Реквизиты письма в делопроизводстве: Реквизиты письма

Какого реквизита нет в формуляре служебного письма – расположение, образец

Делопроизводство в детском саду (ДОУ)

Деловая служебная переписка. Деловые письма

Оформление реквизитов служебного письма

2. Оформление реквизитов служебного письма

Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа), адресат, заголовок к тексту (при необходимости), текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.

На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба или эмблемы организации. Название вида документа (ПИСЬМО) не указывается.

Для составления писем используется специальный бланк письма, где название вида документа не указывается.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

«Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товар-ный знак».

«Наименование организации» являющейся автором документа.

«Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

«Дата документа» — дата его подписания.

«Регистрационный номер» — номер документа, присваиваемый ему организацией.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» — заполняется в том случае, если письмо является ответным.

«Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа (в данном случае письмо), отвечает на вопрос «о чем» («о ком»), начинается с предлога «О» или «Об». Например: О сроках поставки, Об участии в выставке.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо одного содержания направляется нескольким однородным адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например (колледжам по г. Оренбургу).

«Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

«В связи с тем, что при получении груза 26. 01. 2002 по накладной № 2342 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача… штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26. 01. 2002 № 43)…»

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

«Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

«Отметка о наличии приложений» — реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается под текстом.

«Виза» — отметка о согласовании документа внутри организации. Виза включает: должность визирующего, подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

«Подпись» оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа (в сопроводительных письмах – под отметкой о наличии приложения). В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

«Печать» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствам и др.

«Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Согласно бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Виды бланков

В соответствии с

Бланки бывают следующими:

• Общий бланк. Он используется для изготовления любого вида документа, кроме делового письма.

  В общий бланк документа включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. место составления (издания) документа.
• Бланк письма

  В бланк письма включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. справочные данные об организации;
  4. регистрационный номер документа;
  5. дата документа.
• Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения)

  В бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. регистрационный номер документа;
  4. дата документа;
  5. наименование вида документа;
  6. место составления (издания) документа.

Образец письма на бланке
Образец приказа на бланке

добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица.

Однако использование бланков с такими реквизитами не обязательно. Организация сама вправе решать какие бланки она будет использовать.

Для оформления документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы в электронном виде. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде (кроме герба). Используются многократно.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки приказов, распоряжений, протоколов.

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» «грифа утверждения документа», написания резолюций.

Угловыми бывают бланки актов, писем.

Правила использования бланков:

1. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков согласно : A4 и A5, с размерами полей не менее:

   левое — 20 мм;
   правое — 10 мм;
   верхнее — 20 мм;
   нижнее — 20 мм.

   Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены.

2. Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

3. Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланков не допускается.

4. Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.

5. Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.

6. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства. Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка. В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Скопируйте или скачайте:

Образец бланка делового письма
Образец бланка документа «Для служебного пользования»
Образец приказа на бланке
Образец распоряжения на бланке

2.4. Формуляр-образец документа

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки и т.д.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Это модель унифицированной формы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей расположению на стандартном формате бумаги А4 (210х297 мм). На основе формуляра-образца строятся бланки документов. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной модели.

Служебное письмо образец делопроизводства, разновидности и нюансы формирования

В крупных компаниях есть много отделов и подразделений. Для организации оптимального взаимодействия между ними используют служебные письма. Образцы данных документов разрабатываются в компаниях и утверждаются локальными внутренними актами. Письма могут быть классические — на бумаге или электронные, их отправляют по почте или другими способами. Они обеспечивает передачу информации между разными структурными подразделениями компании. Дополнительно, такие документы используют для взаимодействия с другими организациями или государственными органами.

Разновидности деловых писем

Служебные письма необходимо правильно оформлять

Данные документы представлены разными видами, они различаются содержанием, структурой и назначением. Служебное письмо образец делопроизводства, они делятся на исходящие или входящие. В них можно излагать пожелания, требования, претензии или приветствие.

Внимание! При составлении документов учитываются общепринятые правила, применяемые к деловым бумагам.

Письма составляются на обычных листах или фирменных бланках организации. Используют формат А4, но если количество строчек не превышает 7, то применяют формат А5. На каждом документе ставится дата составления.

Классификация и виды служебных писем

Служебные документы передаются между сотрудниками одной или нескольких компаний. Процесс передачи может осуществляться по почте, курьерской доставкой, с помощью факса или электронной почты.

Сопроводительное письмо

Его составляют, когда требуются пояснения к основной документации, присылаемой адресату. В нем приводятся данные о цели составления документа, а также задания, которые обязательны к выполнению в конкретные сроки.

Внимание! Сопроводительное письмо прилагается к документации, не обладающей адресной частью.

В тексте указывается организация, в которую направляется бумага, а также приводятся данные, объясняющие конкретную ситуацию. В него допускается включать разные просьбы или пояснения. Они должны иметь отношение к материалам, присланным вместе с письмом. Изначально указывается направление бумаг, а только после этого приводятся просьбы или пожелания. В тексте обязательно ставится отметка о приложенных документах.

Приглашение

Приглашение можно оформить в свободном стиле

Оно является подвидом письма-извещения. Его можно составлять не на фирменном бланке компании, а на обычном листе. Разрешается использование различных форматов, расцветок и украшений. Часто это орнамент, рисунки, диаграммы или таблицы.

Такой документ составляется конкретному лицу, которого требуется пригласить на событие или мероприятие. Форма обращения зависит от отношений, имеющихся между адресатом и составителем.

Информационное письмо

В него включаются данные официального характера. Такие документы составляются по типовому образцу, а также передаются государственным властям, подведомственным структурам или иным аналогичным предприятиям. Можно включать не только конкретные факты о событиях, но и предложения, советы.

К ним могут прикладываться приложения. Размер текста может составлять несколько предложений или страниц. Подписывается документ директором компании.

Гарантийное письмо

В него включается подтверждение или обязательство.Это может быть оплата выполненных работ, предоставленых услуг, покупка товаров, аренда оборудования. Обязательно указывают сведения о качестве и сроке выполнения работ.

В тексте гарантийного письма содержится обязательство совершить те или иные действия. Например, «гарантируем предоставление юридических услуг» или «оплату отправленных товаров гарантируем». Эти фразы имеют юридическую силу, поэтому считаются важной частью всего текста. Если обязательство связано с оплатой, то составитель включает реквизиты счета, откуда будут перечислены средства.

Подписывается текст руководителем компании, а также главбухом. На документе ставится печать предприятия.

Претензии

По-другому их называют рекламационными письмами. Это деловой документ, содержащий информацию о выявлении каких-либо проблем с товаром или услугой, заявленных в соглашении. Обычно обнаруживаются несоответствия, так как поставленные предметы не обладают параметрами, перечисленными в договоре.

Целью составления документации выступает получение компенсации за понесенные убытки, возникшие в результате нарушения условий контракта. К правилам формирования претензии относится:

1. Составляется исключительно в письменном виде.
2. Отсутствует единая форма, так как для претензии могут быть разные основания.
3. В тексте должны фигурировать конкретные сведения и факты.

К претензиям предъявляются особые требования

В документе укажите следующие данные:

• наименование компании, представленной адресатом;
• адрес организации, к которой предъявляется претензия;
• основания для составления письма, для чего оставляется ссылка на официальный договор, заключенный между двумя участниками;
• предмет документа, для чего указывается нарушенное обязательство;
• доказательства вины адресата, представленные ссылками на договор, фотографиями полученного товара или результатами услуги;
• требования составителя. В письме указывают требования, которые обязательны к выполнению.

Это может быть выплата компенсации, замена товара низкого качества, снижение стоимости предметов, доставка недостающих изделий, возврат суммы, уплаченной за отсутствующий товар, предоставление скидки или расторжение контракта. Наиболее часто запрашивается компенсация, размер которой превышает стоимость неполученных или некачественных товаров. В отдельных случаях запрашивается досрочное расторжение договора. При таких условиях нарушитель забирает товар и возвращает ранее полученную сумму.

Претензия направляется только заказным письмом, а также оплачивается уведомление о вручении. К ней прикладываются бумаги, выступающие доказательством наличия нарушения. Они могут быть представлены договором, накладной, чеками, видеозаписями или свидетельскими показаниями. Приложения перечисляются непосредственно в тексте претензии. Нередко прикладывается даже акт проведенной экспертизы, транспортные документы или рекламационные акты. Фирма, отправившая претензию, сохраняет квитанцию об отправке письма.

Цель составления служебного письма

Она зависит от вида формируемого документа. Отправка любого письма должна иметь конкретные основания. Поэтому текст делается понятным, кратким и актуальным. Не допускается включать в него лишние или ненужные данные.

Каждое служебное письмо посвящается конкретной теме. Не следует включать в один документ несколько вопросов, поскольку это значительно усложняет его дальнейшее оформление в деловодстве. Составляется текст только от третьего лица, в единичном экземпляре. Только у руководителя фирмы имеется право подписи, но директор может передавать данные полномочия своим заместителям или другим сотрудникам организации.

Отправка служебного письма может выполняться по почте или другими методами. К ним относится телеграф, электронные письма или факсимильная связь. Все чаще организации начинают пользоваться электронным документооборотом, поэтому предпочитают отсылать письма по электронной почте.

Требования к документам

Хотя в деловодстве предусмотрено несколько видов служебных писем, правила оформления являются одинаковыми. Они довольно простые, поэтому у работников предприятий не возникают сложности по их составлению. Важно пользоваться только четкой структурой, ставить подпись руководства, а также указывать цель составления документации.

Структура

Создание делового документа

Текст формируется по схеме, позволяющей легко понять суть обращения. Письмо состоит из следующих частей:

Введение, содержащее цель и причины составления письма. В нем оставляются важные сведения о событиях или решениях, принятых руководством компании.
Доказательная часть. Здесь описывают основания для предъявления претензий или выкладывают важную информацию о каком-либо мероприятии.
Заключение. Делают выводы относительно предоставленной информации, выдвигают требования или предложения, а также указывают просьбы или приглашения.
Внимание! Разрешается включать в документ только заключительные выводы, без дополнительных объяснений.

Необходимые сведения

К служебным письмам относятся разные деловые документы, рассылаемые другим компаниям или гражданам. Поэтому их содержание может быть разным. Но в любом случае,документ должен быть оформлен согласно стандартного шаблона и включать в себя обязательные элементы:

• дата составления документации;
• порядковый номер;
• ссылки на другие бумаги, к которым прилагается письмо;
• правильное наименование документа;
• название фирмы, являющейся составителем;
• инициалы руководителя, ставящего подпись в конце текста;
• адрес и ФИО получателя.

Письмо обязательно заверять подписью начальника

Внимание! Если письмо отправляется сразу нескольким адресатам, то первоначально указывается адрес основного получателя, а после перечисляются остальные лица.

Регистрация

Письма являются деловыми документами, поэтому отправители и получатели обязаны осуществлять их грамотную регистрацию. Этот процесс является обязательной процедурой деловодства и здесь есть свои правила:

1. Регистрация может осуществляться любым структурным подразделением фирмы или же секретарем.
2. Правила процесса приводятся во внутренней локальной документации предприятия;
   обычно назначается ответственное лицо, которое занимается составлением бумаг, поэтому в его должностных инструкциях указываются правила регистрации исходящих и входящих писем.
3. Если нормативный акт отсутствует в фирме, но регулярно приходится составлять много таких документов, то целесообразно формализовать порядок, на основании которого делаются, оформляются, подписываются и отправляются письма.
4. Регистрация выполняется в специальном журнале, созданном для фиксации деловых документов.

Если компания отказывается формировать нормативные акты, регулирующие правила составления и регистрации деловых бумаг, то ответственное лицо пользуется стандартной процедурой. Для этого заводится журнал, в который включаются реквизиты каждого письма. Приводится дата их отправки, требования и иные важные пункты.

Заключение

Деловые письма есть разных видов. Они предназначены для предъявления требований, предоставления гарантий или приглашения на какие-либо мероприятия представителей компаний или частных лиц. Хотя содержание может значительно отличаться, само оформление и последовательность изложения должні выполняться с учетом требований делопроизводства. В обязанности секрктаря-деловода входит не только их своевременная отправка, но и грамотная регистрация.

О важности документооборота в делопроизводстве вы узнаете из видео.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Реквизиты делового письма — Энциклопедия по экономике

Состав реквизитов делового письма  [c.15]

Все реквизиты делового письма, как и других ОРД, можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков для писем (см. рис, 2.3—2.6), переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает письму придание ему юридической силы и возможность идентификации.  [c.16]

Текст является основным реквизитом делового письма. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры организации.  [c.49]

При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации и автоматизации в делопроизводстве, различий в оформлении делового письма немало. Прежде всего это касается формуляра документа и состава реквизитов. На рис. 5.1 приведен формуляр с указанием двенадцати зон размещения реквизитов делового письма, используемого в англоязычных странах.  [c.97]

Структура формуляра и состав реквизитов делового письма  [c.198]

Практика деловой переписки на немецком языке выработала свою структуру формуляра и состав реквизитов делового письма при сохранении общих подходов к унификации отдельных компонентов деловой переписки, использованию устойчивых словесных конструкций, характерных для коммерческой корреспонденции стран Запада.  [c.221]

На рис. 7.4 показан формуляр с выделением 15 зон размещения реквизитов делового письма. В состав реквизитов входят следующие зоны  [c.221]

Ниже рассмотрим общие требования к оформлению основных секторов — реквизитов делового письма.  [c.222]

Общие требования к оформлению реквизитов делового письма  [c.225]

Каков состав реквизитов делового письма  [c.227]

Реквизиты делового письма  [c.12]

Автор придерживается того мнения, что такая подготовка делового письма заключается прежде всего в качественном оформлении его реквизитов, т. е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись и др.). Отсюда то большое внимание, которое, в отличие от других изданий, уделено в данном пособии оформлению реквизитов и бланков писем в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-97.  [c.3]

Деловое письмо как документ не подлежит утверждению и потому требования к оформлению реквизита 15 здесь не приводятся.  [c.46]

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-97 (рис. 2.3—2.6), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7—8 строк.  [c.84]

Требования к оформлению делового письма и состав его реквизитов  [c.213]

Состав реквизитов и структура делового письма  [c.221]

Приведем пример оформления делового письма (рис. 7.5) с указанием номеров реквизитов согласно формуляру (см. рис. 7.4). Текст (реквизит 10) показан условно.  [c.222]

Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма, однако при написании деловых писем считаются допустимыми некоторые вольности , например в расположении фрагментов заголовка. Основной состав реквизитов достаточно устоялся, и это понятно без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа.  [c.44]

Письма-запросы. Документы, посылаемые предприятиями и учреждениями другим предприятиям, организациям, учреждениям, а также отдельным лицам с целью получения различного рода указаний, разъяснений или сведений, называются письмами-запросами. Всякое письмо-запрос должно состоять из определенных составных частей, которые принято называть реквизитами. Реквизитами деловых писем являются наименование и адрес организации отправителя письма, номер письма и дата его отсылки, наименование и адрес организации или должностного лица — получателя письма. Если письмо пишется не на официальном бланке предприятия, а на чистом листе бумаги, на котором ставится прямоугольный штамп предприятия, то заголовок письма обычно ставится в левом углу под этим штампом. Вверху справа от штампа указываются наименование получателя, его адрес, номер и дата письма, послужившего основанием для составления ответа (в тех случаях, когда посылается ответное письмо).  [c.6]

Деловое письмо иностранному корреспонденту имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них (см. прил. 24, 25). Формуляр-образец (рис. 2.5) устанавливает следующий состав реквизитов 1 — заголовок 2 — номер документа 3 — дата 4 — специальные почтовые отметки 5 — уведомление о конфиденциальности 6 — адресат 7 — указание на желательность ознакомления 8 — обращение 9 — заголовок к тексту 10 — текст 11 — учтивое заключение 12 — подпись 13 — пометка об исполнителях 14 — приложения 15 — копии письма 16 — постскриптум  [c.57]

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них (см. рис. 11).  [c.42]

В деловые письма возвращается раскрепощенный литературный язык с его выразительными возможностями (чаще всего в нерегламентированных письмах). Более свободными становятся выбор, размещение и способ оформления реквизитов.  [c.5]

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).  [c.7]

Легко заметить, что подготовка любого документа, например служебного письма, заключается, главным образом, в знании правил оформления его реквизитов, т. е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внимание, которое, в отличие от других учебников, уделено в данном пособии оформлению реквизитов в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-97. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений актов, протоколов и др.).  [c.3]

По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную ( стандартную ) и нерегламентированную (нестандартную ). Регламентированное письмо представляет собой письмо, составленное по определенному образцу ( это карается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д. ). Регламентированное письмо всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.  [c.36]

Стандартизация и унификация — приведение языковых и текстовых средств к единому образцу — затрагивают все уровни языка деловой корреспонденции от размещения на листе (бланке) реквизитов письма до выбора сокращения слов. Это оправданно прежде всего с экономической точки зрения. Стандартизация и унификация облегчают не только процесс составления текста письма, но и его обработки.  [c.11]

Как указывалось выше (п. 1.4), состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД), в число которых входят деловые письма, установлен ГОСТ Р 6.30-97. Приведем этот состав1  [c.15]

Пользователи часто работают с документами определенного типа, например, — с отчетами, деловыми письмами, календарями, приглашениями и т. д. Документы одного типа обычно имеют сходные элементы (например, одинаковые фрагменты текста), сходный стиль оформления, требуют специфического подбора пиктограмм панелей инструментов и т. п. Word позволяет упростить подготовку нового документа, предлагая для него специальную заготовку — шаблон. В комплекте Windows имеются готовые шаблоны для документов общего типа (Normal), для расписаний встреч, факсов, резюме, дипломов, сертификатов и т. д. Пользователь имеет возможность по команде [Файл-Создать…] создавать собственные шаблоны, например, бланки писем с логотипом и реквизитами фирмы, заготовки договоров или приглашений и т. п.  [c.75]

Пример сопроводительного письма офисного помощника и советы

Офисные помощники необходимы для поддержания работоспособности любого офиса.

Но между приветствием гостей, назначением встреч, управлением файлами и обслуживанием расходных материалов компании не будут просто нанимать кого-либо — вам нужно правильное сочетание технических навыков и навыков межличностного общения, чтобы преуспеть.

Чтобы продемонстрировать работодателям, что вы способны удовлетворить требования загруженного офиса, вам понадобится сильное сопроводительное письмо, в котором подчеркиваются ваши навыки.

Чтобы улучшить ваше приложение, вот три совета по написанию отличного сопроводительного письма офисного помощника:

Подчеркнуть навыки офисного помощника

Работодатели всегда ищут надежных офисных помощников для поддержки повседневных операций своего офиса.

Чтобы показать им, что у вас есть необходимый опыт, используйте сопроводительное письмо, чтобы продемонстрировать свои твердые и мягкие навыки, которые соответствуют требованиям, предъявляемым к объявлению о вакансии.

Кроме того, вот некоторые часто требуемые навыки офисного помощника, которые вы должны указать в сопроводительном письме:

Кроме того, вот некоторые важные навыки работы с компьютером офисного помощника, которые следует выделить в сопроводительном письме:

Убедитесь, что ваше сопроводительное письмо не слишком длинное (или слишком короткое)

Идеальная длина сопроводительного письма для офисных помощников составляет 250-400 слов.Отправка слишком длинного или слишком короткого сопроводительного письма может снизить ваши шансы получить ответ от работодателя.

Длинное сопроводительное письмо непривлекательно для менеджеров по найму, которым нужно просмотреть десятки заявок.

Если вы напишете простое сопроводительное письмо на одну страницу, ваше заявление станет легче читать, и в нем будет более кратко изложена ваша квалификация.

Вот несколько советов по достижению идеальной длины сопроводительного письма:

• Оставайтесь от ½ до одной страницы в длину
• Структурируйте свои идеи с помощью 3-4 параграфов
• Избегайте многословности, делая предложения короткими и прямыми

Подчеркните свои организаторские способности

Работодатели полагаются на своих офисных помощников, чтобы обеспечить бесперебойную работу в офисе.

Убедите их, что вы надежны и способны эффективно выполнять задачи, подчеркнув в сопроводительном письме организационные навыки и навыки управления временем.

Вот несколько способов подчеркнуть свои организаторские способности в сопроводительном письме:

• Сосредоточьтесь на соответствующих достижениях, которые связаны с обязанностями, указанными в объявлении о вакансии
• Лидерство с впечатляющим достижением, помогающее работодателям представить себе, как вы можете достичь результатов
• Оцените свои навыки, используя числа для подтверждения достижений.Например, «Упрощенные процессы ввода и поиска данных для оптимизации электронного ведения документации и ежегодная экономия 16 000 долларов на трудозатратах».

Предоставьте реальные примеры достижений, которые продемонстрируют работодателям, что вы можете эффективно расставлять приоритеты и управлять своим временем, чтобы добиться результатов.

Образец сопроводительного письма офисному помощнику

Пример убедительного сопроводительного письма офисного ассистента, которое заставит ваше резюме внимательно прочитать ваше резюме и привлечь внимание к вашему заявлению о приеме на работу.

Выделитесь из толпы, упаковав свой опыт работы и навыки в убедительное сопроводительное письмо.

Сосредоточьтесь на компетенциях и способностях, перечисленных в офисе объявление о вакансии помощника и покажите, как вы ранее продемонстрировали эти требования к работе.

Этот образец сопроводительного письма также подходит для офисного координатора и офисного администратора.

ПРИМЕР ОБЪЯВЛЕНИЯ ПОМОЩНИКА ОФИСА

Ваше имя
Ваш адрес
Ваши контактные данные (телефон и электронная почта)

Дата

Г-жа Энн Холл
Менеджер по найму
Компания XYZ
30 North Parkway
Лонг-Айленд, Нью-Йорк 11551

Уважаемая миссис Холл

Ваша вакансия для офисный помощник сразу привлек мое внимание, как мой опыт и навыки полностью соответствуют вашим требованиям.Пожалуйста, позвольте мне, чтобы подчеркнуть, почему я подходящий кандидат на работу.

• Опыт работы офисным помощником более 5 лет в динамичной работе окружающая среда
• независимый работник, который берет на себя инициативу, чтобы узнать о продукты и процессы компании
• , отвечающие за эффективное администрирование баз данных, считаются ценной информацией Ресурсы сотрудников
• Планирование и организационные навыки, полезные для координации офисные коммуникации, встречи, мероприятия и поездки
• успешная разработка и оптимизация систем и процессов для повысить эффективность офиса
• уверенные навыки межличностного общения, что приводит к положительным рабочим отношениям с коллег и клиентов
• продемонстрировали точность и компетентность в выполнении общих бухгалтерские задачи
• владеет MS Office с отличными навыками клавиатуры и набора текста
• доказала способность успешно выполнять несколько задач одновременно, справляться с прерываниями и встречаться требовательные сроки

Компания XYZ имеет выдающуюся репутацию, и я уверен, что смогу доставить результаты, которые вы ищете.Буду признателен за возможность обсудить мои учетные данные, изложенные в моем прилагаемом резюме, более подробно в личном интервью.

Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.

С уважением,

Джейн Соискатель

Корпус

Обязанности и навыки офисного помощника

Это подробное описание должности офисного помощника содержит всю информацию, необходимую для написания собственного сопроводительного письма.

Обязанности помощника администратора

Должностные обязанности делопроизводителя

Резюме вашего офисного помощника

Образец резюме офисного помощника легко настроить для собственного использования.

Пример резюме для делопроизводства

Сопроводительное письмо офисного помощника

Эти страницы помогут вам написать собственное сопроводительное письмо для работы офисным помощником.

Сопроводительное письмо конторского служащего

Сопроводительное письмо помощника администратора

Список сильных сторон рабочего места

Список профессиональных навыков

Интервью с офисным помощником

К началу страницы

Образцы и шаблоны подтверждающих писем

Вам нужно написать или запросить письмо с подтверждением занятости? Эти письма могут понадобиться сотрудникам для арендодателей или финансовых учреждений, если они пытаются арендовать или купить дом.Они также иногда необходимы по причинам страхования или для подтверждения того, что человек работал в компании в сроки, указанные в резюме или заявлении о приеме на работу.

Хорошей новостью является то, что письма с подтверждением приема на работу обычно представляют собой довольно простые документы, поэтому их легко написать или получить. Если вам нужно запросить или написать письмо, просмотр шаблонов и примеров может помочь вам начать работу.

Что такое письмо с подтверждением приема на работу?

Письмо о подтверждении занятости написано текущим или бывшим работодателем, чтобы подтвердить, что сотрудник или бывший сотрудник работал в организации.Запрос может исходить от сотрудника, государственных органов, потенциальных арендодателей, ипотечных кредиторов, потенциальных работодателей или коллекторских агентств.

Запрос может включать проверку дат трудоустройства, заработной платы, того, будет ли сотрудник продолжать работать на должности или имеет право быть повторно принятым на работу. Если сотрудник был уволен, отправитель запроса может спросить причину увольнения.

Как запросить письмо с подтверждением занятости

Если вы запрашиваете подтверждающее письмо от нынешнего или бывшего работодателя, важно попросить его профессионально.Сначала обратитесь в свой отдел кадров (HR).

Компания может иметь политику в отношении раскрытия информации, и вам может потребоваться разрешение на передачу вашей истории занятости третьей стороне. Часто ваш сотрудник отдела кадров составляет для вас письмо или предоставляет шаблон для передачи вашему руководителю.

Вы также можете спросить напрямую у своего менеджера или руководителя. Предложите шаблон или образец письма в качестве ориентира.

Обязательно предоставьте им всю информацию, необходимую для написания письма, в том числе, кому адресовать письмо и какие именно детали необходимо указать.

Что входит в письмо с подтверждением занятости?

Если вам нужно написать письмо с подтверждением занятости для кого-то, важно убедиться, что ваше письмо содержит правильную информацию и соответствует соответствующему формату. Вы не поможете получателю, написав непрофессиональную записку.

• Следуйте формату делового письма. Используйте стандартный формат делового письма при написании письма. Включите свою контактную информацию вверху, дату и контактную информацию получателя (если она у вас есть).Обязательно включите приветствие в начале и собственноручную подпись в конце.
• Будьте лаконичны. Письма с подтверждением приема на работу не должны быть длинными. Не добавляйте никакой информации помимо того, что запрашивает сотрудник, например, не давайте оценку работы сотрудника.
• Включите всю запрошенную информацию. В большинстве писем, подтверждающих трудоустройство, указывается имя человека, его отдел в компании (иногда вам нужно указать его конкретную должность) и количество времени, в течение которого он работал.Проконсультируйтесь с вашим сотрудником, если вам нужна дополнительная информация. Например, в некоторых письмах указывается зарплата сотрудника, частота его оплаты (еженедельно, раз в две недели и т. Д.) И количество рабочих часов в неделю. Однако не включайте эти дополнительные сведения, если не требуется.
• Укажите свою контактную информацию. В конце письма предложите ответить на любые дополнительные вопросы. Укажите форму связи для получателя, например номер телефона или адрес электронной почты.
• Отредактируйте и вычитайте перед отправкой. Это письмо, вероятно, очень важно для вашего сотрудника или бывшего сотрудника — от него может зависеть их жилье, будущая работа или страховка. Найдите время, чтобы составить это письмо как можно более профессионально. Прочтите письмо на предмет ошибок.

Как использовать примеры букв

Перед написанием письма-подтверждения приема на работу рекомендуется просмотреть примеры писем. Примеры не только помогают с макетом, но и помогают понять, какой контент следует включить в документ (например, даты трудоустройства).

Вам следует адаптировать письмо к конкретному сотруднику, для которого вы пишете письмо, и к информации, которую он просит вас включить.

Хотя примеры, шаблоны и рекомендации являются отличной отправной точкой в ​​вашем письме, вы всегда должны проявлять гибкость.

Шаблон подтверждения трудоустройства

Имя
Должность
Название компании
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Дата

Имя лица, запрашивающего подтверждение
Должность
Название компании
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый г-н./РС. Фамилия,

Это письмо предназначено для подтверждения того, что (имя сотрудника) работал в (название компании) с (даты начала).

Если вам потребуется дополнительная информация относительно (имя сотрудника), пожалуйста, свяжитесь со мной по (ваш номер телефона).

С уважением,

(собственноручная подпись)

Ваше имя

Подтверждение занятости для текущего сотрудника

Шона Истон
Директор по бухгалтерскому учету
GMC Associates
17 Chestnut Street, Ste.200
Портленд, ME 04101

9 февраля 2021 г.

Джон Долан
Старший вице-президент
Dolan Industries, Inc.
43 Oak Street, 2 ^nd Floor
Portland, ME 04101

Уважаемый г-н Долан,

Это письмо предназначено для подтверждения того, что Сенека Уильямс работал в GMC Associates в течение последних трех лет в нашем бухгалтерском отделе. Начала работу 1 августа 2017 года.

Если вам потребуется дополнительная информация, свяжитесь со мной по телефону 555-111-1212.

С уважением,

(собственноручная подпись)

Шона Истон
Директор по бухгалтерскому учету
GMC Associates

Подтверждение трудоустройства бывшего сотрудника

Дженис Монтгомери
Менеджер по персоналу
Martin & Martin Incorporated
100 Main Street, Ste. 100
Spokane, WA 99201

9 февраля 2021 г.

Джулия Санчес
Менеджер
Archer Studios
34 Otis Drive, Ste.500
Спокан, Вашингтон 99201

Уважаемая г-жа Санчес,

Это письмо предназначено для подтверждения того, что Роберт Смит работал в компании Martin & Martin, Incorporated с 3 января 2017 года по 1 марта 2020 года.

Если вам потребуется дополнительная информация о Роберте Смите, свяжитесь со мной по телефону 555-765-4321.

С уважением,

(собственноручная подпись)

Дженис Монтгомери

Ключевые выводы

Политика исследовательской компании: У многих организаций есть инструкции о том, что следует включать в письма с подтверждением занятости.Могут даже указать, что все письма должны проходить через HR.

Используйте формат делового письма: Это гарантирует, что ваше письмо будет уместным, профессиональным и легким для чтения.

Знайте, что включить: Если вы запрашиваете письмо или пишете его для сотрудника, узнайте, какую информацию включить, например, даты трудоустройства и название должности.

5 образцов эффективных профессиональных писем

Когда вы пишете официальное деловое письмо, имейте в виду, что если когда-нибудь есть время быть скрупулезным при редактировании, это то, что вам нужно.

Но написать подобное письмо легче сказать, чем сделать, особенно когда основная часть вашего повседневного общения, вероятно, состоит из некоторой комбинации 140-символьных сообщений, эмодзи и историй из Instagram.

Если вы чувствуете, что можете освежить свои формальные навыки написания писем, вы далеко не одиноки. Но прежде чем вы сдадитесь и начнете вставлять Bitmojis вместо своей подписи, взгляните на эти образцы шаблонов деловых писем. Они подберут вам формулировку и макет, которые вам понадобятся, чтобы выглядеть безупречным профессионалом.

Что такое профессиональное письмо?

Прежде всего, конечно, важно понять, что такое профессиональное письмо. Профессиональное письмо — это то, на что оно похоже: письмо, написанное и отправленное с профессиональной целью. Примеры включают:

• сопроводительное письмо

• электронное письмо с заявлением о приеме на работу

• письмо об увольнении

• рекомендательное письмо

• письмо с отпуском в связи с утратой

• рекомендательное письмо

• коммерческое письмо

• письмо с заказом

• письма с жалобами

• Благодарственное письмо

Особенно важно обращать внимание на формат или шаблон, который вы используете в такого рода письмах.Если вы обращаетесь к интервьюеру по поводу работы или перспектив карьерного роста, или даже если вы увольняетесь с работы, вы хотите произвести на своего читателя исключительное впечатление.

Как оформить деловое письмо?

Вкратце, следующий общий формат:

1. Ваша контактная информация
2. Дата.
3. Их контактная информация
4. Приветствие (примеры приветствия)
5. Закрытие.
6. Подпись.

Во всех случаях вы должны выровнять букву по левому краю и использовать простой шрифт, например Times New Roman.(Это не место для экспериментов с сумасшедшими цветами или шрифтами.)

Посмотрите ниже более подробные шаблоны в зависимости от ваших потребностей.

Профессиональные шаблоны писем