Документы деловая переписка: Деловая корреспонденция или служебная переписка. Правила составления делового письма.

«Стилистика документов в деловой переписке»

 

(Тренинг эффективной письменной коммуникации)

         Продолжительность обучения 8 акад. час

Цель обучения:

Научить участников семинара  как:   Правильно  составить и оформить деловое письмо  Подбирать стиль и язык, соответствующие цели сообщения, статусу адресата  и форме документа Как найти ошибки и отредактировать деловое письмо, написанное подчиненными

 

Целевая аудитория:  

Менеджеры организаций, работники служб ДОУ, работники Канцелярии,  Помощники руководителя, Менеджеры по работе с клиентами, все те, кому по  долгу своей службы приходится вести деловую переписку с клиентами,  поставщиками, партнерами.

 

Программа семинара: 

1. Специфика передачи информации в письменной коммуникации 

• Классификация корреспонденции
• Специфика письменного обращения. Понятие официальности.
• Понятие «деловая переписка».
• Юридический статус деловой корреспонденции.
• Различия деловой и  коммерческой корреспонденция (запросы, оферты, предложения открытого типа, акцепты, договоры, рекламации, претензии).
• Статус и жанры служебной переписки, ее отличие от деловой корреспонденции.
• Стандартизация делового письма.

2. Основные виды деловых писем и правила их составления.  

• Письма информационного характера: сообщение, извещение, напоминание, сопроводительное письмо, поздравление
• Письма  деликатного характера: извинение, объяснение, жалоба, ответ на жалобу,  рекламация, просьба
• Письма бизнес — партнеру: оферта, запрос информации,  благодарственное письмо, приглашение 

3.

Правила оформления деловых писем (ГОСТ Р 6.30-2003).

• Основные требования к составлению и оформлению делового письма
• Понятие стандартного аспекта письма. Аспекты делового письма и их графическое оформление.
• Бланк письма, логотипы, формуляры, трафареты, фирменный бланк, бланк с угловым расположением реквизитов, гербовые бланки.

4.Реквизиты формуляра делового письма.

• Правила оформления адресата (первому лицу фирмы, руководителю структурного подразделения)
• Обращение к адресату
• Заголовок
• Текст. Способы оформления абзацев:  классический, блоковый
• Заключительная формула вежливости в русском и английском языках
• Самоименование. Слова прощания. Подписи (расположение и порядок подписей).
• Правила оформления примечания
• Конверты.
• Анализ характерных ошибок при оформлении документов.  

• Практикум по редактированию деловых писем. 

4. Стилистика письма. Этикетные формулы.

• Определение цели сообщения и формирование соответствующей структуры текста
• Текст письма, композиция
• Язык и стиль деловых писем
• Стилистические принципы оформления текста . Пространственное расположение и зрительное восприятие информации
• Построение делового сообщения
•  Оценка    восприятия текста
• Методы аргументации и убеждения при составлении письменных сообщений
• Речевой этикет делового письма . Коммуникативные запреты в деловом письме.
• Учет социального статуса адресата при составлении текста письма (VIP-статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.) Персональная адресация.
• Стандарты фраз, принятые в деловой переписке 

• Практикум по составлению  и оформлению делового письма 

5. Особенности оформления писем для зарубежных адресатов и структура делового письма.

• Структура англоязычного письма.
• Выбор бланка письма. Как правильно указать получателя письма. Адреса отправителя и получателя.
• Особенности указания даты на бланке письма.
• Регистрационный номер и тема письма: где разместить и как привлечь внимание?
• Формы вежливого приветствия и прощания в английском письменном этикете.
• Как указать приложения?
• Отличительные особенности делового американского языка в письменной коммуникации. Американский и британский английский.

6. Электронные сообщения

• Плюсы и минусы использования электронных сообщений.
• Особенности применения электронных сообщений в деловой среде.
• Структура электронного сообщения.
• Вопросы стиля, композиции и языка в электронном сообщении.

7. Основные ошибки при составлении деловых писем  

 

В стоимость входят раздаточный материалы. НДС не облагается. По окончании семинара всем участникам вручаются ламинированные именные сертификаты.

Стоимость  | Дата бижайшей группы

При записи on line на обучение Вы становитесь участником розыгрыша «Приз месяца»

Заявка на корпоративное обучение:

Все курсы и семинары по офисному делопроизводству и секретарскому делу 
Все курсы и семинары  по кадровому делопроизводству

 

 

 

 Google Мы в Google+ — — — — —

Пять отличий русского и английского делового письма.

Часть 1

Деловое письмо — универсальный документ для общения на любом языке. Умение грамотно составить деловое письмо на родном языке и на языке делового партнера открывает большие возможности для установления прочных связей с людьми и организациями.

Деловое письмо: правила оформления>>

Деловая переписка в России и англоязычных странах ведется в официально-деловом стиле. Официально-деловой стиль — это язык документов и деловых бумаг.

Образец письма на английском языке>>

Основные черты для делового письма на русском и английском языках схожи:

— сжатое изложение;
— расположение материала в определенной последовательности, структуре;
— употребление клише — готовых речевых оборотов, шаблонных фраз;
— широкое использование терминологии;
— употребление сложных предложений;
— почти полное отсутствие слов и выражений, несущих эмоциональную окраску;
— прямой порядок слов в предложении.

Деловое письмо на английском: как грамотно составить>>

При более детальном изучении русской и английской деловой переписки мы нашли 5 важных отличий.

Зачем нам о них знать?

• Чтобы правильно понимать зарубежных партнеров и грамотно употреблять английские слова и выражения.
• Чтобы лучше понимать почему мы употребляем те или иные выражения в своем языке.
• Чтобы научиться отличать клише от штампов, и правильно их использовать.
• Чтобы научиться полезным навыкам составления деловых писем у зарубежных партнеров и использовать их для улучшения своего письма.

Основные отличия в деловой переписке на русском и английском языках:

1. В России официально-деловой стиль — замкнутая система. В нее редко попадают выражения из других стилей. Результатом этого является большое использование штампов — устойчивых выражений, шаблонных фраз. За ними иногда трудно понять смысл высказывания.

   Доводить до сведения
   Достигнуть договоренности
   
   На период проведения
   Оказывать помощь
   Нельзя не отметить
   Порядок получения
   Иметь место

   Следует отличать штампы от клише — готовых общеизвестных оборотов. При их уместном употреблении они не портят деловую речь, а упрощают.

   В результате
   В итоге
   Таким образом
   Во-первых, во-вторых
   В первую очередь
   Например

   В английском деловом письме также встречаются клише, однако язык английской деловой переписки более прост для понимания. В нем все реже используются большие грамматические конструкции и объемные фразы, за которыми теряется смысл. С каждым днем в английском деловом письме больше встречаются разговорные выражения, эмоционально окрашенные слова.

   Итак, несколько эмоционально окрашенных фраз в деловом английском:

   We are surprised that we have not yet received the order. Мы очень удивлены, что до сих пор не получили заказ.

   We are extremely sorry. Нам чрезвычайно жаль.

   I am truly grateful for your advice. Я искренне благодарен за Ваш совет.

   I was delighted to hear the news that… Я был восхищен, узнав, что…

   Таким образом, первое отличие — это наполнение деловой переписки. В России это клише, штампы, нейтральные слова. В англоязычных странах присутствуют разговорные выражения и эмоционально окрашенные слова. Строгий официально-деловой стиль характерен на Западе только для официальных документов.

2. Второе отличие — это начало письма. Чтобы показать свою заинтересованность в долгосрочных отношениях, деловая переписка на английском языке начинается с установления контакта с деловым партнером. Для этого американцы и англичане благодарят, интересуются чем-либо, вспоминают какие-то общие дела. Задача таких писем — не просто донести информацию, а построить с адресатом доверительные отношения.

   We thank you for the letter Благодарим за Ваше письмо.

   Many thanks for your letter Большое спасибо за Ваше письмо.

   At your request, we sent you По Вашей просьбе мы выслали Вам

   В деловом письме на русском языке установление контакта пропускается. Письмо начинается с объяснения причин обращения.

   Ставим вас в известность
   Настоящим уведомляю
   Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж
   Вынуждены сообщить
   В соответствии со статьей
   В связи с возникновением новых обстоятельств
   В ответ на Ваше письмо
   

Образец письма на английском языке>>

Продолжение статьи

С уважением, Инна

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т. д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

• «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
• «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
• «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

• сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
• затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
• завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

• Просим предоставить данные о…, подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
• Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

• «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

• «С наилучшими пожеланиями»,
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
• «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
• «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 337 комментариев

Правила деловой переписки \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Правила деловой переписки (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Правила деловой переписки Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 434. 1 «Переговоры о заключении договора» ГК РФ»Суд первой инстанции, с выводами которого согласились суды апелляционной инстанции и округа, исследовав и оценив представленные доказательства, в том числе деловую переписку сторон, по правилам главы 7 Кодекса, руководствуясь положениями статей 15, 393, 434.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, учитывая разъяснения, изложенные в пункте 19 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2016 N 7 «О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств», пришел к выводу о том, что общество «Завод Инвертор» действовало недобросовестно, прекратив внезапно и неоправданно переговоры о заключении договора с обществом «ТехПромАтом»; при этом истец не мог разумно ожидать таких действий со стороны ответчика. В связи с недобросовестными действиями ответчика истец понес убытки в виде банковской гарантии и неустойки, уплаченной Балаклавской АЭС за нарушение обязательств по договору поставки оборудования, которое, как обоснованно предполагал истец, будет изготовлено ответчиком. В удовлетворении требований о взыскании упущенной выгоды, составляющей предполагаемую истцом прибыль от исполнения договора с третьим лицом, отказано в связи с отсутствием оснований для привлечения ответчика к такому виду гражданско-правовой ответственности.»

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Правила деловой переписки

Нормативные акты: Правила деловой переписки

Этика деловой переписки | Консалтинговая компания «Правила игры»

В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.

[Лихтенберг Георг Кристоф]

 

Пиши такие письма, которые ты хотел бы получать.

[Античный афоризм]

 

Письмо – весомый аргумент в мире бизнеса.

[Бехтерева Виктория]

1. Зачем иметь единые корпоративные стандарты в ведении деловой переписки?

Электронная переписка – это обязательный атрибут деловой коммуникации любой компании. Практически нет компаний, в которых бы не использовалась электронная почта. Но задайте себе следующие вопросы: 

• Бывает ли у вас такое, что при отправке электронного письма коллеге, появляется ощущение, будто вы отправляете письмо в черную дыру, и вам запросто могут просто не ответить
• Когда сотрудники звонят друг другу и просят срочно прочитать электронное письмо, и так происходит целый день
• Когда вы решительно не можете понять, что именно от вас хотят в электронном письме
• Когда сложные и непростые вопросы при обсуждении по электронной почте тонут в море информации, подробностей, и вопрос так и не решается 

Если для вас эти вопросы актуальны, то вы можете ежедневно выиграть много времени, внедрив единые правила электронной переписки. В этой статье мы поговорим об этикете деловой переписки. 

2. Семь главных правил этики деловой переписки

Условно разделим правила деловой переписки на правила этики и правила коммуникаций и обмена информацией. 

Правила коммуникации управляются правилами обмена информацией в рамках бизнес-процессов и проектов. Им мы посвятим отдельную статью. Правила же этики формируют стиль внутренних отношений сотрудников компании и неизбежно влияют на формирование образа вашей компании у партнеров. Например, недавно от одного из наших партнеров я получил письмо, начинающееся со слов, «Добрый день, Бехтерев». Как вы думаете, получилось ли у нас сотрудничество? 

Чтобы не «потерять лицо» компании, ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этики деловой переписки: 

1. Письмо всегда начинаем с обращения 
2. Тема письма должна быть обязательно 
3. Перед отправлением необходимо проверить орфографические, пунктуационные, речевые ошибки
4. Письмо должно быть структурировано (Воде НЕТ!) 
5. В письме должны быть корректные формулировки 
6. Если отправляем в письме вложения, то обязательно пишем, что есть прикрепленные файлы (такой ход поможет избежать ситуаций, когда вы отправляете письмо, а файл не прикрепляется; получатель, прочитав письмо и не обнаружив вложенный документ, может оперативно отреагировать и написать вам, что прикрепленные документы, которые вы обозначили в письме, отсутствуют).
7. Никогда не удаляем переписку. Один из самых важных пунктов. Историю сообщений никогда не стоит удалять, так как письмо – это документ. В случае необходимости надо иметь возможность всегда поднять историю переписки. Радислав Гандапас, например, даже включил просьбу не удалять историю переписки в свою подпись.

3. Виды писем 

Существует много различных классификаций, мы предлагаем разграничить письма по структуре оформления: 

1. Письмо-коммуникация (письмо-отказ, письмо-претензия, письмо-признание, письмо-оправдание и т.д.)
2. Письмо-договоренности

Письмо-коммуникация

В этот вид письма мы включаем все виды писем, которые использует сотрудник в ходе своей профессиональной деятельности.

Структура письма

Письмо не должно быть оформлено единым текстом. Оно должно быть четко структурировано и грамотно оформлено, чтобы получатель не упустил из виду важную информацию. Структура письма состоит из четких компонентов:

Тема письма

Тема письма должна содержать конкретное действие, которое вы ожидаете от респондента: «согласовать договор», «предложить вопросы для рассмотрения», «прислать отчет» и т.п. 

Если вы отсылаете документы, то в теме должна быть четкая формулировка документов, которые содержатся во вложении письма.

 

Зачем важно правильно оформлять тему письма? 

По теме письма очень легко найти необходимое письмо в ежедневном потоке информации. Ни одно письмо не будет потеряно.

Примечание: если отправляете письмо внутри компании, то тема письма оформляется по заданному стандарту, если отправляете письмо вне компании, то желательно тему оформлять по шаблону: Название компании: цель письма.

Содержание

Чем больше конструктива в теле письма, тем лучше! Один из ключевых навыков в умении вести деловую переписку, которую вы должны развивать у сотрудников, – навык четко и кратко формулировать свою мысль.

P.S. Если мы, составляя письмо, упоминаем факт из письма собеседника — его нужно процитировать, отделив цветом или шрифтом.

Корпоративная подпись

Шаблон оформления корпоративной подписи должен быть един у всех сотрудников компании.

В подписи должны быть указаны все ключевые данные адресата, чтобы в случае необходимости получатель письма мог легко с вами связаться. 

С уважением,

Ф.И.О., должность.

Ссылки на сайт и социальные сети

P.S. Если мы хотим теплых отношений с партнером / клиентом, то стоит оформить личную подпись. Любому человеку приятно получить письмо с личностным отношением даже в формальной переписке.

Личная подпись всегда относится к телу письма. Пример: Хорошего дня / Благодарю Вас / Рада была пообщаться сегодня / Спасибо, что уделили время столь важному вопросу / Привет семье и детям и т. д.

Кому/Копия

Поля «Кому» и «Копия» заполняем в последнюю очередь, чтобы случайно не отправить письмо, когда оно еще не готово.

Чем отличаются поля «Кому» и «Копия»?

В поле «Кому» мы вставляем адрес человека, от которого требуется совершить какое-либо действие.

В поле «Копия» мы вставляем адрес человека, которому полезно ознакомиться с содержанием письма.

 

P.S. Наш опыт доказал, что поле «Копия» очень полезно. Если мы ведем переговоры с рядовым сотрудником, обсуждаем важные вопросы, но не получаем ответов по существу и в установленный срок, то стоит вставить в копию письма директора или вышестоящего менеджера, как сразу переписка начнется по конструктиву. 

К сожалению, во многих компаниях уровень корпоративной культуры не на должном уровне, вследствие чего возникают ситуации, когда для того, чтобы сотрудник хорошо выполнял свою работу, необходим жесткий контроль со стороны управляющего состава.

Также в Outlook есть функция, как «Скрытая копия» — важный инструмент, который позволяет проинформировать о письме заинтересованных лиц, но при этом не смущать получателя, что письмо адресовано не ему одному!

Письмо-договоренности

Важный вид письма, который позволяет подвести итоги встречи, в письменном виде сформировать договоренности, обозначить время выполнения и внести ясность: правильно ли обе стороны поняли то, что должны выполнить?

Такие письма полезно составлять после встречи, переговоров и совещаний, чтобы иметь письменно оформленные договоренности и единое видение их исполнения.

Структура письма:

1. Приветствие, обращение и благодарность участникам обсуждения.
2. Повторение цели собрания, на котором формировались договорённости.
3. Перечисление всех вопросов, которые обсуждались, в связке с принятыми по ним решениями и назначением ответственного за исполнение.
4. Фиксация идей, которые не требуют срочной реализации, для истории.
5. Вопрос к адресатам: Всё ли учтено? Есть ли комментарии и дополнения?

Например:

Оформление письма

Шрифт

Шрифт у письма должен быть единый, курсивом можно выделить в тексте ключевые моменты, заголовки, но обязательно надо придерживаться единого стиля оформления.

P.S. Всегда следует помнить, что слова, написанные заглавными буквами, воспринимаются как повышение тона. Их стоит избегать.

Абзац

Каждую отдельную мысль желательно оформлять в отдельный абзац, чтобы текст воспринимался легче.

Отступы 

Абзацы не должны сливаться друг с другом. Чтобы письмо было более читабельным, отступы должны быть после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью:

  

Ссылки

Чтобы визуально письмо выглядело более привлекательным, лучше ссылки в теле письма оформлять в гиперссылки:

 

Стиль письма

Нам очень нравится книга Саши Карепиной «Искусство делового общения. Законы, хитрости, инструменты», советуем к прочтению.

 

Саша предлагает «измерять» стиль письма по шкале от личного, до формального. Делая замечание, что «Чем больше в письме обнаружится приемов из левой колонки, тем оно будет более личным, а чем более из правой, тем более формальным» 

Какой результат можно получить с помощью внедрения правил этикета деловой переписки?

Сколько писем в день вы получаете? Обычно 20-30, но нередки случаи, когда и 50, и 60. И на каждое письмо мы тратим ресурс внимания — время на то, чтобы понять суть письма и что на него ответить. Если вы будете тратить на понимание цели письма хотя бы на 10-15 секунд меньше (а это можно сделать, если каждое письмо будет с темой, где есть глагол и результат), то экономия на 60 письмах составит 10 минут! Мы привыкли не замечать это время, распыляя его в течение дня, но если собрать его вместе и улучшить, получается именно столько!  

В следующих статьях мы расскажем о том, как выиграть ежедневные драгоценные минуты за счет внедрения правил коммуникаций по Skype, телефону и корпоративному планировщику.  

Эта статья входит в цикл статей об этике коммуникаций. 

Читайте другие статьи цикла:

Этика коммуникаций I. Дресс-код

Этика коммуникаций II. Золотые правила субординации. Часть 1. 10 основных ошибок снижения управляемости организации 

Этика коммуникаций II. Золотые правила субординации. Часть 2. 10 золотых правил субординации 

Приглашаем вас на мастер-класс Сергея Бехтерева Как работать в рабочее время.

Выиграйте с помощью этого тренинга минимум 1 час свободного времени ежедневно!

На мастер-классе вы узнаете:
✓ Как управлять задачами, чтобы все задачи выполнялись на 100% и в срок
✓ Как эффективно готовить и проводить совещания
✓ Как организовать продуктивную работу сотрудников в одном кабинете

Деловая переписка на английском языке: тонкости бизнес-общения

Из этой статьи вы узнаете:

• Какие правила необходимо соблюдать, ведя деловую переписку на английском языке

• Как ведется деловая переписка на английском языке с представителями разных стран

• Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте

• Какие фразы использовать при деловой переписке на английском языке

Современный мир открыт людям, владеющим иностранными языками. Это уже скорее насущная потребность, нежели увлечение. Сотрудничество предпринимателей из разных стран никого не удивляет. Поиску партнёров и поддержанию контактов способствует умение вести деловую переписку. Поскольку в мире бизнеса документам и официальным письмам уделяется особое внимание, обсудим все требования, которым должна соответствовать деловая переписка на английском языке на конкретных примерах.

По каким правилам ведется деловая переписка на английском языке

Очевидно, что умение писать официальные письма на английском языке – важный навык для компаний, работающих с иностранными партнерами. Свободное владение языком, знание деловой этики и делопроизводства могут быть определяющими критериями отбора кандидата на вакантное место в организации.

Проведем условное деление деловых писем на две большие группы:

1. Письма в свободной форме.

2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

Составление писем в свободной форме – более сложная задача, поскольку шаблонные письма требуют лишь соблюдения формы, и чаще всего в организациях разработаны типовые бланки, а также инструкции по их заполнению. Поэтому имеет смысл потратить время и познакомиться с правилами свободного изложения текста. Различные сопроводительные документы, заявки, отчёты и прочие письма, имеющие унифицированную форму, вы освоите в процессе работы.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

Начать знакомство с правилами ведения деловой переписки следует с определения текстовых блоков, содержащихся в деловом письме на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Правый верхний угол отводится под указание сведений об отправителе, которые располагаются в строго определенном порядке без использования знаков препинания.

Реквизиты	Пример
Фамилия и имя	Sobolev Anton
Должность	PR manager
Название компании	T&T Corporation
Номер дома и название улицы	45 Parkovaya St
Город и почтовый индекс	Volgograd 167890
Страна	Russian Federation

Дата

Отступив на три строки вниз, укажите дату составления письма. Правилами деловой переписки допускаются различные форматы написания сведений о времени написания документа:

October 29, 2017.

29 October, 2017.

29th October, 2017.

October 29th, 2017.

29 Oct. 2017.

Использование только числовых обозначений даты – не лучший вариант, поскольку в странах, где говорят на английском языке, могут неправильно прочесть запись вследствие наличия специфичных правил написания такой информации. В частности, отличается порядок указания конкретной даты, месяца и года в Англии и США.

12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия).

12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка).

Реквизиты получателя

Данные адресата размещаются в левой части листа. Перечень сведений и порядок их указания сходен с последовательностью реквизитов отправителя. И все же, некоторые отличия есть.

Реквизиты	Пример
Обращение и фамилия	Mr Alex Colton
Должность	Editor in chief the Daily Mirror
Название компании	J Media UK Ltd
Номер дома и название улицы	15 Stratton Street
Город и почтовый индекс	London W1J 8LQ
Страна	United Kingdom

Обратите внимание на значимость обращения к собеседнику при ведении деловой переписки. В английском языке принят ряд сокращений, призванных продемонстрировать уважительное отношение к собеседнику: мужского пола – Mr, женского пола – Ms. Обращаясь к замужней женщине, принято использовать приставку Mrs, к не состоящей в браке – Miss.

Приветствие

Первое, что прочтет ваш собеседник – адресованные ему приветственные слова. Манера обращения напрямую зависит от того, насколько хорошо вам знаком адресат. Деловая переписка предполагает использование стандартных фраз: Dear Mrs/Ms и фамилия собеседника на английском языке. Если письмо надо написать человеку, чье имя вам не известно, следует воспользоваться словосочетанием Dear Sir or Madam. Адресуя послание нескольким лицам, начните его с фразы: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. В ряде случаев допускается отступление от формальных правил, в частности, обращение по имени: Dear Mary. Обратите внимание: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском варианте – двоеточием.

Английский вариант	Американский вариант
Dear Mr Higgins, I am writing with…	Dear Mr Higgins: I am writing with…

Основная часть

Следующий раздел письма передает суть послания отправителя, поэтому требует особенно тщательной проработки.

Начинается письмо с лаконичного вводного предложения. В случае, когда вы продолжаете уже начатую переписку с деловым партнером, вступление на английском языке может выглядеть так:

Пример	Перевод
This letter is to confirm…	Это письмо – подтверждение того, что…
Thank you for your letter…	Спасибо за ваше письмо…
We acknowledge receipt of your letter…	Подтверждаем получение вашего письма…
With reference to your letter of…	Относительно вашего письма от…

Избегайте употребления сокращенных форм сказуемых I’m, you’re и т.п. при составлении официальных деловых посланий.

Цели и причины вашего обращения должны быть изложены с соблюдением всех правил английского языка и логично приводить к сообщению об ожидании обратной связи. Правильность понимания текста собеседником обеспечивает грамотная разбивка письма на небольшие абзацы, где мысль завершена, без использования красной строки/табуляции. Этот блок рассмотрим позднее на практических примерах.

Заключение

Завершая послание, прибегните к использованию стандартных фраз, выражающих благодарность, заверения в ожидании ответа, предложения сотрудничества, приглашение к последующему общению.

Пример	Перевод
Please acknowledge receipt…	Пожалуйста, подтвердите получение…
If you have any questions, do not hesitate to contact us.	Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
Thanking in advance.	Заранее благодарим.
We value your custom highly.	Нам очень важно сотрудничество с вами.
Please contact us again if we can help in any way.	Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь.
Thank you and we are looking forward to hearing from you.	Спасибо вам, ожидаем вашего ответа.

Подпись

Вежливый тон должен быть выдержан во всех разделах письма. Поэтому перед тем, как указать свое имя, прибегните к принятым в деловой переписке пожеланиям всех благ или выражению уважения. На английском языке подобные фразы выглядят так:

Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику).

Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату).

Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание).

Отделив данную фразу запятой, спуститесь на строку ниже и подпишите документ, а также укажите свои имя, фамилию и должность.

Yours faithfully, Samuel Frankston General Manager Enc. A copy of the license

Yours sincerely, Vadim Grachev Sales Manager Enc. Catalogue

Если вы планируете присоединить к вашему письму какие-либо документы, их перечень указывается сразу после подписи. Правилами деловой переписки предусмотрено использование сокращения Enc., что в переводе с английского языка означает «Приложение» (enclosure), после которого идет перечисление приложенных документов.

Читайте материал по теме: Как написать деловое письмо на английском, чтобы произвести хорошее впечатление

Деловая переписка на английском языке с представителями разных стран

Культурные традиции разных стран порой серьезно различаются, даже если для общения выбран такой универсальный язык, как английский. Эти особенности важно учитывать, ведя переписку с зарубежными партнёрами.

Китай, Япония, арабские страны

В странах азиатского региона и на востоке вежливость ценится особо, поэтому постарайтесь включать в письмо максимально вежливые формы, особенно в начале знакомства. Возможными вариантами, учитывающими правила этикета, могут быть следующие фразы:

• Hope this email finds you well. – Надеюсь, у вас все хорошо.

• Sorry for bothering you. – Прошу прощения за то, что отвлекаю.

• Might I take a moment of your time? – Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… – Я бы был очень признателен, если бы вы могли…

• Could you please be so kind… – Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Вежливость к партнерам следует сочетать с более лаконично составленным текстом:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. – Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь.

• I would appreciate your help in this matter. – Буду признателен за вашу помощь.

• I await a response at your earliest convenience. – Ответьте при первой возможности.

США

Оборотами речи, которые должны присутствовать в письме по правилам этикета, можно пренебречь. Исключение составляют ситуации, когда вашим собеседником является стоящий выше вас коллега или партнер. Четко опишите ситуацию и ваши ожидания. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Вопросы на личные темы в деловой переписке могут иметь место при общении с человеком, который вам знаком. Уточните, как дела у собеседника, как поживает его семья. Это будет воспринято положительно, и отношения с партнером станут более надежными.

Читайте материал по теме: Бизнес-английский по скайпу: за и против

Деловая переписка на английском языке: примеры писем и фразы

Под понятием «официальное письмо» подразумевается большое количество документов, составление которых преследует разные цели. Это может быть запрос, предложение коммерческого характера, жалоба, извинения, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т. п. Данный раздел посвящен обсуждению правил и примеров составления деловых писем на английском языке, используемых клише. Для удобства разделим образцы на группы.

Заявление

Многие планируют трудоустроиться на работу в иностранную компанию. При этом лишь единицы понимают, что даже правильно составленным заявлением можно зарекомендовать себя с положительной стороны. Кроме информации, изложенной ранее в статье, в письме можно использовать различные фразы.

Пример	Перевод
I am writing in connection with	Я пишу в связи с …
With reference to your vacancy …I am sending…	В ответ на вашу вакансию… Я высылаю…
I am writing in response to your advertisement…	Я пишу в ответ на ваше объявление …
As for my experience it includes…	Мой опыт работы включает…
I worked for…as…	Я работал в течение… на должности…
I would like to apply for this job because…	Я бы хотел получить эту работу потому…

Полностью оформленное заявление приобретет следующий вид:

Artem Kosarev

14 Green St

Birmingham B48 7JN

United Kingdom

29 Oct. 2017

Frost logistic ltd

23 Groove St

London WZ2 EA4

United Kingdom

Dear Sirs,

My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper.

I have an experience of work as a computer operator for Trust General Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time.

Thank you for your attention.

Yours faithfully,

Artem Kosarev

Enc. Resume

Запросы и просьбы

Рассматриваемый тип корреспонденции часто используется для получения необходимых документов в деловой переписке. Например, это может быть письмо-просьба о предоставлении дополнительной информации, такой как каталог продукции для ознакомления с образцами и заключения договора. Запрос или просьба на английском языке могут выражаться устоявшимся выражением, используемым в переписке нередко.

Пример	Перевод
This is to request you to grant…	Это просьба/запрос предоставить…
Please inform us …	Просим информировать нас…
We are writing to enquire about …	Мы просим сообщить о…
I would be grateful if you could …	Я был бы признателен вам, если бы вы…
We should appreciate your sending to us …	Мы будем очень признательны, если вы вышлете нам…
Could you please send me …	Не могли бы выслать мне…
Can you give me some information about…	Могли бы вы дать мне информацию о…
Could you send me more details…	Не могли бы вы выслать подробную информацию…

Dear Mr Brams

I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume.

Thank you and I am looking forward to hearing from you.

 Yours sincerely,

Kate Gordon

Sales Manager

T&K Corporation

Читайте материал по теме: Изучение английского языка удаленно – обучение без границ

Жалоба

Если сотрудники контрагента допустили ошибку или услуги по качественным показателям не соответствуют условиям договора, в практике деловой переписки прибегают к составлению претензионных писем. Жалобы и требования формулируют в стиле, предполагающем формальное общение. Допустимо использовать следующие шаблонные выражения на английском языке:

Пример	Перевод
I’m writing to let you know that…	Я пишу, чтобы сообщить…
In this way it ruined all my plans as…	Таким образом, мои планы были нарушены…
I am writing to complain about…	Я пишу, чтобы выразить жалобу на…
I am writing to draw your attention to…	Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к …
I hope I can expect…	Я надеюсь, что могу ожидать…
…to avoid a recurrence of such …	…чтобы избежать повторного случая…
…to claim for compensation…	…требовать возмещения…

Текст письма должен содержать описание произошедшего, предполагаемых причин, могут потребоваться и документы, подтверждающие факт нарушения достигнутых договоренностей.

Dear Ms Melts,

I’m writing to complain about ineffective work of your delivery service.

On the 13th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered has still not been delivered.

I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is causing me considerable inconvenience.

 Yours sincerely,

Bob Murray

Ответы и извинения

Еще один вариант писем – ответные сообщения и извинения на английском языке в деловой переписке. Отвечая на сообщение партнера, поблагодарите его за полученное письмо, тактично объясните причины возникших проблем, изложите возможные варианты выхода из сложившейся ситуации. Приведем примеры фраз, соответствующих стилю делового общения.

Пример	Перевод
Thank you for bringing the problem to our attention.	Спасибо за привлечение нашего внимания к этой проблеме.
We are very sorry to hear that…	Нам очень жаль слышать, что…
Please accept our apologises for…	Просим принять наши извинения за …
You have my assurance that…	Я уверяю вас, что…
Please be assured that we will…	Будьте уверенны, что мы…
To compensate for the inconvenience caused…	Для компенсации причиненных неудобств…

Рассмотрим пример.

Dear Mr Murray,

Please accept our apologies for the recent problems you had regarding our delivery service.

Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow.

To compensate for the inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly.

Sincerely,

Nick Harley
Customer Service Manager

Читайте материал по теме: Собеседование на английском языке: подготовка, вопросы, рекомендации

Деловая переписка на английском языке по e-mail

В межличностном общении электронная почта используется редко, ее место практически полностью занято различными социальными сетями и мессенджерами. Общение с деловыми партнерами – совсем другое дело: рабочие вопросы принято решать посредством телефонного общения и обмена письмами.

Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?

Этот вопрос, как правило, возникает внезапно, специалист не успевает подготовиться заранее, а потому вынужден импровизировать. В ряде случаев это приводит к потере важной информации из-за неверно воспринятых данных.

Необходимо запомнить правила произношения электронного адреса:

• Символ ‘@’ читается как at, ни в коем случае не dog!

• Точка в адресе электронной почты называется dot, а не point, full stop или period .

• Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash — это тире, то есть более длинный вариант hyphen).

• Символ ‘_’читается как underscore, реже: understrike, low dash, low line.

Примеры:

Если в адресе использованы слова, нет смысла читать их по буквам. Это не касается адресов, в составе которых есть имена собственные, трудные по написанию, личные имена и фамилии, случайная последовательность букв. В таких случаях не стоит полагаться на то, что партнер без проблем поймет вас, произносите данные по буквам:

• [email protected] — a l y o n u s h k a at nomail dot net.

Для вашего собеседника могут быть гораздо более известны такие доменные зоны, как com, net, org – произносите их одним словом. Не имеющие такого распространения домены, например, ru, лучше стоит назвать по буквам.

• examp[email protected] — example underscore address at mail dot r u.

Композиция текста email на английском языке

Письмо должно быть более содержательным, чем простое текстовое сообщение, которыми принято обмениваться в мессенджерами или с помощью различных средств связи («text» – обобщенное наименование коротких сообщений, «texting» – процесс переписки). Но не менее важным является и требование четкой формулировки мыслей при соблюдении этики общения.

Вам может пригодиться информация о принятых в английском языке сокращениях по наименованию адресата:

• gov — правительственная организация;

• edu — образовательное учреждение;

• org — организация;

• com — корпорация, компания;

• net — интернет-компания;

• mil — военное ведомство.

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

Составляя письмо, учтите ряд важных правил:

• не пишите весь текст строчными буквами, потому что получателю будет неясно, как расценить данное сообщение;

• не используйте бранных и жаргонных выражений;

• излагайте информацию четко;

• сообщите о наличии прикрепленных файлов, иначе они могут остаться незамеченными вашим собеседником;

• ограничьте применение сокращений и смайлов;

• пишите кратко и лаконично.

Главные составляющие электронного письма:

1. Приветствие — желательно обращаться к собеседнику по имени, если оно вам известно.

2. Вступление — в ситуациях, когда приходится отправлять письмо незнакомому человеку, следует коротко представиться.

3. Цель сообщения — данная часть email отводится под указание причин вашего обращения.

4. Подробности — при наличии каких-либо важных обстоятельств, которые могут повлиять на исход дела, сообщите о них собеседнику по деловой переписке. В случаях, когда вы ожидаете ответных действий от партнера, напишите об этом и постарайтесь, чтобы сообщение было понято однозначно.

5. Подпись — завершите письмо, применив одну из форм вежливости, а затем подпишите его, указав имя, фамилию, если уместно – место и адрес работы, а также контактный номер телефона.

Разберем подробнее приветствие и подпись — они пишутся шаблонно.

Варианты приветствия в электронном письме на английском

В большинстве случаев просто пишут «Hello и имя адресата», например: Hello James.

Более формально: Dear James.

Пусть вас не смущает обращение «Dear» — в формате делового общения это означает «уважаемый/ уважаемая». По правилам английского языка, после слов «hello» или «dear» не надо ставить запятую. Когда предполагаемый адресат неизвестен, например, вы пишете в «HR department» какой-либо компании, напишите «Hello», «Dear Colleagues» (если это коллеги), «Dear All» (группе коллег), «Dear HR department».

Вам могут встретиться такие обращения к незнакомому мужчине или женщине, как: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam в случае, когда пол собеседника неизвестен, либо To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Использование в деловой переписке первых двух выражений не рекомендуется, поскольку вы можете ошибиться с полом адресата, оставшиеся два варианта считаются устаревшими, хотя до сих пор находят применение при общении партнёров на английском языке. Если есть такая возможность, лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу/департаменту (Dear Marketing Department).

В случаях, когда вашим письмом продолжается переписка, либо сообщение будет отправлено знакомому человеку, коллеге, обращение может не предваряться приветственным словом, например, просто «James». Приветствовать друг друга в каждом письме в течение одного дня не обязательно.

Читайте материал по теме: Русские имена на английском языке: пишем и произносим правильно

Как завершить email

Основы деловой переписки на английском языке допускают завершение письма указанием своих имени и фамилии, но лучше добавить какое-нибудь вежливое пожелание собеседнику. Среди самых популярных:

• Best regards! (или просто «Regards!») — С наилучшими пожеланиями!

• Kind regards! — то же самое.

• Best wishes / Warm wishes – то же самое.

Из школьной программы или курса английского языка в институте вы можете вспомнить фразы: «Sincerely yours» или «Faithfully yours», что в переводе звучит как «искренне ваш». В деловой переписке они применяются все реже и считаются излишне формальными и устаревшими. Собственно, как и «искренне ваш» по-русски. А вот фразу «Sincerely» в конце письма можно встретить нередко.

Есть некоторые правила, руководствуясь которыми можно легко составить электронное письмо партнеру:

Упрощайте предложения, избегайте сложных конструкций, нагромождения слов. В деловой переписке всему этому нет места. Цель, которую вы преследуете – максимально четко донести информацию до собеседника. Проанализируйте текст и решите, что именно затрудняет понимание письма, а затем сократите лишнее.

Нет:
You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. – Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да:
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. – Джон Джонсон сейчас работает над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

• Откажитесь от жаргонизмов.

Жаргонные слова и деловая переписка не совместимы между собой. Даже если вы общаетесь с коллегами, которые понимают смысл вашего сообщения, письмо может быть переадресовано совсем другим лицам и вызвать проблемы.

• Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника.

Даже в русском языке есть фамилии, по которым нельзя однозначно определить пол носителя. С английским языком ситуация сложнее: окончания слов ни о чем не говорят, ряд имен могут носить представители обоих полов. Например, сумеете ли вы определить, с кем имеете дело, если имя собеседника Jody Jonson?

Чтобы с достоинством выйти из ситуации, заблаговременно расспросите коллег, найдите аккаунт интересующего человека в социальных сетях, постарайтесь найти о нем информацию. Перепутав Mr Johnson с Mrs Johnson, вы поставите себя в неловкое положение.

• Откажитесь от шуток и личных комментариев.

Не будьте излишне формальным, но будьте профессионалом. Ошибкой будет использование в деловой переписке шуток, сарказма в общении с англоязычными партнерами. Вы можете показаться бестактным, остаться непонятым. Важно ясно и конкретно излагать суть сообщения.

• Уберите предлоги там, где это возможно.

Избыток предлогов усложняет восприятие текста и создает эффект «воды». К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy – «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting – «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Подбирайте синонимы слов, в которых отсутствуют предлоги. Сравните: generate вместо come up with (придумать), determine вместо find out (выяснить).

• Избегайте восклицательных знаков.

Текст не передаёт эмоционального состояния отправителя корректно, поэтому использование восклицательного знака может быть ошибочно воспринято как повышение тона.

Пытаясь обратить внимание собеседника постановкой большого количества восклицательных знаков, можно добиться обратного эффекта: важные нюансы ускользнут от внимания.

• Ограничьтесь пятью предложениями.

Известное высказывание Гая Кавасаки гласит: если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени. Воспользуйтесь им как действенной рекомендацией.

• Используйте короткие слова, предложения и абзацы.

Подумайте о том, как ваш собеседник будет читать сообщение. Вполне возможно, что он воспользуется телефоном или планшетом, и длина текста будет играть значительную роль в том, как скоро вы получите ответ. Если написанное вами письмо достаточно лаконично, весьма велики шансы, что его очень быстро прочитают, так что умение кратко излагать мысли – ваше преимущество.

Простота текста – ещё один ваш союзник. Не перегружайте своего собеседника по деловой переписке лишней информацией. Прежде всего, это не выгодно вам. Чем запутаннее вы пишете, тем труднее понять суть сообщения.

Нагромождение терминов может быть не только избыточным, но и показаться излишне высокомерным. И уж совсем неприятно, если при этом вы употребите слово не в том значении.

• Откажитесь от страдательного залога.

Нет: The information was sent me by Peter – Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information – Петр отправил мне эту информацию.

• Используйте списки.

Если вас интересует мнение партнера по деловой переписке, какая из альтернатив должна быть выбрана, предложите ему варианты в виде пронумерованного списка. Так можно избежать односложного ответа, непонятного вам. Чтобы ваш собеседник дал быстрый и точный ответ, он должен получить короткий и понятный текст сообщения. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других случаях списки структурируют текст и помогают пониманию.

• Поставьте дедлайн.

Есть разные способы заострить внимание собеседника на значимости срока ответа. Укажите в письме конкретную дату, до которой необходимо получить отклик.

• Излагайте в теме суть письма.

Думайте о человеке, с которым ведёте переписку. Открывая почту и видя там не менее двадцати писем различной тематики, что должен понять адресат о цели вашего сообщения? Изложите тему письма так, чтобы даже беглого просмотра было достаточно, чтобы уловить, о чем оно. Плохая идея – писать абстрактные и оторванные от самого письма темы вроде «Please read it», «Important», «Hi». Пишите конкретнее: «Booking Approval», «Flight Delayed to 12:00 a.m.», «Orientation at 9:00 on Tuesday», «Schedule for May».

• Будьте вежливы.

Деловая переписка на английском языке ведётся с соблюдением требований этикета. Помните о том, что общаться с людьми невежливыми не очень приятно, а в мире бизнеса и без этого достаточно сложностей.

Пропустив такое, казалось бы, не несущее смысловой нагрузки слово «please», можно построить фразу, больше напоминающую приказ, что лишь усугубит эмоциональную сухость письма.

• Send me the annual report. — Пришли мне годовой отчет (приказ).

• Please, send me the annual report. — Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Приказной тон совершенно неприемлем, когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90 % писем в деловой переписке).

• Если нужно, структурируйте письмо.

Какую бы информацию вам ни пришлось излагать, поработайте с текстом, выделите его структурные элементы. Создайте в тексте список там, где он уместен.

• Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Некоторые письма оставляют в недоумении: автор уведомил о каком-либо факте или ожидает встречных действий от получателя? Если подразумевается, что после прочтения собеседник должен ответить, переслать сообщение, сделать что-либо еще, убедитесь, что формулировка письма содержит четкие указания на этот счет.

• Проверяйте письмо перед отправкой.

Прежде чем отправить письмо, прочитайте его еще раз. Важно убедиться, что сообщение составлено по всем правилам этики, не содержит двусмысленных положений, оно краткое и понятное. В деловой переписке вполне допустимы неочевидные ошибки, например, наличие лишней запятой. Это не критично, даже многие носители английского языка не могут похвастаться стопроцентной грамотностью. Однако это не касается грубых неточностей и опечаток – их быть не должно.

• Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Работа в компании предполагает также и возможность обмена опытом. Важно поучиться у коллег и ознакомиться с образцами писем именно потому, что часто разным организациям присущи собственные правила, в соответствии с которыми ведётся переписка с бизнес-партнерами. К тому же, так вы гораздо быстрее научитесь составлять письма.

Читайте материал по теме: 17 причин, почему важно знать английский язык

Деловая переписка на английском языке без ошибок + полезные фразы

Приветствие на английском языке в деловой переписке не обязательно составляется с использованием шаблонных слов. Начать или закончить письмо можно так:

I hope you are doing well — Надеюсь, у вас все хорошо. Широко используемый аналог фразы «How are you?». Если ваше приветствие должно носить более формальный характер, напишите: I hope this email finds you well.

I just wanted to update you on… — Я просто хотел дополнить, что… Таким образом вы сумеете обратить внимание собеседника на некоторые важные моменты, которые были ранее упущены.

 I just wanted to let you know that… Я просто хотел сообщить вам, что… Воспользовавшись данной фразой, можно не только дополнить уже известную информацию, но и начать письмо о значимых деталях, касающихся рабочих моментов.

FYI — сокр. от For Your Information. Данная фраза означает «примите к сведению». О необходимости избегать сокращений уже говорилось ранее. Допустимо сокращать слова при обсуждении рядовых вопросов в переписке с коллегами. Если письмо адресовано незнакомому вам человеку или клиенту, пишите фразы полностью.

Please find (see) attached — в буквальном переводе фраза звучит как «найдите во вложении». В действительности, ею вы дадите понять собеседнику, что к письму прилагаются иные документы. Например: Please find attached the report — Доклад во вложении.

For futher details — означает «более подробно», «за более подробной информацией». Фраза удачно сочетается со ссылками и уместна в конце делового письма: For futher details please contact my assistant — За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.

I look forward to your reply / hearing from you —Жду (с нетерпением) вашего ответа. Данной фразой вы заостряете внимание собеседника на том, что ждёте обратной связи.

Thank you for your time — Спасибо за то, что уделили мне время. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

Виды деловых писем — научим писать по примерам и содержанию

В данной статье вы найдете информацию, которую мы рекомендуем знать для того, чтобы грамотно работать при помощи писем в непростых деловых ситуациях: ситуациях нарушения деловых интересов сторон. Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы. Практические примеры, правила деловой переписки помогут лучше понять, как должно выглядеть то или иное письмо, какую должно иметь структуру.

 Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:

• Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
• Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
• Грамотное и логичное оперирование фактами

Стиль письма в «трудных»  письмах может быть официально-деловым или доверительно-деловым.

Особенности официально-делового стиля

• Внутренняя позиция – от лица компании
• Отсутствие эмоций
• Преобладание страдательного залога («рассмотренный нами» – вместо «мы рассмотрели» «высланный мною» вместо «я выслал» и т.д.)
• Преобладание официальных клише (данный, вышеобозначенный, отвечая на ваш вопрос относительно…,  приняв во внимание, в настоящее время, имеющий место факт и т.д.)

Особенности доверительно-делового стиля

• Внутренняя позиция – не только/не столько от лица компании, но и от себя лично
• Наличие эмоций и указание на них (мы обеспокоены , мне крайне неприятно, это вызывает у нас беспокойство/сомнение/недоумение)
• Вместо официальных клише – простые словесные конструкции: «рассмотрев ваше предложение» – «мы рассмотрели ваше предложение» «приняв во внимание условия договора» — «мы действуем в рамках условий договора»

Виды деловых писем: письмо-просьба

Письмо-просьба становится «сложным», когда:

• Есть необходимость что-то получить от адресата
• Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
• Есть необходимость выдержать позицию взаимного выигрыша  (делового равноправия): не скатиться в позицию «бедного просителя» (пассивность) и не демонстрировать «грубый напор» (агрессия)

Образец письма-просьбы

От кого: Мария

•это не спамКому: Михаил

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Михаил, добрый день!

Обращаюсь к Вам по поводу нарушений сроков отправки документов по клиенту ХХХ.

Согласно нашей договоренности (переписка ниже) в срок до 01 апреля вы должны были выслать в мой адрес все  перечисленные в письме ниже документы: (перечислены документы) . К сожалению, ни один документ мною до сих по не получен.

Я допускаю, что задержка с отправкой  имеет объективные основания (т.к.  прежде все наши договоренности точно исполнялись) .  Тем не менее сейчас  точность в соблюдении сроков отправки документов для нас является особенно важной (в связи с сроками контракта с клиентом «У»).  Я  искренне надеюсь, что Вы возьмете ситуацию под контроль,  и до 5 апреля включительно я получу все перечисленные мною документы.  

Спасибо!

 С уважением,

Мария Петрова

Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Виды деловых писем: письмо-претензия

Сложности написания письма-претензии:

• Есть факт нарушения договоренностей
• Есть собственная эмоциональная «включенность»
• Есть необходимость что-то получить от адресата
• Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
• Есть необходимость выдержать позицию взаимного уважения и выигрыша (делового равноправия), показать свое отношение, продемонстрировать силу, но не «перегнуть палку» 

Особенно важно учитывать в таких случаях правила делового письма.

Образец письма-претензии

От кого: Мария

Кому: Андрей

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Андрей,

ценя наше продуктивное взаимодействие и позитивное деловое общение с вашей компанией, тем не менее,  вынуждена обратиться к Вам с этим письмом. Также вынуждена обратить Ваше внимание на то, что письмо носит характер официального предупреждения.

1.На сегодняшний день имеет место систематическое несоблюдение вами сроков отправки документов (в файле № 1, прилагаемому к данному письму, перечислены:- документы, не высланные вами в срок по текущему месяцу; в файле № 2  — все случаи задержки вами документов за последние два квартала).

2. Данный факт является нарушением оговоренных и прописанных условий партнерства, закрепленных между нашими компаниями (см. п.3.2. Договора № 52  от 22.09.2008).

3. Систематическое несоблюдение ООО «Микс» сроков подачи документов является существенным нарушением  установленного порядка взаимодействия. Это  оборачивается сбоями в протекании отлаженных бизнес-процессов и ставит под угрозу их эффективность. Поэтому мы вынуждены вынести  это официальное предупреждение и уведомить о следующем. При очередном повторении ситуации с несвоевременным предоставлением вами комплектов документации  мы оставляем за собой право поднять вопрос о расторжении Договора  о сотрудничестве ( в соответствии с п. 7.7 Договора № 52  от 22.09.2008).

Андрей, мы заинтересованы в совместной работе. Однако систематическое несоблюдение вами условий партнерства существенно осложняет работу и ставит под угрозу ее успешность. 

Убедительно прошу Вас в срок до 5 апреля включительно выслать в мой адрес все документы, перечисленные мною в приложенном файле № 1.

С уважением,

Мария Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Мария Петрова

Письмо-отказ

Письмо- отказ — адрес просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность написания письма-отказа?

• Мы не можем пойти на уступки адресату
• Нам неприятно отвечать отказом
• Нам важно сохранить благорасположение и лояльность адресата

Как эти трудности преодолеть?

• Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию
• Полезно знать, что «смягчает» звучание письма-отказа 

Образец письма-отказа

Добрый день, Владимир!

Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати компании ООО «БИ Технология».

Предложенная вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.

Затраты по рискам, от которых избавляет  ваш проект, в данный момент меньше затрат по вашему проекту.

 Поэтому, не смотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.

С уважением,

Сергей Иванов

Начальник отдела ххх

ООО «БИ Технология»

Будем рады, если данная информация о видах деловых писем  окажется вам полезной  в вашем деловом общении!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

5 видов деловых документов | Малый бизнес

Автор: Дженис Тингум Обновлено 1 февраля 2019 г.

Компания использует документы для общения, ведения бизнеса и анализа своей производительности. Деловые документы варьируются от коротких сообщений электронной почты до сложных юридических соглашений. Одни документы готовят сотрудники и владельцы бизнеса, другие — профессионалы, не работающие в компании, например, бухгалтеры и юристы. Поскольку документы служат доказательством деятельности организации и на них можно ссылаться в течение многих лет, важно, чтобы они были хорошо написаны.

Электронная почта и меморандумы

Сотрудники обычно используют электронную почту для передачи информации друг другу. До того, как электронная почта стала распространенной, меморандумы использовались для внутриофисных сообщений. Заметки по-прежнему используются в ситуациях, когда сообщение предназначено для сопровождения определенного файла, и в случаях, когда требуется больше конфиденциальности, чем электронная почта.

И памятка, и электронное письмо идентифицируют отправителя и получателя и содержат строку темы. Текст отформатирован в один или несколько абзацев.

Деловые письма для внешнего общения

Деловые письма используются для общения с людьми вне офиса.В число получателей могут входить клиенты, коллеги из других предприятий, поставщики услуг, профессионалы, которые консультируют компанию, правительственные чиновники и соискатели вакансий. Деловое письмо обычно форматируется в блочном стиле, в котором все элементы письма, кроме фирменного бланка, выровнены по левому полю.

Его можно отправить по электронной почте или доставить по почте. Если письмо отправляется в тексте электронного письма, отправитель включает свое имя, должность и контактную информацию внизу письма.

Бизнес-отчеты для передачи информации

Бизнес-отчеты содержат информацию в более формальном и обычно более длинном, чем письмо, формате. Отчеты охватывают множество тем, таких как соответствие требованиям безопасности, показатели продаж, финансовые данные, технико-экономические обоснования и маркетинговые планы. Они могут включать статистику, диаграммы, графики, изображения, тематические исследования и результаты опросов. Некоторые отчеты публикуются в интересах инвесторов. Если отчет является периодическим, например ежемесячный отчет о продажах, используется шаблон для удобства и для сравнения с предыдущими отчетами.

Транзакционные документы для ведения бизнеса с клиентами

Компания использует документы для ведения бизнеса со своими клиентами. Чтобы сэкономить время, эти документы могут быть отформатированы в виде формы, такой как бланк заказа, передаточная страница, счет-фактура или квитанция. Типы используемых транзакционных документов несколько различаются в зависимости от характера бизнеса. Например, страховой агент создает заявки на страхование и полисы, а кредитор использует заявки на получение ссуды и ипотечные документы.

В одних сферах предприятия заключают соглашения и контракты с другими; эти документы могут быть составлены юристом компании.

Финансовые документы для управления бизнесом

Бизнес использует финансовые документы, чтобы не выходить за рамки своего бюджета, готовить бюджетные предложения и подавать налоговые декларации. Эти документы включают в себя квитанции, отчеты о заработной плате, оплаченные счета, банковские выписки, отчеты о прибылях и убытках, балансы и формы налоговой отчетности. Эти документы может подготовить бухгалтер компании.

Владелец бизнеса использует эти документы для определения финансового успеха компании и выявления непродуктивных областей.Глава отдела может использовать финансовые документы для подготовки бюджетного предложения.

4 типа стилей делового письма [и когда их использовать]

Мир делового письма может показаться огромным. Кажется, что в каждом офисе есть разные документы, каждый со своими индивидуальными шаблонами и отраслевой направленностью. Различные сценарии требуют разных форм делового письма. Однако бесчисленные документы можно разделить на четыре основные категории стилей.

Каждая категория имеет свою общую цель.Исходя из цели, каждый из множества деловых документов попадает в эти четыре широких сегмента. Понимание этих концептуальных разделов поможет вам принять решение о выборе документа и его цели.

1. Обучающие деловые письма

Деловое письмо с инструкциями предоставляет читателю информацию, необходимую для выполнения задачи. Задачу может потребоваться выполнить немедленно, или ее можно будет использовать в будущем.

Этот тип документа должен разбивать процесс на шаги, понятные читателю.Письменный отчет должен учитывать знания читателя об области, объеме задачи, а также учитывать вариации или потенциальные проблемы.

Примеров инструктивного делового письма:

• Руководство пользователя : руководство, позволяющее покупателю использовать продукт. Эффективные руководства пользователя имеют решающее значение для хорошего пользовательского опыта и счастливых клиентов. Руководства пользователя часто считаются частью технического письма, которое тесно связано с деловым письмом.
• Спецификации : технический документ, в котором описывается продукт или процесс, позволяющий создавать или реконструировать его незнакомым, но знающим пользователем, обеспечивая эффективное распространение.
• Заметка : короткое уведомление о новой информации, предоставленной большой группой в организации. Памятка может включать прямые инструкции или быть справочником о том, как выполнять будущие задачи.

2. Информационная деловая переписка

Не все деловые письма требуют действий. Большой том написан для справки или записи. В эту категорию могут входить менее привлекательные, но все же важные документы.

Точная и последовательная запись деловой информации важна для оценки прогресса, прогнозирования будущей работы, а также для соблюдения юридических и договорных обязательств.

Примеров деловой переписки:

• Отчет: Возможно, основная часть информационного письма — это написание отчета. Организации полагаются на отчеты, чтобы действовать, передавать деловую и техническую информацию, фиксировать выполненную работу, регистрировать инциденты, завершать проекты и рекомендации и действовать в качестве архива. Хорошо составленный отчет позволяет читателю легко понять содержание и, если возможно, принять обоснованное решение.
• Финансы: документов, описывающих финансовое состояние компании.Эти отчеты предоставляют финансовую картину компании за определенный период.
• Протокол: Краткое изложение протокола собрания. Запись обсуждений, решений и заданий для участников и других лиц.

3. Убедительное деловое письмо

Когда люди думают о деловом письме, они часто думают о категории убедительного письма. Эти документы обычно связаны с продажами. Убедительное письмо может быть прямым, с акцентом на конкретный предмет, или косвенным, с упором на развитие отношений с клиентом.

Цель состоит в том, чтобы двояко: передать информацию и убедить читателя в том, что представленная информация предлагает наилучшую ценность. Текст написан, чтобы произвести впечатление на читателя и повлиять на его решение.

Примеры убедительного делового письма:

• Предложения: в этих документах излагается предложение продукта или услуги конкретному потенциальному клиенту. В предложении обычно представлен обзор проекта, преимущества, сроки, затраты и компетенция.
• Электронное письмо по продажам: электронное письмо, адресованное большому количеству людей с целью продвижения продукта или услуги.Узнайте, как написать коммерческое письмо.
• Пресс-релиз: текст, написанный для журналистов и СМИ, представляющих новую информацию. Текст призван убедить читателя поделиться контентом через свои каналы.

4. Транзакционные деловые письма

Повседневное общение подпадает под транзакционное деловое письмо. Большая часть этого письма отправляется по электронной почте, но также включает официальные письма, формы и счета-фактуры. Простой способ быстро улучшить свое деловое письмо о транзакциях — это пройти онлайн-курс.

Эти документы используются для выполнения общих операций. Они также используются для передачи хороших и плохих новостей, часто связанных с процессами управления персоналом.

Примеры транзакционного делового письма:

Напоминания о стилях для профессионального письма

Хотя цель документа меняется, суть делового письма — нет. Вот несколько полезных напоминаний о стиле.

• Эффективное профессиональное письмо написано с четко определенной аудиторией и целью.Это письмо, ориентированное на результат. Текст помогает читателю что-то сделать или узнать.
• Стиль письма должен быть кратким, актуальным и понятным. Избыточным формулировкам, жаргону или посторонней информации нет места ни в каком деловом письме. Каждый элемент документа поддерживает сообщение цели читателю.
• Конечно, хорошее письмо не содержит грамматических и орфографических ошибок и неточной информации.

Каждый бизнес-документ относится к одной из этих четырех категорий.Определив категорию, вы лучше поймете цель своего документа. Это понимание улучшит ваше деловое письмо.

Как лучше писать деловые документы

Я зарабатываю на жизнь как писатель, а это значит, что, очевидно, важно, чтобы я знал, как связать несколько предложений.

Ты? Может быть, вы не зарабатываете на жизнь письменным словом. Но означает ли это, что вам не обязательно иметь хорошие письменные коммуникативные навыки? Точно нет.

Знание того, как писать эффективно, необходимо независимо от того, на какой должности вы находитесь. Фактически, исследование, проведенное Национальной ассоциацией колледжей и работодателей, показало, что 73,4 процента работодателей хотят кандидата, обладающего прочными письменными коммуникативными навыками. .

В этом есть смысл. В конце концов, на какой бы должности вы ни работали, вы будете много писать на рабочем месте. От электронных писем до официальных деловых документов вам нужно будет уметь общаться в письменной форме.

Поскольку мы уже обсуждали, как писать эффективные электронные письма, давайте сосредоточимся на второй части головоломки: бизнес-документах.

Хотите узнать больше?

Поднимите свои мягкие навыки на новый уровень с помощью нашей всеобъемлющей (и бесплатной) электронной книги!

Что такое бизнес-документы?

Проще говоря, деловые документы — это материалы, которые представляют вас, ваш отдел и / или вашу компанию — будь то внешние стороны или другие заинтересованные стороны в вашей организации.

Это довольно широкое определение. Итак, чтобы не усложнять задачу, вы можете думать о деловых документах как о любом официальном документе, который используется в деловых целях. Это так просто, что почти глупо, правда?

Есть множество разных вещей, которые могут попасть в эту категорию. Но вот несколько общих вещей, которые считаются деловыми документами:

• Официальные письма или служебные записки
• Финансовые документы
• Бухгалтерские документы
• Отчеты
• Предложения
• Бизнес-планы
• Документация по обслуживанию клиентов
• Операционная документация
• Итоги встречи

Список можно продолжать и продолжать — существует множество различных деловых документов.

Некоторые люди могут даже рассматривать такие вещи, как счета-фактуры, как бизнес-документы. Это не обязательно будет неправильно. Но для простоты мы сосредоточимся на деловых документах, которые требуют немного большего количества написания с вашей стороны.

Как лучше писать деловые документы

Такие документы не только представляют вашу компанию, но, если вы их пишете, они также служат вашим представлением.

Имея это в виду, понятно, что вы хотите хорошо поработать, собирая вместе такие материалы.Но они кажутся вам формальными и устрашающими, и вы чувствуете, что здесь слишком далеко.

Пока не нужно паниковать и начинать лихорадочно искать в Google общие шаблоны. Вот несколько ключевых советов, которые помогут вам лучше писать деловые документы, независимо от того, над чем вы работаете.

1. Начните с контура

Деловой документ — это не ваш дневник, а это значит, что он не должен быть потоком сознательного письма. Чтобы он был эффективным, он должен быть хорошо организован и хорошо структурирован.

«Ошибка, которую делают многие люди, они начинают писать раньше времени. Они прорабатывают мысли во время написания, что делает их письмо менее структурированным, извилистым и повторяющимся », — сказал Брайан Гарнер, автор книги HBR Guide to Better Business Writing.

Ошибка, которую допускают многие люди, — они начинают писать раньше времени. Они прорабатывают мысли во время написания, что делает их письмо менее структурированным, извилистым и повторяющимся.

Самое разумное, что вы можете сделать, — это начать с наброска вашего бизнес-документа.Для начала задайте себе эти два важных вопроса:

1. Какова цель этого документа?
2. Кто прочитает этот документ?

Вам необходимо хорошо понимать эти две вещи, чтобы правильно организовать и адаптировать информацию, которой вы будете делиться.

Всегда помня об этих вопросах (если нужно, приклейте перед собой стикер с этой информацией!), Вы можете начать думать о том, как вы должны структурировать информацию.

Во многом так же, как вы это делали, когда писали исследовательскую работу в старшей школе или колледже, ваша цель здесь состоит в том, чтобы вычеркнуть голые кости из того, чем нужно поделиться.

Это может показаться ошеломляющим, особенно когда у вас есть много информации, которую нужно обсудить. К счастью, вы можете разбить процесс на более управляемые шаги:

1. Создание идей : перечислите основные моменты всего, что необходимо обсудить в документе.
2. Организовать : Сгруппируйте все похожие идеи вместе — независимо от того, используете ли вы цветовое кодирование, копирование и вставку или какой-либо другой метод полностью.
3. Структура : Расположите информацию в логическом порядке, чтобы самая важная информация находилась в начале (подробнее об этом позже).

Когда у вас есть набросок плана на бумаге, прочтите его и посмотрите, логичен ли этот порядок. Если нет, перемещайте вещи, пока не получите иерархию, которая имеет наибольший смысл.

2. Не закапывайте свинец

Вы слышали это выражение раньше? Это популярно в писательском мире. По сути, это означает, что вы не хотите зарывать самую важную информацию глубоко в своем письме.

В случае деловых документов это означает, что вы не хотите начинать с кучи пустяков. Это не сценарий или роман — вам не нужно вводить персонажей или вызывать предвкушение.

Фактически, почти без исключений, деловые документы должны быть максимально упрощенными и простыми.

Как ни парадоксально это может показаться, вам нужно сразу начать с мелочей. Часто это похоже на начало с заключения, а не на красивое или привлекающее внимание вступление.

При традиционном повествовании или презентациях поток общения часто выглядит следующим образом:

Вы начинаете с привлекающего внимание вступления, а затем ведете людей по пути к заключению.

Но для большинства деловых документов вы хотите, чтобы поток информации выглядел почти прямо противоположным этому:

Поскольку не все будут читать документ полностью (хорошо, что вы потратили часы на его совершенствование, верно?), Вы не хотите начинать с ненужной информации и дополнений — вам нужно сразу перейти к хорошему.

Для более длинных деловых документов (мы говорим больше, чем страница) это обычно означает включение в верхнюю часть своего рода краткого обзора, часто называемого «кратким изложением». Здесь вы должны включить наиболее важную информацию, представленную в этом документе.

«Помните, что краткое изложение — это не оглавление или сообщение о цели документа». Сводное резюме должно быть написано так, чтобы, если получатель читал только это, он прочитал самую важную часть », — объясняет Уилл Кричлоу в своем посте для Distilled.

Помните, что краткое изложение — это не оглавление или официальное сообщение о цели документа. Краткое изложение должно быть составлено так, чтобы получатель прочитал только это, а значит, прочитал самую важную часть.

3. Используйте активные глаголы

Давайте посмотрим правде в глаза — сколько бы смазки вы ни вложили, этот документ, вероятно, не будет восприниматься как триллер. Деловые документы обычно бывают довольно сухими и мягкими.

Однако есть одна небольшая языковая уловка, которую вы должны использовать, чтобы не только сделать ваши документы немного более интересными, но и сделать их как можно более краткими (что, как вы узнаете чуть позже, также важно!) .

«Стремитесь к активному, а не пассивному голосу», — объясняет Кристина ДеМарэ в статье для Inc.

Что именно это означает? Вот простой пример. Вместо:

Презентацию провела Мишель.

Вы бы сказали:

Мишель провела презентацию.

Видите, насколько это кажется более прямым и, ну, активным? Это небольшое изменение может сделать ваши бизнес-документы более понятными.

СОВЕТ: Костер также рекомендует использовать очень простую структуру предложения (подлежащее → глагол → объект) в вашем деловом письме, чтобы все было просто и легко читалось.Приведенный выше пример в точности повторяет эту структуру:

• Тема: Мишель
• Глагол: доставлен
• Объект: презентация

4. Держитесь подальше от жаргона

Этот короткий и милый.

Наполнение документа всевозможными отраслевыми жаргоном и причудливыми аббревиатурами может заставить вас почувствовать себя образованным и хорошо осведомленным. Но на самом деле это просто загромождает ваш документ.

Вспомните один из тех первых вопросов, на которые вам нужно было ответить: Кто будет читать этот документ?

Это кто-то за пределами вашего отдела или даже вне вашей отрасли? Если так, то этот жаргон в конечном итоге только запутает и расстроит их.

Даже если вы уверены, что этот документ будет использоваться только внутри вашего отдела, все же разумно держаться подальше от излишнего отраслевого жаргона. Говорить то, что вы имеете в виду, прямо и прямо всегда лучше в долгосрочной перспективе.

СОВЕТ: Прежде чем доработать этот документ, подумайте о том, чтобы кто-нибудь за пределами вашего отдела прочитал его (при условии, что это не конфиденциальная информация!). Есть ли части, которые его или ее смущают? Это показатель того, что вам, возможно, придется переделать вещи, чтобы сделать их еще проще.

5. Будьте короче

Мы уже говорили, что чтение деловых документов может быть более скучным, чем наблюдение за высыханием краски. Так что, скорее всего, это означает, что люди не будут готовы читать что-то размером с Война и мир .

Хуже того, мы все плохо сосредоточены. Одно исследование утверждает, что в среднем продолжительность концентрации внимания человека составляет всего восемь секунд.

Есть ли у вас шанс полностью усвоить ваш документ за восемь секунд или меньше? Возможно нет.

Но, даже в этом случае, вы должны сделать своей целью сделать вещи как можно короче, но при этом предоставить всю необходимую информацию.

Слишком долго, и у вас наверняка останутся глаза читателя.

СОВЕТ: Пока вы работаете, постарайтесь упростить просмотр документа. При необходимости используйте короткие абзацы, заголовки и маркеры. Чем он организованнее и проще, тем легче вам будет удерживать внимание людей.

6.Шаблоны сохранения

Скорее всего, есть определенные документы, которые вы будете создавать снова и снова. Итак, зачем вам тратить время на изобретение велосипеда каждый раз?

Если вы хотите быть одновременно эффективным и результативным, создавайте шаблоны для документов — будь то отчет или письмо, например, — которые вы составляете на регулярной основе. Это полезно по нескольким причинам:

1. Это экономит ваше драгоценное время — то, чего нам всем не хватает.
2. Это поможет вам оставаться последовательным, гарантируя, что гайки, болты и форматирование находятся на месте без каких-либо дополнительных усилий.

Думаете, это сложно? Подумай еще раз. Microsoft Word (который, как я могу представить, вы используете для большей части написания) упрощает сохранение шаблонов для использования в будущем.

Все, что вам нужно сделать, это внести необходимые изменения в ваш документ (изменить форматирование так, как вам нравится, и добавить любую графику или текст, которые вы хотите отобразить!). Затем зайдите в «Файл», а затем «Сохранить как шаблон». Назовите свой шаблон соответствующим образом.

Когда вы начинаете новый документ, вы просто нажимаете «Файл», «Создать из шаблона», а затем выбираете свой шаблон из этого списка.

Вот так, у вас уже есть все эти важные вещи. Легко, правда?

Используете другую версию Word или хотите добавить дополнительные инструкции? Microsoft предоставляет множество деталей, чтобы помочь вам сэкономить время и избежать ошибок.

Пора писать более качественные деловые документы

Вы когда-нибудь подпрыгнете от радости при мысли о необходимости создать какой-нибудь деловой документ? Возможно нет. Но, обладая правильной информацией, вы, по крайней мере, сможете создать что-то краткое и эффективное.

Напомним, что независимо от конкретного документа, над которым вы работаете, вам необходимо:

• Начните с контура.
• Поместите самую важную информацию в начало.
• Используйте активные глаголы.
• Избегайте жаргона.
• Будьте как можно более краткими.
• Сохраняйте шаблоны для часто создаваемых документов.

И, конечно же, мы не можем забыть волшебство корректуры. Прежде чем передать свой документ кому-либо еще, потратьте время на то, чтобы прочитать его самостоятельно и найти любые вопиющие ошибки.

Хотите еще один отличный совет, который поможет вам обнаружить свои собственные ошибки? Чтение документа в обратном направлении от конца к началу поможет вам сосредоточиться на каждом отдельном предложении и выявить любые досадные опечатки или грубые ошибки.

Хотите узнать еще больше советов по деловому письму? Ознакомьтесь с нашим курсом делового письма.

Получите навыки межличностного общения, необходимые для успеха

Начните обучение бесплатно с курсами GoSkills

Начать бесплатную пробную версию

Как отформатировать бизнес-документ

Урок 11: Как отформатировать бизнес-документ

/ ru / business-communication / how-to-a-clear-business-memo / content /

Как отформатировать деловой документ

Форматирование бизнес-документа может показаться сложной задачей, но мы здесь, чтобы повысить вашу уверенность.Немного попрактиковавшись, вы сможете сделать свой документ организованным и профессиональным.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать несколько советов по форматированию деловых документов.

Ваша компания может использовать свой собственный стиль для форматирования своих документов, например, с использованием определенного шрифта или цветовой схемы. В таком случае стиль вашей компании всегда должен иметь приоритет над советами из этого урока.

Будьте проще

При работе с важными деловыми темами может возникнуть соблазн оформить документ в декоративной и сложной форме.Однако ключ к эффективному форматированию — сохранять простоту , даже если тематика вашего документа огромна и сложна.

Простое форматирование позволяет самому контенту быть в центре внимания, делая ваш документ легким для чтения и навигации. В конце концов, если форматирование отвлекает внимание от контента, оно не выполняет свою работу.

Основы форматирования

Простое и эффективное форматирование начинается с нескольких ключевых советов, которые можно применить практически к любому деловому документу:

• Используйте традиционных шрифтов, , например Times New Roman или Arial.
• Выровнять по левому краю текста.
• Используйте с одинарным интервалом абзацев .

Чтобы узнать больше о форматировании текста, просмотрите наш урок по выбору шрифтов для бизнес-документов или обратитесь к нашему руководству по Word 2016.

При использовании этих советов помните, что должно быть последовательным во всем документе. Чтобы понять, как непоследовательность может навредить вам, взгляните на приведенный ниже пример делового письма. Шрифт меняется четыре раза, текст сдвигается с одинарного двойного интервала, а выравнивание изменяется дважды.Это не выглядит профессионально, правда?

Разные типы документов

Имея несколько типов бизнес-документов, помните, что каждый из них может иметь уникальные потребности в форматировании. Например, для бизнес-отчетов могут потребоваться номера страниц или титульный лист, а для заметок может потребоваться фирменный бланк вашей компании. Всегда помните о потребностях вашего типа документа при форматировании, и вы лучше обслужите свою аудиторию.

Чтобы узнать больше о различных типах документов, просмотрите наши уроки по деловой электронной почте, служебным запискам, отчетам и письмам.

Использование графики

Если вы используете в документе графические изображения и диаграммы, убедитесь, что они четкие и разборчивые. Хотя вам следует использовать столько графики, сколько необходимо, не добавляйте ее только для украшения. В противном случае дополнительные визуальные эффекты могут занять место в документе и похоронить ваше сообщение.

В следующем примере единственная графика — это легко читаемая диаграмма, которая не занимает доминирующее положение на странице.

Правильное форматирование бизнес-документа может существенно повлиять на качество вашей работы.Найдите время, чтобы отформатировать и систематизировать свое сообщение, и оно будет профессиональным, четким и эффективным.

/ en / business-communication / choice-fonts-for-business-documents / content /

деловых писем | Техническое письмо

Деловые письма — это письменные сообщения человеку или группе в профессиональной среде. Деловые письма используются, когда писатель хочет быть официальным и профессиональным. Письма могут различаться по длине в зависимости от цели, цели и содержания письма.Письмо может быть адресовано любому, включая, помимо прочего: клиентов и заказчиков, менеджеров, агентства, поставщиков и других сотрудников или организаций бизнеса. Важно помнить, что любое деловое письмо — это юридический документ между заинтересованными сторонами. Эти документы могут храниться до семи лет, поэтому важно, чтобы вся информация была честной и законной.

Разница между деловым письмом и другими письмами

Главное, что отличает деловое письмо от других писем, — это то, что деловое письмо является юридическим документом.Автор может быть привлечен к ответственности за все, что написано в письме. Например, если в деловом письме указано, что проект будет завершен к определенной дате, проект по закону должен быть завершен к этой дате. Однако, если проект не может быть завершен к этой дате, можно написать еще одно письмо, в котором будет указано, что проект отстает от графика и почему. По этой причине деловые письма должны быть написаны иначе, чем письма, используемые для личного пользования.

Деловое письмо используется в первую очередь для запроса или предоставления информации, для сообщения о сделке, для начала или продолжения разговора и / или для обсуждения ранее проведенных переговоров.Деловое письмо можно классифицировать как частное, однако оно обычно не рассылается другим, а скорее предназначено для глаз участников. Поэтому деловое письмо должно быть четким, целенаправленным и по существу. При написании делового письма автор не должен вставлять личные истории.

Деловое письмо должно быть кратким и ясным. Слишком многословие — самый большой недостаток в этой форме письма. Делайте предложения короткими и точными. Избегайте чрезмерного использования прилагательных и наречий, которые отвлекают от основной темы сообщения.Организуйте письмо от наиболее важных к наименее важным. Содержание письма должно быть убедительным и удобным. Тон письма должен быть формальным и профессиональным.

Кроме того, в деловом письме предпочтительно использовать личные местоимения единственного числа, такие как «я» и «ты». Избегайте использования местоимений во множественном числе, таких как «мы», поскольку это может ввести аудиторию в заблуждение, чтобы предположить, что компания поддерживает послание письма. Кроме того, личные местоимения легче понять, потому что они напрямую относятся к вовлеченным сторонам.

Форматирование делового письма

• Используйте одинарный интервал. НИКОГДА не используйте двойные пробелы в деловом письме.
• Используйте простой формат с легко читаемым шрифтом.
• Для блочного и модифицированного блочного форматов используйте одиночные пробелы.
• Оставляйте пустую строку между каждым абзацем. Это упрощает отслеживание смены тем в письме.

Введение

• Этот абзац должен объяснить, почему вы пишете письмо, и резюмировать ключевые моменты в следующих абзацах.
• Включите заявление, которое показывает, что вы знакомы с аудиторией, которой адресовано ваше письмо.

Кузов

• Предоставьте предысторию или историю относительно цели письма.
• Обсудите ключевые моменты, которые вы делаете.
• Включите обоснование важности основных моментов.
• Перечислите все важные даты, обсуждения и разговоры, которые имеют отношение к делу.
• При необходимости задавайте вопросы.

Заключение

• Обобщите основные положения письма.
• Укажите проблему и решение, если необходимо.
• Включите сроки.
• Укажите контактную информацию (электронная почта, номер телефона, факс и т. Д.).

Заключительное приветствие

При завершении любого делового документа важно учитывать вашу аудиторию. Проявление уважения и профессионализма — два важных элемента вашего окончательного приветствия.Вы должны помнить, что у каждого работодателя, начальника или коллеги могут быть разные ожидания относительно того, что приемлемо в качестве надлежащего приветствия. Несколько общих заключительных приветствий, которые считаются профессиональными, включают:

• С уважением,
• С уважением,
• С Уважением,
• Best,

Их следует использовать с людьми, с которыми у вас нет отношений, с новыми коллегами, потенциальными клиентами или с большими электронными письмами, адресованными широкому кругу лиц. Когда вы отправляете деловой документ человеку, к которому вы привыкли, ваше приветствие должно измениться.Подумайте о профессиональном приветствии, которое не является слишком формальным. Примеры включают:

• С уважением,
• С уважением,
• Большое спасибо,
• С признательностью,
• С наилучшими пожеланиями,

Если вы сомневаетесь, какой тип приветствия следует использовать, всегда уместно простое «Спасибо» или «Спасибо».

«Блок подписи»

Всегда закрывайте письмо. «С уважением» было бы самым безопасным способом закрыть деловое письмо.В напечатанном деловом письме после закрытия вы должны оставить место, чтобы подписать свое имя ручкой. Это позволит придать более индивидуальный подход к безвкусному письму. Это единственный почерк на бумаге, поэтому убедитесь, что подпись четкая. Под этой личной подписью должны быть введены ваше имя и фамилия, чтобы их было удобно читать. После этого вы можете включить все, что читателю может понадобиться. Это может включать в себя все, что угодно, от должности, удостоверения личности, отметки о том, что в нижней части документа есть копии, или другой контактной информации, такой как адрес электронной почты или номер рабочего телефона.

Советы по написанию деловых писем

• Обращайтесь к читателю официально (мистер, мисс или миссис), если не указано иное.
• По возможности направляйте письмо конкретному человеку, а не компании, чтобы его не выбросили.
• Используйте двоеточие после приветствия, если используете фамилию читателя, и запятую, если используете его имя.
• Используйте фирменный бланк, чтобы сделать документ более профессиональным, если документ связан с делами компании.
• Используйте тему письма, чтобы быстро проинформировать читателя о содержании документа.
• Подпишите свое имя аккуратно чернилами внизу, между закрытием и электронной подписью документа.
• Если письмо не занимает всю страницу, убедитесь, что содержание письма находится посередине страницы и документ сбалансирован.
• Обязательно перечислите людей в письме, которому вы отправляете копии, чтобы не пропустить определенного человека.
• Использование определенных местоимений, таких как «Я» и «Ты», — это нормально, но будьте осторожны при использовании «Мы».Это просто потому, что это может заставить вашу компанию следовать тому, что вы написали.

текстовых сообщений, электронных писем, заметок и писем — основы технического письма

Обмен текстовыми сообщениями, электронная почта и размещение в социальных сетях в профессиональном контексте требует, чтобы вы были знакомы с «сетевым этикетом» или надлежащим этикетом для использования Интернета. Все мы слышали новости об уволенных людях и компаниях, бойкотированных за оскорбительные или неуместные публикации в социальных сетях.Люди даже попали в тюрьму за незаконное использование личных сообщений. Цифровой мир может показаться свободным для всех, «диким диким западом» без четких правил или положений; однако это явно опасная перспектива для профессионала, поскольку последствия нарушения негласных правил, ожиданий и руководящих принципов профессионального общения могут быть очень дорогостоящими.

То, как вы представляете себя в письменной форме, имеет большое значение. Написание в онлайн-среде требует такта, навыков и осознания того, что то, что вы пишете, может существовать очень долго и может быть замечено людьми, которых вы никогда не считали своей целевой аудиторией.От текстовых сообщений до заметок и писем, от деловых предложений до пресс-релизов — ваше письменное деловое общение представляет вас и вашу компанию: ваша цель — сделать его ясным, кратким, конструктивным и профессиональным.

Мы создаем личные страницы, публикуем сообщения и взаимодействуем с помощью онлайн-технологий как обычная часть нашей карьеры, но то, как мы ведем себя, может в буквальном смысле оставить прочный имидж. Фотография, которую вы разместили на своей странице в Instagram или в ленте Twitter, могла быть увидена вашим потенциальным работодателем, или это бесчувственное замечание в сообщении Facebook может вернуться и преследовать вас позже.

Следуя нескольким инструкциям по размещению онлайн-сообщений, подробно изложенным ниже, вы можете избежать затруднений в дальнейшем:

• Знайте свой контекст
  • Представьтесь
  • Избегайте предположений о ваших читателях; помните, что культура влияет на стиль и методы общения
  • Ознакомьтесь с политиками допустимого использования ИТ-ресурсов в вашей организации.

• Помните человека
  • Помните, что за словами стоит человек; попросить разъяснений перед вынесением решения
  • Проверьте свой тон перед публикацией; избегайте шуток, сарказма и иронии, поскольку они часто могут быть неправильно истолкованы и «потеряться при переводе» в онлайн-среде
  • Отвечайте людям по их именам
  • Помните, что культура, возраст и пол могут играть роль в общении людей
  • Сохраняйте подлинность и ожидайте того же от других
  • Помните, что люди могут отвечать не сразу.Люди участвуют по-разному, некоторые просто читают сообщение, а не прыгают в него.
• Признать, что текст постоянный
  • Будьте рассудительны и дипломатичны; то, что вы говорите в Интернете, может быть трудно или даже невозможно отозвать позже.
  • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
  • Согласуйте основные правила текстового общения (формального или неформального; при необходимости просите разъяснений), если вы работаете совместно

• Избегайте пламени: исследуйте, прежде чем реагировать
  • Принимать и прощать ошибки
  • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
  • Обратитесь за разъяснениями, прежде чем реагировать; то, что вы слышали, не всегда то, что было сказано
  • Обратитесь за советом к своему руководителю.*

• С уважением относиться к частной жизни и оригинальным идеям
  • Процитируйте первоначального автора, если вы отвечаете конкретным тезисом, высказанным кем-то другим
  • Спросите разрешения у автора электронного письма, прежде чем пересылать сообщение.

* Иногда поведение в сети может казаться настолько неуважительным и даже враждебным, что требует внимания и последующих действий. В этом случае сразу же сообщите об этом своему руководителю, чтобы сотрудники могли позвонить по номеру для помощи.

Для получения дополнительной информации о сетевом этикете перейдите по следующим ссылкам:

---

Какое бы цифровое устройство вы ни использовали, письменное общение в форме коротких сообщений или текстовых сообщений стало обычным способом общения. Это полезно для коротких разговоров, и это удобный способ оставаться на связи с другими, когда разговор по телефону может быть утомительным. Текстовые сообщения бесполезны для длинных или сложных сообщений, поэтому следует внимательно относиться к аудитории.

При отправке текстовых сообщений всегда учитывайте свою аудиторию и свою компанию и выбирайте слова, термины или сокращения, которые передадут ваше сообщение надлежащим и эффективным образом.

Если ваша рабочая ситуация позволяет или требует, чтобы вы общались с помощью текстовых сообщений, помните следующие советы:

• Знайте своего получателя: “? % dsct »может быть понятным способом спросить близкого сотрудника, какую скидку можно предложить конкретному покупателю, но если вы пишете текст своему боссу, возможно, будет разумнее написать:« На какую% скидку получает Мюррей. Заказ на 1 тысячу долларов? »
• Предвидеть непреднамеренное неверное толкование: в текстовых сообщениях часто используются символы и коды для представления мыслей, идей и эмоций.Учитывая сложность общения и полезный, но ограниченный инструмент текстовых сообщений, помните о его ограничениях и не допускайте неправильного толкования с помощью коротких сообщений.
• Используйте правильно: Слишком частое общение с кем-либо может граничить с преследованием. Текстовые сообщения — это инструмент. Используйте его, когда это уместно, но не злоупотребляйте им.
• Не пиши и води: исследования показывают, что вероятность аварии резко возрастает, если водитель пишет текстовые сообщения за рулем. Попадание в аварию при ведении дел компании плохо отразится на вашем суждении, а также на вашем работодателе.

---

Электронная почта знакома большинству студентов и сотрудников. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные бумажные копии писем для внешней (вне компании) корреспонденции, и во многих случаях он заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) переписки.

Электронная почта может быть очень полезна для сообщений, которые содержат немного больше, чем текстовое сообщение, но все же лучше всего использовать для довольно коротких сообщений. Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания сотрудникам о необходимости периодических отчетов или платежей.Вам также может быть поручено «заполнить» форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из меню предложений, чтобы формулировка подходила для конкретной транзакции.

Электронные письма

могут быть неформальными в личном контексте, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваше электронное письмо отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне. Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций.Хотя электронная почта может иметь неформальный вид, помните, что при использовании в бизнесе она должна выражать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Как и любое письмо, профессиональное общение требует внимания к конкретному контексту письма, и вас может удивить, что даже элементы формы могут указывать на сильное понимание писателем аудитории и цели. Изложенные здесь принципы применимы также к образовательному контексту; используйте их при общении со своими инструкторами и одноклассниками.

Начните с правильного приветствия: правильных приветствий демонстрируют уважение и избегают путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс X» (внешнее) или «Привет, Барри» (внутреннее).

Включите ясную, краткую и конкретную строку темы: это поможет получателю понять суть сообщения. Например, «Предложение прилагается» или «Электрические характеристики для проекта Y».

Закройте подпись: идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.

Избегайте сокращений: электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти ваш остроумие повод ROTFLOL (кататься по полу, громко смеясь).

Будьте кратки: опустите ненужные слова.

Используйте хороший формат: разделите сообщение на короткие абзацы для удобства чтения. Хорошее электронное письмо должно доходить до сути и заканчиваться не более чем тремя небольшими абзацами.

Перечитайте, отредактируйте и просмотрите: поймайте и исправьте орфографические и грамматические ошибки, прежде чем вы нажмете «отправить».«Для устранения проблем, вызванных поспешным, плохо написанным электронным письмом, потребуется больше времени и усилий, чем для того, чтобы сделать все правильно с первого раза.

Ответьте быстро: следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на все электронные письма в течение суток, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию через сорок восемь или семьдесят два часа.

Используйте вариант «Ответить всем» экономно: не отправляйте свой ответ всем, кто получил исходное электронное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.

Избегайте использования заглавных букв: заглавных букв используются в Интернете для выражения выразительных эмоций или криков и считаются грубыми.

Проверить ссылки: если вы включаете ссылку, проверьте ее, чтобы убедиться, что она работает.

Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикрепить файлы большого размера: аудио и визуальные файлы часто бывают довольно большими; будьте осторожны, чтобы не превысить лимит почтового ящика получателя или сработать спам-фильтр.

Оставьте отзыв или свяжитесь с нами: , если вы не получите ответ в течение суток, напишите по электронной почте или позвоните.Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Совет : добавьте адрес получателя последним, чтобы избежать преждевременной отправки. Это даст вам время сделать последний обзор написанного, убедиться, что ссылки работают, убедитесь, что вы добавили вложение, и т. Д. ., Прежде чем добавлять адрес отправителя и нажимать «Отправить».

Образец электронного письма ниже демонстрирует перечисленные выше принципы.

От: Стив Джобс

Кому: Отдел кадров

Дата: 12 сентября 2015 г.

Тема: Обучение в безопасной зоне

Уважаемые коллеги:

Пожалуйста, рассмотрите возможность записаться на следующий доступный семинар по безопасной зоне, предлагаемый Колледжем. Как вы знаете, наш отдел работает над увеличением числа добровольцев в безопасной зоне в нашем районе, и я надеюсь, что некоторые из вас могут присутствовать на следующем семинаре, запланированном на пятницу, 9 октября.

Для получения дополнительной информации о программе Safe Zone посетите http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы примете участие.

Стив Джобс
Генеральный директор Apple Computing
[email protected]

---

Памятка

или памятки — одна из самых универсальных форм документов, используемых в профессиональных учреждениях. Записки — это внутренние документы (отправляемые внутри организации) для передачи или запроса информации, определения политики, представления кратких отчетов и предложения идей.Хотя они часто используются для информирования, они также могут быть убедительными документами. Компания или учреждение обычно имеет свой собственный стиль или шаблон, который используется для таких документов, как письма и служебные записки.

Формат памятки

Рисунок 7.1.1 показывает образец нашего «внутреннего» стиля памятки (стиль, который мы будем использовать для заданий памяток, написанных для этого класса), с аннотациями, указывающими на различные важные особенности. Основными форматируемыми частями памятки являются логотип или фирменный бланк (необязательно), блок заголовка и сообщение.Прилагаемые заметки PowerPoint подробно рассматривают некоторые из этих функций.

Рисунок 7.1.1 Пример памятки с аннотациями. [Описание изображения]

Блок заголовка заметки

Блок заголовка появляется в верхнем левом углу заметки, непосредственно под словом MEMO или MEMORANDUM большими жирными заглавными буквами. В этом разделе содержится подробная информация о получателе, отправителе и цели. Он включает следующие строки:

• TO: укажите полное имя получателя и должность или должность в организации
• ИЗ : укажите полное имя (ваше) отправителя и должность или должность
• ДАТА : укажите полную дату отправки напоминания
• SUBJECT или RE : напишите короткую фразу, кратко описывающую основное содержание вашей памятки.

Разместите горизонтальную линию под блоком заголовка и разместите свое сообщение ниже.

Сообщение-памятка

Длина заметки может варьироваться от нескольких коротких предложений до многостраничного отчета, включающего рисунки, таблицы и приложения. Независимо от продолжительности существует простой организационный принцип, которому вы должны следовать. Организуйте содержание памятки так, чтобы она отвечала читателю на следующие вопросы:

1. Открытие: Обязательно ли это прочитать? Зачем мне это читать?
2. Подробности: Что мне нужно знать?
3. Закрытие: Что мне теперь делать?

Заметки обычно очень прямые и лаконичные.Нет необходимости начинать с общих представлений, прежде чем перейти к вашей точке зрения. Ваши читатели — коллеги в одной организации и, вероятно, знакомы с контекстом, в котором вы пишете. Вступительные предложения сообщения памятки должны дать читателю понять, должны ли они читать эту памятку полностью и почему (если в служебной записке мне сообщается о неработающем лифте в здании, в которое я никогда не захожу, тогда я не буду действительно надо читать дальше).

Средняя часть сообщения должна содержать всю информацию, необходимую для адекватного информирования читателей и выполнения цели памятки.Начните с самой общей информации, а затем добавьте более конкретные факты и детали. Убедитесь, что есть достаточно деталей, чтобы поддержать вашу цель, но не перегружайте своих читателей ненужными деталями или информацией, которая им уже хорошо известна.

Последняя часть сообщения указывает, какие действия требуются или требуются от читателей, если таковые имеются. Если вы просите своих читателей сделать что-то, будьте как можно вежливее и постарайтесь указать, какую пользу это действие принесет им.

Для получения дополнительной информации о написании заметок посетите страницу заметок в Online Writing Lab в Университете Пердью: Части памятки.

---

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках, представляющих бизнес или организацию, и обычно ограничиваются одной или двумя страницами. Хотя электронная почта и текстовые сообщения сегодня могут использоваться более часто, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже помочь передать чувства и эмоции (например, соответствующие письма).

Существует много типов букв и множество адаптаций с точки зрения формы и содержания, но в этой главе представлены пятнадцать элементов традиционного блочного письма. Письма могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией (сопроводительное письмо), предоставления важной или конкретной информации, предоставления документации о событии или решении или представления прилагаемого отчета или подробного документа (сопроводительное письмо). Рисунок 7.1.2 показывает сопроводительное письмо, предназначенное для ознакомления получателя с техническим отчетом.

Рисунок 7.1.2 Образец сопроводительного письма (щелкните изображение, чтобы открыть доступный PDF-файл).

Типичное письмо состоит из 7 основных частей:

1. Фирменный бланк / логотип : Имя отправителя и обратный адрес
2. Заголовок: указывает получателя, часто включая адрес и дату
3. Приветствие : «Уважаемый ______» используйте имя получателя, если известно.
4. Введение : устанавливает общую цель письма
5. Тело : формулирует детали сообщения
6. Заключение: повторяет суть и может включать призыв к действию
7. Строка для подписи: иногда включает контактную информацию

Имейте в виду, что письма представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, помните, что

• Ваш язык должен быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
• каждое слово должно способствовать достижению вашей цели
• Каждый абзац должен фокусироваться на одной идее
• части письма должны образовывать законченное сообщение
• письмо не должно содержать ошибок.

Письма специального назначения

Есть много возможных причин, по которым вы могли бы написать письмо в профессиональном контексте. Вот список наиболее распространенных типов писем:

Сопроводительные письма: w Если вы отправляете отчет или другой документ, например резюме, внешней аудитории, отправьте его с сопроводительным письмом, в котором кратко объясняется цель прилагаемого документа и краткое изложение. Щелкните ссылку, чтобы загрузить шаблон письма-уведомления (.docx).

Письма-запросы: вы можете запросить информацию о компании или организации, например, ожидают ли они открытия вакансий в ближайшем будущем или финансируют ли они заявки на гранты от некоммерческих групп. В этом случае вы должны отправить письмо-запрос с запросом дополнительной информации. Как и в случае с большинством деловых писем, ваш запрос должен быть кратким, представившись в первом абзаце, а затем четко изложив свою цель и / или просьбу во втором абзаце.Если вам нужна очень конкретная информация, рассмотрите возможность размещения запросов в форме списка для ясности. Завершите разговор в дружеской манере, чтобы выразить признательность за полученную помощь.

Дополнительные письма: Каждый раз, когда вы обращаетесь к кому-то с просьбой, напишите дополнительное письмо, в котором выразите признательность за время, которое получатель письма потратил на то, чтобы удовлетворить ваши потребности или рассмотреть ваше заявление о приеме на работу. Если у вас было собеседование при приеме на работу, дополнительное письмо с благодарностью интервьюеру за его / ее время особенно важно для демонстрации вашего профессионализма и внимания к деталям.

Письма в профессиональном контексте могут использоваться для многих других целей, таких как общение с поставщиками, подрядчиками, партнерскими организациями, клиентами, государственными учреждениями и т. Д. Дополнительные примеры профессиональных писем можно найти в образцах писем, предоставленных Дэвидом Макмерри в его онлайн-учебнике по техническому письму: Online Technical Writing: Примеры, случаи и модели .

---

Информация в этой главе была адаптирована из следующего источника:

Глава «Профессиональные коммуникации» в Technical Writing Аннемари Хэмлин, Крис Рубио, Мишель ДеСильва.Этот источник находится под международной лицензией Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0.

Рисунок 7.1.1 Описание изображения:

Особенности оформления одностраничного меморандума.

• Логотип или фирменный бланк располагается вверху страницы по центру или по правому краю (в данном случае это фирменный бланк Университета Виктории).
• «Меморандум» отображается вверху страницы с выравниванием по левому краю крупным жирным шрифтом.
• Блок заголовка (который появляется под заголовком «Меморандум») включает «до», «от», «дату» и «тему» ​​в вертикальном списке.Эти значения выровнены по вертикали для удобства чтения.
• Разделительная линия отделяет блок заголовка от сообщения.
• Сообщение начинается с ответа: «Почему я это читаю?»
• В теле сообщения содержится подробная информация: («Что мне нужно знать?»)
• Есть таблица, которая красиво отформатирована. (Заголовок таблицы выделен жирным шрифтом и курсивом над таблицей, заголовки столбцов выделены полужирным шрифтом и выровнены по центру, а текст выровнен по левому краю.)
• Заключительный абзац резюмирует и указывает, какие действия (если таковые имеются) ожидаются от читателя (отвечая: «Что вы хотите, чтобы я сделал сейчас?»).
• В тексте этого документа используется соответствующий шрифт с засечками (Times New Roman).
• Также есть подпись (по желанию)

[Вернуться к рисунку 7.1.1]

шаблонов для написания деловых писем — Xerox

Используйте профессиональный тон: Сохраните непринужденную болтливую речь для электронной почты — ваше печатное деловое письмо должно быть дружелюбным, но более профессиональным. Как предлагает Скотт Обер в своей книге «Современное деловое общение»: «Деловой писатель должен стремиться к тому, чтобы общий тон был уверенным, вежливым и искренним, с соответствующим акцентом и подчинением, который содержал недискриминационные формулировки, подчеркивал отношение« вы »; и это написано на соответствующем уровне сложности.»Тем не менее, убедитесь, что говорите как вы — вы не хотите, чтобы ваше письмо читалось так, как будто его написала машина.

Пишите четко: Изложите свою точку зрения в начале письма. Чтобы избежать недопонимания, используйте простой и лаконичный язык. Избегайте отраслевого жаргона и вместо этого выбирайте живые, активные слова, чтобы привлечь внимание читателя.

Организуйте свою информацию логически: Сгруппируйте связанную информацию в отдельные параграфы. В длинном, насыщенном информацией письме рассмотрите возможность организации информации по разделам с подзаголовками.Вы можете выделить ключевые слова, чтобы они «всплывали» — этот метод возможен с большинством текстовых редакторов и вашим цветным многофункциональным принтером.

Используйте цвет для выделения слов в тексте: Легко выделить несколько слов в цвете, чтобы привлечь к ним внимание. Просто выберите тип и щелкните стрелку справа от кнопки «Цвет шрифта», выберите нужный цвет и нажмите кнопку. Или попробуйте выделить несколько слов в тексте. Выберите тип, который вы хотите выделить, затем нажмите кнопку «Выделить».Примечание. При выделении частей документа, которые вы собираетесь распечатать, используйте светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой. Если вы хотите убрать выделение, выделите текст и снова нажмите кнопку «Выделить».

AutoText автоматизирует применение цвета (или любого стиля шрифта), что обычно требует множества щелчков мышью или команд. Предположим, вы создаете отчет, в котором сравнивается эффективность вашей организации с показателями вашего конкурента. Word может автоматически раскрашивать название вашей компании каждый раз, когда оно появляется, что упрощает поиск этих записей.

Будьте убедительны: Сразу же установите позитивные отношения со своим читателем. Если у вас есть связь с читателем — например, вы встречались раньше или у вас есть общий коллега, — укажите это во вступительном абзаце. Думаете ли вы, что ваш читатель согласится с сутью вашего письма или нет, важно найти точки соприкосновения и отталкиваться от этого.

Поймите своего читателя достаточно хорошо, чтобы предвидеть, как он или она отреагирует на ваше письмо.Обращайтесь к его или ее потребностям, желаниям или конкретной проблеме, а затем наметьте свое решение. Приведите доказательства в виде примеров и / или мнений экспертов, чтобы подтвердить свою точку зрения. Обязательно поддерживайте дружелюбный тон.

Завершите свое письмо «призывом к действию». Четко сформулируйте, что вашему читателю нужно сделать или во что он верит для достижения желаемого решения, а затем укажите, что вы, писатель, собираетесь делать дальше, чтобы продолжить.

Вычитайте свое письмо: Вся ваша тщательная обработка и печать не может скрыть орфографические или пунктуационные ошибки, которые оставляют неизгладимое негативное впечатление.

Теперь, когда вы узнали секреты написания эффективного делового письма, вы готовы начать сочинять. Удачи!

Дополнительные советы для малого бизнеса см.