Образец оформление служебного письма – Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления. Приведите пример правильного оформления сопроводительного письма.

By Category :

Содержание

Пример служебного письма

Пример служебного письма — любой документ деловой переписки, отправляемый адресату посредством почтовой связи. Служебные письма — обязательный элемент производственной и организационной деятельности любого предприятия, поэтому необходимо знать требования к их оформлению и содержанию, чтобы эти документы имели требуемую юридическую силу.

Из статьи вы узнаете:

Служебное письмо пример

Деятельность любого предприятия, независимо от формы его собственности и того, чем оно занимается, может осуществляться только при взаимодействии с другими юридическими лицами. Это могут быть контрагенты, партнеру по бизнесу, поставщики, заказчики, органы государственной и муниципальной власти, надзорно-контролирующие органы и т. п. В процессе своей деятельности предприятие также может взаимодействовать и с физическими лицами.

Поскольку такое взаимодействие должно иметь юридическое подтверждение, оно осуществляется на документальной основе. То есть, информация передается на материальных носителях и заверяется надлежащим образом заполненными обязательными реквизитами. Самым популярным и доступным способом оформления документов является бумажный формат. Такие служебные документы можно передавать адресатам почтовой связью, в виде письма.  Служебное письмо — пример деловой переписки, осуществляемый пересылкой по почте.

Справка

Виды служебных писем

Все служебные письма можно подразделить на несколько видов по их содержанию. Они, например могут быть:

  1. инструктивными, если в них содержатся указания и инструкции, методика каких-либо действий;
  2. информационными, если в них содержится какая-либо информация, представляющая интерес для адресата;
  3. гарантийными, то есть содержащими гарантийные обязательства, например, по оплате заказа или по оформлению на работу специалиста, принимаемого переводом от другого работодателя;
  4. сопроводительными, если они приложены к пакету других документов и содержат его перечень и пояснения относительно этих документов;
  5. рекламными, в том случае, если они содержат техническое описание или описание возможностей какой-либо продукции или услуг;
  6. рекламационными, если в них содержатся рекламации на какую-либо продукцию и услуги.

Кроме этого бывают служебные письма, содержащие:

подтверждения;

Список это не полный, служебное письмо — пример документа, в котором может быть изложен текст любого содержания, в том числе, и поздравительный, каких-либо специальных запретов и ограничений для этого не установлено. Но, поскольку оно все-таки является документом, в отношении него действуют общие требования, установленные на уровне государственных стандартов.

Читайте также:

Требования к оформлению служебных писем

Не всякий текст, даже напечатанный на стандартном листе бумаги и направленный адресату в конверте по почте, может называться служебным письмом. Для того, чтобы такой текст был юридически значимым и мог называться служебным письмом, на листе в установленном порядке должны быть размещены реквизиты, вид и содержание которых определяются типом конкретного документа. Реквизит служебного письма это — специальное поле, отведенное для конкретных сведений. Только в том случае, когда рядом с текстовой частью будут расположены обязательные реквизиты, служебное письмо может восприниматься как достоверная информация и руководство к действию.

Основным регламентирующим оформление служебных писем документом является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание: С 1 июля ГОСТ Р 6.30-2003 будет отменен. В действие вводится  новый

ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Согласно государственным стандартам, определенный набор обязательных реквизитов имеет и деловая переписка. Реквизиты служебного письма это:

  • логотип компании или герб, если это государственная или муниципальная организация;
  • сведения о юридическом лице, подготовившем документ — его полное и краткое наименование, ИНН, ОКПО, банковские реквизиты, почтовый и электронный адрес, контактный телефон секретаря;
  • дата и место составления служебного письма;
  • сведения об адресате — почтовый адрес организации или физического лица, должность, фамилия и инициалы руководителя компании-адресата или фамилия и инициалы физического лица — получателя письма;
  • регистрационный исходящий номер письма в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел;
  • краткое содержание письма, его суть;
  • текст служебного письма;
  • сведения о наличии приложений, если они имеются;
  • подпись руководителя организации, подготовившей документ;
  • сведения об исполнителе документа — его фамилия, инициалы и контактный телефон.

Гарантийное служебное письмо образец представлено ниже.

Скачать бланк или заполненный образец можно здесь.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

В соответствии с ГОСТом, установлены и другие требования к оформлению служебного письма. Так, например, его текст должен быть набран 14 кеглем с использованием шрифта Arial Times или New Roman. Конечно, если необходимо разместить письмо для лучшего восприятия на одном листе, размер шрифта можно уменьшить, но делать его менее 12-го кегля не рекомендуется, поскольку читать такой шрифт не очень удобно.

Кроме того, ГОСТ требует, чтобы соблюдался размер полей. Верхнее и нижнее поле равны по 2 см, правое — 1 см, а левое — 3 см, поскольку это поле подшивается при формировании документов в дела.

Служебное письмо — пример лаконичных и четких формулировок

Всю деловую переписку отличают такие особенности,как лаконичность, конкретность, определенность. То есть, каждая его фраза логична и последовательна, исключает двоякое толкование. В тексте излагаются только проверенные факты и только те из них, которые непосредственно касаются темы служебного письма. Никаких отступлений и рассуждений, не подкрепляемых фактами, не допускается. Более того, желательно, чтобы текст содержал как можно больше устоявшихся канцеляризмов и общеупотребительных фраз-штампов. Это поможет избежать излишней эмоциональности и художественности, а также двусмысленности.

Справка

Структура текстовой части, как правило, состоит из:

  1. вступления, содержащего всю необходимую поясняющую суть дела информацию;
  2. основной части, в которой раскрывается суть проблемы и то, что именно требуется от адресата служебного письма. Эта часть может содержать объяснения, доказательства, рассуждения;
  3. заключения, в котором подводится итог сказанному выше и излагается просьба или требование.

Рекомендательное служебное письмо образец приведено ниже.

Скачать бланк или заполненный образец можно здесь.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Многие предприятия и организации, особенно крупные или являющиеся подразделениями, ведут активную деловую переписку и составляют множество однотипных служебных писем. Такие письма содержат одинаковые обязательные реквизиты и различаются только заголовком и текстовой частью, да и то — не всегда.

В таком случае на предприятии целесообразно разработать и утвердить локальным нормативным актом бланк служебного письма. Такой бланк будет отпечатан типографским способом и воспользоваться им смогут все исполнители, составляющие служебные письма. Это позволит существенно сократить процесс их оформления и, кроме того, избежать ошибок, часто допускаемых при заполнении обязательных реквизитов.

Среди тех преимуществ, которые дает применение бланков служебных писем и то, что те поля, которые заполняются только в процессе оформления конкретного послания, например, поле с реквизитами адресата, поле с регистрационным исходящим номером, поле для размещения текстовой части имеют разметку в соответствии с ГОСТ. Это позволяет соблюсти  установленные регламентом правила размещения реквизитов на стандартном листе, используемом для написания деловых писем.

Образец служебного письма по ГОСТу

Требования ГОСТа в случае оформления служебных писем являются рекомендациями. Общая схема размещения реквизитов и текстовой части приведена ниже.

При использовании бланка, реквизит, содержащий справочные сведения о компании, как правило, размещается посередине в верхнем поле. Это не противоречит требованиям ГОСТ.

Оформление служебного письма образец приведен ниже.


Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Оформить служебное письмо образец. Служебное письмо

Служебное письмо – это обобщенное название различных документов, которые служат средством обмена информацией между организациями. Служебные письма выделяются по способу передачи – почтовой пересылкой, в том числе и по электронной почте.

Из статьи вы узнаете:

  • как составлять служебные письма
  • как оформлять служебные письма
  • несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма :

Служебные письма составляют наибольший объем – до 80% – входящих и исходящих документов организации. Таким образом, правильность оформления служебных писем напрямую влияет на формирование делового имиджа, и правильности их оформления нужно уделять особе внимание.

Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации. Отсюда возникает их содержательное разнообразие. Виды писем:

  • письма-просьбы
  • письма-подтверждения
  • письма-запросы
  • письма-ответы
  • письма-требования
  • гарантийные письма
  • сопроводительные письма и т.д.

Каждая из этих разновидностей имеет свои особенности, но все они имеют общие черты и требования к оформлению.

Как составлять служебные письма

Служебное письмо имеет следующую структуру:

1. Введение – мотивировочная часть, здесь указываются причины составления письма: это может быть ссылка на предыдущие события или решение госорганов или вышестоящей организации. В зависимости от контекста, используйте следующие стандартные выражения:

Исходя из результатов переговоров по вопросу о… и т. п.

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…

В связи с неполучением…

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…

В целях скорейшего решения вопроса…

Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…

В целях выполнения распоряжения… / обеспечения безопасности прохождения груза…

Для согласования вопросов…

Ввиду задержки получения груза…

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…

На основании нашего телефонного разговора… / устной договоренности…

Согласно протоколу о взаимных поставках… / постановлению правительства… и т. п.

В связи с обращением в наш адрес…

2. Доказательства – в этой части обосновывается содержание письма.

3. Заключение – здесь излагаются требования, просьбы, предложения, выводы и т.д. Также возможны служебные письма, состоящие из одной заключительной части, без предварительных объяснений.

Служебное письмо должно содержать информацию только по одному вопросу. В деловой переписке принято составлять несколько писем даже для одного адресата, если необходимо решить несколько различных вопросов. Это позволяет адресату вести работу над вашими вопросами более эффективно. Ведь по каждому из них могут быть установлены разные исполнители и сроки. Допускается объединение нескольких вопросов в том случае, если они взаимосвязаны, и вы уверены, что письмо будет направлено для исполнения в одно подразделение.

Обратите внимание! При работе с входящими служебными письмами помните, что некоторые документы требуют ответа в установленный срок. Особенно это касается писем из учреждений государственной власти.

За редким исключением, объем текста в письме не должен превышать одну страницу.

Как оформлять служебные письма

Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на ли

www.adminpz.ru

правила оформления и рекомендации по составлению :: BusinessMan.ru

В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.

Что же такое служебное письмо

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

  1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
  3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Цель составления

Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Требования к составлению и оформлению документа

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

  1. Дата.
  2. Номер письма.
  3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
  4. Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

  1. Название фирмы.
  2. Структурное подразделение.
  3. Должность исполнителя.
  4. Фамилия и инициалы.
  5. Адрес получателя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

  1. Сопроводительные.
  2. Письмо-запрос.
  3. Информационные.
  4. Рекламные.
  5. Гарантийные.
  6. Претензионные.
  7. Арбитражные.
  8. Письма-напоминания.
  9. Письма-подтверждения.
  10. Письма-просьбы.
  11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Письмо-приглашение

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Рекламное письмо

Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.

Гарантийное письмо

Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами — директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

  1. Полный адрес организации, куда направляется документ.
  2. Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
  3. Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Письмо–напоминание

Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.

businessman.ru

Правила оформления служебных писем.

18

Приложение 6 к занятию №11

Приложение 6 к занятию № 11

Письма

Макет служебного письма

Образец служебного письма

Образец входящего письма

Образец исходящего письма

Образец гарантийного письма

Образец телефонограммы

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц(в исключительных случаях — до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  — в дательном:

АО «Глория» Отдел сбыта

или

АО «Глория» Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО «Глория» Начальнику отдла сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырехреквизитовАдресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:Дата,ИндексиСсылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.  Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным.  Он   формулируется обычно так: «Об изменении …», «О создании …», «О проведении …» и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части — вводную и основную:

— в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; —  в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

вводная часть:«В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия …. была установлена недостача ….. штук насосов на сумму…. (коммерческий акт от 26.01.999 N245…) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть:«На основании изложенного просим в течение 10 банковских  дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с   некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подписьпроизводится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

studfiles.net

Служебные письма | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Служебное письмо – это обобщенное название различных документов, которые служат средством обмена информацией между организациями. Служебные письма выделяются по способу передачи – почтовой пересылкой, в том числе и по электронной почте.

Из статьи вы узнаете:

  • как составлять служебные письма
  • как оформлять служебные письма
  • несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма:

Служебные письма составляют наибольший объем – до 80% – входящих и исходящих документов организации. Таким образом, правильность оформления служебных писем напрямую влияет на формирование делового имиджа, и правильности их оформления нужно уделять особе внимание.

Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации. Отсюда возникает их содержательное разнообразие. Виды писем:

  • письма-просьбы
  • письма-подтверждения
  • письма-запросы
  • письма-ответы
  • письма-требования
  • гарантийные письма
  • сопроводительные письма и т.д.

Каждая из этих разновидностей имеет свои особенности, но все они имеют общие черты и требования к оформлению.

Классификация деловых писем

Как составлять служебные письма

Служебное письмо имеет следующую структуру:

1. Введение – мотивировочная часть, здесь указываются причины составления письма: это может быть ссылка на предыдущие события или решение госорганов или вышестоящей организации. В зависимости от контекста, используйте следующие стандартные выражения:

Исходя из результатов переговоров по вопросу о… и т. п.

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…

В связи с неполучением…

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…

В целях скорейшего решения вопроса…

Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…

В целях выполнения распоряжения… / обеспечения безопасности прохождения груза…

Для согласования вопросов…

Ввиду задержки получения груза…

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…

На основании нашего телефонного разговора… / устной договоренности…

Согласно протоколу о взаимных поставках… / постановлению правительства… и т. п.

В связи с обращением в наш адрес…

2. Доказательства – в этой части обосновывается содержание письма.

3. Заключение – здесь излагаются требования, просьбы, предложения, выводы и т.д. Также возможны служебные письма, состоящие из одной заключительной части, без предварительных объяснений.

Служебное письмо должно содержать информацию только по одному вопросу. В деловой переписке принято составлять несколько писем даже для одного адресата, если необходимо решить несколько различных вопросов. Это позволяет адресату вести работу над вашими вопросами более эффективно. Ведь по каждому из них могут быть установлены разные исполнители и сроки. Допускается объединение нескольких вопросов в том случае, если они взаимосвязаны, и вы уверены, что письмо будет направлено для исполнения в одно подразделение.

Обратите внимание! При работе с входящими служебными письмами помните, что некоторые документы требуют ответа в установленный срок. Особенно это касается писем из учреждений государственной власти.

За редким исключением, объем текста в письме не должен превышать одну страницу.

Деловое письмо: правила оформления и порядок работы

Как оформлять служебные письма

Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (в этом случае можно не указывать заголовок письма).

Реквизиты заголовочной части служебного письма:

  • дата
  • номер
  • ссылка на входящий номер (для писем-ответов)
  • заголовок письма (одной фразой)

В реквизите «Адресат» должны быть указаны:

  • название организации
  • структурное подразделение
  • должность получателя
  • фамилия и инициалы получателя
  • почтовый адрес получателя

В случае рассылки письма нескольким получателям, сначала нужно указать основного адресата. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится Для большого количества получателей – более 4-х – составляются листы рассылки.

Полезный совет! Если в вашей организации регулярно составляются однотипные служебные письма, составьте бланк-трафарет (так называемую «рыбу»). Так и вы, и другие сотрудники сэкономите время на подготовку документов.

Если в письме-ответе вы указали в заголовке входящий номера письма, то в тексте повторяться не нужно.

Для обращения к адресату используйте определение «Уважаемый «Имя_Отчество» либо «Господа». В этом случае используйте заключительную формула вежливости: «С уважением», она ставится над  подписью руководителя.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Альфа»    Петров

В тексте служебных писем используются несколько форм обращения:

  • от первого лица множественного числа (направляем, просим)
  • от первого лица единственного числа (считаю, прошу)
  • от третьего лица единственного числа (компания предлагает, банк возражает)

Форма обращения от первого лица множественного числа является предпочтительной, так как письмо обычно выражает мнение организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Хотя вы можете использовать обращения от первого лица единственного числа в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. Местоимения «я», «он» в деловой переписке не используются, вместо них следует писать местоимения «мы», «Вы»

Подписывает служебное письмо руководитель организации, либо уполномоченный доверенностью заместитель или руководитель подразделения-автора письма. Дата подписания является датой письма.

Служебное письмо должно иметь отметку об исполнителе, она располагается в нижнем левом угла, под подписью руководителя.

Для составления некоторых служебных писем требуется согласование с руководителем заинтересованного отдела. В таком случае виза ставится на копии (или втором экземпляре) письма, идущего в подшивку, либо – при факсимильном или электронном способе отправки – на оборотной стороне документа.

Технология работы с документами. Документооборот

Несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма:

1. Письмо должно быть написано в ровном, спокойном тоне. Чрезмерная любезность не допустима равно как и пренебрежительность.

2.Избегайте по возможности пометок «Срочно», «В кратчайшие сроки», побуждая тем самым адресата к спешке. Лучше указывать конкретный срок исполнения или принятия решения.

3. Не навязывайте адресату решение такими фразами как: «Прошу решить вопрос положительно».

4. Формулировки типа «Прошу внимательно изучить» могут быть негативно восприняты адресатом как намек на его невнимательность.

5. Письма-отказы обязательно должны содержать мотивировочную часть – почему отказано, а также сообщайте, есть ли вероятность иного решения в будущем.

6. Пишите кратко. Используйте шаблонные фразы для упрощения текста, но не перегружайте письмо лишней информацией громоздкими словесными конструкциями.

Образец служебного письма

www.sekretariat.ru

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Оформление реквизита «адресат» служебного письма
Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:

Генеральному директору
ОАО «Горящий фитиль»
В.А. Великолукскому

или

ОАО «Горящий фитиль»
Юридический отдел

с почтовым адресом

ОАО «Горящий фитиль»
ул. Трудная, д. 45,
г. Орел, 385001

физическому лицу

Тундрикову Г.П.
ул. Легкая, д. 127, кв. 365,
г. Мурманск, 628021

Оформление реквизита «дата» служебного письма
После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма
Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма
Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»
К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

Приложение: 1. Договор об оказании услуг на 3 л. в 2 экз.
                     2. Прайс-лист оказываемых услуг на 5  л. в 1 экз.

Оформление реквизита «подпись» служебного письма
В состав подписи включаются  наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:

Директор ООО «Канитель»            Место личной подписи       И.О. Фамилия

или

И.о. директора ООО «Канитель»   Место личной подписи       И.О. Другая-Фамилия

Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось.
 

 
Оформление реквизита «отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:

Толстопятов Иван Петрович
234-22-22

На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 91 комментарий

delo-ved.ru

Правила оформления служебных писем.



Обратная связь

ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение

Как определить диапазон голоса — ваш вокал

Как цель узнает о ваших желаниях прежде, чем вы начнете действовать. Как компании прогнозируют привычки и манипулируют ими

Целительная привычка

Как самому избавиться от обидчивости

Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам

Тренинг уверенности в себе

Вкуснейший «Салат из свеклы с чесноком»

Натюрморт и его изобразительные возможности

Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д.

Как научиться брать на себя ответственность

Зачем нужны границы в отношениях с детьми?

Световозвращающие элементы на детской одежде

Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия

Как слышать голос Бога

Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ)

Глава 3. Завет мужчины с женщиной

Оси и плоскости тела человека — Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков — Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) — В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Письма

 

     

Макет служебного письма

 

       

Образец служебного письма

 

     

Образец входящего письма

 

Образец исходящего письма

 

Образец гарантийного письма

 

Образец телефонограммы

Правила оформления служебных писем.

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат
дата
индекс документа
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляетсятолько по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц (в исключительных случаях — до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах,причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица — в дательном:

АО «Глория»
Отдел сбыта

или

АО «Глория»
Начальнику отдела сбыта
О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО «Глория»
Начальнику отдла сбыта
О.И.Бендеру
123100 Москва
Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: «Об изменении …», «О создании …», «О проведении …» и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части — вводную и основную:

— в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
— в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

вводная часть: «В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия …. была установлена недостача ….. штук насосов на сумму…. (коммерческий акт от 26.01.999 N245…) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.


основная часть: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителяпроставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

megapredmet.ru

0 thoughts on “Образец оформление служебного письма – Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления. Приведите пример правильного оформления сопроводительного письма.”

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *