Номенклатура кадровых документов и сроки хранения: Номенклатуры дел кадровой службы

By alexxlab Posted on 08.04.197431.01.2022 Category :

Разное

Содержание

Номенклатуры дел кадровой службы

1	2	3	4	5
*1. Работа с персоналом*
1-01	Штатное расписание	Пост. ст.71а	Упр. по работе с персоналом
1-02	Список (штатно-списочный состав) работников	Пост. ст.74	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-03	Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка)	Пост. ст.27а	Упр. по работе с персоналом
1-04	Должностные инструкции	50 л. ст.77а	Упр. по работе с персоналом
1-05	Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные	50 л. ст.19б	Упр. по работе с персоналом
1-06	Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках	5 л. ст.19б	Упр. по работе с персоналом
1-07	Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные	50 л. ст.695а	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-08	Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках	5 л. ст.695ж,з	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-09	Личные карточки работников (форма № Т-2)	50 л. ст.658	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-10	Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др. )	Пост. ст.656а, 666	Упр. по работе с персоналом
1-11	Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)	50 л. ст.656б, 666	Упр. по работе с персоналом
1-12	Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним	50 л. ст.695б	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-13	Трудовые книжки	До востребования, ст.664	Упр. по работе с персоналом	невостребов анные -75 л.
1-14	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	75 л. ст.695в	Упр. по работе с персоналом
1-15	Заявления о выдаче справок с места работы	5 л. ст.253	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-16	Графики предоставления отпусков	1 г. ст.693	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-17	Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства	5 л. ст.898	Упр. по работе с персоналом
1-18	Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним	5 л. ст.909	Упр. по работе с персоналом	после истечения срока действия договора
1-19	Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала	5 л. ст.443	Упр. по работе с персоналом	после истечения срока действия договора
1-20	Резюме кандидатов на вакантные должности	5 л. ст.652, 663	Упр. по работе с персоналом
1-21	Листы интервью с кандидатами на вакантные должности	5 л. ст.652, 663	Упр. по работе с персоналом
1-22	Договоры об обучении	5 л. ст.443,721	Упр. по работе с персоналом	после истечения срока действия договора
1-23	Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов	До минования надобности ст.712б	Упр. по работе с персоналом
1-24	Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании	5 л. ст.708	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-25	Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению	До востребования ст.664	Упр. по работе с персоналом	невостребованные -75 л.
1-26	Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании	До замены новыми ст.701б	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-27	Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям	5 л. ст.705	Упр. по работе с персоналом
1-28	Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации	5 л. ст.719, 733	Упр. по работе с персоналом	в электронном виде
1-29	Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами	Пост. ст.173, 648	Упр. по работе с персоналом
1-30	Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений	5 л. ст.176	Упр. по работе с персоналом
1-31	Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников)	3 г. ст.913	Упр. по работе с персоналом
1-32	Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников	5 л. ст.910	Упр. по работе с персоналом
*2. Охрана труда*
2-01	Инструкции по охране труда и технике безопасности	Пост. ст.27а	Гр. охраны труда
2-02	Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда	45 л. ЭК ст.602	Гр. охраны труда
2-03	Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении	5 л. ЭК ст.603	Гр. охраны труда
2-04	Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 л. ст.608	Гр. охраны труда
2-05	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций	До замены новыми ст.619	Гр. охраны труда
2-06	Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности	5 л. ст.624	Гр. охраны труда
2-07	Протоколы аттестации по технике безопасности	5 л. ст.625	Гр. охраны труда
2-08	Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу)	10 л. ст.626а	Гр. охраны труда
2-09	Журнал инструктажа по технике безопасности	10 л. ст.626б	Гр. охраны труда
2-10	Журнал проведения аттестации по технике безопасности	5 л. ст. 626в	Гр. охраны труда
2-11	Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором	Пост. ст.173а	Гр. охраны труда
2-12	Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах	10 л. ст. 1406**	Гр. охраны труда
2-13	Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности	5 л. ЭК ст.605, 607	Гр. охраны труда	в электронном виде и на бумажных носителях
2-14	Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров	Пост. ст.645а	Гр. охраны труда
2-15	Сведения об авариях и несчастных случаях	5 л. (1) ЭК ст.629	Гр. охраны труда	(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост.
2-16	Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий	Пост. ст.630	Гр. охраны труда

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

изменились сроки хранения документов — Государственный архив Хабаровского края

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (зарегистрировано в Минюсте России 6 февраля 2020 г. № 57449). Исполнение требований Перечня 2019 г. в части состава документов и определения сроков их хранения обязательно для организаций всех форм собственности независимо от сферы их деятельности. Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, с указанием сроков хранения.

Отдельным приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступила в действие 25.02.2020.

Перечень включает 657 статей, 154 из них определяют для документов постоянный срок хранения. Появились новые разделы: «Противодействие коррупции», «Обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций» и другие. В новый перечень не вошли документы, отражающие деятельность первичных профсоюзных организаций и иных общественных организаций; по организации досуга.

Документ также предусматривает изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов. Срок хранения документов, отражающих трудовую деятельность, теперь будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: завершенные до 1 января 2013 по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после указанной даты, хранятся 50 лет, т.е. сроки хранения документов по личному составу длительного хранения в новом Перечне приведены в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат – в случае отсутствия лицевых счетов.

Организациям необходимо опираться на приведенный в Перечне видовой состав документов и применять установленные Перечнем сроки их хранения не только при подготовке номенклатур дел, но и согласно Инструкции по применению Перечня, при составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Работниками Государственного архива Хабаровского края подготовлен учебно-методический материал, который позволит специалистам делопроизводственных служб более детально ознакомиться с Перечнем, правильно составить номенклатуру дел и определить сроки хранения документов.

Для получения материалов и методической литературы необходимо оформить заявку в произвольной форме и отправить ее по e-mall [email protected].
Телефон для уточнения информации: 21-00-42, Федоряка Жанетта Николаевна, заведующий сектором научно-методической и образовательной работы.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа*	Примечания
1	2	3	4
8. 1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
648	Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами	Пост.
649	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 л. ЭПК
650	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 л.
651	Переписка о переводе работников в другие организации	3 г.
652	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 л. ЭПК
653	Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год	Пост.
654	Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
655	Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:		(1) После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г. (1)
656	Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):		(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве
	а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания	Пост. **
	б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих	75 л. ЭПК
657	Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
658	Личные карточки работников, в т.ч., временных работников	75 л. ЭПК
659	Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом	75 л.
660	Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
661	Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел	5 л. ЭПК
662	Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников	75 л. ЭПК
663	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу	3 г.
664	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (1)	(1) Невостребованные –75 л.
665	Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 л.
666	Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных	75 л. ЭПК
667	Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу	75 л.
668	Командировочные удостоверения	5 л. (1)	(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.
669	Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников	5 л. ЭПК (1)	(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
670	Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним	Пост.
671	Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел	75 л. ЭПК
672	Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей	3 г. (1)	(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей
673	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г.
674	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 л. ЭПК
675	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников	5 л. ЭПК
676	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок	5 л. (1)	(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК
677	Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок	5 л.
678	Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов	Пост.
679	Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов	5 л. (1) ЭПК	(1) После урегулирования конфликта
680	Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов	Пост.
681	Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими	5 л. ЭПК
682	Документы (заявления, служебные записки, заключения и др. ) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих	Пост.
683	Журналы регистрации:
	а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 л.
	б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими	5 л.
	в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих	Пост.
	г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов	5 л.
684	Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих	Пост. (1)	(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
685	Списки:		(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
	а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Пост. **
	б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Пост. **
	в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Пост. **
	г) работников	75 л.
	д) прошедших аттестацию	5 л.
	е) подлежащих воинскому учету	3 г.
	ж) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми
	з) получающих персональные ставки, оклады	10 л. (1)
	и) обучающихся без отрыва от производства	5 л.
	к) работников, ушедших на пенсию	5 л.
	л) лиц, выезжающих за границу	5 л.
686	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г.
687	Переписка об оформлении командировок	5 л. (1)	(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
688	Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации	5 л.
689	Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз	5 л.
690	Переписка по воинскому учету работников	3 г.
691	Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 л.
692	Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе	5 л.
693	Графики предоставления отпусков	1 г.
694	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 г.
695	Книги, журналы, карточки учета:		(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки – 10 л.
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 л.
	б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений	75 л.
	в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	75 л.
	г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	5 л.
	д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	5 л.
	е) лиц, подлежащих воинскому учету	3 г. (1)
	ж) отпусков	3 г.
	з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 л.(2)
	и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	75 л.
	к) выдачи командировочных удостоверений	5 л.
	л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов	5 л.
8. 2. Установление квалификации работников
696	Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	15 л. (1) ЭПК	(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
697	Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
698	Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
699	Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 л. ЭПК
700	Квалификационные требования:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
701	Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
702	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 л.
703	Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий	5 л.
704	Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала	75 л. ЭПК
705	Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов	5 л.
706	Журналы регистрации, выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории	5 л.
707	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 г.
8.3. Повышение квалификации работников
708	Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации	5 л. ЭПК
709	Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации	5 л.
710	Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
711	Учебные планы, программы, задания:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
712	Учебно-методические пособия:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
713	Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 л. ЭПК
714	Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов	1 г. (1)	(1) После замены новыми
715	Стенограммы лекций преподавателей	10 л. ЭПК
716	Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
717	Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	3 г.
718	Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами	3 г.
719	Планы повышения квалификации работников:
	а) по месту составления и утверждения	5 л.
	б) в других организациях	До минования надобности
720	Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников	5 л.
721	Договоры о повышении квалификации работников	5 л. (1)	(1) После истечения срока действия договора
722	Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	3 г.
723	Журналы учета занятий учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
724	Книги учета контрольных работ	3 г.
725	Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
726	Ведомости учета часов работы преподавателей	5 л. (1)	(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
727	Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов	3 г. (1)	(1) После замены новыми
728	Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов	1 г.
729	Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам	5 л.
730	Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей	5 л. ЭПК
731	Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий	1 г.
732	Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л. (1)	(1) После окончания обучения
733	Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л.
734	Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л.
8. 4. Награждение
735	Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий:
	а) в награждающих организациях	Пост.
	б) в представляющих организациях	75 л. ЭПК
736	Журналы учета выдачи государственных, муниципальных и ведомственных наград	Пост.
737	Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными	До востребования (1)	(1) Невостребованные – 75 л.
738	Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями	Пост.
739	Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций	75 л. ЭПК
740	Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:
	а) в награждающих организациях	Пост.
	б) в других организациях	75 л. ЭПК
741	Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных	Пост.
742	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 л. ЭПК
743	Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград	Пост.
744	Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
745	Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград	Пост.
746	Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
747	Книга Почета организации	Пост. **

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.

Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации

В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.

Таким документом является приказ Росархива «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20. 12.2019 № 236 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.

Руководство компании должно решить:

передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.

Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений)

В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:

Раздел 1. 3, куда включены штатное расписание и положение о структурных подразделениях (хранятся постоянно), штатные расстановки (хранятся 50/75 лет), номенклатура должностей (хранится 5 лет) и др.
Раздел 7.1, где нашли отражение перечни профессий, коллективные договоры (хранятся постоянно), правила внутреннего распорядка (хранятся 1 год) и др.
Раздел 7.2 «Нормирование и оплата труда», где описаны нормы выработки (хранятся 1 год), журналы учета рабочего времени, документы о премировании (хранятся 5 лет) и др.
Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы о проведении СОУТ (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 50/75 лет), сведения об авариях (хранятся 45 лет) и др.
Раздел 8.1 где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 50/75 лет) и др.
Раздел 8.2 «Противодействие коррупции», где перечислены различные документы, связанные с исполнением закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (большинство документов хранится 5 лет).
Раздел 8.3 «Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации»: аттестационные заключения (хранятся 10 лет), документы о повышении квалификации (хранятся 5 лет) и др.
Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся постоянно) и др.

Отдельные сроки хранения документов могут быть закреплены и в других нормативных актах. Так, абз. 6 ст. 230, абз. 2 ст. 230.1 ТК РФ обязывают работодателя сохранять 2-й экземпляр утвержденного им акта расследования несчастного случая (обычного, группового, тяжелого, со смертельным исходом) вместе с материалами расследования на протяжении 45 лет.

Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно. В ситуациях, когда срок хранения кадрового документа, установленный на уровне закона, отличается от срока в Перечне, применяются нормы закона.

Кто принимает решение о сохранении документов

Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе.

Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Остается только отобрать нужные бумаги и рассортировать их по группам.

Законом № 125-ФЗ предусмотрена необходимость определения сроков хранения тех или иных документов постоянно действующими экспертными комиссиями. В функции экспертной комиссии входит отбор документов:

Также члены комиссии проводят экспертизу документов для установления их ценности.

В состав комиссии назначаются квалифицированные специалисты организации в сфере делопроизводства, один из представителей руководящего звена и представитель архивного учреждения.

Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации

Срок временного хранения документов по личному составу — не менее 50 лет. Но не всякая организация столько проработает. Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании.

Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).

Эти лица должны воспользоваться действующим договором с архивным учреждением или заключить таковой. Но в архив не примут несистематизированные документы, так что их придется упорядочить и описать. Все переданные в архив документы находятся там до истечения сроков хранения.

ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне. Большим подспорьем в работе по установлению сроков сотруднику кадровой службы служит Перечень, но его использование не отменяет обязанность отслеживать изменения в законодательстве относительно изменения правил документооборота.

При этом следует помнить, что при составлении перечня его разработчики руководствовались ценностью документов для государства и его представительских органов. А в интересах самой организации может понадобиться установить более длительный срок хранения, чем это предусмотрено перечнем, особенно когда речь идет об 1 или 3 годах.

Если же на документ ссылаются при рассмотрении спора в суде, то его уничтожение никак невозможно до окончания разбирательства, какими бы короткими ни были установленные сроки хранения.

Еще больше материалов по теме – в рубрике «Кадровые документы».

Номенклатура дел организации 2021 с новыми сроками хранения

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

Положением о создании организации либо Уставом.

Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.

Штатным расписанием на текущий год.

Номенклатурой дел прошлых лет.

Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).

Регистрационными формами учреждения.

Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.

Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;

уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;

облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;

обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.

Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2020 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита	Содержание
Индекс	Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
Наименование	Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц хранения	Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки хранения	Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
Примечания	Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2020 году

Скачать

Где хранить

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

Первый экземпляр хранится в канцелярии.

Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.

Третий используется в архиве компании.

Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.

Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Актуальные образцы

Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел.

Скачать

Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения. Мы составили его для некоммерческой организации.

Скачать

И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения.

Скачать

Штат Нью-Джерси — Казначейство штата Нью-Джерси

Главный государственный медицинский эксперт — округ

C463000-001

15.

04.2021

Настройщик — округ

C260000-004

19.08.2010

Аэропорты — муниципальные

М670000-001

21.03.1984

Аэропорты — округ

C970000-001

21.03.1984

Управление архивами и записями — округ

C530000-001

21.03.1984

Управление архивами и записями — Муниципальный

М2-001

18.12.2008

Избирательная комиссия и руководитель избирательной комиссии — округ

C440000-004

10.11.2010

Совет избранных землевладельцев — округ

C320000-001

20.10.1982

Комиссия по мостам — округ

С120000-001

19.

04.2007

Инспектор по строительству — местный чиновник по строительству

М1-006

10.11.2010

Секретарь округа и регистрации сделок

С100000-008

15.07.2015

Клерк — муниципальный

М200000-009

16.03.2017

Апелляционный совет по строительству — округ

C470000-001

20.10.1993

Адвокат — округ

C350000-001

18.01.1984

Комиссии по культуре и наследию — муниципальные

М260000-001

16.10.1991

Комиссии по культуре и наследию — округ

C460000-001

16.

10.1991

Центр задержания/тюрьма – округ

C280000-002

16.06.2005

Центр содержания под стражей для несовершеннолетних — округ

C330000-001

08.04.1985

Управление чрезвычайными ситуациями — Муниципальное

М680000-003

20.08.2000

Управление чрезвычайными ситуациями — округ

C500000-003

20.08.2000

Инженерный отдел — Муниципальный

М630000-003

15.07.2004

Инженерный отдел — Округа

0-003

15.07.2004

Пожарная академия

C4-001

21.

01.1999

Пожарные части

М180000-002

17.03.2011

Медицинские учреждения — по всему штату

С462000-001

19.08.2010

Учреждения здравоохранения — муниципальные

М650000-006

19.09.2002

Медицинские учреждения — округ

С940000-007

15.04.2021

Департамент здравоохранения — муниципальный

М640000-004

17.03.2011

Департамент здравоохранения округа

С920000-004

17.03.2011

Жилье и развитие — Муниципальный

М500000-002

08.06.2015

Жилье и развитие — округ

C810000-001

20.

03.2008

Социальные службы — муниципальные

М610000-002

17.03.2011

Социальные службы — округ

C420000-002

17.03.2011

Социальные службы: ветеранские службы — округ

C3-002

24.02.1985

Генеральный инспектор — муниципальный

М580000-001

21.10.2010

Генеральный инспектор — округ

C580000-001

19.05.2011

Страховая комиссия — муниципальная

М210000-001

14.10.1999

Комиссия по страхованию — Графство

C560000-001

14.

10.1999

Юридический отдел — муниципальный

М150000-002

20.01.2011

Комиссия по уничтожению комаров — Графство

C430000-001

15.10.1986

Лига муниципалитетов Нью-Джерси

М980000-001

21.06.2012

Парковая комиссия — Муниципальный

М240000-003

21.06.2012

Парковая комиссия — округ

С300000-002

19.06.2008

Советы по планированию и зонированию — муниципальные

М140000-004

19.05.2011

Советы по планированию и территориальному управлению — округ

C800000-002

09.

11.2006

Полицейская академия

C450000-002

14.06.2012

Полицейские управления — муниципальные

М0-009

06.12.2021

Департаменты полиции округа

C540000-005

28.06.2012

Прокуратура округа

С310000-003

20.05.2004

Прокуратура — Муниципальная

М170000-001

18.03.1999

Общественный центр искусств и музей

М230000-001

15.02.2007

Общественное, образовательное и государственное телевидение – муниципальное

М220000-001

16.08.

2007

Публичная библиотека — муниципальная

М6-003

	16.05.2002
Публичная библиотека — округ	C600000-003	16.05.2002
Общественные работы — муниципальные	М660000-002	16.10.1991
Общественные работы — округ	С960000-002	16.10.1991
Офис шерифа — округ	C210000-002	17.05.2012
Суррогатная мать — см. веб-сайт судебных органов
Налоговый инспектор — Муниципальный	М120000-001	24.07.2008
Налоговый инспектор — округ	C930000-001	02. 06.2003
Сборщик налогов — муниципальный	М160000-003	17.03.2005
Налогообложение, Совет округа	C250000-002	20.06.2002
Городская предпринимательская зона (УЭЗ) — Муниципальный	М930000-001	21.06.2012
Коммунальные службы и органы власти — муниципальные	М 0-003	27.09.2012
Коммунальные службы и органы власти — округ	C550000-002	11.10.2012
Меры и весы — муниципальные	М620000-001	16.10.1991
Меры и весы — округ	C400000-001	16. 10.1991
Департаменты социального обеспечения и советы социальных служб — округ	C980000-008	18.07.2013
Департаменты социального обеспечения — муниципальные	М400000-004	17.09.2009

Настройка записей сотрудников и личных дел

Федеральные законы определяют период времени, в течение которого должны храниться определенные записи о сотрудниках, но не определяют, как долго должно храниться все личное дело.Законы некоторых штатов требуют, чтобы личные дела сохранялись в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника. Сроки хранения варьируются от 60 дней до трех лет после расторжения.

Умная работа

Наилучшей практикой будет сохранение необходимых записей и личного дела в течение семи лет после увольнения любого сотрудника. Одна из причин для этой рекомендации заключается в том, что ваш бизнес может быть призван предоставить справку о трудоустройстве для сотрудника в будущем или может быть вовлечен в спор по поводу причины увольнения.

Другие трудовые книжки, которые регулярно ведутся работодателями, но не указаны конкретно в федеральных требованиях, включают:

трудовая книжка
оценки производительности
дисциплинарные дела
личных благодарностей
больничных дней
дней отпуска
зачислений на льготы
обозначение бенефициаров
отчеты об удержании заработной платы
протоколы справочных проверок
информация о компенсации работникам
медицинские записи
информация о проверке на детекторе лжи

Кому разрешено просматривать личные дела?

Как нет федерального закона о ведении личного дела, так нет и федеральных законов о том, кто получает к нему доступ, хотя информация, которую вы собираете о сотрудниках, является конфиденциальной, и мало кто должен иметь к ней доступ.

Однако в ряде штатов были приняты законы, ограничивающие или иным образом регулирующие доступ сотрудников к личному делу. Поэтому ограничения, которые вы можете наложить на доступ, вполне могут регулироваться законодательством штата.

Наконечник

Однако имейте в виду, что, несмотря на технические проблемы владения, личное дело содержит информацию о сотруднике, которая может повлиять на его будущее. Этот сотрудник часто хочет знать информацию, содержащуюся в файле, является ли информация правильной и кому эта информация будет показана.Мы рекомендуем, независимо от того, находится ли ваша компания в юрисдикции, требующей доступа сотрудников, предоставить разумный доступ к персональным файлам в рамках политики принципиально справедливого обращения с сотрудниками.

Обратитесь к нашей карте штата за информацией о доступе вашего штата к личным файлам.

Если вы решите разрешить доступ к личным файлам, вы можете рассмотреть следующие ограничения:

Ограничьте частоту доступа до указанного количества раз в год или до «разумной» частоты доступа.
Требовать предварительных запросов на доступ, чтобы у вас было время просмотреть файл или перенести файл из компьютерного файла в бумажный.
Укажите время или место просмотра файла так, чтобы он как можно меньше мешал рабочему времени как сотрудника, так и работодателя.
Требовать, чтобы личное дело просматривалось только в вашем присутствии или в присутствии назначенного вами лица, чтобы защитить целостность и содержимое файла.

Можете ли вы ограничить доступ к информации для сотрудников? Законодательство штата может разрешить вашей компании ограничивать информацию, к которой должен быть предоставлен доступ сотруднику. Однако вы можете предоставить доступ к большему количеству информации, чем требуется штату. Как правило, сотрудникам должен быть предоставлен доступ к информации, используемой вами для определения квалификации сотрудников для приема на работу, продвижения по службе и дополнительной компенсации, а также информации о дисциплинарных взысканиях и увольнениях.

В некоторых штатах разрешено скрывать от сотрудников доступ к определенным типам информации, включая определенные медицинские записи и информацию о других сотрудниках. Если в вашем штате проблема не решается, вы можете решить ее так, как, по вашему мнению, лучше всего отвечает интересам вашего бизнеса.

Может ли сотрудник скопировать файл? Как правило, сотрудник может либо сделать копию, либо запросить копию всей или части информации, содержащейся в личном деле сотрудника.В некоторых штатах разрешается взимать с работника плату за изготовление копий. Вы также можете указать, может ли сотрудник делать копии или он может запросить копию только у вас.

Что делать, если сотрудник не согласен с информацией в файле? Законы нескольких штатов касаются процедуры, которой вы должны следовать. В каком бы состоянии ни находилась ваша компания, вы должны установить политику, которой следует следовать в таком случае.

Как правило, если сотрудник не согласен с информацией, содержащейся в личном деле сотрудника, удаление или исправление информации может быть согласовано между вами и сотрудником. Если вы не можете договориться об удалении или исправлении, сотруднику должно быть разрешено представить письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Заявление становится постоянной частью личного дела сотрудника и должно сопровождать любую передачу или разглашение этого файла любому другому лицу, которому разрешено его просматривать.

Кто еще может видеть файл? Как правило, только другим руководителям или менеджерам, если таковые имеются, в бизнесе может быть разрешен доступ к файлам только в случае служебной необходимости.

Если против вашей компании подан иск, у вас есть возможность защитить интересы конфиденциальности других сотрудников, отказавшись предоставить информацию о личном деле, запрошенную в иске, до тех пор, пока не будет принуждена повесткой в суд. Но даже в этом случае вы должны настаивать на том, чтобы порядок был как можно более узким и чтобы любая запрашиваемая информация имела прямое отношение к обвинениям в иске.

Если правительство проверяет вас на соответствие определенным требованиям к ведению документации, а записи находятся в личных делах, то они получают все досье, если только вы не выберете нужные им части по отдельности.

Ведение учета | АДП

Работодатели должны записывать и сохранять указанную информацию и записи, чтобы продемонстрировать соблюдение положений Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA), касающихся минимальной заработной платы, сверхурочной работы, равной оплаты и детского труда.

Пересмотреть федеральные требования к ведению документации для всех несельскохозяйственных работников.

Для каждого сотрудника, ПОКРЫВАЕМОГО FLSA:

Срок хранения: 3 года Требуемая информация и записи:

Название Адрес
Дата рождения
Пол, род занятий
Дни рабочей недели
Если платный O/T. .. обычная ставка оплаты и исключения
Основа заработной платы
Отработанные часы
Прямой заработок
Еженедельная оплата сверхурочной работы
Удержания и надбавки к заработной плате
Охватываемый период оплаты
Даты оплаты
Выплата заработной платы по периодам оплаты
Платеж задним числом
Кроме того, справки о заработной плате, профсоюзные соглашения и документы о пенсионном плане.

Дополнительные записи:

Срок хранения: 2 года Требуемая информация и записи:

Тайм-карты
Таблицы ставок заработной платы
Графики рабочего времени
Оценки работы и т. д.

За каждого «белого воротничка», ИСКЛЮЧЕННОГО от FLSA:

Срок хранения: 3 года Требуемая информация и записи:

Руководящие, административные, профессиональные и внешние торговые работники освобождаются от сверхурочной работы и требований минимальной заработной платы FLSA.Записи хранятся для обоснования заявленного освобождения, в том числе:

Основа заработной платы освобожденного работника (например, 500 долларов в неделю)
Общая сумма вознаграждения (сумма заработной платы плюс дополнительные льготы)

За каждого работника выплачивается СУММИНИМАЛЬНАЯ ставка заработной платы:

Срок хранения: 3 года Требуемая информация и записи:

Квалифицированные учащиеся, стажеры и работники-инвалиды, например, могут быть наняты по ставкам ниже минимальной заработной платы.Однако работодатель должен сначала получить надлежащее разрешение от министра труда. Сертификат должен храниться в записях работодателя в течение определенного периода с даты истечения срока действия сертификата.
Кроме того, работодатель должен идентифицировать всех сотрудников, которым выплачивается заработная плата ниже минимальной ставки, используя буквенный символ в их платежных записях, и работодатель должен сохранить доказательства, подтверждающие особые характеристики работника, которые оправдывают ставку заработной платы ниже минимальной.
Вышеуказанные требования являются дополнением к обычным требованиям к хранению документации, применимым к сотрудникам, подпадающим под действие FLSA.

Ведение учета для обоснования специальной практики оплаты/часа:

Срок хранения: 3 года Требуемая информация и записи:

Например, работодатели, которые засчитывают чаевые в счет минимальной заработной платы, должны регистрировать следующие элементы в дополнение к информации, обычно применимой к застрахованному сотруднику: сумма чаевых за неделю или месяц, сообщаемая работником, сумма зачета чаевых, количество часов работы без чаевых. и часы чаевых работы.
Другим примером является работодатель, который платит работникам на сдельной основе. В дополнение к информации, обычно требуемой для застрахованного работника, работодатель должен регистрировать каждую сдельную ставку, применимую к работнику. Работодатель должен регистрировать количество единиц, выполненных по каждой применимой ставке в течение часов, отработанных сверх установленной законом рабочей недели, а также общую еженедельную компенсацию сверхурочной работы для работника по применимой ставке.

Вернуться к началу

Записи личного дела | Отдел человеческих ресурсов и организационной эффективности

Инструкции

Департаменты могут использовать это в качестве справочного материала для нескольких записей, которые должны храниться как часть Официального личного дела (OPF) для работающих у них лиц.Недавние обновления графика хранения записей расширили типы записей и увеличили время их хранения. Полный список записей с соответствующими периодами хранения см. в Графике хранения системных записей.

Начальник отдела или аналогичный руководитель отвечает за обеспечение безопасного содержания ОБТК. Требования к конкретным записям, связанным с трудоустройством, могут потребовать, чтобы они хранились в отдельных конфиденциальных файлах с дальнейшим ограниченным доступом.Для получения дополнительной информации см. Стандартную административную процедуру 33.99.99.M0.01: Официальное личное дело.

Документы для включения в ОПФ

Трудовые книжки (относящиеся к трудовым отношениям)

Заявка на участие в программе Education Release Time и ее утверждение
Документ об альтернативном рабочем месте и разрешения
Соглашения с гибким графиком
Ежегодные обзоры производительности
Формы отзывов о производительности сотрудников
Годовой оклад или письма о назначении
Официальные меморандумы/переписка
Письменные выговоры или другие формальные дисциплинарные взыскания
Опровержение сотрудниками оценок или дисциплинарных взысканий
Сертификаты об обучении, не указанные в TrainTraq
Официальные благодарности, награды и почести
Письма об увольнении/увольнении
Контрольный список увольнения сотрудников (на рассмотрении)

Документы, хранящиеся в отдельных делах о занятости

Документы, содержащие медицинскую информацию о сотрудниках, хранятся в отдельном конфиденциальном файле.

Оставлять запросы
Запросы на отпуск по болезни и подтверждения
Документы Закона о семейном отпуске и отпуске по болезни (FMLA)
Претензии по страхованию компенсаций работникам (WCI)
Запросы/соглашения о размещении в соответствии с Законом об американцах-инвалидах (ADA)
Тесты/результаты на наркотики и алкоголь
Медицинский осмотр перед приемом на работу
Электронная почта или другая корреспонденция, содержащая медицинскую информацию о сотрудниках

Жалобы или расследования, а также любые внешние обвинения, инициированные, названные или связанные с отдельным сотрудником, хранятся в отдельном конфиденциальном файле.Документы будут связаны со следующими действиями:

Защита и соблюдение гражданских прав
Жалобы и апелляции (записи жалоб)
Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) или Гражданская комиссия штата Техас по трудовым ресурсам
Отдел прав (TWCCRD)
Любые документы, относящиеся к расследованию (например, документы из офисов Системы или Университета, свидетельские показания, записи о расследованиях)
Наложение ареста на заработную плату

Хранение записей для процессов найма персонала и временных/случайных должностей

HROE Recruitment сохраняет все документы, связанные с процессами найма. Эти документы должны быть отправлены в HROE Recruitment с использованием нашего защищенного сервера. К таким документам относятся:

Для получения дополнительной информации или вопросов обращайтесь в отдел по работе с сотрудниками по адресу [email protected] или по телефону (979) 862-4027.

График хранения записей — IEEE Legal and Compliance

Как читать и использовать это расписание хранения записей

График хранения записей — это список записей, поддерживаемых всем или частью IEEE, вместе с периодом, в течение которого должна храниться каждая запись или группа записей.Записи и документы, указанные в этой политике, включают бумажные, электронные файлы (включая электронную почту) и записи голосовой почты независимо от того, где хранится документ, включая сетевые серверы, настольные или портативные компьютеры, карманные компьютеры и другие беспроводные устройства с возможностью обмена текстовыми сообщениями.

График хранения записей содержит следующую информацию

Бизнес-функция — представляет основные бизнес-функции IEEE.

Код класса записи — Каждому классу записи в Графике хранения записей IEEE присваивается уникальный буквенно-цифровой код.При передаче файлов в неактивное хранилище (на бумажном носителе или в электронном виде) этот код используется для определения требований к хранению записей.

Имя класса записи — Имя класса записи.

Описание класса записи — краткое описание типов записей, которые относятся к каждому классу записи. Описание может также содержать перекрестные ссылки на другие родственные классы записей.

Требования к хранению — Период, в течение которого записи в этом классе записей должны сохраняться.Все сроки хранения указаны в годах.

Определите класс записи, который применяется к вашим записям. Расписания записей можно просматривать по функциям и ключевым словам, найденным в каждом функциональном расписании. Если вы не можете найти информацию об определенном наборе записей, обратитесь за помощью по адресу [email protected].

Хранить записи в течение указанного периода хранения.

Определения

ACT = Активен , как определено в Графике хранения

IND = Бессрочный — Длительный срок, указанный в законе, который не может быть точно определен заранее.IND не означает постоянный, но эти записи должны храниться не менее 10 лет с даты их создания. Эти записи должны периодически просматриваться, и решения о сохранении должны приниматься на основе класса.

МАКС. = Максимум — Хранить не более «x» лет. MAX+3 года означает, что срок хранения не должен превышать 3 лет.

CY = Текущий год — Все записи, созданные в данном году, обрабатываются так, как если бы они были созданы 31 декабря этого года.

PERM = Постоянный — записи, которые должны храниться в течение всего срока существования организации и некоторого периода после его окончания.

НАЖМИТЕ ЗДЕСЬ, чтобы просмотреть, найти или загрузить график хранения, вступивший в силу с 1 января 2021 г.

4 Правила ведения документации

Соблюдение требований к трудовой книжке — это лишь одна из многих трудоемких (и запутанных) областей, которые отвлекают вас от ведения бизнеса.Законы и нормативные акты постоянно меняются, и к тому же федеральные, государственные и местные агентства имеют отдельные полномочия по ведению вашей трудовой книжки. Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при ведении записей.

ПОДРОБНЕЕ: Что такое CPEO?

СОЗДАНИЕ ПОЛИТИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ ЗАНЯТОСТИ

Храните и уничтожайте записи о сотрудниках в соответствии с политикой хранения документации вашей компании, а также федеральными законами и законами штата, регулирующими хранение документации. Если у вас нет системы, важно обратиться за советом к своему юрисконсульту и налоговому консультанту для решения вопросов, характерных для вашего бизнеса.

Как правило, ваша политика записей должна включать определение типов записей, график хранения, место хранения, рекомендации по безопасности и конфиденциальности, а также процедуры уничтожения и аудита. Общество специалистов по кадрам (SHRM) предоставляет основу для создания политики ведения документации здесь.

Типы записей, которые нужно хранить

Вы должны вести трудовую книжку каждого сотрудника, включая записи о потенциальных кандидатах.Храните следующую информацию для каждого сотрудника:

Предварительные документы. Сюда входят резюме, заявления о приеме на работу, описания должностей, письма с предложениями и подтверждения получения справочника сотрудников вашей компании.

Трудовые документы. Примеры включают записи, связанные с выполнением работы, отзывами, продвижением по службе, компенсациями, записями посещаемости, предупреждениями и трудовыми договорами.

Разделение трудовых документов. Сюда могут входить собеседования при увольнении, заявления об увольнении и документы о безработице.

РАЗРАБОТКА ГРАФИКА ХРАНЕНИЯ ЗАПИСЕЙ

Как долго вы должны хранить записи о занятости? Существует множество различных федеральных законов и законов штатов, регулирующих записи о занятости. Работодатели должны обеспечить хранение всех документов в печатном или электронном виде в течение следующих рекомендованных периодов:

3 года. Храните комиссионные с продаж, отчеты о расходах и отчеты о новых наймах по штатам.
4 года. Ведите учет налогов на заработную плату в течение как минимум четырех лет после подачи заявки.Включите заработную плату, аннуитетные и пенсионные платежи, отчеты о чаевых, отчеты об оплате во время отсутствия из-за болезни или травмы, формы W-4, налоговые депозиты и поданные декларации.

5 лет. Планы позитивных действий и отчеты, отчеты VETS-4212 и формы OSHA 300/300A (дата публикации плюс пять лет).

6 лет. Форма 5500.

30 лет. Требуемые медицинские осмотры и записи о воздействии (OSHA).

Сохранить навсегда. Отчеты EEO-1, отчеты об отпуске USERRA и учебные пособия.

Вы можете найти полный список и подробную информацию на сайте IRS здесь.

ТРЕБОВАНИЯ К ОТЧЕТУ О ПРЕКРАЩЕНИИ

Расторжение + 3 года. Храните записи о трудоустройстве, такие как описания вакансий, уведомления о приеме на работу и объявления, заявления и резюме, оценка собеседования, результаты оценки, проверка биографических данных, проверка рекомендаций, письма с предложениями, трудовые договоры, форма I-9, формы данных EEO, дисциплинарные записи, оплата история, обзоры производительности, соглашение о переезде, заявление об отставке и формы увольнения.Также ведите записи о здоровье и льготах, такие как формы бенефициаров, выбор плана медицинского страхования, результаты тестов на наркотики, записи о помощи в образовании, отчеты об отпусках FMLA и записи о разумных приспособлениях.

Расторжение + 4 года. Записи о прямых депозитах, записи об аресте, окончательный контрольный список вычетов из заработной платы и записи о заявлениях на пособие по безработице.

БЕЗОПАСНАЯ УТИЛИЗАЦИЯ ТРУДОВЫХ ЗАПИСЕЙ

Уничтожайте бумажные и электронные личные дела и конфиденциальные данные сотрудников по истечении сроков хранения.Поскольку трудовые книжки содержат конфиденциальную и конфиденциальную информацию, работодатели должны установить специальные правила и процедуры для безопасного уничтожения записей. Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует уничтожать или стирать электронные файлы, уничтожать бумажные документы или нанимать сертифицированного подрядчика.

ДЛЯ ЗАПИСИ

Ведение кадрового делопроизводства — лишь одна из многих трудоемких областей, которые отвлекают вас от ведения бизнеса. Освобождение от сложных административных задач является одной из основных причин, по которой многие компании передают свои задачи, связанные с персоналом, на аутсорсинг профессиональной организации работодателей (PEO), сертифицированной IRS, такой как Propel HR. Эта сертификация предоставляет предприятиям еще один уровень дополнительной защиты. Если что-то пойдет не так, ответственность несет сертифицированный PEO, а не бизнес.

61: График хранения и утилизации документации

Пересмотрено: Май 2018 г.

Университет Невады в Рино соблюдает График хранения и утилизации документации NSHE. Политика находится в Руководстве по процедурам и рекомендациям BOR, глава 16.

Раздел 1. Введение

Настоящий График хранения и уничтожения документации был утвержден Попечительским советом 3 декабря 2015 г. в соответствии с Руководством Попечительского совета, Раздел 4, Глава 1, Раздел 27, и может быть изменен или пересмотрен только с одобрения Канцлера. .

Программа управления записями

Каждое учреждение и подразделение NSHE (попечительский совет, офисы канцлера и службы системных вычислений) для управления своими записями должны:

Ведение записей безопасным и экономически эффективным способом, позволяющим быстро находить и защищать информацию, содержащуюся в записи;
Воздерживаться от накопления ненужных записей, которые не являются необходимыми для надлежащего функционирования учреждения или подразделения;
Защита конфиденциальной личной информации сотрудников и студентов; и
Соблюдать график хранения записей NSHE для хранения, уничтожения и надлежащей передачи записей, имеющих архивную ценность, архивариусу учреждения или подразделения или государственному архивариусу.

График хранения записей — специальные графики

График хранения документов NSHE (График) обеспечивает управление и распоряжение документами учреждений и подразделений. Кроме того, могут существовать документы учреждения или подразделения, уникальные для ограниченных аспектов его деятельности, и, следовательно, в дополнение к Графику может быть разработан уникальный график хранения и утилизации документов. Специальный график хранения документации (Специальный график) должен быть рекомендован на утверждение ответственным за хранение документации учреждения или подразделения и главным юрисконсультом и одобрен канцлером после рассмотрения комитетом штата по документации.

Утвержденный график хранения специальной документации должен быть опубликован на веб-сайте учреждения или подразделения, а также в Руководстве по процедурам и рекомендациям NSHE.

Все учреждения и подразделения NSHE должны назначить по крайней мере одного человека в качестве ответственного за хранение документации. Сотрудник по хранению документации должен помогать учреждению или подразделению в управлении документацией в соответствии с программой управления документацией и графиком хранения документации. Сотрудник по хранению документации должен помогать персоналу в изучении и соблюдении Графика.Каждый сотрудник должен соблюдать График для записей, которые он создает и/или получает. Каждое учреждение и подразделение должны вести свои записи в соответствии с Приложением или любым Специальным приложением. С любыми вопросами, касающимися Графика, сотрудники должны обращаться к своим руководителям. При необходимости супервайзер должен обратиться к офицеру по хранению документации за помощью.

Если в учреждении или подразделении обнаруживаются документы, которые не включены в График, или в которых могут потребоваться изменения, учреждению или подразделению следует связаться с сотрудником по хранению документации, чтобы обсудить График хранения документов.Дополнения или изменения к Списку должны быть рекомендованы для утверждения сотрудником по хранению документации учреждения или подразделения и главным юрисконсультом, а также одобрены канцлером после рассмотрения комитетом по документации штата.

Руководство по удержанию

Расписание представляет собой исчерпывающий список записей с указанием для каждого официального хранилища, продолжительности хранения записей и их расположения. График определяет минимальный период времени, в течение которого перечисленные записи должны храниться, что означает, что удаление записей не должно происходить до истечения этого срока хранения.Когда минимальный срок хранения соблюден, может быть инициировано рекомендуемое распоряжение документами, например, уничтожение или передача либо в государственный архив, либо в архив учреждения/подразделения. Всем сотрудникам NSHE рекомендуется применять регулярные рутинные процедуры утилизации и не «выборочно хранить» одни записи дольше, чем другие. Могут произойти определенные события, называемые «приостановление дислокации», которые потребуют прекращения или отсрочки регулярного уничтожения, повторного использования или обычной утилизации записей.

В случае, если сотрудник считает, что запись должна быть рассмотрена для архивной проверки, он должен проконсультироваться с сотрудником по хранению документации, который должен принять окончательное решение.

Общие правила хранения электронной или бумажной документации

Записи должны храниться в наиболее эффективном с точки зрения затрат формате в соответствии с надежными принципами управления записями и любыми применимыми законами, правилами, положениями или судебными решениями. Когда документ ведется только в электронном формате, удалять его можно только после истечения срока хранения, разрешенного настоящим графиком.

Распоряжения включают:

Аудит

Когда начинается аудит вашей области или функции, любое уничтожение записей, находящихся под вашим контролем, должно быть прекращено. Во время аудита записи должны быть доступны аудиторам в соответствии с законами о конфиденциальности. После завершения и решения аудита вы можете начать распоряжаться документами в соответствии с Графиком.

Расследования

Когда вы получаете уведомление о расследовании, касающемся вашей области или функции, все записи должны быть сохранены до завершения расследования. Вам следует проконсультироваться с вашим юрисконсультом для получения конкретных рекомендаций.

Судебные разбирательства

Когда вы получаете уведомление о судебном разбирательстве или разумно ожидаете его возникновения, вы должны приостановить уничтожение или иное распоряжение всеми документами, разумно относящимися к предмету судебного Генеральный консул.

Любое уничтожение записей, относящихся к судебному удержанию, должно быть остановлено до тех пор, пока вопрос не будет решен.Вы будете уведомлены вашей системой или главным юрисконсультом, когда вопрос будет решен, и вам будет сообщено о надлежащем расположении записей. Все вопросы, касающиеся судебных разбирательств или удержаний, должны направляться главному юрисконсульту системы или учреждения.

Раздел 2. Определенные законом термины

«Административное значение» означает значение, обнаруженное в записях, которые помогают агентству выполнять свои функции. (НАК 239.575)

«Налоговая стоимость» означает стоимость, указанную в записи, касающейся финансовых операций и функций аудита, составления бюджета и бухгалтерского учета государственного агентства. (НАК 239.600)

«Юридическое значение» означает значение, обнаруженное в записи, которая содержит доказательства наличия прав, обязательств или иной правовой правоспособности. Термин включает любую запись, устанавливающую:

1. Собственность, например, в титулах или документах;
2. Права или привилегии, такие как свидетельство о браке или водительские права;
3. Обязательства, такие как контракты, договоры аренды и соглашения;
4. Правовые условия, такие как судебные решения, утвержденные законы и постановления; или
5.Действия, предпринятые руководящим органом (например, Попечительским советом, студенческим самоуправлением и советами фондов), влияющие на общественность, такие как протоколы собраний или прокламации. (НАК 239.625)

«Исследовательская или архивная ценность» означает долгосрочную историческую ценность, оставшуюся в записи, в которой административная, фискальная или юридическая ценность, возможно, истекла. (НАК 239.675)

«Официальный государственный учет» и «Незарегистрированный»

Для целей NRS 239.080, «официальная государственная запись» означает информацию, созданную или полученную государственным органом в соответствии с законом, постановлением или другим юридическим мандатом или в связи с осуществлением государственной деятельности, которая сохраняется или подходит для сохранения агентством или его законного правопреемника в качестве доказательства организации, функций, политики, решений, процедур, операций или другой деятельности государственного органа, включая, помимо прочего, все документы, неопубликованные книги, карты, фотографии, машиночитаемые материалы, включая аудио- и аудиовизуальные материалы, или другие документальные материалы, независимо от физической формы или характеристик.
Фраза не включает нерекордные материалы. Незаписываемые материалы включают, помимо прочего:
1. Изданные книги и брошюры, книги и брошюры, напечатанные в государственной типографии, блокноты для ответов на телефонные звонки или другие неофициальные записи, настольные календари, стенографические тетради после расшифровки содержащейся в них информации, неиспользованные бланки, за исключением бюллетеней, и как указано в график хранения, брошюры, информационные бюллетени, журналы, газеты, за исключением тех выдержек, которые используются в качестве доказательства публикации, альбомы для вырезок, физическое имущество, артефакты, библиотечные и музейные материалы, сделанные или приобретенные и сохраненные исключительно для справочных или выставочных целей, дополнительные копии документов, сохраненные только для удобства справок или запасов публикаций и обработанных документов.
2. Рабочие документы, используемые для сбора или компиляции данных, или черновики, разработанные на основе этих рабочих документов, за исключением случаев, когда проведенная оценка указывает на то, что рабочие документы или черновики имеют юридическую, финансовую, исследовательскую или архивную ценность. (НАК 239.705)

Уничтожение недокументированных документов

Незапись может быть уничтожена, если иное не запрещено законом, в любое время без планирования уничтожения.

Форма официальных отчетов

Официальная запись может быть в электронном или цифровом виде, на оригинальной бумаге или может быть цифровым заменителем по усмотрению официального репозитория.

Раздел 3. Обязанности Попечительского совета

НАК 239.745

Попечительский совет должен установить программу управления записями. Попечительский совет должен предоставить помещение для хранения записей в каждом кампусе системы высшего образования штата Невада. Записи каждого учреждения должны оставаться в этом учреждении и храниться им. Попечительский совет должен предоставить Отделу общую информацию, касающуюся работы объектов, такую как имена, адреса и номера телефонов лиц, управляющих программой в каждом кампусе.В соответствии с такой программой каждая серия записей, произведенных и хранимых учреждением системы высшего образования штата Невада, должна быть инвентаризирована, оценена и занесена в расписание по формам, утвержденным Отделом. Результаты инвентаризации и оценки должны быть представлены в Отдел для рассмотрения. Отдел должен представить графики системы высшего образования штата Невада на утверждение Комитета.
Попечительский совет должен обеспечить сохранение документов системы высшего образования штата Невада, имеющих юридическую, исследовательскую или архивную ценность.Если иное не предусмотрено в этом подразделе, эти записи должны храниться в помещениях, соответствующих стандартам, изложенным в NAC 239.740, или передаваться в Государственный архив.

Раздел 4. Кто должен читать эту политику

Все члены сообщества NSHE.

Раздел 5. Процедуры — учреждение/подразделения

Обязанности по управлению записями

Администратор или назначенное лицо каждого учреждения или подразделения должен сделать следующее:
1. Внедрение методов ведения документации в учреждении или подразделении;
2. Убедитесь, что методы управления записями соответствуют этой политике.
3. Оказание помощи сотрудникам учреждения или подразделения в понимании надежных методов ведения документации.
4. Сохранение неактивных записей юридического, налогового, административного или исторического значения. Эти записи должны быть переданы в соответствующие архивы.
5. Убедитесь, что доступ к конфиденциальным файлам ограничен. Долгосрочные ограничения доступа к избранным архивным документам следует уточнять при их передаче в соответствующие архивы.
6. Установите годовой период для проверки и надлежащего удаления записей.
Департаменты и отделы, которые ведут учет учреждений или подразделений, несут ответственность за следующее:
1. Внедрите методы управления записями, указанные в этой политике.

Раздел 6. Объяснение столбцов графика хранения записей

Четыре столбца в графике хранения записей описаны ниже.

Столбец 1 описывает различные типы записей, которые могут включать:

Запись: Любая форма записанной информации, независимо от физических характеристик, которая создана, получена, записана, сохранена или законно сохранена в ходе деятельности учреждения или подразделения или в рамках юридических обязательств.Записи учреждения/подразделения служат свидетельством организации, функций, политики, решений, процедур, операций, транзакций или другой деятельности учреждения или подразделения.
Незарегистрированные: Незарегистрированные материалы включают, помимо прочего, опубликованные материалы, напечатанные правительственной типографией, неофициальные заметки, неиспользованные бланки, кроме бюллетеней, брошюры, информационные бюллетени, журналы, каталоги, прайс-листы, черновики, копии для удобства, рекламные объявления. специальные отчеты, справочные материалы, не относящиеся к конкретному проекту, и любая другая документация, не являющаяся протоколом официального действия государственного органа.К незарегистрированным относятся формы, базы данных, резервные файлы, рабочие документы, используемые для сбора или компиляции данных, или черновики, разработанные на основе этих рабочих документов, если только оценка, проведенная учреждением/подразделением или государственным архивистом, не указывает на то, что рабочие документы или черновики имеют юридическую, фискальная, исследовательская или архивная ценность; и Проекты или документы, которые явно предваряют принятие решений или совещательные.
Временные: Документы, включая телефонные сообщения, некоторые сообщения электронной почты, черновики и другие документы, которые служат для передачи информации временного значения, имеют очень краткосрочную административную, юридическую и/или финансовую ценность и должны быть утилизированы надлежащим образом после истечения срока административного, юридического или фискального использования.
- Как правило, удержание не является фиксированным периодом времени и определяется событием; это может быть как несколько часов, так и несколько дней или недель. Временная запись считается не записью, которая может быть уничтожена или утилизирована в любое время, если только уничтожение не запрещено иным образом или если она не подлежит юридическому удержанию.
Примечание: Если запись относится более чем к одной категории, преимущество имеет более длительный период. Предостережение: Департаменты и отделы, не являющиеся официальными хранилищами, не обязаны хранить дубликаты или несколько копий записей.Однако уничтожение таких дубликатов или копий должно осуществляться безопасным способом, если они конфиденциальны.
Предостережение: Для некоторых записей, например, в клинической практике, установлены правила уничтожения, основанные на том, когда они сканируются электронным способом. Такие специальные политики имеют приоритет над этой общей политикой.

Что такое электронная почта? Электронная почта — это не тип записи, а средство передачи информации, аналогичное почтовой службе США. Его сохранение основано на содержании сообщения электронной почты, а не на том факте, что это сообщение электронной почты.

Сообщение электронной почты (электронной почты) состоит из следующих компонентов:

текстовое сообщение
метаданные (Кому, От, Тема, Время, Дата, Система и т. д.)
вложения

Электронная почта в значительной степени взяла на себя роль «общей корреспонденции» и меморандумов, а также телефонных сообщений. Если сообщение электронной почты соответствует критериям записи, оно должно управляться в соответствии с Расписанием.

Управление электронной почтой: Ключом к эффективному управлению электронной почтой является избавление от незаписей и любых временных/временных записей, которые изжили свою административную/юридическую/фискальную ценность, как можно быстрее, чтобы только те электронные письма, которые необходимо управляться на постоянной основе. К управлению электронной почтой следует подходить так же, как к работе с обычной почтой на работе и дома

Откройте сообщение электронной почты и просмотрите содержимое документа; это может означать тщательное прочтение документа, но обычно требуется лишь беглый взгляд на документ, строку темы и/или отправителя, чтобы определить:
- Это незапись и должна быть немедленно удалена, точно так же, как незаписанная «мусорная почта» выбрасывается в мусорное ведро или мусорную корзину.
- Это временная/временная запись , от которой следует избавиться, как только информация перестанет иметь административное, юридическое или фискальное значение. Папка «Transient/Transitory» или подпапка в серии для переходных/временных сообщений может быть создана для облегчения управления этими записями
- Это запись , поэтому ее следует поместить в соответствующую папку по типу/серии записей, проекту, сроку хранения или другой схеме хранения, которая работает для офиса/организации и позволяет этому подразделению эффективно управлять жизненным циклом запись.

Столбец 2 определяет официальный репозиторий для каждой записи.

Официальный репозиторий: Подразделение, отдел или подразделение, ответственное за хранение и своевременное уничтожение определенных типов документации учреждения или подразделения, или которое является офисом окончательного действия или окончательного решения. Такая ответственность возлагается на администратора подразделения, отдела или отдела или на назначенное им лицо.
Архивы учреждения/подразделения: Офис, отдел или подразделение, ответственное за сбор и сохранение документов, имеющих историческую, юридическую, финансовую и административную ценность.Он обеспечивает постоянное хранение официальных документов учреждения, его должностных лиц и составных частей; карты и архитектурные записи; аудиовизуальные материалы; и публикации, документирующие историю учреждения.

В столбце 3 указаны периоды хранения записей, которые могут быть либо установленными периодами времени, либо периодами, определяемыми событиями. Ниже приводится пояснение терминологии срока хранения:

Документы обычно хранятся до тех пор, пока они больше не требуются для административных целей, а затем они могут быть немедленно уничтожены или может быть установлен срок хранения после того, как документы больше не используются.Примеры: Стратегические планы должны храниться в течение 1 года после принятия нового стратегического плана. Для записей сотрудников или студентов период хранения начинается, когда сотрудник прекращает работу, студент заканчивает обучение или с даты последнего зачисления студента.
Финансовый год, в котором был создан документ или произошло событие, плюс указанное время или количество финансовых лет, например. «ФГ + 4 года», что означает, что документ должен храниться в течение финансового года, в котором он был создан, плюс еще 4 финансовых года; «Последняя дата зачисления в финансовый год + 7 лет», что означает, что документ должен храниться в течение финансового года, в котором учащийся был зачислен в последний раз, плюс еще семь финансовых лет.
Календарный год, в котором был создан документ, плюс указанное время или количество календарных лет, например. «CY + 4 года», что означает, что документ должен храниться в течение календарного года, в котором он был создан, плюс еще 4 календарных года.
3 цикла: Этот период хранения относится к хранению электронных резервных копий файлов.
Срок службы здания: Этот срок хранения относится конкретно к зданиям. Окончательный срок хранения начинается, когда здание разрушается или продается.
Срок службы продукта: Этот срок хранения относится только к продуктам. Окончательный период хранения начинается, когда продукт больше не используется.
Постоянно: Не уничтожать. Сохраняйте на сайте или отправляйте в архив.
До замены: Этот период хранения относится к документам, которые регулярно обновляются и поэтому заменяются текущей версией.

В столбце 4 указано надлежащее расположение записей после истечения срока хранения.

Большинство записей можно удалить обычными способами, такими как повторное использование или удаление. Некоторые типы записей идентифицируются в графиках хранения как конфиденциальные или с ограниченным доступом. Эти записи должны быть уничтожены безопасным способом, который предотвратит реконструкцию или извлечение информации, включая, помимо прочего, сжигание, измельчение, измельчение или безопасное электронное уничтожение путем перезаписи, размагничивания или физического уничтожения носителей информации. Однако многие другие записи могут содержать «конфиденциальную» информацию, которая не объявлена законом или нормативным актом конфиденциальной.Некоторые типы «конфиденциальной» информации описаны в NRS 205.4617 «Незаконные действия в отношении личной информации». Глава 239B NRS «Раскрытие личной информации государственным органам» (см., в частности, NRS 239B. 030) также описывает такие записи. Ненадлежащее раскрытие этих записей может привести к серьезным последствиям, и вы должны уничтожить эти записи в соответствии с Приложением. Если у вас есть сомнения относительно конфиденциальности определенных документов или надлежащего метода утилизации, вам следует обратиться к своему руководителю.

Если какая-либо запись, предназначенная для регулярного уничтожения, содержит конфиденциальную информацию или информацию с ограниченным доступом, то запись должна быть уничтожена по истечении периода, указанного в расписании, но безопасным образом.

Ниже приведены надлежащие методы распоряжения, упомянутые в Приложении:

«Обычный» — Обычная утилизация включает, например, выбрасывание, выбрасывание, удаление или другой метод утилизации, который не обязательно препятствует реконструкции или извлечению.

«Безопасный» — Безопасное удаление означает уничтожение записи, которое гарантирует невозможность восстановления или извлечения информации, и включает, например, сжигание, мацерацию, измельчение, измельчение или безопасное электронное уничтожение, например, перезапись, размагничивание или физическое уничтожение носителя информации. Уничтожайте или иным образом превращайте в нечитаемые записи с конфиденциальной информацией, включая записи, содержащие номера социального страхования, данные кредитных карт, номера водительских прав, информацию о лечении пациентов или другую информацию, указанную распорядителем информации.

«Архивное обозрение» — Документы, содержание которых может представлять ценность для документирования истории учреждения, подразделения или НСЗ, должны быть переданы в архив учреждения/подразделения или Государственный архив для проверки перед уничтожением. По истечении установленного срока хранения документации учреждения или подразделения необходимо принять решение о необходимости сохранения или уничтожения документов. Чтобы решить, представляет ли запись историческую ценность, проконсультируйтесь с соответствующим архивариусом, который имеет право определять, какие записи являются архивными.

«Архивы» —Записи, имеющие долгосрочную историческую ценность для документирования истории учреждения, подразделения или НСВО, должны быть переданы в архив учреждения/подразделения или Государственный архив. Это записи, юридическая, административная или фискальная ценность которых для учреждения или подразделения может быть устарела, и поэтому записи могут быть переданы в соответствующие архивы для сохранения. Все учреждения должны отправлять любые документы (в бумажном или электронном виде), которые имеют непреходящую историческую ценность, в учреждение или в государственный архив.Эти записи включают, помимо прочего, следующие элементы: годовые отчеты, биографические данные преподавателей и сотрудников, любую информацию, относящуюся к истории учреждения или подразделения и его объектов.

Архивы учреждения/подразделения : Офис, отдел или подразделение, ответственное за сбор и сохранение документов, имеющих историческую, юридическую, финансовую и административную ценность. Он обеспечивает постоянное хранение официальных документов учреждения, его должностных лиц и составных частей; карты и архитектурные записи; аудиовизуальные материалы; публикации; и другие материалы, документирующие историю учреждения.

«На месте» — Записи, демонстрирующие текущую юридическую, финансовую или административную потребность в определенной области учреждения или подразделения, должны постоянно храниться в этом месте, что может включать обслуживание в электронной системе, доступной в этом месте. .

«Другое» — Другие конкретные указания по распоряжению могут быть указаны в Приложении.

Если ниже не указан другой «Официальный репозиторий», все записи должны храниться в офисе, где они были созданы.

Раздел 7. График хранения документации

Страхование
ТИП ЗАПИСИ	ОФИЦИАЛЬНЫЙ РЕПОЗИТАРИЙ	СРОК ХРАНЕНИЯ	РАСПОРЯЖЕНИЕ
Страховые сертификаты, соглашения о возмещении убытков, соглашения о возмещении убытков, контракты (см. также «Несовершеннолетние»)	Менеджер системных рисков, координатор системных контрактов или офис, где создается	финансовый год + 7 лет или в случае претензии Если предъявлена претензия, передать в Управление по управлению рисками и страхованию	Обычный
Записи потенциальных претензий	Управление рисками; Офис, где сгенерировано	финансовый год + 3 года	Обычный
Отчеты о страховании имущества	Управление рисками	финансовый год + 5 лет	Обычный
Дело об имущественных потерях	Управление рисками	финансовый год + 3 года	Обычный

Номенклатура кадровых документов и сроки хранения: Номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатуры дел кадровой службы

Кадровый портал — Error

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

изменились сроки хранения документов — Государственный архив Хабаровского края

8.

8.

8.3. Повышение квалификации работников

8.

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации

Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений)

Кто принимает решение о сохранении документов

Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации

Номенклатура дел организации 2021 с новыми сроками хранения

Что такое номенклатура дел

Сфера предназначения

Виды номенклатуры

Правила формирования

Как не упустить главного

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Как составить опись дел

Сроки хранения

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2020 году

Где хранить

Актуальные образцы

Штат Нью-Джерси — Казначейство штата Нью-Джерси

Настройка записей сотрудников и личных дел

Кому разрешено просматривать личные дела?

Ведение учета | АДП

Для каждого сотрудника, ПОКРЫВАЕМОГО FLSA:

Дополнительные записи:

За каждого «белого воротничка», ИСКЛЮЧЕННОГО от FLSA:

За каждого работника выплачивается СУММИНИМАЛЬНАЯ ставка заработной платы:

Ведение учета для обоснования специальной практики оплаты/часа:

Записи личного дела | Отдел человеческих ресурсов и организационной эффективности

Инструкции

Документы для включения в ОПФ

Трудовые книжки (относящиеся к трудовым отношениям)

Документы, хранящиеся в отдельных делах о занятости

Хранение записей для процессов найма персонала и временных/случайных должностей

График хранения записей — IEEE Legal and Compliance

4 Правила ведения документации

61: График хранения и утилизации документации

Раздел 1. Введение

Программа управления записями

График хранения записей — специальные графики

Руководство по удержанию

Общие правила хранения электронной или бумажной документации

Распоряжения включают:

Аудит

Расследования

Судебные разбирательства

Раздел 2. Определенные законом термины

«Официальный государственный учет» и «Незарегистрированный»

Уничтожение недокументированных документов

Форма официальных отчетов

Раздел 3. Обязанности Попечительского совета

Раздел 4. Кто должен читать эту политику

Раздел 5. Процедуры — учреждение/подразделения

Обязанности по управлению записями

Раздел 6. Объяснение столбцов графика хранения записей

Раздел 7. График хранения документации

0 thoughts on “Номенклатура кадровых документов и сроки хранения: Номенклатуры дел кадровой службы”

Добавить комментарий Отменить ответ

Рубрики