Образец оформление служебного письма: Оформление служебных писем | Администрация Губернатора Астраханской области

Оформляем служебное письмо

Совсем не обязательно, что эта статья расскажет вам что-то новое о составлении служебных писем. Ее достоинство в другом. Она человеческим языком и с наглядными примерами показывает правила оформления каждого реквизита письма и особенности использования различных бланков, статья объясняет, зачем все это придумано. А значит, вы сможете использовать ее в качестве методического материала для своих подчиненных и коллег, чтобы избавить себя от необходимости объяснения прописных истин или самостоятельного «дооформления» шедевров, которые приносят на подпись руководителю или на отправку. Вам ничего не нужно адаптировать – статья готова к повышению квалификации широких масс офисных работников.

Служебная переписка. Данный вид общения насчитывает не одно столетие, имеет свои традиции. И как порой обидно бывает видеть безграмотно составленный документ, в котором нарушены не только правила оформления, но и допущены элементарные грамматические ошибки.

Служебное письмо – это не просто способ общения между организациями в процессе осуществления ими своих функций, это визитная карточка организации, ее маленький представитель, который может рассказать о вас гораздо больше, чем вы того желаете.

Нередко можно услышать мнение: «Мне не важно, как оформлено письмо, важнее, чтобы оно ушло в срок». Но от того, как оформлено письмо, на каком бланке, кому адресовано, кем подписано, во многом зависит и решение изложенного в документе вопроса. Например, письмо, адресованное «ФНС МНС» (т.е. на деревню дедушке), никогда не найдет своего адресата, а не заверенное печатью гарантийное письмо ничего не сможет гарантировать. Примеров безграмотного составления писем множество. Давайте подумаем, как нам избавиться от этих досадных ошибок.

Для начала, приступая к написанию служебного письма, необходимо ответить на ряд вопросов:

• какова цель написания письма?
• на чье имя оно будет отправлено?
• кем письмо будет подписано?

Данная цепочка выстроилась не случайно, ведь основным элементом служебного письма, естественно, является его текст, т.е. просьба, предложение, благодарность, требование, претензия и прочее. Поэтому очень важно продумать, на чье имя вы будете писать письмо, к кому обращаться. То есть вы должны заранее знать компетенцию сотрудника, к которому адресуете письмо. Нет смысла писать письмо на имя генерального директора холдинга, когда решение вашего вопроса вполне по силам начальнику отдела сбыта.

Выбрав адресата, вы выстраиваете следующую цепочку: от того, к кому обращаетесь в своем письме, напрямую зависит и то, кто от имени вашей организации должен его подписывать. Субординация – вещь полезная.

Какими правилами оформления руководствоваться?

В рамках Унифицированной системы документации (УСД) служебные письма относят к справочно-информационной документации и выделяют в отдельный вид документов.

С целью придания служебным письмам статуса официальных документов их, как правило, оформляют на бланках. Служебное письмо наряду с такими документами, как приказы, уставы, инструкции, положения и прочее, является устойчивым и часто используемым видом служебных документов, поэтому для него был разработан и используется по сей день специальный бланк – бланк письма (ГОСТ Р 6.30-2003).

Основным документом, регламентирующим правила оформления бланков служебных писем, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – ГОСТ). Им также установлен состав реквизитов служебного письма и требования к их оформлению. Хотя этот ГОСТ сейчас носит рекомендательный характер, его применение говорит о профессионализме управленческого аппарата автора документа его получателям. Лучше пока ничего не придумали.

Бланк письма

Пунктом 4.6 ГОСТа устанавливаются виды бланков документов, одним из которых является бланк служебного письма.

Что такое бланк и с какой целью он разрабатывается? Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Бланк служебного письма призван раскрыть перед читателем (в нашем случае – корреспондентом, адресатом) как можно больше информации об авторе документа, его статусе, наименовании, месте расположения и даже о материальном положении (например, бланки можно изготовить в цветном исполнении на дорогой бумаге, т.е. более плотной, чем привычная офисная, или с красивой текстурой).

Бланки, как правило, печатаются типографским способом, но никто не запрещает изготавливать бланки и любыми подручными средствами: с этой целью можно использовать штамп, печатную машинку или принтер персонального компьютера (обычно бланк письма в вордовском формате используется путем внедрения в него необходимых реквизитов для изготовления каждого конкретного письма при помощи MS Word, а потом набранное таким образом письмо распечатывается на принтере).

Изготовление бланков типографским способом по специально разработанному и утвержденному эскизу позволит максимально защитить документы от подделки. С этой целью организации используют специальные «номерные» бланки, также можно использовать и другие средства защиты: водяные знаки, золотое тиснение, голографические изображения т.д.

Пример 1

Не секрет, что жулики всех времен и народов любят использовать бланки «солидных» организаций с целью наживы. Однажды в нашей, тогда еще «советской» организации разразился скандал, когда было обнаружено поддельное письмо от имени руководителя с многообещающим текстом. Естественно, письмо было напечатано на «фирменном» бланке, только подпись и печать оказались «липовыми».

Буквально на следующий день были заказаны новые «особо защищенные» бланки строгой отчетности, при этом каждый имел свой индивидуальный номер. Хлопот с оформлением писем на этих бланках заметно прибавилось, а в случае – о ужас! – порчи бланка приходилось составлять акт о его уничтожении.

И самое интересное: несмотря на то, что наша организация приложила все силы к тому, чтобы защитить свои бланки от подделки, их все-таки подделывали.

Однажды собственными глазами увидела по центральному телевидению сюжет, который многое объяснил. В нем рассказывалось о пойманной преступной группе, которая занималась изготовлением поддельных документов, печатей и бланков. И вот камера крупным планом показывает рабочий стол злоумышленников, на котором веером разложены бланки крупнейших организаций страны и «горкой» свалены гербовые печати. Первый бланк, который я увидела на этом столе, был бланком моей организации, который мы пытались защитить всеми доступными нам способами!

Вернемся к ГОСТу. Им утверждены два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. Если вы хотите использовать угловой бланк служебного письма, то реквизиты, входящие в его состав, должны располагаться в левой верхней части листа и печататься от левого поля без отступа (см. Пример 3). Если же предпочтение отдаете продольному расположению реквизитов, то реквизиты, содержащие наименование организации, ее почтовый адрес и другие «полезные» сведения, должны располагаться по центру листа, а такие реквизиты, как «дата документа», «регистрационный номер документа» и «ссылка на регистрационный номер и дату документа», должны все равно оформляться от левого поля документа (см. Пример 2).

При флаговом расположении реквизитов они размещаются от крайнего левого (нулевого) положения табулятора, т.е. сразу после левого поля (Пример 3). При центрованном расположении реквизитов они центруются по отношению к центру листа (на продольном бланке, см. Пример 2) или к центру угловой зоны бланка (такой бланк использован в письме из Примера 4).

Пример 2. Продольный бланк письма организации

Условные обозначения:

1 – ограничительная отметка для реквизита «11 – дата документа»;

2 – ограничительная отметка для реквизита «12 – регистрационный номер документа»;

3 – ограничительная отметка для реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

4 – ограничительная отметка для реквизита «15 – адресат» (в отличие от вышеперечисленных отметок, она реже проставляется на бланках).

Пример 3. Угловой бланк письма организации с флаговым расположением реквизитов

С целью разработки бланков служебных документов можно использовать так называемый формуляр-образец (модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты).

Пример 4. Образец письма с отмеченными зонами расположения реквизитов на угловом бланке с центрированным расположением реквизитов

Бланк служебного документа состоит из различных зон, размер которых определен ГОСТом, и для каждого реквизита используется только своя утвержденная зона (приложение А к ГОСТу Р 6.30-2003 с размерами и номерами реквизитов см. на Рисунке 1, а их расшифровка дана в Таблице).

Состав реквизитов бланка письма отличается от состава реквизитов других бланков. Например, в нем отсутствуют такие реквизиты, как «Наименование вида документа» и «Место издания» (ведь в бланке служебного письма уже указаны почтовые данные…

правила оформления и рекомендации по составлению :: BusinessMan.ru

В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.

Что же такое служебное письмо

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Цель составления

Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Требования к составлению и оформлению документа

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

1. Дата.
2. Номер письма.
3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
4. Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

1. Название фирмы.
2. Структурное подразделение.
3. Должность исполнителя.
4. Фамилия и инициалы.
5. Адрес получателя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

1. Сопроводительные.
2. Письмо-запрос.
3. Информационные.
4. Рекламные.
5. Гарантийные.
6. Претензионные.
7. Арбитражные.
8. Письма-напоминания.
9. Письма-подтверждения.
10. Письма-просьбы.
11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Письмо-приглашение

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Рекламное письмо

Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.

Гарантийное письмо

Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами — директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

1. Полный адрес организации, куда направляется документ.
2. Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
3. Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Письмо–напоминание

Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.

Правила оформления служебных писем.

18

Приложение 6 к занятию №11

Приложение 6 к занятию № 11

Письма

Макет служебного письма

Образец служебного письма

Образец входящего письма

Образец исходящего письма

Образец гарантийного письма

Образец телефонограммы

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц(в исключительных случаях — до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  — в дательном:

АО «Глория» Отдел сбыта

или

АО «Глория» Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО «Глория» Начальнику отдла сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырехреквизитовАдресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:Дата,ИндексиСсылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.  Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным.  Он   формулируется обычно так: «Об изменении …», «О создании …», «О проведении …» и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части — вводную и основную:

— в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; —  в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

вводная часть:«В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия …. была установлена недостача ….. штук насосов на сумму…. (коммерческий акт от 26.01.999 N245…) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть:«На основании изложенного просим в течение 10 банковских  дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с   некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подписьпроизводится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Реквизиты служебного письма 2021

Служебную переписку ведут все организации и индивидуальные предприниматели. Под эту категорию подпадают обращения к деловым партнерам, официальные запросы в уполномоченные органы, обращения в банки и страховые компании. Но все ли умеют делать это правильно и знают, какие реквизиты включаются в бланк письма обязательно, а без каких можно обойтись? Разберемся в этой статье.

Деловая переписка необходима каждой организации или ИП для контактов с внешним миром. Хотя никаких законодательно закрепленных требований к оформлению и содержанию служебных писем коммерческих компаний нет, все равно существуют определенные условия, которые необходимо соблюдать при написании служебных писем. В частности, их принято отправлять на фирменном бланке компании, содержащем обязательные сведения об отправителе.

Электронная и бумажная переписка

Современные технологии позволяют вести деловое общение с партнерами или государственными органами как на бумаге, отправляя послания обычной почтой или по факсу, так и в электронном виде через Интернет. Но реквизиты служебного письма не зависят от способа переписки. Они едины абсолютно для всех форм, для того чтобы постоянно не думать над тем, какие реквизиты включаются в бланк письма, а чего там указывать не нужно. Например, любой грамотный делопроизводитель знает, что не входит в формуляр письма реквизит «адресат», ведь его данные указывают на конверте, а обращение — прямо в тексте.

В качестве инструкции для грамотного составления бланка можно использовать ведомственные методички. Например, в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 17.02.2017 № 25 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде РФ» есть множество рекомендаций по служебной переписке. В частности, там указано, что при подготовке служебного письма необходимо использовать фразы этикетного характера «Уважаемый…!», которые должны располагаться в начале документа, над текстом, а также фразу «С уважением,…», которую нужно написать в заключительной части, над подписью. При этом верхнюю фразу желательно напечатать, а вот нижнюю, «С уважением», руководитель организации может написать от руки, когда будет подписывать послание. Это является хорошим тоном.

Реквизиты бланка письма

Деловая переписка имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других посланий:

• стиль написания;
• содержание;
• указание определенных данных отправителя.

Последний пункт прямо относится к обязательным сведениям, которые должны быть указаны в послании. Для того чтобы сделать их указание быстрым и одинаковым для всех адресатов, обычно применяется фирменный бланк. Это такая форма, в которой сверху или в левом углу указаны:

1. Наименование компании (обычно дополненное логотипом).
2. Юридический и почтовый (если они разные) адреса.
3. Основные коды (ИНН, ОКПО).
4. Номера телефонов, факса и адрес электронной почты.
5. Банковские реквизиты (по желанию).

Ниже принято оставлять строчки для указания исходящего номера документа и его даты. Образец письма с угловым расположением реквизитов может выглядеть примерно так:

Особенности деловой переписки

Из примера выше очевидно, что реквизиты делового письма могут быть достаточно лаконичными. В зависимости от темы и адресата они могут изменяться и дополняться. Например, если темой является требование об уплате задолженности, желательно дополнить шапку данными о счете в банке, чтобы адресат видел их и мог сразу исполнить требование, при желании. Кстати, само письмо может быть:

• сопроводительным;
• ответом;
• требованием;
• претензией;
• ходатайством;
• заявлением;
• и т. д.

В зависимости от этого изменяется и стиль написания служебного письма. В тексте можно оперировать данными различных документов, соблюдая при этом требования о защите персональных данных.

Отдельно нужно упомянуть о внутренней переписке в организации. Докладные и служебные записки также являются частью деловой переписки, но к их реквизитам действуют другие требования. Составлять их на фирменном бланке не нужно, достаточно указать в шапке должность и фамилию, имя, отчество получателя, а также данные отправителя (должность, Ф.И.О.), указание которых в этом случае является обязательным.

Подпись

Подписывать официальные бумаги, которые отправляет организация, может не только ее директор. Подписать служебное письмо может любой непосредственный исполнитель, который составил послание. Иногда, если подпись все же ставит начальник, данные исполнителя с его телефоном следует указать внизу служебного письма, чтобы адресат мог обратиться с возникшими вопросами к тому человеку, которые знает суть дела. Выглядеть это может так:

---

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

Правовые документы

Оформление реквизитов служебного письма. Деловая служебная переписка

Делопроизводство в детском саду (ДОУ)

Деловая служебная переписка. Деловые письма

Оформление реквизитов служебного письма

2. Оформление реквизитов служебного письма

Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа), адресат, заголовок к тексту (при необходимости), текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.

На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба или эмблемы организации. Название вида документа (ПИСЬМО) не указывается.

Для составления писем используется специальный бланк письма, где название вида документа не указывается.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

«Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товар-ный знак».

«Наименование организации» являющейся автором документа.

«Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

«Дата документа» — дата его подписания.

«Регистрационный номер» — номер документа, присваиваемый ему организацией.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» — заполняется в том случае, если письмо является ответным.

«Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа (в данном случае письмо), отвечает на вопрос «о чем» («о ком»), начинается с предлога «О» или «Об». Например: О сроках поставки, Об участии в выставке.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо одного содержания направляется нескольким однородным адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например (колледжам по г. Оренбургу).

«Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

«В связи с тем, что при получении груза 26. 01. 2002 по накладной № 2342 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача… штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26. 01. 2002 № 43)…»

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

«Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

«Отметка о наличии приложений» — реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается под текстом.

«Виза» — отметка о согласовании документа внутри организации. Виза включает: должность визирующего, подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

«Подпись» оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа (в сопроводительных письмах – под отметкой о наличии приложения). В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

«Печать» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствам и др.

«Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Е. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 30.11.97 N 450 «О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (вместе с «ИНСТРУКЦИЕЙ О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ В ОРГАНЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ», «ИНСТРУКЦИЕЙ О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ НА ПОДПИСЬ ПРОЕКТОВ ПРИКАЗОВ И ДИРЕКТИВ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ», «ИНСТРУКЦИЕЙ О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА ГОСУДАРСТВЕННУЮ РЕГИСТРАЦИЮ»)

действует Редакция от 30.11.1997 Подробная информация

Наименование документ	ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 30.11.97 N 450 «О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (вместе с «ИНСТРУКЦИЕЙ О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ В ОРГАНЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ», «ИНСТРУКЦИЕЙ О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ НА ПОДПИСЬ ПРОЕКТОВ ПРИКАЗОВ И ДИРЕКТИВ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ», «ИНСТРУКЦИЕЙ О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА ГОСУДАРСТВЕННУЮ РЕГИСТРАЦИЮ»)
Вид документа	приказ, инструкция
Принявший орган	минобороны рф
Номер документа	450
Дата принятия	01.01.1970
Дата редакции	30.11.1997
Дата регистрации в Минюсте	01.01.1970
Статус	действует
Публикация	На момент включения в базу документ опубликован не был
Навигатор	Примечания

Е. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами

1. Служебные письма.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Москва, 8 марта 1996 г.; Варшава, 23 марта 1996 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать — Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел — Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития — Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «…в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. При подписании письма Президентом Российской Федерации указываются только инициал имени и фамилия Президента.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

Господину Б.Итопу

Председателю Правления фонда «Призыв совести»

г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Например:

Его Превосходительству господину М.Андерсу

Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны)

г. Москва

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например, «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал.

Составные части реквизита «Адресат» допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

2. Частные письма полуофициального характера.

Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Образцы прилагаются.

Образец

				Москва, 13 марта 1996 г.
	Уважаемый господин Председатель,
	Имею честь сообщить, что ________________________________________________________________
	С уважением,
	Наименование должности				И.Фамилия
	Господину ________________________
	(инициал имени, фамилия)
	(наименование должности)
	(город, страна)

					Госпоже Катрине Лятти
					Члену финской секции организации
					«Международная амнистия»
					г. Лахти
	Уважаемая Катрина Лятти!
	Текст
	С уважением,
	Наименование должности				И.Фамилия
	Дата

Образец

312170, Украина, Харьковская обл., пос. Солоницевка, ул. Пушкина, 19, кв. 65

ВОЛОДИНОЙ Л.С.

Уважаемая Лариса Сергеевна!

Отдел по связям с соотечественниками внимательно ознакомился с Вашим письмом на имя Президента Российской Федерации и сообщает, что Вам необходимо действовать в соответствии со ст. 37 Закона «О гражданстве Российской Федерации», согласно которой заявления или ходатайства по вопросам гражданства подаются по месту жительства заявителя:

на территории России — в органы внутренних дел Российской Федерации;

за пределами России — в российские дипломатические и консульские учреждения.

Посольство России в Украине находится по адресу: г. Киев, ул. Кутузова, 8. Телефоны: (8-044) 294 63 89, 294 62 60, 294 67 01.

Принадлежность к другому гражданству не является препятствием для получения гражданства Российской Федерации.

Наименование должности	И.Фамилия
Дата

4.9. Реквизиты служебных писем [ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ] — последняя редакция

4.9. Реквизиты служебных писем

65. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:

а) Бланк.

Служебные письма в учреждениях и органах УИС оформляются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции.

Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру.

б) Адресат.

При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов «Главное управление», «Управление». Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют вышестоящим органам и подведомственным учреждениям, иным организациям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав реквизита «Адресат» входят: наименование учреждения или органа УИС, иной организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный список к рассылке, или гражданину, исполнитель документа указывает в реквизите «Адресат» полный почтовый адрес получателя.

Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в учреждение или орган УИС, иную организацию наименование пишется в именительном падеже, например:

                                             Территориальное управление
                                                    Росимущества
                                                 по Амурской области

                                                  ул. Ленина, д. 1,
                                               г. Благовещенск, 101000

При направлении служебного письма должностному лицу наименование учреждения или органа УИС, иной организации указывается в родительном падеже, а должность и фамилия — в дательном падеже, например:

                                               Начальнику УФСИН России
                                                по Орловской области
                                          специальное звание (классный чин)

                                                    И.О. Фамилия

Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных учреждений и органов УИС, иных организаций, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в ФСИН России, органы государственной власти субъекта Российской Федерации, территориальные подразделения федеральных органов исполнительной власти и т.п.

При адресовании служебного письма в иную организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

                                                     Фамилия И.О.

                                              ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
                                            г. Липки, Тульская обл., 301264

При адресовании документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.

Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем службы делопроизводства.

в) Дата.

Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации службой делопроизводства.

Дату служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год -четырьмя арабскими цифрами.

Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом:

___ 12.05.2010 N _____

На N 538 от 15.04.2010

В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2009 N 609.

Допускается написание дат словесно-цифровым способом, например, от 12 мая 2009 г. N 609.

По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат — или цифровым способом, или словесно-цифровым.

Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку (28/декабря/2009 г.), знака N и самого номера (знак N на одной строке, сам номер — на другой).

г) Регистрационный номер.

Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на учреждение или орган УИС, его подготовившее, порядковый номер документа.

Например, N 2/ТО/1-55, где: 2/ТО/1 — индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, которым подготовлено письмо; 55 — порядковый номер документа.

д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.

е) Заголовок.

Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: «Об изменении…», «О выделении…», «Об отмене…» и т.д.

Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).

Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.

ж) Текст.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части служебного письма, над подписью.

Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова «Уважаемый…!», то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала).

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем отчет по форме…» и др.), от 3-го лица единственного числа («УФСИН России по Псковской области не считает возможным….», «УФСИН России по Орловской области предлагает рассмотреть возможность…»), на бланке письма — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о….», «Считаю возможным принять участие в…»).

Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.

з) Приложение.

Реквизит «Приложение» отделяется от текста служебного письма 2 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите «Приложение», затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Отчет " "
                   на 7 л. в 2 экз.
                2. Пояснительная записка к отчету на 3 л.

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается:

Приложение: программа в 3 экз.

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ФСИН России от 10.02.2011 N 1-12-01
с приложениями к нему, всего на 5 л.

и) Согласование.

Согласование служебных писем с подписью руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности), со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими заместителями руководителя учреждения или органа УИС осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма на лицевой стороне внизу последнего листа.

Служебные письма, содержащие ссылки на нормативные правовые акты Российской Федерации либо разъяснение положений приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности), в обязательном порядке подлежат согласованию с юридической службой (юристом) учреждения и органа УИС.

к) Подпись.

Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, временно подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке учреждения и органа УИС, полное — в иных случаях), специальное звание (классный чин), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:

Начальник
специальное звание                  Подпись                    И.О. Фамилия

Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только тем адресатам, у которых они также имеются.

Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала.

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей.

Служебные письма, направляемые в адрес ФСИН России, подписывают только руководители территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (лица, временно исполняющие их обязанности).

Если должностное лицо, реквизиты подписи которого заготовлены на проекте служебного письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, временно подписавшего служебное письмо, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «Врио»). Не допускается подписывать служебные письма с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

л) Служебное письмо, подготовленное в один конкретный адрес, готовится в 2-х экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона (служебного телефона) внизу на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом — в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне.

м) Обзорные письма, направляемые территориальным органом ФСИН России в подведомственные учреждения, готовятся в одном экземпляре, с указанием на лицевой стороне последнего листа после реквизита «Подпись», фамилии исполнителя и его номера телефона, включая внутренний; визы собираются на обороте последнего листа. В подписи в обязательном порядке указывается специальное звание (классный чин) должностного лица.

н) К служебным письмам могут прилагаться приложения в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица готовится более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

о) Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, временно подписавшего документ.

п) В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности». В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

66. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) на подлиннике документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с наименованием учреждения или органа УИС, например: «Подлинник документа находится в деле (наименование учреждения или органа УИС) N _____ за ___________ г. «.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ______ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Письмо с объяснением, почему я никогда не регистрируюсь в выборочной службе — заполните онлайн, для печати, заполните, пусто

Комментарии и помощь с объяснением выборочного образца

Видеоинструкция и помощь в заполнении и заполнении письма, объясняющего, почему я никогда не регистрируюсь в выборочной службе

Инструкции и справка о причине отказа в регистрации до возраста 26 лет форма

Здравствуйте, дамы и господа, это резкое выступление адвокатов за видео о выборочном обслуживании для вашего дела о гражданстве. В вашем заявлении на n400 есть требование, если вы зарегистрировались для выборочного обслуживания, прежде всего, нам нужно знать, кому нужно регистрироваться для выборочного обслуживания. сервис, и у нас есть эта статья на нашем веб-сайте в течение 30 дней после 18-летия, но не после достижения 26-летнего возраста человек, который находится в Соединенных Штатах, должен зарегистрироваться для выборочного обслуживания, есть исключение, если вы похожи на посетителя виза и тому подобное, но даже если вы являетесь незаконным лицом в Соединенных Штатах, технически вы должны быть незаконным означает, что у вас нет документов, вы должны зарегистрироваться в избирательной службе, и как вы это делаете, вы заходите на этот веб-сайт или звоните по указанному нами номеру телефона здесь и на веб-сайте, который я уже открыл, и именно здесь иммигранты должны регистрироваться, если вы иммигрант, имеющий или не имеющий документов, проживающий в Соединенных Штатах от 18 до 25 лет, вы повторно требуется зарегистрироваться, поэтому очень важно, чтобы вы это сделали, потому что на более позднем этапе это станет проблемой, если вы не сделаете выборочную службу. Выборочная служба не регистрируется в армии США. Все, что вы говорите, это то, что если есть конфликт, который вы решите, вы будете доступны Соединенным Штатам для защиты и помощи Соединенным Штатам, так что очень важно, чтобы вы продолжали действовать и регистрировались, скажем, сейчас заявители моложе 18 лет заявитель — это, как правило, заявители здесь Каковы последствия отказа в регистрации, USCIS откажет в натурализации, если вы не зарегистрируетесь для выборочной службы, но если вы сознательно и умышленно не зарегистрировались, это означает, что в основном они имеют право отказать вам, если они считают, что вы сознательно, это означает, что вы намеренно не регистрировались, и, конечно же, часто иммигранты, которых мы получаем, не так, как будто они делают это сознательно, просто они забывают или не знают закон, и это что-то очень легко забыть, но это может иметь очень плохие последствия для вас и заявки на 400. Что же случилось сейчас, если вы забыли и подаете заявку на натурализацию, когда вы подаете заявку на n400, вам нужно в основном сначала попытаться зарегистрироваться, даже поздно, вы можете попробовать по крайней мере, это покажет, что вы добросовестно пытаетесь зарегистрироваться, когда понимаете, что должны, или вы также можете подождать пять лет после даты 26, чтобы иметь возможность подать заявку на ваш n400 и в-третьих, лучший вариант — обычно приложить к вашему делу заявление или письменное показание, объясняющее, почему вы не можете зарегистрироваться, и это не было сделано сознательно или преднамеренно, поэтому это в основном очень важно и просто позволить всем нашим клиентам, которые получили свои постоянные по месту жительства убедитесь, что вы зарегистрировались на выборочную услугу, потому что в конце вы захотите подать заявление на получение гражданства, а если у вас его нет, это может вызвать проблемы на ранней стадии вашего заявления на гражданство, так что просто…

Письмо о трудоустройстве (Statement of Service)

Письмо о трудоустройстве (также известное как «Заявление о предоставлении услуг») — это простой документ, который подтверждает, что сотрудник работает / работал, и содержит краткие сведения об их занятости.

Образец письма о приеме на работу: используйте его для надлежащей проверки срока полномочий сотрудника

Вам нужен шаблон письма о приеме на работу? Написать письмо о трудоустройстве просто с помощью шаблонов от HR Expert.Как член HR Expert, вы можете пользоваться шаблонами для различных писем, форм и документов.

Письмо о трудоустройстве обычно запрашивают сотрудники, когда им необходимо подтвердить свою занятость. Вы также можете, в свою очередь, получить запрос прямо от потенциального арендодателя или финансового учреждения. Это служит подтверждением того, что человек в настоящее время или работал в организации в те даты и титул, которые они сообщили третьим лицам.

Когда сотрудники подают заявку на получение ипотечной или иной личной ссуды, финансовые учреждения обычно проверяют занятость и зарплату.Обычно это необходимо для проверки заявки, чтобы сотрудник мог получить ссуду.

Чтобы упростить работу специалистов по персоналу, HR Expert предоставляет шаблон письма о приеме на работу. Используйте его в качестве отправной точки для любых писем, которые вам нужно написать, чтобы подтвердить нынешний или прошлый срок пребывания в должности сотрудника.

Запросы на подтверждение от государственных органов

Помимо банков, арендодателей и других предприятий, вы также можете получать запросы от государственных органов.Это могут быть запросы на получение визы. Убедитесь, что вы понимаете, что вы обязаны предложить по закону. Обратитесь к своему юрисконсульту за дополнительными разъяснениями.

Рассмотрите возможность добавления формы согласия на разглашение информации о занятости

Если к вам приходит запрос на подтверждение занятости, вы можете рассмотреть необходимость подписанного бланка согласия от текущего или бывшего сотрудника. Получив это согласие, вы можете быть уверены, что предоставляете информацию, которую данное лицо готово предложить третьим лицам.Вы даже можете добавить это согласие к письму.

Что должно быть в шаблоне письма о приеме на работу

Используйте типичный формат делового письма, желательно на фирменном бланке компании. Вы должны сделать его кратким и основанным на фактах. Он не должен содержать никаких комментариев об эффективности сотрудника. Как правило, он должен включать информацию о сотруднике, такую ​​как имя, отдел компании, конкретное звание и даты трудоустройства. Иногда может быть запрос на информацию о зарплате и о том, как часто ему или ей платили.Вы также должны указать свою контактную информацию.

Если текущий сотрудник запрашивает Письмо о трудоустройстве, просто укажите дату, когда он начал работу, и отметьте, что этот человек все еще работает.

Важно помнить, что письмо о трудоустройстве не должно содержать никакой дополнительной личной информации, такой как данные о персонале.

Как использовать шаблоны писем о трудоустройстве

HR Expert предлагает своим членам шаблоны писем о трудоустройстве для удобного использования.Проверьте шаблон, чтобы убедиться, что он соответствует всем требованиям запроса. Вам также следует просмотреть его, чтобы определить, соответствует ли он руководящим принципам вашей организации. Этот шаблон поможет вам с версткой и содержанием. Также обратите внимание, что шаблон является всего лишь руководством. В зависимости от запроса вам может потребоваться добавить или удалить определенную информацию.

Правильно проводите проверки с первого раза

Чтобы избежать повторной проверки, убедитесь, что вы используете правильный шаблон письма о трудоустройстве.Кроме того, убедитесь, что любой запрашивающий является законной организацией. При подтверждении занятости придерживайтесь фактов, включая имя, должность и стаж. Добавляйте информацию о зарплате только по запросу. Также неплохо, если бы любой сотрудник подписал в своем трудовом буклете форму согласия на передачу информации о занятости определенным сторонам.

Почему выбирают HR Expert

Как член HR Expert, вы получите доступ к сотням шаблонов и ресурсов.Кроме того, вы можете получить доступ к полному набору HR-инструментов для оптимизации процессов и оптимизации усилий. Инструменты управления персоналом могут быть настроены и доступны для вас. Мы делаем управление HR-функциями простым и доступным. Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником 50 или 500 человек, у нас есть решения, которые сокращают трудоемкие задачи и помогают сосредоточиться на самом важном: наборе персонала, удержании и развитии сильной корпоративной культуры. Узнайте больше о том, как HR Expert может помочь вам и вашему бизнесу.

Образец формата заявки на регистрацию компании

[Здесь вкратце остановимся на Образце заявки на регистрацию компании советом директоров, руководством, физическим лицом и т. Д. В такой стране, как; Индия, Австралия, Пакистан, США, Великобритания, Европа, Азия и ОАЭ.Вы можете изменить эти форматы по своему усмотрению.]

Дата…

Совет директоров,

Название института…

Адрес института…

Подраздел: Заявка на регистрацию компании

Уважаемый господин,

Мы собирается инкорпорировать новую Частную компанию с ограниченной ответственностью с названием (Имя вроде — Alpha Technology). Получено подтверждение имени. Мы просим регистратора зарегистрировать нашу компанию и выдать нам «Регистрационное письмо».Все остальные документы компании прилагаются к заявлению. Цели нашей компании — получение прибыли и производство Технологий, которые разрешены действующим законодательством. Кроме того, все члены и подписчики нашей компании являются известными людьми, и никто из них не виновен в каких-либо преступных действиях. Мы также выполнили все остальные требования при регистрации компании. Плата по этому поводу подана, и ее копия прилагается к заявлению.

С уважением,

Имя…

Адрес…

Контактный номер…

Подпись.

Тема: Запрос на регистрацию компании

Уважаемый господин,

Я открыл новый бизнес по продаже импортных (арабских ювелирных изделий). Внимательно прочитав условия и информацию о доступности имен, я назвал свою компанию (Имя — Glam Jewelry). К заявлению прилагается копия банковского чека и другие документы, необходимые для регистрации.Пожалуйста, внесите название моей компании в список зарегистрированных компаний.

В случае возникновения дополнительных вопросов или информации, пожалуйста, свяжитесь со мной по указанному номеру. Мы будем очень признательны за вашу немедленную помощь в этом вопросе.

Благодарю вас в ожидании.

С уважением,

Имя…

Адрес…

Контактный номер…

Подпись.

Образцы писем об увольнении — бесплатные загружаемые письма

Что такое заявление об увольнении?

Независимо от того, уходите ли вы из компании в хороших отношениях или не можете достаточно быстро выбежать за дверь, возможно, будет разумным написать заявление об увольнении.Этот тип документа фиксирует ваше намерение покинуть компанию и причины вашего ухода. Следование этим советам по написанию сгладит процесс ухода.

Почему вы должны написать один?

Заявление об увольнении — это эффективный способ отправить один и тот же документ в многочисленные отделы, чтобы все соответствующие стороны были хорошо информированы о вашем отъезде.

Если документ составлен вежливо и откровенно, ваш руководитель будет впечатлен этим жестом и будет благодарен за эту информацию.Пока он конструктивен, он может даже принести нематериальные выгоды для вашей карьеры в будущем, например, потенциальные рекомендательные письма, положительные отзывы из уст в уста, и даже может помочь вам вернуться в компанию.

Когда следует писать уведомление за месяц или за две недели?

Если вы уверены, что покидаете свою компанию, сообщите им об этом не позднее, чем за два месяца и не позднее чем за две недели. Не забудьте написать «уведомление за две недели», а не «за две недели».”

Как отправить письмо?

Вы можете провести частную встречу со своим менеджером, на которой вы поделитесь своими планами, а затем отправите официальное письмо, чтобы сделать это официальным. В конце концов, делайте то, что вам удобно.

Подсказка

Убедитесь, что ваш уход известен всем ключевым заинтересованным сторонам, включая вашего менеджера и HR. Вы должны проявлять инициативу, чтобы общаться с каждым отделом, поэтому не думайте, что все будут на одной странице.

Составление заявления об отставке

Мы рекомендуем вам написать гражданское краткое письмо, содержащее следующее:

1.Дата письма

При отправке письма укажите дату в верхней левой строке над адресом.

2. Адрес

Адрес должен соответствовать шаблону официального делового письма. Используйте название компании в первой строке, а затем почтовый адрес, город и почтовый индекс.

3. Адресат

Адресатом обычно является ваш менеджер — вы можете использовать его имя. Если ситуация требует этого, вы можете обратиться к более широкой аудитории, такой как подразделение, команда, отдел или вся компания.

4. Заявление об отставке

Вы должны дать понять, что отказываетесь от первого предложения.

5. Дата выезда

Необходима четкая дата отъезда, так как она позволяет вашему менеджеру определить дальнейший путь.

6. Причины увольнения (необязательно)

В этом разделе используйте дипломатический прием и укажите причину своего отъезда. Приемлемые причины могут варьироваться от общих проблем со здоровьем, проведения большего количества времени с семьей, переезда, смены карьеры и многого другого.

Имейте в виду, что этот документ обычно не лучший способ выразить недовольство вашей компанией. Вы можете образно прибить 95 жалоб к своему боссу, подробно описав области, требующие неотложной реформы, но хорошо подумайте о плюсах и минусах доставки такого письма.

7. Раздел «Спасибо»

Не забудьте закончить письмо, поблагодарив своего менеджера, и, если вы чувствуете благодарность, отметьте возможность, которую он вам предоставил.

8. Подпись

Если вы отправляете бумажную копию письма, подпишите свое имя.Напечатанного имени достаточно для онлайн-заявления об увольнении.

Подсказка

Если вы увольняетесь и ищете работу, воспользуйтесь нашим популярным конструктором резюме.

Заключение

Заявление об увольнении — это функциональный документ, который можно использовать во многих ситуациях выхода. Обычно документ означает, что ваше пребывание в должности подходит к концу в ближайшие дни. Будьте готовы ко всем ситуациям и адаптируйте свое письмо к ситуации.

Как написать хорошее письмо в службу поддержки клиентов — с примерами

Мы рассмотрим, как составить отличное письмо службы поддержки клиентов, приведя примеры, позволяющие воплотить в жизнь передовой опыт.

Четырехэтапный подход

Вот четырехэтапный подход, который поможет улучшить письма в службу поддержки, рекомендованный Фрэн Фиш из Mazaru.

1. Прозрачный

Используйте простой, понятный английский. Никакого жаргона. Используйте заголовки и маркированные списки, чтобы содержание было легко читаемым.

2. Достоверный

Убедитесь, что нет опечаток и вся предоставленная информация «верна». Но письмо также должно выглядеть и читать часть — оно должно «выглядеть и звучать как ваш бренд».”

3. Ответил

Ответьте на все вопросы, которые были заданы (и любые, которые могут появиться после). Быстро переходите к делу, так как это лучший способ уменьшить разочарование и избежать повторных контактов.

4. Тон

Используйте правильный тон, соответствующий читателю (или покупателю) и причине, по которой вы с ним обращаетесь. Мы ожидаем, что тон письма с извинениями будет отличаться от тона электронного письма со специальным предложением.

Fran также рекомендует «сохранить личный и человечный характер и подумать, действительно ли письмо или электронное письмо является правильным носителем».Иногда лучше всего работает быстрый старый добрый звонок ».

Сделайте это личным и человечным и подумайте, действительно ли письмо или электронное письмо является правильным носителем. Иногда лучше всего работает быстрый старый добрый звонок.

Fran Fish

Помните, что в большинстве случаев лучше придерживаться предпочтений клиента, но иногда лучше взять трубку. Например, если клиент отправил три или более писем по поводу проблемы, лучше всего взять трубку, чтобы подавить растущее недовольство клиентов в зародыше.

Пример использования этого четырехэтапного подхода

В качестве примера того, как этот четырехэтапный подход может быть реализован, ниже приведены два примера писем службы поддержки клиентов, которые были написаны компанией по страхованию автомобилей в ответ на тот же запрос клиента.

Первый ответ — это то, как компания изначально думала отвечать клиенту, следуя своим старым процедурам. Второй пример — это переработка первого, который был создан под руководством четырехэтапного подхода.

Эти письма являются ответами на запрос клиента: «Могу ли я получить страховую защиту, если ноутбуки моих детей украдут из машины во время отпуска?» В письме-запросе клиента были указаны его имя и фамилия.

Оригинальное письмо (Плохой пример)

Уважаемый г-н [ФАМИЛИЯ] Спасибо за ваш запрос.

Приносим извинения за задержку с ответом.

Страхование

«Личные вещи» распространяется на потерю или повреждение (некоторых) личных вещей во время пребывания в застрахованном автомобиле или на нем.

Застрахованный должен проявлять разумную заботу об имуществе, и это не распространяется на деньги, кредитные или дебетовые карты. Крышка также не предусмотрена для вагонов с откидным верхом / полувагона. Сумма к оплате будет указана в Приложении для правил . Это покрывает вам до 300 фунтов стерлингов за заявку.

Надеюсь, это ответ на ваш вопрос.

С уважением,

Переписанное письмо (хороший пример)

Привет, [Имя]! Спасибо, что связались с iPad по поводу iPad.Извините, мне потребовалось немного больше времени, чтобы ответить.

Если iPad был украден из вашей машины, мы компенсируем до 300 фунтов стерлингов их стоимости.

Совет: стоит проверить, покроет ли ваша страховка жилья более высокую стоимость.

Просто чтобы вы знали, если худшее произойдет (и вы захотите подать иск), нам потребуется, чтобы вы проявили «разумную заботу о собственности». Это означает:

• замок дверей, багажника и багажного отсека,
• закрыть крышу и окна,
• возьмите ключи от машины и
• убирайте iPad из поля зрения в бардачке, багажнике или багажнике на крыше, когда выходите из автомобиля.

Я также должен вам сказать, что мы не покрываем кражи из автомобилей с открытым верхом и автомобилей с тентованным верхом. Дополнительную информацию о том, что входит, а что нет, вы найдете в нашем Приложении правил в Интернете.

Если вы решите оформить страховку вместе с нами, самый быстрый и простой способ — это подать заявление онлайн.

Если я могу вам чем-то еще помочь, дайте мне знать.

Удачного праздника!

Как письмо было адаптировано к лучшему?

Фрэн Фиш показывает нам, как переписывание является улучшением с точки зрения «критериев ясности, достоверности, ответа и тона».

прозрачный

• Быстро переходит к делу
• Удовлетворяет и соответствует потребностям клиента
• «Самый простой способ — подать заявку онлайн» — влияет на выбор клиентом канала обслуживания
• Использует маркеры для размещения информации в удобном для чтения формате

Достоверный

• Включает информацию о страховке — демонстрирует знания и опыт
• «Наконечник» дает варианты страхования — укрепляет доверие

ответил

• Сначала отвечает на запрос клиента: «Мы покрываем до 300 фунтов стерлингов из их стоимости
• Меньше усилий для клиента — не нужно копаться в Приложении правил

Тон

• Соответствует характеру запроса
• Используется чуткий и личный тон

Какую пользу принесло автомобильной страховой компании переход на четырехэтапный подход?

Mazaru и независимые исследователи ICM поделились обоими примерами писем о страховании автомобилей с 2000 потребителей.Потребителей попросили поделиться предпочтениями и «дальнейшими действиями» при сравнении двух букв.

Результаты показали, что автомобильная страховая компания могла бы получить выгоду от каждого из следующих способов, навсегда переключившись на стиль переписывания:

• Меньше общих контактов — на 19% меньше потребителей заявили, что им нужно получить больше информации
• Количество запросов о продажах увеличилось — на 24% больше потребителей заявили, что они будут спрашивать расценки
• Оценка удовлетворенности увеличилась — 27% больше оценили удовлетворенность своих клиентов ответом «высоко», т. Е.е. 7–10 из 10
• Сдвиг канала увеличился — На 9% больше потребителей заявили, что заходят в Интернет, чтобы узнать цену
• Адвокация / NPS увеличились — Еще 22% заявили, что будут продолжать и рекомендовать страховщика друзьям или семье

Шаблон письма для хорошего обслуживания клиентов

Рассмотрев отличные результаты переписанного письма службы поддержки клиентов, мы захотели создать шаблон для письма клиента, который был бы ясным, достоверным, отвечал бы и использовал правильный тон.

Итак, мы вернулись к Фрэн Фиш, который предоставил нам следующее:

[название фамилия / имя], [название]

[Название компании]

[Почтовый адрес]

[Почтовый индекс]

[Дата]

Тема письма (не слишком формально, поясняйте)

Список литературы

Уважаемый [название фамилия / имя],

Если это ответ, скажите спасибо, что связались с [темой].

Прямо к делу

Что хочет знать заказчик? Почему вы отправили им это письмо? Если это извинение, то извинитесь здесь.

Привлечь внимание читателя

Разбивайте длинные фрагменты текста на короткие предложения.

Придерживайтесь одной идеи в абзаце / предложении. Это помогает прояснить ситуацию.

Вместо длинных списков используйте маркеры — запоминание:

• Запись
• В вашем
• Тон голоса

Окончательная информация, призыв к действию

Предоставьте клиенту необходимую информацию. Скажите им, что им следует делать, и дайте им все необходимое для этого.

Для дополнительного подтверждения

Сообщите нам, если вам что-нибудь понадобится. Сообщите им, как лучше всего получить информацию в Интернете или как с ними связаться (и когда).
Например. Вы можете написать нам по электронной почте на [адрес] или позвонить нам по [номеру]. Мы работаем с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00.

С уважением,

Имя советника

Хотя многие могут сомневаться в использовании шаблонов, этот пример поможет контакт-центру создать структуру, которая упростит общение для консультантов по всем каналам.Он обеспечивает легкую для понимания структуру и дает рекомендации относительно того, где можно персонализировать ответ.

Шаблоны

имеют свою ценность, как говорит нам Фрэн: «Они просто должны быть действительно хорошо сконструированы, составлять часть общей структуры и поддерживаться обучением и контролем качества (QA). Когда шаблоны создаются произвольно и не обновляются, они становятся проблемой ».

Шаблоны просто должны быть действительно хорошо построены, составлять часть общей структуры и поддерживаться обучением и контролем качества (QA).

Fran Fish

Итак, когда мы советуем вам использовать шаблон, лучше представить рекомендации в виде структуры, подобной приведенному выше примеру. Избегайте шаблонов с большей частью уже заполненных формулировок, советников которых просят: «[ВСТАВИТЬ ИМЯ]» или «[ВСТАВИТЬ МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ]».

Чтобы получить отличный совет по проверке шаблонов писем, прочтите нашу статью: Электронные письма и письма службы поддержки клиентов: как просматривать и улучшать свои шаблоны

10 ключей к отличному письму об обслуживании клиентов

Мы составили список советов по написанию писем, которые нужно передать консультантам вместе с шаблоном, выделенным выше.

1. Начните с выражения «Спасибо»

Вашим клиентам не нужно делать покупки вместе с вами. Признание этого — отличное начало разговора. Сразу после того, как вы получили благодарность, перейдите к «сути» разговора, ответив на все вопросы в порядке их важности для клиента.

После первоначальной благодарности не помешает продолжить подчеркивать, что «ваш бизнес очень ценится». Как клиент, вы не чувствуете, что вас воспринимают как должное.

2. Используйте повседневный язык и придерживайтесь одной идеи в предложении

Советнику лучше всего писать так, как если бы он объяснял что-то другу или члену семьи. Итак, постарайтесь разбить длинные фрагменты информации на короткие предложения, придерживаться одной идеи в предложении и использовать простые слова вместо сложных фраз и сокращений.

Как говорит Фрэн Фиш: «Писать для служения сложно. В школе нас учат составлять сложные предложения и абзацы и пополнять словарный запас.Для обслуживания нам нужно сократить это, чтобы делиться информацией гораздо проще ».

«Итак, если организации пытаются найти каналы связи, они попадают в хорошую компанию!»

3. Используйте заголовки и маркированный список больших фрагментов информации

В длинных буквах заголовки могут быть отличным способом сегментировать текст и улучшить структуру.

Кроме того, хотя можно разбивать большие блоки информации на простые предложения, маркеры также полезны, поскольку они помогают обеспечить лучшее визуальное воздействие, чем большие абзацы информации.

Если вы открываете письмо и видите только слова и длинные абзацы, в первую очередь трудно понять, что важно.

Fran Fish

Фрэн добавляет: «Если вы открываете письмо и видите только слова и длинные абзацы, в первую очередь трудно понять, что важно. Для этого особенно полезны маркированные списки и заголовки ».

«Заголовки особенно хороши, поскольку они помогают указывать читателю на то, что для него важно, делая письмо максимально чистым и простым.”

4. Избегайте холодных, чрезмерно формальных выражений

Существует много недоразумений в отношении того, что означает «профессиональный» при написании писем для обслуживания клиентов. Многие считают, что «нам нужно звучать и писать как профессиональная компания», но это распространенное заблуждение, которое часто приводит к тому, что компании проявляют чрезмерную формальность.

Это согласно Фрэн, который говорит: «Формальный язык холоден и отстранен. Это не подходит для обслуживания клиентов. Есть простые методы, которым можно научиться, чтобы делать буквы профессиональными и четкими, не делая их формальными.”

Уловка заключается в выработке тона голоса, подходящего для вашего бренда. Обучайте консультантов быть теплыми, чуткими и позитивными, и вы на полпути, при этом также важно использовать активный язык вместо пассивного.

Активный язык помогает взять на себя ответственность за запрос клиента. Вы можете проверить, что пишете в активе, добавив слова «роботами» в конце каждого предложения. Если предложение все еще имеет смысл, оно пишется пассивным. Однако, если этого не происходит, он записывается в активный.

Совет «от роботов» более подробно обсуждается в нашей статье: 10 лучших практик для улучшения живого чата

5. Направьте клиента к любым подтверждающим документам

Чтобы повысить ценность письма, направьте клиента к любым дополнительным документам или инструкциям. Это может помочь клиенту легко найти информацию для себя и избавить его от необходимости снова писать в контакт-центр.

В свою очередь, это помогает сократить количество повторных контактов с клиентами. Тем не менее, убедитесь, что предлагаются дополнительные заверения, чтобы клиент был счастлив снова связаться с другим вопросом.

6. Определите ожидания с таймфреймами

Хотя это применимо не ко всем типам запросов, предложение следующих шагов и ожидаемые сроки являются ключевыми при обработке жалоб, поскольку они помогают успокоить клиентов.

Как говорит Фрэн: «При работе с жалобами все клиенты действительно заинтересованы в том,« ты меня слушаешь? »,« Тебе небезразличен я? »И« Что ты собираешься с этим делать? »»

При рассмотрении жалоб все клиенты действительно заинтересованы в том, «ты меня слушаешь?», «Тебе небезразличен я?» И «что ты собираешься с этим делать?»

Fran Fish

Рекламные предложения, благодарственные письма и подтверждение бронирования не обязательно требуют «следующих шагов», и в некоторых случаях их предложение в письме может увеличить количество контактов.

7. Открывайте диалог, чтобы быстро исправить любые проблемы

Шаблон, представленный ранее, дает покупателю дополнительную уверенность, предлагая ему возможность связаться еще раз и предоставить дополнительную контактную информацию. Это помогает открыть диалог дальше.

Большинству клиентов знакомо чувство страха, возникающее при подаче жалобы в компанию… Как долго я буду ждать в ожидании? Они мне поверят? Будет ли решена моя проблема?

Раннее начало диалога и обещание положительного ответа помогает избавиться от этого беспокойства при любом последующем контакте, который может потребоваться.

8. Помните, что слушать нужно не только для телефонных звонков

Fran считает, что «все мы способны лучше слушать, улучшать свои коммуникативные навыки и налаживать взаимопонимание с помощью языка и слов».

Клиентам нравится чувствовать, что их слушают. Фактически, это основное ожидание. Итак, постарайтесь использовать те же слова, что и покупатель, при описании своей проблемы, чтобы подчеркнуть, что их выслушали, и отразите их предпочтительный выбор языка для установления взаимопонимания.

Также посмотрите, как в шаблоне примера советник просил сказать «спасибо за то, что связались по поводу…». Раздел «о нас» важен, поскольку он дает советнику возможность продемонстрировать, что они слушают, а также помогает персонализировать письмо.

9. Если вы спрашиваете об обратной связи, объясните, почему это важно.

Поощряйте клиентов оставлять отзывы на благо общества и помогать будущим клиентам в принятии решений о покупке.

Таким образом, консультант может помочь убедить клиентов в том, что время, которое они тратят на обратную связь, — это не просто упражнение по «похлопыванию».

10. Не соединяйте хорошие абзацы из разных букв

Фрэн Фиш

Согласно Fran: «Что вы можете сделать, если у вас есть действительно хорошо написанные предложения, хранящиеся в вашей базе знаний, — это связать их вместе, чтобы сформировать ваше письмо. Но это могло плохо кончиться ».

«Если кто-то решает собрать абзацы из разных типов писем вместе, но предполагаемое письмо имеет дело с одной конкретной вещью, может быть нецелесообразно иметь там все это содержание.”

Письмо должно иметь логическую последовательность. Вы не хотите рассылать письма, которые начинаются с «извините», но заканчиваются рекламным предложением. Это только расстроит и без того разочарованного покупателя.

Узнайте, как правильно извиниться, в нашей статье: «Извинения из службы поддержки клиентов — извинения свежими и искренними»

Три хороших примера разных типов писем

Ниже приведены три отличных примера различных типов писем в службу поддержки клиентов.

Ответ на жалобу

Вот хороший ответ на жалобу клиента на его кредитный профиль.

Наш ответ на вашу жалобу

Уважаемый [название фамилия / имя],

Спасибо, что связались с нами по поводу вашего кредитного файла. Изучив это для вас, я включил свои выводы в это письмо.

Возможно, будет проще поговорить об этом по телефону, поэтому, пожалуйста, позвоните мне, если это будет полезно.Я пыталась дозвониться вам несколько раз [дата] и [дата], но не смогла с вами связаться.

Фон

Вы связались с нами, потому что считаете, что мы зарегистрировали «невыполнение обязательств» или «восстановление права собственности» в вашем кредитном файле.

Проверка кредитной истории

Я проверил вашу историю платежей между [дата] и [дата] и обнаружил, что каждый платеж производился вовремя. Я также мог видеть, что вы произвели последний платеж в размере [£ сумма] [дата], который погасил ваш счет досрочно.

Я могу подтвердить, что мы регистрировали каждый платеж, включая ваш окончательный расчет, как «оплаченный вовремя» и не регистрировали «невыполнение обязательств» или «возврат» в отношении вашего кредитного файла.

Надеюсь, что это ответ на ваш вопрос и рассмотрение вашей жалобы. Если вы хотите обсудить это со мной по телефону, свяжитесь с нами. Вы найдете мой номер вверху этого письма.

С уважением,

5 хороших моментов в этом примере

• Компания сразу скажет спасибо
• Предлагают телефонный звонок, если читатель хочет ускорить процесс
• Они используют заголовки, чтобы выделить различные этапы процесса
• Они используют «я», а не «мы» (как в компании), чтобы подчеркнуть, что кто-то берет на себя ответственность за проблему клиента
• Они используют слова клиента, такие как «невыполнение обязательств» или «восстановление права собственности», чтобы напрямую ответить на проблему клиента

Уведомление об обслуживании

В этом примере письмо службы поддержки клиентов используется для предупреждения жителей о ремонте и техническом обслуживании.

Уважаемый житель,

Работаем на вашей улице.

Нам нужно провести важные ремонтные и профилактические работы за пределами [адрес].

Это означает, что парковка будет ограничена — мы поставим конусы, чтобы показать вам, где вы не сможете припарковаться.

Когда

[Время и дата]

Закончим к

[Время и дата]

Приносим извинения за неудобства — мы выполним работу как можно быстрее.Вы также можете узнать больше о том, почему это происходит, и прочитать регулярные обновления на нашем веб-сайте — просто перейдите на TheWaterCompany.com/streetworks

Если вы хотите связаться с нами напрямую, позвоните: 01234567890. Вы также можете написать по электронной почте: [email protected]

С уважением,

[Название]

Начальник участка

5 хороших моментов в этом примере

• Самая важная информация на первом месте, крупным шрифтом
• Они используют заголовки, чтобы четко указать, когда и где, так что это влияние на читателя становится очевидным
• Они заверяют читателя, что это не будет долгим процессом
• Они используют активный тон голоса, чтобы подчеркнуть свою срочность
• Они указывают на то, где читатель может найти дополнительную информацию

Благодарственное письмо

Хотя это может быть не идеальное письмо, в этом письме службы поддержки клиентов, созданном Барнярнсом, есть много вещей, которые могут понравиться.

Спасибо команде Barnyarns за то, что поделились с нами этим примером!

5 хороших моментов в этом примере

• Скотники начинают со слов «спасибо»
• Они продолжают подчеркивать, что «ваш бизнес очень ценится»
• Они ценят качество
• Они не просто спрашивают ваше мнение — они объясняют, почему это важно
• Они открывают диалог для быстрого устранения любых проблем

… И 2 вещи, которые они могли бы улучшить?

Но хотя он включает в себя ряд хороших «ингредиентов», вот два способа, которыми его можно было бы улучшить:

• Подписание «Чарли из команды Barnyarns» придало бы этому немного больше индивидуальности — особенно если бы это было написано от руки!
• Это очень полезный шаблон для того, как должно выглядеть хорошее письмо службы поддержки клиентов, но персонализация его с помощью мистера Смита могла бы сделать его еще лучше…

Подробнее о составлении хорошего благодарственного письма читайте в нашей статье: Как написать благодарственное письмо клиенту

Спасибо Mazaru за то, что поделились каждым из примеров букв, которые мы использовали в этой статье.

Чтобы узнать больше о наших советах по написанию для службы поддержки клиентов, прочтите наши статьи:

Первоначально опубликовано в феврале 2016 г. Недавно обновлено.

Как написать профессиональное заявление об увольнении [Примеры + шаблоны]

Сказать начальнику о том, что вы уходите из компании, никогда не бывает легко.

Но уважительное письмо об отставке может означать разницу между неловким прощанием и шансом на долгосрочную профессиональную связь.

В идеале вы должны подать заявление об увольнении за две недели до ухода из компании. Письмо об увольнении позволяет вам официально объявить о своем увольнении в компании, а также содержит важную служебную информацию, такую ​​как ваш последний день и другие подробности вашего отъезда.

Если вы напишете убедительное заявление об отставке, это поможет вам обеспечить позитивный разговор с начальником и плавный переход к следующему путешествию.

Но как написать хорошее заявление об увольнении? Что нужно включить, а что исключить?

Написание заявления об увольнении может показаться сложной задачей, поэтому мы создали профессиональный шаблон заявления об увольнении, чтобы вы могли начать работу, и включили примеры для вдохновения.

Как написать профессиональное заявление об увольнении

Ниже представлен шаблон профессионального заявления об увольнении. Помните, что ваше письмо должно быть кратким и содержать только актуальную и полезную информацию. Не зацикливайтесь на преимуществах своей следующей роли. Вместо этого найдите время, чтобы подумать о любой признательности, которую вы испытываете к компании, которую оставляете позади.

Ваше имя

Текущая должность

Текущая организация

Адрес

Город, штат, почтовый индекс

Ваш адрес электронной почты

Дата отставки

Уважаемый г-н./Мистер Миссис. [Фамилия]:

Я хотел бы сообщить вам, что ухожу в отставку с должности X в компании A, начиная с 21 декабря.

Я ценю возможности профессионального развития, которые вы предоставили мне за последние два года. Мне понравилось работать в компании А, и, в частности, для меня большая честь быть частью такой поддерживающей команды.

Если я могу помочь во время этого перехода, пожалуйста, дайте мне знать.Я могу помочь обучить замену и буду следить за тем, чтобы все мои отчеты были обновлены до моего последнего дня работы.

Еще раз спасибо за возможность работать в компании A. Я желаю вам всего наилучшего и надеюсь оставаться на связи. Вы можете написать мне по адресу X.

.

С уважением,

Ваша подпись [письмо на бумажном носителе]

[Ваше имя]

Пункт 1: Назовите себя.

Начните свое письмо с заявления о вашей должности и компании.Это может показаться излишним, если вы работаете в небольшой компании и ваш начальник хорошо вас знает, но, поскольку письмо является вашим официальным увольнением, важно указать его. Затем быстро дополните эту информацию простым заявлением об отставке.

Также полезно указать дату окончания в первом абзаце основного текста, поскольку это один из первых вопросов, который может возникнуть у вашего работодателя.

Пункт 2: Размышляйте о положительном.

Найдите время, чтобы подумать, как вы выросли или что вы больше всего цените в своей работе в компании.Будьте как можно более конкретными — возможно, компания предоставила возможности для профессионального развития, или, может быть, вы оценили атмосферу, которую создавала компания, и атмосферу поддержки. Вашему работодателю приятно получить благодарность за время и ресурсы, которые он использовал для поддержки вашего карьерного роста.

Если хотите, вы также можете указать, куда вы собираетесь двигаться дальше. Если вы меняете отрасль, чтобы заняться чем-то интересным, или собираетесь учиться в аспирантуре, возможно, стоит включить.Однако, если вы уходите из компании ради конкурента, возможно, вам лучше не делать этого.

Пункт 3: Предложите помощь в переходном периоде.

В третьем абзаце упомяните о своем желании упростить переход. Я написал: «Я готов помочь обучить замену и буду следить за тем, чтобы все мои отчеты были обновлены…» Это предложение может выглядеть для вас иначе; Независимо от того, что вы пишете, будет впечатляюще, если вы включите конкретные детали того, как вы можете помочь.

* Пункт 4: Опишите вашу рабочую нагрузку.

В качестве необязательного последующего абзаца кратко рассмотрите работу, которую вы откажетесь от работы, когда официально покинете компанию. Хотя технически ответственность за выполнение этой работы и определение того, как она будет продолжаться, лежит на вашем менеджере, полезно перечислить все проекты и задачи, за которые вы отвечали, чтобы упростить переход компании в промежуточный период.

Это особенно верно, если вы управляли какими-либо прямыми подчиненными или сотрудничали с другими отделами.

* Пункт 5: Укажите личную контактную информацию.

Наконец, я написал: «Вы можете написать мне на X». Это необязательно, но если вы действительно хотите поддерживать связь со своим старым работодателем или использовать его в качестве ресурса, это может быть хорошим дополнением.

* Эти два абзаца являются необязательными. В зависимости от вашей должности и ваших отношений с компанией вам может не понадобиться включать.

Образцы писем об увольнении

Имея в виду вышеуказанный шаблон, давайте взглянем на несколько образцов писем об отставке для разных должностей, каждое из которых имеет немного другой, но дружелюбный тон в отношении своей отставки.

Образец 1

Фокусы: благодарность, новые возможности, контактная информация

Уважаемый г-н / г-жа. Фамилия:

Я хотел бы сообщить вам, что я ухожу с должности аналитика данных в компании A, начиная с 3 января.

Я ценю возможности профессионального развития, которые вы предоставили мне за последние четыре года. Мне понравилось работать в компании А, и я благодарен за то, что начал свою карьеру вместе с такой преданной командой.

Я принял должность преподавателя в Вирджинии. Хотя мой опыт работы в компании А был полезным, я рад продолжить свою страсть к преподаванию.

Если я могу помочь во время этого перехода, пожалуйста, дайте мне знать. Я готов помочь с внештатной работой, пока вы не найдете замену.

Еще раз спасибо за возможность работать в компании A. Я желаю вам всего наилучшего и надеюсь оставаться на связи. Вы можете написать мне на адрес X.

С уважением,

Кэролайн

Образец 2

Фокусы: краткость, благодарность

Уважаемый г-н / г-жа. Фамилия:

Пожалуйста, примите это письмо об увольнении с моей должности создателя контента в компании Y. Мой последний день работы будет 1 июня.

Мне было приятно работать с вами и командой в течение последних двух лет. В частности, мне нравилось заниматься обширными проектами копирайтинга по мере роста бизнеса.Я очень признателен за возможность развить свои навыки в этой области и хочу поблагодарить вас за ваше руководство и понимание. Желаю вашей компании больших успехов.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится помощь при переходе.

С уважением,

Кэролайн

Бесплатные шаблоны писем об отставке

Загрузить шаблоны сейчас

Иногда характер вашей должности требует более конкретного заявления об увольнении, когда вы уходите.Ниже приведены несколько шаблонов, которые помогают этим более динамичным ролям изящно уйти от компании.

Шаблон 1

Предназначен для: Фрилансеров и подрядчиков

Если вы работаете внештатным сотрудником, вам может потребоваться изменить акцент в своем письме об увольнении так, чтобы оно касалось ваших последних заданий и того, как именно вы расстанетесь со своим клиентом. Это включает в себя ваши текущие задания, задачи, которые вы не сможете выполнить, и то, как вы примете свой последний платеж.

Шаблон 2

Предназначен для: руководителей и старших руководителей

Если вы занимаетесь руководящей или руководящей ролью высшего или высшего звена, быстрое электронное письмо или уведомление из двух абзацев вашему руководству может оказаться недостаточным в качестве официальной отставки. Поскольку эти роли труднее выполнять, вы можете играть более важную роль в переходный период, особенно если вы управляете большим количеством людей и выбираете направление для большего количества проектов.

Приведенный ниже шаблон разделяет заявление об отставке на две части: первая — это сама отставка, а вторая — о том, как (и с кем) будет продолжаться работа соискателя.

Неважно, какова ваша роль, почему вы уходите из нее и кому вы сообщаете, будьте вежливы в своем заявлении об увольнении. Благодарность и поддержка во время вашего отъезда имеют большое значение для работодателей, и последнее, что вы хотите сделать, — это покинуть компанию на печальной ноте, даже если вы уходите по неприятным причинам.

С образцами и шаблонами, приведенными выше, вы защитите свои мосты и сохраните свою профессиональную сеть в целости и сохранности в начале своего следующего приключения.

Письмо о подтверждении занятости, разъяснение

Письмо о подтверждении занятости часто требуется в качестве доказательства в иммиграционных заявлениях.Типичные ситуации включают:

Подача заявления на получение грин-карты

Если вы являетесь спонсирующим членом семьи (гражданином США или держателем грин-карты) в заявлении на грин-карту для семьи или брака, вам необходимо заполнить форму финансовой поддержки ( Форма I-864, официально именуемая «Аффидевит о поддержке») в Службу гражданства и иммиграции США (USCIS). Эта форма доказывает, что у вас достаточно финансовых ресурсов для поддержки родственника, ищущего грин-карту.

С этой формой важно предоставить подтверждающие финансовые документы, такие как индивидуальная федеральная налоговая декларация, формы W-2 или 1099 (в зависимости от того, что применимо), квитанции о заработной плате (если работает) и письмо с подтверждением занятости.Письмо особенно важно, если вы недавно поменяли работу или совмещаете свой доход с супругом.

---

Самостоятельно работающие спонсоры грин-карты

Иммиграционные служащие в основном полагаются на индивидуальную федеральную налоговую декларацию спонсирующего родственника при оценке заявления на грин-карту по семейному или брачному статусу, но в некоторых ситуациях требуются дополнительные доказательства, подтверждающие ваше право спонсировать. Это особенно верно, если вы работаете не по найму.

Если вы не можете предоставить форму W-2 в качестве финансового доказательства, потому что вы являетесь владельцем бизнеса или независимым подрядчиком, USCIS все равно потребует письмо с подтверждением занятости.Однако вы должны составить и подписать письмо самостоятельно. Как правило, он должен включать ту же информацию, которая появляется в стандартном письме о подтверждении занятости от работодателя (более подробную информацию см. Ниже). Также неплохо заверить письмо нотариально, учитывая, что письмо будет приходить лично от вас.

Имейте в виду, что от самозанятых спонсоров часто требуется предоставить значительно больше подтверждающих доказательств, чем в противном случае потребовалось бы с письмом от традиционного работодателя.Это дополнительное свидетельство может включать доказательство существования вашего бизнеса (например, государственную регистрацию предприятия или документы коммерческого банковского счета), контракты с клиентами, платежные квитанции от клиентов и декларацию о корпоративном подоходном налоге.

---

Подача заявления на получение туристической визы

Гостевая виза B-2 позволяет путешественнику из другой страны временно въехать в Соединенные Штаты в качестве туриста. При подаче заявления на эту визу USCIS захочет убедиться, что вы:

• имеете прочные связи и вернетесь в свою страну после посещения Соединенных Штатов.
• Иметь возможность материально поддержать себя во время поездки в Соединенные Штаты.

Письмо с подтверждением занятости может подтвердить, что вы работаете в своей стране и, следовательно, по возвращении вас ждет работа. Это также может доказать, что вы получаете доход благодаря своей работе, что позволит вам финансово поддерживать себя во время поездки по США. (У Boundless есть более подробная информация о доказательстве прочных связей с вашей страной и достаточных ресурсов.)

---

Подача заявления на рабочую визу

Существует несколько типов виз, которые позволяют людям из других стран работать в Соединенных Штатах. Среди них виза H-1B и виза для внутрифирменного трансфера L-1A / L-1B. Для каждой из этих категорий визы цель письма с подтверждением занятости будет немного отличаться, но в центре внимания обоих писем должен быть ваш опыт работы.

Хотя не для всех заявлений на визу H-1B требуется предварительный опыт, USCIS захочет увидеть вашу историю трудоустройства.Доказательством этого обычно является ваше резюме или CV (curriculum vitae), а также письмо с подтверждением занятости. С другой стороны, в категории L ваше право на получение визы зависит не только от вашей способности выполнять обязанности на должности, которую вы ищете, но и от опыта работы минимум один год до подачи заявления.

---

Подача заявления на получение грин-карты по трудоустройству

Для грин-карты по трудоустройству обычно требуется письмо с подтверждением занятости. Право на получение этого типа грин-карты сильно зависит от вашего опыта работы, особенно если потенциальный работодатель указывает, что для работы требуется прошлый опыт.

Часто более подробное и техническое письмо, чем письмо о подтверждении занятости для визы B-1 или B-2, например, письмо для получения грин-карты по месту работы должно описывать ваши предыдущие обязанности на предыдущей работе, в дополнение к вашим должностям. и даты приема на работу. Информация в письме важна и часто может означать разницу между одобрением и отказом в выдаче грин-карты.

---

Подача заявления на получение временной деловой визы

Визы B-1 предназначены для «временных деловых посетителей» в США с (как вы можете догадаться) с деловыми целями.Однако эти цели могут не включать выполнение реальной работы или получение зарплаты из источника в США.