был отмечен член команды.

• Призыв к действию: это письмо может содержать призыв к действию, призывающий коллег поздравить члена команды с их успехом.

Другие типы благодарственных писем включают:

Связанные: Важность положительного отзыва и как донести его до других

7.Письма об увольнении

Письмо об увольнении информирует вашего работодателя о вашем намерении уйти в отставку. Хотя вы можете устно уведомить своих коллег и работодателя о своих планах уйти, многие организации предпочитают иметь официальное письмо для документации.

Письмо об увольнении часто включает следующее:

Заявление об увольнении

Начните это письмо с официального заявления о том, что вы уходите из компании.

Причина ухода

В зависимости от вашей ситуации вы можете упомянуть причину вашего ухода, чтобы ваш работодатель понял ваше решение.Это может включать принятие возможности в другом месте, получение высшего образования или переезд.

Даты

Укажите дату, когда вы доставляете письмо, и дату вашего официального последнего рабочего дня. Этот шаг может гарантировать, что ваш работодатель сможет наилучшим образом подготовиться к вашему уходу и заполнить вашу вакансию.

Спасибо

Вы можете поблагодарить своего работодателя за предоставленную возможность и навыки, которые вы приобрели, работая у них. Этот шаг является профессиональной вежливостью, которая может укрепить ваши профессиональные отношения с вашим работодателем, если вам понадобятся его рекомендации в будущем.

Другие типы писем об увольнении включают:

Связанные: Письма об увольнении: советы, шаблоны и примеры

8. Благодарственные письма

Профессиональное благодарственное письмо — это важный способ сообщить коллегам, работодателям, поставщикам или другим деловым контактам знаю, что вы цените их время или усилия. Отправка профессионального благодарственного письма поможет установить взаимопонимание с получателем и сообщить о ваших намерениях на будущее. Возможно, уместно отправить благодарственное письмо после того, как кто-то поможет вам с поиском работы, когда клиент сделает покупку или если компания заключит с вами контракт.Вы также можете отправить официальное благодарственное письмо, чтобы просто выразить свою общую признательность кому-то.

Деловое благодарственное письмо обычно включает следующее:

Приветствие. Начните письмо с простого, но профессионального приветствия. Подумайте о ваших отношениях с получателем.

Причина благодарности с конкретными примерами: В одном или двух кратких абзацах четко выразите свою благодарность получателю, указав, за что вы его благодарите.

Подробности из вашего разговора: Делитесь дополнительными подробностями из вашей встречи, это поможет персонализировать письмо и показать глубину вашей благодарности.

Вежливое завершение. Завершите свое электронное письмо заключительным заявлением, таким как «с уважением», «еще раз спасибо» или другим вежливым, но профессиональным завершением.

Другие типы благодарственных писем включают в себя:

Связанные: Как написать профессиональное благодарственное письмо (с примерами)

9. Письма с жалобами

Письма с жалобами обычно отправляются потребителями предприятиям, когда они недовольны услуга или продукт. Предприятиям также иногда может потребоваться написать письмо с жалобой.Например, работника могут попросить написать письмо-жалобу от имени компании, которая недовольна продуктом.

Компоненты письма с жалобой включают:

Официальное приветствие: при письме в компанию допустимо использовать фразу «Для кого это может касаться», поскольку может быть неясно, кто будет читать вашу жалобу и действовать по ней.

Описание покупки: включите все соответствующие данные, такие как номер счета или номер заказа, какие продукты или услуги были приобретены и в каком количестве, а также когда произошла транзакция.

Объяснение проблемы: Четко укажите проблему, с которой вы столкнулись при использовании продукта или услуги. Например, продукт не работает должным образом, услуга не была оказана должным образом, вам была выставлена ​​неправильная сумма, что-то было неясно раскрыто или представлено в ложном свете.

Требуется конкретный запрос или решение: Предложите удовлетворительное решение, например, возмещение или скидку на выполненные услуги, ремонт или обмен.

10. Письма с извинениями

Письмо с извинениями является важным инструментом на рабочем месте, который признает ошибку, выражает сожаление и просит прощения или терпения получателя письма.Письма с извинениями создают официальную запись вашего признания и попытки исправить ошибку или неудачу.

Письмо с извинениями должно включать следующее:

Признание ошибки

Начните с объяснения того, что вы сделали неправильно, и признайте последствия своей ошибки. Признание своей ошибки с самого начала письма показывает искренность и поможет получателю узнать о вашей ошибке от вас, а не от кого-то другого. Если вы признаете свою ошибку и обратитесь напрямую к пострадавшей стороне, это поможет вам решить проблему как можно быстрее.

Искреннее извинение

Искреннее извинение будет включать извинение без каких-либо оговорок или попыток переложить вину на кого-либо еще. Выражения искреннего сожаления о последствиях, которые вы вызвали, может быть достаточно, чтобы заслужить прощение получателя.

Ваш план решения проблемы

Заверьте получателя, что вы сделаете все, что в ваших силах, чтобы решить проблему, и расскажите о конкретных шагах, которые вы предпримете для этого.Будьте готовы пойти на любые личные жертвы, необходимые для того, чтобы наладить отношения с вашим читателем.

Подробнее: Как написать письмо с извинениями (с примерами)

11. Служебный меморандум

Служебный меморандум или деловая записка — это краткий, но формальный документ, используемый для общения между предприятием и его сотрудниками. Эффективные заметки кратки и просты в навигации. Документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, например, для объявлений об изменениях в составе персонала в организации или обновлений информации о собраниях компании.

Служебные служебные записки должны включать:

Четкую и ясную тему: Если вы отправляете электронное письмо, сообщите содержание записки в строке темы. Если служебная записка будет разослана сотрудникам на бумаге, вы все равно можете включить краткую строку темы в верхней части письма.

Цель меморандума: перечислите цель меморандума во вступительном абзаце. Будьте лаконичны и сохраняйте позитивный тон во всем.

Разбивка информации: используйте основной абзац и заключение, чтобы изложить информацию, которой вы делитесь.Включите подробную информацию о том, как сотрудники могут действовать в соответствии с этой памяткой, или обратитесь к конкретному ответственному лицу с любыми дополнительными вопросами.

Подробнее: Как написать деловую записку (с шаблоном и примерами)

12.

Приветственные письма

Приветственное письмо — это официальный способ представить компанию или сотрудника и предоставить получателю основную информацию. Например, в то время как приветственное письмо нового сотрудника предоставляет сотрудникам информацию, которая поможет им лучше подготовиться к своему первому рабочему дню, приветственное письмо нового клиента благодарит клиента за его бизнес и предоставляет им обзор компании.В целом, эти письма используют приветственный тон, чтобы помочь установить более тесные рабочие отношения.

Приветственное письмо обычно включает следующее:

Теплое приветствие

Первые несколько строк вашего письма могут отличаться в зависимости от вашего намерения. Например, если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, подчеркните свой энтузиазм по поводу того, что он присоединится к вашей команде. Для нового клиента или клиента приветственное письмо, начните с выражения признательности за их бизнес.

Персональная информация

Персонализируйте свое письмо, ссылаясь на предыдущие разговоры, которые у вас были. Если вы пишете приветственное письмо для нового сотрудника, объясните, почему вы рады его видеть, упомянув что-то, что обсуждалось во время их собеседования. Если вы пишете письмо новому клиенту, убедите его в ценности продукта или услуги, которые они приобрели. В приветственном письме для новых клиентов заверите их в том, что вы можете оправдать или превзойти их ожидания.

Важная информация о вашем бизнесе

Убедитесь, что получатель знает все, что ему нужно знать в начале этого нового партнерства.Например, в приветственном письме для новых сотрудников объясните процесс ориентации, дайте им представление о том, как будет выглядеть их первый день и куда им следует пойти. Вы также можете составить список необходимых документов, которые они должны принести в первый рабочий день, и обозначить дресс-код компании.

Другие типы приветственных писем включают:

Подробнее: Как написать приветственное письмо

13. Письма-запросы

Письмо-просьба — это способ официально попросить о чем-то на рабочем месте. Вы можете использовать это письмо, чтобы запросить повышение, учебный класс, рекомендацию или даже встречу, чтобы попросить о повышении. Письма-запросы также могут быть полезным способом получения конкретной информации.

Письма-запросы должны включать:

Объяснение запроса

Начните свое письмо с четкого и краткого объяснения вашего запроса. Общий тон вашего письма с просьбой должен быть вежливым, но убедительным.

Подтверждающая документация

Если применимо, включите доказательства или другую документацию, связанную с вашим запросом.Например, если вы запрашиваете рекомендацию, было бы полезно прикрепить свое резюме, чтобы они могли быстро освежить в памяти вашу квалификацию. Если вы просите о повышении, вы можете включить абзац, объясняющий ценность, которую вы привносите в эту должность, или приложить документ с более конкретными доказательствами целей, которые вы перевыполнили, или среднюю заработную плату по отрасли для ваших навыков работы и уровня опыта.

Крайний срок ответа

Для многих писем с запросами также может быть важно указать сроки.Например, если вы запрашиваете рекомендательное письмо, вам может потребоваться отправить его к определенной дате. Если вы поделитесь этим сроком и попросите их сообщить вам, если они не смогут предоставить письмо к этому времени, вы сможете отправить свой запрос кому-то другому.

Другие типы писем-запросов включают:

14. Письма-объявления

Письмо с деловым объявлением — это письмо, рассылаемое сотрудникам, поставщикам, клиентам или прессе, чтобы объявить что-то важное для компании, например, об изменении политики , смена сотрудника или руководства, слияние, поглощение, выпуск продукта или событие.Письмо, как правило, короткое и написано в официальной записке.

Письма-объявления должны включать:

Вступительный абзац с объявлением

Не закапывайте лед — сообщайте новость, которую объявляете, в первом или втором абзаце. Это заявление должно быть кратким и по существу.

Дополнительная информация

Далее ваше письмо должно более подробно объяснить ваше объявление. Если вы проводите мероприятие, поделитесь его целью здесь. Если вы объявляете об открытии своего бизнеса, поделитесь подробностями, например, как долго вы работали за кулисами, чтобы открыть свои двери, или специальной акцией, которую вы предлагаете в честь своего открытия.

Особенности

Самое главное, ваше объявление должно содержать конкретные детали, относящиеся к вашему объявлению. Это может включать часы работы магазина или контактную информацию, такую ​​как физический адрес, номер телефона или веб-сайт. Если вы сообщаете сотрудникам о чем-то внутреннем, например о слиянии, вы можете предложить ответственному лицу, чтобы сотрудники могли направлять свои вопросы.

Другие типы писем с объявлениями включают:

• Письма с объявлениями об уходе сотрудников

• Письма с объявлениями о повышении сотрудников

15.

Письма об увольнении

Письмо об увольнении — это уважительный, но эффективный способ увольнения сотрудника с его текущей работы. Письма о расторжении также называются «письмом о расторжении контракта», «уведомлением о расторжении трудовых отношений» или «письмом о расторжении контракта».

Письма об увольнении должны включать:

Уведомление о дате увольнения

Во-первых, сообщите сотруднику о том, что его трудовые отношения прекращаются, и укажите дату, когда это действительно закончится. Это устраняет любую возможную путаницу и позволяет сотруднику подготовиться к увольнению.

Причины увольнения

Ваше объяснение принудительного увольнения сотрудника должно оставаться ясным и точным во избежание неправильного толкования. Если применимо, включите доказательства, подтверждающие ваши рассуждения.

Компенсации и льготы в будущем

Далее объясните, какие льготы или компенсации они получат после прекращения трудовых отношений. Это может включать выходное пособие, компенсацию за неиспользованные дни отпуска и любую другую причитающуюся заработную плату. Кроме того, сообщите им, что произойдет с их фондами здравоохранения, страхования жизни и пенсионного обеспечения.Напомните им о любых подписанных соглашениях, таких как соглашение о неразглашении или другие документы из процесса адаптации, которые могут повлиять на их компенсацию и выплату пособий.

Следующие шаги

Наконец, перечислите следующие шаги, которые должен предпринять сотрудник. Сообщите сотруднику о любом имуществе компании, которое он должен вернуть, например, о корпоративном мобильном телефоне, ноутбуке, ключах, бейджах и пропусках на парковку. Затем включите в письмо контактные данные представителя отдела кадров, чтобы задать любые вопросы, касающиеся компенсации, льгот и других деталей.

Подробнее: 3 Примера расторжения контракта (с шаблоном)

Семь частей делового письма

Хотя многие типы писем предъявляют определенные требования к формату и содержат различную информацию, есть несколько компонентов, которые одинаковы для большинства деловые письма, в том числе:

1.

Контактная информация

Этот шаг очень важен, особенно при завершении физической копии делового письма. Ваша контактная информация должна включать ваше имя, номер телефона и служебный адрес или адрес электронной почты.

2. Строка темы

Строка темы используется при отправке делового письма по электронной почте. Эта короткая строка часто включает краткое изложение цели вашего письма.

3. Приветствие

Формальность приветствия зависит от типа деловых отношений, которые у вас есть с читателем. Если вы ищете новую работу, ваше приветствие должно быть формальным. Если вы отправляете краткое последующее сообщение клиенту, с которым уже установили отношения, вы можете использовать его имя.

4. Введение

Введение описывает цель письма и то, чего вы надеетесь достичь с его помощью. Это ваш шанс привлечь внимание читателя такой информацией, как скидка на продукт, который вы продаете, или ваш запрос об открытой вакансии.

5. Подробная информация

Основная часть вашего делового письма содержит конкретные сведения о вашей цели, включая вопросы или ответы на них и предоставление дополнительной информации.

6. Заключение

Ваше заключение должно оставить читателя с призывом к действию, например, как читатель может заказать продукт или связаться с вами для получения дополнительной информации.

7. Подпись

Подпись может быть простой (например, ваше имя) или сложной (например, ваши учетные данные и сертификаты). То, как вы подписываете деловое письмо, также будет зависеть от ваших текущих отношений с читателем.

Подробнее: 7 частей делового письма

Советы по деловому письму

Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при написании делового письма:

• Персонализируйте свое письмо.Все деловые письма должны быть написаны явно для предполагаемого получателя. Например, в сопроводительном письме должно быть указано, почему вы хотите работать именно в этой компании.
  

• Будьте пунктуальны при доставке. Своевременные деловые письма могут продемонстрировать потенциальным работодателям ваши навыки тайм-менеджмента или показать получателю, что вы цените его время.
  

• Рассмотрим способ доставки. Ваши отношения с получателем, тип письма и уровень срочности могут повлиять на то, отправляете ли вы его по электронной или обычной почте.
  

• Выберите соответствующий уровень формальности. Большинство деловых писем, которые вы пишете, будут составлены профессионально. Ваши отношения с получателем, тип письма и ваши намерения могут определять формальность языка вашего письма.
  

• Ограничьте свое письмо одной страницей. Краткие деловые письма, которые быстро переходят к сути, с большей вероятностью будут прочитаны полностью. Оценивайте релевантность каждого абзаца и включайте только ту информацию, которую должен знать читатель.

Самый быстрый словарь в мире | Vocabulary.com

деловое письмо деловое письмо

бизнес-лидер очень богатый или влиятельный бизнесмен

17″>

коммерческий сектор коммерческие предприятия в совокупности

деловой редактор редактор газеты, отвечающий за деловые новости

деловые отношения

отношения между различными коммерческими предприятиями

бизнес-колледж школа обучения канцелярским аспектам бизнеса и коммерции

деловой человек, обладающий методическими и систематическими характеристиками, которые были бы полезны в бизнесе

деловой агент агент, который занимается деловыми вопросами для другого

направление деятельности определенный вид продукции или товаров

62″>

деловая жизнь карьера в промышленной, коммерческой или профессиональной деятельности

информационный бюллетень или открытое письмо с неофициальными или конфиденциальными новостями, представляющими интерес для специальной группы

бизнес-ланч обед (обычно в ресторане), во время которого обсуждаются деловые вопросы и стоимость которых считается деловыми расходами

бизнес основная деятельность в жизни, направленная на зарабатывание денег

бизнес-кредит банковский кредит, предоставленный для использования в бизнесе

деловой костюм костюм, который традиционно носят бизнесмены

76″>

деловая сделка конкретный случай покупки или продажи

деловой путешественник Командирующий, чьи расходы оплачиваются предприятием, в котором он работает

костоправ Тот, кто вправляет сломанные кости

служебный адрес адрес, по которому находится предприятие

визитная карточка визитная карточка, на которой напечатано имя человека и его деловая принадлежность

Деловое письмо

: значение, важность и преимущества

Прочтите эту статью, чтобы узнать о деловых письмах.Прочитав эту статью, вы узнаете о: 1. Значение делового письма 2. Важность делового письма 3. Преимущества.

Значение делового письма:

Деловые люди должны общаться с клиентами, поставщиками, должниками, кредиторами, государственными органами и общественностью в целом, а также между собой с целью обмена мнениями и отправки и получения информации. Это необходимо для инициирования, проведения и заключения сделок.

Связь может осуществляться двумя способами:

(1) Оральный:

Либо лицом к лицу, либо с помощью различных машин и

(2) Написано:

Написав письма. Это письменное сообщение иначе называется перепиской. Слово «соответствие» имеет значение «сходства» и «ассоциации». Соответствовать означает быть в согласии или согласии с чем-то или кем-то.

Переписка или письменное общение могут иметь место между любыми двумя лицами или сторонами.Под коммерческой перепиской понимается переписка деловых людей по вопросам коммерции.

Слово «соответствие» имеет значение множественного числа. Это означает буквы или пару букв, состоящую из исходного письма, за которым следует ответ. Буква «А» не имеет большого значения. Общение считается завершенным, когда на письмо получен ответ или в ответ на письмо предпринято действие.

Важное деловое письмо:

Бизнесмены должны установить контакт с людьми, и только тогда они смогут развивать свои организации. Значение общения в деловой жизни очень велико (см. 3.44). Было время, когда размер бизнеса, как правило, был небольшим, а различные средства связи были недоступны, деловые люди практиковали прямые встречи или общение лицом к лицу. Позже была введена политика направления представителей для прямых контактов. Все эти методы имеют свои ограничения.

Важность деловых писем как самой дешевой и наиболее обширной формы общения была впервые осознана в США и Великобритании, и теперь этот метод признан лучшим методом общения во всем мире.Это стало возможным благодаря внедрению постоянно растущих почтовых услуг. Тем временем стандартизация формы и стиля деловых писем сделала их более популярными и приемлемыми для всех.

Коммерческая переписка имеет свой язык, заметно отличающийся от личной переписки. День ото дня совершенствуются форма и стиль деловых писем, делая их более выразительными, содержательными и компактными.

Большое количество книг на эту тему доступно на рынке в помощь деловому миру. Изобретение различных машин для этой цели ускоряет изготовление и распространение деловых писем.

Однако это не означает, что другие средства связи были заброшены.

Преимущества делового письма:

Общение посредством писем занимает наибольшую долю в общем объеме общения благодаря следующим преимуществам:

(1) Письма обходятся дешевле, чем другие средства связи.

(2) Письма могут быть отправлены на большие расстояния по почте в течение короткого времени. Конечно, письма могут быть отправлены курьерами в соседних районах.

(3) Письма составляются после надлежащего обдумывания и планирования, поэтому предмет может быть представлен систематически и логично.

(4) Идеи, передаваемые в письмах, ясны и свободны от двусмысленности.

(5) Размер буквы может быть большим или маленьким по желанию.

(6) Письма одновременно служат доказательством, и точные копии могут быть сохранены.

(7) Одно и то же сообщение может быть направлено нескольким лицам одновременно путем копирования или печати.

(8) Многие неприятные и деликатные вопросы, о которых нельзя говорить лицом к лицу или с помощью механических устройств, могут быть записаны в письмах на сдержанном языке.

(9) Письма подходят для всех видов связи.

(10) Существует стандартизация формы и стиля, легко приемлемая в деловом мире. Используется даже международно признанный кодовый язык.

(1) Компоненты:

Деловое письмо имеет следующие компоненты, как и любая другая форма общения. — Писатель или корреспондент — Он — коммуникатор. Он несет главную ответственность за то, чтобы письмо было целенаправленным и эффективным.

(а) Он должен знать форму и стиль написания писем. Разные типы букв имеют разный стиль. Секретарь организации, заведующий канцелярией, в том числе отделом корреспонденции, должен быть хорошо знаком с искусством.Есть опытные корреспонденты, услуги которых используются для этой цели.

(b) Он должен владеть языком, а английский язык является основным языком, используемым в коммерческом мире. (Вторым международно признанным языком является французский.)

(c) Он должен быть знаком с фактами, о которых он пишет письмо, иначе он не сможет достоверно изложить факты и точки зрения.

(d) Он также должен знать технические термины и фразы, необходимые для использования в письмах определенного типа.Он может воспользоваться помощью различных типов словарей, доступных на рынке.

(e) Он должен составить план, прежде чем он отправится писать письмо.

(f) В случае, если он пишет ответ, он должен очень внимательно прочитать инициирующее письмо.

(g) Составление во многом зависит от характера получателя.

(2) Адресат или Получатель или Читатель:

Письмо всегда адресовано получателю (или получателям).Он является коммуникатором, или адресатом, или читателем. Если письмо не впечатляет, получатель может его не прочитать, и поэтому получатель не обязательно является читателем. Составление письма во многом зависит от характера получателя.