Как правильно составить протокол собрания: Образец составления протокола собрания, заседания, совещания в 2021 году

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это записи, которые помогают заинтересованным сторонам быстро понять цель и результаты собрания. Эти четкие и краткие записи должны включать ключевые моменты, потребности, действия и обсуждаемые возможности. Любая заинтересованная сторона, независимо от того, присутствовали они на данном собрании или нет, должна иметь возможность просмотреть протокол и знать, какой вклад они могут внести в проект или принять ключевое решение.

Протоколы совещаний могут быть средствами прозрачности, если, например, вы используете их для общения и уточнения того, как руководство приняло определенные решения. Протоколы могут быть спасителями непрерывности, если, например, они позволяют новым сотрудникам и руководителям быстро знакомиться с историей проекта. Они могут даже действовать как трекеры прогресса, если вы используете их для запуска и управления мини-проектом с согласованными сроками, элементами действий и целями.

Как видите, протоколы совещаний могут быть любыми, какими бы вы их ни назвали, они могут служить различным целям и поддерживать различные цели.

Если все сделано правильно, протоколы совещаний могут действительно служить стратегической и обогащающей цели, улучшая решения в вашей компании , особенно если, как Марсия В. Бленко, автор и консультант, в одном из 10 обязательных к прочтению HBR по стратегии, примечания стратегически запланировано для демократизации знаний компании и формирования общего понимания:

«Если менеджеры внезапно осознают, что они тратят меньше времени на совещания, задаваясь вопросом, зачем они здесь, это ранний признак того, что компании стали лучше принимать решения. Когда встречи начинаются с общего понимания того, кто несет ответственность за внесение ценного вклада, а у кого есть D, метаболизм принятия решений в организации ускорится».

Несмотря на номенклатуру, ведение «протокола собрания» не означает, что вы должны детализировать каждую минуту собрания. Никто, особенно не каждый, кто уже просидел на собрании, не хочет свернуться калачиком с кропотливо детализированной игрой за пьесой. Как оказалось, если называть эти важные выводы «протоколами совещаний», то они звучат гораздо более детализировано, чем должны быть.На самом деле мы узнали из Wild Apricot , что «протоколы» относятся к практике записи мелочей, а не к самим протоколам собрания.

Продолжайте читать, чтобы узнать не только о том, как вести протоколы совещаний, но и о том, как вести протоколы, которые помогут всем в вашей компании быть более стратегическими, решительными и информированными. Воспользуйтесь советами вместе с нашим любимым шаблоном протоколов совещаний, чтобы завоевать репутацию ведущего корпоративных протоколов.

Pro-Tip: если вам нужна поддержка и ресурсы, необходимые для освоения не только протоколов совещаний, но и других ваших служебных обязанностей, то вы, вероятно, захотите подписаться на Assist, бесплатный еженедельный информационный бюллетень, который предоставляет советы, инструменты , и поощрение, которое вам нужно, чтобы сделать абсолютно все или даже начать новую карьеру в EA.

Как вести протокол собрания и заметки: пошаговые инструкции

Шаг 1. Разработка процесса и шаблона

Сделайте это за несколько недель/месяцев до встречи

Так же, как дом нуждается в четком плане, если вы хотите, чтобы процесс строительства шел гладко, протоколы совещаний нуждаются в надежном основном процессе и структуре, если вы хотите, чтобы они были полезными и удобными для использования и записи людьми.

Процесс составления протоколов совещаний должен состоять из четкого шаблона, а также хорошо документированных задач или контрольных списков, которые поймут все, кто берется за протоколирование.

Шаблон

В идеале ваш шаблон должен основываться на протоколах предыдущих собраний, проведенных в вашей организации. Если у вас нет организационного прецедента, которому нужно следовать, создайте собственный шаблон, используя повестку дня собрания и готовый шаблон , который вам нравится.

Зачем использовать повестку дня в качестве отправной точки? Как сказал один внештатный консультант проекта на monday.com:

«Используйте повестку собрания, чтобы отразить то, что обсуждалось, чтобы не дублировать эту информацию, прояснить, что необходимо сделать в результате собрания, записать звук, чтобы ничего не пропустить, а затем отправить свои заметки всем участникам, давая понять, кому нужно выполнить домашнюю работу.

Если вы создаете шаблон на 100 % с нуля, вот некоторые элементы, которые вы должны включить в него:

Основы

• Имя конспектёра
• Название организации
• Дата и время
• Участники встречи
  • Включите всех, кто присоединился к собранию после начала, но обратите внимание на время их прибытия, чтобы было ясно, за какие решения они голосовали или принимали участие.
  • Обратите внимание, кто из участников занимает ключевые посты в вашем совете директоров или в составе некоммерческих спонсоров.
• Цель собрания (Вы запросите это у организатора собрания на следующем шаге!)
• Сводки докладов и объявлений

Настоящее вещество

• Принятые решения
• Обсуждены альтернативные действия/варианты
• Дополнительные пункты, включая согласованные роли и обязанности

Контрольный список протокола собрания

Этот контрольный список суммирует все шаги, которые мы подробно описываем ниже.Это должно помочь коллегам и соавторам понять, как вести протокол в случае вашего отсутствия.

• Создайте шаблон специально для предстоящей встречи, обновив стандартный шаблон, используя элементы из повестки дня следующей встречи, а также принимая во внимание участников и стиль вашей встречи.
  • Например, если ваше следующее собрание будет собранием совета директоров, на котором будут обсуждаться всевозможные уставы, вам может потребоваться обновить свой шаблон, чтобы он отражал стандартные рабочие процедуры, такие как правила порядка Роберта. Предварительно загрузив шаги в шаблон, вам будет легче идти в ногу с темпом дебатов.
• Попросите организатора собрания предоставить список приоритетных элементов для записи.
  • Например, этому лицу может потребоваться только подробный отчет о предложениях и голосовании, а не краткое изложение представленных отчетов или представленных презентаций
• Посетите собрание и заполните шаблон заметок о собрании.
• Пересматривайте записи до тех пор, пока не останутся только важные события, решения и действия.
• Распространите протокол среди участников и заинтересованных сторон. Обязательно называйте назначенные действия и отмечайте все шаги по обеспечению подотчетности. (Например, если вы вводите задачи в систему управления проектами и т. д.)
• Зарегистрируйте протокол в системе записи, которую используете вы и ваша команда.

Загрузите бесплатный шаблон протокола совещания

Шаг 2: подготовьтесь к лучшим заметкам

Вот несколько советов от опытных помощников руководителей, которых нам повезло найти в нашем сообществе:

«Я находил несколько протоколов других собраний и сначала читал их, чтобы понять, что они ищут. Спросите своего руководителя: «Это то, что вы ищете?»

«Прежде чем прыгать, я узнаю, на что надеется организатор из протокола.Я беру протоколы для еженедельных совещаний топ-команды, а моему руководителю нужны только основы, ничего особенного. Но для нашего ежегодного ретрита я придерживаюсь более формального формата, написание которого занимает значительно больше времени. Так что выясните это, а затем вы сможете найти шаблоны, которые могут уже существовать для других комитетов в вашей организации, и/или шаблоны, которые вы найдете здесь/в Интернете».

Пст! Если вы хотите получать такие советы и многое другое, вы можете присоединиться к нашему сплоченному сообществу EA, подписавшись на Assist.

Вот несколько вопросов, которые следует задать организатору собрания, когда вы свяжетесь с ним:

• Какова самая важная цель этой встречи?
• Какие второстепенные цели?
• Зачем ты устроил эту встречу? (На самом деле это просто еще один способ спросить людей о цели собрания; людям проще ответить на этот вопрос, чем на вопрос «Какова ваша цель?»
).
• Какое самое важное решение вы надеетесь принять на этой встрече?
• Какой из этих пунктов повестки дня кажется вам самым важным?
• У кого, скорее всего, будут задачи в конце этой встречи?
• Есть ли контекст, который я должен понять? (Возможно, вам это и не нужно знать, но было бы полезно узнать, есть ли история или конкретный политический ландшафт рабочей силы, которые окрашивают решения или тон дискуссий на собрании. )
• Чего ты ждешь от этих минут?
• Для чего тебе нужны эти минуты?
• Есть ли у вас предпочтительный формат?
• Кто-нибудь еще говорит ноты?

Загрузите бесплатный шаблон протокола совещания

Шаг 3. Делайте заметки как абсолютный мастер

Вот мы и подошли к сути этого процесса: составление протоколов совещаний. Если вы создали надежный шаблон и получили все необходимые ответы от организатора собрания, то вы уже сделали большую часть тяжелой работы по составлению эффективных протоколов собрания.

Вот что еще вы можете сделать, чтобы ваши протоколы собраний выполняли свою задачу.

• Не просто записывайте. Слушать. Считай себя скорее психотерапевтом, чем автоматическим печатающим роботом. Внимательно слушайте и используйте свое экспертное суждение, чтобы выявить ключевые моменты, потребности и возможности, лежащие в основе всех слов.
• Следуйте совету, который когда-то получил этот блогер EA, и перестаньте записывать , кто что сказал и когда. Протоколы совещаний — это не стенограммы зала суда или сценарии фильмов с большим количеством диалогов.Отпустите то, кто что сказал, и сосредоточьтесь на сути того, что произошло.
• Смиритесь с тем, что вы, вероятно, не сможете зафиксировать все во время встречи, а также получить идеально чистые записи. (В конце концов, пересмотр — это часть процесса.) Эксперты рекомендуют просто записывать заметки, а потом думать обо всем остальном. Один из членов нашей группы помощников руководителей в Facebook даже сказал: «Люди склонны либо ходить по кроличьим следам, либо говорить более подробно, чем то, что вам нужно снять.Легче делать заметки, а потом подчищать».
• Сосредоточьтесь на фиксации действий , если только по правилам вашей компании вы не должны фиксировать все дословно.
• Используйте маркированные списки, чтобы сэкономить время и при этом быть понятным.
• Следите за ключевыми фразами, такими как
  • Мы должны/должны/должны…
  • Я зарегистрируюсь/свяжусь/посмотрю…
  • Давайте узнаем больше о…
• Переключение между фактическим протоколом собрания и черновиком электронной почты. Скопируйте и вставьте действия прямо в электронное письмо, чтобы вы могли легко отредактировать и отправить его позже.

Приветствуем всех экспертов в нашей группе Facebook за предоставление этих бесценных лакомых кусочков! Запросите Assist, наш бесплатный еженедельный информационный бюллетень, чтобы получать еще больше подобных советов по всем вопросам, от управления календарем до расшифровки ваших должностных обязанностей.

При ведении протокола виртуальной встречи…

Приведенные выше правила применяются как к личным, так и к виртуальным встречам.Тем не менее, есть несколько бонусных советов для тех, кто ведет протокол виртуальных совещаний:

• Используйте все технологии (например, варианты ниже в нашем разделе программного обеспечения и инструментов для протоколов совещаний) , которые сделают вашу жизнь проще . Это одно из преимуществ виртуальных встреч. Вы можете присутствовать, пока у вас есть несколько запущенных программ.

• Записывайте встречи, если позволяют ваши технологии, а также если у вас есть общее разрешение .Большинство технологий предлагают ненавязчивые функции записи, которые упрощают загрузку файлов и работу с ними позже.

• Используйте индикатор выполнения записи, чтобы отмечать метки времени, когда происходят важные обсуждения . Таким образом, если вы обнаружите, что какая-либо из ваших заметок неясна, вы будете точно знать, к какому месту в записи нужно перейти, чтобы получить необходимые пояснения.

• Говорите, если с подключением, пропускной способностью или другими проблемами трудно слышать людей .Чтобы выполнять свою работу, вам нужно все слышать и слышать отчетливо, поэтому сообщайте о любых проблемах, с которыми вы сталкиваетесь, когда пытаетесь заснять встречу.

Загрузите бесплатный шаблон протокола совещания

Шаг 4. Пересмотрите и отшлифуйте записи до блеска

Как сказал однажды французский писатель Антуан де Сент-Экзюпери: «Совершенство достигается не тогда, когда нечего добавить, а тогда, когда нечего убрать».

Помните: переделайте как можно скорее.

Лучше вычитывать и пересматривать, пока собрание еще свежо в памяти. Вы можете быть удивлены, как может помочь даже небольшой контекст, который у вас в голове через несколько часов после встречи.Просто попробуйте подождать неделю, чтобы отшлифовать свои протоколы, чтобы понять важность пересмотра как можно скорее. Подождите слишком долго, и вам, возможно, придется подвергать сомнению даже небольшие предложения, пытаясь понять, о чем вы говорите.

Плюс, как мудро сказал один член нашего сообщества EA:

«Чем дольше мы храним протоколы заседаний и заметки, тем меньше вероятность того, что кто-то их прочитает».

Установите предпочтительный процесс пересмотра, опираясь на приведенные ниже шаги и даже превратив их в контрольный список.

• Пронумеруйте страницы и отформатируйте все, прежде чем начать. Это сделает все легким для глаз.
• Убедитесь, что вы включили базовую информацию для протокола , включая дату и время собрания, список участников, название организации или группы и любые другие приоритетные элементы из вашего шаблона.
• Удалите любые редакционные , любые личные суждения, мнения или идеи, которые вы могли непреднамеренно вставить.
• Организуйте заметки в маркированный список общих тем и ключевых моментов.
• Определите, что действительно важно. Вот несколько вопросов, о которых следует помнить при оценке своих заметок:
  • Это действительно «общая картина» или просто мелочи?
  • Будет ли это иметь значение через несколько месяцев?
  • Является ли эта информация действенной?
  • Поймет ли это отсутствующий?
• Корректировка! Если вы работаете на экране компьютера, распечатайте копии, чтобы убедиться, что вы заметили опечатки, иначе ваши глаза могут скользить по яркому экрану.

Загрузите бесплатный шаблон протокола совещания

Шаг 5. Примечания и последующие действия по электронной почте

Однако рассылка протоколов собраний — это гораздо больше, чем просто отправка любого старого электронного письма. Распределение протоколов собраний — это следующий большой призыв к действию после собрания. Четкость, с которой вы делитесь протоколом встречи, а также делегируете последующие действия и действия, может серьезно повлиять на успех проекта. Ваша миссия при отправке протокола собрания:

• Запрос утверждений
• Благодарим всех участников собрания и членов правления за потраченное время и усилия
• Обобщить ключевое решение, чтобы даже скиммеры могли отобрать ключевые моменты
• Делегировать действия среди участников собрания
• Сообщите сроки выполнения этих действий
• Сообщить дату следующей встречи, если применимо
• Предлагаю ответить на вопросы. Как официальный хранитель, а не просто ведущий протокол собрания, у вас могут быть ответы, необходимые кому-то для успешного выполнения своих задач.

Совет: Последующие действия после встречи — это почти как маленькие мини-проекты. Введите итоги встречи в этот удобный инструмент, чтобы прояснить обязанности каждого, а также обеспечить полную прозрачность того, что было сделано и что необходимо сделать.

Загрузите бесплатный шаблон протоколов совещаний

Шаг 6. Сохраните заметки в базе знаний

Что угодно, от простой папки на Google Диске до специального места в сети вашей компании, может хранить минуты. Ключевым требованием является то, чтобы каждый видел это место как источник информации. Таким образом, вам не придется отвечать на всевозможные вопросы от людей, которые просто пытаются найти протоколы.

Подождите! На этом этапе крайне важно, если вы еще этого не сделали, дать вашему файлу имя, которое имеет непосредственный смысл, а также соответствует всем установленным соглашениям об именах.

Например, MeetingTitle_Team_Data или MeetingOwner_MeetingType_Data. Этот шаг в миллион раз облегчит вам и всем остальным поиск и нахождение именно тех минут, которые им нужны.

Совет: полностью освойте этот шаг, используя такой инструмент, как monday.com, для хранения и совместной работы над заметками.

Шаг 7: привлечение заинтересованных сторон к ответственности за принятие мер

К тому времени, когда вы дойдете до этого шага, вы уже пересмотрели свои протоколы и распространили их с четкими инструкциями. На этом этапе вы следите за тем, чтобы все были подотчетны, чтобы убедиться, что они используют предоставленные вами ресурсы и информацию для достижения прогресса и принятия мер по ключевым выводам встречи и новому бизнесу.Короче говоря, на этом этапе вы убедитесь, что то, что все обещали сделать — то, о чем все говорили, — действительно выполняется.

Использование такого инструмента, как monday.com, упростит эту задачу, так как вы и все остальные сможете легко проверять проекты и просматривать официальные отчеты о встречах. Если вы не пользуетесь преимуществами какой-либо технологии, то еженедельная или ежемесячная проверка должна помочь. Просто позвоните или напишите по электронной почте, чтобы узнать об обновлениях статуса и напомнить всем об их обязанностях.

На этом этапе вы также можете помочь команде, возглавив расстановку приоритетов. Теперь, когда у вас было некоторое время, чтобы позволить всем событиям встречи начаться, вам просто имеет смысл организовать все действия по уровню важности. Один из простых способов сделать это – разбить все элементы встречи на квадранты в соответствии с их приоритетом и срочностью.

Загрузите бесплатный шаблон протоколов совещаний

Программное обеспечение и инструменты для протоколов совещаний

1) Выдра

Усильте свои записи с помощью искусственного интеллекта

Otter был разработан, чтобы делать заметки более эффективными, организованными и полезными.Он предлагает запись и редактирование в реальном времени и даже превращает записи совещаний в стенограммы. Благодаря аккуратным заметкам, которые вы можете легко читать и просматривать, у вас есть вся информация, необходимая для того, чтобы сделать групповые встречи продуктивными для всех участников.

Почему это поможет вам с протоколами встреч:

Если у вас есть привычка записывать встречи, а затем расшифровывать заметки от руки, то вы знаете, сколько времени сэкономит вам этот инструмент. Если вы обычно не создаете полную стенограмму встречи, Otter дает вам возможность сделать это быстро и легко.Стенограмма будет иметь неоценимое значение, поскольку вы систематизируете и пересматриваете свои заметки.

Один из членов нашего сообщества EA на Facebook сказал об Оттере следующее:

«Я использовал OtterAi, когда вел протокол собрания. Это стоило каждой копейки, поскольку мои протоколы подлежат проверке регулирующими органами».

2) monday.com

Упрощает и улучшает процесс ведения протоколов, от создания шаблона до отслеживания отчетности

monday.com — это комплексный центр повышения производительности, который вы можете использовать, чтобы сделать протоколы совещаний невероятно простыми.Вы можете построить свой процесс с помощью шаблона заметок, а затем использовать платформу, чтобы обеспечить полную прозрачность хода ключевых последующих действий, упрощая для всех, без дополнительных встреч, обмен идеями и получение информации.

Почему это поможет вам с протоколами встреч:

Упрощает процесс. С monday.com у вас есть не только инструмент, предоставляющий готовые шаблоны, но и платформа, необходимая для обмена заметками и управления последующими действиями.

3) Изящный

Сделайте так, чтобы ваши последующие встречи были идеально действенными и легко отслеживаемыми

Nifty — это приложение, которое позволяет вам управлять документами и задачами и совместно работать над ними в режиме реального времени. Создавайте идеально отформатированные протоколы в Nifty, а затем легко делитесь ими, чтобы соавторы добавляли комментарии и дополнения.

Почему это поможет вам с протоколами встреч:

В дополнение к предоставлению платформы для создания и распространения заметок о собраниях, Nifty также помогает вам настроить центр знаний, где другие участники собрания могут присоединиться к вопросам, которые вы, возможно, пропустили. (В конце концов, ты всего лишь человек!)

4) Эверноут

Визуальный способ обмена заметками и идеями

Evernote предлагает множество функций, позволяющих полностью изменить способ ведения заметок. Используйте их шаблоны, чтобы создать идеальную основу, и даже сканируйте физические документы, чтобы импортировать их в виртуальный центр заметок.

Почему это поможет вам с протоколами встреч:

Evernote заставит ваши минуты работать на вас. Это помогает вам делать заметки, которые настолько организованы, что вы можете легко найти нужную информацию, а затем вернуться к работе.

5) Нуклино

Командная синхронизация, создающая ощущение, что вы делите один мозг.

Nuclino называет себя «коллективным мозгом», потому что он распределяет знания по вашей команде так, как будто вы действительно разделяете коллективный мозг. Эта совместная вики представляет собой домашнюю онлайн-базу для документов, заметок и других источников ценной информации.

Почему это поможет вам с протоколами встреч:

Со временем Nuclino поможет вам превратить все протоколы заседаний правления вашей организации в полезный центр знаний.Этот продукт позволяет вам ссылаться на другие соответствующие заметки и даже группировать заметки по категориям. Это означает, что у вас будет не просто папка, полная документов совещаний, но вместо этого база знаний, которую люди могут использовать для сбора контекста и истории и принятия обоснованных решений.

6) Ассистент

Бесплатный еженедельный информационный бюллетень, который поможет вам добиться цели

The Assist — это еженедельная рассылка по электронной почте, в которой содержатся советы, рекомендации и советы, необходимые помощникам для выполнения более важных задач, а также для личного и профессионального развития.

Почему это поможет вам с протоколами встреч:

С новой информацией, доставляемой еженедельно, Assist будет держать вас в курсе всех методов и ресурсов, которые вам нужны, чтобы постоянно улучшать свой процесс ведения протоколов совещаний и выполнения всех других удивительных вещей, которые вы укладываете в день.

Загрузите бесплатный шаблон протоколов совещаний

Люди также задают эти вопросы о протоколе собрания

В: Для чего составляется протокол собрания?

• О: Цель ведения протокола собрания [ССЫЛКА] — помочь всем, включая людей, которые не присутствовали на собрании, быстро понять цель и результаты собрания.Несмотря на номенклатуру, ведение «протокола встречи» не означает, что вы должны детализировать каждую минуту встречи. (Никто, особенно не каждый, кто уже просидел на собрании, не хочет свернуться калачиком с кропотливо детализированной пьесой за пьесой.) ​​

В: Что должно быть включено в протокол собрания?

• О: То, что вы включаете в протокол встречи, в конечном итоге зависит от вашей конкретной встречи и целей. Вот несколько вещей, которые должны быть практически у всех минут:
  • Имя лица, делающего записи
  • Название организации
  • Дата и время
  • Участники собрания
  • Цель встречи
  • Сводки докладов и объявлений
  • Принятые решения
  • Обсуждены альтернативные действия/варианты
  • Дополнительные вопросы, включая согласованные роли и обязанности

В: Какую пользу может принести протокол собрания?

• О: Протоколы совещаний приносят пользу всем — участникам, которые были в центре внимания, отсутствующим, будущим сотрудникам, ключевым заинтересованным сторонам и многим другим. Протоколы собраний предоставляют всем этим заинтересованным сторонам, независимо от того, хотят ли они помочь или пытаются принять всеобъемлющие стратегические решения, быструю информацию, необходимую им для понимания контекста и статуса конкретного проекта или цели.

В: Могу ли я использовать Google Docs для ведения протоколов совещаний?

• О: Да, вы можете использовать Google Docs для ведения протоколов собраний. Начните работу с шаблонами и пошаговыми инструкциями в этом посте.

В: Как правильно составить протокол собрания?

• A: Напишите эффективный протокол собрания, включив в него только то, что необходимо знать, — ключевые моменты, потребности и возможности, лежащие в основе всех слов.Стремление к краткости и ясности — лучший способ написать полезный протокол встречи, потому что, делая вещи простыми, вы гарантируете, что люди могут и будут действительно использовать ваши протоколы. Не будьте рабом шаблона; используйте его в качестве руководства, но используйте свое экспертное суждение, чтобы определить, какая информация понадобится людям позже.

В: Есть ли образец формата протокола собрания, который я могу использовать?

• О: Да, вы можете использовать множество примеров форматов протоколов совещаний. В этом посте есть все, что вам нужно — шаблоны, советы и инструкции — для составления эффективных и организованных протоколов совещаний.

В: Существуют ли приложения для протоколов совещаний, которые я могу использовать?

• О: Да, вы можете использовать приложения для протоколов совещаний. Как подробно описано здесь, вы можете использовать monday.com для совместной работы над своими заметками и последующими действиями, Evernote для обновления заметок в режиме реального времени или даже Nuclino для превращения ваших заметок в интерактивный центр знаний.

В: Как написать отчет о встрече?

• Напишите отчет о совещании, начав с шаблона, в идеале основанного на предыдущих отчетах в вашей организации.Если у вас нет организационного прецедента, которому нужно следовать, создайте собственный шаблон, используя повестку дня собрания и организовав ее в соответствии с понравившейся вам схемой дизайна.

Как эффективно составить протокол собрания (с примерами)

Протокол представляет собой письменный отчет о собрании совета, компании или организации. Протокол собрания считается юридическим документом, поэтому при его написании стремитесь к ясности и выдержанности тона.

Поскольку протокол собрания является постоянной записью, не забудьте тщательно вычитать его перед отправкой.Рекомендуется, чтобы их проводил супервайзер или опытный посетитель, чтобы убедиться, что утверждения и информация собраны точно.

Лучшими протоколистами совещаний являются внимательные слушатели, быстрые машинистки и достаточно хорошо знакомы с темами совещаний и участниками. Ведущий должен иметь достаточно твердое представление о предмете, чтобы быть в состоянии отделить важные моменты от шума в том, что может быть долгим, затяжным обсуждением. Также немаловажно, что ведущий не должен одновременно вести и вести записи.(Если вас когда-нибудь попросят сделать это, откажитесь. )

Ниже приведены пошаговые советы по эффективному составлению протоколов совещаний.

1. Разработка повестки дня

Вместе с председателем или президентом совета разработайте подробную повестку дня.

Встречи происходят по какой-то причине, и вопросы, которые необходимо рассмотреть и решить, должны быть перечислены, чтобы привлечь внимание участников. Работайте с организатором, чтобы составить повестку дня, в которой назначается время для каждой темы, чтобы собрание продолжалось и чтобы у группы было достаточно времени для рассмотрения всех вопросов.

Повестка дня будет служить основой для протокола собрания. Следите за тем, чтобы заголовки протоколов соответствовали темам повестки дня для обеспечения преемственности.

2. Следуйте шаблону из предыдущих протоколов

Если вы новичок в совете или организации и пишете протокол впервые, попросите просмотреть протоколы прошлых собраний, чтобы сохранить тот же формат.

Как правило, название организации или название группы, которая проводит собрание, идет вверху: «Заседание Совета директоров XYZ», с датой на следующей строке. После даты укажите как время начала встречи, так и время окончания встречи. Например:

Совет директоров Super Company, Inc.

Протокол собрания

Дата: 20 мая 2019 г.

Время: с 10:00 до 12:30

Большинство групп, которые встречаются, делают это регулярно, с установленными пунктами повестки дня на каждом собрании. Некоторые группы включают заголовок «Следующие шаги» в конце протоколов, в котором перечислены проекты, над которыми нужно поработать, и назначены ответственные.

Шаблон с предыдущего собрания также поможет определить, будет ли группа вести запись о наличии кворума, а также другие элементы, относящиеся к протоколу собрания организации.

3. Учет посещаемости

В большинстве советов секретарь совета является лицом, ответственным за ведение протокола собрания. На организационных собраниях ведущий протокол может быть координатором проекта или помощником менеджера или генерального директора. Он или она должны прибыть за несколько минут до начала собрания и раздать список участников с именами и контактной информацией всех участников.

Участники собрания должны отметить свои имена и внести изменения в свои данные. Это поможет как резервный документ участников, так и обеспечит отправку информации на самые актуальные адреса электронной почты.

Имена всех участников должны быть указаны непосредственно под названием и датой собрания под заголовком «Присутствует». Перечислите имена и фамилии всех участников, а также должность или должность, разделенные запятой или точкой с запятой. Например:

Присутствуют: Джон Доу, президент; Джейн Смит, вице-президент; Джек Уильямс, секретарь

Если член Правления не смог присутствовать на заседании, указать его имя после фразы: «Скопировано в:» В списке участников могут быть другие обозначения.Например, если несколько участников собрания являются сотрудниками, а все остальные — волонтерами, вы можете написать (сотрудники) после каждого сотрудника.

Как правило, участники перечислены в алфавитном порядке по фамилиям. Однако в некоторых организациях рекомендуется сначала указать руководство Правления. В этом случае президент или сопрезиденты будут указаны первыми, за ними следует вице-президент, затем секретарь, а затем казначей.Затем все остальные имена участников будут расположены в алфавитном порядке по фамилиям.

Также принято отмечать, присоединился ли участник к собранию через конференц-связь. Это можно указать, написав «По телефону» и перечислив участников, которые звонили.

Например, «Президент правления XYZ Роджер МакГоуэн призвал собрание к порядку.Однако в следующий раз, когда Роджер МакГоуэн будет говорить, вы можете просто называть его «Роджер». Если на собрании присутствуют два Роджера, используйте инициалы их фамилий, чтобы разделить их: «Роджер М. призвал к голосованию. Роджер Т. воздержался».

5. Что (и что не нужно) включать

В зависимости от характера собрания оно может длиться от одного до нескольких часов. Участникам будет предложено просмотреть, а затем утвердить протокол собрания. Поэтому вы не хотите, чтобы протокол превратился в длинный документ.

Дословно фиксировать все, что люди говорят, не только не нужно, но и раздражает рецензентов.

Для каждого пункта повестки дня вы, в конечном счете, хотите обобщить только важные моменты обсуждения вместе с любыми принятыми решениями. После встречи пролистайте свои заметки, убедившись, что вычеркнули все циклические или повторяющиеся аргументы, и оставьте только те важные моменты, которые были высказаны.

6. Сохраняйте нейтральный тон

Протокол является юридическим документом. Они используются для установления истории деятельности организации.Очень важно поддерживать ровный, профессиональный тон. Никогда не вносите в протокол подстрекательских выражений, даже если язык встречи становится горячим.

Вы хотите объективно зафиксировать суть обсуждения, что означает упоминание ключевых моментов, затронутых без возложения вины. Например, «Сотрудники ответили на вопросы членов правления относительно профессионализма поставщика».

Представьте себе адвоката, который через десять лет читает протоколы, чтобы найти доказательства потенциальных правонарушений. Вы бы не хотели, чтобы украшение в виде яркого наречия или шутки затуманивало любой отчет о том, что произошло.

7. Запись голосов

Основная цель протоколов состоит в том, чтобы записывать любые голоса, полученные правлением или организацией. Тщательное ведение записей требует указания того, какой участник делает движение, что в движении говорится дословно и какой участник поддерживает движение.

Например, «Вице-президент Синди Якобсен внесла предложение о выделении 50 процентов, или 50 000 долларов США, доходов от подарка ZZZ Foundation в фонд стипендий CCC.Президент Роджер Макгоуэн поддержал это предложение».

Эта подсчет голосов также должна быть выражена нейтральным языком: «Правление единогласно проголосовало за внесение поправок в устав следующим образом» или «Решение о выделении 1000 долларов на посадку деревьев было принято 4 голосами против 1, при этом Председатель Правления Макгоуэн против».

Большинство советов стараются добиться единогласного голосования. Иногда, чтобы помочь Правлению достичь более согласованного результата, член Правления может воздержаться от голосования: «Предложение было принято 17 голосами против 1 при одном воздержавшемся.

8. Сократите записи после встречи

После встречи прочитайте свои записи, пока все обсуждения остаются свежими в вашей памяти, и внесите необходимые исправления. Затем сократите протокол встречи до сути, предоставив краткий отчет об обсуждении, в котором резюмируются аргументы, высказанные за и против решения.

Люди часто говорят в просторечии или идиомами, например: «Это даже не приблизительно» или «Ты начинаешь звучать как заезженная пластинка.«Хотя у вас может возникнуть соблазн сохранить точный язык в минутах, чтобы добавить цвета, сопротивляйтесь.

Кроме того, если какие-либо презентации являются частью собрания, не включайте в протокол информацию из Powerpoint. Тем не менее, вы захотите записать ключевые моменты обсуждения после презентации.

9. Вычитка с осторожностью

Убедитесь, что вы правильно написали все имена, вставили правильную дату собрания и что ваш протокол читается четко.

Расшифровывайте сокращения при первом использовании.Помните, что с примечаниями могут ознакомиться другие лица, которым аббревиатуры незнакомы. Следите за заголовками, пунктуацией и форматированием. Протоколы должны быть отточены и профессиональны.

10. Широкое распространение

После утверждения отправьте протокол по электронной почте всему совету, а не только участникам, для ознакомления. Ваши протоколы помогут держать отсутствующих в курсе важных действий и решений.

В начале следующего собрания запросите утверждение протокола.Обратите внимание на любые изменения. Постарайтесь проработать согласованные изменения на встрече, чтобы не тратить огромное количество времени на доработки.

Заявить ходатайство об утверждении протокола с согласованными изменениями. Как только участник предлагает предложение, попросите другого человека на собрании «поддержать» предложение. Они говорят: «Все одобрено». Всегда спрашивайте, есть ли кто-то, кто не одобряет. Если нет, то скажите: «Протокол нашего последнего собрания утверждается после внесения согласованных изменений.”

11. Тщательно подшивайте

Поскольку протокол является юридическим документом, будьте внимательны при его подшивке. Убедитесь, что имя файла документа соответствует именам файлов ранее поданных протоколов.

Иногда члены организации могут захотеть просмотреть прошлые протоколы. Знайте, где хранятся протоколы!

Одно предостережение

В наш век высоких технологий вы можете спросить себя: не проще ли было записать встречу? Это зависит от протоколов организации, но, вероятно, нет.

Обязательно узнайте правила организации, где вы ведете протокол. Помните, что протокол — это запись того, что было сделано на собрании, а не того, что было сказано на собрании.

Протокол отражает решения, а не обсуждения. Несмотря на свое название, «минуты» не являются поминутной стенограммой.

Bottom Line

Чтобы стать экспертом по ведению протоколов, требуется острый слух, готовность учиться и некоторая практика, но, следуя этим советам, вы скоро станете опытным.

Дополнительные советы по продуктивным встречам

Автор фото: [email protected] через unsplash.com

— Notejoy

Будь то деловые, клубные или спортивные мероприятия, протоколы совещаний могут быть ключевой частью информирования всей команды о том, что произошло. И это не должно быть сложной задачей.

Ниже приведены несколько примеров шаблонов, а также советы и идеи, которые помогут вам приступить к написанию и подготовке эффективных протоколов совещаний.

Для чего нужны протоколы собраний?

Протокол собрания — это заметки, в которых фиксируется то, что происходило на собрании! В отличие от повестки собрания, в нем фиксируются принятые решения и действия, запрошенные группой. Несмотря на команду, они не являются поминутными записями, а включают в себя ключевые детали, которые команда захочет знать. В протоколе собрания важно зафиксировать такую ​​информацию, как:

• принятые решения
• следующие шаги
• действия и ответственные

В протоколе записано, кто там был и что произошло.Они являются важным источником информации для людей, которые не смогли присутствовать или оглядываются назад, чтобы подумать о том, что произошло. Они также являются невероятно эффективным инструментом для уведомления или напоминания людям о назначенных им задачах или графиках, чтобы все были в курсе.

Что должно быть в протоколе собрания?

Вот некоторые детали, которые вы должны указать в протоколе собрания.

• Дата и время встречи
• Имена участников
• Обсуждаемые пункты и темы повестки дня
• Действия

Связанный контент: Составление эффективных повесток дня с примерами и 5 шаблонов повестки дня

Пример протокола собрания

Ниже приведен пример неформальной встречи, на котором зафиксированы только самые важные факты.

Создайте бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки всей командой.

Образец протокола неформального собрания группы

Дата: Сегодняшняя дата

Участники

Повестка дня

• Пункт 1, включая ключевые обсуждения, принятые решения, последующие шаги
• Пункт 2
• Элемент 3

Следующие шаги

• Список идет здесь в формате: пункт действия, ответственное лицо, дата
• Пример: Брайан должен сообщить этой группе список целевых компаний к концу недели

Ниже приведен пример более официального заседания правления.

Создайте бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки всей командой.

Образец протокола официального заседания правления

ДАТА: Дата собрания

ПРИСУТСТВУЮЩИЕ: Имена и фамилии всех присутствующих на собрании

ОТСУТСТВУЕТ: Имена и фамилии членов Комитета, которые не могут присутствовать на заседании.

1. ПРИЗЫВ К ЗАКАЗУ/ВСТУПИТЕЛЬНОЕ ЗАМЕЧАНИЕ

• Время, когда собрание было созвано и кем.
• Здесь собраны все вступительные замечания.

2. УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОТОКОЛА ОТ (ДАТА)

• Вам нужно ходатайство об утверждении протокола предыдущего собрания.
• Предложение: Утвердить протокол (ДАТА) в том виде, в каком он был распространен (или С ИЗМЕНЕНИЯМИ) Предложение Автор: Имя лица (ПЕРВОЕ И ПОСЛЕДНЕЕ), внесшего предложение
• Прикомандирован: Имя лица (ПЕРВОЕ И ПОСЛЕДНЕЕ), поддержавшего предложение Принято или отклонено

3. ДОПОЛНЕНИЯ К ПОВЕСТКЕ ДНЯ

• Если есть дополнения к повестке дня или запросы на повестку дня следующего собрания, они будут отмечены здесь.

4. УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

• Предложение: утвердить распространенную повестку дня (или ИЗМЕНЕННУЮ)
• Предложение Автор: имя лица (ПЕРВОЕ и ПОСЛЕДНЕЕ), сделавшее предложение
• Прикомандирован: имя лица (ПЕРВОЕ И ПОСЛЕДНЕЕ), подавшего предложение Принято или отклонено

5. ДЕЛО ПО РЕЗУЛЬТАТУ ПРЕДЫДУЩЕГО ЗАСЕДАНИЯ

• Любые вопросы предыдущей встречи, требующие дальнейшего обсуждения

6. ВОПРОС № 1 ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

• Подвести итог обсуждения темы
• Если были какие-либо движения, поместите информацию здесь
• Если требуется дополнительная информация, укажите последующие действия, имена и дату здесь

7.ПУНКТ № 2 ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

8. ДОПОЛНЕНИЯ К ПОВЕСТКЕ ДНЯ

• Любой добавленный пункт повестки дня, включая резюме обсуждений по этому пункту
• Если были какие-то движения, пишите сюда
• Если требуется дополнительная информация, укажите последующие действия, имена и дату назначения здесь

• Запишите время закрытия собрания

• Дата следующей встречи должна быть определена в конце встречи до того, как все уйдут.Это удобное напоминание о том, что нужно включить его в конец шаблона протокола, чтобы не пропустить.

Notejoy — более эффективный способ управления вашими собраниями

Проведение эффективных и продуктивных совещаний — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации на совещании. Все ли согласны с темами и целями собрания? Были ли решения доведены до сведения всех, кому необходимо знать? Если вы пропустили встречу, как вы можете узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в конференц-зале, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — это эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими планами встреч и заметками, чтобы всегда оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в режиме реального времени . В качестве облачного решения Notejoy позволяет вам заранее делиться повесткой дня совещаний с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня собраний, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — вместо того, чтобы управлять разными версиями повестки дня или несколькими потоками бесед, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, в одно и то же время.

Улучшенный поиск и видимость . Заметки о собраниях и комментарии к обсуждениям, документированные непосредственно в повестке дня, позволяют командам сохранять детали в контексте и вести единую систему записи обо всем, что произошло. Управляйте тем, у кого есть доступ к какой информации, и позволяйте членам команды, как старым, так и новым, выполнять поиск по содержимому прошлых и текущих собраний.

Связанные ресурсы

Бесплатный шаблон протокола встречи — PDF

Протокол собрания изложить тему собрания, включая все темы для обсуждения, а также голоса. Это не расшифровка стенограммы, но она должна содержать всю информацию об отсутствующих членах. Корпоративное собрание обычно следует заранее утвержденной повестке дня собрания , которая раздается всем участникам перед ее началом.После собрания председатель просматривает, утверждает и подписывает протокол, который затем раздается участникам.

Составление протоколов заключается в детализации и четком изложении обсуждаемых вопросов. Помните, что это , а НЕ стенограмма, и она не должна включать дословно то, что сказано. В нем изложено краткое изложение встречи с подробным описанием затронутых тем и любых принятых решений.

Перед собранием часто создается повестка дня собрания в виде плана, которому участники должны следовать и не сбиться с пути.В повестке дня обычно есть пункты для обсуждения с установленными периодами времени для каждой темы.

Протокол встречи также служит регистрационным листом, в котором указывается, кто появился, а кто пропал. Должна быть проведена перекличка или другой способ выяснить, кто присутствует.

Основные моменты должны быть резюмированы по каждой обсуждаемой теме. Например, если есть разногласия по поводу решения, позиции каждого человека должны быть записаны.

Для принятия важных решений может быть объявлено предложение о голосовании присутствующих. Каждый человек должен четко указать свои «да» и «против», которые записываются и заносятся в протокол.

После закрытия собрания протокол должен быть утвержден председателем перед распространением.Председатель просматривает и следит за тем, чтобы нежелательные детали не покидали комнату. После подписания протокол может быть разослан соответствующим сторонам.

Action Items  – задачи, созданные для выполнения в более позднее время.

Утверждение протокола – Для удостоверения протокол может быть распространен.

Участники  – Присутствующие и отсутствующие.

Собрание совета директоров  — Запланированное собрание организации и ее должностных лиц, директоров и акционеров.

Совет директоров – Группа лиц, назначенных организацией для принятия важных решений.

Звонок для заказа  – включает цель, место и дату.

Председатель – Спикер собрания (обычно генеральный директор или президент).

Директор – Директор – это лицо, входящее в совет директоров.

Повестка дня собрания – Темы для обсуждения, одобренные участниками до или во время собрания.

Предложение — Предложение состоит в том, чтобы предложить голосование правомочным участникам собрания.

Автостоянка  – Предметы, о которых не говорят, но упоминают.

Кворум — минимальное количество лиц, необходимое для проведения признанного собрания.

Резолюция – Любое голосование, проведенное в связи с предложением, превращается в резолюцию после того, как голосование проведено и занесено в протокол.

Перекличка – Регистрация посещаемости при вводе имен присутствующих и отсутствующих.

Секретарь – Ведущий протокол собрания.

Скачать : Adobe PDF, MS Word, OpenDocument

Скачать : Adobe PDF, MS Word, OpenDocument

Этап 1 –

Как правильно составить протокол встречи (с примерами) — Zippia

Информация, которая обсуждалась на собрании компании, может легко потеряться при переводе, если она не записана должным образом.Чтобы избежать недоразумений, многие предприятия используют протоколы собраний для систематизации информации.

Протокол собрания гарантирует, что важные детали деловой встречи будут отслеживаться для дальнейшего использования. Эти письменные документы сохраняются для справки в будущем или для передачи информации сотрудникам, которые не присутствовали на собрании.

Предприятия, которые работают бесперебойно и прибыльно, всегда заботятся о своей эффективности. Совещания расцениваются как время для общения в компании.Если информация, которая обрабатывается во время совещаний, становится искаженной, это огромная трата времени и усилий.

Ведение протоколов совещаний повышает эффективность за счет точной записи того, что произошло. Это устраняет возможность ошибки, связанной с неведением документации. Мониторинг совещаний со структурированным подходом к обсуждениям и последующим действиям ведет к успеху.

Смысл протоколов собраний состоит в том, чтобы записывать все важные события.Они должны быть достаточно подробными, чтобы коллега, не присутствовавший при этом, мог все же полностью их понять.

Поэтому необходимо включить определенную информацию, чтобы документация по протоколу собрания была достаточно полной и полезной для всех в будущем.

Ниже приведена информация, которую необходимо включить при эффективном составлении протокола собрания:

Составление протокола собрания — простой процесс, но все же важно быть внимательным к деталям и тщательно его заполнять.Рассмотрите приведенные ниже шаги для создания протоколов собраний, которые успешно передают важные моменты, требующие документирования:

Шаблон протокола собрания

Название вашей компании
Цель встречи (дата)
Дата встречи / время встречи / место встречи

Присутствующие на собрании

Полное имя, Полное имя, Полное имя

ПОВЕСТКА ДНЯ

Продолжение последней встречи

1. Подробная информация о том, что обсуждалось на прошлой встрече и какое отношение она имеет к текущей

Текущая цель встречи

• Важные моменты, которые обсуждались

• Принятые решения

• Задачи, которые были делегированы

ПРИМЕЧАНИЯ

Будущие действия

1. Когда собрание посвящено проекту, используйте это место, чтобы написать, кому было поручено каждое конкретное задание

2. Укажите имена, обязанности и дату выполнения

Подробности о следующей встрече

Если запланировано следующее собрание компании, используйте это место, чтобы сообщить подробности о том, когда и где оно будет проведено.

Пример протокола собрания

Johnson Bath Products Company
Запуск новой рекламной кампании мыла (14 января 2021 г.)
14 января 2021 г. / 13:30 / Комната 32, северное здание штаб-квартиры Johnson

Лица, посетившие

Джейми Клоуз, Джеймс Кларк, Аарон Смит, Анджела Сноу, Кимберели Райли, Марк Тафт

ПОВЕСТКА ДНЯ

Продолжение последней встречи

1. Последняя встреча была посвящена рекламной и маркетинговой стратегии новой линии астрологического мыла.Было решено, что эта кампания будет нацелена на социальные сети и привлечет влиятельных лиц, чтобы привлечь внимание общественности.

Текущая цель встречи

• Определите наиболее важную дату запуска

• Решите, какие влиятельные лица в социальных сетях будут использоваться для продвижения этой линейки продуктов

• Назначить окончательные работы по корректировке до даты запуска

ПРИМЕЧАНИЯ

• В ходе проведенного маркетингового исследования было установлено, что целевая аудитория линии астрологического мыла — женщины в возрасте от 16 до 35 лет

• Принятая дата запуска маркетинговой кампании – 1 февраля 2021 г.

Будущие действия

1. Анджеле Сноу было поручено составить список потенциальных влиятельных лиц в социальных сетях, к которым можно обратиться для заключения маркетинговой сделки (срок выполнения: 21 января 21)

2. Джеймс Кларк был назначен копирайтером для постов компании в Instagram, посвященных запуску новой астрологической линии (дата: 21 января 2021 г.)

3. Кимберели Райли была назначена на должность фоторедактора для публикаций в социальных сетях (срок выполнения: 21 января 2021 г.)

Подробности о следующей встрече

Следующее собрание состоится 22 января 2021 года.Его цель будет состоять в том, чтобы следить за недельной работой с кампанией.

Как составить протокол эффективного заседания совета директоров

Протоколы заседаний важны для всех советов директоров по множеству причин. Таким образом, ведение протокола на заседании совета директоров — непростая задача. Вместо этого секретарь совета директоров (или кто-либо другой, ответственный за ведение протокола заседания совета директоров) должен сделать своим приоритетом составление четких и кратких протоколов собрания, которые служат точной записью того, что произошло во время заседания совета директоров.

Что именно нужно для составления хороших протоколов заседаний совета директоров? Вот 4 рекомендации по проведению протоколов заседаний, о которых следует помнить.

1. Планируйте заранее

Может возникнуть соблазн сразу перейти к ведению протоколов заседаний совета директоров. Но, как и во всех деловых вопросах, важно заранее спланировать и ознакомиться с передовыми методами ведения протоколов заседаний.

Если вам поручили вести протокол заседания правления, важно, чтобы вы четко представляли себе, чего от вас ожидают.Обязательно поговорите с президентом совета директоров, чтобы убедиться, что вы соответствуете ожиданиям. В ходе этого обсуждения вам нужно будет определить, существует ли определенный формат протоколов заседаний совета директоров, который вы должны использовать. Если существующего формата нет, вы можете использовать шаблон протокола заседания совета директоров в качестве отправной точки.

Кроме того, важно понимать, где должны вестись протоколы собраний. В то время как некоторые советы составляют протоколы собраний в документе Word, другие составляют протокол непосредственно на портале доски, например OnBoard.

Кроме того, хотя один и тот же человек (обычно секретарь совета директоров) обычно ведет протоколы заседаний на каждом заседании совета директоров, важно назначить дублера и убедиться, что этот человек заранее четко понимает процесс ведения протоколов заседаний совета директоров. Таким образом, если секретарь недоступен, резервная копия не будет застигнута врасплох; они будут готовы вмешаться прямо сейчас.

2. Создайте план ведения заметок

За несколько дней до встречи просмотрите повестку дня встречи.Это поможет вам получить представление о том, какие вопросы будут затронуты, и поможет вам организовать план ведения заметок. Создание плана ведения заметок позволит вам лучше слушать и делать заметки. Вам не нужно беспокоиться о том, чтобы отметить каждое изменение в теме, потому что вы уже знаете, какие темы будут обсуждаться и в каком порядке, что позволяет вам сосредоточиться на том, что говорится.

Если вы используете облачный портал для досок, такой как OnBoard, вы можете экспортировать повестку дня и использовать ее в качестве шаблона для создания заметок.OnBoard сохраняет все сделанные вами заметки в облаке, что позволяет вам получать доступ к своим заметкам в любое время и в любом месте.

3. Будьте избирательны

Эффективные протоколы собраний позволяют сразу перейти к делу, сообщая читателям, что произошло и почему, независимо от того, берете ли вы протокол заседания совета директоров корпорации, некоммерческой организации или университета. В протоколе обычно указывается тема обсуждения, кто сделал какое предложение, голосование или принятое решение, а также какие действия необходимо выполнить и кем.

Старайтесь не записывать слишком много деталей при ведении протокола на заседании совета директоров и обязательно учитывайте передовой опыт. Делать заметки по каждому аспекту всей встречи приводит к неорганизованным, беспорядочным минутам, поэтому вместо того, чтобы яростно печатать заметки, внимательно слушайте обсуждаемые темы и документируйте важные моменты обсуждения.

Протокол собрания должен быть достаточно подробным, чтобы доказать, что правление сосредоточено на текущем бизнесе, но не настолько подробным, чтобы налагать ответственность на компанию.Но имейте в виду, что хотя вы и хотите, чтобы ваши протоколы совещаний были «короткими и приятными», они не должны быть настолько минимальными, чтобы в ходе аудита возникали подозрения по поводу отсутствия обсуждения важного решения.

Чтобы достичь этого баланса, важно перефразировать каждую обсуждаемую тему, прежде чем определять предпринятое действие.

4. Пишите объективно

Иногда в зале заседаний могут возникать конфликты. Например, может быть разногласие по определенному вопросу или голосованию.Важно, чтобы протокол собрания всегда составлялся объективно, независимо от настроения в зале заседаний.

Протокол заседания правления должен отражать то, что произошло во время собрания правления, без отражения личных чувств, эмоций и предубеждений. Это может быть несколько затруднительно, когда вы ведете протокол заседания совета директоров во время особенно спорного собрания. Есть 3 способа обеспечить объективность протоколов совещаний.

1. Оставьте эмоции. Конечно, все может накаляться. Но держите эмоции подальше от протоколов заседаний. Вместо этого придерживайтесь фактов, таких как голоса (как за, так и против предложения), а также любых ключевых деталей обсуждения.
2. Спросите мнение со стороны. Попросите кого-нибудь, кто не участвует в доске, просмотреть протокол вашей встречи. Третьи лица не имеют никакого отношения к игре, поэтому они могут лучше высказать непредвзятое мнение.