Докладная записка об опоздании работника на работу: Образец докладной записки об опоздании работника на работу

Объяснительная записка об опоздании на работу

С такой ситуацией, как опоздание на работу приходилось сталкиваться практически каждому. Ответы на вопросы о том, что такое опоздание, предоставляется ли работником объяснительная за опоздание, применяются ли к опоздавшему дисциплинарные взыскания, что говорит трудовое законодательство о данном нарушении трудовой дисциплины, а также образец объяснительной записки об опоздании на работу вы найдете в этой статье.

Какими правовыми актами регулируется взыскание за опоздание

В трудовых отношениях опоздание на работу специалисты относят к юридическим коллизиям – нормативными документами признается дисциплинарное событие, за работодателем признается право применения дисциплинарных взысканий за опоздание и установлена их градация (ст. 192 ТК РФ). Но в тоже время Трудовой Кодекс, как основной регламентирующий законодательный акт, не дает конкретизированного определения опозданию.

Применение взысканий за опоздание, которое является и остается одним из самых распространенных видов нарушения трудовой дисциплины, закон определяет как право, но не как обязанность руководителя.

В связи с этим порядок применения взысканий за подобное нарушение относят к сфере локальных нормативных актов, в данном случае – Правилам внутреннего распорядка (ПВР), утверждаемым на каждом конкретном предприятии.

Важно! Чтобы избежать возможности возникновения трудовых споров, работодателям рекомендуется наиболее полно освещать вопрос опоздания на работу как факта нарушения трудовой дисциплины, и обязательно предусмотреть в ПВР:

• определение опоздания. Его формулировка может быть такой – «Прибытие сотрудника на рабочее место позже времени, установленного «Правилами внутреннего распорядка» как начало рабочего дня, является опозданием»;

• основные аспекты опоздания – продолжительность, системность, возможность подтверждения причин, его вызвавших. С учетом этих данных работодатель вправе определять степень взыскания, и когда следует применять самое жесткое из них – увольнение;

• пункт о том, что в каждом случае сотрудником должна быть подана в адрес работодателя объяснительная записка об опоздании на работу. Закон признает право за опоздавшим отказаться от написания объяснительной, однако, устраиваясь на работу и подписав ознакомление с условиями ПВР, работник признает главенство этого требования и обязан его исполнять;

• каждый случай опоздания должен рассматриваться персонально, при этом в ПВР можно привести ориентировочный перечень причин, которые могут быть признаны уважительными. В перечне следует указать условия, которые, по мнению работодателя, могут послужить основанием для неприменения или смягчения применяемого взыскания за дисциплинарное нарушение, к примеру:

  • внезапная болезнь близкого, потребовавшая его немедленную доставку в лечебное учреждение,

  • резкое ухудшение самочувствия самого сотрудника;

  • чрезвычайная ситуация или стихийное бедствие, воспрепятствовавшие своевременному прибытию сотрудника на работу;

  • бытовые аварийные ситуации, угрожающие жизни и имуществу окружающих и потребовавшие присутствия работника для их немедленной ликвидации;

  • привлечение сотрудниками силовых ведомств для принятия участия в качестве понятого в процессуальных действиях;

  • дорожно-транспортные происшествия с участием опоздавшего;

  • задержка транспорта, которым сотрудник добирается на работу.

Дисциплинарные взыскания, предусмотренные за опоздание на работу

В соответствии с положениями ст. 192 ТК РФ работодатель вправе:

• применить к опоздавшему такие виды взысканий как замечание, выговор либо увольнение. Последнее применяется к работнику после систематических опозданий без уважительных причин, по которым ранее, согласно порядку вынесения взысканий, неоднократно были применены более мягкие меры наказания;

• не налагать на работника взыскание, если причина, указанная работником в объяснительной, находит свое подтверждение при проверке, подпадает под перечень уважительных причин, установленный ПВР, либо признана работодателем таковой.

Читайте также: Увольнение за прогул (пошаговая инструкция)

Объяснительная: опоздание на работу и порядок применения взысканий за опоздания

Процедура рассмотрения дисциплинарного нарушения – опоздания, и наложения взыскания предусмотрена нормами ст. 193 ТК РФ.

Согласно положениям вышеуказанной статьи, работодателем в течение двух рабочих дней должны быть истребованы от сотрудника письменные пояснения по факту нарушения трудовой дисциплины.

Одновременно с работником, в адрес руководителя начальник структурного подразделения, в котором работает опоздавший, подается докладная (служебная) записка, в которой должностное лицо указывает:

• факт опоздания и его обстоятельства:

• ФИО и должность сотрудника, нарушившего трудовой распорядок,

• дату и продолжительность опоздания, время прибытия на рабочее место;

• характер последствий, вызванных опозданием работника;

• ходатайство о применении к работнику взыскания;

Таким образом, на рассмотрение руководителю поступают следующие документы:

1. Докладная записка руководителя структурного подразделения.

2. Объяснительная по поводу опоздания на работу от сотрудника предприятия.

3. Оправдательный документ (прилагается в случае, когда опоздание носит вынужденный характер и может быть подтверждено документально).

Закон сохраняет за работником право отказаться от написания объяснений по поводу опоздания. Если в течение двух суток сотрудник не предоставил письменных пояснений по допущенному нарушению трудового распорядка, по факту опоздания в присутствии представителя ПК и двух работников составляется соответствующий акт.

По факту нарушения дисциплины руководитель принимает решение не позднее одного месяца с момента события.

Пример объяснительной записки об опоздании на работу

Унифицированного образца пояснений в связи с опозданием на работу не существует, – работником в адрес руководителя предприятия в свободной форме пишется объяснительная, почему опоздал на работу, с указанием причины опоздания. В тех случаях, когда опоздание было допущено по уважительной причине, указывается документ и его реквизиты, подтверждающий обоснованность опоздания.

Объяснительная может послужить документом, доказывающим факт нарушения дисциплины, в случае возникновения спора между работником и работодателем.

Объяснительная в связи с опозданием относится к группе служебных документов. И поскольку стандартизированной формы документа нет, составляется она в свободной форме.

Приведем примерный стандарт, по которому пишется объяснительная (образец – опоздание на работу с указанием уважительной причины):

Директору ООО «Прогресс»

В.С. Перевезенцеву

от электрогазосварщика цеха № 3

Николайченко Виктора Петровича

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

Я, Николайченко Виктор Петрович, 05.08.2019 года прибыл на работу в 9 ч. 45 мин., с опозданием на 1 час 45 минут в связи задержкой прибытия автобуса «Зеленоград-Москва» (маршрут № 400), вызванного остановкой движения работниками ГИБДД по причине аварии по маршруту следования автобуса.

В подтверждение причины опоздания к настоящему прилагаю: Справка ГИБДД № 1834 от 05. 08.2019 года

 

06.08.2019 г. Николайченко

Объяснительная об опоздании на работу по причине. Докладная записка об опоздании работника на работу (Образец заполнения)

Даже самый точный механизм иногда дает сбой, даже самый пунктуальный работник может опоздать в силу непредвиденных обстоятельств. Насколько важно соблюдать свои должностные обязанности, настолько же нужно быть уверенным, что ваши права не нарушаются действиями работодателя. Опоздание на работу – это, в первую очередь, дисциплинарный проступок, а вот причины, повлекшие его, могут быть уважительными и не очень. Какие доводы можно привести в свое оправдание, как правильно составляется объяснительная записка об опоздании на работу и какие меры дисциплинарного воздействия могут быть применены к работникам, расскажем далее.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительная записка об опоздании на работу – это официальный документ, который может быть затребован работодателем, как в устном, так и в письменном виде, от работника, совершившего дисциплинарный проступок, о причинах, объясняющих его отсутствие на рабочем месте.

Интересный факт: в случае судебного разбирательства четко разделяются понятия «рабочее место» и «место работы». При этом существенное значение при составлении трудового договора, а также определяющим для суда, будет являться именно «место работы».

Объяснительная записка несет в себе функции воспитательного и регулирующего характера. С одной стороны это повышение уровня ответственности работника по отношению к исполнению своих должностных обязанностей, с другой — учет соблюдения требований к режиму рабочего времени, установленного на предприятии.

Для начала необходимо уточнить, что опозданием считается отсутствие работника на рабочем месте менее четырех часов, задержка свыше установленного срока может быть расценена работодателем, как . Определение тяжести совершенного проступка законодательством отдано в руки работодателю, который сам вправе решать об уважительности причин.

Отказ работника от составления объяснительной записки за опоздание на работу

Если работник категорически отказывается письменно пояснить причины опоздания, то работодателем, по истечении двух рабочих дней, может быть составлен акт, в котором фиксируется суть нарушения, причины и непосредственно сам отказ от составления объяснительной. При этом несогласие работника с требованием руководителя о представлении письменных пояснений, не влияет на применение к нему мер дисциплинарного воздействия.

Опоздание относится к дисциплинарным проступкам, за которые работнику может быть объявлено замечание, выговор, увольнение (если имеются достаточные основания). Поэтому сотрудник должен в первую очередь обезопасить себя и привести доводы в свою защиту, используя объяснительную записку. Штраф за опоздание на работу может быть применен к работнику в качестве наказания за нарушение трудовой дисциплины только тогда, когда данная мера обговорена условиями трудового договора либо локальными нормативными актами предприятия. Аналогичная ситуация, с точки зрения судебной практики, складывается и с депремированием в случае опоздания на работу.

Вопросы и ответы

1. У меня ненормированный рабочий день, что установлено условиями трудового договора. Также не обговорено время начала и окончания рабочего дня. Руководство требует представить объяснительную по факту опоздания на работу на два часа в утреннее время. Что мне делать?

Законодательством данный вопрос не урегулирован полностью, но судебная практика пришла к следующим выводам. При невозможности установить нормальную продолжительность рабочего времени на предприятии должен быть введен суммированный учет фактически отработанных часов с ежедневной фиксацией начала и окончания рабочего дня. В таком случае опоздание на работу не может расцениваться, как дисциплинарный проступок, поскольку не установлен рабочий график.

1. Сегодня я и мой коллега опоздали на работу на одно и то же время. Начальник встретил нас на рабочих местах и потребовал меня представить объяснительную за опоздание на работу, а моему коллеге просто вынес устное замечание. Должен ли я представить объяснительную и не является ли это дискриминацией в сфере труда?

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Все, кто работает, наверняка сталкивались с необходимостью писать объяснительную записку после какой-либо собственной провинности.

Для многих эта ситуация не комфортна не только из-за страха наказания со стороны начальства. У людей нет понимания, как именно составляется данный документ, что в нем стоит указывать и в какие сроки оформлять.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Зачем нужна объяснительная записка?

В законодательстве РФ нет закрепленной формы написания данного документа. Он является частью деловой переписки во время внутреннего расследования какого-либо инцидента.

Записка нужна в том случае, если подчиненный совершил какой-либо проступок, имеющий негативный характер , и для точного понимания ситуации руководству необходимо разобраться в причинно-следственной связи.

Данный документ должен просто фиксировать случившиеся факты, без высказывания собственной точки зрения и обвинений в адрес третьих лиц.

По закону каждый работодатель вправе вынести дисциплинарное взыскание своему подчиненному. Однако, прежде он также обязан полностью разобраться в ситуации. Согласно ст. 193 ТК РФ работодатель обязан запросить у служащего объяснительную записку с изложением случившегося. Исходя из его видения ситуации начальство выносит решение о мере наказания.

Как правильно писать объяснительную записку читайте в нашей статье .

Правила оформления

В законодательстве не закреплена конкретная форма данного документа. Поэтому, он пишется в произвольной форме , но с учетом всех норм деловой переписки. Можно выделить следующие необходимые разделы в объяснительной:

• Шапка документа.

Эта часть письма располагается в правом верхнем углу и состоит из четырех предложений, каждое из которых пишется с красной строки. Сначала идет указание, на чье имя составлен документ, после ФИО лица, в третьей строке указывается должность лица от кого подается записка и в последней – ФИО составителя.

• Заголовок.

Название располагается в центре строки. Оно может быть написано как полностью прописными буквами, так и начинаться с прописной и продолжаться строчными. В этих случаях точка в конке заголовка не ставится. Если же название пишется полностью строчными буквами, то оно составляет вместе с шапкой синтаксическое единство по правилам русского языка и в конце предложения уже должна стоять точка.

• Основной текст.

Он пишется в произвольной форме . Желательно указывать все данные максимально точно с указанием даты, времени и прочих данных, если того требует контекст. Здесь будет не уместна не нормативная лексика, употребление разговорных слов или жаргонов.

• Дата и личный автограф составителя.

Дата ставится в левом нижнем углу . Подпись с расшифровкой пишется напротив даты в правом нижнем углу.

Срок составления

В законодательство прописано, что работодатель обязан известить сотрудника о письменном разъяснении ситуации специальным требованием. Данный документ составляется сразу после обнаружения факта какого-либо проступка работника.

Требование подписывается руководителем предприятия либо уполномоченным по предприятию лицом с указанием даты и предоставляет право работнику разъяснить мотивы проступка.

У служащего есть два рабочих дня от даты требования на написание объяснительной записки. Стоит отметить, что работник может и отказаться от письменного объяснения возникшей ситуации. Этот факт никак не влияет на решение руководства объявить сотруднику выговор, замечание или даже уволить за его проступок.

Примеры

Опоздание на работу

Сложнее всего для любого человека бывает признавать свои собственные ошибки. Многие опаздывают из-за того, что проспали . В этом случае не стоит придумывать оправдания, особенно, если вы не можете подкрепить их фактами.

Однако, можно призвать руководство к пониманию, упомянув свои предыдущие заслуги. Пример объяснительной выглядеть так:

Генеральному директору
Мамонтовой О.А.
от регионального представителя
Лыхина Ивана Андреевича

Объяснительная записка

Я, Лыхин Иван Андреевич, явился на рабочее место 10 октября 2016 года с опозданием на два часа по причине того, что проспал. Прошу учесть руководство тот факт, что за три года службы в компании я всегда приходил на работу вовремя, исправно исполнял свои рабочие обязанности и впредь обязуюсь соблюдать трудовую дисциплину.

10.10.2016г. /__________________/

Лыхин Иван Андреевич

Отсутствие на рабочем месте

Если вы отсутствовали на рабочем месте, этому должны быть веские причины . Иначе работодатель вправе объявить вам выговор или замечание. По поводу что вам помешало присутствовать на работе, следует указать в объяснительной:

Директору магазина
Кирилловой Анне Львовне
от продавца
Кузнецовой Наталья Аркадьевны

Объяснительная записка

Я, Кузнецова Наталья Аркадьевна, 10 июня 2016 года отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 16:00. Ровно в 13:00 я вышла на обед в кафе напротив в свой обеденный перерыв. Когда я возвращалась обратно, на автобусной остановке произошла авария. Автомобиль столкнулся с автобусом, в результате чего пострадала девушка. Т.к. я была свидетелем ДТП, то приехавшие на место сотрудники полиции попросили меня дать показания. Справка о даче показаний прилагается.

10.06.2016г. /__________________/

Кузнецова Наталья Аркадьевна

Пропуск учебного дня

Дисциплина существует не только на работе, а и в учебных заведениях.

За прогулы могут отчислить из ВУЗа, поэтому в случае отсутствия на учебе также необходимо письменно разъяснять ситуацию и правдоподобно изложить ситуацию.

Декану факультета иностранных языков
Башмакову Игорю Григорьевичу
от студентки 3 курса группы №1210
Авдеевой Агриппины Николаевны

Объяснительная записка

Я, Авдеева Агриппина Николаевна, 9 апреля 2016 года пропустила день занятий (4 пары и одно практическое занятие) по семейным обстоятельствам. Из моего родного города Первоуральск 7 апреля приехала мама. Дело в том, что мама проходит ежегодное обследование в клинике по состоянию здоровья. 9 апреля маме неожиданно стало плохо, и я вызвала скорую помощь. Доктор сказала, что ей лучше побыть дома и отложить все дела. Я решила пропустить в этот день занятия и ухаживать за мамой. Доктор скорой помощи написала мне записку о том, что ей требуется уход. Записку прилагаю.

09.04.2016г. /__________________/

Авдеева Агриппина Николаевна

Прогул на работе

В случае пропуска рабочего дня без уважительной причины работодатель вправе уволить сотрудника. При письменном изложении событий желательно подкрепить свои слова фактами, справками из тех учреждений, где вы находились, любыми фото- или видеозаписями.

Директору по сбыту ООО «Маджеста»
Артемьевой Алисе Львовне
от менеджера по продажам
Исаковой Любови Николаевны

Объяснительная записка

Я, Исакова Любовь Николаевна, 14 ноября 2016 года пропустила рабочий день по независящим от меня обстоятельствам. Как обычно, я ехала с утра на работу на общественном транспорте – маршрутное такси № 122. На перекрестке Ленина – Большакова наша маршрутка попала в ДТП, из-за чего меня отвезли в больницу с легким повреждением руки. В больнице я провела до 15:00, а после давала показания сотрудникам ДПС. В 16:30 уже не было смысла ехать на работу, т.к. добралась бы я как раз к концу рабочего дня. Справки из больницы и от сотрудников ДПС прилагаю.

14.11.2016г. /__________________/

Исакова Любовь Николаевна

Опоздании на работу из-за сбоев транспортной системы

Если сотрудник добирается на рабочее место на общественном транспорте, то могут возникнуть различные ситуации, влияющие на сбои транспортной системы: пробки, аварии, перебои электричества, поломки техники.

Что бы ни произошло, желательно найти любые доказательства случившегося . Это могут быть новости о пробках местных интернет порталов, фотосъемка, распечатка о нарушениях движения линии метро.

Директору торгового отдела
Ахматдуллину Руслану Ринатовичу
от мерчендайзера
Краева Романа Викторовича

Объяснительная записка

Я, Краев Роман Викторович, 29 января 2016 года приехал на рабочее место в ТЦ «Волжский» не к 8:00, а к 10:00 часам. Дело в том, что я добираюсь на работу на метро. Станция, на которой я обычно сажусь, называется «Донбасская». Однако утром 29 января вход в эту станцию был закрыт по причине ремонтных работ. Мне пришлось добираться на автобусе. Время с момента выхода из дома до места назначения я рассчитал исходя из того, что поеду на метро. На автобусе же поездка заняла целых полтора часа из-за пробок на дороге, в связи с чем и опоздал. Фото о закрытии станции метро прилагаю.

29.01.2016г. /__________________/

Краев Роман Викторович

Объяснительная записка очень важна, т.к. это письменное свидетельство произошедших обстоятельств. При возникновении любых споров она рассматривается как официальный документ, подтверждающий слова той или иной стороны. Не стоит бояться написания объяснительной. Однако, важно при этом свои слова подкреплять фактами.

Согласно статистическим данным, опоздание является одним из самых распространенных дисциплинарных нарушений . Наверное, каждый человек несколько раз в своей жизни опаздывал на работу. Для того чтобы объяснить причину своего отсутствия на рабочем месте, сотруднику необходимо предоставить начальству объяснительную записку. Следует обратить внимание, что Трудовой Кодекс РФ, предоставляет работникам право отказа от составления этого акта. В свою очередь, работодателю предоставляется право выбора штрафных санкций в отношении опоздавшего. Рассматриваемый документ позволяет доказать, что опоздание вызвано уважительной причиной. Давайте рассмотрим, как написать объяснительную за опоздание на работу и выделим несколько основных нюансов, связанных с этим документом.

Опоздание – одно из самых распространенных нарушений трудовой дисциплины, и сложно найти работника, который хотя бы раз в жизни его не допускал

Содержание объяснительной записки

Существует отдельная категория людей, которая опаздывает всегда и везде. Такие люди часто получают выговор и дисциплинарные взыскания от руководства организации. Согласно правилам, установленным действующим законодательством, опоздавший сотрудник должен предоставить начальству объяснительную записку.

Данный акт используется исключительно во внутреннем документообороте компании, что позволяет составлять объяснительную в свободной форме.

Записка может быть составлена как на типовом бланке организации, так и на обычном белом листе формата А4. Все сведения, указанные в этом акте, должны быть достоверными и подтверждаться оправдательными документами. Наличие оправдательных документов позволяет смягчить дисциплинарное взыскание со стороны администрации компании.

Данный документ можно условно разделить на две основные части. В правой верхней части листа указываются следующие сведения:

1. Наименование компании . Так как данный акт является внутренним документом, необходимо указать не только название фирмы, но и её правовой статус (ИП либо ООО).
2. Фамилия и инициалы должностного лица. Помимо этой информации, необходимо указать должность человека, которому подается объяснительная. В большинстве случаев, рассматриваемый документ передается лично руководителю компании. Значительно реже, акт направляется начальнику кадрового отдела. Важно обратить внимание, что руководители других подразделений и отделов не наделены правом требовать от сотрудника предоставления объяснительной.
3. Фамилия, инициалы опоздавшего . Согласно установленным правилам, помимо ФИО, опоздавшему необходимо указать свою должность.

В центре бланка, следует указать название акта. Далее пишется подзаголовок, однако его наличие не является обязательным требованием. Подзаголовок может выглядеть следующим образом:

• «Об опоздании…»;
• «Касательно опоздания».

В «теле» документа перечисляются обстоятельства, ставшие причиной опоздания на рабочее место. Так как регламент, регулирующий размер текста, отсутствует, следует как можно подробнее описать причины опоздания. При наличии оправдательных документов (справка из ЖКХ, медицинское свидетельство), следует сделать отметку о приложении оригинальных бланков или их копий. Следует обратить внимание, что максимальная достоверность предоставляемых сведений позволяет смягчить штрафные санкции от руководства компании. В конце листа, ставится роспись опоздавшего и указывается дата составления документа.

Одним из главных требований многих руководителей является предоставление оправдательных документов, подтверждающих наличие уважительных причин для опоздания. В качестве таких документов используются медицинские свидетельства, выписки из ЖКХ о коммунальных авариях, копии протоколов о дорожно-транспортном происшествии и другие официальные документы. Трудовым Кодексом регулируется временной отрезок, в течение которого опоздавший сотрудник должен предоставить объяснительную записку. На сегодняшний день данный срок составляет два дня. При отказе от составления документа, руководителем фирмы заполняется соответствующий акт.

Если сотрудник опоздал, он должен объяснить причины проступка работодателю, для этого пишется объяснительная записка

Образец составления акта

Давайте рассмотрим пример объяснительной записки об опоздании на работу:

«Начальнику кадрового отдела

ООО «Импульс»

Алексееву Петру Васильевичу

от делопроизводителя

Маршака Виталия Андреевича

Объяснительная записка

об опоздании

20 марта 2018 года, я Маршак Виталий Андреевич, опоздал на работу в связи с коммунальной аварией на территории моей квартиры. В связи с этим я был вынужден остаться дома и дождаться приезда ремонтной бригады. На устранение протечки потребовалось три часа. В связи с невозможностью покинуть свою квартиру, я был вынужден опоздать на работу. Ниже я прилагаю копию свидетельства, выданного представителем ЖКХ. Впредь обязуюсь не опаздывать.
21 марта 2018 года

Маршак Виталий Андреевич Маршак ».

Объяснительная об опоздании на работу, образец которой представлен выше, не рассматривается как оправдательный документ. Данный акт является своеобразной возможностью предоставить администрации компании, информацию о наличии уважительной причины опоздания. Важно обратить внимание, что наличие этого акта позволяет значительно смягчить меру наказания со стороны руководства фирмы.

Виды дисциплинарного взыскания

В Трудовом Кодексе РФ содержится перечень различных видов дисциплинарного взыскания в отношении опоздавших сотрудников. В зависимости от провинности работника, работодатель имеет право назначить штрафные санкции в виде устного замечания или письменного выговора . В некоторых случаях руководители компаний лишают своих подчиненных премиальных выплат. Важно обратить внимание на то, что опоздание длительностью более трех часов с отсутствием уважительных причин может стать причиной расторжения трудового договора. Как показывает практика, подобные меры выбираются исключительно в отношении тех сотрудников, что регулярно опаздывают на работу.

Основанием для расторжения трудового соглашения является прогул. Во время заполнения трудовой книги, руководитель компании должен сделать соответствующую пометку, на основании тридцать третей статьи Трудового Кодекса РФ. Но чаще всего, работодатели предоставляют сотрудникам право написать заявление на увольнение по собственному желанию.

Также следует сказать о том, что использование штрафных санкций в виде снижения оклада и частичного лишения заработной платы являются противоправными действиями в отношении опоздавших сотрудников. Единственный допустимый вариант финансового наказания – лишить опоздавшего премиальных выплат. В том случае, когда работодателем установлена система штрафов, где определенные суммы вычитаются из зарплаты сотрудника, последний имеет полное право обратиться в суд. Подобные меры администрации компании могут повлечь крупные штрафы со стороны контролирующих органов.

Объяснительная записка об опоздании на работу — это возможность оправдаться и доказать, что проступок был допущен по уважительным причинам

На практике, опоздавшему работнику лучше всего постараться заранее известить своего непосредственного руководителя об опоздании, при помощи телефонного звонка. Подобные действия позволяют получить благосклонность начальства и избежать возможных штрафных санкций. Согласно действующему законодательству, существует несколько различных причин, считающихся уважительными.

К таким причинам относится болезнь сотрудника или его близких. В этой ситуации, сотрудник, опоздавший на работу, должен предоставить документ, свидетельствующий о посещении врача. Трудности в подобной ситуации испытывают родители маленьких детей. Внезапная болезнь, сопровождающаяся температурой, может стать причиной необходимости отложить поход в поликлинику. В этом случае, сотруднику необходимо предупредить свое непосредственное начальство по телефону. Объяснительная может быть составлена на следующий день после пропущенного трудового дня.

Еще одной уважительной причиной опоздания или прогула является кончина близкого родственника. Для того чтобы подтвердить уважительность пропуска трудовой деятельности, потребуется предоставить копию свидетельства о смерти.

Нередко причиной опоздания становятся коммунальные аварии. Для того чтобы подтвердить этот факт и предоставить начальству оправдательные документы, потребуется получить свидетельство о происшествии в ЖКХ. Следует обратить внимание, что данные учреждения неохотно выдают подобные документы, поэтому необходимо заблаговременно известить руководство о возможном опоздании на рабочее место. Подобные действия необходимы и в других ситуациях, возникших не по вине сотрудника.

Следует обратить внимание на то, что автомобильные пробки и личные проблемы не засчитываются, как уважительная причина. Как показывает практика, многие работодатели готовы «закрыть глаза» на подобные проступки, при условии высокой результативности трудовой деятельности работника, нарушившего дисциплину. В рассматриваемой ситуации, провинившемуся работнику следует постараться сгладить возможный конфликт с работодателем. В противном случае, начальство может установить строгий контроль деятельности работника и наказывать за любые провинности. По мнению экспертов, правильно составленная объяснительная записка об опоздании на работу в большинстве ситуаций позволяет полностью избежать штрафных санкций со стороны администрации компании.

Решение руководства

Текущее законодательство предоставляет каждому работодателю право самостоятельно избирать меру наказания в отношении опоздавших сотрудников. В Трудовом Кодексе отсутствует полный перечень причин, которые могут быть засчитаны в качестве уважительных. В некоторых ситуациях, работодатель может простить подчиненному незначительное опоздание из-за автомобильных пробок. Важно обратить внимание, что подобный проступок расценивается как дисциплинарное нарушение, которое может стать причиной для увольнения.

Объяснительная записка – документ, который используется только для внутреннего обращения в организации, он пишется в свободной форме на листе А4

Как показывает практика, в отношении сотрудников, опоздавших в первый раз, выбирается мера дисциплинарного взыскания в виде устного замечания. Далее могут последовать такие санкции, как письменный выговор с занесением в личную карточку сотрудника. В отношении работников, опаздывающих систематически, выбирается мера в виде расторжения трудового договор а. Важно обратить внимание, что данное основание для увольнения должно быть зафиксировано на страницах трудовой книги.

Заключение

Благодаря повсеместному внедрению электронных технологий, в большинстве организаций установлены специальные устройства, фиксирующие явку сотрудников в автоматическом порядке. Однако подобными устройствами оборудованы далеко не все офисы, что заставляет руководителей использовать акты для фиксации дисциплинарных нарушений. В случае непризнания работником своей вины, данный документ является официальным свидетельством нарушения со стороны сотрудника. Очень важно правильно подойти к оформлению этого акта, поскольку он является единственным основанием для штрафных санкций.

Также следует сказать о том, что каждому сотруднику предоставляется право отказаться от составления объяснительной записки. В этом случае, руководителю потребуется передать работнику распоряжение о даче объяснений нарушения дисциплины. После получения этого документа, сотрудник обязан предоставить письменную объяснительную на имя начальника организации в течение двух дней.

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

ФАЙЛЫ

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

• сведения о предприятии,
• информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
• дата проступка,
• пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате .

1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка , при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Нет, наверное, такого работника, который хоть раз бы не опаздывал на работу и соответственно не приходилось бы объяснять причину своего опоздания. Письменные объяснения бывают различного назначения: служебные и личные, внешние и внутренние.

Объяснительная записка считается служебным документом. Она составляется при описании случившегося события и пояснения к нему. Сюда можно отнести: объяснения об опоздании, не выхода на работу, срыва выполнения задания. Иногда такое письмо может выступить дополнением к официальным материалам. Записка с описанием об опоздании на работу является письмом, в котором работник признается в свершившемся факте опоздания и отображает причину случившегося. Сдается такое письмо либо в отдел кадров, либо в приемную, либо непосредственно руководству. Следует не забывать, что повторяющиеся опоздания могут стать причиной разрыва трудового соглашения «по статье». Кроме того, надо знать, что опозданием является отсутствие рабочего на работе до трех часов. Превышение этого порога считается уже прогулом.

Как написать объяснительную записку об опоздании на работу?

Записку, как правило, составляют на листе (формат А4). Объем документа должен быть в пределах одной-двух страниц. Виновнику предоставляют срок для оформления такой писанины два дня. Стиль оформления документа произвольный, поэтому в каждом учреждении – разный.

Нельзя сказать точно, в каком углу обязана размещаться «шапка» документа, и где дата и подпись. Каждое учреждение по-своему составляет образцы служебных записок, так как Законом не регламентируются правила заполнения данных документов. И если даже виновник, вдруг принес письменное объяснение об опоздании, написанное не по рекомендованной в учреждении форме, документ должны принять и это не является нарушением. В жизни написание записок происходит проще. Провинившийся подходит к секретарю, берет у него образец записки и заполняет согласно образцу.

Однако, как бы то ни было, письмо с объяснениями опоздания должно состоять из двух главных разделов:

• Фактической части – в которой описываются обстоятельства опоздания. В этом разделе отображается дата и время случившегося факта.
• Объяснительной части – где работник пытается довести причины, способные его оправдать или хотя бы смягчить вину. Описывать обстоятельства желательно кратко, но со всеми подробностями. Объяснение должно выглядеть правдоподобно. При наличии доказательств причин опоздания, желательно их прикрепить к письму. Это может защитить рабочего от наказания.

Объяснительная записка отличается от докладной тем, что первая составляется лично провинившимся без отображения выводов и рекомендаций о размере взыскания, а вторая пишется, как правило, начальником отдела на нарушителя распорядка дня.

Как оформить объяснительную записку об опоздании на работу?

Законом не регламентируется четкая структура документа с объяснениями опоздания, однако, используются негласные нормативы оформления объяснения об опоздании на работу.

Рассмотрим структуру такого документа:

• Прежде всего, письмо должно обладать, так называемой «шапкой», в которой заполняется должность руководителя учреждения, фамилия с инициалами (в дательном падеже), затем должность и ФИО писавшего (в родительном падеже).
• Ниже «шапки» посередине строчки пишется фраза «Объяснительная записка»
• На следующе строке, тоже посередине отображается заглавие («…об опоздании на работу…»)
• В тексте письма описывается дата опоздания и обстоятельства, которые привели к опозданию рабочего на работу с описанием достоверных факторов
• В конце описания слева прописывается дата оформления письма, а справа, в той же строке – подпись провинившегося. При наличии документального подтверждения обстоятельств опоздания, его прикладывают к письму. Это повышает шансы на снисхождение со стороны руководства и ухода от дисциплинарной ответственности.

Скачать образец :

(Видео : “ТОП 10 причин опоздания на работу”)

Согласно статистических исследований выделено пять основных причин опоздания, которые являются классическими и наиболее распространенными. Учитывая, что кадровик так же, как и любой сотрудник, посещает разные сайты и знает к каким уловкам оправдания прибегают нарушители дисциплины, при заполнении пояснений об опоздании желательно писать правду.

Итак, рассмотрим, какие же ТОП-5 причин опозданий чаще всего встречаются в письменных пояснениях:

1. Опоздания по семейным обстоятельствам

Наиболее распространенная причина опоздания, которая употребляется при опоздании – это протечка трубопровода, залили водой соседи, застрял в лифте. Данное обстоятельство можно использовать редко. Хотя случается, что нерадивые соседи с завидной стабильностью организовывают потопы. Поэтому, несмотря понимание ситуации, руководитель не сможет постоянно «входить в положение опоздавшего» и рано или поздно вынесет взыскание. Если это часто повторяется, то нужно разбираться с соседями через судебные инстанции.

1. Опоздания из-за транспорта

Сбой графика движения общественного транспорта является тоже распространенной и реалистичной причиной опоздания. Но таким способом оправдания, тоже нельзя злоупотреблять, так как если выявится обман (а проверить не так уж сложно), то наказание будет соответственным. Если вам удастся уговорить водителя, попросите его написать записку о факте поломки.

1. Проспал

Отмазка «проспал», поломался будильник – тоже может сработать один раз. И то, не каждый руководитель отреагирует на это с сочувствием. Естественно, если это правда, то обидно, что подвел механизм, но сегодня, при наличии множества современных мобильных устройств, которые можно настроить в качестве будильника, вряд ли можно будет поверить опоздавшему.

1. Поломка машины

Поломка личного автомобиля – довольно реальная причина, на которую можно сослаться. Обычно, в таких случаях можно предупредить руководство о причине опоздания, позвонив по мобильной связи. В такой ситуации можно обойтись и письменного объяснения.

1. Пробки на дорогах

Пробки на дорогах является наиболее распространенной причиной опозданий работников в больших городах. Однако, сегодня, подлинность такой информации можно проверить из сводок новостей. Попавшись на обмане можно получить огромные неприятности.

Что грозит работнику за опоздание?

Согласно ТК РФ, руководитель учреждения вправе применять следующие дисциплинарные взыскания:

• Замечание
• Выговор
• строгий выговор

При неоднократном опоздании сотрудника на работу, или при отсутствии на работе более 3 часов, руководитель может уволить его с работы. Во втором случае работник может быть уволен за прогул, о чем записывается в трудовой книжке с отображением ст. 33 ТК РФ.

Письменное пояснение об опоздании составляется в произвольном стиле. При этом законодательство не допускает применения штрафов, снижение оклада. Единственный вариант наказания за такое нарушение – лишение премии. Поэтому, чтобы избежать наказания надо приводить доводы уважительных причин.

По закону к уважительным причинам относятся:

• Болезнь сотрудника или близкого родственника. При этом данное обстоятельство должно быть подтверждено справкой от лечебного учреждения.
• Сложнее в данном варианте родителям: ребенок может неожиданно приболеть, а в поликлиниках, обычно, большие очереди. Здесь лучше сообщить по телефону руководителю об опоздании, с последующим предоставлением письменного объяснения.
• Умер близкий родственник. Здесь, аналогично нужна подтверждающая справка.
• Коммунальная авария. Чтобы признать причину уважительной, надо предоставить справку ЖЭКа о происшествии.
• Несчастный случай, случившийся не по вине сотрудника. Отмазка «проспал», не относится к уважительной причине. Точно так же не относится к уважительным – пробки на улицах или другие сбои в дороге.

Однако если сотрудник – ценный специалист, руководство может закрыть глаза на опоздание, при условии, что оно не повторяется и рабочий сознает вину.

Надо иметь ввиду, что в любых непредвиденных вариантах опоздания на работу, лучше постараться предупредить руководство о случившемся. Это поможет в дальнейшем при письменном объяснении, и проступок не будет так строго оцениваться. Грамотно составленное объяснение с правдивым признанием является лучшей возможностью избежать наказания.

Почему лучше составлять объяснительную записку от руки?

Законодательством не регламентируются конкретные положения по поводу того, как нужно заполнять объяснение – от руки или печатать на принтере. Но в практической жизни, кадровики и секретари учреждений требуют заполнять документы от руки. Это объясняется тем, что таким образом руководство страхуется от конфликтных обвинений. На практике, при конфликтных ситуациях, встречаются случаи, когда сотрудники отказывались от письменных объяснений, ссылаясь на то, что пояснения распечатаны были не ими.

Иногда кадровые сотрудники разрешают записывать от руки лишь должность, ФИО, и подпись. Этого, как правило, бывает достаточно для определения почерка при конфликтах. Сотруднику лучше писать полностью записку от руки, чтобы защитить себя от непорядочных руководителей, которые, имея «зуб» на работника, могут подложить распечатанные пояснения. Чем больше письме написанного от руки текста, тем легче подтверждается или опровергается авторство.

Составляем объяснительную записку об опоздании на работу. Образец, бланк 2021 года

Объяснительная записка об опоздании на работу пишется работником по требованию его непосредственного руководителя и является документом, сопровождающим докладную записку о нарушении трудовой дисциплины или акт об опоздании.

Файлы в .DOC:Бланк объяснительной записки об опоздании на работуОбразец объяснительной записки об опоздании на работу

Внутренний трудовой распорядок

В соответствии со ст. 21 ТК РФ работник обязан соблюдать правила трудового распорядка предприятия или организации, в которых он трудоустроен.

Время работы и время отдыха являются составной частью внутреннего трудового распорядка. Соответственно, опоздание является несоблюдением установленного режима работы и условий трудового договора и рассматривается как дисциплинарный проступок.

Санкционирование работника за опоздание – прерогатива работодателя в лице его руководителя. Именно он, по тем или иным признакам, определяет, будет ли работник подвергнут дисциплинарному наказанию или не будет.

Основания для наказания

Для того чтобы процедура проверки имевшего место опоздания была инициирована, непосредственный руководитель опоздавшего работника должен довести до сведения вышестоящего руководителя информацию о нарушении трудовой дисциплины.

С этой целью осуществляется фиксация факта опоздания посредством составления докладной записки либо акта об опоздании.

При этом работник вправе (но не обязан) дать свои объяснения по поводу причин опоздания.

В зависимости от данных работником объяснений руководитель сможет определить целесообразность применения наказания вообще либо установить оптимальный для работника вид наказания.

Опоздание должно быть зафиксировано. В качестве способа фиксации применяется, к примеру, докладная от руководителя о том, что его подчиненный опоздал.

Отказ работника от дачи объяснений фиксируется посредством акта об отказе писать объяснительную и впоследствии на основе этого акта работодатель вправе расценить опоздание, как имевшее место без уважительных причин.

Структура объяснительной

Никаких требований по структуре и оформлению объяснительной записки не существует.

В рамках внутреннего делопроизводства отдельных предприятий и организаций могут применяться стандартные, самостоятельно разработанные бланки объяснительных записок. Если подобные бланки не применяются, то работник оформляет объяснительную записку в произвольной форме.

В соответствии с назначением объяснительной записки, в нее должны обязательно входить следующие сведения:

• ФИО работника, пишущего объяснения, его должность и место работы;
• дата опоздания, с указанием времени, когда работник явился на работу и когда должен был явиться в соответствии с графиком:
• причина опоздания;
• дата составления объяснительной записки и подпись работника.

Вполне возможно приложение к объяснительной записке каких-либо документов, подтверждающих уважительность причин опоздания.

Работник постоянно опаздывает? Принимаем меры

Требование о предоставлении объяснительной, направленное почтой, получено истицей уже после применения дисциплинарного наказания.

Не была доказана и неоднократность привлечения к дисциплинарной ответственности для увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

С учетом всех обстоятельств суд первой инстанции принял решение о незаконности приказов о привлечении работницы к дисциплинарной ответственности и ее восстановил, а апелляционная инстанция с ним согласилась.

Повторное взыскание

Итак, наиболее подходящим основанием увольнения за опоздания является п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание. И здесь работодатели также допускают нарушения.

Согласно п. 33 Постановления № 2 при разрешении споров в связи с увольнением по п. 5 ч. 1 ст. 81 следует учитывать, что работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по данному основанию при условии, что к работнику ранее было применено дисциплинарное взыскание и на момент повторного неисполнения им без уважительных причин трудовых обязанностей оно не снято и не погашено.

Одним из обязательных условий увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 является соблюдение процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности при обнаружении и первого, и второго нарушения.

Оформляется увольнение приказом об увольнении по данной причине, в графе «Основание» указываются докладные записки, акты и объяснительные работника. Издания второго приказа о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не требуется.

Издание двух приказов – о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения и о расторжении трудового договора – не является нарушением трудового законодательства (Письмо Роструда от 01.06.2011 № 1493‑6‑1).

Издать приказ можно, если со дня обнаружения проступка прошло не более одного месяца. При этом в указанный срок не включается время болезни работника, пребывания его в отпуске (к отпуску, прерывающему месячный срок, относятся все виды отпусков, предусмотренные законодательством), время, предоставляемое для соблюдения процедуры учета мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (п. 34 Постановления № 2).

На основании приказа вносится запись в трудовую книжку:

Трудовой договор расторгнут в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей при наличии у него дисциплинарного взыскания, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Докладная записка о прогуле. Образец

Докладная записка о прогуле – информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.

Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.

В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться докладная записка об оскорблении. О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.

Докладная записка о прогуле. Пример

Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.

Как правильно оформить докладную записку о прогуле?

Общие правила оформления докладной можно посмотреть в следующей статье: “Правила написания докладной“. В случае не выхода на работу сотрудника и если не имеется каких-то объяснений по этому поводу, на сотрудника можно написать докладную записку. Необходимо также оформить акт об отсутствии на рабочем месте.

Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “Пример приказа о дисциплинарном взыскании за прогул.”

После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).

Примеры оформления объяснительных записок сотрудника

Что должно быть в докладной записке?

Рассмотрим основные пункты в докладной:

• Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
• ФИО руководителя и его должность.
• Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).

Документ должен содержать следующую последовательность:

• Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
• Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
• ФИО человека, написавшего докладную и его должность.

На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.

Скачать докладную записку о прогуле работника

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Объяснительная записка об опоздании на работу

Записки, справки

Объяснительная записка об опоздании на работу пишется работником для пояснения причины своего позднего прихода на работу. Объяснительная записка пишется работником по просьбе работодателя.

Работодатель, в свою очередь, составляет докладную записку об опоздании на работу, к которой прикладывается объяснительная записка и документы, подтверждающие причину отсутствия.

Также предлагаем скачать образцы других документов: скачать образец характеристики на работника, скачать образец приказа о переводе.

Как написать грамотно?

Документ пишется в свободной форме на листе формата А4.

Чтобы записка была оформлена грамотно, нужно соблюдать следующий порядок оформления.

В правом верхнем углу пишется название организации и ФИО директора дательном падеже.

Ниже прописывается, кто является автором объяснительной записки, то есть сам опоздавший работник – указывается его должность и ФИО в родительном падеже.

Слева обычно пишется название структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Вверху или внизу бланка объяснительной записки нужно поставить дату написания.

По центру бланка пишется название документа – «объяснительная записка», а также его заголовок – «об опоздании на работу».

В тексте объяснительной необходимо сначала кратко и емко описать произошедшую ситуацию – указать дату, время отсутствия на работе, причину отсутствия (опоздания).

Если имеются документы, подтверждающие уважительную причину, то они перечисляются в бланке объяснительной записки и прикладываются к ней.

Работник, составивший объяснительную, ставит свою подпись и указывает свою должность и ФИО.

Также предлагаем скачать образец объяснительной о прогуле (отсутствии на рабочем месте) — ссылка и акта о прогуле.

Скачать бланк бесплатно

Бланк объяснительной записки об опоздании на работу — скачать в формате word.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец и примеры

Каждый из нас может допустить ошибку на рабочем месте. Это не зависит от профессионального уровня или опыта работы сотрудника в этой сфере. Ошибку можно допустить из-за плохого самочувствия, усталости или каких-либо других личных проблем. Подобные ошибки будут классифицироваться как невыполнение должностных обязанностей.

Сотрудник, на которого составляется данная записка, получает выговор либо дисциплинарный штраф. Если же подобная ошибка привела к травме на производстве, то за этим следует увольнение виновника. Работодатель или начальник отдела в обязательном порядке должны требовать с виноватого сотрудника объяснений своему проступку.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей — это документ, в котором указываются причины неисполнения возложенных на сотрудника обязанностей, а также обстоятельства, которые на это повлияли.

Цель, которую преследует объяснительная – внутреннее расследование произошедшего инцидента и выявление его причин во избежание подобных эксцессов в будущем.

Содержание статьи

Когда и почему составляется

Работника, подписывающего трудовой договор, необходимо ознакомить с его кругом обязанностей. Этим должен заняться представитель отдела кадров либо непосредственно руководитель организации.

Но, если сотрудник не оставлял свою подпись в документе, где указываются его должностные обязательства, то из этого следует факт, что он не был ознакомлен с кругом своих обязанностей, и тогда привлекать его к ответственности невозможно.

Если директор организации обнаружил ошибки в работе или невыполнение возложенных обязанностей – он имеет полное право наложить штрафные взыскания на сотрудника. Но перед тем, как оштрафовать, руководитель обязан попросить сотрудника составить пояснительную записку, в которой тот укажет причины невыполнения должностных обязательств.

Основанием для составления данной записки могут послужить следующие факторы:

1. Опоздание на работу.
2. Неисполнение возложенных на сотрудника должностных обязанностей.
3. Работник отсутствует на рабочем месте без уважительных причин.
4. В случае получения травмы на производстве.
5. Работник не выполнил поручение.
6. Сотрудник присутствует на работе в алкогольном, токсическом или наркотическом состоянии опьянения.

Стоит помнить, что на написание объяснительной есть 2 дня, а требование немедленно составить данный документ является неправомерным действием.

Кто может требовать данный документ

Объяснительная должна составляться сотрудником самостоятельно. Данный документ необходим начальству организации для того, чтобы объективно оценить сложившуюся ситуацию и сделать вывод, виновен сотрудник или нет.

Требовать записку директор может как в устной, так и в письменной форме. В статье 193 Трудового кодекса РФ говорится о том, что руководитель правомерен требовать объяснительную в том случае, если сотрудник совершил дисциплинарное нарушение.

При подаче письменного запроса – документ будет в форме приказа или распоряжения. После того как указ (распоряжение) был передан работнику, ставится пометка о вручении.

Также важно помнить, что все-таки отправлять сотруднику следует письменное требование объяснительной. Если дело наберёт оборотов и будет рассматриваться в суде, руководитель, не прилагая усилий, сможет доказать тот факт, что от сотрудника требовалась данная записка.

При этом в Трудовом кодексе РФ не прописана обязанность сотрудника составлять пояснительную записку в письменном виде, и он имеет полное право отказать в составлении данного документа. Но данный пункт никак не воспрепятствует выговору или увольнению работника, если его вина доказана.

Основные правила

Важно не забывать о сроках составления объяснительной записки:

1. Директор предприятия не вправе требовать пояснений, если с момента нарушения прошло более полугода.
2. Если же недочёт был обнаружен не сразу, то с момента его выявления должно пройти не более чем один месяц, иначе требование составить объяснительную будет неправомерно
3. Объяснительная составляется в свободной форме от первого лица.

Обязательно указываются в пояснительной записке следующие данные:

• информация про организацию;
• сведения о руководителе предприятия и провинившемся работнике;
• дата проступка;
• объяснения.

Объяснительная записка должна регистрироваться в специальном журнале. Такая документация хранится три года.

Структура и данные для внесения

Объяснительная записка имеет следующую структуру:

1. Получатель (адресат), который является руководителем предприятия.
2. Полное название предприятия, её организационно-правовой статус (ООО, ОАО и т.д.).
3. Адресант – пишутся Фамилия, Имя, Отчество сотрудника и занимаемая им должность.

Наименование документа указывается в центре, далее следует текст объяснительной.

После завершения текста с левой стороны проставляется фамилия, инициалы и подпись сотрудника, а с правой стороны — дата составления записки.

В основном тексте должна быть изложена информация о произошедшем инциденте, что стал причиной для разбирательства, указаны причины и обстоятельства, при которых работник допустил несоблюдение должностных обязанностей.

Заключение будет полностью зависеть от того, есть вина сотрудника или нет. Если же у него были уважительные обстоятельства с негативными последствиями – такие обстоятельства следует указать.

Если же есть справки, выписки или заключения, то их следует приложить к объяснительной записке в качестве подтверждающего документа. Если произошедшее нечем оправдывать, то следует написать, что работник признает вину за содеянное и готов понести ответственность и обязывается в будущем не допускать подобных нарушений.

Если существует шанс исправить негативные последствия, можно также указать, что служащий обязуется их исправить либо же доложить об их исправлении, если эта процедура выполнена.

Объяснительную записку рекомендуется отдавать лично в руки лицу, которое осуществляет регистрацию данного документа, либо руководителю организации. Этим, в случае усложнения ситуации, вы сможете доказать, что объяснительная была отдана в срок.

Примеры докладной записки

Существует много видов объяснительных записок, но самые главные — это:

• работник признаёт свою вину;
• сотрудник не признает своей вины.

Ниже будут приведены разновидности объяснительной, где сотрудник признаёт свою вину.

Документы для скачивания (бесплатно)

Пример 1:

Директору ООО «Лунный свет»

Иванову О.П.

От оператора отдела продаж

Малевой О.А.

19.12.2017

Отдел продаж

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

о невыполнении должностных обязанностей

19.12.2017 мною были допущены ошибки в оформлении товарной накладной, счёта – фактуры и счёта на оплату для клиента «Орфей», в следствии чего клиент оплатил неверную сумму по документам.

Данную ошибку я совершила по невнимательности в следствии умственного истощения от большого потока клиентов за день. Впредь буду стараться быть более внимательной и сосредоточенной, дабы избегать подобных ошибок в своей работе.

Оператор отдела продаж                             Место для росписи                              О.А. Малева

Пример 2:

Начальнику службы охраны холдинга «Экватор»

старшего смены

Петричева В.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

по факту отсутствия обхода территории в вечернее время

20 августа 2017 года мною не был проведен обход территории холдинга, что повлекло за собой порчу и хищение имущества компании.

По данному факту я могу объяснить, что в установленное для обхода время я чувствовал себя плохо, и у меня произошел приступ гипертонии. Это я могу подтвердить наличием вызова скорой помощи с мобильного телефона.   

 

20.08.2017                                                                                                                                           Петричев В.В.

Пример 3:

Директору по продажам

ООО «СтройДом»

Петровскому В.В.

Менеджера по продажам

Шаркова А.С.

г. Москва 12.03.2017

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

об опоздании на работу

Я опоздал на работу 12.03.2017 на сорок пять минут по причине поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на СТО.

 

Менеджер по продажам                      Место для росписи                                                       Шарков. О.С.

Пример 4:

Директору ООО «КОЛОР»

Семёнову О.А.

Бухгалтера

Серикова Д.В.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

об ошибке в документах

23 января 2018 года мною была ошибочно указана цена на товары накладной №123 от __________ 2018 года что повлекло отказ покупателя от приёмки товара.

Данная погрешность была вызвана повышенным объемом работы в день выписки накладной. По причине заболевания отсутствовал второй бухгалтер, в связи с чем вся работа выполнялась только мной.

Свою ошибку признаю, в будущем буду относиться к оформлению документации более внимательно.

 

24.09.2018                                                                                                            Сериков Д.В.

Далее будет приведён пример объяснительной, когда работник отказывается признавать свою вину.

Начальнику производственной части

Куренному Павлу Алексеевичу

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.07.2017 я, Кучеренко Алексей Иванович, старший мастер цеха №2 допустил поломку оборудования, в связи с чем случился четырёхчасовой простой. Поломка была вызвана некачественными исходными материалами, используемыми в производственном цикле данного оборудования.

По моему мнению, человеческий фактор в данном случае отсутствует, свою вину в простое и поломке я не признаю, так ка сбой в работе обусловлен плохими материалами, поступившими от поставщика.

 

13.07.2017

Место для подписи

На что не следует ссылаться

Когда составляется объяснительная, нужно помнить, что бывают вещи, на которые не нужно ссылаться.

Нужно излагать только ключевые факты и не пытаться надавить на жалость, оправдываться, так как это может привести к отрицательному отношению к провинившемуся.

Соблюдая вышеуказанные правила, нужно постараться сформулировать суть объяснительной так, чтобы она звучала как можно убедительнее. Но если серьезных оправданий как таковых нет – лучше признать свою вину, так как начальник тоже человек и может вполне понять сложившуюся ситуацию. Главное — ориентируйтесь по ситуации.

Никогда:

1. Не следует обвинять в произошедшем своих коллег и/или начальство. Это послужит причиной новых неприятностей.
2. Не указывайте на то, что вы не были ознакомлены со своими трудовыми обязанностями или позабыли про них. Это позволяется только в том случае, когда Вы действительно при трудоустройстве не были ознакомлены со своими служебными обязанностями, предусмотренными в трудовом контракте.
3. Не стоит аргументировать произошедшее ложными фактами, так как их можно легко проверить.

В крайнем случае лучше будет отсылаться на проблемы личного характера, усталость или неважное самочувствие.

Так же не стоит забывать, что слова-синонимы могут по-разному восприниматься. Например, можно интерпретировать слова «опоздал» или «задержался». Если же указан факт опоздания, то на лицо явное нарушение внутренней дисциплины предприятия. А если указать, что сотрудник задержался – это значительно смягчает меру наказания и не считается жестким нарушением внутреннего распорядка.

О том, как наказать работника по закону, можно узнать из данной видео-публикации.

Какие слова вы бы использовали в памятке для уволенных сотрудников? | Малый бизнес

Хронически опаздывающие сотрудники могут стоить компании денег и влиять на моральный дух сотрудников. Согласно отчету штата Пенсильвания, опубликованному в апреле 2010 года, такие сотрудники обходятся работодателям США в 3 миллиарда долларов в год из-за потери производительности. Помогите своей компании работать бесперебойно, устно решая проблемы с опозданием, когда они впервые возникают. Однако, если устные предупреждения не приводят к улучшению поведения, вам необходимо изложить свои опасения в письменной форме.Памятка может служить письменным предупреждением, ее следует скопировать в отдел кадров и поместить в досье сотрудника.

См. Политику компании

Когда вы пишете служебную записку, касающуюся опозданий сотрудника, начните со ссылки на политику вашей компании в отношении этого вопроса. Это не только сделает вашу памятку более профессиональной, но и с меньшей вероятностью будет воспринята как личное оскорбление, если вы включите эту часть. Дословно процитируйте политику. Записку можно начать с фразы, например: «Согласно главе 3, раздел 1 справочника для сотрудников,« сотрудники должны приходить на работу каждый день вовремя, чтобы подготовить магазин к открытию ».«Мне стало известно, что вы трижды нарушали эту политику в течение последнего периода выплаты заработной платы».

Приведите конкретные примеры

В своей служебной записке приведите примеры того, когда сотрудник опаздывал. Мало того, что это уточните у сотрудника, о каких днях вы говорите, но он предоставляет документацию, которая может понадобиться позже, если поведение обострится. Например: «Записи показывают, что вы приходили в 8:16 утра 2 февраля 2011 г., в 8: 32 4 февраля 2011 г. и в 8:13 февраля.5, 2011. Это произошло после того, как мы обсудили ваше опоздание 26 января 2011 года ».

Объясните последствия

Сообщите своему сотруднику о последствиях того, что вы продолжаете опаздывать на работу. Строго соблюдайте политику компании, чтобы ваши действия будьте последовательны, наказывая других сотрудников таким же образом. Вы можете написать: «Это письмо служит письменным предупреждением. Дополнительный инцидент повлечет за собой второе письменное предупреждение. Согласно политике компании, после двух письменных предупреждений сотрудники освобождаются от работы.Мы хотели бы, чтобы эта проблема была решена, чтобы у вас было много хороших лет в компании ».

слов, которых следует избегать

Письменное общение с сотрудниками всегда должно быть четким. Избегайте использования расплывчатых слов, таких как« мог бы »,« вероятно » и «должен». Будет справедливо по отношению к вашему сотруднику, чтобы он точно знал, где он находится. Кроме того, хотя у вас может возникнуть соблазн включить слова похвалы о работе сотрудника или другой не относящийся к делу материал, чтобы смягчить удар, избегайте этого. Записка для опоздавшего сотрудника может быть вызвана в суд в случае, если сотрудник уволен и инициирует судебный процесс — сценарий, который не является редкостью.Придерживайтесь рассматриваемого вопроса, чтобы избежать путаницы или ответственности. Попросите сотрудника подписать свою копию служебной записки, чтобы указать, что он ее получил.

Ссылки

Писатель Биография

Элиза Уайл работает писателем с 2003 года. Имея степень магистра в области учебных программ и инструкций, она написала учебные материалы для трех школьных округов. Ее опыт включает наставничество, обслуживание студентов из групп риска и корпоративное обучение.

Образец памятки для опозданий, недисциплинированности сотрудников

Образец памятки для позднего прихода, недисциплинированности сотрудников

Время и дисциплина — два важных фактора, которые движут компанией.Успех любой компании — это результат усилий, прилагаемых членами ее команды. В последнее время выяснилось, что сотрудники начали легкомысленно относиться к расписанию офиса. Неожиданно увеличилось количество опоздавших. Время от времени компания находит людей, опаздывающих в офис.

Таким образом, компания должна предпринять необходимые действия. Руководство решило, что если какой-либо сотрудник опаздывает более чем на 5 минут, это будет считаться опозданием.Когда это количество явлений с опозданием достигнет 3 в месяц, сотрудник будет отмечен как отсутствующий на один день.

Руководство всегда признавало истинные причины опозданий. Но когда сотрудники начинают воспринимать данные привилегии как должное, тогда ответственность за принятие необходимых действий ложится на компанию. Так что отныне запросы, поступающие с опозданием, не принимаются.

Надеюсь увидеть, что вы все соблюдаете правила компании.

Обсуждение

• RE: Образец памятки для позднего прихода, недисциплинированности сотрудников -FERUZA LER (20.11.19)
• Профессиональный, но является ли это официальной отметкой о том, что сотрудник отсутствует в течение дня? у нас могут быть проблемы с Советом по труду в будущем Я думаю
  
• RE: Образец меморандума о позднем приходе, недисциплинированность сотрудников — Натан Таутет (15.06.18)
• Памятка
• RE: Образец памятки для позднего приходит, недисциплинированность сотрудников -прия (20.12.17)
• Хороший, спасибо за руководство
• RE: Продолжает поздно приходить -Ахмед Шааиф Адиль (26.12.16)
• Это было замечено с запись посещаемости о том, что вы опаздываете, часто увеличивается.Вы знаете, что наш кодекс поведения не позволяет нашим сотрудникам опаздывать более чем на 3 часа в месяц.
• RE: Образец памятки для позднего прихода, недисциплинированности сотрудников -Poo (08.08.15)
• Очень полезное дело. Большое спасибо
• RE: Образец памятки за опоздание, недисциплинированность сотрудников — Тина Бхатия (14.03.14)

• Образец памятки за опоздание, недисциплинированность сотрудников

  
  «Опоздание на работу это недисциплинированность, опоздание — неприличие ».Известны случаи, когда некоторые должностные лица и сотрудники ABC International регулярно опаздывают на работу. Сроки штамповки не соблюдаются строго, и позже, при расспросе, сотрудник заявляет «служебные обязанности» как причину опоздания. Также было обнаружено, что некоторые сотрудники приходят поздно, только с перфокартой, а затем сразу же покидают офис, не посещая соответствующий отдел. Такая посещаемость недопустима.

  Руководство решило принять строгие меры в отношении сотрудников, которые регулярно опаздывают. Допускается пробивка с опозданием на 5 минут максимум три раза в календарный месяц, после чего за каждые три опоздания вычитается дневная заработная плата. В месяц будут разрешены только два коротких отпуска продолжительностью 2 часа. Также необходимо предварительное уведомление, прежде чем вы уйдете в отпуск. Сотрудники, не соблюдающие нормы, подвергаются серьезным дисциплинарным взысканиям.

  Пожалуйста, подпишите копию этого письма в подтверждение получения этого письма.
  

Письмо с выговором сотруднику за плохую явку, опоздание

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА

[Имя отправителя]
[Адресная строка]
[Штат, почтовый индекс]

[Дата письма]

[Имя получателя]
[Адресная строка]
[Штат, почтовый индекс]

[Тема: Обычно жирным шрифтом, кратко излагает цель письма] -Дополнительно-

Уважаемый [Имя получателя],

Я твердо верю, что способности сотрудника то, чтобы прийти в офис вовремя, многое говорит о его или ее трудовой этике.Отсутствие опозданий свидетельствует о рвении, приверженности и уважении работника к работе, которую его или ее просят выполнить. Мне грустно сообщить вам, что, если вы снова опоздаете на работу в ближайшие несколько дней; У меня нет другого выбора, кроме как отправить ваше дело и рекомендацию об увольнении в отдел кадров.

Наши записи показали, что только за последнюю неделю вас трижды заметили с опозданием. За последний месяц не было недели, чтобы вы не опаздывали хотя бы раз.

Я хотел бы услышать от вас объяснение. Возможно, есть что-то, что мы можем сделать, чтобы помочь вам не опаздывать постоянно. Пожалуйста, увидимся в моем офисе как можно скорее.

С уважением,

[Имя отправителя]
[Заголовок отправителя] -Дополнительно-

[Приложения: номер] — Необязательно —
cc: [Имя получателя копии] — Необязательно —

Письмо с выговором сотруднику за плохую явку , опоздание.

Что еще нужно учитывать при написании писем с выговором сотрудникам

Письма с выговором

Письма с выговором — это письма, написанные с упреком или критикой других за их действия или поведение.Обычно они пишутся руководителями на работе и используются как официальное заявление о поведении, которое необходимо улучшить сотруднику. В письме с выговором конкретно и четко указываются проблемы с поведением или производительностью, которые сотрудник должен улучшить, а также последствия, если он / она не покажет никаких улучшений. В большинстве случаев письму с выговором предшествует официальное устное предупреждение о проблеме. Это один из основных элементов дисциплинарного процесса в компании.

В эффективных письмах с выговорами используется строгий, но респектабельный тон.Перед написанием убедитесь, что существуют процедуры и политики компании. Начните с упоминания положительных качеств или поведения получателя. Четко сформулируйте проблему с производительностью или поведение, которое получатель должен улучшить. Объясните, как это негативно повлияло на компанию. Перечислите конкретные предложения о том, как получатель может улучшить ситуацию. Опишите любые действия, которые будут предприняты против получателя, если ситуация не изменится. Закончите на положительной ноте, которая воодушевляет, демонстрирует озабоченность или выражает уверенность в том, что получатель решит проблему.

Письма сотрудникам

Письма сотрудникам — это письма, написанные лицам, которые работают в организации или на другое лицо. Если вы являетесь работодателем или управляете группой сотрудников, велика вероятность, что в какой-то момент вам придется написать сотрудникам. Это может быть вводное письмо, чтобы представить новый продукт или услугу продавцам, письмо с отказом, чтобы отклонить запрос сотрудника о повышении по службе, или благодарственное письмо, чтобы поблагодарить сотрудника за его / ее тяжелую работу.Вы также можете написать письмо об увольнении, чтобы уволить сотрудника за его / ее плохую работу. Какой бы ни была причина вашего письма, письмо должно быть формальным и профессиональным.

Все письма сотрудникам должны быть адресованы с указанием имен получателей. Но если ваше сообщение предназначено для всех сотрудников в целом, вы можете адресовать свое письмо как «Всем сотрудникам». Укажите цель письма. Излагайте свое сообщение кратко, но четко, выделяя все важные детали. Если проблема, о которой вы пишете, требует дальнейшего объяснения, обязательно предложите свое объяснение таким образом, чтобы получатель мог легко понять.Завершите это положительной нотой или призывом к действию.

Написание выговора за опоздание (с образцом)

Выговор сотруднику — непростая работа. Дисциплинарные меры могут применяться двумя способами: устно или письменно. У большинства компаний есть процедура, которая обычно начинается с устного предупреждения, а затем переходит в письменную форму.

Этот письменный выговор служил официальному извещению сотрудника о том, что его работа не соответствует стандартам компании.Обычно за выговором следует своего рода инструктаж, который позволяет сотруднику узнать, чего от него ожидают, и как исправить свои действия.

Дисциплинарные меры

Поскольку сегодняшнее общество удовлетворено судебными исками, это письмо также служит документом, подтверждающим решение работодателя освободить работника от его обязанностей, если в этом возникнет необходимость.

Дисциплинарные меры являются частью способа работодателя превратить сотрудника в ценного работника или уволить его с уважительной юридической причиной.Многие работодатели считают, что применение дисциплинарных мер помогает им удерживать хороших сотрудников.

Каждая компания будет иметь свои собственные дисциплинарные процедуры и выговоры сотрудникам. Даже внутри компании выговор может зависеть от типа совершенного правонарушения.

Если это простое неисполнение, это классифицируется как основание для стандартного дисциплинарного процесса. Однако, если сотрудник ворует или обманывает компанию, это может быть основанием для немедленного увольнения и письменного предупреждения не требуется.

Если сотрудник не выполняет свою работу на должном уровне, то дисциплинарные меры требуются. Работодатель должен написать письмо с указанием специфики правонарушения, а также не забудьте описать политику и место, где написано о нарушении правил.

Политика компании в Справочнике

Обязательно включайте политики компании для справки. Некоторые работодатели скопируют точный раздел в свое письмо или прикрепят страницу с предупреждением.Хотя большинство сотрудников не пытаются бороться со справочником, подписанное признание при приеме на работу может помочь закрепить их знание указанной политики.

Хотя в письме должно быть правильное словоблудие, даты и нарушения, в нем также должно быть место для подписи сотрудником. Это защищает работодателя, если появится причина для предоставления информации в более поздний срок.

Образец письма с выговором за опоздание
Имя работодателя
Название компании или предприятия
Адрес предприятия
Город, штат, почтовый индекс

ДАТА

Имя сотрудника
Должность сотрудника в бизнесе
Адрес Сотрудник
Город, штат, почтовый индекс

RE: Официальное письмо с выговором

Уважаемое имя сотрудника:

Это письмо служит официальным письменным выговором за инцидент, произошедший [ДАТА].В указанный день вы опоздали на работу на час и нарушили политику компании. У вас не было письменной причины опоздания, и вы сообщили своему руководителю, что проспали.

Это должно служить письменным предупреждением, поскольку вы уже давали устное предупреждение в течение последних двух недель. Мы ожидаем, что все сотрудники придут на работу вовремя и будут готовы к работе.

Мы ценим посещаемость и считаем ее важным фактором для вашей позиции. Наша цель — предоставить нашим клиентам быстрое и эффективное обслуживание, и ваши проблемы с посещаемостью неприемлемы.Поскольку мы являемся монтажной компанией, нам пришлось изменить наш маршрут на день, чтобы учесть ваше опоздание.

Из-за того, что вы опоздали на работу, нам пришлось попросить кого-то еще вмешаться и прикрыть маршруты, чтобы компенсировать пропущенный звонок в службу поддержки. Мы пытались дозвониться вам несколько раз безрезультатно, и мы даже не были уверены, что вы приедете сегодня.

Наши сотрудники должны быть надежными, так как наши клиенты зависят от их быстрого прибытия на назначенные им встречи. Это плохая услуга для наших клиентов и сотрудников, которые вас прикрывают.Сотрудник, который покрыл вас в обоих случаях, теперь работает сверхурочно.

Это не первый раз, когда мы сталкиваемся с этой проблемой из-за того, что вы опаздываете. Прогулы были проблемой в недавнем прошлом, и кажется, что устное консультирование не было эффективным. Следовательно, это будет единственное дальнейшее уведомление, которое вы получите по этому поводу. Правильная посещаемость и своевременность необходимы для общего функционирования нашей компании.

Пожалуйста, подпишите и поставьте дату ниже, так как копия будет помещена в ваше личное дело.

Подпись работодателя
Напечатанное имя работодателя
Название компании или предприятия

Андре Брэдли

Статьи по теме

Как составить рецензию за опоздание на рабочем месте

Письменные предупреждения обычно выносится после словесного выговора, не повлекшего желаемого исправления, или в тех случаях, когда словесный выговор неадекватен. Если один из ваших сотрудников часто опаздывает на работу, в зависимости от политики компании, вы можете сделать ей письменное предупреждение.Письмо, которое должно быть прямым, ясным и тактичным, показывает, как сотрудник нарушил политику компании в отношении опозданий.

Соображения

Прежде чем писать сотруднику за чрезмерное опоздание, ознакомьтесь с политикой компании по этому вопросу. Например, согласно политике компании, чрезмерное опоздание означает опоздание более двух раз в месяц. Это включает в себя опоздание на работу и возвращение после перерыва и обеда после отведенного времени. Обратите внимание на особые обстоятельства, от которых можно отказаться, например, когда сотрудник заболел и у него есть справка от врача.

Формат

Для написания письма вы можете использовать конфиденциальный меморандум или формат письма. В верхнем левом углу укажите имя и должность сотрудника, свое имя и должность, а также дату и тип предупреждения. В последнем случае в строке темы может быть написано «Письменное предупреждение из-за чрезмерного опоздания».

Issue

Если вы ранее устно предупреждали или давали совет сотруднику, начните с перечисления дат этих предупреждений и того, что обсуждалось. Затем объясните, как сотрудник снова нарушил корпоративную политику опозданий.Укажите точные дни, когда произошли нарушения, и количество минут, в которые сотрудник опаздывал каждый день.

Если это первое предупреждение, объясните, что вы цените работу сотрудника в компании и надеетесь продолжить работу с ним во взаимовыгодной среде. Скажите, что для этого он должен прийти на работу вовремя. Объясните, что вы понимаете, что иногда случаются вещи, которые могут вызвать задержку, например интенсивное движение или проблемы с автомобилем. Однако ваши записи свидетельствуют о том, что он нарушил корпоративное правило опозданий.Включите подробную информацию о каждом нарушении.

Эффект

Расскажите сотруднице, как ее опоздание отрицательно сказывается на компании. Например, вы можете написать: «Очень важно, чтобы вы приходили на работу вовремя, чтобы мне не приходилось перекладывать ваши обязанности на ваших коллег». Если возможно, напишите, как ее действия повлияли на прибыль компании. Например: «Когда вы опаздываете, звонки остаются без ответа, а доставка задерживается». Подтвердите свои ожидания от сотрудника, включая ее график работы, например, 8 часов утра.м. до 17:00 с часом на обед и двумя 15-минутными перерывами.

Последствия

Ничего не изменится, если сотрудник не будет знать последствий своих действий. Вы можете написать сотруднику: «В будущем нарушения могут привести к дальнейшим дисциплинарным взысканиям, включая неоплачиваемое отстранение от работы или увольнение». Попросите его немедленно связаться с вами или в отдел кадров, если у него возникнут чрезвычайные обстоятельства, не позволяющие ему прийти вовремя. Это может произойти, например, если у него личные проблемы или он инвалид.

Заключительный этап

В письме должны быть строки для подписи, которые вы и ваш сотрудник должны подписать и поставить дату. Вы также можете создать очередь для своего начальника. Если сотрудник отказывается подписывать документ, укажите в форме, что она отказалась подписывать. Дайте ей копию служебной записки или письма и объясните, что ее отказ подписать не умаляет их действительности.

Образец шаблона политики посещаемости сотрудников

Краткое изложение политики и цель

Наш сотрудник Политика посещаемости излагает наши ожидания в отношении прихода наших сотрудников на работу.Пунктуальность при приходе на работу помогает поддерживать эффективность на рабочем месте.

Область применения

Данная политика компании распространяется на всех сотрудников, не подлежащих освобождению от налогов, независимо от должности или типа занятости.

Элементы политики

Большинству сотрудников для выполнения своей работы необходимо сотрудничать со своими коллегами. Чтобы упростить это сотрудничество, мы ожидаем, что вы будете пунктуальны и будете следовать графику, согласованному вами и вашим менеджером. Если вы отсутствуете или иногда опаздываете, у вас должна быть веская причина.

Постоянное опоздание или отсутствие может создать проблемы для ваших коллег, которым, возможно, придется взять на себя вашу работу. Такое поведение может привести к «плохой посещаемости», и вам, возможно, придется соблюдать прогрессивную дисциплину.

Что такое прогулы и опоздания?

Прогулы означает частое отсутствие сотрудника на рабочем месте. Это включает в себя нечасто приходить на работу или брать чрезмерный отпуск по болезни, не имея возможности предоставить записи врача.

Присутствие на работе означает присутствие на работе вне вашего графика, даже если сверхурочная работа не требуется. Это может вызвать у вас переутомление и повлиять на вашу продуктивность и удовлетворенность работой. Мы хотим, чтобы вы соблюдали свой график как при приходе на работу, так и при выходе из нее.

Опоздание означает опоздание, большие перерывы, чем положено, и постоянный уход с работы раньше без причины. Мы, вероятно, не будем возражать, если однажды утром вы немного опоздаете или уйдете немного раньше в пятницу.Но мы хотим убедиться, что вы в целом следуете своему графику и не нарушаете нашу работу.

Вы несете ответственность за контроль своего рабочего времени с помощью нашей [ системы хронометража / программного обеспечения .] Пожалуйста, внимательно записывайте свое рабочее время, чтобы вы могли получить причитающийся платеж.

Непредвиденные отлучки

Если однажды вы не можете прийти на работу, как можно скорее сообщите об этом своему руководителю. Если ваш менеджер находится в другом часовом поясе, обратитесь в отдел кадров.После этого вы должны использовать оставшийся отгул или отпуск по болезни, чтобы покрыть это отсутствие. Пожалуйста, запишите это как можно быстрее в нашем [ HR программное обеспечение ]. Отсутствие без уважительной причины или без уведомления в течение более трех дней будет считаться отказом от работы. Если вам нужно рано уйти с работы, сообщите об этом своему менеджеру.

Мы поймем, есть ли у вас веские причины для вашего отсутствия, даже если вы не сообщите об этом. Эти причины обычно связаны с серьезными несчастными случаями, семейными или неотложными медицинскими ситуациями.Мы можем попросить вас принести нам записи врача или другое подтверждение. В таких случаях мы отметим ваше отсутствие как «оправданное».

Следующий список, хотя и не исчерпывающий, включает причины, которые мы не считаем оправданным отсутствием:

• Просыпаться поздно.
• Остановка по дороге на работу по личным причинам.
• Задержки движения или общественного транспорта, за исключением ситуаций, приводящих к закрытию дорог.
• Плохая погода, за исключением экстремальных погодных условий, таких как метели, ураганы и наводнения.
• Праздники, которые не были утверждены.

Хорошая посещаемость

Сотрудники, у которых менее [ трех случаев ] прогулов или опозданий в год, получат дополнительный оплачиваемый выходной на следующий год. У вас хорошая посещаемость, когда вы:

• Отчет стабильно работает.
• Прийти на работу в назначенное время начала смены.
• Уйти с работы в установленное время окончания смены (кроме случаев, когда требуется оплачиваемая сверхурочная работа.)
• Оставшиеся на работе в рабочее время (без перерывов)
• Делайте перерывы, которые не превышают ожидаемой продолжительности.
• Сообщите своему менеджеру, если вам нужно отсутствовать или опоздать.
• Не явиться или опоздать только по уважительным причинам.

Ответственность руководителя

Если вы управляете сотрудниками, вы обязаны следить за их посещаемостью. Если вы заметили, что член команды постоянно опаздывает или отсутствует, договоритесь о частной встрече для обсуждения.Спросите члена вашей команды, испытывают ли они проблемы со своим графиком или им нужна помощь, чтобы найти баланс между личной жизнью и работой. Гибкий график, работа из дома или варианты обучения управлению временем могут стать решением. Если вы заметили возможную проблему психического здоровья, которая приводит к пропуску занятий или опозданию, попросите члена вашей команды связаться с нашим [ специалистом по психическому здоровью ] и обсудить, что вы можете сделать, чтобы помочь им.

Если вы подозреваете, что член вашей группы злоупотребляет отпуском по болезни или умышленно опаздывает, вы должны сообщить об этом в отдел кадров и начать процесс постепенной дисциплины.

Дисциплинарные меры

Если ваш руководитель подозревает, что вы злоупотребляете отпуском по болезни, вам может потребоваться предоставить записи врача, чтобы избежать нашего прогрессивного дисциплинарного процесса. Если вы непреднамеренно опаздываете, корректирующее консультирование будет нашей первой попыткой решения. Мы можем принять дисциплинарные меры вплоть до увольнения, если:

• Не работает корректирующее консультирование.
• Мы обнаружили, что вы умышленно опаздываете.
• Ваши опоздания или прогулы влияют на вашу работу.

Отсутствие по уважительной причине и отсутствие на работе не засчитываются как отработанные часы, поэтому мы не компенсируем их.

Отказ от ответственности: этот шаблон политики предназначен для предоставления общих рекомендаций и должен использоваться в качестве справочного материала. Он может не учитывать все соответствующие местные, государственные или федеральные законы и не является юридическим документом. Ни автор, ни Workable не несут никакой юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования этой политики.

Дополнительная литература

Политика посещаемости

1.Обзор.

Ожидается, что сотрудники [название компании} будут ежедневно приходить на работу вовремя. Регулярная посещаемость и пунктуальность важны для того, чтобы ваша команда и [название компании] работали. Опоздание, опоздание или отсутствие вызывают сбои.

2. Подсчет нарушений явки.

• Отсутствующие при звонках: 1 балл.
• Отсутствует, нет вызова: 2 балла.
• Опоздание: ½ балла.
• Ранний выезд: ½ балла.
• Поздний возврат после обеда или перерыва: 1 балл (более 30 минут).

Сотрудникам предоставляется пятиминутный льготный период в начале и в конце каждой запланированной смены, а также на перерывы и на обед. Сотрудники обязаны сообщать об отсутствии по номеру [процедура сообщения об отсутствии] . Сотрудники должны сообщать о своем отсутствии каждый день. Отказ от работы за час до смены приведет к неявке-неявке.

Нарушения явки сбрасываются каждые [время или даты, когда сбрасываются нарушения явки сотрудника.Обычно 6 месяцев или 1 год] .

3. Обзор дисциплинарных мер за нарушение явки.

Проблемы с посещаемостью приведут к прогрессивным дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения по следующей системе баллов:

• 3 балла: устное предупреждение.
• 4 балла: Письменное предупреждение.
• 5 баллов: Встреча с менеджером / супервайзером, возможное отстранение.
• 6 баллов: Сотрудник подлежит увольнению.

Если сотрудник отсутствует в течение трех или более дней подряд, необходимо предоставить доказательства, оправдывающие его отсутствие, например, справку от врача.

Если сотрудник не явился на работу в течение трех или более дней подряд, это будет считаться увольнением с работы или увольнением без уведомления.

Сотрудники могут потребовать исключения для сотрудников отдела кадров и руководства. Они должны утверждаться в индивидуальном порядке.

4. Отсутствие на работе без оплаты труда без дисциплинарных взысканий.

Неоплачиваемое отсутствие на работе может быть предоставлено в связи с похоронами, присяжными заседателями, тяжелой утратой, родами, автомобильной аварией, посещением врача и неизбежными чрезвычайными ситуациями.В этих случаях сотрудники должны предоставить документы, подтверждающие причину отсутствия.