Письмо правильное: Правильное оформление писем | Служба поддержки управляющих советов
Правильное оформление писем | Служба поддержки управляющих советов
Правильно оформленное письмо — показатель компетентности и серьезности Вашей организации, поэтому при оформлении писем важно соблюдать следующие правила:
- письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать полное наименование организации и справочные данные об организации для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ. Если у организации есть бланк, это повышает ее статус в глазах адресата;
- необходимо помнить о стандартных полях: (левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм) и не допускать «забегания» букв на поля или даже за поля, которые нужны для резолюций, удобства чтения и архивирования;
- в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации;
- необходимо придерживаться определенного стиля письма. Это может быть абзацное или блочное письмо. Главное – придерживаться единого стиля во всем тексте. Более современным является блочный стиль;
- рекомендуемый шрифт для оформления писем – Times New Roman Cyr, кегль № 12-14, межстрочный интервал – 1-2. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении, т.е. шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой;
- важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. В зависимости от этого могут применяться различные стили оформления адресата (см. Приложение). Главное – правильно указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение;
- в письме не должно содержаться более четырех адресатов, слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится;
- в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, «Об уплотненной застройке в Ленинском районе…»), для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма;
- текст письма должен начинаться с обращения к адресату. При абзацном типе письма – обращение располагается по центру, при блочном — пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству («Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии («Уважаемый г-н Иванов!»). В органах государственной власти принято после обращения ставить восклицательный знак, но допускается также после обращения ставить запятую;
- текст письма состоит из трех частей: первая – причины, основания для обращения; вторая – выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья – заключительная фраза, формулировка вежливости («С уважением», «С благодарностью» и т.п.). Не забывайте четко написать о том, чего именно Вы хотите, не забывайте и о третьей части;
- при наличии приложений до подписи пишется слово «Приложения» и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность;
- при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи;
- внизу листа, как правило, указывается исполнитель, чтобы адресату можно было непосредственно с ним связаться, обычно – фамилия и телефон;
- документы, оформленные с помощью компьютера, могут содержать отметку об автоматическом поиске документа, то есть название файла в компьютере;
- при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа. Но, чем меньше страниц, тем лучше;
- печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.
После подготовки, регистрации и подписания письма, при отправке почтой, оно упаковывается в конверт (необходимо аккуратно и внимательно заполнить соответствующие графы, относящиеся к данным получателя и отправителя) и относится на почту, где может быть отправлено обычным письмом, заказным письмом (в т.ч. с уведомлением о вручении адресату), отправлением 1 класса, экспресс-почтой и т.п. (в зависимости от ситуации).
Как написать правильное сопроводительное письмо
Нужно найти работу как можно быстрее? Пишите сопроводительные письма! Слов «Хочу у вас работать» недостаточно. Чтобы научиться писать правильные сопроводительные письма, читайте рекомендации Superjob.Кому можно не писать сопроводительное письмо?
Правильно написанное сопроводительное письмо — это хороший способ выделиться из множества кандидатов, это реклама вашего резюме.
Рекрутеры получают сотни резюме в день, и первичный отбор резюме чаще всего начинается именно с сопроводительного письма. Хотите, чтобы ваше резюме рассмотрели в первых рядах? Не пренебрегайте сопроводительным письмом. В поисках работы это сильный и реально работающий инструмент. И особенно важно его использовать в тех случаях, когда конкуренция высока, когда на вакансию претендуют сотни человек, а вам нужно доказать, что вы лучший. Если вы высококвалифицированный/уникальный/редкий кандидат, если вы умеете делать то, чего не умеют делать другие, то можете пренебречь написанием такого письма. Да что там, в таком случае скорее всего даже до резюме дело не дойдет: вас найдут и так. Во всех остальных случаях, писать сопроводительные письма имеет смысл.
Что писать в письме, если в резюме и так все написано?
Вот то, чего точно писать не стоит: «Я хочу работать у вас» или «Я коммуникабельная и легко обучаемая». Это пустые слова. Ваша же задача — объяснить потенциальному работодателю, чем вы ему выгодны. Внимательно перечитайте вакансию. Найдите сайт компании или другой источник информации о возможном работодателе. Что из вашего опыта работы, из ваших навыков может быть полезно именно этой компании? В чем ваша ценность именно для этого работодателя? Сформулируйте ответ на этот вопрос как можно короче. Только не дублируйте информацию из резюме: задача сопроводительного письма — продемонстрировать свою высокую мотивацию и ценность для компании. Заинтересуете рекрутера — он сам откроет ваше резюме и получит подробности.
Имеет ли соискатель в сопроводительном письме право на креатив?
Да, но только если сама работа связана с креативом. Но даже в этом случае придерживайтесь норм деловой переписки. Будьте осторожны с неоднозначными шутками, с вольными обращениями в духе «Приветствую вас, сотрудники ООО «Эдельвейс»». В большинстве вакансий, размещенных на Superjob.ru, есть информация о контактном лице — менеджере по персоналу, который курирует вакансию. Лучше всего адресовать сопроводительное письмо именно ему. «Добрый день, Елена!»; «Уважаемый Игорь Анатольевич!» — обычные формулировки вполне подойдут. Если таких сведений нет, напишите просто «Добрый день!» или «Здравствуйте!».
Если вы пишете электронное письмо, важно указать вакансию, на которую претендуете. Если откликаетесь на нашем сайте, делать этого не нужно.
В конце письма выразите готовность встретиться с менеджером по подбору персонала лично. Еще раз укажите контактные данные, даже если они уже есть в резюме.
Пример эффективного сопроводительного письма
«Уважаемая Ирина Ивановна!
Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на вакансию менеджера по интернет-маркетингу. Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои знания и навыки в сфере онлайн-продвижения. Профессиональный опыт я получила в агентстве интернет-рекламы, поэтому владею всеми инструментами digital-маркетинга — от рассылок до SMM. Так, в результате моей работы с одним из ключевых клиентов агентства посещаемость сайта этой организации за несколько месяцев выросла вдвое.
Уверена, что мои компетенции будут полезны и Вашей компании: аудит сайта с точки зрения SEO и юзабилити способны увеличить количество посетителей, а значит, и потенциальных клиентов.
Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы.
С уважением, Елена Иванова,
тел. +8 *** *** ** **».
Что еще важно помнить при составлении сопроводительного письма?
Оно не должно быть слишком длинным: максимум — 2—3 коротких абзаца, не более чем полстраницы текста. Рекрутеру некогда читать поэмы в стиле «жизнь и приключения менеджера по продажам», так что будьте лаконичны.
Сопроводительное письмо показывает рекрутеру вашу общую культуру, грамотность и реальный уровень образования. Так что перед отправкой еще раз проверьте, нет ли в тексте грамматических ошибок.
Удачи в поисках работы!
Пишем правильное письмо великому зимнему волшебнику вместе с «АиФ-Приморья» | ОБЩЕСТВО
В преддверии Нового года каждый житель края, и малыш, и взрослый, мечтает об исполнении своей самой заветной мечты.
Особый праздничный шарм заключается в том, чтобы эту мечту исполнил не кто-нибудь, а самый настоящий Дед Мороз. Но для того, чтобы добрый волшебник узнал о вашем желании, ему просто необходимо написать письмо и во всех подробностях рассказать о себе и своей мечте. О том, что нужно сделать, чтобы волшебное послание дошло до адресата, расскажет «АиФ-Приморья».
Верим и рисуемПервое, чем мы должны вооружиться перед написанием письма, — верой в чудо. А без искреннего желания подружиться и поздравить зимнего добряка с Новым годом вы просто не сможете обратить внимание на ваше послание почтовых голубей.
Далее, берём самые яркие карандаши, ручки, наклейки и цветную бумагу, начинаем творить. Точнее — писать доброе письмо о том, как прошёл ваш год Огненного Петуха, с интересными зарисовками, стихами и пожеланиями. Дедушка Мороз очень любит разглядывать детские рисунки и читать о добрых поступках своих маленьких друзей. Поэтому не станет лишним приложить к письму несколько своих лучший произведений искусства и небольшой рассказ о том, почему каждый должен быть честным, добрым и дружелюбным.
Следующий шаг — самый интересный. Указываем адрес проживания Деда Мороза. Не многие знают, на нашей необъятной планете проживают более десятка самых разных зимних волшебников.
Явки, пароли!Самый главный российский Дед Мороз живет в своей снежной усадьбе в Великом Устюге. Его адрес: 162390, Россия, Вологодская обл., г. Великий Устюг, дом Деда Мороза. Но иногда добрый волшебник гостит у своих лесных друзей в Лапландском заповеднике, поэтому письмо можно направить на этот адрес: 184506, Лапландский заповедник, Мурманская область, г.Мончегорск, пер. Зеленый, 8.
Несколько лет назад помощник главного Деда Мороза приехал на Дальний Восток и основал свою собственную резиденцию в одном из городов Приморского края. Письмо с пометкой «В Резиденцию Приморского Деда Мороза» следует направлять по адресу: 692331, Приморский край, г. Арсеньев, ул. Советская, 97.
Ещё один приморский адрес — у Изумрудного Деда Мороза: 692500 Приморский край, Уссурийск, село Утёсное, Изумрудная долина, ул. Изумрудная, 1.
Вотчина Карельского Деда Мороза Талви Юкко находится среди величественной природы и могучих таинственных лесов. Необычный дедушка и его внучка будут рады каждому доброму письму: Республика Карелия, Пряжинский район, поселок Чална, вотчина Талви Укко.
Если очень хочется, можно отправить письмо Санта-Клаусу, который живет в Лапландии — Santa Claus, Main Post office Santa’s Workshop Village, Arctic circle, 96930, Rovaniemi, Finland. А можно и австрийскому Санта-Клаусу отправить весточку — Santa Claus, Osterreich (Austria), 4411 Christkidl. Или Святому Николасу из Германии — An den Nikolaus, Nikolausdorf, 49681 Garrel, Deutschland. Пер-Ноэль или французский Рождественский Дед тоже будет рад новогоднему посланию от юных приморцев — Père Noël, Rue des nuages, Pole Nord, 33504 Libourne, France.
Все вышеперечисленные адресаты отвечают на письма детей. В некоторых случаях вместе с ответным письмом ребёнок получает и приятный сюрприз из другой страны.
Самое важное правило при написании новогоднего письмо иностранным волшебникам – не стесняться просить взрослых помочь с переводом послания на тот язык, на котором говорит выбранный Дед Мороз. Не стесняйтесь писать совсем простенькое письмо из-за не знания языка, главное — чтобы оно передало заморскому зимнему деду ваше праздничное настроение.
Ну вот и всё. Письмо готово, красиво оформлено и упаковано в нарядный конверт с указанием обратного адреса. Осталось только отнести заветное послание в ближайшее почтовое отделение. И помните, что искренние желания всегда исполняются, а красивые послания — получают не менее яркие ответы!
КСТАТИМаленький совет родителям: если ваш ребёнок ещё не умеет писать, то добрый волшебник совсем не против, если вы напечатаете текст письма со слов малыша на принтере, а он раскрасит лист по своему творческому усмотрению.
Смотрите также:
12 правил делового письма (деловой переписки)
Основные правила делового письма, лежащие в основе цивилизованной деловой переписки я оформила в виде советов.
Итак, вот они:
12 советов для того чтобы официальная деловая переписка была цивилизованной, имела правильное оформление
1. Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.
Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ. Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.
2. Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.
Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Поле «Тема» — это первое, что видит адресат, получив Ваше письмо. Используйте этот факт и сразу настройте адресата на Вашу тему.
3. При отсутствии на рабочем месте /в сети установите функцию «Автоответ». В комментариях сообщите потенциальному адресату дополнительные координаты для обращения и решения его вопроса (если вопрос срочный), а также дату своего возвращения.
4. Сообщайте адресату о получении его письма.
В деловом мире считается хорошим тоном проявлять уважение к партнерам и коллегам: информирование о получении письма – часть письменного делового этикета.
5. Отвечайте по возможности оперативно (т.к. электронная почта – средство оперативного общения). Если по каким-то причинам сразу ответить не удается – сообщите адресату, что Вы получили его письмо и тут же укажите время последующего ответа.
Помните: психологически критическая временная граница ответа — 48 часов после его получения. По истечении 48 часов (если не установлена функция автоответчика) адресат начинает думать, что письмо утеряно или оставлено без внимания.
Задержка с ответом – это всегда риск потерять клиента, заставить волноваться партнера и просто нарушение деловых этических норм.
6. Расширяйте список адресатов письма и формируйте этот список в зависимости от решаемого вопроса.
Если в решении вопроса задействовано несколько адресатов – помещайте адреса всех задействованных в поле «Кому». Этим можно сократить время переписки и обеспечить всем лицам доставку одинаковой информации.
7. В конце каждого письма обязательно помещайте блок контактной информации.
Не допускайте случаев, когда Ваши телефоны и должность указаны только в первом письме.
8. Используйте функцию запроса о получении письма адресатом.
При помощи этого приема Вы избавитесь от необходимости догадываться: дошло ли Ваше письмо? Прочитано ли оно?
9. При ответе на письмо клиента/партнера сохраняйте историю переписки. Не начинайте ответ как новое сообщение!
10. В случае если в решение вопроса клиента/партнера задействованы Ваши коллеги используйте функцию пересылки письма с целью: информировать о состоянии/статусе совместно решаемого вопроса; получить квалифицированный совет/помощь; напомнить об установленных сроках, обязательствах и пр.
11.При пересылке переписки помните о важности сохранения контекста по решаемому вопросу: сохраняйте историю переписки. Но! (читайте следующий пункт)
12. При пересылке писем уделяйте внимание аспектам конфиденциальности и субординации. Удаляйте из истории переписки моменты, однозначно не предназначенные для прочтения третьими лицами.
Очень надеюсь, чтобы эти простые правила делового письма (правила деловой переписки) помогут сделать процесс переписки, составления любых видов деловых писем цивилизованным, максимально комфортным и результативным!
Тамара Воротынцева
Буду рада вас видеть на моем тренинге E-mail переписка в бизнесе.
Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:
- Написание делового письма
- Правила делового письма
- 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
- Как ответить на агрессивное письмо клиента
- Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
- Требования к письму. О времени ответа на письмо
- Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
- Составление делового письма. Обращение и приветствие
- Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
- Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
- Правила электронной деловой переписки О теме письма
- Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
- Простые правила русского языка
- Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
- Этика электронной деловой переписки
- Как грамотно написать письмо-отказ
- Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
- Этика делового общения в электронной переписке
- Имидж делового человека в электронной деловой переписке
- Продающее письмо или «Фишки убедительности»
- Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:
E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
Деловая переписка. Имидж и деловые интересы
Поделиться в соц. сетях
Как написать правильное сопроводительное письмо к резюме: подробный план и примеры
В этой статье вы найдете подробную информацию о том, что такое сопроводительное письмо, в чем заключается его ценность для работодателя, как написать сопроводительное письмо к резюме: структура, пошаговые рекомендации по написанию и примеры.
Вы почти у цели!
Идеальное резюме написано, перечень лучших вакансий составлен. Вы на 100% готовы к собеседованию, неоднократно репетировали и знаете, как ответить на всевозможные вопросы от работодателя (за что спасибо другу, который не поленился и потратил на эти репетиции 3 часа своего времени!).
Но не хватает небольшой детали. Велика вероятность того, что потенциальный работодатель попросит вас приложить к резюме еще один документ — сопроводительное письмо.
Что такое сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо — это документ, прилагающийся к резюме или CV при устройстве на работу. Составляется индивидуально для конкретной должности.
Задача сопроводительного письма — это краткое описание своих профессиональных навыков, опыта, достижений, благодаря чему работодатель получает общее представление о вас, как о потенциальном сотруднике.
Статья «Как написать краткую автобиографию при устройстве и поиске работы: шаги, советы и примеры».
Статья «Гайд: как написать резюме (составляющие резюме, примеры, образцы резюме)».
Средний объем сопроводительного письма — от 250 до 400 слов (один лист формата А4).
Хорошее сопроводительное письмо нацелено на то, чтобы заинтересовать работодателя и заставить его прочитать ваше резюме.
Плохое сопроводительное письмо может уничтожить все ваши шансы на получение желаемой должности, потому что ваше резюме без прочтения отправится прямиком в мусорное ведро. Чтобы этого не произошло, подробно разберем, как написать правильное сопроводительное письмо.
Главное запомнить, что сопроводительное письмо — это дополнение к резюме, а не его замена. Не нужно повторять всю информацию, указанную в резюме.
Как написать сопроводительное письмо к резюме: структура
Написать сопроводительное письмо несложно. Следуйте пошаговой инструкции и создавайте блок за блоком:
- Контактная информация: имя, фамилия, должность, телефон, адрес электронной почты, местоположение, адрес профессиональной странички (например, linkedin.com или личного сайта).
- Обращение к работодателю. «Уважаемый Олег Иванович…»
- Вступительный абзац. Привлеките внимание — расскажите о 2-3-х своих карьерных достижениях.
- Второй абзац. Расскажите, почему именно вы является лучшим кандидатом на должность.
- Третий абзац. Объясните, почему вы подходите данной компании/организации.
- Заключительный абзац. «Я позвоню Вам во вторник…», «Буду ждать ответ…».
- Формальное прощание. «С уважением, …».
Рекомендации по написанию сопроводительного письма с примерами
Перед тем как писать сопроводительное письмо, обратите внимание на некоторые нюансы, чтобы текст вашего письма был максимально корректным и эффективным:
- Шаблон. Оформление и дизайн вашего сопроводительного письма должны вызвать положительное первое впечатление. Документ должен выглядеть качественно и презентабельно. Существует множество сайтов-конструкторов по созданию такого рода документов, или же можете самостоятельно создать документ в Microsoft Office Word или Canva.
- В шапке сопроводительного письма обязательно укажите контактную информацию, как свою, так и компании, которой предназначен документ. Укажите дату.
- Адрес электронной почты должен быть официальным, серьезным и понятным: откажитесь от marishka75@gmail…, пусть электронный адрес состоит из вашего имени и фамилии marina.naumova@gmail…
- После контактной информации следует непосредственное обращение к работодателю. Если не знаете имя и фамилию начальника отдела, менеджера по персоналу или директора, найдите информацию на официальном сайте компании. В любом случае, личное обращение намного выигрышнее, чем безликое приветствие «добрый день».
- В первом (вступительном) абзаце крайне важно не допустить ошибку. Работодатель получает в день сотни сопроводительных писем и резюме, большинство из них он не прочитывает до конца. Поэтому не пишите слишком обобщенно и размыто.
Плохо:
«Здравствуйте! Меня зовут Иван Сидоров. Я бы хотел работать менеджером по продажам в компании Xnet. Проработал менеджером в компании Zsky более 6 лет и уверен, что подхожу на эту должность.»
Лучше сразу опишите 2-3 своих топ-достижения в профессиональной сфере. Хорошо:
«Уважаемый Олег Петрович,Меня зовут Максим, и я хочу в качестве менеджера по продажам помочь компании Xnet достичь и превысить показатели эффективности продаж. Я работал торговым представителем в компании Zsky около 3-х лет. За это время перевыполнил план по продажам в результате развития клиентской базы и привлечения таких клиентов как: АО «Газпром бытовые системы», Филиал ПАО «РусГидро», «Загорская ГАЭС» и «Транснефть». Уверен, что предыдущий опыт работы и достижения в области продаж, делают меня подходящим кандидатом на эту должность.»
6. Убедите менеджера по персоналу/директора, почему именно вы является лучшим кандидатом на должность. Для начала пересмотрите, какие требования выдвигает компания к кандидату, например:
- поиск и привлечение клиентов;
- подготовка коммерческих предложений;
- ведение переговоров;
- умение убеждать и вызывать доверие.
Теперь на основании этих требований опишите свои профессиональные навыки:
«На предыдущей должности в мои обязанности входило выполнение полного цикла работы с клиентом: поиск клиентов, консультирование в отношении услуг компании, ведение переговоров с клиентами, прием и обработка заявок, подготовка отчетности. Благодаря эффективной и грамотной стратегии я помог компании увеличить клиентскую базу на 30%, не превышая при этом выделенного бюджета.»
7. Следующий этап: вам необходимо убедить менеджера по персоналу, почему именно вы подходите компании.
Для начала погуглите и найдите информацию о компании: ценности, культура, услуги и товары. Пользовались ли вы сами услугами или товарами данной компании? Приветствует ли компания творческий, инновационный подход к работе?
Допустим, на сайте компании Xnet (компания вымышленная) написано следующее: «Компания Xnet открыта для новых людей и новых идей, приветствует использование технологий везде, где они могут улучшить и облегчить нашу жизнь: всегда оставаться на связи, быть в курсе событий, делиться информацией и пользоваться преимуществами быстрой и удобной коммуникации.
Используем эту информацию для своих целей. На выходе нас ждет следующий результат:
«Я сам являюсь клиентом Xnet уже более года, поэтому с уверенностью заявляю — услуги вашей компании соответствуют всем моим требованиям. Благодаря высокой скорости интернета и бесперебойному подключению к сети я всегда могу оставаться на связи, работать над проектами и не терять время зря.Я уверен, что Xnet открыта для новых амбициозных людей, стремящихся к развитию и карьерному росту. Поэтому считаю, что я отлично подхожу компании Xnet и справляюсь с обязанностями менеджера по продажам.»
8. В заключительном абзаце можете указать информацию, которую считает важной и не успели изложить ранее, поблагодарите менеджера/директора за потраченное время, и не забудьте о призыве к действию:
«Спасибо, что нашли время и прочитали мое сопроводительное письмо. Я надеюсь, что мои профессиональные навыки и предыдущий опыт помогут компании Xnet максимально расширить клиентскую базу. Я хотел бы обсудить все детали совместной работы при нашей встрече, жду от Вас звонка.»
9. Формальное прощание:
«С уважением…»
«Буду ждать от Вас ответ»
«Удачного дня!»
«С искренними пожеланиями…»
«С наилучшими пожеланиями…»
Пример сопроводительного письма к резюме
Если объединить все перечисленные элементы сопроводительного письма и рекомендации по его написанию, получится следующий результат:
Пример сопроводительного письма к резюмеПонравилась статья? Делитесь ссылкой в социальных сетях! Хорошего дня!
Фото на обложке статьи — shutterstock.com
Поделиться ссылкой:
«ПИСЬМО» — проверочное слово и корень
Написание существительного «письмо» проверят однокоренные слова «письменный», «письменность» и формы настоящего времени глагола «писать» — «ты пишешь», «он пишет», «мы пишем», «вы пишете».
Проверочное слово к слову «письмо» потребуется поискать из-за того, что ударение в нём падает на гласный звук окончания:
письмо́ — корень/суффикс/окончание
В корне -пись- рассматриваемого существительного в слабой позиции без ударения оказался гласный звук, как и в ряде лексем:
- берёза
- гряда́
- чита́ть
- доро́жка
Что писать в слове «письмо», букву «и» или «е»?
В выборе буквы «и» или «е» в интересующем нас слове будем руководствоваться правилом написания безударных гласных в корне слов русского языка. Имеем в виду, что в безударной позиции пишется та же гласная, которая выступает в этом же слоге под ударением.
Понаблюдаем:
- хорошо́ — хоро́ший;
- весна — вёсны;
- число — чи́сла;
- посвяти́ть — свя́тый, свя́то.
Чтобы не ошибиться в написании буквы «и» или «е» в слове «письмо», подберем проверочное слово среди родственных лексем или изменим форму однокоренного глагола «писать», чтобы гласный, нуждающийся в проверке, оказался в сильной позиции — под ударением:
- письмо́ — пи́сьменный, пи́сьменность;
- письмо́, писа́ть — ты пи́шешь, он пи́шет, мы пи́шем, вы пи́шете.
Проверочное слово «письменный«, а также «письменность», формы настоящего времени однокоренного глагола «писать» (пи́шешь, пи́шет, пи́шем, пи́шете) доказали написание буквы «и» в корне слова «письмо».
Чтобы усвоить правильное написание исследуемого слова, предлагаем прочесть примеры предложений.
Примеры
Письмо наконец-то нашло своего адресата.
В почтовом ящике лежит письмо в красивом конверте.
Вы наконец получили письмо от сына?
Скачать статью: PDFСейчас это письмо лежало перед бабой Настасьей, словно только что пришло от мужа. А раз пришло письмо, значит, он жив (Ю. Яковлев).
Как правильно составлять профессиональные письма
В деловом мире профессиональные отношения могут привести к долгосрочному партнерству или помочь повысить лояльность клиентов. Когда дело доходит до деловой переписки, следует начать с подходящего приветствия. Отправляете вы сопроводительное или электронное письмо — профессиональное приветствие всегда должно присутствовать!
Чтобы помочь вам в этом вопросе, мы подготовили подборку советов и приемов, которые используют профессиональные маркетологи, директора по инвестициям и офисные сотрудники. Давайте начнем с нескольких полезных рекомендаций о том, как как правильно указать получателя письма.
Лучшие советы о том, как правильно указать получателя письма
Хотите, чтобы ваше благодарственное письмо добралось лично до адресата? Тогда вам следует правильно указать получателя письма. Существует несколько правил, которым необходимо следовать, особенно когда вы отправляете письмо в крупную компанию со множеством отделов.
Если вы хотите, чтобы письмо добралось до правильного адресата, укажите всю необходимую информацию, выполнив следующие действия:
- Укажите контактную информацию. Если вы не используйте конверты с предварительно напечатанной информацией, то укажите свое имя, должность, название компании и ее адрес в верхнем левом углу.
- Имя получателя. Укажите имя получателя в верхней строке раздела для адреса. Оно должно быть в центре конверта, на несколько строк ниже вашего адреса.
- Должность. Если вы знаете должность адресата, то укажите ее в следующей строке. В случае отсутствия данной информации, укажите название отдела адресата.
- Название компании. В следующей строке укажите название компании или организации, где работает адресат. Без указания данной информации на конверте ваше письмо будет выглядеть менее профессионально, а то и вовсе не дойдет до адресата.
- Точное указание улицы. Адрес компании должен быть размещен в одну строку. Если адрес слишком длинный – укажите его, используя две строки. В таком случае укажите название улицы в первой строке.
- Город, штат и почтовый индекс. Укажите эти данные в нижней строке. Используйте два пробела между штатом и почтовым индексом.
(805S — здание; Arlington boulevard — название улицы; Apt 1A — комната; Arlington — город; VA — штат)
Ознакомьтесь с другими вариантами указания адресов на конвертах и попробуйте написать собственный адрес, чтобы понять, как его правильно указывать. Конечно, сегодня мало кто отправляет письма в конвертах, однако деловая переписка все еще основывается на этом.
Следуйте этим советам о том, как профессионально обратиться к адресату в письме.
Как обращаться к адресату в официальном письме
Вот пошаговое руководство, которое поможет овладеть искусством формальной переписки и улучшить навыки письма. Ознакомьтесь с тем, как выбрать наиболее подходящее приветствие для деловой переписки.
Укажите вверху свою контактную информацию
Если вы хотите, чтобы адресат моментально понял кто вы и как вам быстро отправить ответ, то не забудьте указать свою контактную информацию. Это чрезвычайно важно, особенно, если вы хотели бы получить ответ от адресата.
Есть множество людей, которые не уделяют должного внимания правильному обращению в сопроводительном письме, и они осознают это слишком поздно, когда шанс на получение работы мечты уже упущен.
Укажите дату
Это очень простой шаг, не так ли? Просто проверьте календарь еще раз и не ошибитесь с датой.
Укажите адрес получателя
Это простая, но очень важная деталь. Укажите адрес получателя в верхнем левом углу письма, на несколько строк ниже даты. Вот полезный пример, который можно использовать для правильного указания адреса в деловом письме:
Укажите приветствие
Независимо от того, готовите ли вы рекомендательное или деловое электронное письмо, формальное приветствие необходимо для любого вида онлайн- и офлайн-переписки. Итак, давайте подробнее рассмотрим основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться при выборе приветствия.
Прежде всего, эта часть должна быть максимально простой. Не используйте такие неформальные приветствия как «Hey!». Вместо этого выберите один из проверенных вариантов приветствий при деловой переписке:
«Dear [Name], …»
«Hello [Name], …»
«Hi [Name], …»
Хотя вариант обращения «Dear» звучит слишком формально и старомодно, оно все еще отлично подходит для заявления об отставке, резюме или письма о заинтересованности. Если вы знаете пол адресата, используйте приветствие «Dear» за которым последует обращение к человеку (г-н, г-жа) и фамилия:
«Dear Ms. Partridge, …»
Если вам известно только полное имя, используйте его без обращения. Такой подход формален и гендерно нейтрален:
«Dear Monica Partridge, …»
Как обращаться к женщине, если вы не знаете замужем ли она? Ответ прост: избегайте обращений, указывающих на семейное положение. Вместо «Mrs.» всегда используйте «Ms.». Если женщина имеет профессиональное звание (доктор, профессор и т.д.), то выберите его в качестве обращения.
Хотите оставаться в курсе последних тенденций деловой переписки? Ознакомьтесь со статьей «5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке 2018 года».
Приготовьтесь общаться уверенно
Совершенствуйте свои языковые навыки с помощью еженедельных статей
Как вы обращаетесь в электронном письме к малознакомому человеку? Имя адресата может быть неизвестно, особенно, если вы отправляете письмо кому-то в организации, с которой никогда не работали. Чтобы узнать к кому попадет ваше письмо, проведите небольшое расследование.
Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Еще один эффективный подход – поиск информации в Интернете через Facebook или LinkedIn. Что бы вы ни выбрали, избегайте этих раздражающих приветствий при переписке по электронной почте:
«To whom it may concern, …»
«Dear Sir/Madam, …».
Если вам интересно какой вариант приветствия выбрать для множества различных адресатов, используйте «Hi, everyone …». Это приветствие – всегда отличный выбор для деловой переписки любого формата. В конце концов вы хотите произвести положительное впечатление.
Не забывайте о двоеточии и запятой
При обращении поставьте запятую или двоеточие в конце. Некоторые специалисты полагают, что запятая при деловой переписке – лучший выбор. Другие же предпочитают ставить двоеточие. Какой вариант лучше? Решать вам.
В заключение
Существует множество формальных писем разного формата с различной структурой и целями. Но когда дело доходит до обращения в деловой переписке — они все выглядят схоже. С правильным указанием данных на конверте и индивидуальным приветствием вы на пути к профессиональной переписке. Просто воспользуйтесь нашим руководством и составьте письмо правильно.
Подпишитесь на наш блог и еженедельно получайте практические советы по совершенствованию навыков деловой переписки.
Как написать письмо: что включать, правильный формат и типы (пример включен)
Поскольку сегодня большинство писем отправляется по электронной почте, важно знать, как написать профессиональное письмо, которое оставит у получателя положительное впечатление ты и твоя компания. Использование правильного формата особенно важно при отправке письма по почте, поскольку вы хотите, чтобы оно умещалось на одной странице, было легко читаемым и хорошо выглядело. Следуя правильным шагам, вы легко сможете создать впечатляющее письмо, которое будет способствовать установлению или укреплению профессиональных отношений или увеличению продаж.В этой статье мы обсудим, почему так важно знать, как написать письмо, шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать письмо, и пример письма, которое поможет вам составить собственное.
Почему важно уметь писать письмо?
Печатное письмо сегодня обычно подается для профессионального или делового общения, поэтому важно знать, как написать письмо для профессиональных целей. Правильное написание письма особенно важно, если вы планируете отправить получателю бумажную копию, а не электронное письмо.
Как написать письмо
Вот общие правила, которым вы должны следовать, чтобы написать письмо:
- Выберите правильный тип бумаги.
- Используйте правильное форматирование.
- Выберите блочную форму или форму с отступом.
- Включите адреса и дату.
- Включите приветствие.
- Напишите основной текст письма.
- Включите бесплатное закрытие.
- Перечислить дополнительную информацию.
1.Выберите правильный тип бумаги
Ваше письмо должно быть напечатано и напечатано на стандартной белой бумаге. В зависимости от обстоятельств — таких как отправка рекомендательного письма или сопроводительного письма с резюме — вы можете распечатать его на хорошей бумаге для резюме. Если вы отправляете деловое письмо для своей компании, вы можете распечатать его на фирменном бланке.
2. Используйте правильное форматирование
Затем вам нужно будет выбрать подходящий шрифт. Используйте шрифты, которые кажутся чистыми и легко читаемыми, вместо стилистических шрифтов.Вот несколько примеров профессиональных шрифтов, которые вы можете использовать:
- Times New Roman
- Roboto
- Arial
- Calibri
- Georgia
- Open Sans
- Helvetica
Используйте шрифт от 10 до 12 пунктов так что это легко читается.
Связано: Формат делового письма и пример
3. Выберите между блочной формой или формой с отступом
Несмотря на то, что существует много разных стилей форматирования, вы, как правило, захотите выбрать между блочным или с отступом формат.В формате блока все элементы и разделы выровнены по левой стороне страницы. Первое предложение каждого абзаца без отступа.
Формат с отступом часто используется для более простых документов. В форме с отступом вы делаете отступ в первой строке каждого абзаца на один дюйм. Если вы используете формат с отступом, вы выровняете свой адрес и дату по правому краю.
Хотя блочная форма часто легче читается и является наиболее широко используемым форматом, формат с отступом добавляет некоторый визуальный интерес.Для официальных писем допустима любая форма.
4. Включите адреса и дату
Адреса отправителя и получателя, а также дата — это первые элементы информации, которые вы включите в письмо. Вы включите свой адрес и контактную информацию вверху, затем пропустите строку, затем укажите дату, пропустите другую строку и затем укажите адрес получателя.
Если вы выбрали формат с отступом, вы разместите свой адрес и дату в верхнем правом углу, а затем выровняйте адрес получателя по левому краю.Если вы выбрали формат блока, вы выровняете все адреса по левому краю.
5. Включите приветствие
Если вы знаете, кому вы пишете, самым простым и часто наиболее подходящим приветствием будет просто «Уважаемый [имя получателя]». Если вы плохо знаете этого человека или у вас официальные отношения, используйте его титул и фамилию. Если вы пишете письмо кому-то в компании, но не знаете его имени, найдите время, чтобы выяснить это. Часто, если вы знаете название, вы можете найти их имя в LinkedIn.Вы также можете позвонить в компанию и спросить имя человека, который занимает эту должность.
Если вы не можете найти информацию или пишете письмо, не адресованное кому-то конкретному, используйте «Для кого это может касаться». После приветствия можно поставить двоеточие или запятую.
6. Напишите текст письма
Если у вас есть письмо блочной формы, выровняйте каждый абзац в письме по левому краю, оставляя пустую строку между абзацами, чтобы облегчить чтение.Для форм с отступом вам потребуется отступ первой строки каждого абзаца на один дюйм.
Ваше письмо должно быть прямым и по существу, при этом все письмо должно занимать не более одной страницы. Хотя уместно начинать с короткой любезности, например: «Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует», вам следует быстро перейти к тому, почему вы пишете. Вы можете перейти прямо к этому, набрав: «Я пишу по поводу …»
Используйте активный голос как можно чаще во всем тексте письма. Заключительный абзац должен повторно указать цель вашего письма и требовать дальнейших действий.Завершите письмо любезностями, например «спасибо за ваше время и внимание» или «пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите обсудить подробности по телефону».
7. Включите бесплатное закрытие
Если вы пишете кому-то, с кем имеете официальные отношения или плохо знаете, вы можете использовать слово «искренне» для своего близкого. Другие варианты — «наилучшие пожелания», «наилучшие пожелания» или «наилучшие пожелания». «С уважением» — тоже еще один вариант, который стоит рассмотреть.
Связано: Как закончить письмо, чтобы произвести неизгладимое впечатление (с примерами)
8.Перечислить дополнительную информацию
В некоторых случаях вы можете включить дополнительную информацию под приветствием. Вы захотите перечислить их в каждой строке. Некоторая возможная дополнительная информация может включать:
- Отдельные рассылки: Это позволяет получателю знать, что от вас нужно ожидать другого сообщения и что это будет.
- Вложений: Это позволит им узнать, что вы включили в письмо другие документы. Вы можете указать количество дополнительных документов в круглых скобках для удобства использования.
- Предоставленные копии: Это позволяет получателю узнать, что вы также отправляли копии этого письма другим людям. Вы можете указать это, написав «Копия» или «Копии для» с именами других получателей.
Типы писем
Есть два типа писем, которые пишут люди:
- Официальные письма: Эти письма обычно используются в деловых целях или для письма людям, которых вы плохо знаете. Официальные письма имеют правила для структуры и протокола.
- Неофициальные письма: Это типы писем, которые вы обычно отправляете другу или члену семьи.
Связано: Рекомендательное письмо: Обзор и примеры
Пример письма
Вот пример профессионального делового письма, которое вы можете использовать, чтобы помочь вам составить собственное. В этом примере вы увидите формат блока:
Chris Myers 1 декабря 2019 г. Адам Уэст Уважаемый господинWest, Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует. Я пишу в связи с недавним запросом, который вы сделали для получения дополнительной информации о технологическом решении для вашей медицинской группы. Я являюсь директором по продажам в Armwood Business Solutions и считаю, что наши продукты могут хорошо подойти вашей медицинской группе. Мы предлагаем самые современные технологические решения и обслуживаем как крупные, так и небольшие организации. В конечном итоге наша цель — выявить неэффективность рабочих процессов каждой компании, с которой мы работаем, и предоставить технологические решения, которые сделают их более эффективными, сотрудников — более продуктивными, а организацию — более прибыльной. Мы понимаем, что безопасность является сегодня главной заботой компаний, поэтому у нас есть несколько продуктов, специально разработанных для повышения безопасности. У нас есть несколько продуктов, специально разработанных для медицинских групп, подобных вашей, которые позволяют поставщикам услуг отправлять и получать электронные письма или получать доступ к картам пациентов из любого места, оставаясь при этом совместимыми с HIPAA. Если вам нужна дополнительная информация о том, что мы можем предложить, свяжитесь со мной напрямую по телефону (555) 222-3333.Спасибо за ваше время и внимание. С уважением, Крис Майерс Сегодня печатное письмо обычно предназначено для важных профессиональных сообщений, таких как рекомендательные письма, сопроводительные письма о вакансиях, письма об увольнении, юридическая переписка и сообщения компании. Поскольку письмо — это формальный способ общения, вы захотите научиться писать профессионально. Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете получателю бумажную копию, а не электронное письмо, потому что письмо должно соответствовать странице и хорошо выглядеть. Следующий пример формата письма иллюстрирует информацию, которую необходимо включить при написании письма, а также советы по выбору шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки. Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает ее.) Дата Контактная информация (Человек или компания, которой вы пишете) Приветствие ( примеров приветствия) Уважаемый господин / госпожа. Фамилия: Тело письма Закрытие С уважением , ( Примеры закрытия ) Подпись Рукописная подпись (Для бумажной копии письма используйте черные или синие чернила, чтобы подписать письмо.) Машинная подпись Вот образец письма, которое вы можете скачать (совместимое с Google Docs и Word Online), или вы можете увидеть текст ниже. Обратите внимание, что в этом примере Николь знает Джейсона Эндрюса достаточно хорошо, чтобы использовать его имя в приветствии. Николь Томас 3 августа 2020 Джейсон Эндрюс Уважаемый Джейсон, Я пишу об отставке с должности представителя службы поддержки клиентов с 14 августа 2020 г. Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезной для вас в переходный период. Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными в нашей команде в LMK.Редко можно найти должность по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться. Я особенно благодарен за ваше руководство, пока я думал о дальнейшем образовании. Ваша поддержка так много значила для меня. Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь вам найти и обучить замену. Спасибо и наилучшие пожелания, Николь Томас (подпись на бумажном носителе) Николь Томас Чтобы ваше письмо выглядело профессионально, следуйте этим советам: После того, как вы написали свое деловое письмо, вычитайте его и проверьте правописание на экране. Затем распечатайте его и прочтите хотя бы еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. Это важно, поскольку часто легче обнаружить ошибки на бумажном носителе. Прочитать его вслух — хороший способ поймать ошибку. Следите за ошибками форматирования, такими как два абзаца без пробелов между ними или строки с неправильным отступом.Затем, прежде чем положить письмо в конверт, подпишите напечатанное имя черными или синими чернилами. Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый редактор для написания письма, существуют шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word. Умение писать деловые письма — важный навык, поэтому вот несколько дополнительных статей, чтобы вы могли узнать больше: Начните с основ того, как написать деловое письмо в общем формате, и просмотрите различные шаблоны деловых писем.Кроме того, вы можете ознакомиться с этими примерами деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о форматировании и взгляните на еще один пример формата делового письма. Если вам нравится учиться на примерах, вы можете выбрать из множества типов деловых писем, таких как сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, дополнительные письма, письма о принятии или отказе от работы, письма об увольнении и письма с благодарностью. Вы найдете все это вместе с образцами деловых писем и писем, связанных с работой, в этом обзоре образцов писем. Не все деловые письма распечатываются и отправляются по почте. Если вы планируете отправить электронное письмо, ознакомьтесь с этими рекомендациями для профессиональной электронной почты и написания писем. Буквы требуют очень небольшого количества знаков препинания, не считая того, что необходимо для
независимые причины.Адрес на конверте выглядит так: Здесь вообще нет знаков препинания. Обратите особое внимание на то, что номер 54 не является
с запятой. В Великобритании раньше было обычной практикой ставить
запятая в этой позиции, но такие запятые не имеют смысла и больше не используются. То же самое касается двух адресов в самом письме: ваш собственный
адрес ( обратный адрес ), обычно помещаемый в верхнем правом углу, а
адрес получателя (внутренний адрес ), обычно помещаемый на левом поле,
под обратным адресом: 168 Трент Авеню Обратите внимание на положение даты и обратите внимание, что дата не требует знаков препинания. В британском английском после приветствия всегда ставится запятая: В американском обиходе запятая здесь ставится только в личном письме, а в деловом
буква принимает двоеточие: Если вы пишете в фирму или учреждение и у вас нет имени, вы можете
используйте приветствие Уважаемый господин / госпожа . закрывающий всегда занимает запятую: Обратите внимание, что заглавными буквами пишется только первое слово закрытия. В британском употреблении
это
традиционный закрыть с С уважением при письме указанному лицу
но С уважением при использовании Уважаемый господин / госпожа приветствие, но это
различие
ничего, кроме критического. Американцы предпочитают Искренне Ваш или Искренне
Ваш (A) для всех деловых писем.Такие вещи, как С уважением только
уместно, если вообще, в письмах в газеты. В личном письме вы, конечно, можете использовать любое закрытие, которое вам нравится: Yours
с любовью , С нетерпением жду встречи с вами , Без вас не так уж и весело , или
что бы ни. Поддерживается кафедрой информатики Университета Сассекса В мире цифровых коммуникаций мы не часто пишем письма.В основном мы общаемся по электронной почте или по телефону. Поскольку в настоящее время мы пишем меньше писем в бизнесе, мы склонны использовать их только для более важных сообщений, а это значит, что как никогда важно уметь написать эффективное профессиональное письмо на английском языке. Следуйте нашим советам ниже, чтобы превратить ваше следующее деловое письмо в отличное деловое письмо. Создайте хорошее первое впечатление с начала буквы, убедившись, что она выложена правильно и использует правильное приветствие.В большинстве корпоративных бумаг адрес вашей компании уже есть в верхнем правом углу как часть фирменного бланка. Если его еще нет, добавьте его и добавьте адрес человека, которому вы пишете, под ним с левой стороны. Поместите дату внизу справа, а затем начните свое письмо. Убедитесь, что имя и титул человека указаны правильно, например Уважаемая мисс Джонс . Используйте Уважаемый господин или Госпожа или Кому это может относиться , если вы не знаете их имени. Вы должны указать цель вашего письма в первом абзаце, например: Согласно нашему телефонному разговору, я пишу, чтобы предоставить запрошенную вами информацию. Деловые письма обычно имеют формальный стиль — мы используем электронную почту вместо писем для неформального общения. Хотя стиль английского языка для большинства деловых писем является формальным, тон может варьироваться в зависимости от причины написания. В письмах-запросах часто используются модальные глаголы, чтобы сделать запрос более вежливым. Например, было бы невежливо написать: Я хочу, чтобы вы пришли к нам в офис в четверг . Вместо этого используйте «хотел бы», чтобы сделать запрос более вежливым: Сможете ли вы прийти к нам в офис в четверг? Если вы сообщаете плохие новости или извиняетесь, вы должны быть вежливыми и тактичными и указать причину проблемы. Вы можете использовать такое выражение, как Я с сожалением сообщаю вам , Боюсь, что или , к сожалению, , чтобы представить плохие новости.Например: С сожалением сообщаю вам, что ваша заявка была отклонена . Письма-жалобы должны быть твердыми, но вежливыми. Сформулируйте факты и не будьте слишком эмоциональны. Например, если задержка доставки плохо повлияла на ваш проект, и подходящий способ написать это в деловом письме будет: Доставка была задержана на пять дней, и это серьезно нарушило наш проект . Неуместно это было бы написать: Я очень зол, потому что твои сотрудники напортачили! В последнем абзаце вы можете включить несколько заключительных замечаний, например, . Свяжитесь с нами, если у вас возникнут дополнительные вопросы .Если вы прилагаете документы, можете добавить Пожалуйста, приложите … или Я прилагаю … в конце письма. Вы также должны указать будущий контакт в конце письма, например Жду встречи с вами в следующий четверг . Завершение или окончание вашего письма зависит от ваших отношений с читателем.Используйте С уважением , если вы не знаете имя человека, которому пишете. Используйте С уважением для официальных писем людям, чьи имена вы знаете. Для менее формальных писем вы можете использовать С уважением или С уважением . Вы должны добавить свою подпись (подписать свое имя вручную) после закрытия, а затем ввести свое имя и должность внизу. Самый главный шаг! Вы всегда должны внимательно вычитывать письмо перед отправкой, проверяя грамматические, орфографические и пунктуационные ошибки.В качестве последней проверки спросите себя, является ли письмо ясным, кратким, правильным, вежливым, убедительным и полным. В следующий раз, когда вы будете писать деловое письмо на английском языке, проверьте эти шаги перед тем, как начать, чтобы убедиться, что ваше письмо является эффективным и уместным. Вы еще не изучаете EF English Live? Попробуйте пройти курс делового английского, запросив пробную версию на один месяц всего за один евро. Связанные со статьей: 5 способов подписания делового электронного письма на английском языке При написании письма, электронного письма или любого вида корреспонденции вы должны начать с правильного приветствия.Приветствие обычно включает в себя как приветственное слово или фразу, так и имя получателя. Но выбор приветствия зависит от того, кому вы пишете, о чем вы пишете и как вы это пишете. Правильное приветствие имеет большое значение для установления тона сообщения. Прежде чем решать, как начать переписку, примите во внимание следующие факторы: Понимание того, что вы собираетесь сказать, может помочь вам начать любое сообщение. Как только вы узнаете, какое письмо вы пишете, вы можете переходить к различным типам приветствия. Может показаться, что это не имеет большого значения, но пунктуация, которую вы используете после приветствия, имеет большое значение. Запятые передают нейтральный тон как в формальном, так и в неформальном приветствии.В деловых приветствиях часто используются двоеточия для обозначения профессионального тона, в то время как восклицательные знаки могут сделать дружеские сообщения знакомыми и полными энтузиазма. Рассмотрим различия между этими тремя примерами, когда человек пишет своему коллеге. Какое из этих приветствий вы бы предпочли видеть в своем почтовом ящике? Первый пример может привести к любому типу сообщения, в то время как второй пример кажется гораздо более серьезным.Третий пример кажется неподходящим для деловой среды. Теперь посмотрим, как знаки препинания могут повлиять на дружеские приветствия. Различия в пунктуации здесь могут определить цель сообщения еще до того, как друг его прочитает. Первый пример кажется нейтральным, второй пример может показаться конфронтационным, а третий пример предполагает, что сообщение приятное и захватывающее. Деловая переписка почти всегда носит формальный характер, независимо от того, в печатном ли она виде или по электронной почте. Отсутствие правильного тона в деловой электронной почте или письме может привести к плохому общению на рабочем месте. Вот несколько примеров бизнес-приветствий и когда их использовать. Человеческие отношения естественно становятся более привычными, что делает эти приветствия подходящими для формальных ситуаций. Если ваше рабочее место более расслабленное, вы можете найти более дружеские приветствия. Даже слово «дорогой» может показаться слишком формальным в дружеском сообщении. Неформальные приветствия сразу устанавливают непринужденный и дружелюбный тон для получателя. Ознакомьтесь с некоторыми примерами приветствий, чтобы узнать, как начать письмо без слова «дорогой.” Помните, замена восклицательных знаков запятыми может немного снизить ваш тон (если вы этого хотите). Как только вы установили правильный тон, продолжайте его в своем сообщении. Использование неформального приветствия для сокрытия серьезного сообщения — это неправильный этикет. Письменные письма раньше были единственным методом междугородной переписки. Однако по мере того, как Интернет становится все более и более повсеместным в нашем обществе, электронная почта стала более быстрым и удобным способом связаться с кем-либо. Может показаться, что электронные письма менее формальны, чем традиционные письма, но это зависит от того, как вы используете каждую форму общения. Официальное электронное письмо потенциальному работодателю может быть гораздо более формальным, чем письменное письмо с благодарностью вашей сестре. Наши бабушки и дедушки, а также прабабушки и дедушки постоянно писали письма: своим друзьям и родственникам, менеджеру банка, чтобы выразить соболезнования, пожаловаться, пригласить кого-нибудь в гости, принять приглашение и поблагодарить людей за гостеприимство или подарки. В наше время писать письма не нужно очень часто, и это стало умирающим искусством. Электронная почта, Facebook, Twitter и обмен мгновенными сообщениями означают, что мы можем всегда оставаться на связи. Однако бывают случаи, когда письмо уместно, и полезно знать, когда и как его писать. На этой странице объясняются различные типы писем, от неформальных до официальных, и как писать каждое из них. На этой странице мы говорим о написании писем, которые будут отправлены обычной почтой, а не по электронной почте.Большинство писем, описанных на этой странице, никогда не следует отправлять по электронной почте. Единственное исключение — это заявление о приеме на работу, где вы должны приложить официальное письмо к сопроводительному электронному письму. Официальное письмо имеет стандартную структуру: Дата письма Тема письма Текст письма [Войдите в эту графу] [Ваше полное имя] ([Ваше звание: господин, госпожа, госпожа]) Если вы пишете неофициальное письмо , вы можете опустить имя и адрес получателя, а также можете подписать его более неформально: « С любовью, » или « С наилучшими пожеланиями, », а не «С уважением», и поставьте подпись, указав только свое имя, опуская свою фамилию и титул. Формы для подписания письма различаются в зависимости от того, как вы его адресовали. Правило таково: если вы обратились к нему « Уважаемый господин », вы подписываете «С уважением», а если вы обращались к человеку по имени, то подписываете «С искренним уважением». Что делать, если вы не знаете имени человека, которому пишете? Это может возникнуть, например, если вы хотите отправить письмо или жалобу в компанию, и вам сказали: «, просто отправьте ее в отдел обслуживания клиентов ». Ваши варианты: Начните письмо с « Для кого это может касаться ». Это не слишком личное, но соответствует тому, что вам сказали делать. Отправьте письмо «Руководителю отдела обслуживания клиентов» по адресу компании, затем используйте « Dear Sir ». « Уважаемый сэр, » — технически правильная форма, когда вы не знаете имени человека, но многие люди предпочитают « Уважаемый сэр или мадам ». Google имя человека, который возглавляет этот отдел, и используйте его имя. Если вы пишете в крупную компанию, эта информация должна быть общедоступной, и нет никаких оправданий тому, чтобы не найти и не использовать ее. Если компания скрывает имя человека, ответственного за обслуживание клиентов, то кажется вполне разумным направить жалобу непосредственно генеральному директору. Почему это важно? Потому что письма, адресованные лично, скорее всего, будут доставлены быстрее, а также получат больше личного внимания. Единственное исключение — если вы пишете на номер , редактор газеты , и в этом случае вы всегда пишете «Уважаемый господин». Форма для использования на конверте: «Редактор», затем название и адрес газеты. Предупреждение о необычных названиях Титулы «Сэр» и «Дама» идут вместе с именем. Поэтому вы адресуйте письма рыцарям и дамам «Уважаемый сэр Джон / Дама Нелли», а не «Уважаемый сэр Смит / Дама Мельба». коллегам обращаются по титулу и фамилии: «Уважаемый лорд Дженкинс». В случае сомнений зайдите на сайт или позвоните в офис человека, которому вы пишете, и спросите, как к нему обращаться. Как правило, следует печатать и печатать деловые письма, а личные — писать от руки. Если вы пишете от руки, используйте синие или черные чернила. Если вы считаете, что можете отправить электронное письмо вместо письма, не используйте полную формальную структуру. Просто начните свое электронное письмо со слов «Уважаемый г-н [Имя]», затем введите текст, который вы хотите отправить, а затем «С уважением, [ваше полное имя]». Приглашения на свадьбу или приглашения на очень формальные мероприятия, такие как вечеринка в саду в Букингемском дворце или в Белом доме, пишутся от третьего лица: запросить удовольствие компании мисс Далила Грин + гость на свадьбе их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса в субботу 25 июля в 12 часов в Jacoby Дом, Танбридж Уэллс, Кент. Ответить. RSVP означает «Respondez, s’il vous plait», что в переводе с французского означает «ответьте». Это возмутительно грубо не делать этого, даже если вы не можете присутствовать. Правильный способ ответа — написанное от руки письмо в той же форме от третьего лица: Скопируйте форму приглашения, чтобы ваши хозяева знали, что вы правильно поняли, где вы должны быть и когда. Если в вашем приглашении написано «+ гость», вашим хозяевам будет полезно закончить ответ, указав имя гостя, чтобы они могли включить его в план стола, если захотят. Если вы не можете присутствовать, скажите что-то вроде: На самом деле не имеет значения, «придете» ли вы и ваши друзья для официального выражения благодарности. Никогда еще никого не обидело письмо с благодарностью за то, что они приняли вас на выходные, на свадьбу или за подарок. Многие люди недовольны отсутствием официальной благодарности, и это может повлиять на ваши шансы на получение дальнейших приглашений. Просто отправьте одну, даже если это всего лишь открытка. И не пишите и не пишите — это не одно и то же, и ваш хозяин может обидеться. Никогда напишите личное благодарственное письмо. Это должно быть написано от руки, однако ваш почерк ужасен. Традиционно благодарности за гостеприимство всегда обращались к хозяйке. Однако в настоящее время хозяин, вероятно, играет важную роль в организации, поэтому многие люди предпочитают писать обоим. Форма письма: Ваш адрес Сегодняшняя дата Большое спасибо за то, что мы остались на прошлых выходных / за приглашение на свадьбу Джемаймы / за ваш щедрый подарок. Подпишитесь коротким предложением, с нетерпением жду встречи с ними в ближайшее время и еще раз поблагодарите. [Ваше имя] Если вы плохо знаете людей и написали «Мистер и миссис [имя]», как это может быть в случае свадьбы друга, вам следует закончить «С уважением, [ваше полное имя] ‘или, если вы хотите быть менее формальным, с чем-то вроде «С новой благодарностью и наилучшими пожеланиями, [ваше имя]». Однако, если вы пишете близкому другу, вы можете подписаться по своему усмотрению: «С большой любовью» или «С любовью ко всем вам», например, с последующим указанием только вашего имени. Вам не нужно отвечать на письмо с выражением благодарности. Иногда вам может потребоваться поблагодарить людей за что-то на работе. Например, если вы организовали конференцию или семинар, вы всегда должны писать, чтобы поблагодарить докладчиков за то, что они потратили свое время.Если вы какое-то время следили за кем-то, было бы неплохо написать, чтобы поблагодарить его за потраченное время, а не просто отправить электронное письмо. В таких случаях вполне приемлемо напечатанное письмо, хотя вы всегда должны подписывать его от руки. Если вы достаточно молоды в организации, принято получать письмо, подписанное старшим лицом, ответственным за конференцию: директором или генеральным директором, если необходимо. Почему вы отправляете почтовое письмо? Это показывает, что вы готовы потратить время и деньги, чтобы поблагодарить кого-то, поэтому это скорее жест, чем электронное письмо. То, как вы обращаетесь к этому человеку, зависит от того, обращались ли вы к нему официально или неофициально, когда вы ранее связались с ним, и когда вы встречались с ним в тот день. Если вы обратились к ним по имени, сделайте то же самое. Форма таких писем: Полный юридический адрес вашей организации Сегодняшняя дата Полный рабочий адрес вашего контактного лица Уважаемый г-н Джонс / Алан, Большое спасибо за то, что вы уделили время выступлению на нашем мероприятии «Развитие отличного стиля речи» в прошлую пятницу.Зрителям очень понравилось ваше выступление, и мы надеемся, что скоро увидим вас снова. [Подпишите свое имя] [Ваше имя] Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу — особый случай, который рассматривается на нашей странице «Написание сопроводительного письма». Если вы сомневаетесь, нужно ли вам написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то или ответить на приглашение, то вам нужно задать два вопроса: Помните, что вежливое благодарственное письмо никого не обидело.Многие люди прервали все контакты с бывшими друзьями из-за отсутствия благодарственного письма после их гостеприимства. Вы можете подумать, что это глупо, но не торопитесь отправить короткую записку! К концу этого раздела вы сможете: Один из знаков препинания при чтении, с которым вы можете столкнуться, — это запятая.Запятая — это знак препинания, обозначающий паузу в предложении или разделение элементов в списке. Запятые можно использовать по-разному. Посмотрите на некоторые из следующих предложений, чтобы понять, как можно использовать запятую при написании предложения. Вы можете заметить запятую, которая появляется в начале предложения, обычно после слова или фразы.Эта запятая позволяет читателю узнать, где заканчивается вводное слово или фраза и начинается основное предложение. Не портя сюрприз , нам нужно сказать ей, чтобы она сохранила дату. В этом предложении , не испортив сюрприз, — вводная фраза, а — нам нужно сказать ей, чтобы она сохранила дату. — это главное предложение. Обратите внимание, как они разделены запятой. Когда в предложении появляется только вводное слово, за вводным словом следует также запятая. По иронии судьбы , у нее уже были планы на тот день. Если вы хотите перечислить несколько существительных в предложении, вы разделяете каждое слово запятой. Это позволяет читателю делать паузу после каждого элемента и определять, какие слова включены в группу. Когда вы перечисляете элементы в предложении, ставьте запятую после каждого существительного, а затем добавляйте слова и перед последним элементом. Однако нет необходимости ставить запятую после последнего элемента. Нам понадобится мука , помидоры , и сыр в магазине. Пицца будет украшена оливками , перцем , и кусочками ананаса. Вы можете использовать запятые для перечисления как прилагательных, так и существительных. Строка прилагательных, описывающих существительное, называется координирующими прилагательными. Эти прилагательные ставятся перед изменяемым существительным и разделяются запятыми.Однако следует отметить одну важную вещь: в отличие от перечисления существительных, слова и не всегда должны стоять перед последним прилагательным. Был ясный , ветреный, , ясный день. Наш воздушный змей светился красным , желтым , и синим в утреннем солнечном свете. Иногда для разделения двух независимых предложений используются запятые. Запятая стоит после первого независимого предложения, за ней следует союз, например для , и или , но .Полный список союзов см. В разделе «Основы письма: что считается хорошим предложением?». Он пропустил урок сегодня , и думает, что завтра тоже выйдет. Он говорит, что у него нет температуры , , но он все еще очень устал. В разговоре вы можете прервать ход своих мыслей, рассказав более подробно о том, о чем вы говорите. В предложении вы можете прервать ход своих мыслей словом или фразой, называемой прерывающими словами.Прерывающие слова могут быть в начале или в середине предложения. Когда прерывающие слова появляются в начале предложения, после слова или фразы появляется запятая. Если вы можете в это поверить, , человек когда-то думали, что Солнце и планеты вращаются вокруг Земли. К счастью, , некоторые люди подвергли эту теорию сомнению. Когда прерывающие слова находятся в середине предложения, они отделяются от остальной части предложения запятыми.Вы можете определить, где должны располагаться запятые, посмотрев на ту часть предложения, которая не важна для того, чтобы предложение имело смысл. Итальянский астроном , Galileo , доказал, что Земля вращается вокруг Солнца. Мы знаем , уже сотни лет, , , что Земля и другие планеты существуют в солнечной системе. Вы также используете запятые при написании даты, например, в сопроводительных письмах и электронных письмах.Запятые используются, когда вы пишете дату, когда указываете адрес и когда кого-то приветствуете. Если вы пишете полную дату, добавьте запятую после дня и перед годом. Вам не нужно добавлять запятую, когда вы пишете месяц и день или когда вы пишете месяц и год. Если вам нужно продолжить предложение после добавления даты, которая включает день и год, добавьте запятую после конца даты. Письмо отгружено по почте 4 мая , 2001. Ее день рождения 5 мая. Он посетил страну в июле 2009 года. Я зарегистрировался на конференцию 7 марта , 2010 , , так что билеты нам скоро достанутся. Вы также используете запятые, когда указываете адреса и местоположения. Когда вы включаете адрес в предложение, не забудьте поставить запятую после улицы и после города. Не ставьте запятую между штатом и почтовым индексом. Как и в случае с датой, если вам нужно продолжить предложение после добавления адреса, просто добавьте запятую после адреса. Мы переехали на 4542 Boxcutter Lane , Hope , Missouri 70832. После переезда в Бостон , Массачусетс , Эрик добирался до работы общественным транспортом. Приветствия также разделяются запятыми. Когда вы пишете электронное письмо или письмо, вы добавляете запятую после приветственного слова или имени человека. Вам также необходимо поставить запятую после закрытия, то есть слово или фразу, которые вы ставите перед своей подписью. Привет , Я хотел бы получить больше информации о вашей вакансии. Спасибо , Анита Аль-Сайф Уважаемая госпожа Аль-Сайф , Благодарю за письмо. Пожалуйста, прочтите прилагаемый документ для получения подробной информации. С уважением , Джек Фромонт 1. Найдите вводное слово или фразу. На своем собственном листе бумаги скопируйте предложение и добавьте запятую, чтобы исправить предложение. 2. На вашем собственном листе бумаги используйте то, что вы уже узнали об использовании запятых, чтобы добавить запятые к следующим предложениям. 3. На вашем собственном листе бумаги создайте составное предложение, объединив два независимых предложения с запятой и координирующим союзом. 4. На своем собственном листе бумаги скопируйте предложение и вставьте запятые, чтобы отделить прерывающие слова от остальной части предложения. Поделитесь с одноклассником и сравните свои ответы. 5. На своем собственном листе бумаги используйте то, что вы узнали об использовании запятых, чтобы отредактировать следующую букву. 27 марта 2010 Алекса Марше 14 Taylor Drive Apt. 6 Нью-Касл, штат Мэн, Уважаемый мистер Тиммонс Спасибо, что согласились встретиться со мной.Я свободен в понедельник пятого. Я могу зайти к вам в офис в любое время. Ваш адрес по-прежнему 7309 Marcourt Circle # 501? Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее. Спасибо Алекса 6. На своем собственном листе бумаги используйте то, что вы узнали об использовании запятых, для редактирования следующих абзацев.
Директор по продажам
Armwood Business Solutions
555 Peachtree Lane
Norfolk, VA
(55516000) 222-3333 90
Офис-менеджер
Norfolk Medical Group
110 Orange Grove Drive
Norfolk, VA
Директор по продажам Пример формата письма и советы по написанию
Образец формата письма
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс
Используйте формальное приветствие , а не имя, если вы не знаете человека хорошо.Если вы не знаете пол человека, вы можете написать его полное имя. Например, «Дорогой Пэт Кроуди» вместо «Дорогой мистер Кроди» или «Дорогая мисс Кроуди». Если вы не знаете имени получателя, по-прежнему можно использовать старомодное выражение «Кого это может касаться». Шаблон письма для загрузки
Пример профессионального письма
35 Chestnut Street
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
nicole @ thomas.com
Менеджер
Компания LMK
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101 Советы по форматированию письма
Проверка на ошибки форматирования и опечатки
Дополнительная информация о написании писем
Начните с основ
Примеры обзора
Отправить деловое сообщение по электронной почте
знаков с пунктуацией: эссе и письма с пунктуацией
Ньюарк NG6 7TJ
17 марта 1995 г.
Авторское право © Ларри Траск, 1997 г. Написание деловых писем на английском языке
Используйте правильный формат и приветствие
Укажите вашу цель
Используйте причину письма, чтобы выбрать свой тон
Окончание письма
Завершение письма
Проверка на ошибки
Соответствующие примеры приветствия для писем и электронных писем
Как понять ваше сообщение
Знаки препинания задают тон
Профессиональные приветствия
Личные сообщения
Примеры делового приветствия
Примеры дружеского приветствия
Электронная почта против письменной корреспонденции
Как написать письмо
Общая структура письма
Ваш полный адрес Имя человека, которому вы пишете
Полный почтовый адрес Уважаемый [Имя получателя], С уважением, Особые типы писем: особые случаи
Официальные приглашения
Мистер и миссис Джон Смит Г-жа Далила Грин благодарит г-на и г-жу Джон Смит за их любезное приглашение на свадьбу их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса в субботу 25 июля в 12 часов дня в Jacoby House, Танбридж-Уэллс, Кент.Она будет рада принять участие. Г-жу Грин будет сопровождать г-н Джеймс Уайт.
« Она сожалеет, что не сможет присутствовать, так как у нее уже была помолвка ».
Поблагодарить кого-нибудь за гостеприимство или за подарок
Уважаемый [Имя], Включите одно или два личных предложения, объясняющих, насколько важны для вас этот случай или подарок. Для такого случая, как свадьба или вечеринка, вы также можете выразить надежду, что ваши хозяева также повеселились и что они оправились от стресса, связанного с организацией этого мероприятия.
[С уважением / С любовью] Поблагодарить кого-то на работе
или используйте бланк Дата Полное имя вашего контактного лица Вы можете вставить сюда рукописный комментарий, особенно если сеанс прошел особенно хорошо или если вы знаете получателя лично, а также написать от руки «Искренне Ваш». Мы будем благодарны за личное внимание.
С уважением, Практическое правило написания писем
запятых | Деловая переписка
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ
Запятые после вводного слова или фразы
Запятые в списке элементов
Запятые и согласованные прилагательные
Запятые перед союзами в составных предложениях
Запятые до и после прерывающих слов
Запятые в датах, адресах, а также в приветствиях и окончаниях писем
Основные выводы
Упражнения
0 thoughts on “Письмо правильное: Правильное оформление писем | Служба поддержки управляющих советов”