Какие должности должны быть в штатном расписании – Название должностей в штатном расписании

ВАЖНО! Государственные учреждения должны иметь справочник с кодами в обязательном порядке.

Особенности ведения штатного расписания

Обычно фирмы начинают плотно заниматься штатным расписанием при увеличении штата сотрудников, оптимизации существующих процессов. Кто именно должен вести документацию? В законе не содержится никаких требований на этот счет. Все зависит от волеизъявления работодателя. К примеру, вести расписание могут представители кадрового, бухгалтерского или юридического отдела. Доверить эту работу можно рядовым сотрудникам. Но в последнем случае требуется оформить на работника доверенность.

У специалиста может возникнуть необходимость ввести новую должность. К примеру, это актуально при масштабировании бизнеса. Для введения должности нужно издать приказ о внесении изменений в документ. На нем обязательно должна быть поставлена подпись руководителя. В приказе должны быть эти положения:

• Срок действия расписания.
• Дата его утверждения.
• Сотрудник, который должен исполнить положения приказа.
• Основания для изменений.

Основаниями для введения новой должности могут быть такие процессы, как реорганизация филиала, оптимизация структуры фирмы, оптимизация управленческой деятельности. Только после издания приказа можно менять содержание расписания.

Приказ оформляется при любых изменениях, вносимых в расписание. К примеру, это может быть удаление или введение позиции, изменение названия. Если позицию никто не занимает, изменять ее можно беспрепятственно. Если же должность кто-то занимает, необходимо уведомить обо всех изменениях сотрудника. Факт изменения позиции фиксируется в приложении к трудовому договору. Изменения также отражаются во всех бумагах: контракте, трудовой книжке.

Можно ли принимать на работу сотрудника, если его должности нет в расписании?

Что делать, если должность соискателя отсутствует в штатном расписании? Рекомендуется в самое ближайшее время ввести новую позицию. В обратном случае возникают эти риски:

• Сложности при сокращении численности сотрудников.
• Риск того, что подобные действия будут признаны нарушением пункта 4 статьи 5.27 КоАП РФ.

Рекомендуется сначала ввести новую должность, а затем принимать специалиста на работу. Особенно это актуально для государственных учреждений, так как они подлежат более строгому контролю.

Дополнительная информация

При введении должностей нужно учитывать эти моменты:

• Если система оплаты является тарифной, присутствуют разряды, название вакансии, на основании статьи 143 ТК РФ, устанавливается в соответствии с Квалификационными справочниками.
• В аттестационном листе, если осуществляется аттестация, должен быть прописан код профессии. Соответствующее положение содержится в статье 18 ФЗ №426 от 28 декабря 2013 года.

Во всех прочих обстоятельствах использование профессиональных стандартов носит необязательный характер.

Какие должности нельзя указывать в штатном расписании

В расписании не должны содержаться должности, которые не отражают характер работы специалиста. Как определить, отражает ли наименование особенности деятельности? Следует воспользоваться практикой и традициями, сложившимися в определенной отрасли.

assistentus.ru

Штатное расписание-2019: нюансы составления

Штатное расписание отражает потребность организации в специалистах. В статье рассказывается, как секретарю самостоятельно составить штатное расписание на 2019 год.

Из статьи вы узнаете:

Не смотря на то, что ТК РФ не требует обязательного наличия штатного расписания в каждой компании, проверяющие органы часто его спрашивают. Смотрят, соответствует ли название должности в трудовом договоре штатному расписанию. Чтобы избежать проблем, секретарь должен знать, как составить штатное расписание.

Формы штатного расписания

Шаг 1. Выбираем форму штатного расписания

Существует две формы — унифицированная и разработанная самостоятельно.

Унифицированная форма уже содержит необходимые реквизиты и вызывает меньше вопросов у проверяющих органов. Для удобства используйте форму № Т-3.

Шаг 2. Подсчитываем количество штатных единиц

Секретарю следует заранее узнать об обязательных требованиях к численности работников. Иногда количество должностей регулируется специальными нормативами.

Пример

Если в компании больше 50 сотрудников, должна быть создана служба охраны труда и введена должность соответствующего специалиста (ч. 1 ст. 217 ТК РФ).

Рассчитайте, сколько сотрудников требуется для каждой должности. Это число зависит от особенностей и объема работы. Для получения итоговой численности работников суммируйте результаты предварительных расчетов. Полученное число укажите в грифе утверждения документа.

Шаг 3. Формируем отделы

За основу для формирования отделов возьмите структуру компании или штатную расстановку. Ниже приведен образец штатного расписания. Цифрами обозначены графы и ячейки, которые нужно заполнить.

Штатное расписание 2019. Образец

Скачать чистый бланк >>>

Порядок следования отделов может быть любым. Первым указывают подразделение, в которое входит руководство компании.

 На схеме подразделение — «Администрация». Остальные отделы располагаются далее в порядке подчиненности.

Каждому отделу присвойте коды и внесите их во вторую графу документа. Коды присваиваются таким образом, чтобы прослеживалась подчиненность подразделений.

Крупные отделы включают в себя несколько мелких. Для удобства код крупного отдела обозначают двумя цифрами (например, 02 — Финансовое управление), а коды входящих в него отделов — тремя (например, 02.1 — Бухгалтерия, 02.2 — Финансовый отдел).

Избежать ошибок при составлении документа и внесении изменений в штатное расписание вам поможет Спецподборка «Шесть типичных ошибок в штатном расписании».

Читайте по теме в электронном журнале

Как указать наименование должностей в штатном расписании

Шаг 4. Указываем наименование должностей в штатном расписании

В третьей графе документа пропишите должность или профессию (цифра 3 в образце). Рядом с названием должности укажите категорию, разряд или квалификацию. Уточните у руководства, как указать наименование должности, потому что единых стандартов здесь нет. Для руководителей, служащих и специалистов в расписании указывают должности, а для производственного персонала и рабочих — профессии.

Уделите внимание тем должностям, где есть льготы, выплата компенсаций или ограничения. Такие должности, специальности или профессии должны быть указаны в штатном расписании организации в соответствии с требованиями специальных квалификационных справочников или положениями профессиональных стандартов.

Образец заполнения штатного расписания на 2019 год скачайте по ссылке.

Министерство труда и социальной защиты РФ утверждает в текущем режиме наименования должностей. Чтобы выяснить, какие должности уже утверждены, пройдите по ссылке profstandart.rosmintrud.ru. Сравните название должности с текущим профессиональным стандартом.

Обратите внимание!

• Названия профессий, специальностей и должностей секретарь должен вносить без сокращений, на русском языке и в именительном падеже.

• Работа на некоторых должностях предполагает разный уровень ответственности, наделяет разными правами и обязанностями. Это влияет на наименование специальности.

Проследите, чтобы название должности в штатном расписании было аналогично тому, которое приведено в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.

Количество штатных единиц по должностям и профессиями в расписании внесите в четвертую графу (цифра 4 в образце). Итоговое количество единиц вносится в ячейку под цифрой 5.

Если штатная единица неполная, укажите ее в долях — 0,25, 0,5 и т.д.

Предусматривайте наличие в документе вакантных должностей. Тогда руководство сможет нанимать новых сотрудников и не вносить изменения в штатное расписание.

Читайте также:

Шаг 5. Вносим сведения об оплате труда

Графа № 5, цифра 6 в образце. Секретарь указывает в графе заработную плату за месяц по каждой должности. Зарплата может определяться тарифной ставкой, окладом или процентом от выручки.

Обратите внимание!

Для одинаковых должностей не может быть указана различная заработная плата. Это запрещено законом.

Иногда заполнить графу № 5 в рублях невозможно. В таких случаях тарифную ставку следует указывать в процентах, коэффициентах или других единицах измерения.

Обратите внимание!

Если сотрудник отработал положенную норму рабочего времени и выполнил нормы труда, его зарплата не должна быть ниже МРОТ.

В графе № 10 указываются случаи, когда фиксированный размер заработной платы не может быть определен.

Порядок и размер зарплаты определяются по норме выработке, которая прописывается в локальном нормативном акте. В штатном расписании должна быть сделана соответствующая ссылка.

Пример

Оклад сотрудника при сдельной оплате труда зависит от общих итогов работы. Указать итоги в штатном расписании нельзя. Вместо оклада ставится прочерк (цифра 7 в образце). В примечании указывается «сдельный характер оплаты труда» и дается соответствующая ссылка на документ, ее устанавливающий (цифра 8).

Информация о надбавках вносится в графы №6–8 (цифра 9). К надбавкам относятся стимулирующие или компенсационные выплаты (доплаты, премии, надбавки).

В графе № 9 (цифра 10) приводится информация о суммарной зарплате специалистов одноименной должности.

Как посчитать суммарную зарплату?

1. Определите заработную плату одного специалиста.
2. Добавьте к зарплате сумму всех надбавок.
3. Умножьте результат на общее количество специалистов данной должности.

Проследите, чтобы итоговый показатель графы № 9 был равен итоговому фонду зарплаты за месяц.

Подробную инструкцию по составлению штатного расписания читайте в статье по ссылке.

Как утвердить штатное расписание

Шаг 6. Утверждаем штатное расписание

Секретарь предоставляет проект данного документа на подпись начальнику отдела кадров (цифра 11) и главному бухгалтеру (цифра 12). На основании соответствующей доверенности право подписи могут иметь другие лица. В таком случае укажите их ФИО.

Данный документ утверждается приказом о штатном расписании руководителя компании. Приказ составляется секретарем в произвольной форме.

В тексте приказа должна стоять дата ввода в действие данного расписания, которая может не совпадать с датой издания приказа.

В грифе утверждения расписания указываются реквизиты приказа. Введение штатного расписания задним числом запрещено законом.

Образец приказа об утверждении штатного расписания приведен ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Название должностей в штатном расписании

Законом установлены требования к названию должностей в штатном расписании. Узнайте, кто из работодателей должен их придерживаться, а для кого такие требования не обязательны.

Читайте в нашей статье:

Как правильно назвать должность в штатном расписании

Работодателю прежде всего стоит помнить, что при трудоустройстве сотрудников название должности должно соответствовать штатному расписанию (ст. 57 ТК РФ). Поэтому изначальное упоминание названия должности отражается именно в “штатке”. А штатное расписание должно быть во всех компаниях.

Штатное расписание:проведите аудит по методике ГИТ>>>

Стоит обратить внимание, что название специальностей должно быть одинаковым для всех работников, выполняющих одну работу. Соответственно и оплата труда проставляется равной. Если же требуется дифференциации, то возможно разделение на разряды. Тогда разграничения в оплате допускаются.

Читайте также:

Когда требуются справочники и профстандарты

До введения профстандартов в самом конце 2012 года применялись Единые тарифно-квалификационные справочники (ЕТКС).  Так что рабочие специальности и специалистов называли, ориентируясь на эти справочники.

С появлением профессиональных стандартов — предпочтение отдается им. Они отвечают всем современным реалиям и предлагают несколько вариантов, как назвать вашего сотрудника и определить код должности в штатном расписании.

Статья 195.2 ТК РФ определяет необходимость соотносить должностные обязанности с вариантами названий и кодов должностей, приведенных в профстандартах и ЕТКС. Хотя Кодекс и постулирует необходимость соотнесения названия с выполняемыми обязанностями и квалификацией, однако обязательное применение профстандартов и ЕТКС определяет только для ряда организаций и должностей.

Читайте по теме в электронном журнале

Прежде всего данная норма распространяется на государственные и муниципальные учреждения (ст. 195.3 ТК РФ). Они должны заполнять “штатку” в строгом соответствии со справочниками и профстандартами. Но сделать им это не так сложно, так как в большинстве случаев ШР регулируется соответствующими министерствами и “спускается свыше”.

А вот частные предприятия должны приводить в соответствие должности в штатном расписании только для тех сотрудников, для которых предусмотрены какие-либо льготы. Таким образом, если условия отклоняются от нормальных, то предоставление льгот напрямую зависит от наименования должности, а не только от перечня выполняемых работ.

Читайте также:

То же правило относится и к сотрудникам выполняющим свою работу в соответствии с разрядами (ст. 143 ТК РФ). Для каждого разряда устанавливается свой перечень работ, поэтому и соответствие названий является обязательным.

Можно ли придумать название должности самостоятельно

Для коммерческих компаний соответствия наименований должности не так важно. Ведь для них, как правило, никаких льгот не предусматривается, а соответственно и регламентации наименований нет.

При этой работе стоит руководствоваться принципом разумности и называть должности так, чтобы из их названия была очевидна трудовая функция. Сейчас большое распространение получило название “менеджер”. При этом менеджером может быть назван как руководитель отдела, так и уборщица с незначительной разницей в наименовании.

Зачастую работодатель придумывает красивые, престижные должности, чтобы заманить лучшего специалиста на место. В том числе использует и иностранные названия (НR-менеджер). На такие действия содержится прямой запрет в действующем законодательстве (п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей), так как это может вводить в заблуждение кандидатов на вакантные позиции.

Изменение должности в штатном расписании: порядок действий

Изменение штатного расписания может понадобиться в достаточно большом ряде случаев. Одним из них является изменение должности. Такая процедура не рядовая и требует соблюдение ряда установленных правил. Процедура становится намного проще, если на изменяемой должности все позиции вакантны. Тогда как занятые единицы создают множество препятствий и значительно увеличивают документооборот.

Читайте также:

При свободных штатных позициях достаточно лишь издать приказ об изменении штатного расписания. А последовательность действий при занятой ставке рассмотрим далее.

Шаг 1. Принятие решения и издание приказа об изменении штатного расписания

После принятия соответствующего решения работодатель издает приказ об изменении «штатки». Распоряжение о внесении изменений составляется текущей датой, документ подписывает руководитель компании. Дата внесения корректировки должна быть отложена минимум на 2 месяца.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением должностей

Скачать образец >>>

Шаг 2. Уведомление работников об изменении должности

Так как изменение названия должности является существенным условием трудового договора, сотрудники должны быть оповещены за 2 месяца до предполагаемых изменений. Работникам направляется уведомление в письменном виде, которое они должны подписать..

Шаг 3. Вступление изменений в силу

По прошествии установленного срока изменения вступят в силу. Для работников, согласившихся на изменения, необходимо подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам. А также внести соответствующие записи в трудовых.

Читайте также:

Для несогласных сотрудников необходимо провести процедуру увольнения по п. 7 ст. 77 ТК РФ (отказ от продолжения работы в измененных условиях трудового договора).

Код структурного подразделения в штатном расписании

Изменение наименование структурных подразделений в штатном расписании происходит по описанной выше схеме.

А вот изменение кода структурного подразделения в штатном расписании не потребует уведомления сотрудников. Ведь код не содержится в тексте трудового договора, а соответственно не является его существенным условием.

Код (индекс) подразделения организации – как структурного, так и обособленного – это уникальный код, в котором зашифрована информация о подразделении — наименование структурного подразделения, порядковый номер, подчинение. Индексы могут быть числовыми, буквенными или комбинированными.

Код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Код структурного подразделения разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, утверждается на уровне первого лица и закрепляется приказом по основной деятельности предприятия.

Читайте также:

www.pro-personal.ru

Как изменить должность в штатном расписании

Изменение штатного расписания требует соблюдение определенного порядка действий. Главным образом он касается оформления сопутствующей документации. Также важным аспектом является взаимодействие с теми работниками, которых вносимые коррективы касаются напрямую.

Какие должности должны быть в штатном расписании?

Законодательство предписывает, что данный документ является обязательным для любой организации. Норматив отражает должностную структуру предприятия, все подразделения и отделы, их подчиненность и общую иерархию. На основании такой информации учреждение получает право нанимать штат.

Поэтому для решения о том, какие должности должны быть в штатном расписании, следует исходить из обязательности документа. То есть в нем отображаются все возможные вакансии, а также количество сотрудников на каждой из них. Для правильного указания информации имеется рекомендуемая форма Т-3.

Вопрос о том, как отразить совмещение должностей, часто возникает в тех случаях, когда функции одной из вакансии распределены между двумя и более работниками. В этом случае прописывается долевое участие каждого из них. К примеру если их двое, то совмещение каждого учитывается как полставки.

Скачать образец штатного расписания по форме Т-3

Должности в штатном расписании согласно классификатору должностей

Классификатор наименований рабочих мест является перечнем названий профессий с их кодами, которые могут быть отражены в штатном расписании. Для государственных учреждений данный список является обязательным при составлении. Для иных организаций он носит рекомендательный характер.

Важным моментом при использовании названия вакансии является ее функциональность. Если осуществляемая работа предполагает получение компенсаций и льгот, или более ранний выход на пенсию, то наименование должно быть учтено в соответствии с реестром. В ином случае имеющийся стаж будет засчитан в общем порядке.

Скачать действующий классификатор с наименованием профессий

Как поменять должности в штатном расписании

Поменять рабочее место или его название можно посредством издания соответствующего приказа. Он является дополняющим документом и указывает на те коррективы, которые следует внести. В определенных случаях при этом необходимо уведомлять сотрудников, работающих в изменяемой вакансии:

• если устанавливается новый размер оплаты труда;
• при переименовании вакансии;
• при реструктуризации и переводе сотрудника фактически на новое место;
• если возникает необходимость в сокращении штата.

То есть в итоге любой подобный вопрос, к примеру как убрать должность из штатного расписания, решается не только изданием приказа, но и своевременным уведомлением занятых работников.

Введение должности в штатное расписание

Введение новой вакансии может быть обусловлено целым рядом причин, которые должны быть также отражены в приказе. Однако часто возникают вопросы с правильностью оформления новых вакансий.

Многие работодатели задаются вопросом, можно ли в штатном расписании по должности установить вилку окладов. Установление минимального и максимального значения оклада встретить можно часто. Однако законодательство явно предписывает, что разные оклады по одной должности в штатном расписании недопустимы. Все допустимые надбавки должны указываться в отдельном порядке и являться равными для всех работников на одной вакансии.

Код должности и категории в штатном расписании

Классификатор рабочих мест указывает на перечень наименований вакансий, то, как они могут быть записаны в основном нормативе компании. Вместе с этим приводится и код позиции, а также категория, которые указываются соответственно.

Код и категория являются структурными указаниями на подчиненность. К примеру если общее подразделение имеет нумерацию 04, то подчиненные ему отделу будут отображаться как 04.01, 04,02 и далее. В случае дальнейшего дробления, категоризация также добавляет соответствующие цифры к общему коду.

Приказ о сокращении должности в штатном расписании

Вопрос о том, как убрать ненужные должности, может возникнуть по следующим причинам:

• проводится оптимизация структуры, перераспределяются функции;
• реорганизация предприятия, часто происходит при смене руководства;
• изменение приоритетов развития или снижение определенной деятельности организации.

Причина сокращения должна указываться в обязательном порядке, иначе могут возникнуть конфликты. Однако если вакансия, подлежащая упразднению, не имеет занятых на ней работников, то порядок действий по ее сокращению осуществляется в упрощенном варианте лишь изданием соответствующего приказа.

Приказ об исключении вакансии из штатного расписания — скачать образец

Сокращение декретной должности — порядок действий

Законодательство указывает, что если работница находится в декретном отпуске, то она не может быть лишена работы. Исключения возможны в том случае, если трудовой договор с сотрудницей является срочным и был заключен на время отсутствия основного работника.

В данном вопросе сокращение рабочего места, в котором находится беременная женщина, может быть осуществлено только по окончанию декрета. При этом допускается возможность переименования вакансии с соблюдением общего порядка действий.

Выплаты при сокращении должности в штатном расписании

Порядок действий при сокращении должности по штатному расписанию предполагает следующие шаги:

• уведомление сотрудника о предстоящих действиях;
• предложение ему вакансий, соответствующих его квалификации;
• в случае согласия на одну из них — перевод на новое место работы;
• если сотрудник не соглашается на предложения, оформляется его увольнение по сокращению.

Далее порядок действий предполагает начисление выплат в качестве компенсации за увольнение. Ее размер устанавливается в зависимости от среднемесячного заработка и оклада, установленного по основному нормативу.

Переименование должности в штатном расписании

Переименование вакансии также осуществляется соответствующим приказом. Если она свободна, то его издание достаточно для введения нового наименования в силу. Однако часто такие действия предпринимаются с целью мотивации уже работающих работников более престижным названием.

В этом случае также направляется уведомление сотруднику, после чего при его согласии составляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Это обусловлено тем, что название занимаемой вакансии прописывается и в контракте, и в трудовой книжке в обязательном порядке и соответствовать оно должно внутренней структуре организации. Поэтому порядок действий по переименованию вакансии предполагает внесение корректив во все сопутствующие документы.

Скачать образец приказа о переименовании

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

www.samso.ru

Какие должности вписываются в штатное расписание и как их правильно выбрать

Штатное расписание нужно для максимально продуктивного применения человеческих ресурсов. Оно позволяет грамотно организовать работу фирмы. Чем лучше составлено расписание, тем выше будет КПД работы сотрудников штата. Расписание позволяет контролировать все трудовые процессы, определять нагрузку на работников. Оно поможет быстро получать сведения об общей численности штата, объеме работы. Это официальный документ, который может быть запрошен контролирующими структурами. А потому он должен быть составлен в соответствии с законами и сложившейся практикой. В частности, в него нужно грамотно вписать должности сотрудников.

Для чего нужно расписание?

Штатное расписание обладает этими функциями:

• Точное и быстрое установление организационной структуры фирмы.
• Фиксация количества подразделений и число штатных единиц по каждой из должностей.
• Удобное установление системы оплаты работы сотрудников подразделений.
• Фиксация объемов надбавок за труд.

С помощью штатного расписания проще следить за вакансиями, подбирать соискателей на свободные должности

Образцы штатных расписаний:

Какие должности вписываются в расписание?

Если это государственное предприятие, принципиален строгий контроль над штатным расписанием. В нем должны фигурировать все потенциальные должности. Также нужно зафиксировать общее количество мест, которые заняты. В штатные единицы включаются следующие должности: руководитель, юрист, охранник и прочее.

Категории должностей на основании классификатора

Не существует единого классификатора должностей. Все зависит от того, государственный это субъект или же коммерческий. Рассмотрим на примере государственного. Есть ФЗ №79 «О государственной службе» от 27 июля 2004 года, в котором должности разделены на разные категории: от высших до младших. Рассмотрим все категории подробнее:

• Руководители. Работают на высших позициях в компании. Управляют всеми ресурсами. Руководители также подразделяются на категории: от высших до ведущих.
• Помощники. Работают в непосредственной связке с руководителем. Они берут на себя часть функций управленца. Выполняют приказы руководителя. В эту категорию также входят советники управленца.
• Специалисты. Это профессионалы в определенной сфере, которые выполняют конкретные задачи, определяемые руководителем.
• Обеспечивающие работники. Специализируются на обеспечении работы предприятия. Могут работать по следующим направлениям: хозяйство, документы, организация.

В эти четыре категории входят практически все сотрудники, нужные для обеспечения работы фирмы.

Как выбрать наименование при составлении расписания?

Если каким-либо работникам полагаются льготы и компенсации, нужно обратить особое внимание на название должностей. В этом случае наименования должны соответствовать статье 57 ТК. Выбирать названия нужно посредством квалификационных справочников или профессиональных стандартов. Последние утверждаются Правительством РФ.

При определении наименования должности нужно основываться на этих положениях:

• Профессиональные стандарты.
• Отраслевые стандарты.
• Справочники.
• Акты, которые утверждают правила наименования должностей.

Все перечисленные бумаги размещены на сайте Минтруда.

К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право выбрать название самостоятельно. Актуально это в тех случаях, когда наименование, утвержденное актом, не совпадает с сутью исполняемой работы. К примеру, часто названия должностей подбираются работодателями в сфере IT. Наименование должно выбираться в соответствии с правилами. В частности, оно должно в полной мере отражать суть деятельности.

Коды профессий

Коды содержатся в классификаторе должностей. Нужны они для удобства использования. В документах проще указывать код, а не полное наименование. В штатном расписании также фиксируются коды. Через код можно понять, кто и кому подчиняется. Рассмотрим пример. Код должности – 03. Сотрудники, подчиненные работнику на этой должности, будут обозначаться как 03.01, 03.02.

ВАЖНО! Государственные учреждения должны иметь справочник с кодами в обязательном порядке.

Особенности ведения штатного расписания

Обычно фирмы начинают плотно заниматься штатным расписанием при увеличении штата сотрудников, оптимизации существующих процессов. Кто именно должен вести документацию? В законе не содержится никаких требований на этот счет. Все зависит от волеизъявления работодателя. К примеру, вести расписание могут представители кадрового, бухгалтерского или юридического отдела. Доверить эту работу можно рядовым сотрудникам. Но в последнем случае требуется оформить на работника доверенность.

У специалиста может возникнуть необходимость ввести новую должность. К примеру, это актуально при масштабировании бизнеса. Для введения должности нужно издать приказ о внесении изменений в документ. На нем обязательно должна быть поставлена подпись руководителя. В приказе должны быть эти положения:

• Срок действия расписания.
• Дата его утверждения.
• Сотрудник, который должен исполнить положения приказа.
• Основания для изменений.

Основаниями для введения новой должности могут быть такие процессы, как реорганизация филиала, оптимизация структуры фирмы, оптимизация управленческой деятельности. Только после издания приказа можно менять содержание расписания.

Приказ оформляется при любых изменениях, вносимых в расписание. К примеру, это может быть удаление или введение позиции, изменение названия. Если позицию никто не занимает, изменять ее можно беспрепятственно. Если же должность кто-то занимает, необходимо уведомить обо всех изменениях сотрудника. Факт изменения позиции фиксируется в приложении к трудовому договору. Изменения также отражаются во всех бумагах: контракт, трудовая книжка.

Можно ли принимать на работу сотрудника, если его должности нет в расписании?

Что делать, если должность соискателя отсутствует в штатном расписании? Рекомендуется в самое ближайшее время ввести новую позицию. В обратном случае возникают эти риски:

• Сложности при сокращении численности сотрудников.
• Риск того, что подобные действия будут признаны нарушением пункта 4 статьи 5.27 КоАП.

Рекомендуется сначала ввести новую должность, а затем принимать специалиста на работу. Особенно это актуально для государственных учреждений, так как они подлежат более строгому контролю.

Дополнительная информация

При введении должностей нужно учитывать эти моменты:

• Если система оплаты является тарифной, присутствуют разряды, название вакансии, на основании статьи 143 ТК, устанавливается в соответствии с Квалификационными справочниками.
• В аттестационном листе, если осуществляется аттестация, должен быть прописан код профессии. Соответствующее положение содержится в статье 18 ФЗ №426 от 28 декабря 2013 года.

Во всех прочих обстоятельствах использование профессиональных стандартов носит необязательный характер.

Какие должности нельзя указывать в штатном расписании?

В расписании не должны содержаться должности, которые не отражают характер работы специалиста. Как определить, отражает ли наименование особенности деятельности? Следует воспользоваться практикой и традициями, сложившимися в определенной отрасли.

dogovor-obrazets.ru

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности: документы, порядок, приказ

Если на предприятии в штат вводится новая должность, одновременно с этим должны быть внесены изменения в штатное расписание, даже если при этом трудовые права работников остаются неизменными, а сложность исполняемых обязанностей не увеличивается.

Как меняется документ

По ведению штатного расписания установленных единых правил не предусмотрено, потому что оно не является обязательным документом для небюджетных организаций. На практике большинство предприятий ведут такой вид документации, как штатное расписание, так как оно позволяет систематизировать сведения о должностях, сотрудниках и их окладах, об условиях труда и дополнительных особенностях.

Это дает возможность при необходимости оперативно провести анализ необходимой информации. Предприятие вправе вести данный документ на основании местных локальных актов.

Штатное расписание составляется сроком на 1 год, и его меняют в конце каждого года. И на практике не нужно ничего делать с этим документом, если ощутимых изменений в работе предприятия не происходит.

Процедура изменения штатного расписания обязательна при введении новых должностей, изменении численности работников или условий оплаты их труда, для ее проведения существует установленный регламент.

Введение новой должности может быть обусловлено следующими причинами:

Изменения в штатном расписании при введении новой должности возможны только при наличии приказа руководителя. Перед тем, как ввести новую должность, должны быть соблюдены следующие условия:

• данные о необходимости расширения штата обобщаются и анализируются;
• производится сбор необходимой документации;
• составляется приказ;
• изменяется штатное расписание.

Внесение поправок без доказательства того, что они необходимы на самом деле, будет невозможным и новая должность не будет считаться законной. Сбором доказательств необходимости новой должности занимается лицо, имеющее на это полномочия.

Штатное расписание при введении новой должности

На каких основаниях можно ввести должность

Главным основанием для введения в штат новой должности становится ситуация, когда существующие на предприятии в данный момент условия не обеспечивают полноценный производственный процесс без нарушения законодательно установленных граничных сроков труда за неделю. Поэтому каждому сотруднику приходится значительно превышать максимально допустимую норму длительности рабочего времени для обеспечения полноценного производственного процесса.

Для установления такой ситуации нужно использовать формулу вычисления оптимальной продолжительности рабочей недели, обобщить статистическую информацию. Кстати, с помощью этой формулы можно доказать также необходимость выведения должности из штатного расписания. Если на предприятии нет собственных норм выработки для каждой конкретной должности, можно воспользоваться стандартами Минтруда.

При введении новой должности требуется разработать полную законодательную концепцию условий труда, а именно: продолжительность рабочего времени, график труда, размер заработка и способы и схема оплаты, необходимость дополнительного обучения, его способы и время. Размер оклада может быть установлен больше или меньше, чем у других работников.

Все эти действия по обоснованию необходимости новой штатной должности может совершить начальник отдельного подразделения предприятия. Он пишет докладную на имя генерального директора с ходатайством о введении новой единицы.

Несмотря на то, что служебная записка относится к официальной документации, ее можно написать в свободной форме, но необходимо подробно описать все обстоятельства, обоснования и доказательства.

После ознакомления директор выносит свое решение. Если принято решение удовлетворить обращение, издается приказ по предприятию.

Как происходят изменения в штатном расписании в связи с введением новой должности

На основании приказа можно внести поправки в штатное расписание, а иногда требуется полное изменение содержания штатного расписания.

• Если требуется ввести одну-две должности, достаточно слегка подправить текст штатного расписания,
• Если же изменения касаются многих должностей или даже целого структурного подразделения, придется составить новое штатное расписание.

Важные шаги

При заполнении штатного расписания нужно будет указать зарплату, порядок и режим работы, а также дать название новой должности, которая бы в полной мере отражала весь спектр исполняемых обязанностей. Наименование должности должно соответствовать Квалификационному справочнику, действующему на данный момент. Хотя если на новую должность нет каких-то ограничений и запретов, работодатель вправе сам дать ей название.

Допускается изменение наименования существующей должности в штатном расписании, для чего обычно не требуется полностью менять весь документ. При введении новой должности потребуется оповестить об этом местную службу занятости для привлечения квалифицированной рабочей силы, если подходящей кандидатуры на эту должность нет. Само предприятие может перевести на новую должность другого сотрудника из числа собственных путем перевода, а может самостоятельно привлечь человека со стороны.

Как составить приказ

Оформлением штатного расписания обычно должны заниматься работники кадровой службы, хотя по указанию руководителя такая обязанность может быть наложена на любое лицо, компетентное в таких вопросах. Работу по внесению изменений можно начинать при получении устных распоряжений руководителя, но все изменения должны быть сделаны только на основе приказа, который составляет руководитель.

Единой установленной формы такого приказа нет, но необходимо придерживаться государственного стандарта Р 6.30-2003. В этом документе содержится следующая информация:

• по каким причинам вводятся поправки;
• каким образом они будут производиться и регистрироваться;
• как называется новая вакансия;
• в чьем подчинении будет новый сотрудник;
• какой оклад, премии и надбавки ему предлагаются;
• по какому графику будет проходить трудовая деятельность, каков режим труда и отдыха.

Кроме того, указывается, какие сроки отведены на введение изменений, как именно они будут производится. Указывается лицо, на которого возлагается контроль за исполнением данного приказа.

Форма приказа может быть разработана самим предприятием, можно составить в произвольной форме, но следует придерживаться следующей структуры:

1. Вверху пишутся реквизиты предприятия, адрес, а также дата составления приказа и его номер.
2. Вписывается формулировка документа: «Изменить штатное расписание».
3. Далее следует причина изменения: «введение новой должности».
4. Ниже перечисляются все изменения.
5. В конце указывается лицо, ответственное за исполнение данного приказа.

Приказ подписывает руководитель предприятия, другие лица, ответственные за его подготовку и реализацию. Копии приказа направляются тем лицам, кого могут коснуться эти изменения, если таковые есть.

Образец приказа на изменение должности в штатном расписании

Что еще нужно оформить

Кроме приказа на введение новой должности с внесением изменений в штатное расписание потребуется оформить следующую документацию:

1. Процесс изменения штатного расписания и введения новой должности инициируется составлением докладной записки руководителя отдела с просьбой о введении новой должности.
2. Составляется должностная инструкция под новую должность без указания имен и лиц. Она пишется в свободной форме, на основе общих принципов составления таких документов.
3. Составляется трудовой договор, если сотрудник на новую должность не работает на данном предприятии.
4. Если же он является работником данного предприятия, то вносятся изменения в существующий контракт. При необходимости внести изменения в трудовой договор, составляется дополнительное соглашение к нему. В нем указываются все производимые изменений: увеличение или уменьшение оклада, переименование должности и так далее.
5. Штатное расписание переписывается в новой редакции, если изменения носят масштабный характер. Если же требуется ввести несущественные изменения, то к нему составляется приложение.

Если введение новой должности или должностей касается работников данного предприятия, то по закону необходимо оповестить их об этом в письменном виде (ст. 74 ТК РФ). Эти оповещения вручаются им лично, после чего они могут расписаться в знак того, что согласны с предложенными нововведениями. Затем вносятся соответствующие записи в трудовую книжку и личную учетную карточку.

Если изменения касаются некоторых работников, но не все из них согласны с этим, то внесение изменений в штатное расписание будет рассматриваться, как незаконное (ст. 72 ТК РФ).

Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0 — тема этого видеоролика:

uriston.com

Название должностей в штатном расписании

В любой организации одним из основополагающих документов является штатное расписание. Оно закрепляет организационную структуру, подчиненность отдельных подразделений и сотрудников. Вместе с этим оно прописывает количество работников на каждой из вакансий, а также их заработную плату со всеми возможными надбавками. Нередко при составлении такого документа возникает вопрос о наименовании должностей, введении новых вакансий или переименовании имеющихся.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Введение новой должности в штатное расписание сопряжено с определенным порядком действий. Первоначально необходимо определиться с основаниями для данных действий. Они могут быть следующими:

• расширение организации, увеличение объемов работ или деятельности;
• реструктуризация компании, изменение направленности отдельного подразделения или предприятия в целом;
• оптимизация штата, объединение или перераспределение функциональных обязанностей по отдельным вакансиям.

Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание может быть направлено руководителю посредством служебной записки. На его основании следует соответствующее распоряжение о разработке и внесении изменений в основной документ.

Введение новой вакансии не требует уведомления сотрудников. Данное действие может быть осуществлено отдельным приказом или составлением нового штатного расписания. Второй вариант актуален в том случае, если вносимые изменения носят масштабный характер.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности

Приказ о введении новой должности в штатное расписание является основным документом, который утверждает новую структуру. Такой акт издается в том случае, если изменения носят частичный характер. В ином случае издается приказ об утверждении новой редакции.

Акт о создании новой вакансии в первую очередь должен заключать в себе обоснование проводимых изменений. Вместе с ним указываются также и сроки, когда постановление вступает в силу. Поскольку речь идет об отдельных изменениях, основной документ сохраняет свою нумерацию и реквизиты.

Приказ должен содержать в себе всю требуемую информацию:

• вакансия, которая вводится его положением;
• подразделение или отдел, к которым она относится;
• заработная плата.

То есть фактически данный документ приводится к тому же виду, что и основной. В случае последующего издания новой редакции, данные изменения вносятся в соответствии с таким актом.

Образец приказа о введении новой должности в штатное расписание

Приказ о переименовании должности в штатном расписании

Переименование должности в штатном расписании требует отдельного документального сопровождения. В данной ситуации выполняется следующий порядок действий:

• определяется причина, на основании которой вносятся подобные изменения;
• работникам, занятым в данной вакансии, за два месяца до вступления изменений в силу направляется уведомление;
• получение письменного согласия сотрудников, а также заключение дополнительного соглашения, которое вносит необходимые коррективы в трудовой договор;
• издание соответствующего приказа о переименовании, на основе которого изменения вступают в силу.

Далее работодатель должен привести всю внутреннюю документацию в соответствие с установленными коррективами. Если вакансия является свободной, то порядок внесения корректировок включает в себя только разработку соответствующего положения и издание постановления о его введении в действие.

Многих работодателей интересует вопрос о названии имеющихся вакансий. Законодательство указывает, что в случае, если функциональная деятельность предусматривает определенные компенсации и льготы, то наименование должно соответствовать утвержденному перечню. В государственных учреждениях все вакансии формируются по данному принципу.

В частных организациях должности, которые не связаны с получением дополнительных льгот, могут иметь произвольные названия. К примеру если вакансия сварщика имеет определенные льготы, то производное название должно быть соответствующим — старший сварщик, электросварщик и подобное. Если же данная работа будет носить название менеджера по электрооборудованию, то доказать, что такому полагаются льготы сварщика будет проблематично.

Образец приказа о переименовании должности в штатном расписании

Сокращение должности в штатном расписании — порядок действий

Порядок сокращения должности и соответствующее оформление в штатном расписание схож с процедурой переименования. Если указанная вакансия свободна, то достаточно лишь издать соответствующий приказ. Однако в том случае, если по ней есть занятые сотрудники, данные действия необходимо согласовывать с ними.

По статье 180 ТК РФ уведомление о сокращении должно быть направлено сотруднику за два месяца. При этом работодатель должен предложить ему другие вакансии, которые имеются на данный момент. В случае согласия работника — оформляется новый трудовой договор.

Приказ о сокращении должен содержать в себе следующую информацию:

• основание, по которому возникла необходимость упразднить должность в штатном расписании;
• указание на те должностные подразделения или количество сотрудников, которые подлежат сокращению;
• даты, когда изменения вступают в силу;
• предписание о внесении изменений во внутреннюю документацию;
• назначение ответственных за исполнение лиц.

Документ подтверждается подписью руководителя и тех лиц, которые затрагиваются данным актом. Нумеруется он в соответствии с установленным порядком как документ по основной деятельности компании.

Скачать образец приказа о сокращении

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

www.samso.ru