Журнал входящих документов: Журнал регистрации входящих документов

образец, структура и порядок заполнения на предриятиии

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

• Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
• Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
• Приведение в действие решений руководства в указанное время.
• Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

• Количеству граф в журналах.
• Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения  возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте в этой статье.

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

• С указанием на исполнителя.
• Содержательной части
• Корреспондентских данных
• Разновидности деловых бумаг
• Даты
• Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
2. Второй символ изображает номер самого журнала.
3. Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

• Текст справок и распоряжений.
• Записки с объяснениями.
• Записки служебного вида
• Заявления, телеграммы
• Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации.

Что на счёт дополнительных граф?

• Исполнительной отметки.
• Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено». В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

1. Сколько листов входит в документ?
2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
3. Что можно сказать в примечаниях?
4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Журнал регистрации входящей корреспонденции по предприятию.Образец журнала регистрации входящих документов ОАО Афиша.

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

• В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
• Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
• Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
• Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

1. Материалы информационного характера.
2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
7. Письма с рекламным содержанием.
8. Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда  информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Журнальная форма регистрации входящей документации.

Автоматизированная и карточная формы

С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.

Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны – читайте в новой юридической статье.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку.

Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур. Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости.

Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов. Или же изменение внешнего вида.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Журнал регистрации входящих документов по охране труда

Большой объем документаций по охране труда предполагает ведение Журнала регистрации входящей документации по охране труда, в котором должны отражаться все входящие документы, относящиеся к обеспечению и соблюдению норм охраны труда в учреждении, организации, на предприятии, в школе или детском саду. Учет входящей документации по охране труда позволяет контролировать своевременное выполнение требований обеспечения безопасной профессиональной деятельности в организации.

Рекомендуется вести Журнал регистрации входящих документов по охране труда в электронном и бумажном виде. Записи в журнале входящей документации по охране труда должны вестись в строго хронологическом порядке, без пропусков строк и исправлений. Все входящие документы по охране труда должны оперативно передаваться на рассмотрение и исполняться.

Журнал

регистрации входящей документации по охране труда

 

С помощью Журнала регистрации входящей документации по охране труда, представленного в качестве образца, можно проанализировать количество поступивших документов по охране труда в организацию за определенный временной отрезок, количество рассмотренных и положительно разрешенных. В случае не выполнения требований документации по охране труда с помощью данного журнала можно установить ответственное лицо, уклонившееся от исполнения предписанных ему обязательств.

На лицевой стороне Журнала регистрации входящей документации по охране труда должно быть указано наименование организации и дата начала ведения журнала. Дата окончания ведения журнала ставится после его полного заполнения. Графы журнала должны отображать следующие сведения: дата поступления документа в организацию, наименование документа, задание по исполнению, срок исполнения предписанного задания, отметка об исполнении, дата исполнения и подпись. Ведение Журнала регистрации входящей документации по охране труда обязательно для всех организаций и предприятий.

Перейти к разделу:
Журналы по охране труда в школе
Журналы по охране труда в ДОУ

Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:

Как сделать журнал регистрации входящих документов образец

Журнал регистрации входящих документов — служит для документирования всей входящей документации в адрес хозяйствующего субъекта. В данном журнале отражается дата поступления документа его регистрационный номер, исходящий номер, вид документа, корреспондент кем был написан и отправлен , адресат на чье имя отправлен документ , краткое содержание, сведения о лице которому поручено исполнить данный документ, резолюция и отметка об исполнении. Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК «Делопроизводство»

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Журнал регистрации входящих документов

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.

Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале.

Данная процедура — неотъемлемая часть системы управления любого предприятия. Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную. Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.

В зависимости от формы организации делопроизводства на предприятии ведением журнала занимается либо секретарь, либо специальный работник канцелярии. Бывают ситуации, когда в организации нет указанных сотрудников, тогда учетом входящей корреспонденции должен заниматься специально назначенный руководителем работник.

Иногда считают, журнал учета входящей корреспонденции должен соответствовать некоему единому образцу или шаблону. На самом деле, это не так. Ни законодательством, ни ГОСТом не предусмотрено стандартной формы ведения этой книги.

Руководство организации может включать в данный вид учета любые дополнительные графы. Традиционный бумажный журнал регистрации входящей корреспонденции выглядит как изготовленная в типографии книга формата А4. Страницы книги имеют вид таблицы. Журнал такой формы удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями своего делопроизводства,. Данные о входящем письме вносятся либо с левой, либо с правой стороны страницы.

Можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелевых ручек не рекомендовано, поскольку они не обеспечивают сохранность информации. Лучше использовать обычную шариковую ручку. Сложившаяся практика убедительно доказывает, что бумажная форма книги является наиболее удобной в использовании и надежной в хранении.

Единственный недостаток — отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения. Что представляет собой электронный журнал учета входящей корреспонденции?

По сути, это просто отдельный файл формата Microsoft Excel или Word в форме таблицы, содержащий все те же графы, что и бумажный вариант. Существуют готовые электронные шаблоны, доступные для скачивания.

Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои несомненные преимущества и дает дополнительные возможности.

В первую очередь, это, конечно, поиск по ключевым словам, дате, адресату, отправителю и т. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье преимущество — возможность хранения данных на сервере и одновременна работа с книгой нескольких человек, у которых есть к ней доступ. Преимуществ можно найти множество, но есть и недостатки и опасности. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак.

Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации.

Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции. Какую бы форму ведения журнала вы ни избрали, он должен содержать несколько обязательных граф, без которых его наличие становится бессмысленным. Регистрационный номер состоит из цифр и букв, которые присваиваются документу.

Данная комбинация является кодовым обозначением документа. Традиционно на большинстве предприятий применяются код, состоящий из трех цифр. Первая используется для обозначения кода структурного подразделения, вторая обозначает код самого журнала он присваивается ему в номенклатуре дел либо всей организации, либо одного отдела , а третья цифра обозначает порядковый номер входящего документа.

Как видим, цифры могут разделяться либо дефисом, либо косой чертой. Когда документ получен, нужно последовательно сделать две вещи — сначала занести в журнал всю информацию, касающуюся документа, а затем уже на самом письме, в правом нижнем углу, проставить дату поступления и регистрационный номер, который должен совпадать с номер, занесенным в книгу.

Вся входящая корреспонденция бывает двух видов — внутренняя и внешняя. Сотрудник, который назначается руководством ответственным за решения вопроса, поставленного в письме, называется «исполнителем». Отправитель или автор письма называется «корреспондентом». Корреспондентом может быть физическое лицо, в этом случае фиксируется его фамилия и инициалы, или юридическое, в этом случае фиксируется его полное название.

Эти сведения являются обязательными. Руководитель организации или подразделения может добавить в книгу любое количество дополнительных граф. Наиболее распространёнными из них являются графы «Отметка об исполнении» и «Резолюция». Последняя ставится руководителем организации на входящем документе и содержит указание, что нужно сделать с ним в дальнейшем. Потом эта резолюция переписывается в книгу. Она используется для дальнейшего контроля исполнения поручения руководителя организации.

Отметка об исполнении — это итоговый результат действий, совершенных по данному документу. Чаще всего ограничиваются надписью «Выполнено», но мы рекомендуем делать расшифровку этого слова: кем и когда выполнено, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений.

Также рекомендуется рядом с резолюцией проставить дату ее наложения на письмо. Это облегчит в дальнейшем контроль за сроком выполнения данного резолюции. Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний.

До того как вы начнете вносить в книгу информацию о входящей корреспонденции, вам нужно правильно оформить сам этот документ. На титульном листе следует указать название организации и дату его создания.

Далее, на следующих страницах, нужно разместить информацию о сотрудниках, которые несут ответственность за ведение учета. Информация содержит следующие сведения: фамилия, имя, отечество, занимаемая должность, период работы, личная подпись.

Следует иметь в виду, что сама регистрация входящей корреспонденции должна начаться только с четвертой страницы книги. Разумеется, что данный документ следует пронумеровать еще до начала работы с ним.

Нумерация сквозная, начинается каждый год. На каждый календарный год не имеет смысла заводить новый документ, можно продолжать делать записи в старом. После закрытия книги ее хранят не более пяти лет.

Документ не прошивают. Книга регистрации входящей документации не является документом строгой отчётности. Единственное, что нужно сделать — в день ее создания, книгу нужно зарегистрировать и присвоить ей регистрационный номер.

Как уже отмечалось выше, количество столбцов в книге, а также их названия никак не регламентируется законодательством. Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Как знакомить с документами: ошибки, которые не останутся для вас без последствий. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Документооборот. Как вести журнал входящей корреспонденции.

Темы: Документооборот Внутренние документы. Из статьи вы узнаете: что такое журнал входящей корреспонденции; каково назначение журнала регистрации входящей корреспонденции; как вести журнал учета входящей корреспонденции. Справка Основными функциями данной книги являются: Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции; Оперативная реакция на требования руководства; Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации; Выдача справок по входящей документации.

Корреспондент, то есть отправитель;. Обратите внимание, что дата документа — это дата его поступления в секретариат или канцелярию. Как правильно изъять документ из дела?

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма?

Журнал регистрации входящих документов заполнить, распечатать онлайн

Активировать демодоступ. Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или от контролирующих органов. Для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти поступившую деловую бумагу, необходимо освоить правила регистрации входящей корреспонденции.

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер , состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Как вести журнал входящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения. Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы.

Журнал регистрации исходящих документов

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

.

.

Журнал регистрации входящих документов в PDF формате скачать; Журнал регистрации Образец журнала регистрации входящих документов.

.

.

.

.

.

.

Журнал регистрации входящих документов, 96 л., картон, типографский блок, А4 (200х290 мм) STAFF, 130236

Журнал регистрации входящих документов, 96 л., картон, типографский блок, А4 (200х290 мм) STAFF, 130236

Онлайн гипермаркет

ЗАКАЗЫ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО

Пн-Пт с 10:00 до 18:00 СБ-ВС — выходные

0

1. Главная
2. Бумага
3. Книги бухгалтерские и журналы регистрации
4. Журналы регистрации
5. Журнал регистрации входящих документов, 96 л., картон, типографский блок, А4 (200х290 мм) STAFF, 130236

Бонусные баллы: 2

130236

58.65

в наличии

Минимальное кол-во: 2

В корзину

Все товары бренда STAFF

Мягкая обложка из мелованного картона плотностью 200 г/м2. Скрепление — скоба. Вертикальная ориентация. Внутренний блок содержит 96 листов газетной бумаги плотностью 55 г/м2 с разлиновкой и текстом, облегчающими ведение записей. Формат А4 (200х290 мм).

Внутренний блок	газетная бумага
Длина	290
Количество листов	96
Материал обложки	немелованный картон
Назначение	журнал регистрации входящих документов
Нумерация страниц	нет
Объем	0.0006
Ориентация	вертикальная
Плотность внутреннего блока	55
Плотность обложки	200
Прошнурован	нет
Страна	Россия
Съемная обложка из прозрачной ПВХ-пленки	нет
Тип обложки	мягкая
Тип скрепления	скрепка
Тиснение фольгой	нет
Формат	А4
Цвет	белый
Ширина	200

Дополнительно

Личный кабинет

Обратная связь

© 2021. Канцтовары Brauberg

Журнал регистрации входящих документов — Энциклопедия по экономике

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов (рис. 10.1).  [c.256]

Рис. 10.1. Форма журнала регистрации входящих документов

Порядок регистрации входящих документов рассмотрен в разделе 6.4, журнал регистрации входящих документов приведен в п. S.8.2.  [c.152]

С помощью СУБД можно относительно просто создавать базу данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. СУБД позволяют хранить данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме. Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Например, в файле БД, созданном для регистрации входящих документов, полями будут графы Журнала регистрации входящих документов , а записями — сведения о документах, внесенные построчно в графы журнала.  [c.199]

Порядок регистрации входящих документов рассмотрен в разделе 2.4., журнал регистрации входящих документов приведен на рис. 35.  [c.85]

Рассмотрите структуру таблицы Входящие (рис. 18.43). Она соответствует форме журнала регистрации входящих документов, описанной в теоретическом курсе. В ней содержится поле Фамилия, которое является полем подстановки из запроса Исполнитель.  [c.399]

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ  [c.170]

Приложение 54 Образцы регистрационных журналов ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ  [c.111]

Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.  [c.47]

Осуществить регистрацию письма делового партнера как входящего, записать в Журнал регистрации входящих писем, наложить резолюцию, заполнить регистрационно-контрольную карточку (РКК), отметить постановку документа на контроль, отметить за исполнителя факт исполнения документа, направить его в соответствующее Дело.  [c.201]

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела (1-3), в которое подшивается документ.  [c.131]

В ведении регистратора находились журнал и четыре регистрационных книги. В журнал в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело) он же вел регистрационные книги ( регистратуры ) А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов -реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат книга В — для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.  [c.11]

Входящие документы являются в основном письмами, которые поступают в организацию по почте, то есть в бумажном виде, а не в виде электронного документа. Входящие документы подлежат регистрации в специальном журнале. Такой журнал можно создать в среде баз данных.  [c.399]

Определяются правила учета и хранения органами Федерального казначейства документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства федерального бюджета по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений. Порядок распространяется на организацию указанных работ в отношении документов по исполнению исполнительных листов и судебных приказов об обращении взыскания на средства бюджетов бюджетной системы РФ по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, лицевые счета которых открыты в органах Федерального казначейства. Учет и хранение указанных документов обеспечиваются путем ведения в электронном виде Журнала учета и регистрации исполнительных документов. Поступивший на исполнение в орган Федерального казначейства исполнительный документ подлежит регистрации в Журнале не позднее следующего дня после его поступления. Дата, зафиксированная при регистрации исполнительного документа в качестве входящей корреспонденции, указывается в Журнале датой  [c.52]

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ» (рис. 9.2). При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф КТ . Все листы журналов, учитывающих документы КТ, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью).  [c.166]

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем » или «чего «, например «Приказ… о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол заседания Совета директоров», «Договор аренды».  [c.45]

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Учреждение (организация, предприятие) по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПК осуществляется последовательным просмотром ( пролисты-ванием ) журнала или по разным ключам (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).  [c.155]

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).  [c.107]

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов: как вести

Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.

Скачать образец журнала регистрации входящих документов.

Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота. Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации.

Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования

Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.

Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:

• Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;
• Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
• Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;
• Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.

Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.

Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.

Бумажная форма журнала

Журнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия.

Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.

Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.

Электронная форма журнала

Во многих крупных компаниях уже давно взят курс на ведение журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Для этого создаются компьютерные файлы в специальных программах с расширениями xls, doc, docx. Также можно скачать уже готовый электронный образец журнала и вести учет писем с его помощью.

Поиск нужных данных, сортировка информации, установка фильтрации – все это возможно, если на предприятии ведется электронный журнал учета входящей корреспонденции. В табличном варианте можно с легкостью разместить гиперссылку на копию документа, которая была отсканирована.

Если журнал хранится на внутрисетевом сервере организации, доступ к нему имеет только несколько сотрудников, которые отвечают за обмен корреспонденцией.

Электронный регистрационный журнал не дублируется на бумаге. Найти интересующий документ будет совсем не сложно. Но при использовании подобной формы журнала всегда существует вероятность искажения важной информации об исполнителе, дате поступления письма, резолюции.

Многие организации предпочитают доверять данные о корреспонденции бумажному журналу.

О системе электронного документооборота

Подобная система является современной методикой регистрации входящей корреспонденции. У каждого документа должна быть индивидуальная карточка

В системе электронного документооборота всегда существует вероятность несанкционированного доступа к важной информации. У каждого сотрудника предприятия должна быть собственная страничка с конкретными данными. Доступ к ней можно получить посредством введения пароля. Но и злоумышленники могут в любой момент взломать секретные коды и получить доступ к очень важной информации.

Единственным выходом из таких опасных ситуаций станет ведение журнала в бумажной форме. Электронный документооборот применяется исключительно для распорядительной документации:

• Приказов руководства.
• Разнообразных распоряжений, оформленных в письменном виде.

Графы журнала регистрации входящих документов

Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения.

Основные графы

К ним относятся:

• Корреспондент.
• Исполнитель.
• Содержание.
• Вид документа и его дата.
• Регистрационный номер.

Что касается номера, то он складывается из нескольких цифр и букв, которые должны быть присвоены определенному документу. Это его кодовое обозначение.

В большинстве организаций используется трехчастная структура, в которой присутствует три основные цифры. Первая из них обозначает код структурного подразделения, вторая – код самого журнала по номенклатуре дел учреждения или структурного подразделения, а третья – это порядковый номер поступившего документа.

В регистрационном номере цифры могут разделяться знаками «дефиса» или «косой черточки». Под датой документа подразумевается число, месяц и год его поступления в канцелярию определенной организации. Сначала все нужные данный до документ заносятся в журнал, а потом уже в правом нижнем углу проставляются дата и регистрационный номер. Это очень важная информация, которая обязательно должна отражаться на самом документе.

Входящая корреспонденция подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Она может поступать в виде таких документов, как:

• Объяснительные и служебные записки.
• Распоряжения.
• Заявления.
• Письма.
• Телеграммы.
• Различные справки.

Исполнителем называют сотрудника, который поставлен руководством для решения вопросов, прописанных в документах. Корреспондент – это отправитель письма, то есть автор документа. Должны быть прописаны его инициалы.

Если корреспондентом является юридическое лицо, указывается название организации (в обязательном порядке).

Дополнительные графы

Отметка об исполнении и резолюция считаются наиболее распространенными графами, которые могут быть дополнительно внесены в журнал регистрации входящих писем.

Руководитель рассматривает входящий документ, а потом пишет на нем резолюцию. Это административная надпись для исполнителя, которая говорит о том, что необходимо сделать, то есть даются дальнейшие указания. Резолюция прописывается на документе и полностью переписывается в регистрационный журнал. По ней можно контролировать исполнение поручения руководства компании.

Отметкой об исполнении является конечный результат работы с конкретным единственным документом. Обычно пишется просто слово «Выполнено», но лучше расписывать информацию более подробно, чтобы потом избежать каких-то недочетов и спорных моментов. Эксперты советуют включать в журнал дату резолюции, которая поможет проследить за тем, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа.

В некоторых случаях в журнал регистрации входящих документов включают следующие графы:

• Количество листов документа и метод его доставки.
• Номер дела.
• Примечание (одно или несколько).

Правила заполнения журнала

Еще до начала фиксации входящей корреспонденции потребуется указать на титульном листе наименование организации и дату открытия журнала. На последующих страницах размещается информация о лицах, которые ответственны за принятие писем и иных документов:

• ФИО, занимаемая должность.
• Период работы.
• Подпись.

Непосредственная регистрация документов начинается только с четвертой страницы журнала. Еще до начала работы необходимо его пронумеровать. Нумерация должна быть сквозной и начинаться каждый год. При этом журнал новый не заводится, записи можно продолжать в старом. Срок хранения документа не должен превышать пять лет. А вот прошивать его необязательно. К документам строгой отчетности эта книга не имеет никакого отношения.

Еще в день поступления в организацию журнал должен быть зарегистрирован. Это делается один раз. Документу присваивается уникальный номер. Число и наименование столбцов зависит исключительно от специфики организации и порядка делопроизводства.

Что касается нерегистрируемой корреспонденции (поздравительные телеграммы, буклеты и рекламные листовки), то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Журнал для ее регистрации не требуется.

Приложение 07-0 Приложение 07-0

Примечание: 1. В первую графу вносят дату поступления и валовый индекс входящего документа. 2. Во вторую графу вносят данные о наименовании организации – автора входящего документа (допускается наименование вписывать в сокращенном виде), дату и индекс входящего документа, присвоенного организацией – автором. 3. В третью графу переносят заголовок входящего документа, в случае его отсутствия в краткой форме записывают основное содержание документа. 4. В четвертую графу переносят текст резолюции руководителя организации с указанием поручений и исполнителя или вносят наименование структурного подразделения (должность и фамилия сотрудника) – исполнителя ответного документа. 5. В пятую графу проставляют сведения о сроке исполнения ответного документа.     Образец формы «Журнал регистрации исходящих документов» «Шығыс  құжаттарды тіркеудiң журналы»                                                                     Примечание: 6. В первую графу вносят валовой порядковый индекс и дату исходящего документа. 7. Во второй графе проставляют наименование структурного подразделения (должность и фамилию сотрудника) организации, разработавшего исходящий внутренний документ. 8. В третью графу переносят заголовок исходящего документа. В случае его отсутствия в краткой форме записывают основное содержание документа. 9. В четвертой графе вносится отметка об исполнении документа.

Работа с входящими документами — Business Central

• 01.04.2021
• 2 минуты на чтение

В этой статье

Некоторые бизнес-операции не регистрируются в Business Central с самого начала. Вместо этого внешний деловой документ поступает в вашу компанию в виде вложения электронной почты или бумажной копии, которую вы сканируете в файл. Это типично для покупок, когда такие входящие файлы документов представляют собой квитанции об оплате расходов или небольших покупок.

Из файлов PDF или файлов изображений, представляющих входящие документы, вы можете настроить внешнюю службу OCR (оптическое распознавание символов) для создания электронных документов, которые затем можно преобразовать в записи документов внутри Business Central. Выберите пакет услуг, подходящий для вашей организации и / или страны / региона. Кроме того, вы можете создавать записи вручную для представления внешних документов.

На странице Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала.Внешние файлы могут быть прикреплены на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и к результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.

Процесс входящего документа может состоять из следующих основных действий:

• Запишите внешние документы в Business Central, создав строки на странице Входящие документы одним из следующих способов:
  • Вручную, используя простые функции на ПК или с мобильного устройства, одним из следующих способов:
    • Используйте кнопку Создать из файла , а затем заполните соответствующие поля на странице Входящий документ .Файл прикрепляется автоматически.
    • Используйте кнопку Новый , затем заполните соответствующие поля на странице Входящий документ и вручную прикрепите связанный файл.
    • На планшете или телефоне используйте кнопку Create from Camera , чтобы создать новую запись входящего документа, а затем, например, отправить изображение в службу OCR.
  • Автоматически, получая документ из службы OCR в виде электронного документа после того, как вы отправили по электронной почте соответствующий PDF-файл или файл изображения в службу OCR.Экспресс-вкладка Финансовая информация автоматически заполняется на странице Входящий документ .
• Используйте службу OCR для преобразования файлов PDF или изображений в электронные документы, которые можно преобразовать в записи документов в Business Central.
• Создавайте новые документы или строки общего журнала для записей входящих документов, вводя информацию по мере ее чтения из файлов входящих документов.
• Прикрепляйте файлы входящих документов к документам покупки и продажи любого статуса, в том числе к записям поставщика, клиента и главной книги, которые возникают в результате разноски.
• Просмотрите записи входящих документов и их вложения из любого документа или записи купли-продажи или найдите все записи главной книги без записей входящих документов на странице План счетов .

до	См.
Настройте функцию «Входящие документы» и настройте службу OCR.	Настройка входящих документов
Создавайте записи входящих документов, прикрепляйте файлы, используйте OCR для преобразования файлов PDF в электронные документы, конвертируйте электронные документы в записи документов, проверяйте записи входящих документов из учтенных документов продаж и закупок.	Обработка входящих документов

См. Также

Покупка
Работа с Business Central

Как обрабатывать файлы входящих документов

Некоторые соглашения, которые вы заключаете со своими деловыми партнерами, не регистрируются в Microsoft Dynamics NAV с самого начала. Вместо этого связанный бизнес-документ отправляется вам либо в виде вложения к электронному письму, либо в виде другого электронного перевода, либо в виде бумажной копии, которую вы отсканировали в файл.Это типично для покупок, когда такие файлы представляют собой счета-фактуры от ваших поставщиков или квитанции об оплате расходов или небольших покупок.

Все полученные файлы для таких внешних документов должны появиться в окне Входящие документы . Вы можете создать строку для каждого документа вручную, нажав кнопку Новый , или попросить вашего партнера разработать функцию, которая автоматически передает отсканированные файлы в окно Входящие документы .

В этом окне вы можете выполнять следующие задачи:

• Укажите, в каком общем журнале следует создавать новые строки журнала, и требуется ли утверждение для создания нового документа.
  
• Настроить утверждающих входящих документов.
  
• Утвердить или отклонить входящий документ.
  
• Создайте новый документ или строку общего журнала на основе входящего документа.
  
• Просматривайте файл входящего документа из связанных проведенных записей, таких как учтенные счета-фактуры или записи книги поставщиков.
  

Чтобы настроить окно Входящие документы

1. В поле Поиск введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.

2. На вкладке Navigate в группе General выберите Setup .

3. В окне Настройка входящих документов заполните поля, как описано в следующей таблице.

   Поле	Описание
   Имя шаблона общего журнала	Укажите тип общего журнала, в котором создаются новые строки журнала, при нажатии кнопки Строка журнала в окне Входящие документы .Для получения дополнительной информации см. Общие шаблоны журналов.
   Имя пакета общего журнала	Укажите подтип общего журнала, в котором создаются новые строки журнала, когда вы нажимаете кнопку Строка журнала в окне Входящие документы . Для получения дополнительной информации см. Пакеты общего журнала.
   Требовать утверждения для создания	Укажите, должна ли строка входящего документа быть утверждена перед созданием документа или строки журнала из окна Входящие документы .

Чтобы настроить утверждающих входящих документов

1. В поле Поиск введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.

2. На вкладке Navigate в группе General выберите Setup .

3. В окне Incoming Documents Setup на вкладке Home в группе Process выберите Approvers .

   В окне Утверждающие входящие документы отображаются все пользователи, которые настроены в вашей установке Microsoft Dynamics NAV.

4. Выберите одного или нескольких пользователей, которые могут утверждать входящий документ перед созданием связанного документа или строки журнала.

   После того, как пользователи были настроены в окне Утверждающие входящие документы , только эти пользователи могут утверждать входящий документ, если установлен флажок Требовать утверждение для создания .

Чтобы утвердить или отклонить входящий документ

1. В поле Search введите Incoming Documents , а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите строку с документом, который вы хотите утвердить или отклонить.

3. На вкладке Home в группе Process выберите Approve или Reject .

   Флажок Утверждено в строке входящего документа установлен, если входящий документ был утвержден.

Чтобы создать новый документ или строку журнала на основе входящего документа

1. В поле Поиск введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите строку, в которой установлен флажок Утверждено , если требуются утверждения.

3. На вкладке Действия в группе Новый документ выберите Счет-фактура закупки или Строка журнала .Откроется пустое окно Счет-фактура покупки или окно Общий журнал .

   Примечание
   Обычно вы создаете документы, такие как счет-фактура покупки, если требуется дополнительная обработка, такая как присвоение затрат по номенклатуре. Если входящий документ представляет собой квитанцию ​​об оплате, вы можете создать и разнести строку общего журнала в соответствующую главную книгу.

4. Заполните и обработайте счет-фактуру покупки в соответствии с информацией во входящем файле документа.Для получения дополнительной информации см. Как: создавать счета-фактуры закупок.

5. Заполните и проведите строку общего журнала в соответствии с информацией во входящем файле документа. Для получения дополнительной информации см. Как заполнять и разносить общие журналы и журналы платежей.

Когда вы проводите новый документ или строку журнала, ссылка на файл входящего документа переносится в результирующие записи главной книги.

Чтобы просмотреть входящий документ из связанных проведенных записей

1. В поле Поиск введите, например, Записи в бухгалтерской книге поставщиков , а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите строку для разноски проводки поставщика на основе входящего документа.

3. На вкладке Действия в группе Общие выберите Перейти .

4. В окне Navigate выберите строку Incoming Document , а затем на вкладке Home в группе Process выберите Show . Откроется окно Входящие документы , в котором отображается вопрос о входящем документе.

5. Выберите ссылку в поле URL1 . Файл открывается.

Наконечник
Дополнительные сведения о работе с полями и столбцами см. В разделе Работа с данными. Для получения дополнительной информации о том, как найти определенные страницы, см. Поиск.

См. Также

Настройка функции входящих документов

Если вы создаете общие строки журнала из записей входящих документов, вы должны указать в окне Incoming Documents Setup , какой шаблон журнала и пакет использовать.

Если вы не хотите, чтобы пользователи создавали счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, если документы не были предварительно утверждены, необходимо настроить утверждающих в окне Утверждающие входящие документы .

Некоторые бизнес-операции не записываются в Microsoft Dynamics NAV с самого начала. Вместо этого внешний деловой документ поступает в вашу компанию в виде вложения электронной почты или бумажной копии, которую вы сканируете в файл. Это типично для покупок, когда такие входящие файлы документов представляют собой квитанции об оплате расходов или небольших покупок.Другими примерами файлов входящих документов являются электронные счета-фактуры, кредитовые авизо или предложения деловых партнеров, с которыми вы согласились обмениваться документами в электронном виде.

В окне Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра и переноса данных из файлов входящих документов в соответствующие документы покупки, торговые документы или строки общего журнала в Microsoft Dynamics NAV. Внешние файлы могут быть прикреплены к соответствующему документу в Microsoft Dynamics NAV на любой стадии процесса, в том числе к разнесенным документам и результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.Для получения дополнительной информации см. Входящие документы.

Чтобы настроить функцию входящих документов

1. В поле Search введите Incoming Document Setup , а затем выберите связанную ссылку.

2. Заполните поля, как описано в следующей таблице.

   Поле	Описание
   Имя шаблона общего журнала	Укажите тип общего журнала, в котором создаются новые строки журнала, при нажатии кнопки Строка журнала в окне Входящие документы .Для получения дополнительной информации см. Общие шаблоны журналов.
   Имя пакета общего журнала	Укажите подтип общего журнала, в котором создаются новые строки журнала, когда вы нажимаете кнопку Строка журнала в окне Входящие документы . Для получения дополнительной информации см. Пакеты общего журнала.
   Требовать утверждения для создания	Укажите, должна ли строка входящего документа быть утверждена перед созданием документа или строки журнала из окна Входящие документы .Дополнительные сведения см. В разделе Как утверждать или отклонять записи входящих документов.

Чтобы настроить утверждающих записей входящих документов

1. В поле Search введите Incoming Document Setup , а затем выберите связанную ссылку.

2. В окне Incoming Documents Setup на вкладке Home в группе Process выберите Approvers .

   В окне Утверждающие входящие документы отображаются все пользователи, которые настроены в вашей установке Microsoft Dynamics NAV.

3. Выберите одного или нескольких пользователей, которые могут утверждать входящий документ перед созданием связанного документа или строки журнала.

   Когда утверждающие настроены в окне Утверждающие входящие документы , только эти пользователи могут утверждать входящий документ, если установлен флажок Требовать утверждение для создания в окне Настройка входящих документов .

См. Также

Настройка функции входящих документов

Если вы создаете строки общего журнала из записей входящих документов, вы должны указать в окне Настройка входящих документов , какой шаблон журнала и пакет использовать.

Если вы не хотите, чтобы пользователи создавали счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, если документы не были предварительно утверждены, необходимо настроить утверждающих в окне Утверждающие входящие документы .

Некоторые бизнес-операции не записываются в Microsoft Dynamics NAV с самого начала. Вместо этого внешний деловой документ поступает в вашу компанию в виде вложения электронной почты или бумажной копии, которую вы сканируете в файл. Это типично для покупок, когда такие входящие файлы документов представляют собой квитанции об оплате расходов или небольших покупок. Другими примерами файлов входящих документов являются электронные счета-фактуры, кредитовые авизо или предложения деловых партнеров, с которыми вы согласились обмениваться документами в электронном виде.

В окне Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра и переноса данных из файлов входящих документов в соответствующие документы покупки, торговые документы или строки общего журнала в Microsoft Dynamics NAV. Внешние файлы могут быть прикреплены к соответствующему документу в Microsoft Dynamics NAV на любой стадии процесса, в том числе к разнесенным документам и результирующим записям поставщика, клиента и главной книги. Для получения дополнительной информации см. Входящие документы.

Чтобы настроить функцию входящих документов

1. В поле Search введите Incoming Document Setup , а затем выберите связанную ссылку.

2. Заполните поля, как описано в следующей таблице.

   Поле	Описание
   Имя шаблона общего журнала	Укажите тип общего журнала, в котором создаются новые строки журнала, при нажатии кнопки Строка журнала в окне Входящие документы .Для получения дополнительной информации см. Общие шаблоны журналов.
   Имя пакета общего журнала	Укажите подтип общего журнала, в котором создаются новые строки журнала, когда вы нажимаете кнопку Строка журнала в окне Входящие документы . Для получения дополнительной информации см. Пакеты общего журнала.
   Требовать утверждения для создания	Укажите, должна ли строка входящего документа быть утверждена перед созданием документа или строки журнала из окна Входящие документы .Дополнительные сведения см. В разделе Как утверждать или отклонять записи входящих документов.

Чтобы настроить утверждающих записей входящих документов

1. В поле Search введите Incoming Document Setup , а затем выберите связанную ссылку.

2. В окне Incoming Documents Setup на вкладке Home в группе Process выберите Approvers .

   В окне Утверждающие входящие документы отображаются все пользователи, которые настроены в вашей установке Microsoft Dynamics NAV.

3. Выберите одного или нескольких пользователей, которые могут утверждать входящий документ перед созданием связанного документа или строки журнала.

   Когда утверждающие настроены в окне Утверждающие входящие документы , только эти пользователи могут утверждать входящий документ, если установлен флажок Требовать утверждение для создания в окне Настройка входящих документов .

См. Также

Создание документов из записей входящих документов вручную

Вы можете создать документ или строку журнала в Microsoft Dynamics NAV из записи входящего документа одним из следующих способов:

• Вручную, путем ввода информации в новые пустые счета-фактуры, кредитовые авизо или журналы по мере чтения из файлов входящих документов.
  Это описано в следующей процедуре для счета-фактуры.
  
• Автоматически с помощью Data Exchange Framework для создания документов в Microsoft Dynamics NAV на основе сопоставления данных во входящих файлах документов. Дополнительные сведения см. В разделах «Как получать и преобразовывать электронные документы» и «Как использовать оптическое распознавание текста для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы».
  

  Примечание
  Если вложение является электронным документом и необходимая услуга настроена, то соответствующий документ или строка журнала создается и автоматически заполняется, когда вы выбираете Создать документ на шаге 3 в следующей процедуре.

Чтобы создать счет-фактуру покупки из записи входящего документа вручную

1. В поле Поиск введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите строку для записи входящего документа, для которой требуется создать счет-фактуру покупки.

3. На вкладке Действия в группе Процесс выберите Создать документ .Появится раскрывающийся список, в котором вы можете выбрать, какой документ покупки или продажи создать.

4. В раскрывающемся списке выберите Счет-фактура покупки , а затем нажмите кнопку OK . Откроется пустое окно Счет-фактура покупки .

   Чтобы прочитать информацию, которую необходимо ввести в новый счет-фактуру покупки, перейдите к открытию документа, источником которого является запись входящего документа, в данном случае счет-фактура от поставщика.

5. В окне Входящие документы выберите строку для записи входящего документа, а затем в FactBox Входящие файлы документов выберите файл.

6. Используя информацию, которую вы прочитали из прикрепленного документа, заполните поля в окне Счет-фактура закупки . Для получения дополнительной информации см. Как: создавать счета-фактуры закупок.

Наконечник
Когда вы используете файл вложения для чтения информации, которую вы вводите в новом счете-фактуре или в строке общего журнала, вы можете просматривать содержимое файла и Microsoft Dynamics NAV рядом следующим образом: Закрепите Microsoft Dynamics NAV вправо, нажав клавишу Windows + стрелку влево .Закрепите содержимое файла справа, нажав клавишу Windows + стрелку вправо .

См. Также

Dynamics365smb-docs / через-how-setup-income-documents.md на главном · MicrosoftDocs / Dynamics365smb-docs · GitHub

title	описание	автор	мс. Обслуживание	мс тема	мс. Devlang	мс. Tgt_pltfrm	мс рабочая нагрузка	мс поиск.ключевые слова	мс дата	гс. Автор
Настройка входящих документов | Документы Microsoft	Используйте функцию «Входящие документы» для создания электронных документов, управления задачами распознавания текста, импорта счетов-фактур и преобразования файлов изображений.	СоренГП	Dynamics365-Business-Central	концептуальный	на	на	на	электронный документ, электронный счет, входящий документ, OCR, электронная торговля, обмен документами, импортный счет	01.04.2021	Эдупонт

Если вы создаете строки общего журнала из записей входящих документов, вы должны указать на странице Настройка входящих документов , какой шаблон журнала и пакет использовать.

Если вы не хотите, чтобы пользователи создавали счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, если документы не были предварительно утверждены, необходимо настроить утверждающих рабочих процессов.

Чтобы превратить файлы PDF и изображения в электронные документы, которые можно преобразовать, например, в счета-фактуры внутри [! INCLUDEprod_short], необходимо сначала настроить функцию OCR и включить службу. Выберите пакет услуг, подходящий для вашей организации и / или страны / региона. Кроме того, вы можете создавать записи вручную для представления внешних документов.

Когда функция входящих документов настроена, вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами распознавания текста и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала. Внешние файлы могут быть прикреплены на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и к результирующим записям поставщика, клиента и главной книги. Для получения дополнительной информации см. Обработка входящих документов.

Для настройки функции «Входящие документы»

1. Выберите значок, введите Настройка входящего документа , а затем выберите связанную ссылку.
2. Заполните поля по мере необходимости. [! INCLUDEtooltip-inline-tip]

В рамках настройки вы должны решить, хотите ли вы требовать утверждения входящих документов. Чтобы требовать утверждения, необходимо настроить утверждающих и рабочие процессы утверждения. Если ваша организация не намерена требовать утверждения, вы можете пропустить следующий раздел.

Наконец, если вы используете службу для преобразования файлов PDF или изображений, представляющих входящие документы, вы должны ее настроить. В противном случае вы также можете пропустить этот раздел.

Настроить утверждающих записей входящих документов

При желании настройте процесс утверждения для входящих документов. Утверждающие входящих документов должны быть настроены как пользователи рабочего процесса утверждения.

Прежде чем вы сможете создавать рабочие процессы, включающие шаги утверждения, необходимо настроить пользователей рабочего процесса, которые участвуют в процессах утверждения. На странице Настройка пользователя утверждения вы также устанавливаете ограничения количества для определенных типов запросов и определяете замещающих утверждающих, которым делегируются запросы на утверждение, когда исходный утверждающий отсутствует.Для получения дополнительной информации см. Настройка пользователей утверждения.

Для настройки службы оптического распознавания текста

1. Выберите значок, введите Настройка службы оптического распознавания текста , а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Заполните поля по мере необходимости. [! INCLUDEtooltip-inline-tip]

[! ПРИМЕЧАНИЕ]
Ваши данные для входа в систему автоматически шифруются.

Для получения дополнительной информации см. Использование оптического распознавания текста для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы.

См. Также

Обработка входящих документов
Входящих документов
Закупки
[Работа с [! INCLUDEprod_short]] (ui-work-product.мкр)

[! INCLUDEfooter-include]

Настройка входящих документов

В окне Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов, вручную или автоматически, в соответствующие документы или строки журнала в Financials for Office 365 Дополнительные сведения см. В разделе Использование входящих документов

Перед тем, как использовать окно Входящие документы , необходимо выполнить необходимые настройки.

Некоторые бизнес-операции не записываются в Financials for Office 365 с самого начала. Вместо этого внешний деловой документ поступает в вашу компанию в виде вложения электронной почты или бумажной копии, которую вы сканируете в файл. Это типично для покупок, когда такие входящие файлы документов представляют собой квитанции об оплате расходов или небольших покупок. Другими примерами файлов входящих документов являются электронные документы от торговых партнеров, с которыми вы согласились обмениваться документами в электронном виде.Общая версия Financials для Office 365 поддерживает входящие счета-фактуры и кредитовые авизо в формате PEPPOL. Из файлов PDF или файлов изображений, представляющих входящие документы, вы можете настроить внешнюю службу OCR (оптическое распознавание символов) для создания электронных документов, которые можно преобразовать в записи документов, как для электронных документов PEPPOL. Для получения дополнительной информации см. Входящие документы.

В следующей таблице описана последовательность задач со ссылками на разделы, в которых они описаны.