Правила составления штатного расписания на предприятии: правила составления штатного расписания компании

Постановлением Госкомстата России № 1 в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Штатное расписание теперь подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации (ст. 57 ТК РФ).

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерством труда России от 21.08.1998 г. № 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который по общему правилу входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, а то и вовсе бухгалтерии. То есть, руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности. Координирует работу по подготовке этого документа заместитель руководителя организации по управлению персоналом или иное должностное лицо, назначенное приказом руководителя организации.

В организациях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание отдельного структурного подразделения.

Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, изготавливается, как правило, в количестве 3 экземпляров (плюс копии по числу заинтересованных лиц, подразделений), формат бланка А4, срок его хранения по месту разработки и утверждения – постоянно, в других организациях – 3 года.

Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т. п.), однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Основная часть штатного расписания представляет собой таблицу:

Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания). В качестве принципа расположения также допускается использовать степень функциональной важности подразделений (например, сначала дирекция, затем производственные подразделения, следом – административно-технические). Наименования указывают без сокращений, в единственном числе именительного падежа.

Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь в государственных органах. Что же касается негосударственных организаций, то она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

В графе 3 таблицы приводятся наименования профессий (должностей), которые могут дифференцироваться по специальностям и квалификации. В трудовом законодательстве термины «профессия» и «должность» применяются для обозначения вида трудовой деятельности работника, только первый термин – для такой категории персонала, как рабочие, а второй – для служащих.

Служащие – это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. В свою очередь, рабочими называют социальную группу работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации.

Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска (раздела). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что «Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках…». Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС. В настоящее время выпуски ЕТКС активно перерабатываются, и проблемы с определением наименований профессий рабочих должны решиться в ближайшем будущем.

По-другому обстоит дело с наименованиями должностей. На сегодняшний день в работе кадровых служб применяется уже упоминавшийся общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в различных сборниках.

Подавляющее большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. В коммерческой сфере для того, чтобы установить правильное наименование должности, можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Напомним, что к ОКПДТР обращаться следует только с целью установления наименования должности, а не профессии, поскольку в нем пока не отражены наименования профессий рабочих в соответствии с новым ЕТКС.

В последнее время в организациях, особенно с иностранным капиталом, а также в компаниях, увлеченных новыми стилями управления, используются иностранные названия должностей. Большинству из них в российском трудовом законодательстве можно найти аналоги; но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей. Например, мерчандайзеры, логистики, супервайзеры и т. д.

ТК РФ частично решил эту проблему. Статья 57 ТК РФ определенно и однозначно устанавливает, что наименование должности, специальности, профессии устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, в штатное расписание можно включить и новые наименования должностей, например, если в организации внедряются новые методики структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия:

• проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы;

• не увлекаться новомодными названиями, т.  к. большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах – источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, «хэдхантер» – «специалист по поиску руководителей»).

Лучше выяснить у инициаторов введения новых должностей, есть ли полные и официально принятые их наименования. Ведь, увольняясь из организации, работник зачастую уходит с такой записью в трудовой книжке, которая может быть непонятной не только новому работодателю, но и органам, осуществляющим оформление пенсий.

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся по старшинству начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель, и т. д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком «—», при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании.

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, то они оформляются как «прочий персонал».

Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа. Сокращения «зав.», «зам.», «нач.» не допускаются.

Количество штатных единиц (графа 4) указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т. д.).

В графе 5 указываются оклады (тарифные ставки), устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с профессиями (должностями), перечисленными в графе 3. Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (тарифная ставка) – это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются:

• работникам организаций, финансируемых из бюджета, – соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами;

• работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) – законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;

• работникам других организаций – коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.

Тарифная ставка является элементом тарифной системы (т. е. совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий). При оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) 1-го разряда единой тарифной сетки не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Тарифная система оплаты труда включает в себя: тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации.

Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Тарифная система оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджетов всех уровней, устанавливается на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, утверждаемой в порядке, установленном федеральным законом, и являющейся гарантией по оплате труда работников бюджетной сферы. Тарифная система оплаты труда работников других организаций может определяться коллективными договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и государственных гарантий по оплате труда.

Что же касается надбавок (графы 6–8), то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок указываются в соответствии с ТК РФ, федеральными законами, коллективными договорами и локальными нормативными актами. Как определено ст. 144 ТК РФ работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работников. Указанные системы могут устанавливаться также коллективным договором.

Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и других)

• в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ;

• в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, – органами государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;

• в организациях, финансируемых из местного бюджета, – органами местного самоуправления.

Надбавки могут быть связаны с дополнительной оплатой или стимулированием труда, с достижением каких-либо показателей за определенные периоды времени или с другими факторами.

В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику. Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Согласно указаниям по применению правил оформления первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата, в штатном расписании заработную плату теперь можно указывать не только в рублях, но и с помощью вспомогательных величин (процентов, коэффициентов и т. п.).

Графа «Примечание» предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.

После заполнения всех граф основной части таблицы, в строке «Итого» указываются итоговые суммы по графам 4–9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф составляется приказ (распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Номер и дата приказа отражаются в шапке штатного расписания.

Если при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, т. е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть согласованы со всеми лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты внесения исправлений.

При оформлении штатного расписания обратите внимание на то, чтобы в документе были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае он будет считаться окончательно оформленным и может быть принят к утверждению. В частности, не забывайте заполнять такие реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО. Расшифровки подписей также являются реквизитами, обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

Для разработки табличной части штатного расписания могут использоваться и иные формы. Например:

В этом случае наименование и код структурного подразделения указываются не в столбце, а в строке – заголовке.

Экономисты по труду также предлагают использовать такую форму:

Если условия оплаты труда в организации установлены в определенном диапазоне, то в штатном расписании предусматривается «вилка» окладов. Для группы работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании может быть предусмотрено введение специального раздела или специальной графы. При этом указывается общее число работников такой группы. С учетом этого форма штатного расписания может быть следующей:

В ряде организаций, особенно в государственных учреждениях, применяется «урезанная» форма штатного расписания, т.  е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете.

При разработке штатных расписаний также практикуется указание итоговой численности работников. Она может быть как общей – по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению. Например:

Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления организацией. Он изготавливается по количеству заинтересованных лиц и хранится 3 года после утверждения штатного расписания.

Копии проекта направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму № Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не формальной простановке резолюций «не возражаю», «согласен», то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т.  д.

Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты), указывается.

Замечания прилагаются

(Подпись) С.И. Иванов

20.01.2005

В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта.

Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются путем внесения их в проект. Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.

Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется.

В процессе подготовки проекта и утверждения штатного расписания образуется огромное количество документов:

• справки;

• заключения;

• отзывы;

• служебные записки.

Все они хранятся вместе с проектами в течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.

Утвержденное штатное расписание направляется по одному экземпляру:

• в отдел кадров;

• в главную бухгалтерию;

• один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации.

В отдельных компаниях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и поэтому выпускается всего в двух экземплярах – один для генерального директора, один для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются только части (извлечения), относящиеся к этим подразделениям, а в отдел кадров часть, касающаяся вакантных должностей.

Штатное расписание– документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.

1. Можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

• «О внесении изменений в штатное расписание»;

• «Об изменении штатного расписания»;

• «О частичном изменении штатного расписания».

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

• совершенствование организационной структуры компании;

• проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

• реорганизация компании;

• расширение или сокращение производственной основы компании;

• изменение законодательства;

• оптимизация управленческой работы;

• планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:

• переименование должности;

• изменение должности;

• переименование структурного подразделения;

• возложение дополнительных обязанностей;

• изменение базовых (должностных) окладов;

• введение новых подразделений;

• введение новых (дополнительных) должностей;

• ликвидация структурного подразделения;

• сокращение должности.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. Рассмотрим все эти варианты отдельно.

1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений – работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен – следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.

2. Изменение должности работника в штатном расписании структурного подразделения осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделением организации. В этом случае меняются существенные условия трудового договора, (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца.

3. В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо «отдел маркетинга» – «отдел маркетинговых исследований») при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

4. Возложение дополнительных обязанностей на работника предусматривает расширение трудовой функции работника, предусмотренной трудовым договором. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).

5. Изменение базовых (должностных) окладов в штатном расписании осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудников:

• трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору;

• личная карточка Т-2 (раздел 3).

6. Основанием для организации (реорганизации) структурного подразделения являются:

• решение руководителя организации;

• проект структуры и штатной численности подразделения с перечнем категорий сотрудников;

• проект положения о структурном подразделении;

• проекты должностных инструкций по всем категориям персонала вводимого подразделения;

• проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.

При определении категории создаваемого подразделения учитывается ряд принципов:

• служба создается, когда круг решаемых задач не может быть выполнен в полном объеме в рамках отдела и при наличии в структуре как минимум двух самостоятельных подразделений, одно из которых не ниже отдела;

• отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности;

• должности начальников подразделений вводятся в соответствии со структурой, удовлетворяющей принципам, изложенным выше;

• должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

7. При введении новой (дополнительной) должности на имя руководителя организации поступает комплект документов, включающий в себя:

• служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание подразделения новой (дополнительной) должности;

• обновленную структуру подразделения;

• проект должностной инструкции на вновь вводимую должность.

При выборе категории сотрудника (при обосновании введения штатной единицы) необходимо руководствоваться следующими принципами:

• должность ведущего специалиста и приравненных к нему работников вводится при наличии двух самостоятельных направлений работы, каждое из которых выполняется специалистом, при наличии объема работ как минимум для двух специалистов;

• должность старшего специалиста и приравненных к нему работников вводится при значительном росте требований к уровню квалификации, предъявляемых к какому-либо рабочему месту на основании деловой оценки или субъективной оценки руководителя подразделения;

• должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом, или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

8. Решение о ликвидации структурного подразделения оформляется в соответствии с ТК РФ приказом по организации за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников этого подразделения об увольнении по сокращению штатов.

9. Решение о сокращении должности принимается руководством организации при обнаружении несоответствия (дублирования) функций, обязанностей, объема выполняемых работ принятым в организации внутренним регламентам. Решение о сокращении должности, занимаемой сотрудником организации, оформляется приказом по организации в соответствии с ТК РФ за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудника о предстоящем увольнении по сокращению штатов.

Увольнение сотрудников по причине ликвидации структурного подразделения, сокращения должности, занимаемой работником, производится кадровым приказом с соответствующей формулировкой. Более подробно эти вопросы рассматриваются в разделе «О сокращении штата и численности».

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, называется замещение должностей или штатная расстановка. Также на практике могут использоваться и другие названия данного документа. Штатная расстановка не имеет унифицированной формы, для ее составления за основу может браться табличная часть штатного расписания. Главное отличие штатной расстановки от штатного расписания – это динамичный документ, изменяющийся в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия, организации и не требующий издания приказа о его утверждении.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Правовые вопросы кадровых компаний | Малый бизнес

Кадровые компании связывают работодателей, нуждающихся в дополнительной рабочей силе, с квалифицированными работниками в сообществе. Из-за посреднического положения кадровой компании по отношению к клиенту и рабочему персоналу кадровые компании часто сталкиваются с множеством юридических проблем. Кадровые компании должны быть осведомлены о законах, которые регулируются несколькими правительственными учреждениями в различных областях карьеры. Они также должны соблюдать законы, касающиеся вознаграждений работникам, классификаций и налогов.

Неправильная классификация сотрудников

По данным Американской кадровой ассоциации, неправильная классификация сотрудников является «горячей темой» в отношении кадровых компаний из-за того, что многие штаты испытывают финансовые трудности и стремятся восстановить доходы от различных компаний, которые не классифицировали должным образом рабочие. Многие компании классифицируют работников как независимых подрядчиков из-за снижения ответственности и налоговых обязательств, которые относятся к этой категории работников.Тем не менее, правительство заинтересовано в том, чтобы работники классифицировались должным образом, поскольку независимые подрядчики с меньшей вероятностью сообщают о налогах на самозанятость, чем другие категории работников.

Соблюдение трудового законодательства

Некоторые кадровые компании могут столкнуться с проблемами, если они лишают работников возможности получать оплату за сверхурочную работу. Агентство, которое не выплачивает работникам оплату за сверхурочную работу или неправильно классифицирует их как освобожденных работников, может быть нарушением Закона о справедливых трудовых стандартах.

Соответствие федеральным законам

Кадровое агентство должно соблюдать различные законодательные акты и другие законы, касающиеся найма работников, как и в частном бизнесе. Кадровому агентству не разрешается дискриминировать работников по признаку пола, возраста или расы. Он также должен соответствовать Закону об американцах-инвалидах. Кадровое агентство также обязано соблюдать все стандарты OSHA, связанные с работой. Кадровое агентство — это компания, у которой работник будет запрашивать компенсацию по безработице, и она должна соблюдать все законы, связанные с безработицей.

Контракты

Кадровые агентства должны использовать несколько типов контрактов для выполнения своей работы. Споры могут возникать по договорам. Кадровое агентство должно заключить соглашение с компанией-нанимателем, которое часто включает пункт о количестве часов, которые работник должен отработать на работодателя, прежде чем работодатель сможет нанять работника напрямую. Некоторые работодатели обходят эти пункты. Кадровое агентство также может столкнуться с проблемами, если агент кадровой компании представит потенциального сотрудника в ложном свете в нарушение условий договора.Кадровое агентство также должно подготовить обязательные к исполнению договоры о найме и соглашения о неразглашении.

Какие лицензии и требования необходимы для открытия кадровой компании? | Малый бизнес

Автор Charmayne Smith Обновлено 1 марта 2019 г.

Кадровая компания развивает отношения с работодателями и размещает квалифицированных специалистов на открытые вакансии работодателя. В целом, лицензий и требований, необходимых для открытия кадровой компании, немного.Компания помогает работодателям заполнять краткосрочные и долгосрочные вакансии и иногда оказывает непосредственную помощь работодателям в трудоустройстве. Создание кадровой компании может быть одним из самых простых видов бизнеса.

Юридическая бизнес-структура

Как и любой другой бизнес, кадровая компания должна иметь юридическую бизнес-структуру. В большинстве случаев для кадровой компании предпочтительнее иметь юридическое лицо, чтобы защитить владельцев от юридических обязательств, возникающих в результате ошибок и упущений, совершенных их назначенными сотрудниками.Если кадровая компания выбирает партнерство или корпоративную бизнес-структуру, она должна согласовать свой бизнес с государственным секретарем штата. Бизнес-структура не обязательно должна быть зарегистрирована в штате, в котором она работает.

Государственная регистрация бизнеса

После того, как кадровый бизнес закрепил свою юридическую структуру бизнеса, он должен зарегистрировать свои бизнес-операции в штате, в котором он будет работать. Процесс регистрации зависит от штата и требует регистрационного сбора.После завершения регистрации штат предоставит кадровой компании идентификационный номер государственного налогоплательщика, на который необходимо ссылаться при уплате налогов с предприятия, включая удержания с сотрудников и сотрудников.

Полисы страхования бизнеса

Четко сформулированный полис страхования бизнеса помогает защитить кадровую компанию от ответственности и помогает компании выполнять свои юридические требования. Кадровой компании требуется полис страхования гражданской ответственности, а также компенсация работникам для ее штатных сотрудников.Страхование компенсации работникам особенно важно, когда ваша кадровая компания предлагает долгосрочные кадровые услуги. Большинство штатов требуют, чтобы предприятия поддерживали страхование компенсации работникам для своих сотрудников.

Если вы предоставляете услуги по долгосрочному трудоустройству, назначенный сотрудник является долгосрочным сотрудником кадровой компании и требует компенсационного покрытия работников кадровым агентством. Чтобы определить точные потребности в страховании для вашей кадровой компании, поговорите со своим страховым агентом и предоставьте ему подробную информацию о вашей кадровой компании.Агент поможет вам выстроить политику, отвечающую потребностям кадровой компании и требованиям государства.

Прочие деловые соображения

В то время как некоторые кадровые компании сосредотачиваются на общей занятости и рабочих должностях, некоторые кадровые компании специализируются на определенных отраслях, таких как уход за больными или технические специалисты. В некоторых штатах требуется, чтобы специализированные кадровые организации получали определенные лицензии для размещения сотрудников. Чтобы определить, требуются ли в вашем штате эти лицензии, обратитесь за помощью в офис по развитию бизнеса вашего города или к его представителю.Офис предоставит вам конкретную информацию, необходимую для получения дополнительной лицензии, если это необходимо.

Защита временных рабочих | Управление по охране труда и здоровья

Обязанности работодателя по защите временных работников

Чтобы обеспечить четкое понимание роли каждого работодателя в защите сотрудников, OSHA рекомендует, чтобы агентство по временному найму и принимающий работодатель изложили в своем контракте свои соответствующие обязанности по соблюдению применимых стандартов OSHA.Включение таких условий в договор гарантирует, что каждый работодатель соблюдает все соответствующие нормативные требования, тем самым избегая путаницы в отношении обязательств работодателя.

Совместная ответственность

Хотя степень ответственности кадровых агентств и принимающих работодателей в соответствии с законодательством зависит от конкретных обстоятельств каждого дела, кадровые агентства и принимающие работодатели несут совместную ответственность за обеспечение безопасных условий труда для временных работников, включая, например, обеспечение выполнения требований OSHA по обучению, информированию об опасностях и ведению документации.

OSHA может возлагать ответственность как на принимающего, так и на временного работодателя за нарушения условий, включая отсутствие надлежащей подготовки в отношении опасностей на рабочем месте. Агентства по временному найму и принимающие работодатели совместно контролируют работника и, следовательно, несут совместную ответственность за безопасность и здоровье временных работников.

Управление OSHA обеспокоено тем, что некоторые работодатели могут использовать временных работников, чтобы избежать выполнения всех своих обязательств по соблюдению требований Закона об охране труда и других законов о защите работников; трудоустройство временных работников на различные работы, в том числе на наиболее опасные; что временные работники более уязвимы для безопасности и здоровья на рабочем месте, а также мести, чем работники, состоящие в традиционных трудовых отношениях; что временные работники часто не получают надлежащей подготовки по технике безопасности и охране здоровья или разъяснений их обязанностей ни агентством по временному найму, ни принимающим работодателем. Поэтому крайне важно, чтобы и работодатели соблюдали все соответствующие требования OSHA.

Роли есть как у принимающих работодателей, так и у кадровых агентств

Как принимающие работодатели, так и кадровые агентства играют роль в соблюдении требований по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, и они разделяют ответственность за обеспечение безопасности и здоровья работников.

Ключевой концепцией является то, что каждый работодатель должен учитывать опасности, с которыми он сталкивается, положения по предотвращать и устранять , а также в состоянии соответствовать стандартам OSHA.Например: кадровые агентства могут проводить общее обучение технике безопасности и охране здоровья, а принимающие работодатели могут проводить специальное обучение, адаптированное к конкретному оборудованию/опасности на рабочем месте.

• Ключ связи между агентством и хостом для обеспечения необходимой защиты.
• Кадровые агентства обязаны осведомляться об условиях закрепленных за ними рабочих мест. Они должны обеспечить отправку работников на безопасное рабочее место.
• Незнание опасностей не освобождает от ответственности.
• Кадровым агентствам не нужно становиться экспертами по конкретным опасностям на рабочем месте, но они должны определить, какие условия существуют в их клиентских (принимающих) агентствах, с какими опасностями можно столкнуться и как лучше всего обеспечить защиту временных работников.
• Кадровое агентство обязано запросить и проверить выполнение принимающей стороной своих обязанностей по безопасному рабочему месту.
• И, что не менее важно: принимающие работодатели должны относиться к временным работникам так же, как и к любым другим работникам с точки зрения обучения, безопасности и охраны здоровья.

Чем может помочь OSHA?

Работники имеют право на безопасное рабочее место. Если вы считаете, что ваша работа небезопасна, или у вас есть вопросы, свяжитесь с OSHA по телефону 1-800-321-OSHA (6742). Это конфиденциально. Мы можем помочь. Для получения другой ценной информации о защите работников, такой как права работников, обязанности работодателя и другие услуги, предлагаемые OSHA, посетите страницу OSHA для работников.

OSHA также оказывает помощь работодателям. Консультационная программа OSHA на местах предлагает бесплатные и конфиденциальные услуги по охране труда и технике безопасности малым и средним предприятиям во всех штатах и ​​​​некоторых территориях, при этом приоритет отдается рабочим местам с повышенной опасностью.Чтобы найти ближайшую к вам программу выездных консультаций OSHA, позвоните по телефону 1-800-321-6742 (OSHA) или посетите сайт www.osha.gov/consultation.

Соблюдаются ли бизнес-правила вашего кадрового агентства?

Кадровые фирмы часто находятся в уникальной ситуации, поскольку у них есть три основных заинтересованные стороны: клиент, ищущий сотрудника, работник и сама кадровая фирма. Это может затруднить соблюдение требований, когда речь идет о соблюдении не только правил компании, но и правил клиента.

Соблюдение является серьезным препятствием для кадровых фирм, потому что они не просто имеют свой набор бизнес-правил, которых нужно придерживаться, но и должны соблюдать все требования этих заинтересованных сторон в дополнение к правилам федерального закона, закона штата. или законы конкретной страны. У многих организаций нет времени или ресурсов для управления соблюдением всех этих организаций, поэтому они могут столкнуться с проблемами, если пройдут аудит.

Вот где автоматизированное программное обеспечение соответствия становится полезным инструментом.Вот способы, которыми ваша кадровая фирма может извлечь выгоду из времени и расходов программного обеспечения с автоматизированным соответствием:

Ваша компания установила правила не просто так. Когда отправляются табели учета рабочего времени или отчеты о расходах, они автоматически проверяются на соответствие существующим политикам справочника, чтобы быть утвержденными или отклоненными. Это происходит до того, как его увидит утверждающий или менеджер, что снижает нагрузку на этого утверждающего или менеджера.Автоматизированное соответствие справочника обеспечивает первый этап соответствия, поэтому администраторы могут тратить больше времени на те отправки, которые действительно в этом нуждаются.

Глобальные правила и нормы

У кадровых фирм могут быть сотрудники, работающие по всей стране или по всему миру, поэтому важно иметь инструмент, который может это учесть. Вам просто нужно ввести политики/правила для местоположения этого сотрудника, и система проверит соответствие этим правилам.

HR имеет свой собственный набор правил, когда речь идет об управлении рабочим временем и посещаемостью.От закона о сверхурочной работе до FMLA и всего, что между ними, например, отгулов, правил начисления, отпуска по болезни и даже индивидуальных обязательств клиента — автоматизированная система управления отпусками может позаботиться об этих сложных правилах.

Соответствие FLSA (Закон о справедливых трудовых стандартах)

FLSA — это важный законодательный акт, содержащий требования к оплате труда сотрудников в зависимости от отработанного времени. Это означает, что важно вести точный учет отработанного времени, особенно если ваша организация работает с государственными или местными государственными служащими или несовершеннолетними.Программное обеспечение для учета рабочего времени — это один из инструментов, который кадровые фирмы могут использовать для отслеживания и проверки правильности ведения учета.

Версия политики

Если вы давно не пересматривали свои политики, вероятно, пришло время подумать о будущем. Политики следует пересматривать и пересматривать ежегодно, чтобы не отставать от меняющихся требований и не отставать от изменений на рабочем месте. Автоматизированное программное обеспечение для обеспечения соответствия и аудита может выполнять общесистемный обзор, чтобы выявить, какие политики чаще всего не выполняются и какие сотрудники чаще всего терпят неудачу при отправке табелей учета рабочего времени или отчетов о расходах. Это могут быть ценные данные, позволяющие узнать, какие политики следует обновить или какие сотрудники нуждаются в дополнительном обучении.

При таком большом количестве заинтересованных лиц жонглирование соблюдением требований может стать источником напрасной траты времени и разочарований. Воспользуйтесь автоматизированным программным обеспечением для обеспечения соответствия требованиям для кадровых фирм, чтобы снизить рабочую нагрузку и помочь своим менеджерам и администраторам вернуться к более важным задачам.

Узнайте больше о том, как DATABASICS Time + Expense for Staffing Frims™ может помочь вашей организации.

Для получения дополнительной информации о решениях DATABASICS Time & Expense свяжитесь с нами или позвоните по телефону (800) 599-0434.

DATABASICS обеспечивает облачную отчетность нового поколения о расходах, управление P-Card, учет рабочего времени и отпусков, а также автоматизацию обработки счетов. Специализируясь на выполнении самых строгих требований, DATABASICS предлагает своим клиентам по всему миру высочайший уровень обслуживания.

DATABASICS полагаются ведущие организации, представляющие все основные секторы мировой экономики: финансовые услуги, здравоохранение, производство, исследования, розничная торговля, проектирование, некоммерческие/неправительственные организации, технологии, федеральные подрядчики и другие сектора.

DATABASICS находится в Рестоне, штат Вирджиния.

Подключайтесь к DATABASICS: LinkedIn, Twitter и YouTube.

Все, что вы должны знать о кадровых агентствах

• Кадровое агентство выступает в качестве посредника между работодателями и работниками, помогая подбирать квалифицированных кандидатов с компаниями, у которых есть текущие вакансии.

• Если вашему бизнесу требуется дополнительная рабочая сила, работа с кадровым агентством может сэкономить время вашей компании, а также предлагает другие преимущества, включая гибкость и снижение потенциальных юридических рисков.

• Кадровые агентства взимают надбавку, которая обычно составляет от 25% до 100% от заработной платы нанятого сотрудника.

• Эта история для владельцев бизнеса и менеджеров по найму, которые никогда раньше не работали с кадровым агентством, но хотят расширить команду своего бизнеса, сотрудничая с ним.

Поиск квалифицированных специалистов остается сложной задачей для многих небольших компаний. Рассмотрение заявлений, собеседование с кандидатами и переговоры о заработной плате — все это отнимает у владельца бизнеса драгоценное время от существующих обязательств, что в конечном итоге может нанести ущерб бизнесу в долгосрочной перспективе.Вот почему некоторые работодатели сотрудничают с кадровыми агентствами, которые отнимают много времени и сил у поиска кандидатов, предоставляя своих работников на открытые вакансии.

Использование кадрового агентства не является правильным выбором для каждого бизнеса, но если вы рассматриваете возможность сотрудничества с одним из них для удовлетворения ваших потребностей в найме, вот что вам нужно знать об этом процессе.

Что такое кадровое агентство?

Кадровое агентство набирает сотрудников для предприятий, желающих заполнить определенные должности.Когда вам нужен новый персонал и вы решили работать с кадровым агентством, процесс обычно выглядит следующим образом:

1. Работодатель связывается с кадровым агентством. Сначала вы обратитесь в агентство, которое специализируется в вашей отрасли, уточнив такую ​​информацию, как должностные обязанности, количество необходимых сотрудников, сроки найма новых работников и размер заработной платы или оклада.
2. Агентство создает должностную инструкцию. Затем агентство составляет описание работы и рекламирует его для вашего бизнеса.Они также могут связаться с потенциальными кандидатами индивидуально, если кандидат подходит для этой работы.
3. Кадровая фирма проверяет кандидатов: Как только кандидаты начинают подавать заявки на вакансию, кадровое агентство проверяет их опыт и квалификацию перед назначением и проведением собеседований. Затем они выбирают наиболее квалифицированных специалистов, чтобы представить их менеджеру по найму в вашем бизнесе.
4. Окончательное решение принимает работодатель. Менеджер по найму или владелец бизнеса проведет собеседование с кадровым агентством, прежде чем принять окончательное решение о найме.Это сэкономит вам и вашим сотрудникам время, которое вы в противном случае потратили бы на сортировку бесчисленных кандидатов.
5. Агентство позаботится о оформлении документов. Большинство агентств занимаются всей бумажной работой, связанной с новыми сотрудниками, такой как контракты, налоги и другие задачи по расчету заработной платы.

Знаете ли вы? Кадровое агентство — это посредник, который устраняет большую часть трудоемкого процесса найма, чтобы владельцы бизнеса могли направить свои усилия в другое место.

Сколько берет кадровое агентство?

Кадровые агентства обычно взимают от 25% до 100% заработной платы наемного работника. Так, например, если вы и кадровое агентство договорились о наценке в размере 50%, а новый сотрудник получает почасовую оплату в размере 10 долларов, вы будете платить агентству 15 долларов в час за их работу.

В дополнение к надбавке, которую вы будете платить, от вас могут потребовать покрытия дополнительных сборов за заполнение вакансии или сборов за выкуп контракта, если вы нанимаете временного работника на постоянную работу.

Ключевой вывод: Предприятия могут рассчитывать на то, что от 25 до 100% заработной платы наемных работников будут выделены кадровой фирме, а также на другие сборы.

Что может сделать для вас кадровая компания?

Поскольку работодатели все чаще обращаются к внештатным работникам, внештатным работникам и временным работникам, чтобы заполнить пробелы в рабочей силе, кадровые агентства стали ценным ресурсом для быстрого и эффективного поиска таких талантов. Ниже приведены лишь некоторые из многих преимуществ, которые правильная кадровая компания может предложить вашему бизнесу.

Быстрый прием на работу

Рынок труда значительно изменился за последние несколько лет, и процесс найма стал более длительным и сложным, чем в прошлые годы.

«Становится все труднее найти выдающихся талантов, и у менеджеров становится чрезвычайно много времени на просмотр резюме и проведение собеседований, при этом они все еще несут ответственность за свои повседневные операции», — сказал Мэтью Роулз, менеджер по развитию бизнеса в отделе кадров. Компания Кавалиро. «Обращение к надежному кадровому партнеру может сэкономить время и деньги. Кадровая фирма может предварительно отобрать и квалифицировать кандидатов, чтобы менеджер всегда проводил собеседования с кандидатами, подходящими для этой роли».

Гибкость

AJ Brustein, генеральный директор и соучредитель платформы подбора персонала по запросу Wonolo, сказал, что многие компании воздерживаются от найма на штатные должности по нескольким причинам.Тем не менее, по словам Брустейна, во многом это связано с акцентом на более экономичные операции.

«Компании стараются быть более продуктивными и нанимать работников только тогда, когда они абсолютно необходимы», — сказал Брустейн Business News Daily. «Им нужно найти способы убедиться, что каждый доллар, который они тратят, пойдет на пользу бизнесу. Временный персонал позволяет им иметь людей только тогда, когда они им нужны, и эти люди работают продуктивно».

Джейсон Леверант, главный операционный директор национальной франшизы AtWork Group, сказал, что работодатели осознали ценность наличия гибкой рабочей силы, которую можно динамически адаптировать для удовлетворения их потребностей в найме на постоянной основе.

«Гибкость [при использовании кадрового агентства] стала основной движущей силой в привлечении рабочей силы, которая может адаптироваться к приливам и отливам бизнес-требований клиента», — сказал Леверант.

Снижение риска

Работодатель несет множество юридических обязанностей, таких как уплата определенных налогов, обеспечение страхового покрытия и соблюдение трудового законодательства. С финансовой и операционной точки зрения наем сотрудников также сопряжен с финансовыми рисками, особенно если кого-то приходится увольнять или неожиданно увольнять.Когда вы пользуетесь услугами кадровой фирмы, агентство берет на себя многие из этих обязательств за вас.

«Кадровые фирмы обычно считаются зарегистрированными работодателями, когда речь идет о временных сотрудниках, поэтому … [клиенты кадровых фирм] ценят тот факт, что по большей части кадровая фирма несет полную ответственность за сотрудников, пока они находятся на задании», — сказал Леверант.

Как это работает?

В своем блоге на Snagajob автор Эми Уайт описала основные типы вакансий, которые кадровые агентства помогают компаниям заполнять: временно, но используется, чтобы помочь работодателю определить долгосрочное соответствие временного работника компании) и прямой наем (постоянная должность, на которой кадровое агентство выступает в качестве рекрутера).

Уайт также объяснил, как кадровые компании заполняют вакансии. Если в агентстве нет существующего сотрудника, подходящего для открытой должности, оно, как правило, размещает объявление о вакансии на досках объявлений и в других местах, которые, вероятно, будут искать соискатели. Оттуда он будет принимать заявления и проводить собеседования и проверку биографических данных, если это необходимо, как и любой другой работодатель. Как только подходящий кандидат найден, этот человек нанимается в качестве сотрудника агентства (за исключением случаев прямого найма).По словам Уайта, зарплата работника и льготы, если они предлагаются, выдаются кадровым агентством, но продолжительность работы определяется клиентом.

Кроме того, вы можете зарегистрироваться на платформах по найму по требованию, таких как Upwork, Freelancer.com и Wonolo, которые предоставляют вам доступ к независимым специалистам, готовым работать, как правило, удаленно. Эти платформы работают немного по-другому, поскольку работники, которые проходят через эти сайты, считаются независимыми подрядчиками — вы несете ответственность за оплату им напрямую и выдачу налоговой формы 1099 в конце года. Однако, как и в случае с сотрудниками кадровых агентств, вы по-прежнему освобождаетесь от официальных обязательств работодателя (налоги с заработной платы, льготы и т. д.) при использовании этих работников при условии, что они должным образом классифицированы.

Ключевой вывод: Кадровые агентства помогают заполнить временные вакансии, должности временного найма и должности прямого найма, подбирая существующих сотрудников, которые хорошо подходят для этой роли, или рекламируя вакансию для квалифицированных соискателей.

Каковы распространенные заблуждения о кадровых агентствах?

Одно из самых распространенных заблуждений относительно найма кадрового агентства состоит в том, что это слишком дорого, чтобы оно того стоило.Зачем переплачивать за рекрутинг, если можно нанять кого-то самостоятельно? Вы можете подумать, что заранее экономите деньги, но в конечном итоге использование кадрового агентства может сэкономить деньги вашей компании.

«Многие компании обращают внимание только на гонорары агентства, чтобы определить стоимость, но, как правило, не понимают ценности и экономии, которую они могут обеспечить», — сказал Роулз. «Время найма является важным фактором, когда речь идет о том, сколько может стоить открытая позиция компании. Чем дольше открыта позиция, тем выше стоимость из-за потери производительности и отвлечения ресурсов.Сотрудничество с кадровой фирмой может помочь сократить время найма и уменьшить потери в производительности».

«Наши клиенты видят базовые ставки заработной платы, которые они платят своим сотрудникам, а затем они видят наши ставки по счетам и предполагают, что мы делаем разница как прибыль, — добавил Леверант. — Многие забывают, что у нас такие же налоги на заработную плату, выплаты по безработице и компенсации работникам, что и у всех работодателей в США». .Некоторые компании могут полагать, что работники, приходящие через кадровые агентства, находятся там только потому, что их нельзя было нанять где-либо еще. Это не обязательно так; на самом деле, временные сотрудники часто слишком квалифицированы для работы, которую они выполняют, сказал Брустейн.

«Эти работники решают работать на временной работе, потому что они ценят гибкость, или они пытаются попасть в другую область, или, может быть, они просто хотят больших перемен, а временные должности часто легче получить изначально, чем постоянные», — сказал он. «Мы часто видим, как MBA выполняют временную работу начального уровня, потому что это помогает им лучше понять бизнес на полевом уровне».

Как работать с кадровой фирмой           

Готовы нанять кадровую компанию? Найдите подходящего и с советами наших экспертов начните отличные профессиональные отношения.

Найдите подходящую компанию.

Прежде чем вы сможете найти квалифицированных сотрудников, вы должны выбрать кадровую фирму, подходящую для вашего бизнеса. Леверант подчеркнул важность поиска компании с безупречной репутацией в отношении соблюдения передовой деловой практики.

«Убедитесь, что вы работаете с уважаемой фирмой, которая гордится своими сотрудниками», — сказал он. «Это включает в себя проверку того, что их сотрудники имеют все надлежащие полномочия, включая, помимо прочего, проверку рекомендаций. Вы также хотите убедиться, что они имеют надлежащие страховки, включая страхование гражданской ответственности и компенсацию работникам. .»

Как и во всех деловых отношениях, кадровая фирма также должна приносить вам пользу, чтобы оправдать вложения.

«Сядьте в кадровую фирму и действительно узнайте, могут ли они принести пользу вашей организации», — сказал Роулз. «Для малого бизнеса важность каждого сотрудника и затраты, связанные с наймом, увеличиваются, поэтому … найдите фирму, которая относится к [вашей организации] как к деловому партнеру, а не только к клиенту».

Аналогичным образом, если вы решите использовать кадровую платформу по запросу вместо традиционной кадровой фирмы, проверьте отзывы и убедитесь, что сайту доверяют другие владельцы бизнеса и работники, прежде чем регистрироваться или производить какие-либо платежи.

Четко определите свои потребности.

Хорошие кадровые компании хотят помочь вам найти лучших работников для вашей организации, и они не смогут этого сделать, если вы не будете четко и подробно рассказывать о своей компании, своей должности и типе человека, которого вы хотите для работы. Помимо обсуждения основных обязанностей и необходимых навыков для работы, укажите любую бизнес-политику (дресс-код, часы, перерывы и т. д.), а также дайте представителю кадровой фирмы представление о вашей корпоративной культуре и о том, какой профессионал сможет добиться успеха.

«Когда вы почувствуете, что четко определили свои потребности, сообщите об этом рекрутеру», — написал автор. «Он или она немедленно начнет поиски».

Проверить юридические аспекты.

В зависимости от типов должностей, которые кадровая фирма поможет вам заполнить, убедитесь, что юридические детали, связанные с трудоустройством, такие как классификация работников и налоги с заработной платы, учтены. Леверан отметил, что для временных и временных должностей кадровая фирма является официальным работодателем для целей налогообложения, поэтому агентство должно подтвердить, что работники, которых вы нанимаете, на самом деле являются наемными работниками, а не независимыми подрядчиками.

«Кроме того, вы хотите просмотреть действующие контракты, чтобы убедиться, что в них есть надлежащие положения, касающиеся возмещения убытков, предпочтительно пункт о «двойном возмещении», который защищает обе стороны от проблем, которые могут возникнуть», — сказал Леверан.

Поддерживайте хорошие отношения.

Чтобы найти подходящую кадровую компанию для вашего бизнеса, может потребоваться некоторое время методом проб и ошибок, но как только вы найдете ту, которая предоставляет высококачественные услуги и высококвалифицированных работников, оставайтесь с ней.Кроме того, обсуждение новых работников с представителем вашего агентства может помочь вам и компании в поиске будущих талантов.

«Независимо от того, используете ли вы кадровые решения по требованию для непредсказуемых потребностей или традиционные кадровые решения для предсказуемых потребностей, всегда убедитесь, что у вас есть кадровые агентства, которые зарекомендовали себя как надежные, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии своего бизнеса», — добавил Брустейн.

Дополнительная отчетность по Самми Карамела.

Решение Федерального суда о совместном решении работодателя о выигрыше временных работников

В этом месяце федеральный суд в Нью-Йорке нанес удар по самому сердцу США. S. Спорное новое правило Министерства труда, определяющее, кто является работодателем в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA)1. Суд пришел к выводу, что определение правила, когда организация может считаться работодателем наряду с другим работодателем — «совместным работодателем» — был слишком узким и противоречил тексту и целям FLSA.

Продуманное решение суда должно восстановить намерение FLSA возлагать на корпорации ответственность перед своими работниками за минимальную заработную плату, сверхурочную работу и защиту детского труда, независимо от того, наняты ли эти работники непосредственно корпорацией или через посреднического подрядчика.

Что такое совместный работодатель?

Законы США о труде и занятости признают, что ответственность в качестве работодателя может нести более одной организации, даже если имеется только один «зарегистрированный работодатель». Один зарегистрированный работодатель означает, что только одна организация позиционирует себя как работодатель.

Это важно, потому что очень широкое определение «нанимать» в FLSA, которое включает «страдать или разрешать работать», было разработано для компаний, которые использовали посредников для незаконного найма детей и надзора за ними.2 Это сценарий совместной занятости.

Никто не оспаривал, что посредники, непосредственно нанявшие детей, были их работодателями. В соответствии с FLSA предприятия, заключившие контракты с посредниками, также были их работодателями. Привлечение к ответственности не только юридического лица в качестве работодателя улучшает соблюдение нашего трудового законодательства, поскольку компании, которые передают свою работу посредникам, могут быть привлечены к ответственности за нарушение этих законов.

Является ли временное трудоустройство совместным работодателем?

Типичный пример совместной занятости возникает, когда корпорации используют временные кадровые агентства для найма своих работников.Корпорация заключает контракт с временным кадровым агентством для найма сотрудников, которые выполняют работу в интересах корпорации. Агентство временного персонала является официальным работодателем.

Центральный вопрос в совместном анализе работодателей заключается в том, является ли корпорация также их работодателем. Если это их работодатель, он несет солидарную ответственность за минимальную заработную плату временных работников, детский труд и нарушения сверхурочной работы. Как сказал суд:

Если [кадровое агентство] и корпорация являются совместными работодателями работника, работник может подать в суд как на [кадровое агентство], так и на корпорацию в отношении задолженности по заработной плате.Другими словами, [кадровое агентство] и корпорация несут ответственность за ущерб, нанесенный работнику. Но если [кадровое агентство] и корпорация являются отдельными работодателями, то работник может подать в суд только на [кадровое агентство]. Обратите внимание, что заработная плата, причитающаяся работнику, одинакова в обоих сценариях. Доктрина совместной занятости касается только того, с кого работник может взыскать убытки. Представьте, например, что [кадровое агентство] разоряется. Если корпорация является ее совместным работодателем, работник все еще может восстановиться.Если нет, то работнику не повезло.3

Почему совместная работа важна для временных работников?

Важным преимуществом того факта, что корпорации являются работодателями для временных работников, нанятых через кадровые агентства, является то, что баланс власти смещается в сторону агентств с большим опытом соблюдения трудового законодательства.

Корпорации, использующие кадровые агентства, с большей вероятностью установят процедуры, выявляющие незаконную трудовую практику их кадровых агентств.

И наоборот, когда корпорация не является работодателем своих временных работников, она может относиться к этим работникам не более чем как к статьям расходов в своем бюджете, натравливать кадровые агентства друг на друга, чтобы снизить затраты на рабочую силу, и игнорировать незаконную трудовую практику. и эксплуатация, которая может возникнуть.

Частично из-за снижения подотчетности количество временных сотрудников резко увеличилось в трудоемких профессиях в отраслях с высоким уровнем риска, таких как логистика, производство и строительство.Вот почему усиление подотчетности имеет решающее значение для улучшения условий для временных работников, которые выполняют различные работы, характеризующиеся профессиональной сегрегацией, низкой заработной платой, почти полным отсутствием льгот и широко распространенным незаконным поведением.

Чернокожие и латиноамериканские рабочие чрезмерно представлены на временной работе из-за ограниченного доступа к качественному образованию, ограниченных сетей найма и расистской практики найма. Временные работники, занятые полный рабочий день, зарабатывают примерно на 40 процентов меньше, чем постоянные наемные работники, что усугубляет экономическую нестабильность и разрыв в уровне благосостояния цветных сообществ.А кадровые агентства неизменно входят в число худших крупных отраслей по количеству нарушений заработной платы и рабочего времени.

Почему суд отменил часть правила совместного работодателя 2020 года?

12 января 2020 г. Министерство труда США объявило о пересмотренном совместном правиле работодателей, в соответствии с которым был принят новый четырехфакторный тест на сбалансированность для определения того, является ли организация работодателем. Факторами являются то, нанимает ли организация (1) или увольняет работника; (2) в значительной степени контролирует и контролирует график работы работника или условия найма; (3) определяет ставку работника и способ оплаты; и (4) ведет записи о занятости сотрудника.

Ряд штатов подали в суд, чтобы остановить внедрение нового правила. Решением от 8 сентября 2020 года районный суд отменил часть правила. Было справедливо установлено, что анализ этих факторов сам по себе является слишком ограниченным запросом для определения того, является ли организация совместным работодателем в соответствии с FLSA.

Суд также установил, что тест противоречит как тексту, так и цели FLSA, который следует толковать либерально, поскольку для достижения его целей необходим широкий охват. 4 Одна из целей состоит в том, чтобы искоренить нарушения заработной платы и рабочего времени путем удержания «предприятий, [которые] позволяют выполнять работу от их имени» и наделенных полномочиями «предотвращать ответственность за злоупотребления заработной платой и рабочим временем, независимо от косвенных деловых отношений или деловых формальностей». 5

Сценарий временного персонала объясняет, почему определение Министерства труда слишком узкое. Поскольку кадровые агентства являются допущенными работодателями своих временных работников, они обычно нанимают и увольняют работников, ведут их трудовые книжки и устанавливают заработную плату и методы оплаты.Эти факторы способствовали бы выводу о том, что корпорация-подрядчик не является работодателем, даже если кадровые агентства выполняют эти функции по поручению корпорации-подрядчика.

Что еще более важно, четырехфакторный тест баланса не учитывает другие функции работодателя, которые поддерживает корпорация-подрядчик. В типичном сценарии временного персонала временные работники выполняют работу, которая является неотъемлемой частью бизнеса корпорации-подрядчика. Они выполняют эту работу на территории корпорации в условиях, которые корпорация прямо или косвенно контролирует и контролирует.

И, несмотря на то, что кадровое агентство устанавливает заработную плату временным работникам и выплачивает им их, эта заработная плата основана на ставке, установленной в контракте между корпорацией и кадровым агентством. Игнорирование этих аспектов отношений приводит к поверхностному и раздражительному пониманию того, кто является работодателем. В нем также не рассматриваются различные способы экономической зависимости временных работников от корпорации, заключившей контракт с кадровым агентством, и то, как эта корпорация получает выгоду от их труда.

Министерство труда уже имеет хорошее толкование правил совместной работы. В «Интерпретации администратора» администрации Обамы от 2016 года были рассмотрены постановления федерального округа и Верховного суда и описан на современных примерах широкий спектр факторов, которые необходимо проанализировать для определения экономических реалий отношений между работником и потенциальным совместным работодателем.

Любое руководство должно призывать лиц, занимающихся установлением фактов, и суды заглянуть под поверхность и рассмотреть динамику власти и экономические реалии отношений между корпорацией, ее субподрядчиками и субподрядными работниками.

Только в этом случае правило будет соответствовать цели FLSA по широкому охвату сотрудников и работодателей для искоренения нарушений заработной платы и рабочего времени независимо от решения компании передать свою работу на аутсорсинг.

В этом месяце федеральный суд в Нью-Йорке отклонил самую суть спорного нового правила Министерства труда США, определяющего, кто является работодателем в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA). может считаться работодателем наряду с другим работодателем — «совместный работодатель» — было слишком узким и противоречило тексту и целям FLSA.

Продуманное решение суда должно восстановить намерение FLSA возлагать на корпорации ответственность перед своими работниками за минимальную заработную плату, сверхурочную работу и защиту детского труда, независимо от того, наняты ли эти работники непосредственно корпорацией или через посреднического подрядчика.

Что такое совместный работодатель?

Законы США о труде и занятости признают, что ответственность в качестве работодателя может нести более одной организации, даже если имеется только один «зарегистрированный работодатель».«Один зарегистрированный работодатель означает, что только одна организация позиционирует себя как работодатель.

Это важно, потому что очень широкое определение «найма» в FLSA, которое включает «страдать или разрешать работать», было разработано для компаний, которые использовали посредников для незаконного найма детей и надзора за ними.2 Это сценарий совместного трудоустройства.

Никто не оспаривал, что посредники, непосредственно нанявшие детей, были их работодателями. В соответствии с FLSA предприятия, заключившие контракты с посредниками, также были их работодателями.Привлечение к ответственности не только юридического лица в качестве работодателя улучшает соблюдение нашего трудового законодательства, поскольку компании, которые передают свою работу посредникам, могут быть привлечены к ответственности за нарушение этих законов.

Является ли временное трудоустройство совместным работодателем?

Типичный пример совместной занятости возникает, когда корпорации используют временные кадровые агентства для найма своих работников. Корпорация заключает контракт с временным кадровым агентством для найма сотрудников, которые выполняют работу в интересах корпорации.Агентство временного персонала является официальным работодателем.

Центральный вопрос в совместном анализе работодателей заключается в том, является ли корпорация также их работодателем. Если это их работодатель, он несет солидарную ответственность за минимальную заработную плату временных работников, детский труд и нарушения сверхурочной работы. Как сказал суд:

Если [кадровое агентство] и корпорация являются совместными работодателями работника, работник может подать в суд как на [кадровое агентство], так и на корпорацию в отношении задолженности по заработной плате.Другими словами, [кадровое агентство] и корпорация несут ответственность за ущерб, нанесенный работнику. Но если [кадровое агентство] и корпорация являются отдельными работодателями, то работник может подать в суд только на [кадровое агентство]. Обратите внимание, что заработная плата, причитающаяся работнику, одинакова в обоих сценариях. Доктрина совместной занятости касается только того, с кого работник может взыскать убытки. Представьте, например, что [кадровое агентство] разоряется. Если корпорация является ее совместным работодателем, работник все еще может восстановиться.Если нет, то работнику не повезло.3

Почему совместная работа важна для временных работников?

Важным преимуществом того факта, что корпорации являются работодателями для временных работников, нанятых через кадровые агентства, является то, что баланс власти смещается в сторону агентств с большим опытом соблюдения трудового законодательства.

Корпорации, использующие кадровые агентства, с большей вероятностью установят процедуры, выявляющие незаконную трудовую практику их кадровых агентств.

И наоборот, когда корпорация не является работодателем своих временных работников, она может относиться к этим работникам не более чем как к статьям расходов в своем бюджете, натравливать кадровые агентства друг на друга, чтобы снизить затраты на рабочую силу, и игнорировать незаконную трудовую практику. и эксплуатация, которая может возникнуть.

Частично из-за снижения подотчетности количество временных сотрудников резко увеличилось в трудоемких профессиях в отраслях с высоким уровнем риска, таких как логистика, производство и строительство.Вот почему усиление подотчетности имеет решающее значение для улучшения условий для временных работников, которые выполняют различные работы, характеризующиеся профессиональной сегрегацией, низкой заработной платой, почти полным отсутствием льгот и широко распространенным незаконным поведением.

Чернокожие и латиноамериканские рабочие чрезмерно представлены на временной работе из-за ограниченного доступа к качественному образованию, ограниченных сетей найма и расистской практики найма. Временные работники, занятые полный рабочий день, зарабатывают примерно на 40 процентов меньше, чем постоянные наемные работники, что усугубляет экономическую нестабильность и разрыв в уровне благосостояния цветных сообществ.А кадровые агентства неизменно входят в число худших крупных отраслей по количеству нарушений заработной платы и рабочего времени.

Почему суд отменил часть правила совместного работодателя 2020 года?

12 января 2020 г. Министерство труда США объявило о пересмотренном совместном правиле работодателей, в соответствии с которым был принят новый четырехфакторный тест на сбалансированность для определения того, является ли организация работодателем. Факторами являются то, нанимает ли организация (1) или увольняет работника; (2) в значительной степени контролирует и контролирует график работы работника или условия найма; (3) определяет ставку работника и способ оплаты; и (4) ведет записи о занятости сотрудника.

Ряд штатов подали в суд, чтобы остановить внедрение нового правила. Решением от 8 сентября 2020 года районный суд отменил часть правила. Было справедливо установлено, что анализ этих факторов сам по себе является слишком ограниченным запросом для определения того, является ли организация совместным работодателем в соответствии с FLSA.

Суд также установил, что тест противоречит как тексту, так и цели FLSA, который следует толковать либерально, поскольку для достижения его целей необходим широкий охват.4 Одна из целей состоит в том, чтобы искоренить нарушения заработной платы и рабочего времени путем удержания «предприятий, [которые] позволяют выполнять работу от их имени» и наделенных полномочиями «предотвращать ответственность за злоупотребления заработной платой и рабочим временем, независимо от косвенных деловых отношений или деловых формальностей». 5

Сценарий временного персонала объясняет, почему определение Министерства труда слишком узкое. Поскольку кадровые агентства являются допущенными работодателями своих временных работников, они обычно нанимают и увольняют работников, ведут их трудовые книжки и устанавливают заработную плату и методы оплаты. Эти факторы способствовали бы выводу о том, что корпорация-подрядчик не является работодателем, даже если кадровые агентства выполняют эти функции по поручению корпорации-подрядчика.

Что еще более важно, четырехфакторный тест баланса не учитывает другие функции работодателя, которые поддерживает корпорация-подрядчик. В типичном сценарии временного персонала временные работники выполняют работу, которая является неотъемлемой частью бизнеса корпорации-подрядчика. Они выполняют эту работу на территории корпорации в условиях, которые корпорация прямо или косвенно контролирует и контролирует.

И, несмотря на то, что кадровое агентство устанавливает заработную плату временным работникам и выплачивает им их, эта заработная плата основана на ставке, установленной в контракте между корпорацией и кадровым агентством. Игнорирование этих аспектов отношений приводит к поверхностному и раздражительному пониманию того, кто является работодателем. В нем также не рассматриваются различные способы экономической зависимости временных работников от корпорации, заключившей контракт с кадровым агентством, и то, как эта корпорация получает выгоду от их труда.

Министерство труда уже имеет хорошее толкование правил совместной работы. В «Интерпретации администратора» администрации Обамы от 2016 года были рассмотрены постановления федерального округа и Верховного суда и описан на современных примерах широкий спектр факторов, которые необходимо проанализировать для определения экономических реалий отношений между работником и потенциальным совместным работодателем.

Любое руководство должно призывать лиц, занимающихся установлением фактов, и суды заглянуть под поверхность и рассмотреть динамику власти и экономические реалии отношений между корпорацией, ее субподрядчиками и субподрядными работниками.

Только в этом случае правило будет соответствовать цели FLSA по широкому охвату сотрудников и работодателей для искоренения нарушений заработной платы и рабочего времени независимо от решения компании передать свою работу на аутсорсинг.

Один размер не подходит всем

С момента своего принятия в 2010 году Закон о доступном медицинском обслуживании (ACA) вызвал споры и вопросы о влиянии закона на кадровые соглашения третьих сторон. Несмотря на дату вступления в силу 1 января 2014 года мандата ACA для работодателей «плати или играй», все еще существует путаница в отношении того, как «кадровые фирмы» и их клиенты должны готовиться.Эта задача осложняется тем, что существует множество операционных моделей кадрового обеспечения, требующих различных подходов.

Отсутствие четких определений кадровых отношений в окончательное правило IRS, реализующее мандат работодателя в соответствии с разделом 4980H Налогового кодекса, еще больше усложняет проблему. Синхронизация расплывчатых определений в окончательном правиле с различными моделями кадровых фирм необходима для лучшего понимания того, как должны реагировать кадровые компании и их клиенты.

На отраслевом уровне кадровые фирмы исторически предлагали более низкие льготы временным сотрудникам, работающим с клиентами, по сравнению с их постоянным персоналом. IRS может критически оценивать кадровые фирмы, помещая работников в категорию «переменных» только потому, что они временные. Когда история и предыдущая практика клиента и назначения предполагают, что должность действительно является должностью с полной занятостью в качестве «оплачиваемой» должности или долгосрочной должности по увеличению штата, или потому что аналогичные задания с тем же кадровым клиентом привели к полному временная занятость, то и кадровые фирмы, и их клиенты должны с осторожностью относиться к определению работников как сотрудников с «переменным рабочим днем», не имеющих права на льготы в течение начального периода измерения для целей ACA.

Надлежащее планирование и реализация ACA также зависит от того, какая организация считается работодателем по общему праву для работника, оказывающего услуги для организации-клиента, и, таким образом, кто в конечном итоге несет ответственность за штраф по мандату работодателя ACA. В окончательном правиле и преамбуле термины «фирмы по временному найму», «профессиональная организация работодателей» и «фирма по найму» используются довольно расплывчато и таким образом, что это не обязательно отражает статус работодателя по общему праву или использование кадровой отрасли на практике. Когда дело доходит до кадрового обеспечения и ACA, важно помнить, что один размер не подходит для всех.

Раздел 4980H – Полномочия работодателя

ACA добавило Раздел 4980H Кодекса, требующий от «применимых крупных работодателей» либо предлагать своим штатным работникам медицинское страхование, соответствующее определенным стандартам, либо платить штраф. В 2015 году работодатели, имеющие не менее 100 штатных сотрудников (включая эквивалентных штатных сотрудников), подпадают под действие так называемой «плати или играй» или «мандата работодателя».Для работодателей, имеющих от 50 до 100 штатных сотрудников (включая штатных сотрудников), мандат работодателя вступает в силу в 2016 году.

Наказание ACA по мандату работодателя состоит из двух компонентов. В соответствии с Разделом 4980H(a) (штраф «а»), работодатель, который не обеспечивает «минимальное необходимое страхование» не менее чем 70 процентам своих штатных сотрудников и их иждивенцев в 2015 году (увеличение до 95 процентов в 2016 году и далее). ), будет платить штраф в размере 2000 долларов США в год за каждого штатного сотрудника (включая тех, кому было предложено страхование), за исключением первых 80 сотрудников в 2015 г. (исключая первых 30 сотрудников в 2016 г. и далее), если какой-либо штатный сотрудник получает федеральный премиальный налоговый кредит для приобретения медицинского страхования через биржу ACA.

Даже если работодатель предлагает «минимально необходимое страховое покрытие» пороговому числу штатных сотрудников, работодатель может быть оштрафован в соответствии с разделом 4980H(b) (штраф «b»), если работодатель не предлагает страховое покрытие всем его штатных сотрудников, или страховое покрытие, предлагаемое любому штатному сотруднику, было либо «недоступным», либо ^{или не предоставляет «минимальную стоимость», и штатный сотрудник получает налоговый кредит на премию. Штраф «b» составляет 3000 долларов США в год за каждого штатного сотрудника, который получает налоговый кредит на премию, или сумму штрафа «а», в зависимости от того, что меньше, ежемесячно пропорционально.}

Для целей штрафа по Разделу 4980H сотрудник, работающий полный рабочий день, определяется как человек, работающий 30 или более часов в неделю, что согласно окончательному правилу равняется 130 часам в месяц. Несмотря на то, что часы работы сотрудников, занятых неполный рабочий день, учитываются для определения того, является ли работодатель «применимым крупным работодателем», сам штраф применяется только в отношении сотрудников, занятых полный рабочий день.

Определение статуса штатного сотрудника имеет решающее значение для анализа потенциальных штрафов в соответствии с мандатом работодателя. Работодатели могут использовать «метод ретроспективного измерения» для определения статуса полной занятости в качестве альтернативы строгому ежемесячному расчету. При ретроспективном методе измерения количество часов работы сотрудника усредняется за период от 3 до 12 месяцев с целью обеспечения покрытия на протяжении последующего стабильного периода.

В отношении новых сотрудников метод ретроспективного измерения доступен только для новых сотрудников с переменным рабочим днем, сезонных и неполных рабочих часов.Кадровые компании и их клиенты должны быть готовы продемонстрировать, почему работник был добросовестно и правильно охарактеризован как работник с переменным рабочим днем, основываясь на прошлой практике и отношениях между сторонами.

Ясно, что работник автоматически не является сотрудником с переменным рабочим днем ​​для целей ACA только потому, что он или она является временным работником. Тем не менее, должным образом классифицированные новые работники с переменным рабочим днем, сезонные работники или работники, работающие неполный рабочий день, не должны изначально предлагать медицинское страхование, чтобы избежать штрафа в соответствии с Разделом 4980H.Скорее, работодатель может дождаться начала последующего периода стабильности, чтобы предложить страховое покрытие работникам с переменным рабочим днем, которые в среднем работали не менее 30 часов в неделю в течение начального периода измерения. Напротив, работодатель должен предложить страховое покрытие новому работнику, нанятому на работу не менее 30 часов в неделю, к первому дню четвертого календарного месяца, следующего за датой найма, чтобы избежать штрафа.

Новый работник считается работником с «переменным рабочим днем», если на дату начала работы работника работодатель не может добросовестно определить, будет ли разумно ожидать, что работник будет в среднем работать не менее 30 часов в неделю в течение начального периода измерения.

Окончательное правило содержит объемные и подробные инструкции о том, как рассчитать 30-часовой порог и количество часов работы, в том числе с помощью ретроспективного метода измерения с его периодами измерения, административными периодами и периодами стабильности. Тем не менее, правило дает относительно скудные указания по другому ключевому компоненту определения сотрудников, работающих полный рабочий день, то есть, в первую очередь, считается ли работник наемным работником.

Тест по общему праву

Кадровые фирмы, несущие по контракту исключительную ответственность за все льготы временным работникам, уже давно являются краеугольным камнем ценностного предложения для большинства кадровых отношений.Мандат работодателя ACA возлагается на работодателя по общему праву работника независимо от содержания соглашения об услугах по подбору персонала. Окончательное правило определяет термин «сотрудник» как физическое лицо, которое является сотрудником в соответствии со стандартом контроля общего права в соответствии с Treas. Рег. § 31.3401(с)–1(б).

Несмотря на то, что окончательное правило включает небольшое обсуждение критерия общего права, в преамбуле предлагаемого правила критерий общего права описывается следующим образом:

Согласно стандарту общего права трудовые отношения существуют, когда имеет право контролировать и направлять лицо, оказывающее услуги, не только в отношении результата, который должен быть достигнут в результате работы, но также в отношении деталей и средств, с помощью которых этот результат достигается.В соответствии со стандартом общего права трудовые отношения существуют, если работник подчиняется воле и контролю работодателя не только в отношении того, что должно быть сделано, но и в том, как это должно быть сделано. В связи с этим нет необходимости, чтобы работодатель фактически руководил или контролировал способ оказания услуг; достаточно, если работодатель имеет на это право.

В свою очередь, Треас. Рег. § 31.3401(c)–1 предусматривает, что:

A. Каждое физическое лицо является наемным работником, если в соответствии с обычными нормами общего права отношения между ним и лицом, для которого оно оказывает услуги, являются правовыми отношениями работодателя и работника.

B. Как правило, такие отношения существуют, когда лицо, для которого выполняются услуги, имеет право контролировать и направлять лицо, выполняющее услуги, не только в отношении результата, который должен быть достигнут посредством работы, но также в отношении деталей и средств. которым достигается этот результат. То есть работник подчиняется воле и контролю работодателя не только в отношении того, что должно быть сделано, но и в том, как это должно быть сделано. В связи с этим нет необходимости, чтобы работодатель фактически руководил или контролировал способ оказания услуг; достаточно, если он имеет на это право.Право на увольнение также является важным фактором, указывающим на то, что лицо, обладающее этим правом, является работодателем. Другими факторами, характерными для работодателя, но не обязательно присутствующими в каждом случае, являются предоставление инструментов и предоставление рабочего места лицу, оказывающему услуги. В общем, если лицо находится под контролем или руководством другого лица только в отношении результата, который должен быть достигнут посредством работы, а не в отношении средств и методов достижения результата, оно является независимым подрядчиком.Физическое лицо, оказывающее услуги в качестве независимого подрядчика, не является наемным работником в отношении таких услуг в соответствии с обычными нормами общего права. Такие лица, как врачи, юристы, дантисты, ветеринары, строительные подрядчики, общественные стенографистки и аукционисты, занимающиеся независимой торговлей, бизнесом или профессией, в которых они предлагают свои услуги населению, являются независимыми подрядчиками, а не наемными работниками. .

C. Наличие отношений между работодателем и работником в сомнительных случаях будет определяться после изучения конкретных фактов каждого дела. (Кроме того, окончательное правило предусматривает, что «безопасная гавань» — фактически правило, запрещающее IRS задним числом реклассифицировать независимых подрядчиков в качестве наемных работников при соблюдении определенных условий — изложенное в разделе 530 Закона о доходах 1978 года, не будет применяться. для целей классификации работников согласно мандату работодателя ACA.)

D. Если отношения между работодателем и работником существуют, обозначение или описание этих отношений сторонами как иных, чем отношения между работодателем и работником, не имеет значения.Таким образом, если такие отношения существуют, назначение работника в качестве партнера, соучастника, агента, независимого подрядчика и т.п. не имеет значения.

«20 факторов», которые составляют основу теста общего права для целей федерального налога на занятость, изложены в Рев. Постановлении 87-41. ^{В National Mutual Insurance Co. против Дардена, Верховный суд сжал 20 факторов до 13 факторов. Налоговое управление впоследствии сгруппировало факторы в три категории: поведенческий контроль, финансовый контроль и тип отношений (иногда называемый «юридический контроль»).}

Кадровые соглашения, обсуждаемые в Окончательном правиле

При изучении влияния мандата работодателя ACA на кадровые соглашения анализ потенциальной ответственности зависит от теста общего права, используемого IRS для целей налогообложения занятости. Однако в окончательном правиле признается, что кадровая структура может заметно различаться от одного случая к другому. В некоторых кадровых моделях кадровая фирма действительно будет работодателем по общему праву для персонала кадровой фирмы, оказывающего услуги клиенту.В других моделях клиент может считаться работодателем работника по общему праву. Независимо от ярлыка, размещенного в штатном расписании, окончательная ответственность за штраф за мандат работодателя лежит на работодателе по общему праву.

Как отмечается в меморандуме главного юрисконсульта IRS: «Тот факт, что в кадровом контракте указывается, какая сторона является работодателем, не решает вопроса, поскольку налогоплательщики не могут по соглашению назначить одну сторону работодателем, если эта сторона не соответствует федеральным критериям. на статус работодателя.

Язык договора об оказании услуг между кадровой компанией и покупателем услуг («покупатель») в части контроля за размещенными работниками («работниками») имеет важное значение и в зависимости от формулировки может подтверждать, что работники фактически являются гражданскими служащими покупателя. Однако, даже если в соглашении указано, что работники являются сотрудниками кадровой компании, фактические факты и обстоятельства будут регулировать статусные отношения для целей налоговой ответственности.

Структура окончательного правила ясно дает понять, что стандарт общего права и только стандарт общего права предназначен для определения отношений между работодателем и работником для целей мандата работодателя ACA.Последнее правило включает Treas. Рег. сек. § 31.3401(c)–1(b), в котором излагается тест общего права, описанный выше. Эта ссылка является конкретной и автономной и, по-видимому, подразумевает, что контрольный тест по общему праву, а не какой-либо другой тест, будет использоваться для определения того, кто является «работодателем» и «работником» для целей мандата работодателя ACA. Однако, как указано ниже, при условии соблюдения определенных требований предложение о страховом покрытии, сделанное кадровой фирмой, рассматривается как предложение о страховом покрытии со стороны покупателя.

Play-or-Pay и кадровые фирмы: кто несет ответственность за штраф «работодателя»?

Окончательное правило не включает определение «кадровой фирмы» и ссылается на несколько сторонних моделей подбора персонала. Понимание различий между различными кадровыми схемами имеет решающее значение для определения того, какая организация — кадровая фирма или клиент — является работодателем по общему праву, в конечном итоге ответственным за штрафы по принципу «плати или играй». Различие также имеет решающее значение для определения того, доступно ли положение, включенное в окончательное правило, позволяющее «кадровой фирме», которая не является работодателем работника по общему праву, предлагать страховое покрытие от имени клиента.Значительная часть путаницы вокруг влияния ACA на штатное расписание может быть связана с тем, как IRS обсуждает различные штатные расписания в окончательном правиле.

Фирмы по найму временного персонала

В преамбуле окончательного правила говорится о «фирмах по найму временного персонала» и излагаются дополнительные факторы, относящиеся к определению того, намеревается ли новый сотрудник фирмы по найму временного персонала быть направленным на временную работу в организацию-клиент является переменным сотрудником.Обсуждение IRS «фирм по найму временного персонала» предполагает, что, как указано в самом окончательном правиле, фирма по найму временного персонала, исходя из всех фактов и обстоятельств, является работодателем работника по общему праву и, таким образом, ответственной стороной за мандат работодателя.

В преамбуле к предлагаемым правилам отмечалось, что применение Раздела 4980H может быть особенно сложным для фирм по найму временного персонала, и запрашивались комментарии по некоторым конкретным областям, относящимся к фирмам по найму временного персонала, в том числе следует ли считать новых сотрудников фирмы по найму временного персонала быть сотрудниками с переменным рабочим днем ​​для целей ретроспективного метода измерения. В окончательном правиле не использовалась презумпция о том, что новые сотрудники компаний, занимающихся временным трудоустройством, считаются сотрудниками с «переменным рабочим днем» и, следовательно, автоматически имеют право на применение ретроспективного метода оценки. Вместо этого окончательное правило устанавливает дополнительные факторы, относящиеся к определению того, является ли новый сотрудник временной кадровой фирмы, предназначенный для временного назначения в клиентских организациях, сотрудником с переменным рабочим днем.

Последнее правило поясняет, что в случае физического лица, которое «при всех фактах и ​​обстоятельствах является работником юридического лица (упоминаемого исключительно для целей настоящего параграфа (а)(49) как «временное кадровая фирма»), которая наняла такое лицо для временного трудоустройства в несвязанную организацию, которая не является работодателем по общему праву», существуют дополнительные факторы, которые необходимо учитывать, чтобы определить, разумно ли ожидать, что работник будет нанят временной кадровой фирмой в среднем по крайней мере 30 часов работы в неделю в течение начального периода измерения или вместо этого новый сотрудник с переменным рабочим днем.

Эти факторы включают, но не ограничиваются: (i) сохраняют ли другие работники, занимающие ту же должность в фирме по найму временного персонала, право в рамках своей постоянной занятости отклонять временные трудоустройства, предлагаемые фирмой по найму временного персонала работник; (ii) обычно имеют периоды, в течение которых не делается никаких предложений о временном трудоустройстве; (iii) как правило, им предлагается временное размещение на различные периоды времени; и (iv) обычно предлагается временное трудоустройство, не превышающее 13 недель.Такие временные кадровые фирмы должны тщательно учитывать эти факторы, чтобы определить, действительно ли новый нанятый сотрудник может рассматриваться как сотрудник с переменным рабочим днем.

Важно подчеркнуть, что работодатель не может принимать во внимание тот факт, что новый работник может быть нанят не в течение всего периода первоначального измерения, чтобы относиться к новому работнику как к работнику с переменным рабочим днем. Другими словами, кадровая фирма не может классифицировать нового сотрудника, который будет работать полный рабочий день, как сотрудника с переменным рабочим днем ​​только потому, что ожидается, что этот сотрудник не будет работать в течение всего периода измерения в течение всего года.

В преамбуле к предложенному правилу и окончательном правиле также упоминаются «фирмы по найму временного персонала» в контексте положений о борьбе со злоупотреблениями, которые касаются механизмов, в соответствии с которыми работодатель-клиент может использовать фирму по найму временного персонала, чтобы попытаться уклониться от применения мандата работодателя. . В первом гипотетическом случае работодатель-клиент намеревается нанять работника только на часть недели, например, на 20 часов, и нанять того же человека через временную кадровую фирму на оставшиеся часы недели, а затем заявляет, что работник не был штатным сотрудником ни работодателя-клиента, ни временной кадровой фирмы.

Во втором гипотетическом случае временная кадровая фирма намеревается предоставить клиенту человека в качестве работника только на часть недели, например, на 20 часов, в то время как вторая временная кадровая фирма намеревается предоставить тому же клиенту того же человека на оставшуюся часть недели, а затем заявить, что это лицо не было штатным сотрудником ни клиента, ни временной кадровой фирмы. К счастью, такие вопиющие примеры оскорбительной тактики немногочисленны среди кадровых агентств и их клиентов.

Профессиональные организации работодателей или другие кадровые фирмы

В отличие от использования термина «временная кадровая фирма», в преамбуле окончательного правила говорится о «сотруднике, оказывающем услуги работодателю, который является клиентом профессиональной организация работодателей или другая кадровая фирма (в типичном случае, когда профессиональная организация работодателей или кадровая фирма не является работодателем лица по общему праву) (упоминается в настоящем разделе IX.B преамбулы как «кадровая фирма»)». В таких случаях «кадровая фирма», которая не является работодателем работника по общему праву, может предложить страховое покрытие от имени клиента и выполнить обязательство клиента по мандату работодателя при условии, что клиент платит «кадровой фирме» и дополнительную плату для физических лиц. которые регистрируются в плане медицинского страхования «кадровой фирмы».

В частности, окончательное правило гласит:

Для предложения покрытия работнику, оказывающему услуги для работодателя, который является клиентом кадровой фирмы, в случаях, когда кадровая фирма не является работодателем по общему праву физического лица и кадровая фирма делает предложение страхового покрытия работнику от имени работодателя-клиента в соответствии с планом, установленным или поддерживаемым кадровой фирмой, предложение рассматривается как сделанное работодателем-клиентом для целей раздела 4980H, только если вознаграждение работодатель-клиент будет платить кадровой фирме за работника, зарегистрированного в медицинском страховании в соответствии с планом, выше, чем плата, которую работодатель-клиент заплатил бы кадровой фирме за того же работника, если бы этот работник не зарегистрировался в медицинском страховании в соответствии с планом.

Соответственно, для клиентских организаций, которые потенциально могут быть охвачены и возмещены соответствующими предложениями покрытия временных работ кадровыми фирмами, соглашения об обслуживании клиентов должен предусматривать увеличение оплаты, если работник зарегистрируется в плане медицинского страхования . IRS называет «профессиональные организации работодателей (PEO) или кадровые фирмы», которые не являются работодателями по общему праву для работника, как «кадровую фирму», тем самым объединяя термины PEO и кадровая фирма, чтобы создать впечатление, что PEO и «кадровые фирмы» обычно не являются обычными работодателями для рабочих.

Как уже упоминалось, хотя PEO, как правило, не считается работодателем по общему праву работника, оказывающего услуги клиенту, определение зависит от фактов и обстоятельств каждого дела. Могут существовать другие кадровые модели и особые договоренности, при которых кадровая фирма обычно считается работодателем работников по общему праву. IRS, похоже, признает это в своем описании «временных кадровых фирм» в преамбуле к окончательному правилу. Опять же, диспозитивное расследование при определении того, какая сторона несет ответственность за штраф 4980H, заключается в том, какое лицо рассматривается IRS как работодатель по общему праву.

Совместная занятость: существует ли она в соответствии с мандатом работодателя ACA?

В последнее время в контексте некоторых федеральных законов о занятости, таких как Закон о справедливом Закон о стандартах и ​​Закон о национальных трудовых отношениях, среди прочего. IRS неофициально указала, что совместная занятость или совместная занятость не существует для целей мандата работодателя ACA и что для этой цели у работника может быть только один работодатель.Хотя IRS заявила, что такая совместная или совместная работа может иметь место для целей проверки IRS по общему праву в «уникальных обстоятельствах», ее заявленная позиция заключается в том, что ни «Кодекс, правила, другие официальные инструкции, [ни] какой-либо обязывающий суд прецедент признает «совместную занятость» или «совместного работодателя» для целей федерального налога на занятость».

Некоторые суды полностью отвергли теорию «совместного работодателя» в контексте судебного процесса ERISA. Таким образом, теоретически возможно, но маловероятно, что совместная работа существует для целей мандата ACA.Несмотря на обычное ценностное предложение, присущее большинству отношений с кадровыми фирмами, для кадровых фирм и их клиентов с юридической точки зрения выгодно избегать ситуаций, когда работники, на которых распространяется кадровое соглашение, контролируются сотрудниками как кадровой фирмы, так и клиента кадровой фирмы. Как в соглашении об обслуживании клиентов, так и на практике хорошо продуманные и делегированные обязанности по управлению и надзору помогут в защите потенциальных претензий ACA по налоговой ответственности.

Предложения страхового покрытия от имени другой организации

Как отмечалось выше, окончательное правило IRS включает положение, описывающее обстоятельства, при которых предложение страхового покрытия от имени другого юридического лица будет рассматриваться как сделанное работодателем для целей Раздела 4980ч.В этом положении говорится, что предложение страхового покрытия, сделанное работнику от имени участвующего работодателя в рамках плана Taft-Hartley или соглашения о социальном обеспечении нескольких работодателей (MEWA), будет рассматриваться как предложение страхового покрытия, сделанное работодателем. Кроме того, «в случаях, когда кадровая фирма не является работодателем по общему праву физического лица» оказывает услуги работодателю, который является клиентом кадровой фирмы, а «кадровая фирма» предлагает медицинское страхование от имени клиента-работодателя, предложение считается сделанным работодателем-клиентом до тех пор, пока работодатель-клиент платит «кадровой фирме» вознаграждение за сотрудника, зарегистрированного в плане медицинского страхования «кадровой фирмы», которое выше, чем вознаграждение, уплачиваемое за того же работника, если бы этот работник не регистрироваться в плане.

Как указывалось выше, это требование о дополнительных сборах должно быть четко указано во всех соглашениях об обслуживании клиентов.

Формулировка окончательного правила в отношении предложений страхового покрытия от имени другой организации была описана некоторыми как так называемая «безопасная гавань». Однако следует отметить, что это положение на самом деле не является «убежищем» от ответственности по Разделу 4980H, поскольку этот термин использовался в других контекстах. Использование предложения о страховом покрытии клиентами, которых можно считать работодателями по общему праву, по-прежнему вызывает некоторые вопросы и опасения.

Например, окончательное правило IRS требует, чтобы работодатели платили более высокую плату за сотрудников, зачисленных в соответствии с планом штатного расписания. Однако агентство не уточняет, какой суммы будет достаточно. Хотя в окончательном правиле не указывается и не описывается дополнительная плата, кроме как с использованием термина «более высокая», предположительно, клиент-работодатель должен будет заплатить больше, чем символическая сумма. Кроме того, использование этого положения может создать проблемы в соответствии с существующими правилами, которые запрещают самофинансируемым планам группового медицинского обслуживания и планам питания в соответствии с Разделом 125 дискриминировать в пользу высокооплачиваемых сотрудников.ACA распространит требования о недискриминации на страховые групповые планы медицинского страхования в соответствии с правилами, которые еще не опубликованы.

Дополнительные указания от IRS по согласованию использования безопасной гавани с требованиями тестирования на недискриминацию, безусловно, будут приветствоваться.

Наконец, использование предложения о страховом покрытии может вызвать проблемы с конфиденциальностью HIPAA. Предположительно, клиенты могут попросить кадровую фирму предоставить какой-либо бухгалтерский учет для поддержки дополнительной платы. Если работники, зарегистрированные в групповом плане медицинского обслуживания кадровой фирмы, могут быть идентифицированы с помощью этого учета, вполне вероятно, что эта информация считается защищенной медицинской информацией (PHI) в соответствии с правилами конфиденциальности HIPAA и будет подлежать штрафам HIPAA за нарушения. Поэтому необходимо проявлять большую осторожность при выставлении счета за дополнительную плату.

Неправильная классификация и мандат работодателя ACA

Определение Налоговым управлением США неправильно классифицированных работников в соответствии с ACA может привести к тому, что компании задним числом внезапно будут считаться крупными работодателями, на которых распространяется мандат и все применимые санкции.

Кроме того, если кадровая фирма предлагает работникам медицинские и другие социальные льготы, а Налоговое управление США реклассифицирует этих работников как сотрудников клиентов, то, возможно, кадровая фирма предоставляла льготы в рамках Соглашения о социальном обеспечении с несколькими работодателями ( MEWA), который имеет собственный набор вопросов соблюдения требований как на федеральном уровне, так и на уровне штатов.Если кадровая фирма предоставляет пенсии, участие в прибылях или льготы 401 (k) переклассифицированным работникам в соответствии с налоговыми планами, то эти планы также могут считаться планами нескольких работодателей.

Вывод: один размер не подходит всем

В конечном счете, решение Налогового управления США о взаимоотношениях между работодателем и работником в соответствии с мандатом работодателя ACA будет оцениваться в каждом конкретном случае с применением общего правового анализа. Существует множество различных моделей укомплектования штатов и временных рабочих, и для целей ACA нельзя использовать один размер для всех.Для кадровых фирм, компаний по управлению поставщиками, PEO и их клиентов тщательный анализ контроля, осуществляемого над работниками, контракта на обслуживание клиентов и требований ACA является лучшей подготовкой.

Следующие шаги

Кадровые компании, профессиональные организации работодателей, компании по управлению поставщиками и клиенты, пользующиеся их услугами, должны знать о влиянии ACA на эти отношения и осознавать потенциальные юридические риски. Мы рекомендуем немедленно предпринять следующие шаги:

1. В соответствии с операционными и финансовыми реалиями задания определить, кто, скорее всего, является работодателем в соответствии с тестом общего права всех предоставленных работников;
   
2. Пересматривать и пересматривать соглашения об обслуживании клиентов, чтобы повысить вероятность того, что клиенты получат компенсацию и смогут полагаться на предложения страхового покрытия, сделанные кадровой фирмой;
   
3. Обеспечьте полное соответствие требованиям работодателя ACA (как внутри компании, так и со стороны вашего поставщика кадров или клиента) путем проверки медицинского страхования, обеспечения возможности отслеживания всех рабочих часов и точного определения новых сотрудников как работающих по совместительству, неполный рабочий день или сезонных.