Как правильно оформлять письма: Правила оформления делового письма

By Category :

Содержание

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

  • личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
  • полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
  • деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки.

В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде.

В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

еще

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е. Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

  • фамилию, имя, отчество,
  • ваш адрес для направления ответ,
  • число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 10 комментариев

как правильно написать деловое письмо

Что приходит на ум, когда вы слышите фразу деловые письма? Вспоминаются ли белые конверты с причудливыми бланками и душными надписями? В большинстве случаев вы были бы правы.

Даже если в наше время почти все делается по электронной почте, деловые письма не вымерли и не считаются полностью устаревшими, поэтому все равно стоит знать, как правильно их писать и форматировать.

Части стандартного формата делового письма

Как вы, вероятно, узнали в начальной школе, деловые письма состоят из разных частей. В этом разделе описывается, что входит в каждую часть, и правильный формат делового письма.

1.

Информация отправителя

Важно знать, как правильно адресовать деловое письмо, особенно если вы ожидаете ответа.

В этом разделе указан ваш полный адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Некоторые люди любят указывать свое полное имя в верхней части этого списка, но некоторые люди считают, что это излишне, потому что вы все равно будете подписывать письмо своим именем. Вам не нужно включать это, если на бумаге, которую вы используете, есть бланк.

Что включать и форматировать:

  • Имя
  • Почтовый адрес
  • Город, штат, почтовый индекс
  • Страна (если не в той же стране, что и ваш получатель)
  • Ваш номер телефона
  • Ваш электронный адрес

2. сегодняшняя дата

Укажите месяц и укажите полный год. Укажите месяц, дату и год, если отправляете деловое письмо в США, но начните дату с того дня (например, 18 октября 2018 года), если вы отправляете письмо в Великобританию или Австралию.

3. Информация об адресате (a.

k.a. Внутренний адрес)

Включите информацию о получателе, начиная с его имени, затем названия должности и полного адреса. Обратитесь к получателю, используя Ms., Mr., или используйте любое подходящее для работы название

  • Имя
  • Название должности
  • Почтовый адрес компании
  • Город, штат, почтовый индекс
  • Страна (опционально)

4. Приветствие

Приветствие, используемое в разделе адресатов, не обязательно должно совпадать с тем, которое используется здесь. Все зависит от того, насколько вы близки или знакомы с адресом, а также от контекста вашего письма. Декан Колледжа наук может быть вашей тетей, но если вы пишете ей в официальном качестве,Лучше всего использовать приветствие «Дин (Фамилия)» или «Доктор (Фамилия) », потому что есть вероятность, что другие люди обрабатывают ее переписку. Военные и религиозные титулы должны быть написаны как есть.

Не уверены в полу получателя? Не используйте Мистер или Мисс, просто напишите «Дорогой», а затем их полное имя. Если вы не знаете, кто именно является контактным лицом, подойдет

«Кого это может касаться». Вы также можете обратиться в отдел или группу, которая обработает ваше письмо, например, «Члены комитета по найму» или «Управление ассоциацией общего управления».

Всегда заканчивайте приветствие с двоеточием, не запятая.

5. Основной Текст

Тело письма обычно составлено из одного к трем коротким абзацам, каждый со специфическим намерением и организовал для ясности.

  • Введение. Объясняет причину для письма и чего вы хотите достичь с этим. Если получатель не знает, кем вы являетесь, вы можете также упомянуть взаимные соединения здесь.
  • Второй абзац. Дает больше детали о вашем запросе, как например шаги вы взяли или денежные сборы оплатили. В случае маркетинга или прикладные письма работы, второй абзац — то, где вы будете продавать продукт, который вы продвигаете или ваше приложение.
  • Третий абзац. Необязательный и входит в ситуации, где второй абзац не достаточно, чтобы объяснить ситуацию полностью.

Закрытие

Закрытие включает один или два предложения, которые запрашивают получателя взять, что действие запрашивается в вашем письме, и благодарит их за чтение вашей почты.

Примеры бизнес письмо закрытия:

  • Пожалуйста, напишите мне по адресу (ваш адрес электронной почты) или позвоните мне (ваш рабочий телефон), чтобы назначить встречу. Спасибо за ваше внимание.
  • сли вам нужно что-то обсудить со мной или командой, не стесняйтесь звонить нам по телефону (ваш телефон). Мы всегда к вашим услугам.

Бесплатный Закрыть

Бесплатное закрытие — это фраза для подписи, вставленная перед вашей подписью. У вас есть много вариантов здесь, но в целом вы должны избегать тех, которые обозначают благодарность или благодарность в письмах, где вы ничего не просите.

Примеры

  • С уважением
  • Искренне
  • Сердечно
  • С благодарностью
  • С наилучшими пожеланиями
  • С удовлетворением
  • С уважением 

Подпись

Подпишите письмо под приветственным закрытием. Не забудьте оставить как минимум четыре одинарных пробела между вашим именем и закрытием, чтобы было достаточно места для вашей подписи. Вы также можете указать свою должность, номер телефона и адрес электронной почты под своим полным именем.

Корпуса

До возраста электронной почты люди писали «Приложения» внизу деловых писем, чтобы указать, что в конверте есть другие документы. Думайте об этом как о печатной версии «см. Вложение» для электронных писем.

Вложения отмечены в левом нижнем углу письма, под пробелами — пара пробелов, за которыми следует список включенных документов. Например:

Корпуса:

  • Брошюра
  • Форма заказа

3 типы форматов бизнес письма

Деловые письма обычно приходят в одном из трех основных форматов: полный блок, измененный или с отступом. Хотя нет правильного или неправильного формата, есть примеры, например, в университетских приложениях, где требуется определенный формат. Если вы не уверены, какой формат использовать, просто проверьте предыдущие письма, которые вы получили от учреждения, и следуйте тому же формату.

1. полный блок

Полный блок является наиболее распространенным форматом для деловых писем, потому что он самый простой. Вам не нужно беспокоиться о отступах, и все остается оправданным. Одиночный интервал используется вместо отступов для новых абзацев.

Ниже приведен пример полного печатного письма от Центра письма Университета Северной Каролины:

2. изменение

Измененный формат немного сложно запомнить, потому что не все выровнено по левому краю. Адресат, приветствие и текст письма выровнены по левому краю, а адрес отправителя, дата, закрытие подписи и подпись выровнены по правому краю.

В приведенном ниже примере между адресом отправителя и датой написания письма есть два пробела, а между адресом получателя и приветствием — три пробела. Есть также два пробела между первым абзацем буквенного тела и приветствием и два пробела для каждого нового абзаца.

Бесплатное закрытие, подпись и последний абзац письма — все два пробела.

Ниже приведен пример делового письма в измененном формате от Savvy Business Correspondence:

3.

с отступом

Формат с отступом или полублок аналогичен измененному формату, за исключением того, что начало каждого абзаца имеет отступ.

Бизнес письмо форматирование и дизайн советы

Ваше деловое письмо должно произвести хорошее первое впечатление, потому что в некоторых случаях чтение этого письма будет в первый раз, когда получатель встретится с вашей компанией.

1. Профессиональный бланк

Компании не единственные, кто может использовать фирменные бланки. Solopreneurs, соискатели и любой, кто хочет создать бренд для себя, могут использовать фирменные бланки, чтобы сделать их письма уникальными. Фирменные бланки могут также использоваться для проверки подлинности документа для получателя, что часто имеет место для правительственных писем и банковских писем.

Вы можете найти профессиональные бланки в Envato Elements или GraphicRiver.

Дизайн бланков различен, единственное, что является последовательным, это то, что он должен включать название и логотип вашей компании, адрес и контактную информацию. Если у вас нет логотипа или названия компании, просто замените его на часть с полным именем. Поскольку деловые письма носят формальный характер, выберите дизайн бланков, который не слишком насыщен или красочен и не отвлекает от отправляемого вами сообщения.

Не используйте канцелярские товары или ароматическую бумагу.

Хотите создать свой собственный бланк? Проверьте эти шаблоны от Envato:

  • Брендинг

    10 советов по дизайну фирменных бланков (с примерами идентификации бренда Killer)

    Грейс Фассела

2. Поля делового письма

Хорошо сохранять деревья, но не сжимайте слишком много текста на одной странице, чтобы не осталось полей. Оставьте 1 «до 1,5» на сторону.

3. Простой шрифт

Избегайте необычных шрифтов и трудно читаемых скорописи. Придерживайтесь Verdana, Arial, Courier New или Times New Roman с минимальным размером шрифта 12.

4. Формальное расстояние между буквами

Используйте один пробел между абзацами, чтобы было легче читать письмо. Вам также следует использовать хотя бы один пробел между всеми элементами буквы, кроме как между вашей подписью и напечатанным именем, где требуется четыре переноса строки.

5. Бланк второй страницы для дополнительных страниц

Деловые письма должны быть достаточно краткими, чтобы иметь только одну страницу, но это не всегда так. Юридические контракты, жалобы и некоторые рекомендательные письма иногда требуют дополнительных страниц.

Чтобы избежать путаницы в случае разделения страниц с буквами, вторая и последующие страницы должны содержать фирменный бланк и номер страницы вверху. Вы также можете указать дату и имя получателя.

Виды деловых писем

Деловые письма отправляются по разным причинам. Предприятия отправляют его своим клиентам или другим компаниям, с которыми они работают, например, поставщикам или партнерам по логистике. Частные лица пишут деловые письма для деловых и менее формальных целей.

Ниже приведены некоторые примеры типов деловых писем:

1.

Письмо жалоба

Не все жалобы могут быть переданы и должным образом рассмотрены в социальных сетях, некоторые темы являются немного деликатными или смущающими, вы не хотите рисковать, чтобы это стало вирусным. Затем возникают жалобы, когда недостаточно позвонить на горячую линию по обслуживанию клиентов компании. Для всех этих жалоб ответным является печатное письмо с жалобой.

Сделайте вашу жалобу краткой, точной и вежливой. Просто не говорите о том, что компания сделала неправильно, скажите им, что именно вы от них хотите.

2. Заявление об отставке

Заявление об отставке — это то, что сотрудник отправляет своему начальнику, когда хочет уволиться с работы. В большинстве случаев вам необходимо разрешить не менее 14 дней или двух недель до официальной даты отъезда из компании.

Ниже приведен пример заявления об отставке от американских вербовщиков:

Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr. /Ms». или «сэр»

3. Сопроводительное письмо

Печатное сопроводительное письмо отправляется вместе с резюме, чтобы кратко объяснить, почему вы являетесь хорошим кандидатом на работу. Хорошие сопроводительные письма похожи на закуски в том смысле, что они дают вербовщикам ощущение того, что они могут ожидать от вас, не обязательно повторяя то, что уже есть в вашем резюме.

Прочитайте эти руководства для получения дополнительной информации о написании сопроводительного письма:

4. Рекомендательное письмо

Рекомендательные письма отправляются, чтобы подтвердить хорошее положение заявителя с предыдущим работодателем или менеджером. В некоторых случаях эти рекомендации являются не чем иным, как шаблоном, сгенерированным кем-то из HR после заполнения пробелов о дате начала и окончания работы сотрудника. Однако, если вы пишете сопроводительное письмо для хорошего сотрудника, лучше, если вы выйдете за рамки шаблона, чтобы показать, что вы цените время, проведенное вместе.

Посмотрите это руководство, если вам нужна помощь в написании рекомендательного письма:

  • Карьера

    Как написать письмо-отличные рекомендации (+ шаблоны)

    Чарли Мендоса

5. Письмо для запроса информации

Письма, запрашивающие информацию, часто отправляются предприятиям частными лицами или представителями других предприятий, когда они хотят получить информацию о конкретном продукте или услуге. Эти письма также могут быть направлены в государственные учреждения при запросе информации о подаче заявления на получение разрешения или о государственной процедуре.

Ниже приведен пример письма для запроса информации из Word Mart:

Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или «сэр»:

6. Корректировка или изменение буквы

Получали ли вы когда-нибудь письмо, в котором сообщалось, что дата оплаты вашего телефонного счета была скорректирована, или что сумма, которую вы платите, была изменена? Это корректирующее письмо. Не только о датах и ​​суммах, но письма о корректировке или изменении также отправляются, когда компании хотят уведомить клиентов об изменениях в продукте или услуге, которые они купили.

Ниже приведен пример письма о корректировке сроков от Института корпоративных финансов:

7. Деловые объявления и приглашения

Письма акционеров, анонсы новых продуктов и благотворительные акции — деловые письма. Письма, в которых объявляется новый генеральный директор, IPO и даже те, кто приглашает вас на конгресс, также подпадают под письма о деловом объявлении. Эти письма либо отправляются в виде внутренней заметки, чтобы все сотрудники знали об изменениях внутри компании, либо в качестве объявления заинтересованным сторонам компании.

Вот пример делового приглашения на образовательный семинар от Letters.org:

Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr. /Ms». или «сэр»

Советы по написанию деловых писем

Использование правильного обоснования и включение всех правильных элементов недостаточно для хорошего делового письма. Еще важнее указать правильный тон и убедиться, что ваш получатель понимает цель вашего письма.

Помните следующие советы при следующем написании делового письма.

1. Коротко и просто

Избегайте высоких слов и цветочных описаний. Держите первый абзац кратким. Если вы не знаете, с чего начать, просто напишите «Я пишу в отношении…», а затем объясните свой запрос оттуда.

2. Преимущество читателя

Сотрудничество получателя будет проще, если вы напишите письмо с учетом его пользы. Подчеркните, что вы можете им предложить, а не то, что вы хотите, чтобы они делали.

3. Правильный тон

Какова цель письма, которое вы отправляете? Вы выражаете благодарность, сочувствие или требуете оплату долга? Что бы это ни было, вы должны установить правильный тон, чтобы получатель понимал срочность вашего запроса.

4. Не используется жаргон

Избегайте жаргона, если вы не уверены, что получатель поймет, о чем вы.

5. Использование личных местоимений

Даже если это деловое письмо, можно использовать личные местоимения, как вы, я, мы и мы. Придерживайтесь «Я», если вы пишете на основе вашего мнения, и используйте «Мы», если вы пишете от имени компании.

6. При необходимости добавьте CC

Знаете ли вы, что «CC» означает любезную копию? В те времена, когда печатные буквы были написаны, «CC» означало печатную копию, потому что это то, что печатники используют для создания дубликатов. В любом случае, это аббревиатура, которую вы должны включить под строкой приложения, если вы планируете отправить копию письма кому-либо еще.

Если вы отправляете вежливую копию более чем одному человеку, укажите второе имя под первым без «CC».

Пример:

«Копия: Марк Смит, финансовый директор XYZ Widgets»

Формат электронной почты для деловых писем

По словам экспертов по текстовым сообщениям, текстовые запросы открывают только 20% электронных писем, а 95% текстов читаются в течение трех минут с момента получения, а огромное количество почты теряется или сразу удаляется, поэтому неудивительно, что некоторые компании заходят так далеко, что отправляют переписка в печатном виде и по электронной почте с последующей сокращенной версией в виде текста,просто чтобы получатель получил его.

Чтобы сохранить атмосферу формальности при адаптации к цифровому носителю, форматирование и все элементы печатного делового письма по-прежнему включены в деловое письмо по электронной почте, за исключением двух небольших отличий. Строка темы служит резюме письма или указанием того, о чем идет речь. Информация об отправителе находится внизу письма, чуть ниже напечатанного имени отправителя.

Чтобы узнать больше о том, как форматировать сообщения электронной почты, изучите следующие руководства:

Сделайте всё правильно

Используйте деловой конверт, если отправляете письмо по почте. Используйте конверт с логотипом вашей компании, чтобы получатель мог сразу же узнать его от вашей компании и предотвратить попадание вашего письма вместе с другим рекламным мусором, который он получил.

Если вы не уверены, что ваш почерк разборчив, используйте ваш принтер и текстовый процессор, чтобы напечатать адрес на конверте. Отправляйте важные документы и срочные письма через курьера.

Теперь, когда вы узнали, как форматировать письмо, вы можете начать рассылать свои собственные деловые письма.

Как правильно оформить обращение в письме — vmalevany.ru

  • конкретное управленческое решение, предложение, отчет или претензия – оно может быть адресовано в вышестоящую организацию или равностоящему партнеру, клиенту;
  • обязательное для исполнения поручение или нормативный правовой акт, который рассылается в подведомственные организации для исполнения или для сведения.
    То есть цель создания и содержание документа, место организации-автора в системе управления и отношения с получателем письма влияют на оформление реквизита «адресат». Кроме того, письмо должно направляться в ту точку (организация, должностное лицо, специалист, структурное подразделение), где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе, окончательно и по существу. Если у вас есть несколько вопросов / предложений к данной организации, не увязанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, то лучше написать каждому «конечному получателю» отдельное письмо. А если вы не знаете, кому «распишут» отработку ваших вопросов, то можете изложить их в письме на имя генерального директора или адресовать его в целом к организации;
  • фактор этикета – необходимость соблюдения принятых правил вежливости с учетом конкретной ситуации делового общения, статуса и положения адресата (юридическое или физическое лицо, вышестоящая или подведомственная организация, письмо направляется в первый раз или постоянному корреспонденту и т.п.).

    • Бланк письма организации

    Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:

  • в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2 – Б.4) и
  • Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п. 3.3.1 с приложениями).
    Организации уделяют большое внимание разработке бланка письма и даже включают его в книгу «фирменного» стиля, что совершенно справедливо, т.к. он является «лицом» юридического лица, формирует образ автора письма и впечатление о нем. Но дело не только в качестве бумаги и цветах краски, использованных для изготовления бланка. На бланке указываются полное и сокращенное наименования организации, организационно-правовая форма и подчиненность. Самое главное – проследить за правильным оформлением сведений об авторе, которые указываются на нем, перечислив все способы связи с автором. Во внешнюю среду это передает признаки устойчивости, готовности к контактам, открытость и «доброжелательность» организации.

    • Расположение реквизитов в бланке может быть:

  • продольным (как в Примере 1) либо
  • угловым:
    • центрированным (как в Примере 2) или
    • флаговым (атрибуты располагаются в той же боковой зоне, но текст каждой строки начинается от границы левого поля).

    • У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).

    Атрибуты реквизита «адресат»

    ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.

    Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.

    Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.

    Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.

    Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.

    Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

    Как писать важные письма по ГОСТу

    Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.

    Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

    ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.

    Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.

    Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

    1. Оформление реквизитов

    С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф. И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.

    Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.

    Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.

    Ha № 08 от 18.08.2019

    В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения. », «Прошу Вас. », «В настоящее время. » и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

    Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

    Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

    Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.

    Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:

  • Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
  • Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
  • Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
  • Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
  • Почему вы это делаете?
  • Какой результат вы хотите получить?
  • На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?

    • После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.

    Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.

    Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.

    Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.

    В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

    Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».

    Директор (подпись) И.И. Васильков

    Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.

    Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

    ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков

    Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.

    Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.

    Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.

    В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или. (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).

    На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

    к письму ООО «Василек»
    от 18. 08.2019 № 08

    6. Шрифт документа

    В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.

    Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.

    7. Формат документа

    Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.

    Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.

    Но знайте, что всё хорошо в меру.

    Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.

    Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

    20 мм — левое;
    10 мм — правое;
    20 мм — верхнее;
    20 мм — нижнее.

    Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.

    Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

    Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

    На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

    Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?

    После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.

    Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?

    Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.

    Как правильно оформить письмо — ЗнайКак.ру

    В настоящее время мало кто из нас пишет бумажные письма, а если и пишут, то порой не знают, как правильно оформить свое послание. В этой статье я расскажу об основных правилах написания письма.

    Итак, первое и, наверное, самое важное правило – это ваш почерк. Старайтесь при написании письма быть аккуратным, следите за разборчивостью написанного. Содержание вашего послания зависит от личных отношений с адресатом, поэтому, о чем именно писать вы найдете сами. Если же вы пишите при помощи компьютера, а затем отправляете письмом, то подписать его стоит от руки. Можно так же приписать пару фраз и еще раз подписать.

    Писать письма следует ручкой, а не карандашом, т.к. написанное карандашом может значительно затруднить чтение.

    Теперь перейдем непосредственно к оформлению. Каждое письмо нужно начинать с даты, обычно она ставится в верхнем правом углу, так же нужно помнить, что на полученные письма получатель должен ответить в течение пяти дней.

    На любой бумаге, которая предназначена для отправки, стоит отчерчивать поля, примерно 2 см. Письма стоит начинать с приветствия к адресату, которые стоит располагать посередине строчки. Если вы отправляете длинное послание, то стоит пронумеровывать страницы, обычно нумерация ставится вверху/внизу по середине страницы, с краю бумаги.

    Заканчивать свое письмо стоит добрыми пожеланиями и выражением своего отношения к получателю, после ставится подпись. Например: «Всего вам самого светлого. С уважением, Михаил». 

     

    После того, как письмо написано, оформляем конверт.

    Во-первых, бумага, на которой написано письмо, складывается внутрь посланием, так, чтобы не было видно текста (если же этого избежать невозможно, то положите письмо в  сложенный чистый лист бумаги).

    Во-вторых, адрес стоит писать разборчиво, чтобы у работников почты не возникло трудностей. Для написания адреса существует определенный порядок:

    1.   название улицы;
    2.   номер дома/квартиры;
    3.   название населенного пункта, района, области;
    4.   название страны;
    5.   индекс.

    Так же стоит писать свой адрес, чтобы при возникновении проблем на почте вам смогли его вернуть и чтобы сам получатель знал от кого пришло письмо.

    В заключении хочется сказать несколько слов насчет открыток, они предназначены для поздравления, краткого послания, но перед отправкой данного вида связи следует помнить, что ваше сообщение «открытое», т. е. его может прочитать любой работник почтовой связи. Поэтому при отправке это стоит учитывать и не писать о каких-то личных вещах, которые не требуют большого внимания, лучше такие открытки интимного характера посылать в конверте.

    Удачной переписки!

    § 189. Культура электронного письма: 10 заповедей

    § 189. Культура электронного письма: 10 заповедей

    Артемий Лебедев

    10 мая 2018

    В наши дни практически невозможно встретить человека, который умеет просто и грамотно оформлять электронные письма и пользоваться электронной почтой с уважением к получателям.

    Во-первых, не нужно оставлять в письме строку «On 18 Jan 2018, at 18:14, Vasya Pupkin wrote:». Это стопроцентный мусор. Адресат же знает, с кем и о чем он переписывается. Если ему важно определить, в какую минуту ему отправили письмо, он просто его найдет и посмотрит.

    Во-вторых, не нужно цитировать все письмо, нужно оставить только смысловую часть. Особенно бесит, когда оставляют подпись адресата в ответе. Зачем она там? Автор исходного письма не помнит, как его зовут и забыл свой адрес?

    В-третьих, нужно отбивать свои ответы от цитаты пустой строкой, а между разными цитатами вставлять двойные пустые строки.

    В-четвертых, нужно помнить про прекрасное правило: ответ должен быть длиннее цитаты.

    В-пятых, никогда нельзя присылать архив с картинками. Надо вставлять картинки в само письмо. Иначе как? Получатель должен сохранить архив на стол, разархивировать, открыть папку и начать листать картинки. А завтра они ему снова понадобятся — снова скидывать на десктоп или хранить там эту папку? Короче, картинки должны быть в самом письме всегда.

    В-шестых, слать письма размером больше пары мегабайт — неуважение к получателю. Особенно бесит, когда прикрепляют презентацию на двадцать мегабайт.

    В-седьмых, никогда нельзя текст вставлять в вордовый файл. Зачем? Ведь письмо прекрасно отображает текст, какой смысл засовывать его еще куда-то? Если получателю зачем-то понадобится файл, он скопирует текст из письма и вставит его туда, но автор не помнит жизненной ситуации, когда это могло бы ему пригодиться.

    В-восьмых, подпись в письме должна быть не больше трех-четырех строк и в ней не должно быть никаких картинок, логотипов или значков «спасем лес».

    В-девятых, в поле «от кого» в почтовом клиенте нужно написать свое полное имя или нормальный ник. Потому что письмо от «Саши» неинформативно — автору пятьдесят Саш в день пишут. И в поиске не найти потом нужное письмо, если оно от Саши.

    В-десятых, всегда обязательно нужно указывать тему письма. И если в процессе переписки тема изменилась, не лениться ее обновлять. Чтобы не обсуждать контракт на поставку турбинных лопаток в треде «Re: Re: Re: Re: Re: Телочки и дурь )))».

    Заказать дизайн. ..

    Как правильно заканчивать электронные письма, чтобы получить больше шансов на положительный ответ

    Электронные письма давно уже стали важной и неотъемлемой частью современной жизни. Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма друзьям или по работе, факт остается фактом: вам приходится иметь дело с ними достаточно часто.

    ♥ ПО ТЕМЕ: Что читают миллиардеры? 10 любимых книг руководителей мировых корпораций.

    Именно поэтому необходимо уделять внимание тому, что собой представляет ваше электронное письмо. На его оформление приходится тратить время. Также нужно подумать о том, как правильно закончить написание электронного письма.

    Ниже мы рассмотрим наиболее удачные варианты подписей к е-мейлам, которые лучше всего подойдут для профессиональной поддержки коммуникаций. Также мы поговорим о том, почему так важно иметь подпись в е-мейле, отправленном в бизнес-целях.

    ♥ ПО ТЕМЕ: 50 примеров плохого дизайна.

     

    Необходимость в хорошем окончании электронного письма

    Есть несколько причин, по которым вам нужно правильно заканчивать свое электронное письмо:

    • Отсутствие надлежащей подписи может показаться грубым или панибратским.
    • Если вы отправляете электронное письмо в опубликовавшую вакансию компанию, есть большая вероятность, что сообщение попадет в руки соответствующему менеджеру по персоналу. Вам требуется показать неизвестным третьим лицам свой профессионализм.
    • Хорошая подпись в электронном письме также может увеличить ваши шансы на получение ответа. Призыв к действию, например, «Благодарю Вас, что нашли время на чтение моего резюме. С нетерпением буду ждать вашего ответа», может действовать как некая подсказка.

    Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:

    • Закрывающая строка. Обычно в ней выражается какая-то благодарность или призыв к действию.
    • Заключительное приветствие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне Ваш». Тип вашей подписи в электронном письме зависит от его контекста и длины цепочки писем.
    • Ваше полное имя под заключительным приветствием. Это позволит понять, кто отправляет электронное письмо.
    • В конце подписи вы должны оставить информацию о своих контактах. Это может быть е-мейл, ссылка на веб-сайт и социальные сети (если применимо), номер телефона и т.д. Это даст читающему письмо человеку информацию о дополнительных способах связи с вами.

    ♥ ПО ТЕМЕ: Как создать отдельную подпись для каждого E-mail ящика, на iPhone или iPad.

    Примечание. Обратите внимание на то, какой тип подписи электронной почты соответствует вашему стилю общения. Заключительные фразы должны отражать ситуацию с точки зрения профессионализма и тона. Они также должны звучать аутентично для вас и вашего «голоса».

    ♥ ПО ТЕМЕ: Как посмотреть, какие запросы вы вводили в поиск Google и при желании удалить их или запретить отслеживание.

     

    Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять

    Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.

    • Вы контактируете с новым бизнес-партнером?
    • Допускает ли ваш получатель неофициальный стиль общения?
    • Вы знаете человека, с которым напрямую связываетесь?
    • Общались ли вы по электронной почте с ним раньше?

    Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте. Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.

    Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.

    ♥ ПО ТЕМЕ: Почему вы должны планировать жизнь на годы вперед.

     

    Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают

    С наилучшими пожеланиями

    • Любое использование слова «наилучший» обычно является безопасной ставкой. Это обычная электронная подпись, подходящая как для обычных, так и для официальных случаев.
    • Тем не менее, исследование статистиков показало, что эта подпись имеет более низкое, чем в среднем, число ответов. Так что имейте это в виду, когда вы используете «С наилучшими пожеланиями».

    В общем виде такого рода подпись электронной почты будет выглядеть примерно так:

    С наилучшими пожеланиями, ФИО

     

    С уважением

    • «С уважением», это еще один распространенный способ завершить электронное письмо. Такая подпись хорошо подходит к официальным деловым ситуациям.
    • «С уважением» будет хорошим способом завершить электронное письмо, если вы подаете заявление на новую работу в компании. Это делает акцент на вашем искреннем желании сотрудничать.
    • Вы также искренни в своей надежде услышать ответ от другого человека. Таким образом, это выглядит естественно.

    В общем виде, письмо будет заканчиваться примерно так:

    С уважением, ФИО

     

    Всего хорошего

    «Всего хорошего» рискует показаться слишком жестким. Если вы отправляете электронное письмо кому-то в официальной деловой ситуации, то «Всего хорошего» (Всего доброго) окажется уместным.

    Такая подпись электронного письма будет выглядеть, как

    Всего доброго

    С уважением, ФИО

    Другие распространенные способы завершить электронное письмо:

    • Удачного дня
    • С благодарностью
    • С самыми теплыми чувствами

    Еще раз напомним о том, что надо соответствовать настроению и тону корреспонденции, когда дело доходит до выбора подписи в электронном письме, которая сработает лучше всего. Эти внешние факторы смогут повлиять на ваш успех.

    ♥ ПО ТЕМЕ: Правило 5 / 25 от Уоррена Баффета — выделяем самые важные дела в жизни.

     

    Об использовании слова «Спасибо»

    Несмотря на то, что просто «спасибо» в подписи кажется хорошим способом получить ответ, на самом деле есть противоречивые сообщения об общей эффективности такого варианта. Фактически, «Спасибо» может показаться случайным и неуместным, особенно, во вступительном письме. Лучше всего соответствовать требуемому стилю речи и манере общения, чтобы ваше «Спасибо» действительно выглядело уместным.

    ♥ ПО ТЕМЕ: У кого больше всех подписчиков в Инстаграм – 40 самых популярных аккаунтов.

     

    Распространенные способы завершить письмо, которые не работают

    Мы также должны рассказать о нескольких способах, которыми вы никогда не должны заканчивать свое электронное письмо.

    Ваш друг или Искренне Ваш.

    Если это не личное письмо или послание вовсе не вашему другу, то такая подпись выглядит неискренне. «Искренне Ваш» звучит очень уж неформально для большинства деловых переписок.

     

    Отправлено iPhone.

    «Отправлено с iPhone» может восприниматься или устаревшей шуткой, или желанием похвастаться обладанием статусным смартфоном, или признаками технической безграмотности (лени), которая не позволяет изменить личную подпись, установленную по умолчанию. Такая подпись в любом случае выглядит безвкусно и неуважительно.

     

    Берегите себя.

    Специалисты по коммуникациям считают, что фраза «берегите себя» может вызвать беспокойство у получателя электронного письма. Такие слова подсознательно внушают человеку, что с ним что-то не так, у него есть скрытые проблемы со здоровьем. Это приведет к снижению уровня отклика.

    ♥ ПО ТЕМЕ: 74 здоровые привычки для хорошего самочувствия, здоровой психики и отличных отношений.

     

    Важность подписи электронной почты

    Как мы уже упоминали, в конце профессионального составленного электронного письма должна быть поставлена подпись. Мы уже говорили о том, что вы должны включить в эту подпись, но мы хотим подчеркнуть, что этот элемент письма важен. По сути, подпись – ваше публичное лицо. Именно на ее основе другие люди сформируют свое первое впечатление о вас, особенно, если вы работаете удаленно.

    Думайте о хорошей электронной подписи, как о выборе одежды для похода на собеседование. Вы должны сделать все возможное, чтобы пройти его. Худшее, что вы можете сделать в такой ситуации, это выглядеть неряшливо, как внешне, так и в поведении.

    ♥ ПО ТЕМЕ: Как правильно произносить Xiaomi на русском и что обозначает это слово.

    Электронные письма являются важной частью нашей профессиональной жизни. К сожалению или к счастью, с ними нам всегда приходится иметь дело. Но с общим удачно подобранным шаблоном для электронных писем вы сможете составлять их быстрее.

    Смотрите также:

    все правила и лучшие советы

    Даже после появления смартфонов и социальных сетей деловая переписка на английском языке остается актуальной. Вы нацелены на сотрудничество с партнерами из Великобритании и США или, может быть, планируете трудоустройство в зарубежной компании? Тогда вам просто необходимо знать, как писать такие письма. Эта статья содержит основные правила и секреты ведения переписки. Давайте вместе разберемся со структурой и содержанием, а также научимся составлять письма, которые располагают к себе клиентов и повышают лояльность.

    Когда используют правила деловой переписки на английском языке?

    Грамотно оформленное и структурированное письмо, в котором соблюдаются правила деловой переписки, имеет важное значение при первом знакомстве с партнерами. При личном знакомстве встречают по одежде, а в переписке – по правильным оборотам, тщательно подобранным словам и предложениям.  

    Соблюдая правила деловой переписки на английском языке, вы всегда сможете:

    • Поздравить коллег с наступающими праздниками;
    • Отправить уведомление сотрудникам, что они приняты на работу или, наоборот, уволены;
    • Вежливо отказаться от предложения о сотрудничестве.
    • Сделать официальный запрос на получение информации.
    • Составить жалобу или претензию.
    • И многое другое.

    Разумеется, есть огромное количество других задач, которые можно выполнять с помощью бизнес-писем: Enquiry Letter, Acceptance, Reply Quotation. Однако, чтобы рассмотреть каждое послание в деталях, понадобится не одна статья. Ниже мы расскажем о разновидностях деловых писем, которые чаще всего используются при переписке.

    Основные виды деловых писем

    Современный мир стремительно движется в сторону интеграции. В результате, даже небольшим компаниям приходится вести переписку со специалистами, живущими в разных уголках земного шара. Чаще всего переписка ведется на английском, так что изучать английский с носителем – один из лучших способов развивать карьеру.

    Зная, как писать деловое письмо на английском, вы сделаете большой шаг вперед к заключению выгодного контракта. 

    Письмо-предложение или Commercial Offer

    Основная цель такого письма – предложить товар, услугу. Это обычная процедура в бизнес-кругах, когда компания намерена вызвать интерес у потенциального партнера. Commercial offer содержит условия, предложения о сотрудничестве. 

    Пример письма на английскомПеревод на русский
    Mr. Daniel Cooper

    General Manager

    Soft Course

    4567 Golden Street

    Fresno, California

    StanleyCo Ltd

    9034 Cooper Street

    Fresno, California

    USA, 90345

    October 30, 2021

    Dear Sirs,

    Our company Soft Course is quite new in the region, it was established last year, but in spite of this, we have already proved to be professionals and have a number of good reviews. We offer qualified services in software maintenance at reasonable prices. This month we have a special offer for you and your office equipment with a good discount. For more information, you may call 555-55-55.

    With respect,

    Daniel Cooper,

    General Manager

    		От: г-н Дэниэл Купер, 

    генеральный директор 

    Софт Курс

    4567 Голден стрит, 

    Фресно, Калифорния

    Кому: СтенлиКо Лтд

    9034 Купер стрит, 

    Фресно, Калифорния, 

    США 90345

    30 октября 2021 года

    Уважаемые господа!

    Наша компания «Софт Плюс» существует не так давно, она была основана в прошлом году, но несмотря на это мы уже зарекомендовали себя как профессионалы и имеем ряд хороших отзывов. Мы предлагаем квалифицированные услуги по обслуживанию программного обеспечения по разумным ценам. В этом месяце у нас есть для Вас и Вашего офиса особое предложение с хорошей скидкой. Для получения дополнительной информации звоните по телефону 555-55-55

    С уважением,

    Дэниэл Купер,

    Генеральный директор

    Письмо-заявление или Application Letter

    Среди большого разнообразия деловых писем часто встречаются Application letters. Их составляют для разных целей: получения новой должности, поступления в ВУЗ, начисления стипендии. Application letter не имеет жестких рамок и всегда пишется в произвольной форме. Оно может содержать рекламу товара, предложение сотрудничества или приглашение на личную встречу с целью обсудить срочные вопросы.

    Пример письма на английскомПеревод на русский
    Dear Mr. /Ms________ (name of the concerned person),

    Your company has been our valuable customer for the past_________(mention years/period). Your approach towards business is very professional and we never encountered any problems all these years.

    We are sending a few business proposals related to………………(give details) on ……………….(annual/ quarterly/monthly) contract basis. Please go through them and make a final decision. All our various plans are devised in such a manner that they will be cheaper in the long run. We have introduced several new models of ………………(name of the product) this year. You have a wide choice to choose from as per your requirement. We hope you will make the right choice.

    We thank you very much for continuing business with us and hope it will be done similarly in the coming years. We assure you of our best services always.

    Looking forward to hearing from you,

    Yours Sincerely,

    ___________ (Your name)

    		Уважаемый г-н / г-жа ________ (имя заинтересованного лица),

    Ваша компания была нашим ценным клиентом в течение последних _________ (укажите годы / период). Ваш подход к бизнесу очень профессиональный, и за все эти годы мы ни разу не столкнулись с какими-либо проблемами.

    Мы отправляем несколько деловых предложений, связанных с ……………… (укажите подробности) на ………………. (годовой / квартальный / ежемесячный) договор. Пожалуйста, ознакомьтесь с ними и примите окончательное решение. Все наши различные планы составлены таким образом, что в конечном итоге они будут дешевле. В этом году мы представили несколько новых моделей ……………… (название продукта). У вас есть широкий выбор в соответствии с вашими требованиями. Надеемся, вы сделаете правильный выбор.

    Мы благодарим вас за продолжение сотрудничества с нами и надеемся, что в ближайшие годы оно будет продолжаться аналогичным образом. Мы всегда заверяем вас в наших лучших услугах.

    С нетерпением жду Вашего ответного письма,

    Искренне Ваш,

    ___________ (Ваше имя)

    Письмо-жалоба или Letter of Complaint

    Второе название – письмо-рекламация. Например, клиент остался недоволен качеством товара и требует компенсацию. Базовые правила делового письма на английском, а также правильно подобранные слова сыграют решающую роль при рассмотрении. Важно быть прямолинейными, но сохранять тактичность.

    Пример письма на английскомПеревод на русский
    Dear Sirs,

    I regret to inform you that yesterday I got my new TV set which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please let me know your decision within 2 days.

    Kind regards,

    Signature

    		Господа,

    С сожалением сообщаю вам, что вчера я получил(а) свой новый телевизор, доставленный вашей службой доставки. Посылка не была повреждена, поэтому я подписал(а) все документы и оплатил(а) оставшуюся сумму. Но при распаковке обнаружил(а) на лицевой панели несколько царапин. Я хочу, чтобы вы заменили товар или вернули мне мои деньги. Пожалуйста, дайте мне знать о вашем решении в течение 2 дней.

    С уважением,

    Подпись

     

    Письмо-извинение или Letter of Apology

    В ответ на жалобу компания, которая выпустила товар посредственного качества, отправляет клиенту Letter of apology. Документ содержит в себе извинения в письменном виде, возможную компенсацию.

    Пример письма на английскомПеревод на русский
    Dear Mr. …,

    We have received your letter of June 12 about the shipment of wrong equipment. Please accept our apologies for the inconvenience. The equipment you ordered has been shipped today. In this letter, we have enclosed a discount coupon for seven percent off your next purchase. In addition, we have also deducted the cost of shipping. Let me say again how much we regret any inconvenience. We look forward to serving you in the future.

    Yours sincerely,

    Signature

    		Уважаемый господин / госпожа …,

    Мы получили Ваше письмо 12 июня о поставке не того оборудования. Приносим свои извинения за неудобства. Оборудование, которое вы заказали, было отправлено сегодня. В это письмо мы вложили купон на скидку в размере семи процентов от вашей следующей покупки. Кроме того, мы вычли стоимость доставки. Еще раз хочу сказать, что мы сожалеем о доставленных неудобствах. Мы с нетерпением ждем возможности служить вам в будущем.

    Искренне Ваш,

    Подпись

     

    Письмо-запрос или Request letter / Enquiry Letter

    Название письма говорит о том, что отправитель хочет получить ответ на какой-то вопрос. При составлении документа отправитель старается сделать его максимально кратким. А также указывает контактные данные (телефон, электронная почта) для получения быстрого ответа.

    Пример письма на английскомПеревод на русский
    Baisy Clifford

    3400 Chelsey Road

    Quantico, FU 78451

    Stanley Brothers

    6539 71th Street

    Los Ángeles, LA 84733

    27th January 2005

    Dear Sir,

    We have seen your advertisement in the Business Weekly Journal, and we shall appreciate it if you will send us a more detailed description of your cameras. We would also like to know the discounts that you provide.

    Our company specializes in distributing cameras in Italy. For your information, we may add that our company was established five years ago. If your goods meet our requirements, and we receive a favorable offer, we will be able to represent your cameras in Eastern Europe.

    We are looking forward to your reply.

    Yours faithfully,

    R.Stenley

    Export-Import Manager

    		Бейзи Клиффорд

    3400 Chelsey Road

    Куантико, FU 78451

    Братья Стенли

    6539 71-я улица

    Лос-Анджелес, LA 84733

    27 января 2005 г.

    Уважаемый(ая),

    Мы видели вашу рекламу в Business Weekly Journal и будем признательны, если вы пришлете нам более подробное описание своих фотоаппаратов. Мы также хотели бы знать, какие скидки вы предоставляете.

    Наша компания специализируется на продаже фотоаппаратов в Италии. Для Вашего сведения добавим, что наша компания была основана пять лет назад. Если ваш товар будет соответствовать нашим требованиям, и мы получим выгодное предложение, мы сможем представить ваши фотоаппараты в Восточной Европе.

    Ждем вашего ответа.

    Искренне Ваш,

    Р. Стенли

    Менеджер по экспорту-импорту

    Письмо-подтверждение или Acceptance letter

    Как правильно писать бизнес письма на английском, когда речь идет об Acceptance letter? Компании отправляют их вслед за посылкой, пакетом документов, чтобы клиент подтвердил получение. Они действуют как квитанция, демонстрируют признательность, уважение.

    Пример письма на английскомПеревод на русский
    R. Hendricks,

    Marketing Manager,

    Highsmith & Co, Ltd.,

    12 Maidstone, Kent

    Dear Mr. Hendricks,

    Thank you for your letter of 16th September concerning the receipt of our latest catalog for 2011-2012.

    We wish to confirm the arrangement whereby Mr. Brown of your company will visit us in Maidstone towards the end of the month for business consultation.

    We wish to assure you that Mr. Brown will be considered our guest within the time of his visit.

    Sincerely yours,

    B. Johnson,

    Managing Director

    		Р. Хендрикс,

    Менеджер по маркетингу,

    Highsmith & Co, Ltd.,

    12 Мейдстон, Кент

    Уважаемый мистер Хендрикс,

    Благодарим Вас за письмо от 16 сентября по поводу получения нашего последнего каталога за 2011-2012 годы.

    Мы хотим подтвердить договоренность, согласно которой г-н Браун из вашей компании посетит нас в Мейдстоне в конце месяца для бизнес-консультации.

    Мы хотим заверить вас, что господин Браун будет считаться нашим гостем во время его визита.

    Искренне Ваш,

    Б. Джонсон,

    Управляющий

    Рекомендательное письмо или Letter of Recommendation

    При трудоустройстве в престижную компанию важно отправить CV на английском, дополнить его рекомендательным письмом. Современные правила написания делового письма на английском языке сделают его грамотным и лаконичным. В написании принимает участие прежний работодатель или коллега.

    Пример письма на английскомПеревод на русский
    December 2, 2009

    To whom it may concern,

    I had the privilege of having Kristen Matsalla as my summer intern from May-August 2009 at Rosewood Park Alliance Church.

    Her main responsibility was as Day Camp Coordinator. In that role, she had many responsibilities. She had administrative tasks like processing registrations, dealing with expenses, organizing kids and leaders into groups, and more. Kristen coordinated and planned each day’s activities, program, and the overall decor of each area. She provided leadership to the kids and volunteers.

    She was involved in the recruitment and training of our volunteers as well. We had a total of 60+ volunteers and 135+ kids during our Day Camps.

    Kristen is someone who is highly motivated and takes the initiative to do what needs to get done. She has the confidence to lead and along with that people respect and follow her lead. She is great with kids of all ages as she is able to create a great balance between friend and leader. She takes her responsibilities seriously. I never had to wonder if she would do what was required of her and she always did what was needed with excellence! She is highly trustworthy and reliable. 

    I have worked with many people over the years and Kristen is someone I would love the opportunity to work with again. She would be an asset to any team. Feel free to contact me in regards to Kristen, as you look to hire.

    Sincerely,

    Children’s Pastor

    Rosewood Park Alliance Church

    306-543-8233 ext 236

    		2 декабря 2009 г.

    Для предъявления по месту требования,

    Я имел(а) честь иметь Кристен Мацалла в качестве стажера с мая по август 2009 года в церкви Rosewood Park Alliance.

    Её основная ответственность заключалась в координировании дневного лагеря. В этой роли у нее было много обязанностей. У нее были административные задачи. Например, обработка регистраций, работа с расходами, организация детей и лидеров в группы и многое другое. Кристен координировала и планировала ежедневные мероприятия, программу и общий декор каждой зоны. Она руководила детьми и волонтерами.

    Она также участвовала в наборе и обучении наших волонтеров. Во время наших дневных лагерей у нас было в общей сложности более 60 волонтеров и более 135 детей.

    Кристен очень мотивирована и берет на себя инициативу делать то, что необходимо. Она уверена, что ведет за собой, и люди уважают ее лидерство и следуют ей. Она отлично ладит с детьми всех возрастов, поскольку умеет находить идеальный баланс между другом и лидером. Она серьезно относится к своим обязанностям. Мне никогда не приходилось задаваться вопросом, сделает ли она то, что от нее требуется, и она всегда делала то, что было необходимо, с превосходством! Она очень надежная и заслуживающая доверия.

    Я работал(а) со многими людьми на протяжении многих лет, и Кристен – это тот человек, с которым я хотел бы снова поработать. Она будет активом для любой команды. Не стесняйтесь обращаться ко мне по поводу Кристен, когда вы собираетесь нанять.

    Искренне,

    Детский пастор

    Церковь Rosewood Park Alliance

    306-543-8233 доб 236

     

    Письмо-благодарность или Thank-you Letter

    Как начать деловое письмо на английском, если хочется поблагодарить клиента за крупный заказ, а гостиницу – за быстрое подтверждение бронирования, сыгравшее решающую роль в получении визы? Одного «спасибо» недостаточно – письмо начинается с обращения к клиенту или представителю компании, затем идет текст письма с благодарностью, надеждой на дальнейшую плодотворную работу.

    Пример письма на английскомПеревод на русский
    From ___________

    Date: 31 November 2020

    To ___________

    Good day, Mr. {name}.

    My name is Chris Edvance, I`m your student at evening school of accounting courses. Writing to thank you for the opportunity to pass the exam two weeks later than expected. I assure you that I will study all the skipped material on my own and pass the exam perfectly.

    Warm regards,

    C. Edvance.

    		От ___________

    Формат даты: 31 ноября 2020 г.

    Кому ___________

    Добрый день, господин {имя}.

    Меня зовут Крис Эдванс, я учусь на курсах вечерней бухгалтерской школы. Пишу, чтобы поблагодарить вас за возможность сдать экзамен на две недели позже, чем ожидалось. Уверяю вас, что я самостоятельно изучу весь пропущенный материал и на отлично сдам экзамен.

    С уважением,

    К. Эдванс.

     

    Сопроводительное письмо или Cover letter

    Основные правила деловой переписки на английском языке помогут составить Cover Letter. Такой документ дополняет отчет, товар. Он подробно описывает, что находится в посылке, что необходимо сделать клиенту после ее получения. Cover Letters отличаются краткостью и лаконичностью.

    Пример письма на английскомПеревод на русский
    Amy Chan

    (111) 789-3456

    [email protected]

    20-Sep-21

    Dear Hiring Manager,

    As a recent graduate of Innovation University with a B.A. in journalism and communications, I believe I am an excellent candidate for the Journalist role at Flagship News. I am passionate about providing readers accurate and detailed information in an engaging format. I want to bring that passion to the renowned newsroom floor at Flagship News.

    While attending Innovation University, I spent all four years on the staff of the Innovation University Citizen and two years as its Editor in Chief. Under my leadership, our paper won the ABC Award for Best College Newspaper in the state for two years in a row. We also saved Innovation University $1M by uncovering a tuition scam as well as increased the IU Citizen’s off-campus circulation by 25%.

    In addition to launching the online version of the IU Citizen, I held two positions in electronic media while in school. I was the head copywriter for the Innovation University monthly podcast, and I wrote all of the Freshman News section of our school’s Facebook Page. Since graduating, I have continued to assist with the podcast and have written several op-ed pieces published in the Flagship News.

    Thank you for taking the time to review my attached resume and writing samples. I am confident that I can hit the ground running as a Journalist at Flagship News and immediately provide quality, in-depth reporting. I look forward to talking with you about this opportunity.

    Sincerely,

    Amy Chan

    		Эми Чан

    (111) 789-3456

    [email protected]

    20 сентября 21

    Уважаемый менеджер по найму,

    Как недавняя выпускница Инновационного университета со степенью бакалавра искусств в журналистике и коммуникациях я считаю себя отличным кандидатом на роль журналиста в Flagship News. Я с энтузиазмом отношусь к тому, чтобы предоставлять читателям точную и подробную информацию в увлекательном формате. Я хочу передать эту страсть в известную новостную службу Flagship News.

    Во время учебы в Инновационном университете я провела все четыре года в штате Innovation University Citizen и два года в качестве главного редактора. Под моим руководством наша газета два года подряд выигрывала премию ABC в номинации «Лучшая газета колледжа штата». Мы также сэкономили Innovation University 1 миллион долларов, раскрыв мошенничество с платой за обучение, а также увеличили варианты обращений за пределами кампуса IU Citizen на 25%.

    Помимо запуска онлайн-версии IU Citizen, в школе я занимала две должности в электронных СМИ. Я была главной копирайтеркой ежемесячного подкаста Innovation University и написала все разделы новостей первокурсников на странице нашей школы в Facebook. После выпуска я продолжала помогать с подкастами и написала несколько статей, опубликованных в Flagship News.

    Спасибо, что нашли время, чтобы просмотреть мое резюме и образцы текстов. Я уверена, что смогу сразу приступить к работе в качестве журналиста Flagship News и предоставить качественный и подробный репортаж. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами об этой возможности.

    Искренне,

    Эми Чан

     

    Как написать деловое письмо, используя английский – разбираем структуру 

    Деловое письмо – документ, который составляется по четкой структуре. Согласитесь, мы никогда не пишем приветствие в конце письма, а заключение в начале, не начинаем переписку с подписи или ссылки. В большинстве стран мира люди используют одну и ту же структуру в бизнес-переписке – этому их учат репетиторы бизнес английского онлайн. Как написать деловое письмо на английском, не нарушая структуру и соблюдая правильный тон? Давайте разбираться.

    Шапка

    Шапка или Heading – это верхняя часть, в которой указывают два адреса – отправителя и получателя. Первый пишут вверху слева, второй ниже адреса отправителя. Формат написания – от меньшего к большему. То есть, сначала указываем имя, фамилию, затем номер дома с улицей, город. Если речь идет о переписке по e-mail, вверху вводится адрес емейл. Следите за правильностью, ведь если в адресе не будет всего одной цифры, адресат не получит письмо.

    Тема

    Письмо начинается с темы, публикуемой в строке вверху. В теме следует указать важные детали, но не более 7 слов. Чтобы акцентировать внимание адресата, выделить его среди большого количества другой корреспонденции, можно написать в теме слово, привлекающее внимание. Например, Urgent (Срочно!), Please read this letter (Пожалуйста, прочитайте письмо). Чтобы подчеркнуть важность, используйте High Importance.

    Приветствие, обращение

    Правила деловой переписки на английском языке предполагают правильное обращение. Когда письмо адресовано женщине, используйте Ms (госпожа), или Mr при общении с лицами мужского пола. После обращения важно поставить запятую, в Северной Америке предпочтительнее двоеточие. 

    Как поздороватьсяКомментарий
    Dear Mr. Wayne,Когда пишем письмо мужчин
    Dear Ms. Wayne,Когда обращаемся к женщине (подходит для замужних и незамужних девушек)
    Dear Sir or Madam, Если вы не знаете, кто именно будет отвечать на письмо
    To whom it may concernАктуально для корпоративной деловой переписки

    Основное содержание

    Давайте выясним, как писать деловое письмо на английском после приветствия. В зависимости от вида документа, вступление начинается со слов благодарности. После вступления, состоящего из 1-2 предложений, нужно сформулировать основную мысль. Текст желательно разделить на несколько абзацев для лучшего восприятия информации. 

    Пример на английскомПеревод
    Thank you for your prompt responseСпасибо за быстрый ответ
    I am writing to you regarding…Я вам пишу о…
    Following last month’s presentation, I have decided to write to you…После презентации в прошлом месяце я решил(а) написать вам…
    With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me a more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide.Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел(а) бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

    Заключение

    В финальном абзаце правила деловой переписки на английском рекомендуют сделать небольшое напоминание или сосредоточиться на том, что запрос является срочным. Не забудьте поблагодарить собеседника за прочтение письма и оказанное внимание и указать, каких действий вы ждете от собеседника. 

    Пример на английскомПеревод
    Looking forward to your messageЖду сообщения от вас
    Looking forward to your replyЖду ответа от вас
    Don’t hesitate to contact me back if you have any questionsНе стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы

    Подпись 

    Если уже готова большая часть Formal letter, как писать завершение? Как правило, используется фраза-клише Sincerely yours. Если в приветствии использовались знаки препинания, запятая ставится после завершающей фразы-клише. В противном случае, мы просто пишем Sincerely yours Mr Wayne.

    Пример на английскомПеревод
    Yours faithfully…С уважением…
    Very truly yoursИскренне ваш…
    Cordially yoursСердечно ваш (если пишем старому знакомому)

    Приложения

    Если вы делаете клиенту коммерческое предложение, правила написания делового письма на английском языке рекомендуют дополнить его так называемым Enclosures (Приложения). Это листовки, буклеты и другие полезные материалы. Благодаря таким элементам, вы сможете визуализировать свое предложение и «разгрузить» письмо. 

    Как закончить деловое письмо на английском и сообщить клиенту, что в нем есть Enclosures? В левом нижнем углу напишите Enc, Encl или полное слово Enclosures. 

    Обязательные правила написания бизнес-писем 

    Правила делового письма на английском исключают использование грубых слов и негатива, панибратства, отсутствие цели письма. Во избежание непонимания, придерживайтесь простых, но важных правил общения. Рекомендации касаются не только переписки, но и отправки коммерческих предложений. Как писать письма, чтобы адресат вас правильно понял?

    Тема соответствует содержанию

    Писать обо всем и ни о чем – распространенная ошибка. Если в теме указано «Кровати под заказ», не нужно рассказывать о преимуществах покупки кухни, шкафа-купе, предлагать мягкие игрушки, услуги садовника. Также не стоит писать длинные, запутанные письма.

    Обращение по имени

    Если вы обошли стороной тему, как начать деловое письмо на английском, не обращаетесь к потенциальному партнеру по имени, клиент вряд ли дочитает письмо до конца. Более того, он не осилит и половины, ведь с самого начала переписка не привлекла его внимание. Поздоровайтесь, поблагодарите за уделенное внимание и сразу перейдите к главной теме, без «воды» и двусмысленных фраз.

    Не начинайте письмо с негатива

    Одно из табу любой деловой переписки – начинать общение с грубости и негатива. Иначе у вашего клиента или партнера возникнет мгновенная аллергия на переписку с вами. И человек перестанет открывать любые ваши сообщения, даже если обладает невероятной сдержанностью. 

    Никогда не начинайте письмо с таких выражений:

    • Unfortunately – к сожалению
    • I am afraid that – Я боюсь, что
    • We regret to inform that – К сожалению, мы вынуждены сообщить, что
    • I am sorry to inform you that – Простите, но я вынужден сообщить…

    Придерживайтесь стандартного формата

    Ключевое отличие деловой переписки от неформальной – строгие нормы написания. Играя с заголовками, форматированием, используя нестандартный шрифт, вы вряд ли выделитесь на фоне других. Письмо не будет выглядеть оригинальным, но укажет на несерьезность ваших намерений.

    Не панибратствуйте

    Запомните, как правильно писать бизнес письма на английском – вы сразу найдете общий язык с партнерами. Использование фраз Hey, bro, What’s up, best regards применимо только в неформальной переписке. В деловом общении они недопустимы. Даже если письма адресованы Мистеру Моргану в Великобританию каждую неделю, это не делает его вашим close friend. 

    Всегда указывайте цель письма

    Формулировка цели письма должна соответствовать его содержанию. Уже с первых секунд прочтения клиент должен четко понимать, о чем пойдет речь. Указание цели экономит время, позволяет оценить содержание и принять верное решение.

    Поблагодарите получателя 

    Уважайте время, не лейте «воду» и сразу переходите к сути. Всегда заканчивайте переписку каким-то запросом и благодарностью за уделенное время, покупку. Так вы повышаете лояльность адресата, подчеркиваете ваши исключительные отношения.

    Используйте бизнес-лексику

    Одно и то же понятие выражается разными словами. При общении с другом можно говорить «давать», в деловой переписке – уже «снабжать». Вместо делать – производить, вырабатывать. Какую бизнес-лексику рекомендуют использовать правила делового письма на английском?

    Speaking EnglishBusiness English
    GiveProvide
    GetReceive
    ComeAttend / Arrive
    HelpAssist
    Book (verb)Reserve
    AnswerReply
    ChooseSelect
    TellExplain
    MakeCreate
    DoManage
    ProposeOffer
    TellReport
    LearnStudy
    PromiseEnsure
    SetEstablish
    Come inEnter

     

    Всегда перепроверяйте орфографию

    Испортить первое впечатление о себе и своей компании очень просто – достаточно писать предложения с ошибками. Казалось бы, это мелочи, но именно благодаря им складывается общее мнение о сотрудниках и серьезности намерений вашей организации.

    Правильное оформление вашего ответа 

    Как оформить ответ на письмо, чтобы клиент получил максимум полезной информации, дочитал текст до конца и выполнил некие действия? При ответе на письмо деловой этикет и деловая переписка на английском языке всегда стоят на первом месте. Дайте понять, что вы компетентны, хорошо разбираетесь в данном вопросе и готовы дать развернутый ответ. Что нужно написать в первую очередь?

    Сразу представьтесь и дайте понять, кто вы 

    Важно сразу сообщить клиенту, какую должность вы занимаете в компании. Представьтесь, напишите ваше имя и фамилию. Расскажите о спектре ваших обязанностей, убедите собеседника в компетентности в решении важного вопроса. 

    Обозначьте цель 

    Укажите, с какой целью вы пишете ответное письмо. Как правило, это ответ на все вопросы, которые интересуют отправителя. Клиент должен быть уверен, что вы располагаете нужной информацией и в силах вести подобные переговоры.

    Пример на английскомПеревод на русский
    As per our phone conversationВ продолжение нашего телефонного разговора
    I am writing to provide the information you have requestedНаправляю запрошенную вами информацию
    It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last MondayБыл(а) рад(а) встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник
    Thank you for writing to us about your experience in our research center last weekБлагодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
    I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshopРад(а) написать о подтверждении нашего в Вами соглашения в отношении летней мастерской
    Thank you so much for contributing to our auctionБольшое спасибо Вам за то, что вы внесли свой вклад в наш аукцион

    Дайте ответы на все поставленные вопросы

    Следующий этап ответного письма – ответить на все поставленные вопросы, которые задал клиент или деловой партнер. Важно делать это с грамотной транслитерацией, без ненужных аббревиатур и сленговых слов вроде lol, imho и.т.д. Если сомневаетесь в каких-то моментах, сообщите собеседнику, что переадресуете его вопрос компетентному сотруднику. В ближайшее время с ним свяжется специалист вашей компании.

    Как вести деловую переписку: примеры переписки

    Ниже будут рассмотрены конкретные примеры писем, написанных на английском. Используйте данные шаблоны и полезные выражения из статьи при составлении грамотного, полезного, убедительного текста. Они станут хорошим подспорьем, как писать деловое письмо на английском, образец можно брать за основу при составлении практически любого варианта.

    Освоить деловую переписку легко с нашими репетиторами

    Деловой и разговорный английский имеют значительные отличия. В современном мире принято учить разговорный английский, тогда как бизнес-лексику недооценивают и даже забывают о ее важности. Между тем, именно деловая переписка с иностранными партнерами играет решающую роль в трудоустройстве.  

    Наши репетиторы английского онлайн ставят перед собой непростую, но вполне реальную задачу – научить вас основным правилам деловой переписки на английском языке. Вместо утомительной зубрежки и домашних заданий вы получаете четкий план обучения с конкретными примерами и личным преподавателем. Благодаря такому подходу, у вас будет четкое представление, как писать формальное письмо на английском, с чего начинать деловую переписку, как ее закончить, чтобы у клиента появилось желание сотрудничать именно с вами. 

    Заключение

    Время от времени нам приходится писать формальные письма. Чем активнее вы используете английский язык в повседневной жизни, тем чаще приходится делать это на иностранном языке. Теперь вы в курсе, какие стили существуют, какая у них структура и как нужно оформлять такие документы. 

    У вас в руках есть наглядные примеры и секреты, помогающие составить идеальное деловое письмо. Применяйте их на практике, если нужно отправить важное сообщение в США, соблюдая деловой тон, или выслать резюме европейскому работодателю. Уверены – у вас все получится!

    Узнайте, как вести деловую беседу по телефону с максимальной эффективностью! Звоните в мировые корпорации, выходите на ЛПР, находите новых поставщиков – все это становится возможным благодаря нашим обучающим материалам.

    Формат делового письма и пример

    1. Развитие карьеры
    2. Формат делового письма и пример
    Ханне Кейлинг

    16 ноября 2021 г.

    Ханне была старшим контент-менеджером в компании Indeed.

    Существует множество различных типов деловых писем, которые вы можете использовать в своей профессиональной карьере. От сопроводительных писем до рекомендательных писем, составление четкого, удобочитаемого делового письма может помочь вам четко изложить идеи. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы сделать деловое письмо профессиональным и подходящим для аудитории вашего письма.

    Бизнес-разделы бизнес-письма

    правильно отформатированное деловое письмо должно иметь следующие разделы:

    1. Ваша контактная информация

    2. Дата

    3. Контактная информация получателя

    4. Открытие Приветствие

    5. Тело

    6. Заключительное слово

    7. Ваша подпись


    Город, штат Почтовый индекс
    Телефон

    2.

    Дата

    Добавьте пробел после вашей контактной информации, а затем добавьте дату вашего письма:

    Месяц, День Год

    3. Контактная информация получателя

    Добавьте пробел после даты делового письма, а затем добавьте получателя контактная информация:

    Имя Фамилия
    Адрес
    Город, штат Почтовый индекс
    Телефон

    4. Вступительное приветствие

    Добавьте пробел после контактной информации получателя, а затем выберите приветствие, чтобы открыть свое деловое письмо.Общие вступительные приветствия в деловых письмах включают:

    • Уважаемый [Имя Фамилия],

    • Уважаемый [мисс, миссис или мистер Фамилия],

    • Уважаемый [Имя], (используйте только если вы знаете получателя)

    • Кому это может быть важно (используйте, только если вы не можете найти имя конкретного контактного лица)

    Подробнее: Написание приветствия для писем: советы и примеры

    5.

    Тело

    Основная часть делового письма — это место, где вы выражаете цель своего сообщения, и обычно оно не превышает трех-четырех абзацев.

    • Пункт 1: Открытие

    • Пункт 2: Аргумент

    • Пункт 3: Закрытие

    6. Закрытие приветствия

    Добавьте пространство после корпуса буквы, а затем выберите приветствие закрыть деловое письмо. Обычное закрытие бизнес-письма приветствия включают в себя:

    • с уважением у вас,

    • с уважением,

    • сердечно,

      • ваш искренне,

    • Спасибо,

    По теме: Как написать приветствие в деловом письме (с советами и примерами)

    7.Подпись

    Добавьте две строки и подпишите свое полное имя. В следующей строке напечатайте свое имя и фамилию.

    Подпись
    Имя Фамилия

    Как форматировать деловое письмо

    При форматировании делового письма читаемость должна быть вашим главным приоритетом. От выбора стиля шрифта до исправления полей, вы должны убедиться, что ваше письмо чистое, четкое и легко читаемое. При форматировании делового письма следует учитывать несколько моментов:

    1.Выберите профессиональный размер и стиль шрифта

    Решая, какой шрифт выбрать для делового письма, обратите внимание на его чистоту и удобочитаемость. Хотя выбор стилистического шрифта, персонализирующего письмо, может показаться заманчивым, вашей аудитории может быть трудно его читать. Они должны иметь возможность получить необходимую им информацию из вашего письма как можно быстрее.

    Вот несколько примеров популярных шрифтов, используемых в профессиональных документах:

      • Calibri

    • Garamond

    • Georgia

    • Gill Sans

    • Roboto

    • Times New Roman

    При выборе размера шрифта необходимо учитывать наименьший размер, в котором ваш документ все равно будет легко читабелен. Вы должны оставаться между 10 и 12 пунктами для вашего шрифта. Шрифты размером менее 10 пунктов будет трудно читать, а шрифты размером более 12 пунктов могут показаться непрофессиональными.

    2. Включите разделы для всей необходимой информации

    При разработке макета делового письма помните обо всей необходимой информации, которая обычно содержится в профессиональном документе. Как правило, деловое письмо включает в себя следующую информацию вверху:

    • Ваша контактная информация (Имя, должность, компания, адрес, номер телефона, электронная почта)

    • Дата

    • Контактная информация получателя (Имя , должность, компания, адрес компании)

    За этой информацией следует приветствие, а затем тело, за которым следует ваше закрытие и подпись.При составлении делового письма обязательно укажите всю необходимую информацию.

    Подробнее: 7 частей делового письма

    3. Обратите внимание на интервалы и поля

    Интервалы играют важную роль в том, чтобы ваше деловое письмо выглядело читабельно и профессионально. Не забудьте поставить пробелы между элементами в верхней части вашего письма (ваша контактная информация, дата и их контактная информация), а затем еще один пробел, чтобы начать ваше письмо.

    В основных абзацах ваше письмо должно быть через один интервал, чтобы создать чистый, но читаемый документ.Вы должны включать пробел между каждым абзацем, а также до и после закрытия. Лучше всего выравнивать всю букву по левому краю страницы, а не по центру или по правому краю. Это позволяет легко следить за аудиторией.

    Как правило, профессиональные документы имеют однодюймовые поля. Допустимо, чтобы поля были немного больше, чем обычно (до одного с четвертью дюйма) для деловых писем.

    4. Правильно начинайте и заканчивайте письмо

    Начав письмо, вы должны правильно обратиться к получателю.Если вы не знаете получателя, уместно включить общее приветствие, например «Для кого это может касаться», или обратиться к нему по должности, например «Уважаемый финансовый директор».

    Если вы знаете имя получателя, но никогда официально не встречались с ним или встречались лишь ненадолго, вам следует включить более правильное приветствие, например «Уважаемый господин (фамилия)» или «Уважаемый госпожа (фамилия)». Если вы знаете получателя, не стесняйтесь приветствовать его по имени.

    Выберите краткое, соответствующее окончание письма, например, «С уважением», «С уважением» или «Всего наилучшего», после чего укажите свое имя, фамилию и должность.Вы должны включить пробел между закрытием и вашим именем.

    Пример формата делового письма

    Вот пример формата делового письма, который вы можете использовать при составлении собственного делового письма:

    Рошни Дуттаа Гомес
    Старший менеджер проекта
    Asomtech Solutions
    42/08, Bose road
    Kolkata, West Бенгал, Индия
    050 2948 2948
    [email protected]

    1, 2021

    RAM Prasad
    SR. аналитик данных
    CloudDatanow Tech
    101 Solanki Street
    Kanchan Marg, Kolkata, Западный Бенгаль

    Уважаемый RAM Prasad,

    Я с удовольствием настоятельно рекомендую Аашну Сингханию для Jr. Роль аналитика данных в Clouddatanow Tech. Я Рошни Дуттаа, руководитель проекта в Asomtech Solutions. У меня 12-летний опыт работы в технологической отрасли, и я видел много молодых специалистов, которые приходят и уходят. Г-жа Сингхания — один из тех людей, с которыми я работал, который однозначно выделяется.

    За время, проведенное вместе, Ашна проявила большие таланты в области анализа данных. Когда мы впервые встретились, Аанна сразу же произвела на меня впечатление, но за время нашей совместной работы ее понимание того, как анализировать данные для достижения результатов для нашей компании, выросло гораздо больше, чем у ее коллег.

    Меня впечатляют не только ее технические навыки. С Ааной было приятно работать из-за ее удивительно позитивного отношения и способности общаться между командами. Ее сосредоточенность и внимание к деталям также были необходимы и ценились не только мной, но и ее коллегами, которые часто полагались на нее в выполнении работы.

    Я абсолютно уверен, что Аашна отлично подойдет для Clouddatanow Tech. Она не только принесет те навыки и опыт, которые вы ищете от соискателя, но также быстро станет активом и поможет вашей компании расти всеми возможными способами.

    Если вам нужна дополнительная информация или конкретные примеры, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону 050 2948 2948. Поскольку рекомендательное письмо, скорее всего, дает только представление о ее талантах и ​​достижениях, я был бы рад более подробно рассказать о моем времени работы с ее.

    С уважением,
    Рошни Дутта
    Старший менеджер проекта

    Шаблон формата делового письма

    Вот шаблон формата делового письма, который вы можете использовать при форматировании делового письма:

    [Ваше полное имя]
    [Профессия]
    [Компания ]
    [Почтовый адрес]
    [Город, почтовый индекс штата]
    [Телефон]
    [Адрес электронной почты]

    [Дата]

    [Ф.И.О. [Город, почтовый индекс штата]
    [Телефон]
    [Адрес электронной почты]

    Уважаемый [Фамилия получателя],

    [Вводный абзац]

    [Пояснительный абзац]

    [Заключительный абзац]

    С уважением1, 905 ]

    [Полное имя Фамилия]

    Подробнее: Шаблоны деловых писем (с подсказками)

    Форматы деловых писем – Университет Галлодета

    Большинство деловых писем должны содержать обратный адрес (на бланке или ваше имя и адрес), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основные абзацы и заключение. Однако существует несколько способов форматирования этой информации. Например, адреса возврата могут располагаться по центру или начинаться с левого поля или начинаться с горизонтального центра страницы.

    Существует четыре основных формата деловых писем.

    Особенности Образец письма Полный блок Все части письма начинаются с левого поля. Полный блок Измененный блок Абзацы с отступом Дата, подпись и закрытие начинаются по центру страницы по горизонтали. Все абзацы тела имеют отступ. Абзацы с отступом Заблокированные абзацы Дата, подпись и закрытие начинаются по центру страницы по горизонтали.Все абзацы основного текста начинаются с левого поля. Заблокированные абзацы Упрощенный формат Все части букв начинаются с левого поля. Этот формат включает строку темы, но опускает приветствие и подпись. Упрощенный

    Формат для написания профессиональных писем

    Существует несколько форматов написания профессиональных писем. Существует два основных стиля букв: — блочная форма и — форма с отступом. Приведенные ниже образцы помогут вам определить, какой стиль вы предпочитаете.

    Проверьте Написание букв для получения дополнительной информации о печатных, отступных и упрощенных буквах.

     

     

    Форма полного блока

     

    Ваше имя
    Адрес
    Номер телефона
    Электронная почта (необязательно)


    Дата


    Имя получателя
    Должность
    Название компании
    Адрес

    Уважаемый __________:

    При написании письма с использованием блочной формы строки не имеют отступа. Укажите свое имя, адрес и номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также дату.Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

    С новыми абзацами просто пропускайте строку вместо отступа.

    Добавьте свой номер телефона, по которому с вами можно связаться в последнем абзаце. Если получателю необходимо использовать услугу ретрансляции, чтобы позвонить вам, кратко объясните, что вы глухой/слабослышащий и что он/она может звонить вам через ретрансляцию. Назовите получателю номер его/ее государственного реле и объясните, что он/она должен будет сообщить оператору ваш номер.Затем дайте ему/ей свой номер.

    С уважением,

    Ваша подпись

    Ваше имя
    Ваша должность

     

     

     

     

    Форма абзацев с отступом

    Ваше имя
    Адрес
    Номер телефона
    Электронная почта (необязательно)

     

    Дата


    Имя получателя
    Должность
    Название компании
    Адрес

    Уважаемый __________:

     При написании письма с использованием формы с отступом делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна располагаться вверху страницы, либо по центру, либо с отступом с правой стороны листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

    В конце письма поставьте свою подпись с правой стороны страницы. Не забудьте предоставить любую информацию о реле, если это необходимо.

    С уважением,

    Ваша подпись 

    Ваше имя

    Ваше звание 

      Форма заблокированных абзацев

    Ваше имя
    Адрес
    Номер телефона
    Электронная почта (необязательно)

     

    Дата


    Имя получателя
    Должность
    Название компании
    Адрес

    Уважаемый __________:

    При написании письма с использованием заблокированной формы делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна располагаться вверху страницы, либо по центру, либо с отступом с правой стороны листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.


    В конце письма поставьте свою подпись с правой стороны страницы. Не забудьте предоставить любую информацию о реле, если это необходимо.

     

    С уважением,

    Ваша подпись

    Ваше имя
    Ваша должность

     

     

     

     

    Упрощенная форма

     

    Ваше имя
    Адрес
    Номер телефона
    Электронная почта (необязательно)


    Дата


    Имя получателя
    Должность
    Название компании
    Адрес


    ТЕМА (используйте заглавные буквы)


    При написании письма с использованием упрощенной формы дата ставится слева. Затем укажите имя получателя, его должность, название компании и адрес.

    Напишите строку темы вместо приветствия. Строка темы должна быть написана заглавными буквами.

    В конце письма укажите свое имя и должность заглавными буквами.


    ВАШЕ ИМЯ
    ВАША ДОЛЖНОСТЬ

     

     

       ДРУГИЕ ОПЦИИ  

    • Если вы используете блочный формат , вы можете разместить свой адрес в любом месте письма.Вы можете разместить его в верхней части страницы (вверху по центру или вверху справа), или вы можете указать свой адрес в конце письма после вашей подписи и имени, независимо от того, какой формат вы используете.

    • Если вы используете форму блока , вы можете поместить дату слева, в центре или справа. Однако, если вы используете форму с отступом , обычно лучше размещать дату справа или слева. Не ставьте его в центр.

    • С помощью формы с отступом вы можете поставить свою подпись справа или слева на странице.

    • Если вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось, смело введите свое имя более крупным шрифтом в верхней части письма и введите свой адрес чуть ниже него более мелким шрифтом. Пример:

      Мисси Голд
      1345 Main Street
      Anytown, VA 22879

    • В программе обработки текстов на вашем компьютере могут быть стандартные шаблоны писем, которые могут вам помочь.Эти программы обычно имеют множество различных вариантов стиля и формата. Проверьте функцию шаблона или справочную службу вашей программы обработки текстов, чтобы увидеть доступные варианты. Некоторые ключевые слова, которые вы можете попробовать:

      • букв

      • создать письмо

      • написать письмо

      • резюме

      Каталожные номера

      Источник Джанель Муйессероглу

      Gallaudet Interpreting Services (июнь 1999 г. ).Веб ГИС. [Онлайн]. Доступно: http://www.gallaudet.edu/~gisweb/ [23 июня 1999 г.].

      Маджо, Р. (1990). Как это сказать. Энглвуд Клиффс, Нью-Джерси: Прентис Холл.

      Справочник Webster’s New World Office Professional. (5-е изд.). (1996). Нью-Йорк: Макмиллан.

      Йейт, М. (1997). Сопроводительные письма, которые сбивают их с ног. Холбрук, Массачусетс: Adams Media Corporation

      .

       

      Разработано Патриком Питерсом
      и Кун Вей Хо

       

    Примеры формата делового письма.– Центр письма – UW–Madison

    В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.

    Однако для этих материалов существуют ограничения. Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Таким образом, совет здесь может или не может относиться к вашей письменной ситуации.

    Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуального руководства, которое может дать индивидуальная конференция с инструктором Центра письма. Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.

    Блочная форма

    5 Хилл Стрит
    Мэдисон, Висконсин 53700

    15 марта 2005 г.

    Мисс Хелен Джонс
    Президент
    Jones, Jones & Jones
    123 International Lane
    Бостон, Массачусетс 01234

    Дорогая мисс Джонс:

    Ах, формат делового письма — есть блочные форматы, форматы с отступом и модифицированные блочные форматы.. . и кто знает какие другие. Чтобы упростить ситуацию, на этой странице мы демонстрируем блочный формат, один из двух наиболее распространенных форматов. Для получения авторитетных рекомендаций по всем вариантам мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9th ed. (Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по таким тонким вопросам, как пропускать строку после обратного адреса и перед датой: некоторые рекомендации предполагают, что вы это делаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо будет успешным независимо от того, какой выбор вы сделаете!

    Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается по левому краю с однодюймовыми полями по периметру. Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо. Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты.В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.

    Пропустить еще одну строку перед приветствием, за которым должно следовать двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзаца. Пропускайте строки между абзацами.

    После написания тела письма введите закрытие, а затем запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и должность (если применимо), все слева направо. Подпишите письмо в пустом месте над вашим именем. Разве это не выглядит профессионально?

    С уважением,

     

    Джон Доу
    Помощник по административным вопросам

    Форма с отступом

    5 Хилл Стрит
    Мэдисон, Висконсин 53700

    15 марта 2005 г.

    Мисс Хелен Джонс
    Президент
    Jones, Jones & Jones
    123 International Lane
    Бостон, Массачусетс 01234

    Дорогая мисс Джонс:

    Ах, формат делового письма — есть блочные форматы,
    форматы с отступом и модифицированные блочные форматы.. . а кто
    знает какие другие. Чтобы упростить ситуацию, на этой странице мы демонстрируем формат
    с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
    . Для получения авторитетных рекомендаций по всем вариантам
    мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9th ed. (New
    York: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для связи на рабочем месте
    . Кажется, нет единого мнения о таких тонкостях
    , как пропускать ли строку после обратного адреса
    и перед датой: некоторые рекомендации предполагают, что вы должны это делать; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо
    будет успешным независимо от того, какой выбор вы сделаете!

    Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес
    вверху, совместив левый край адреса с
    центром страницы. Пропустите строку и введите дату так, чтобы она
    располагалась под вашим адресом. Введите внутренний адрес и приветствие
    . за приветствием должно следовать двоеточие
    . В официальных письмах избегайте сокращений.

    Отступ первой строки каждого абзаца на полдюйма.
    Пропускать строки между абзацами.

    Вместо того, чтобы размещать строки закрытия и подписи
    на одном уровне слева, введите их по центру, даже с адресом
    и датой выше, как показано здесь. Разве это не выглядит
    профессионально?

    С уважением,

     

    Джон Доу

    Узнайте, как правильно форматировать письмо [Подробное руководство]

    Вам нужно написать письмо впервые, и вы не знаете, какое форматирование использовать? Написание письма может показаться сложным, но весь процесс довольно прост, если вы будете следовать правильному руководству, такому как это. DoNotPay научит вас правильно форматировать письмо и предоставит наиболее удобное решение для его отправки по почте.

    Забудьте о потраченных часах на почте и заботах о количестве марок, которые вам нужно купить! Зарегистрируйтесь в DoNotPay и научитесь отправлять письма в несколько кликов.

    Как форматировать деловое письмо

    Поскольку ваше деловое письмо должно умещаться на одной странице, правильное форматирование имеет решающее значение. Вы можете обратиться к следующей таблице, чтобы узнать, как структурировать официальные письма и какую информацию включать:  

    Разделы Пояснение
    Ваша личная информация Начните письмо, указав свою личную информацию на бланке или в верхнем левом углу письма.Обязательно напишите свой:
    • Имя
    • Почтовый адрес
    • Город, штат и почтовый индекс
    • Номер телефона
    • Адрес электронной почты
    Дата  Укажите дату написания письма под своим адресом электронной почты
    Справочная строка (необязательно) или аналогичный
    Информация о получателе При вводе информации о получателе вы должны указать следующее:
    • Должность и имя
    • Компания или учреждение
    • Почтовый адрес
    • Город, штат и почтовый индекс

    Официальное приветствие

    		 Обратитесь к получателю с официальным приветствием. Вот некоторые из приветствий, которые вы можете использовать:
    • Уважаемый господин или госпожа
    • Уважаемый менеджер по найму
    • Кого это может касаться
    • Уважаемый (название компании) рекрутер
    • Уважаемый господин/госпожа/доктор. + фамилия
    • Уважаемый + ФИО 
    Основная часть письма Начните основную часть письма с представления себя и краткого объяснения цели вашего письма.

    В следующих абзацах вы должны включить больше деталей, сохраняя при этом короткие предложения.

    В конце письма поблагодарите читателя и вежливо скажите, что ожидаете ответа.

    Официальное закрытие
    • С уважением
    • С уважением
    • С уважением
    • С уважением
    Подпись Подпишите письмо от руки над ранее напечатанной подписью

    Правильная форма делового письма — дополнительные советы 

    Вот несколько дополнительных советов, которым вы должны следовать, чтобы ваше письмо выглядело профессионально:

    1. Выровнять по левому краю и сделать одинарный пробел
    2. Оставьте пустое место:
      • Между каждым абзацем
      • После приветствия
      • Перед закрытием
    3. Используйте один из следующих шрифтов:
      • Ариал
      • Таймс Нью Роман
      • Вердана
      • Курьер Новый
    4. Установите размер шрифта на десять или 12 пунктов
    5. Передайте свое сообщение как можно четче, используя краткие предложения 
    6. Убедитесь, что вы сохраняете один и тот же тон на протяжении всего письма 

    Как составить неофициальное письмо

    Если вы хотите отправить письмо своему партнеру, другу или члену семьи, вам не нужно следовать какой-либо определенной структуре. Большинство людей предпочитают организовывать свои письма следующим образом:

    7

    Секции

    Описание

    Дата Запишите дату написания в правом верхнем углу письма
    Дружеское приветствие Обращайтесь к получателю с неформальным приветствием, например, Привет, Привет, Привет и т.п.
    9 Основная часть письма Разбейте письмо на несколько абзацев, чтобы его было легко читать
    Дружелюбное завершение Завершите письмо неформальным завершением, например:
    Подпись Спойте письмо от руки

    Узнайте, как адресовать письма

    Прежде чем отправить письмо по почте, вы должны правильно отправить его по адресу . Напишите обратный и почтовый адрес на лицевой стороне конверта.

    Обратный адрес должен быть в правом верхнем углу, и вы должны включить следующую информацию:

    1. Имя
    2. Почтовый адрес
    3. Город, штат и почтовый индекс

    Поместите марки в верхний правый угол лицевой стороны конверта и напишите почтовый адрес в центре конверта следующим образом:

    Официальное письмо Официальное письмо
    1. Имя получателя
    2. Почтовый адрес
    3. Город, штат и почтовый индекс
    1. Должность и имя получателя
    2. Название компании (необязательно)
    3. Адрес получателя или компании
    4. Город, штат и почтовый индекс

    Сколько нужно заплатить, чтобы отправить письмо?

    В то время как стоимость почтовых услуг зависит от множества факторов, отправка стандартного письма первого класса доступна по цене. Если ваше письмо состоит из четырех страниц и весит не более одной унции, вы заплатите всего 0,55 доллара США.

    Чем тяжелее и больше конверт, тем дороже будут ваши почтовые расходы. Цена также увеличится, если вы выберете Priory Mail или Priority Mail Express вместо почты первого класса.

    Вы можете воспользоваться онлайн-калькулятором или узнать цену непосредственно на почте.

    Не посещайте почтовое отделение — зарегистрируйтесь в DoNotPay и отправляйте письма онлайн!

    Даже если отправка письма или важных юридических и деловых документов обычной почтой является вашим единственным вариантом, этот процесс не должен занимать много времени. DoNotPay создала продукт Send Mail, который делает переписку приятной.

    С нами вам больше не придется тратить часы на то, чтобы отправить простое письмо на почту. Наше приложение позволяет отправлять все письма менее чем за пять минут, не выходя из дома.

    Чтобы использовать наш продукт Send Mail в своих интересах и отправлять письма без проблем, выполните следующие действия:

    1. Подписаться на DoNotPay
    2. Выберите продукт Send Mail
    3. Ответьте на наши вопросы
    4. Загрузите документ 

    Нужно составить юридический документ перед отправкой? DoNotPay может вам помочь!

    Вы определенно можете использовать нашу функцию «Отправить почту», чтобы доставить любой юридический документ его получателю, но это только последний шаг.

    Выяснение того, как написать даже простой контракт, может стать кошмаром, а наем юриста, скорее всего, прожжет дыру в вашем кошельке. Тем не менее, вам нужен профессионально написанный документ.

    DoNotPay поможет вам:

    1. Создайте любой юридический документ, который вы хотите
    2. Нотариальное заверение документов онлайн
    3. Отправить физическую копию документа в любое место назначения
    4. Отправляйте документы по факсу, используя только телефон

    DoNotPay обеспечивает безопасность ваших данных

    Наше отмеченное наградами приложение обеспечивает безопасность вашей информации.

    Мошенники повсюду пытаются получить вашу личную информацию, но с помощью инструментов DoNotPay для защиты от спама вы можете защитить себя от электронной почты, почты и интернет-спама, текстовых спамеров и даже получить компенсацию за мошеннические звонки.

    Это еще не все! Вы можете использовать виртуальную кредитную карту DoNotPay, чтобы подписаться на бесплатные пробные версии, не раскрывая данные своей кредитной карты. Если веб-сайт запрашивает ваш номер телефона для подтверждения вашего профиля, наш инструмент Burner Phone защитит вашу конфиденциальность!

    Инструменты для экономии денежных средств DoNotPay

    Не позволяйте жадным корпорациям залезть в ваш кошелек! Позвольте познакомить вас с супер-простым способом управления своими финансами.

    Ваш виртуальный помощник поможет вам:

    Как отформатировать деловое письмо в США

    Али Хейл

    Чем бы вы ни занимались — студентом, офисным работником или фрилансером — я могу гарантировать, что в какой-то момент вашей жизни вам понадобится сесть и написать официальное деловое письмо.

    Это может быть клиент, работодатель с работой, которую вы хотите, или подать заявку на финансирование университета.Возможно, это будет даже литературный агент или издатель, который просто возьмет на себя ваш неизвестный роман. Конечно, вы хотите, чтобы письмо было хорошо написано, но почти так же важно знать, как его правильно отформатировать. Эта статья о формате делового письма в США (не волнуйтесь, читатели из Великобритании, я напишу для вас продолжение).

    Основные форматы деловых писем в США называются полный блочный формат и модифицированный блочный формат .

    • Полноблочный формат означает, что все элементы буквы выравниваются по левому краю, так что начало каждой строки находится на левом поле.Это более формальный стиль, поэтому используйте его, если не знаете, какой выбрать.
    • Модифицированный формат блока означает, что некоторые элементы буквы сдвинуты вправо. В настоящее время этот стиль уместен в большинстве контекстов.

    Вот письмо полного формата

    И измененный формат блока один:

    Разобьем их на основные элементы в порядке сверху вниз:

    Ваш адрес

    Ваш адрес, также известный как «обратный адрес», должен быть указан первым. (Обратите внимание, что это применимо при использовании стандартной обычной бумаги. Если у вас есть бумага с фирменными бланками, вы должны опустить это.)

    123 Acacia Avenue
    Newtown
    Anywhere
    AN 98765

    Ваш обратный адрес должен располагаться:

    • Слева, если вы используете полноблочный формат
    • С правой стороны (табуляция поперек, а не выравнивание по правому краю), если вы используете модифицированный формат блока

    Зачем указывать свой адрес? Даже если у получателя есть ваши данные в адресной книге, вы хотите, чтобы он ответил как можно проще — вы, скорее всего, получите ответ быстрее.

    Дата

    Непосредственно под своим адресом поставьте дату написания письма:

    15 мая 2008 г.

    Во избежание путаницы, особенно если вы пишете в коммерческое предприятие за границей, лучше указывать дату в словесной, а не в числовой форме, и вам следует опустить «th».

    Дата должна располагаться слева для полного формата блока и для измененного формата блока

    Зачем ставить дату? Стандартной практикой является указание даты написания письма. Корреспонденция часто хранится в порядке даты. Это значительно облегчает получателю отправку своевременного ответа, а вам легче найти ответ, если это необходимо. Например. «В моем письме от 15 мая…»

    Базовая линия

    Я не включил это на схему, так как рекомендации по поводу того, где его следует разместить, различаются. Вы можете включить справочную строку, начинающуюся с «Re:». Это часто используется при переписке с крупными компаниями или при приеме на работу. Строка ссылки может располагаться либо под датой, либо под адресом получателя.

    Если вы используете строку ссылки, вам обычно следует опускать строку темы (см. ниже).

    Опорная строка должна быть выровнена по левому краю как для полного, так и для модифицированного формата блока. Для разных типов писем потребуются разные типы строк темы и ссылки, поэтому выберите тот, который наиболее подходит для вашего случая.

    Зачем ставить опорную линию? Вы должны использовать справочную строку, если получатель запросил конкретную информацию, например номер задания или номер счета, или если вы отвечаете на письмо. Это облегчает получателю возможность быстрого ответа вам.

    Имя и адрес получателя

    Под этим вы должны указать имя и адрес человека, которому вы пишете, так же, как они будут указаны на конверте. Если вы используете оконный конверт, его следует выровнять на странице, чтобы он был виден через окно, но даже если он не будет виден до тех пор, пока письмо не будет открыто, он все равно должен быть включен.

    Имя и адрес получателя должны располагаться слева для обоих форматов.

    Зачем указывать их адрес? Если вы пишете кому-то в офисе, скорее всего, почту откроет не он. Скорее всего, это сделает администратор, и на этом этапе письма могут быть отделены от конвертов. В частности, если в одном здании есть несколько отделов или если вы начинаете свое письмо «Дорогой Боб», имя и адрес гарантируют, что ваше письмо дойдет до нужного получателя.

    Приветствие

    После их адреса вы должны оставить пробел, а затем написать «Уважаемый мистер Джонс», «Уважаемый Боб» или «Уважаемый господин/госпожа», в зависимости от ситуации. Следуйте за этим с двоеточием.

    Приветствие, иногда называемое «приветствием», всегда должно быть выровнено по левому краю.

    Зачем ставить приветствие? Деловые письма — это формальный тип письма, и считается вежливым начинать с приветствия. Хотя вам может сойти с рук начинание писем со слов «Привет» или «Здравствуйте», письма следуют более консервативным правилам.

    Субъект

    При желании вы можете указать тему письма. Это становится все более распространенным, возможно, поскольку люди привыкли к темам электронных писем.Если вы добавите строку темы, она должна быть написана прописными буквами сразу после «Уважаемый , имя :»

    .

    Тема (если вы ее включаете) должна быть выровнена по левому краю для формата полного блока, но может быть выровнена по левому краю или по центру для измененного формата блока.

    Зачем ставить тему? Рекомендуется указать тему, чтобы получатель мог сразу увидеть, о чем идет речь в письме. Постарайтесь быть кратким, но включите как можно больше информации, например. «Заявка на финансирование от Джо Блоггса, кандидат 222-456».

    Текст вашего письма

    Теперь, наконец, вы можете написать основную часть вашего письма. Ваш текст должен иметь:

    • Одинарный интервал между строками
    • Пустая строка (НЕ отступ) перед каждым новым абзацем

    (И, конечно же, вы должны соблюдать все обычные правила грамматики, пунктуации и орфографии: например, следить за тем, чтобы каждое предложение начиналось с заглавной буквы и заканчивалось точкой.)

    Зачем оставлять пустые строки? В деловом мире принято ставить пустую строку между абзацами.Это помогает разбить текст на странице и сделать его более читаемым.

    Закрытие

    После основного текста ваше письмо должно заканчиваться соответствующей заключительной фразой и запятой. Самый безопасный вариант — «Искренне ваш» (когда вы не знаете имени человека, которому вы пишете, т. е. когда вы начали «Уважаемый господин/госпожа») или «Искренне ваш» (когда вы знаете его имя). ). Если вы уже знакомы с получателем, может быть уместно использовать такую ​​фразу, как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением».

    Закрытие должно быть:

    • Выровнено по левому краю для полноблочного формата
    • Справа (вкладка напротив вашего адреса) для измененного формата блока

    Зачем использовать эти фразы? Хотя фразы «С уважением» и «С уважением» могут показаться архаичными, это проверенные временем способы завершения официального письма.

    Ваше имя и подпись

    Поставьте несколько пустых строк после слов «С уважением» или «С уважением», затем введите свое имя.При желании вы можете указать свою должность и название компании в строке ниже.

    Джо Блоггс
    Директор по маркетингу, BizSolutions

    Ваше имя и подпись должны быть:

    • Выровнено по левому краю для полноблочного формата
    • Справа (вкладка напротив вашего адреса) для измененного формата блока

    Зачем оставлять пустое место? Пустое место для того, чтобы распечатав письмо, вы могли подписать его своим именем. Это воспринимается как доказательство того, что письмо действительно от человека, чье имя напечатано внизу. Иногда другой человек может подписать письмо от вашего имени. Если это так, они должны поставить буквы «п.п.» перед своим именем, которое расшифровывается как латинское per procurationem , что означает «агентство».

    Тон делового письма

    Очень важно выбрать правильный голос и тон при написании делового письма. Использование правильного формата, но выбор неправильного типа языка может повлиять на желаемый результат.Вот что написали по этому поводу ребята из thebalancecareers.com:

    Объясните цель вашего письма простым и целенаправленным языком, сделав первый абзац кратким. Вы можете начать со слов «Я пишу в связи с…» и далее сообщать только то, что вам нужно сказать.

    Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает читателю полное представление о ваших целях, но избегайте беспорядочных предложений и ненужных длинных слов. Опять же, держите его кратким, чтобы удержать их внимание.

    Наслаждайтесь написанием писем и используйте приведенные выше примеры, чтобы помочь вам с форматированием, если вы застряли.

    Ваш пошаговый обзор

    Правильное форматирование делового письма может показаться немного сложным, особенно если вы никогда раньше не писали или редко писали такого рода письма — возможно, вы впервые подаете заявление на работу, например, и пишете сопроводительное письмо.

    Вот краткий обзор того, что мы рассмотрели, так что вы можете использовать его в качестве удобного контрольного списка:

    Шаг № 1. Решите, используете ли вы «Полноблочный формат» или «Измененный блочный формат».

    Старайтесь не путать их. Помните, что полный блочный формат (со всем, что выравнивается по левому краю) является более формальным из двух стилей, но в наши дни модифицированный блочный формат (с некоторыми элементами, смещенными вправо) подходит для большинства контекстов.

    Шаг № 2: Укажите свой адрес

    Ваш адрес должен быть слева для полного блочного формата и справа для измененного блочного формата. Не выравнивайте текст по правому краю — табуляция.

    Шаг № 3: Включите дату

    Дата должна идти сразу после вашего адреса и должна быть выровнена по левому краю независимо от используемого вами формата.Напишите так: «15 мая 2008 года».

    Шаг № 4. Возможное включение опорной линии

    Если вы ведете переписку с крупной компанией или вас попросили указать в письме конкретный ссылочный номер, введите «Re:», а затем ссылочную строку. Если вы используете ссылочную строку, опустите строку темы.

    Шаг № 5: Укажите имя и адрес получателя

    Это должно быть выровнено по левому краю, какой бы формат вы ни использовали. Важно указать их полное имя, а также адрес на случай, если письмо будет отделено от конверта (как это обычно бывает в большом офисе). Если вы используете конверт с окном, убедитесь, что имя и адрес получателя расположены так, чтобы они отображались в окне.

    Шаг № 6. Включите приветствие

    Приветствие, иногда называемое приветствием, должно сопровождаться двоеточием. (Например, «Дорогой мистер Джонс:») Оно всегда должно быть выровнено по левому краю.

    Шаг № 7. Рассмотрите возможность включения строки темы

    Строка темы не является обязательной, но это становится все более распространенной практикой. Строка темы должна сразу показать получателю, о чем ваше письмо.Он может быть выровнен по левому краю или центрирован в модифицированном блочном формате.

    Шаг №8: напишите само письмо

    Сам текст вашего письма должен быть выровнен по левому краю (во всех форматах) и через один интервал. Вы должны ставить пустую строку между абзацами, а не делать отступ. Пишите соответствующим деловым тоном.

    Шаг № 9: Добавьте соответствующее закрытие

    Завершите свое письмо такой фразой, как «С уважением» (безопасный формальный вариант) или «С наилучшими пожеланиями» (хороший вариант для кого-то, кого вы уже знаете). После этого запятая.

    Шаг № 10: Добавьте свое имя

    Оставьте пустое место для подписи, затем введите свое имя в конце письма. При необходимости вы можете указать название своей должности и название компании в строке под своим именем.

    Викторина по деловому письму США

    Выберите правильный ответ на каждый из этих вопросов о деловых письмах.

    Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Оформите подписку и начните ежедневно получать наши советы по письму и упражнения!

    Продолжай учиться! Просмотрите категорию делового письма, просмотрите наши популярные публикации или выберите похожую публикацию ниже:

    Хватит делать эти неловкие ошибки! Подпишитесь на ежедневные советы по письму сегодня!

    • Вы гарантированно улучшите свой английский всего за 5 минут в день!
    • Подписчика получают доступ к нашему архиву с более чем 800 интерактивными упражнениями!
    • Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!
    Попробуйте бесплатно прямо сейчас

    Как оформить деловое письмо

    Узнайте, как написать деловое письмо в соответствии с наиболее распространенными правилами форматирования.

    Деловые письма играют важную роль в профессиональном общении между компаниями и их клиентами. Чтобы сделать их как можно более простыми для чтения, в деловых письмах используются строгие правила форматирования.

    Части делового письма.

    1. Бланк или адрес отправителя. Начните с вашего фирменного бланка или, если вы его не используете, вашего адреса.
    2. Дата.
    3. Адрес получателя. Адресуйте свое письмо конкретному человеку.Используйте соответствующий личный титул, например «мистер». или «мисс». При необходимости используйте правильный профессиональный титул, например «Hon». или «Комиссар».
    4. Приветствие. Используйте личное имя и фамилию получателя или его полное имя, если вы не уверены в его поле («Уважаемый мистер Блэк» или «Уважаемый Джейми Смит»). Для профессиональных титулов используйте правильный титул и фамилию («Уважаемый доктор Джонс»). Если вы лично знаете получателя, вы можете использовать его имя («Дорогой Джим»).
    5. Корпус. Убедитесь, что ваше письмо лаконично и по делу.
    6. Закрытие. Повторите свою главную мысль и поблагодарите получателя за внимание. Завершите уважительным приветствием на новой строке, например, «Искренне ваш», а затем вашей подписью и напечатанным именем.
    7. Корпуса. Перечислите все вложенные документы.

    Оформление делового письма.

    Блочный стиль является наиболее распространенным форматом деловых писем, с:

    • Стандартный профессиональный шрифт и размер шрифта, например Times New Roman размером 12 пунктов
    • Левое выравнивание на протяжении
    • Строки с одинарным интервалом, двойной интервал между абзацами
    • Двоеточие после приветствия, запятая после закрывающего приветствия

    Делитесь своими письмами в формате PDF.

    Вы можете использовать бесплатные шаблоны для написания делового письма. Однако эти шаблоны часто поставляются в виде PDF-файлов и не могут быть легко отредактированы. Adobe Acrobat DC позволяет преобразовать шаблон PDF в редактируемый файл Word. Вы также можете конвертировать PDF-файлы в Word с помощью онлайн-сервисов Acrobat.

    После того, как вы написали письмо, конвертируйте его обратно в PDF с помощью Acrobat DC, чтобы получатель мог прочитать его на любом устройстве. Вы можете выполнить это задание и онлайн.

    Узнайте, что еще вы можете сделать с Acrobat DC для преобразования, подписи и обмена PDF-файлами.

    Написание профессионального письма | Центр письма UAGC

    На занятиях или во время карьеры вы можете столкнуться с необходимостью написать профессиональное письмо. Это руководство предназначено для того, чтобы дать вам обзор основ написания профессионального письма.

    1. Прежде чем начать — рассмотрите формат

      Выберите профессиональный и легко читаемый шрифт, например Times New Roman, Ariel или Calibri. Как правило, профессиональные письма пишутся через один интервал с дополнительным пространством между каждым абзацем. В отличие от академического письма, вам не нужно делать отступы для новых абзацев. Дополнительный пробел между абзацами позволяет понять, где каждый абзац начинается и заканчивается

    2. Определите свой адрес

      Если бумага, которую вы используете, имеет фирменный бланк в верхней части, это, скорее всего, будет содержать правильную информацию. Однако, если вы готовите профессиональное письмо, которое не будет напечатано на фирменном бланке, вам нужно сначала идентифицировать себя как отправителя. Вверху страницы укажите адрес вашего бизнеса, школы или организации.Не указывайте свой домашний адрес.

    3. Добавить дату

      Под своим адресом добавьте дополнительную пустую строку и введите дату отправки письма.

    4. Определите получателя

      Пропустите еще одну строку, а затем добавьте информацию о человеке, которому вы адресуете письмо. Эта информация должна включать его или ее имя и адрес. Когда вы идентифицируете получателя, хорошо также указать правильное приветствие: «мисс», «миссис», «мистер» или «доктор». Если вы не знаете, какое приветствие предпочитает женщина, используйте «мисс».

    5. Приветствуйте своего читателя

      После завершения адреса снова пропустите строку и поприветствуйте своего читателя. Стандартное профессиональное приветствие — «Дорогой», но многие люди также используют только имя получателя. В любом случае после имени человека ставится двоеточие. Если вы не знаете конкретное имя человека, которому вы отправляете письмо, вы можете вместо этого использовать его титул. Пример: директор учебной программы школ Лейквью.

    6. Закрыть письмо

      После последнего абзаца вашего письма пропустите строку и включите свое закрытие.Профессиональное окончание варьируется от «спасибо» до «искренне», поэтому выберите завершение, которое лучше всего соответствует вашей цели письма. Если вы просите кого-то что-то сделать или подумать над чем-то, то «спасибо» имеет смысл. Если вы делитесь информацией, не требуя от читателя каких-либо действий, то «искренне» подходит.

    0 thoughts on “Как правильно оформлять письма: Правила оформления делового письма”

      Добавить комментарий

      Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *