Как представиться в деловом письме: Новые правила деловой переписки: как эффективно решать задачи с помощью писем

By Category :

Содержание

21 пример, как начать письмо, чтобы получить тёплые лиды

4. Комплимент

«Недавно узнал, что вы работали в [Компании], и впечатлен тем, что вы сделали для [Решение проблемы]»

Узнайте, какой-то показательный кейс своего потенциального клиента. Напишите, как вы можете помочь довести эти результаты до совершенства, чтобы ещё ускорить развитие компании.

5. Поздравление

«Поздравляю с [Достижение]»

Отслеживайте публикации и вручения наград вашим потенциальным клиентам и используйте эту возможность для начала бизнес-общения.

6. Обещание выгоды

«Если вы хотите [выгода от решения], в этом письме детально описано, как это сделать»

Это самое обычное «Если… то…», в котором вы привлекаете внимание рассказывая о выгодах вашего предложения.

Пример в письме:

Если вы хотите уменьшить расходы на SMM на 50% и получать столько же клиентов, то…

Метод работает, потому что обещает клиенту, что он решит свою проблему прочитав письмо.

7. Упоминание статьи

«Мне попалась ваша статья, когда я искал [Тренд в индустрии]. Спасибо за прозрение»

Упомяните статью или пост, написанный потенциальным клиентом и выберите несколько выводов или нерешенных проблем. Покажите, что вы действительно оценили контент и дайте ссылку на то, что предлагаете вы.

8. Статистика

«Что, если я скажу [статистика]»

Найдите статистику, которая не интересна для большинства, но напрямую связана с тем, что делает потенциальный клиент. Определенно хороший способ показать свое знание рынка и рассказать о своем решении.

9. Вопрос

«Я читаю ваш блог уже несколько месяцев и появились некоторые вопросы, которые я хотел бы обсудить с вами»

Это хорошее начало, если вы собираетесь построить бизнес-отношения. Так вы сразу признаете своего потенциального клиента экспертом в вопросе и привлекаете внимание, так как интересуетесь тем, о чем писал ваш лид.

Дает возможность по-настоящему понять болевые точки бизнеса и предложить соответствующее решение.

10. Общность

«Мы с вами принадлежим к эксклюзивной группе [что-то общее]»

Такое начало поможет вам найти контакт с читателем. Начните с того, что вас объединяет. Люди обычно общаются с теми, с кем у них есть много общего.

Например, вы продаете рекламу в журнале:

Мы с вами принадлежим к группе людей, которые достигли успеха через глубокое понимание клиентов.

11. Упоминание новости

«Видел новость о вашей компании о [Новость]. Ваш конкурент столкнулся с такой же проблемой, и я хочу обратить внимание, что мы можем решить это с помощью [Решение]»

Отслеживайте новости, которые касаются непосредственно вашего потенциального клиента. Если случается что-то значимое, пишите, как ваше решение может решить эту проблему. Пример начала письма:

Если вы исследовательское агентство, которое работает со стартапами и новыми продуктами, расскажите вашему потенциальному клиенту, как вы помогли похожей компании изменить в лучшую сторону свой продукт, воплощая выводы из исследования.

12. Деловой тон и конкретика

«Знаю, что вас забрасывают письмами каждый день, поэтому сразу к делу — [Выгода клиента от сотрудничества]»

Здесь вы напрямую начинаете описывать выгоду клиента от вашего предложения. Ваша задача — дать измеримое и понятное точечное решение для специфической проблемы.

Например:

Знаю, что вам пишут десятки людей каждый день, поэтому сразу к делу — получите больше клиентов с рассылки в апреле.

Вы отправляете рассылки и какое-то количество людей делает заказы. Например, конверсия 1%. За 50 у.е. в месяц мы увеличиваем конверсию с рассылки в два раза, чтобы вы получили больше заказов.

13. Интерес

«Я читаю ваши посты уже очень давно и хочу узнать ваше мнение о [Последние новости индустрии]?»

Соберите самые важные новости индустрии и спросите потенциального клиента его мнение. Это хороший способ показать, что получатель письма — лидер мнений, а также получить некую дозу признания в ответ. Опять же, такое начало письма поможет начать общение и обосновать, почему ваше решение важно именно сейчас (если бизнес развивается).

14. Решение проблемы

«У меня есть решение [описание проблемы]»

Начните с описания конкретной проблемы и сразу же детально объясните, как её можно решить.

Это не должно быть что-то общее — типа «нет клиентов». Проблема должна быть конкретная, например, низкая конверсия в клиентов из платного трафика из Adwords или менеджеры по продажам не делают повторные продажи.

15. Ссылка на результат

«Я помог [Название похожей компании] получить [Доход]»

Здесь вы начинаете с аналогии — вы уже добились успеха, работая с подобной компанией, и готовы повторить с компанией потенциального клиента.

16. Конкретная выгода

«Что, если я скажу, что могу помочь вам достичь [Выгода]?»

Тут вы напрямую говорите о результатах или доходе от использования вашего решения.

17. Мягкий заход с выгоды

«Я не знаю, что вы чувствуете по поводу [Выгода], но для меня…»

Вот пример письма:

Я не знаю, что вы думаете по поводу превращения каждого клиента в адвоката бренда, но для меня это причина успеха нашей компании.

Такое начало никак не обязывает читателя, просто выражает мысль отправителя. Мы не знаем, что чувствует человек, получивший письмо, поэтому ничего ему не приписываем. Также мы создаем образ выгоды у получателя. Это начало помогает понять, что потенциальный клиент тоже может получить эту выгоду, если дочитает письмо до конца.

18. Полезное исследование

«Вот исследование на [Тема], которое поможет вам»

Это еще один ключ для начала переписки. Вы начинаете с того, что присылаете исследование или статью, которая поможет вашему потенциальному клиенту.

19. Рекомендация

«[Порекомендовавший человек] посоветовал связаться с вами»

Нет ничего лучше прямой рекомендации. Так как вы пишете впервые, лучше упомянуть того, кто может поручиться за вашу работу. Это стопроцентно добавляет доверия вашему письму.

20. Вопрос о росте

«[Постановка проблемы] останавливает рост вашей компании?»

Начните с вопроса, который напрямую говорит о вещи, которая тормозит развитие компании. Потом объясните, как ваше решение уберет это препятствие.

21. Специфичность

«Что вы подумаете, если я скажу, что мы специализируемся на решении [специфическая проблема]?»

Мы всегда чувствуем облегчение, когда наши проблемы решены. Здесь вы говорите давите на это чувство, спрашивая таким образом, чтобы подтвердить свою экспертность в решении специфической проблемы.

Как представиться в письме, как правильно вести деловую переписку?

Совет №2: Не бросайтесь сломя голову в написание

Итак, вы поприветствовали получателя, но после этого не стоит сразу строчить полный текст письма.

Всегда помните: каждое письмо, отправленное от вашего имени — это вклад в копилку вашей репутации.

Перед тем как погружаться в сочинение письма, подумайте, как лучше представиться читателю. Если вы пишете клиенту в первый раз, после приветствия нужно указать, кто вы, чем занимаетесь и что хотите от него. Например: «Здравствуйте, Сергей Николаевич. Я — Вася, профессиональный автор и блоггер в компании Бла-Бла-Бла, и я хотел бы предложить вам…»

Если же вы пишете клиенту повторно, остановитесь и пролистайте прошлые e-mail, которые вы ему отправляли. Проверьте, есть ли в них важные вещи, которые надо упомянуть, прежде чем писать новую информацию. Вы привлечете больше внимания, если будете опираться на то, что уже было.

Например: «Привет, Маша. В прошлом письме мы говорили концепции мирового господства. Как раз сегодня я закончил работу над своей первой книгой, которая раскрывает некоторые аспекты правления миром».

Некоторые авторы начинают свои профессиональные письма с личных вещей, например: «Привет, как у тебя дела? Надеюсь, с бизнесом у тебя всё хорошо, дела идут в гору, прибыль растет…» Заботу о бизнесе и здоровье клиента оставьте его близким.

Вашим подписчикам и клиентам не интересно знать ничего, кроме ответов на свои вопросы и решения своих проблем.

Совет№3: Создайте «вкусный» e-mail

Итак, после того, как вы тепло поприветствовали клиента, представились ему или вспомнили что-то из прошлой переписки, наступает время для самого сочного куска текста — самой сути письма.

Ваша задача — сделать его кратким и ясным, но не слишком «куцым». Для этого четко осознайте, что у людей гораздо меньше времени, чем вам кажется.

У интернет пользователей наблюдается такая особенность — они стараются как можно быстрее прочитать одно и перейти к другому, и это всегда надо помнить при написании e-mail. Но каким бы лаконичным ни было ваше письмо, опасайтесь небрежности и чрезмерной сжатости, иначе ваш текст получится грубым и топорным.

Если же ваше письмо должно быть исчерпывающим, упомяните это в начале, чтобы не шокировать пользователя. В любом случае, для положительного результата вы должны предложить читателю что-то действительно сочное, чтобы он продолжал читать дальше.

И еще: не забудьте добавить «пожалуйста» и «спасибо» — письмо с вежливыми словами и без них смотрится совсем по-разному.

Правила деловой переписки

  1. Хорошо начинать письмо с благодарности или комплимента: «Ольга, спасибо за ответ!».
  2. Если вы пишете клиенту в первый раз, сообщите ему, откуда у вас его e-mail или напомните о предыдущем взаимодействии.
  3. Пишите простым, понятным языком. Избегайте использования канцеляризмов и речевых штампов: «в настоящее время», «довожу до вашего сведения», «сотрудничество на взаимовыгодных условиях», «высокопрофессиональный», «во избежание», «по причине» и т.п.
  4. Также стоит избегать сложных терминов, узкопрофессиональных и иностранных слов, непонятных аббревиатур.
  5. Чтобы акцентировать внимание на важных моментах письма, начинайте предложение с имени: «Александр, пришлите, пожалуйста, акт сверки…».
  6. Если отвечаете на несколько вопросов – цитируйте их или упоминайте вкратце содержимое вопроса, чтобы было понятно, о чем идет речь.
  7. Реагируйте на недовольство или агрессию со стороны клиента спокойно, покажите свое намерение помочь ему разрешить ситуацию.
  8. Избегайте щекотливых или конфиденциальных тем. Письмо может случайно попасть к другому сотруднику, чем вы можете поставить клиента в неловкое положение.
  9. Сообщите клиенту, что получили его письмо.
  10. В деловой переписке принято отвечать на письма не позднее, чем через 3 часа. Если у вас нет возможности решить вопрос сразу – сообщите клиенту, когда вы сможете это сделать.
  11. Избегайте писать клиентам в выходные и праздничные дни, а также в понедельник утром или в пятницу вечером. Исключение: если вы предварительно договорились об этом с клиентом; если у вас срочное дело, которое нельзя отложить.
  12. Считается невежливым отправлять много писем подряд. Исключение: если вы отправили письмо и увидели, что информация в нем неполная или неактуальная – можно отправить вдогонку еще одно письмо с дополнениями и извинениями.
  13. Автоответ о получении писем в современной деловой переписке не используется.
  14. Перед отправкой обязательно проверьте, правильно ли указали имя адресата и название компании.
  15. Постскриптум в деловой переписке использовать не принято.

Знакомства с девушками в интернете начинаются с переписки. Ниже приведены реальные примеры переписки с девушкой, когда-то на самом деле возникшие в процессе знакомства в интернете (на сайтах знакомств: mamba.ru, tabor.ru, badoo.com, tinder.com, а также ВКонтакте). Все так и было.

Уважаемый читатель, прошу не удивляться простоте фраз, содержащихся в предлагаемых далее примерах, потому что если ты преследуешь цель создать рядом с собой широкий круг женщин, застревать на одной – это необоснованная трата времени и сил. В особенности когда их много, нет никакого смысла придумывать завораживающие слова, если прокатывает совершенная банальщина. Девушек я отбирал, а не убеждал или заинтересовывал. Кроме того, вся информация на сайте, посвященная знакомствам в интернете, основана на двух принципах: простота и максимальная эффективность. Поэтому чем проще, тем лучше, о чем более детально будет сказано в завершении к этой статье.

  • Читай все части статьи, начиная с начала.
  • О чем поговорить с девушкой по телефону.
  • Какие вопросы можно задать девушке.

Ты можешь придумать свой вариант первой фразы, а также последующих слов. И даже лучше, если ты так и поступишь. Будь собой, а не мной. Но сильно напрягать свой мозг не стоит, если ты, конечно, сознательно этого не хочешь.

При этом заострю твое внимание, что с целью экономии времени и получения лучшего результата целесообразно использовать один текстовый шаблон для всех девушек. Ты не пишешь раскрасивые слова, пытаясь оказаться участником Шекспировских диалогов, а просто копируешь и вставляешь заготовленный текст большому количеству девушек (для переписки ВКонтакте такой способ не очень подходит; о том, как начать переписку ВКонтакте, будет сказано ниже).

Лично я не рекомендую относиться к знакомствам в интернете, как к способу выбрать девушку для серьезных отношений. Это, скорее, отработка достаточно важных мужских навыков легкости общения с противоположным полом, а также получения уверенности в своих силах. Кроме того, категорически не рекомендуется привязываться к легкодоступным девушкам, тебе же боком выйдет. Однако добавлю, что я не выступаю резко негативно против сайтов знакомств, просто будь настороже.

Текст сообщений не подлежал исправлению, поэтому при прочтении просьба не предъявлять претензий к правописанию.

Пример переписки с девушкой № 1

Я: добрый вечер, как дела?

Она: добрый. дела отлично. а твои?

Я: тоже хорошо, чем занимаешься?

Она: пытаюсь головоломку разгадать. что-то не очень получается)))

Я: тебе надо отдохнуть

Она: тогда придется начинать все сначала)

Я: как обычно проводишь выходные?

Она: раз на раз не приходится. стараюсь куда-нибудь выбраться. а ты?

Я: люблю в гости ходить

Она: к кому?)

Я: к тому кто приглашает? а ты?

Она: ну я тоже люблю ходить в гости. ) наверно, все любят

Я: где работаешь, учишься?

Она: работаю … твой ход)

Я: работаю … сегодня что делать будешь?

Она: отдыхать)) пойду поужинаю, фильм посмотрю какой-нибудь

Я: а где же бурный субботний вечер?

Она: переносится в будущее)

Я: ты ночные клубы посещаешь?

Она: да) люблю танцевать. а ты?

Я: захаживаю периодически, какие больше любишь?

Она: …

Я: вот и я там бываю

Она: а я уж думала, что сейчас скажешь- как ты можешь туда ходить))))))) обычно такая реакция

Я: они лукавят

Она: нет) просто каждому свое. одни любят …, другие … теперь вот … обожают)

Я: слушай, давай номерами телефонов обменяемся

Она: ну давай №…

Пример переписки с девушкой № 2

Я: привет, как делишки?

Она: привет))норм))а у тебя как?)

Я: прекрасно, чем занимаешься?

Она: одеваюсь)подруга ждет)пойдем на шопинг))))))

Я: классно, я тебя не отвлекаю?

Она: ну я уже почти ушла-но тут ты сообщение прислал))

Я: тогда беги, свидимся…

Она: пока)))

Я: пока

Она: пару минут есть еще)

Я: отлично, как выходные проводишь обычно?

Она: обычно бурно и весело)))и обычно не в городе))))

Я: а почему?

Она: на свежем воздуха все же круче)))

Я: с хорошей компанией везде хорошо. давно на этом сайте?

Она: ну так то да)))) нет)) а ты?

Я: где-то год. в реале уже с кем-нибудь встречалась?

Она: ого))))да было парочку раз)

Я: и как, удачно?

Она: ну как тебе сказать…

Я: понятно. пошли как-нибудь в кино

Она: я не против)ток не сегодня)))

Я: о.к. напиши свой № телефона, завтра позвоню

Она: №…)))все,побежала)))

Я: как тебя точно зовут?

Она: …

Я: мой № телефона …, на всякий случай

Она: окей)

Пример переписки с девушкой № 3

Я: добрый вечер

Она: Добрый!!!!!!

Я: дела отлично?

Она: Вполне,а у тебя?

Я: тоже хорошо, чем занимаешься?

Она: Да вот, в интернете сижу,а ты?

Я: как много у нас общего тоже. где учишься, работаешь, а в свободное время как отдыхаешь?

Она: Заканчиваю …,отдыхаю если кто позовёт

Я: завтра чем думаешь заниматься?

Она: Ну я не из твоего города,на выходные приехала домой,но в воскресенье приезжаю

Я: жаль, что не завтра

Она: Совсем жаль?((((((((((((((

Я: а ты откуда?

Она: …

Я: Пиши № телефона, может в воскресенье созвонимся

Она: Может?

Я: ну кто знает, что если я в субботу усну, а в понедельник проснусь

Она: Ну запиши на всякий случай №…

Пример переписки с девушкой № 4

Я: добрый вечер

Она: а он добрый?

Я: конечно, а что не так?

Она: все так. понедельник – день тяжелый

Я: это точно. значит выходные были офигенские

Она: их было очень мало, к сожалению…

Я: чем занимаешься в свободное время?

Она: собираю по кусочкам вынесенный на работе мозг

Я: а на какой работе тебе выносят мозг?

Она: ой, пожалуйста, давай не будем о работе

Я: давай об отдыхе

Она: а если вернуться к теме свободного времени… вообще: гуляю, читаю, смотрю кино, встречаюсь с друзьями, хожу в бассейн… продолжать можно очень долго

Я: не останавливайся

Она: давай лучше ты скажешь, что хотел прочитать – и (вечер же добрый) я точно скажу, что занимаюсь этим в свободное время

Я: мне стыдно, а в гости ты ходишь?

Она: тебе стыдно??????????????????????????????? неужели это было так не скромно? в гости… да, хожу, если интересно приглашают

Я: мне кажется, неважно как приглашают, важно как отдохнуть

Она: если, скажем, зовут первый раз и я еще не знаю хорошо ли “отдохну”… то приглашение должно звучать как минимум интересно. а вообще, мы сейчас непонятную тему обсуждаем
я считаю себя общительным и гостеприимным человеком, поэтому и сама в гости хожу и к себе приглашаю

Я: так что, я к тебе или ты ко мне?

Она: предложение, в принципе, интересное, но у меня сегодня нет настроения с кем-либо видеться… это же еще нужно думать о чем говорить….

Я: при встрече чем меньше думаешь, тем лучше получается общение (психологи пишут)

Она: с психологами согласна. НО! не на первой встрече

Я: не на первой встрече что?..

Она: меньше думать и лучше общаться (я считаю). можно когда люди хоть немного знакомы

Я: ты не знакомишься с незнакомыми людьми?

Она: знакомлюсь я. просто настроение у меня – правда не общительное

Я: всегда или сейчас?

Она: сейчас, и далеко не всегда

Я: понятно

Она: но в твоих словах читается плохо скрытый сарказм…

Я: я буду помягче. в каких именно?

Она: ммм… будешь помягче? боишься обидеть собеседницу?

Я: я никогда никого не обижаю, только люди почему-то обижаются

Она: :).

Я: :).

Она: вот и зашел в тупик наш разговор…

Я: делись номером телефона и найдем выход из тупика

Она: думаешь? я правда не в настроении сегодня. для самоубийц – мой №…

Пример переписки с девушкой № 5

Я: привет, как проходит вечер?

Она: не плохо :).

Я: а как обычно проводишь свободное время?

Она: по разному в зависимости от настроения:)) а ты?

Я: в гостях, дома, в ночном клубе, на природе. а как ты относишься к алкоголю?

Она: прикольный вопрос а почему ты спрашиваешь?:)

Я: а мне спросить: почему ты спрашиваешь, почему я спрашиваю?…

Она: Просто очень странный вопрос для девушки вот я и переспросила:) в компаниях и то очень редко могу выпить бокал шампанского:))

Я: где работаешь?

Она: … А ты?

Я: … а как по поводу возможности встретиться?

Она: возможно:)

Я: и когда же?

Она: А ты женат очень мало указано в анкете?

Я: холост

Она: а цель вообще знакомства?

Я: ты любишь общаться с мужчинами? просто я уже начинаю сомневаться

Она: Сомневаться в чем?

Я: какой у тебя номер телефона?

Она: №…

Я: еще не поздно звонить?

Она: нет

Пример переписки с девушкой № 6

Я: привет, как дела?

Она: привет…отлично, отдыхаю. ..а у тебя как????

Я: прекрасно. а где отдыхаешь?

Она: …км. от твоего города

Я: далеко, а когда будешь в городе?

Она: скоро…планирую через 1,5 недели приехать….

Я: надо будет состыковаться

Она: я совсем не против…

Я: :-). (смайлик)

Она: а смайлик ничего такой!!!!

Я: это мой близнец

Она: ого…так ты красавец!!!!!

Я: не то слово

Она: ну интригант…..

Я: да, это я…

Она: ты по жизни такой или только в интернете….

Я: я всегда такой, а ты?

Она: я не умею маскироваться,какая есть такая есть…..

Я: ну тогда классно, если ты такая, как на фото

Она: да такая… и ничуть не изменилась…

Я: когда приедешь уже?

Она: планирую через 1,5 недели….уже скоро.

Я: а, ну да. не могу дождаться

Она: ну, кто ждет тот получает лучшее…думаю есть смысл ждать…

Я: жду

Она: ОК.. по приезду встретимся….

Я: по-любому

Она: без вопросов….

Она (спустя какое-то время): привет

Я: привет, как ты?

Она: ну, ничего,да только погода плохая,никуда не выйти…а у тебя как дела?

Я: хорошо

Она: чем занимаешься?

Я: а, пивко пью

Она: так рано пьют пивко только по поводу…

Я: повод был вчера

Она: ну сегодня пивко как раз в тему,а что за повод если не секрет…

Я: субботний вечер

Она: ну, тоже не плохо,что умеете хорошо отдыхать…

Я: такие мы. а ты не умеешь?

Она: еще как умею…потом долго еще вспоминаем…ну мы же медики…

Я: спирта у вас…

Она: нету…сейчас септоцид,а его пить…

Я: так всегда

Она: не обязательно спирт пить, есть много других напитков,а спирта уже давно в отделениях нету…

Я: а я так люблю выпить спиртяжки

Она: а что, так часто спирт употребляете????я так понимаю,что это один из любимых напитков

Я: да каждый день глушу, не просыхая

Она: я рада….хорошо при этом выглядишь…научишь???

Я: поделюсь опытом

Она: ну так замечательно…. ну что еще расскажешь,чем по жизни занимаешься???

Я: да бездельничаю я

Она: классно тебе…

Я: вообще хорошо

Она: да не то слово…. расскажи как прожить, чтоб не работать… поделись опытом…

Я: да как-нибудь при встрече

Она (спустя какое-то время): привет….

Я: привет, привет

Она: где так долго пропадал????

Я: уже и не вспомнить. ты сейчас в городе?

Она: уже почти месяц…

Я: давай созвонимся. какой у тебя № телефона?

Она: №…

Пример переписки с девушкой № 7

Я: привет, как поживаешь?

Она: Привет, нормально, скучно только.

Я: а чего тебе не хватает для веселья?

Она: Да я и сама не знаю, дипресняк полный,

Я: я тебя понимаю. а как обычно отдыхаешь на выходных?

Она: На выходных я всегда у родителей за городом

Я: понятно, почему скучно

Она: НЕЧЕГО ДЕЛАТЬ

Я: и как это состояние ты обычно исправляешь?

Она: Обычно гуляю с кем- нибудь

Я: а я люблю в гости ходить. иногда в ночные клубы

Она: Я тоже, правда в клубе давно не была. Зато в гости хожу очень часто.

Я: я прямо не могу не пригласить тебя в гости

Она: Когда?

Я: завтра

Она: Где ты живешь?

Я: …, а ты?

Она: …

Я: какой у тебя номер телефона?

Она: Ты хочешь мне позвонить?

Я: поэтому и спрашиваю

Она: №…

Я: я тебе позвоню в течение часа, нужно телефон зарядить. о.к.?

Она: Я не против

Я: договорились

Но такая долгая лирика порой может изрядно надоесть. Ниже указан мой любимый диалог и его некоторые разновидности (при необходимости можно добавить к переписке еще пару фраз).

Пример переписки с девушкой № 8

Я: привет, как дела?

Она: Привет, хорошо, а у тебя?

Я: прекрасно. какой у тебя номер телефона? давай созвонимся

Она: №…

Пример переписки с девушкой № 9

Я: привет, как на счет встречи?

Она: Привет! Для каких целей?

Я: какой у тебя номер телефона? давай созвонимся

Она: давай! №…

Пример переписки с девушкой № 10

Я: привет, как дела?

Она: привет. отлично

Я: какой у тебя номер телефона? давай созвонимся

Она: а с какой целью ты мне будешь звонить?

Я: не хочешь, как хочешь

Она: я просто хотела узнать, почему ты вдруг захотел созвониться. может сначала попереписываемся

Я: я уже ответил

Она: №…

Пример переписки с девушкой № 11

Я: привет, как дела?

Она: привет, выходные же, так что хорошо

Я: какой у тебя номер телефона? давай созвонимся

Она: так сразу! а что ты вообще ищешь на сайте и почему хочешь мне позвонить?

Я: цель моего нахождения на сайте такая же как и у всех – общение, а позвонить хочу, чтобы услышать твой голос и конечно же поговорить не виртуально. всего не напишешь, что сможешь сказать, да уже и пальцы болят по клавиатуре стучать

Она: №…

Завершение

Уважаемый посетитель, примеры переписки с девушкой приведены в том числе с целью показать, что в целом не имеет особого значения, что писать в сообщениях. Если начать переписку со слов “Парам-пам-пам. Как настроение?”, результат будет не хуже, чем “Здравствуй, Богиня.”

Простые фразы без намека на заискивание будут иметь больший эффект, чем красивые цитаты, показывающие, что ты сильно заинтересован в девушке. Лучше побеспокоиться и залить хорошие фотографии (что очень важно), чем волноваться, с чего начать переписку.

Если ты убежден, что существуют какие-то волшебные фразы, значит:

  1. Ты глубоко заблуждаешься, и твои навыки в сфере соблазнения имеет смысл прокачивать.
  2. Ты тратишь драгоценное время впустую, находясь в поисках иллюзии.
  3. Тебе следует избавиться от неправильных установок. Если ты считаешь, что знакомиться с девушками сложно, и для этого необходимо прикладывать непомерные усилия, тебе будет сложно. Но на самом деле знакомиться очень легко, весело и интересно.

К тому же не стоит забывать, что цель переписки – взять номер телефона у девушки, а не пытаться ее заинтересовать. Ты не красуешься в стиле грациозного павлина, а отбираешь девушек, о чем было сказано выше и в предыдущих частях. Располагать девушку к себе начинай в процессе телефонного разговора, о чем будет подробно изложено в следующих частях.

Широко распространено мнение, что начинать переписку с банального “Привет, как дела?” является нерабочей схемой. Проверено на практике: работает как автомат Калашникова, если, конечно, ты выложил интересные фотографии.

Кроме того, если ты написал девушке “Привет, как дела?”, а в ответ получил односложное “Хорошо”, “Нормально”, “Отлично”, “Супер”, лучше больше ничего ей не пиши. В приведенных выше примерах девушка практически всегда уточняла в ответ, а как собственно мои дела, рисовала смайлик или отвечала целым предложением. Это является важным показателем заинтересованности новоиспеченной подруги в развитии коммуникации. Цени свое время, их много.

Если все же ты сгораешь от желания развеять серую реальность своей бурной и яркой фантазией, можешь начать переписку с девушкой следующим образом:

  • “Привет. В тебе есть одна интересная черта… Ты кажешься одновременно серьезной и жизнерадостной девушкой. А какая ты на самом деле?”
  • “Ого, какое красивое платье! Сама выбирала?”
  • “Красивое ожерелье! Где ты его покупала? Хочу сделать похожий подарок сестре.”
  • “Прикольно. Я как-то оказался в том же заведении, где ты фотографировалась. Там еще девушки из-за парня подрались. Это была не ты?”
  • “Привет. Судя по фотографии, ты интересная девушка, но меня мучает один вопрос: ты умеешь вкусно готовить?”
  • “Привет. Мне кажется, ты жизнерадостный человек. Мне нравятся девушки, которые умеют веселиться. Или я ошибаюсь по поводу тебя?”
  • “Привет. Мне кажется, что ты искренняя и харизматичная девушка. Я прав?”
  • “Привет. Хорошие фотки. Как ты развила такое чувство стиля?”
  • ” – Привет. У меня есть к тебе интересное предложение. – Какое? – Не надо так спешить, всему свое время. Ты где сейчас?”
  • ” – Привет. Меня зовут … и я очень интересный собеседник. А расскажи ты что-нибудь о себе. – … – Если честно, я еще интереснее при живом общении. Какой у тебя номер телефона? Давай созвонимся.”
  • “Привет. Ты даже не представляешь, что сейчас узнаешь от меня…”
  • ” – Вот это ДА! – Ты о чем? – Привет, как поживаешь?”

Если ты переписываешься ВКонтакте, а не на сайтах знакомств, и твое внимание сосредоточилось на конкретной девушке, то можешь начать:

  1. “Привет. Твоя фотография мелькнула перед глазами, и хотя мы не знакомы, решил тебе написать, пообщаться. Чем занимаешься?”
  2. “Привет. По-моему мы когда-то знакомились, правда не помню точно где. Какие клубы посещаешь?”
  3. “Привет. Ты в каком районе живешь? Твое лицо мне очень знакомо.”
  4. “Привет. Я каким-то образом попал на одну из фотографий на твоей стене. Там еще мерседес на заднем фоне едет, я внутри сидел.”
  5. “Привет, я смотрю ты на врача учишься. Хочу получить вторую вышку и поступить в медицинский университет, а заочное обучение там имеется?”
  6. “Привет. Такая серьезная (веселая) на фото. Ты и в жизни такая же?”
  7. “Привет, … (пиши, что захочешь).”

Как видишь, знакомства с девушками в интернете не представляют из себя что-то невероятное. Все достаточно просто. Будь естественным, будь собой.

В следующей статье читай вспомогательные фразы для знакомства в интернете.

Часть 1 |

  • Как правильно и эффективно провести деловую беседу? Делайте ставку на себя!

    Согласие можно рассматривать как достижение поставленной вами цели, достижение формального соглашения с вашим оппонентом и, кроме всего прочего, как достижение точки психологического комфорта. Несмотря на то, что это может быть просто для тех, кто имеет хорошие коммуникативные способности, однако и такая категория способна налететь на «подводный риф», несмотря на весь свой талант искусного переговорщика.

    Итак, как же убедить собеседника, в том, что вы и ваш товар самый лучший, а сотрудничество с вами решит все его, а значит, и ваши проблемы?

    Для того, чтобы достичь желаемого, вам необходимо учитывать главные составляющие успеха вашей деловой беседы, а именно — правильно выстраивать свою «линию» с партнером по общению, в общем, делать с ним то, что вы считаете нужным в своих планах и представлениях.

    Прежде чем строить диалог, важно понимать — кто перед вами, какие у него цели, каким он обладает психотипом, каковы его особенности и склонности. Есть, разумеется, универсальные вещи на все времена, в определенной степени способствующие успешности проведения переговоров. Это элементарная вежливость, терпение, такт, осведомленность в обсуждаемых вопросах, заинтересованность и прочие знакомые нам составляющие.

    Однако смею вас заверить, что иногда они оказываются неуместны — когда вы, скажем, имеете дело с откровенным хамом, плохо воспитанным человеком, провокатором или изощренным хитрецом. Ваша склонность решать все мирным путем может быть осмеяна подобным типом, полагающим, что вежливость — это удобная скорлупа для серых, невыразительных личностей. Он будет провоцировать, задавать странные на первый взгляд и неуместные вопросы, смотреть сквозь вас и любым способом пытаться вытащить вас из удобного, комфортного для вас психологического «убежища». Или наоборот, вопреки объективной необходимости вести беседу и решать насущные проблемы, будет откровенно демонстративно скучать, делая вид, что заявленный вопрос уже давно решен, а продолжение диалога — бесполезная трата времени.

    Естественно, нужно запастись терпением и, даже не обладая знаниями по физиономистике, попытаться определить — кто перед вами. Кому как, а мне, к примеру, легче вести беседу по существу, коротко, ясно и по делу. Однако это дело вкуса, так действуют далеко не все. Скажем, есть люди, которые используют разные прелюдии и прерываются на обсуждение посторонних тем. Им кажется это необходимым, и они, если позволят обстоятельства, объяснят вам в лицах и красках — зачем же им это нужно. И не стоит думать, что это делается по скудоумию или по легкомыслию. Люди, охотно идущие на обсуждение тем, не связанных с заявленной, могут таким образом изучать вас, провоцировать, да и просто развлекаться, пока вы собираетесь с мыслями и пытаетесь составить конструктивный диалог. В общем, если вы соберете побольше разнообразной информации по поводу вашего оппонента, это будет только огромным и жирным «плюсом» вам и вашим переговорам.

    1 этап. Начало беседы

    На этом этапе чрезвычайно важно добиться расположения вашего собеседника. По крайней мере, убедить его, что вы испытываете большую заинтересованность в достижении согласия между вами.

    Для многих собеседников, особенно дам, основными способами избавиться от психологической напряженности в начале беседы являются искренние комплименты, шутки, употребление теплых слов в адрес собеседницы. В отношении мужчин комплименты могут сыграть далеко не положительную роль, хотя доброе слово будет приятно в любом случае. Здесь важно проявить чутье, наблюдательность, поскольку многие мужчины истолковывают комплименты как знак изначально выбранного пути к полному подчинению его персоне, а значит, ваши планы могут быть частично нарушены или изменены. Вам же этого не нужно?

    Исходя из предварительной оценки психологических особенностей партнера по общению, деловое общение можно начать с прямого подхода, так сказать, без какого бы то ни было вступления, быстрого переходя от общего к частному вопросу обсуждения.

    Альтернативой этому может явиться метод «зацепки» — использование емкой и эффектной метафоры, анекдота, личного впечатления, поскольку одной из самых главных целей первой стадии является необходимость вызвать интерес к беседе. Вообще, рассуждая о положительно эмоциональном влиянии, можно утверждать, что одним из самых главных позитивно влияющих «якорьков» может быть некое воспоминание, закрепившееся в памяти вашего оппонента. Пусть это будут когда-то проведенные с вами совместные часы отдыха, определенные события, общие и приятные вам обоим знакомые. А если вы встречаетесь впервые, узнайте, какие достижения вызывают у партнера по общению бурю положительных эмоций, и начните, как бы невзначай, с этого обсуждения. Скажем, почему бы не обсудить успехи сборной по дзюдо, если ваш оппонент является давним поклонником этого вида спорта? Можно начать с разговора о подъеме стоимости акций «родимого» предприятия на данный момент времени. Если позитив найден, можно переходить с обмену информации.

    2 этап. Передача информации

    На этапе обсуждения партнеры, как правило, задают вопросы на интересующую их тему. В зависимости от характера и особенностей течения беседы, можно использовать и задавать:

    закрытые вопросы («Вы согласны подписать с нами договор?»), где предполагаются односложные и лаконичные ответы «да», «нет»;

    открытые вопросы («Почему вы придерживаетесь данного мнения?»), предполагающие получение развернутого, полного ответа;

    зеркальные вопросы («Если я вас правильно понял, вы отметили срочность заключения контракта с???»), которые позволяет сблизиться партнерам по общению, снизить негативные реакции при обсуждении сложных деталей;

    вступительные вопросы («Я могу предложить вам выгодные условия, вы позволите мне предложить решение озвученной вами проблемы?») — они, как правило, повышают заинтересованность в предмете разговора;

    вопросы для ориентации («К каким выводам вы пришли?», «Есть ли у вас возражения?»), уточняющие насколько удалось продвинуться в процессе переговорах;

    встречные вопросы (на вопрос о стоимости товара — «Сколько вы хотите закупить?») позволят сузить обсуждение до итогового, и, как правило, положительного ответа;

    контрольные вопросы («Согласны ли вы с высказанной точкой зрения?»), они показывают — насколько правильно воспринята ваша информация;

    провокационные вопросы («Вы действительно думаете, что ваше предложение самое выгодное?»), рискованный, но достоверный метод оценки процесса переговоров;

    удостоверяющие замечания («Это удачное предложение!»), подкрепляющие сотрудничество и согласие с партнером;

    заключающие вопросы («Таким образом вы убедились в том, что…») подытоживают переговоры.

    Разумеется, искусный переговорщик мало когда позволит себе задать прямой вопрос, образно показывающий, что вы приблизились к оппоненту с ножом и упрямо норовите допросить его — будет он подписывать контракт с вами или нет. Искусство ведения переговоров должно заключаться в том, чтобы ваши потребности как бы «вплетались» в потребности оппонента, с этого нужно начинать, этим нужно руководствоваться на всех этапах переговоров, и этим же нужно закончить.

    Теги: правила поведения, мотивация, деловая этика, деловое общение, переговоры, беседа

Правила деловой переписки

Корпоративная переписка — это сложный элемент коммуникации. Если вы работаете в крупной компании, то, скорее всего, это знание само придёт к вам и постепенно станет нормой. И, переписываясь с теми, кто с большими корпорациями не взаимодействовал, вы будете испытывать дискомфорт.

Конечно, есть базовые правила делового этикета, и все мы, по мере возможности, стараемся им соответствовать. Тем не менее, знание и правильное применение основ корпоративного общения по электронной почте поможет вам быть правильно воспринятым вашими виртуальными собеседниками.

Прежде всего, не забывайте, что каждое отправленное вами письмо — это своего рода визитка. Вспоминайте об этом перед отправлением: не будет ли вам неудобно за какое-то слово или выражение, не могут ли вас понять двояко или вовсе не понять.

Начнем с заголовка

Знакомство с вашим письмом начнется с поля «Тема письма». И уже в этот момент получатель задумывается, открывать ли ему e-mail или листать дальше. Стоит помнить, что в крупных корпорациях рядовой сотрудник получает около 120 писем в день, в то время как для вас может быть нормой и 1-2 письма в день. А если вы ещё и незнакомый внешний «контакт» и ваше имя пока ни о чём не говорит получателю, есть большой шанс остаться незамеченным. Как этого можно избежать?

*Максимально точно отразите в заголовке содержание письма. Он не должен быть абстрактным («вопрос», «предложение», «презентация»).

*Не бойтесь прямо писать в теме письма то, что хотите получить. Например, вы собираетесь отправить коммерческое предложение, но предпочитаете прямо об этом не заявлять. Такие типы фраз, как: «Вам это будет интересно», «По вашему запросу» и т.д. точно будут неуместными, а во втором случае — грубой ложью. Напишите, как есть: «Коммерческое предложение по обучению сотрудников», и если адресат верный и перед ним потенциально стоит подобная задача — он прочитает письмо.

Структура самого письма

Стандартный и самый оптимальный вариант — это:

  1. Повод для написания письма. Кратко и по делу.
  2. Последовательное и логичное изложение информации.
  3. Предложение (призыв к действию).
  4. Контактные данные.

Не пренебрегайте подписью с вашим именем, должностью, сайтом компании и контактными данными. Часто в ответ на письмо хочется перезвонить, но при отсутствии телефона для связи, в лучшем случае, человек запросит эту информацию, а, скорее всего, отложит на потом и больше о вас не вспомнит, ведь после вашего письма неизвестно, сколько писем и предложений он еще получит?

Точно «Нет»

Избегайте жаргонизмов, обилия смайликов и перевода устойчивых слов и выражений, которые принято писать латиницей (например, режет глаз написание сайта «YouTube» как «ютуб»). После такого диалог может прерваться, а о причинах никто и не скажет. Также перепроверяйте написание профессиональных терминов.

Оформление письма

*Не «играйте» с шрифтами и цветами. Это напрягает зрение и мозг. И будьте аккуратнее с подчёркиванием, оно часто воспринимается как ссылка. Выделение текста курсивом, опять же, сильно сбивает при чтении текста.
*Не пишите заглавными буквами, т.к. это часто подразумевает повышение тона.
*Важные моменты можно выделить жирным шрифтом. Перед этим убедитесь, что они действительно достойны выделения.
*Используйте флажок метки «высокой важности» только в случае этой самой высокой важности. И не ставьте его при отправке первого ознакомительного письма: то, что важно для вас может не иметь никакой важности для получателя.

Несколько полезных хитростей в деловой коммуникации

Функция задержки отправки сообщений в Outlook.

  • Если вы ни разу в жизни сразу после отправки письма не осознавали, что забыли дописать что-то важное, добавить вложение, поменять/добавить/удалить адресата, то смело закрывайте эту статью. Если всё же сталкивались с подобными последствиями торопливости, то попробуйте установить себе правило задержки отправки сообщений в Outlook (на главной станице Outlook заходим в раздел «Rules» — «правила», создаём новое правило, применяем его к отправляемым сообщениям и выбираем время, на которое хотим отсрочить доставку сообщения).
  • Также полезно будет установить себе автоматические ответы при отсутствии в офисе. Это тоже элемент корпоративной культуры в общении по электронной почте. Находитесь ли вы в отпуске/ командировке/ на конференции — неважно, но в мире корпоративной переписки принято, что получатель письма отреагирует в течение 24 часов (не считая выходные).Все понимают важность отпуска и любых других не менее важных событий в жизни, но всё равно ждут ответа — разве что автоматический ответ не предупреждает о том, что вы в отъезде, о том, когда будете доступны и можно ли с вами связаться в случае возникновения неотложных вопросов (на заглавной страничке Outlook выбираем «File» — «Файл» и далее — «Automatic replies» — «Автоматические ответы»).
  • И еще важное правило — не отвечайте недовольством на входящее «недовольное» письмо, даже если вы ощущаете нотку негатива. Тем более не отвечайте агрессией на агрессию. Отключите эмоции, придерживайтесь исключительно бизнес-лексикона и не переходите на личности. Не получается — сделайте паузу, не отвечайте сразу. Посоветуйтесь с коллегой/руководителем.

Некоторые стандартные фразы деловой переписки

Приветствие:

  • Если вы знаете адресата, то обращайтесь с самого начала к человеку по имени. Со следующей строчки пишите основную часть вашего письма, к примеру:
    «Уважаемая Александра, здравствуйте.
    Направляем Вам чертежи…»
    «Добрый день, Вячеслав.
    Уточните стоимость …»
  • Если адресат неизвестен, то начните просто: «Здравствуйте!», «Добрый день». И не забудьте представить себя или свою компанию.

Просьба:

  • Если Вы обращаетесь к человеку с просьбой, то после приветственного слова следует сразу перейти к главной цели письма. Используйте такие фразы, как: «Просим Вас», «Сообщаем, что…», «Уточните, пожалуйста…» и т.д.

Объяснение цели и причины письма:

  • «В соответствии с …»
  • «В целях повышения…»
  • «В ответ на Ваше письмо…»
  • «В связи с …»
  • «Ввиду…»
  • «Вследствие…» и т.д.

Подтверждение:

  • «Подтверждаем…»
  • «Сообщаем Вам…»
  • «Уведомляем…» и т.д.

Отказ:

  • «Ваше предложение отклонено по причине…»
  • «К сожалению, мы не можем гарантировать…»
  • «Ваш проект «…» не может быть утвержден нам в силу того, что…» и т.д.

Заключительные фразы:

  • «В ожидании Вашего ответа, как можно скорее»
  • «Надеемся на наше сотрудничество»
  • «Желаем Вам хорошего рабочего дня»
  • «Надеемся, что наша просьба будет выполнена»
  • «В случае возникновения вопросов, будем рады дать вам свой ответ»
  • «С уважением, Владислав Андреянов» и т.д.
Удачных коммуникаций!

Как написать деловое письмо | HURMA

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

  • бизнес – бизнес
  • бизнес – клиент
  • соискатель – компания
  • бизнес – государственная организация
  • работодатель – работник
  • сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

  • Подчеркнутая официальность
  • Адресность – наличие отправителя и получателя
  • Стандартная деловая речь
  • Тематическая ограниченность
  • Нейтральный тон изложения
  • Точность, исключающая недопонимание фактов
  • Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

  1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
  2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

  • Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
  • Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
  • Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
  • Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
  • Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
  • Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
  • Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
  • Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
  • Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Образец делового письма на русском

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

  • Сокращений
  • Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
  • Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя Фамилия
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Дата
Anna Robins
+0000000
[email protected]
January 11, 2005
Вежливое приветствие
Если вы не знаете имя собеседникаDear Sir – для мужчины
Dear Madam – для женщины
Если знаете имяDear Mr John – для мужчины
Dear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте егоDear Dr. Snow
Dear Prof. Black
Завершение
Если вы не знаете имени адресата
Yours faithfully
Если знаете имяYours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба
Я пишу, чтобы пожаловаться на…I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.
I look forward to receiving a prompt reply.
Письмо-запрос
Я пишу, чтобы узнать о…I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…I would also be interested in…
Сопроводительное письмо
Я пишу, чтобы подать заявку на должность…I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что…I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…
As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.
Письмо-извинение
Пожалуйста, примите наши извинения за…Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над…We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Образец делового письма на английском

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Деловая переписка

Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

Адресность

Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

Структурность

Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

Аббревиатуры, сокращения и смайлики

Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

Оперативность

Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

Менталитет

За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

Финал

Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

Электронное деловое письмо. Правила написания

Автор: Your Mentor. Дата публикации: .

Мы живем в эпоху коротких сообщений, таких как тексты и твиты. Но электронные письма остаются способом ведения бизнеса. Когда вы пишете электронные письма, которые читабельны, кратки и уместны, у вас есть преимущество перед теми, кто этого не делает. Некоторые аспекты хорошего написания писем уходят в прошлое на сотни лет, и они все еще актуальны.

В данной статье мы обсудим формальные вопросы, такие как сюжетные линии, введение и заключение. Но цель материала – сделать ваше сообщение не только правильным, но и эффективным. Мы рассмотрим, как исследовать ту тему, которую вы собираетесь донести до читателя. Также, мы рассмотрим, как изучить самого читателя, а затем написать сообщение, которое заставит его действовать.

Буду с вами честен, даже самое лучшее электронное деловое письмо может быть проигнорировано, поэтому я научу вас, как отслеживать ваши письма, чтобы это не выглядело настойчиво. Я предполагаю, что вы обладаете приличным знанием языка и собственным стилем написания писем. Я не буду говорить о таких деталях, как грамматика и орфография, а вместо этого, сосредоточусь на применении языка, который необходим для получения нужного эффекта от прочтения вашего письма.

Подготовка к написанию электронного делового письма

Перед тем как что-то планировать вам необходимо знать пункт назначения. Таким же образом, вы должны четко понимать, почему вы пишете электронное деловое письмо. Скорее всего, у вас есть для этого две цели:

  • вы хотите, чтобы получатель письма совершил какое-то действие – это ваша краткосрочная цель;
  • вы хотите, чтобы это действие служило вашей глобальной цели – это ваша долгосрочная цель.

Я рекомендую поставить вашу долгосрочную цель как можно раньше, чтобы читатель сразу понял, почему вы пишете. Затем сделайте вашу краткосрочную цель очень ясной, с инструкциями о том, как читатель может помочь вам достичь ее. Это называется предметом действия.

Давайте посмотрим, как это работает, отредактировав образец письма от человека, желающего получить работу редактора в компании, занимающейся производством продукции в области альтернативной энергии, таких как солнечные панели:

«Добрый день,

Позвольте мне представиться. Меня зовут Анатолий Некрасов и в настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления. Мое резюме прилагается.

Я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа.

Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Анатолий»

Данное письмо составлено в правильной грамматической форме, но оно не подходит, потому что это не помогает автору достичь своих целей. Попробуем его немного изменить, чтобы сделать его лучше.

Все начинается со вступления, которое заставляет получателя задуматься, почему писатель пишет данное письмо: «Позвольте мне представиться. Меня зовут Анатолий Некрасов и в настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления. Мое резюме прилагается».

С точки зрения писателя, цель очевидна – устроиться на работу. Но читатель может получать сотни таких писем в день по десяткам тем. Не заставляйте читателя гадать, почему вы ему пишете. Внесите ясность с самого начала вашего письма, оставляя только необходимые части. Например: «Меня зовут Анатолий Некрасов и я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора. Мое резюме прилагается».

Часть, которую мы вырезали, может быть изменена или удалена. Пока оставим все как есть, но перенесем данную часть в собственный абзац. Есть еще одна важная деталь в первоначальном письме, которую нужно вынести вперед. Автор пишет, что он может начать работу не раньше 1-го августа. Это важный факт, с точки зрения читателя.

Это может выглядеть так: «я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа». Теперь письмо выглядит лучше, но в нем все еще отсутствует что-то очень важное. Автор не уточняет, что читатель должен делать дальше. Там нет краткосрочной цели.

Давайте добавим это в наше письмо: «Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа». Теперь читатель понимает, что ему нужно ответить на данное письмо и назначить время.

Сейчас наше письмо выглядит таким образом:

«Добрый день,

Меня зовут Анатолий Некрасов и я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа. Мое резюме прилагается.

В настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравиться создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления.

Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Анатолий»

Для хорошего письма этого достаточно, но его можно еще улучшить. Дело в том, что всегда есть долгосрочная и краткосрочная цели. А значит, можно добавить сюда больше полезной информации, но в меньшем количестве слов, чтобы показать компетентность автора в желаемой должности.

Эффективные электронные деловые письма показывают, что вы сделали свою домашнюю работу и теперь обращаетесь к читателю, чтобы он сделал следующий шаг. Исследование, которое вы проводите перед тем, как что-то написать, дает понять получателю, что вы цените его время.

Вернемся к нашему примеру письма. Мы видим, что автор пишет по поводу объявления о свободной вакансии, а значит, он отвечает на рекламное объявление, где представлены требования к соискателю и само описание должности. В данном случае само объявление является идеальным местом для начала нашего исследования.

Для этого примера мы взяли объявление на должность редактора. Нас интересуют обязанности и требования к соискателю. Все, что нужно сделать, это определить, соответствует ли наш автор требованиям данной позиции, а затем показать в своем письме, что он может их выполнить. Большинство людей, желающие получить работу, даже не утруждают себя внимательно прочитать информацию, прежде чем писать, но наш автор будет использовать эти подсказки, чтобы написать письмо, которое выделится.

В нашем предыдущем отредактированном письме мы создали довольно общий текст, чтобы показать заинтересованность в должности. Сейчас это выглядит так: «В настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления».

Теперь мы собираемся заменить некоторые части примерами, которые относятся к обязанностям и требованиям к должности. Автор письма должен показать свои компетенции и соответствие предлагаемой должности.

Мы видим, что в обязанности входит работа с подчиненными и умение редактировать материалы. В требованиях делается акцент на знании английского языка и способность грамотного написания иностранного контента.

Попробуем показать навыки автора в таком виде: «В настоящее время я работаю в англо-французской компании JustTheSun, где я занимаюсь написанием англоязычного контента, имеющий большой отклик у читательской аудитории. Также у меня есть успешный опыт руководства коллективом журналистов и иллюстраторов, как штатных сотрудников, так и фрилансеров».

Цель здесь состоит не в том, чтобы писать много букв, а в том, чтобы правильно написать правильные буквы нужным людям. У вас не всегда будет такой хороший исходный материал для понимания того, чего хочет получатель вашего письма, но, просматривая веб-сайты компании, социальные сети и новостные материалы, вы получите преимущество, которого у менее мотивированных авторов просто не будет.

Даже самое лучшее электронное письмо на открытую должность может пройти несколько программных фильтров, и в конечном счете не попасть в нужные руки. Чтобы этого избежать, вам требуется провести некоторое исследование нужных вам людей, работающих в компании, где открыта позиция. Как это сделать мы подробнее описали в нашей статье «Как правильно составить резюме, чтобы вас заметили».  

Написание электронного делового письма

Как и в личном общении, контент является лишь частью вашего сообщения. Другая часть передается через тон письма.

Деловые бумажные письма 50-летней давности очень похожи на те, которые пишутся сегодня. Но электронные письма даже 10 или 20 лет назад сильно отличаются от сегодняшних. Дело в том, что правила стиля все еще находятся на стадии своего формирования.

Рассмотрим некоторые общие вопросы тона в приветствии, теле и заключении электронного делового письма. В целом вы хотите, чтобы ваш тон отражал отношения, которые вы уже установили с получателем письма. Если вы обычно называете друг друга по имени лично, не стесняйтесь начинать письмо с выражения «Здравствуй, Александр» или просто «Александр». Если вы незнакомы с человеком, которому собираетесь писать электронное письмо, тогда начните с «Добрый день, Александр Петрович» или «Здравствуйте, Александр Петрович». 

Немного сложнее, если вы не знаете имя получателя письма. В таком случае вы можете обратиться со слова «Здравствуйте». Немного лучше использовать название компании, например, «Здравствуйте Лукойл», или название отдела «Здравствуйте отдел продаж».

Основная часть письма должна так же отражать ваши существующие отношения. Она должна быть простой, но формальной, если это ваш первый контакт с получателем. Это значит избегать таких вещей, как смайлики. Короче говоря, представьте себя таким, каким вы хотите, чтобы вас видели, имея в виду конечные цели вашего письма.

Теперь затронем завершающую часть делового электронного письма. Сюда подходят такие выражения, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и тому подобное. Немаловажным будет, если в заключительную часть письма вы поставите призыв к действию, что-то вроде «С нетерпением жду вашего ответа». В конце добавьте вашу подпись электронной почты, которую мы затрагивали в статье «Как правильно писать электронные письма. Этикет электронной почты».

Время является ценным ресурсом в деловых условиях, поэтому у вас есть всего несколько секунд, чтобы привлечь внимание вашего читателя. Я приведу вам несколько способов, как быстро донести свою цель с помощью хитростей, которые выделяют ваше сообщение и дают получателю веские основания для ответа.

Давайте рассмотрим эти три способа:

  1. Во-первых, не стесняйтесь того, что пишете. Поставьте вашу цель прямо вперед. Да, иногда необходимо вводное предложение, как, например, «В продолжении нашей встречи», но старайтесь сделать его как можно короче.
  2. Во-вторых, удалите запутанные детали. «На последней встрече мы договорились провести собрание в пятницу в 13:00, но затем, вы прислали сообщение, что 13:00 вам не подходит. Я проверил свой график и выбрал более подходящее время в пятницу в 15:20».
  3. В-третьих, напомните еще раз о вашей цели где-то в середине письма. Идея здесь такова, если вы привлекли внимание читателя вашей начальной целью, то содержание может рассеять внимание человека, и вы не добьетесь желаемого результата. Поэтому напоминание необходимо.

К вышеперечисленным способам можно добавить еще такой совет – пишите сообщение как можно короче. Краткость – это не только сестра таланта, но и эффективность вашего электронного письма.

Настало время упомянуть о заголовке вашего электронного делового письма. Это еще одно место, где должны присутствовать краткость и простота. В нескольких словах он должен сказать, что находится внутри письма, и побудить получателя открыть его и узнать.

Очень полезно будет упомянуть о так называемых сложных письмах, где люди вынуждены идти на конфронтацию. Я покажу вам пример, как можно составить электронное деловое письмо, чтобы оно подчеркивало взаимодействие, а не противостояние. Также я покажу вам сэндвич-технику.

Посмотрим на следующий пример письма, где автор желает получить плату за выполненную работу:

«Здравствуйте,

Вы должны мне денег, и я нахожусь в данный момент в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату. Я полагаю, что вы меня обманывали, когда нанимали. Я ожидаю, что вы заплатите мне как можно скорее или я подам на вас в суд».

Большинство предпринимателей, получив такого рода письмо, ответили бы в том же духе. Так что наша цель – смягчить тон и немного переставить акценты, но оставить главный посыл к читателю письма.

Бесполезно писать такие строки, как «Я полагаю, что вы меня обманывали». Может быть у заказчика проблемы с его счетом или другие форс-мажорные обстоятельства. Выражение «я подам на вас в суд» тоже не имеет смысла, так как опытные бизнесмены воспринимают это всерьез только тогда, когда получают такие слова от адвоката. Попробуем переписать данное письмо в более позитивном тоне, ориентированном на решение проблемы.

В нашем примере первое предложение выглядит следующим образом: «вы должны мне денег, и я действительно нахожусь сейчас в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату». Мы можем добиться большего, предоставив информацию, которой ваш получатель может просто не иметь. Примерно так: «Мы с вами заключили договор на создание графики, которая в данный момент присутствует на вашем веб-сайте. Согласно договору, 1 мая должна была быть выплачена сумма в размере 350 долларов США, но я, к сожалению, до сих пор ее не получил».   

Добавим некоторые детали и к следующему предложению: «Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin. Подробности указаны в счете-фактуре».

Теперь вернемся к фразе «я подам на вас в суд». Вероятно, вы не будете нанимать адвоката, чтобы получить 350 долларов. Но у вас есть под рукой другие средства защиты. Не бойтесь напоминать. Например, «Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж». Наше письмо завершено, но оно все еще немного резкое.

Рассмотрим другой вариант, который называется «техникой сэндвича», чтобы сделать сообщение более дружелюбным. Это работает так: сложная часть идет прямо посередине, как мясо бутерброда. Затем вы вводите «мягкие» выражения во вступление и заключение.

Вот пример введения, который фактически взят из другой части письма: «Мне было довольно приятно работать с вами, создавая графику, которую я вижу сейчас на вашем веб-сайте, и выглядит она просто отлично».

Середину письма мы оставляем, как в предыдущем примере, просто немного перефразируем: «К сожалению, я все еще не получил оплату в размере 350 долларов по нашему договору, которая должна была произойти 1 мая. Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin. Подробности указаны в счете-фактуре. Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж».

В завершение письма мы можем вставить такую фразу: «Еще раз спасибо за возможность работать вместе. Я с нетерпением жду продолжения наших продуктивных отношений после того, как этот вопрос будет решен». Вот так выглядит модель «бутерброд», которую вы можете использовать в ваших сложных деловых электронных письмах.

Немаловажным будет напомнить вам, что ваше письмо должно быть читабельным и довольно простым в понимании написанного. Существует несколько способов сделать письма более доступными для получателя. Рассмотрим их:

  1. Когда вы составляете электронное письмо, вы не знаете, как оно будет выглядеть по ту сторону экрана. Здесь совет такой: дизайн письма должен быть простым. Не стоит опираться на вид шрифта или элементы дизайна, чтобы донести свое сообщение. Это же касается PDF и Word вложений.
  2. Вторая сложность в чтении письма – это язык изложения. Особенно когда вы используете сложные времена глаголов, как например, «я надеялся встретиться». Здесь не совсем ясно, хочет автор встретиться или уже нет. Убедитесь, что вы используете самый простой и понятный язык.
  3. Когда вы договариваетесь о времени онлайн-встречи или телефонного разговора с собеседником, находящемся в другой стране или другом регионе, убедитесь, что вы учитываете разницу между часовыми поясами.

Когда вы составляете письмо, подумайте об этом в таком ключе: некоторые читатели вынуждены бороться с каждым словом, каждой фразой, каждым предложением, поэтому, чем меньше их будет, тем меньше им придется бороться.

Отправка эффективных напоминаний

К сожалению, даже хорошо подготовленные письма часто остаются без ответа. В данном разделе мы рассмотрим, что делать, если получатели ваших писем не отвечают.

Первое, что вы можете сделать – это просто отправить письмо с напоминанием по истечении разумного периода времени. Но возникает вопрос: сколько времени занимает разумное время? К сожалению, здесь нет четко регулируемых правил. Пишите слишком рано, и они будут думать, что вы надоедливы, и начнут раздражаться. Выждите слишком долго, и вы можете упустить возможность.

Чаще всего срочность будет зависеть от ситуации. Здесь вы учитываете следующие факторы, которые я обозначил как ГАР:

Г – каков ваш График? Например, если вы готовите рекламный стенд для мероприятия, которое должно состояться 1 сентября, и вам необходимо спланировать поездку до 1 августа, было бы разумно просить предоставить необходимую информацию в июле.

А – существуют ли Альтернативы? Существуют ли другие контакты, к кому вы можете обратиться за подтверждением? Если да, тогда не имеет смысла высылать напоминание.

Р – повлияет ли Раздражительность получателя на ваши отношения? Некоторые сообщения относительно безличны, поэтому вам неважно, что получатель думает о вас.

Допустим, вы решили написать напоминание. Здесь применяются те же правила, что и ко всем письмам на сложные темы. Не спорьте и не злитесь. Дайте конкретику и упростите решение. Помните, есть шанс, что они просто никогда не получали ваше предыдущее сообщение.  

Ваш текст может выглядеть таким образом: «Боюсь, что я не получил ответ на мое письмо от 15 июня о нашем стенде на вашем мероприятии. Хотелось бы получить быстрый ответ, так как мы пытаемся рассчитать наши планы поездок. Спасибо».

Это только ядро. Конечно, вы добавите собственные данные. Обязательно включите более ранние сообщения в ваше напоминание. В электронной почте вы можете сделать это, воспользовавшись кнопкой «Ответить всем».

Предположим, что вы осознали, что ваш контакт не собирается вам отвечать, но вам действительно нужно получить решение по своему вопросу. У вас сложное решение. Вы можете написать кому-то еще из этой компании? Здесь вы снова можете применить правило ГАР – проверьте ваш график, альтернативы и влияние раздражительности.

В написании такого рода напоминания будет очень неплохо использовать следующую структуру письма: «ранее, я обсуждал данный вопрос с … (таким-то человеком), но в последнее время я не получал от него никакого ответа».

Письма с напоминанием нарочито создают конфронтационную ситуацию, потому что вы фактически указываете на то, что читатель не смог сделать ранее. Но если вы сами определите необходимость следить за ситуацией и вежливо справляться с ней, время, потраченное на написание напоминаний, может окупиться.  

Продолжение переговоров в электронных сообщениях

В большинстве случаев ваше первое письмо является лишь вступлением. Реальное разрешение вопроса становится ясным только после нескольких подходов. В данной главе я дам несколько советов, которые позволят вам лучше понять вашего собеседника на основе его ответов, помогут вам настроить свой тон и содержание в соответствии с их ответами или аккуратно перенаправить вопросы таким образом, чтобы лучше соответствовать вашим целям.

Итак, вы получили ответ на ваше письмо. Если вас это устраивает, вы можете отправить простое благодарственное письмо, чтобы закрыть вопрос. Если результат не получен, вы продолжите разговор, но теперь у вас есть несколько важных преимуществ.

  • Во-первых, ответ на ваше письмо задает тон, и вы должны отразить его в том же виде в вашем следующем письме. Если ответ короткий, вы пишете короткое сообщение. Если они используют неофициальные выражения, приветствие и тому подобное, вы делаете то же самое. Установление отношений похоже на танец, где вы хотите быть хорошим партнером.
  • Во-вторых, фирменный бланк или подпись электронной почты могут содержать полезную информацию, такую как номера телефонов на случай, если возникнут задержки в электронных сообщениях или имя автора, к которому можно обратиться уважительно в вашем следующем письме. Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку.
  • В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг. Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их.

Иногда вы получите ответ, который на самом деле вам не поможет, либо получатель неправильно понял ваше письмо, либо просто некомпетентен дать вам правильный ответ. Всегда неприятно чувствовать, что вас неправильно услышали, но будьте вежливы и настойчивы. Имейте в виду, что неправильный ответ все же лучше, чем отсутствие ответа, потому что это приглашение исправить ошибку и продолжить разговор.

Заключение

Совершенствуя свою способность писать электронные деловые письма, вы повышаете качество общения в деловых кругах и в обществе в целом. Чтобы этого добиться, следуйте трем моим советам:

  • Пишите кратко. Когда смысл вашего письма ясен и очевиден, вы помогаете читателю быстрее решить ваш вопрос.
  • Сотрудничайте с теми, кому вы пишите. Даже когда ваши интересы не совпадают, вы оба хотите, чтобы переговоры были гладкими и приятными.
  • Помните, что получатель – это человек со своими чувствами и целями. Относитесь к нему соответствующим образом, и он вам ответит тем же. Это отношение начинается с понимания, поэтому проведите небольшое исследование получателя прежде, чем начнете писать письмо.

Еще один полезный совет. Если вы почувствуете, что боретесь с письмом, достаньте телефон или другое записывающее устройство и запишите себя, просто произнося сообщение, как если бы вы разговаривали со своим коллегой. Затем послушайте, что вы сказали, перенесите это в поле сообщения и начните с этого. У вас есть голос, а хорошо написанное электронное деловое письмо служит для его усиления и концентрации.

Что еще интересного почитать

Email-этикет: как грамотно писать письма — Еmail маркетинг

Время чтения: 8 минут

Email-этикет — это принципы оформления электронных писем. Их придерживаются по желанию: можно быть тактичным или действовать по принципу «что хочу, то и пишу». Но, как и в реальной жизни, вежливость нравится людям больше.

Чтобы ваша рассылка находила отклик в сердцах и кошельках подписчиков, следуйте этим правилам. Email-этикет поможет вам избежать недопонимания и массовой отписки.

Зачем это нужно?

У вас есть 5 секунд, чтобы заинтересовать пользователя. Не успеете — упустите его. Значит, письмо должно быть идеальным: с цепляющей темой, красивым оформлением, мощным текстом и адаптивной вёрсткой. Email-рассылка — тот случай, когда мелочи имеют значение.

Например, грамматические и орфографические ошибки влияют на восприятие сообщения. Даже если текст гениален, безграмотность и опечатки могут всё испортить. К компаниям с ошибками в простых письмах меньше доверия: раз они так пишут, то и работать будут соответственно (впрочем, есть исключения).


Нет запятой перед предлогом «а», избыток восклицательных знаков, не хватает пробелов, весь текст выделен жирным, огромное предложение. Текст не считывается. Боль.

Те, кто следует email-этикету, оставляют о себе приятное впечатление. Письма от таких компаний ждут. Читают. Рекомендуют друзьям.

Тема письма

Каждый день мы получаем море почты от разных отправителей: интернет-магазинов, онлайн-школ, курсов, блогов… Все ли письма вы открываете? Вряд ли. По данным Litmus, пользователи смотрят на имя отправителя и тему. Если цепляет — открывают. Если нет — удаляют.

Как сделать тему такой, чтобы письмо хотелось открыть? Требования такие:

  • максимум содержания: о чём пойдёт речь;
  • минимум текста: 4-6 слов, не больше;
  • максимум эмоций: чтобы зацепило.

Например, тема рассылки Яндекс.Афиши «Музыка нас связала» не объясняет содержания. А ведь в письме персонально подобранная информация о концертах в Петербурге.

А вот тема Lamoda «? ПОЧТИ ДАРОМ! Скидка до 60% уже в письме» привлекает внимание и обещает бонус.

Приветствие

Поздороваться можно официально или по-дружески — зависит от аудитории. Рекомендую повседневное приветствие, которое задаст спокойный тон.

Примеры:

  • Доброе утро/день/вечер;
  • Привет;
  • Здравствуй(те).

А можно вообще не здороваться. Это не показатель плохого воспитания. Будто получил письмо от друга, с которым ещё недавно переписывался.

Как НЕ стоит приветствовать читателей:

  • «Эй»: грубо;
  • «Доброго времени суток»: в жизни никто так не говорит;
  • «[Имя!]»: не располагает к себе;
  • «Привет, друг»: подписчики вам не друзья;
  • «Господа»: старомодно;
  • «Уважаемый (-ая)»: тоже старомодно.

Пожалуйста, никогда не пишите «На связи [Имя, фамилия]». Это обращение активно используют нечистые на руку инфобизнесмены и псевдокоучи. У многих уже автоматически срабатывает триггер «обман» при виде такого приветствия.

Тон письма

Важно определиться с тоном рассылки и поддерживать его. Вы можете менять дизайн, увеличивать/сокращать текст, экспериментировать с временем и датой отправки. Но тон писем должен быть единым. Подписчики привыкли к тому, как вы пишете, и не оценят резких изменений.

У рассылки IQOS классный голос бренда: они понимают клиента и надеются, что их продукт снимет его боль.

При подготовке письма нужно тщательно подбирать слова. До отправки перечитывать и спрашивать себя: верно ли читатель воспримет информацию?

Непонятно, что за «маленькое событие» и какой подарок получит клиент. Много восклицательных знаков, будто из письма кричат.

Что ещё учесть, чтобы тон рассылки был корректным:

  • избегайте слов и фраз с негативным значением: кризис, проблемы, ошибки, невезение, неудача и т. д.;
  • не используйте сарказм: «Не открыли наше письмо? Ещё бы, оно ведь пришло в пятницу вечером…». Пользователь может не понять шутки;
  • исключите прилагательные и наречия с оценочным значением: очень, максимально, потрясающий, серьёзный, невероятный, ужасный и т. д.;
  • прописывайте, чего вы хотите от подписчиков: перейти по ссылке, нажать на кнопку, ответить на сообщение. Чем конкретнее, тем лучше;
  • не изменяйте манеру общения: если раньше обращались на «вы», не начинайте «тыкать»;
  • будьте дружелюбны. Ваша рассылка нужна, чтобы развлечь и проинформировать. Людям хватает негатива и без вас;
  • не напоминайте о праздниках: «Вы в курсе, что скоро Новый год?». Да. В курсе. Не надо так, это раздражает.

В ваших письмах всё по этикету?

Размер письма

Много ли нужно писать, чтобы донести информацию до пользователя? Нет. Чем меньше, тем лучше. Одно предложение может заменить абзац текста. Пощадите ваших подписчиков — им и так каждый день приходится осмыслять массивы информации.

Письмо должно быть:

  • коротким;
  • чётким;
  • понятным;
  • информативным.
Хороший пример. Текст небольшой. Жирным и другим цветом выделены ключевые моменты текста. Плохой пример. Текст слишком большой, это не рассылка, а целая статья.

В идеале письмо должно помещаться в один экран. Есть компании, присылающие лонгриды: самиздат «Батенька, да вы трансформер», Главред Максима Ильяхова… Если вы не медиа и не Ильяхов, сокращайте текст.

Текст

Подробнее о тексте рассылки писали в статьях «Чек-лист перед отправкой письма» и «Почему ваши письма больше не читают?». Здесь лишь уточню, что сообщение должно быть грамотным. Проверяйте, нет ли в тексте орфографических, пунктуационных, синтаксических, смысловых ошибок.

Эмодзи

Смело используйте их в теме письма. Они привлекают внимание.

В теле рассылки можно обойтись без эмодзи. Если ну очень хочется, используйте один-два, не больше. Во-первых, они могут раздражать. Во-вторых, некоторые эмодзи могут не отразиться в письме, и вместо улыбочки подписчик увидит чёрный квадрат с крестиком.

Ссылки

Если вы следите за аналитикой канала (вы ведь делаете это?), ваши ссылки содержат UTM-метки. С ними ссылки увеличиваются в N раз и в письме занимают несколько строк. Смотрится это ужасно.

Ссылку можно сократить, но есть две проблемы:

  1. 99 % вероятности, что почтовый сервис не пропустит письмо со ссылкой.
  2. Если письмо чудом окажется в почтовом ящике пользователя, он вряд ли по ней перейдёт. Мало ли, куда она ведёт, вдруг там вирус?

Другое дело — гиперссылки. Они находятся прямо в тексте и объясняют содержание ссылки.

Спрятать ссылку можно в кнопке. Особенно если вы хотите, чтобы пользователь выполнил определённое действие.

Даже если вы отправляете ссылку на документ (например, Google.Docs), скройте её в тексте.

Кнопка CTA

Прощаться или нет — личное дело каждого. В рассылке это необязательно. А вот кнопка призыва к действию (Call to Action) нужна. Перейти на сайт, пройти опрос, купить, проголосовать.

Требования к кнопке:

  • яркая;
  • контрастная;
  • большая;
  • с призывом к действию: в идеале глагол, 1–2 слова.

Футер

Футер (подвал) — завершающий элемент письма и важная его часть. Он должен быть узнаваемым, запоминающимся и лаконичным.

Шаблон для письма создаётся один раз и надолго. Блоки приходят и уходят, а футер остаётся ? Раз он является частью рассылки, нужно продумать его наполнение и оформление. Футер должен продолжать дизайн и посыл ваших писем.

Обязательные блоки в подвале письма:

  • возможность отписаться. Не прячьте кнопку отписки и выделяйте её другим цветом;
  • контакты компании для обратной связи: соцсети, email, телефон(ы).

Можно добавить и другую информацию: отзывы, разделы сайта, девиз компании и т. д. Подробнее о том, как правильно оформить футер, рассказали здесь.

Скрытая копия

К массовым рассылкам этот пункт отношения не имеет. НО! В личной рабочей переписке так часто с этим сталкиваешься, что молчать нет сил. Когда вы отправляете письмо нескольким коллегам или подрядчикам, делайте скрытую копию. Иначе получится вот так:

Почему плохо? Во-первых, вы «сливаете» личную информацию пользователей — их email. Во-вторых, человеку может быть неприятно узнать, что он не единственный и неповторимый.

Что в итоге?

Делаете рассылку? Помните об email-этикете. Опираясь на него, вы будете составлять письма, которые будут читать, пересылать друзьям и ждать ещё.

Что важно:

  • тема должна быть короткой, цепляющей и информативной.
  • приветствие в рассылке не обязательно;
  • тон письма лучше выбрать сразу и навсегда: дружественный или официальный;
  • чем короче сообщение, тем лучше;
  • в тексте не должно быть ошибок;
  • эмодзи использовать можно, но осторожно: не больше 2 на письмо;
  • ссылки лучше не вставлять. Для этого есть гиперссылки и кнопки;
  • футер — важная часть письма. В нём должны быть контакты, обратная связь и возможность отписаться;
  • скрытые копии уберегут вашу репутацию и личные данные коллег и клиентов.

Хотите настроить рассылку по всем правилам email-этикета? Напишите на [email protected] или позвоните 8 800 770 70 23 — сделаем.

Читайте нас на Яндекс.Дзен

Рекомендуемые статьи

Как написать рекомендательное письмо

Если вы хотите создать свои профессиональные сети или помочь кому-то еще построить свои, рекомендательное письмо может стать мощным инструментом.Но рекомендательное письмо отличается от сопроводительного или рекомендательного письма, поэтому важно составить его правильно! Вы можете написать рекомендательное письмо по адресу:

  • Представьтесь тому, с кем хотите работать.
  • Познакомьте кого-нибудь с профессионалом, с которым вы уже работаете.

Ниже мы рассмотрим оба типа вводного письма.

Написание рекомендательного письма для себя

Иногда вам может понадобиться представиться кому-то по профессиональным причинам (например,g., кто-то, с кем вы хотите работать, или кто работает в отрасли, в которую вы хотите ворваться). Но если человек вас не знает, вам нужно позаботиться о своем рекомендательном письме. Основной формат:

  • Открытие — Используйте официальное приветствие.
  • Пункт 1 — Представьтесь, рассказав получателю, кто вы и чем занимаетесь. Будьте краткими, но не забудьте упомянуть любую важную квалификацию или опыт, которые у вас есть.
  • Пункт 2 — Объясните, почему вы связываетесь.Дайте понять, чего вы надеетесь достичь.
  • Пункт 3 — Укажите свои контактные данные.
  • Заключение — Выйдите, пожелав им всего наилучшего, поблагодарив за потраченное время и произнеся формальные прощания, такие как «С наилучшими пожеланиями».

Ниже мы приведем пример такого письма.

Пример вводного письма для себя

Уважаемый мистер Смит,

Меня зовут Кэт Джонс, я дизайнер-фрилансер из Девонпорта.У меня восьмилетний опыт проектирования в различных корпоративных и некоммерческих организациях.

Я связываюсь с вами, потому что я поклонник работы ABC Organization в благотворительном секторе, и я слышал много хорошего о том, как вы работаете. Я хотел бы организовать с вами встречу, чтобы обсудить, как вы работаете и есть ли возможности для совместной работы в будущем.

Я хотел бы услышать от вас, когда у вас будет минутка. Вы можете связаться со мной по телефону 222 222 000 или по электронной почте @ email.com. Если вам интересно, на моем сайте cathjones.com есть примеры моих работ.

Спасибо за уделенное время. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Кат

Написание рекомендательного письма для кого-то еще

Если вы пишете рекомендательное письмо для кого-то еще (например, коллеги или друга), вы обычно будете писать кому-то, кого вы знаете. Таким образом, вы часто можете вести себя менее формально.Однако существует еще один базовый формат:

.

Считаете это полезным?

Подпишитесь на нашу рассылку и получайте советы по написанию от наших редакторов прямо на свой почтовый ящик.

  • Открытие — Используйте приветствие, соответствующее вашим отношениям с получателем (например, придерживайтесь «Дорогой…», если вы не знаете их хорошо или они авторитетны, но в противном случае не стесняйтесь вести себя менее формально).
  • Пункт 1 — Объясните, кого вы представляете, откуда вы их знаете и почему вы их представляете.Сделайте это кратким, но отметьте любую важную квалификацию или опыт.
  • Параграф 2 — Дайте понять, зачем вы пишете. Как вы думаете, почему введение может быть полезным? Как получатель может помочь?
  • Пункт 3 — Укажите контактные данные человека, которого вы представляете, чтобы получатель мог связаться с ним напрямую.
  • Заключение — Завершите разговор дружеским сообщением и подходящим прощанием (например, «С наилучшими пожеланиями» для профессионального контакта, которого вы хорошо знаете).

Если кто-то попросил вас написать рекомендательное письмо, он думает, что ваше мнение имеет значение; если вы согласились сделать это, вам, вероятно, есть что сказать об этом человеке. Может быть, вы увидите, где знакомство может быть взаимовыгодным. Если да, проясните это читателю.

Как и выше, ниже мы приведем пример такого письма.

Пример вводного письма для кого-то еще

Привет Рон,

Я знаю, что вы работаете над новым проектом, поэтому хотел передать контактные данные Кэт Джонс.Кэт — опытный дизайнер, работавший с нами над нашей недавней рекламной кампанией «Живая жизнь».

Я работал с Кэт и над предыдущими проектами. Она всегда дает отличные результаты, и с ней приятно работать, поэтому я думаю, что она будет для вас полезным контактом.

Веб-сайт Кэт — cathjones.com, если вы хотите взглянуть на ее работы. Ее контактные данные: 222 222 000 или [email protected].

Удачи в реализации проекта и надеюсь, что все хорошо!

С наилучшими пожеланиями,

Салли

Что нужно помнить при написании рекомендательного письма

Пишете ли вы, чтобы представиться или кому-то еще, вы хотите упростить задачу для получателя.Важно:

  • Будьте лаконичны — Человек, которому вы пишете, может быть очень занят, поэтому пишите кратко и по существу.
  • Пишите четко — У вас больше шансов получить положительный ответ, если получатель знает, что вы хотите, поэтому не забудьте сказать, почему вы пишете и что хотите сделать дальше.
  • Профессиональный тон — Сохраняйте профессиональный тон письма, особенно если вы никогда не встречали человека, которому пишете.
  • Корректируйте свое письмо — Прежде чем нажать «Отправить», попросите коллегу или профессионального корректора проверить ваше письмо. Деловое письмо с ошибками выглядит непрофессионально, что может произвести плохое впечатление.

И если вам нужна помощь в этом вопросе, наши услуги доступны круглосуточно и без выходных.

Ознакомительное письмо Примеры и советы по написанию

Вам нужно написать письмо, в котором представится потенциальному работодателю, контактному лицу или потенциальному новому клиенту? Хорошо составленное рекомендательное письмо может привести к установлению ценных отношений и помочь вам найти новую работу или привлечь нового клиента.Узнайте, почему и как вам следует отправить письмо, электронное письмо или сообщение LinkedIn, представляющее себя, чтобы вы могли произвести наилучшее впечатление на читателя.

Опросы показывают, что от 70% до 80% (некоторые даже до 85%) соискателей говорят, что сетевое взаимодействие помогло им найти новую работу. Однако это не означает, что каждая история успеха в сети предполагает наличие прямого контакта. Иногда дело не столько в том, кого вы знаете, сколько в том, кого знают ваши друзья. Рекомендательное письмо — это один из способов наладить новую связь.

Типы рекомендательных писем

Есть два типа рекомендательных писем.

  • В первом типе вы вводите соединение с кем-то еще, кого вы знаете . Этот кто-то может быть потенциальным кандидатом на работу или кем-то, кто ищет помощи в карьере.
  • В рекомендательном письме другого типа вы пишете тому, кого не встречали . Вы представляетесь, чтобы попросить их направить вас на работу или попросить помощи в поиске работы.

Рекомендательное письмо может быть полезным способом установления контактов и получения совета по поиску работы или даже, возможно, возможности трудоустройства.

Советы по написанию рекомендательного письма

Самый важный совет, который следует помнить при написании рекомендательного письма, — сделать его кратким и по существу. Человек, с которым вы связываетесь, — занятой профессионал, и вы хотите сразу привлечь его внимание.

Во-первых, включите краткое введение, в котором объясняется, кто вы, или краткое описание человека, которого вы представляете.

Затем кратко опишите, чего вы хотели бы достичь, отправив письмо. Желает ли другой человек подать заявку на вакансию? Вы надеетесь устроить себе информационное интервью? Будьте предельно ясны.

В заключение опишите, как получатель письма может связаться с вами или третьим лицом. Сделайте так, чтобы получатель мог ответить как можно проще.

При написании письма убедитесь, что тон соответствует вашим отношениям.Если вы близкие друзья, вы можете писать в менее формальном стиле. Однако, если вы представляетесь впервые, убедитесь, что ваше письмо написано очень профессионально.

Во многих случаях письмо можно отправить по электронной почте, потому что это самый быстрый и простой способ подключения.

Рекомендательное письмо Примеры

Это пример рекомендательного письма для знакомства двух человек. Загрузите шаблон рекомендательного письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

@ Баланс 2020

Такие письма обычно отправляются тем, кого вы хорошо знаете.

Пример рекомендательного письма: знакомство с двумя людьми

Барбара Смит
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-212-1234
[email protected]

3 августа 2020

Боб Смит
Оценка талантов
Acme Recruiting
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Дорогой Боб,

Я пишу, чтобы познакомить вас с Дженис Долан, с которой я имел удовольствие познакомиться через Brandon Theater Group.Как вы знаете, я технический директор группы, и я работал с Дженис над несколькими проектами местных театров. Она потрясающий режиссер с более чем десятилетним опытом работы.

Дженис заинтересована в переезде в район Сан-Франциско в ближайшем будущем и была бы признательна за любые рекомендации, которые вы могли бы предложить ей для поиска работы в театре, а также за любую помощь, которую вы можете оказать с логистикой переезда в Калифорнию.

Я приложил ее резюме для вашего ознакомления, и вы можете связаться с ней по электронной почте janicedolan @.com или 555-555-5555. Заранее благодарим вас за любую помощь, которую вы можете оказать.

С уважением,


Барбара Смит

Расширять

Пример рекомендательного письма: знакомство

Тема: Введение От Кэтрин Сассман

Уважаемый г-н Рэндалл,

Меня зовут Кэтрин Сассман, и в настоящее время я работаю консультантом по подбору персонала в XYZ Recruiting. Я работаю рекрутером последние три года.

Я заинтересован в переходе от набора персонала в крупной корпорации к внутреннему набору персонала в некоммерческой организации. Раньше я работал над разработкой в ​​некоммерческой организации ABC и хотел бы передать свои текущие навыки в аналогичную некоммерческую организацию. Я знаю, что вы выполняете такую ​​работу для Sunshine Nonprofit, и я был бы признателен, если бы вы узнали немного о вашем опыте в этой области. Я хотел бы договориться о встрече с вами для информационного интервью.

Я приложил свое резюме для ознакомления.Если у вас есть время для короткого разговора, дайте мне знать. Вы можете связаться со мной по электронной почте ([email protected]) или по телефону (555-555-5555). С нетерпением жду Вашего ответа. Большое спасибо.

Бест,

Кэтрин Сассман

Расширять

Связанные типы писем

Люди часто путают рекомендательное письмо с другими типами писем о поиске работы:

Сопроводительное письмо — это документ, который отправляется вместе с вашим резюме и другими материалами для приема на работу.Ваше сопроводительное письмо служит введением к вашему резюме. Иногда вы упоминаете направление от общего знакомого, который рассказал вам о вакансии или передал имя менеджера по найму. В письме объясняется, почему вы подходите для конкретной работы, на которую претендуете.

Рекомендательное письмо — это письмо, которое вы пишете незнакомому человеку. по рекомендации общего знакомого. В письме вы должны начать с упоминания вашего общего контактного лица, а затем сделать запрос — возможно, вы подаете заявку на работу, которую они имеют, или вы хотите провести информационное интервью или узнать о карьерных возможностях.

Рекомендательное письмо — это письмо, написанное кем-то, кто знаком с вашей академической работой или вашими профессиональными навыками и может поддержать вашу кандидатуру на должность. Письмо будет адресовано сотруднику приемной комиссии, главе отдела или менеджеру по найму и будет включать в себя конкретные навыки и опыт, которые подчеркивают вашу пригодность для должности, на которую вы претендуете.

Ключевые выводы

Рекомендательное письмо может создать новую связь: Используйте эти письма, чтобы представиться потенциальному новому клиенту или работодателю или сделать то же самое для одного из ваших знакомых.

Держите письмо кратким и по существу: Читатель — занятой профессионал. С самого начала сформулируйте свою цель.

Рассмотрите возможность отправки вашего вступительного сообщения по электронной почте: Если время имеет существенное значение, отправка вашей заметки по электронной почте может помочь быстро создать представление.

Отредактируйте и выровняйте перед отправкой: Даже если вы хорошо знаете получателя, убедитесь, что ваше письмо безупречно перед отправкой по почте или отправке.

Как представиться в электронном письме с образцами

Когда вы отправляете электронное письмо, чтобы представиться, важно передать свой профессионализм, заинтересовать читателя и четко указать, почему вы пишете.Большинство людей завалены электронной почтой и неохотно открывают, не говоря уже о том, чтобы читать письмо от незнакомого человека.

Просмотрите эти советы по открытию, прочтению и ответу на сообщения электронной почты с примерами лучших строк темы электронной почты, которые можно использовать, чтобы привлечь внимание к вашему сообщению, а также с официальными и случайными вводными сообщениями электронной почты.

Лучший способ представиться в электронном письме

Напишите тему, которая поощряет открытие сообщения. Сколько писем вы выбрасываете, не открывая? Обратите внимание на то, что вы указываете в теме письма, чтобы ваша тема могла быть раскрыта. Будьте конкретны и дайте читателю понять, зачем вы пишете. Строка темы должна быть короткой, чтобы получатель мог сразу понять, о чем идет речь.

Направьте ваше сообщение человеку. Если вы можете найти человека, на который можно написать, а не на общий адрес электронной почты, например [email protected], вы сможете лично связаться с людьми, с которыми хотите встретиться.Когда у вас есть связь в компании, вам будет намного проще представиться, не игнорируя.

LinkedIn, веб-сайты компаний и страницы в социальных сетях — хорошие способы найти людей, с которыми можно связаться.

Используйте свои связи. При написании вводного электронного письма или сообщения LinkedIn, если у вас есть кто-то общий, упомяните их. Направление — один из лучших способов получить совет или помощь. Включите это упоминание в первый абзац, чтобы читатель сразу это увидел.

Не требуйте. Гораздо лучше сделать предложение или попросить совета, чем кому-то продиктовать. Например, «Не могли бы вы дать мне отзыв о моем резюме, если позволит время?» звучит намного лучше, чем «Пожалуйста, просмотрите мое резюме и ответьте мне». Вежливая просьба продвинет вас дальше, чем просто сказать кому-то, что ему следует делать.

Будьте короче . Большинство людей просматривают электронные письма и редко читают дальше первого абзаца или около того.Ваше сообщение должно быть коротким — не более двух-трех абзацев. Не включайте в каждый абзац более нескольких предложений.

Объясните, почему вы пишете. В сообщении электронной почты должно быть четко указано, кто вы, зачем пишете и что просите от читателя.

Как написать электронное письмо Введение

Начните с вашего знакомства . Используйте первый абзац, чтобы представиться, второй — для вашей просьбы, а третий — чтобы поблагодарить читателя за его или ее внимание.

Используйте официальное приветствие. Если вы пишете с конкретным запросом кому-то, кого не знаете, используйте официальное деловое приветствие, например, мистер или мисс. Имена также подойдут, если у вас есть связь с этим человеком или если вы пишете более случайное основание для предоставления информации, а не для обращения за помощью. Вот примеры приветствий в сообщениях электронной почты и советы по выбору приветствий и приветствий.

Используйте простой шрифт. Используйте простой шрифт (например, Calibri, Times New Roman или Arial) и размер шрифта, который легко читается.Размер шрифта размером 11 или 12 пунктов можно читать, не прищурившись. Вот как выбрать стиль и размер шрифта.

Выберите профессиональное закрытие. Ваше заключение почти так же важно, как и ваше представление. Завершите свое электронное письмо коротким профессиональным завершением. Вот как закончить письмо с примерами правильного закрытия.

Включите подпись. Сделайте так, чтобы человеку, которому вы пишете, было легко связаться с вами. Включите подпись со своим полным именем, адресом электронной почты и номером телефона.Вы также можете указать свой URL-адрес LinkedIn, если ищете работу или отправляете корреспонденцию, связанную с карьерой. Потратив время на создание настраиваемого URL-адреса, ваша подпись улучшится.

Включите свой почтовый адрес, если вы просите письменный ответ или чтобы вам что-то отправили. Вот как настроить подпись электронной почты.

Вычитка и проверка орфографии. Когда вы представляетесь, важно вычитать и проверить орфографию в своем сообщении перед его отправкой.У вас есть только один шанс произвести хорошее впечатление, а из-за опечатки ваше сообщение электронной почты будет потеряно.

Отправить тестовое сообщение. Чтобы убедиться, что ваше сообщение безупречно, сначала отправьте его самому себе, чтобы вы могли дважды проверить, как оно читается, и еще раз просмотреть, чтобы убедиться, что это именно то, что вы хотите отправить.

СК: Себя. Всегда полезно отправить скрытую копию сообщения самому себе. У вас будет запись об отправке сообщения, и вы сможете легко вернуться к нему для последующих сообщений.

Примеры вводных строк сообщения электронной почты

  • Введение от [ Ваше имя ]
  • Получение информации о возможностях
  • Я нашел вас через [сеть выпускников , LinkedIn, профессиональные ассоциации и т. Д. )
  • [ Имя ] Рекомендуем Я свяжусь с вами
  • [ Name ] Рекомендуется связаться с
  • Направление от [ Имя ]
  • По ссылке [ Name ]

Когда вы знакомите двух других людей друг с другом:

  • Введение: [ Name ] — [ Name ]
  • Представляем [ Name ] — [ Name ]
  • Подключение: [ Имя ] — [ Имя ]
  • [ Name ] и [ Name ] Введение

Примеры знакомств по электронной почте

Формальное введение, пример

Тема: Введение от Маркуса Андерсона

Уважаемая госпожаСмит,

Меня зовут Маркус Андерсон, и я обращаюсь к вам с просьбой о помощи. Буду очень признателен за вашу помощь и совет.

Расширять

Случайное введение, пример

Привет, Имя,

Меня зовут Синтия, я работаю в рекрутинговой фирме под названием ABCD recruiting. Надеюсь ты в порядке! Я хотел бы рассказать вам больше о мероприятии, которое мы запускаем.

Расширять

Введение с примером направления

Тема: Переход по маркерам Алисы

Уважаемая госпожаСмит,

Я друг Алисы Маркер, которая посоветовала мне переслать вам свое резюме. Мы с Алисой вместе работали над несколькими проектами, и она подумала, что вы могли бы помочь мне с поиском работы.

Расширять

Электронное письмо, представляющее кого-то еще, пример

Тема: Введение: Йонас — Саманта

Уважаемый Йонас,

Надеюсь, ты поправишься. Сегодня я обращаюсь к моей коллеге Саманте Биллингс, которая недавно присоединилась к нашей компании и отвечает за коммуникацию в компании DBC.

Расширять

Примеры вводного письма и электронного письма

Просмотрите образцы вводных писем и писем и загрузите бесплатный шаблон, который можно использовать в качестве отправной точки для собственного письма или электронного сообщения.

Как представиться в электронном письме (с примерами)

Ключевые выводы:

  • Используйте профессиональное введение, например «Привет», «Приветствую» или «Уважаемый».
  • Используйте в приветствии полное имя получателя или просто его имя, если вы знаете его лично.
  • Используйте ясную, прямую строку темы и начните с указания причины написания.
  • Представьтесь, указав свое полное имя, должность и другие важные данные, которые должен иметь получатель.

Электронная почта — наиболее распространенная форма общения в деловом мире. Некоторые профессионалы получают сотни или даже тысячи писем в день. Это занятые люди, и, чтобы заинтересовать получателя, вам следует написать четкое и информативное введение для себя.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

  1. Строка темы
  2. Приветствие
  3. Тело
  4. Закрытие

  5. Подпись

Рекомендации:
Определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте письмо соблюдайте этикет и не забывайте следить за ним.

В этой статье мы объясняем, как представиться в электронном письме, и предоставляем шаблон и примеры вводных сообщений электронной почты, которые помогут вам составить собственное письмо.

Что такое вводное письмо для себя?

Электронное письмо для самостоятельного ознакомления — это сообщение, отправленное кому-то, с кем вы никогда не встречались, с информацией о вас. Целью электронного письма обычно является запрос, например запрос информации о вакансии, совет или попытка продать продукт или услугу. Чтобы получить ответ, вводное письмо должно привлечь внимание и заинтересовать его получателя.

Связанный: Как написать профессиональный адрес электронной почты

Как представиться в электронном письме

Используйте эти шаги, чтобы написать привлекательное вводное электронное письмо:

  1. Найдите общий контакт
  2. Используйте информативную тему линия
  3. Персонализируйте свое приветствие
  4. Напишите о другом человеке
  5. Объясните, почему вы обращаетесь
  6. Включите призыв к действию
  7. Поблагодарите и закройте

  8. Корректура

1.Найдите общий контакт

Прежде чем представиться в электронном письме, сначала проверьте, есть ли у вас общие знакомые с получателем. Если вы знаете кого-то, кто работает в той же компании или учился с ними в колледже, попробуйте спросить своего общего знакомого, готовы ли они представить вас или позволить вам упомянуть его имя в своем электронном письме.

2. Используйте информативную строку темы.

Тема письма — это первое, что увидит получатель, и оно, вероятно, повлияет на его решение о том, открывать и читать письмо.Вы должны написать тему, которая должна быть профессиональной, информативной и краткой. Если вы спрашиваете об открытой вакансии, вы можете использовать строку темы, например « Запрос на должность сотрудника отдела продаж». ». Если вы подаете заявление о приеме на работу или запрашиваете информацию, укажите свою цель, например« Приложение для торгового представителя »или« Информационный запрос о тенденциях в маркетинге. ”

3. Персонализируйте свое приветствие

Начните свое электронное письмо с приветствия, адаптированного для получателя.Если вы пишете кому-то из традиционно формальной отрасли, такой как финансы или юриспруденция, используйте « Dear Ms. » и фамилию этого человека. Если вы представляете себя кому-то из более неформальной индустрии, такой как технологии или средства массовой информации, вы можете сказать « Привет, » и использовать его имя. Изучите человека и компанию в Интернете, прежде чем писать электронное письмо, чтобы попытаться определить, какое приветствие будет уместным.

Связанный: 20 способов создать электронную почту

4.Напишите о другом человеке

Хотя вам следует представиться, указав свое имя и должность в начале письма, ваш первый абзац должен быть посвящен получателю. У вас будет больше шансов заинтересовать их, если вы начнете с комплимента. Вы можете упомянуть что-то конкретное в их работе, что вам нравится или что вы восхищаетесь их организацией. Начать с взаимного интереса — это хороший способ привлечь кого-то, например, учиться в одной школе или расти в одном районе.

5. Объясните, почему вы звоните

Быстро объясните, почему вы отправляете электронное письмо получателю. Укажите, откуда вы их знаете и получили их адрес электронной почты. Например, вы можете объяснить, что общий контакт дал вам свой адрес электронной почты, и вы хотите спросить их о вакансии в их компании.

6. Включите призыв к действию

Последний раздел электронного письма должен включать запрос или призыв к действию для получателя. Сделайте свой запрос кратким и конкретным, например, попросите о встрече для обсуждения определенной темы, заявления о приеме на работу или информации об открытой вакансии.Обязательно сформулируйте призыв к действию как вежливую просьбу, а не как требование. Например: « Я приложил свое резюме в надежде, что вы рассмотрите меня на эту должность. ”

7. Поблагодарите и закройте

Прежде чем закончить письмо, поблагодарите получателя за потраченное время. Признайте, что у них, вероятно, плотный график, и вы цените их время. Используйте профессиональное закрытие, например « С уважением, », и укажите свою контактную информацию под своей подписью.Вы также можете включить ссылки на свой профессиональный профиль в Интернете или рабочее портфолио.

8. Корректура

Перед отправкой электронного письма проверьте его на наличие орфографических или грамматических ошибок. Безошибочное электронное письмо с большей вероятностью произведет хорошее впечатление. Попробуйте сделать небольшой перерыв перед корректурой или попросите проверенного друга просмотреть его, так как новый читатель может распознать любые ошибки. Вы также можете сначала отправить электронное письмо себе, чтобы посмотреть, как оно будет выглядеть, когда получатель откроет его.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма (с советами)

Шаблон официального вводного электронного письма

Рассмотрите возможность использования этого шаблона для написания официального вводного электронного письма:

Тема: [Основная тема]

Уважаемый [имя получателя],

Меня зовут [укажите ваше имя и фамилию], и я [включаю комплимент в адрес получателя]. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что [дайте краткое, но конкретное объяснение вашей причины].Я надеюсь [включить сюда ваш призыв к действию].

Спасибо за внимание и время.

С уважением,
[Ваше имя]
[Контактная информация]

Примеры введения по электронной почте

Вот три примера электронных писем для самостоятельного введения, которые могут вдохновить вас на написание собственного:

  • Электронное письмо с заявлением о приеме на работу
  • Открыть запрос о вакансии

  • Запрос информации

Электронная почта заявления о приеме на работу

Тема: Заявление ИТ-специалиста
Уважаемый господинАрно,
Меня зовут Лидия Рената, и я очень восхищаюсь работой Bright Technology над новыми программными приложениями. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я видел ваш адрес электронной почты, указанный в качестве контактного лица для открытой вакансии ИТ-специалиста, размещенной в Интернете. Я приложил свое резюме и сопроводительное письмо к этому электронному письму, и я надеюсь, что вы рассмотрите меня на эту роль.

Спасибо за внимание и время.

С уважением,
Лидия Рената
lrenata @ email.com
(452) 893-2314
[email protected]

Связанный: Как отправить резюме по электронной почте

Запрос на вакансию

Тема: Запрос на должность учителя истории
Уважаемая мисс Перес,

Я видел недавнюю статью в Herald о вашей работе с малообеспеченными студентами, и я хочу поздравить вас с успехом в качестве директора средней школы Mount Crystal.Меня зовут Марк Сантини, и меня интересует открытая вакансия учителя истории, указанная на вашем сайте.

Я обращаюсь за дополнительной информацией об этой должности. Это полный или неполный рабочий день, и какие курсы являются частью учебной программы? Буду признателен, если вы ответите на это письмо или позвоните мне по указанному ниже номеру.

Спасибо за уделенное время.
С уважением,
Марк Сантини
сантини[email protected]
(452) 893-2314

Запрос информации

Тема: Маркетинговое интервью

Уважаемая г-жа Фурнье,

Я прочитал недавний профиль на Успехов в работе риэлтора, поздравляем!

Меня зовут Энни Аркатто, я аспирант, изучаю тенденции рынка недвижимости. Я обращаюсь к вам, потому что надеюсь взять у вас интервью для моего проекта, чтобы получить больше информации о вашей работе и ее отношении к исследованиям рынка.Рад встретиться в удобное для вас время и место.

Спасибо за ваше время, и я надеюсь скоро получить от вас известие.

С уважением,
Энни Аркатто
[email protected]
(452) 893-2314

Как написать вводное письмо (образцы включены)

Джефф Гиллис

Для многих соискателей нет ничего более разочаровывающего, чем слова: «Дело не в том, что вы знаете, а в том, кого вы знаете.”

Что делать, если вы никого не знаете? Возможно, вы переехали в новый город, сменили отрасль или просто не осознавали важность нетворкинга до недавнего времени. Как могут талантливые люди в этой ситуации наверстать упущенное и начать свою карьеру?

В этом нет ничего невозможного, и вам не нужно быть неприятным, чтобы предстать перед нужными людьми. На самом деле, есть целый метод представиться людям, которых вы никогда не встречали, но хотели бы знать. Это называется отправкой рекомендательного письма.

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо — это именно то, на что оно похоже.

Это письмо, в котором вы представляете себя кому-то, кто просит познакомиться с ним и, если он желает, помочь вам найти работу или познакомиться с другими людьми в нужной вам отрасли. Это вежливый способ заявить о себе перед важными людьми, не тратя их время и не обращаясь к ним в кафе.

Раз уж мы говорим о том, чего следует избегать, давайте обсудим, чем не является рекомендательное письмо.Вводное письмо — это не ваше резюме, это не сопроводительное письмо и не рассказ, в котором подробно описываются ваши ранние годы жизни, мечты и амбиции.

Скорее, это краткое, ясное и сжатое объяснение того, кто вы (например, недавний выпускник, опытный веб-дизайнер) и почему вы пишете.

Причина может заключаться в том, что вы ищете работу или хотите поговорить с ними, чтобы получить представление об отрасли, в которой вы хотите работать.

Типы рекомендательных писем

Рекомендательное письмо можно использовать, чтобы представиться кому-то новому или познакомить друга или коллегу с кем-то, кого вы знаете.Вводные письма бывают формальными или неформальными. Как правило, неформальное рекомендательное письмо используется во втором случае, когда человек A представляет человека B человеку C.

Как писать разные виды рекомендательных писем

Написать неформальное рекомендательное письмо, чтобы познакомить кого-то с третьей стороной, довольно просто. Поскольку вы знаете человека, которого представляете, вы можете полагаться на собственное суждение при выборе формулировки. В этой статье мы сосредоточимся на относительно официальном письме, даже если оно направлено коллеге.Такое письмо должно включать следующие признаки:

  1. Объяснение того, почему вы пишете
  2. Краткое описание того, с кем вы их представляете, такие важные детали, как их работа и ваше личное знакомство.
  3. Несколько строк о том, что нужно этому человеку (например, совет по входу в мир технологий с финансовым образованием) и почему вы подумали, что ваш коллега будет полезным ресурсом
  4. Контактная информация соискателя, в идеале номер телефона и адрес электронной почты

Сегодня большинство людей отправляют рекомендательные письма по электронной почте.Помните, как вы отправляете это электронное письмо. Например, существует разница между отправкой рекомендательного письма и рекомендательного письма.

Допустим, вашей подруге Сандре нужен копирайтер-фрилансер. Вы работали с отличным копирайтером Джозефом и говорите Сандре, что пришлете ему свои данные. В этом случае вы бы отправили Сандре что-то похожее на вводное письмо, но поскольку это реферал, вы, скорее всего, отправите копию Джозефу, чтобы он и Сандра могли продолжить разговор самостоятельно.

А теперь немного изменим обстоятельства.В этом сценарии представим, что Сандра владеет копирайтерским агентством, а Джозеф ищет постоянную работу. Он просит вас познакомить его с кем-то, кто работает в агентстве. Когда вы отправляете это рекомендательное письмо, вы не будете копировать Иосифа в электронном письме. Если да, то вы поставили Сандру в опасное положение. Вы просто должны указать контактную информацию Сандры и оставить все как есть.

При написании рекомендательного письма для себя шаги почти идентичны с небольшими различиями:

  1. Узнайте, кто вы есть и чем занимаетесь
  2. Включите несколько строк о том, почему вы им пишете, и конкретную информацию о том, что вы хотите от них, например, отраслевую информацию или информацию о вакансиях.
  3. Предоставьте информацию о том, как они могут связаться с вами, как вы с нетерпением ждете возможности поговорить с ними, и поблагодарите вас за их время
  4. Закончить уважительной подписью

Ознакомительное письмо Образцы

Вот несколько образцов различных рекомендательных писем:

Вступительное письмо от имени другого лица

Дорогая Сандра,

Надеюсь, у вас все хорошо.Я хотел бы познакомить вас с Джозефом Гардинером. Он внештатный копирайтер, специализирующийся на написании статей для стартапов в области финансовых технологий, обладающий опытом работы с блокчейном и криптовалютами. Я работал с ним несколько раз, и он творческий человек, который пишет фантастические тексты, которые преобразуют.

Он хочет работать в агентстве, и я подумал, что это может быть полезно, если вы двое встретитесь. Вы можете найти его портфолио на сайте www.josephgardiner.com. Я пригласила его сюда, чтобы вы двое могли поболтать. Вы также можете связаться с ним по телефону 519-555-5555.

С уважением,
Тим

Вступительное письмо от вашего имени

Привет Сандра,

Меня зовут Джозеф Гардинер. Я внештатный копирайтер с 8-летним опытом написания статей для стартапов в области финансовых технологий с опытом работы с блокчейном и криптовалютами.

Я большой поклонник работы Ever After, особенно проекта, над которым ваше агентство работало с ABC Finance.Если у вас есть время, я хотел бы поговорить с вами о динамике копирайтинга в агентстве и о том, есть ли какие-либо потенциальные возможности трудоустройства с вашим.

Если у вас есть время поговорить, вы можете связаться со мной по телефону 519-555-5555 или написать мне письмо по адресу [email protected]. Вы также можете просмотреть мое портфолио работ на сайте www.josephgardiner.com.

Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду вашего ответа.

Бест,
Джозеф

–

Это довольно формальные примеры.Мы сделали Джозефа копирайтером, чтобы подчеркнуть конкретную мысль. Работа копирайтера — написать привлекательный текст, побуждающий читателя к действию, но мы все же показали вам пример профессионального официального электронного письма.

Хотя иногда работают менее формальные письма, вы не хотите подвергать себя риску оттолкнуть кого-то, кого вы не знаете, что-то вроде трюка или рекламного письма.

Собираем все вместе

Рекомендательное письмо позволяет выровнять игровое поле, когда дело доходит до игры «кто знает кто».

Если вы можете посвящать время каждую неделю отправлять рекомендательное письмо (или электронное письмо) людям, с которыми вы хотели бы встретиться, вам гарантирован определенный процент ответов — при условии, что вы не просто копируете и вставляете то же самое. письмо для всех.

Неважно, хотите ли вы найти новую работу или начать новую отрасль, воспользуйтесь преимуществами вводных писем.

Удачи!

Соучредитель и CTO TheInterviewGuys.com. Джефф — популярный участник, предоставляющий советы по поиску работы, собеседованиям и продвижению по карьерной лестнице, он опубликовал более 50 единиц уникального контента на сайте , его работы представлены в ведущих публикациях, таких как INC , ZDnet , MSN и другие.

Узнайте больше о The Interview Guys на странице «О нас» .

Как правильно представиться в электронном письме

Личная встреча довольно проста. Вы улыбаетесь, жмете им руку, называете свое имя. Но что, если вы не встречаетесь лицом к лицу? Что, если вы представляете себя по электронной почте?

Может быть, вы хотите установить новое соединение, попросить совета, сотрудничества или работы.Как вы можете конкурировать с другими 700 электронными письмами в их почтовом ящике и убедить их, что ответ вам стоит того? Написание вводного электронного письма может нервировать, когда есть такое большое давление, чтобы сформулировать правильную формулировку.

Любители грамматики, приготовьтесь вздохнуть с облегчением! Сейчас идеальное время, чтобы поделиться с вами нашей пошаговой памяткой о том, как именно представиться в электронном письме и обеспечить наилучшие результаты.

Шаг 1. Тема

Неважно, насколько блестяще вы написали вступление, если ваше сообщение никогда не открывается.

Строка темы должна быть короткой (до тридцати символов), чтобы ее можно было разобрать на мобильных устройствах. Будьте конкретными и интригующими. Никогда не пишите заглавными буквами и не используйте общие строки, такие как «Привет» (это может быть ошибочно принято за спам).

Чтобы создать отличную тему, вы можете…

Укажите общего знакомого «Аиша Мусад предложила мне связаться с вами»

Назовите, что у вас общего «Привет от коллеги-блогера!»

Укажите свою компанию «Привет из Grammarly»

Предложить встречу «Обед на мне»

Покажите, что восхищаетесь их работами «Мне понравилась ваша статья в Wired»

Четко укажите, на какую работу вы претендуете «Заявление о приеме на работу: Элизабет Чен на позицию контент-стратега» «По рекомендации Шона Уильямса на должность копирайтера»

Шаг 2: приветствие

Ваша цель — установить связь с человеком, поэтому вы хотите, чтобы ваше приветствие было личным.

Всегда используйте их имя. Убедитесь, что он написан правильно, и избегайте использования псевдонимов.

Вы можете использовать «Уважаемый» в официальных ситуациях, таких как подача заявления о приеме на работу или письмо кому-то с более высоким статусом.

Ведущие со словами «Привет» и «Привет» подходят для более случайных ситуаций, например, для связи с другом друга или кем-то из менее формальной отрасли.

Никогда не используйте общие фразы, такие как «Для кого это может касаться» или «Уважаемый сэр или мадам».

Шаг 3. Введение

Пора представиться! Четко и лаконично укажите, кто вы, и не забудьте указать детали, которые будут иметь отношение к получателю.

Например, тот факт, что вы сумасшедшая кошатница, не важен для менеджера по найму для той должности, на которую вы претендуете. Тем не менее, это будет актуально для коллег-кошачьих блоггеров, у которых вы хотите взять интервью для своего подкаста.

«Меня зовут Тина, я старший специалист по контент-стратегии в Hooli».

«Меня зовут Тина, и у меня есть популярный блог под названием« Purrfection », в котором рассказывается о моей безумной кошачьей жизни».

«Меня зовут Тина, я студентка Стэнфордского университета, работающая над созданием контента.”

Шаг 4: Подключение

Покажите им свою мотивацию для общения. Упоминание о взаимной связи — огромный плюс, поскольку люди гораздо более восприимчивы, если вас порекомендовал кто-то, кого они знают и уважают.

«Недавно я обедал с Аишей Мусад, которая поделилась некоторыми вашими маркетинговыми идеями. Я был просто потрясен! Думаю, ваш подход идеально подошел бы моей компании ».

«Я слежу за вашим блогом с марта, и мне очень понравилась ваша статья о уходе за грубыми кошками.Вы получили несколько замечательных идей, которые очень помогли мне в работе в приюте ».

«Меня очень впечатлила работа, которую ваша компания проводит с молодежью из групп риска, и я хотел бы быть частью вашей миссии!»

Шаг 5: Задайте вопрос

Сообщите им, что вы хотите. Будьте откровенны и включите четкий призыв к действию.

Чем больше польза для них, тем больше у вас шансов получить то, что вы хотите. Сообщения со слишком большим запросом или сообщения, которые сочтены ненужными, скорее всего, попадут в корзину.

«Я хотел бы угостить вас обедом и узнать больше о ваших идеях, поскольку я думаю, что у наших компаний есть потенциал для сотрудничества. Подойдет ли вам вторник или четверг? »

«Я хотел бы взять у вас интервью для моего подкаста« Укрощение тигра », который насчитывает более 10 000 слушателей. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы и у вас возникнут вопросы. На следующей неделе у меня есть несколько мест для собеседований ».

«Я подаю заявку на должность специалиста по стратегии контента, которую вы указали на Indeed.У меня пятилетний опыт создания контента, и я думаю, что отлично подхожу для вашей компании. Мое портфолио и резюме прилагаются, дайте мне знать, если вам нужна дополнительная информация ».

Шаг 6: закрытие

Закончите письмо, поблагодарив их и подпишитесь, указав свое имя. Письма с благодарностью получают самый высокий процент откликов.

Вот несколько отличных вариантов:

«Заранее спасибо»

«Спасибо»

«Спасибо»

«Большое спасибо за ваше время»

Как все это выглядит вместе?

Привет, Маркус, Меня зовут Тина, и у меня есть популярный блог Purrfection, в котором я веду хронику моей безумной кошачьей жизни.

Я слежу за вашим блогом с марта, и мне очень понравилась ваша статья о уходе за грубыми кошками. Вы получили несколько замечательных идей, которые очень помогли мне в работе в приюте.

Я хотел бы взять у вас интервью для моего подкаста «Укрощение тигра», который насчитывает более 10 000 слушателей. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы и у вас возникнут вопросы. На следующей неделе у меня есть несколько мест для собеседований.

Спасибо,

Тина

Заключительные подсказки

Делайте абзацы короткими, а сообщение кратким, чтобы не перегружать читателя.

Всегда проверяйте орфографию и грамматику перед отправкой электронного письма, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок.

Будьте вежливы!

Узнайте, как представиться в электронном письме + Примеры подписи по электронной почте

Введение Строка темы электронного письма

С чего начать, представляя себя? Тема, конечно же. Электронное письмо состоит из нескольких основных частей:

  • Тема.
  • Приветствие.
  • Кузов.
  • Закрытие.
  • Подпись.

Все это должно работать в тандеме для создания профессионального внешнего вида, но все начинается с темы. Большинство почтовых клиентов показывают только тему письма; они контролируют, будет ли кто-то вообще нажимать на электронную почту. Таким образом, тема вашего вводного электронного письма на самом деле является самой важной частью вашего электронного письма.

Тема электронного письма должна:

  • Приветствовать человека лично и тепло. Если электронное письмо является обычным, то оно, скорее всего, будет считаться спамом. люди хотят, чтобы к ним обращались по имени, если они получают индивидуальную переписку.
  • Опишите содержание электронного письма. Тема письма всегда должна точно и ясно представлять содержание электронного письма; в противном случае это будет расценено как вводящее в заблуждение или спам.
  • Будьте небрежны, но профессиональны по тону. Если ваша электронная почта слишком профессиональна, она часто будет выглядеть грубой. Вместо этого вам нужно соблюдать баланс деловой повседневности, оставаясь прямым и профессиональным, но дружелюбным.
  • Ни быть слишком коротким, ни слишком длинным. Слишком короткие темы писем, скорее всего, будут отклонены, а слишком длинные — вообще не прочитаны.Достаточно одного утверждения или предложения.

Вот несколько примеров профессиональных писем:

  • «Привет, Сьюзан! Я ваш новый менеджер аккаунта, и я хотел бы представиться ». Это говорит получателю, что вы знаете его лично и поддерживаете с ним связь.
  • «Было приятно познакомиться, Том. Я хотел продолжить свое сегодняшнее интервью ». Опять же, это целое предложение, которое адекватно описывает письмо.
  • «Обновление относительно сегодняшней встречи от 5.05.2019.Хотя это не относится напрямую к имени, это относится к событию, в котором произошло данное лицо.

Между тем, вот несколько примеров плохой темы письма:

  • «Привет». Это слишком коротко и не дает абсолютно никакой информации о самом письме.
  • «Уважаемый клиент, я здесь, чтобы предложить вам выгодную сделку». Это скорее общий вид, чем самоутверждение.
  • «Том, на нашей встрече в прошлый вторник, The Notes». Хотя это профессионально, это слишком формально.

В этих примерах темы письма для самовведения подчеркивается необходимость персонализации, удобства и детализации. Тема вашего электронного письма не должна вызывать никаких сомнений в его содержании, но при этом побуждать кого-то открыть его.

Введение, электронное письмо клиенту

Есть несколько вещей, более важных, чем вводное письмо о компании для контактов с клиентами. Вводное электронное письмо с клиентом задает тон всем отношениям и определяет, будут ли они заинтересованы в сотрудничестве с вами в будущем.

Знакомство может происходить по нескольким причинам: новый клиент может присоединиться к делу, новый сотрудник может связаться с существующими клиентами, клиент может быть назначен в новую команду и так далее. Однако вводное электронное письмо всегда служит той же цели: сообщить клиенту, кто его новый контакт, и заверить клиента в том, что он по-прежнему в надежных руках.

Это подчеркивает важность вводного электронного письма для клиента. Правильный адрес электронной почты должен:

  • Обращаться к клиенту по имени, чтобы он чувствовал себя ценным клиентом.
  • Укажите некоторую информацию о клиенте, такую ​​как его покупка и его будущие цели.
  • Сообщите клиенту, как лучше с вами связаться.
  • Пригласите клиента обсудить с вами свои отношения.
  • Убедите клиента, что его уровень обслуживания не изменится (или улучшится).

Все эти факторы лежат в основе того, как представиться клиентам в электронном письме. Электронное письмо для контактов с клиентами должно быть профессиональным и четким, и оно должно сообщать клиенту, что вы уже знаете его потребности.В противном случае клиенту может казаться, что бизнес о нем больше не заботится.

Пример знакомства компании с клиентом:

Тема сообщения: Добро пожаловать в ABC Corp, Кэтрин!
Привет Кэтрин,
Добро пожаловать в компанию! У нас в ABC Corp много интересного, и мы очень рады, что вы присоединились к нашей семье. Дайте нам знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы в будущем, и не стесняйтесь писать мне по электронной почте в любое время.
С уважением,
Ли

Пример вводного письма клиенту для нового сотрудника:

Тема письма: Привет, Кэтрин, я ваш новый представитель по работе с клиентами в ABC Corp.
Привет Кэтрин,
Я Ли, и я ‘ m будет представителем вашего нового аккаунта! Я хотел поговорить с вами о вашей учетной записи и о том, что я могу сделать, чтобы вы получили все, что вам нужно.
С уважением,
Lee

Пример электронного письма с представлением продукта клиенту:

Тема письма: Привет, Кэтрин, вы слышали о нашем новом продукте?
Привет, Кэтрин!
Это ваш менеджер по работе с клиентами, Ли. В ABC Corp мы рады анонсировать новый продукт, информацию о котором вы можете найти здесь. Я знаю, что покупка — одна из ваших основных проблем, и это новое решение ERP может помочь. Дайте мне знать, если вы хотите попробовать новую демоверсию!
С уважением,
Lee

Независимо от того, пишете ли вы электронное письмо для себя существующим клиентам или даже передаете своих клиентов кому-то другому, важно иметь правильные компоненты: твердую тему, позитивное введение, четкое и понятное сообщение. лаконичный текст, дружелюбная подпись и фирменная подпись электронной почты.Прочитав вводное письмо к образцу клиента, вы должны почувствовать, что ему нужно знать.

Вы всегда можете найти образец электронного письма компании для клиента, пример того, как представиться в образце электронного письма клиентам, или образец электронного письма для клиента, чтобы создать на его основе свое электронное письмо.

Business Introduction Email Sample

Вы все еще пытаетесь придумать, как написать идеальное электронное письмо? Иногда вам просто нужно несколько образцов или шаблонов, чтобы он действительно щелкнул.Хорошее представление о бизнесе будет довольно кратким, поэтому создать что-то подходящее не составит большого труда. Рассмотрим пример электронного письма с вводным сообщением:

Тема: Привет, Джо, добро пожаловать в ABC Corp! Вот чего вы можете ожидать.
Привет, Джо!
Спасибо за регистрацию! В ABC Corp у нас в работе много интересного. Я Сюзанна, и я буду представителем вашего аккаунта. Дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы о нашей линейке продуктов. Я просматривал ваш файл и думаю, что у меня есть для вас несколько отличных предложений.Позвоните мне по телефону 555-555-5555 с 8:00 до 17:00, чтобы обсудить.
С уважением,
Suzanne

Это кратко, говорит Джо, каков следующий шаг, и гарантирует, что он сможет связаться со своим представителем по работе с клиентами, если ему понадобится. Теперь рассмотрим это электронное письмо:

Тема: Добро пожаловать в ABC Corp.
Кому это может быть интересно:
Спасибо за регистрацию в нашей компании. В ABC Corp мы гордимся своим обслуживанием клиентов, ценностью и качеством. У нас есть много различных продуктов и услуг, которые вы можете попробовать, ознакомьтесь с ними здесь: ABC Corp Product Link.
Suzanne
Служба поддержки клиентов

Это по-прежнему профессиональное и вежливое письмо. Но у него есть некоторые критические недостатки, как пример «как представиться в электронном письме». В нем говорится о компании, но не обсуждаются потребности клиента, и он не дает клиенту точки контакта или того, что им на самом деле следует делать дальше: он просто предлагает им проявить свою инициативу и взглянуть на ссылка на сайт.

Вот несколько дополнительных ресурсов:

  • Ресурс электронной почты The Balance, в котором рассказывается, как представиться в примере электронной почты и как представить кого-то в образце электронной почты.
  • Образцы шаблонов. Вы можете просмотреть и использовать образец PDF-файла или шаблон вводного письма компании вместо того, чтобы составлять свой собственный.

Как видите, если вы изо всех сил пытаетесь составить черновик электронного письма, вы всегда можете найти что-то конкретное, например, образец электронного письма для самостоятельного ознакомления с работой в первый день или шаблон электронного письма с введением в бизнес, и продолжить работу.

При составлении идеального вступительного письма вам необходимо подчеркнуть, что вы готовы удовлетворить потребности клиентов, а также предоставить им ключевую информацию о том, как с вами связаться и каким должен быть их следующий шаг.Однако не обязательно начинать с нуля. В Интернете есть множество ресурсов, где вы можете просмотреть шаблоны и образцы.

0 thoughts on “Как представиться в деловом письме: Новые правила деловой переписки: как эффективно решать задачи с помощью писем”

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *